Đề tài Một số ý kiến và kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các Dược Phẩm sản xuất Dược trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán

LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự bùng nổ của tin học đặc biệt là tin học hóa trong các lĩnh vực. Cũng như các ngành khác kế toán áp dụng công nghệ tin học vào phục vụ lợi ích cho mình như mạng WAN, LAN được kết nối: tạo điều kiện đặc biệt với ngành sản xuất Dược phẩm công tác kế toán ứng dụng phần mềm vào việc tính toán chi phí và tính giá thành sản phẩm còn nhiều bất cập. Các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm còn áp dụng đa số bán tự động chưa phản ánh được độ chính xác và thuận lợi cho công tác kế toán. Với đề án :"Một số ý kiến và kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các Dược Phẩm sản xuất Dược trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán" bao gồm 2 phần: Phần I: Tổng quan về hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Phần II: Thực trạng và giải pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành ở các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Là một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng như ứng dụng phần mềm kế toán rất mong được sự góp ý của các thầy và các cô em xin chân thành cảm ơn. PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ HẠCH TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM. 1. Chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1. Khái niệm: Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời gian nhất định (tháng, qúy, năm). 2.2. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh. a. Theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm. - Chi phí NVL trực tiếp (TK 621) - Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) - Chi phí sản xuất chung (TK 627) b. Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố - Chi phí nguyên liệu, vật liệu - Chi phí nhân công - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền. 2. Giá thành sản phẩm 2.1. Khái niệm Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành = + - 2.2. Phân loại giá thành a. Xét theo thời điểm tính và nguồn số liệu - Giá thành kế hoạch: Là giá thành được xác định trước khi bắt đầu của kỳ kế hoạch dựa trên cơ sở các định mức, các dự toán chi phí cuối kỳ kế hoạch và giá thành thực tế kỳ trước. - Giá thành định mức: là giá thành được xác định trên cơ sở định các mức chi phí hiện hành tại từng thời điểm nhất định trong kỳ kế hoạch. - Giá thành thực tế: là giá thành được xác định trên cơ sở các khoản chi phí thực tế trong kỳ để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm. b. Theo phạm vi phát sinh chi phí - Giá thành sản xuất: là chỉ tiêu phản ánh tất cả những chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm trong phạm vi phân xưởng, bộ phận sản xuất, bao gồm chi phí vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. - Giá thành toàn bộ: Là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, tiêu thụ sản phẩm (chi phí sản xuất, bán hàng và quản lý). = + 3. Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất 3.1. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là các chi phí được tập hợp trong một số giới hạn nhất định nhằm mục đích cho việc kiểm tra, phân tích; quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm. Việc xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất thực chất là xác định nơi phát sinh chi phí và đối tượng chịu chi phí. a. Nếu căn cứ vào quy mô sản xuất có 2 cách xác định - sản xuất đơn chiếc. - sản xuất hàng loạt. b. Nếu căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất có 2 loại - Sản xuất giản đơn: Đối tượng hạch toán là sản phẩm hay toàn bộ quá trình sản xuất. - Sản xuất phức tạp: Đối tượng hạch toán có thể là bộ phận, chi tiết sản phẩm, giai đoạn chế biến. c. Nếu căn cứ vào cách thức tổ chức và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp thì đối tượng tập hợp và hạch toán chi phí sản xuất có thể theo từng phân xưởng hoặc theo từng bộ phận sản xuất. 3.2. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất Là một phương pháp hay hệ thống các phương pháp được sử dụng hoặc tập hợp để phân loại chi phí sản xuất trong phạm vi giới hạn của đối tượng hạch toán chi phí. 3.3. Trình tự hạch toán và tổng hợp chi phí sản xuất: - Bước 1: Tập hợp chi phí cơ bản có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng sử dụng. - Bước 2: Tính toán và phân bổ lao vụ của các ngành sản xuất kinh doanh phụ có liên hệ trực tiếp đến từng đối tượng sử dụng. - Bước 3: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại sản phẩm có liên quan, - Bước 4: Xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ 4. Hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.1. Hạch toán chi phí NVL trực tiếp: a. Khái niệm: Chi phí sản xuất trực tiếp là chi phí NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu được xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ. b. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 621 - Bên nợ: phản ánh giá trị NVL xuất dùng trực tiếp để chế tạo sản phẩm - Bên có: + phản ánh giá trị NVL xuất dùng không hết + Kết chuyển chi phí NVL thực tế phát sinh trong kỳ Chú ý: Tài khoản 621 không có số dư . c. Phương pháp hạch toán cụ thể: - Xuất kho NVL sử dụng trực tiếp trong việc chế tạo sản phẩm hoặc dịch vụ. Nợ TK 621 Có TK 152 - Trường hợp vật liệu không nhập kho mà sử dụng trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK331, 111, 112: Vật liệu mua ngoài Có TK 411: Nguồn vốn Kinh doanh Có TK 154: Vật liệu sự sản xuất. Có Tk 314, 336, 338. vật liệu vay, mượn - Nếu Vật liệu xuất dùng không hết quay trở lại nhập kho Nợ TK 152 Có TK 621 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 154 Có TK 621 4.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp a. Khái niệm: Chi phí nhân công trực tiếp là phần thù lao lao động mà doanh nghiệp trả cho công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm (bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp theo lương) chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, KPCĐ được tính theo tỷ lệ quy định. b. Tài khoản sử dụng: TK 622 - Bên nợ: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện lao vụ dịch vụ. - Bên có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản tính giá thành. c. Phương pháp hạch toán cụ thể: - Tính tiền lương và các khoản có tính chất lương phải trả cho công nhân trực tiếp trong kỳ. Nợ TK 622 Có TK 334 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622 Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ Nợ TK 154 Có TK 622 4.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung a. Khái niệm: Là khoản chi phí còn lại sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp b. Tài khoản sử dụng: TK 627 - Bên nợ: Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ - Bên có: + Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung + Kết chuyển (hay phân bổ) chi phí sản xuất chung và các chi phí sản phẩm, dịch vụ hay lao vụ c. Phương pháp hạch toán cụ thể - Trong kỳ tính ra tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng Nợ TK 6271 Có TK 334 - Trích BHXH, BHYT, CPCĐ theo tỷ lệ quy định Nợ TK 627 Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Chi phí vật liệu dùng chung cho từng phân xưởng Nợ TK 6272 Có TK 152, 151, 411 - Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất dùng cho các bộ phận phân xưởng Nợ Tk 6273 Có TK 153, 242 - Tính ra chi phí khấu hao Bước 1: Nợ TK 6274 Có TK 214 Bước 2: Nợ TK 009 Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6278, 6277 Có TK 133 Có TK 111, 112 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí sản xuất chung Nợ TK 154 Có TK 627 5. Tập hợp chi phí sản xuất, kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang 5.1. Tập hợp chi phí sản xuất vào thời điểm cuối kỳ Cuối kỳ các chi phí NVL trực tiếp NCTT, CPSXC thực tế phát sinh trong kỳ số được tổng hợp và kết chuyển vào tài khoản 154 = + - 5.2. Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang Bước 1: Đánh giá giá trị sản phẩm dở dang theo sản lượng ước tính tương đương. - Số lượng sản phẩm dở dang - Mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang Với phương pháp này thì CPNVL chính tính cho sản phẩm dở dang, tương tự như sản phẩm hoàn thành, còn chi phí chế biến căn cứ vào mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang: = SLSPDD không quy đổi x Chi phí NVL chính + = SLSPDD mức độ hoàn thành x Chi phí chế biến + Bước 2: Đánh giá SPDD theo CPTT - Toàn bộ chi phí chế biến được tính hết cho sản phẩm hoàn thành như vậy trong sản phẩm dở dang thường chỉ bao gồm CPNVL chính và CPNVL trực tiếp. bước 3: Đánh giá giá trị sản phẩm dở dang theo định mức và theo kế hoạch doanh nghiệp căn cứ vào định mức kế hoạch (chi phí kế hoạch) đối với từng khâu và từng công việc chế tạo sản phẩm để đánh giá giá trị sản phẩm dở dang chu kỳ 6. Tính giá sản phẩm hoàn thành: 6.1. Đối tượng tính, chu kỳ tính, đơn vị tính a. Đối tượng tính: tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng loại hình sản xuất kinh doanh đối tượng tính có thể sản phẩm, nhóm sản phẩm, chi tiết sản phẩm. b. Chu kỳ tính giá thành sản phẩm: tháng, quý, năm c. Đơn vị: m, m3, VNĐ.. 6.2. Phương pháp tính - Có nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau, căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để lựa chọn phương pháp tính phù hợp. a. Phương pháp giản đơn: (phương pháp trực tiếp) = + - - Giá thành ĐVSP = b. Phương pháp tính giá thành sản phẩm theo hệ số: bước 1: quy đổi sản phẩm khác loại thành sản phẩm gốc theo hệ số tính tổng số sản phẩm gốc quy đổi. Tổng số sản phẩm gốc quy đổi = x hệ số quy đổi của sp Bước 2: Tính tổng giá thành sản phẩm hoàn thành của tất cả các sản phẩm. = CPSXKDDD đầu kỳ + - Bước 3: Tính giá thành SP gốc quy đổi = Bước 4: Tính giá thành sản phẩm từng loại Giá thành sản phẩmi = Giá thành SP gốc quy đổi x hệ số quy đổi c. Phương pháp tỷ lệ: Áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm có quy cách sản xuất khác nhau công thức tính: - Giá thành thực tế của SP từng loại= giá thành kế hoạch x tỷ lệ giá thành - tỷ lệ giá thành = d. Ngoài ra còn có các phương pháp tính giá thành sản phẩm như sau: - Phương pháp loại trừ sản phẩm phụ - Phương pháp đơn đặt hàng - Phương pháp phân bước - Phương pháp định mức - Phương pháp liên hợp. 7. Hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ 7.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật liệu chưa sử dụng. Nợ TK 611 (6111): Mua hàng Có Tk 152 Có Tk 151 - Trong kỳ, phản ánh các nghiệp vụ làm tăng vật liệu (mua ngoài, nhận cấp phát, nhận vốn góp) Nợ TK 611 (6111) mua hàng Nợ TK 133 (1331) Có các TK liên quan (331, 311, 112, 111,411) - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn kho, phản ánh trị giá hàng tồn kho chưa sử dụng. Nợ TK 152 Nợ TK 151 Có TK 611 (6111) Xác định và kết chuyển trị giá vật liệu sử dụng cho các mục đích (sản xuất sản phẩm, quản lý doanh nghiệp bán hàng căn cứ vào mục đích xuất dùng hoặc vào hệ số sử dụng.) ghi Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642) Có Tk 611 (61111) Đồng thời kết chuyển chi phí NVLTT chi tiết theo đối tượng sử dụng Nợ TK 631: Giá thành sản xuất Có TK 621: Chi phí NVLTT 7.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp - Phương pháp giống như kê khai thường xuyên, cuối kỳ kết chuyển vào TK 631 theo từng đối tượng Nợ TK 631 Có TK 622 7.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung - Được tập hợp vào TK 627 cuối kỳ kết chuyển vào TK 631 theo từng đối tượng: Nợ TK 631 Có TK 627 7.4. Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê và tính giá thành sản phẩm dở dang - Đầu kỳ kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang Nợ TK 631: Giá thành sản xuất Có TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Cuối kỳ, kết chuyển các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng loại sản phẩm, lao cụ, dịch vụ Nợ Tk 631 Có TK 627, 622, 621 - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang, ghi bút toán kết chuyển. Nợ Tk 154: CPSXKDDD Có Tk 631: Giá thành sản xuất - Tổng giá thành sản phẩm, lao vụ hoàn thành Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK 631 giá thành sản xuất Việc kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang cũng được tiến hành tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. PHẦN II. THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT DƯỢC PHẨM TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN. 1. Thực trạng Trong những