Đề tài Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam

tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm soát và cung cấp thông tin về toàn bộ tình hình kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, khai thác các nguồn lực tài chính và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính. Theo nguyên tắc, bộ máy kế toán phải được tổ chức theo từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm, phụ trách một phần hành kế toán trong doanh nghiệp. Tuy nhiên do điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế tại doanh nghiệp mà mỗi nhân viên trong phòng kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau theo hình thức ghép việc. Việc phân công như vậy giúp cho công ty giảm bớt được sự cồng kềnh trong bộ máy tổ chức, giảm bớt được chi phí trong quản lý doanh nghiệp. Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 nhân viên, mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành khác nhau mà không vi phạm các quy tắc bất kiêm nhiệm. Cụ thể là: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác kế toán, trợ giúp cho giám đốc tài chính trong công tác kế toán tài chính. Tính và phát lương bộ phận văn phòng, cân đối giữa các nguồn thu-chi, kiểm soát việc mua vật tư, công nợ phải trả, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh - Kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ tổng hợp các phần hành kế toán, cuối tháng kế toán tổng hợp có trách nhiệm xác định kết quả kinh doanh của cả kỳ và nộp báo cáo cho kế toán trưởng. - Kế toán phải thu: Có nhiệm vụ tiếp nhận và cập nhật các hợp đồng và hoá đơn bán hàng, viết hoá đơn tài chính, theo dõi công nợ phải thu, liên lạc với khách hàng khi chưa nhận được tiền từ khách hàng cũng như từ nhân viên bán hàng, làm báo cáo tuần bán hàng theo số lượng thực tế, viết phiếu thu tiền bán hàng và đi ngân hàng, hàng ngày nộp báo cáo cho kế toán trưởng các khoản phải thu trong ngày, và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra. - Kế toán phải trả : Có nhiệm vụ viết phiếu chi và uỷ nhiệm chi rồi nộp cho kế toán trưởng, cập nhật các khoản chi phí, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao, theo dõi các khoản tạm ứng, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào, sau khi nhận được phiếu xuất kho thì vào sổ theo dõi kho nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. - Kế toán kho: Có nhiệm vụ quản lý kho nguyên vật liệu và thành phẩm về số lượng, nhập và xuất kho đúng quy trình, hàng ngày nộp phiếu nhập kho, xuất kho cho kế toán trưởng, nộp báo cáo nguyên vật liệu và thành phẩm vào ngày mồng 5 hàng tháng. Sơ đồ 2.2: tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam. Kế toán trưởng Kế toán phải thu Kế toán phải trả Kế toán kho Kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ Hiện tại, do quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là vừa và nhỏ, loại hình sản xuất giản đơn, bên cạnh đó số lượng nhân viên tại phòng kế toán không nhiều, nên công ty sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái,các sổ, thẻ kế toán chi tiết…và hệ thống các báo cáo kế toán đầy đủ kết hợp với việc đưa hệ thống máy tính vào công tác kế toán. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đều - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ - Hệ thống báo cáo tài chính của công ty: +Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tìên tệ +Bảng cân đối kế toán + Thuyết minh báo cáo tài chính 2.2 thực trạng công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam Tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, việc tiêu thụ thành phẩm diễn ra theo 2 phương thức là bán trực tiếp và gửi bán đại lý. Đối với trường hợp bán trực tiếp thì có thể bán trực tiếp tại cửa hàng của công ty hoặc bán qua phòng kinh doanh. Đối với trường hợp bán hàng trực tiếp tại cửa hàng của công ty, kế toán viết Hoá đơn GTGT và thu tiền mặt ngay khi giao hàng. Khi bán hàng qua phòng kinh doanh, công ty và khách hàng sẽ ký hợp đồng mua bán, trong đó quy định: số lượng, đơn giá, thành tiền, các điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán…Hàng có thể được giao thành nhiều đợt theo thoả thuận trong hợp đồng. 2.2.1 Kế toán tiêu thụ trực tiếp tại Công ty Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng của công ty hoặc bán hàng qua phòng kinh doanh của công ty, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu gốc. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Ngày 05/10/2005, công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam bán 36 chiéc mũ bảo hiểm Protec loại SAGA xốp trắng, có kính,cỡ M cho Quỹ cựu chiến binh Mỹ với đơn giá là 178.500 đ/chiếc, thuế suất GTGT 10%. Quỹ cựu chiến binh Mỹ thanh toán ngay bằng tiền mặt. Tại kho, sau khi nhận được lệnh xuất kho từ Giám đốc sản xuất, thủ kho kiểm tra với khách hàng thời gian cụ thể đẻ tiến hành giao hàng rồi viết Phiếu xuất kho (như Biểu 1, trang 48). Thủ kho giao liên 2 Phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán phải thu tiến hành viết Hoá đơn GTGT (như Biểu 2, trang 49), liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng đẻ thực hiện việc thanh toán, liên 3 giao cho Kế toán kho. Hình thức thanh toán tại công ty rất linh hoạt, khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, còn đối với những khách hàng thường xuyên hay khách hàng lớn thì công ty chấp nhận hình thức trả chậm hoặc đặt cọc trước một phần trong tổng số tiền hàng. Đối với trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán viết Phiếu thu (như Biểu 3, trang 50), nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán phải thu căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng (Biểu 4, trang 51) để nhập dữ liệu vào sổ tổng hợp. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có cập nhật đầy đủ thông tin, số liệu vào Sổ bán hàng (Sales) trong hệ thống phần mềm Exact, cụ thể bao gồm: mã khách, tên khách hàng, mã số thuế của khách hàng, mã thành phẩm, đơn giá xuất, giá trị xuất, số seri, số hóa đơn, diễn giải, số lượng xuất kho (ghi số âm), giá trị thanh toán (chưa gồm thuế GTGT), thuế suất GTGT…. Từ đó hệ thống phần mềm Exact sẽ tự động kết chuyển các dữ liệu vừa cập nhật được sang Bảng kê hoá đơn hàng hóa bán ra (Biểu 5, trang 52), Sổ cái TK 155- Thành phẩm (Biểu 6, trang 53), Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ (Biểu 7, trang 54). Bên cạnh đó, căn cứ vào phiếu thu và giấy báo có kế toán nhập số tiền thu được từ việc bán hàng (bao gồm cả tiền thuế GTGT) theo từng hoá đơn, theo từng loại tiền thu được (là bằng tiền mặt hay chuyển khoản) vào Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Cash/Bank) trong phần mềm Exact. Trường hợp công ty chấp nhận cho khách hàng nợ, thanh toán tiền hàng sau, ngoài việc viết Hoá đơn GTGT, nhập số liệu vào Sổ bán hàng, kế toán nhập số tiền hàng (bao gồm tiền thuế GTGT) chưa nhận được từ khách vào Sổ TK 131- Phải thu khách hàng, số hoá đơn, mã khách, tên khách…Từ đó, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu sang Sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng (Biểu 8, trang 55), Bảng tổng hợp chi tiết công nợ của tất cả khách hàng (Biểu 9, trang 56). Tại kho, sau khi nhận được Phiếu xuất kho, kế toán kho ghi Thẻ kho (như Biểu 10, trang 57) và Sổ chi tiết thành phẩm (Biểu 11, trang 58). Đến cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thành phẩm (Biểu 12, trang 59) Mẫu Thẻ kho như 2.2.2 Kế toán bán hàng đại lý tại công ty Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam có một hệ thống đại lý rộng trải khắp các tỉnh thành trong cả nước, nhờ đó mà sản phẩm của công ty được chuyển đến tay người tiêu dùng được thuận lợi và nhanh chóng. Mỗi đại lý đều được công ty đặt một mã đại lý riêng để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán. Tại công ty, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho các đại lý thì thủ tục xuất kho thành phẩm cũng được tiến hành tương tự như nghiệp vụ bán hàng trực tiếp. Tuy nhiên công ty không sử dụng mẫu Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý mà sử dụng Phiếu xuất kho thông thường như mẫu Phiếu xuất kho trong trường hợp bán hàng trực tiếp. Bên cạnh đó, khi xuất hàng bán đại lý thì số hàng này được kế toán tại công ty coi là tiêu thụ, do đó kế toán không phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán đại lý trên TK 157- Hàng gửi bán đại lý mà lại phản ánh ngay trên TK 155- Thành phẩm và ghi nhận luôn doanh thu của số hàng xuất bán. Từ đó, kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu như Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT để nhập số liệu vào máy tính tưông tự như trường hợp bán hàng trực tiếp. Máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các Sổ chi tiết thành phẩm, Sổ chi tiết công nợ, Sổ Cái các tài khoản 511, 632, 155, Sổ nhật ký bán hàng, Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra… 2.2.3 Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại Tại công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, nếu xảy ra trường hợp nào đó mà nguyên nhân thuộc về công ty như vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hay không đúng chủng loại, quy cách như đã ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Trị giá của hàng trả lại được tính theo giá mua ghi trên hoá đơn. Công ty chỉ cho phép khách hàng trả lại hàng hoá trong kỳ. Về phía khách hàng, công ty có thể trả lại tiền cho khách hoặc trừ vào số tiền khách hàng còn nợ công ty. Trường hợp hàng bán bị trả lại rất ít xảy ra tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam. Tuy nhiên, khi xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại, công ty tiến hành lập Biên bản trả lại hàng. Từ đó, kế toán căn cứ vào Biên bản trả lại hàng nhập số liệu vào Phiếu nhập hàng bán bị trả lại ( Biểu 13, trang 51 ) trong mục Bán hàng trong phần mềm kế toán trên máy tính, máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu đã nhập vào Sổ Cái các tài khoản 511, sổ cái tài khoản 155- Thành phẩm , sổ cái tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại (Biểu 14, trang 51), sổ cái tài khoản 632- Giá vốn hàng bán (Biểu 15, trang 52). Biểu 1: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Số: 000572 Phiếu xuất kho Liên 1 (Lưu gốc) Ngày: 05/10/2005 STT TK Tên hàng Loại Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Mũ bảo hiểm Protec SMWK Chiếc 36 111.346 4.008.456 Tổng cộng 36 111.346 4.008.456 Lý do xuất kho: Bán hàng Địa chỉ khách hàng: Quỹ cựu chiến binh Mỹ- 15 Đặng Dung- Hà Nội. Người duyệt (Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Hóa đơn Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Giá trị gia tăng AE/2005B Liên 3: Lưu 0056584 Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn VN Địa chỉ: KCN Nội Bài- Quang Tiến - Sóc Sơn- HN Số tài khoản: 020-3-00-00-00379 Điện thoại: 04-5821360 MS: 0101163931 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quỳnh Nga Tên đơn vị: Quỹ cựu chiến binh Mỹ Địa chỉ: 15 Đặng Dung - HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền a b c 1 2 3=1Í2 Mũ bảo hiểm Protec 1 SAGA xốp trắng có kính (M) Chiếc 36 178.500 6.426.000 Cộng tiền hàng: 6.426.