Đề tài Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt chương trình ISO 9000 tại Bộ công nghiệp Việt Nam

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Đơn vị thực tập : BỘ CÔNG NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : Cử nhân Hoàng Việt Hà Sinh viên : Phạm Thị Bốn Lớp : KH3A HÀ NỘI – 2006 LỜI CẢM ƠN! Trong quá trình thực tập và làm báo cáo em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các cán bộ, công chức tại Bộ Công nghiệp, giảng viên Hoàng Việt Hà cùng các thầy cô giáo và các cơ quan khác. Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Phạm Thị Bốn PHẦN MỞ ĐẦU Trong những năm qua nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến rõ rệt. Tỷ trọng các ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng các ngành công nghiệp và dịch vụ tăng nhanh. Quá trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến sự đóng góp rất lớn của ngành công nghiệp Việt Nam trong đó vai trò chủ đạo của sự phát triển ngành là Bộ Công nghiệp. Tính đến nay, Bộ Công nghiệp đã có trên 50 năm hình thành và phát triển. Đây là Bộ được đánh giá là trẻ, năng động, sáng tạo và tạo nên nhiều bước đột phá quan trọng. Năm 2005 dưới sự lãnh đạo của Bộ Công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng 17,2% so với năm 2004. Công tác quản lý của Bộ đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Nhiều đề tài nghiên cứu ở Bộ đã được chuyển sang trình dự án để triển khai. Bộ cũng đã đẩy mạnh các hoạt động xây dựng và rà soát, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch các ngành công nghiệp; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát và đánh giá đầu tư trong hoạt động xây dựng; xây dựng và triển khai thực hiện chương trình tiết kiệm chống lãng phí có kết quả (năm 2005 các khối đơn vị sản xuất tiết kiệm được 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện cơ chế quản lý, giám sát và hoạt động tài chính doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời những vướng mắc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn; thực hiện công tác thanh tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư kịp thời. Bộ đã tập trung đẩy mạnh công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước, đã có quyết định xác định gía trị doanh nghiệp cho 105 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ chức xét duyệt và chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149% kế hoạch năm 2005 và tăng 10% so với cùng kỳ năm trước. Đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế với các tổ chức quốc tế và các nước khác, tham gia tích cực vào các cuộc đàm phán gia nhập WTO; thực hiện tốt công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo. Có được những thành tích nổi bật đó là do kết quả thực hiện khá hiệu quả chương trình cải cách hành chính của Bộ đề ra. Mục tiêu của chương trình cải cách của Bộ là “thực hiện từng bước hiện đại hoá nền hành chính nhà nước phục vụ cho quá trình quản lý và phát triển sản xuất”. Để thực hiện được mục tiêu quan trọng đó Bộ đã có bước đột phá trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo chương trình 5S của Nhật Bản. Bên cạnh đó, ngày 27/02/2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành QĐ 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp. Sau hơn một năm triển khai và thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp đã có những thay đổi cơ bản trong công tác tổ chức, sắp xếp các chế độ làm việc và đạt nhiều thành tựu to lớn. Đây là Bộ đầu tiên của Việt Nam được cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001. Tuy nhiên, chương trình ISO khi áp dụng vào Việt Nam còn là một điều mới mẻ, vì vậy khi triển khai thực hiện ở Bộ cũng gặp không ít khó khăn về năng lực, thói quen của đội ngũ cán bộ, công chức- những người trực tiếp thực thi chương trình này. Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và đưa ra một số kiến nghị trong việc triển khai chương trình, trong bài viết của mình, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp Việt Nam”. Việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho sinh viên thấy được những thành tựu quan trọng của việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời phát huy trí sáng tạo của sinh viên trong việc tìm tòi những sáng kiến mới để thực hiện tốt quy trình này. Trong phạm vi của báo cáo, em xin chọn chương trình ISO 9000 là đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu là cơ quan Bộ Công nghiệp Việt Nam. Báo cáo được hoàn thành dựa trên những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Công nghiệp, những báo cáo của Bộ và quan trọng hơn đó là sự tổng hợp những kiến thức được tìm tòi và trải nghiệm của bản thân em trong quá trình thực tập tại Bộ Công nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo được chia thành 4 chương: Chương I : Khái quát về Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực hiện chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp; Chương IV : Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I . KHÁI QUÁT VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Công nghiệp Việt Nam là một ngành đã có trên 60 năm hình thành và phát triển. Kể từ khi mới ra đời cho đến nay, sản lượng toàn ngành không ngừng tăng nhanh và đã chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân. Từ khi nước Việt Nam tuyên bố nền độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc thiết lập một bộ máy quản lý đối với nền kinh tế quốc dân. Tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khoá I ngày 20 tháng 09 năm 1955 của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà đã phê chuẩn sự ra đời của Bộ Công thương- đây là tiền thân của Bộ Công Nghiệp sau này. Cùng với quá trình lịch sử của dân tộc, Bộ Công Nghiệp đã có trên 50 năm tồn tại và phát triển. Tuy nhiên mỗi giai đoạn lịch sử Bộ lại có tên gọi và cơ cấu tổ chức khác nhau. Bộ Công nghiệp trong giai đoạn đổi mới đất nước hiện nay được tái lập theo Nghị quyết kỳ họp thứ 8 ngày 21 tháng 10 năm 1995 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX (trên cơ sở hợp nhất ba Bộ : Bộ công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ, Năng