Đề tài Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Gốm Xây dựng hữu Hưng

các thứ hạng phẩm cấp như: loại A1, A2, B1... xếp thành các kiêu gạch, mỗi kiêu cách nhau theo cự ly bình quân là 70mm. Cuối cùng thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy hoạch công nghệ sản xuất gạch của công ty gốm xây dựng Hữu Hưng. Nước SX Kho chứa đất xét Kho than Nghiền búa Máy cấp liệu thùng Băng tải cao su 1 Máy nén khí Bơm C. không Bãi thành phẩm Lò sấy nung - tuy nen Nhà phơi cáng kính Băng tải cao su 4 Máy cắt tự động Tổ máy MVA - 400 Máy cán thô Băng tải cao su 2 Máy nhào lọc Băng tải cao su 3 Máy cán mịn Nhìn chung quy trình công nghệ sản xuất gạch xây dựng là một quá trình sản xuất mà nó được hình thành như một bộ máy liên quan đến nhiều khâu nhiều bộ phận, trong đó mỗi khâu mỗi bộ phận có chức năng riêng và có liên quan chặt chẽ với nhau. 3. Công tác cung ứng nguyên vật liệu Hầu hết các loại nguyên vật liệu đều phụ thuộc vào thị trường, nên việc nắm bắt sự biến đổi nhanh chóng của thị trường, đặc điểm tiêu dùng của công ty để tính toán số lượng cần thiết, sao cho quá trình sản xuất được liên tục mà không bị ứ đọng nguyên vật liệu nghĩa là luôn luôn có một lượng dự trữ nhất định đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục và phòng khi có sự cố xẩy ra từ phía nguồn cung. Song cũng không để sứ đọng làm tăng chi phí. Hiện nay, công ty đã nghiên cứu sử dụng nguyên vật liệu thay thế đặc biệt là các loại nguyên vật liệu phải nhập ngoại đắt tiền. Việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế nhằm giảm bớt chi phí mà chất lượng vẫn đảm bảo. Sự năng động, sáng tạo của đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đảm bảo vật tư đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất, đây là một trong các yếu tố làm cho sản phẩm của công ty luôn có mặt trên thị trường với đủ chủng loại chất lượng cao, giá hợp lý. Kinh tế thị trường đã tạo cho người cung ứng có thể tính toán để chọn mua loại hàng gì, ở đâu, vào lúc nào cho thuận tiện và phù hợp. Tóm lại, công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng luôn luôn được khách hàng cung cấp kịp thời, không khi nào sai hẹn (kể cả nhập sớm hay muộn). Chính vì thế công ty chưa khi nào bị thiếu nguyên vật liệu, chưa phải dùng nguyên vật liệu tồn kho, không có tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Do đó công ty luôn hoàn thành kế hoạch khối lượng sản phẩm phát huy năng lực sản xuất. 4. Đặc điểm về lao động. Lao động là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, số lượng, chất lượng lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay nói cách khác nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Để phù hợp tình hình sản xuất với dây chuyền máy móc thiết bị ngày càng hiện đại phù hợp với sự tiến bộ khoa học kỹ thuật thì lực lượng lao động của công ty không ngừng được củng cố cả về số lượng và chất lượng. Việc phát triển và mở rộng sản xuất, số lượng lao động của công ty liên tục tăng lên từ một công ty chỉ có 100 lao động đến nay số lao động của công ty là 730 người, trong đó có 30 người có trình độ đại học, 12 người có trình độ trung cấp bậc thợ trung bình là 4/7. Nhằm nâng cao tay nghề, kiến thức chuyên môn cho công nhân. Công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo tại doanh nghiệp, đồng thời gửi cán bộ đi học bên ngoài về quản lý kinh tế, an toàn lao động, nâng cấp nâng bậc cho công nhân... Số lượng lao động của công ty được bố trí như sau: Bảng: Lao động toàn công ty tính đến cuối năm 2000 Loại lao động Hành chính Công nhân sản xuất gạch Công nhân sản xuất ngói Lao động không xác định thời vụ 45 270 95 Lao động hợp đồng 1-3 năm 18 169 100 Lao động thời vụ 2 20 11 Tổng cộng 65 459 205 Bảng: Cơ cấu lao động theo các phòng ban STT Phòng ban Tổng số lao động Lao động nữ 1 Văn phòng 12 6 2 Tài vụ 5 3 3 3 Nhà ăn 9 9 4 Kỹ thuật 4 0 5 KCS 3 2 5 Kinh doanh 24 10 7 Bảo vệ 9 0 Tổng 65 26 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến chức năng nghĩa là các phòng ban tham mưu trực tuyến cho Giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình, giúp Giám đốc đề ra các quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tế và có lợi cho công ty. * Ban Giám đốc gồm 4 người. - Giám đốc: Là người đứng đầu của công ty, chịu trách nhiệm quản lý giám sát tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh đại diện cho công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, là chủ tài khoản. - Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc về kỹ thuật của công nghệ sản xuất sản phẩm, phụ trách xưởng Ngãi Câu. - Hai Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách nhà máy Hữu Hưng và Từ Liêm về quá trình sản xuất kinh doanh. * Các phòng ban chức năng. - Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thanh quyết toán với Nhà nước, Tổng Công ty và các bên liên quan. - Phòng kỹ thuật đầu tư phát triển có chức năng nghiên cứu kỹ thuật cơ điện, công nghệ, nghiên cứu để chế tạo sản phẩm mới theo dõi việc thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. - Phòng KCS, có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm và kiểm định các nguyên vật liệu đầu vào có đủ tiêu chuẩn hay không. - Phòng kinh doanh: Có chức năng ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các hoạt động Marketing, tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Phòng tổ chức - hành chính: Giúp Giám đốc thực hiện đúng chính sách của Nhà nước đối với người lao động, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chuyên môn của từng phòng, các phòng kỹ thuật và nghiệp vụ phải thực hiện đúng các chế độ chính sách của nhà nước, phương hướng chủ trương của Giám đốc công ty, thường xuyên sâu sát sản xuất, đề xuất với lãnh đạo các biện pháp tháo gỡ những khó khăn nảy sinh trong sản xuất kinh doanh, các phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty gốm xây dựng Hữu Hưng (trang bên) B. Phân tích thực trạng công tác bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng I. Một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Mặc dù hoạt động trong điều kiện có nhiều khó khăn thị trường diễn biến phức tạp hơn nữa lại chịu ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính tiền tệ và do cơn lốc ngày 16/05/1998 kèm theo mưa đá làm thiệt hại tài