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 642.600 Tổng cộng tiền thanh toán 7.068.600 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu không trăm sáu tám nghìn sáu trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Quỳnh Nga Nguyễn Mỹ Dung Hoàng Thu Hằng Biểu 3: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Phiếu thu Ngày: 05/10/2005 Số phiếu thu: 002465 Nhận từ: Nguyễn Quỳnh Nga, Quỹ cựu chiến binh Mỹ- 15 Đặng Dung- Hà Nội Bằng: T Tiền mặt o Ngân hàng Số séc: Ngày: 05/10/2005 Số tiền (Đồng): VNĐ Ngoại tệ: Tỷ giá: Diễn giải: Số tiền: Thu tiền bán hàng, Hoá đơn GTGT số 0056584 7.068.600 Tổng số tiền: Bảy triệu sáu tám nghìn sáu trăm đồng. 7.068.600 Số hiệu tài khoản TK đối ứng Tên tài khoản Nợ Có 111111 7.068.600 511211 6.426.000 333111 642.600 Kế toán trưởng: Hoàng Thu Hằng Thủ quỹ: Nguyễn Thu Hằng Người trả tiền: Nguyễn Quỳnh Nga Nguồn: Phòng Tài chính kế toán. Biểu 4: VID PUBLIC BANK Giấy báo có Tài khoản số: 020-3-00-00-00379 Ngày 14/10/2005 Giao dịch số: 6621-020-000692 Tên khách hàng: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam Khu công nghiệp Nội bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, hà nội. Xin thông báo rằng, hôm nay tài khoản của quý khách đã được ghi Có là Số tiền: 80.465.703 VNĐ Vietcom Bank SP 11 14/10/2005 Công ty TNHH Phước Phú thanh toán hoá đơn 0056584 Biểu 5: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Bảng kê hoá đơn hàng hóa bán ra Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Tên khách hàng Mã số thuế khách hàng Mặt hàng Doanh thu chưa thuế GTGT Thuế GTGT 10% Tổng doanh thu Số Ngày 0056581 03/10 Công ty CP Sthị & XNK TMại VN 0101286228 Mũ BHXM 3.669.819 366.982 4.036.801 .... …. …. 0056584 05/10 Quỹ cựu chiến binh Mỹ Mũ BHXM 6.426.000 642.600 7.068.600 0056585 05/10 Cty TNHH TMại Qtế & Dvụ Sthị Bourbon Thăng Long 0100956381 Mũ BHXM 7.696.140 769.614 8.465.754 0056586 05/10 Bán lẻ tại cửa hàng Mũ BHXM 5.522.342 552.234 6.074.575 …. …. …. 0056872 31/10 Đại lý tỉnh Thái Bình Mũ BHXM 4.345.455 434.546 4.780.001 Tổng cộng 1.794.519.788 179.451.979 1.973.971.767 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 6: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ cái Tài khoản 155- Thành phẩm Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Dư Nợ đầu kỳ: 179.357.770 Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 03/10/2005 Nhập mũ vào kho thành phẩm 7.854.650 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Sthị XNK TMại VN 2.190.510 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Thạch Bàn miền Bắc 3.792.649 … … 05/10/2005 Nhập mũ vào kho thành phẩm 7.674.338 05/10/2005 Bán hàng, Quỹ cựu chiến binh Mỹ 4.008.456 … … 27/10/2005 Trả lại hàng, Cty Dược phẩmOPV 667.648 … … Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có: Dư Nợ cuối kỳ: 1.012.455.740 1.012.743.167 179.798.343 biểu 7: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ cái Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Sthị XNK TMại VN 3.669.819 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Thạch Bàn miền Bắc 6.823.250 03/10/2005 Bán hàng, Công ty TNHH Đông Hưng 1.171.000 05/10/2005 Bán hàng, Quỹ cựu chiến binh Mỹ 6.426.000 05/10/2005 Bán hàng, Cty TMDV Sthị Bourbon 7.696.140 05/10/2005 Bán lẻ tại cửa hàng 5.522.342 …. …. 18/10/2005 Trả lại hàng,VPĐD ABBOTT Hoa Kỳ 892.500 18/10/2005 Bán hàng, Cty TNHH Gunze Việt Nam 6.000.000 …. …. …. 27/10/2005 Trả lại hàng, công ty Dược phẩm OPV 1.107.864 27/10/2005 Bán hàng, Cty TNHH Metro Cash & Carry 11.241.818 … … 31/10/2005 Trung tâm đào tạo quản lý SITC 405.000 31/10/2005 Đại lý tỉnh Thái Bình 4.345.455 Kết chuyển doanh thu thuần 1.792.519.424 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: 1.794.519.788 1.794.519.788 Biểu 8: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ chi tiết công nợ Tháng 10 năm 2005 Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Mã khách: 23040003 Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có Số Ngày 01/10/2005 Dư đầu kỳ 8.155.000 0056628 18/10/2005 Doanh thu bán hàng 17.624.475 Thuế GTGT đầu ra 1.762.448 0056653 29/10/2005 Doanh thu bán hàng 94.500.000 Thuế GTGT đầu ra 9.450.000 BC 35 30/10/2005 Khách hàng thanh toán tiền hàng 90.000.000 31/10/2005 Cộng phát sinh 123.336.923 90.000.000 31/10/2005 Dư cuối kỳ 41.491.923 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguồn: Phòng Tài chính kế toán. Biểu 9: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam KCN Nội Bài- Quang Tiến- Sóc Sơn- Hà Nội. Bảng tổng hợp chi tiết công nợ Tháng 10 năm 2005 Tài khoản 131111- Phải thu khách hàng Đơn vị tính: VNĐ Mã khách hàng Tên khách hàng Số dư đầu tháng Số phát sinh Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 10401015 Đại lý Thái Bình 12.860.000 5.366.001 8.700.000 9.526.001 10401018 Đại lý Hưông Lực- TP. Thái Nguyên 15.340.000 26.190.000 37.000.000 4.530.000 … … 10403006 Đại lý Lan Dũng- Phố Huế 25.000.000 8.752.500 32.000.000 1.752.500 23040002 Công ty TNHH Phước Phú 3.050.000 2.167.500 4.217.000 1.000.500 23040003 Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam 8.155.000 123.336.923 90.000.000 41.491.923 …. …. Tổng cộng 103.405.000 258.696.923 284.917.000 77.184.923 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 10: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Thẻ kho Thành phẩm: Mũ bảo hiểm Protec, loại SMWK. Tên kho:……Nhà máy… Đơn vị tính: hiếc Tháng 10 năm 2005 Ngày Chứng từ Diễn giải Dư Nhập Xuất Tồn Ghi chú PN PX Dư Đầu kỳ 234 03/10/2005 000761 Nhập 45 279 03/10/2005 000893 Xuất 4 275 03/10/2005 000894 Xuất 5 270 03/10/2005 000895 Xuất 2 268 04/10/2005 000762 Nhập 47 315 05/10/2005 000763 Nhập 38 353 05/10/2005 000896 Xuất 36 317 05/10/2005 000897 Xuất 5 312 05/10/2005 000898 Xuất 1 311 06/10/2005 000764 Nhập 32 343 06/10/2005 000899 Xuất 30 313 06/10/2005 000900 Xuất 24 289 …. 19/10/2005 000777 Nhập 65 435 19/10/2005 001256 Xuất 5 430 19/10/2005 001257 Xuất 20 410 …. 