Đề tài Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Dược phẩm Hà Thành

lời mở đầu Xã hội đang chuyển mình trong nền kinh tế thị trường với những cách thức và cơ hội mới. Để tồn tại và phát triển trong cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Doanh nghiệp phải nắm bắt các thông tin kịp thời và chính xác đó là thông tin về thị trường từ đó tìm ra những sản phẩm tối ưu dựa trên năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Thực hiện chủ trương đổi mới của Đảng và Nhà nước, xoá bỏ nền kinh tế bao cấp xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa hơn mười năm qua các doanh nghiệp Việt Nam có những bước phát triển quan trọng trong việc ổn định và tăng trưởng khá mạnh của nền kinh tế nhà nước. Hoạt động trong cơ chế thị trường bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều có mục đích hàng đầu là lợi nhuận, để đạt được lợi nhuận tối đa thì các doanh nghiệp phải tạo ra tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn hơn chi phí sản xuất và chi phí giá thành sản phẩm. Do vậy việc quản lý các chi phí thực chất là quản lý các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu chỉ cần một biến động nhỏ là ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Từ đó buộc doanh nghiệp phải quan tâm chú trọng đến việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Nhận thức được tầm quan trọng của việc vận hành quản lý vật liệu trên cơ sở những kiến thức đã được học tập tại trường cùng với sự hướng dẫn của cô giáo. Qua thời gian tìm hiểu thực tập tại phòng kế toán của công ty Dược phẩm Hà Thành với sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, anh, chị phòng kế toán em đã đi sâu tìm hiểu công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Dược phẩm Hà Thành. Nội dung báo cáo thực tập ngoài phần mở đầu và phần kết luận còn bao gồm các phần sau: Phần I: Giới thiệu về công ty Dược phẩm Hà Thành Phần II: Thực trạng về công tác quản lý NVL của công ty Dược phẩm Hà Thành. Phần III: Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Dược phẩm Hà Thành. Mặc dù bản thân có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và sự hiểu biết có hạn nên bài viết không thể tránh khỏi thiếu sót và hạn chế, em rất mong sự thông cảm và nhận được ý kiến đóng góp, bổ xung cho bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Dương Thị Quy Phần I Giới thiệu chung về Công ty Dược phẩm Hà Thành I. Giới thiệu khái quát về Công ty Dược phẩm Hà Thành 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dược phẩm Hà Thành Công ty Dược phẩm Hà Thành là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Y tế kinh doanh hầu hết các mặt hàng thuốc chữa bệnh. Tên Công ty: Công ty TNHH Dược phẩm Hà Thành Tên giao dịch: FAMIC Trụ sở công ty: Thôn Tựu Liệt, xã Tam Điệp - Thanh Trì - Hà Nội Tiền thân của Công ty TNHH Dược phẩm Hà Thành là Hội Dược học Hà Nội, theo quyết định số 04-1011/BYT-QĐ ngày 19/10/1992 của Bộ Y tế có tên là Công ty TNHH Dược phẩm Hà Thành. Công ty TNHH Dược phẩm Hà Thành là đơn vị kinh doanh bán buôn bán lẻ theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập. Có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng thuốc nam, thuốc bắc, cao đơn hoàn tán giống dược liệu và nuôi trồng dược liệu, hàng năm đảm bảo hoàn thành kế hoạch và các chỉ tiêu đã đề ra, đồng thời đóng góp với nhà nước và tích luỹ một phần để lại quỹ xí nghiệp. Để nhanh chóng hoà nhập vào nền kinh tế hàng hoá vận động theo cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của nhà nước Bộ Y tế ra quyết định số (QĐ95/BYT) ngày 9 tháng 2 năm 1993 về việc bổ sung ngành nghề chủ yếu của công ty là kinh doanh thành phẩm tân dược, dụng cụ y tế, thông thường bao bì, hương liệu và mỹ liệu để hỗ trợ cho việc phát triển dược liệu. Từ năm 1993 đến nay công ty có tên giao dịch là FAMIC trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam. Mặc dù Công ty Dược phẩm Hà Thành là một công ty TNHH không phải là một công ty nhà nước, nhưng công ty không ngừng phấn đấu và phát triển trong những năm qua. Chúng ta muốn biết điều đó hãy theo dõi một số chỉ tiêu sau của Công ty. Bảng 1: Theo dõi sự tăng trưởng của Công ty theo một số chỉ tiêu cụ thể trong những năm gần