Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu xây dựng ở Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật - Hà nội

ng ty tiếp tục mở rộng quan hệ để đẩy mạnh liên doanh liên kết tìm bạn hàng. Tăng cường quan hệ với các tổ chức kinh tế các cơ sở nghiên cứu khoa học ở trong nước để tìn kiếm bạn hàng, hợp tác trong đấu thầu xây dựng công trình, trong mở rộng đầu tư sản xuất kinh doanh. Trong vài năm gần đây công ty đã thực hiện một số các công trình có quy mô lớn ở các tỉnh thành trong cả nước điều này đã tạo điều kiện cho công ty tích lũy được kinh nghiệm có thêm uy tín trên thị trường xây dựng cũng như trong công tác đấu thầu. Sau đây là một số công trình mà công ty đã thực hiện trong vòng3năm qua Một số công trình đã thực hiện trong những năm gần đây TT Tên công trình và địa điểm Giá trị Hợp đồng (1000đ) Cơ quan ký hợp đồng 1 2 3 4 Công trình dân dụng 1 Trụ sở cục thống kê Bắc Ninh 2.200.000 Cục thống kê Bắc Ninh 2 Cải tạo TT Phục hồi chức năng Đồ Sơn 2.149.770 TT Phục hồi chức năng Đồ Sơn 3 Cải tạo bệnh viện chè Sông Lô 1.636.000 Bệnh viện khu vực chè Sông Lô 4 CLB gia đình trẻ quận Thanh Xuân HN 704.142 TT văn hóa GD- TTN TƯ 5 Trụ sở UBND- HĐND huyện Hạ Hoà 3.078.965 UBND huyện Hạ Hòa 6 Trường tiểu học Hiền ninh,Sóc Sơn Hà Nội 1.633.352 BQL dự án huyện Sóc Sơn 7 Nhà điều hành khu liên cơ-Cty Điện Lực I 3.242.221 Công ty Điện Lực I Công trình công nghiệp 1 Xây dựng nhà máy chè Hà Nội 2.287.000 Công ty chè Hà Nội 2 Kho chứa chè XK CTy chè Kim Anh 1.793.174 Công ty chè Kim Anh 3 Công ty chè Phú Đa 1.454.273 Công ty chè Phú Đa 4 Nhà máy chè Mỹ Lâm Tuyên Quang 1.990.100 Công dự thầu chè Mỹ Lâm- TQ Công trình giao thông 1 Đường Hiền Hòa-áng sỏi vườn QG Cát Bà 7.050.000 Vườn QG Cát Bà 2 Cầu đường sắt sông Cái Nha Trang 4.500.000 Công ty cầu 14 3 Cầu treo bản lát, xã Tâm Chung, Mường Lát 930.000 UBND huyện Mường Lát TH 4 Cầu An Dương II - Hải Phòng 1.794.431 Công ty thi công cơ giới xây lắp 5 Hạ tầng khu đô thị Đại Kim Định Công HN 1.000.000 Công ty TNHH Hồng Hà Công trình thủy lợi 1 Xây dựng kênh Tây; kênh Nội Bài 2.890.000 BQL dự án thủy lợi 402 2 Kè Xuân Canh Tiểu dự án đê H N- H T 1.200.000 BQL DA đầu tư XD thủy lợi HN 3 Kè An Cảnh III Tiểu dự án đê H N – H T 8.590.000 Công ty XD và phát triển hạ tầng 4 Kênh chính tưới trạm bơm Th.Thất T.Bình 1.880.000 Ban QLDA Ngành CSHT T.Bình 5 Kênh chính- Hệ thóng thủy nông Bắc N.An 1.207.193 BQL dự án thủy lợi 407 6 Thủy lợi Nà Cáy, huyện Lục Yên,Yên Bái 2.100.000 BQL công trình thủy lợi Yên Bái 2.Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty xây lắp vật tư kỹ thuật 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Ban lãnh đạo Phòng thị trường Phòng tổng hợp Phòng KT - KH _- KT Phòng kế toán tài chính Các phòng thi công 3,5 Các chi nhánh XL Các xí nghiệp xây lắp 1,2,3 Lập dự án Lập hồ sơ thầu Kiểm tra giám sát Thiết kế 2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 2.2.1 Giám đốc công ty Giám đốc công ty là người được cơ quan cấp trên có thẩm quyền bổ nhiệm, là đại diện công ty theo pháp luật. Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất trong công ty có nhiệm vụ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty, quản lý, chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển và các vấn đề khác của công ty. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước cấp trên trước cơ quan nhà nước và toàn thể cán bộ công nhân viên về xây dựng công ty và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.2 Phó giám đốc công ty: Chức năng: là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công, ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về kết quả công việc được giao. Nhiệm vụ: tổ chức điều hành công việc thuộc lĩnh vực được giao. Trên cơ sở các chủ trương, kế hoạch chỉ thị của giám đốc công ty và nghị quyết của lãnh đạo công ty, các phó giám đốc lập kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý... về lĩnh vực được phân công để làm căn cứ triển khai thực hiện và quản lý theo dõi. 2.2.3 Phòng tổng hợp: - Tập hợp lịch công tác hàng tuần, hàng tháng của giám đốc, các phó giám đốc công ty. Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị tiếp khách theo định kỳ hoặc đột xuất - Quản lý thực hiện ché độ lao động nhân sự, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác của Nhà nước và của công ty, chủ động hoặc đề xuất lãnh đạo giải quyết những phát sinh trong khi thực hiện công tác đó. - Tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp bố trí nhân sự, tổ chức bộ máy công ty. Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng bậc hàng năm của công ty. - Soạn thảo lưu trữ hồ sơ, các văn bản hành chính của công ty (các công văn, chỉ thị, thông báo, quyết định, quy định...). Phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn bị và phát hành các văn bản thuộc lĩnh vực công tác cụ thể. 2.2.3 Phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật - Hoạch định kế hoạch, chiến lược đầu tư sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty trình Giám đốc quyết định, tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách. -Kiểm tra theo dõi cập nhật các tài liệu, thông tin, số liệu về kinh tế kế hoạch, khoa học công nghệ, nhu cầu thị trường...liên quan đén các hợp đồng hồ sơ phương án và các văn bản khác của công ty. Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời khách quan - Soạn thảo quản lý lưu giữ các hồ sơ dự án, phương án, luận chứng kinh tế kỹ thuật, hợp đồng kinh tế và các văn bản thuộc lĩnh vực công tác khác được giao theo yêu cầu của Giám đốc công ty. - Chủ động điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Khi công trình xây dựng được mở ra căn cứ vào hồ sơ dự thầu và đơn giá trúng thầu để chiết tính đơn giá và thuyết minh thi công thực tế trình hội đồng khoán xét duyệt. - Kiểm tra giám sát về kỹ thuật, an toàn lao động. -Là đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ về lập dự án đấu thầu, thiết kế và kiểm tra giám sát công tác đấu thầu. 2.2.4 Phòng Kế toán - Tài vụ - Quản lý tài chính của công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế công ty. - Phối hợp với các phòng ban chuyên môn tổ chức nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, làm các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc công ty. - Quản lý cung cấp xác nhận số liệu chứng từ liên quan đến tài chính công ty phục vụ việc kiểm kê, kiểm tra giám sát trình duyệt theo vụ việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất. - Thực hiện quyết toán hàng năm theo quy định chung. - Hàng tháng đôn đốc các phòng ban gửi kế hoạch tài chính trong tháng tới và có trách nhiệm tập hợp thành báo cáo trình Giám đốc phê duyệt. 