lượng). VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Vị trí, chức năng của Bộ Công nghiệp được quy định rõ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ. Theo đó Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công nghiệp, bao gồm : cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hoá chất (bao gồm cả hoá dựơc), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Cơ cấu tổ chức của Bộ công nghiệp bao gồm các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ: Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước: Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hoá chất; Vụ Năng lượng và Dầu khí; Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm; Vụ Kế hoạch; Vụ Tài chính- Kế toán; Vụ Khoa học, Công nghệ; Vụ hợp tác quốc tế; Vụ Pháp chế; Vụ Tổ chức cán bộ; Cục Công nghiệp địa phương; Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp; Thanh tra; Văn phòng. 2. Các Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ: Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp; Viện Nghiên cứu Cơ khí; Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim; Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học – Tự động hoá; Viện Công nghệ thực phẩm; Viện nghiên cứu Dầu thực vật – Tinh dầu – Hương liệu – Mỹ phẩm; Trung tâm Tin học; Báo Công nghiệp ViệtNam; Tạp chí Công nghiệp. Ngoài ra, Bộ Công nghiệp có hệ thống các trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, đào tạo nghề và các tổ chức sự nghiệp khác. QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Quy chế làm việc của Bộ được thực hiện theo quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02/10/2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp . Trong đó: Nguyên tắc làm việc của Bộ: Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đề cao tinh thần tập thể, khuyến khích phát huy năng lực và trách nhiệm của cá nhân trong công việc. Một người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều việc. Mỗi việc chỉ giao cho một đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm thực hiện. Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc phải tổ chức, phối hợp, huy động nguồn lực để hoàn thành công việc. Các đơn vị xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động trên cơ sở bàn bạc, trao đổi, tham khảo ý kiến với đơn vị, các nhân có liên quan để quyết định và tự chịu trách nhiệm. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, đơn vị phối hợp có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đơn vị chủ trì để hoàn thành tốt công việc chung của Bộ. Thực hiện phối hợp công tác và trao đổi thông tin giữa Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị trong giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đựoc pháp luật quy định. Chế độ trách nhiệm: Bộ trưởng chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Bộ và chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng, Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ. Thứ trưởng giúp Bộ trưởng chỉ đạo một số lĩnh vực công tác thuộc chức năng quản lý Nhà nước của Bộ theo sự phân công của Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về chất lượng, hiệu quả, tiến độ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về tiến độ, chất lượng, hiệu quả của tong công việc được giao. Ngoài trách nhiệm quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều này, cán bộ, công chức có nghĩa vụ thực hiện các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; quy định của cơ quan Bộ về kỷ luật lao động, phòng chống cháy nổ, trật tự an toàn, vệ sinh môi trường; thực hiện nếp sống văn minh và văn hoá cơ sở. CHƯƠNG II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 KHÁI NIỆM VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000: Khái niệm Tổ chức ISO có tên đầy đủ là The International Organization for Standardization được thành lập và hoạt động từ ngày 23/02/1947, các thành viên là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới. Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ). ISO là tổ chức phi chính phủ. Nhiệm vụ của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Gần đây còn được hiểu là tổ chức được thành lập nhằm xúc tiến thương maị quốc tế bằng cách đặt ra những tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài những tiêu chuẩn về sản phẩm ISO cũng đưa ra các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng và môi trường: ISO 9000; ISO 14000; ISO 16000. ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm 4 tiêu chuẩn đơn lẻ : ISO 9000 : 2000, ISO 9001 : 2000, ISO 9004 : 2000, ISO 19011 : 2000. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 luôn được soát xét và ban hành các phiên bản mới hàng năm. Cho đến nay đã hai lần soát xét và cho ra đời các phiên bản: Phiên bản đầu tiên của ISO 9000 vào năm 1987 chỉ quy định chất lượng nội bộ của hệ thống chất lượng (QC- Quality Control), tức chỉ quản lý chất lượng trong nội bộ doanh nghiệp. Phiên bản thứ hai vào năm 1994 là bộ ISO 9000 bao gồm ISO 9001- 1994, ISO 9002 – 1994 và ISO 9003 – 1994. Bộ tiêu chuẩn này được xây dung trên cơ sở phiên bản một và quy định kỹ về bảo đảm chất lượng (QA- Quality Assurance). Phiên bản này nhằm vào nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm ra thị trường, làm cho khách hàng tin tưởng. Phiên bản thứ ba vào năm 2000 bao gồm ISO 9000 và ISO 9001 quy định về quản lý chất lượng (QM- Quality Management). Khác với các phiên bản trên là nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. ISO 9000 phiên bản ba được áp dụng không chỉ ở doanh nghiệp, mà còn cho tất cả các loại hình tổ chức khác. Như ở Thái Lan, ISO 9000 được áp dụng tại các bệnh viện, các trường trung học phổ thông. Đối với các trường trung học phổ thông thì mục tiêu chất lượng là tỷ lệ học sinh thi đậu vào các trường đại học nổi tiếng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, mọi quy mô có thể áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống mở, tuỳ theo mỗi tổ chức áp dụng mà đưa ra chính sách về chất lượng của mình. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là áp dụng một phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức chứ không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng không phải là việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm. 2. Phân loai: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu sau: Bộ ISO 9000:2000 – Mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 9001:2000 – Quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Bộ ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức (Thay cho bộ ISO 9001/9002/9003: 94). Bộ ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 19011 :2001 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường. ISO 9001 : 2000 là tiêu chuẩn quốc tế đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp đã và đang áp dụng và được cấp chứng chỉ nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học. NHỮNG YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 Phạm vi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 rất rộng, từ mọi tổ chức đến từng cá nhân. Đối với một tổ chức thì áp dụng ISO 9000 có nghĩa là: Viết những gì cần phải làm. Mô tả hệ thống chất lượng: Thủ tục quy trình cho từng phòng ban, hướng dẫn công việc từng cá nhân Làm những gì đã viết: Nghĩa là sản xuất, kinh doanh theo quy trình, theo hướng dẫn các công việc. Đánh giá những gì đã làm: Đối chiếu việc làm, kết quả đã làm so với nội dung mô tả. Điều chỉnh những khác biệt; Khắc phục, phòng ngừa. Với những lý lẽ cần đặt ra ở trên, tiêu chuẩn ISO 9000 cần thoả mãn một số yêu cầu chính sau đây: 1. Yêu cầu quản lý chất lượng: 1.1 Yêu cầu tổng quát: Các cơ quan phải tổ chức bộ phận văn thư cơ quan; Cơ quan phải ban hành quy chế công tác văn thư và quy chế công tác lưu trữ cơ quan; Cơ quan phải xây dung chính sách chất lượng cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo nhân lực cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo các phương tiện cần thiết và hiện đại cho công tác văn thư; Cơ quan phải luôn tổng kết đánh giá hoạt động các mặt của công tác văn thư. 1.2 Yêu cầu về tài liệu chất lượng Thực hiện tiêu chuẩn ISO 9000 cơ quan phải có bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; Hồ sơ về chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói chung và công tác văn thư trong cơ quan; Hồ sơ về những ý kiến chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành văn thư; Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về kỹ thuật và thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; các tiêu chuẩn về những trang thiết bị cho công tác văn thư; Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000; Một sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng gồm: Chính sách chất lượng: Nội dung chính sách chất lượng đưa ra được những mục tiêu thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Cụ thể: + Đảm bảo thực hiện các công việc được giao đúng yêu cầu về nội dung và tiến độ về thời gian; + Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho tất cả cán bộ, công chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định; + Thực hiện nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố bằng văn bản; + Bổ sung các nguồn lực và tạo môi trường làm việc tốt hơn để cán bộ, công chức phát huy trí tuệ, năng lực, đạt năng suất và chất lượng cao hơn trong công việc được giao. - Mục tiêu chất lượng: + Công tác văn thư đảm bảo đúng quy định của pháp luật; + Công tác xử lý văn bản đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác; + Văn bản dược ban hành có chất lượng cao; + Quản lý tài liệu tốt. - Hệ thống chất lượng: + Giới thiệu chung về cơ quan; + Cấu trúc của hệ thống chất lượng: phạm vi, hệ thống văn bản quản lý chất lượng đáp ứng chương 4 của ISO 9001 :2000, trách nhiệm lãnh đạo đáp ứng yêu cầu chương 5 của ISO 9001 :2000, các quy trình nghiệp vụ, các quy trình đánh giá và kiểm tra, khắc phục và phòng ngừa; + Danh mục các tài liệu Hệ thống chất lượng của cơ quan và đối chiếu với yêu cầu của ISO 9001 : 2000. 2. Yêu cầu về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến thường xuyên những quy định của nhà nước về chế độ công tác văn thư về ISO; Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư và các quy trình liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong toàn bộ cơ quan; Lãnh đạo cơ quan phải hoạch định để đưa ra mục tiêu chất lượng công tác văn thư, luôn cải cách bộ máy hoạt động hay cơ chế hoạt động trong cơ quan để hướng tới đạt mục tiêu chất lượng chung của cơ quan và của công tác văn thư. Lãnh đạo cơ quan luôn theo dõi để có những điều chỉnh thích hợp; Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo chánh văn phòng hay trưởng phòng hành chính luôn sát sao cán bộ văn thư chuyên trách để kiểm tra chất lượng ban hành văn bản, quản lý văn bản, chất lượng hồ sơ ở văn thư cơ quan và các đơn vị chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ cho công tác văn thư chuyên trách và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ vụ việc. 3. Yêu cầu về nguồn lực: 3.1 Nguồn nhân lực 3.1.1. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: - Tốt nghiệp đại học trở lên; - Qua lớp bồi dưỡng về quản lý nhà nước; - Soạn thảo được văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ trong cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; 3.1.2 Cán bộ phụ trách tổ đánh máy, in văn bản: - Tốt nghiệp đại học; - Qua lớp bồi dưỡng về văn thư , lưu trữ; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Thành thạo việc rà soát hình thức và thể thức văn bản; - Biết tiếng Anh trình độ C. 3.1.3. Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan (văn thư chuyên trách): - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc đại học quản lý hành chính nhà nước; - Sử dụng thành thạo máy vi tính; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; - Nắm vững quy trình phát hành văn bản và tiếp nhận phân phối văn bản đến. 3.1.4. Cán bộ văn thư chuyên trách - Tốt nghiệp trung cấp văn thư lưu trữ trở lên; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Nắm vững quy định chế độ văn thư của nhà nước và của cơ quan; - Trình độ tiếng Anh bằng B. 3.1.5. Cán bộ, công chức ở các bộ phận chức năng, các đơn vị trong cơ quan: - Hiểu biết các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư; - Nắm vững hình thức và thể thức văn bản; - Nắm vững các quy định chế độ công tác văn thư ở cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo. 3.2 Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: 3.2.1. Công nghệ thông tin: Tại bộ phận văn thư cơ quan đảm bảo ít nhất 01 máy vi tính quản lý văn bản đến văn bản đi. Trong cơ quan có mạng cục bộ (Lan), các máy văn phòng kết nối INTERNET, mạng diện rộng chính phủ. 3.2.2. Thiết bị in văn bản: - Máy in laze để in văn bản cỡ A4 - Máy in kim để in các loại bảng biểu khác khổ A4 3.2.3. Thiết bị sao chụp tài liệu: - Máy photocopy tốc đọ cao - Máy quét (máy SCOMER) 3.2.4. Thiết bị viễn thông: - Máy Fax giấy thường; - Máy điện thoại đường dài quốc tế. 3.2.5 .Thiết bị lưu giữ tài liệu và con dấu: - Tủ sắt; - Giá để tài liệu theo tiêu chuẩn; - Bìa hồ sơ, cặp tài liệu theo tiêu chuẩn 3.3. Yêu cầu về môi trường làm việc 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh , sạch đẹp, thoáng đãng , tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng. 4. Yêu cầu về tạo sản phẩm; Sản phẩm của công tác văn thư là phục vụ đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của cơ quan. Cụ thể như sau; Tất cả các văn bản phát hành đi của cơ quan đều được kiểm tra về hình thức và thể thức; Đăng ký văn bản đi đúng thời điểm phát hành và gửi văn bản, cập nhật văn bản đi đã phát hành; Tiếp nhận văn bản đến ngay trong ngày và theo quy trình đã quy định trong cơ quan; Tất cả các văn bản đến đều được xử lý, giải quyết ngay và với tiến độ xử lý nhanh nhất; Sản phẩm đảm bảo chính xác, đúng yêu cầu; Cung cấp sản phẩm nhanh, chính xác, bí mật. 5. Yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến - Cơ quan phải định kỳ hàng năm tổng kết rút kinh nghiệm qua việc thực hiện các quy định về chế độ văn thư cơ quan. - Chỉnh sửa kịp thời những khâu chưa hợp lý, cải tiến quy trình hoạt động công tác văn thư nói chung và cơ quan nói riêng; - Luôn nâng cấp các trang thiết bị đánh máy, in văn bản, thông tin liên lạc, công nghệ sinh học; - Cải tiến, sửa đổi lề lối làm việc của cơ quan sao cho có hiệu quả và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng; - Thẩm tra chất lượng văn bản đã phát hành - Thẩm tra kết quả xử lý văn bản đến. CHƯƠNG III CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ISO Ở TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM 1. Những nét khái quát về việc thực hiện chương trình ISO 9000 ở trên Thế giới Tính đến cuối năm 2003 đã có 500.125 chứng chỉ ISO 9001 : 2000 đã đựơc cấp ở 149 nước. Tại các nước trên thế giới bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế trong cộng đồng Châu Âu, chứng chỉ ISO 9000 là điều kiện bắt buộc cho các sản phẩm được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận . Mặt khác chứng chỉ ISO 9000 là căn cứ bảo đảm uy tín của nhà sản xuất, nhà kinh doanh, nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên việc áp dụng ISO 9000 ở mỗi nước trên thế giới và ở mỗi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh không giống nhau. Hiện nay, tại các xã ở các nước Châu Âu áp dụng bộ tiêu chuẩn 16949. Bộ tiêu chuẩn 16949 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và QC (Quality Control). Tại Mỹ, nhiều hãng sản xuất ô tô áp dụng bộ tiêu chuẩn QS 9000. Tiêu chuẩn QS 9000 là kết hợp tiêu chuẩn ISO 9000 : 1994 và QC. Còn lại các doanh ngiệp, các tổ chức kinh tế khác, phổ biến là áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000. Nhưng để các doanh nghiệp thực hiện quản lý chất lượng tốt thì họ có các 5S (Seiri, Seisou, Seiton, Seiktsu, Shitsukei) được phát triển mạnh, đi trước, rồi sau đó mới áp dụng ISO 9000. Những nơi thực hiện 5S sau đó thực hiện việc ứng dụng ISO 9000 được thuận lợi hơn. Tính đến tháng 3 năm 2002 đã có tới 29.626 cơ quan, tổ chức ở Nhật Bản áp dụng ISO 9000. Tại Nhật, ngoài các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, một số lĩnh vực khác cũng áp dụng ISO 9000, như trong các cơ quan Chính phủ, trong các trường học Ví dụ : Trường Morioka Chuo High School. Tại khối ASEAN, các nước như Malaisia, Thái Lan và Singabo,việc ứng dụng ISO 9000 khá phổ biến tại các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp. Hiện nay Chính phủ các nước này đang bắt buộc các cơ quan nhà nước áp dụng rộng rãi tiêu chuẩn ISO 9000.Trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ , hiện nay Lưu trữ quốc gia Malaysia đang ứng dụng ISO 9000 tại một số bộ phận như tại phòng đọc và xưởng tu bổ phục chế tài liệu. Nhìn chung việc ứng dụng ISO 9000 tại các nước trên thế giới chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất, kinh doanh là do yêu cầu thị trường và trở thành điều kiện cho viêc hàng hoá nước này thâm nhập vào thị trường nước kia.Từ bộ tiêu chuẩn ISO 9000 các nước còn đưa ra các bộ tiêu chuẩn khác nhau để phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở mỗi lĩnh vực khác nhau. 2. Một số nét về việc áp dụng chương trình ISO 9000 tại Việt Nam Ở nước ta, viêc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 đã được thực hiện mạnh mẽ ở các doanh nghiệp như : Công ty Dệt may Hà Nội, Công ty Xây dựng Hồng Hà, Nhà máy Xi măng Nghi Sơn, Công ty nguyên liệu Thuốc Lá Bắc, Công ty Thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội, Công ty 26 Bộ Quốc Phòng, Công ty trách nhiêm hữu hạn Huy Thành, Công ty in Hàng Không, Công ty cổ phần Thực phẩm Nghệ An, Công ty gang thép Thái Nguyên, Nhà máy chế biến thực phẩm Đồng Văn (tỉnh Hà Nam),… Tại những doanh nghiệp yếu tố sản phẩm, vấn đề chất lượng sản phẩm và sự thoả mãn của khách hàng luôn được đưa lên hàng đầu. Cho nên tại các doanh nghiệp, việc áp dụng ISO 9000 có mục tiêu rất rõ ràng là nâng cao chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tại các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế, việc nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 đã và đang được nghiên cứu ứng dụng vào hoạt động dịch vụ công và các hoạt động trong cơ quan tại một số cơ quan Nhà nước nhằm từng bước cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động quản lí và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của mình. Được Ban chỉ đạo Cải cách hành chính Chính phủ khuyến khích, một số cơ quan Nhà nước đã ứng dụng ISO 9000 như Tổng cục Tiêu chuẩn- Đo lường – Chất lượng, Viện quản lý kinh tế Trung ương, Sở Giao thông công chánh thành phố Hồ Chí Minh, Uỷ ban nhân dân QuậnII (Tp Hồ Chí Minh), Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hoà. Có cơ quan ứng dụng ISO 9000 cho tất cả các hoạt động của đơn vị, cá nhân trong các hoạt động của cơ quan như : Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Cục thuế Tp Hồ Chí Minh, Sở Công nghiệp Hà Nội. Có cơ quan áp dụng ISO 9000 chỉ ở một số khâu dịch vụ công, như Văn phòng UBND Tp Hà Nội, Văn phòng UBND Tp Hồ Chí Minh, Văn phòng UBND Quận I Tp Hồ Chí Minh. Hiện nay ngành y tế và ngành giáo dục đang ngiên cứu để áp dụng ISO 9000 tại các cơ quan đơn vị mình như tại các bệnh viện, các trường phổ thông. Riêng tại các cơ quan, tổ chức đang áp dụng ISO 9000 không có ứng dụng riêng cho các hoạt động công tác văn thư . Hoạt động công tác văn thư chỉ là một mặt hoạt động phục vụ cho hoạt chung cả hệ thống chất lượng của cả cơ quan. Trong hàng loạt các quy trình được đưa ra áp dụng ISO 9000 chỉ có một quy trình thuộc nội dung hoạt động của công tác văn thư. Ví dụ: - Tại văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, ứng dụng ISO 9000 cho khâu cấp giấy phép đầu tư, thì hoạt động văn thư chỉ đề cập việc cung cấp hồ sơ, tài liệu cho việc xét duyệt cấp giấy phép đầu tư cho đúng và nhanh chóng. - Tại văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang có đề án ứng dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính vào ba lĩnh vực (tiếp dân, quản lý lưu trữ và xử lý công văn đến). Nội dung cơ bản của hoạt động văn thư trong đề án này cũng chỉ đề cập quy trình xử lý văn bản và quản lý tài liệu, cung cấp hồ sơ, tài liệu, cho dịch vụ hành công đựơc đúng và nhanh chóng. - Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn áp dụng ISO 9000 cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản. - Tại Bộ Công nghiệp áp dụng quy trình ISO cho quy trình quản lý tài liệu, quy trình xử lý văn bản đi và đến, quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, quy trình rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Các bước tiến hành Xây dựng các văn bản pháp lý Ngày 27 tháng 02 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định số 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000tại cơ quan Bộ Công Nghiệp do đồng chí Bộ trưởng làm Trưởng ban, đồng chí Thứ trưởng thướng trực làm Phó ban, Chánh Văn phòng Bộ là Uỷ viên thường trực, uỷ viên gồm các đồng chí Vụ trưởng, Chánh thanh tra Bộ, Tổ chuyên viên giúp việc Ban Chỉ đaoj cũng được thành lập. Ngày 02 tháng 04 năm 2004, Bộ trưởng Bộ công nghiệp ban hành Quyết định số 612/QĐ-VP, Ban hành Quy chế hoạt động của Ban cỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000(gọi tắt là Ban Chỉ đạo) và Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo. Căn cứ vào Quyết định của Bộ, ở Văn phòng Bộ, các Vụ và Thanh tra Bộ đều tổ chức các Tổ chuyên viên giúp việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của đơn vị mình. Học tập, phổ biến ISO 9001: 2000 Việc xây dựng và thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là công việc của toàn thể cán bộ, công chức trong Cơ quan; các quy tình ISO đều do cán bộ, công chức (hoặc bộ phận công việc) xây dựng lên; Cơ quan tư vấn, Ban Chỉ đạo và Tổ chuyên viên giúp việc chỉ làm nhiệm vụ tham mưu tư vấn về nghiệp vụ; do vậy công tác truyền đạt, bồi dưỡng nghiệp vụ cho mọi người phải đặt vào vị trí quan trọng hàng đầu. Bộ Công nghiệp đã tổ chức nhiều khoá học, cuộc họp, hội nghị, hội thảo mời giảng viên của Trung tâm năng suất Việt Nam , Tổ chức hợp tác kỹ thuật Đức (GTZ), Công ty QUASEI đến truyền đạt các nội dung, yêu cầu, các bước thực hiện ISO để tất cả các cán bộ, công chức tang cơ quan nắm vững và triển khai thực hiện; các tài liệu liên quan được đưa lên mạng nội bộ để mọi người khai thác, sử dụng. Lập chương trình kế hoạch triển khai chương trình ISO 9001: 2000 Quyết định số 612/QĐ-VP của Bộ Công nghiệp quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo, gồm: xây dựng chương tình công tác, kế hoạch làm việc Ban chỉ đạo; nghiên cứu soạn thảo các văn bản liên quan về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Việc kiểm tra thực hiện kế hoạc theo lịch trình, giám sát chặt chẽ bằng các chế độ thông tin báo cáo. Chế độ làm việc, họp, thông tin, báo cáo triển khai thực hiện chương trình ISO 9001: 2000 Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, gồm họp bất thường. Nội dung các cuộc họp do Tổ chuyên viên giúp việc Ban chỉ đạo chuẩn bị. Trưởng ban chỉ đạo triệu tập và chủ trì các phiên họp định kỳ một tháng một lần.Ban chỉ đạo cùng bên tư vấn kiểm điểm tình hình triển khai thực hiện chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại Cơ quan Bộ; Họp bất thường của Ban chỉ đạo do Trưởng ban chỉ đạo hoặc Phó trưởng ban chỉ đạo được uỷ quyền quyết định triệu tập căn cứ vào yêu cầu thực tế hoặc do các ủy viên đề nghị; Các Uỷ viên Ban chỉ đạo tham dự đầy đủ các cuộc họp của Ban. Trường hợp không tham mưu được có thể gửi ý kiến bằng văn bản hoặc gửi qua mạng nội bộ các vấn đề có liên quan; Các cuộc họp của Ban chỉ đạo, căn cứ tình hình công việc có thể mời chuyên gia giúp việc tham dự; Hàng tuần, tại cuộchọp giao ban của Bộ, Uỷ viên thường trực báo cáo Trưởng ban Chỉ đạo hoặc phó trưởng ban chỉ đạo được uỷ vquyền tình hình triển khai thựchiện chương trình tại các đơn vị và đề xuất, kiến nghị những vấn đề còn vướng mắc. Chế độ thông tin báo cáo. Báo cáo định kỳ theo hàng tháng hoặc hàng tuần, các Uỷ viên Ban chỉ đạo thựchiện nhiệm vụ báo cáo, thông tin tinh fhình triển khai thực hiện chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại đơn vị do mình phụ trách, Tổ chuyên viên giúp việc Bao chỉ đạo tổng hợp báo cáo. Báo cáo đột xuất: Khi có vấn đề đột xuất phát sinh ngoài phạm vi chức năng nhiệm vụ được phân công, các uỷ viên Ban chỉ đạo hoặc Trưởng Tổ chuyên