Đề tài Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội

§×nh sö dông phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc h×nh thµnh tõ hai nguån chÝnh: C«ng ty ®iÖn lùc thµnh phè Hµ Néi cÊp vµ §iÖn lùc Ba §×nh tù mua. Gi¸ ®Çu vµo cña vËt liÖu: gi¸ ®Çu vµo cña vËt liÖu ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ. Víi vËt liÖu do C«ng ty cÊp: Gi¸ vËt liÖu lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cña C«ng ty. §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: Gi¸ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn hãa ®¬n ch­a cã thuÕ GTGT vµ c¸c chi phÝ kh¸c nh­ vËn chuyÓn, bèc dì, bÕn b·i ch­a cã thuÕ GTGT. Gi¸ xuÊt kho vËt liÖu: §iÖn lùc Ba §×nh ®ang sö dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ b×nh qu©n ®Çu kú dù tr÷ ®Ó tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho. Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n cuèi kú tr­íc = TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú Sè l­îng vËt liÖu tån ®Çu kú Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng = Sè l­îng vËt liÖu xuÊt dïng x Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n T¹i §iÖn lùc Ba §×nh, viÖc ¸p dông m¸y tÝnh trong thùc hµnh kÕ to¸n ®· ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi hoµn chØnh. VËt liÖu nhËp, xuÊt trong kú ®­îc nhËp vµo m¸y hµng ngµy. M¸y tÝnh sÏ tù ®éng tÝnh ra gi¸ vËt liÖu xuÊt trong kú. KÕ to¸n sÏ ®iÒn vµo cét sè tiÒn trªn mçi phiÕu xuÊt kho ®· nhËn tõ thñ kho. IV) Tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý qu¸ tr×nh dù tr÷, thu mua, b¶o qu¶n vËt liÖu: ViÖc mua s¾m vËt liÖu ®­îc lËp kÕ ho¹ch hµng n¨m ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ kinh doanh diÔn ra liªn tôc trªn c¬ së vµ ®iÒu kiÖn sau: KÕ ho¹ch s¶n xuÊt, söa ch÷a, phôc håi n©ng cÊp vµ ®Çu t­ x©y dùng cña ®¬n vÞ. §Þnh møc tiªu hao vËt liÖu trong vËn hµnh vµ cho tõng h¹ng môc c«ng tr×nh söa ch÷a. §Þnh møc vËt liÖu dù phßng cho s¶n xuÊt. B¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi ph­¬ng ¸n kü thuËt, thiÕt kÕ kü thuËt kÌm b¶n tiªn l­îng vËt liÖu ®· ®­îc ng­êi cã thÈm quyÒn hoÆc cÊp cã thÈm quyÒn phª duyÖt. Yªu cÇu tiÕn ®é cña c«ng t¸c söa ch÷a lín, phôc håi n©ng cÊp vµ ®Çu t­ x©y dùng. C©n ®èi vËt liÖu tån kho cña ®¬n vÞ. KÕ ho¹ch vèn. C¸c hå s¬ liªn quan kh¸c theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc vµ tæng c«ng ty ®iÖn lùc ViÖt Nam. Qu¶n lý qu¸ tr×nh thu mua vËt liÖu: Khi cã quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc mua mét thø vËt liÖu nµo, bé phËn cung tiªu ph¶i cung cÊp ®Çy ®ñ 3 hå s¬ b¸o gi¸, tõ ®ã sÏ chän ra mét nhµ cung cÊp ®¶m b¶o c¸c chØ tiªu vÒ kü thuËt vµ kinh tÕ ë møc tèi ­u. ViÖc mua s¾m vËt liÖu ph¶i ®­îc thùc hiÖn th«ng qua hîp ®ång vµ ®¶m b¶o nh÷ng nguyªn t¾c sau: TÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu phôc vô cho c«ng t¸c s¶n xuÊt, söa ch÷a lín vµ dù phßng chiÕn l­îc, söa ch÷a th­êng xuyªn, c¶i t¹o n©ng cÊp, phôc håi vµ ®Çu t­ x©y dùng ®­îc ph©n phèi tõ C«ng ty. Kh«ng mua s¾m vËt liÖu thiÕt bÞ tr«i næi trªn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc, kh«ng râ nguån gèc xuÊt xø, c¬ së chÕ t¹o, vËt liÖu nhËp ngo¹i nh­ng hå s¬ giÊy tê kh«ng ®Çy ®ñ vµ kh«ng phï hîp.... ViÖc cung øng vËt liÖu ph¶i kÞp thêi vµ ®¶m b¶o cho kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. VËt liÖu mua vÒ ph¶i cã ®Çy ®ñ ho¸ ®¬n thuÕ GTGT. Víi nh÷ng vËt liÖu mua lÎ, sè l­îng Ýt, gi¸ trÞ d­íi 100 ngµn ®ång th× cã thÓ kh«ng cã hãa ®¬n GTGT. VËt liÖu mua lÎ, sè l­îng Ýt phôc vô s¶n xuÊt th× chØ cÇn giÊy ®Ò nghÞ mua s¾m vËt liÖu cña bé phËn sö dông vµ ®­îc thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký duyÖt, giÊy ®Ò nghÞ nhËp kho kÌm chøng tõ mua b¸n ®· ®­îc duyÖt. C¸c hîp ®ång mua vËt liÖu sau khi ®­îc ký th× chuyÓn 01 bé cho phßng kü thuËt - kÕ ho¹ch - vËt t­ ®Ó phßng nµy lËp kÕ ho¹ch vµ chuÈn bÞ ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, kho tµng ®Ó nhËp vËt liÖu vµo kho. VËt liÖu nhËp kho ph¶i ®­îc kiÓm tra ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt vµ ®­îc xuÊt kho theo quy ®Þnh hiÖn hµnh. Phßng kü thuËt - kÕ ho¹ch - vËt t­ cã nhiÖm vô theo dâi viÖc tiÕp nhËn vËt liÖu, thùc hiÖn nghÜa vô thanh to¸n, xö lý c¸c tån t¹i ®èi víi ng­êi b¸n vÒ chÊt l­îng vËt liÖu trong thêi gian b¶o hµnh; quyÕt to¸n vµ thanh lý hîp ®ång víi ng­êi b¸n. B¶o qu¶n vËt liÖu: Kho vËt liÖu ph¶i ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu kü thuËt ®èi víi tõng chñng lo¹i vËt liÖu ®­îc l­u gi÷ vµ b¶o qu¶n t¹i ®ã. Mçi lo¹i vËt liÖu ®Òu ph¶i cã thÎ kho ghi sè l­îng nhËp ban ®Çu, cËp nhËt sè liÖu nhËp, xuÊt vµ sè liÖu qua c¸c ®ît kiÓm kª. Thñ kho lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ sè vËt liÖu ®­îc giao qu¶n lý t¹i kho. Trªn thùc tÕ, biÖn ph¸p tæ chøc kho cña ®¬n vÞ ®· ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c sau: Kho ®¶m b¶o yªu cÇu kü thuËt vÒ tån chøa, an toµn cho ng­êi vµ vËt liÖu. ThuËn tiÖn cho viÖc tiÕp nhËn, b¶o qu¶n, cÊp ph¸t vµ ®¶o chuyÓn. Mçi lo¹i vËt liÖu ®­îc ë mét vÞ trÝ, ®­îc ®¸nh ký hiÖu vÞ trÝ vµ ghi ký hiÖu nµy vµo thÎ kho ®Ó dÔ t×m kiÕm. Cã s¬ ®å bè trÝ kho, ph©n vïng cho tõng chñng lo¹i vËt liÖu, trang bÞ c¸c bé gi¸, hÖ thèng chiÕu s¸ng hîp lý. Mçi kho ®Òu cã b¶ng qui ®Þnh phßng ch¸y ch÷a ch¸y vµ ph­¬ng tiÖn cøu ho¶ t¹i chç. X©y dùng ®­îc néi qui ra vµo kho, cÊp ph¸t vËt liÖu, kÕ ho¹ch ®¶o chuyÓn ®Þnh kú ®Ó chèng mèi mät, chæng rØ... Thñ kho vµ kÕ to¸n thùc hiÖn tèt chÕ ®é b¸o c¸o, lu©n chuyÓn chøng tõ. V) Tæ chøc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ vËt liÖu: 1) Thñ tôc, chøng tõ nhËp kho: Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n lµ bé phËn quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n vËt liÖu. Mäi nghiÖp vô ghi chÐp ®Òu c¨n cø trªn c¸c chøng tõ nµy. PhÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu chñ yÕu lµ nhËp, xuÊt vËt t­. Khi gi¸m ®èc duyÖt giÊy b¸o gi¸, bé phËn cung øng sÏ ®i mua vËt liÖu. Bé phËn cung øng khi mua hµng sÏ mang hãa ®¬n GTGT vÒ giao cho kÕ to¸n vËt liÖu. BiÓu sè 5: Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01 GTKT – 3LL Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng Ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 Ký hiÖu AA/98 Sè:06352 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty NG VINA §Þa chØ: H¶i Phßng............. Sè tµi kho¶n: ......................................... §iÖn tho¹i:................................... MS: 02 001 11700 5 Hä tªn ng­êi mua hµng: ¤ng Kim §¬n vÞ: §iÖn lùc Ba §×nh. §Þa chØ: Sè 6 Hµng Bón , Hµ Néi. Sè tµi kho¶n: 710A - 00050 H×nh thøc thanh to¸n: SÐc MS: 01 001 01114 1 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 D©y sóp ®«i m 200 2.100 420.000 Céng tiÒn hµng: 420.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10 % TiÒn thuÕ GTGT: 42.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 462.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m s¸u m­¬i hai ngh×n ®ång. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) Tr­êng hîp vËt t­ do C«ng ty cÊp th× ph¶i cã phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. BiÓu sè 6 §¬n vÞ: C«ng ty §LTP Hµ Néi MÉu sè: 02 – BH §Þa chØ: 69 §inh Tiªn Hoµng Ban hµnh theo Q§ sè: 1141 - tµi chÝnh........... PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé Ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 C¨n cø lÖnh ®iÒu ®éng sè 23 ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 cña gi¸m ®èc C«ng ty §iÖn lùc T.P Hµ Néi vÒ xuÊt cho §iÖn lùc Ba §×nh. Hä tªn ng­êi vËn chuyÓn:....Th¾ng......................Hîp ®ång sè 12050 XuÊt t¹i kho: §¹i Thanh NhËp t¹i kho: §iÖn lùc Ba §×nh. STT Tªn, qui c¸ch s¶n phÈm (hµng hãa) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Thùc xuÊt Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 DÇu MBA 36295100 LÝt 200 200 5 000 1 000 000 Tæng: 200 200 1 000 000 Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Mét triÖu ®ång ch½n. XuÊt, ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 NhËp, ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 Ng­êi lËp phiÕu Thñ kho xuÊt Ng­êi vËn chuyÓn Thñ kho nhËp Thñ tôc nhËp kho TÊt c¶ vËt liÖu, kÓ c¶ vËt liÖu §iÖn lùc tù mua hay vËt liÖu do C«ng ty cÊp vÒ ®Õn §iÖn lùc ®Òu ph¶i tiÕn hµnh c¸c thñ tôc nhËp kho theo qui ®Þnh. §Ó lµm thñ tôc nhËp kho nhÊt thiÕt ph¶i cã hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (nÕu lµ vËt liÖu tù mua) hoÆc hãa ®¬n kiªm phiÕu vËn chuyÓn néi bé (nÕu lµ vËt liÖu do c«ng ty cÊp). Thñ kho lËp phiÕu nhËp kho lµm 4 liªn: 1 thñ kho gi÷, 1 giao cho kÕ to¸n, 1 ng­êi mua hµng gi÷, 1 l­u. BiÓu sè 7 §¬n vÞ: §L Ba §×nh PhiÕu nhËp kho MÉu sè: 01 - vËt t­ Ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 (Q§ sè 1141-TC/C§KT) Ngµy 1/11/1995 cña BTC Nî: 15222 Sè: 32 Cã: 3311.005 Hä tªn ng­êi giao hµng: Kim theo sè H§ 06352 ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 cña Cty NG VINA NhËp t¹i kho: Kho I STT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vt (SPHH) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo C.tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 D©y sóp ®«i M 200 200 2100 420.000 Céng: 200 200 420.000 Tæng sè tiÒn: (viÕt b»ng ch÷):Bèn tr¨m hai m­¬i ngh×n ®ång ch½n. NhËp ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 8 §¬n vÞ: §L Ba §×nh PhiÕu nhËp kho MÉu sè: 01 - vËt t­ Ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 (Q§ sè 1141-TC/C§KT) Ngµy 1/11/1995 cña BTC Nî: 15218 Sè: 36 Cã: 1363XF Hä tªn ng­êi giao hµng: Th¾ng theo sè 12050 ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 cña C«ng ty ®iÖn lùc thµnh phè Hµ Néi. NhËp t¹i kho: Kho I STT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vt (SPHH) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo C.tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 DÇu MBA LÝt 200 200 5 000 1 000 000 Céng: 200 200 1 000 000 Tæng sè tiÒn: (viÕt b»ng ch÷): Mét triÖu ®ång ch½n. NhËp ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ VËt liÖu nhËn cña c«ng ty cã mét sè to lín cång kÒnh nªn kh«ng thÓ nhËp kho §iÖn lùc mµ chuyÓn th¼ng ®Õn c«ng tr×nh. Víi nh÷ng tr­êng hîp nh­ vËy, bé phËn vËt t­ vÉn ph¶i b¸o cho kho ®Ó lËp phiÕu nhËp kho ®ång thêi lËp phiÕu xuÊt kho. Thñ kho c¨n cø vµo sè l­îng vËt liÖu ë phiÕu nhËp kho ®Ó vµo thÎ kho (chØ vµo phÇn l­îng vµ vµo mét dßng trªn thÎ kho). 2) Thñ tôc, chøng tõ xuÊt kho: Khi thùc hiÖn mét ph­¬ng ¸n nµo hoÆc c¸c ®éi tæ cã nhu cÇu sö dông vËt liÖu, ®¬n vÞ sö dông lµm giÊy ®Ò nghÞ lÜnh vËt liÖu. Thñ kho xuÊt vËt liÖu c¨n cø trªn PhiÕu ®Ò nghÞ lÜnh vËt t­ (biÓu sè 9) hoÆc §¬n hµng vËt t­ (biÓu sè 10) ®· ®­îc ký duyÖt. BiÓu sè 9 PhiÕu ®Ò nghÞ lÜnh vËt t­ Sè 012 Ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 Bé phËn sö dông: §éi vËn hµnh Tªn c«ng tr×nh: viÖn t­ liÖu phim. Dïng vµo viÖc: Sù cè tr¹m biÕn ¸p. STT Tªn, qui c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh L­îng ®Ò nghÞ L­îng duyÖt Ghi chó 1 D©y sóp ®«i M 20 20 Gi¸m ®èc §L Thñ kho Bé phËn sö dông Thñ tôc xuÊt kho: VËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh chñ yÕu ®­îc xuÊt dïng cho söa ch÷a, vËn hµnh, lµm c¸c c«ng tr×nh ®iÖn lµ chÝnh. Khi c¸c ®¬n vÞ sö dông vËt liÖu xuÊt tr×nh giÊy ®Ò nghÞ lÜnh vËt t­ hay ®¬n hµng vËt t­ ®· ®­îc duyÖt th× thñ kho ph¶i xuÊt vËt liÖu vµ c¨n cø vµo ®ã ®Ó lËp PhiÕu xuÊt kho. Khi xuÊt kho ph¶i tiÕn hµnh c©n, ®ong, ®o, ®Õm chÝnh x¸c, xuÊt ®óng chñng lo¹i theo yªu cÇu kü thuËt. Nghiªm cÊm thñ kho kh«ng ®­îc tù ý cho vay m­în vËt liÖu. VËt liÖu ®· ®­a vµo s¶n xuÊt th× ®éi tr­ëng, tæ tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ thùc hiÖn theo ®óng qui tr×nh s¶n xuÊt, cã sù kiÓm tra gi¸m s¸t cña phßng kü thuËt vËt t­. C¸c ®éi tr­ëng, tæ tr­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ sù mÊt m¸t, hao hôt vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 4 liªn: 1 thñ kho gi÷, 1 giao cho tµi vô, 1 bé phËn sö dông gi÷, 1 ®Ó l­u. BiÓu sè 11 §¬n vÞ: §L Ba §×nh PhiÕu xuÊt kho MÉu sè: 01 - vËt t­ Ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 (Q§ sè 1141-TC/C§KT) Ngµy 1/11/1995 cña BTC Nî: 154 1827 Sè: 27 Cã: 15222 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Thµnh - Theo sè 012 ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2001 cña §éi vËn hµnh XuÊt t¹i kho: Kho I Sè TT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vt (SPHH) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 D©y sóp ®«i M 20 20 2106 42120 Céng: 20 20 42120 Tæng sè tiÒn: (viÕt b»ng ch÷):Bèn m­¬i hai ngh×n mét tr¨m hai m­¬i ®ång. XuÊt ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 2001 Bé phËn sö dông Ng­êi nhËn hµng Thñ kho KÕ to¸n Tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 12 §¬n vÞ: §L Ba §×nh PhiÕu xuÊt kho MÉu sè: 01 - vËt t­ Ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2001 (Q§ sè 1141-TC/C§KT) ngµy 1/11/1995 cña BTC Nî: 241311 Sè: 30 Cã: 15218 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: An - Theo sè ®¬n hµng vËt t­ ngµy 10 th¸ng 12 n¨m 2001 cña §éi ®¹i tu. XuÊt t¹i kho: Kho I Sè TT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch phÈm chÊt vt (SPHH) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 DÇu MBA l 200 200 5 200 1 040 000 Céng: 200 200 1 040 000 Tæng sè tiÒn: (viÕt b»ng ch÷):Mét triÖu kh«ng tr¨m bèn m­¬i ngh×n ®ång. XuÊt ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2001 Bé phËn sö dông Ng­êi nhËn hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ VI) H¹ch to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh - Hµ Néi: 1) H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn liÖu, vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh - Hµ Néi: V× sö dông nhiÒu lo¹i vËt t­, mËt ®é nhËp xuÊt cao nªn vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Gi¸ vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n ®Çu kú dù tr÷. Tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn theo s¬ ®å sau: S¬ ®å 21: PNK kÕ to¸n t. hîp Sæ §C LC B¶ng kª chi tiÕt phiÕu N - X - T ThÎ kho PXK Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu ë kho: Thñ kho c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho ®· hîp lÖ vµo thÎ kho hµng ngµy. Thñ kho dïng thÎ kho ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt t­ vÒ mÆt sè l­îng. Mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. ThÎ ®­îc më cho tõng danh ®iÓm vËt t­. Cuèi th¸ng, thñ kho ph¶i tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp, xuÊt, tÝnh ra sè tån kho vÒ mÆt l­îng theo tõng danh ®iÓm vËt t­. ThÎ kho ®­îc xÕp theo tõng kho vËt liÖu, vÝ dô kho VËt liÖu phô 15222 ®­îc xÕp thµnh mét quyÓn riªng. BiÓu sè 13 D.N: §iÖn lùc Ba §×nh ThÎ kho MÉu sè: 06 - VT Tªn kho: Kho I Ngµy lËp thÎ : 01/01/2001 Tê sè: 2 (Ban hµnh theo Q§ 1141-TC/C§KT ngµy 01/11/1995 cña BTC) Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸: D©y sóp ®«i §¬n vÞ tÝnh: m Ngµy th¸ng n¨m Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè phiÕu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt ........ ........ ........ ........ 30/11/2001 ......... ......... 10 ............ T12/2001 26/12 32 25/12 Kim nhËp d©y sóp ®«i 200 210 27/12 26 26/12 Hïng - K.D 20 190 27/12 27 26/12 Thµnh - §éi VH , sù cè. 20 170 Tæng th¸ng: 200 40 170 BiÓu sè 14 D.N: §iÖn lùc Ba §×nh ThÎ kho MÉu sè: 06 - VT Tªn kho: Kho I Ngµy lËp thÎ : 01/01/2001 Tê sè: 3 (Ban hµnh theo Q§ 1141-TC/C§KT ngµy 01/11/1995 cña BTC) Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸: DÇu MBA §¬n vÞ tÝnh: lÝt Ngµy th¸ng n¨m Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè phiÕu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt ........ ........ ........ ........ 30/11/2001 ......... ......... 100 ............ T12/2001 27/12 36 26/12 Th¾ng nhËp dÇu MBA 200 300 28/12 30 28/12 An - ®¹i tu 200 100 Tæng th¸ng: 200 200 100 T¹i phßng kÕ to¸n: §Þnh kú, dùa trªn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho do thñ kho chuyÓn tíi, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh céng sè nhËp, xuÊt cña tõng lo¹i vËt t­ vµ ph©n bæ sè xuÊt cho c¸c ®èi t­îng sö dông råi vµo B¶ng kª chi tiÕt phiÕu nhËp, xuÊt, tån vËt t­ (BiÓu sè 15, 16). Trong b¶ng nµy, vËt liÖu xuÊt dïng sÏ ®­îc chi tiÕt theo tõng môc ®Ých. B¶ng nµy ®­îc lËp riªng cho tõng kho vËt liÖu, vÝ dô kho 15222, kho 15218. KÕ to¸n vËt liÖu c¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho ®Þnh kú nhËp vµo m¸y tÝnh. M¸y tÝnh sÏ in ra B¶ng tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu cña tõng thø vËt liÖu vµo cuèi th¸ng.(BiÓu sè 17) Víi nh÷ng vËt liÖu nhËp kho §iÖn lùc do C«ng ty cÊp, cuèi th¸ng kÕ to¸n vËt liÖu lªn sæ chi tiÕt ®èi chiÕu vËt t­ (BiÓu sè 18). Sau ®ã cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu ghi trªn b¶ng kª chi tiÕt phiÕu nhËp - xuÊt - tån vËt t­ ®Ó vµo Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn (BiÓu sè 19). Sæ ®­îc ghi theo tõng danh ®iÓm vËt liÖu theo tõng kho vµ chØ ghi mét ®ît vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ, mçi thø chØ ghi mét dßng trong sæ. Cuèi th¸ng, ®èi chiÕu sè l­îng vËt t­ trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi thÎ kho, ®èi chiÕu sè tiÒn trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi B¶ng tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu. ViÖc tÝnh ra gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n vËt liÖu xuÊt trong kú ®­îc m¸y tÝnh thùc hiÖn . Theo vÝ dô trªn, ta cã gi¸ vËt liÖu xuÊt trong kú cña d©y sóp ®«i lµ: 2106 ®ång. 21 060 = 2 106 (®ång) 10 Gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú cña DÇu MBA lµ: 5200 ®ång. 520 000 = 5 200 (®ång) 100 BiÓu sè 19 §iÖn lùc Ba §×nh Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn vËt t­ Sè danh ®iÓm vËt t­,sph,hh Lo¹i vËt t­, hµng ho¸ Tªn, qui c¸ch §¬n vÞ tÝnh SD ®Çu n¨m ... Lu©n chuyÓn th¸ng 12 S L TiÒn NhËp XuÊt SL TiÒn SL TiÒn 31503250 D©y sóp ®«i m 80 168000 200 420000 40 84240 36295100 DÇu MBA lÝt 200 1000000 200 1000000 200 1040000 ....... ......... .... .... ........ ... ...... ..... ...... ..... 2) KÕ to¸n tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu ë §iÖn lùc Ba §×nh. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu lµ mét kh©u quan träng trong tiÕn tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu bëi nã ®ãng vai trß cung cÊp nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Nh÷ng th«ng tin do kÕ to¸n vËt liÖu cung cÊp cho nhµ qu¶n lý nh»m tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t ®èi víi c¸c lo¹i vËt liÖu, nh»m ®¶m b¶o cho nh÷ng ho¹t ®éng qu¶n lý vèn l­u ®éng cã hiÖu qu¶ thiÕt thùc, ®óng víi ®­êng lèi ph¸t triÓn s¶n xuÊt vµ ph¸t triÓn kinh tÕ. HiÖn nay, t¹i §iÖn lùc Ba §×nh, kh©u kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, h×nh thøc h¹ch to¸n nhËt ký chøng tõ. S¬ ®å 22: S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ThÎ kho vµ c¸c sæ chi tiÕt Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt NKCT sè 5 B¶ng PB sè 2 NKCT sè 1,2,3 B¶ng kª sè 4,5,6 B¶ng kª sè 3 Sæ c¸i TK 152,153 NKCT sè 7 a) Tµi kho¶n sö dông: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu ®­îc sö dông trong ngµnh ®iÖn, tµi kho¶n vËt liÖu ¸p dông trong C«ng ty ®iÖn lùc Hµ Néi ®­îc ph©n thµnh nh­ sau: TK 152: Nguyªn liÖu, vËt liÖu. TK 1521: Nhiªn liÖu. TK 15218: Nhiªn liÖu kh¸c. TK 1522: Nguyªn liÖu, vËt liÖu. TK 15221: Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh. TK 15222: VËt liÖu phô. TK 1523: Phô tïng. TK 15231: C«ng t¬. TK 15238: Phô tïng kh¸c. TK 1525: PhÕ liÖu. TK 1528: VËt liÖu kh¸c. TK 15281: C«ng t¬ viÖn trî. TK 15282: Hµng Sida (Tæ chøc Sida) §iÖn lùc kh«ng dïng tµi kho¶n 151 Hµng mua ®ang ®i ®­êng. b) KÕ to¸n qu¸ tr×nh thu mua nhËp kho vËt liÖu: VËt liÖu sau khi ®­îc thu mua, nhËp kho, kÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi b¸n qua Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sæ nµy ®­îc lËp cho tõng ng­êi b¸n, mçi ng­êi b¸n ®­îc ®¸nh m· sè ®Ó tiÖn cho viÖc h¹ch to¸n trªn m¸y tÝnh. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c PhiÕu nhËp vËt t­ vµ sè thµnh tiÒn theo ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n theo néi dung tµi kho¶n t­¬ng øng, kÕ to¸n vµo m¸y c¸c sè liÖu cña tõng ng­êi b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n kÓ c¶ th­êng xuyªn vµ v·ng lai ®­îc theo dâi ngay trªn m¸y tÝnh (BiÓu sè 20). BiÓu nµy kÕt cÊu gièng nhËt ký chøng tõ sè 5 nh­ng theo râi riªng phÇn vËt liÖu. Khi vËt t­ ®· nhËp kho, bé phËn cung øng vµ kÕ to¸n thanh to¸n cã nhiÖm vô hoµn tÊt thanh to¸n cho ng­êi cung cÊp. Bé phËn cung øng sÏ lËp phiÕu ®Ò nghÞ thanh to¸n. Khi gi¸m ®èc ®· ký duyÖt thanh to¸n th× kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh c¸c thñ tôc thanh to¸n. C¸c nghiÖp vô thanh to¸n nµy ®­îc ph¶n ¸nh trªn nhËt ký chøng tõ sè 2 (BiÓu sè 22) nÕu thanh to¸n b»ng sÐc vµ ph¶n ¸nh trªn nhËt ký chøng tõ sè 1 (BiÓu sè 21) nÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. Tr­êng hîp §iÖn lùc mua vËt liÖu thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt. Sau khi kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a c¸c chøng tõ thu mua nh­ Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu nhËp kho, phiÕu chi... kÕ to¸n ®Þnh kho¶n sau ®ã vµo NKCT sè 1. Tr­êng hîp §iÖn lùc mua vËt liÖu thanh to¸n b»ng tiÒn göi ng©n hµng. C¨n cø vµo c¸c giÊy b¸o Nî cña Ng©n hµng vµ c¸c chøng tõ gèc cã liªn quan