2.2.5 Các chi nhánh xây lắp: - Giám đốc chi nhánh trực tiếp đàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng thi công, xây lắp và các hợp đồng kinh tế khác hoặc theo uỷ quyền của Giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm về hiệu quả chất lượng công trình thi công và các thủ tục theo quy định xây dựng cơ bản hiện hành. - Nộp đầy đủ đúng hạn giá trị thu theo tỷ lệ quy định từ việc thi công các công trình về công ty. Trường hợp giám đốc chi nhánh đề nghị giữ lại làm vốn lưu động và được Giám đốc công ty chấp thuận, chi nhánh phải có trách nhiệm bảo toàn vốn và phải chịu lãi suất cao nhất bằng lãi vay ngân hàng cho khoản vốn để lại. - Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác với Nhà nước. Đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ cho tất cả các chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Thực hiện lưu trữ và bảo quản chứng từ theo quy định. - Tự điều tiết việc trả lương, bảo hiểm, thực hiện công tác an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên của chi nhánh theo quy định hiện hành của Nhà nước. 2.2.6 Các xí nghiệp xây lắp: - Tổ chức chỉ đạo thi công các công trình do công ty giao theo đúng yêu cầu thiết kế đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ đã thỏa thuận và an ninh trật tự, an toàn lao động trong khu vực thi công. - Chủ động khai thác và mở rộng thị trường, đảm bảo đủ việc làm cho ác bộ công nhân viên. - Chủ động tìm kiếm, khai thác các nguồn vật tư đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, giá cả hợp lý để cung ứng cho các công trình. - Chủ động lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các công trình - Lập hồ sơ thanh quyết toán và trực tiếp làm việc về công tác thanh toán với chủ đầu tư. 2.2.7 Các phòng thi công, đội thi công: - Là đơn vị thi công chịu trách nhiệm thi công các công trình đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ đã thỏa thuận và an ninh trật tự an toàn lao động trong khu vực thi công. - Có quyền hạn và trách nhiệm như các xí nghiệp xây lắp Đặc điểm về tổ chức sản xuất Do đặc điểm của sản xuất xây dựng phức tạp về mặt kỹ thuật, kéo dài về mặt thời gian nên mỗi công trình công ty đều có một ban chủ nhiệm công trình riêng. Chủ nhiệm công trình điều hành mọi hoạt động tại công trường chịu sự giám sát và nhận sự hỗ trợ từ Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban công ty. Các cán bộ phụ trách kỹ thuật, kinh tế, tài chính, an toàn, các đội thi công có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, chịu sự chỉ đạo, giám sát của chủ nhiệm công trình. Việc tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty đã giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thông suốt, xử lý nhanh chóng những sự cố xây dựng đảm bảo chất lượng công trình, tiến độ thi công. Yếu tố này đã góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của công ty trong thời gian qua. 3.Đặc điểm về lao động Tính đến năm 2001 tổng số cán bộ công nhân viên mà công ty sử dụng gồm 600 người trong đó: Trình độ Đơn vị 1999 2000 2001 Đại học trở lên Người 120 150 180 Công nhân kỹ thuật Người 250 300 350 Trung cấp Người 20 28 40 Làm công tác khác Người 20 22 30 Tổng số 410 500 600 Việc tuyển chọn cán bộ, đào tạo cán bộ là một công việc được ban giám đốc đặc biệt quan tâm. Ngành xây dựng có các đặc thù riêng vì vậy cán bộ có trình độ kỹ sư học chuyên ngành về xây dựng mới thực sự phù hợp với công việc của công ty. Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật đã không ngừng trau dồi kiến thức ngành xây dựng, đào tạo kết hợp với tích lũy kinh nghiệm, trưởng thành trong thực tế dần dần công ty đã đứng vững trong cơ chế thị trường. Với quy mô tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý như trên, công ty có điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật với từng đội sản xuất, từng công trình do đó làm tăng hiệu quả sản xuất thi công, tạo uy tín nhất định trong ngành xây dựng. Mặt khác với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân kỹ thuật lành nghề có trình độ cao, giầu kinh nghiệm công ty đã thực hiện nhiều công trình lớn như Đền thờ các Anh Hùng liệt sỹ huyện Hải Hậu tỉnh Nam Định; Trụ sở Uỷ Ban Nhân Dân huyện Diễn Châu Nghệ An;Nhà sản xuất chính Nhà máy chè Âu Lâu Yên Bái... 4.đặc điểm của máy móc thiết bị Lãnh đạo và cán bộ công ty đã nắm bắt được tầm quan trọng của máy móc thiết bị xây dựng trong việc đảm bảo tiến độ thi công, đạt yêu cầu chất lượng. Để bảođảm tính cạnh tranh trên thị trường công ty xây lắp vật tư kỹ thuật ngay từ đầu đã tập trụng đầu tư vào các trang thiết bị, máy móc kỹ thuật hiện đại, chú trọng công tác áp dụng tiến bộ kỹ thuật và công nghệ lắp ráp. Điều đó làm nổi bật năng lực về thiết bị máy móc của công ty, nó đảm bảo cho công ty có thể thực thi các công trình nhỏ cho đến lớn và phức tạp. Năng lực mạnh về máy móc thiết bị có ý nghĩa quan trọng đối với chủ đầu tư trong việc lựa chọn các nhà đầu tư chứng tỏ rằng nhà thầu có đủ năng lực thi công công trình hay không. Thiết bị xây dựng và máy móc thi công của công ty TT Tên thiết bị Nước sản xuất Công suất động cơ Thiết bị công tác tấn,m3 Số lượng 1 Máy ủi DT 75 Liên Xô 130CV 14T 03 2 Máy ủi Nhật 155CV 17,1T 02 3 Máy xúc bánh lốp Nga 75CV 0,4 02 4 Máy xúc bánh lốp Hàn Quốc 115CV 0,4 - 0,6 m3 03 5 Máy xúc bánh xích Nhật 155CV 12,6T 01 6 Máy xúc bánh xích Nhật 123CV 14T 01 7 Máy san DZ 31 -1T Nga 100CV 2,6 m3 02 8 Máy san Mỹ 150CV 1,0 m3 01 9 Máy lu rung Đức 18T 01 10 Máy lu Nhật 110CV 10T 02 11 Máy lu bánh thép Nga 110CV 10 03 12 Máy trải nhựa Atsphan Nhật 02 13 Máy khoan cọc nhồi Nhật 150CV D=2m,H=60m 02 14 Máy khoan cọc nhồi Singapo 145CV D=2m,H=60m 01 15 Máy khoan cọc nhồi Nhật D=600mm,H=50 02 16 Máy xoay ống vách CN Đức 02 17 Búa đống cọc Diedel T.Quốc 5T 03 18 Xe