Đề tài Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá Minh Khai

ổ chức sản xuất các loại khoá, kê, bản lề, chốt cửa và các chi tiết phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng. + Sản xuất kinh doanh các loại phụ tùng cho công nghiệp xi măng như bi, đạn nghiền mắt sàng. + Sản xuất kinh doanh dàn giáo thép, cốp pha tôn, kết cấu thép phục vụ cho xây dựng. Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong xã hội và nhằm mục tiêu phát triển đi lên trong cơ chế thị trường, công ty đang chú vào việc mở rộng ngành nghề trong sản xuất kinh doanh , làm các mặt hàng kết cấu thép xây dựng. 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty: Đối với các nhà máy sản xuất công nghiệp việc tổ chức quản lý khoa học quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm là vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đến năng suất chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiệm vụ tổ chức một quy trình công nghệ trong một doanh nghiệp sao cho hợp lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp đó, như điều kiện cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, trình độ quản lý... a) Tổ chức quản lý của công ty: Công ty khoá Minh Khai trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng Bộ xây dựng theo quy chế hoạt động công ty được quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hệ trực tuyến, thực hiện chế độ một thủ trưởng, giám đốc công ty là người có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm mọi mặt với Nhà nước và tập thể CBCNV, ngoài cương vị phụ trách chung giám đốc công ty còn trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức hành chính, kế hoạch, cung tiêu, Marketing, tài chính kế toán. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc, một phụ trách về sản xuất, một phụ trách về kỹ thuật. Kế toán trưởng giúp việc cho công tác tổ chức hạch toán kế toán và tài chính của công ty cùng một số trưởng phòng ban chức năng. - Công ty có các phòng ban quản lý chức năng sau: * Phòng tổ chức hành chính: Biên chế 12 người bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, quản lý hành chính và quản trị. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức công ty. Sắp xếp nhân sự về số lượng, trình độ nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo CBCNV Xây dựng các định mức lao động, kế hoạch quỹ lương các quy chế quản lý và sử dụng lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động, giải quyết các chế độ chính sách về lao động tiền lương, BHXH theo qui định Nhà nước. Thực hiện các nghiệp vụ quản trị, lễ tân, công tác văn thư hành chính khác. * Phòng kỹ thuật: Biên chế 9 người Bộ phận này có chức năng quản lý công tác kỹ thuật sản xuất trong toàn công ty. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu thiết kế sản phẩm khuôn mẫu nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất xây dựng chiến lược sản phẩm công ty. - Xây dựng quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm quy cách mặt hàng. Tổ chức quản lý đánh giá các sáng kiến cải tiến kỹ thuật kiểm tra xác định trình độ tay nghề cho công nhân trong công ty. Lập kế hoạch đầu tư trang bị sản xuất, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị công ty. * Phòng kế toán tài chính: Biên chế 6 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, huy động sử dụng vốn, về công tác hạch toán của công ty, chức năng kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty Nhiệm vụ cụ thể là: + Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty theo pháp lệnh về kế toán thống kê của Nhà nước quy định. Giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, các hợp đồng kinh tế về giá bán sản phẩm. Thực hiện công tác thanh toán trong nội bộ các đối tác có quan hệ kinh tế với công ty. * Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng kiểm tra, giám sát về chất lượng sản phẩm toàn công ty. Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức kiểm tra chất lượng các sản phẩm trước khi nhập kho, chuẩn bị đưa đi tiêu thụ kiểm tra, quản lý việc chấp hành các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. * Phòng marketing: Biên chế 5 người. - Bộ phận này có chức năng là tham mưu cho giám đốc về tình hình thị trường giá cả, vật tư, sản phẩm liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh được nhu cầu thị trường về các sản phẩm tương tự và các sản phẩm mà công ty có khả năng sản xuất. Đề xuất các phương án tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức tiêu thụ và thu hồi với hiệu quả công nợ cao nhất, đề xuất các phương án tiêu thụ bằng mọi hình thức, tổ chức thực hiện khi được lãnh đạo thông quâ. - Nhiệm vụ cụ thể là: Tìm hiểu thị trường bao gồm các hoạt động thu nhập và xử lý một cách có hệ thống va và toàn diện những thông tin về các sản phẩm vật tư phụ tùng dụng cụ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đề xuất cho công ty những thông tin đặc biệt cần lưu ý và các sản phẩm nên sản xuất. Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý theo các hợp đồng và quy định của công ty. Cùng với phòng tài vụ đến thu tiền ở các đại lý trực tiếp tổ chức các hội nghị khách hàng thông tin quảng cáo và hội chợ triển lãm chịu trách nhiệm đôn đốc và thu hồi công nợ, chịu trách nhiệm ký hợp đồng tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kế hoạch cung tiêu: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh và đảm bảo vật tư cho sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể: Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh + Thực hiện công tác cung ứng thu mua vật tư cho sản xuất kinh doanh, tổ chức dự trữ vật tư bảo quản kho tàng vật tư sản phẩm. Giám sát kiểm tra mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua tạo nguồn hàng. - Tham mưu xây dựng phương tiện vận tải, cơ sở kho hàng, gian hàng. * Bộ phận bảo vệ: Biên chế 8 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho toàn bộ tài sản của công ty, xây dựng kế hoạch, biện pháp bảo vệ, tổ chức công tác dân quân tự vệ và phòng cháy chữa cháy của công ty. *Trạm y tế: Biên chế 2 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn bộ CBCNV, tổ chức việc khám chữa bệnh cho CNV và con em, theo dõi bệnh nghề nghiệp và thực hiện giải quyết việc nghỉ ốm cho người lao động, tham gia chỉ đạo công tác vệ sinh môi trường, công tác dân số kế hoạch hoá gia đình. b) Tổ chức sản xuất của công ty: Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích 20.000m2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc vận chuyển vật tư, vận chuyển thành phẩm. Hiện nay công ty có bốn phân xưởng sản xuất chính thức chức năng và nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: * Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như dập định hình ra các khuôn mãu (ke, khoá). Đối với các sản phẩm đơn giản ít công đoạn thì phân xưởng cơ khí còn làm theo đơn đặt hàng nhu cầu làm giàn giáo, cửa xếp, cửa hoa. Mặc dù công nhân trong phân xưởng cơ khí không nhiều nhưng đây là đơn vị mạnh nhất, một điển hình tiên tiến trong tổ chức sản xuất của công ty đồng thời là đơn vị tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong toàn công ty. * Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng cơ điện chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xưởng hoạt động liên tục không bị gián đoạn bơỉ các nguyên nhân máy móc thiết bị hay đường điện. Ngoài nhiệm vụ trên, các phân xưởng cơ điện còn có nhiệm vụ chế tạo khuôn mẫu, ke, bản lề, khoá. Nhiệm vụ này khá quan trọng và phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo khi đúc chi tiết các phân xưởng khoá có thể khớp nhau được. * Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp ráp toàn bộ các loại khoá từ các bộ phận, chi tiết hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. *Phân xưởng mạ: Nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá, ke, bản lề, chốt cửa... công nghệ mạ đòi hỏi kỹ thuật cao theo quy định công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm mạ có độ bền độ bóng cao. Các phân xưởng này đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc thông qua các quản đốc phân xưởng. Loại hình sản xuất của công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ song giữa các loại yêu cầu kỹ thuật và cả về mặt kinh tế. 3. Tổ chức bộ máy mua sắm vật tư Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy ua sắm vật tư và những cơ chế hoạt động của nó tuỳ thuộc vào đặc điểm, mục đích sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp theo từng thời kỳ kinh tế cụ thể. Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính. Do đó tổ chức một bộ máy mua sắm vật tư là rất quan trọng, tổ chức bộ máy mua sắm vật tư do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhận: Tổ chức biên chế của phòng kế hoạch - cung tiêu hiện nay: 1 trưởng phòng kế hoạch 1 nhân viên quyết toán 3 thủ kho 1 trưởng phòng cung tiêu 2 nhân viên tiếp liệu 2 lái xe *Cơ cấu tổ chức mua sắm vật tư của công ty: - Phòng kế hoạch : làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư của công ty trong kỳ kế hoạch, lên phương án kế hoạch hoá mua sắm vật tư, lập đơn hàng lập các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, tổ chức theo dõi kế hoạch, thống kê tình hình mua sắm và tiêu dùng vật tư, phân tích hoạt động kinh tế của phòng. - Phòng cung tiêu: Trên cơ sở kế hoạch của phòng kế hoạch phòng cung tiêu trực tiếp ký các hợp đồng mua sắm vật tư, theo dõi và chuyển đưa vật tư về công ty. - Phòng kế toán tài chính phụ trách khâu kiểm tra hoá đơn chứng từ mua hàng do phòng cung tiêu lập, về sốlượng, chủng loại, giá cả vật tư thành tiền theo đúng nghiệp vụ tài chính rồi thanh toán tiền mua vật tư. - Phòng KCS có trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá. - Thủ kho làm nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản theo dõi dự trữ cấp phát vật tư cho các bộ phận của công ty. II. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khoá Minh khai: 1. Những chỉ tiêu và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty khoá MinhKhai Biểu 01: Một số đánh giá và kết qủa về tình hình hoạt động của công ty năm 1997 và 1998 STT Chỉ tiêu % 1997 1998 1 Bố trí cơ cấu vốn % ã Tài sản cố định/Tổng tài sản % 36,3 41,9 ã Tài sản lưu động/Tổng tài sản % 63,7 58,1 2 Tỉ suất lợi nhuận % ã Tỉ suất lợi nhuận/ doanh thu % 1,6 1,0 ã Tỉ suất lợi nhuận/vốn % 5,5 3,9 3 Tình hình tài chính % ã Tỉ lệ nợ phải tra so với toàn bộ TS % 66,2 64,2 ã Khả năng thanh toán % - Thanh toán nhanh tiền hiện có/nợ ngắn hạn % 107,3 112,8 - Tài sản cố định/nợ ngắn hạn % 1,7 0,7 Biểu số 02: Một số chỉ tiêu về tình hình hạch toán kinh tế của Công ty khoá Minh Khai trong 3 năm trở lại đây STT Năm Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1 Nguyên giá TSCĐ hữu hình 5.848.673.883 7.439.536.885 7.443.846.885 2 Giá trị còn lại 2.569.077.956 4.259.505.208 4.623.815.208 3 Vốn lưu động 1.227.119.655 1.527.119.655 1.890.212.124 4 Giá trị tổng sản lượng 12.550.731.000 11.883.310.000 12.672.135.000 5 Tổng doanh thu 15.121.362.994 14.007.441.580 15.574.343.130 6 Thuế doanh thu 257.565.390 211.541.689 247.608.052 7 Lợi nhuận thực hiện 288.872.855 291.2993421 345.101.321 2. Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty: (6 tháng đầu năm 1999) Công ty Khoá Minh Khai đã tập kết xong 11 thiết bị thuộc dự án đầu tư nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng của công ty. Trong đó 3 thiết bị đã đưa vào vận hành, còn lại trong tháng 5 năm 1999 được bảo dưỡng, lắp đặt và vận hành xe nâng và hệ sơn tinh điện. Do chuẩn bị từ năm 1998 về dự trữ vật tư cho các loại sản phẩm tiểu ngũ kim (khoá, bản lề, cremon...) nên cán bộ công nhân viên đã có đủ việc làm ổn định ngay từ đầu năm đến nay. Nhưng cũng do vật tư dự trữ để tạo việc làm nối tiếp lại phát sinh thuế VAT đầu ra không được khấu trừ. Vì vậy thuế quý 1 năm 1999 tăng 3,8 lần so với quý 1 năm 1998, thu nhập của CBCNV giảm nhằm đảm bảo sản xuất không bị lỗ lớn. Trọng tâm của 6 tháng cuối năm 1999 công ty khoá Minh Khai khai thác triệt để năng lực các thiết bị mới nhập, nâng cao năng suất chất lượng các sản phẩm tiểu ngũ kim, phát huy năng lực của đội sản xuất các cấu kiện cấu kết mới được bổ túc nâng cao tay nghề để hoàn thành các công trình kết cấu thép được Tổng công ty cơ khí xây dựng giao trong quý 3 năm 1999 và tạo đà nhận các công trình lớn khác trong quý 4 năm 1999. Sắp xếp lại tổ chức các bộ phận trong công ty: Biểu số 03: Các chỉ tiêu tổng hợp báo cáo 6 tháng đầu năm 1999 Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Kế hoạch năm 1999 Tỷ lệ %TH so với KH 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước thực hiện tháng 5 năm 1999 Ước thực hiện 6 tháng đầu năm 1999 I/ Giá trị sản xuất kinh doanh 1. GTSX Xây lắp (cả VT do A cấp) Tr.