đây Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Tổng doanh thu 3.992.049.187 4.089.714.344 4.403.482.411 Lợi nhuận thực hiện 55.489.122 30.764.561 54.995.745 Tổng vốn kinh doanh 2.517.290.000 3.477.290.000 4.427.290.000 Vốn cố định 4.298.721.844 5.077.022.725 5.136.285.779 Vốn lưu động 3.125.690 4.579.432 4.987.678 Thu nhập bình quân đầu người/tháng 600 650650 700 * Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong năm 2005. Công ty dược phẩm Hà Thành phấn đấu trong năm phải đa dạng hoá các loại sản phẩm thuốc chữa bệnh một mặt hàng không những tăng về khối lượng sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả chữa bệnh của các loại thuốc. Ngoài ra công ty đặt ra mục tiêu hàng đầu là luôn luôn quản lý chặt chẽ nguồn vật liệu nhập vào nhằm tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm thấp hơn so với mức giá thành bình quân trên thị trường. Không ngừng nghiên cứu chế tạo ra sản phẩm mới có nhiều chức năng cũng như tác dụng đưa ra thị trường được nhiều người tiêu dùng lựa chọn. Công ty phấn đấu trong năm 2005 sản phẩm tăng lên từ 20% đ 25%/năm đồng thời sẽ tăng lợi nhuận lên. 2. Qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm chủ yếu Nhiệm vụ của công ty là sản xuất ra các loại dược phẩm phục vụ cho con người nên quy trình công nghệ mang tính dây chuyền khép kín từ khi đưa nguyên vật liệu vào tới khi hoàn thành sản phẩm. Sơ đồ 1: sản xuất thuốc tân dược (thuốc viên) Hoá chất Pha chế thuốc Tá dược Sấy thuốc Tạo hạt Dập viên Kiểm nghiệm bán thành phẩm ép vỉ Đóng lọ Dán nhãn mác Lấy mẫu kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho thành phẩm + Pha chế thuốc: là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất, trong khâu này sử dụng một lượng tá dược và hoá chất nhất định đem trộn với nhau theo tỷ lệ quy định. + Sấy thuốc: Bộ phận này có nhiệm vụ làm cho thuốc được giữ khô không bị ẩm ướt. + Bộ phận tạo hạt và dập viên: quá trình này được diễn ra liên tiếp khi tạo hạt xong ta phải dập viên ngay để tạo thành phẩm. + Bộ phận ép vỉ và đóng lọ. - ép vỉ: Bộ phận này có nhiệm vụ cho thuốc vào vỉ rồi ép chặt không cho tiếp xúc với không khí nếu không ép cẩn thận nó sẽ bị hả và gây hỏng. - Đóng lọ: Có nhiệm vụ cho thuốc vào trong lọ để đóng có hai loại thuốc dùng để đóng lọ có thể là thuốc viên có thể là thuốc nước. + Bộ phận dán nhãn mác: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyên dán nhãn mác theo đúng tên của các loại thuốc trướckhi dán phải kiểm tra cẩn thận. + Bộ phận kiểm tra đóng gói: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm của các loại thuốc. Khi kiểm tra xong đóng gói theo yêu cầu của các đơn vị y tế hay của khách hàng. + Bộ phận nhập kho thành phẩm Sau khi nhận hàng do được đóng gói từ kho bộ phận này có nhiệm vụ vận chuyển số hàng đó đến nơi quy định giao cho khách hàng. 3. Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp Cơ cấu sản xuất: Là hình thức tổ chức quá trình sản xuất biểu hiện quy mô doanh nghiệp số lượng thành phần các phân xưởng và không gian của nó chiếm trong tổng thể. Doanh nghiệp hay nói cách khác cơ cấu sản xuất là tổng thể các phân xưởng hay bộ phận sản xuất hình thức tổ chức của từng bộ phận và mối quan hệ giữa chúng với nhau. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty dược phẩm Hà Thành Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Phòng Quản lý điều hành sản xuất Phòng Kế toán hành chính Phòng kinh doanh và phòng kho PX sản xuất thuốc đông dược PX sản xuất hoá dược Cửa hàng bán lẻ Đại lý bán dược - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban + Hội đồng quản trị: Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cảcác quyền nhân danh công ty. Hoạt động kinh doanh và các dịch vụ của công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát giám đốc và các bộ phận quản lý khác. + Giám đốc: là người chịu trách nhiệm điều hành chung toàn cong ty là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, là người chỉ huy trực tiếp phó giám đốc. + Phó giám đốc: là người chịu trách nhiệm điều hành công ty khi được giám đốc uỷ quyền, phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc và công ty trong phạm vi quyền hạn của mình và phần việc được uỷ quyền. Kiểm tra đôn đốc mọi thành viên đặc biệt là các phòng