bơm bê tông Đức 160CV Q=90m3/h, P=71kg/cm2 03 TT Tên thiết bị Nước sản xuất Công suất động cơ Thiết bị công tác tấn,m3 Số lượng 19 Ô tô vận chuyển bê tông Nhật 180Cv 6 m3 03 20 Máy trộn bê tông Nga 2,8Kw 250 lít 05 21 Máy trộn bê tông Nhật 4,5Kw 300 lít 08 22 Máy trộn bê tông Nhật 4,5Kw 500 lít 03 23 Máy trộn bê tông T.Quốc 200 lít 12 24 Cần cẩu bánh lốp Nhật 240Cv 10T 01 25 Cần cẩu bánh lốp Nga 150CV 6,5T 03 26 Máy phát điện Nhật 133CV 100KVA 01 27 Máy hàn Nga 15 - 24kw 280 - 500 A 25 28 Máy gia công gỗ Nga- Đức 08 29 Máy bơm nước ngầm TQ- Nhật 05 30 Máy phun sơn Nga 06 31 Máy cắt uốn thép Nga- Nhật D đến 32mm 06 32 Bơm cao áp 10 33 Cốp pha thép M2 5.000 34 Giáo thép M2 6.000 35 Máy dầm cầm tay 40 36 Ôtô vận tải MAZ Nga 180CV 9T 02 37 Ôtô vận tải thùng Hàn Quốc 180CV 8T 06 38 Ôtô vận tải IFA Đức 115Cv 5T 06 39 Máy trải vải lọc Nhật 02 40 Phao thép làm kè Việt Nam 20T 30 41 Máy vận thăng Việt Nam 500 kg 08 42 Cần cẩu thiếu nhi Nhật 250 kg 05 43 Cần cẩu thiếu nhi Việt Nam 200 kg 10 44 Thiết bị thả rồng Việt Nam 20 con/ca 02 45 Máy nhấn bấc Nhật 02 5. Đặc điểm về vốn và tài chính Một trong nững đặc điểm nổi bật của hoạt động xây dựng là thời gian kéo dài và khối lượng công việc lớn các doanh nghiệp xây dựng thường phải ứng trước một số tiền lớn để thực hiện thi công. Vì vậy vốn và tài chính là một vấn đề hết sức quan trọng thể hiện khả năng đảm bảo thi công công trình. Vì những lý do đó mà vấn đề về vốn và tài chính luôn được công ty đặc biệt quan tâm. Là một công ty có công tác hạch toán - bộ máy kế toán được sắp xếp bố trí gọn nhẹ kiêm nhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu biên chế gọn nhẹ và quản lý tập trung . Bọ máy tài chính kế toán của công ty gồm 9 người và một số nhân viên thống kê các công trình thi công Sơ đồ 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Bảng 3: Bảng cân đối kế toán Ngày 31 tháng 12 năm 2000 Đơn vị : 1.000 đ Các chỉ tiêu 1998 1999 2000 1. Doanh số 71.610.819.035 83.841.336.410 113.969.994.386 2. Tổng doanh thu 56.326.708.094 81.709.750.135 112.073.186.150 3. Tổng tài sản có 45.947.646.232 65.641.542.889 74.740.044.545 - Tài sản có lưu động 39.327.090.607 58.769.323.628 67.724.093.021 4. Tổng tài sản nợ 45.974.646.232 65.641.542.889 74.740.044.545 - Tài sản nợ lựu động 32.728.530.694 53.000.328.786 59.155.170.788 5. Lợi nhuận trước thuế 505.762.223 742.736.750 2.161.293.316 6. Lợi nhuận sau thuế 379.072.223 549.126.467 1.620.969.987 Bảng cân đối kế toán cho ta thấy tài sản lưu động của công ty tăng lên tương ứng năm 2000 so với năm 1999 là 137%. Ngưng có một đặc điểm cần lưu ý là các khoản phải thu và các khoản phải thu liên tục trong cơ cấu tài sản lưu động: 54% năm 1999 và 59% năm 2000. Điều này chứng tỏ có nhiều công trình bàn giao nhưng chưa được chủ đầu tư thanh toán gây ứ đọng vốn lưu động. Tài sản cố định của công ty chủ yếu là máy móc thiết bị thi công. Để có đủ vốn cho thi công, để các đơn vị thực sự sử dụng hiệu quả khối lượng máy móc thiết bị hiện có, đầu tư cho tài sản cố định của công ty trong những năm qua được quản lý chặt chẽ: Kinh phí đầu tư cho tài sản cố định năm 2000 bằng 102% năm 1999. Xét về cơ cấu nguồn vốn thì nợ phải trả của công ty chiếm tỷ lệ khá hợp lý (năm 1999: 45%; năm 2000: 335 ). Đây là một yếu tố rất thuận lợi của công ty bởi nếu công ty đảm bảo được khả năng thanh toán thì tránh được các rủi ro trong kinh doanh điều này có thể thấy rõ hơn trong các chỉ tiêu tài chính của công ty. Bảng4: Một số chỉ tiêu tài chính quan trọng của công ty xây lắp vật tư thiết bị kỹ thuật hai năm 1999 -2000 TTT Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 1 Doanh thu xây lắp (TR) Tỷ đồng 40 46,4 2 Lợi nhuận sau thuế (TR) Tỷ đồng 1,6 1,74 3 Khả năng thanh toán hiện tại (TSKĐ/Nợ ngắn hạn) Lần 1,7 2,45 4 Hệ số nợ (tổng nợ/ tổng tài sản) Lần 0,45 0,33 5 Doanh lợi tiêu thụ sản phẩm (KN/ TR) % 0,04 0,038 Những chỉ tiêu tài chính phản ánh tổng các khoản nợ phải trả của công ty chiếm tỷ lệ thấp so với nguồn vốn. Trong các khoản nợ phải trả chưa có các khoản vay dài hạn, điều này chứng tỏ công ty chưa khai thác hết khả năng về vồn, khả năng thanh toán của mình. Khả năng thanh toán hiện tại lớn chứng tỏ công ty không có rủi ro về tài chính (an toàn tài chính cao). Điều này cũng được thể hiện rất rõ trong hệ số nợ của công ty (hệ số nợ rất thấp). Mặc dù vậy nhưng lợi nhuận thu được của công ty chiếm tỷ lệ chưa lớn so với một số công ty khác, tuy nhiên đối với ngành xây dựng thì tỷ lệ đó là tương đối. Các chỉ tiêu trên đã chứng tỏ công ty bước đầu đã quản lý tốt chi phí. Song khi doanh thu tăng từ 40 tỷ đồng năm 1999 đến 46 tỷ đồng năm 2000, thì chỉ tiêu doanh lợi tiêu thụ sản phẩm giảm từ 0,04% xuống 0,038%, do tăng chi phí quản lý. Điều đó đòi hỏi cần nâng cao hơn nữa công tác quản lý chi phí để góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. III. Tình hình tham gia công tác đấu thầu ở công ty TNHH xây lắp vật tư kỹ thuật. Công tác đấu thầu là một hoạt động vô cùng quan trọng, bởi nó không chỉ liên quan đến sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty trong nền kinh tế thị trường, mà nó còn là vấn đề góp phần ổn định và phát triển xã hội. Với sự đổi mới kinh tế đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản đã buộc phải có một quy chế đấu thầu để qủan lý một cách thống nhất, hiệu quả hoạt động đấu thầu trong cả nước. Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật là một doanh nghiệp liên doanh, hoạch toán độc lập có khả năng tham gia đấu thầu các công trình, dự án thuộc lĩnh vực kinh doanh ngành nghề mình. Công ty tham gia đấu thầu với tư cách là một nhà thầu được thiết lập bởi cơ quan liên doanh với một đơn vị khác. Những thành quả bước đầu của công ty đạt được là kết qủa của nhiều yếu tố song một trong những yêú tố quan trọng hàng đầu là công ty ngày càng coi trọng công tác đấu thầu. Công tác đấu thầu của công ty có thể biểu hiện qua việc tham gia hoạt động đấu thầu của một công trình cụ thể công ty mới tiến hành. Đó là gói thầu xây dựng nhà 9 tầng - Đại học Kiến trúc Hà Nộ. Khi bên mời thầu có thông báo mời thầu, công ty xây lắp vật tư kỹ thuật nếu muốn tham gia đấu thầu thì phải cử cán bộ đến để mua hồ sơ mời thầu. Trước khi mua hồ sơ mời thầu, cán bộ của công ty xem xét, đánh giá yêu cầu của gói thầu có phù hợp với khả năng của công ty hay không? nếu thực hiện nó khả năng có lãi thì nhà thầu phải tính được tương đối lợi nhuận là bao nhiêu.. Sau đó khi xem xét đánh giá các bộ công ty mới mua hồ sơ mời thầu. Sau đây em xin trình bày quy trình đấu thầu của công t: Công tác đấu thầu của công ty TNHH xây lắp kỹ thuật vật tư được chia làm 2 giai đoạn do 2 phòng chức năng đảm nhiệm. Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm ở giai đoạn tiếp thị mua hồ sơ dự thầ. Phòng kinh tế và phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm ở giai đoạn lập, nộp hồ sơ dự thầu, ký kết hợp đồng và giao khoán. Ngoài thì việc tham gia công tác đấu thầu của công ty TNHH xây lắp kỹ thuật vật tư đã coi trọng góp phần tới sự thắng thầu của công ty. 1. Công tác mua hồ sơ dự thầu Sự phát triển của nền kinh tế thị trường không nằm ngoài quy luật cạnh tranh khắc nhiệt. Có nghĩa là cạnh tranh vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển, vừa là con đường dẫn đến sự diệt vong của các đơn vị yếu kém. Người ta nói rằng cạnh tranh trong các doanh nghiệp xây dựng không những khốc liệt mà còn gay gắt hơn một số lĩnh vực khác. Vì vậy, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp xây dựng phải tìm các biện pháp và phương thức áp dụng cho các hoạt động kinh doanh của mình. Trước tình hình đó công ty TNHH xây lắp vật tư kỹ thuật đã coi công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu là một hoạt động có rất quan trọng góp phần tới sự thắng thầu của công ty. Trong giai đoạn mua hồ sơ mời thầu thì phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ tìm hiểu nguồn thông tin về: - Chủ đầu tư. - Ban quản lý dự án công trình. - Cơ quan lập dự án. - Giới thiệu uy tín, năng lực của công ty. Công ty đánh giá cao về đội ngũ các bộ "ngoại giao" trong công tác giới thiệu năng lực của công ty và tìm hiểu về các yếu tố quan trọng của các bên mời thầu. Bởi vậy là những thông tin quý giá gốp phần quyết định đến sự thắng thầu của công ty. Trong công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu của công ty, các chi phí được thanh toán theo kế hoạch do giám đốc công ty duyệt. Riêng quy định về chi phí và lệ phí đấu thầu theo quy chế đấu thầu mới đã quy định giúp công ty giảm đáng kể chi phí mua hồ sơ mời thầu. Trước đây công ty thường phải mua với giá một hồ sơ là 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng thì nay thống nhất là 500.000 đồng. 2. Công tác lập, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng Tiếp thị hay việc nghiên cứu thư mời thầu nhằm thu thập những thông tin ban đầu về các vấn đề liên quan đến dự án: - Chủ đầu tư, chủ quản đầu, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như thi công công trình cả về kỹ thuật và tài chính. - Nguồn vốn và quy mô dự án, đặc điểm kỹ thuật cũng như tài chính nhằm xác định sự phù hợp của yêu cầu xây dựng và năng lực của công ty để sớm có căn cứ tham gia hoặc ngược lại. - Tranh thủ tìm hiểu mức độ đánh giá chung của thị trường về nằng lực của công tr xây lắp vật tư kỹ thuật nhằm xác định chính xác hơn các chiến lược trong công tác lập hồ sơ dự thầu cũng như đấu thầu. Các thông tin tiếp thị này có ý nghĩa mở đường cho việc lập hồ sơ dự thầu, tập trung khai thác các thế mạnh mà các đơn vị khác kèm hơn cũng như bước đầu tại ra sự chú ý và quan tâm mà chủ đầu tư đối với công ty xây lắp vật tư kỹ thuật. Sau khi mua hồ sơ mời thầu, công ty xem xét các điều kiện của gói thầu đối với đơn vị dự thầu. Công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về thời gian cũng như sự chính xác về kết quả tính toán, nên thông thường để hoàn thành một hồ sơ dự thầu toàn bộ cán bộ trong phòng kỹ thuật được huy động. Xem xét vấn đề này ở công tác đấu thầu xây dựng nhà 5 tầng Đại học Kiến trúc Hà Nội. Là một gói thầu được tổ chức đấu thầu hạn chế với những điều kiện đối với nhà thầu là: - Có quyết định thành lập doanh nghiệp - Có đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề xây dựng được cấp có thẩm quyền cấp theo quyết định 500/ BXD - CSXD ngày 18/9/1996 của Bộ trưởng Bộ xây dựng và đăng ký hoạt động trên địa bàn Hà Nội. Đơn vị dự thầu phải là đơn vị hoạt động trên 5 năm và đơn phương thực hiện hợp đồng thì công trình làm trụ sở, hoặc quy mô tương tự có gía trị 20 tỷ đồng (Việt Nam) điều này phải được thể hiện bằng văn bản có xác nhận của chủ đầu tư: Một hợp đồng kinh tế hoặc chứng chỉ để tường trình nhà thầu được thực hiện tốt. Có khả năng tài chính ứng trước thi công những khối lượng hoàn thành mà chủ đầu tư chưa có khả năng chi trả từ 3 đến 6 tháng kể từ khi nghiệm thu công trình. Để tham gia dự thầu bên chủ đầu tư - trường đại học kiến trúc Hà Nội yêu cầu về chi phí dự thầu và bảo lãnh do đơn vị dự thầu chiụ dù là kết quả dự thầu như thế nào đi nữa 1 người dự thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cho một ngân hàng có uy tín với số tiền bảo lãnh là 1 tỷ đồng. Như là một tài liệu của hồ sơ dự thầu nếu bảo lãnh dự thầu nào không kèm theo bảo lãnh trên, người gọi thầu sé khước từ vì lý do không hợp lệ. Những điều kiện nêu trên Công ty TNHH xắp lắp vật tư kỹ thuật đều có đầy đủ và công ty quyết định tham gia đấu thầu. Quá trình đấu thầu bao gồm nhiều giai đoạn và được tiến hành tuần tự nhau. Quá trình đấu thầu dự án: xây dựng nhà 5 tầng của tổng công ty chè Việt Nam được tiến hành qua 4 giai đoạn. Thời hồ sơ dự thầu nộp hồ sơ dự thầu Lập hồ sơ dự thầu ký kết hợp đồng sau khi trúng thầu 2.1. Lập hồ sơ dự thầu Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện được khả năng "trội" của mình trước hội đồng chấm thầu. Tại công ty TNHH xây lắp vật tư kỹ thuật trong quá trình lập hồ sơ dự thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu tư có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có thể xảy ra trong quá trình đầu tư. Nhưng vẫn chưa có một định chế phát lý nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức của các chuyên gia nước ngoài. Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ khâu: xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến lượng hoá các rủi ro, cho đến việc giả quyết các rủi ro. Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro được xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí của công trình ( giá thành công trình) haychất lượng công trình. Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng nhà 5 Trường Đại học kiến trúc Hà Nội gồm các nội dung cơ bản sau: (1) Thư mời thầu. (2) Đơn dự thầu. (3) Bản lãnh dự thầu. (4) Các phục lục khác. (5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công. (6) Các tài liệu về doanh nghiệp. + Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 28/6/0997. + Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ xây dựng. + Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp. (7) Bảng tính giá thi công (8) Quy trình thi công. (9) Tiến độ thi công. (10) Thư giảm giá. Trong hồ sơ mời thầu người ta bóc tách thành từng nhóm công việc do các nhóm khác nhau thực hiện. a. Nhóm kỹ thuật Nhóm kỹ thuật của công ty bóc tách, tính toán trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ. Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật về mặt kỹ thuật, thực hiện các công việc sau: * Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối lượng công việc cần làm. Nhà thầu phải hiểu rõ công việc nào phải làm thông qua bảng tiên lượng dự toán chi tiết. Thông qua bảng này nhà thầu có thể tính giá trị dự thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Bởi vì, có những công việc mà nhà thầu khi tiến hành tiên lượng công việc không được chào vì vậy nhà thâù khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất lượng công trình như đã cam kết. * Công tác chuẩn bị thi công - Thời gian thi công: Thời gian thi công là một bài toán quan trọng cần được giải quyết trong hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu trước ban chấm thầu mà còn ảnh hưởng rất lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Cùng một chất lượng và khối lượng thi công, thời gian càng nhỏ thì chi phí càng nhỏ. Tuy vậy, thời gian thi công không phải là một bài toán chủ quan, nó phu thuộc rất nhiều yếu tố khách quan và ngẫu nhiên: điều kiện thời tiết, sự bất bênh của thị trường cung cấp vật liệu, sự phát sinh yêu cầu về một chủng loại vật liệu hay dịch vụ đặc biệt không có sẵn, sự chậm chễ hay mức độ thiếu quan tâm của của các bộ máy Nhà nước, trong vấn đề duyệt thiết kế, duyệt vốn, duyệt thanh toán... sự thay đổi nhân lực bất lợi về hiệu quả giải quyết các công việc trong quá trình thi công. Do yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thi công đề xuất là rất nhiều và không kiểm soát hết được, việc tính toán thời gian thi công trong hồ sơ dự thầu chỉ có thể căn cứ vào một vài yếu tố cố định trên cơ sở khối lượng công việc thực tế, khả năng công nghệ và một số dự toán có tính chất lượng kinh nghiệm. Tuy nhiên, thời gian thi công đến nay chưa phải là điều kiện ràng buộc khi nó phát sinh bất lợi do những khách quan đem lại. Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình, khối lượng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lượng và thời gian đòi hỏi hoàn thành công trình cũng như khối lượng máy móc, nguồn nhân lực của công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian tối ưu nhất. - Chuẩn bị mặt bằng; Việc chuẩn bị mặt bằng bao gồm: - Phá dỡ các công trình cũ. - Dọn dẹp, vận chuyển. - Tạo mặt bằng và chuẩn bị thi công - Xác định nguồn điện, nước, điện thoại.. Tất cả các nhà tạm, phế thải, cỏ rác hiện có trên mặt bằng công trình sẽ được tiến hành thu dọn sạch sẽ. Sau đó khu vực công trình sẽ được rào lại bằng hàng rào chuyên dùng bằng tôn để bảo vệ và ngăn tương đối độc lập giữa khu công trình và khu sinh hoạt. Đảm bảo an toàn cho mọi người. Chuẩn bị nguồn điện, nước cho công trình. - Dự kiến nhân lực: Nhân lực thực hiện cho thi công công trình được tính toán theo công thức: N= Trong đó: N: Nhân lực trung bình trong 1 ngày. Gi: Khối lượng xây lắp thứ 1. Ni: Định mức công nhân ( ĐM 56/ BXD - VKT) Chi cho công tác xây lắp thứ 1. T: Tổng tiến độ thi công. + Số lượng nhân lực được biên chế làm nhiều đội. - Đội vận chuyển bốc dỡ vật tư, phế thải, đào đất và lao động phổ thông khác. - Các đội thi công phần thô. - Các đội hoàn thiện. * Tính toán khối lượng máy móc cần huy động cho công trình: Tuỳ theo từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán khối lượng máy móc cần thiết huy động sao cho đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có. Tính toán khối lượng máy móc có huy động; - Chi phí máy thi công là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lớn nhất là đối với công trình cao tầng, kết cấu lớn. - Tiết kiệm chi phí này được thực hiện trên cơ sở yêu cầu thực tế của từng công việc cũng như cả công trình và năng lực thiết bị hiện có. Việc tính toán khối lượng máy phải được lập kế hoạch cụ thể, danh mục thiết bị chi tiết, nguần huy động cũng như dự phòng trong trường hợp cần thiết. Số lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình. Đó là khối lượng máy móc thiết bị sẵn sàng được đưa vào sử dụng khi trúng thầu. * Biện pháp thi công: - Xác định tuyến thi công: thông thường công trình thi công được xác định rõ hai tuyến. Ví dụ đối với công trình nhà 5 tầng tổng công ty chè Việt Nam - Trường đại học Kiến trúc Hà Nội. 1. Phần thô và hoàn thành trong được thi công từ dưới lên trên (tầng 1 đến tầng 5). 2. Phần hoàn thiện ngoài nhà thi công từ trên xuống (từ tầng 5 đến tầng1) Nhóm kỹ thuật căn cứ trên cơ sở Hồ sơ thiết bị kỹ thuật những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế năng lực công ty... mà đưa ra biện pháp thi công thích hợp. Biện pháp thi công được thể hiện trên: - Bản vẽ biệp pháp thi công công trình. - Thuyết minh biện pháp thi công. - Biệp pháp bảo đảm an toàn lao động. Những biệp pháp thi công này có thể khi trúng thầu còn phải giải thích nếu có yêu cầu bên mời thầu. Để thấy rõ công việc này của nhóm kỹ thuật ra phân tích biệp pháp thi công công trình nhà 5 tầng tổng công tr chè Việt Nam - trường đại học kiến trúc Hà Nội. 2.1.1. Trình tự thi công * Công tác phá vỡ, thu dọn mặt bằng chuẩn bị thi công. Sau khi nhận bàn giao mặt bằng, đơn vị thi công sẽ rào toàn bộ khu vực thi công công trình bằng hàng rào tôn, sau đó dùng máy ủi phá hết các loại trại, nhà tạm hiện có ở công trình, chỗ đất trạt đi chỗ khác và dọn quanh mặt bằng. Định vị dùng máy đo đạc định vị lưới cọc của công trình, tập kết thiết bị, vật tư, nhân công vào công trình, công đoạn này thực hiện nhanh chóng. * ép cọc vào làm móng. * Xây bể phốt, bể nước, lấp hố móng. * Thi công phần thô thân nhà. * Gia công, dựng cửa, hoa sắt, lan can, tay vịn, lưới thép. * Lắp dựng hệ thống cấp thoát nước trong nhà,thiết bị vệ sinh * Công tác hoàn thiện. * Công tác quýet dọn vôi ve, sơn cửa vecni. * Công tác lắp đặt hệ thống điện. * Công tác làm hè rãnh ngoài, dọn vệ sinh bàn giao công trình. 