31/10/2005 001297 Xuất 10 Tổng cộng 234 1697 1812 119 Ngày 31 tháng 10 năm 2005 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguồn: Phòng Tài chính kế toán. Biểu 11: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ chi tiết Tài khoản 155111- Mũ bảo hiểm Protec, loại SMWK Tháng 10 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Đơn giá (VNĐ) Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Thành tiền (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) Tồn đầu kỳ 91.101 234 21.317.634 01825 03/10 Nhập mũ vào kho thành phẩm 116.258 45 5.231.610 0056581 03/10 Bán hàng, Cty CP Sthị và XNK TM Việt Nam 111.346 4 445.384 0056582 03/10 Bán hàng, Công ty CP Thạch Bàn miền Bắc 111.346 5 556.730 0056583 03/10 Bán hàng, chi nhánh Cty TNHH Đông Hưng 111.346 2 222.692 01826 04/10 Nhập mũ vào kho thành phẩm 116.258 47 5.464.126 01827 05/10 Nhập mũ vào kho thành phẩm 116.258 38 4.417.804 0056584 05/10 Bán hàng, Quỹ cựu chiến binh Mỹ 111.346 36 4.008.456 … …. 0056872 31/10 Bán hàng, đại lý tỉnh Thái Bình 111.346 10 1.113.460 Tồn cuối kỳ 111.346 119 13.250.174 Tổng cộng 1.697 197.289.826 1.812 201.758.952 119 13.250.174 Nguồn: Phòng Tài chính kế toán. Biểu 12: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam. Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Diễn giải SAGA không kính SAGA có kính UFO không kính UFO có kính Tổng Cộng Số lượng Thành tiền (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) Số lưộng Thành tiền (VNĐ) Số lượng Thành tiền (VNĐ) Tồn đầu kỳ 310 21.095.048 634 57.758.308 1019 52.808.940 748 48.423.474 2711 179.357.770 Nhập trong kỳ 3512 264.576.520 2613 303.782.154 1601 149.981.680 2342 294.115.386 10068 1.012.455.740 Xuất trong kỳ 3522 263.248.368 2638 293.730.748 1977 153.021.777 2731 302.742.274 10868 1.012.743.167 Tồn Cuối kỳ 300 22.423.200 609 67.809.714 643 49.768.843 359 39.796.586 1911 179.798.343 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguồn: Phòng Tài chính kế toán. Biểu 13: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Số: 00076 Ngày 27 tháng 10 năm 2005 Khách hàng: Công ty TNHH Dược phẩm OPV Địa chỉ: Số 27 đường 3A, Tp Hồ Chí Minh Nhập vào kho: Thành phẩm Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá bán Thành tiền SAGA xốp đen, không kính, cỡ L SLB Chiếc 3 142.500 427.500 UFO xốp trắng, có kính, cỡ S USWK Chiếc 4 170.091 680.364 Tổng cộng tiền hàng 1.107.864 Tiền thuế GTGT (10%) 110.786 Tổng cộng tiền thanh toán 1.218.650 Bằng chữ: Một triệu hai trăm mười tám nghìn sáu trăm năm mươi đồng. Ngày…tháng…năm… Người trả hàng (Ký,họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 14: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ Cái Tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Dư đầu kỳ: Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 18/10/2005 Trả lại hàng, VPĐD ABBOTT Hkỳ 892.500 27/10/2005 Trả lại hàng, Cty Dược phẩm OPV 1.107.864 Kết chuyển giá trị hàng bị trả lại 2.000.364 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Dư cuối kỳ: 2.000.364 2.000.364 Biểu 15: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ cái Tháng 10 năm 2005 Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: VNĐ Dư đầu kỳ: Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Sthị XNK TMại VN 2.190.510 03/10/2005 Bán hàng, Cty CP Thạch Bàn miền Bắc 3.792.649 03/10/2005 Bán hàng, Công ty TNHH Đông Hưng 711.532 05/10/2005 Bán hàng, Quỹ cựu chiến binh Mỹ 4.008.456 05/10/2005 Bán hàng, Cty TMDV Sthị Bourbon 4.990.890 05/10/2005 Bán lẻ tại cửa hàng 3.265.273 …. …. 18/10/2005 Trả lại hàng,VPĐD ABBOTT Hoa Kỳ 556.730 18/10/2005 Bán hàng, Cty TNHH Gunze Việt Nam 4.441.540 …. …. 27/10/2005 Trả lại hàng, Cty Dược phẩmOPV 667.648 27/10/2005 Bán hàng, Cty Metro Cash & Carry VN 7.864.730 …. …. 31/10/2005 Đại lý tỉnh Thái Bình 2.564.658 Kết chuyển giá vốn hàng bán 1.011.518.789 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Dư cuối kỳ: 1.012.743.167 1.012.743.167 2.3 thực trạng Công tác kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam 2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng tại công ty v Nội dung chi phí bán hàng tại Công ty . Tại Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí bằng tiền phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa từ sau khi nhập kho đến khi hàng hoá được tiêu thụ trong kỳ. Chi phí bán hàng được kế toán theo dõi và hạch toán trên tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này tại công ty được kế toán chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm tiền lương (lương cơ bản, lương làm thêm ngoài giờ), các khoản trích theo lương, tiền ăn công nghiệp… + Tk 6412- Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm chi phí bao bì sản phẩm, nhiên liệu, gas, sửa chữa ô tô, điện thoại, thiết bị tại bộ phận bán hàng, chi phí đặt báo, tạp chí. + TK 6413: Bao gồm chi phí mua đồ dùng văn phòng phẩm, thuê máy tính, máy photocopy. + TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm + TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Bao gồm các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngoài như: chi phí tiền điện, nước, tiền điện thoại, dịch vụ Internet, thuê văn phòng, bảo vệ công ty, phí vận chuyển, phí bảo hiểm tài sản, chi phí tư vấn, hoa hồng trả cho đại lý.. + TK 6418: Các chi phí bằng tiền khác. Bao gồm các chi phí bằng tiền khác như: phí đào tạo, phí thuê địa điểm đỗ xe, phí taxi, ôtô, chi phí công tác, tiếp khách, chi phí quảng cáo, triển lãm… v Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. - Bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định - Các phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, hóa