ban giám sát khuyến khích hoàn thành nhiệm vụ được giao. + Phòng kế toán hành chính: Làm nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thu thập và xử lý thông tin, cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về tình hình lao động sản xuất kinh doanh của công ty cho ban lãnh đạo công ty. + Phòng quản lý điều hành sản xuất: Có nhiệm vụ quản lý từng phân xưởng về mặt kỹ thuật như việc thực hiện quy chế nghiên cứu công nghệ sản xuất theo tiêu chuẩn kỹ thuật chịu sự giám sát trực tiếp của Phó giám đốc. + Phòng kinh doanh và phòng kho: Có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm, đồng thời có nhiệm vụ quản lý một hệ thống kho tàng của công ty ngoài ra công ty còn có các cửa hàng đại lý bán lẻ giới thiệu sản phẩm ở nhiều địa bàn khác nhau. 4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty dược phẩm Hà Thành a) Chức năng Chức năng và nhiệm vụ của Công ty dược phẩm Hà Thành được quy định trong giấy phép kinh doanh số 1021007/GP ngày 12/5/1993 của Bộ Y tế. Công ty TNHH dược phẩm Hà Thành trong nền kinh tế có nhiệm vụ sản xuất ra các loại dược phẩm làm thuốc chữa bệnh cho con người. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường công ty phải cạnh tranh với nhiều doanh nghiệp khác. Chính vì vậy mà công ty phát huy hết nội lực, khai thác các tiềm năng về công nghệ sản xuất. Không ngừng khuyến khích sự sáng tạo nâng cao chất lượng sản phẩm để phù hợp với nhu cầu đời sống con người với chức năng sản xuất là chủ yếu kết hợp với cơ chế thị trường để hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao hơn. b) Nhiệm vụ Với vai trò sản xuất của công ty phải tuyệt đối tuana thủ theo các chế độ quy chế quản lý của nhà nước. - Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh - Tạo công ăn việc làm cho người lao động - Cung cấp kịp thời đầy đủ số lượng cũng như chất lượng cho người tiêu dùng. - Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng đã ký để nâng cao uy tín chất lượng với khách hàng. Công ty dược phẩm Hà Thành vẫn còn nhiều hạn chế và kó khăn nhưng công ty vẫn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Phần II Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty dược phẩm hà thành I. Vai trò và vị trí của nguyên vật liệu 1.Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu giữ vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Tất cả các nguyên vật liệu đều không phải được Công ty sản xuất ra rồi chế biến mà Công ty còn phải nhập từ bên ngòài vào. Nguồn nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng, không những đối với công ty Dược Phẩm Hà Thành mà còn cả các doanh nghiệp khác nữa. Một Công ty muốn phát triển tốt và bền vững thì đòi hỏi phải có công tác quản lý thu mua, nguyên vật liệu hết sức chặt chẽ. 2. Vị trí của nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành lên sản phẩm quyết định trực tiếp chất lượng sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì nó chiếm tỷ trọng lớn hơn trong cơ cấu. Bản thân nó là TSLĐ và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lưu động. 3. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 3.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu Do Công ty dược phẩm Hà Thành chuyên sản xuất các loại thuốc đông dược. Nên đặc điểm của nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng, thối dữa trong khi thu mua nhất là thời tiết ẩm ướt mưa nhiều thì chúng rất dễ bị mốc chúng chỉ phù hợp với thời tiết nắng và khô. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Việc cung cấp nguyên vật liệu đúng số lượng, chủng loại sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất, kinh doanh của Công ty. Sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tung ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ưu thế cạnh tranh phát triển của Công ty. 3.2 Phân loại nguyên vật liệu Căn cứ vào vai trò của tác dụng của vật liệu trong sản xuất được chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính : (các loại cây dược thảo): Sau quá trình gia công chế biến, sẽ trở thành sản phẩm chủ yếu của các doanh nghiệp. nguyên vật liệu phụ : (phẩm màu, băng dính, bông, túi ni lông) là các vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu để làm thay đổi màu sắc, mùi vị