2.1.2. Các giải pháp tiêu biểu trong hồ sơ. a. Giải pháp vận chuyển vật tư nội bộ. Vận chuyển vật tư trong công trình chủ yếu bằng xe đẩy một bánh, xe cải tiến cơ động cao và vận thắng có sức nâng 1000 kg và kết hợp với xe cần cẩu tự hành vừa tiết kiệm vừa tiện lợi. b. Giải pháp đảm bảo và nâng cao chất lượng công trình. - Trước khi thi công cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra chắc chắn thiết kế và thực tế hiện trường nhằm pháp hiện ra sai sót và xử lý kịp thời mọi thay đổi thiết kế, bổ sung và thêm bớt. - Tất cả các vật liệu trước khi đưa vào thi công sẽ trình mẫu mã, kiểm tra thử nhiệm chất lượng và phải được bên A chấp nhận. - Tuân thủ nghiêm ngặt các giai đoạn nghiệm thu nhất là các vật liệu chộn bê tông ngầm trong bê tông trước khi thi công giai đoạn tiếp theo. - Tất cả các công đoạn thi công phải có biện pháp thi chi tiết được duyệt và khi thi công phải tuân thủ các biện pháp đó. - Trên công trường phải làm vệ sinh công nghiệp hàng ngày, không để vật liệu bừa bãi, có vị trí tập kết vật tư thừa và chuyển đi nơi khác. - Tuân thủ kỹ thuật của bên A đưa ra. c. Biện pháp bảo đảm tiến độ thi công công trình. - Lập tổng tiến độ thi công công trình trên cơ sở khoa học và thực tế, khả thi. - Căn cứ vào tổng tiến độ lập ra tiến độ thi công cho từng tháng. - Căn cứ vào tổng tiến độ thi công và tiến độ thi công trong tháng, Ban chủ nhiệm công trình lập kế hoạch thi công cho từng tuần. d. Ngoài ra nó còn có biện pháp đảm bảo an ninh và cho các công trình kế cận và các công trình công cộng. * Nhóm kinh tế ở công ty TNHH xây lắp vật tư kỹ thuật phòng kế hoạch có nhiệm cụ rất quan trọng đó là thực hiện các công việc cụ thể sau: - Xác định danh mục công trình. - Lập sơ đồ tổ chức công trình. - Tính giá tự đoán dự thầu. * Xác định danh mục chủng loại vật tư. Vật tư được dựa vào công trình theo đúng yêu cầu quy định của hồ sơ mời thầu và trước khi thi công công trình đều xuất trình chứng chỉ kiểm nhiệm của nơi sản xuất hoặc của nơi kiểm tra. Phải bảo đảm những loại vật tư chủ yếu mà nhà thầu sử dụng khi trúng thầu. Vật tư đưa vào công trình thường được phân làm hai nhóm; b.1. Nhóm vật tư bán thành phẩm của hoàn thiện và vật tư kỹ thuật. * Lập hồ sơ tổ chức công trường. Sơ đồ được lập phải chỉ rõ: + Danh mục cán bộ chủ chốt tham gia công trình. + Danh mục các công nhân huy động cho dự án. + Những ai là người phụ trách trụ sở, ai là người phụ trách tại công trình và lực lượng khi cần thiết. * Tính giá trị dự toán dự thầu. Hiện nay công tác xác định giá dự toán dựh thầu của công ty được xác định trên cơ sở: - Khối lượng theo tiền lương trong hồ sơ mời thầu. - Đơn giá 1736/QĐUB ngày 23 tháng 8 năm 1994 của UBND thành phố Hà Nội và thông báo 712/TB - VLXD. -Tính dự toán theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/1998/QĐ - BXD ngày 25/11/1998. -Một số vật tư không có trong đơn giá tính theo thông báo gần nhất của địa phương. - Thuế VAT tính theo thông tư số 106/1999/ TT - BTC ngày 30/08/1999 của Bộ tài chính. - Biện pháp tổ chức thi công Giá dự toán dự thầu của công ty được xác định theo từng hạng mục công trình. Giá dự thầu cho toàn bộ công trình tổng hợp theo bảng. STT Tên hạng mục Giá dự toán 1 Hạng mục x 10.000.000 . n Giá dự thầu Việc tính giá dự toán dự thầu có thể khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ3) Trong đó: - Đơn giá tổng hợp được xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá trước thuế. - Giá dự thầu chưa có giảm giá ( giá dự thầu đầy đủ) là mức giá được ghi chính thức trong đơn dự thầu. Đơn xin giảm giá dự thầu tuỳ từng trường hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận thì mức giá được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng sẽ là giá trị dự thầu sau giảm giá. Để giảm giá (trong phạm vi an toàn) nhằm tăng cạnh tranh về giá trong hồ sơ dự thầu, đơn giảm giá được lập trên cơ sở: 1/ Chi phí khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ thấp do có rất nhiều thiết bị đã khấu hao hết hoặc mức khấu hao thấp. 2/ Chi phí quản lý thực tế là rất nhỏ do: - Cán bộ trực tiếp thi công có kinh nghiệm, số lượng cán bộ bố trí không cần nhiều. - Khoảng cách giữa địa điểm thi công và công ty là nhỏ thì việc hỗ trợ kỹ thuật, hoàn công, nghiệm thu thuận tiện. 3/ Đội ngũ công nhân lành nghề đông đảo có thể đảm đương khối lượng công việc lớn và phức tạp. 4/ Thị trường cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã được xác định từ trước. 5/ Biện pháp thi công và các giải pháp khác được áp dụng thuận lợi đối với công trình cụ thể này. Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty căn cứ vào yếu tố sau đây: 1. Do đơn vị thi công có năng lực lớn về thiết bị máy móc, trong đó có các thiết bị đang sử dụng tốt song đã thực hiệnh gía trị khấu hao hết do đó có thể tiết kiệm trong chi phí máy thi công. 2. Do đơn vị có hệ thống dàn giáo, cốt pha vẫn sử dụng tốt song chi phí khấu hao đã hết nên giảm đáng kể chi phí cốt pha trong thi công. 3. Do đơn vị thi công có bề dày kinh nghiệm trong công tác quản lý thi công, lực lượng công nhân lành nghề chiếm tỷ lệ cao, do đó có thể tiết kiệm được chi phí chung. 