viên giúp việc phải báo cáo ngay với Ban chỉ đạo hoặc Phó trưởng ban Chỉ đạo đòng thời đề xuất giải quyết. Thành tựu đạt được a) Về việc thực hiện, triển khai các quy trình: Sau khi xây dựng được quy trình và đi vào hoạt động một thời gian, Bộ Công nghiệp đã tiến hành đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan bao gồm Văn phòng , Thanh tra và 9 Vụ chức năng trực thuộc trong lĩnh vực quản lý nhà nước vào giữa tháng 3/2004. Qua việc đánh giá, Trung tâm năng suất đã chỉ ra những ưu điểm và một số tồn tại trong việc thực hiện Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại Bộ. Trung tâm cho rằng còn nhiều hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 chưa được xây dựng. Ví dụ Bộ chưa xây dựng được và ban hành chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng, đánh gia chất lượng nội bộ. Từ 46 quy trình ISO đựơc xây dựng năm 2004, đến tháng 7/2005, Cơ quan Bộ đã xây dựng được 52 quy trình trong đó 46 quy trình tác nghiệp và 6 quy trình hệ thống. Đó là hệ thóng các văn bản quản lý chất lượng sau: Sổ tay chất lượng Chính sách và mục tiêu chất lượng Quy định Chi tiêu nội bộ Quy trình Quản lý tài liệu Quy trình Xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ Quy trình Xử lý công văn đến và đi Quy trình Cải tiến chất lượng Quy trình Nghiên cứu cơ chế, chính sách phát triển ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép XNK tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp Quy trình Thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư các ngành công nghiệp Quy trình Cấp giấy phép sản xuất thuốc lá điếu Quy trình Cấp giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Lập chương trình thanh tra, kiểm tra và thực hiện chương trình. Quy trình Tiếp dân Quy trình Xử lý khiếu nại, tố cáo Quy trình Quản lý đầu tư xây dựng các dự án điện độc lập Quy trình Cấp giấy phép hoạt động điện lực Quy trình Tổ chức quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp Quy tình Quản lý tài sản công và hoạt động mua sắm, thanh lý và điều chuyển tài sản tại đơn vị trực thuộc Bộ Quy trình Theo dõi, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp tình hình tài chính của các doanh nghiệp Quy trình Ra Quyết định giá trị của doanh nghiệp để cổ phần hoá Quy trình Quyết toán kinh phí hành chính sự nghiệp Quy trình Tổ chức, nghiên cứu, dự báo xu hướng và xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế Quy trình Giải quyết thủ tục đoàn ra. Quy trình Cấp hạn ngạch xuất nhập khẩu nguyên liệu sản xuất và vật liệu nổ công nghiệp Quy trình Tổ chức thực hiện xúc tiến đầu tư nước ngoài và xúc tiến thương mại quốc tế Quy trình Xây dựng và xúc tiến các dự án FDI Quy trình Soạn thảo và đàm phán ký kết các điều ước quốc tế về hội nhập kinh tế quốc tế Quy trình Tuyển sinh đối với các trường Cao đẳng, THCN trực thuộc Bộ Quy trình Xây dựng và giao kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm cho các đơn vị Quy trình Thi tuyển công chức tại các đơn vị thuộc Bộ Quy trình Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Quy trình Phổ biến và giáo dục pháp luật Quy trình Mua sắm tài sản Trong số các quy trình đó có các quy trình chung mà mọi cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ phải nắm vững để thực hiện. Ví dụ : Quy trình quản lý tài liệu (QT02), quy trình về quản lý hồ sơ (QT 12) , quy trình về đánh giá chất lượng nội bộ (QT 04). Các quy trình tác nghiệp đều được xây dựng theo phương châm một cửa, giảm thủ tục hành chính, điển hình là các quy trình : Quy trình cấp giấy phép hoạt động điện lực (QT17), Quy trình cấp giấy phép xuất nhập khẩu tiền chất sử dụng trong lĩnh vực công nghiệp (QT 08), Quy trình cấp hạn ngạch nhập, xuất khẩu nguyên liệu sản xuất và vật liệu nổ công nghiệp (QT 24), Quy trình tiếp dân (QT 15). Mỗi quy trình đều được minh hoạ bằng một sơ đồ đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Mục tiêu chất lượng của Bộ là : Hiện đại hoá Cơ quanBộ, áp dụng các tiến bộ khoa học ký thuật, công nghệ thông tin vào các lĩnh vực quản lý cung cấp nhanh chóng, chính xác và hiệu quả các dịch vụ cho khách hàng. Các quy trình trên được đưa lên mạng nội bộ để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện. Ngoài ra, khách ngoài cơ quan đến công tác có thể tự tìm hiểu khai thác quy trình ISO 9000 và các thông tin cần thiết khác tại màn hình cảm ứng nối mạng đặt tại tiền sảnh cơ quan Bộ. b) Chương trình 5S Chương trình 5S là một nội dung trong hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà cơ quan Bộ Công nghiệp đang triển khai. Theo căn cứ Quyết định số 612/QĐ-VP thì Bộ trưởng Bộ Cộng nghiệp là trưởng ban chỉ đạo 5S của Cơ quan Bộ. Ở các Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ đều tổ chức các tổ chuyên viên giúp việc để triển khai chương trình 5S. 5S là chữ cái đầu của tiếng Nhật “SERI”, ‘SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU”và”SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc “và “sẵn sàng”. Bộ Công nghiệp đã tổ chức các lớp bồi dưỡng về các nội dung cơ bản của 5S cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan, chỉ định người có trách nhiệm tham gia Ban chỉ đạo triển khai hoạt động 5S. Trên cơ sở các quy định đã đề ra đối với 5S, Bộ đã thực hiện chương trình 5S đạt được những thành tựu sau: Thực hiện Seiri- Sàng lọc Bộ đã tiến hành sàng lọc những văn bản giấy tờ tạo không gian hữu dụng và hiệu quả, loại bỏ những thứ không cần thiết trong khi làm việc. Thực hiện Seiton- Sắp xếp Việc sắp xếp tài liệu của Bộ theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra với các nguyên tắc; Vào trước ra trước; Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng; Nhận biết các đồ vật và vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết; Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ vận chuyển; Để riêng các đồ vật chuyên dụng với các đồ vật dùng chung Các vật dụng dùng thường xuyên được đặt gần người sử dụng; Tài liệu và các vật dụng tuyệt đối không để trên nóc tủ, sàn nhà; Những trang thiết bị cũ, hỏng phải giao nộp về Phòng Quản trị để thanh lý hoặc tiêu huỷ; Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành Quyết định quy định việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhằm giảm bớt diện tích chiếm chỗ làm việc; Từng bước trang thiết bị văn phòng (bàn, tủ, giá đựng tài liệu…) thống nhất toàn cơ quan theo kiểu dáng thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn ISO; Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, Bộ công nghiệp được đưa lên mạng tin học nội bộ cơ quan để mọi người sử dụng, khai thác nhằm giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ; Thành lập tủ sách và phòng đọc của cơ quan (giao phòng lưu trữ làm đầu mối) để cung cấp thông tin cần thiết cho cán bộ, công chức làm việc; giảm thiểu diện tích lưu trữ hồ sơ nguyên tắc và tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức; Lên kế hoạch dẹp bỏ các bàn nước, giảm bớt tiếp khách trong phòng làm việc, tổ chức nơi uống nước, hút thuốc, tiếp khách vào một địa điểm chỉ định; Quy định thống nhất vị trí xếp đặt các trang thiết bị trên bàn làm việc cho từng cán bộ công chức; Cán bộ, công chức trong cùng một lĩnh vực phải thông thạo phần việc của mình và biết việc của người khác để thay thế nhau khi cần thiết. Đảm bảo công chức khi vắng mặt đồng nghiệp phải biết tài liệu đang giải quyết để ở chỗ nào; Cán bộ, công chức đã được trang bị các file tài liệu 3 ngăn xếp theo trình tự 1,2,3 (hoặc tương ứng với 3 màu đỏ, vàng ,xanh): khoang 1(hoặc màu đỏ) đựng các tài liệu đang giải quyết; khoang 2 (hoặc màu vàng) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, nhưng vẫn còn khai thác tra tìm; khoang 3 (hoặc màu xanh) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, ít tra tìm cần nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu xếp trên bàn làm việc của từng chuyên viên theo trình tự từ trong ra ngoài, từ trái qua phải. Thực hiện Seiso- Sạch sẽ Mọi ngưòi trong cơ quan thực hiện vệ sinh nơi làm việc hàng ngày 5 đến 10 phút, loại bỏ những thứ không cần thiết ngay trong ngày, không để lưu đến ngày hôm sau. Từng phòng làm việc phải lập lịch biểu phân công người trực nhật hàng ngày. Vào cuối giờ chiều thứ 6 hàng tuần tổng vệ sinh toàn cơ quan. Cơ quan đã hợp đồng thuê một công ty chuyên trách và có kinh nghiệm chuyên môn về vệ sinh và bảo dưỡng nội thất thực hiện vệ sinh trụ sở cơ quan theo lịch xác định. Xây dựng thói quen không vứt rác thường xuyên, làm vệ sinh nơi làm việc của mình. Thực hiện Seiketsu- Săn sóc Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp nơi làm việc. Bộ Công nghiệp đang thực hiện quy định lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần; tăng cường kiểm tra chéo giữa các đơn vị trong cơ quan để học tập, rút kinh nghiệm, đánh giá việc thực hiện vệ sinh ngăn nắp công sở của cơ quan. Thực hiện Shitsuke- Sẵn sàng Đây là mục tiêu Bộ Công nghiệp đang hướng tới nhằm làm cho mọi người thực hiện 5S một cách tự giác như một thói quen. Đến nay, qua thời gian thực hiện chương trình ISO 9000, Bộ Công nghiệp đã có nhiều chuyển biến rõ rệt: Các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ đã xây dựng chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc hết sức khoa học, từng cán bộ, công chức đã và đang làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định, năng suất lao động từng bước được nâng cao. Chế độ báo cáo công tác tuần, tháng, quý đã thành nền nếp. Môi trường làm việc cơ quan được cải thiện rõ rệt. Tại mỗi phòng làm việc hồ sơ tài liệu được sắp xếp và lưu khoa học, môi trường làm việc được xây dựng một cách sạch sẽ, thoáng đãng. Tại mỗi tầng làm việc đã xây dựng được 2 phòng nước với hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ đảm bảo là không gian tốt nhất cho những giờ giải lao sau giờ làm việc căng thẳng. Hệ thống máy móc của Bộ được bảo quản định kỳ đảm bảo vận hành liên tục. Công tác làm vệ sinh của Bộ được thực hiện khá tốt. Tất cả tài liệu không cần thiết được đem ra hệ thống máy huỷ ngoài ban công. Tại đây đã xây dựng được ý thức sạch sẽ không vứt rác bừa bãi trên bàn trên phòng làm việc. Đội ngũ nhân viên dọn vệ sinh tại Bộ làm việc rất hiệu quả và tiết kiệm đựoc khá lớn thời gian cho cán bộ, công chức vào việc dọn dẹp vệ sinh. c) Về công tác chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình c.1) Công tác cán bộ: Các chuyên viên ở Bộ thường xuyên đựơc cử đi học các lớp kiến thức về văn bản, quản lý hành chính ở Học viện Hành chính Quốc gia, đảm bảo nắm bắt nhanh chóng các đòi hỏi của nền cải cách hành chính nhà nước. c.2) Về cơ sở hạ tầng: Hiện nay toàn Bộ đã kết nối 100% mạng Lan, mạng diện rộng của Chính phủ, đảm bảo thông tin nhanh chóng và chất lượng đến tận tay cán bộ, công chức. Tại bộ phận văn thư đã trang bị được 2 máy in kim và in laze, có hệ thống máy phô tô và máy quét tốc độ cao. Hệ thống giá sách, bìa hồ sơ để tài liệu đạt tiêu chuẩn và được trang bị đầy đủ. Việc áp dụng các quy trình ISO 9000 được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục và đã trở thành một thói quen và hệ thống kiến thức cần thiết trong nhận thức của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan. Việc triển khai thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp tại các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định của Chính phủ và Bộ là ương đối tốt, có lưu được các công việc đã được thực hiện. Bộ đã thiết lập được bộ máy quản lý gọn,tinh có trình độ, nhiệt tình làm nền tảng tốt cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Các quy trình ISO 9001 : 2000 là quy trình mở, luôn được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp hệ thống chất lượng quốc tế, gắn liền với nhiệm vụ cải cách hành chính ở cơ quan Bộ. Thông qua công tác đánh giá thực trạng của cơ quan để đề ra mức độ phù hợp của các yếu tố hệ thống chất lượng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 để xác định những giải pháp, tiến độ xây dựng và triển khai thực hiện. Công tác kiểm tra, theo dõi chất lượng văn bản của Bộ luôn được tiến hành thường xuyên và có nhiều chỉ đạo kịp thời trong việc sửa chữa những thiếu sót trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Đến tháng 7/2005, Bộ đã mời Đoàn đánh giá của Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Đo