sản và sản phẩm của công ty 2,338 tỷ đồng nhưng Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng vững đứng vững trên thị trường với kết quả sản xuất kinh doanh đáng khích lệ. Điều đó được thể hiện rõ qua số liệu trong bảng sau: Số TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện Kế hoạch năm 2001 So sánh 2000/1999 1999 2000 1 Giá trị sản xuất CN triệu đồng 19.353.478 23.537.000 26.653.000 121,6% 2 Doanh thu triệu đồng 22.234.138 26.050.000 29.478.560 117,1% 3 Nộp ngân sách triệu đồng 1.503 1.915 2.245 127,4% 4 Sản lượng sản phẩm sản xuất 72.918.682 76.025.035 79.565.000 104,2% Trong đó - Gạch xây QTC 1000v 55.260 59.000 80.000 106,8% - Gạch NR, chống nóng 1000v 12.560 13.100 17.000 104,2% - Gạch chẻ các loại 1000m2 838 0.898 1.587 102,3% - Gạch lá dừa kép 1000v 33 34,5 36 104,5% - Ngói 22 v/m2 1000v 417 425 576 101,9% - Ngói bò 36 1000v 35 35,5 38 101,4% 5 Lao động Người 670 730 750 109% 6 Thu nhập bình quân đồng/người/tháng đồng 705 770,5 800.000 109,2% Qua bảng trên ta thấy công ty hiện đang làm ăn rất có hiệu quả. Về giá trị sản xuất năm 1999 là 19.353.478 và năm 2000 là 23.537.000. Như vậy ta thấy giá trị sản xuất công nghiệp năm 2000 so với năm 1999 tăng 21,6% tức là tăng 4.183.522 triệu đồng. Do khối lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ năm sau cao hơn năm trước nên doanh thu cũng được tăng. Doanh thu năm 2000 so với năm 1999 tăng 117,1% tương ứng với 3.815.862 triệu đồng. Về sản lượng sản phẩm sản xuất cũng tăng lên một cách đáng kể. Năm 2000 so với 1999 tăng 104,2%. Do nhu cầu của thị trường về sản phẩm của công ty nên lao động tăng lên 1 cách rõ rệt. Năm 2000 tăng 109% so với năm 1999 tức là tăng 60 người. Vì lợi nhuận tạo ra ngày càng tăng cho nên thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng tăng lên đáng kể. Thu nhập bình quân 1 lao động/tháng năm 2000 tăng 109,2% so với năm 1999 tức là tăng 65.500 đồng. Nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước được công ty thực hiện một cách đầy đủ. Năm 1999 nộp 1.503 triệu đồng. Năm 2000 nộp 1915 triệu đồng. Năm 2000 so với năm 1999 tăng 127,4% tức tăng 412 triệu đồng. Tóm lại: Mặc dù ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ ở các nước châu á và khu vực nhưng Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao mà nhiều công ty khác trong nước chưa đạt. Điểm đó đã thể hiện sự cố gắng rất lớn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Chắc chắn trong những năm tới công ty sẽ đạt được tốc độ phát triển cao hơn nữa vì công ty luôn tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của từng vùng thị trường từ nông thôn đến thành thị, từ trong nước ra nước ngoài, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ trên thương trường, phát triển thêm các mặt hàng có chất lượng cao. Công ty luôn đi sâu nghiên cứu thị trường, ổn định và nâng cao hiệu quả thị trường cũ, mở rộng thị trường mới nhất là thị trường phía nam và xuất khẩu. Ngoài việc sản xuất sản phẩm gạch là chính công ty còn sản xuất nhiều loại sản phẩm như: xứ vệ sinh, gạch men, gạch lát nền... để không ngừng nâng cao đời sống vật chất của người lao động và thúc đẩy ngày càng lớn mạnh của công ty. II .Phân tích tình hình bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại công ty trong thời gian gần đây. 1 - Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng là một công tác rất quan trọng. Vì muốn nâng cao chất lượng quản lý, muốn sử dụng hợp lý nguyên vật liệu không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của công ty được sử dụng như một công cụ quan trọng. Nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ kế hoạch, là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng được hợp lý, kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng, liên tục, là cơ sở để tính toán giá thành một cách chính xác, là cơ sở để xác định nhu cầu về vốn lưu động, huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Cuối cùng định mức được sử dụng như một công cụ kích thích ý thức của người lao động, phấn đấu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Góp phần hạ định mức hạ giá thành. Hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tuy đã được công ty quan tâm và ngày càng hoàn thiện trong điều kiện một công ty sử dụng nhiều loại vật tư, công nghệ còn chưa thật hoàn thiện thì việc điều chỉnh định mức tiêu hao nguyên vật liệu là cần thiết và cần được tiến hành thường xuyên. Như vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng một cách kịp thời sâu sát thực tế là điều rất cần thiết, là biện pháp nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu tránh lãng phí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh và là căn cứ đáng tin cậy để cấp phát nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản xuất. Định mức tiêu hao vật tư năm 2000-2001 Sản phẩm Tiêu hao vật tư 2000-2001 Đất sét m3/1000v Than cám kg/1000v Điện Kwh/1000v KH 2000 TH 2000 KH 2001 KH2000 TH 2000 KH 2001 KH 2000 TH 2000 KH 2001 1. Gạch R60 1,25 1,34 1,25 140 120 120 140 39 39 2. Gạch đặc 60 1,93 2,07 1,93 201 170 170 58 57 57 3. Gạch R 6 lỗ 2,7 2,9 2,7 252 214 214 77 76 76 4. Gạch NR 50 1,94 2,08 1,94 193 164 164 61 60 60 5. Gạch R 3 lỗ 2,7 2,9 2,7 280 238 238 95 93 93 6. Gạch chẻ 200 1,298 1,38 1,29 142 120 120 47 47 47 7. Gạch chẻ 250 2,16 2,3 2,16 258 219 219 98 98 98 8. Gạch chẻ 300 3,12 3,35 3,12 393 334 334 149 146 146 9. Gạch chẻ 400 5,37 5,7 5,37 983 835 835 447 440 440 10. Ngói 22 v/m2 1,7 1,8 1,7 211 180 180 68 66 66 11. Ngói bò 36 1,62 1,62 285 242 242 100 98 98 12. Gạch lá dừa 1,25 1,3 1,25 160 136 136 49 40 40 2. Tổ chức tìm nguồn hàng - thu mua nguyên vật liệu. Với một chủng loại đa dạng và khối lượng lớn nguyên vật liệu sử dụng hàng năm nên vấn đề đảm bảo nguyên vật liệu, tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng đối với công ty. Hiện nay phần lớn nguyên vật liệu cho sản xuất được công ty mua trong nước như: vôi cục, đất sản xuất gạch, than, củi đốt, cát vàng, cát đen... Một số nguyên vật liệu phải nhập ngoại đó là nguyên vật liệu như: mỡ chịu nhiệt, dây Amiăng thừng, que hàn, các loại màu... mặt hàng này chủ yếu được nhập từ Nhật Bản, Đài Loan, Anh, Italia, Tây Ban Nha... Trong cơ chế hiện nay khi mà sự bao cấp nguyên vật liệu không còn nữa công ty luôn phát huy tính tự chủ trong kinh doanh. ở đâu giá rẻ thì công ty mua và mua bán theo thoả thuận tránh tình trạng tranh mua, tranh bán gây biến động giá cả. Để tránh bị ép giá, cán bộ cung ứng của công ty luôn bám sát thị trường. Chính sách thưởng của công ty đối với những cá nhân tổ chức nào tìm được nguồn cung tốt, ổn định, giá rẻ đã khuyến khích họ năng động hơn trong việc tìm nguồn cung ứng. Bên cạnh các bạn hàng truyền thống nhằm tạo nguồn nguyên vật liệu thường xuyên ổn định, công ty còn tìm mua nguyên vật liệu của các bạn hàng khác. Nhìn chung việc tổ chức mua nguyên vật liệu của Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng trong cơ chế thị trường hiện nay là thuận lợi. Công ty thường xuyên duy trì được nguyên vật liệu đầy đủ đảm bảo cho sản xuất kịp thời ít khi phải ngừng sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Đó là kết quả của sự năng động, sáng tạo của công ty trong tình hình mới. 3.Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Tiếp nhận nguyên vật liệu tại công ty là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ. Khi nguyên vật liệu về đến công ty, thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định được ghi trong hợp đồng hoá đơn, phiếu giao hàng... Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận đều được thủ kho kiểm tra, kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, khối lượng bằng cân hoặc đo đếm. Sau kiểm tra về số lượng thủ kho tiến hành kiểm tra về chất lượng và chủng loại. Hiện nay kiểm tra về chất lượng nguyên vật liệu là một vấn đề khó khăn đối với công ty vì công cụ kiểm tra còn thiếu và trình độ cán bộ kiểm tra cũng còn hạn chế. Vì vậy, nguyên vật liệu nhập vào vẫn chưa đảm bảo thật chắc chắn. Tuy nhiên các bạn hàng của công ty chủ yếu là các bạn hàng truyền thống nên nguyên vật liệu đảm bảo về mặt chất lượng. Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu thủ kho ghi sổ thực nhận cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, đối chiếu nhập kho vào bộ phận kế toán sẽ ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Nguyên vật liệu sau khi làm các thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh từ địa điểm tiếp nhận vào kho của công ty. Bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu không hư hỏng, mất mát. Công tác tài chính tiếp nhận nguyên vật liệu ở công ty hiện nay vẫn còn một số khiếm khuyết là việc tiếp nhận nhiều khi chưa đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, tình trạng thiếu trách nhiệm và hạn chế về trình độ của một số cán bộ thuộc bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc thiếu các công cụ để kiểm tra cũng là nguyên nhân của hạn chế trên công ty cần có biện pháp khắc phục. 4. Tổ chức quản lý kho. Hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty hiện nay bao gồm 3 kho chính trong đó có hai kho nguyên vật liệu chính, một kho trực tiếp quản lý. Hệ thống thiết bị trong kho tương đối đầy đủ bao gồm các loại cân, xe đẩy để vận chuyển, các thiết bị phòng chống cháy nổ nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa trong kho ngoài ra còn một số dụng cụ chuyên dùng khác. Do đặc điểm của nguyên vật liệu sử dụng nên hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty là hệ thống kín. Xét về mặt tổ chức sản xuất, kho nguyên vật liệu là điểm xuất phát của quá trình sản xuất. Do đó hiện nay bộ phận quản lý kho của công ty đã có nhiều cố gắng trong công tác tổ chức và bảo quản các loại kho nguyên vật liệu. Cụ thể: - Bảo quản về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Cán bộ quản lý kho có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng luôn luôn nắm vững chất lượng và số lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu đó là cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Hiện nay, kho nguyên vật liệu của công ty đã có hệ thống sơ đồ sắp xếp, phân loại theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu, không để xẩy ra tình trạng nguyên vật liệu vứt bừa bãi, không kê kích, che đậy. Nguyên vật liệu được bố trí hợp lý. Luôn đảm bảo thuận tiện việc nhập xuất và kiểm kê. Nguyên vật liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục quy định. Công ty đã có hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho nói chung và kho nguyên vật liệu nói riêng bao gồm: nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy về xuất nhập nguyên vật liệu, nội quy phòng hoả cháy nổ, nội quy kiểm tra định kỳ và các quy chế như: Quy chế khen thưởng, kỷ luật, quy chế xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, mất mát hư hỏng... Tuy nhiên hệ thống nội quy, quy chế này cần phải được hoàn thiện hơn nữa để công tác quản lý kho có hiệu quả hơn. Công ty thường xuyên tiến hành kiểm kê đánh giá tình hình nguyên vật liệu, kiểm tra việc quản lý bảo quản nguyên vật liệu tại kho. Từ biên bản kiểm kê các phòng chức năng sẽ có quyết định xử lý đối với những vật tư thừa, thiếu hoặc vật tư hư hỏng, hết hạn sử dụng. Bảng báo cáo xuất nhập khẩu 6 tháng năm 2000 Bảng 5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng được cấp phát theo hạn mức. Theo hình thức này hàng tháng phòng kinh doanh căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp hạn mức giao cho các xí nghiệp sản xuất và kho. Đây là căn cứ để kho chuẩn bị nguyên vật liệu và định kỳ cấp phát theo số lượng đã ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo hạn mức ở Công ty chẳng những được quy định về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát. Trường hợp đã hết NVL mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì phải có lệnh của Giám đốc thủ kho mới cấp phát bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ. Trường hợp còn thừa nguyên vật liệu coi như thành tích tiết kiệm nguyên vật liệu và được khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau hoặc được thưởng. Để cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của xí nghiệp trực tiếp lên phòng kinh doanh viết hoá đơn sau đó dùng hoá đơn đó xuống kho lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp phát nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng đã ghi trong hoá đơn xuất kho. Hoá đơn bao gồm 4 niên trong đó: - 1 niên lưu. - 1 niên kho giữ - 1 niên xí nghiệp giữ. - 1 niên chuyển sang phòng tài vụ. Hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo hạn mức ở Công ty hiện nay có nhiều ưu điểm như: Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, chính xác, bộ phận cấp phát chủ động trong việc chuẩn bị cấp phát và cấp phát kịp thời cho các bộ phận sản xuất. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân. Trên cơ sở đó đảm bảo nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và tiết kiệm nguyên vật liệu hạ giá thành. 6. Thanh quyết toán nguyên vật liệu Vấn đề thanh quyết toán nguyên vật liệu được Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng thực hiện theo hàng tháng hoặc đợt sản xuất. Bảng: Yêu cầu vật tư theo kế hoạch sản xuất 6 tháng năm 2000 STT Tên vật tư Nước sản xuất Đơn vị tính Số lượng cần dùng 1 Bột màu Tây Ban Nha Kg 228.000 2 Zicon Đài Loan Kg 84.000 3 Thạch Cao Đức Kg 630.000 4 Thạch cao hoá học Pháp Kg 63.000 5 Fenspat KM 200 Malaysia Kg 100.000 6 Màu xanh nhạt Đài Loan Kg 2.000 7 Màu xanh đậm Anh Kg 1.800 8 Màu đen Anh Kg 600 9 Màu ghi Anh Kg 400 10 Màu xanh lá cây Đài Loan Kg 11 Màu vàng Đài Loan Kg 12 Màu ngà Nhật Kg 1000 13 Màu hồng Italia Kg 1.800 14 Màu mận Nhật Kg 4.000 15 Màu Ivory Nhật Kg 2.000 16 Đá mài Italia viên 163.387 Bảng: Quyết toán vật tư theo kế hoạch 6 tháng năm 2000 TT Tên vật tư Đv.tính Số lượng KH Đã xuất Chênh lệch 1 Bột màu Kg 228.000 96.000 -132.000 2 Zicon " 84.000 41.000 -43.000 3 Thạch Cao " 630.000 397.440 -232.560 4 Thạch Cao hoá học " 63.000 25.000 -38.000 5 Fenspat KM200 " 100.000 -39.000 6 Màu xanh nhạt " 2.000 1.000 -1.000 7 Màu xanh đậm " 1.800 900 -900 8 Màu đen " 600 200 -400 9 Màu ghi " 400 200 -200 10 Màu xanh lá cây " 100 100 11 Màu vàng " 100 100 12 Màu ngà " 1.000 1.000 0 13 Màu hồng " 1.800 1.200 -600 14 Màu mận " 4.000 4.500 500 15 Màu Ivooy kg 2.000 1.000 -1.000 16 Đá mài viên 163.387 168.573 5.186 Nhờ có công tác thanh quyết toán Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đảm bảo việc hạch toán đầy đủ chính xác nguyên vật liệu chính và giá thành. Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu thời gian tiến hành thanh quyết toán là tuỳ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất. 7. Một số biện pháp mà công ty đã thực hiện góp phần quản lý nguyên vật liệu Thứ nhất: Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm hạ thấp định mức tiêu dùng vật tư. Để thực hiện biện pháp này công ty đã đầu tư một số máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ. Công ty đã đầu tư dây chuyền sản xuất gạch của Ba Lan, dây chuyền sản xuất ngói của Italia được đầu tư từ năm 1998, bên cạnh đó công ty đã mua mới một số chi tiết bộ phận máy móc thiết bị thay thế những máy móc thiết bị đã cũ lạc hậu. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty chú trọng đến vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm, vì vậy số lượng phế liệu, phế phẩm giảm so với trước đây. Ngoài ra công ty thường xuyên sửa đổi hệ thống định mức tiêu dùng vật tư cho phù hợp, sửa chữa máy móc thiết bị, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu áp dụng chế độ thưởng phạt trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư. Thứ hai giảm hao hụt mất mát hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân nghiệp vụ gây ra. Điều này thể hiện trong việc nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua, vận chuyển bốc dỡ kiểm nghiệm bảo đảm nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất. Ngoài ra, công ty còn áp dụng chế độ xử phạt nghiêm minh bằng biện pháp kinh tế hành chính đối với những người vô trách nhiệm những hành động lấy cắp hoặc lãng phí nguyên vật liệu. 8. Hạch toán sử dụng nguyên vật liệu Để đánh giá tình hình sử dụng và thực hiện việc hạch toán nguyên vật liệu hàng tháng xí nghiệp gạch, ngói và phòng sản xuất kinh doanh phải thực hiện việc đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu với lượng sản phẩm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu đã có xí nghiệp và phòng kinh doanh tính toán, so sánh để biết được cụ thể tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng như thế nào. Việc thanh toán, nguyên vật liệu ở công ty được tiến hành hàng tháng. Khi tiến hành thanh toán nguyên vật liệu được tính cho từng loại và gồm những nội dung sau: - Lượng nguyên vật liệu nhận trong tháng - Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm - Lượng nguyên vật liệu mất mát hao hụt - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng - Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng và kém chất lượng. Sau khi có kết quả hạch toán sử dụng nguyên vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh có nhiệm vụ đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Nếu xí nghiệp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng và số lượng sản phẩm thì công ty sẽ mua lại lượng vật tư tiết kiệm được theo đúng giá quy định. Ngược lại, nếu thiếu hụt phải bồi thường theo giá thị trường. Vật tư còn tồn đọng mà không sử dụng phải thu hồi về kho. Việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu hàng tháng ở công ty đã góp phần vào việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đảm bảo việc hạch toán đầy đủ chính xác nguyên vật liệu và giá thành, đồng thời giúp cho việc khen thưởng, kỷ luật được chính xác, động viên kịp thời đối với người lao động. IV. Đánh giá chung về công tác bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại công ty 1. Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu a) Khối lượng và kết cấu của nguyên vật liệu thực tế sử dụng Đối với từng loại nguyên vật liệu và kết cấu của nguyên vật liệu thực tế sử dụng được phản ánh qua chỉ tiêu sau: Di = Trong đó: J: biểu hiện hướng sử dụng hay sản phẩm i m: Khối lượng từng loại nguyên vật liệu đã sử dụng. Sau đây là một số nguyên vật liệu mà công ty sử dụng chủ yếu vào sản xuất kinh doanh ngày 30/03/2000. STT Chỉ tiêu Tên vật tư Đơn vị Mj Mj Di = 1 Vôi cục Tấn 4500 5300 0,849 2 Đất SX gạch m3 2.453.780 2.763.500 0,887 3 Than cám Tấn 266.395 253.478 1,050 4 Củi đốt kg 1.600.000 4.953.638 0,928 5 Mỡ chịu nhiệt kg 5.000 4.700 1,063 6 Dây Amiăng thừng kg 80.000 77.300 1,034 7 Cát vàng m3 9.000 10.500 0,857 8 Cát đen m3 10.000 9.500 1,052 9 Que hàn kg 5.000 5.520 0,905 Qua bảng trên ta thấy, kết cấu nguyên vật liệu thực tế sử dụng ở công ty khá cao. Tuy nhiên không được ổn định do trình độ sản xuất của công nhân