hoặc dùng để bảo quản. Căn cứ vào nguồn hình thành. Vật liệu tự sản xuất tạo ra sản phẩm là cây thuốc mà đơn vị tự sản xuất ra tự phục vụ cho hoạt đỗng của mình. Vật liệu mua ngoài (các loại thuốc hoá học) là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất ra phải nhập từ bên ngoài vào. Căn cứ vào quyền sở hữu chia 2 loại : Vật liệu tự có, là nhứng vật liệu mà đã có sẵn trong Công ty và không phải nhập ở bên ngoài. Vật liệu giữ hộ : là vật liệu do Công ty khác do chưa có đầy đủ thiết bị bảo quản lên nhờ giữ hộ. Ngoài ra trong quá trình sản xuất tạo ra thuốc đông dược còn có nhiều loại vật liệu khác nữa. Để biết rõ hơn về các loại nguyên vật liệu thì xem qua bảng về một số nguyên vật liệu sau đây: Bảng danh mục vật tư của Công ty dược phẩm hà thành STT Tên nguyên vật liệu chính Tên nguyên vật liệu phụ 1 Cam thảo 2 Hà thủ ô 3 Thảo quyết minh 4 Hoa hoè 5 Nhãn hoè 6 Bột sắn 7 Tinh dầu tràm 8 Chè sâm 9 Hạt sen 10 Cây nhọ lồi 11 Vỏ cây lúc lác 12 Đường kính 13 Băng dính 14 Bông 15 Chai, lọ, đóng 16 Thùng, giấy 17 Túi ni lông 18 Nến 19 Vỏ kiện 20 Mạch nha, bột tan Trong những năm gần đây Công ty đã nhập ngoại dây truyền sản xuất mới và thanh lý những máy móc hư hỏng và cho khối lượng sản xuất thấp. Do máy móc sản xuất được cải tiến nên khối lượng và chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn tiết kiệm được thời gian cũng như lãng phí không cần thiết của nguyên vật liệu. 3.3 Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu trong Công ty Dược Phẩm Hà Thành a) Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu. Lượng nguyên vật liệu không thể tính chung mà phải tính riêng từng loại nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất tạo sản phẩm mới. Để tính toán lượng nguyên vật liệu cần dùng ta có thể áp dụng công thức như sau: Vcd = ồ [(Si x Dvi) + P . DVi - Pdi] Trong đó: Vd : Lượng NVL cần dùng Si : Số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch Dvi: Định mức tiêu dùng NVL cho 1 đơn vị sản phẩm (i) kỳ kế hoạch Pi : Số lượng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi : Lượng phế phẩm dùng lại của sản phẩm (i) Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục đạt hiệu quả kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất tránh ứ đọng vốn làm ảnh hưởng làm ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển và hiệu quả sử dụng vốn. Nguyên vật liệu dự trữ chia làm ba loại: Dự trữ thường xuyên Dự trữ bảo hiểm Dự trữ thời vụ Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua được xác định theo công thức sau: Vc = Vcd + Vd2 - Vd1 Trong đó : Vc : lượng NVL cần mua Vcd : lượng NVL cần dùng Vd1 : lượng NVL dự trữ đầu kỳ Vd2 : lượng NVL dự trữ cuối kỳ Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu tiếp nhận được đến kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng mất mát. Tổ chức tiếp nhận tốt, tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng vật liệu kịp thời phát hiện sự thiếu hụt vật liệu có thể xảy ra. b) Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Để đảm bảo số lượng, ngăn chặn mất mát hư hỏng mất mát nguyên vật liệu thì cần phải có một hệ thống kho bãi phù hợp với từng loại nguyên vật liệu. Vì vậy phân loại nguyên vật liệu và xăp xếp nguyên vật liệu theo từng kho từng loại khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ có điều kiện tác động ngoại cảnh hợp lý. c) Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Cấp phát NVL tức là chuyển nguyên vật liệu từ nơi bảo quản đến các bộ phận sản xuất giúp cho bộ phận sản xuất có thể sử dụng triệt để công suất thiết bị và thời gian lao động của người công nhân. Gồm hai hình thức cấp phát sau: Cấp phát theo yêu cầu bộ phận sản xuất. Các phân xưởng các bộ phận sản xuất gửi theo yêu cầu về số lượng lên phòng kế hoạch kinh doanh, bộ phận vật tư sẽ đối chiếu theo yêu cầu đó với định mức nguyên vật liệu sử dụng. Sau khi xem xét bộ phận vật tư tiến hành lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất. Cấp phát theo hạn mức : (theo tiến độ kế hoạch) căn cứ vào hệ thống mức tiêu dùng, chủng loại nguyên vật liệu đã xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho bộ phận sản xuất. II. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty Dược Phẩm Hà Thành. 