năm gần đây các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm đã có nhiều thay đổi về công nghệ sản xuất cũng như quản lý sản xuất việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán bước đầu đã mang lại hiệu quả trong quản lý sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý chi phí và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm. Từ thực trạng các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trên địa bàn Hà Nội có thể khái quát thực trạng công tác kế toán CPSX và tính GTSP của các Doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm Việt Nam hiện nay Thực trạng tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành ở các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Hiện nay, trong cả nước có khoảng 50% doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán để trợ giúp công tác kế toán (Hà Nội có khoảng 70%, doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm ứng dụng phần mềm kế toán) thời gian đầu, mỗi doanh nghiệp tổ chức theo một cách riêng và thường tự tìm hiểu và điều chỉnh, chính vì thế việc tổ chức công tác kế toán một cách tự phát theo một cách không hoàn toàn giống nhau và cũng không ít đơn vị tổ chức sử dụng phần mềm, hiện nay có khoảng 51% các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tổ chức trên mạng nội bộ WAN, có khoảng 49% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán trên mạng cục LAN hoặc trên máy PC đơn lẻ cho toàn bộ quá trình hạch toán. Nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán thì công tác kế toán CPSX và tính GTSP còn nhiều bất cập. Điều này gây khó khăn đến việc cung cấp, xử lý thông tin cũng như tổ chức phân công công việc trong phòng kế toán. Theo số liệu điều tra thực tế đối với các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trên địa bàn thành phố Hà Nội tính đến thời điểm hiện nay, có thể thấy việc ứng dụng phần mềm công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm ít được quan tâm chủ yếu ở các doanh nghiệp chỉ tổ chức công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm bán tự động. Doanh nghiệp cho rằng chương trình tính giá thành không có "Tính động" không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc phân bổ các khoản chi phí chung. - Kế toán chi phí vật liệu trực tiếp Ở các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm có rất nhiều sản phẩm, chu kỳ sản xuất ngắn, vật liệu đưa toàn bộ vào sản xuất ngay từ đầu quy trình công nghệ sản xuất theo lô, theo mẻ trong từng phân xưởng, nên TK 621 được chi tiết thành nhiều mã (có đến hàng trăm mã khác nhau): phương pháp mã hoá giữa các doanh nghiệp có thể không giống nhau các phiếu xuất vật tư cho sản xuất mặt hàng nào, thuộc mã nào, lô sản xuất số thuộc phân xưởng nàođều được thể hiện chi tiết trên chứng từ cho phép kế toán nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng chi phí. Đơn giá xuất kho tuỳ thuộc vào chương trình có thể cho phép áp dụng bất cứ phương pháp nào. Cuối kỳ bằng các thao tác kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được kết chuyển vào TK 154 chi tiết tương ứng với mã của TK 621. - Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Phần lớn các doanh nghiệp trả lương sản phẩm, tuy nhiên việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp trong các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm cũng có 2 trường hợp + Trường hợp 1: Tiền lương sản phẩm, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương được hạch toán theo phương pháp phân bổ gián tiếp vào chi phí nhân công. +Trường hợp 2: Tiền lương sản phẩm thực tế và các khoản phụ cấp theo lương chỉ là căn cứ trả lương cho công nhân sản xuất; còn chi phí nhân công được tính trên cơ sở tỷ lệ phần trăm doanh thu thực. - Kế toán chi phí sản xuất chung Với bản chất chi phí sản xuất chung trong một doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm có nhiều loại sản phẩm. Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức mã hoá TK 627 theo các TK cấp 2 trong chế độ kế toán tài chính các chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất chung được nhập dữ liệu theo sự phân công trong bộ máy kế toán Công ty theo định khoản. Nợ TK 627 Có TK liên quan Với thao tác nhiệm vụ khấu hao cuối kỳ, chương trình sẽ tự động tính khấu hao theo phương pháp khấu hao mà doanh nghiệp đã xác định. Cuối tháng, các thao tác phân bổ, kết chuyển cũng thực hiện tương tự như chi phí nhân công trực tiếp. - Phương pháp đánh giá sản phẩm sản xuất dở dang cuối kỳ xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ như đã trình bày ở trên, chu kỳ sản xuất ngắn, dài cũng không giống nhau giữa các loại sản phẩm, vì vậy các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm cũng có 2 cách giải quyết (1) - Không đánh giá với những loại sản phẩm có ít sản phẩm dở dang hoặc sản phẩm dở dang tương đối đồng đều, ổn định giữa các kỳ (2) - Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí NVLTT không cần căn cứ vào mức độ hoàn thành cũng như khối lượng sản phẩm làm dở dang cuối kỳ mà căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật tư để sản xuất lô, mẻ sản phẩm nào mà cuối kỳ chưa nhập kho. Như vậy đối với trường hợp (2) kế toán cuối kỳ chỉ thực hiện thao tác kết chuyển chi tiết những chứng từ nào từ TK chi tiết 154 đã có sản phẩm nhập kho sang TK 155 chi tiết chứng từ không được kết chuyển là CPSXSPDD được kết dư trên TK chi tiết 154 - Công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành Doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm sản xuất nhiều mặt hàng giống nhau thuộc nhóm hiện trong kỳ của sản phẩm sau đó phân bổ gián tiếp các sản phẩm sản xuất nhập kho. Chênh lệch thường là số dư có trên TK 334 cuối năm sẽ điều chỉnh các khoản trích theo lương chỉ thực hiện 1,2 lần/năm Tổ chức xử lý chứng từ và nhập dữ liệu cũng có nhiều cách a. Tính lương sản phẩm phải trả cho các trường hợp (1)hoặc (2) kể trên là do bộ phận tiền lương hoặc thống kê phân xưởng tính riêng theo chương trình máy tính "tiền lương" riêng (không nối mạng nội bộ, cục bộ với hệ thống máy tính phòng kế toán rồi cuối tháng chuyển các "Bảng thanh toán lương" "Bảng tổng hợp lương" Cho phòng kế toán nhập dữ liệu chi phí nhân công theo định khoản nợ TK 622 có TK 334: là số liệu tổng hợp (với trường hợp (1), hoặc chỉ sử dụng 'Bảng thanh toán lương" để hạch toán tình hình chi trả theo định khoản Nợ TK 334, Có TK 111. Thậm chí nhiều doanh nghiệp tính lương phải trả một cách thủ công mà không có phần mềm hỗ trợ ở phòng tiền lương hay ở các phân xưởng. b.Đối với doanh nghiệp áp dụng trường hợp thứ (2), không tính lương thực tế vào chi phí thì lý giải rằng đó là áp dụng phương pháp trích trước hàng tháng trên cơ sở tổng doanh thu thực hiện các mặt hàng để kế toán tính theo tỷ lệ quy định của Công ty và nhập dữ liệu theo định khoản Nợ TK 622/ có TK 334: Tổng số tiền cuối tháng, trên cơ sở CPNCTT kể cả trường hợp (a) hoặc (b) chỉ là dữ liệu tổng hợp kế toán thực hiện thao tác phân bổ kết chuyển sang TK 154 các tiêu thức phân bổ doanh nghiệp thực hiện rất tuỳ tiện kiểu "Bốc thuốc" vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp không tổ chức mã hoá TK 622 chi tiết cho từng loại sản phẩm mà đồng quy với nhau cùng loại nhưng việc tính giá thành theo phương pháp tỷ lệ sẽ là điều không cần thiết bởi vì chi phí vật liệu được theo dõi rất chặt chẽ trên cả hai phương diện, quy trình kỹ thuật chất lượng sản xuất cũng như hạch toán phải theo lô, theo mẻ. Vi vậy với phương pháp tập hợp chi phí sản xuất như trên các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm thường áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp để tính giá thành cho các loại sản phẩm hoàn thành hàng tháng. Mặc dù hầu hết các chương trình kế toán do công ty chuyên sản xuất và cung cấp phần mềm cho các doanh nghiệp đã có chương trình tính toán giá thành tự động nhưng ngược lại các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm không tổ chức tính gía thành hoàn toàn. Thực tế các doanh nghiệp thường thực hiện trình tự tính giá thành qua các bước sau: 1- Thực hiện kết chuyển chi phí NVLTT chi tiết theo đối tượng tập hợp CPSX trùng với đối tượng tính giá thành. Kết chuyển TK 621 chi tiết sang TK 154 chi tiết (thuộc lần kết chuyển thứ 1) kết chuyển TK 154 chi tiết sang 155 chi tiết sang phiếu xuất vật tư có sản phẩm nhập kho trong tháng. 