không đồng đều theo các tháng. Tỷ lệ sản phẩm hỏng chưa theo xu hướng giảm xuống mà vẫn có khi tăng lên. b) Trình độ hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu Để đánh giá trình độ hoàn thành kế hoạch sử dụng vật tư vào sản xuất nói chung, ta so sánh giữa khối lượng nguyên vật liệu sử dụng Mj với nhu cầu kế hoạch (Mjn) xác định mức tăng giảm theo số tương đối và số tuyệt đối. Bảng: Nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất ngày 30/03/2000. STT Tên vật tư Đơn vị Mjn Mj1 Mj1/Mjn Mj1-Mjn 1 Vôi cục Tấn 5.300 5.300 1 0 2 Đất SX Gạch m3 2.763.500 2.763.500 1 0 3 Than Cám Tấn 253.478 253.478 1 0 4 Củi đốt Kg 4.835.783 4.953.638 1,02 117.855 5 Mỡ chịu nhiệt kg 4500 4700 1,04 200 6 Dây Amiăng thừng kg 77.300 77.300 1 0 7 Cát vàng m3 9850 10.500 1,06 650 8 Cát đen m3 9390 9500 1,01 110 9 Que hàn kg 5.000 5.520 1,104 520 Theo bảng trên ta thấy đối với các loại nguyên vật liệu này thì không có hiện tượng thiếu để sản xuất thực tế. Nhu cầu nguyên vật liệu được tính theo kế hoạch khá sát với lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng. Những nguyên vật liệu còn thừa so với kế hoạch đều được quản lý tốt để dành cho tháng sản xuất tiếp theo. 2. Đánh giá tình hình cung ứng và dự trữ vật tư ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng nguyên vật liệu luôn được khách hàng cung cấp kịp thời không khi nào sai hẹn (kể cả nhập sớm hay muộn). Chính vì thế công ty chưa khi nào bị thiếu nguyên vật liệu, chưa phải dùng nguyên vật liệu tồn kho, không có tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Do đó công ty luôn hoàn thành kế hoạch khối lượng sản phẩm, phát huy năng lực sản xuất. 3. Đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Trong quá trình phân tích nghiên cứu thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng, nhận thấy rằng công ty đã đạt được những thành tích đáng kể, song cũng gặp phải không ít những khó khăn. Từ đó đánh giá chung về vấn đề này như sau: a) Ưu điểm, ngoài một số nguyên vật liệu do bên B giao nhận (bên tham gia ký hợp đồng) còn một số nguyên vật liệu khác rất sẵn trên thị trường, nên công ty luôn luôn chủ động lập kế hoạch mua nguyên vật liệu khi có nhu cầu sản xuất. Công ty ít khi gặp khó khăn trong vấn đề này. Vì vậy lượng nguyên vật liệu dự trữ của công ty vừa phải tránh được tình trạng ứ đọng vốn, góp phần sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh. - Công ty xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu năng động linh hoạt thay đổi theo chất lượng chủng loại quy cách của nguyên vật liệu. - Về tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu. Những nguyên vật liệu được công ty tiếp nhận đều tiếp nhận chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại, có đủ giấy tờ hợp lệ. Do đó, tạo cơ sở để hạch toán chính xác phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu tạo điều kiện cho thủ kho nắm được tình hình nguyên vật liệu trong kho một cách chính xác. - Về tổ chức quản lý kho. Do lượng nguyên vật liệu mua vào theo cách trên nên giảm bớt diện tích kho, tiết kiệm được mặt bằng. Công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho của công ty đi vào nề nếp chặt chẽ. Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc "nhập trước xuất trước" kiểm kê bảo đảm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, sẵn sàng cấp phát kịp thời gian theo nhu cầu sản xuất. - Về tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo định mức đã góp phần không nhỏ đối với công tác quản lý. Đó là nguyên nhân tạo ra những ưu điểm như: quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu hạch toán việc tiêu dùng nguyên vật liệu chặt chẽ, chính xác, luôn chủ động trong việc cấp phát, giảm chi phí vận chuyển. - Riêng một số nguyên vật liệu được cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất, tình hình này gắn chặt việc cấp phát với nhu cầu sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất. - Về thanh quyết toán vật tư: Việc thanh quyết toán nguyên vật liệu được diễn ra theo từng đợt sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán chi phí, quản lý giá thành, đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Có những ưu điểm trên là do công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, trình độ. Mặt hàng sản xuất tương đối ổn định, có tiến độ, kế hoạch sản xuất rõ ràng, có hệ thống nội quy, quy chế vật tư hàng hoá đầy đủ, chặt chẽ ý thức của cán bộ công nhân viên tương đối cao và công ty có một thị trường đầu vào khá tốt. b) Nhược điểm: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu ở công ty vẫn còn những nhược điểm tồn tại sau: - Công tác sửa đổi định mức đôi khi chưa kịp thời, thiếu chặt chẽ do chưa đi sâu sản xuất. Vẫn còn hiện tượng định mức quá cao hoặc quá thấp. - ý thức của công nhân chưa thực sự cao trong việc phấn đấu thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Tuy nhiên vẫn còn hình thức cấp phát theo yêu cầu sản xuất lại không khuyến khích đơn vị sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Kho kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng, dễ nảy sinh tư tưởng dự trữ quá mức,đặc biệt là những loại vật liệu kho mua. - Vì nguyên vật liệu được mua, làm nhiều lần, phải chia làm nhiều phần nhỏ nên chi phí mua hàng cao, không được hưởng các ưu đãi của người bán. Trên đây là một số nhận xét khái quát về những ưu điểm và những vấn đề cần được tiếp tục hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu trong công ty gốm xây dựng Hữu Hưng Như chúng ta đã biết, một trong những nét đặc trưng của cơ chế thị trường là "Lợi nhuận tối đa được coi là động lực còn cạnh tranh là phương thức hoạt động của thị trường". Mục tiêu của các doanh nghiệp là làm thế nào để đứng vững trước sự cạnh tranh gay gắt trên thương trường mà vẫn đạt được lợi nhuận cao nhất. Để có được kết quả đó các doanh nghiệp phải không ngừng phát huy tính năng động sáng tạo thông qua việc nghiên cứu và đưa vào áp dụng các loại biện pháp thích hợp nhằm cải tiến và đổi mới mặt hàng thực hiện đa dạng hoá sản phẩm, bảo đảm và nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất lưu thông để đạt hiệu quả kinh tế cao. Quản lý tốt, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những phương hướng cơ bản, một thứ vũ khí sắc bén để các doanh nghiệp công