2.1 Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại Công ty Dược Phẩm Hà Thành Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, sản phẩm thuốc đông dược của Công ty dược phẩm Hà Thành chủ yếu được mua ngoài. Chính vì vậy công tác thu mua nguyên vật liệu không chỉ phụ thuộc vào phòng vật tư mà còn có sự tư vấn vật tư quyết định mua cuối cùng thuộc về Giám đốc. Nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty được xác địng bằng công thức: Vi = ồ (Si x Di) Trong đó: Vi : nhu cầu vật tư (i) kỳ kế hoạch Si : Sản lượng sản phẩm loại (i) sản xuất kỳ kế hoạch Di : Định mức vật tư loại i cho 1 đơn vị sản phẩm Bảng định mức nguyên vật liệu phụ Tên nguyên vật liệu phụ Định mức (cái) Nhu cầu vật liệu cần mua Lọ bé ho 0,002347 578.5462 Nắp nhôm 0,558585 1.665.329 Nhãn C nhỏ 0,126102 2.370.541 Bao tải 0,235421 1.257435 Thùng đóng keo 0,012615 3.125.456 Hộp vỉ 5ml 0,432615 1.432.650 Túi viên ngậm 0,335782 2.653.423 Thùng carton 0,125436 1.356.432 Để biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty Dược Phẩm Hà Thành có hiệu quả hay không chúng ta hãy theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của một số nguyên vật liệu sau: Bảng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu trong năm 2004 STT Loại NVL ĐVT Nhập trước kỳ Xuất trước kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT 1 Đường kính kg 3000 18285714 6734 36846808 562000 3155703 2 Promethazin g 130600 5858088 2075 893752 11531,00 4964516 3 Natbenzoat kg 468.00 6990975 65 1000682 603,00 10039293 4 Nắp nhôm cái 24320 632150 57340 8601.000 88502,00 13275250 5 Nước cất lít 1350 81000 1670 1002.000 - - 6 Hộp, nhãn bé ho cái 64000 12500000 57100 11071739 6900,00 1428,261 7 Lọ bé ho cái 250 738500 490 1.807.370 1310.000 4693.781 8 Băng dính cuộn 240 1800000 336 2.325.864 116,00 996,111 9 Tinh dầu tràm lít 28,50 2309000 23 1863.392 5,50 17.067.280 10 Bột vitamin C kg 650 1098600 975 92.792.945 197.33 10.150.650 11 Bột sắn cái 1500 6550.000 1042 4.220.702 2429,00 792.000 12 Chai lọ B-C g 44040 29104953 80257 8.899.906 800,00 6.664.707 13 Phenol lít 4,9 147000 24,6 718.024 228,20 9.15.997 14 Menthol cái 25 4375000 38,8 6669.003 54,20 1.485.387 15 Hộp Gynosap cái 14000 4200.000 18.000 5456.913 4931,00 3.508.601 Nhận xét : Qua bảng tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của Công ty cho ta thấy hầu hết số lượng nguyên vật liệu thực tế mỗi loại nhập trong kỳ đều nhỏ hơn số lượng nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ bao gồm các loại vật liệu như : Đường kính, nắp nhôm, Nước cất, lọ bé ho, băng dính, Bột vitaminC, chai lọ B,C, phenol, menthol, hộp gynosap, thùng carton, thảo quyết minh, mạch nha. Còn lại là các nguyên vật liệu có số lượng thực tế nhập trong kỳ lớn hơn số lượng nguyên vật liệu thực tế xuất trong kỳ gồm các loại như Promethazin, natbenzoat, hộp nhãn bé ho, tinh dầu tràm, hộp vỉ 5ml, túi chè TN. Ta thấy số lượng tăng cụ thể của một số loại như sau: Đường nhập số lượng 3000kg nhưng xuất là (6734) kg tăng lên 3784 (kg) Nắp nhôm số lượng nhập 24320 (cái) số lượng xuất là 57340 (cái) tăng 33020 (caí) Nước cất số lượng nhập 1350 (lít) số lượng xuất là 1670 (lít) tăng 320 (lít) Hầu như số lượng của mỗi loại nguyên vật liệu đều tăng lên đáng kể trong khi xuất chiếm từ 15-20% so với số lượng thực tế nhập trước kỳ Còn một số loại vật liệu mà có số lượng nhập trước kỳ lại lớn hơn số lượng xuất trước kỳ được thể hiện cụ thể ở một số loại như sau: Promethazin số lượng nhập là 136060(g) số lượng xuất thực tế là 2075 (g) giảm đi một lượng là 1358525 (g) Natbenzoat số lượng nhập là 46800(kg) số lượng xuất là 65(kg) giảm một lượng là 16735 (kg) Tinh dầu tràm số lượng nhập là 2850 (lít) số lượng xuất là 23 (lit) giảm một lượng là 5,5 (lít) Số lượng tồn cuối kỳ của tưng nguyên vật liệu cũng tăng giảm theo mức độ thực tế nhập- xuất vật liệu trong kỳ. Thông qua bảng tình hình Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu ở trên ta thấy tỷ lệ khối lượng cũng như số lượng nguyên vật liệu nhập vào là rất lớn chứng tỏ tốc độ sản xuất và chế tạo ra sản phẩm rất có hiệu quả. Khi lượng nguyên vật liệu nhập về đã được chế biến và sản xuất tạo ra sản phẩm và được xuất ra, khối lượng sản phẩm xuất ra trong kỳ cũng tăng đáng kể chiếm từ 15-20% chứng tỏ quá trình sản xuất của Công ty ngày càng phát triển về số lượng và chất lượng. 