đơn điện thoại, hoá đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước… - Sổ chi tiết TK 641- Chi phí bán hàng. -Sổ cái tài khoản 641- Chi phí bán hàng. v Trình tự kế toán chi phí bán hàng tại Công ty. Hàng ngày, khi phát sinh các chi phí liên quan đến bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tập hợp và cập nhật số liệu vào máy vi tính. Tùy vào nội dung chi phí, nếu là chi phí tiền lương thì kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán lương, nếu là chi phí khấu hao TSCĐ thì kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, các phiếu chi...Nếu chi bằng tiền mặt, kế toán nhập số liệu vào sổ tiền mặt, nếu chi bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán nhập số liệu vào mục Giấy báo nợ trong Sổ tiền gửi ngân hàng trên máy tính theo số hóa đơn và nội dung chi phí. Căn cứ vào dữ liệu, nội dung chi phí đã nhập vào máy, hệ thống phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào Sổ chi tiết và Sổ cái tài khoản 641- Chi phí bán hàng. 23.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty v Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty. Tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí bằng tiền phát sinh trong kỳ có liên quan đến quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý chung của công ty. Chi phí nhân viên quản lý chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí quản lý của doanh nghiệp. Chi phí quản lý của doanh nghiệp được hạch toán trên tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp và được chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 6421: bao gồm chi phí tiền lương trả cho nhân viên quản lý (lương cơ bản và lương làm thêm giờ), các khoản trích theo lương. + TK 6422: Gồm các chi phí vật liệu dùng cho quản lý. + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6425: Thuế, phí, lệ phí. + TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Bao gồm các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngoài như: tiền điện, tiền nước, phí điện thoại, dịch vụ Internet, phí bảo hiểm tài sản bộ phận quản lý, phí dịch vụ kiểm toán, … + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Bao gồm các chi phí bằng tiền khác (không bao gồm các chi phí kể trên) như: chi phí thuê xe taxi, ôtô, phí công tác, chi phí tiếp khách… v Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Để hạch toán các chi phí liên quan đến quá trình quản lý của doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sau: - Bảng thanh toán lương. -Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. - Các Phiếu chi tiền mặt, Giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn điện nước, hoá đơn điện thoại , hoá đơn dịch vụ Internet… - Sổ chi tiết và Sổ cái tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. v Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty. Khi phát sinh chi phí liên quan đến quá trình quản lý của doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, các hoá đơn thanh toán dịch vụ mua ngoài (hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, dịch vụ Internet,…) để cập nhật số liệu theo nội dung chứng từ vào máy tính. Nếu chi phí phát sinh bằng tiền mặt thì kế toán nhập số liệu vào mục Phiếu chi tiền mặt trong Sổ tiền mặt, nếu chi phí phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng thì nhập số liệu vào mục Giấy báo nợ ngân hàng trong Sổ ngân hàng trên máy tính. Từ đó phần mềm kế toán trên máy sẽ tự động chuyển số liệu sang Sổ chi tiết 642, Sổ cái tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.3.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Kết quả tiêu thụ là kết quả của hoạt động tiêu thụ thành phẩm và được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi, lỗ. Tại công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, thông thường hàng tháng kế toán lại xác định kết quả tiêu thụ một lần vào cuối mỗi tháng để xác định tình hình kinh doanh của công ty là lãi hay lỗ để từ đó đưa ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh cho phù hợp. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo công thức: Kết quả tiêu thụ = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Chiết khấu thương mại - Hàng bán bị trả lại Để xác định kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối và các tài khoản liên quan như: TK 511, TK 632, TK 641, TK 531, TK 642, TK 421. Kế toán sử dụng Sổ cái tài khoản 911, Sổ cái tài khoản 421. Trên cơ sở công thức xác định kết quả tiêu thụ, cuối tháng kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ bằng cách nháy vào biểu tượng Các bút toán cần kết chuyển, từ đó nhập tên và số hiệu các tài khoản liên quan đến việc xác định kết quả tiêu thụ (Tài khoản 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421), hệ thống phần mềm kế toán trên máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu trên các sổ cái và kết chuyển sang Sổ cái tài khoản 911, sổ cái tài khoản 421. Biểu 17: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Bảng thanh toán tiền lương Tháng 10 năm 2005 Đơn vị tính: VNĐ Họ và tên Giờ làm việc Lương cơ bản Lương tháng Ng. giờ Thưởng, trích trước Thưởng khác Tổng cộng Các khoản đóng góp Thực nhận Nhân viên Công ty Thuế TNCN BHXH (5%) BHYT (1%) BHXH (15%) BHYT (2%) BP.Quản lý 37.143.213 37.143.213 1.365.362 10.034.370 47.177.583 830.019 1.857.161 371.432 5.571.482 742.864 42.753.609 1. Nguyễn Thu Trang 192 6.644.110 6.644.110 - 553.676 6.501.055 13.145.165 830.019 332.206 66.441 996.617 132.882 11.326.823 2. Hoàng Thu Hằng 192 3.385.635 3.385.635 282.136 1.977.189 5.441.822 44.182 169.282 33.856 507.845 67.713 5.115.504 …. BP.Bán hàng 72.679.227 72.679.227 8.576.333 35.370.545 108.049.772 3.971.383 