nghiệp thực hiện được mục tiêu của mình, nhằm phát huy ưu thế, khả năng sức lực và trí tuệ để phấn đấu vươn lên không ngừng tự hoàn thiện mình. Sau khi nghiên cứu phân tích tình hình công tác quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng tôi xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm khắc phục những tồn tại và hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. I. Tăng cường quản lý sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu bằng cách triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu phế phẩm. Vấn đề triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm là nội dung quan trọng thể hiện sự quán triệt nguyên tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Việc tận dụng phế liệu phế phẩm chẳng những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp. Ngay cả những nước có nền kinh tế phát triển cao vẫn hết sức coi trọng việc tận dụng phế liệu, vì nó mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn so với việc sử dụng nguyên vật liệu từ khai thác, chế biến. Trong những điều kiện sản xuất nhất định, phế liệu có thể cần thiết "là không thể tránh khỏi trong chế tạo" nhưng cũng có thể là không cần thiết. Nhìn chung, phế liệu là những hao phí vô ích, cho nên giảm bớt được phế liệu càng nhiều bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Những biện pháp để giảm phế liệu sản xuất có thể quy lại theo 4 hướng sau: - Lựa chọn đúng đắn loại vật liệu tiêu dùng, chuẩn bị tốt vật liệu trước khi tiêu dùng sản xuất và cung cấp cho sản xuất những vật liệu có chất lượng tốt. ý nghĩa và biện pháp này đối với tiết kiệm nguyên vật liệu rất là to lớn. Cải tiến trang bị kỹ thuật cho sản xuất, bảo đảm có những máy tốt cho sản xuất. Các Mác đã chỉ rõ ý nghĩa của nhân tố này, người viết "sự tiết kiệm về phế liệu thực hiện được một phần là do phẩm chất của máy móc tốt... Một phần và đây là phần chủ yếu, là tuỳ ở phẩm chất của công cụ và máy móc được sử dụng mà một phần nhỏ hay lớn của nguyên vật liệu biến thành phế liệu trong quá trình sản xuất". - áp dụng các phương pháp công nghệ tiên tiến. - Đối với những vật liệu như: cát vàng, cát đen, vôi... Đất sản xuất gạch... biện pháp quan trọng là pha trộn phối hợp các chi tiết cho phù hợp. Dù cho các phương pháp chế biến vật liệu hoàn hảo đến đâu chăng nữa, một số phế liệu của sản xuất vẫn không tránh khỏi được. Do đó, cùng với việc phấn đấu giảm phế liệu thì phải phấn đấu tận dụng phế liệu. Việc tận dụng phế liệu vào sản xuất sẽ làm tăng thêm khả năng thoả mãn nhu cầu vật tư, do đó góp phần tăng thêm sản xuất sản phẩm về số lượng, mặt hàng, làm giảm giá thành sản phẩm. Tận dụng phế liệu vào sản xuất là nguồn tiết kiệm quan trọng. Song không nên nhầm lẫn giữa tiết kiệm do tận dụng phế liệu với tiết kiệm do sản xuất ra ít phế liệu. Đó là hai sự việc hoàn toàn khác nhau. Cho nên vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu đặt ra là làm thế nào để có ít phế liệu chứ không nhiều phế liệu để rồi tận dụng phế liệu. Trong những năm qua Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đã gặt hái được nhiều thắng lợi trong việc triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm. Thực hiện tốt phương hướng này vừa đảm bảo được tiết kiệm nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng đối với việc giảm chi phí nguyên vật liệu mà vẫn bảo đảm không làm giảm chất lượng sản phẩm hàng hoá. Vì vậy công ty cần có những biện pháp nghiên cứu, tận dụng triệt để phế liệu và phế phẩm hơn nữa nhằm không ngừng tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. II - Hoàn thiện hệ thống định mức, không ngừng phấn đấu hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Thực tế ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng cho thấy còn có một số loại nguyên vật liệu có định mức còn quá cao hoặc quá thấp. Do đó, vấn đề hoàn thiện hệ thống định mức, không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thực sự là vấn đề bức xúc. Yêu cầu đặt ra cho công ty là: - Cần có các loại định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chi tiết, cụ thể đều quy cách chủng loại vật liệu với độ chính xác cao, đầy đủ. Để thực hiện yêu cầu này cần có các phương pháp lập mức thích hợp, trên cơ sở của điều kiện sản xuất và trình độ kỹ thuật trang thiết bị, phương pháp sản xuất trình độ lành nghề của công nhân... thay đổi theo thời gian phù hợp với sự phát triển của sản xuất, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến. Sự thay đổi thường xuyên theo chiều hướng giảm xuống của các nước là biểu hiện của sự hợp lý hoá sản xuất và trình độ quản lý kinh tế của công ty được nâng cao. Các phương pháp lập mức tiêu dùng có thể áp dụng được. + Phương pháp thống kê kinh nghiệm + Phương pháp thực nghiệm + Phương pháp phân tích có căn cứ khoa học - Xác định đúng đắn, rõ ràng thành phần cơ cấu mức có ý nghĩa quyết định đến việc lập mức và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Sự quy định các phần hao phí và các tỷ lệ tương quan hợp lý trong mức sẽ giúp công ty loại trừ dần các khoản hao phí không cần thiết ra khỏi mức, đảm bảo tính chất khoa học của mức, trên cơ sở đó tính mức được chính xác. Mặt khác nó còn giúp phát hiện chính xác những nguyên nhân làm tăng, giảm mức, nhờ vậy xác định được phương hướng tiết kiệm nguyên vật liệu một cách đúng đắn. . Căn cứ để xác định các phần hao phí vật liệu đưa vào mức là dựa vào tính chất chi phí của chúng, tức là xem xét sự chi phí đó có phục vụ cho việc sản xuất ra sản phẩm hay không trong các điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ thuật, nhất định. Các mức khoa học chỉ thừa nhận trong thành phần của nó các khoản chi phí mà trong một điều kiện sản xuất nhất định được coi là cần thiết. Ví dụ có tính chất khái quát. Dựa trên công thức cấu tạo mức có tính chất nguyên lý: M = P + H Trong đó: M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm P: Chi phí có ích (hao phí nguyên vật liệu tạo ra giá trị sử dụng của sản phẩm ) H: những hao phí thuộc điều kiện sản xuất Hay M = P + H1 + H2 Trong đó H1: Hao phí trong quá trình công nghệ H2: Hao phí do điều kiện tổ chức và quản lý sản xuất Các phần hao phí do công nghệ (H1) và các hao phí khác (H2) biểu hiện dưới dạng phế liệu. Toàn bộ những phế liệu được tóm tắt theo sơ đồ sau: Sử dụng lại Phải gia công