2.2 Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong những năm gần đây Công ty Dược Phẩm Hà Thành trong những năm gần đây có tốc độ phát triển rất mạnh mẽ cả về vị trí và quy mô, Do Công ty thực hiện tốt quản lý nguyên vật liệu dùng trong khâu sản xuất và khâu dự trữ. Để nhận thức đánh giá được chính xác hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty ta thông qua bảng số liệu sau : Bảng giá trị của một số loại nguyên vật liệu chủ yếu trong hai năm (2003-2004) Đơn vị :Đồng STT Tên NVL 2003 2004 1 Siro bé ho 7330550 7336921 2 Sản xuất VitaminC lọ 1000v 18284559 18356248 3 Sản xuất VitaminB1 lọ 100v 3618808 4654984 4 Gy no Sap 32388158 15476666 5 Chè thanh nhiệt 328737000 485699480 6 Chè sâm 1047285 2134578 7 Kẹo Steep famic 75924510 80327642 8 Philatop 10ml 69775918 72348521 9 Sản xuất VitaminB1 lọ 1000v 71176591 83265378 Tổng Cộng 608643379 753079794 Nhận xét : Thông qua bảng giá trị của các nguyên vật liệu chủ yếu trong 2 năm 2003, 2004 ta thấy. Giá trị của các loại nguyên vật liệu năm 2004 đều tăng so với năm 2003 Cụ thể như sau : Ta thấy số chênh lệch năm sau trừ đi năm trước Siro bé ho tăng một lượng cụ thể là: 6371 nghìn đồng. Sản xuất VitamiC lọ 1000v có giá trị tăng lên là: 71689 nghìn đồng Vitamin B1 lọ 100v có giá trị tăng là: 1036176 nghìn đồng. Chè thanh nhiệt có giá trị tăng lên là: 156962480 nghìn đồng Chè sâm có giá trị tăng lên là: 727293 nghìn đồng Kẹo Steepfamic có giá trị tăng lên là: 4403132 nghìn đồng Philatop 10ml tăng lên là: 2572603 nghìn đồng Sản xuất VitaminB1 lọ 1000v có giá trị tăng lên là:13489160 nghìn đồng Duy nhất có GynoSap là có giá trị giảm nhưng không đáng kể một lượng là:16911192 nghìn đồng. 2.3 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty Nhu cầu vật liêu cho sản xuất sản phẩm. Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất về định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu về mặt số lượng được xác định công thức: + Mức biến động tuyệt đối: DM = M1 - MK + Mức biến động tương đối Tỷ lệ% sử dụng NVL so với KH = x 100% Trong đó: M : là mức biến động M1 : là mức biến động kỳ thực hiện MK : là mức biến động kỳ kế hoạch Thí dụ 1: Cho bảng số liệu như sau : Đvt : kg STT Tên NVL Số lượng KH TH 1 Đường kính 3000 6734 2 Natbenzoat 200 165 3 Kali bromua 250 390 4 Bột VitaminC 720 957 5 Cam thảo 3975 5750 6 Thảo quyết minh 14500 26732 7 Hương liệu 65 96 Tổng Cộng : 22710 40824 - Theo như thí dụ trên ta có: + Mức biến động tuyệt đối của đường kính là: DM 6734 - 3000 = 3734 + Mức biến động tương đối là: x 100% = 22,4 (%) - Để đánh giá tình hình sử dụng;nguyên vật liệu là tiết kiệm hay lãng phí ta dùng phương pháp so sánh liên hệ với kết quả sản xuất. Yêu cầu: xác định mức biến động NVL so với kế hoạch được tính theo công thức sau: = DM = M1 - MK x Trong đó: GD1 : là tổng giảtị sản xuất kỳ thực hiện GDK : là tổng giá trị sản xuất kỳ kế hoạch Từ thí dụ 1: + Giả sử: GO1 = 64740 ; GOK = 58134 Ta có: mức biến động NVL sử dụng so kế hoạch liên hệ với kết quả sản xuất là: DM = M1 - MK x = 40824 - 22710 x = 15533 + Tỷ lệ % sử dụng = x 100% = x 100% = 161,4% *Nhận xét: Công ty đã sử dụng nguyên vật liệu lãng phí kỳ thực tế so với kỳ kế hoạch từ đó sẽ làm giảm một lượng thu nhập đáng kể. Mức biến động kỳ thực tế so kế hoạch tăng 15533 (kg) hay tăng 61%. 2.4. Kế hoạch sử dụng NVL trong năm 2005. - Công ty Dược phẩm Hà Thành đã đề ra kế hoạch sản xuất trong năm 2005 là phải đổi mới và đa dạng hoá các loại thuốc tân dược với nhiều chức năng và công dụng hơn so với các loại thuốc trước. Đồng thời Công ty không ngừng đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm từ đó hạ giá thành bán trên thị trường. Nghiên cứu chế tạo ra các loại thuốc mới đưa ra thị trường đúng lúc, đúng chỗ, luôn giữ chữ tín trong sản xuất kinh doanh. Công ty phấn đấu trong năm 2005 lượng thuốc đông dược sẽ tăng lên từ 20 - 25% so với kế hoạch đã đề ra. Bảng số liệu kế hoạch đề ra trong năm 2005 (ĐVT: kg) STT Tên NVL Số lượng 1 Si ro bé ho 56.362.413.000 2 Vita min Clo 100v 45.413.955.000 3 Gy no sáp 65.822.983.000 4 Kẹo Streepa mic 75.924.510.000 5 Vi ta