4. Tiết kiệm chi phí thu nhập trước thuế Ngoài ra việc giảm giá của công trình còn do vột số nguyên nhân khác nữa như; - Tận dụng số lượng vật liệu còn tồn kho - Công ty đang có chiến lược mở rộng thị trường. Sơ đồ 3: Sơ đồ tính giá đấu thầu công trình xây dựng Giá trị toán hạng mục A sau thuế Khối lượng công việc Giá dự toán hạng mục M trước thuế Giá dự toán hạng mục M sau thuế Giá dự thầu công trình X Giá dự thầu công trình X sau giảm giá VAT Đơn giá tổng hợp Đơn xin giảm giá Giá dự toán hạng mục Z sau thuế Có thể thấy rõ công tác xác định giá dự thầu của công ty qua ví dụ sau: Tính giá dự thầu của công trình X - hạng mục M - Khối lượng các công việc được tính toán và thể hiện rõ trong bảng tiên lượng dự toán chi tiết (bảng5) Bảng5: Bảng tiên lượng dự toán chi tiết - công trình X - hạng mục M TT Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Vữa Định mức Đơn giá 1 Vữa bê tông sản xuất bằng máy trộn, đổ bằng thủ công, bê tông sàn mái, vữa mác 200, đá 1x2 M3 2 2 Công tác sản xuất lắp dựng cột thép bê tông tại chỗ, cột thép sàn mái cao < 1,6m, đường kính 10m - Đơn giá tổng hợp được xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá trước thuế. - Giá dự toán dự thầu được tổng hợp trên bảng dự toán dự thầu (bảng 6) Bảng6: Bảng dự toán dự thầu - công trình X - hạng mục M STT Thành phần hao phí Đơn giá Khối lượng GTTH Thành tiền 1 Vữa bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, bê tông sàn mái mác 200, đá 1x2 Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tồn tại chỗ, cốt thép sàn mái cao < 16m ... R < 10m M3 Tấn 1500 1500 711.017 6809976 711017 6809976 Tổng cộng GT chưa thuế Thuế VAT 10% Tổng cộng GT đã tính thuế 7520993 7520993 8273092,3 c. Hoàn thành hồ sơ dự thầu Các nhóm tập hợp kết quả và kiểm tra lần cuối đảm bảo: + Chữ ký trên từng trang + Ghi rõ số bản sao và bản gốc + Số trang, trình tự các mục hay các yêu cầu khác của hồ sơ mời thầu 2.2. Lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong được gửi đến hội đồng xét thầu. Hồ sơ dự thầu nhà 5 tầng tổng công ty chè Việt Nam được gửi đi ngày 20/3/1998 tức là trong thời gian nộp thầu. Vì vậy, hồ sơ dự thầu là hợp lệ mặt thời gian. Hồ sơ dự thầu được gửi thông qua đường bưu điện. 2.3. Thời gian đấu thầu Đến thời điểm mà nhà thầu đã công bố trong hồ sơ mời thầu tức là 14h ngày 28/03/1998, hội đồng mời thầu tổ chức mời thầu đại diện của công ty xây lắp vật tư thiết bị kỹ thuật cùng đại diện của các đơn vị tham gia đấu thầu khác để dự xét thầu, làm rõ một số thắc mắc của hội đồng xét thầu. Hội đồng xét thầu sau khi xem xét các tiêu chuẩn tiến bộ ước tính, tiêu chuẩn tài chính của các hồ sơ dự thầu để nhất trí ra quyết định cuối cùng công ty xây lắp vật tư thiết bị kỹ thuật là một nhà thầu được chọn. 1.4. Ký kết hợp đồng sau khi trúng thầu. Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu tư. Ngày 30/03/1998, đại diện của công ty cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công công trình nhà 5 tầng tổng công ty chè Việt Nam. Nội dung của hợp đồng phản ánh đúng những cam kết của hai bên trong quá trình đấu thầu. Nội dung của hợp đồng bao gồm: - Các tài liệu kèm theo (là một phần) bản hợp đồng kinh tế. - Đối tượng của hợp đồng. - Yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mỹ thuật công trình. - Nghiệm thu công trình. - Phương thức và điều kiện thanh toán. - Bảo hành công trình. Ngoài ra nội dung của hợp đồng còn có điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm việc ký kết hợp đồng: phạm vi hợp đồng: xử lý hợp đồng: những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng: cam kết của chủ đầu tư. Nội dung của hợp đồng được ký kết phải phù hợp với hồ sơ đấu thầu, nếu có thay đổi, điều chỉnh gì so với hồ sơ đấu thầu thì phải do người có thẩm quyền quyết định đầu tư và phải được chấp nhận không được sửa đổi những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ đấu thầu và kết quả đấu thầu. IV. Đánh giá về quá trình tham gia đấu thầu ở công ty xây lắp vật tư thiết bị kỹ thuật. 1. Những thuận lợi của công ty trong lĩnh vực đấu thầu - Công ty là một doanh nghiệp độc lập, có đủ điều kiện tham gia đấu thầu mà không chịu sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên nào. Điều này tạo ra sự thông thoáng cho việc thiết lập quan hệ làm ăn với các bạn hàng, tạo ra tính tự chủ, năng động của công ty. Khi tham gia hoạt động đấu thầu, công ty có thể tự do điều chỉnh hành vi của mình mà không cần xin phép ai. - Công ty có thế mạnh năng lực các loại: Tài chính, kỹ thuật, nhân sự. Hội đồng xét thầu sẽ đánh giá các năng lực tài chính, kỹ thuật và cho điểm. Nếu năng lực càng cao thì khả năng trúng thầu càng lớn. Những năng lực cũng tác động rất lớn đến quá trình thực hiện dự án sau khi trúng thầu. Khi công ty thực hiện tốt cam kết thì lợi nhuận mà công ty thu được sẽ lớn lên và uy tín sẽ tăng lên. - Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác đấu thầu của công ty có trình độ và kiến thức vững vàng, có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin từ phía người mời thầu, nhanh chóng lập hồ sơ dự thầu và đưa ra các quyết định đáp ứng được các yêu cầu của hội đồng xét thầu. - Là công ty liên doanh nên sự hỗ trợ về công nghệ là có sẵn từ nước ngoài có tể thể tham gia các công trình có vốn lớn, yêu cầu kỹ thuật cao: có máy móc và thiết bị tốt. Nhờ những thuận lợi trên công ty đã đạt được những kết quả quan trọng đó là: + Số lượng công trình trúng thầu, có giá trị lớn ngày càng nhiều góp phần đem lại lợi nhuận cho công ty. Cụ thể, là trong năm 2000 công ty đã nhận thêm được nhiều công trình có kinh phí lớn như: Nhà máy nhựa hoá chất PVC, ký túc xá học sinh, sinh viên (thành phố HCM), chung cư Bình Trung. + Công tác lập hồ sơ dự thầu được cải thiện thêm một bước. Biện pháp thi công được điển hình hoá cho từng công việc như biện pháp cốt pha tròn, biện pháp lắp dựng panen,... Các biện pháp bảo đảm an toàn tiến độ thi công, chất lượng công trình luôn được công ty coi trọng trong hồ sơ dự thầu. Việc tổ chức thi công, các biện pháp đảm bảo an ninh thích hợp với từng công trình. Các mức giá thích hợp phù hợp với thưc tế thi công từ đó nâng cao thêm chất lượng hồ sơ dự thầu của công ty, nâng cao cạnh tranh và rút ngắn thời gian lập hồ sơ dự thầu. + Thị trường xây dựng của công ty ngày càng mở rộng. Nếu như khi mới thành lập, thị trường của công ty chỉ giới hạn trong thị trường Hà Nội thì nay nhờ thực hiện tốt công tác đấu thầu được mở rộng ra ở nhiều tỉnh phía bắc như: trụ sở UBNN huyện Hưng Hà - Thái Bình; việc kiểm sát nhân dân tỉnh Hoà Bình; trụ sở thị uỷ Hà Đông... ngoài ra công ty còn mở rộng thị trường xây dựng sang các thành phố lớn ở miền nam như thành phố HCM, các tỉnh miền trung như Đà Nẵng, Quảng Ngãi... Từ những thuận lợi trên công ty đã thu được những kết quả đáng kể trong thời gian qua. Được thể hiện ở số công trình trúng