Thu hồi Phế liệu Không sử dụng lại Không thu hồi Cách xác định mức theo phương pháp thống kê kinh nghiệm không tính phần phế liệu thu hồi sử dụng lại nhưng không phải gia công, mà chỉ tính phần phế liệu không thu hồi cộng với phần phế liệu không sử dụng lại, theo cách xác định này có thể bảo đảm tính hiện thực hơn, tạo điều kiện khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Ngoài ra để có căn cứ định mức, đòi hỏi công ty cần xây dựng hình thành hệ thống các tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu. Các tiêu chuẩn này là những phần hao phí cụ thể, hay những bộ phận hao phí cấu thành mức (những số liệu về tiêu hao nguyên vật liệu được tính toán thường gọi là các tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu) loại tiêu chuẩn này chỉ bao gồm những số liệu về phế phẩm và mất mát trong quá tình sản xuất ra sản phẩm, nghĩa là sự hao phí đó phải là yêu cầu của quá trình sản xuất chính hay là yêu cầu của quá trình sản xuất phụ. Những hao phí này không liên quan gì đến công nghệ sản xuất, cùng lắm là nó chịu ảnh hưởng một trong vài nhân tố ảnh hưởng của quá trình công nghệ mà thôi. Chẳng hạn, hao phí do nguyên vật liệu cung cấp không đúng quy cách, do vận chuyển còn để rơi vỡ, mất mát... Tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu là một tài liệu ban đầu về các phế liệu và nguyên vật liệu mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm, theo những điều kiện sản xuất và chuyên dùng để định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Trong công tác tiêu dùng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu dùng tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu làm cho định mức trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu cũng là đòn bẩy thúc đẩy sản xuất áp dụng những chế độ làm việc mới, nhưng phương pháp quản lý thích hợp, vạch cho sản xuất những phương hướng trang bị kỹ thuật mới có năng suất cao. Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho chi tiết nào, sản phẩm nào chỉ có tác dụng định mức cho chi tiết đó, sản phẩm đó. Còn tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu thì trong một điều kiện sản xuất như nhau, có thể dùng để định mức cho nhiều loại chi tiết khác nhau thuộc các sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên cũng như mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tiêu chuẩn hao phí nguyên vật liệu sẽ không luôn cố định. Chúng thay đổi theo sự biến động của trình độ sản xuất của mỗi kỳ. Chúng phải được sửa đổi có hệ thống hay từng phần căn cứ vào khả năng và trình độ sản xuất thực tế. III. Nâng cao trình độ quản lý sản xuất kinh doanh trên cơ sở coi trọng vai trò của công tác quản lý kỹ thuật Những biện pháp kỹ thuật cũng như các biện pháp quản lý kinh tế tự chúng không có nghĩa lý gì, nếu không có con người đem lại cho chúng sự hoàn thiện cuối cùng trong sản xuất. Lịch sử phát triển của xã hội loài người cũng là lịch sử hoạt động của con người nhằm giảm bớt lao động công việc tạo ra của cải vật chất. Để khai thác phát huy kinh nghiệm tiết kiệm tiêu dùng nguyên vật liệu trong sản xuất, công ty cố gắng chủ động hơn nữa trong việc tìm mọi biện pháp khai thác, phát huy mọi khả năng tiết kiệm nguyên vật liệu thực hiện giảm mức như: - Tiến hành bồi dưỡng tay nghề tại chỗ. - Phát động thi đua cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất. - Giáo dục ý thức giác ngộ quyền lợi giai cấp dân tộc và phát huy mạnh mẽ quyền làm chủ tập thể của người lao động. - áp dụng các đòn bẩy kinh tế một cách đúng đắn. - Cải tiến đổi mới công cụ lao động... Để đạt được kết quả mong muốn, vấn đề là ở chỗ tổ chức thực hiện làm sao để phát huy tính chủ động, sáng tạo của quần chúng lao động, phải coi trọng vấn đề quản lý việc thực hiện các thao tác kỹ thuật, quy trình công nghệ chế độ về lao động, nội quy an toàn lao động... phải xây dựng một cách đầy đủ, đồng bộ các hệ thống điều lệ, quy trình tiêu chuẩn kỹ thuật, nội quy đúng như thao tác, đề cao vai trò ý thức lãnh đạo của cán bộ quản lý. Ngoài ra, công ty chú ý tới công tác đào tạo, nâng cao tay nghề, ý thức tự giác trong công nhân. Trình độ nghề nghiệp của công nhân có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm hàng hỏng, phế phẩm, làm tăng năng suất lao động, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, thực hiện tốt tiêu dùng nguyên vật liệu, làm cho tình hình sử dụng vật tư được ổn định tạo điều kiện dễ dàng quản lý nguyên vật liệu hơn. Công ty nên thường xuyên tổ chức các cuộc thi nâng cao năng suất lao động, thi đua thực hiện định mức, thi tay nghề để khuyến khích ý thức tự giác rèn luyện của công nhân. IV. Thực hiện chế độ khuyến khích bằng lợi ích vật chất và chế độ trách nhiệm đối với việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Đối với các bộ phận cung ứng nguyên vật liệu, công ty cần có những quy định cụ thể về chế độ khuyến khích bằng lợi ích vật chất và chế độ trách nhiệm cụ thể như sau: Nếu khai thác nguồn vật tư tốt, đảm bảo nguyên vật liệu về số lượng chất lượng và tiến độ mua nguyên vật liệu với giá thấp thì sẽ được thưởng bằng tiền. Ngược lại nếu không đảm bảo các yêu cầu đó, tuỳ thuộc vào mức độ và nguyên nhân sẽ có biện pháp thích hợp. Đối với cán bộ quản lý nguyên vật liệu, hàng tháng sau khi tiến hành thanh quyết toán nguyên vật liệu và kiểm tra định kỳ, nếu cán bộ quản lý vật tư thực hiện tốt nhiệm vụ của mình lượng nguyên vật liệu không bị hao hụt, hư hỏng hoặc cán bộ có sáng kiến trong công tác quản lý nguyên vật liệu thì công ty nên có chế độ thưởng bằng vật chất thích đáng. Ngược lại làm hư hỏng và hao hụt vật tư do nguyên nhân chủ quan từ cán bộ quản lý thì tuỳ theo tình hình sẽ bị xử phạt hay bắt bồi thường số hao hụt hư hỏng đó. Thưởng tiết kiệm vật tư - căn cứ để quy định chỉ tiêu thưởng đó là định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Hình thức thưởng do tiết kiệm vật tư cần chú ý đến việc sử dụng đúng định mức và đảm bảo chất lượng sản phẩm theo quy định. Mức tiền thưởng phải đảm bảo 50% gia trị vật tư tiết kiệm được. Thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây là hình thức thưởng cho những công nhân đạt nhiều sản phẩm có chất lượng cao hoặc giảm tỷ lệ phế phẩm cho phép. Trọng tâm thưởng phải đặt vào công đoạn nào dễ phát sinh phế phẩm nhất nhiều có tính