min B1 lọ 1000v 552540.813.000 6 Chè thanh nhiệt 2.585.432.000 8 Phi la tốp 75.618.863.000 2.4. Tổ chức quản lý kho - Hệ thống kho của Công ty bao gồm: + Kho nguyên vật liệu + Kho hoá chất + KHo bao bì + Kho thành phẩm - Công tác tổ chức quản lý kho: nguyên vật liệu chủ yếu để sản xuất sản phẩm của Công ty rất đa dạng và phong phú chủ yếu là các loại như: cam thảo, thảo quyết minh, chè sâm.v.vchúng rất rễ ẩm ướt vào màu mưa bão gây rất nhiều khó khăn cho công tác bảo quản, từ lí do đó mà Công ty dược phẩm Hà Thành đã trang bị cho mình hệ thống quản lý nguyên vật liệu tương đối cẩn thận với đội ngũ quản lý kho nguyên vật liệu rất linh hoạt và luôn chấp hành tốt nội quy của Công ty đề ra. 2.5. Công tác thanh quyết toán ở Công ty Dược phẩm Hà Thành Phòng vật tư của Công ty đảm nhiệm chức năng thanh quyết toán và đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình phong cung tiêu đã xác định được lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho các phân xưởng và lượng nguyên vật liệu còn phải cung cấp cho các phân xưởng hoàn thành nhiệm vụ sản xuất mà kế hoạch đã đặt ra. Để theo dõi quản lý chính xác tình hình sử dụng NVL tại phân xưởng và định mức tiêu dùng NVL thì phòng vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm đối chiếu với lượng vật tư xuất từ đó xem xét việc sử dụng vật tư diễn ra có hợp lý hay không. Mã số 01 - VT Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 12 năm 2004 Định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Hoài Nam Theo hợp đồng số 13 ngày 17 -4 - 2004 Nhập tại kho nguyên liệu: Thanh tùng (ĐVT: đ/kg) STT Tên nhãn hiệu quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cam thảo x kg 5750 5750 25000 143.750.000 2 Bột sắn x kg 1236 1236 45000 55620.000 3 Đương kính x kg 3000 3000 6000 18.000.000 4 Bột tan x kg 122 122 12000 1464000 5 Phèn chua x kg 6210 6210 15.000 93150.000 6 Thảo quyếtminh x kg 14500 14500 30.000 435.000.000 Phụ trách cung tiêu Người nhập kho Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra, căn cứ vào tình hình cụ thể để tính tiền cước phí vận chuyển bốc xếp để tính vào giá thực tế của NVL nhập kho -Khi xuất NVL cho các phân xưởng sản xuất, phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của phân xưởng và căn cứ vào định mức tiêu hao của những lần sản xuất trước. Mã số 02 -VT Phiếu xuất kho Ngày 18 tháng 12 năm 2004 Định khoản: Nợ TK 621 (gia công, chế biến) Có TK 152 Họ tên người giao hàng: Chu Xuân Chính Bộ phận công tác: phân xưởng sản xuất thuốc đông dược Lý do xuất kho; để sản xuất -Xuất tại kho NVL : Hoàng Long. Mã số : 4658 STT Tên nhãn hiệu quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Nat ben zoat x kg 200 200 40.000 8000.000 2 Bột vitamin C x kg 975 975 45.000 43.875.000 3 Phèn chua x kg 3200 3200 15000 48.000.000 4 Kali bomua x kg 350 350 35.000 12250.000 5 Nước cất x lít 1350 1350 20.000 27.000.000 6 bột tan x kg 122 122 12000 1464.000 7 Băng dính x Cuộn 240 240 2000 480.000 Phụ trách cung tiêu Người nhập kho Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) -Căn cứ vào chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho căn cứ vào thẻ kho cho từng mã hàng từng chủng loại. Kế toán lập sổ chi tiết căn cứ vào tài liệu định mức để lập báo cáo quyết toán nguyên vật liệu cho từng loại. Mã số 02A - XK5ll Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 10năm 2004 (Liên 2: giao cho khách hàng) Họ tên người mua: Chu Xuân Tùng Địa chỉ: 728 Lạc Long Quân Xuất tại kho: Nguyên liệu Anh Tuấn Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt Địa chỉ giao hàng tại: kho Công ty dược Phú Thái Số hiệu TK: STT Tên nhãn hiệu quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dược liệu chính các loại x kg 4980 45.000 224100.000 2 Dược liệu phụ các loại x kg 2850 25000 71250.000 3 Lọ bé ho x cái 490 2000 980.000 4 Thùng bé ho x cái 38460 4500 173070000 5 Thùng caton x cái 550 8000 4400000 6 Bao tải x cái 200 2000 400.000 Cộng 94400.