3.633.961 726.792 10.901.884 1.453.585 91.141.303 1. Đặng Thanh Chương 192 3.973.750 3.973.750 - 331.146 2.700.145 6.673.895 176.662 198.688 39.738 596.063 79.475 5.927.661 2. Trương Thu Thuỷ 140 3.387.425 2.469.997 205.833 786.170 3.256.167 - 169.371 33.874 508.114 67.749 3.052.922 …. Người lập Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 18: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn Việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định Đơn vị tính: VNĐ STT Chứng từ mua hàng Tên TSCĐ Số lượng Nguyên giá Ngày bắt đầu tính khấu hao Thời gian khấu hao (năm) …. Khấu hao Quý 3/2005 Khấu hao Tháng 10/2005 Ngày Số I TSCĐ vô hình- TK 213811 255.658.212 13.266.397 4.260.970 1 04/02 Phần mềm kế toán 5 115.742.600 01/04 5 … 5.787.130 1.929.043 2 29/08 Chi phí dịch vụ phần mềm Ex 5 32.916.500 01/09 5 … 1.645.825 548.608 … …. …. …. …. II Phương tiện vận chuyển- TK 211411 627.029.548 23.619.499 7.873.166 - Bộ phận sản xuất. 240.646.262 7.520.196 2.506.732 1. 27/09 001330 Xe Citivan 1 221.487.619 01/10 8 368.426 122.809 … - Bộ phận quản lý. 386.383.286 16.099.304 5.366.435 1. 19/03 001721 Xe Jollie 1 371.469.000 01/04 6 15.477.875 5.159.292 … III Máy vi tính- TK 211511 312.461.064 16.160.979 4.020.158 - Bộ phận sản xuất. 13.761.020 688.051 229.350 1. 26/11 026187 Compaq P4/128MB/20G 1 13.761.020 01/12 5 688.051 229.350 - Bộ phận bán hàng. 82.010.080 4.100.504 - … - Bộ phận quản lý. 216.689.964 11.372.424 3.790.808 1. 26/11 026187 Compaq P4/128MB/20G/CD52 1 14.592.730 01/01 5 729.637 243.212 …. Biểu 19: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ chi tiết Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Ngày Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Phát sinh Nợ TK Số Ngày TK 6411 TK 6412 TK 6413 TK 6414 … TK 6418 05/10 PC 36 05/10 Mua đồ dùng văn phòng phẩm 2.969.628 2.969.628 06/10 BC 42 06/10 Chi phí quảng cáo 10.800.040 10.800.040 …. 31/10 PB 31/10 Chi phí khấu hao xe Jollie 5.366.435 5.366.435 31/10 BTTL 31/10 Thanh toán lương nhân viên 72.679.227 72.679.227 Trích BHXH 10.901.884 10.901.884 Trích BHYT 1.453.585 1.453.585 Tổng cộng 373.237.070 144.831.568 22.410.580 29.969.628 5.366.435 135.325.355 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 20: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ chi tiết Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Phát sinh Nợ TK Số Ngày TK 6421 TK 6422 TK 6423 TK 6424 … TK 6428 05/10 PC 36 05/10 Mua đồ dùng văn phòng phẩm 2.745.992 2.969.628 06/10 BC 43 06/10 Chi phí lãi vay 1.062.452 1.062.452 …. 31/10 PB 31/10 Khấu hao máy tính 3.790.808 3.790.808 31/10 BTTL 31/10 Thanh toán lương nhân viên 37.143.213 37.143.213 Trích BHXH 5.571.482 5.571.482 Trích BHYT 742.864 742.864 Tổng cộng 218.370.037 183.625.857 2.776.618 2.391.951 8.051.788 … 1.083.992 Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 21: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam KCN Nội Bài- Quang Tiến- Sóc Sơn- Hà Nội Sổ cái Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 05/10/2005 Mua đồ dùng văn phòng phẩm 2.969.628 06/10/2005 Chi phí quảng cáo 10.800.040 … … … 31/10/2005 Chi phí khấu hao xe Jollie 5.366.435 31/10/2005 Thanh toán lương nhân viên 72.679.227 31/10/2005 Trích BHXH 10.901.884 31/10/2005 Trích BHYT 1.453.585 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: 373.237.070 biểu 22: công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ cái Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 05/10/2005 Mua đồ dùng văn phòng phẩm 2.745.992 06/10/2005 Chi phí lãi vay 1.062.452 … … … 31/10/2005 Thanh toán lương nhân viên 37.143.213 31/10/2005 Trích BHXH 5.571.482 31/10/2005 Trích BHYT 742.864 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: 218.370.037 Biểu 21: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ cái Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 31/10/2005 Kết chuyển doanh thu thuần 1.792.519.424 31/10/2005 Kết chuyển giá vốn 1.011.518.789 31/10/2005 Kết chuyển chi phí bán hàng 373.237.070 31/10/2005 Kết chuyển chi phí QLDN 218.370.037 31/10/2005 Kết chuyển lãi 189.393.528 Cộng phát sinh Nợ: Cộng phát sinh Có: 1.792.519.424 1.792.519.424 Ngày…tháng…năm… Biểu 22: Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Sổ cái Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối Từ 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đơn vị tính: VNĐ Dư Có đầu kỳ: 4.039.622.498 Ngày Diễn giải PS Nợ PS Có 31/10/2005 Kết chuyển lãi kinh doanh 189.393.528 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Dư Có cuối kỳ: 189.393.528 4.229.016.026 Ngày…tháng…năm… Chương 3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam 3.1 Nhận xét chung về tình hình kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Qua thời gian thực tập được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam em có một số nhận xét sau: 3.1.1 Những ưu điểm - Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, nhân viên kế toán có trình độ và trách nhiệm cao trong công việc, có kinh nghiệm, công việc được phân công tương đối phù hợp với trình độ và mức thành thạo công việc của các nhân viên kế toán. - Với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa phải nên Công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp, bên cạnh đó Công ty đã đầu tư Phần mềm kế toán hiện đại giúp cho việc hạch toán sổ sách được giảm nhẹ. - Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán khá đầy đủ và thống nhất giúp cho việc ghi chép và đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhanh chóng. - Kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan, đồng thời đảm bảo số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế ghi