thầu ngày càng tăng góp phần đem lại lợi nhuận cho công ty. Số công trình trúng thầu trong hai năm qua Tên chỉ tiêu Đơn vị 1999 2000 Tốc độ tăng (lần) Số công trình dự thầu 36 50 1,38 Số công trình trúng thầu 6 8 1,33 Giá trị thắng thầu Tỷ đồng 107 130 1,21 Năm 1999 công ty trúng thầu 6 công trình. Số lượng công trình trúng thầu năm 2000 là 8 tức là tăng so với năm 1999. Về mặt giá trị năm 1999 giá trị trúng thầu của công ty là 107 tỷt đồng thì năm 2000 con số tương ứng là 130 tỷ đồng tăng 0,21 lần so với năm 1999. Số công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu ngày càng tăng đã góp phần mang lại lợi nhuận ngày càng cao cho công ty điều này được thể hiện qua báo cáo tổng kết các năm của công ty. Bảng 7: Một số chỉ tiêu thực hiện trong các năm 1999- 2000 (Trích báo cáo tổng kết các năm) Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 - Giá trị tổng sản lượng trong đó Tỷ đồng 55 62 - Giá trị sản xuất xây lắp - Doanh thu xây lắp Tỷ đồng 40 46,4 - Thuế nộp NS 0,4 0,58 - Lợi nhuận thực hiện 1,6 1,74 Lợi nhuận thực hiện năm 1999 tăng 109% so với năm 2000 2. Những tồn tại trong hoạt động tham gia đấu thầu của công ty. Bên cạnh những thuận lợi, công ty cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong hoạt động đấu thầu: - Thứ nhất, là sự cạnh tranh mạnh mẽ từ phía các nhà thầu, đặc biệt là những nhà thầu quốc tế. Để đẩy mạnh cạnh tranh, các công ty đã không ngừng đẩy mạnh đổi mới máy móc thiết bị, công nghệ. Vị trí sức ép của các nhà thầu này rất lớn. Hơn nữa họ lại có tiềm năng tài chính rất lớn và họ sẽ sử dụng triệt để các tiềm lực này. Có không ít công ty tham gia đấu thầu và khi trúng thầu sẽ bán lại cho các nhà thầu khác, điều này sẽ gây khó khăn cho nhiều nhà thầu khác trong đó có công ty xây lắp vật tư kỹ thuật. Đối với những nhà thầu quốc tế hoạt động ở Đông Nam á từ trước vì họ đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị, có bề dày kinh nghiệm và là thầu chuyên nghiệp nên trong đấu thầu quốc tế họ là những đối thủ nặng ký nhất. Giá bỏ thầu của họ sẽ thấp do sử dụng máy móc thiết bị từ các nước Đông Nam á chuyển sang. Điều này thì có lợi cho các nhà đầu tư nhưng lại gây khó khăn cho các nhà thầu trong nước. - Thứ hai, đối với các dự án thầu địa phương, bên mời thầu mặc dù có tổ chức đấu thầu rộng rãi nhưng vẫn có một số ưu tiên đối với nhà thầu địa phương họ, do các nhà thầu có vị trí thuận lợi về địa lý, am hiểu về nguyên vật liệu, có điều kiện xem xét kỹ lưỡng công trình. Sự công bằng đối với các nhà thầu địa phương sẽ tạo ra sự không công bằng, gây khó khăn cho các nhà thầu khác. Mặt khác yêu cầu đối với những dự án ở xa trụ sở của công ty nhưng lại yêu cầu phải nắm thật chắc yêu cầu dự án, phải nghiên cứu tìm hiểu khi tham gia đấu thầu, thì công ty sẽ rất khó khăn nếu tham gia đấu thầu các gói thầu này sẽ rất tốn kém chi phí cho việc đi lại, nghiên cứu. - Thứ ba, là đối với việc ước toán kỹ thuật và ước lượng giá thành. Bên mời thầu thường chỉ cung cấp cho nhà thầu bản thiết kế và các thông tin với yêu cầu của dự án công trình. Vì vậy để tham gia đấu thầu các nhà thầu nói chung và công ty xây lắp vật tư kỹ thuật nói riêng phải bóc tách bản vẽ, tính toán chi tiết cấu kiện từ đó ước lượng giá thành. Các công đoạn trên đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, thời gian và đòi hỏi phải có nhiều người có trình độ, có khả năng mới thực hiện được. - Thứ tư, là công tác quản lý các chi phí sản xuất của công ty vẫn chưa đáp ứng được công việc đặt ra. Số liệu kế toán vẫn còn có những sai lầm, công tác thanh toán của bên A còn sơ suất gây thất thoát về tài chính ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trong công tác đấu thầu. Dù đã có nhiều cố gắng song tiến độ thi công, giá dự toán dự thầu của công ty vẫn còn chưa sát với yêu cầu thực tế. Xét kết quả xét thầu công trình xây dựng bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Cạn. Ta có thể hiểu được điều này. * Kết quả mở thầu TT Đơn vị tham gia dự thầu Kết quả Tiến độ thi công (ngày) Giá bỏ thầu (Triệu đồng) Giảm giá (triệu đồng) Giá sau giảm giá (Triệu đồng) 1 Cty XD và trang trí nội thất Bạch Đằng 150 2.022 14,302 1877,698 2 Cty Tbị xây lắp vật tư kỹ thuật 162 1.972 78,88 1893,12 3 Công ty XD Hoa Đô 130 1.935 116,07 1818,93 4 Cty XD cơ giới và XD 12 157 1.678 0 1678 5 C ty XD Bắc cạn 161 1.970 53,19 1916,8 6 C ty công trình * Kết quả trúng thầu: Công ty XD Hà Đô Nếu như công ty Hà Đô trúng thầu với thời gian thi công là 130 ngày, giá trị trúng thầu là 1818,93 triệu thì thời gian thi công, giá trị dự thầu tương ứng của công ty xắp lắp vật tư kỹ thuật là 162 ngày và 1862 triệu. 3. Một số nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại của công ty 3.1. Nguyên nhân khách quan Nền kinh tế nước ta vẫn còn chịu sự tác động suy thoái kinh tế khu vực nên gây khó khăn cho công ty trong việc phát triển, mở rộng thị trường. Thêm vào đó, việc áp dụng quy chế đấu thầu mới làm cho tính cạnh tranh giá cả trong các gói thầu càng khốc liệt, gây khó khăn về việc tính toán giá dự toán gói thầu. Điều đó làm cho khả năng thắng thầu của công ty giảm xuống. 3.2. Nguyên nhân chủ quan: - Thứ nhất, việc lập giá dự thầu còn chưa sát thực tế, vấn đề lựa chọn mức giá bỏ thầu còn linh hoạt làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty. - Thứ hai, công ty có một năng lực mạnh về máy móc, thiết bị nhưng việc sử dụng không hiệu quả khối lượng máy móc thiết bị, này dẫn đến chi phí thi công bị tăng lên. Hạn chế công ty đưa ra mức giá dự thầu hấp dẫn. - Thứ ba, vốn lưu động của công ty luân chuyển chậm, hạn chế công ty mạnh dạn đưa ra những biện pháp cạnh tranh trong đấu thầu. - Thứ tư, công ty TNHH xây lắp vật tư kỹ thuật chưa thực sự tận dụng hết nguồn vốn hỗ trợ công ty mẹ KANSUN để đưa vào hoạt động sản xuât kinh doanh của mình. Mặt khác công ty luôn được sự quan tâm của các chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm ở nước ngoài, sẵn sàng tư vấn, giúp đỡ những sự khai thác này là chưa triệt để đứng về phía công ty TNHH xắy lắp vật tư kỹ thuật. - Thứ năm, tuy quản lý rủi ro dự án đã được cán bộ lãnh đạo công ty đưa vào nhằm trợ giúp đưa ra dự toán hợp lý. Song vấn đề này chưa được sự quan tâm đúng với tầm quan trọng của nó.