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) (Chín mươi tư triệu bốn trăm ngàn đồng) Trong đó thuế: 10% Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phần III Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty 3.1. Đánh giá thực trạng của quản lý và sử dụng nguyên vật liệu gồm có những ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm: Công tác thu mua đến dự trữ và sử dụng đều tốt đảm bảo đúng và kịp thời cho sản xuất và sử dụng tránh tình trạng ứ đọng vốn của Công ty . Trong công tác kế toán nguyên vật liệu đã chấp hành đúng các chế độ quy định kế toán Nhà nước Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty. Các phòng ban phân xưởng đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo quá trình hạch toán nguyên vật liệu được chính xác kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin. * Nhược điểm: Nguyên vật liệu ởct Dược phẩm Hà Thành có rất là nhiều chủng loại khác nhau nên rất khó có thể nhớ hết từng loại được. Tại Công ty tuy có lưu trữ bảo quản nhưng vẫn chưa đảm bảo chặt chẽ nó gây khó khăn cho công tác quản lý. 3.2. Phương hướng. - Yêu cầu quản lý nói chung đặt ra cho các doanh nghiệp là phải ngày càng hoàn thiện hơn công tác quản lý trong đơn vị của mình. Hoàn thiện có nghĩa là phải thay đổi bổ xung để công việc tiến hành hiệu quả hơn. Việc hoàn thiện đó cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Các doanh nghiệp căn cứ vào thực tế sản xuất của mình mà rút ra công tác quản lý cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước đã ban hành. -Do đó việc hoàn thiện công tác quản lý vật liệu ở Công ty phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện các biện pháp đề ra ngoài việc chấp hành đúng các chế độ Nhà nước quy định mà còn phải đáp ứng yêu cầu đạt được hiệu quả cao và yêu cầu xây dựng chuẩn mực công tác quản lý vật liệu trong tương lai đòi hỏi phải tăng cường hoàn thiện công tác quản lý trong doanh nghiệp. Điều này cũng đặt ra nhiệm vụ hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty TNHH Dược phẩm Hà Thành. 3.3. Giải pháp và kiến nghị 3.3.1. Giải pháp. Như đã nêu ở trên nguyên vật liệu ở Công ty Dược phẩm Hà Thành có rất nhiều loại, mỗi loại có những quy cách phẩm chất khác nhau. Để đảm bảo cho công tác quản lý được diễn ra dễ dàng chặt chẽ Công ty cần có các giải pháp sau: + Tất cả các nguyên vật liệu được phân ra thành từng nhóm , từng loại ở một số nguyên vật liẹu để quản lý nguyên vật liệu được thống nhất hơn. - Đưa máy vi tính vào sử dụng để có thể cài đặt những danh mục vật liệu trong máy để thuận tiện cho việc tìm tòi và sử lý nhanh chóng. Trong số danh mục này mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu nên được quy định theo một mã riêng sắp xếp theo đúng thứ tự. 3.3.2. Kiến nghị. + Để quản lý vật liệu trong quá trình sử dụng thì doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống định mức và hạn mức vật tư dùng cho sản xuất. + Trong quá trình sản xuất doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả cao hơn nữa thì phải tiếp tục không ngừng nâng cao cải thiện thiết bị máy móc và áp dụng những khoa học tiến bộ vào trong quá trình sản xuất và chế biến. Kết luận Công ty dược phẩm Hà Thành đã nhận thức được rõ vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh cho lên đã đưa việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu di vào nề nếp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng nguyên vật liệu nhằm tạo ra sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của con người. Muốn tối thiểu hoá chi phí và tối đa hoá lợi nhuận thì công tác quản lý nguyên vật liệu chiếm một vai trò hết sức quan trọng. Nhưng sử dụng như thế nào cho hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu lại là một vấn đề mà các Công ty các doanh nghiệp luôn luôn quan tâm. Công ty Dược phẩm Hà Thành trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty nói chung song vẫn còn tồn tại nhất định. Bài viết trên đây đã phần nào phản ánh được thực trạng sử dụng nguyên vật liệu đồng thời nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng NVL tại Công ty Dược phẩm Hà Thành trong thời gian thực tập tại Công ty kết hợp với những kiến thức đã học tại kho kế toán trưởng CĐKTKTCNI Hà Nội. Em đã hoàn thành bản báo cáo không tránh khỏi những sai sót và hạn chế em rất mong được sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn thực tập cùng các cô chú, anh, chị phòng kế toán Công ty Dược phẩm hà Thành đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này.