nh­ Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng... kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµ sau ®ã vµo NKCT sè 2. Tr­êng hîp vËt liÖu nhËp kho do C«ng ty cÊp, c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, PhiÕu nhËp kho... kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµ sau ®ã vµo NKCT sè 10 (BiÓu sè 23). Cuèi th¸ng, tiÕn hµnh kho¸ sæ Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, kho¸ sæ NKCT sè 1, NKCT sè 2, NKCT sè 10, x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh Cã TK 331, tæng sè ph¸t sinh Cã TK 111, tæng sè ph¸t sinh Cã TK 112, tæng sè ph¸t sinh cã TK 136 ®èi øng Nî TK 152 vµ lÊy sè liÖu tæng céng nµy ®Ó ghi Sæ c¸i TK 152 (Ghi Cã c¸c TK liªn quan, Ghi Nî TK 152) (BiÓu sè 26). c) KÕ to¸n qu¸ tr×nh xuÊt dïng vËt liÖu: §Þnh kú, kho¶ng ba bèn ngµy, kÕ to¸n vËt t­ sÏ c¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp, xuÊt do thñ kho chuyÓn tíi vµo B¶ng kª chi tiÕt phiÕu nhËp, xuÊt, tån vËt t­. B¶ng nµy, nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn h¹ch to¸n chi tiÕt, ®­îc lËp riªng cho tõng kho vËt liÖu vµ vËt liÖu xuÊt trong kú ®· ®­îc ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng sö dông. §ång thêi, ®Þnh kú, tõ c¸c phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n vµo m¸y. Cuèi th¸ng m¸y tÝnh sÏ in ra B¶ng tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu. (BiÓu sè 17) (Minh häa trong phÇn kÕ to¸n chi tiÕt). Tõ ®ã, c¨n cø vµo gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng sö dông ë c¸c B¶ng kª chi tiÕt phiÕu nhËp, xuÊt, tån kho vËt t­, cuèi th¸ng, kÕ to¸n lªn b¶ng TËp hîp chi phÝ vËt liÖu toµn doanh nghiÖp. (BiÓu sè 24). B¶ng nµy ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng theo gi¸ thùc tÕ vµ ph©n bæ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông (Ghi cã TK 152, Nî c¸c TK liªn quan). Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng theo gi¸ thµnh thùc tÕ ph¶n ¸nh trong b¶ng TËp hîp chi phÝ vËt liÖu toµn doanh nghiÖp theo tõng ®èi t­îng sö dông ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo bªn cã c¸c TK 152 cña c¸c B¶ng kª sè 4, 5, 6 vµ NKCT sè 7 ®ång thêi sè liÖu cña B¶ng nµy ®­îc sö dông ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞch vô. §ång thêi, cuèi th¸ng, sau khi kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ s¸ch, chøng tõ kÕ to¸n, kÕ to¸n vËt liÖu lªn B¶ng kª sè 3. B¶ng kª sè 3 dïng ®Ó tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu , b¶ng nµy ®­îc lËp mçi th¸ng mét tê (BiÓu sè 25). C¸ch lËp b¶ng nh­ sau: KÕ to¸n c¨n cø vµo B¶ng kª cña th¸ng tr­íc ®Ó x¸c ®Þnh sè d­ ®Çu th¸ng. Sè ph¸t sinh trong th¸ng dùa vµo: + NKCT sè 1 (phÇn ghi cã TK 111, ghi nî TK 152) + NKCT sè 2 (phÇn ghi cã TK 112, ghi nî TK 152) + NKCT sè 5 (phÇn ghi cã TK 331, ghi nî TK 152). + NKCT sè 10 (phÇn ghi cã TK 136, ghi nî TK 152) +NKCT sè 7 (phÇn ghi cã TK 338, ghi nî TK 152) Vµ c¸c NKCT kh¸c. Sè tån kho cuèi th¸ng ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc: C«ng thøc (*) Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ cuèi th¸ng tr­íc + Tæng ph¸t sinh nî trong th¸ng - Tæng ph¸t sinh cã trong th¸ng Trong ®ã tæng sè ph¸t sinh Cã trong th¸ng ®­îc lÊy tõ NKCT sè 7. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho¸ sæ, céng sè liÖu trªn c¸c NKCT, kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c NKCT víi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt, B¶ng tæng hîp chi tiÕt cã liªn quan vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña c¸c NKCT ghi trùc tiÕp vµo Sæ c¸i TK 152 (BiÓu sè 26). Sæ c¸i ®­îc më cho c¶ n¨m, ®­îc theo dâi chi tiÕt cho tõng th¸ng, trong ®ã ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã vµ sè d­ cuèi th¸ng. Sau ®ã tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu trªn Sæ c¸i TK 152 víi B¶ng tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu. Sè ph¸t sinh Cã TK 152 ®­îc ph¶n ¸nh trªn Sæ c¸i theo tæng sè lÊy tõ NKCT sè 7. Sè ph¸t sinh nî TK 152 ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi øng Cã c¨n cø vµo: NKCT sè 1: PhÇn ghi Cã TK 111/ Nî TK 152 NKCT sè 2: PhÇn ghi Cã TK 112/ Nî TK 152 NKCT sè 5: PhÇn ghi Cã TK 331/ Nî TK 152 NKCT sè 7: PhÇn ghi Cã TK 338/ Nî TK 152 NKCT sè 10: PhÇn ghi Cã TK 136/ Nî TK 152 Sè d­ cuèi th¸ng ®­îc tÝnh nh­ C«ng thøc (*). VII) KiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i nguyªn liÖu, vËt liÖu: 1) KiÓm kª nguyªn liÖu, vËt liÖu: T¹i c¸c kho cña §iÖn lùc Ba §×nh vËt liÖu ®­îc kiÓm kª ®Þnh kú hµng n¨m. Trong nh÷ng tr­êng hîp ®ét xuÊt, cã thÓ kiÓm kª vËt liÖu t¹i bÊt cø thêi ®iÓm nµo. MÉu kiÓm kª vËt liÖu nh­ sau: (BiÓu sè 27). ViÖc kiÓm kª vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh theo ®óng qui ®Þnh chÕ ®é kiÓm kª tµi s¶n cña nhµ n­íc. Tr­íc khi kiÓm kª, ®¬n vÞ ph¶i tiÕn hµnh kiÓm tra c¸c hå s¬ tµi liÖu cña tõng lo¹i vËt liÖu, nÕu thiÕu hå s¬ ph¶i s­u tÇm hoÆc lËp cho ®Çy ®ñ. Héi ®ång kiÓm kª do gi¸m ®èc §iÖn lùc lµm chñ tÞch, kÕ to¸n tr­ëng lµm uû viªn th­êng trùc, c¸c bé phËn chøc n¨ng liªn quan cña ®¬n vÞ lµm uû viªn. §èi víi vËt liÖu bÞ h­ háng hay kÐm mÊt phÈm chÊt th× ph¶i ®­îc ph©n lo¹i vµ lËp phiÕu kiÓm kª riªng, ghi râ nguyªn nh©n vµ møc ®é h­ háng. §èi víi vËt liÖu ®ang ®i ®­êng, do ng­êi kh¸c gi÷ hé, vËt liÖu xuÊt cho ®¬n vÞ nhËn gia c«ng chÕ t¹o th× ph¶i c¨n cø vµo sè l­îng ®· ghi trªn sæ s¸ch ®Ó ®èi chiÕu kiÓm tra chøng tõ, nÕu thÊy cÇn thiÕt ph¶i cã x¸c nhËn cña ng­êi gi÷ hé, ng­êi nhËn chÕ biÕn vµ ph¶i lËp phiÕu kiÓm kª riªng. VËt liÖu tån kho, ø ®äng l©u ngµy, l¹c hËu kü thuËt ph¶i b¸o c¸o c«ng ty. Trªn c¬ së ®ã lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kiÓm kª vµ cung cÊp tµi liÖu cho c¸c cÊp cã thÈm quyÒn ®Ó cã h­íng xö lý. T¹i §iÖn lùc Ba §×nh, tuú theo tõng tr­êng hîp mµ kÕt qu¶ kiÓm kª sÏ ®­îc xö lý nh­ sau: Tr­êng hîp kiÓm kª thÊy thiÕu so víi sæ s¸ch : + NÕu thiÕu trong ®Þnh møc (®èi víi c¸c lo¹i vËt liÖu nh­ x¨ng, dÇu...), kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho vµ tÝnh gi¸ trÞ vËt liÖu thiÕu ®ã vµo chi phÝ qu¶n lý: Nî TK 642 Gi¸ trÞ thiÕu hôt trong ®Þnh møc. Cã TK 152 -nt- NÕu thiÕu hôt ngoµi ®Þnh møc, kÕ to¸n còng tiÕn hµnh xö lý nh­ trªn cho phÇn thiÕu hôt trong ®Þnh møc. §èi víi phÇn thiÕu hôt ngoµi ®Þnh møc, kÕ to¸n còng lËp phiÕu xuÊt kho vµ theo dâi riªng phÇn thiÕu hôt nµy, chê quyÕt ®Þnh xö lý: Nî TK 1381 Sè thiÕu hôt ngoµi ®Þnh møc Cã TK 152 -nt- NÕu vËt liÖu thõa ph¸t hiÖn qua kiÓm kª, ghi t¹m vµo c¸c kho¶n ph¶i tr¶: Nî TK 152 Gi¸ trÞ vËt liÖu thõa qua kiÓm kª Cã TK 3381 -nt- Sau khi ra nguyªn nh©n thõa thiÕu vËt liÖu, héi ®ång kiÓm kª sÏ häp ®Ó ra quyÕt ®Þnh xö lý: NÕu vËt liÖu d­ thõa mµ kh«ng nhËp kho th× ph¶i nhËp tr¶ kho vµ ng­êi qu¶n lý ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hµnh chÝnh. NÕu ®Ó vËt liÖu h­ háng hay mÊt m¸t th× ng­êi phô tr¸ch ®Ó x¶y ra vi ph¹m ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hµnh chÝnh vµ kinh tÕ. NÕu thÊt tho¸t tµi s¶n nghiªm träng th× ph¶i truy cøu tr¸ch nhiÖm h×nh sù. Víi vËt liÖu l¹c hËu, ø ®äng l©u ngµy, s¸u th¸ng sau kho cã quyÕt ®Þnh cña c«ng ty §iÖn lùc Hµ Néi, §iÖn lùc ph¶i xö