lường chất lượng để tiến hành đánh giá chính thức và làm thủ tục cấp chứng chỉ chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Đoàn đánh giá đã đưa ra kết luận : Cơ quan Bộ Công nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và có đủ điều kiện để cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn này. 3. Những tồn tại trong quá trình thực hiện chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp Cùng với những thành tựu đạt được trong quá trình thực hiện ISO 9000, tại Bộ cũng còn một số hạn chế sau: Chưa quy định rõ, đầy đủ bằng văn bản nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của các cán bộ chủ chốt trong đơn vị. Việc quản lý tài liệu, các văn bản pháp quy, quy phạm pháp luật quy định công văn, giấy tờ và hồ sơ tại các đơn vị chưa thực sự khoa học hợp lý. Trang thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất chưa thật sự đầy đủ đáp ứng yêu cầu của chất lượng ISO. CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT QUY TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP Mặc dù những thành tựu trong việc thực hiện quy trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp là rất lớn, song để hạn chế những tồn tại đã nêu, phát huy những thành tích đã đạt được trong báo cáo em xin đưa ra một số giải pháp sau: 1.Tăng cường các hệ thống cơ sở vật chất trong các phòng làm việc Hiện nay hệ thống văn bản tài liệu của các Phòng, Ban ở Bộ là khá lớn trong khi đó hệ thống giá kệ vẫn còn thiếu dẫn đến việc sắp xếp tài liệu chưa thực sự khoa học, gây khó khăn trong khi tìm kiếm và sử dụng. Vì vậy đòi hỏi Bộ cần tăng thêm hệ thống giá kệ, tủ, file thích hợp để đựng tài liệu. Trang bị thêm hệ thống máy phô tô kỹ thuật số đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn. Hiện nay, Bộ mới chỉ có một máy ký thuật số và một máy phô tô thường, đến khi máy kỹ thuật số bị hỏng dẫn đến tình trạng ùn tắc công việc khá lớn trong Bộ. Một số máy in trong các phòng làm việc quá cũ vì thế gây những khó khăn nhất định trong khi làm việc. Tăng thêm nguồn kinh phí cho các bộ phận hoạt động. 2. Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức Hiện nay, đa số các cán bộ, công chức có trình độ năng lực cao, tuy nhiên tỷ lệ được đào tạo bài bản đúng ngành nghề còn ít. Điều này gây không ít khó khăn cho quá trình giải quyết công việc. Vì vậy, Bộ cần sắp xếp kế hoạch hợp lý tạo điều kiện cho cán bộ công chức đi bồi dưỡng thêm kiến thức đặc biệt là kiến thức về quản lý hành chính nhà nước. Cần bố trí thời gian để tất cả cán bộ, công chức có những buổi sinh hoạt, nhận xét về quá trình thực hiện ISO 900 để có sự tham gia ý kiến tạo cho việc thực hiện đạt hiệu quả cao hơn. Chế độ phụ cấp ở Bộ còn quá thấp vì thế chưa động viện hết khả năng và lòng nhiệt tình làm việc. Đây là đòi hỏi Bộ cần có ý kiến để tham gia đóng góp vào dự thảo chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức. Đối với Ban chỉ đạo chương trình ISO Cần có quy định chặt chẽ về phương pháp làm việc của Ban chỉ đạo để theo dõi sát sao tình hình và có các quyết định kịp thời đảm bảo dự án ISO tại Bộ được triển khai theo đúng kế hoạch và hiệu quả. Đa số các cán bộ, công chức thuộc Ban chỉ đạo thực hiện ISO đều phải làm nhiều việc cùng lúc, vì thế khó có thể dành nhiều thời gian cho việc triển khai ISO. Để thực hiện tốt chương trình này cần có quy định chặt chẽ nhiệm vụ, quyền hạn của từng cán bộ, công chức và phải có quy định bắt buộc về thời gian dành cho việc thực hiện chương trình ISO. Cần chỉ định 01 thư ký ISO. Về công tác văn thư Bộ phận văn thư ở một số Vụ chức năng chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu. Vì vậy cần tổ chức nhiều buổi tập huấn đặc biệt là các buổi tập huấn về thể thức văn bản mới nhất đấp ứng các yêu cầu đề ra. Mức độ phù hợp của hệ thống văn bản hiện có chưa thực sự đảm bảo. Vì vậy cần có kế hoạch xây dựng hệ thống văn bản quản lý tài liệu phù hợp. Cần kiện toàn bộ phận văn thư chuyên trách, bổ sung đủ biên chế trình độ chuyên môn về văn thư cho công tác văn thư tại cơ quan. Quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ văn thư chuyên trách. KẾT LUẬN Quá trình được tham gia thực tập tại Bộ Công nghiệp là một vinh dự và may mắn lớn đối với em. Tại Bộ, ngoài những lý thuyết thu nhận được, em đã có thể áp dụng những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường vào thực tiễn. Kiến thức về chương trình ISO là một trong những thu nhận lớn của em về thực tiễn hoạt động của Bộ. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 tại Bộ nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ hành chính của hệ thống quản lý nhà nước. Bên cạnh đó còn góp phần khắc phục những thiếu sót và nhược điểm trong công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước từ trước đến nay, góp phần thực hiện cải cách nền hành chính quốc gia. Bên cạnh những lợi ích thu được , khi áp dụng ISO 9000 cũng có một số khó khăn như : lực cản về tổ chức khi thay đổi cách thức quản lý, khó duy trì sự nhiệt tình của cán bộ công chức đối với chương trình trong suốt thời gian áp dụng. Vì vậy đòi hỏi các cơ quan cần dành nhiều kinh phí, thời gian và công sức để xây dựng, đăng ký chứng nhận, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng; quýêt tâm và nỗ lực từ phía lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan. Quá trình này chỉ đảm bảo thành công khi Ban lãnh đạo cơ quan tin chắc vào lợi ích của việc áp dụng chương trình ISO 9000. Trên đây là khái quát những kiến thức thu nhận được trong quá trình thực tập. Tuy rằng chưa đầy đủ nhưng quá trình thực tập đã một phần nào mang lại sự hiểu biết và khả năng tự tin của bản thân trong khi thực tập. Hy vọng rằng với giải pháp đề ra sẽ là một nguồn tài liệu tham khảo để Bộ xem xét và có nhiều giải pháp hữu dụng nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng chương trình ISO9000. Trong quá trình làm báo cáo do kiến thức thực tế còn ít vì vậy báo cáo chỉ là bứơc nhìn ban đầu về quy trình này. Rất mong sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để bản báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn. Người thực hiện Phạm Thị Bốn MỤC LỤC