đg 2. GTSXCN.VLXD (giá hiện hành) Tr.đg 14.890 * GTSCCN.VLXD (giá CĐ 1994) Tr.đg 14.797 3.226 1.300 6.000 40 3. Kim ngạch nhập khẩu USD 23.775 23.775 100 4. Kim ngạch xuất khẩu USD 2.715 5. Giá trị sản xuất và KD khác Tr.đg * GTKD VLXD Tr.đg * GTKD nhà Tr.đg * GT khảo sát - Thiết kế - Tư vấn Tr.đg * Sản xuất cơ khí Tr.đg 3.226 1.300 6.000 2. Lao động và thu nhập 2.1. Lao động có đến cuối kỳ báo cáo Người 380 345 347 350 92 Trong đó: Do đơn vị quản lý Người 380 345 347 350 92 Riêng số lao động không bố trí được Người 2.2. LĐ b/q 6 tháng (người LV) cả(HĐ) 1.000đ 360 345 345 350 97 2.3. Thu nhập b/q người/tháng (ngườiL.v) Tr.đ 576 500 515 550 95 3. Tổng doanh thu Tr.đ 2.935 Trong đó: - Doanh thu Xây lắp Tr.đ - Doanh thu SXCN.VLXD Tr.đ 14.890 2.935 1.300 6.000 40 4. Kết quả sản xuất kinh doanh Tr.đ * Lãi (+) Tr.đ * Lỗ (-) Tr.đ -50 -10 -60 5. Nộp NS Tr.đ * Các khoản phải nộp Tr.đ 110.8 220,8 Riêng nộp thuế Tr.đ 110.8 50 220,8 * Các khoản đã nộp Tr.đ 73.82 50 170,8 Riêng nộp thuế Tr.đ 73.82 50 170,8 6. Các khoản nợ phải trả Tr.đ 1.666.63 1.600 1.650 Trong đó: Nợ nước ngoài Tr.đ 7. Các khoản nợ phải thu Tr.đ 812.36 1.000 1.050 Trong đó: Nợ khó đòi Tr.đ Biểu số 04: Ước thực hiện sản xuất sản phẩm chế tạo cơ khí 6 tháng đầu năm 1999 Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Kế hoạch năm 1999 Tỷ lệ %TH so với KH 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước thực hiện tháng 5 năm 1999 Ước thực hiện 6 tháng đầu năm 1999 Kế hoạch 1999 Cùng với năm trước A B 1 2 3 4 5 6 I/ Sản phẩm cơ khí cái 1. Khoá các loại ,, 560.000 112.984 40.000 200.000 35 2. Bản lề các loại ,, 170.000 51.168 20.000 80.000 47 3. Chốt các loại ,, 25.000 3.277 2.000 8.000 32 4. Cremon các loại ,, 40.000 8.375 3.000 16.000 40 5. Ke các loại ,, 65.000 9.500 10.000 30.000 46 6. Kết cấu thép tấn 300 40 15 80 26 7. Contener cái 200 II. Lắp máy tấn / / / / / Biểu số 05: ước thực hiện tiêu thụ sản phẩm chế tạo cơ khí 6 tháng đầu năm 1999 Các sản phẩm chủ yếu ĐVT KH năm 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước TH tháng 5 năm 1999 Ước TH 6 tháng đầu 1999 Kế hoạch 1999 A B 1 2 3 4 5 = 4/1 I. Sản phẩm cơ khí cái 1. Khoá các loại " 560.000 110.642 30.000 180.000 32 2. Bản lề các loại " 170.000 17.939 15.000 80.000 47 3. Chốt các loại " 25.000 3.699 2.000 8.000 32 4. Cremon các loại " 40.000 11.587 2.000 16.000 40 5. Ke các loại " 65.000 9.500 10.000 30.000 46 6. Kết cấu thép tấn 300 40 15 80 26 7. Contener cái 200 II. Lắp ráp tấn / / / / / III. Các công trình xây lắp Tr.đ / / / / / 3. Đặc điểm hoạt động và một số loại vật tư chủ yếu: Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại khoá, mặt hàng phục vụ cho xây dựng như giàn giáo, cột chống đơn kiểu ý, cột chống MK500 chốt cốp pha F10, máy phổ quang, khung lưới ngăn phòng, contener, bộ lọc bụi, vì kèo hội trường Ba đình... Nên phải sử dụng khối lượng vật tư tương đối lớn. Có hàng nghìn loại vật tư khác nhau được sử dụng trong quá trình sản xuất ví dụ như: + Thép là các loại: 1,5 * 1000 * 2000 + Thép tròn các loại: f 12 x 5800 + Thép tấm các loại + Đồng thanh cây f 12 x 4000 + Nhôm, Inox, gang + Các chi tiết của khoá như: thân, lõi quai, bi, lò so, phôi chìa. + Các loại vật tư khác như: Niken, Crôm a xit các loại, xăng dầu, than, củi, cát sỏi và các loại hoá chất khác. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình mua sắm vật tư và sử dụng vật tư là vô cùng khó khăn đòi hỏi cán bộ các phòng phụ trách vấn đề này phải có chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa vật tư sử dụng ở công ty có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nước không thể tự sản xuất hoặc sản xuất chất lượng không cao mà phải nhập ngoại như: Thép lá của Nga, thép tròn f 12 x 5800, đồng thanh cây f 12 x 4000 của Đài Loan. Có loại khó bảo quản dễ hỏng như hoá chất, có loại dễ han gỉ như bu lông, e cu, ốc vít. Từ những đặc điểm này của vật tư đòi hỏi công ty phải có một hệ thống khó tàu đầy đủ đạt tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản. Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo, do đó chi phí về vật tư chiếm tỉ trọng lớn, chẳng hạn thép lá 3 * 1520 * 6000 giá, 5505 đồng/kg. Sử dụng 10120 kg trong tháng 3 năm 1999 trị giá 55.710.6000 đồng. Điều này cho thấy chi phí vật tư chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng, giá mua vật tư cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa mỗi sản phẩm lại được cấu thành từ nhiều loại vật tư khác nhau mà công ty lại sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với kích cỡ đa dạng. Vì vậy phải xây dựng định mức tiêu hao vật tư, việc xuất dùng vật tư cho sản xuất sản phẩm do phòng kỹ thuật lập. Thực tế công ty khoá Minh khai chưa xem xét định mức tiêu hao vật tư một cách chính xác do vậy việc lãng phí vật tư không phải là không có. Những đặc điểm của việc sử dụng vật tư trên đây là những khó khăn lớn mà công ty phải đương đầu, từ việc dự trữ, bảo quản, nhập xuất và quyết toán vật tư. Muốn quản lý một khối lượng vật tư lớn và có nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ, đầy đủ và đúng chất lượng vật tư cho quá trình sản xuất tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục. III. Phân tích tình hình đảm bảo vật tư của công ty: 1. Công ty lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư: 1.1. Công tác xác định nhu cầu vật tư: a. Nhu cầu vật tư chủ yếu: Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty thường được dựa trên căn cứ nhu cầu do các phân xưởng đưa lên trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu của các phân xưởng và các đơn đặt hàng của các khách hàng, các công trình của Tổng công ty cơ khí xây dựng giao. Phòng kế hoạch lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và giao cho phòng cung tiêu trực tiếp thực hiện. Nhu cầu do các phân xưởng đưa lên được xác định căn cứ vào khối lượng công việc cần hoàn thành và định mức tiêu dùng vật tư theo kinh nghiệm là chính ít dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Có tình trạng như vay là do công ty chưa quan tâm đến việc tiết kiệm vật tư cho sản xuất. Các loại vật tư dùng cho sản xuất khoá thì đa số đã được lập kế hoạch chi tiết từ đầu năm thông qua các hợp đồng mua sắm mà công đã ký với các bạn hàng truyền thống. Công tác dự trữ vật tư thường mang tính ngẫu nhiên, không có tính đến đặc điểm sử dụng nguồn hàng, nhiều khi nhu cầu vật tư lại phụ thuộc vào tình hình biến động của vật tư. Công tác xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua thể hiện một phần của công ty trong những năm qua thể hiện một phần (bảng biểu số 06). Biểu số 06: Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư chính qua các năm STT Danh điểm vật tư Đơn vị tính 1996 1997 1998 KH TH %TH KH TH %TH KH TH %TH 1 Thân khoá các loại Cái 325.605 350.655 107,7 400000 373694 92,42 400000 401693 100,4 2 Kết cấu thép Tấn 152 176 115,7 180 176 97,7 210 210 95,2 3 Thép lá các loại - 14,2 15,0 105,6 16,5 18,0 109 81 85 104,9 4 Đồng - 2,5 3,0 120 3,5 3,2 91,4 8,0 7,6 96,1 5 Nhôm - 1,2 1,5 125 1,7 2,1 123,5 2,5 1,9 0,76 6 Inox - 2,5 2,2 88,0 3,1 3,4 109,6 5,2 5,0 96,2 7 Niken - 1,1 1,2 109 1,5 1,7 113,3 2,7 2,5 92,5 8 Sơn - 2,1 2,3 109,5 2,5 2,2 88,1 2,7 2,3 85,2 Qua số liệu ở bảng trên ta thấy: Năm 1996 do tình hình biến động của thị trường và mới bắt tay vào làm các công trình có quy mô lớn do đó công ty còn gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong phương hướng hoạt động. Cho nên trong kế hoạch nhu cầu vật tư được xác định rất ít. Sang năm 1997 công ty đã bước đầu tìm ra hướng đi thích hợp, tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh khác ngoài mặt hàng truyền thống nên lượng vật tư tiêu dùng thực tế cao hơn so với kế hoạch. Từ năm 1998 trở đi các hoạt động sản xuất kinh doanh khác được mở rộng. Nhu cầu vật tư thực tế cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài mặt hàng truyền thống biến đổi theo nhu cầu của đơn đặt hàng (các mặt hàng về cấu kết thép) sự biến động này lớn hơn rất nhiều so với sự biến động của nhu cầu vật tư dùng cho sản xuất các sản phẩm truyền thống. Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty theo kế hoạch là không đồng bộ. Bởi vì mức tiêu dùng vật tư trong sản xuất thường theo một tỉ lệ nhất định, song như bảng số liệu trên thì có những loại nhu cầu kế hoạch lớn hơn thực tế rất nhiều, có loại nhu cầu kế hoạch lại nhỏ hơn thực tế. Có tình trạng này là do việc xác định nhu cầu tiêu dùng vật tư của công ty chưa được dựa trên các căn cứ đánh giá, phân tích tình hình, các mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Trong kế hoạch nhu cầu vật tư cho các bộ phận của nhu cầu chưa được phân định cụ thể (nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, nhu cầu vật tư cho dự trữ) mà chỉ tính nhu cầu ở mức chung chung do vậy thường không chính xác. b. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm: Mỗi số liệu định mức là đặc trưng cho mức tiêu hao vật tư của một chi tiết, sản phẩm cơ khí. Những mức tiêu hao vật tư chính được tính toán trên cơ sở bản vẽ thiết kế và đã tính lượng hao hụt do gia công cơ khí, còn hao hụt do vận chuyển cân đong sai chưa được tính. Mỗi sản phẩm cơ khí đều được chia ra làm hai phần: - Vật liệu chính: là vật tư cần thiết để cấu thành nên sản phẩm trong vật liệu chính được chia làm ba loại: + Khối lượng tính: là khối lượng cần thiết cấu thành nên sản phẩm và được xác định từ bản vẽ thiết kế. + Khối lượng thô: là khối lượng của toàn bộ vật tư dùng để gia công sản phẩm. Khối lượng thô bằng tổng của khối lượng tinh và khối lượng của lương của lương dư cắt gọt, đầu thừa cắt phẳng, đầu đã gọt, mặt cắt... + Khối lượng chì: là khối lượng vật tư dùng để tạo ra phôi đưa lên máy cắt gọt, khối lượng chi bằng tổng của khối lượng thô cộng với tỉ lệ hao hụt do cháy khi rèn hoặc đúc. - Vật liệu phụ: là những vật tư phù trợ cần thiết cùng với vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm. Vật liệu phụ quy định trong định mức này và chủ quan về chất lượng vật tư và đã được cộng thêm các thành phần hao hụt như: khâu gia công, vận chuyển, bảo quản... trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu công ty xác định được khối lượng vật tư tương đối chính xác cần cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và lập được kế hoạch mua sắm vật tư từ đầu năm. + Dưới đây là định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một số sản phẩm chủ yếu: Biểu 07 Biểu số 08: Định mức các loại khoá Đơn vị tính: 1 cái Số TT Vật tư Đơn vinh tính Tên và ký hiệu sản phẩm Khoá cửa Khoá Khoá cửa MK 10 MK 10C MK 10K 1 Gang C 415 - 31 kg 0,350 1,705 2 Thép CT 3f = 3 " 0,0006 3 Thép ca lip f 5 " 0,0095 4 Thép calip A11 - f 8 " 0,056 5 Thép calip A 12 - f 12 " 0,107 0,1864 6 Thép lò so 60C2 f 1 " 0,002 0,002 0,002 7 Thép lò so 60C2 f 0,3 " 0,003 8 Đồng đúc 1C - 59 - 1 " 0,0803 0,216 1,086 9 Đồng tấm S = 2 " 0,0420 10 Đồng tấm 1C.59.1 " 11 Đồng dây 1C .591. f 2,5 " 0,0054 12 Đồng tròn f 3 " 0,022 0,0122 13 Đồng tròn f 3,6 " 0,009 0,004 14 Nhôm AL S = 2 " 0,001 0,001 15 Điện năng Kwh 2,8 8,20 8,00 16 Dầu bôi trơn kg 0,005 0,005 0,005 17 Dầu ma dút " 0,0015 0,0015 0,015 18 Than " 0,150 0,700 1,542 19 Điện tích mạ dm2 0,575 0,446 1,070 20 Sơn kg 0,005 0,005 0,003 1.2. Công tác tạo nguồn: Dựa trên kế hoạch nhu cầu vật tư đã xác định, công ty đã tổ chức khá tốt công tác tạo nguồn và tìm được những nguồn hàng chủ yếu sau. - Nguồn đi mua của các đơn vị sản xuất hoặc các tổ chức kinh doanh vật tư. Thông qua các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng kinh tế. Đây là nguồn cung cấp vật tư chính là nguồn lâu dài và khá ổn định, nó đáp ứng hầu hết cho các loại nhu cầu về các loại vật tư của công ty. - Nguồn vật tư do công ty tự sản xuất: nguồn này chủ yếu là các đáp ứng cho nhu cầu về sản xuất các sản phẩm về khoá chẳng hạn như các chi tiết như đúc thân khoá, tạo phôi chìa, uốn lò so. Làm khuôn gá và một số chi tiết khác... Nguồn này đã góp phần làm cho công ty chủ động về vật tư, tạo thêm nhiều việc làm và thu nhập cho người lao động. - Nguồn vật tư do ứ đọng chậm luân chuyển nguồn này phát sinh do yếu tố chủ quan của công ty và do biến động giá trên thị trường. Xác định nhu cầu về khối lượng chủng loại và cơ cấu không chính xác, cụ thể là khi lập kế hoạch cung ứng và ký các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ, do dự trữ và do nhiều nhân tố khác gây ra như các định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các sản phẩm mới, những sản phẩm phức tạp và công tác tổ chức quản lý kém. - Ngoài các nguồn hàng trên công ty còn tìm kiếm các nguồn hàng khác có sẵn trên thị trường như các loại vật tư giá cả ổn định ít biến động mà lại không khan hiếm, nguồn vật tư nhập khẩu và nguồn vật tư tồn kho. 2. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản vật tư: Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chất lượng vật tư đóng vai trò quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật tư, chất lượng vật tư từ đó có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. ở công ty khoá Minh Khai, hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch - cung tiêu lập kế hoạch thu mua vật tư, kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật tư, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua vật tư. Tại công ty số lượng vật tư lớn, chủng loại vật tư đa dạng, nếu công tác tổ chức bảo quản không tốt sẽ dẫn đến hư hỏng, han gỉ, kém chất lượng như: Sắt thép, hoá chất phòng kế hoạch cung tiêu lên kế hoạch thu mua vật tư giao cho cán bộ tổ chức thu mua. Hiện tại ở công ty việc phân định cho cán bộ thu mua cho từng loại vật tư chưa rõ ràng, tác động không nhỏ tới tâm lý cán bộ thu mua, chưa phù hợp với khả năng và mối quan hệ của từng cán bộ. Thực tế xảy ra do một số cán bộ cung tiêu chưa quen với công việc nên dẫn tới tình trạng mua vật tư với giá cao, gây ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm. Trong thời gian tới, phòng kế hoạch cung tiêu nên chuyên môn hoá gắn từng người với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật tư, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư cũng như giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề công ty quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua được khối lượng vật tư nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào. Nếu khâu thu mua có ảnh hưởng lớn đến chi phí vật tư thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật tư của công ty. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật tư bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm, gây thiệt hại cho công ty. Hiện nay công ty khoá Minh Khai chưa có đội xe chuyên chở việc vận chuyển hoàn toàn thuê ngoài dẫn tới một số trường hợp không chủ động hoặc chi phí vận chuyển cao. Bên cạnh việc theo dõi số lượng tồn kho, thời hạn sử dụng và của một số vật liệu dễ hỏng như các loại hoá chất, sơn... cũng đóng một vai trò quan trọng. Căn cứ vào số lượng tồn kho mà xác định số lượng vật liệu mua vào, đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất nhưng phải tránh tình trạng ứ đọng vật tư. Để thực hiện điêu này phòng kỹ thuật, phòng KCS phối hợp thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật tư nhất là vật tư có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng để có kế hoạch sử dụng ngay vật liệu trong thời hạn, tránh thiệt hại về vật liệu cho công ty. Hơn nữa cần bố trí tới, sắp xếp kho vật tư cho hợp lý, kiểm tra vận chuyển được dễ dàng tạo điều kiện cho sản xuất. 3. Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng phân xưởng, từng tổ, từng bộ phận đưa lên và tiến độ sản xuất của công việc do các phân xưởng đảm nhận, công ty lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và tiến hành cấp phát cho các tổ theo lịch đã định. Việc cấp phát vật tư cho hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu do phòng cung đảm nhận. Phòng cung tiêu bao gồm một trưởng phòng hai nhân viên và ba thủ kho (kho tiếp nhận và cấp phát vật tư, kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết dở dang, kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết hoàn chỉnh). - Kho tiếp nhận và cấp phát vật tư: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư do phòng cung tiêu viết sẽ tiến hành cấp phát cho các bộ phận, chủ yếu là các tổ: tổ giàn giáo, tổ rèn, tổ dập, tổ gia công có, tổ cơ điện theo nhu cầu sản xuất. - Kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết dở dang: thủ kho căn cứ vào phiếu giao nhận và phiếu KCS do các tổ gia công chi tiết dở dang khi đã gia công hay nhập lên, thủ kho ghi sổ và ký phiếu sau đó lại phát cho các bộ phận khác (bộ phận bóng, mạ, sơn) hoặc các tổ gia công sau khi gia công song các chi tiết sẽ viết phiếu KCS và giao thẳng xuống cho các tổ khác, các tổ này kiểm tra số lượng và ký phiếu KCS ở phần người nhận sau đó đưa lên cho thủ kho ghi sổ và theo dõi. Thủ kho sẽ căn cứ vào sổ để theo dõi và tổng hợp số lượng các chi tiết chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia là bao nhiêu. - Kho tiếp nhận và cấp phát các chi tiết hoàn chỉnh: căn cứ vào số lượng nhập vào thủ kho sẽ cấp phát các chi tiết hoàn chỉnh đồng bộ cho các tổ lắp thông qua các phiếu giao nhận do quản đốc phân xưởng lắp ráp phụ trách. Cuối tháng nhân viên phòng kế hoạch sẽ trực tiếp xuống các kho để quyết toán thông qua thẻ kho và phiếu xuất vật tư, phiếu giao nhận, phiếu KCS. Biểu số 09: Phiếu xuất vật tư số 153 Ngày 22 tháng 3 năm 1999 Bộ phận sử dụng: Tổ rèn Lý do xuất: Sản xuất bản lề Xuất tại kho: Công ty STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Théplá 3 x 6000 x 1520 kg 10.100 10100 4505 45.500.500 2 Thép lá 3 x 4900 x 1250 kg 10000 4905 49.050.000 Xuất ngày..... tháng .... năm 1999 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 4. Kiểm tra sử dụng và thanh quyết toán Việc kiểm tra, đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư của công ty chưa được quan tâm đúng mức. Công ty xây dựng và điều chỉnh các loại định mức chưa đưa phân công phân cấp quản lý và thực hiện kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến tình trạng thừa vật tư cho hoạt động sản xuất, nhiều loại vật tư khi mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất các sản phẩm mới do khách hàng đặt và do Tổng công ty cơ khí xây dựng sử dụng giao sử dụng không hết lại không được tận dụng cho các hoạt động sản xuất khác gây lãng phí vật tư làm tăng giá thành sản phẩm. * Về công tác hoạch vật tư: hạch toán chi phí tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Tại công ty vật tư sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nhiệm vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật tư là vô cùng quan trọng. Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho vật tư - Phiếu xuất kho vật tư - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê kiêm vật tư hàng hoá - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý. Phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty: chủng loại vật tư đa dạng, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, trình độ kế toán tương đối cao. Tại kho: hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thủ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật tư và chuyển toàn bộ phiếu xuất nhập cho kế toán chi tiết vật tư tại phòng kế toán. Thực tế tại công ty thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày được bởi vì rất nhiều loại vật tư trong kho, thực hiện công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó công ty chỉ thực hiện kiểm kê 6 tháng một lần. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. * Công tác quyết toán vật tư: Công tác này phản ánh các nguồn vật tư của công ty. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật tư chứ chưa đưa ra được con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật tư, chất lượng vât tư, phương thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật tư đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật tư còn lại sau kỳ sản xuất mà chưa phản ánh được số vật tư đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật tư đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ chưa căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư và khối lượng công việc đã hoàn thành. Các bước tiến hành xác định lượng vật tư hao phí thực tế, tỉ lệ hao phí vật tư thực tế, lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi chưa được thực hiện, vì vậy việc đề ra phương pháp tiết kiệm vật tư chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật tư đã hao phí và số lượng công việc đã hoàn thành từ số vật tư đó. Do vậy chưa có cơ sở để tính hệu quả kinh tế của việc sử dụng vật tư. IV. Một số nhận xét về tình hình đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty. 1. Những ưu điểm: Do sự nặng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khắc phục khó khăn, nên trong thời gian qua công ty đã có nhiều ưu điểm trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất: Đảm bảo đầy đủ, đồng bộ kịp thời mọi nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty. Nó giúp cho công ty hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng và nâng cao hiệu quả kinh tế các hoạt động của công ty. Đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao giá rẻ, nó góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phẩm đã tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho công ty trong mọi điều kiện. 2. Những nhược điểm và nguyên nhân Bộ máy cung ứng vật tư của công ty chưa hoàn thiện, việc tổ chức lao động chưa hợp lý, chưa hình thành được các cán bộ chuyên môn nhất là trong công tác tạo nguồn và thu mua vật tư. Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty chưa phân thành các bộ phận rõ rệt (nhu cầu vật tư cho việc thực hiện nhiệm vụ chính, nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác, nhu cầuvật tư cho dự trữ) chưa dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng còn nhiều thiếu sót: chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm tới các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa hình thành được đội ngũ cộng tác viên trong việc tìm nguồn hàng và trong kế hoạch tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng của các nguồn hàng đó. -Trong công tác thu mua, vận chuyển, chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc, giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển. - Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát, chưa kiểm tra được việc sử dụng vật ở các bộ phận. - Công tác hạch toán vật tư chưa được đồng bộ, thống nhất giữa phòng kế hoạch - cung tiêu và phòng đào tạo. - Trong quyết toán vật tư chưa tính được lượng vật hao phí để sản xuất các sản phẩm và chưa tính được lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi ở mỗi sản phẩm. - Công tác tổ chức và quản lý dự trữ vật tư chưa được quan tâm đúng mức. Việc xác định mức dự trữ không dựa vào các căn cứ khoa học và thực tế. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo, chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. Tóm lại: Trong hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty vẫn còn nhiều tồn tại, điều đó đòi hỏi phải có hướng giải quyết thích hợp nhất. Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán đảm bảo vật tư cho sản xuất I. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới: 1. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. Công ty khoá Minh Khai có nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh các mặt hàng về ke, khoá, bản lề và các mặt hàng phục vụ cho xây dựng. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về sản phẩm hàng hoá. Công ty đã đề ra phương hướng phát triển lâu dài với các hình thức sau. - Đầu tư xây dựng hệ thống trang thiết bị mới và đồng bộ phục vụ cho nhu cầu sản xuất các mặt hàng mới (các công trình kết cấp thép) phục vụ cho các công trình xây dựng. - Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với thực tế, bổ túc nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. - Hoàn thiện bộ máy mua sắm vật tư cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Sắp xếp lại mạng lưới tiêu thụ sản phẩm mở rộng thị trường ra các khu vực. - Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới. 2. Các biện pháp và phương pháp quản lý nhằm bảo đảm việc thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất: a. Các biện pháp : - Các loại vật tư thường dùng nhưng với khối lượng ít, giá trị nhỏ (rẻ tiền) như bi khoá, lõi khoá, phôi chia, lò so thì mua tập trung một lần và xuất dần nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực. - Các loại vật tư ít dùng nhưng không phải loại vật tư quý hiếm mà giá trị nhỏ thì dùng khi nào mua khi đó. - Các loại vật tư quý hiếm khó tìm trên thị trường, các loại có khả năng tăng giá thì khi có kế hoạch sản xuất thì tiến hành tìm nguồn hàng và nếu có điều kiện thì mua ngay mua trước đó. - Mỗi loại hàng chủng loại hàng phải nắm được càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ít nhất phải có hai nguồn để đề phòng khó khăn xảy ra là có vật tư để sử dụng ngay mặt khác để so sánh về chất lượng, giá thành tạo ra sự cạnh tranh giữa người bán với nhau, cho phép tính toán hiệu quả kinh tế khi mua hàng. Trong những nguồn hàng phòng cung tiêu vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn khác mang tính chất phụ bổ sung khi nhu cầu cấp thoát và đột xuất quá mà nguồn chính không đáp ứng kịp. Song chính các nguồn phụ này lại là động lực cạnh tranh để nguồn chính cung cấp tốt hơn. b. Các phương pháp quản lý: Quảnlý chất lượng và giá cả: Trước khi ký kết mua bất cứ một loại vật tư nào phải xem xét chất lượng có đạt yêu cầu không? Sau đó xem đến giá cả, chất lượng phải đạt tiêu chuẩn quy định cho một loại vật tư nào đó và yêu cầu của sản xuất. Gía cả phải căn cứ vào giá cả thị trường đồng thời thấp hơn hoặc bằng giá đưa vào sản xuất để đảm bảo có lãi, phải nắm bắt được nguồn này nắm bắt được giá cả vật tư, mỗi khi thị trường biến động. Tiếp nhận những thông tin quảng cáo chào hàng hoặc các cộng tác viên, áp dụng biện pháp mua tận gốc không thông qua các khâu trung gian nhằm không ngừng tạo ra lợi nhuận cao. Quản lý số lượng và vốn thanh toán: Sau khi quyết định mua một số loại vật tư vào đó, tiến hành ký kết hợp đồng xong. Công việc sẽ được giao cho người thu mua thực hiện, người cán bộ đó sẽ chịu trách nhiệm đến cuối công việc, nếu hợp đồng quy định phải chuyển tiền trước khi nhận hàng người cán bộ tiếp liện có trách nhiệm làm thủ tục nhận séc hoặc tiền mặt, chuyển thanh toán cho đơn vị bán hàng, lấy hoá đơn có dấu đã thanh toán của kế toán trưởng và thủ trưởng của bên bán ký tên. Sau đó tiến hành thuê phương tiện vận chuyển để tiếp nhận vật tư về công ty. Nếu là bạn hàng truyền thống thì họ thường cho bên mua nhận hàng trước trả tiền sau để giảm các khoản chi phí không cần thiết. II. Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác. Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận. Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho các hoạt động kinh doanh khác và nhu cầu vật tư cho dự trữ. - Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất các sản phẩm chính gồm có: - Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm: Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào đinh mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm. Nsx = ồ QSP mSP Trong đó: Nsx là nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm Qsplà sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch msplà mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm ồ Ký hiệu tổng số +) Phướng pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm. Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản lượng cùng loại trong kỳ kế hoạch và mức sử dụng bình quân của sản phẩm Nsx = ồ Qm Trong đó: m: Là mức sử dụng vật tư bình quân của sản phẩm Nsx:là nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm Q: là sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. +) Phương pháp tính theo hệ số biến động Nsx = Nbc x Tsx x Hsd Trong đó: Nbc là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo Tsx nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H sd Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cầu nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo - Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác: khi tính nhu cầu vật tư cho các hoạt động này nên sử dụng phương pháp tính hệ số biến động. N = Nbk x Tkh x HTR Việc xác định T kh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hình cung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ số lượng cũng như khả năng của các đối thủ cạnh tranh. Việc xác định HTK (hệ số tiết kiệm vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào các biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự chữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định chính xác mức dự chữ vật tư. III. Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất . * Để công ty có thể sử dụng khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất, điều kiện cầu thiết là công ty phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách nhằm đạt được mục đích đề ra. Theo tôi đi đúng hướng theo điều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hướng sau: - Cần áp dụng các hình thức thu mua đa dạng khả năng đáp ứng yêu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tốt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức mua sẽ không nắm được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm thời cơ tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, không thuận lợi. - Để chủ động khai thác tạo nguồn vật tư một cách linh hoạt công ty có thể thực hiện các hình thức mua sau: Mua gom bằng tiền mặt hoặc tổng thể bằng một số hình thức nào đó để kết hợp. Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất,các đối tượng có hàng hoá. Mua bằng hình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất các tư thương có nguồn hàng được phép kinh doanh và được phép thực hiện thanh toán qua uy tín hàng - Công ty cần thống nhất khâu mua và khâu bán bằng cách chuyên môn hoá hoặc hàng kinh doanh cho các bộ phụ trách, khi chuyên môn hoá sẽ tạo điều kiện và đảm bảo cho cán bộ am hiểu một cách kỹ lưỡng về các loại vật tư, thị trường vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh . - Khai thác triệt để các nguồn vật tư đã tìm được, phải luôn luôn tìm thêm các nguồn mới có lượng vật tư phong phú, có chất lượng cao và ổn định. - Nguồn liên doanh liên kết với các đơn vị sản xuất các chỉ tiêu cần thiết cho sản phẩm, công ty có thể góp vốn cùng với các đơn vị sản xuất này, sau quá trình sản xuất góp vốn liên doanh được chia bằng sản phẩm hoặc công ty có thể bao tiêu thụ toàn bộ số vật tư cho một số cơ sở sản xuất ra - Nguồn trao đổi vật tư thừa lấy vật tư thiếu Do quá trình xác định nhu cầu vật tư trong kế hoạch không chính xác hoặc do sự thay đổi nhu cầu vật tư thực tế, có loại vật tư thừa nhiều so với yêu cầu song có loại lại thiếu công ty có thể đổi những vật tư thừa này cho các đơn vị khác lấy vật tư thiếu theo tỉ lệ do hai bên thoả thuận. Việc trao đổi này rất nhiều ý nghĩa, một mặt nó góp phần bảo đảm đầy đủ nhu cầu vật tư của công ty, mặt khác nó tránh tình trạng đọng vốn, gây thiệt hại đến hiệu quả kinh tế của công ty. IV. Đảm bảo cung ứng đồng bộ vật tư cho sản xuất. Để sản xuất ra một loại sản phẩm cần nhiều loại vật tư khác nhau theo một tỉ lệ nhất định, hơn nữa loại vật tư này không thể thay thế cho loại vật tư khác. Ta nói vật tư được tiêu dùng đồng bộ khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại vật nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các vật tư khác hoặc không thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần tương xứng với tỉ lệ loại vật tư nhập không đảm bảo yêu cầu với tỉ lệ thấp nhất. Để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt đồng bộ ta dùng bảng phân tích sau đây. Bảng số 10: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt đồng bộ Tên vật tư Đơn vị t ính Kế hoạch nhập Thực nhập (mua) Hoàn thành kế hoạch về số lượng % Số sử dụng được % Số lượng A kg 300 270 90 80 240 B Kg 120 144 120 80 96 C Kg 50 40 80 80 40 Tổng số 470 454 96,5 376 Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào so với kế hoạch đạt 96,5% trong đó loại vật liệu B vượt kế hoạch là 20% số lượng vật tư sử dụng được trong bảng này không đạt được bằng so với số lượng vật tư nhập vào. Như vậy có nghĩa là một số loại vật tư nhập về mà không sử dụng được theo yêu cầu đề ra mà số lượng vật tư sử dụng được chỉ đạt 80% so với kế hoạch. Nguyên nhân của tình trạng trên là nhập vật tư vào công ty không đảm bảo được tính đồng bộ. V. Tăng cường quản lý sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tư. Quản lý tiết kiệm vật tư có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau: - Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. - Tiến hành hạch toán kinh doanh trong từng phần xưởng sản xuất. - Nâng cao trình độ bậc thợ cho công nhân của công ty. - Hoàn thiện hệ thống kho tàng một cách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt giá trị sử dụng và vật tư hàng hoá. - Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thống máy móc thiết bị trên cơ sở nhập các dây chuyền công nghệ hiện đại - Thường xuyên kiểm tra giám sát hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ sung điều chỉnh kịp thời những bất hợp lý. - Sử dụng các đơn bảng kinh tế các chính sách phạt thưởng bằng lợi ích vật chất. - Quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể: Biết kết hợp một cách hài hoà các các biện pháp trên công ty sẽ tạo được một môi trường sản xuất kinh doanh tốt. Kết luận Đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất là một hoạt động cần thiết cho quá trình sản xuất là một hoạt động cần thiết không thể thiếu được với việc ổn định và phát triển sản xuất kinh doanh đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào nói chung cũng như đối với công ty Khoá Minh Khai nói riêng. Việc thường xuyên phân tích, đánh giá quá trình thực hiện hoạt động này là việc rất cần thiết để tìm ra những điểm mạnh để phát huy và khắc phục những hạn chế. Sự kết hợp chọn lọc và chủ động kinh doanh giữa lý luận chung thực tiễn sản xuất kinh doanh là tiền đề cho quá trình tổ chức công tác thương mại đầu vào đạt hiệu quả cao. Trong thời gian qua là thời kỳ khó khăn chung của nền kinh tế đất nước việt hạch toán kinh doanh của công ty Khoá Minh cũng nằm trong bối cảnh chung đó song là một trong những doanh nghiệp đã tiến hành việc hạch toán kinh doanh sớm. Cùng với sự cố gắng nỗ lực của mình công ty đã khắc phục được khó khăn phát huy sáng tạo, công ty đã vươn lên thích ứng kịp thời với tình hình được mới và hoàn thành công việc. Trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất công ty đã có nhiều nỗ lực và cố gắng để hoàn thiện công tác này. Công ty khoá Minh Khai đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng và chiều sâu, đã đạt được những thành tích đáng kể đặc biệt là công ty đã có đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên toàn công ty và thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách Nhà nước đầy đủ. Trong thời gian qua do một số nguyên nhân chủ quan nên việc tìm hiểu thực tế còn có một số hạn chế. Song nhờ sự giúp đỡ hướng dẫn của thầy giáo và ban lãnh đạo công ty đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này. Với khả năng còn có hạn nên nội dung bản thực tập chuyên đề còn có những hạn chế không thể tránh khỏi vì lẽ đó bản thân tôi rát chân thành mong muốn sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong Khoa, Ban lãnh đạo công ty Khoá Minh Khai và các phòng ban chức năng của công ty để bản thực tập của tôi được hoàn thiện hơn về mặt nội dung và có ý nghĩa thực tế hơn nữa. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình" Thương mại doanh nghiệp" PGS-PTS Đặng Đình Đào. 2. Giáo trình" Kinh tế Thương mại" PGS- PTS Nguyễn Duy Bột PGS- PTS Đặng Đình Đào 3. Giáo trình"Kinh tế Thương mại- Dịch vụ" PGS- PTS Đặng Đình Đào 4. Giáo trình" Quản trị doanh nghiệp Thương mại" PGS- PTS Hoàng Minh Đường PTS. Nguyễn Thừa Lộc 5. Giáo trình" Kinh doanh kho và bao bì hàng hoá" PGS- PTS Hoàng Minh Đường 6. Các tạp chí 7. Các bảng tổng kết kế hoạch, định mức kinh tế kỹ thuật về hoạt động sản xuất kinh doanh công ty khoá Minh Khai.