lý xong. C¸c tr­êng hîp ph¸t hiÖn thiÕu hôt, mÊt m¸t c¸c lo¹i vËt liÖu, ®· quy kÕt tr¸ch nhiÖm vËt chÊt, c¸ nh©n ph¹m lçi ph¶i båi th­êng, kÕ to¸n h¹ch to¸n vµo c¸c TK 334, TK 1388, TK 111... phÇn gi¸ trÞ vËt liÖu thiÕu hôt c¸ nh©n ph¶i båi th­êng. Khi cã quyÕt ®Þnh xö lý vËt liÖu thõa, kÕ to¸n ghi: Nî TK 3381 Cã TK 642, 721... §iÖn lùc Ba §×nh ®· cã rÊt nhiÒu biÖn ph¸p, s¸ng kiÕn trong viÖc gi÷ g×n, b¶o qu¶n, sö dông vËt t­ nªn tr­êng hîp mÊt m¸t, thiÕu hôt vËt t­ t¹i §iÖn lùc rÊt Ýt khi x¶y ra. 2) §¸nh gi¸ l¹i nguyªn liÖu, vËt liÖu Nguyªn liÖu, vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh ®­îc dïng th­êng xuyªn, liªn tôc cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. ViÖc ®¸nh gi¸ l¹i vËt liÖu ph¶i cã chñ tr­¬ng tõ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n c«ng ty ®iÖn lùc Hµ Néi trªn c¬ së khi gi¸ c¶ thÞ tr­êng cã ®ét biÕn. §©y lµ mét c«ng viÖc rÊt hiÕm khi x¶y ra v× vËt liÖu cña c¸c §iÖn lùc lu«n trong t×nh tr¹ng ®­îc l­u th«ng, Ýt cã vËt liÖu tån ®äng l©u ngµy. PhÇn ba mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ qu¶n lý nguyªn liÖu, vËt liÖu t¹i ®iÖn lùc ba ®×nh - hµ néi. I) §¸nh gi¸ thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh - Hµ Néi: NÒn s¶n xuÊt x· héi lu«n cã sù vËn ®éng vµ ph¸t triÓn kh«ng ngõng do sù t¸c ®éng cña Lùc l­îng s¶n xuÊt vµ Quan hÖ s¶n xuÊt. Cïng víi sù vËn ®éng nµy, c¬ chÕ qu¶n lý còng ph¶i th­êng xuyªn ®æi míi ®Ó phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña nÒn s¶n xuÊt hµng ho¸. ë n­íc ta §¶ng vµ Nhµ N­íc ®· tiÕn hµnh c«ng cuéc c¶i c¸ch c¬ chÕ qu¶n lý ngay sau khi chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. H¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét bé phËn cña hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý Nhµ N­íc trong viÖc chØ ®¹o c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ tr­êng. Khi chuyÓn ®æi kinh tÕ, Nhµ N­íc cho phÐp c¸c doanh nghiÖp chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh theo khu«n khæ ph¸p luËt nªn h¹ch to¸n cµng cã vai trß quan träng. Cïng víi sù thay ®æi vÒ qu¶n lý kinh tÕ, h¹ch to¸n kÕ to¸n còng chÞu sù chi phèi cÇn ®æi míi hoµn thiÖn. Nguyªn t¾c c¬ b¶n cña h¹ch to¸n kinh doanh lµ lÊy thu bï chi, tù trang tr¶i vµ cã doanh lîi. Trong ngµnh ®iÖn, gi¸ b¸n ®iÖn ®­îc ban vËt gi¸ chÝnh phñ qui ®Þnh, ngµnh ®iÖn kh«ng bÞ c¹nh tranh s¶n phÈm nh­ mét sè c¸c ngµnh kh¸c. Nh­ng kh«ng v× thÕ mµ quªn ®i c«ng viÖc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao lîi nhuËn. Mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò ®Ó ®¹t lîi nhuËn cao lµ tÝnh ®óng, tÝnh ®ñ, tr¸nh l·ng phÝ mÊt m¸t nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Nguyªn vËt liÖu lµ kho¶n môc chi phÝ chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm, do ®ã tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông tèt kho¶n môc chi phÝ nµy sÏ gãp phÇn thùc hiÖn ®­îc môc ®Ých h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Ngoµi ra, h¹ch to¸n tèt vËt liÖu sÏ ®¶m b¶o viÖc cung cÊp kÞp thêi ®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt; kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc chÊp hµnh ®Þnh møc, dù tr÷ tiªu hao vËt liÖu; ng¨n ngõa c¸c hiÖn t­îng mÊt m¸t, l·ng phÝ ë c¸c kh©u dù tr÷ vµ s¶n xuÊt. KÕ to¸n vËt liÖu cã chøc n¨ng gi¸m s¸t, h­íng dÉn cho viÖc sö dông hiÖu qu¶ vËt liÖu. NhËn thøc ®­îc vÊn ®Ò, §iÖn lùc Ba §×nh - Hµ Néi ®· kh«ng ngõng t¨ng c­êng qu¶n lý vËt liÖu vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu. NhiÖm vô c¬ b¶n vµ quan träng nhÊt cña §iÖn lùc Ba §×nh lµ cung cÊp ®iÖn an toµn, liªn tôc, æn ®Þnh cho mäi ®èi t­îng trªn ®Þa bµn quËn Ba §×nh - thµnh phè Hµ Néi, qu¶n lý vµ kinh doanh ®iÖn n¨ng cã hiÖu qu¶. ViÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu nµy ®­îc ®¸nh gi¸ th«ng qua c¸c chØ tiªu do ngµnh ®iÖn cô thÓ hãa lµ: ChØ tiªu vËn hµnh an toµn, chØ tiªu thu nép tiÒn ®iÖn, chØ tiªu tæn thÊt ®iÖn n¨ng vµ chØ tiªu gi¸ ®iÖn b×nh qu©n. §Ó thùc hiÖn tèt c¸c môc tiªu trªn, ngoµi viÖc lu«n ®¶m b¶o s½n sµng vËt t­ thiÕt bÞ söa ch÷a nh÷ng sù cè x¶y ra trªn l­íi cßn lµ viÖc chuÈn bÞ vËt t­, vËt liÖu cho hoµn thiÖn, l¾p míi c¸c c«ng tr×nh ®iÖn phôc vô cho cung øng vµ kinh doanh ®iÖn n¨ng ngµy mét tèt h¬n. Song song víi viÖc lín m¹nh vÒ c¬ së vËt chÊt kü thuËt th× tr×nh ®é qu¶n lý kinh tÕ cña §iÖn lùc còng tõng b­íc ®­îc n©ng cao. Nh×n trªn tæng thÓ, tæ chøc qu¶n lý cña §iÖn lùc kh¸ gän nhÑ nh­ng vÉn ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÒu c«ng viÖc. MÆt kh¸c, §iÖn lùc cã sù ph©n c«ng c«ng viÖc mét c¸ch hîp lý, cô thÓ ®Õn tõng c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n, ®iÒu nµy ®· gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n mµ ®Æc biÖt lµ phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu chÝnh x¸c vµ cã hiÖu qu¶ cao. Tõ lý thuyÕt tíi thùc tiÔn bao giê còng cã kho¶ng c¸ch, nhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vËn ®éng kh«ng ngõng hiÖn nay, c¸c lý luËn chung nµy sÏ ®­îc c¸c doanh nghiÖp vËn dông linh ho¹t dùa theo c¸c ®Æc ®iÓm riªng cña ngµnh m×nh. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n §iÖn lùc Ba §×nh d­íi sù chØ ®¹o nghiÖp vô cña phßng tµi chÝnh kÕ to¸n C«ng ty §iÖn lùc thµnh phè Hµ Néi ®· thùc hiÖn tèt c¸c chÕ ®é kÕ to¸n cña nhµ n­íc ®ång thêi còng vËn dông mét c¸ch s¸ng t¹o ®Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c theo dâi kÕ to¸n cña m×nh. Qua thêi gian thùc tËp t¹i §iÖn lùc Ba §×nh, em cã ®iÒu kiÖn ®Ó vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu, em thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i §iÖn lùc ®· cã ®­îc nh÷ng mÆt m¹nh sau: VÒ bé m¸y kÕ to¸n: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ®­îc x©y dùng trªn c¬ së tËp trung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm, qui m« kinh doanh cña §iÖn lùc. §ång thêi do nç lùc cña phßng kÕ to¸n còng nh­ sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban liªn quan trong qu¸ tr×nh ®èi chiÕu, kiÓm tra nªn sè liÖu kÕ to¸n lu«n ®­îc ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c, phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh. VÒ c¬ b¶n, bé m¸y kÕ to¸n ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n, ph¶n ¸nh, gi¸m ®èc ®­îc t×nh h×nh sö dông vËt t­, tiÒn vèn, thu thËp xö lý vµ cung cÊp th«ng tin vÒ c¸c qu¸ tr×nh kinh tÕ diÔn ra trong §iÖn lùc. §iÖn lùc cã ®éi ngò c¸n bé tiÕp liÖu ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vËt liÖu cho s¶n xuÊt th«ng qua qu¶n lý ho¸ ®¬n, chøng tõ thu mua. Bé phËn cung øng lu«n n¾m v÷ng gi¸ c¶ thÞ tr­êng, mua vËt liÖu víi chÊt l­îng tèt t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña §iÖn lùc ®­îc liªn tôc, kÞp thêi. VÒ tæ chøc kh©u b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu: §iÖn lùc x©y dùng hÖ thèng kho tµng hîp lý, khoa häc, dÔ b¶o qu¶n, sö dông phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu mµ §iÖn lùc ¸p dông. Trong c¸c kho ®Òu ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n, b¶o vÖ thÝch hîp ®¶m b¶o cho vËt liÖu dù tr÷ ph¶n ¸nh trung thùc vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ sö dông. §éi ngò thñ kho vµ kÕ to¸n cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm nªn viÖc tiÕp nhËn, cÊp ph¸t vËt t­ ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch thuËn lîi. VËt liÖu ®­îc ph©n kho hîp lý gióp cho l·nh ®¹o §iÖn lùc kiÓm tra, n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh vËt liÖu mét c¸ch kÞp thêi, mÆc dï §iÖn lùc cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu nh­ng ®· ®­îc ph©n kho hîp lý nªn viÖc qu¶n lý ®­îc râ rµng, kh«ng nhÇm lÉn. VÒ kÕ to¸n vËt liÖu: ViÖc s¾p xÕp vµ bè trÝ nh©n sù cña Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n lµ hoµn toµn phï hîp víi yªu cÇu h¹ch to¸n vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé. KÕ to¸n vËt liÖu chÊp hµnh ®óng c¸c chÕ ®é, nguyªn t¾c kÕ to¸n cña nhµ n­íc vµ cña ngµnh, ph¶n ¸nh kÞp thêi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn vËt liÖu. KÕ to¸n vËt liÖu thùc hiÖn ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi thÎ kho ®¶m b¶o c©n ®èi vÒ mÆt sè l­îng. KÕ to¸n vËt liÖu th­êng xuyªn ®èi chiÕu, kiÓm tra sè liÖu chi tiÕt víi sè liÖu tæng hîp vÒ chØ tiªu gi¸ trÞ. C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c. Hµng n¨m §iÖn lùc cö ng­êi cã chuyªn m«n cËp nhËt th«ng tin trong n­íc, quèc tÕ vµ kÞp thêi chØ ®¹o, h­íng dÉn nghiÖp vô cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n tiÕp cËn thùc hiÖn. VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh: hiÖn nay theo ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. VÒ c¬ b¶n §iÖn lùc ®· tu©n thñ theo ®óng tr×nh tù h¹ch to¸n, ghi chÐp ®Çy ®ñ c¸c biÕn ®éng vËt liÖu. Nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ c«ng viÖc dån vµo cuèi th¸ng nh­ng viÖc ¸p dông m¸y tÝnh ®· gi¶i quyÕt ®­îc vÊn ®Ò trªn. C¸c phiÕu nhËp xuÊt vËt liÖu ®­îc vµo m¸y hµng ngµy, cuèi th¸ng m¸y tÝnh in ra c¸c B¶ng kª chi tiÕt, tæng hîp... gi¶m ®¸ng kÓ khèi l­îng ghi chÐp, tÝnh to¸n. VÒ h¹ch to¸n tæng hîp: §iÖn lùc ®· ¸p dông h×nh thøc NhËt ký chøng tõ theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. HÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch ghi chÐp tæng hîp nãi chung ®­îc tæ chøc hîp ph¸p, hîp lÖ theo ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, râ rµng cho c«ng t¸c h¹ch to¸n. VÒ c«ng t¸c ¸p dông tiÕn bé m¸y tÝnh vµo thùc hµnh kÕ to¸n: Phßng kÕ to¸n §iÖn lùc Ba §×nh ®­îc trang bÞ 4 m¸y vi tÝnh, trong ®ã cã mét m¸y ®­îc nèi m¹ng víi phßng m¸y tÝnh C«ng ty. §éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n ®· phæ cËp tr×nh ®é ®¹i häc, l¹i ®­îc ®µo t¹o sö dông m¸y tÝnh chuyªn ngµnh nªn viÖc thùc hiÖn kÕ to¸n m¸y ®· ®­îc thµnh th¹o, t¹o tiÒn ®Ò cho viÖc h¹ch to¸n ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c. §Ó cã ®­îc kÕt qu¶ nµy lµ do sù nç lùc cña tËp thÓ c¸n bé kÕ to¸n phßng nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng cïng víi sù l·nh ®¹o ®óng ®¾n cña tr­ëng phßng kÕ to¸n. Qua ph©n tÝch t×nh h×nh chung cña c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i §iÖn lùc Ba §×nh cã thÓ thÊy r»ng: c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh kh¸ nÒ nÕp, ®¶m b¶o tu©n thñ c¸c chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp víi yªu cÇu cña thùc tÕ, ®ång thêi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ vµ qu¶n lý §iÖn lùc, cung cÊp kÞp thêi cho ban l·nh ®¹o c¸c th«ng tin chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh lu©n chuyÓn vËt liÖu trong §iÖn lùc, t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n vµ tiÕt kiÖm chi phÝ gãp phÇn lµm cho §iÖn lùc ®øng v÷ng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng. Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®· ®¹t ®­îc, trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë §iÖn lùc Ba §×nh vÉn cßn tån t¹i mét sè vÊn ®Ò mµ nÕu hoµn thiÖn, nã sÏ gãp phÇn lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng ë §iÖn lùc ®­îc thùc hiÖn tèt h¬n. II) Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh - Hµ Néi: §Ó c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý, h¹ch to¸n vËt liÖu thùc hiÖn tèt, §iÖn lùc cÇn ph¶i hoµn thiÖn tõng b­íc. XuÊt ph¸t tõ tr×nh ®é qu¶n lý s¶n xuÊt, tr×nh ®é c¸n bé nh©n viªn phßng kÕ to¸n, ph­¬ng h­íng chung ®Ó hoµn thiÖn lµ tiÕp tôc ph¸t huy nh÷ng ­u ®iÓm hiÖn cã vµ t×m c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i ®Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n trÞ, qu¶n lý cña §iÖn lùc, ®¶m b¶o h¹ch to¸n theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n Nhµ N­íc ban hµnh. Víi t­ c¸ch lµ mét sinh viªn thùc tËp, dï thêi gian tiÕp xóc thùc tÕ vµ tr×nh ®é cã h¹n, c¨n cø vµo lý luËn vµ xuÊt ph¸t tõ thùc tÕ, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn xung quanh vÊn ®Ò kÕ to¸n vËt liÖu víi hy väng gãp phÇn hoµn thiÖn thªm mét b­íc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë §iÖn lùc nãi riªng vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. 1. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n dïng ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh: HiÖn nay, danh ®iÓm vËt liÖu t¹i §iÖn lùc lªn ®Õn gÇn 500. Tµi kho¶n cÊp hai ®Çu tiªn lµ TK 1521 - nhiªn liÖu, trong ®ã chØ duy nhÊt cã tµi kho¶n chi tiÕt lµ TK 15218 “nhiªn liÖu kh¸c”. Nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ TK 15221. Nh­ vËy víi c¸ch ®¸nh m· sè tµi kho¶n nh­ vËy, khi ®äc, ng­êi ®äc cã thÓ khã h×nh dung vµ nhËn ®Þnh mét c¸ch cã hÖ thèng nhanh chãng ®­îc. Trong TK 15222 vËt liÖu phô l¹i cã qu¸ nhiÒu chñng lo¹i, do ®ã nÕu chi tiÕt thªm vÒ tµi kho¶n vËt liÖu phô dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh th× sÏ dÔ dµng cho viÖc qu¶n lý h¬n vµ cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch khoa häc h¬n. Theo em cã thÓ ¸p dông c¸ch ®¸nh sè tµi kho¶n nh­ sau: TK 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu. TK 1521 Nguyªn liÖu, vËt liÖu TK 15211 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh TK 15212 VËt liÖu phô TK 152121 C¸c lo¹i Apt«m¸t TK 152122 C¸c lo¹i C¸p, d©y TK 152123 C¸c lo¹i Tñ ®iÖn TK 152124 C¸c lo¹i §ång thanh ............... TK 1522 Nhiªn liÖu TK 1523 Phô tïng TK 15231 C«ng t¬ TK 15238 Phô tïng kh¸c TK 1525 PhÕ liÖu TK 1528 VËt liÖu kh¸c 2. LËp ban kiÓm nghiÖm vËt liÖu: HiÖn nay t¹i §iÖn lùc, vËt liÖu cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau vÒ c¸c tÝnh chÊt lý ho¸ phøc t¹p. Qu¸ tr×nh cung cÊp lµ giai ®o¹n khëi ®Çu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nh»m t¹o ra ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè ®Çu vµo. ViÖc cung øng ®ñ sè l­îng lµ rÊt cÇn thiÕt, b¶o ®¶m kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. ViÖc b¶o ®¶m chÊt l­îng còng nh­ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt lµ rÊt quan träng. Nguyªn vËt liÖu tèt hay xÊu ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng, gi¸ c¶ còng nh­ tÝnh ®ång bé vµ ®Çy ®ñ cña nguyªn vËt liÖu tõ ®ã t¸c ®éng ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt, chÊt l­îng s¶n phÈm vµ lîi nhuËn. Do ®ã khi nhËp nguyªn vËt liÖu ph¶i ®èi chiÕu víi c¸c tiªu chuÈn quy ®Þnh víi c¸c hîp ®ång ®· ký ®Ó xem nguyªn vËt liÖu ®· ®¸p øng tiªu chuÈn chÊt l­îng hay ch­a. Nh­ng t¹i §iÖn lùc l¹i kh«ng cã ban kiÓm nghiÖm vËt liÖu do ®ã vËt liÖu mua vÒ kh«ng ®­îc kiÓm tra tØ mØ, kh¸ch quan c¶ vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng, chñng lo¹i vµ ®­îc nhËp kho trªn c¬ së kiÓm tra cña ng­êi cung øng vµ thñ kho. §iÒu nµy cã thÓ dÉn tíi t×nh tr¹ng nhËp vËt liÖu kh«ng ®¶m b¶o qui c¸ch, phÈm chÊt, bé phËn vËt t­ kh«ng n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc tÕ trong kho vËt liÖu vµ dÔ g©y ra tiªu cùc. §iÖn lùc Ba §×nh cÇn lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­ ®Ó kiÓm nhËn vËt liÖu thu mua tr­íc khi nhËp kho ®­îc kiÓm nhËn vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, qui c¸ch phÈm chÊt. Trong biªn b¶n kiÓm nhËn, chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh lµ phßng vËt t­, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, thñ kho... C¬ së kiÓm nhËn lµ hãa ®¬n cña nhµ cung cÊp. Tr­êng hîp ch­a cã hãa ®¬n th× ph¶i c¨n cø vµo hîp ®ång mua b¸n ®Ó kiÓm nhËn. NÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, thiÕu, kÐm phÈm chÊt, sai qui c¸ch... th× trªn biªn b¶n ph¶i x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n, tiÖn cho viÖc xö lý sau nµy. Ban kiÓm nghiÖm sÏ c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm nghiÖm ®Ó lËp Biªn b¶n kiÓm nghiÖm theo mÉu sau: BiÓu sè 28 §iÖn lùc Ba §×nh Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ Ngµy ... th¸ng... n¨m... Sè: C¨n cø chøc n¨ng, quyÒn h¹n ban kiÓm nghiÖm. C¨n cø kiÓm nghiÖm thùc tÕ: Ho¸ ®¬n b¸n hµng sè..... ngµy.... §¹i diÖn phßng vËt t­: §¹i diÖn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: Thñ kho: KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm nh­ sau: STT Tªn, nh·n hiÖu, qui c¸ch vËt t­ M· sè vËt t­ Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng theo kiÓm nghiÖm KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm §ång dÑt 50x5 25534051 C©n kg 20 §óng qui c¸ch KÕt luËn: VËt t­ ®ñ tiªu chuÈn nhËp kho, kh«ng thiÕu hôt. Phßng vËt t­ Phßng TCKT Thñ kho 3) VÊn ®Ò dù tr÷ vËt liÖu t¹i §iÖn lùc Ba §×nh: Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nã lµ nh©n tè ®Çu vµo quan träng ®Ó ®¶m b¶o sù liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. V× vËy, dù tr÷ nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt lµ mét yÕu tè kh¸ch quan nh­ng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i gi¶m møc tån kho thÊp nhÊt ë møc cho phÐp. ViÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n tèt nguyªn vËt liÖu t¹i kho n©ng cao tÝnh chÆt chÏ trong qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, tr¸nh mÊt m¸t, l·ng phÝ nhê hÖ thèng chøng tõ vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ, ®¶m b¶o sè l­îng, chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt. NÕu dù tr÷ qu¸ nhiÒu sÏ g©y ø ®äng vèn. Ng­îc l¹i, dù tr÷ kh«ng ®ñ sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng gi¸n ®o¹n trong s¶n xuÊt. §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña §iÖn lùc lµ ph¶i lu«n s½n sµng vËt t­, vËt liÖu cho vËn hµnh, kh¾c phôc sù cè, söa ch÷a ®iÖn nh­ng trªn thùc tÕ l­îng vËt t­ tån kho ë §iÖn lùc lµ qu¸ lín, cã nh÷ng lo¹i vËt liÖu trong th¸ng 12/2001 kh«ng cã xuÊt dïng. §Ó gi¶i quyÕt m©u thuÉn nµy, doanh nghiÖp cÇn x¸c ®Þnh l­îng dù tr÷ tèi thiÓu, tèi ®a vµ theo dâi th­êng xuyªn viÖc thùc hiÖn c¸c ®Þnh møc ®ã ®Ó tr¸nh l·ng phÝ, tån ®äng vèn. Bªn c¹nh ®ã, §iÖn lùc cÇn tiÕp tôc ph¸t huy c«ng viÖc kiÓm kª ®­îc thùc hiÖn nghiªm tóc, chÆt chÏ sÏ t¨ng c­êng hiÖu lùc qu¶n lý, tr¸nh mÊt m¸t, hao hôt nguyªn vËt liÖu vµ gi¶m thiÓu nh÷ng l·ng phÝ trong kh©u dù tr÷. Sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n cã t¸c dông kÞp thêi ph¸t hiÖn t×nh tr¹ng thiÕu hôt, d­ thõa hay mÊt m¸t cña nguyªn vËt liÖu. 4) C«ng t¸c kiÓm kª kho vËt liÖu: C«ng ty §iÖn lùc thµnh phè Hµ Néi qui ®Þnh kiÓm kª kho 1 n¨m 1 lÇn. C¨n cø vµo thùc tÕ, sè l­îng vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån lín th× §iÖn lùc nªn tæ chøc kiÓm kª 6 th¸ng 1 lÇn ®Ó kiÓm tra t¹i chç t×nh h×nh tµi s¶n hiÖn cã cña doanh nghiÖp nãi chung vµ cña vËt liÖu nãi riªng. ViÖc kiÓm kª kh«ng chØ dõng ë kiÓm kª sè l­îng mµ cßn c¶ vÒ chÊt l­îng. Nh­ng ®Ó c«ng t¸c kiÓm kª ®­îc nhanh gän, thuËn lîi th× §iÖn lùc ph¶i xem xÐt l¹i c¸c ®iÒu kiÖn hiÖn cã theo h­íng sau: VÒ mÆt sæ s¸ch: KÕ to¸n vµ thñ kho ph¶i thèng nhÊt c¸ch ghi chÐp, c¸ch s¾p xÕp c¸c thÎ kho, c¸c sæ chi tiÕt theo sè danh ®iÓm vËt liÖu. ViÖc tæ chøc cÊt gi÷ vËt liÖu trong kho còng cÇn ph¶i thËt khoa häc ®Ó cã thÓ dÔ t×m, dÔ thÊy. Ban kiÓm kª: §iÖn lùc ph¶i bè trÝ ®Çy ®ñ c¸c nh©n viªn kü thuËt, c¸n bé kÕ to¸n, thñ kho vµ ng­êi gióp viÖc phôc vô cho qu¸ tr×nh kiÓm kª. Ph­¬ng tiÖn kiÓm kª ph¶i ®Çy ®ñ, ®¶m b¶o chÝnh x¸c, n¬i kiÓm kª ph¶i thuËn lîi, ®ñ ¸nh s¸ng. C¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª, ban l·nh ®¹o §iÖn lùc cã thÓ ra quyÕt ®Þnh xö lý kÞp thêi, tr¸nh nh÷ng ¶nh h­ëng xÊu tíi tÝnh liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 5) LËp dù phßng gi¶m gi¸ cho nguyªn vËt liÖu: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ viÖc tÝnh tr­íc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n so víi trÞ gi¸ ghi sæ kÕ to¸n hµng tån kho. Nhê vµo kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho mµ doanh nghiÖp ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n gi¸ trÞ thùc tÕ cña tµi s¶n trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. T¹i §iÖn lùc Ba §×nh, víi chñng lo¹i vËt liÖu nhiÒu nh­ vËy, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy biÕn ®éng th× viÖc vËt liÖu bÞ gi¶m gi¸ lµ hoµn toµn cã thÓ x¶y ra. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®iÖn lùc Ba §×nh nªn tham m­u cho phßng tµi chÝnh kÕ to¸n C«ng ty ®Ó thùc hiÖn lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho trong toµn C«ng ty. ViÖc lËp dù phßng sÏ khiÕn cho ®iÖn lùc cã thÓ chñ ®éng khi gi¸ c¶ vËt liÖu biÕn ®éng lín, gi¶m thiÓu nh÷ng ¶nh h­ëng kh«ng tèt ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ s¶n xuÊt, kinh doanh. Trong nh÷ng n¨m võa qua, c«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho t¹i §iÖn lùc Ba §×nh ch­a ®­îc thùc hiÖn. Nªn ch¨ng §iÖn lùc nªn xem xÐt l¹i c«ng t¸c lËp dù phßng nµy bëi v× nh÷ng lý do sau: Thø nhÊt: Dù phßng gi¶m gi¸ cã t¸c dông lµm gi¶m l·i cña niªn ®é kÕ to¸n nªn §iÖn lùc sÏ tÝch luü ®­îc mét nguån tµi chÝnh mµ lÏ ra nã ®· ®­îc ph©n chia. Nguån tµi chÝnh nµy t¹m thêi n»m trong tµi s¶n l­u ®éng vµ khi cÇn sö dông ®Ó bï ®¾p c¸c kho¶n thiÖt h¹i thùc tÕ do vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸ ph¸t sinh. Thø hai: Dù phßng gi¶m gi¸ ®­îc ghi nhËn nh­ mét kho¶n chi phÝ lµm gi¶m thu nhËp cña §iÖn lùc v× vËy §iÖn lùc sÏ gi¶m ®­îc møc thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép. Thø ba: Dù phßng gi¶m gi¸ gãp phÇn ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n gi¸ trÞ thùc tÕ cña tµi s¶n trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. ChÝnh v× vËy, C«ng ty nªn sö dông thªm TK 159 ®Ó h¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho theo c«ng thøc sau: Møc dù phßng cÇn lËp n¨m tíi = Sè l­îng hµng tån kho cuèi niªn ®é cña hµng A x Møc gi¶m gi¸ cña hµng tån kho A Cã thÓ theo dâi c¸c kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho t¹i §iÖn lùc nh­ BiÓu sè 29 6) Më tµi kho¶n 151 > vµ theo dâi trªn NKCT sè 6: Trong tr­êng hîp thu mua vËt liÖu t¹i §iÖn lùc, nÕu nh­ x¶y ra tr­êng hîp cuèi kú ho¸ ®¬n vÒ råi nh­ng hµng ch­a vÒ th× thiÕt nghÜ §iÖn lùc nªn më thªm TK 151 “ Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng” ®Ó theo dâi nh÷ng l« hµng nµy, tr¸nh tr­êng hîp bÞ mÊt ho¸ ®¬n, chøng tõ sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c h¹ch to¸n, ®ång thêi ph¶n ¸nh ®óng t×nh h×nh nguyªn vËt liÖu hiÖn cã t¹i §iÖn lùc. 7) Tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n t¹i §iÖn lùc Ba §×nh: HiÖn nay t¹i §iÖn lùc Ba §×nh ®ang ¸p dông h×nh thøc h¹ch to¸n NhËt ký chøng tõ. Víi sè l­îng nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu th× viÖc ¸p dông h×nh thøc ghi sæ nhËt ký chøng tõ lµ ®óng nh­ng l¹i bÞ h¹n chÕ khi ¸p dông kÕ to¸n m¸y. Víi sù ph¸t triÓn c¶ vÒ quy m« còng nh­ n¨ng lùc qu¶n lý t¹i §iÖn lùc th× viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y lµ cÇn thiÕt vµ §iÖn lùc cÇn t¹o mäi ®iÒu kiÖn ®Ó viÖc thùc hiÖn kÕ to¸n trªn m¸y ®­îc thuËn lîi, ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. C¸c b¶ng biÓu víi nhiÒu cét cña h×nh thøc ghi sæ nhËt ký chøng tõ lµ kh«ng phï hîp víi kÕ to¸n m¸y. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã thÓ tham m­u cho gi¸m ®èc còng nh­ phßng qu¶n lý nghiÖp vô cÊp trªn ®Ó nghiªn cøu ¸p dông h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n phï hîp h¬n. §iÖn lùc Ba §×nh cã thÓ ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung. §©y lµ h×nh thøc sæ phï hîp víi kÕ to¸n m¸y vµ víi mäi qui m« lo¹i h×nh doanh nghiÖp. 8) ViÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu: HiÖn nay ë ®iÖn lùc Ba §×nh tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n ®Çu kú dù tr÷. MÆc dï ph­¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu trong kú v× cã thÓ biÕt ngay gi¸ xuÊt vËt liÖu tõ ®Çu kú. Nh­ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ®é chÝnh x¸c kh«ng cao v× kh«ng tÝnh ®Õn sù biÕn ®éng cña gi¸ c¶ vËt liÖu kú nµy. Do ®ã trong ®iÒu kiÖn thùc hµnh kÕ to¸n m¸y t­¬ng ®èi hoµn chØnh nh­ ë §iÖn lùc Ba §×nh th× tÝnh gi¸ vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp lµ phï hîp nhÊt. Sau mçi lÇn nhËp kho, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng tÝnh ra gi¸ cña vËt liÖu tån trong kho. Khi ph¸t sinh nghiÖp vô xuÊt kho vËt liÖu, kÕ to¸n ®· cã s½n gi¸ xuÊt kho, tõ ®ã cã thÓ hoµn thiÖn chøng tõ xuÊt kho ngay, kh«ng ph¶i ®Ó ®Õn cuèi th¸ng ®ång thêi viÖc tÝnh gi¸ ®­îc chÝnh x¸c, ph¶n ¸nh kÞp thêi sù biÕn ®éng cña gi¸ c¶. 9) ViÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh trong thùc hµnh kÕ to¸n: Ngµy nay, tr­íc sù ph¸t triÓn nh­ vò b·o cña C«ng nghÖ th«ng tin vµ c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm buéc ng­êi ta ph¶i suy nghÜ vÒ c«ng viÖc th«ng th­êng cña nghÒ kÕ to¸n trong sù xuÊt hiÖn cña phÇn mÒm kÕ to¸n. Cã thÓ nãi, ngµy nay hiÖu qu¶ qu¶n lý cña mét doanh nghiÖp trªn møc ®é lín phô thuéc vµo chÊt l­îng hÖ thèng th«ng tin dùa trªn m¸y tÝnh cña doanh nghiÖp ®ã. HiÖn nay trªn thÕ giíi nãi chung vµ ë ViÖt Nam nãi riªng, cã rÊt nhiÒu s¶n phÈm phÇn mÒm kÕ to¸n kh¸c nhau, phôc vô c¸c nhu cÇu qu¶n lý kÕ to¸n ®a d¹ng vÒ quy m«, h×nh th¸i së h÷u vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, ®­îc cung cÊp trän gãi bíi c¸c nhµ s¶n xuÊt phÇn mÒm chuyªn nghiÖp. ViÖc lùa chän mét phÇn mÒm kÕ to¸n thÝch hîp cÇn ph¶i dùa trªn nhu cÇu, hoµn c¶nh, ®Æc ®iÓm cô thÓ cña tõng tæ chøc doanh nghiÖp. Trong t­¬ng lai, kÕ to¸n m¸y sÏ trë thµnh sù lùa chän tÊt yÕu, quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña c¸c doanh nghiÖp. SÏ thËt sù hiÖu qu¶ vµ thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n nÕu C«ng ty ®­a vµo sö dông m¸y vi tÝnh cïng c¸c phÇn mÒm cho c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng. XÐt riªng vÒ mÆt h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i §iÖn lùc, do ®Æc ®iÓm vËt liÖu t¹i §iÖn lùc lµ rÊt ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ sè l­îng víi sè lÇn nhËp, xuÊt rÊt lín v× vËy c«ng t¸c h¹ch to¸n rÊt phøc t¹p. KÕ to¸n vËt liÖu sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n khi lµm b»ng thñ c«ng, tÝnh to¸n, ghi chÐp c¸c sè liÖu. Tuy nhiªn ®Ó cã ®­îc c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n nµy kh«ng ph¶i doanh nghiÖp, c«ng ty nµo còng cã thÓ ®Çu t­ ®­îc bëi lÏ ®Ó ¸p dông ®­îc phÇn mÒm kÕ to¸n, doanh nghiÖp cÇn trang bÞ hÖ thèng m¸y vi tÝnh tèt, bªn c¹nh ®ã ph¶i cã ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n thµnh th¹o vÒ chuyªn m«n còng nh­ sö dông m¸y vi tÝnh. T¹i §iÖn lùc Ba §×nh cã ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc sö dông m¸y vi tÝnh: ®éi ngò kÕ to¸n trÎ, ®Òu ®· cã tr×nh ®é ®¹i häc, ham häc hái... M¸y vi tÝnh hiÖn ®· ®­îc trang bÞ vµ ph¸t huy hiÖu qu¶ t¹i §iÖn lùc Ba §×nh nh­ng §iÖn lùc Ba §×nh nªn ph¸t triÓn hÖ thèng m¸y tÝnh phôc vô c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h­íng sau: ¸p dông nh÷ng ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n ®Æc biÖt vÒ kÕ to¸n vËt liÖu phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña §iÖn lùc. Trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n. Víi 8 kÕ to¸n, 4 m¸y tÝnh nh­ vËy lµ Ýt lµm h¹n chÕ kh¶ n¨ng cung cÊp mét c¸ch kÞp thêi c¸c th«ng tin kÕ to¸n cho viÖc qu¶n lý. Em nghÜ r»ng §iÖn lùc nªn m¹nh d¹n ®Çu t­ thªm m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n, phÊn ®Êu sao cho mçi nh©n viªn kÕ to¸n sÏ cã mét m¸y vi tÝnh riªng phôc vô cho c«ng viÖc, phÇn hµnh cña hä. §iÖn lùc cÇn th­êng xuyªn ®µo t¹o båi d­ìng thªm tr×nh ®é sö dông m¸y vi tÝnh cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n sao cho cã thÓ sö dông thµnh th¹o, nhuÇn nhuyÔn phÇn mÒm kÕ to¸n còng nh­ trong c¸c øng dông tin häc kh¸c ®Ó gãp phÇn cung cÊp th«ng tin cho qu¶n trÞ , qu¶n lý §iÖn lùc ®­îc kÞp thêi. Trong t­¬ng lai kh«ng xa, khi mµ quy m« s¶n xuÊt më réng, nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu, cÇn rÊt nhiÒu sæ s¸ch ®Ó qu¶n lý, th× m¸y vi tÝnh míi thùc sù ph¸t huy vai trß cña m×nh trong c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng. NÕu toµn bé c«ng viÖc h¹ch to¸n ®Òu ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh th× c«ng viÖc h¹ch to¸n nãi chung sÏ ®­îc ®¬n gi¶n ho¸, ®Æc biÖt ®èi víi h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu, mét phÇn hµnh vèn ®· rÊt phøc t¹p ë §iÖn lùc Ba §×nh. ViÖc trang bÞ hoµn thiÖn hÖ thèng m¸y tÝnh cho phßng tµi chÝnh kÕ to¸n vµ tÝch cùc ®µo t¹o, båi d­ìng tr×nh ®é cho nh©n viªn kÕ to¸n lµ t¹o tiÒn ®Ò cho viÖc qu¶n lý kinh tÕ tõ nay vÒ sau ngµy cµng tèt h¬n. Môc lôc Lêi më ®Çu KÕt luËn S¬ ®å 22: S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu B¶ng kª sè 4,5,6 B¶ng kª sè 3 Sæ c¸i TK 152,153 NKCT sè 5 B¶ng PB sè 2 NKCT sè 1,2,3 Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt ThÎ kho vµ c¸c sæ chi tiÕt NKCT sè 7