chất quyết định đến chất lượng sản phẩm là khâu trộng nguyên vật liệu và khâu nung. Để động viên công nhân sản xuất sản phẩm có chất lượng cao công ty cần chú ý hoàn thiện điều kiện lao động hoàn thiện quy trình công nghệ, đặc biệt đảm bảo mức tiền thưởng lớn hơn 50% giá trị làm lợi cho tăng chất lượng. Ngược lại nếu công nhân không thực hiện đúng định mức, đúng quy trình công nghệ làm lãng phí nguyên vật liệu hoặc làm giảm chất lượng sản phẩm, công ty có thể tuỳ theo trường hợp nặng nhẹ mà xử phạt hành chính, trừ vào lương hoặc cho thôi việc. V. Điều tra nhu cầu về sản phẩm và thị trường nguyên vật liệu nhằm bảo đảm mức dự trữ phù hợp và giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Thực hiện ở Công ty cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu thị trường được coi là hoạt động có tính chất tiền đề của công tác kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được phát triển thuận lợi và giảm chi phí cho nguyên vật liệu, công ty cần tăng cường thực hiện các biện pháp sau: - Nắm vững thị trường sản phẩm Công ty xác định đúng nhu cầu của từng loại sản phẩm từ đó có kế hoạch sản xuất thích hợp. Do vậy mà xác định được mức NVL cần dùng tránh tình trạng thừa loại này, thiếu loại kia, tạo cho việc sử dụng NVL hợp lý và tránh được hao NVL. - Nắm vững thị trường NVL góp phần bảo đảm NVL cho sản xuất về các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, thời gian, địa điểm cung ứng và mua với giá thấp nhất, tạo sự cân đối và kịp thời NVL cho sản xuất, ảnh hưởng tốt tới việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. VI. áp dụng công nghệ sản xuất mới tiên tiến. - Để các sản phẩm của Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đáp ứng nhu cầu của ngành và đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài thì nhất thiết phải có sự đổi mới về công nghệ, trên cơ sở các thiết bị hiện đại, tự động hoá cao là phải ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh của Công ty. Đối với Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải khẩn trương nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng các tiến bộ của khoa học - kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội và tạo được thế mạnh trên thị trường là công ty có tổ chức sản xuất với chi phí thấp, để đảm bảo cho các loại sản phẩm của mình luôn luôn có khả năng làm thoả mãn nhu cầu của khách hàng và người tiêu dùng về số lượng, chất lượng, kiểu dáng và tính thẩm mỹ của sản phẩm. Để đạt được những yêu cầu, nội dung chủ yếu của việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học, kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh của công ty là: - Sử dụng một cách có hiệu quả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của công ty. - Mua sắm và đổi mới công nghệ, trong thiết bị kỹ thuật cho sản xuất. - Đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá dây chuyền sản xuất. - Liên kết ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật trong nước và nước ngoài. - Tăng cường việc tạo vốn đầu tư và sử dụng một cách có hiệu quả máy móc, thiết bị. Mở rộng và thực hiện tốt các hợp đồng nghiên cứu các tiến bộ của kỹ thuật - kỹ thuật giữa công ty với các đơn vị sản xuất - kinh doanh và với các cơ quan nghiên cứu khoa học - kỹ thuật. - Coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng đội ngũ cán bộ quản lý kinh tế và công nhân lành nghề trên cơ sở bồi dưỡng cho họ một cách thoả đáng về mặt vật chất. Từ các vấn đề trên có thể nhận thấy việc ứng dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật không chỉ là tăng cường đầu tư theo chiều sâu để mua sắm thiết bị, máy móc mang tính chất tiên tiến và hiện đại mà điều quan trọng đối với công ty hiện nay là vận dụng có hiệu quả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có. Chẳng hạn như trong phân xưởng thường có nhân viên kỹ thuật đi theo ca, giám sát các khâu trong sản xuất, thực hiện đúng quy trình công nghệ, tránh rơi vãi lãng phí NVL... sau mỗi ngày làm việc, trong mỗi phân xưởng có nhân viên bảo dưỡng, kiểm tra, lau chùi, tra dầu mỡ cho máy. Phương pháp này không chỉ phù hợp với Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng, với các doanh nghiệp nước ta mà còn kết hợp với các nước có nền kinh tế phát triển trên thế giới. Kết luận Trên đây là toàn bộ nội dung của chuyên đề tốt nghiệp với đề tài "Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý NVL ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng". Để đứng vững trên thị trường hiện nay thì việc quản lý nhất là quản lý NVL (đầu vào của doanh nghiệp) phải được hết sức chú ý. Tìm hiểu công tác quản lý NVL ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng em thấy rằng: công tác quản lý NVL ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đã có nhiều ưu điểm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý mới, song vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Em hy vọng rằng công tác quản lý ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng ngày càng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao hơn. Với một số ý kiến đề xuất đưa ra, em rất mong phòng kinh doanh cùng các phòng ban có liên quan nghiên cứu, xem xét và vận dụng vào thực tế. Tuy nhiên với khả năng trình độ và thời gian còn hạn chế, chắc chắn chuyên đề tốt nghiệp sẽ còn gặp nhiều thiếu sót, rất mong sự góp ý phê bình của thầy giáo: TS - Nguyễn Hữu Chí và các đồng chí trong Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng giúp em có thêm nhận thức sâu sắc hơn, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình công tác sau này. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự quan tâm, giúp đỡ hết sức tận tình của thầy giáo: TS - Nguyễn Hữu Chí và tập thể cán bộ công nhân trong Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 05/5/2001 Sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Dũng Tài liệu tham khảo 1. C.Mac tư bản quyển thứ nhất tập 1 - NXB Sự thật - Hà Nội 1963 2. Báo cáo chính trị - Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 2. 3. Kinh tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp. Trường Đại KTQD - Bộ môn quản trị kinh doanh. 4. Giáo trình lý thuyết thống kê. 5. Thống kê doanh nghiệp. 6. Kinh tế lao động - Trường Đại học KTQD 7. Kỹ thuật và cung ứng vật tư - Trường Đại học KTQD.