Đề tài Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký lưu trữ ở công ty

ông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải. Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, công trình Long An, Khách sạn Đông Dương... và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty. Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị... 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông ( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau: Khảo sát thi công Thi công Hoàn thiện Bàn giao Nghiệm thu - Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. - Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường. - Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình. Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. Trung tâm thí nghiệm Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Ban kiểm soát Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Các đơn vị quản lý Xưởng sửa chữa Ban điều hành dự án Các đội thi công độc lập Văn Phòng Công ty Các đơn vị thi công dự án Văn phòng đại diện phía nam Phòng kính tế thị trường Phòng kĩ thuật công nghệ Phòng tài chính kinh tế Phòng quản lý thiết bị 2.Công tác thư ký. 2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất quan trọng. Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đây là một công ty hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những công tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như: Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư . Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt động văn bản. Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọi lĩnh vực khác. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách. Tổ chức tiếp khách trong công ty. Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi trước khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan. Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các đơn vị thực hiện và duy trì. Ngày giờ tiếp khách của công ty. Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên những thuận lợi cho những công việc tiếp theo... thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc. Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác. Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc. Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết... Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch. Tổ chức các buổi hẹn. - Đặt chương trình cho các buổi hẹn Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết. - Thu xếp các buổi xin hẹn. Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn ... Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp. Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể ghi vào sổ, phiếu hẹn... Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn, trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận. Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tác chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn. Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền... công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của công ty. Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất. 2.3. Tổ chức hội nghị. a. Lập kế hoạch hội nghị . Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả . Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau : - Tên hội nghị . - Thời gian hội nghị . - Thành phần hội nghị . - Nội dung hội nghị . Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này. b. Chuẩn bị hội nghị. - Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội nghị . - Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết mà người thư ký nắm được . - Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa. - Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học, hợp lý. - Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc. - Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao... c. Tiến hành hội nghị. - Đón đại biểu . - Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu . - Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay báo cáo. - Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau. d. Công việc sau hội nghị . - Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc. - Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính hoặc các giấy tờ thông báo cần thiết khác. - Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị . Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một yêu cầu của nghệ thuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp Giám đốc hoàn thành một cách xuất sắc công việc này. 2.4 Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo. a. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo . - Người thư cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môm của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động. - Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của Giám đốc. - Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý, phục vụ tin với những người dùng tin. - Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết. - Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoa học, hợp lý, đúng lúc... - Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đổi thông tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng... b. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại. Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ thủ đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện thông tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên luôn phải sử dụng để điều hành công việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại sẽ tiết kiệm được rất nhiều thơìư gian trong giải quyết công việc của người lãnh đạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan. Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm bảo tính khoa học và thuận lợi. Người thư ký đóng vai trò như “ phin cà phê ” sàng lọc lọc các cuộc đàm thoại điện thoại của Giám đốc. Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư ký, hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký, vì theo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày được giải quết qua điện thoại. Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phải chuẩn bị kỹ như là thư công, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ trước những vấn đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ thuật nói và nghe điện thoại. Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung. c. Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo. Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình đảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiện nhiệm vụ... Điều này tạo nên mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ của công ty. Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng công viẹc của lãnh đạo. Đối với lãnh đạo thì chương trình kế hoạch không ở dạng chi tiết, cụ thể mà được khái quát hoá thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp đối với toàn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể. Thư ký cần phải theo dõi cả hai chương trình kế hoạch: Chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo. Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của người lãnh đạo và cuả công ty. Nó đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty được thực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Để trở thành một ngưòi thư ký tốt cần phải hiểu biết và quan sát nhiều để không chỉ nắm vững nghiệp vụ của mình mà phải nắm vững nghề của lãnh đạo. 2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng. a. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc. Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty sẽ quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi công tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằm đã xác định. Điều này thư ký cần quan tâm đó là: Chức năng nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc. Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác. Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối qua hệ với các công ty khác . b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác. Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các chuyến đi công tác kể các chuyến đi công tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi hỏi thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu trong việc lập kế hoạch các chuyến đi công tác. Nội dung của chuyến đi. Mục tiêu của chuyến đi. Thời gian công tác. Cán bộ cùng đi với lãnh đạo. - Phương tiện giao thông. Giấy tờ cần thiết. Tài liệu tham khảo, nghiên cứu. Kinh phí cho chuyến đi. c. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác. - Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại hoặc Fax... . - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi công tác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khác nhau. Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho giám đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bô phận chức năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hoàn thành công việc tốt nhất. - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc này cần được tiến hành từ khái quát đến cụ thể. Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tư liệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn... Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải quyết mà xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc. - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký có trách nhiệm báo cho phòng hành chính của công ty sau khi lựa chọn được phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến đi. - Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờ khác có liên quan. - Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thông báo phối hợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác của giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể ... d . Nhiệm vụ của thư ký trong khi lãnh đạo đi công tác vắng. - Trước khi Giám đốc đi công tác vắng : Thư ký dự buổi họp bàn giao của Giám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những công việc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng . - Trong khi Giám đốc đi công tác : Thư ký giúp các cấp phó thực hiện nhiệm vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, thao dõi tiến độ giải qyuết công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan trọng được giải quyết hoặc những tồn tại ...Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến công việc của công ty để báo cáo với Giám đốc khi Giám đốc đi công tác về . - Sau khi Giám đốc đi công tác về : Cần báo cáo tóm tắt diễn biến công việc trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác...Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ. Thư ký cần phải có sự chuẩn bị chu đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc đều có những kết quả tốt đẹp. Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh đạo với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò chức năng, nhiệm vụ của người thư ký. Công tác văn thư. Công tác vănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quan lý của các co quan các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mầ công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. 3.1. Qúa trình hình thành văn bản. Những văn bản do Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 ban hành là các văn bản phục vụ quản lý mọi hoạt động của công ty khi đặt mối quan hệ với công ty cấp trên và các công ty ngang cấp. Văn bản do cơ quan ban hành gồm: Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính thông thường. Văn bản được ban hành trong công ty phải theo đúng chuyên môn thẩm quyền được nhà nước quy định. - Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn bản đó đảm bảo hiệu lực pháp lý, phải phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản và phải đủ, đúng 9 đến 10 thành phần theo quy định. - Về nội dung: Khi quyết định ban hành văn bản cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với yêu cầu công việc quản lý xã hội không? Nội dung trình bầy văn bản phải mang tính khoa học và có khả năng thực thi trong thực tế, đặc biệt là phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không được trái với quy định của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên. - Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của văn bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thông. 3.2. Tình hình ban hành văn bản. Ban hành văn bản của công ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một công văn cho công ty. a. Trình tự soạn thảo văn bản. - Chuẩn bị viết bản thảo: Trước khi soạn thảo văn bản người có trách nhiệm phải xác định rõ mục đích yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối tượng điều chỉnh của văn bản, khả năng thực hiện văn bản trong thực tế. Người soạn thảo phải căn cứ vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung văn bản để điều chỉnh và tác động; căn cứ vào thẩm quyền ban hành xác định hình thức của văn bản khi ban hành. Để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền ban hành của đơn vị, khi soạn thảo văn bản người soạn thảo phải xây dựng đề cương và được xét duyệt qua lãnh đạo công ty. - Sửa chữa và duyệt văn bản: Khi đã hoàn chỉnh và dự thảo văn bản, người soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến. Các văn bản có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và đối tượng phạm vi điều chỉnh rộng thì phải gửi bản thảo cho các đơn vị liên quan để trao đổi ý kiến và sửa chữa nếu các đơn vị thống nhất thì báo cáo lãnh đạo cơ quan ký duyệt để lànm thủ tục ban hành. - Người soạn thảo lãnh đạo cơ quan soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản do mình hoặc đơn vị mình soạn thảo. Phải ký tắt vào cuối bản trình ký nhằm xác định vai trò trách nhiệm của người soạn thảo đơn vị soạn thảo văn bản. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty trong việc giúp công ty quản lý nhà nước đối với lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn bản có liên quan và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn bản tham mưu trình ký. Hầu hết các văn bản của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 khi ban hành đều theo đúng trình tự đã quy định mặc dù vẫn có một số văn bản của công ty sai thể thức và thể thức ký. Những cán bộ trong phòng hành chính nhanh chóng khắc phục những thiếu sót đó để không gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ ban hành văn bản trong công ty. b. Thủ tục trình ký b.1 Những quy định chung về chữ ký. - Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền. - Chữ ký trong văn bản phải là chữ ký đã được đăng ký giới thiệu. - Không được ký bằng bút mực đỏ, bút chì hoặc mực phai màu. - Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ. - Những văn bản có chữ ký bằng dấu không có giá trị giao dịch . b.2 Thủ tục trình ký văn bản . Văn bản trình ký phải đầy đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét quyết định. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày với người ký văn bản. Lãnh đạo cơ quan tham mưu xây dựng văn bản phải ký tắt vào văn bản trình ký. Mọi văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc, phó giám đốc ban hành, các đơn vị phải chuyển qua phòng hành chính để kiểm tra, xem xét về thể thức và nội dung của văn bản. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về văn bản trình ký. b.3 Thủ tục ký văn bản. Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về văn bản mình đã ký. Trước khi ký, người ký văn bản phải xem xét về nội dung, hình thức thật kỹ lưỡng và quan trọng hơn là phải xác định được thẩm quyền ban hành văn bản rồi mới ký. Sơ quá trình viết và sửa tài liệu. Nội dung Chỉ định người viết,sửa tài liệu Hoàn thiện tài liệu viết,sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Yêu cầu viết,sửa tài liệu Kiểm tra Duyệt Lưu trữ,phân phối 3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, đỉều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 không nhân bản trước khi ký mà thường chỉ ký một bản để phô tô, sau đó mới đóng dấu lên các bản phô tô đó . Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư trong cơ quan có nhiệm vụ rà soát lại văn bản lần cuối về các hình thức và nội dung, nếu có phát hiện nghi vấn thì trao đổi với người soạn thảo văn bản hoặc Chánh văn phòng, nếu chưa nhất trí thì cán bộ văn thư có thể báo cáo cho người ký văn bản đó xem xét, quyết định . Các văn bản để nhân bản chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý của người ký văn bản. Một số hiện tượng sai sót trong văn bản đã được nêu ở phần xây dựng văn bản gây nên một số trở ngại cho cán bộ văn thư công ty khi tiến hành công việc đóng dấu. Đối với những văn bản cần chuyển giao ngay, thì người soạn thảo văn bản có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho đúng quy định trước khi ban hành văn bản. Văn bản sau khi nhân bản và hoàn tất các thủ tục còn lại được chuyển giao theo đúng thời gian quy định, đảm bảo chính xác bí mật, đúng địa chỉ, đúng số lượng. Đối với những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc nhận văn bản. Những văn bản có mức độ “khẩn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi. Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu và lưu trữ công ty theo từng năm. Văn bản đi của công ty thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm theo đúng quy trình mà nhà nước đã quy định. Tóm lại việc tổ chức các văn bản đi sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của công ty. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc được giao. Có như vậy các văn bản đi của công ty làm ra mới có tác dụng thiết thực trong công tác quản lý đối với công ty. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của công ty. Số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn Tên loại và trích yếu nội dung công văn Nơi nhận Chữ kí Nơi người nhận bản lưu Ghi chú 01 30/01/04 QĐ nhận chính thức ông Ngô Duy Đăng VP 02 03/02/04 Điều chỉnh hệ số lương VP 03 04/02/04 Quy định chức năng , nhiệm vụ quyền hạn của phòng kế toán Quản lý đầu tư VP 04 20/02/04 Quyết định chấm dứt hợp đồng với ông Chu Mạnh Anh VP 05 07/03/04 QĐ tiếp nhận thử việc ông Hoa về Độithi công số 6 VP Ghi chú: Cột 1: Số ký hiệu công văn Cột 2: Ngày tháng công văn Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn Cột 4: Nơi nhận Cột 5: Người ký Cột 6: Nơi người nhận bản lưu Cột 7: Ghi chú Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 trong qúa trình hoạt động Văn thư còn phải nhập một số văn bản đến,văn bản đi quan trọng vào máy như: Công văn đi - Số TT: 01 Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04. Ngày phát hành 08/02/04 - Phân loại : Nhóm chính: QĐ nhận chính thức. Nhóm chi tiết: QĐ nhận chính thức. Người ký : Ông Phạm Văn Bình . Số bản phát hành: 07 Tóm tắt nội dung : QĐ nhận chính thức: Ông Phạm Công Thắng. Kỹ sư đường bộ - Nơi nhận : Đội thi công số 5 - Lưu trữ : Văn phòng - Thời hạn lưu: Vĩnh viễn. Lâu dài: . Tạm thời . - Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc. - Ngày nhận lại . - Đơn vị soạn thảo và phát hành: Văn phòng - Toàn văn nội dung. Trong văn bản đi của công ty, ngoài chuyển công văn thông thường của công ty còn có cả chuyển phát nhanh để phục vụ thông tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc. Quy trình chuyển của nó cũng giống như chuyển công văn đi nhưng phong bì của nó thì khác so với công văn đi. 3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Tổ chức và giải quyết công văn đến. Tất cả các văn bản từ cơ quan khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hoặc bưu điện, những tài liệu quan trọng đó do cá nhân mang từ hội nghị về... đều được gọi là văn bản đến. Vì vậy mà nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng, phức tạp. Cán bộ văn thư sau khi nhận các văn bản kiểm tra, phân loại sơ bộ, sau đó đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến, ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý văn bản theo một số trường hợp sau: - Loại văn bản cần được xử lý gấp. - Loại văn bản xử lý bình thường. Các văn bản khi gửi đến công ty mà không đúng thể thức hành chính như: Công văn không có ngày, tháng, năm thiếu trích yếu nội dung văn bản, không có chữ ký hoặc không đúng thẩm quyền, bản phô tô mờ, văn bản gửi sai địa chỉ, nhầu nát ... thì công ty sẽ gửi trả lại nơi ban hành để thực hiện theo đúng quy định nhà nước hiện hành. Văn bản được chuyển đến công ty ngày nào thì sẽ được chuyển ngay cho bộ phận liên quan để kịp thời giải quyết. Vì số lượng các phòng ban trong cơ quan không nhiều cho nên tất cả các văn bản đều được chuyển đến các phòng ban theo chức năng cụ thể. Việc tổ chức như vậy sẽ có rất nhiều thuận lợi, đó là văn bản được chuyển ngay đến các phòng ban, không có hiện tượng thất lạc hoặc mất văn bản, số lượng người ra vào phòng hành chính không nhiều nên không gây ảnh hưởng tới không khí làm việc trong phòng... Bên cạnh đó, cũng còn một số tồn tại trong việc này vì cán bộ văn thư phải chuyển văn bản đến từng phòng ban cụ thể nên tốn nhiều thời gian. Văn bản chuyển đến công ty có nhiều lọai ngoài những văn bản hành chính thông thường thì những công văn, giấy tờ có đóng dấu “ hoả tốc”, “ thượng khẩn” cần đựoc gửi ngay đi và phân phối ngay lúc nhận được. Những công văn đóng dấu “ mật ”, “ tối mật ” thì cán bộ văn thư chỉ được phép bóc bì ngoài hoặc vào sổ theo ký hiệu và nội dung bên ngoài bì. Sau đó cán bộ văn thư chuyển văn bản đến cho đúng người nhận theo địa chỉ ghi ngoài bì, không được bóc xem hoặc chuyển cho người khác không phải là người nhận. Các văn bản chuyển đi phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời tính chính xác và thống nhất. Khi văn bản đến công ty sẽ được xử lý, và giải quyết ngay tránh trường hợp bị lẫn, văn bản không bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ, tốn kém thời gian và công sức. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng trong công ty trong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý. Như chúng ta đã biết, việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi công ty, những vấn đề xử lý giải quyết văn bản trong thực tế như thế nào mới là yếu tố quyết định. Vì vậy mà mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời chính xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực sự trong công tác quản lý của mỗi công ty. Một số loại sổ sách mà cán bộ văn thư lập để quản lý các công văn đến trong công ty. 01 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan đơn vị khác 01 Sổ đăn gký giấy mời 01 Sổ chuyển giao văn bản đến 01 Sổ đăng ký nghỉ phép. Các mẫu sổ của công ty đúng theo mẫu đã được học tại trường và đáp ứng nhu cầu thực tế của công việc. Qua đó ta thấy giữa thực tế và công việc không có sự khác biệt lắm, vì vậy mỗi sinh viên muốn nắm vững được thực tế công việc của mình thì cần có sự áp dụng linh hoạt kiến thức đã được đào tạo tại trường. Lập các sổ theo dõi văn bản đến để các cán bộ văn thư thực hiện trách nhiệm của mình là theo dõi số lượng văn bản đến trong công ty để báo cáo cho lãnh đạo công ty khi cần thiết. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của công ty. Ngày tháng đến số đến Nơi gửi công văn số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn Nơi người nhận Tên loại và trích yếu nội dung công văn Kí nhận Ghi chú 06/01/04 01 Ban QLDA thuỷ điện 3 101/EUN- AT 31/12/03 V/v: Ngày khởi công thi công gói thầu số 4501-N2 15/01/04 02 Bộ GTVT 0258/04/ BGTVT 02/01/04 V/v: Tăng cường công tác thanh tra kiểm tra trong ngành GTVT 09/02/04 03 Công ty cơ khí ô tô 1/5 12/TCKT 01/02/04 V/v: Thông báo thanh toán Ghi chú: Cột 1: Ngày tháng đến Cột 2: Số đến Cột 3: Nơi gửi công văn Cột 4: Số ký hiệu công văn Cột 5: Ngày tháng công văn Cột 6: Nơi người nhận Cột 7: Tên loại và trích yếu nội dung công văn Cột 8: Ký nhận Cột 9: Ghi chú Mẫu dấu đến của cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến đã được học tại trường . Về kích cỡ thì không thay đổi 30mm x 50mm nhưng về nội dung của mẫu dấu đếnhọc trong trường khác với nội dung mẫu dấu đến tại công ty. Dấu được học tại trường: ongyeranhng Ve Tên cơ quan Số....... ĐẾN Ngày...../.../... Chuyển ........ Lưu hồ sơ: Số.... Công văn đến Số.......... Ngày ..../ ...../2004 Dấu thực tế tại công ty 3.5 Lập hồ sơ hiện hành. Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ trong công ty. Cán bộ văn thư làm tốt công việc này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ làm công tác lưu trữ, tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và nghiên cứu hiện tại và lâu dài. Cần chú ý đến trách nhiệm của người thư ký trong việc tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào công ty. Thư ký phải giúp lãnh đạo đôn đốc, kiểm tra lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty. Người thư ký phải luôn lưu ý đến những đơn vị quan trọng và những người giữ nhiệm vụ chủ chốt ở các phòng ban ...Nếu trong công ty kết hợp được cả ba công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ một cách khoa học thì tất cả các văn bản trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả công việc cao. 3.6 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong công ty. Việc quản lý con dấu trong cơ quan phải đúng theo quy định trong. Nghị định số 62/CP ngày 29/9/1993 của Chính phủ và Thông tư số 32/TT – LB của Bộ nội vụ và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành ngày 30/12/1993 hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CP. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đóng theo đúng thể thức đã được quy định. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, không được phép tuỳ tiện mang dấu theo người. Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người ký văn bản. Cần phân biệt dấu của công ty và dấu văn phòng, tất cả các con dấu của Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 được giao cho Văn phòng hành chính giữ, cán bộ và nhân viên trong phòng phải bảo quản và chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu. Cán bộ văn thư trong công ty đã thực hiện tốt và đúng quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu : Dấu được đóng lên văn bản theo đúng thẩm quyền, chức danh, thường xuyên vệ sinh con dấu, có giá để con dấu và được đặt trong tủ có khoá chắc chắn đảm bảo độ an toàn cao. VD: Dấu giám đốc: Phan Chí Vĩnh. 3.7 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư. a. Tổ chức lao động khoa học. - Tổ chức lao động khoa học là phải dựa vào những thành tựu khoa học, công nghệ và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng một cách có hệ thống vào hoạt động sản xuất và quản lý cho phép kết hợp một cách tốt nhất hai yếu tố khoa học và con người trong quá trình sản xuất thống nhất, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả nguồn dự trữ nhân lực và vật lực, không ngừng nâng cao năng suất lao động và giữ gìn sức khoẻ lao động. - Lao động trong lĩnh vực văn thư có một số nét đặc biệt, lao động văn thư có tính chất của lao động trí óc đồng thời có tính chất của lao động chân tay. - Trong lao động quản lý hành chính các thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối đồng nhất và thường hay lặp lại. Các đặc tính đó tạo điều kiện cho việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá, tự động hoá. Hiện nay người ta có thể cơ giới hoá và tự động hoá tới 80% nhữmg công việc đó. Việc tổ chức lao động văn thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung trong công ty, đây là một bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công việc thuộc về tổ chức lao động khoa học trong công ty. b. Trang thiết bị công tác văn thư. Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất chất lượng của công tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các phương tiện làm ra văn bản. Sao và nhân nhanh hàng loạt. Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài liệu. Đồ gỗ và các thiết bị chuyên dùng cho các phòng làm việc. Các phương tiện thông tin văn phòng. 4. Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ được bảo quản thống nhất và tuyệt đối an toàn ở bộ phận lưu trữ của công ty. Tất cả những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội... Được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty đều được giao nộp vào lưu trữ mỗi năm. Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm... phản ánh được hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội và có giá trị nhiều mặt: Về chính trị, về kinh tế, về nghiên cứu khoa học và còn là một di sản văn hoá đặc biệt quý giá của dân tộc. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đòi mỗi công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác này, góp phần xây đắp nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản chính hoặc bản có giá trị như bản chính của các văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa băng...Những tài liệu mang độ mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo mật của nhà nước. Trong Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ riêng và có các quy định về công tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc. Nhưng để làm tốt các công tác này đúng với quy định chung của nhà nước và quy định chung của công ty thì các cán bộ làm công tác lưu trữ cần thực hiện tốt những công việc như sau: 4.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty. Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo Nghị định 42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc công việc được một năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ công ty. Cuối mỗi năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong công ty và các cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công tác, công văn giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ đem nộp cho bộ phận lưu trữ công ty đồng thời lưu trữ công ty phải căn cứ vào danh mục hồ sơ để tiếp nhận tài liệu nộp lưu. Những tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cần phải được chỉnh lý lập thành hồ sơ đầy đủ và nộp theo đúng thời gian quy định, không giao nộp từng bó tài liệu lộn xộn. Khi giao nộp hồ sơ vào lưư giữ công ty cần phải thực hịên việc lập biên bản, biên bản được thành lập 02 bản . Việc giao nhận cần phải kèm theo mục lục hệ thống danh sách những hồ sơ tài liệu đem nộp. Lưu trữ công ty hiện tại mới chỉ thu nhận tài liệu của bộ phận văn phòng còn các phòng ban trực thuộc khác chưa thường xuyên nộp tài liệu vào lưu trữ, vì thế mà một số tài liệu vẫn còn nằm rải rác và ở trong tình trạng lộn xộn... Một số ít thì đã được lạp hồ sơ nhưng chưa đúng quy định nên gây khó khăn trong việc bảo quản và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ công ty. 4.2. Xác định giá trị tài liệu. Đây thực chất là quá trình nghiên cứu sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho và loại ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành từ bộ phận văn thư cho đến lưu trữ công ty. Trong văn thư công ty, xác định giá trị tài liệu chủ yếu được thực hiện trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danh mục hồ sơ cho công ty. Lưu trữ công ty có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị hồ sơ, tài liệu do văn thư công ty nộp lại.Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá một cách toàn diện những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu đựơc xác định không chính xác ở giai đoạn truớc sẽ được tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiến hành xem xét, đề nghị cấp có thẩm quyền. Cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và bảo quản hồ sơ đó ở lưu trữ công ty với thời hạn lâu dài. Công việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng được kho tàng trang thiết bị bảo quản, cung cấp vật liệu làm giấy cho các nhà máy hoặc cơ sở sản xuất. Do bộ phận văn thư trong công ty đã lập hồ sơ công việc và danh mục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạo nên tiền đề thuận lợi cho lưu trữ công ty, bổ xung được những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử. 4.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát hư hỏng... Cán bộ lưu trữ công ty cần nắm rõ những nguyên nhân gây hư hại tài liệu để đáp ứng những biện pháp khắc phục cho hợp lý. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần áp dụng những phương pháp quản lý tài liệu trong kho cụ thể là việc xắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ, sắp xếp lên giá tủ, tiếp đến là chế độ bảo vệ: Kiểm tra trạng thái vật lý của tài liệu, thường xuyên vệ sinh tài liệu trong kho, có các biện pháp phòng cháy chữa cháy kịp thời và nếu cần thiết phải có nội quy ra vào kho. Cuối cùng là chế độ sử dụng tài liệu: Không mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, chỉ được nghiên cứu tài liệu tại chỗ, trong trường hợp cần sao chụp công chứng cần phải có ý kiến của người có thẩm quyền. Nghiêm cấm những hành vi chiếm dụng, mua bán trao đổi và tiêu huỷ trái phép tài liệu. Cần có quy định cụ thể trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu theo quy định của nhà nước và pháp luật. Để đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 được bảo quản ở vị trí cao ráo thoáng mát, có đầy đủ các phương tiện bảo quản và các dụng cụ tra tìm thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu. Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký lưu trữ ở công ty 1. Đánh giá chung về các khâu công việc . Công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý của lãnh đạo. Nội dung của công tác văn phòng cũng như công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ bao gồm nhiều khâu công việc,liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận ... việc phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu công việc, giữa các bộ phận, giữ các cá nhân liên quan là yếu tố đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty đạt hiệu quả cao nhất. Nhìn chung, công tác hành chính văn phòng của công ty đã thực sự đi vào nề nếp bởi vì đã có sự phân công trách nhiệm cụ thể, từng bộ phận chức năng đã thực hiện tốt nhiệm vụ mình được giao. Cán bộ thư ký, văn thư, lửu trữ đã từng bước chuyên môn hoá nghiệp vụ ngày càng được ổn định . Công tác hành chính văn phòng trong công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, tức là toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho cả công ty – phòng tổ chức hành chính . Đây là hình thức tổ chức hợp lý vì đã giảm bớt chi phí trong việc thực hiện công việc ban hành, giải quyết, xử lý văn bản cho toàn công ty, cải tiến tổ chức lao động tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ. 2. Đề xuất các biện pháp phát huy, khắc phục. - Về công tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào đó cán bộ văn thư công ty lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị. Cônh văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ công ty theo đúng quy định. - Về công tác lưu trữ: Lãnh đạo văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ công ty. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng. Lãnh đạo văn phòng dựa vào quy định về công tác văn thư, lưu trữ để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty, sau đó thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty. - Các cán bộ nhân viên trong công ty cần có trách nhiệm hơn nữa trong công việc và những nhiệm vụ được giao. Chấp hành đầy đủ những nội quy, quy chế của công ty và những quy định của pháp luật hiện hành trong nghiệp vụ của mình. Mỗi cán bộ cần học hỏi và nghieưn cứư thêm về nghiệp vụ chuyên môn của bản thân đáp ứng yêu cầu công việc. Trên đây là những ý kiến đề xuất của cá nhân em qua đợt thực tập tại Công ty Cổ phần XD – CTGT 118, em mong muốn công tác tổ chức hành chính của công ty ngày càng đạt được những hiệu quả đáng khích lệ, đóng góp cho sự phát triển nền hành chính văn phòng của nhà nước ta trong thời kỳ đổi mới. Rất mong những đề xuất của em được lãnh đạo công ty quan tâm xem xét. Phần IV Nhận xét của cơ quan về kết quả thực tập của sinh viên: ý thức tổ chức kỷ luật Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. Xét loại thực tập. Thang điểm. Chữ ký của lãnh đạo trong công ty.