Đề tài Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Hà Trang

bộ phận nhỏ, làm sao cho mọi người đều có quyền, có trách nhiệm, sử dụng tốt những nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của mình và lợi ích của toàn Công ty. Thứ ba: việc tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cũng chưa tốt. Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chính xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty. Tổ chức không có ý nghĩa về số lượng mà có ý nghĩa về chất lượng, do đó phải cải tiến tổ chức hoàn thiện lại bộ máy quản lý của Công ty, không nhất thiết phải đòi hỏi chi phí thêm các thiết bị và sức lao động tránh lãng phí. 4. Mối quan hệ giữa các đơn vị: Qua sơ đồ tổ chức của Công ty, ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hà Trang thiết lập theo kiểu cơ cấu trực tuyến, Giám đốc Công ty được hai phó Giám đốc tham mưu về từng chức năng trước khi ra quyết định. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan trong toàn nội bộ Công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức năng này có mối liên hệ chiều dọc và chiều ngang. - Quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty gọi là quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống gọi là hệ thống theo chiều dọc. Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban và xuống các phân xưởng. Cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có hai phó Giám đốc, các phó Giám đốc này có trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà Giám đốc giao một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác để trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. - Việc bố trí theo chiều dọc như trên giúp Giám đốc Công ty bám sát được những hoạt động của Công ty. Tuy nhiên kiểu bố trí như vậy cũng bộc lộ nhược điểm như: Thời gian sử lý các thông tin thường chậm vì phải thông qua các phòng ban chức năng rồi mới tới phân xưởng và cuối cùng mới tới người công nhận. Giữa các phòng ban của Công ty nếu không phối hợp tốt, phối hợp nhịp nhàng, ăn ý thì sẽ dẫn tới chồng chéo, thậm chí có thể ngược nhau và hiểu sai vấn đề trong việc ban hành các chỉ thị hướng dẫn … - Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý đựợc chia thành nhiều chức năng và phân công lao động sao cho đúng người, đúng việc. Việc phân bố các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹ năng, kỹ xảo, cùng các điều kiện lao động quản lý, phân nhóm lao động quản lý có từng chức năng vào cùng một bộ phận, từ đó thành các phòng ban và những phòng ban này có trọng trách phân công cho các lao động trong phòng, đảm nhiệm một số nhiệm vụ, một số khâu nhất định phù hợp với năng lực, sở trường của từng người. Qua sơ đồ hoàn chỉnh ta thấy Công ty TNHH Hà Trang có 6 phòng ban và các phân xưởng. Đi sâu cụ thể từng phòng ban, phân xưởng, ta thấy mỗi người có một nhiệm vụ nhất định được cấp trên giao phó và người đó phải có nghĩa vụ thực hiện, chẳng hạn phải thu nhập bổ sung những thông tin ban đầu về một số lĩnh vực, một số vấn đề quy định trước, sau đó báo cáo cho trưởng phòng, trưởng phòng có nhiệm vụ sử lý các thông tin để đưa ra các quyết định sử lý công việc. Về hợp tác giữa các phòng ban chức năng ở Công ty vẫn còn thả lỏng, trong khi làm việc vẫn duy trì phong cách của nền kinh tế kế hoạch hoá, chưa có tác phong công nghiệp trong quá trình phát triển công việc có lúc sử dụng kết quả của nhân viên ở bộ phận khác, hoặc kết quả của phòng ban này là căn cứ sây dựng và thực hiện của phòng ban kia … Như vậy việc chậm trễ hoặc sai sót vì thiếu chính xác ở phòng ban này sẽ dễ dàng lan truyền sang các phòng ban khác, và một loạt sai sót, thiếu chính xác kéo theo. Do đó ảnh hưởng đến nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Về hợp tác giữa các phân xưởng: trong Công ty TNHH Hà Trang các phân xưởng có mối liên hệ mật thiết với nhau, các sản phẩm sản xuất của phân xưởng này lại là nguyên liệu bán thành phẩm của các phân xưởng khác, nếu như giữa các phân xưởng này không phối hợp một cách đồng bộ ăn khớp thì sẽ dẫn đến sự gián đoạn do các nguyên nhân chủ quan : như thiếu nguyên liệu thiếu bán thành phẩm… Và do vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ bị chậm trễ. Muốn khắc phục tình trạng này phải có phương hướng giải quyết như: Định rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho từng người, từng phòng ban, phân xưởng rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo công việc và tránh bị mù quáng, ỷ lại …. Những công việc mà sử dụng kết quả giống nhau thì phải có quy định rõ thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu, mức độ kết quả có liên quan. Chương II Phân tích Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. I. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Hà Trang: 1. Bộ máy quản lý của Công ty: + Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là người có quyền hạn cao nhất, ra quyết định tổ chức quản lý bộ máy của Công ty và phân công công tác cho các phó Giám đốc các phó Giám đốc chủ động giải quyết các công việc thuộc phạm vi mình phụ trách, kết hợp giữa Giám đốc và phó Giám đốc để giao việc cho các phòng ban phân xưởng sản xuất để sản xuất kịp thời. Giám đốc chỉ đạo thực hiện mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. + Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Là người giúp Giám đốc về kỹ thuật của Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra kỹ thuật đảm bảo hoàn thành tốt việc sản xuất, an toàn lao động của toàn Công ty + Phó Giám đốc kinh doanh và dịch vụ: Là người giúp Giám đốc trong điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về vốn đầu tư, nguyên liệu và xây dựng giá cả cho cho sản phẩm. Với quy mô công việc không lớn thì việc phân công theo chức năng như vậy là hợp lý. 1.1. Phòng kỹ thuật: - Cơ cấu tổ chức: Gồm 2 người. - Một trưởng phòng phụ trách công tác vật tư, năng xuất lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm - Một cán bộ theo dõi vật tư máy móc,và là kỹ thuật viên của các tổ sản xuất. + Chức năng và nhiệm vụ của phòng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kỹ thuật toàn Công ty đề xuất với Giám đốc các giải pháp kỹ thuật, sửa chữa thường xuyên đánh giá chất lượng sản phẩm Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuất tối ưu giúp cho Công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quả sản xuất. Hướng dẫn các tổ ở các phân xưởng cải tiến và áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong Công ty. - Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Qua nghiên cứu và tìm hiểu phòng kỹ thuật có 2 cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành kỹ thuật. Với trình độ như vậy là phù hợp với chức năng nghiên cứu của phòng.Về số lượng 2 nguời là hợp lý nhưng không có người có trình độ Đại học về chuyên ngành kỹ thuật như vậy Công ty nên xem xét để có phương hướng điều chỉnh - Mối quan hệ của phòng: Phối hợp với phòng kế toán xây dựng giá cả, định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Đồng thời kết hợp để thanh lý nguyên vật liệu thừa. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ báo cáo với ban Giám đốc tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, định mức năng xuất lao động và các vướng mắc kỹ thuật trong sản xuất để lãnh đạo kịp thời giải quyết. Việc hướng dẫn chỉ đạo này góp phần cho quá trình sản xuất tiết kiệm được nguyên liệu, giảm chi phí sản xuất dẫn đến giảm giá thành để tăng sức cạnh tranh. 1.2. Phòng kế hoạch vật tư: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người được bố chí như sau - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ phụ trách thống kê, điều độ sản xuất - Một nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư + Chức năng và nhiệm vụ của phòng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về sản xuất , theo dõi tình hình nguyên liệu, quản lý nguyên liệu trong Công ty được hợp lý đúng định mức và tiết kiệm. Chịu trách nhiệm mua sắm và cấp phát vật tư sử dụng và điều hoà trong phạm vi Công ty nhằm phục vụ cho mọi yêu cầu kế hoạch. - Xây dựng kế hoạch vật tư hàng quý, năm, lập hợp đồng kinh tế mua sắm vật tư dự phòng - Ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp với các phòng ban để xây dựng kế hoạch tài chính, giá thành vật tư… Ngoài ra còn phải lo nguyên liệu đảm bảo liên tục, cân đối vật tư cho quá trình sản xuất. - Thường xuyên theo dõi việc hoàn thành kế hoạch của từng tổ sản xuất - Điều độ tiến trình sản xuất sản phẩm để hoàn thành đúng với hợp đồng. Phòng kế hoạch được bố chí 3 người, việc bố chí sử dụng cán bộ và nhân viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc. Nhưng xem ra số lượng công việc quá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Phòng có 3 người có trình độ Cao đẳng không có thành viên nào có trình độ Đại học. Để tạo được hiệu quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức, Công ty nên xem xét lại và có biện pháp tuyển thêm nhân viên có trình độ Đại học để cho công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất. - Mối quan hệ: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty, phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng tài chính kế toán để xây dựng kế hoạch sản xuất, phân bố kế hoạch cho từng phân xưởng sản xuất, cân đối nguyên vật liệu, thường xuyên cung cấp nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất, báo cáo tình hình hoàn thành kế hoạch lên cấp trên theo định kỳ. Để xây dựng kế hoạch sát với thực tế phòng phải dựa vào định mức tiêu hao nguyên liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Qua đó có biện pháp chuẩn bị nguyên liệu cho các tổ sản xuất một cách hợp lý nhất. 1.3. Phòng tài chính kế toán: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người được bố chí công việc cụ thể như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ giá thành, thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, thanh toán nguyên liệu - Một cán bộ thanh toán Ngân hàng và kiêm thủ quỹ + Chức năng và nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kinh tế tài chính hạch toán toàn Công ty và quản lý công tác tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý, vốn, theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lương thanh toán bảo hiểm xã hội, các khoản chi phí tài chính.Theo dõi về nguyên liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra thực hiện các chế độ hạch toán ngân sách của Công ty Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, kịp thời quyết toán và thanh lý hợp đồng Tổ chức công tác hạch toán lập báo cáo tài chính toàn Công ty, làm báo cáo quý, năm của Công ty. Trình Giám đốc phê duyệt. + Tình hình bố chí sử dụng cán bộ. Nhìn chung là tương đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cả phòng có 3 người hai người tốt nghiệp Cao đẳng kế toán, còn một người tố nghiệp Cao đẳng kinh tế. Không có người tốt nghiệp Đại học. Như vậy trình độ chuyên môn của các cán bộ có phần nào đáp ứng được nhu cầu chuyên môn của công việc Qua thực tế của Công ty ta thấy với quy mô nhỏ khối lượng công việc chưa lớn thì bố trí người của phòng chưa hợp lý số lượng cán bộ trong phòng 3 người là hơi nhiều trong khi một người có thể đảm đương nhiều công việc. Do đó cần xem xét để có thể chuyển công tác một cán bộ nhân viên sang bộ phận khác để có thể không lãng phí năng lực lãnh đạo của mỗi cá nhân. + Mối quan hệ của phòng Trên cơ sở định mức lao động của phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng kế toán tiến hành xây dựng giá thành sản phẩm, lo tài chính cho bộ phận mua sắm nguyên liệu thanh toán kịp thời mọi chi phí tiền công , tiền lương cho các phòng ban, công nhân. Đồng thời hạch toán lỗ lãi và báo cáo thường xuyên lên Giám đốc kế hoạch chi tiêu, lỗ lãi của Công ty. Từ đó cùng với ban Giám đốc, các phòng ban khác phân bổ chi phí sản xuất, tiêu thụ hợp lý hơn làm cho công tác chỉ đạo công việc diễn ra một cách nhịp nhàng liên tục. 1.4. Phòng kinh doanh: Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một cán bộ lập các kế hoạch ngắn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh - Một nhân viên làm các nhiệm vụ khác + Chức năng và nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc Công ty và quản lý toàn diện về nhiệm vụ kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, phát triển khách hàng, giá bán sản phẩm bình quân Thực hiện các giao dịch, đàm phán mua, cung ứng nguyên vật liệu, tiêu thụ sản phẩm, doanh thu, chi phí trình Giám đốc phê duyệt, tổ chức theo dõi, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện, thực hiện chính sách chất lượng của Công ty với các đơn vị khác. Tính toán quản lý sản phẩm Công ty giao cho các đại lý bán buôn, bán lẻ, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kế hoạch không ngừng nâng cao. + Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Phòng kinh doanh được bố chí 3 người đều có trình độ Cao đẳng 2 cán bộ và 1 nhân viên.Công việc đơn giản, như vậy việc bố trí sử dụng cán bộ ở đây là hơi thừa. 2.Trình độ của các nhân viên thuộc các phòng ban chức năng: Trong quản lý sản xuất kinh doanh, chất lượng và năng lực các cán bộ lãnh đạo là vô cùng quan trọng, nó có ảnh hưởng tới sự thành bại của tổ chức Vì vậy dù ở cương vị nào người lãnh đạo phải có năng lực thực sự và khả năng đảm nhiệm được công việc. Trách nhiệm đặt ra cho người lãnh đạo là phải liên kết các bộ phận trong bộ máy quản lý và các chức năng quản lý thành một hệ thống, linh hoạt có hiệu quả cao. Biểu 1: Trình độ chuyên môn hoá của lao động quản lý ở Công ty TNHH Hà Trang. STT Các phòng ban số người lao động Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 Ban Giám đốc 3 3 0 0 2 Phòng tài chính kế toán 3 0 3 0 3 Phòng kỹ thuật 2 0 2 0 4 Phòng kế họach 3 0 3 0 5 Phòng kinh doanh 3 0 3 0 6 Phân xưởng 4 0 0 4 7 Tổng lao động 18 3 11 4 Qua biểu đồ trên ta thấy lao động quản lý có trình độ Đại học chiếm tỉ lệ ít nhất: 4,5%. số có trình độ Cao đẳng có 11 người chiếm 16,4% trên tổng số lao động toàn Công ty; số lao động có trình độ Trung cấp có 4 người chiếm 5,97%. Với những con số này không hợp lý với đặc thù quản lý của Công ty, dẫn đến nhân viên không làm hết khả năng của mình và tinh thần trách nhiệm cá nhân kém, hiệu quả lao động không cao. Số lượng nhân viên ở các phòng như phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh nên giảm đi vì hiện nay tổng số lao động của Công ty chỉ có 67 người, hơn nữa số lượng nhân viên ở các phòng như phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh là hơi thừa. 3. Bộ máy chỉ huy điều hành sản xuất tại các phân xưởng: 3.1. Cơ cấu tổ chức của mỗi phân xưởng sản xuất. Gồm có: 4 người, có trình độ trung cấp. Một tổ trưởng phụ trách chung - Một tổ phó phụ trách về mặt kỹ thuật kiểm tra chất lượng và số cấp phát nguyên liệu cho tổ. Ngoài ra giúp việc cho tổ trưởng còn có các nhân viên sau: + Nhân viên kỹ thuật thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra chất lượng sản xuất sao cho phù hợp. + Nhân viên thống kê có nhiệm vụ giúp tổ trưởng thống kê số liệu hàng ngày về lao động và năng xuất công việc của từng lao động, cuối tháng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho công nhân. Biểu:2 Bộ máy quản lý sản xuất ở các phân xưởng: Tổ trưởng Nhân viên phòng kỹ thuật thuật Tổ phó Thống kê Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận quản lý. Có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp các mặt sản xuất, kỹ thuật, phục vụ cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo hoàn thành kế hoạch do Giám đốc Công ty giao cho. Kiểm tra việc sử lý nguyên liệu, ra quyết định cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời chu đáo. 3.3. Điều hành sản xuất. Hàng ngày tổ trưởng dựa vào kế hoạch sản xuất mà Công ty giao. phối hợp với các bộ phận phụ trợ khác để chuẩn bị điều kiện sản xuất cho tổ được đầy đủ nguyên liệu,đồng phục bảo hộ lao động. Đồng thời cũng kiểm tra lại để công việc có thể diễn ra một cách thuận lợi tổ phó trực tiếp hướng dẫn và kiểm tra kỹ thuật trong qúa trình sản xuất và quản lý máy móc, vật tư. II. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hà Trang trong những năm gần đây. 1. Các đặc điểm của hoạt động sản xuất của Công ty: 1.1 Máy móc thiết bị: Máy móc thiết bị là một yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ một doanh nghiệp, một đơn vị nào muốn tham gia sản xuất kinh doanh. Máy móc thiết bị quyết định khả năng sản xuất kinh doanh của Công ty. Máy móc thiết bị hiện đại là một yếu tố vô cùng quan trọng cho việc nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống máy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại và cơ sở hạ tầng tốt thì có khả năng cạnh tranh mạnh hơn các doanh nghiệp khác trên thị trường. Có một thực tế là hầu như toàn bộ nhà xưởng , máy móc đã cũ. Từ khi hoạt động đến hết năm 2000 Công ty thực hiện sản xuất trên một dây chuyền máy móc lạc hậu, năng xuất thấp. Nên từng năm hoạt động, Công ty đều chú trọng công tác đầu tư mua mới và sủa chữa bảo dưỡng. Công ty đã tổ chức thực hiện kế hoạch sửa chữa định kỳ, nâng cấp một số thiết bị chính quan trọng, duy trì công tác bảo dưỡng, bảo quản máy tại nơi sản xuất. Đầu năm 2006 tới nay Công ty đầu tư thêm 01 dây chuyền máy mới hiện đại và đã nâng công suất lên gấp 3 lần 1.2 Nguyên liệu: Nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, cấu thành lên sản phẩm. Vì vậy nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm. Chính vì vậy tổ chức tốt về nguyên liệu sẽ có vai trò nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khác với các công ty khác Công ty TNHH Hà Trang là một Công ty chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi, nguyên liệu sản xuất mang đặc điểm chung về nguyên liệu sử dụng trong sản xuất nông nghiệp, nguyên liệu đa dạng từ ngô khoai sắn lúa gạo cho đến bột cá, bột thịt, bột xương, khoáng hữu cơ, men tiêu hoá và đầy đủ acid amin vi ta min chất chống oxi hoá … Chi phí dành cho nguyên liệu chiếm tỉ trọng không cao khoảng 50% đến 55% trong tổng số chi phí cho sản xuất. Nguồn cung cấp nguyên liệu chủ yếu là thị trường trong nước (thị trường nông thôn) 1.3 Quy trình sản xuất sản phẩm: Sản phẩm của Công ty TNHH Hà Trang rất đa dạng về chủng loại mẫu mã. Công ty nhận sản xuất từ những sản phẩm như thức ăn hỗn hợp dạng viên dùng cho heo lai từ 30KG đến 60KG, cho heo con từ khi tách đàn đến xuất chuồng thức ăn hỗn hợp cho gia cầm, gia cầm lấy chứng, thuỷ cầm và thuỷ cầm lấy chứng ngoài ra Công ty còn sản xuất loại thức ăn phục vụ cho chăn nuôi thuỷ sản … Bên cạnh đó Công ty còn nhận sản xuất các loại bao bì cho các Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi. Sản phẩm của Công ty TNHH Hà Trang, được sản xuất qua nhiều công đoạn và phải mất nhiều thời gian. Có thể minh hoạ qua sơ đồ tổng quát sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty TNHH Hà Trang Nguyên liệu Sàng lọc Sấy khô Nghiền Trộn đều Hoàn thiện sản phẩm Kiểm nghiệm Đóng gói Nhập kho Các sản phẩm của Công ty có thể sản xuất hàng loạt. 1.4 Đặc điểm về lao động. 1. Số lượng lao động: Biểu: 3 Số lao động của Công ty qua các năm. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2006/2005 Năm 2007/2006 Số ngưòi TT (%) Số người TT (%) Số người TT (%) Mức chênh (%) Mức chênh (%) Số lao động 46 100 53 100 67 100 7 15,2 14 26,4 chia TT/GT L/đ trực tiếp 37 80,4 42 79,2 53 79,1 5 13,5 11 26,1 L/đ gián tiếp 9 19,6 11 20,8 14 20,9 2 22,2 3 27,3 Giới tính Lao động nam 25 54,4 29 54,7 37 55,2 4 16 8 27,6 Lao động nữ 21 45,6 24 45,3 30 44,8 3 14,3 6 26 Qua biểu 3 ta thấy tổng số công nhân viên của Công ty qua các năm, năm 2005: có 46 người, năm 2006: có53 người, năm 2007: có 67 người. Như vậy tổng số người qua các năm của Công ty là có chiều hướng tăng dần về số lượng Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 67 người trong đó có 30 người là nữ và 37 người là nam. Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2005 là: 37 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 9 người Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2006 là: 42 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 11 người Số lao động trực tiếp của Công ty năm 2007 là: 53 người Số lao động gián tiếp của Công ty là: 14 người. 2. Chất lượng lao động: Công ty TNHH Hà Trang là một đơn vị thuộc ngành công nghiệp sản xuất sản phẩm phục vụ cho chăn nuôi. Hoạt động lao động về công nghệ gắn bó với ngành sản xuất vì vậy đòi hỏi công nhân phải có tay nghề và có tư duy công việc tốt. Nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân là một khâu quan trọng cho sự nghiệp phát triển của Công ty. Trong tổng số 67 lao động của Công ty có 14 người có trình độ Đại Học Cao Đẳng. Trình độ trung cấp có 4 người, còn lại là công nhân hầu hết đã tốt nghiệp phổ thông sau đó được dưa vào Công ty để đào tạo, cho đến nay cấp bậc kỹ thuật trung bình của cán bộ Công nhân viên của Công ty là bậc 3/7. Từ số liệu trên cho ta thấy: Số lượng có trình độ ĐH-CĐ chiếm 20.9% Số lượng có trình độ trung cấp chiếm 5,97% Số lượng công nhân kỹ thuật chiếm 73,1% Qua tình hình trên ta thấy công nhân chiếm 73,1% là lớn sở dĩ như vậy là do Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi nên số công nhân chiếm tỉ lệ cao. Còn trình độ ĐH- CĐ chiếm tỉ lệ không cao, trình độ trung cấp không thay đổi 1.5. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường và tiêu thụ sản phẩm. 1. về sản phẩm Có thể nói trên thị trường có hai loại sản phẩm chính đó là tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng. Qua tìm hiểu quá trình sản xuất của Công ty TNHH Hà Trang từ khâu đầu đến đầu ra ta có thể nhận thấy sản phẩm của Công ty là sản phẩm dùng cho chăn nuôi. Nguyên liệu sản xuất sản phẩm của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại mẫu mã. Dây chuyền sản xuất đồng bộ. 2. Về thị trường. Theo phân loại thị trường của các doanh nghiệp thì thị trường của công Công ty TNHH Hà Trang là thị trường nguyên liệu sản xuất tức là đối tượng lưu thông trên thị trường là loại nguyên liệu sản xuất. Do sản phẩm của Công ty nên thị trường của Công ty Hà Trang thị trường chính là thị trường chăn nuôi trong nước. Những đối tượng tiêu dùng tuyệt đối của Công ty thường là các đại lý, các đại lý bán buôn và bán lẻ, các trang trại chăn nuôi có quy mô lớn đặt hàng. Sản phẩm của Công ty đa dạng nên trong các năm qua doanh thu bán hàng của Công ty đã không ngừng tăng 3. Về tiêu thụ sản phẩm. Trong cơ chế mới Công ty TNHH Hà Trang luôn quan niệm sản xuất tốt chưa đủ để tồn tại và phát triển của mình, mà còn phải biết tổ chức bán hàng. Một trong những nội dung tổ chức bán hàng là mạng lưới. Mạng lưới bán hàng của Công ty là tập hợp kênh nối liền giũa người sản xuất với người tiêu dùng Sơ đồ3: mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Công ty: Đại lý Người sản xuất Người tiêu dùng Người bán lẻ Người bán lẻ Người bán buôn Công ty không ngừng hoàn thiện và có chiến lược hỗ trợ mạng lưới tiêu thụ bằng các hoạt động như: thông tin quảng cáo… Đặc biệt hiện giờ Công ty đã có trang web để giới thiệu sản phẩm của mình đi khắp nơi không những ở trong vùng mà còn cả ở các vùng lân cận. Chính vì vậy làm cho hoạt động của Công ty trở nên năng động hơn và tìm được nhiều hợp đồng mới. Năm 2005 chỉ ký được 96 hợp đồng nhưng sang đến năm 2006, 2007 đã ký được hơn 100 hợp đồng với tổng trị giá lên đến hơn 3 tỉ đồng nhưng trong đó có nhiều hợp đồng có giá trị thấp. Sản phẩm của Công ty tiêu thụ giảm. Tuy nhiên Công ty đã tiến hành cải tiến nhiều mẫu mã sản phẩm chất lượng sản phẩm nhưng do ngành công nghiệp này phát triển và có sự cạnh tranh gay gắt, thêm vào đó là những Công ty liên doanh trong nước và nước ngoài sản xuất cùng kinh doanh mặt hàng này, hơn nữa là những loại thức ăn chăn nuôi được nhập vào tràn lan tất cả đã gây khó cho việc sản xuất của Công ty, trong khi đó lượng sản phẩm tồn động trong Công ty rất lớn, giá đầu ra không tăng, lên sản xuất và tiêu thụ rất khó khăn, do công tác marketing không có, bắt buộc Công ty phải giảm giá bán để tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty TNHH Hà Trang là Công ty được thành lập không lâu trong nền kinh tế thị trường buổi ban đầu gặp không ít khó khăn và làm ăn trì trệ. Nhưng trong những năm gần đây các hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Hà Trang là sản xuất và phân phối thức ăn chăn nuôi. Do không ngừng cải tiến, chất lượng sản phẩm giữ uy tín với khách hàng nên hàng năm Công ty có rất nhiều hợp đồng sản xuất sản phẩm, bán sản phẩm, sản lượng không ngừng tăng lên, giúp Công ty ngày càng phát triển, đời sống công nhân viên ngày một ổn định. Biểu 4: tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 2006/2005 2007/2006 Mức chênh (%) Mưc chênh (%) Doanh thu Trđ 2.300 2.500 2.900 200 8,7 400 13,8 Lơi nhuận Trđ 315 340 420 25 7,9 80 23,5 Chi phí Trđ 1.985 2.160 2.480 175 8,8 320 14,8 Nộp ngân sách Trđ 127 142 185 15 11,8 43 30,3 Tổng số L/đ Người 46 53 67 7 15,2 14 26,4 +Trực tiếp Người 37 42 53 5 13,5 11 26,1 +Gián tiếp Người 9 11 14 2 22,2 3 27,3 Lương BQ/người Ngh.