2- Thực hiện phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng theo tiêu chuẩn chủ quan (và không nhất quán giữa các kỳ) kiểu "bốc thuốc" và kết chuyển toàn bộ phát sinh của TK 154 chi tiết sang TK 155 chi tiết (kết chuyển lần 2). 3- Thực hiện phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất kiểu "Bốc thuốc" như chi phí nhân công. 4 - Kết xuất các chi phí đã kết chuyển lần 2 sang bảng Excel để lập bảng tổng hợp tính giá thành cho các sản phẩm thông qua bảng này. Kế toán có thể một lần nữa điều chỉnh giá thành thực tế sản phẩm theo tính chủ quan của mình. - Đánh giá thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính GTSP doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. * Ưu điểm + Các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm bước đầu đã quan tâm đến công tác ứng dụng phần mềm kế toán vào tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng. + Các doanh nghiệp có sự vận dụng hợp lý với điều kiện cụ thể của mình, thể hiện tính linh hoạt trong tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng. + Chương trình kế toán CPSX và tính giá thành tuy chưa được doanh nghiệp thực hiện một cách tự động hoàn toàn, nhưng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu nhận và cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. * Nhược điểm + Nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức tới công tác ứng dụng công nghệ tin học vào kế toán thậm chí có đơn vị chỉ sử dụng máy tính hỗ trợ thêm cho các phần hành có tính chất lắp ghép, vừa kế toán bằng máy, vừa kế toán thủ công. + Các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm chưa quan tâm đến hệ thống thông tin nội bộ. Hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự nối mạng nội bộ WAN, hoặc cụ bộ LAN giữa phòng kế toán với phân xưởng, phòng ban khác. Hạch toán chi phí nhân công tại phòng kế toán. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến phải phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng, thậm chí là số phân bổ "Bốc thuốc" một khoản mục chi có thể hạch toán trực tiếp, tự động theo chương trình cho đúng đối tượng chịu chi phí. + Công tác đánh giá sản phẩm dở dang trong các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm cũng còn nhiều bất cập việc áp dụng phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí NVLTT đối với những quy trình sản xuất sản phẩm có chi phí NVLTT chiếm tỷ trọng lớn là hợp lý tuy nhiên trong công nghệ sản xuất sản phẩm của các doanh nghiệp không phải sản phẩm nào cũng có chi phí NVLTT chiếm tỷ trọng lớn. + Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm không sử dụng chương trình tính giá thành tự động, do vậy cuối tháng kế toán phải thực hiện các thao tác kết hợp vừa sử dụng tài liệu theo chương trình vừa bằng thủ công để tính và lập bảng tổng hợp giá thành các loại sản phẩm Vấn đề nổi cộm là trình độ hiểu biết về tin học của cán bộ tài chính, kế toán còn yếu. Vì thế, khi tiếp cận sử dụng phần mềm kế toán cụ thể thì chỉ biết sử dụng,chưa biết khai thác hết tính năng tác dụng của chương trình để phục vụ công tác kế toán; sử dụng có trục chặc thì không tự khắc phục được; không đưa ra hết những yêu cầu quản lý cho nhà cung cấp phần mềm. Ngược lại các kỹ thuật viên lập trình phần mềm lại chưa hiểu nhiều về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. 2. Kiến nghị về công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm các DNSXDP trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Nhiều DNSXDP chưa ứng dụng phần mềm kế toán và những doanh nghiệp đã ứng dụng thì vẫn còn nhiều bất cập, chương trình cũng như bộ phận sử dụng chương trình chưa hoàn chỉnh và đồng bộ. Điều đó làm giảm đi hiệu quả ứng dụng chương trình kế toán trên máy. Xin đề cập một số vấn đề cơ bản để hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm ở các DNSXDP trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. - Mã hoá tài khoản và mã hoá các đối tượng quản lý liên quan đến chi phí sản xuất và GTSP. Các đối tượng cần quản lý trong chương trình phải mã hoá bởi vì việc trao đổi và xử lý thông tin trên máy phải phù hợp với ngôn ngữ của máy tính có nhiều phương pháp mã hoá các đối tượng. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào thì tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của đối tượng đó. Mỗi đơn vị chọn phương pháp mã hoá đối tượng khác nhau, nhất là các đơn vị phụ thuộc trong cùng đơn vị (ví dụ các Công ty trực thuộc Tổng Công ty dược) sử dụng các phần mềm khác nhau, mã hoá đối tượng khác nhau, do vậy không có được hệ thống mã hoá thống nhất trong các Công ty dựơc trong phạm vi cả nước. Vì vậy, cần có một quy định riêng về mã hoá các đối tượng trong các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm khi đó các đơn vị quản lý như tổng Công ty Dược Việt Nam, Bộ y tế. có thể tổng hợp được thông tin về các đơn vị trong lĩnh vực, hệ thống ngành mình quản lý. Đồng thời, các DNSXDP có thể tổng hợp thông tin một cách thuận lợi để so sánh các chỉ tiêu về chi phí, giá thành sản phẩm, không ngừng tăng cường công tác quản trị chi phí, giá thành.. - Tổ chức công tác kế toán CPNCTT theo đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành. Các doanh nghiệp cần phải xây dựng được một chương trình tính lương tự động phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DNSXDP bao gồm: + Doanh nghiệp phải xây dựng được danh mục nhân viên và khai bác vào cơ sở dữ liệu, họ và tên bộ phận làm việc, hệ số lương cấp bậc, đơn giá lượng sản phẩm danh mục này chi thay đổi khi có sự thuyên chuyển công tác, điều động nội bộ, hệ số lương, đơn giá lương thay đổi. + Chương trình cho phép tạo lập "phương thức tính lương" linh hoạt mà nhân viên kế toán có thể thực hiện được mỗi khi có sự thay đổi trong phương thức tính lương mà không cần đến các chuyên gia phần mềm. + Phải mã hoá TK 622 chi tiết theo từng sản phẩm tương ứng với mã hoá TK 621, 6154, 155 cho phép tập hợp trực tiếp chi phí nhân công đúng đối tượng chịu chi phí. + Phải tổ chức nối mạng thông tin nội bộ giữa các phòng, ban phân xưởng liên quan với phòng kế toán. Chứng từ sử dụng nhập liệu là các chứng từ hạch toán kết quả lao động và thời gian lao động. - Công tác đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm đó là phương pháp đánh giá sản phẩm sản xuất dở dang thông thường các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm không tổ chức đánh giá sản phẩm dở dang hoặc nếu có thì áp dụng phương pháp chi phí NVLTT. Khi đó giá trị sản phẩm dở dang thiếu tính chính xác nếu tỷ trọng chi phí giữa các khoản mục cũng xấp xỉ nhau. Các doanh nghiệp sản xuất Dược Phẩm cần phải tổ chức đánh giá sản phẩm dở dang cho những loại sản phẩm này. + Cuối tháng, tổ chức kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang tại các phân xưởng bộ phận sản xuất đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành theo các khoản phục vụ chi phí sản xuất của từng sản phẩm. + Kế toán hoặc thống kê phân xưởng nhận dữ liệu vào máy tính đã nối mạng nội bộ. + Cuối tháng chương trình kết chuyển chỉ cho phép kết chuyển những chi phí liên quan đến sản phẩm hoàn thành. - Công tác phân bổ, kết chuyển và tính giá thành sản phẩm cuối kỳ các khoản mục chi phí sản xuất; chi phí NCTT, CPNVLTT hàng tháng đã đựơc tổng hợp theo các yếu tố chi phí sản xuất (theo các TK cấp 2) vì vậy đến cuối kỳ kế toán cần phải thực hiện công tác phân bổ chi phí chung theo những tiêu thức thích hợp. Trong chương trình phân bổ của các phần mềm, có thể cho phép doanh nghiệp lực chọn rất nhiều tiêu thức khác nhau. Doanh nghiệp cần phải tổ chức phân bổ chi phí chung một cách hợp lý theo từng yếu tố chi phí sản xuất trên cơ sở TK cấp 2 chi phí sản xuất chung đã tập hợp. Sau khi thực hiện các thao tác phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, chương trình có thể cho phép xem, in những sổ, thẻ giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp nhà XB Thống kê - Hà Nội 2004 Trường ĐHKTQD. 2. Tạp chí kế toán: Tháng 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 năm 2005 3.Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Nhà xuất bản tài chính T/ 2001 4. Lý thuyết kế toán (theo hệ thống kế toán mới). Thạc sĩ Bùi Văn Dương. NXB Thống kê 5. Thông tư hướng dẫn thực hiện bốn (04) chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC,ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính