Đề tài Một số ý kiến trao đổi hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc

hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ, buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, ký gửi hàng hoá, môi giới vận tải, giao nhận vận tải... theo đúng pháp luật hiện hành của nhà nước và hướng dẫn của Bộ thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội và tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế quốc dân. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn hàng trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư, đồng thời vay vốn của các Ngân hàng, được đặt đại diện chi nhánh công ty ở trong và ngoài nước theo luật pháp của Việt Nam và nước sở tại. Công ty được quyền huy động các nguồn vốn khác nhau sử dụng các nguồn vốn và nguồn lực để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Bên cạnh đó công ty phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của nhà nước và Bộ Thương Mại, thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký, kinh doanh theo mục đích thành lập của công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Công ty còn nghiên cứu các biện pháp để thực hiện nâng cao doanh thu, giảm chi phí, mở rộng thị trường quốc tế. Nội dung hoạt động của công ty bao gồm: + Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng như: Nấm hương (ở công ty nấm hương Thiên Tân): Gạch men lát nền (ở Công ty TNHH Long Tai...), hàng thủ công mỹ nghệ... + Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư, nhiên liệu, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng và phương tiện vận tải kể cả chuyển khẩu tạm nhập để tái xuất (còn gọi là hình thức phi mậu dịch). + Giao nhận vận tải và môi giới vận tải. + Bán buôn tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng... *. Các phương thức tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ở công ty Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, số lượng lớn. Vì vậy, việc có tiêu thụ được hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận công ty đã áp dụng rất nhiều hình thức tiêu thụ cả trong và ngoài nước như bán buôn, bán hàng xuất khẩu và hình thức nhận đại lý. - Bán buôn: Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết về mặt chất lượng, chủng loại và các điều kiện khác thì phòng XNK của công ty lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần) một liên lưu tại cuống (có màu đen), liên hai (màu đỏ) giao cho người mua, liên ba (màu xanh) đưa về phòng kế toán để ghi sổ. Phòng XNK cũng có thể lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, loại hoá đơn này lập 3 hay 4 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt đóng đấu. Trường hợp thanh toán ngay thì hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển đến cho thủ quỹ làm thủ tục tính tiền. Thu tiền xong thì thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thanh toán vào tờ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người mua, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và ghi sổ kế toán. Liên 4 chỉ sử dụng lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Người mua cầm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do các phòng XNK lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho việc thanh toán tiền hàng (bằng tiền mặt, ngân phiếu hay séc). Bán buôn vận chuyển thẳng (bán trực tiếp tại cảng): Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi cùng với người mua đến cảng để nhận hàng đưa từ tầu xuống. Sau đó chuyển giao hàng hoá tại cảng cho bên mua. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng do phòng XNK lập. Hàng hoá được coi là tiêu thụ ngay khi người mua nhận đủ hàng, ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty, việc thanh toán có thể là tiền mặt, séc, ngân phiếu hoặc giấy nhận nợ của khách hàng. - Bán hàng xuất khẩu: Xuất khẩu là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Kinh doanh xuất khẩu thương mại dưới 2 hình thức: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Xuất khẩu trực tiếp diễn ra qua 2 giai đoạn: giai đoạn mua hàng và giai đoạn bán hàng ra nước ngoài căn cứ trên 2 hợp đồng là hợp đồng ngoại và hợp đồng nội. Trước hết công ty gửi đơn chào hàng sang thị trường những nước có nhu cầu mua hàng, người mua lập thủ tục hỏi hàng đề nghị công ty cho biết giá cả và thủ tục cần thiết khác để mua hàng. Khi nhận được đơn đòi hỏi hàng công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thủ tục chào hàng (Offer) Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng (hợp đồng ngoại). Theo hợp đồng đã ký kết công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu, quá trình này được thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán xuất khẩu với người bán trong nước hoặc ký kết hợp đồng thuê gia công hàng xuất khẩu (hợp đồng nội) hay tạm nhập để tái xuất. Sau khi nhận được LC của người nhập khẩu qua ngân hàng Việt Combank (VCB) hoặc Eximbank (EIB), Công ty làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ gồm có: + Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice) + Vận đơn ( Bill of lading) + Bảng kê đóng gói ( Packing list) + Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hoá (Certificate of orgin) Đây là những yêú tố quan trọng để làm căn cứ khiếu nại đồng thời công ty mang bộ chứng từ ra ngân hàng VCB hoặc EIB (những ngân hàng nhận L/C) Nếu LC không thể huỷ ngang (Irrevocable L/C) là loại thư tín dụng sau khi đã được ngân hàng mở thì không thể sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ trong thời gian hiệu lực của nó, nếu chưa có sự thoả thuận của người mua, người bán và ngân hàng mở thư tín dụng . Nếu L/C là huỷ ngang (revocable L/C) là loại thư tín dụng có thể được “Ngân hàng mở L/C” sửa đổi hoặc huỷ bỏ vào bất kỳ lúc nào không cần báo trước người hưởng lợi (thường là do người mua yêu cầu sửa đổi hoặc huỷ bỏ trong khi hàng đang được chuyển trước khi xuất trình chứng từ hay chứng từ đã xuất trình nhưng chưa thực hiện thanh toán ). Chứng từ sẽ được gửi sang ngân hàng thông báo LC, ngân hàng này yêu cầu người mua ký hối phiếu thanh toán tiền hàng đồng thời gửi tiền cho ngân hàng nhận LC (VCB hoặc EIB) để thanh toán. Khi nhận được tiền ngân hàng VCB hoặc EIB sẽ gửi giấy báo có về công ty.Đây cũng là khâu kết thúc quá trình xuất khẩu trực tiếp. Xuất khẩu uỷ thác: Trong trường hợp này công ty không phải tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng giao cho bên giao uỷ thác. Việc tìm bạn hàng nước ngoài có thể diễn ra theo hai cách. Thứ nhất: Giữa bên giao uỷ thác và bên nước ngoài là khách hàng quen biết, bên giao uỷ thác chỉ uỷ thác cho công ty xuất khẩu hộ. Thứ hai: Bên giao uỷ thác có nguồn hàng xuất khẩu nhưng chưa có thị trường tiêu thụ, họ nhờ Công ty TNHH Nhật Minh Quốc tìm thị trường tiêu thụ mặt hàng đó. Nếu công ty chấp nhận, hai bên sẽ ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. Trình tự xuất khẩu hàng cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp. Khi khách hàng thanh toán cho bên nhận uỷ thác tiền thu về bán hàng, sau khi đã trừ hoa hồng được hưởng, nếu bên uỷ thác yêu cầu công ty có thể nộp thuế xuất khẩu hộ, thanh toán các phí trong quá trình xuất khẩu và thanh toán phần còn lại cho bên giao uỷ thác. Các phương thức thanh toán xuất khẩu hàng hoá mà công ty thường áp dụng là: Phương thức nhờ thu: Là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đã ký phát hối phiếu đòi tiền người mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó( hối phiếu – Draft hay Bill of exchange – là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người gọi là người ký phát để yêu cầu người này trả ngay hay trong thời hạn ấn định số tiền ghi trên hối phiếu cho một người xác định là người hưởng lợi) Có hai loại nhờ thu : nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua nhưng không kèm theo điều kiện gì. Phương thức thanh toán này không đảm bảo quyền lợi cho người bán , vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào người mua ngân hàng chỉ dóng vai trò người trung gian đơn thuần. Thường dùng khi hai bên mua bán tin cậy lẫn nhau hoặc cùng trong nội bộ một Công ty. b. Nhờ thu kèm chứng từ ( Documentary collection): Người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu, nhờ ngân hàng thu hộ tiền của tờ hối phiếu với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới giao chứng từ gửi hàng cho người mua để họ nhận hàng. Phương thức này gồm hai loại nhỏ: - Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against Payment-D/P) Phương thức này được dùng trong trường hợp mua bán trả tiền ngay , khi người mua trả tiền hối phiếunhân hàng bên mua mới trao chứng từ. -Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ ((Documentary against Acception-D/A) Phương thức D/A được sử dụng trong trường hợp mua chịu. khi người mua đã ký hối phiếu chấp nhận sẽ trả tiền thì sẽ được ngân hàng trao chứng từ gửi hàng để nhận hàng. Phương thức chuyển tiền (Remittance): Là phương thức đơn giản người mua hay người trả tiền yêu cầu ngân hàng chuyển một số tiền nhất định cho một người nhất định tại một địa điểm nhất định bằng thư chuyển tiền ( Mail transfer –MT) hay điện chuyển tiền ( Telegraphic transfer-T/T)do anh ta chọn. toàn bộ chi phí chuyển tiền người mua chịu , chuyển tiền bằng điện nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn. Phương thức tài khoản ghi sổ: Người bán sau khi giao hàng ( hoặc cung cấp dịch vụ ) cho người mua thì mở một quyển sổ để ghi nợ người mua. người mua theo định kỳ sẽ trả tiền cho người bán bằng phương thức chuyển tiền qua ngân hàng Phương thức thư bảo đảm trả tiền. Theo yêu cầu của người mua ngân hàng của người mua viết cho người bán một lá thư bảo đảm sẽ trả tiền ( nếu người bán giao hàng cho người mua đúng quy định) Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Phòng hành chính Các chi nhánh Phòng kế toán Phòng kinh doanh Ban giám đốc Giám đốc Phó Giám đốc Để thực hiện được nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có một cơ cấu tổ chức quản lý như sau: Giám đốc là người đứng đầu, đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động về kết quả kinh doanh, giao nộp ngân sách, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Phó giám đốc phối hợp với kế toán trưởng giúp việc trực tiếp cho giám đốc trong công tác quản lý. Phòng hành chính: thực hiện việc lập báo cáo, phối hợp với phòng kinh doanh làm công tác điều tra thương nhân, tiếp khách, lưu trữ tài liệu, phân phát tài liệu giúp giám đốc, đồng thời giải quyết các công việc tạpvụ khác. Các chi nhánh: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có hai chi nhánh đại diện Chi nhánh tại Hải Phòng: Chi nhánh này thực hiện công tác giao nhận hàng của công ty, phối hợp với các phòng nghiệp vụ đảm bảo giao hàng chính xác, kịp thời, góp phần tích cực thu hút khách hàng. Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: tiến hành các công việc mở rộng thị trường, bám sát thị trường nội địa khai thác nhu cầu tại chỗ, đẩy mạnh kim ngạch xuất nhập khẩu. Phòng Kế toán tài vụ: Có trách nhiệm tổ chức hạch toán kịp thời đầy đủ chính xác toàn bộ hoạt động của công ty về mặt tài chính. Hạch toán chính xác toàn bộ kết quả kinh doanh từng nghiệp vụ, tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Đảm bảo cho việc quản lý tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn sao cho đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi, quản lý chi tiêu chặt chẽ, phục vụ thanh tra, kểm tra tốt. Khối kinh doanh gồm các phòng ban sau + Phòng nghiệp vụ 1: Thực hiện công tác xuất khẩu + Phòng nghiệp vụ 2: Thực hiện công tác nhập khẩu + Phòng giao nhận: Thực hiện công việc dẩm bảo kho an toàn, xuất nhập hàng chính xác, tổ chức công tác quản lý kho và phương tiện cho thuê chuyên chở. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp có qui mô lớn hoạt động trên địa bàn rộng và hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực, có các chi nhánh tại Hải Phòng... nên hình thức tổ chức kế toán của công ty vừa tập trung vừa phân tán. Với đặc điểm như vậy nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Phòng kế toán trung tâm đặt tại văn phòng công ty có các chức năng sau: Tổng hợp số liệu kế toán Hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn công ty Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở bộ phận Phòng kế toán ở các đơn vị chi nhánh Thực hiện nhiệm vụ hạch toán kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm Hình thức sổ kế toán Tại phòng kế toán trung tâm của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào các sổ kế toán (thẻ chi tiết từng tài khoản) Cuối kỳ căn cứ vào các sổ sách kế toán từng bộ phận lập bảng tổng hợp số liệu của từng tài khoản để nộp cho bộ phận kế toán tổng hợp. Căn cứ vào bảng tổng hợp này, bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ cái, sau đó căn cứ vào Sổ cái vào các báo cáo quyết toán hàng quí và bảng cân đối tài khoản của đơn vị (chi nhánh) gửi về để từ đó lập các báo cáo kế toán khác trình tự ghi sổ kế toán (1) (1) (1) Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc (6) (6) (5) (5) (3) (3) (4) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết (2) Nhật ký - Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II/ Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, phòng kế toán Công ty TNHH Nhật Minh Quốc sử dụng các tài khoản sau: TK511: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá TK1561: Chi phí thu mua TK1562: Chi phi thu mua TK157: Hàng gửi bán TK131: Phải thu của người mua TK331: Phải trả người bán TK33311: Thuế GTGT phải nộp TK632: Giá vốn hàng bán TK641: Chi phí bán hàng TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK911; Xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra phòng kế toán còn mở các TK111, TK112, TK335... theo đúng qui định hiện hành của bộ tài chính Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Công ty TNHH Nhật Minh Quốc thường sử dụng phương thức bán thẳng cho người mua tại cảng và bán qua kho Kế toán bán hàng không qua kho Ví dụ: Ngày 5/10/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc và công ty VN Sports đã ký kết một hợp đồng như sau: Công ty VN Sports sẽ mua của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc 22 mặt hàng (bình lọc nước + máy bơm nước bể bơi). Khi hàng về tới cảng công ty không cho nhập kho mà xuất trực tiếp cho Công ty VN Sports, trị giá vốn là 6.800 USD x 14.530đ =98.804.000đ trị giá bán là 6.840 USD x 14.530 =111.934.509đ . Thuế GTGT phải nộp 11.193.451đ -> tổng giá phải thanh toán là 123.128.060đ . Công ty VN Sports phải ứng trước 90.000.000 ngay sau khi ký kết hợp đồng. Trình tự hạch toán như sau: Khi công ty VN Sports nhận hàng và đồng ý thanh toán số còn lại bằng tiền mặt. thì kế toán căn cứ vào giá bán lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên1 (lưu), liên 2 (Giao cho khách hàng), liên 3 (dùng để thanh toán). Đồng thời căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán quỹ lập phiếu thu như sau: (phiếu thu phải có dấu của công ty mới có giá trị về mặt pháp lý). Hoá đơn thuế GTGT và phiếu thu kế toán ghi chép vào Nhật ký sổ cái Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Sổ tiền mặt Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết bán hàng 1.2. Kế toán bán buôn qua kho Trường hợp này, hàng hoá đã về nhập kho của đơn vị khi bán hàng kế toán phải lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) đồng thời viết lệnh xuất hàng giao cho bên mua để bên mua đến kho nhận hàng. Ví dụ: Ngày 26/10/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc ký kết hợp đồng với công ty TNHH Long Tài như sau: Công ty Long Tài sẽ mua + 35 thùng gạch 20x25 (25407-A) + 306 thùng gạch 20x25 (52109-A) + 1009 thùng gạch 20x25 (52400-A) Đơn giá của mỗi thùng là 57.386đ Trị giá bán là 77.471.100đ Thuế xuất GTGT là 10% -> 77.471.100đ x10% = 7.747.100đ (Đơn vị sẽ thanh toán bằng chuyển khoản sau 2 tháng nhận hàng Trình tự hạch toán như sau: 19/2/2000 Khi mặt hàng gạch của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có tại kho, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc báo cho công ty Long Tài biết và trước khi xuống kho lấy hàng thì người của công ty Long Tài phải qua phòng kế toán của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc để lấy phiếu xuất hàng và đồng thời kế toán cũng lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho bên mua để bên mua nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái Sổ chi tiết doanh thu (511) Sổ theo dõi thuế GTGT (33311) Sổ phải thu của khách hàng (131) Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (632) Sổ chi tiết hàng hoá (156) (Mẫu sổ như đã đưa ra ở ví dụ trên) Vào ngày 12/12/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc nhận được giấy báo có của Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam kèm theo uỷ nhiệm chi cho biết công ty Long Tài đã chuyển trả 85.218.210đ thì kế toán công ty lại căn cứ vào giấy báo có và uỷ nhiệm chi của Ngân hàng ghi vào Nhật ký – Sổ cái Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Sổ tiền gửi Ngân hàng Do công ty TNHH Long Tài chuyển trả tiền sớm hơn quy định hợp đồng đã ký, vì vậy Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã chi 300.000đ bằng tiền mặt như đã thoả thuận giữa hai bên. 2.kế toán tiêu thụ hàng xuất khẩu 2.1 Kế toán quá trình xuất khẩu trực tiếp : Quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu bắt đầu từ khi công ty ký được hợp đồng với đối tác nước ngoài. Theo hợp đồng đã ký Công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu . Ví dụ: Ngày 25/2/2000 Công ty Nhật Minh Quốc ký hợp đồng số 41030 với công ty ABD (Singapore) về xuất khẩu thiếc thỏi + Số lượng: 20,000 kg + Đơn giá : 5,670 USD/ kg. Thuế xuất khẩu 0% + Tổng giá trị hợp đồng ( đã có thuế VAT) : 124.740 USD + Điều kiện giao hàng: FOB Hải Phòng + Phương thức thanh toán: Thông qua L/C. - Ngày 20/2/2000 Công ty ký hợp đồng số 11/PK-KN với công ty sản xuất kinh doanh dịch vụ tiểu thủ công nghiệp Bắc thái về việc mua thiếc thỏi xuất khẩu: + Số lượng : 20,000 kg . Đơn giá 5.4 USD/kg (bao gồm cả bao bì đóng gói ) + Tổng trị giá hợp đồng 108,000USD. Tỷ giá quy đổi 1USD = 14.541VNĐ -Thanh toán : Công ty Nhật Minh Quốc sẽ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ngay khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu Ngày 3/3/2000 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Ngoại thương thông báo khách hàng đã chuyển số tiền 124.740 USD vào tài khoản của công ty. Kế toán đã tiến hành ghi sổ đồng thời ghi bút toán như sau: Nợ TK 1121: 1 .733 .761. 260 Có TK 511: 1.576.146.600 Có TK 33311: 157.614.660 Kế toán cũng tiến hành ghi bút toán phản ánh trị giá thu mua hàng xuất khẩu Nợ TK 156 : 1.501.092.000 Nợ TK 133 : 150.109.200 Có TK 331 : 1.651.201.200 Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632 : 1.501.092.000 Có TK156 : 1.501.092.000 Và chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng : Nợ TK 641 : 2.000.000 Có TK111: 2.000.000 Song song với việc ghi các bút toán phản ánh nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá , kế toán cũng phải tiến hành mở sổ theo dõi hàng xuất khẩu (Căn cứ để ghi sổ là hộp đồng xuất khẩu hàng hoá và phiếu xuất kho , giấy báo có của ngân hàng ). Để có phương thức thanh toán thông qua L/C công ty ABD (Singapore) đã đến một ngân hàng tại nước đó làm đơn gửi “ngân hàng mở L/C” yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người bán - Công ty TNHH Nhật Minh Quốc (là người hưởng lợi) Căn cứ vào đơn, “Ngân hàng mở L/C” mở L/C và thông báo nội cung L/C cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc biết và gửi bản chính L/C cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc thông qua Ngân hàng Exim bank – Ngân hàng mà Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có giao dịch. Ngân hàng Exim bank thông báo nội dùng cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc biết và gửi bản chính L/C tới. Công ty sau khi nhận đươc L/C thấy có điểm nào không chấp nhận được thì yêu cầu công ty ABD và “Ngân hàng mở L/C” sửa đổi, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc lập bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho Ngân hàng Exim bank. Ngân hàng kiểm tra và chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán và sau khi xem xét thấy hợp với yêu cầu của L/C thì trả tiền cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Ngân hàng mở L/C chuyển bộ chứng từ thanh toán cho công ty ABD và yêu cầu hoàn trả lại tiền cho Ngân hàng. Công ty ADB sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy phù hợp với yêu cầu của L/C đã hoàn trả lại tiền cho Ngân hàng mở L/C. Như vậy, có thể thấy tín dụng chứng từ được thực hiện thông qua Ngân hàng, do đó thuận lợi cho cả người mua và người bán. Thông thường nội dung của thư tín dụng thường gồm những điều khoản chủ yếu sau: Tên và địa chỉ của người mua, người bán của Ngân hàng mở L/C Địa điểm và ngày mở L/C Số liệu L/C, loại L/C Số tiền của L/C Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời hạn giao hàng Những nội dung về hàng hoá như: tên hàng, số trọng lượng, giá cả, qui cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu của hàng hoá Những nội dung về giao nhận vận tải như: nơi gửi và nơi giao hàng, cách giao hàng, phương tiện vận tải Những nội dung quy định về bộ chứng từ thanh toán mà người bán phải xuất trình: Tên chứng từ, số lượng của mỗi loại, yêu cầu lập chứng từ Điều khoản cam kết trả tiền của Ngân hàng mở L/C 2.2 Kế toán quá trình xuất khẩu uỷ thác: Một số đơn vị tuy có giấy phép xuất khẩu nhưng chưa đủ điều kiện như là chưa ký hợp đồng với nước ngoài thì có thể uỷ thác cho đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu tiến hành xuất khẩu hàng hoá của mình. Khi thực hiện uỷ thác thì bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác phải ký kết hợp đồng với nhau . Ví dụ: Ngày 12/3/2000 Công ty Nhật Minh Quốc Ký một hợp đồng xuất khẩu uỷ thác với công ty kinh doanh hàng Nông -Lâm ở Từ Sơn – Hà Bắc .Công ty Nhật Minh Quốc nhận xuất khẩu hộ mặt hàng quế vụn 5% tới Basin Co., LTD +Số lượng 15 tấn . Đơn giá 2,55 USD/kg +Tổng trị giá hợp đồnglà 38.250 USD +Điều kiện giao hàng : Theo giá FOB Hải Phòng +Hoa hồng uỷ thác 1% +Chi phí ngân hàng : 36 USD +Phương thức thanh toán : Nhờ thu Ngày 15/3 /2000Tiền vào tài khoản công ty 38.250 USD Tỷ giá 14560 VNĐ/USD Sau khi đã có các giấy tờ cần thiết Công ty Nhật Minh Quốc tiến hành mở thủ tục Hải quan để xuất lô hàng trên. Mọi chi phí liên quan đến lô hàng đều được công ty lưu giữ và phát hành hoá đơn GTGT phản ánh các chi phí như Thuế xuất khẩu, thuế GTGT , Phí thủ tục Ngân hàng ...trả lại cho Công ty uỷ thác cho Nhật minh Quốc. Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán của công ty lần lượt phản ánh trên các bút toán và ghi các sổ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh . Khi nhận hàng uỷ thác Kế toán ghi: Nợ TK 003: 556.920.000 đ Khi xác nhận hàng đã bán được hàng Có TK 003: 556.920.000 đ Đồng thời phản ánh số hoa hồng uỷ thác được hưởng 38.250 x 1% x 14.560 = 5.569.200 đ Nợ TK 1122: 6.126.120 Có TK 511: 5.569.200 Có TK 33311: 556.920 Số tiền trả lại cho đơn vị uỷ thác Nợ TK 1122 : 550.793.880 Có TK 3388: 550.793.880 Để theo dõi sát sao quá trình xuất khẩu do đơn vị khác uỷ thác Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã mở sổ theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng với từng đơn vị uỷ thác. 3. Kế toán trị giá vốn hàng xuất bán Công ty TNHH Nhật Minh Quốc quản lý hàng nhập kho theo từng lô hàng. Vì vậy trị giá hàng xuất kho được lĩnh theo phương pháp ghi giá thực tế đích danh. Trị giá Giá vốn Phí Chi phí vốn hàng = hàng + nhập + thu mua xuất bán nhập khẩu khẩu Trong đó Giá vốn hàng = Giá CIF +Thuế nhập khẩu +Thuế VAT nhập khẩu Vì công ty tính theo đơn gia thực tế đích danh của từng lô hàng nên bộ phận kế toán sẽ tính giá cụ thể cho từng loại hàng hoá trong lô hàng đó dựa theo đơn giá quy định trong hợp đồng giữa công ty với bạn hàng và được tính theo công thức: Đơn giá Giá trị hợp đồng ngoại x tỷ giá hối đoái hàng = nhập khẩu Số lượng nhập Đơn giá vốn Giá CIF x tỷ giá quy đổi + thuế + chi phí mua hàng xuất = tiêu thụ Số lượng nhập Chi phí mua hàng bao gồm: Phí chuyển tiền, phí vận chuyển, bốc xếp 4. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá lao vụ dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên, bán hàng... Chi phí bán hàng được theo dõi và kết chuyển sang TK911 – Xác định kết quả kinh doanh 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào cuối mỗi quí, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả Chi phí quản lý doanh nghiệp trong công ty gồm có: Lương bộ phận quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định. 6. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Tại công ty xác định kết quả kinh doanh hàng tiêu thụ được thể hiện theo từng thời kỳ (thường là 1 quý, 1 năm), ở công ty là một năm tài chính chứ không xác định theo từng nghiệp vụ tiêu thụ. Công thức xác định kết quả kinh doanh được xác định như sau: Kết quả Doanh Trị giá CPBH CPQLDN Cphí chờ hoạt động = thu - vốn hàng - của hàng - của số hàng – k/c tiêu thụ thuần xuất bán đã bán đã bán (nếu có) Theo mẫu số B02-DN , ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện như sau (Trang bên) Ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong ngày kế toán cập nhập vào sổ sách như Bộ tài chính qui định thì mỗi tháng kế toán của công ty còn phải lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Biểu mẫu: ) Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu mẫu:) Để từ dó xác định được số thuế GTGT phải nộp được khấu trừ hàng tháng (Biểu mẫu:) Từ những bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào và bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, kế toán xác định được số thuế GTGT khấu trừ, thuế GTGT phải nộp, đã nộp của hàng hoá (Biểu mẫu) Các bút toán phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTG ta phải nộp Trường hợp số thuế GTGT đầu vào nhỏ hơn số thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Số thuế GTGT đầu ra trong tháng 4 là: 57.000.000 đ Số thuế GTGT đầu vào là 25.000.000 + Bút toán 1: Kết chuyển toàn bộ số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng Nợ TK 3331: 25.000.000 Có TK133: 25.000.000 + Bút toán 2: Phản ánh số thuế GTGT đã nộp trong kỳ Nợ TK 3331: 22.000.000 Có TK 111: 22.000.000 Trường hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế phải nộp Ví dụ: Tháng 4 năm 2001 tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có Số thuế GTGT đầu vào là: 23.121.391đ. Số thuế GTGT đầu ra là: 22.424.466đ Bút toán 1: Kết chuyển đúng bằng số nộp Nợ TK 3331: 22.424.466 Có TK 133: 22.424.466 Số thuế được khấu trừ còn lại 696.925đ sẽ được khấu trừ vào tháng sau. Nếu trong 3 tháng liên tục, thường xuyên số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì doanh nghiệp sẽ làm thủ tục yêu cầu cơ quan thuế hoàn lại số thuế GTGT chưa được khấu trừ theo quy định của luật thuế GTGT Phần thứ ba một số ý kiến trao đổi về hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ tại công ty tnhh nhật minh quốc I. Đánh giá chung về hoạt động tiêu thụ và thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc . 1. Về hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường, những thay đổi về chính sách, pháp luật của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc vẫn gặt hái những thành tích to lớn đặc biệt trong lĩnh vực tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm: năm 1997 đạt 200 tỷ đồng, năm 1998 cho dù bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng tài chính ở khu vực và trên thế giới nhưng mức doanh thu về tiêu thụ vẫn đạt 220 tỷ đồng và năm 1999 là 210 tỷ đồng, năm 2000 là 323 tỷ đồng và dự tính doanh thu sẽ đạt được vào năm 2001 là 390 tỷ đồng. Có được các thành tích kể trên, công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để những thị trường truyền thống đồng thời có các chính sách thoả đáng để ngày càng gắn bó với các cơ sở sản xuất để nhằm tạo nguồn hàng để tiêu thu một cách ổn định lâu dài. 2. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán là công cụ hữu hiệu trong quản lý kinh doanh sản xuất kinh doanh, vì vậy việc hạch toán một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã lựa chọn hình thức hạch toán kế toán theo mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Công tác kế toán của công ty được tổ chức khá quy củ, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống dưới, đặc biệt là theo sự phân cấp của phòng kế toán công ty, các chi nhánh sẽ hạch toán theo phương thức đầy đủ, từ đó việc lập ra các báo cáo nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời cho yêu cầu quản lý trong công ty, giúp cho lãnh đạo công ty chỉ đạo kịp thời sát với nghiệp vụ kinh doanh, đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế cao. Kế toán công ty cũng không ngừng tìm tòi hoàn thiện và nâng cac để đáp ứng với nhu cầu kinh doanh ngày một đa dạng của công ty. Với hệ thống kế toán của công ty hiện nay thì việc hạch toán doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ liên quan đến việc xác định lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước Việt Nam rất nhạy bén, linh hoạt đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. 3) Về tổ chức kế toán hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả 3.1) Ưu điểm: Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hoạch toán ban đầu: + Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyến phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ là hợp lý vì Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh lớn , các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh trong ngày nhiều, không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái. Tuy nhiên hình thức sổ này cũng được kế toán công ty thay đổi cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán theo dõi chịu trách nhiệm một số tài khoản nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được chi tiết nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Tóm lại, tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. 3.2 Tồn tại Bên cạnh những ưu điểm của tổ chức, quản lý quá trình tiêu thụ cũng như tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả mà Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đạt được còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty Mặc dù về cơ bản, công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả nhưng ở công ty vẫn có một số thiếu sót sau: Thứ 1: Việc sử dụng và hạch toán vào một số các tài khoản các nghiệp vụ phát sinh còn chưa hợp lý ảnh hưởng tới báo cáo quyết toán, ảnh hưởng tới lợi nhuận trong kỳ kế toán. Cụ thể là việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá để bán cho khách hàng là chưa hợp lý. Thứ 2: Do đặc điểm kinh doanh Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có một số lượng khách hàng trả chậm khá lớn nhưng công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định kết quả tiêu thụ. Thứ 3: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh với nhiều nghiệp vụ hạch toán liên quan đến ngoại tệ nhưng thực tế công ty không sử dụng TK413 “Chênh lệch tỷ giá” để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ Thứ 4: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối tháng mà không phân bổ 2 loại chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để có kế hoạch kinh doanh phù hợp Thứ 5: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp công ty phải tiến hành mua sản phẩm hàng hoá nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này có thể dẫn đến sự giảm giá của hàng trong kho (Trong trường hợp thị trường người tiêu dùng không còn quan tâm đến loại hàng đó). Tuy nhiên kế toán ở công ty lại không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. ii/ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ ở công ty nhật minh quốc 1.Chuyển đúng tài khoản Theo cách hạch toán ở công ty hiện nay thì khi mua hàng hoá để bán cho khách hàng toàn bộ chi phí thu mua cho loại hàng hoá này kế toán đưa vào TK 6418 là chưa chính xác. Theo Bộ tài chính qui định thì: TK1561: Phản ánh trị giá của hàng hoá TK1562: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá. Do đó, doanh nghiệp nên phản ánh chi phí thu mua hàng hoá vào TK1562 cho phù hợp 2. Lập khoản dự phòng phải thu khó đòi Trên thực tế tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có tới 60% khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó , Công ty đã gặp tình trạng một số khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng xong vì một số lí do mà không có hoặc khó có khả năng trả nợ cho Công ty. Tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ tới việc giảm doanh thu của Công ty. Vì vậy, để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thì chuyên đề này cũng xin đưa ra một phương án như sau: Công ty nên dự tính khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.Cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên , địa chỉ , nội dung từng khoản nợ , số tiền phải thu của từng con nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi của từng con nợ. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả ( Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ , đối chiếc công nợ ..) . Đây là các khoản nợ đã quá hạn hai năm kể từ ngày đến hạn thu nợ doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp đặc biệt, tuy chưa quá hạn hai năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét , giải thể, phá sản hoặc có các dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi .. thì cũng được coi là nợ khó đòi. mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ khó đòi được xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau: + Đối với con nợ là pháp nhân : Phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật . + Đối với con nợ là thể nhân : Con nợ đang tồn tại nhưng có đủ chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đối với những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết không có khả năng trả nợ ( kèm theo xác nhận của chính quyền địa phương) Số dự phòng Tổng số Tỉ lệ phải phải trích thu lập = doanh thu x thu khó đòi cho năm tới bán chịu ước tính Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế): Số dự phòng cần Số nợ phải thu Tỷ lệ ước tính phải trích lập cho khách = của khách hàng x không thu được hàng đáng ngờ i đáng ngờ i ở khách hàng i Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Kết cấu của TK 139 như sau: Bên nợ: + Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ. + Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau. Bên có : Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí. Số dư bên có : Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. Nghiệp vụ trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi được hạch toán như sau: - Căn cứ vào qui định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán, kế toán tính dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi. Nợ TK 642.6 : Chi phí dự phòng. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. - Trong hạch toán, nếu có khoản nợ phải thu khó đòi đã thực sự không thể thu nợ được, căn cứ vào những văn bản xác nhận, có chứng cứ pháp lý, kế toán công ty làm thủ tục xoá nợ theo qui định. Khi được phép xoá nợ ghi: a.Nợ TK 6426 : Chi phí dự phòng Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 138 : Phải thu khác b.Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. - Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi sau niên độ, ghi: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập vào thu nhập bất thường, ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 721 : Thu nhập bất thường. + Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số phải lập dự phòng bổ sung, ghi: Nợ TK 6426 : Chi phí dự phòng Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi - Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ nếu khách hàng trả lại, khi thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 : Thu nhập bất thường. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý . 3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp kinh doanh và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên. Tuy nhiên, thực tế hiện nay kế toán ở Công ty lại không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy khi hàng xuất khẩu được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng xác định là tiêu thụ Có TK 156 : Hàng hoá xác định là tiêu thụ. Nhưng kế toán chưa ghi bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu. Chỉ khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 112 : Tổng số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Nếu khách hàng thanh toán ngoài kỳ kinh doanh, kế toán sẽ tính sai kết quả hạch toán tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác, Khoá luận đề nghị công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoaị tệ. Khi dùng tỷ giá hạch toán kế toán công ty phải tuân theo một số nguyên tắc sau: - Đối với tiền ngoại tệ (TK 1112, TK 1122), nợ phải thu (TK 131) , nợ phải trả (TK 331) có gốc ngoại tệ được ghi sổ theo tỉ giá hạch toán. - Đối với doanh thu xuất khẩu (TK 511) thì số ngoại tệ được qui đổi ra tiền Việt Nam đồng và ghi sổ theo tỉ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ: tiền nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ còn dư được điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ được điều chỉnh tăng giảm các đối tượng trên đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp. - Nguyên tắc phản ánh nguyên tệ: Các khoản tiền thu chi bằng ngoại tệ cần được theo dõi nguyên tệ chi tiết ngoài hệ thống sổ ghi chép, thường gọi là ghi tài khoản ngoài bảng cân đối, để biết số ngoại tệ biến động trong kỳ và còn lại ở mọi thời điểm. Để theo dõi chênh lệch tỉ giá và số nguyên tệ thu, chi trong kỳ, kế toán sử dụng TK 413 ‘Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản ngoài bảng TK 007 “Ngoại tệ các loại”. Kết cấu của 2 tài khoản trên như sau: * TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”. Bên nợ: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá có gốc ngoại tệ và nợ phải thu. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả. + Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Bên có: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá có gốc ngoại tệ và nợ phải thu. + Chênh lệnh tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả + Xử lý chênh lêch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Số dư bên Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý. Số dư bên Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. * TK 007 “Ngoại tệ các loại” Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) Bên có : Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ) Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ). Như vậy, doanh thu tiêu thụ hàng hoá thu bằng ngoại tệ sẽ được xác định như sau: - Trường hợp khách hàng trả tiền ngay: + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế. Nợ TK 1112, 1122 : Số tiền khách hàng thanh toán (theo tỷ giá hạch toán) CóTK 511 : Doanh thu (theo tỷ giá thực tế). Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Có TK 413 : Chênh lệch tỉ giá Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 007 : Nguyên tệ đã thu + Nếu tỷ giá hạch toán nhỏ hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 1112, 1122 : Số tiền khách hàng thanh toán . Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : Doanh thu (theo tỷ giá thực tế) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007: Nguyên tệ đã thu - Trường hợp khách hàng trả chậm: + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 131: Số tiền phải thu của khách hàng (theo tỉ giá hạch toán) Có TK 511 : Doanh thu (theo tỉ giá thực tế). Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 007: Nguyên tệ phải thu. 4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả của từng mặt hàng. Đối với doanh nghiệp, việc xác định chi phí quản lý và chi phí bán hàng cho mỗi mặt hàng để từ đó giảm bớt chi phi cho những mặt hàng không đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng cần phân bổ phân bổ cho nhóm = x Doanh số bán nhóm hàng i Tổng doanh số bán hàng hàng i - Tương tự , ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí QLDN theo doanh số bán như sau: Doanh số bán nhóm hàng i Chi phí QLDN cần phân bổ Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng i Tổng doanh số bán = x Phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức sau: Kết quả kinh doanh Doanh thu thuần - Giá vốn của - CPBH của - Chi phí QLDN của từng nhóm hàng = của từng nhóm từng nhóm từng nhóm của từng nhóm Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hình thức kinh doanh , thực tế tại công ty Nhật Minh Quốc nhiều khi phải mua hàng về nhập kho để chuyển bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy Khoá luận đề nghị Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng hoá trong kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho .Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ thì kế toán trích lập dự phòng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các khoản thiệt hại thực ý xẩy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị đúng thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một số hình ảnh trung thực về tài sản của công ty lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán . Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “. Giá trị thực hiện Giá gốc Dự phòng thuần tuý của = của hàng = giảm giá hàng tồn kho tồn kho hàng tồn kho Mức dự phòng cần Số lượng Mức giảm lập năm tới cho = hàng tồn kho i x giá của hàng hàng tồn kho i cuối niên độ tồn kho Kết cấu của TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”như sau: Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bên có: Giá trị giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp . Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Tuy nhiên khi tiến hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho , kế toán công ty nên chú ý một số điểm sau : - Dự phòng giảm giáhàng tồn kho của Công ty được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính khi trích lập dự phòng phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành . - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng mặt hàng,vật tư hàng hoá tồn kho khi có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên . - Cuối niên độ kế toán , căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho để xấc định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo - Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cho năm sau nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước chưa sử dụng thì số chênh lệch được hoàn nhập vào kết quả kinh doanh , nếu ngược lại thì căn cứ vào số chênh lệnh để lập dự phòng bổ sung cho hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Quá trình hạch toán nghiệp vụ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho diễn ra như sau + Cuối niên độ kế toán , nếu kế toán công ty có những chứng cớ chắc chắn về trị giá thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá có thể bán trên thị trường , kế toán sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành : Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước và cuối niên độ: Nợ TK 159 Có TK 721 Trong niên độ kế toán mọi biến động về giá cả hàng tồn kho ( tăng , giảm ) phản ánh ở tài khoản 412 Cuối niên độ kế toán , tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên IIi. Điều kiện để thực hiện các ý kiến trao đổi về hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả Những ý kiến nêu trên nếu được áp dụng thực hiện nó sẽ mang lại những hiệu quả sau: - Hệ thống tính toán doanh thu được hoàn thiện sẽ nâng cao tính hợp lí, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho công tác quản lý, kiểm tra đối chiếu thống kê, việc hoàn thiện sổ sách tạo điều kiện tốt cho việc theo dõi chặt chẽ tình hình khách hàng. Việc hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng phản ánh đúng với chuẩn mực kế toán qui định tránh được nhiều thiệt hại cho công ty. Đồng thời giúp cho việc phản ánh kết quả kinh doanh, lợi nhuận một cách chính xác. Nhà quản lý có thể yên tâm về các số liệu kế toán cung cấp để ra các quyết định đúng đắn Tuy nhiên, để đạt được những hiệu quả trên công ty cần tăng cường nâng cao công tác quản lý tài chính kinh tế, tổ chức ghi chép chứng từ và hạch toán chính xác đúng theo qui định của công ty và nhà nước. Đơn vị phải có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, có kinh nghiệm và chịu khó học hỏi. Trong đội ngũ kế toán phải có những hạt nhân vững chắc mà trước hết là kế toán trưởng. kết luận Có nhiều cách để trả lời câu hỏi “Tồn tại hay không tồn tại”. Tồn tại thoi thóp cũng là một kiểu tồn tại mà phát triển vững chắc liên tục ổn định cũng là một dạng tồn tại. Nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong việc tìm ra câu hỏi đó. Giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển, nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã góp phần nâng cao sức sống của DN trong một môi trường cạnh tranh ngày càng nghiệt ngã. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ tạo điều kiện để việc quản lý, theo dõi, phản ánh nghiệp vụ này được tốt hơn, có hiệu quả hơn và cũng chính là góp sức để tạo nên sự lớn mạnh của Doanh nghiệp . Với mục đích đóng góp một phần công sức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác hạch toán, từ đó tăng cường hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại, sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc, qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán cùng với sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, em đã hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này Khoá luận đã nêu được ba vấn đề : + Thứ 1: Nêu lên thực trạng công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc + Thứ 2: Nêu lên những tồn tại trong công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc. + Thứ 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công tyTNHH Nhật Minh Quốc. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong trường, đặc biệt là Tiến sĩ : Lê Quang Bính cùng toàn thể các cô chú phòng Kế toán công ty TNHH Nhật Minh Quốc,các anh các chị và các bạn, những người đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu, tham khảo và hoàn thành Khoá luận. Do khuôn khổ Khoá luận và trình độ bản thân, chuyên đề này chắc hẳn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và rất cảm ơn những chỉ bảo của thầy cô giáo, của các anh chị đi trước và sự đóng góp của các bạn để bài Khoá luận được hoàn thiện hơn. Mục lục Trang