Đề tài Một số vấn đề về công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179

ó thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. Mẫu 3: Lệnh sản xuất Tổng cục công nghiệp QP Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà máy Z179 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -:- --------------------- Số: /KH Ngày … tháng … năm … Lệnh sản xuất -Căn cứ nhiệm vụ sản xuất:………………………………………….. -Đơn vị thực hiện:…………………………………………………..... -Thời gian hoàn thành:……………………………………………….. TT Nội dung công việc ĐVT Số lượng Đơn giá Vật tư Lương TBCN CP khác Cộng Người nhận Người lập biểu Phòng kế hoạch Giám đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên và đóng dấu) Do đặc điểm vật tư sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ dàng mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát vật tư, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng như điều hành. Hoá đơn xuất kho vật tư bao gồm 4 liên, trong đó: *1 liên lưu kho *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính Mẫu 4: Phiếu xuất kho Đơn vị:………. Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ:…........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Ngày … tháng…năm… Nợ……… Số:…… Có……… -Họ tên người nhận hàng………………………Địa chỉ (bộ phận)…………… -Lý do xuất kho:……………………………………………………………… -Xuất tại kho:………………………………………………………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):……………………………………………….. Xuất, ngày … tháng … năm … Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Công tác cấp phát vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Z179 luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 6. Công tác thống kê, kiểm kê vật tư Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư được tiến ra thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này. Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại công ty cơ khí Z179 đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số vật tư cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty. Khi vật tư đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận vật tư sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị vật tư tiết kiệm được. Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở từng phân xưởng và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất vật tư theo hạn mức và thẻ kho. Mẫu 5: Thẻ kho Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. B an hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ…………. Tờ sô……………… -Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư……………………………………………………………… -Đơn vị tính……………………………………………………………… -Mã số……………………………………………………………………………………. STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Kí xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Mẫu 6: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186 TC/CĐKT ngày 14 – 3- 1995 Của bộ tài chính Số:……….. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Ngày … tháng … năm … Nợ:……….. Có:………….. Bộ phận sử dụng:……………………… Lý do xuất:………………………….. Xuất tại kho:………………………….. STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất VT Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận kí Ngày … tháng … năm… Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) 7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản trị nguồn vật tư tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như các công ty cơ khí khác, công ty cơ khí Z179 chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỉ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0.05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không. Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, đồng thời loại bỏ những sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng các yêu cầu kĩ thuật như trong bản vẽ thiết kế. Sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm, phế liệu có thể tái sử dụng được và phế liệu không thể sử dụng lại được. Phế liệu không thể sử dụng lại được, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, như máy dập ép, máy búa, lò nhiệt luyện…, công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm được công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có hẳn một tổ đúc và tổ nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm như phoi, các loại đầu thừa khi cắt gang, thép, các sản phẩm hỏng…thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc sản xuất các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm được một lượng đáng kể chi phí sử dụng vật tư, hạ thấp giá thành sản phẩm. Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất được quan tâm chú ý đến nhưng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này một cách thường xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật tư của công ty là có hiệu quả, đạt được chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phương thức sản xuất mới, máy móc thiết bị mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi được sau mỗi đợt sản xuất. 8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật tư Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là tương đối đầy đủ và đã có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư được coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trước một lệnh sản xuất bất kì, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc tính chi phí kinh doanh sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí khấu hao thiết bị nhà xưởng, tiền lương của công nhân sản xuất chính, BHYT, tiền CĐ và các khoản chi phí chung khác. Trong đó có cả phần diễn giải chi phí vật tư, nhiên liệu riêng. Trong phần này, các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí về kho tàng, điện nước, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản vật tư hàng hoá đều được tính toán đầy đủ và chính xác. Thông qua đó, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán có thể dễ dàng xác định được những chi phí đã bỏ ra trong kì. Công tác tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư tại công ty bao gồm tất cả các nội dung có liên quan đến các khâu trong hoạt dộng quản trị vật tư như: công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư, công tác bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư…Phòng kế hoạch vật tư, ngoài nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác quản trị vật tư còn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế toán tính chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư hàng tháng tại công ty. Thông qua các báo cáo của các bộ phận về việc sử dụng vật tư hàng tháng, phòng kế hoạch và phòng kế toán tính toán ra chi phí vật tư, nguyên vật liệu của toàn công ty trong từng tháng, từ đó nắm được những chi phí đã bỏ ra để điều chỉnh kịp thời cho kì sau. Các chi phí liên quan đến sản xuất luôn được công ty chú trọng đến và tìm mọi cách để giảm thiểu được những chi phí đó. Chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ là những chi phí chủ yếu mà công ty phải bỏ ra trong kì. Ngoài ra, còn có chi phí điện nước, xăng dầu lau chùi máy móc thiết bị và chi phí nhân công (tiền lương, tiền thưởng của cán bộ vật tư, của thủ kho…). Dưới đây là bảng tính chi phí kinh doanh sử dụng vật tư đối với mỗi loại sản phẩm tại công ty. Bảng 8: Chi phí kinh doanh sử dụng vật tư theo từng loại sản phẩm Tên sản phẩm………………………. Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá lẻ Thành tiền Ghi chú Tên vật liệu chính Tên vật liệu phụ Tên các công cụ dụng cụ Các chất bảo quản Lương bảo quản Chi phí vận chuyển Khuyến mại Nhìn chung thì chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật tư tại công ty vẫn khá cao so với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Đó là do vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản trị vật tư tại công ty như: chưa sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả, chưa coi trọng việc sử dụng những chất phụ gia khác trong công tác bảo quản vật tư, không có ý thức bảo quản, xây dựng và phát triển hệ thống kho tàng, sân bãi…Như năm 2003, tổng chi phí sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty là 15 tỉ đồng thì chi phí nguyên, nhiên vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm đã lên tới 11,5 tỉ đồng, chiếm gần 70% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Sang năm 2004, công ty đang phấn đấu giảm tỉ lệ chi phí vật tư so với tổng chi phí chung sao cho đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. III. Đánh giá chung về công tác quản trị vật tư của công ty 1. Ưu điểm Như ta đã biết, đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Tại công ty cơ khí Z179, công tác quản trị vật tư cho sản xuất đã đạt được một số kết quả trên các mặt sau: *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kì sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, công ty có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ cung ứng vật tư, khi họ tìm được nguồn cung ứng tốt, ổn định, giá rẻ. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Hiện nay, công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống này ngày càng được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác định mức đã được một số kết quả nhất định như một số loại vật tư sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. *Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật tư tại công ty khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi vật tư về đến nơi, cán bộ, công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát vật tư xảy ra trước khi tiếp nhận. *Về công tác bảo quản vật tư Hệ thống kho tàng tại công ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kĩ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật tư. *Về công tác cấp phát vật tư Công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật tư mà bị ngừng trệ. *Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư Công tác thống kê, kiểm kê vật tư tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát, tiếp nhận vật tư. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên phấn đấu tiêu dùng vật tư hợp lý và tiết kiệm. Việc thống kê, kiểm kê vật tư tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng như thực tế sản xuất của phân xưởng. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng vật tư có hiệu quả. Cán bộ công nhân viên sử dụng vật tư nghiêm túc thực hiện tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu dùng lại hay phế liệu không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phê liệu phế phẩm đó. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm được chú trọng như vậy nên công ty cũng đã tiết kiệm được một khối lượng vật tư lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn. 2. Nhược điểm Bất kì một sự vật hiện tượng nào cũng có tính hai mặt của nó. Trong một doanh nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhược điểm, những tồn tại cần phả hạn chế, khắc phục. Tại công ty cơ khí Z179, trong công tác quản trị vật tư, bên cạnh những kết quả đạt được, công ty còn có một số những yếu điểm cần khắc phục. *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Do công ty nằm trên địa bàn tương dối thuận lợi về mặt giao thông, thêm vào đó các loại vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty lại được bày bán rất nhiều trên thị trường nên việc mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ chưa được công ty coi trọng đúng mức. Quá trình nghiên cứu thị trường còn chưa được thực hiện nghiêm túc, luôn có tư tưởng “cần là có” nên chưa chú trọng đến việc cải tiến và thay thế vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Mặc dù công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư luôn được ban giám đốc và các cán bộ có liên quan đầu tư, chú trọng đúng mức song nhìn chung việc thực hiện định mức tiêu dùng vật tư tại các phân xưởng chưa đạt yêu cầu. Qua việc thanh quyết toán vật tư hàng tháng cho thấy hầu hết các loại vật tư tiêu dùng đều có khối lượng nhỏ hơn định mức tuy nhiên một số loại vẫn còn cao, vượt định mức. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát tình trạng thực tế. Việc sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thường tiêu dùng một lượng vật tư lớn hơn định mức do phòng kĩ thuật đặt ra. Công ty vẫn chưa tìm ra được biện pháp khắc phục vấn đề này. *Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Công tác tiếp nhận vật tư ở công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng vật tư do thiếu công cụ, dụng cụ. Đôi khi việc kiểm tra còn sơ sài và mang tính chủ quan, bởi vật tư dùng cho sản xuất tại công ty đều là các loại vật liệu có khối lượng lớn và ít bị hao hụt, ít bị môi trường tác động. *Về công tác bảo quản vật tư Do vật tư dùng trong quá trình sản xuất của công ty có những đặc điểm riêng như: dễ kiểm tra về số lượng và ít bị thay đổi chất lượng nên công tác bảo quản vật tư vẫn còn nhiều thiếu sót. Mỗi kho được giao từ một đến hai người quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt, mất mát vật tư trong kho nhưng chế độ thưởng, phạt lại không rõ ràng nên những người có liên quan vẫn chưa nhận thức được trách nhiệm của mình. *Về công tác cấp phát vật tư Đôi khi công tác cấp phát vật tư còn phải qua nhiều khâu rườm rà. Có những trường hợp đang sản xuất hết vật tư công nhân phải ngừng sản xuất để chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên, đặc biệt là trong công tác cấp phát vật tư phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng do Bộ giao. *Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư Công tác thống kê, kiểm kê được diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất thực tế nhưng chưa mang lại kết quả mong muốn. Qua các đợt kiểm tra tình hình sử dụng vật tư, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn chưa tìm ra được những nguyên nhân chính gây ra tình trạng sử dụng vật tư vượt định mức cũng như chưa có những yêu cầu khen thưởng xác đáng, kịp thời cho phân xưởng có thành tích sử dụng tiết kiệm vật tư. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tâm đúng mức. Đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra. Thêm vào đó, lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử dụng hợp lý nhất. *Một số nguyên nhân khác Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ của cán bộ quản lý cũng là một trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém của công tác quản trị vật tư. Máy móc thiết bị của công ty còn lạc hâu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng như hiệu quả sử dụng vật tư còn thấp. Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn chế, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nên việc điều hành các công việc có liên quan không đạt hiệu quả cao, đôi khi còn gây lãng phí thời gian và tiền bạc. Thêm vào đó, công nhân chưa ý thức được hết tầm quan trọng của việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để giảm mức tiêu dùng vật tư. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179 I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1. Định hướng chung Từ kết quả điều tra khai thác, dự báo nhu cầu thị trường, từ sự phân tích cơ cấu sản phẩm tiêu thụ trong các năm 1999, 2000, 2001,2002,2003 và giá trị hợp đồng đã kí năm 2003 chuyển sang năm 2004, từ mục tiêu giữ vững và phát triển sản xuất đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên, công ty cơ khí Z179 dự kiến mục tiêu sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới với nội dung cụ thể như sau: Phương châm chỉ đạo xuyên suốt các hoạt động của bộ máy quản trị trong công ty trong những năm tới vẫn là: “Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm trong đó đặc biệt chú trọng đến các sản phẩm có thế mạnh của mình như các loại sản phẩm bánh răng côn xoắn, hàng thuộc dự án 7…Thêm vào đó, công ty tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đóng góp xứng đáng vào công cuộc bảo vệ tổ quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội”. Riêng về công tác quản trị vật tư, công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt yếu kém để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng vật tư. Công ty dự kiến sẽ mở một lớp đào tạo huấn luyện về các nghiệp vụ kinh tế cho cán bộ quản lý vật tư, nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị vật tư. Chú trọng hơn nữa đến các biện pháp kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong từng phân xưởng, từng công nhân sản xuất. Xây dựng lại và củng cố hệ thống kho tàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất, giảm chi phí bảo quản và vận chuyển vật tư từ hệ thống kho tàng đến phân xưởng sản xuất. Giảm định mức vật tư cho từng loại sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, trong thời gian tới, công ty sẽ đầu tư 7 tỉ đồng vào việc thay đổi và cải tiến máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Thay vì sản xuất các thiết bị phụ tùng nhỏ lẻ, công ty sẽ đầu tư sản xuất một loạt các cụm chi tiết hoàn chỉnh. Để đạt được điều đó, công ty phải đầu tư một số máy móc mới và cải tiến máy móc cũ cho đạt yêu cầu kĩ thuật. Vấn đề mở rộng thị trường cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp đang quan tâm đến. Các sản phẩm của công ty trong thời gian tới sẽ thâm nhập vào tất cả các thị trường trong lĩnh vực kinh tế, như các ngành công, nông, ngư, lâm nghiệp…Công tác marketing, quảng cáo sản phẩm, phục vụ khách hàng sẽ được công ty đầu tư chú trọng nhiều hơn. Để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty cần có những bạn hàng truyền thống, những nơi cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên có thể đảm bảo nguyên vật liệu mọi lúc, mọi nơi. Do đó, các dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty sẽ tách bộ phận marketing trong phòng kế hoạch ra thành một phòng ban riêng, nhằm đạt được tất cả các kế hoạch cấp trên đề ra. Công ty không chỉ hoàn thành nhiệm vụ bộ giao cho mà còn thực hiện tốt tất cả các kế hoạch hàng năm đề ra, tránh tình trạng sản xuất thua lỗ, không có lợi nhuận nên không thể đóng góp vào ngân sách nhà nước như một số năm trước đây. 2. Một số chỉ tiêu cụ thể Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2004, công ty cơ khí Z179 đã xác định đây là năm sẽ có nhiều khó khăn lớn, chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi những biến động của nền kinh tế thị trường, kinh tế tự do khu vực. Để thực hiện được những mục tiêu phương hướng nhiệm vụ mới mà Bộ và Tổng cục giao, hướng tới khả năng chủ động hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế theo chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước trong tiến trình đổi mới, Công ty đã và đang có những thời cơ thuận lợi để bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2004 và trong những năm tới. Sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, khai thác tối đa kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đầu tư phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Tính đến ngày 1/4/2004 doanh thu của công ty đã đạt trên 7 tỉ đồng, kế hoạch năm 2004, toàn công ty sẽ đạt doanh thu trên 22 tỉ đồng. Năm 2005 doanh thu sẽ là 26 tỉ đồng, tiến tới năm 2010, doanh thu của công ty sẽ đạt được khoảng 45 tỉ đồng, tăng so với năm 2004 hơn 200%. Đó là một bước tăng trưởng vượt bậc nhưng rất có khả năng thành công vì mới đến tháng 4/2004 mà doanh thu của công ty đã vượt hơn hẳn doanh thu của cả năm 1999. Cùng với việc tăng doanh thu như vậy, kế hoạch hàng năm công ty sẽ đạt lợi nhuận bằng khoảng 5% doanh thu ( hiện nay, lợi nhuận hàng năm của công ty mới chỉ đạt 0,8 - 1.2%), tránh tình trạng không có lợi nhuận như một số năm trước đây. Bảng 9: Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2004 - 2005 STT Chỉ tiêu Đơn vị KH 2004 KH 2005 1 Tổng giá trị sản lượng hàng hoá 1000 đ 18792976 21611924 2 Doanh thu 1000 đ 22750256 26162794 3 Các khoản nộp ngân sách NN 1000 đ 220000 253000 4 Lợi nhuận 1000 đ 180000 207000 5 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1000 đ 1250 1350 Riêng về công tác quản trị vật tư, sang năm 2005, công ty sẽ đầu tư nhiều hơn nữa vào việc nghiên cứu và hoàn chỉnh hệ thống định mức vật tư tiêu dùng cho từng loại sản phẩm và quản lý chặt chẽ hơn nữa khâu cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng vật tư để không vượt quá định mức đặt ra. Công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ và sử dụng vật tư được tăng cường nhiều hơn, cán bộ quản lý vật tư được đào tạo nhiều hơn về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản trị vật tư. Bảng 10: Kế hoạch chi phí vật tư cho từng loại sản phẩm trong năm 2005 TT Tên sản phẩm CP vật tư TB cho 1 đơn vị sp năm 2003 CP vật tư TB cho 1 đơn vị sp năm 2005 Tỉ lệ giảm chi phí 1 Các loại BR côn xoắn 623366 đồng 620725 đồng 0,4% 2 Các loại trục 162862 đồng 160402 đồng 1,5% 3 Các loại bánh xích 56731 đồng 56050 đồng 1,1% 4 Các loại vành răng 593812 đồng 591281 đồng 0,4% 5 PT máy nông nghiệp 18120 đồng 16975 đồng 6,3% II. Những giải pháp chủ yếu 1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin Thị trường là tổng hợp các mối quan hệ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động mua bán hàng hoá. Thị trường luôn luôn biến động không ngừng. Nghiên cứu thị trường là quá trình thu thập, xử lý và phân tích số liệu về thị trường một cách có hệ thống làm cơ sở, tiền đề cho các nội dung được tiến hành. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trường mới hay bất kì việc ra một quyết định nào là phải có thông tin về thị trường. Nghiên cứu thị trường có vai trò và vị trí rất quan trọng trong công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả của nghiên cứu thị trường tốt hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của việc dự báo nhu cầu và xây dựng kế hoạch sản xuất. Có nghiên cứu chính xác nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp mới có những quyết định quan trọng đúng đắn cho công tác sản xuất. Công tác nghiên cứu thị trường là công tác phức tạp khó khăn đòi hỏi người nghiên cứu phải am hiểu tình hình sâu sắc, nhìn nhận một cách đúng dắn về thị trường. Nghiên cứu thị trường không giới hạn ở thị trường hiện tại mà phải chú ý tới thị trường tương lai của doanh nghiệp mà trước hết là thị trường doanh nghiệp muốn chinh phục. Để tạo ra và xử lý các thông tin cần thiết phải đặc biệt chú ý sử dụng các phương pháp nghiên cứu xã hội học, tâm lý học, toán học và thống kê học. Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty cơ khí Z179 thu nhận được còn rất hạn hẹp. Các thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thường xuyên của giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin từ thị trường nước ngoài thì hầu như rất ít khi được chú ý đến. Lượng thông tin thu thập được có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn. Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành hai phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trường, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị trường để từ đó thu được lượng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng hai phương pháp sau để thu thập thông tin: Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại văn phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí…Phương pháp nghiên cứu này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường vật tư cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế. Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp vật tư cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, …Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được các thông tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế. Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật tư được chính xác nhất. 2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật tư Trước hết, công ty nên có biện pháp đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư để có thể thực hiện công tác quản trị vật tư đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả hơn. Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật tư là công việc thường xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn. Công ty cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật tư cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm vật tư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn. Cán bộ quản trị vật tư phải nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật (khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế rồi phối hợp với nhân viên định mức để có những điều chỉnh cần thiết, từ đó tính toán nhu cầu vật tư trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc. Thêm vào đó, công ty nên đầu tư hơn nữa vào việc hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp. Do 100% vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng Kế hoạch – Vật tư phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kì chính xác nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho đầu kì, cuối kì và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch – Vật tư, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng như sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao với công việc của mình. Trên cơ sở các nhà cung ứng đã lựa chọn, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành kí kết hợp đồng. Kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật tư phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng. Công tác chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng phương pháp tập trung để đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như công ty cơ khí Z179 khi mua vật tư trong nước. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hoá thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ giá thành. Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng như tiết kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng vật tư bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản xuất khi cần hoặc có những loại vật tư tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. 3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo vật tư Vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất của các doanh nghiệp. Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị vật tư mà còn ảnh hưởng quyết định đến công tác quản trị sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng vốn để đầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển, đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc công nghệ, đầu tư hiện đại hoá hoạt động quản trị và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Để có được nguồn vốn kinh doanh đủ lớn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác đảm bảo vật tư tại công ty cơ khí Z179. Hầu hết các doanh nghiệp nhà nước trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng thiếu vốn, công ty cơ khí Z179 cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn hạn hẹp nên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đảm bảo vật tư của công ty. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng thường sử dụng phương thức thanh toán trả chậm. Mặt khác, trong một số trường hợp để thực hiện hợp đồng đã kí thì công ty phải đi vay vốn nên công ty phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm bảo vật tư tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí kết hợp đồng…Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất và kinh doanh của công ty. Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau: Một là: thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của công ty. Do trong thời gian tới, khi mà công ty đi vào giai đoạn sản xuất ổn định thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hai là: trước khi tiến hành kí kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kĩ đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ba là: huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. - Do là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên hàng năm công ty được bổ sung vốn từ ngân sách nhà nước. Mặc dù số vốn này không lớn lắm nhưng đôi lúc rất cần thiết đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Công ty có nhiều lợi thế trong việc vay vốn của các ngân hàng Quân Đội nên có thể tận dụng lợi thế đó để tăng nguồn vốn lưu động trong công ty. Còn đối với các tổ chức tín dụng khác, để có được nguồn vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nhưng đổi lại nguồn vốn này rất thường xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Để vay được vốn từ những chỗ như thế này, công ty phải thoả mãn được các điều kiện khắt khe như: uy tín, khả năng thanh toán, phương án kinh doanh…Do vậy, để vay vốn từ các ngân hàng, công ty phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tín để thuận lợi cho việc vay vốn hay hoàn trả. Bên cạnh đó là phải đảm tính hiệu quả của vay vốn bằng cách phải lập được phương án sử dụng vốn vay một cách tỉ mỉ, đồng thời phải lên kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lãi theo thoả thuận với ngân hàng. - Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một hình thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy động vốn này còn mới mẻ ở nước ta, nên để có thể huy động được nguồn vốn từ kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên trong công ty mạnh dạn góp vốn. - Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước thông qua hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước. Bốn là: Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận vật tư cho các đơn vị sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phí phát sinh. Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức cao nhất có thể. 4. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư Việc tăng cường các mối quan hệ kinh tế với các nhà cung ứng vật tư, cũng như với khách hàng có nhu cầu mua sắm sản phẩm của công ty, có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung cũng như trong công tác quản trị vật tư nói riêng. Vì vậy, công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm bảo vật tư với các đối tác cung ứng vật tư cho công ty một cách thường xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường công ty có thể xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo vật tư cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thoả mãn với những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên cùng có lợi, đây là một việc làm công ty thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác. Hiện nay, vật tư của công ty thường là vật tư nhập ngoại nhưng lại mua thông qua các cửa hàng nhập khẩu vật tư tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về. Công ty có thể khắc phục được vấn đề này bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ. Để hoạt động nhập khẩu vật tư với các đối tác nước ngoài diễn ra thuận lợi, cần phải giữ vững mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật với các hãng sản xuất kinh doanh nổi tiếng thế giới để có sự đảm bảo về chất lượng cho vật tư kĩ thuật được nhập. Khi có được mối quan hệ kinh tế với các hãng lớn thì công ty cũng có điều kiện nắm bắt được các thông tin kinh tế, những xu thế biến động lớn trên thị trường vật tư, giúp công ty đưa ra những phương hướng, biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm được thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì người đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của công tác đảm bảo vật tư của doanh nghiệp. Khi nhập vật tư từ nước ngoài, công ty nên xây dựng nhiều mối quan hệ kinh tế đối với các hãng lớn ở nước ngoài sẽ giúp cho công ty có thể được cung cấp vật tư một cách đầy đủ và được hưởng nhiều ưu đãi. Vì vậy, trong thời gian tới công ty nên chú trọng đến việc nhập khẩu vật tư trực tiếp từ nước ngoài và xây dựng các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác lớn ở nước ngoài. Tuy vậy, công ty vẫn phải thiết lập các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác trong nước vì đây là nguồn cung cấp vật liệu một cách nhanh nhất cho công ty khi có nhu cầu khẩn cấp. Tuy nhiên công ty cần nghiên cứu kĩ về mặt chất lượng của vật tư mà công ty nhập để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty. Ngoài ra khi nghiên cứu thị trường, nếu công ty nhận thấy nhu cầu của thị trường về một loại vật tư mà công ty có khả năng nhập được một lượng lớn thì công ty có thể chuyển hướng sang công tác dịch vụ cung cấp vật tư bằng cách nhập với số lượng nhiều hơn, một phần để sản xuất một phần để bán đi thu lợi nhuận. 5. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư kĩ thuật cho sản xuất Nguồn vật tư dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn. Trong số hữu hạn ây, số sản phẩm được càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vật tư càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao vật tư hợp lý mà còn là sự hỗ trợ của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, đầu ra của doanh nghiệp… Nội dung của công tác này là: - Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho công tác quản lý, cấp phát vật tư được chặt chẽ, gọn nhẹ. Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công phân nhiệm không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo, lợi nhuận giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng vật tư, đồng thời góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu hao vật tư không phải là việc làm đơn giản song công ty cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy trì. - Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kì. Sau mỗi kì thực hiện, công ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng…tuỳ theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới cũng như những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một định mức vật tư hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh được chặt chẽ, đúng đắn. - Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán bộ công nhân viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó. Có được đội ngũ công nhân thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ, làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân. III. Kiến nghị 1. Kiến nghị với Bộ Quốc Phòng Hiện nay, công ty cơ khí Z 179 vẫn sản xuất rất nhiều mặt hàng công nghiệp phục vụ cho công tác quốc phòng nhưng không còn được hưởng những chính sách ưu đãi như trước kia nên trên lĩnh vực sản xuất các sản phẩm này, công ty gặp một số khó khăn nhất định. Bộ Quốc Phòng nên có chế độ trợ giá cho một số loại sản phẩm Quốc phòng giúp cho công ty có thể tiếp tục sản xuất các sản phẩm này. Bộ Quốc Phòng cần nhập một số vật tư đặc chủng phục vụ cho sản xuất như thép 18XT, 12 XH3T… để làm bánh răng côn xoắn phục vụ cho công tác đảm bảo an ninh quốc phòng. Một số ngành nghề trong sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quốc phòng có độ nguy hiểm cao, tai nạn lao động dễ xảy ra nên Bộ cần có chính sách ưu đãi đối với công nhân có tay nghề cao làm một số nghề đặc chủng như khoan nòng súng, nắn nòng, bắn chỉnh… Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các ngành nghề ngày càng trở nên gay gắt. Các xí nghiệp Quốc phòng tuy được hưởng một số chính sách ưu đãi hơn các doanh nghiệp khác nhưng không phải là không còn khó khăn. Vì vậy, khi cần, Bộ nên dùng một số áp lực nhỏ để kéo các hợp đồng kinh tế về cho các xí nghiệp tạo điều kiện ổn định công ăn việc làm cho công nhân quốc phòng. 