chép trùng lắp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các số liệu ban đầu. - Quan hệ cung cấp số liệu giữa kho, phòng kế toán, phòng kế hoạch ăn khớp với nhau, đảm bảo các số liệu nhập- xuất- tồn kho thành phẩm là chính xác, thưồng xuyên có sự đối chiếu số liệu, giảm bớt phần nào những hao hụt, mất mát. - Nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời thu hút càng nhiều khách hàng mới cũng như để giữ vững mối quan hệ với những khách hàng lớn công ty đã khuyến khích khách hàng bằng cách đưa ra hình thức chiết khấu hàng bán đối với những hoá đơn mua với số lượng lớn. Cụ thể là nếu Hoá đơn có số lượng từ 100 đến 500 thì được hưởng chiết khấu thương mại là 10%, còn đối với những hóa đơn có số lượng trên 500 thì được hưởng chiết khấu thương mại là 15 % trên tổng giá trị hoá đơn chưa có thuế GTGT. - Việc tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính được thực hiện thống nhất, đúng phương pháp, đúng thời gian, phản ánh một cách tổng thể tình hình tài chính của Công ty giúp cho Ban giám đốc đưa ra được những quyết định kịp thời, chính xác phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán của công ty cũng còn một số hạn chế cần khắc phục. 3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục 1) Thứ nhất: Về hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty - Mẫu Sổ cái các tài khoản (TK511, TK 531, TK632, TK641, TK642, TK911, TK 421…) hiện công ty đang sử dụng chưa đầy đủ các khoản mục như chứng từ (số hiệu, ngày tháng), tài khoản đối ứng. Công ty nên hoàn thiện hệ thống sổ cái theo đúng mẫu quy định trong phương thức Nhật ký chung hơn. - Tại công ty, khi xuất kho thành phẩm gửi bán đại lý kế toán sử dụng Phiếu xuất kho theo mẫu Phiếu xuất kho như trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp. Bên cạnh đó công ty không sử dụng Sổ cái và Sổ chi tiết tài khoản 157- Hàng gửi bán đại lý mà hạch toán luôn vào Sổ chi tiết và Sổ cái TK 155- Thành phẩm. Như vậy sẽ khó theo dõi chi tiết lượng hàng thực tế đã tiêu thụ, gửi bán để xác định chính xác doanh thu trong kỳ. - Công ty không sử dụng Sổ chi tiết bán hàng nên không theo dõi được đơn giá bán ra của từng loại thành phẩm trong kỳ. 2) Về trích lập dự phòng hàng tồn kho. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, ngày càng có công ty kể cả trong nước lẫn nước ngoài tham gia sản xuất và kinh doanh mũ bảo hiểm, bên cạnh đó có không ít những loại mũ được nhập từ Trung Quốc với mẫu mã đẹp, giá rẻ, thu hút người tiêu dùng, từ đó làm cho giá cả của mũ bảo hiểm trên thị trường có xu hướng giảm xuống. Vì vậy, theo nguyên tắc thận trọng thì khi giá mũ bảo hiểm giảm xuống công ty chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chế độ quy định hiện hành. Yêu cầu công ty cần phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá mũ bảo hiểm có xu hướng giảm xuống hoặc giá nguyên liệu đầu vào giảm. 3) Về hình thức thanh toán công nợ. Tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam, biện pháp quản lý và thu hồi công nợ chưa được tốt, vẫn còn nhiều khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Hình thức chiết khấu thanh toán cho khách hàng là phương tiện rất hữu hiệu để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh mà hiện nay rất nhiều công ty áp dụng. Tuy nhiên hiện tại Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức này. 4) Về phương pháp hạch toán chi phí lãi vay. Kế toán công ty đã hạch toán chi phí lãi vay vào chi phí quản lý doanh nghiệp làm cho chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên dẫn đến việc xác định chi phí theo khoản mục là không chính xác và người quản lý có thể hiểu sai lệch về việc sử dụng chi phí của doanh nghiệp. 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kế quả tiêu thụ tại công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam 3.2.1 Việc cần thiết phải hoàn thiện Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế sang nền kinh tế thị trường là một xu thế tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, doanh nghiệp sẽ phải phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán. phục vụ tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực nhất. Trong môi trường công nghệ thông tin hiện nay, quá trình cung cấp thông tin đóng vai trò rất quan trọng đến quyết định của nhà quản trị, nhất là thông tin tài chính kế toán. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép hay cập nhật số liệu vào máy tính, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống, phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán đã được thiết lập có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản. Các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường là việc làm hết sức cần thiết và được quan tâm. Nhất là trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, quá trình tiêu thụ sản phẩm là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong quá trình luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình này là một vấn đề cần thiết bởi vì: - Khi quá trình kế toán hoàn thiện, việc tổ chức chứng từ ban đầu cũng như việc sử dụng hệ thống tài khoản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán toàn công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm sẽ cung cấp cho cơ quan quản lý cấp trên những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Hoàn thiện quá trình kế toán này còn là việc hoàn thiện hệ thống sổ sách sao cho số liệu cập nhật vào được chính xác hơn, dễ đối chiếu, kiểm tra hơn giữa các sổ sách nhưng vẫn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ. Giảm bớt được khối lượng chi chép, tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp những thông tin kế toán tài chính cần