đ 800 900 1.050 100 12,5 150 14,28 Qua biểu 4: nhìn vào bảng ta thấy kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm qua đạt kết quả tốt, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty năm sau cao hơn năm trước cụ thể là: + Về doanh thu: Năm 2006 so với năm 2005 doanh thu tăng 200 triệu tương đương với mức tăng 8,7%. Năm 2007 so với năm 2006 doanh thu tăng 400 triệu, tương đương với mức tăng 13,8%. Đạt được kết quả tăng khá như vậy là do một số nguyên nhân sau. Lực lượng lao động của Công ty cũng ngày một tăng, năm sau cao hơn năm trước. Năm 2006 so với năm 2005 tổng số lao động của Công ty tăng thêm 7 người tương đương với 15,2% năm 2007 so với năm 2006 tổng số lao động của Công ty tăng thêm 14 người tương đương với 26,4% trong số đó lao động trực tiếp năm 2006 tăng thêm 5 người tương đương với 13,5% và năm 2007 tăng thêm 11 người tương đương với 26,1%. Đây là lực lượng lao động chính tạo ra của cải vật chất cho xã hội và một phần nguyên nhân tạo ra sự tăng trưởng đáng kể về doanh thu của Công ty. Một nguyên nhân nữa là do nhu cầu ngày càng phát triển của ngành chăn nuôi và yêu cầu của sự chuyển đổi hình thức chăn nuôi. Chính vì vậy đã tạo ra một khoản thu nhập đáng kể cho Công ty. + Về chi phí và lợi nhuận: Bên cạnh việc tăng doanh thu thì chi phí và lợi nhuận Công ty cũng gia tăng tương ứng. Năm 2006 so với năm 2005 thì chi phí tăng thêm 175 triệu đồng tương đương với 8,8% và lợi nhuận tăng từ 315 triệu đồng lên 340 triệu đồng hay tăng thêm 7,9%. Năm 2007 so với năm 2006 chi phí tăng thêm 320 triệu tương đương 14,8% và lợi nhuận tăng từ 340 triệu lên 420 triệu hay tăng thêm 23,5 chi phí luôn gắn liền với hiệu quả. + Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả Công ty phải duy trì chi phí ở mức hợp lý. + Việc gia tăng chi phí kinh doanh của Công ty trong 3 năm qua là do hợp đồng nhỏ nên chi phí cho công tác tìm kiếm hợp đồng tăng, đồng thời làm gia tăng mức độ phức tạp của điều hành và quản lý sản xuất + Ngoài ra chi phí tăng còn do sự gia tăng của lực lượng lao động trong Công ty và mức lương bình quân của một nhân viên trong Công ty cũng không ngừng tăng. Năm 2006 so với năm 2005 lương bình quân tăng 100 nghìn đồng hay 12,5%. Năm 2007 so với năm 2006 lương bình quân tăng 150 nghìn đồng hay tăng 14,2% như vậy Công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả. + Nộp ngân sách: Là Công ty hoạt động kinh doanh, nên đòi hỏi Công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Số nộp vào ngân sách của Công ty cho Nhà nước năm sau cao hơn năm trước. Năm 2006 nộp ngân sách 127 triệu đồng. Năm 2006 nộp 142 triệu. đồng tăng 11,8% so với năm 2005. Năm 2007 nộp ngân sách 185 triệu đồng tăng 30,3% với năm 2006 Đây là một kết quả khá tốt đối với một Công ty. Qua nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hà Trang ta thấy Công ty được thành lập vào năm 1997 nhưng đã có những bước đi vững chắc an toàn. Bởi Công ty đã dút ra được các bài học thời bao cấp, sớm hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Công ty đã biết cải tiến đội ngũ lao động quản lý có nghĩa là tổ chức đổi mới cơ chế quản lý nhằm khai thác triệt để khả năng của Công ty để tiến hành sản xuất kinh có hiệu quả là rất cần thiết. Chỉ tiêu Thực tế năm 2007 Kế hoạch năm 2008 Tổng doanh thu( triệu đồng) 2.900 3.500 Nộp ngân sách ( triệu đồng) 185 215 Biểu5: Chỉ tiêu về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Hà Trang là một Công ty chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi với quy mô sản xuất không phải là lớn nhưng họ có thể tin tưởng vào doanh nghiệp của mình. Mặc dù ra đời chưa lâu nhưng Công ty là một doanh nghiệp sản xuất cơ bản, có bề dày trong sản xuất kinh doanh, và được khách hàng tín nhiệm Do đó Công ty đã ký được nhiều hợp đồng kinh doanh đảm bảo ổn định công ăn việc làm cho công nhân, mức thu nhập của người lao động tăng lên đáng kể. + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới: Trong nền kinh tế thị trường, đa thành phần hoạt động có sự định hướng của Nhà nước, nên mọi hoạt động luôn luôn biến chuyển và thay đổi theo dòng xoáy của thị trường vì vậy vấn đề đặt ra trong phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là một vấn đề lớn và đặc biệt quan trọng bởi vì nó quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty trên thị trường. Từ những vấn đề nhận thức được đó cộng với những kinh nghiệm đã rút ra qua các năm đầu mới thành lập Công ty đề ra nhiệm vụ cho năm 2008 như sau: Kế hoạch doanh thu đạt 3.500 triệu đồng Nộp ngân sách 215 triệu đồng - Ôn định về công tác tổ chức toàn bộ bộ máy giúp việc - Đảm bảo liên tục có việc làm. - Tập trung chỉ đạo sản xuất đảm bảo đúng kỹ thuật, chất lượng. - Khai thác triệt để nguồn vốn, quan hệ với ngân hàng thiết lập luận chứng vay vốn trung và dài hạn với lãi thấp đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm và tăng trưởng vốn thiết bị. - Quán triệt hơn nữa việc đầu tư vốn, thiết bị máy móc tăng cường công tác quản lý kỹ thuật – kế hoạch nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ sản xuất, quyết toán dứt điểm, thu hồi vốn nhanh. Với những mục tiêu trên Công ty đã và đang khẳng định mình. Đây là cơ hội hoà nhập thiết thực nhất và là thời cơ phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường III. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. Như đã trình bày ở phần trước Công ty TNHH Hà Trang được thành lập năm 1997. Cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo làn lạc hậu cùng với số vốn không phải là nhiều. Công ty đã có một đội ngũ cán bộ có chất lượng, và một sự nhậy bén với cơ chế mới của nền kinh tế thị trường mà Công ty đã từng bước đi lên một cách vững vàng. Lãnh đạo của Công ty đã hoạt động một cách hết mình để thích nghi với điều kiện mới Sau gần 10 năm hoạt động đến nay. Công ty đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ dày dặn kinh nghiệm, phẩm chất tốt năng động sáng tạo trong công việc. Qua đó đã gặt hái được những thành quả đáng trân trọng. * Những thành tựu đạt được: Về công tác tổ chức sản xuất: - Cơ cấu tổ chức của Công ty những năm gần đây đã thay đổi dần và hoàn thiện hơn với xu thế phát triển của nền kinh tế. - Trong những năm gần đây, ban lãnh đạo của Công ty đã chủ chương bám sát tình hình thực tế, tổ chức đoàn thể phát động phong chào thi đua sản xuất nhân dịp các ngày lễ lớn. Sản lượng của Công ty tăng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng và hạn chế tối đa các rủi ro gây cho người lao động Năm qua công tác tổ chức sản xuất có nhiều tiến bộ với nhiều hợp đồng, tiến độ gấp, tính đơn chiếc về sản xuất và chuẩn bị sản xuất lớn. Hầu hết các hợp đồng đều đạt được tiến độ cả về tiêu chuẩn lẫn chất lượng. Để đạt được điều đó Công ty đã thực hiện tốt các công việc sau: - Cải tiến chế độ giao ban hàng tuần bằng giao ban hàng ngày trong ban Giám đốc và một số phòng chủ chốt, duy trì chế độ báo cáo nhanh hàng ngày và tiếp tục đưa công tác lập kế hoạch sản xuất tuần, tháng có chất lượng gần sát thực tế, cùng với việc phát hiện và chú trọng những khâu sản xuất chậm tiến độ để sản xuất kịp thời - Thực hiện đầu tư nâng cấp độ chính xác của thiết bị hiện có bằng hệ thống điều khiển, quan tâm đến việc ổn định chất lượng các thiết bị chính của Công ty qua công tác bảo hành, bảo dưỡng kịp thời các hư hỏng. - Công ty không ngừng phấn đấu và đã tạo cho cho mình một vị thế vững chắc trên thị trường sản xuất thức ăn chăn nuôi. Điều này được thể hiện rõ nhất khi doanh thu hàng năm của Công ty không ngừng tăng lên tỉ lệ thuận với nó là thu nhập của người lao động cũng tăng lên. Chính điều này đã giúp cho người lao động gắn bó lâu dài với Công ty góp phần làm cho Công ty ngày càng vững chắc trên thị trường. - Các phòng ban các phân xưởng ngày càng phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ kỷ luật, trách nhiệm và luôn được đánh giá tốt. Sự bình đẳng giữa cấp trên và cấp dưới đã khiến cho chất lượng lao động ngày một cao lên đáng kể. * Những tồn tại của Công ty: Bên cạnh những mặt đạt được, Công ty không tránh khỏi những thiếu sót - Tồn tại lớn nhất của Công ty trong mấy năm đầu sản xuất bằng những thiết bị máy móc lạc hậu về kỹ thuật trình độ sản xuất thấp nên sản phẩm sản xuất ra không đồng đều, không đạt tiêu chuẩn cần thiết, chi phí sản xuất cao không được thị trường đánh giá cao, chất lượng kém , thiếu vốn đầu tư, chưa có chính sách phát triển. Ngoài ra Công ty còn có những hạn chế + Tay nghề của công nhân không cao + Tuổi trung bình cao nên khả năng tiếp thu, thay đổi môi trường chậm. + Thiết bị công nghệ máy móc lạc hậu + Cơ sở hạ tầng kém + Chưa có chiến lược sản phẩm thích hợp + Thiếu vốn để đầu tư sản xuất chiều sâu bên cạnh những hạn chế đó khả năng maketing của Công ty không có. Vì vậy cần phải mở thêm một phòng maketing cho Công ty, Công ty cần tuyển đội ngũ cán bộ trẻ , năng động, có trình độ am hiểu thị trường… Để có thể thu thập thông tin và sử lý thông tin một cách nhanh nhất và chính xác. Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần Công ty phải giải quyết một cách hợp lý có hiệu quả. Nhiều phòng ban Công ty sử dụng dư thừa cán bộ công nhân viên mà khối lượng công việc lại không lớn dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực, tiền lương. Do có sự mất cân đối về nhân sự trong các phòng ban đã gây ra những khó khăn cần phải tháo gỡ, dư thừa lao động thì năng suất lao động không cao dẫn đến lãng phí thời gian, đối với phòng thiếu nhân sự thì trái lại mọi người phải làm việc quá sức lao động, tạo cho họ cảm giác chán nản và làm việc đối phó Mặc dù Công ty còn có những mặt hạn chế như vậy nhưng đó là những vấn đề không đáng lo ngại, Công ty hoàn toàn có thể khắc phục được. Mọi việc sẽ đi vào khuân khổ nếu như Công ty có thời gian giải quyết chúng. Bằng những kinh nghiệm vốn có của mình em tin tưởng rằng Công ty TNHH Hà Trang sẽ vững bước đi lên Chương III giải pháp và Một ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang I.yêu cầu của sự hoàn thiện. - Bộ máy quản lý của Công ty phải gọn nhẹ không cồng kềnh, nhưng đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả. - Cơ cấu bộ máy đầy đủ, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Phương thức tiến hành: - Kế thừa một cách chọn lọc bộ máy cũ, phát huy thế mạnh về con người, mạnh dạn bồi dưỡng, bổ sung cán bộ trẻ chuẩn bị kế tiếp sự phát triển. Rà soát phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận và đi đến hoàn thiện toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty, cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế, sắp xếp và bồi dưỡng cán bộ đúng chuyên môn, sở trường. - Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị ngoài Công ty - Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên đảm bảo tốt mọi nhiệm vụ được giao. Việc sắp xếp bố trí phải có căn cứ khoa học, và thực tiễn, thận trọng không ồ ạt nhưng phải đồng bộ, thống nhất và dứt khoát. II. Giải pháp: Qua tìm hiểu và phân tích tình hình chung, cũng như tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ta thấy được những mặt còn hạn chế của bộ máy quản lý. Dưới đây em xin đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty TNHH HàTrang sao cho phù hợp với tình hình hiện nay. 1. Tổ chức lại phòng ban: Trong cơ chế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lượng, các khâu quản lý đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh. Mặt khác, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động khác, kết quả cao hay thấp cũng do phần lớn trình độ quản lý tổ chức đó. Thông qua sự tìm hiểu trong Công ty TNHH Hà Trang ta thấy Công ty có 4 phòng ban không kể đến bên dưới là phân xưởng sản xuất. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ trịu trách nhiệm mua sắm và cấp phát vật tư, xây dựng kế hoạch vạt tư hàng quý, măm, lập hợp đồng kinh tế, ký hợp đồng kinh tế, thường xuyên theo dõi việc hoàn thành kế hoạch, điều độ tiến trình sản xuất… do công việc của phòng nhiều, cán bộ nhân viên lại ít nên không hoàn thành công việc được giao. Theo em nên tuyển thêm nhân viên có trình độ đại học, có năng lực, kinh nghiệm và điều thêm hai nhân viên của phòng tài chính kế toán và phòng kinh doanh để công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất. Thành lập bộ phận maketing. Để thực hiện một ý tưởng xây dựng một cơ cấu tổ chức hoàn thiện Công ty TNHH Hà Trang cần phải thiết lập một bộ phận nghiên cứu và xây dựng các chiến lược kinh doanh. Bộ phận này có thể trực thuộc phòng kế hoạch vừa có thể nghiên cứu thị trường, vừa là hệ thống tiếp thị quảng cáo. Bộ phận này có thể là số cán bộ phòng kế hoạch vật tư kết hợp nhiều chức năng hỗ trợ nhau như: Khảo sát thị trường tìm những hợp đồng tốt nhất cho Công ty, tìm hiểu về nguyên liệu đưa ra phương án tối ưu, hay tiếp thị quảng cáo về Công ty của mình. Lãnh đạo Công ty hiểu rằng maketing vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật để đưa Công ty đến thắng lợi. 2. Tổ chức và nâng cao trình độ quản lý: Bên cạnh việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ta cũng phải lưu ý tới việc giảm bớt khối lượng lao động của phòng ban khi dư thừa, có biện pháp tuyển thêm nhân viên có trình độ vào các phòng ban có khối lượng công việc nhiều, nếu không đáp ứng được thì phòng ban đó không hoàn thành công việc được giao. Đây là một việc hết sức cần thiết và kịp thời đối với Công ty TNHH Hà Trang hiện nay. Sự tinh giảm gọn nhẹ trong tổ chức bộ máy đem lại nhiều lợi ích cho mỗi người nói riêng và toàn Công ty nói chung. Hầu như đây là tình trạng chung của doanh nghiệp nước ta hiện nay. Nhân viên ở các phòng ban có người làm không hết việc, có người thì lại nhàn rỗi và vẫn hưởng lương theo chức vụ của mình. Để giải quyết giải quyết vần đề này Công ty có thể rà soát lại đội ngũ nhân viên, cán bộ quản lý giữa các phòng ban xem trình độ công việc phù hợp chưa: một người có thể làm từ 2-3 công việc chứ không cần mỗi người một công việc, như vậy sẽ không có thời gian dư giả trong giờ làm việc. - Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng cá nhân trong một bộ máy quản lý và phân tích khối lượng công tác kinh tế của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân, đồng thời phát hiện ra những mặt yếu mà họ chưa nắm bắt được trong công việc để từ đó có thể bổ sung cán bộ quản lý chức năng. - Công ty phân tích trách nhiệm cá nhân và các mối quan hệ ngang dọc, kết hợp giữa bộ máy quản lý với các cấp đoàn thể khác đã có sự phối hợp, kết hợp lẫn nhau chưa? Phân tích việc phân bố nguồn nhân lực trong Công ty đã phù hợp với trình độ chưa, có hợp lý không để từ đó có thể nghiên cứu xây dựng lại, bổ sung các nội quy, quy chế hoặc thay đổi, chuyển rời cán bộ quản lý cho phù hợp. - Phân tích các điều kiện khách quan và chủ quan có tác động lên quá trình làm việc để duy trì bộ máy quản lý để từ đó có thể tạo ra bầu không khí tâm lý vui tươi hoặc tổ chức các buổi tham quan giải trí cho cán bộ công nhân viên nhằm khuyến khích, động viên họ làm việc có hiệu quả. 3. Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Như đã nói ở trên, Công ty cần phải có quy chế quản lý thật chặt chẽ đối với tất cả cán bộ công nhân viên Về nguyên tắc quản lý cần phải đưa ra các nguyên tắc sau: Quản lý công tác kế hoạch bởi kế hoạch là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế của Công ty. Kế hoạch năm phải xây dựng trên các chỉ tiêu sau: Sản lượng Kế hoạch tài chính Nộp ngân sách (thuế + bảo hiểm) Tổng quỹ lương và thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên. Nhu cầu vật tư chủ yếu. Nhu cầu về trang thiết bị bảo hộ lao động. Trả nợ vay (nếu có) - Kế hoạch sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. + Quản lý nguyên vật liệu: Để đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất và nâng cao tốc độ quay vòng vốn tiến hành xây dựng từng bước kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đến từng phân xưởng sản xuất trên cơ sở có được những đơn đặt hàng. Ngoài ra, để tránh tình trạng mất mát, hao hụt nguyên vật liệu thì cung cấp nguyên vật liệu vừa đủ. +Quản lý tài chính: Cần phải làm chặt chẽ hơn khâu này: chống lãng phí, cần chấp hành nghiêm chế độ hoá đơn chứng từ kế toán + Quản lý lao động trực tiếp: Cần lưu ý rằng công nhân đông không phải là gánh nặng mà là vốn quý, nếu có giải pháp phát huy tiềm năng, tạo việc làm cho họ sau khi sắp xếp lại, các thủ tục hành chính “nhiêu khê” phải loại bỏ ngay + Quản lý máy móc thiết bị: Máy móc của Công ty hầu hết đã cũ nên việc bảo quản, tu sửa, bảo dưỡng máy móc, thường xuyên kêu gọi tinh thần trách nhiệm của các công nhân trong việc sử dụng máy móc. 4. Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên: Quan sát nơi làm việc em thấy điều kiện nơi làm việc của Công ty còn thiếu thốn trang thiết bị, các phân xưởng làm việc rất nóng vào mùa hè, nhà xưởng cũ phòng làm việc của cán bộ còn rất chật hẹp. Do vậy cần phải có những biện pháp khắc phục như tiếng ồn độ dung động gây khó tập chung khi làm việc, cần phai xây dựng hệ thống phòng cách âm, trang thiết bị, bên cạnh đó Công ty phải tạo bầu không khí vui vẻ thoáng mát và lề lối để góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho Công ty. Tăng cường kỷ luật lao động để hạn chế việc đi lại trong giờ làm việc. Nâng cao phúc lợi cho người lao động như tổ chức nghỉ mát, tham quan… Tổng kết hàng tháng để mọi người trong Công ty nhận biết được kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Biểu dương khen thưởng những cá nhân làm việc đạt kết quả cao, lãnh đạo cần nhấn mạnh những gì làm được, chưa làm được sau đó nhắc nhở mọi người để cố gắng thêm. Qua những lần họp như vậy sẽ tăng tinh thần đoàn kết, trách nhiệm của họ, tạo cho họ thấy phấn khởi hơn, có trách nhiệm hơn trong công việc. 5. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động: Lao động là yếu tố quý nhất, là yếu tố năng động, linh hoạt trong sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt quản lý và tổ chức lao động trong Công ty sẽ đi đến thành công. Mục đích của quản lý và tổ chức lao động trong Công ty là kết hợp chặt chẽ sức lao động, công cụ lao động và đối tượng lao động nhằm đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động của Công ty. Điều rễ nhận thấy là mặc dù các yếu tố đều đảm bảo tốt nhưng yếu tố lao động không tốt thì chắc chắn không có hiệu quả. Công ty TNHH Hà Trang là Công ty sản xuất và phân phối thức ăn chăn nuôi… đây là sản phẩm đòi hỏi phải có chất lượng cao nhằm đáp ứng yêu cầu tiêu dùng của người chăn nuôi trên thị trường. Do đó lao động của Công ty là yếu tố rất quan trọng trong mọi hoạt động của công ty. Trong thời gian qua vấn đề sử dụng lao động của Công ty vẫn còn nhiều tồn tại. Vấn đề đặt ra là làm sao sử dụng lao động một cách hợp lý không lãng phí: sự đổi mới là cần thiết nhưng phải có tính kế thừa. Đổi mới hoàn thiện công tác quản lý ở Công ty không phải là việc rễ. Do vậy, những biện pháp để sử dụng tốt lao động và tạo điều kiện để họ tích cực đóng góp sức lao động cho Công ty là giải pháp trước mắt. Trong công cuộc đổi mới và sắp xếp lại lao động hầu hết các doanh nghiệp có tình trạng vừa thừa vừa thiếu lao động, thiếu những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ có năng lực, có tính kỷ luật cao, thừa lao động có trình độ thấp, thiếu năng động. Giải quyết tình trạng này là vấn đề 2 mặt: có lợi cho bên này lại có hại cho bên kia. Chính vì vậy đòi hỏi Công ty phải giảm dần sự thừa thiếu đó, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. 5.1 sắp xếp và bố trí lao động hợp lý: Để tiến hành công việc một cách có hiệu quả cần phải đánh giá lại lao động về các mặt như: trình độ chuyên môn, năng lực, sở trường, tuổi đời, giới tính. Phải tổ chức phân tích đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. Qua đó xem xét công việc thực tế của từng cá nhân, bộ phận đảm nhiệm đã phù hợp chưa. Nếu đã phù hợp thì giữ nguyên, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc bố trí họ vào công việc khác phù hợp hơn. Cũng từ việc khảo sát xác định được số lượng lao động cần thiết để thực hiện công việc hoặc phần việc đó cho phù hợp. 5.2 Quản lý: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ, thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình làm việc, áp dụng các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của Công ty đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật nghiêm minh trong Công ty. 5.3 Công tác đào tạo tuyển dụng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, độ tuổi, đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian còn có thể làm việc ở Công ty từ đó xây dựng quy hoạch đào tạo các cán bộ sao cho phù hợp. Đối với cán bộ công nhân viên tuổi đã cao nên bố trí vào hình thức đào tạo ngắn hạn cuốn chiếu, tổ chức tại Công ty. Đối với cán bộ công nhân viên còn trẻ tuổi cần bố trí theo học dài hạn ở các trường đại học , cao đẳng, đặc biệt khuyến khích loại hoạt động này tự chủ trong học tập nghiên cứu để nâng cao trình độ, kinh phí cho đào tạo có thể đơn vị bao cấp toàn bộ, hoặc trợ giúp một phần. Về công tác tuyển dụng: công tác này có ảnh hưởng rất lớn đến lực lượng lao động. Để có một đội ngũ cán bộ nhân viên đủ năng lực và trình độ thì việc tuyển dụng lao động cần phải được quan tâm đúng mức và cụ thể: phải xây dung các tiêu chuẩn tuyển chọn như trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn…Việc xây dựng các tiêu chuẩn trên phải căn cứ vào yêu cầu của việc cần tuyển người theo những công việc khác nhau mà có các tiêu chuẩn khác nhau. + Phải đảm bảo thực hiện đúng về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc… đối với lao động được tuyển dụng. + Phải ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của Công ty, có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt Để ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức quản lý thì khâu đào tạo và tuyển dụng là một khâu không thể thiếu trong công tác này. Bởi vì chính những lao động trẻ tuổi có trình độ và năng lực công tác sẽ là lớp cán bộ kế cận đội ngũ cán bộ đi trước nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao cho. 5.4 Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ của Công ty: - Chăm lo bồi dưỡng quần chúng ưu tú của các đoàn thể nhất là đoàn thanh niên, giới thiệu để kết nạp Đảng mà chỉ tiêu hàng năm đã định trước. - Trăm lo bồi dưỡng cán bộ ưu tú của các đoàn thể quần chúng trở thành cán bộ lãnh đạo chủ chốt, cán bộ quản lý của Công ty - Phát huy vai trò, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý trong Công ty trên cơ sở đó chấn chỉnh và đổi mới về tổ chức cán bộ và cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý làm cho bộ máy gọn nhẹ, có chất lượng cao. - Có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tại các phòng ban để họ có kiến thức nhất định trong công tác quản lý kinh doanh. III. một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. Phần trên là một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hà Trang. Sau đây em xin nêu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. + Lãnh đạo Công ty phải là người đề ra và chỉ đạo tiến hành công tác này, đôn đốc, kiểm tra các bộ phận, cán bộ quản lý và lãnh đạo Công ty phải có trách nhiệm trong quá trình thực hiện + Phải làm rõ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty hiểu ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý và được sự đồng tình ủng hộ của từng cá nhân, tập thể lao động, thu hút họ tham gia vào công tác quản lý Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công. Bởi lẽ, công tác hoàn thiện không chỉ là trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo trong Công ty mà còn là trách nhiệm của cả tập thể. + Phải xây dựng được kế hoạch, mục tiêu cụ thể cho công tác này. Trong quá trình thực hiện phải bám sát kế hoạch mục tiêu đã đề ra, điều chỉnh kịp thời những vấn đề không phù hợp. + Cuối cùng là việc tiến hành công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phải thận trọng không ồ ạt, đảm bảo thống nhất và hiệu quả, kết quả đạt được phải khớp với yêu cầu đề ra, là một bộ máy năng động, linh hoạt, không cồng kềnh. Kết luận Qua quá trình nghiên cứu ở Công ty TNHH Hà Trang đã cho em thấy hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy của Công ty là một trong những nhiệm vụ quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của Công ty. Trong thời gian qua Công ty luôn có phương châm sản xuất những loại sản phẩm mà thị trường chăn nuôi đang cần, các khâu trong quy trình sản xuất của Công ty không ngừng được hoàn thiện. Công ty cho rằng mấu chốt của quá trình phát triển của Công ty chính là do con người mà người quản lý là yếu tố trọng tâm. Nắm vững được hướng đi đó, nên từ khi hoạt động đến nay. Công ty đã có nhiều cố gắng trong quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh những cố gắng đó đã giúp Công ty đạt nhiều thành quả đáng tự hào, khẳng định được vị trí của mình trên thị trường công nghiệp sản xuất thức ăn chăn nuôi, luôn luôn đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động với mức thu nhập hợp lý. Bên cạnh những thành quả đó là những hạn chế mà trong thời gian tới Công ty cần phải khắc phục. Sau thời gian đi thực tập tìm hiểu thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Hà Trang qua đó em thấy đây là vấn đề rất lớn và phức tạp. Do trình độ có hạn, thời gian thực tế chưa nhiều, bài viết còn nhiều hạn chế khó tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của Thầy Cô, để bài viết của em thêm phong phú và hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Phó Giáo sư Tiến sĩ Phạm Quang Huấn và các Thầy Cô trong khoa Quản lý Doanh Nghiệp cùng toàn thể CBCNV của Công ty TNHH Hà Trang đã giúp em hoàn thành tốt bài luận văn này. Mục lục