2. Kiến nghị với nhà nước Nhà nước nên có chính sách bảo hộ đối với nền công nghiệp quốc phòng trong thời kì hiện nay. Nên có những chính sách cấm hoặc làm hạn chế tối đa việc nhập khẩu một số chi tiết thay thế cho súng pháo ôtô máy kéo mà công nghiệp trong nước sản xuất được. Các mặt hàng phục vụ cho an ninh quốc phòng nên được hưởng những chế độ ưu đãi nhất định. Nên có chính sách thuế đặc biệt đối với hàng quốc phòng, có thể miễn hoặc giảm 100% để khuyến khích sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân sự trong thời bình hiện nay. Các loại vật tư phục vụ cho sản xuất các mặt hàng quốc phòng bắt buộc phải nhập khẩu (trong nước chưa sản xuất được) thì nên miễn 100% thuế nhập khẩu, chứ nếu để mức thuế như hiện nay rất nhiều xí nghiệp sẽ thua lỗ trong sản xuất kinh doanh. Khuyến khích các doanh nghiệp dùng vật tư và hàng hoá trong nước để phục vụ cho sản xuất bằng cách đánh thuế hàng nhập khẩu cao hơn hoặc có chính sách ữu đãi đặc biệt cho các doanh nghiệp sử dụng hàng trong nước. Với các doanh nghiệp quốc phòng làm kinh tế nên có chính sách hỗ trợ về vốn, việc làm và thậm chí cả bao tiêu sản phẩm để giữ gìn đội ngũ công nhân lành nghề. Đặc biệt, trước tình hình giá thép tăng đột biến như hiện nay, nhà nước nên có những biện pháp giải quyết kịp thời để bình ổn giá cả, giúp cho các doanh nghiệp cơ khí trong nước nói chung cũng như công ty cơ khí Z179 nói riêng đạt hiệu quả kinh doanh như mong muốn. kết luận Trong điều kiện hiện nay, một công ty với máy móc thiết bị lạc hậu, nguồn vốn dành cho sản xuất kinh doanh eo hẹp, hạn chế, doanh thu chỉ đủ bù đắp chi phí sản xuất như Z179 là một công ty kém phát triển. Tuy công ty cơ khí Z179 đã có những tiến bộ trong thời gian gần đây nhưng so với mặt bằng chung của cả nước thì vẫn còn rất nhiều yếu kém. Mặc dù các nhà quản trị doanh nghiệp đã chú trọng rất nhiều trong việc đầu tư vào máy móc thiết bị và con người nhưng vẫn còn nhiều tồn tại, cần phải được giải quyết ngay. Công tác quản trị vật tư trong công ty tuy đã đạt được một số yêu cầu nhất định nhưng so với tình hình kinh tế, xã hội hiện nay thì vẫn còn nhiều điều bất cập. Công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất là một công việc lớn và phức tạp, đòi hỏi công ty phải tập trung mọi nguồn lực để thực hiện tốt nhiệm vụ đặt ra. Công ty phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để giải quyết những khó khăn còn đang tồn tại trong nội bộ công ty cũng như phát huy được các thế mạnh của mình. Vấn đề đặt ra hiện nay đối với công ty là nguồn vốn sản xuất kinh doanh còn quá hạn hẹp, việc thay đổi máy móc công nghệ lại quá tốn kém, chỉ trông chờ vào nguồn vốn mà ngân sách quốc phòng và ngân sách nhà nước cấp xuống thì không biết đến bao giờ công ty mới có thể phát triển mạnh hơn nữa, để có thể cạnh tranh đựơc với các doanh nghiệp cơ khí khác và mở rộng thị trường ra nước ngoài. Đó là một bài toán khó mà các nhà quản trị nhà máy cần phải giải quyết. Tuy thế, ta cũng không thể phủ định mọi nỗ lực quyết tâm của cán bộ công nhân viên chức trong toàn thể doanh nghiệp. Trong thời gian tới, với khả năng và lòng quyết tâm như vậy, họ sẽ thành công. Công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp là một vấn đề rất phức tạp đòi hỏi khả năng chuyên môn và thực tế lớn, nhưng do thời gian thực tập có hạn và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế nên chuyên đề thực tập của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – TS Trần Việt Lâm đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợt này. Hà Nội tháng 4 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Thu Hương Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình quản trị kinh doanh tổng hợp I, II - ĐH KTQD 2. Giáo trình thương mại và quản trị vật tư - ĐH KTQD 3. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - ĐH KTQD 4. Tổ chức và kế hoạch hoá sản xuất sản phẩm trong xí nghiệp công nghiệp quốc doanh-Trí Việt. 5. Giáo trình thương mại doanh nghiệp - ĐH KTQD 6. Tạp chí công nghiệp Việt Nam. 7. Tạp chí con số và sự kiện. 8. Tạp chí phát triển kinh tế. 9. Báo cáo tổng kết hàng năm của công ty cơ khí Z179 10. Các số liệu có liên quan của phòng Kế hoạch – Vật tư tại công ty cơ khí Z179 Mục lục Trang