thiết cho các đối tượng quan tâm một cách chính xác và kịp thời. 3.2.2 Phương hướng hoàn thiện Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam đã có những ưu điểm phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, hiện đại hoá trong công tác quản lý. Tuy nhiên để công tác kế toán được ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, của nền kinh tế nhưng vẫn đảm bảo đúng chuẩn mực chế độ kế toán Việt Nam ban hành thì cần phải từng bước hoàn thiện tổ chức hạch toán tại công ty. Nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, các biện pháp đưa ra phải có tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất và phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy quản lý không thay đổi, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Định hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty như sau: - Hoàn thiện công tác kế toán phải hướng tới hiện đại hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo các tính chất cần thiết của các thông tin kế toán cho việc ra quyết định. - Hoàn thiện công tác kế toán phải tôn trọng nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung được thừa nhận. - Phải tôn trọng tính đặc thù của sản phẩm, thị trường, yêu cầu quản lý và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phải tôn trọng tính kỷ cương, thống nhất của chế độ kế toán doanh thu, chi phí, kết quả hiện hành và phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính. - Hoàn thiện phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích đạt được nhằm nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ, đồng thời nâng cao lợi nhuận của công ty. 3.2.3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam 1) ý kiến thứ nhất: Về việc cải thiện hệ thống sổ kế toán tại Công ty - Khi có nghiệp vụ xuất bán hàng cho đại lý công ty nên sử dụng mẫu Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và Sổ cái TK 157- Hàng gửi bán đại lý để có thể tiện theo dõi được số lượng, giá vốn, giá bán của số hàng thực tế đã gửi bán đại lý trong kỳ. Công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội Phiếu xuất kho Hàng gửi bán đại lý Ngày…tháng…năm Liên 3 (dùng để thanh toán) Họ tên người vận chuyển: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Nhập tại kho: Đơn vị tính:… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá, sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 … Cộng Ngày…tháng…năm… Thủ kho Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) - Để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết quá trình bán hàng của doanh nghiệp theo số lượng, đơn giá của từng loại thành phẩm, các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán công ty nên sử dụng Sổ chi tiết bán hàng theo mẫu do Bộ tài chính ban hành như sau: công ty thiết bị và sản phẩm an toàn việt nam Khu công nghiệp Nội Bài, Quang Tiến, Sóc Sơn, Hà Nội. Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm:……….Ký hiệu: Từ…đến… Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế 521, 531, 532 …. …. …. Cộng phát sinh Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2) ý kiến thứ hai: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Theo nguyên tắc thận trọng, để đề phòng giá cả ngành hàng giảm xuống, khi giá các nguyên vật liệu đầu vào có xu hướng giảm, kế toán nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. Trình tự kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối kỳ kế toán, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ,ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có Tk 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối kỳ kế toán tiếp theo: Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được ghi: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 3) ý kiến thứ ba: Về việc hạch toán chi phí lãi vay. Theo dõi trên Sổ chi tiết tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp em nhận thấy rằng kế toán công ty đã hạch toán chi phí lãi vay vào chi phí quản lý của công ty, như vậy là không hợp lý, làm cho chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên, từ đó sẽ dẫn đến việc không phản ánh đúng băn chất của chi phí của công ty. Do vậy, em có kiến nghị công ty nên hạch toán chi phí lãi vay vào tài khoản 635- Chi phí tài chính, như vậy sẽ phù hợp hơn. Kế toán nên hạch toán như sau: Nợ TK 635: 1.062.452 Có TK 336: 1.062.452 Cuối kỳ, chi phí tài chính sẽ được kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh của công ty theo bút toán: Nợ TK 911: 1.062.452 Có TK 635: 1.062.452 4) ý kiến thứ tư: Về việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán. Trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc tìm kiếm khách hàng và thu hút nhiều khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty mình là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Bên cạnh đó, biện pháp quản lý và thu hồi công nợ giữ một vị trí đặc biệt quan trọng, biện pháp đó vừa đảm bảo cho việc thu hồi công nợ được diễn ra nhanh chóng, không để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty quá lâu, lại vừa duy trì được mối quan hệ với khách hàng cũ và mở rộng quan hệ với khách hàng mới. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh cho công ty, em có kiến nghị công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán. Đây là hình thức khuyến khích khá phổ biến của các doanh nghiệp đối với khách hàng giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh. Chi phí cho việc chiết khấu được phản ánh vào chi phí tài chính của doanh nghiệp được thể hiện trên tài khoản 635- Chi phí tài chính. Hình thức chiết khấu và thời gian thanh toán được hưởng chiết khấu được ghi trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên.