Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt đông văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội

ức năng hậu cần sẽ là tiền đề hoàn thành chức năng tham mưu. II.2. Nhiệm vụ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Văn phòng có nhiệm vụ phối hợp với các phòng xây dựng lịch công tác và đôn đốc theo dõi việc thực hiện . Thực hiện các công tác liên quan đến văn bản, văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch và mua sắm, quản lý tài sản và tài chính trong cơ quan như : lập kế hoạch (dự toán ) cho các vấn đề chi tiêu, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản cho công tác hậu cần … nhằm đảm bảo cho đời sống cán bộ nhân viên . Văn phòng tổng hợp công việc hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm cho lãnh đạo để lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của cơ quan. Tiếp nhận khai thác thông tin, phân tích, đánh giá, xử lý thông tin để lãnh đạo ra quyết định quản lý. Phòng văn thư có nhiệm vụ quản lý công văn đến , công văn đi sau đó các văn bản được lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và quản lý sử dụng con dấu cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước. Văn phòng bố trí trụ sở làm việc cho toàn cơ quan như nhà cửa, xe cộ, thiết bị trong các phòng, ban…Văn phòng phải biết tổ chức đối ngoại, đối nội, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách… Văn phòng có nhiệm vụ về công tác tổ chức, xây dựng lực lượng, thi đua, thanh tra nhân dân, tổng hợp báo cáo, bộ phận thường xuyên chống tham nhũng, giúp lãnh đạo thường xuyên đôn đốc theo dõi chuyên sâu công tác quản lý Nhà nước. Thực hiện công việc đánh máy, in ấn tài liệu, lái xe, thủ quỹ, bảo vệ, tạp vụ, nhà ăn phục vụ cho hoạt động của cơ quan . III. Môi trường hoạt động và các mối quan hệ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội. III.1. Môi trường bên ngoài Thanh tra thành phố Hà Nội là một bộ phận cấu thành của hệ thống Thanh tra Nhà nước. Cùng với sự phát triển và trưởng thành của Thanh tra Việt nam, Thanh tra thành phố Hà Nội cũng từng bước được tăng cường và củng cố, đã và đang chứng tỏ là cơ quan đầu ngành về công tác thanh tra trong toàn quốc, là một mắt xích quan trọng trong hệ thống thanh tra. Theo nghị định của Hội đồng bộ trưởng thì hệ thống Thanh tra Nhà nước Việt nam được tổ chức sâu rộng từ Trung ương tới địa phương mà đứng đầu là Thanh tra Nhà nước. Lãnh đạo Thanh tra Nhà nước là Tổng thanh tra, là người có qui định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và các mối quan hệ. Thứ đến là tổ chức Thanh tra bộ, Uỷ ban nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ). Việc tổ chức cơ cấu, bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó chánh thanh tra cùng việc điều hành hoạt động của thanh tra bộ sẽ được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban nhà nước, thủ trưởng cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng qui định sau khi thống nhất với Tổng thanh tra. Tổ chức Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cấp tương đương (gọi tắt là Thanh tra tỉnh); Thanh tra huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Thanh tra huyện) là cơ quan của UBND cùng cấp. Nằm trong hệ thống Thanh tra tỉnh, Chánh Thanh tra thành phố Hà Nội sẽ do Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội quyết định theo sự hướng dẫn của Tổng thanh tra Nhà nước. Bên dưới Thanh tra tỉnh, huyện là tổ chức Thanh tra sở với việc thành lập do Giám đốc sở đề nghị, Chánh thanh tra tỉnh, thành phố trình Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố đề nghị. Như vậy, Thanh tra thành phố Hà Nội sẽ chỉ đạo về công tác tổ chức của hệ thống Thanh tra sở thuộc địa bàn . Đơn vị hành chính cuối cùng là xã, phường, thị trấn thì tổ chức thanh tra ở đây sẽ do Chủ tịch UBND cùng cấp trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm trước đơn vị cấp trên. Ngoài ra, trong hệ thống thanh tra còn có Ban thanh tra nhân dân, được thành lập ỏ xã, phường, thị trấn, cơ quan hành chính sự nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh. Thanh tra nhân dân ở xã, phường do quần chúng bầu ra. Mặt trận tổ quốc xã, phường tổ chức chỉ đạo hoạt động. Thanh tra nhân dân ở các cơ quan, đơn vị được bầu tại Đại hội của những người lao động . Ngoài sự chỉ đạo ngành dọc của Thanh tra Nhà nước về công tác tổ chức và nghiệp vụ thì Thanh tra thành phố Hà Nội còn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND thành phố Hà nôị, Thành uỷ với tư cách là một cơ quan chuyên môn của UBND thành phố. Để đảm bảo tốt mối quan hệ công tác, cũng như hiệu quả trong hoạt động,Thanh tra thành phố Hà Nội đã xây dựng một quy chế chặt chẽ quy định về quan hệ giữa cơ quan với lãnh đạo Thanh tra Nhà nước để đảm bảo được thường xuyên và kịp thời . Lãnh đạo cơ quan sẽ thường xuyên có những bản báo cáo trình lên lãnh đạo UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước. Đối với các đơn vị trực thuộc UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước sẽ có sự phối hợp chặt chẽ để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước giao cho. Thường xuyên có công văn trao đổi về công việc để hoạt động được ổn định, thống nhất. Với tính chất đặc thù của công việc với một mảng nghiệp vụ là xét khiếu nại, tố cáo nên Thanh tra thành phố Hà Nội có quan hệ mật thiết về công việc đối với các đơn vị, tổ chức thực thi luật pháp như Toà án, Viện kiểm soát, đơn vị công an các cấp. Ngoài ra, với nhiệm vụ thanh tra trên địa bàn thành phố , Thanh tra thành phố Hà Nội trực tiếp theo dõi hoạt động của các quận, huyện, ngoại thành, các sở, ngành và các đơn vị hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của thành phố. III.2. Môi trường bên ngoài. Theo quy chế tổ chức và hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội, bộ máy của cơ quan gồm 6 phòng: Văn phòng cơ quan, Phòng tổng hợp, Phòng Thanh tra kinh tế sản xuất, Phòng Thanh tra kinh tế lưu thông, Phòng Thanh tra Nội chính –Văn xã, Phòng Thanh tra xét khiếu tố. Ngoài ra trong cơ quan còn các tổ chức như Công đoàn, chi đoàn thanh niên…. Các phòng có trách nhiệm tạo điều kiện thông tin cho nhau về những nội dung liên quan tới công việc của mỗi phòng để giải quyết nhiệm vụ được thuận lợi. Trong mối quan hệ giữa trưởng phòng, phó phòng, các phòng nghiệp vụ đối với lãnh đạo cơ quan: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh thanh tra và Phó chánh thanh tra phụ trách khối quản lý chỉ đạo nghiệp vụ theo sự phan công của lãnh đạo cơ quan. Trưởng, phó phòng phải thưòng xuyên rà soát công tác và thỉnh thị các vần đề, chủ trương của Chánh thanh tra, Phó chánh thanh tra và lập báo cáo về công việc mà mình phụ trách. Đối với Đảng uỷ cơ quan, quan hệ với Đảng uỷ là quan hệ hơp tác, phối hợp tạo điều kiện để làm tròn trách nhiệm theo chức trách, hướng vào mục tiêu chung là đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan sẽ cùng Đảng uỷ làm công tác giáo dục tư tưởng chính trị trong cơ quan, phố biến các chủ trương, chính sách và triển khai các chỉ thị , nghị quyết của cấp trên. Trong các hoạt động thi đua, các chế độ học tập, đào tạo nghiệp vụ, các kế hoạch cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên…Lãnh đạo cơ quan là người đề xuất và chỉ đạo thực hiện sau khi có ý kiến nhất trí của Đảng uỷ. Lãnh đạo cơ quan sẽ thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan với Đảng uỷ và trao đổi ý kiến với nhau về những vấn đề cần thiết. Với Công đoàn mối quan hệ giữa lãnh đạo cơ quan với Ban chấp hành Công đoàn cơ quan là quan hệ phối hợp và công tác để thực hiện tốt vai trò làm chủ tập thể của CBCNV và tăng cường hiệu lực quản lý trong cơ quan. Công đoàn tham gia ý kiến với chuyên môn trong việc thi hành chế độ chính sách và giám sát việc thi hành chế độ chế chính sách để đảm bảo quyền lợi chính đáng của cán bộ nhân viên. Chi đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh đại diện cho tuổi trẻ ở Thanh tra thành phố Hà Nội. Là người cộng tác đắc lực cho thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức, động viên tuổi trẻ xung kích, xây dựng và quản lý ở cơ quan trong việc bồi dưỡng giáo dục phẩm chất cho thanh niên. Trong mối quan hệ với Chi đoàn thanh niên, chi hội Luật gia, Ban nữ công, lãnh đạo cơ quan đã có những cố gắng tạo điều kiện để có được những thuận lợi, hoạt động theo đúng điều lệ của đoàn, của Hội luật gia. IV. Bộ máy văn phòng và các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Chánh văn phòng Phó văn phòng Văn thư lưu trữ Đánh máy Photo Kế toán Phòng xét khiếu tố Văn phòng u thông xã Thủ quỹ Phòng KT sản xuất Phòng Tổng hợp ã Lái xe Bảo vệ Tạp vụ Cơ cấu tổ chức của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội gồm các bộ phận sau: 1.Chánh văn phòng : 1 người 2.Phó văn phòng : 1 người 3.Đánh máy : 1 người 4.Photo : 1 người 5.Văn thư lưu trữ : 1 người 6.Kế toán : 1 người 7.Thủ quỹ : 1 người 8.Lái xe : 3 người 9.Bảo vệ : 4 người 10.Nhân viên tạp vụ : 2 người Tổng: 16 người. Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội với chức danh và nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên trong văn phòng như sau: 1. Chánh văn phòng -Là người phụ trách toàn bộ nhiệm vụ của văn phòng đã được Chánh thanh tra giao Chánh văn phòng tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ và chương trình của Chánh thanh tra giao. Đồng thời thường xuyên báo cáo công việc của văn phòng cho Chánh thanh tra (hoặc Phó chánh thanh tra được phân công quản ký chỉ đạo công tác văn phòng) một cách kịp thời và chịu trách nhiệm trước Chánh thanh tra hoặc phó chánh thanh tra . -Chánh văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức các hội nghị, sơ -tổng kết cuộc họp của văn phòng. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo Thanh tra thành phố Hà Nội, các phòng, các đoàn thanh tra. Xây dựng lịch, chương trình làm việc hàng tuần cho lãnh đạo. Ra các thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp . -Chánh văn phòng trực tiếp phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan (tiếp khách, quan hệ mời khách dự các cuộc họp, hội nghị ) quản lý cán bộ công nhân viên văn phòng về ngày công, giờ công lao động. Giúp thủ trưởng cơ quan hoạt động theo quy chế, theo chương trình, theo lịch; là thư kí các buổi họp, giao ban về các hội nghị của cơ quan . -Đối với thẩm quyền ký các văn bản, thừa lệnh Chánh thanh tra, Chánh văn phòng được ký các văn bản sau : giấy giới thiệu, các công văn giao dịch thông thường, giấy đi đường, giấy mời họp, các giấy mời đương sự có liên quan đến cuộc thanh tra, duyệt chi theo hạn mức do thủ trưởng cơ quan cho phép . Ký những điện khẩn, công văn hoả tốc, thượng khẩn chuyển ngay đến người có trách nhiệm xử lý kịp thời. 2. Phó văn phòng - Giúp Chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng và được Chánh văn phòng phân công một số công việc của văn phòng, thay mặt Chánh văn phòng giải quyết điều hành công việc chung khi Chánh văn phòng đi vắng. - Công việc của người Phó văn phòng mang nặng tính tính chất sự vụ nhằm đảm bảo đời sống, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan. Người Phó văn phòng sẽ chịu trách nhiệm quản lý công tác đánh máy, in ấn các văn bản, tài liệu; thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, tài sản của cơ quan để lập kế hoạch trang bị bổ xung. Bảo quản sửa chữa, thay thế kịp thời trang bị cho văn phòng và cho các phòng khác, giám sát việc mua sắm tài sản thiết bị của cơ quan và những yêu cầu sửa chữa, thay thế. 3. Bộ phận văn thư - lưu trữ - Đây là một công tác khá quan trọng, có một vai trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan . Với yêu cầu này đòi hỏi phải có 2 người nhưng văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội chỉ có một người . Cán bộ văn thư - lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận công văn giấy tờ đi , đến và vào sổ theo dõi . - Cán bộ văn thư - lưu trữ phải đảm bảo không lẫn, thất lạc công văn giấy tờ , thường xuyên sắp xếp quản lý, phân loại tài liệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản để kịp cho việc tra cứu. Quản lý việc phân phối báo chí trong cơ quan tới các phòng . Quản lý các văn bản, quyết định, nghị quyết, chỉ thị, thông tư, thông báo và các văn bản dưới luật của Nhà nước, Tổng thanh tra. 4. Bộ phận đánh máy - Hiện nay văn phòng có trang bị máy vi tính và các máy in, máy photocopy khá hiện đại cho công tác này. Bộ phận đánh máy sẽ thực hiện các kỹ thuật thường xuyên và đánh máy, photocopy tài liệu cho cơ quan. Nhân các bản thảo công văn đánh máy của các văn phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy, đảm bảo bí mật, chính xác, nhanh chóng và có trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu đem đánh máy. - Photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, đánh máy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn. Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy, photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt. Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan. 5. Bộ phận kế toán. Cán bộ kế toán sẽ phải dựa vào kế hoạch, nhiệm vụ chính trị hoạt động của cơ quan để lập kế hoạch về kinh phí toàn năm, từng quý, từng tháng(theo danh mục đã được Bộ tái chính, Sở tài chính vật giá quy định ) để đệ trình Chánh thanh tra duyệt . Lập kế hoạch chi tiêu của cơ quan tháng, quý bám sát tài chính, kho bạc để cân đối kinh phí, rút tiền phục vụ cho cơ quan. Mọi khoản chi từ tài khoản của Thanh tra thành phố đều phải đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải có chuẩn chi. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nêu đầy đủ các yếu tố như quy định mới được viết phiếu chi . Thanh quyết toán hàng tháng, quý, kịp thời . Kế toán phải có đầy đủ thủ tục, sổ sách sạch sẽ, đúng danh mục, đúng yêu cầu của Bộ Tài chính quy định . Có kế hoạch mua đầy đủ các loại bảo hiểm phục vụ cho nhiệm vụ chính trị cơ quan, chế độ cho cán bộ công chức, viên chức của cơ quan . 6. Nhân viên thủ quỹ -Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tài chính của cơ quan (tiền) theo đúng nguyên tắc chi tiêu. Quản lý tài sản, thiết bị của cơ quan trên sổ sách một cách chặt chẽ và đúng yêu cầu về số lượng lẫn chất lượng. Thủ quỹ phải đối chiếu sổ chi và thu với kế toán để giúp kế toán có kế hoạch thu, chi tiền và lĩnh tiền từ Kho bạc về nhằm phục vụ kịp thời các nhu cầu của cơ quan Thủ quỹ không được tự ý xuất tiền từ quỹ khi không có chứng từ của kế toán -Quản lý xăng dầu của cơ quan theo sổ sách chặt chẽ cùng với kế toán quản lý việc chi tiêu cân đối sổ sách chi tiêu rõ ràng, sạch sẽ như sổ theo dõi tài khoản tạm thu chờ xử lý, sổ theo dõi thu, chi, thưởng riêng. Cùng với Phó văn phòng kiểm tra trang thiết bị của cơ quan, của các phòng để đề xuất mua sắm, thay thế, trang bị mới theo chế độ . Lĩnh và cấp phát tiền lương theo quy định . 7. Bộ phận lái xe - Có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và sử dụng xe của cơ quan .Bộ phận lái xe sẽ tuân theo sự điều hành của Chánh văn phòng . Khi được thông báo sẽ có trách nhiệm chuẩn bị tốt kinh phí, xăng dầu và những tiện nghi để phục vụ cho đợt đi công tác hoặc đưa đón lãnh đạo đi họp, đi giao dịch . Bảo quản, sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa đảm bảo ôtô được hoạt động thường xuyên, liên tục . Đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cả người và xe . Người lái xe xác định trách nhiệm phục vụ vui vẻ, tận tình, chu đáo, khi được phân công . 8. Bộ phận bảo vệ Bảo vệ được phân công theo ca, mỗi ca phải đảm bảo 2người . Bộ phận bảo vệ sẽ tham mưu cho thủ trưởng nắm tình hình về an ninh trật tự như xây dựng các phương án , nội quy bảo vệ cơ quan . Là cơ quan thường xuyên có người ra vào nên tổ bảo vệ cần phải tổ chức giữ gìn an ninh sao cho tốt . Tiến hành tuần tra để bảo vệ tốt kho tàng, xe cộ và các tài sản khác của cơ quan . Đảm bảo công tác phòng cháy – chữa cháy trong cơ quan , tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy của công an Thành phố. 9. Nhân viên tạp vụ Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan : quét dọn hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc, lau chùi cửa kính . Phục vụ bữa ăn trưa (tại bếp cơ quan ) cho những người báo cơm trưa tại cơ quan, đảm bảo sạch sẽ, hợp vệ sinh đúng chế độ đóng góp . Đảm bảo vệ sinh cho các phòng làm việc của lãnh đạo bố trí sắp xếp tại phòng họp, hội trường . Ngoài ra bộ phận này còn thực hiện việc đưa chuyển báo chí, công văn cho các phòng. Có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh nhà bếp, nhà ăn, bát đĩa xoong nồi sạch sẽ gọn gàng. Làm vệ sinh nơi công cộng, sân, ngõ, các nhà vệ sinh. V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội đóng một vai trò lớn trong hoạt động chung của cơ quan . V.1. Công tác văn thư - lưu trữ: Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý thông tin. Công tác này nhằm đáp ứng các yêu cầu. Nhanh chóng: để giải quyết công việc được liên tục, dây chuyền và đúng thời hạn quy định (theo chế độ làm việc). Chính xác: tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản (do bộ phận nghiên cứu tổng hợp hoặc thư ký thực hiện) ký duyệt văn bản (việc của thủ trưởng đơn vị ), vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều hỏi phải thực hiện đúng quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Bí mật: việc tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản công văn giấy tờ phải tuân theo qui định của Nhà nước, của cơ quan, theo nghuyên tắc chỉ những người có trách nhiệm, có liên quan mới được biết về nội dung , không được tiết lộ thông tin với người không có trách nhiệm. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động của cơ quan không thể quan niệm công tác lưu trữ chỉ giới hạn trong việc bảo quản tài liệu hay chủ yếu là bảo quản tài liệu mà ta phải thấy rằng mục tiêu quan trọng đối với hoạt động quản lý thanh tra, giám sát của cơ quan góp phần thúc đẩy vào sự phát triển của Thanh tra thành phố Hà Nội. Thanh tra thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính nhà nước nên thường ban hành các văn bản như: +Quyết định + Công văn, tờ trình, báo cáo, chương trình +Thông báo +Kết luận các cuộc thanh tra +Giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ hành chính khác. Mặc dù văn bản đến và đi với nội dung lớn nhưng đã được văn phòng tập trung chỉ đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành của các cấp lãnh đạo. Các quy trình tiếp nhận văn bản đến, đi luôn được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc. -Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đến. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến của Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội cũng như tất cả các cơ quan khác bởi nó thuộc nguyên tắc. - Nhận văn bản đến - Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến - Đăng ký văn bản đến - Trình văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến Văn thư Các phòng ban Chánh văn phòng Trình lãnh đạo (1) (2) (3) (6) (4) (5) Khi văn bản đến chuyển qua văn thư, người làm công tác văn thư phải kiểm tra văn bản gửi có đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì gửi lại, nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại văn bản, đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi văn bản đến, sau đó trình thủ trưởng có ý kiến giải quyết. Sau khi có ý kiến của thủ trưởng, văn thư chuyển văn bản đến các phòng ban theo ý kiến của thủ trưởng và lấy chữ ký của người nhận văn bản vào sổ theo dõi văn bản đến. Mẫu dấu văn bản đến của Thanh tra thành phố Hà Nội. Văn bản đến Số:…… Ngày …./…../…. Bảng 1 : mẫu số công văn đến STT Ngày đến Nơi gửi công văn Số và ký hiệu công văn Ngày kí công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận hay người nhận Kí nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) - Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đi Phòng ban soạn thảo nội dung Lẫnh đạo duyệt nội dung, ký VB Chánh VP (xem thể thức , nội dung Văn thư Gửi VB đi theo yêu cầu, địa chỉ (1) (5) (4) (2) (3) (6) Trước khi gửi văn bản đi người văn thư phải kiểm tra các yếu tố sau: - Ngày, tháng, năm của văn bản - Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không - Đóng dấu văn bản, chữ ký: đóng dấu phải đúng quy cách, hợp lệ không chồng chéo, đóng đáu khi đã có chữ ký, tên, chức vụ - Vào sổ theo dõi văn bản: ghi số văn bản, ngày, tháng, năm phát hành, trích yếu văn bản… theo mẫu quy định - Văn bản gửi đi lưu tại cơ quan hai bản: 01 bản do văn thư lưu, 01 do đơn vị thảo ra văn bản lưu. - Khi gửi văn bản phải kiểm tra lại số tờ, số trang, tránh nhầm lẫn thừa, thiếu; đóng đấy đủ các dấu chỉ mức độ mật, tối mật, tuyệt mật lên văn bản theo qui định của lãnh đạo. Bảng 2: mẫu sổ công văn đi Ngày tháng của công văn Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người kí Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) - Đối với việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu. +Không mang con dấu ra khỏi cơ quan. Khi đi vắng phải bàn giao cho người được thủ trưởng cơ quan chỉ định. +Phải bảo quản cận thận con dấu, khi mất phải báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định. +Phải giữ gìn con dấu không bị dơ bẩn, không dùng vật cứng, nhọn để cậy bụi bẩn bấm trên con dấu. +Chỉ đóng dấu vào những văn bản đúng thể thức và có chữ ký của cấp có thẩm quyền. +Khi sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá, trước khi về phải cất kỹ con dấu vào nơi an toàn. Về công tác xây dựng và soạn thảo văn bản được quy định tại điều 8 của Quy chế làm việc. Mỗi một phòng trong cơ quan sẽ hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể. Chánh Thanh tra giao cho trưởng phòng ( hoặc trưởng đoàn thanh tra) đảm nhận công việc nào thì sẽ soạn thảo văn bản, tài liệu về công việc đó.Hoặc nhân viên trong phòng đó sẽ soan thảo văn bản và trưởng phòng phải kiểm duyệt lại, kí tắt vào đó trước khi đem đi đánh máy và nhân bản. Hiện nay cơ quan đang có bộ phận đánh máy chuyên trách thuộc văn phòng cơ quan. Bộ phận này có hai quyển sổ để ghi quản lý văn bản tài liệu là “Sổ đánh máy” và “Số photocopy”. Người đưa tài liệu đến để đánh máy hay nhân bản đếu phải ký nhận vào đó. Việc này không chỉ tránh tình trạng mất mát tài liệu mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người. Tại Thanh tra thành phố Hà Nội phòng lưu trữ được bố trí cuối hành lang tầng 2 và khá xa cầu thang đây là một điểm chưa hợp lý và nó sẽ gây khó khăn trong tình huống khi có hoả hoạn. Phòng lưu trữ được trang bị các giá sắt. Các hố sơ tài liệu được tập trung trong các cặp ba dây, đựng trong hộp các tông đã được phun thuốc chống mối mọt. Tài liệu lưu trữ tại phòng lưu trữ của cơ quan được sắp xếp theo nội dung công việc của từng phòng ban trong cơ quan. Hồ sơ của phòng nào sẽ được tập hợp lại vào các hộp, xếp cùng 1 khu và được đánh số thứ tự từ 01. Ngoài số thứ tự trên hộp còn dán nhãn đề rõ tên phòng, số đơn vị bảo quản, thời hạn tạm thời, lâu dài hay vĩnh viễn tuỳ thuộc mức độ quan trọng của tài liệu.Việc lập hồ sơ đã tuân thủ đúng theo quy tắc của công tác lập hồ sơ do đó nó khiến cho việc quản lý và sử dụng tài liệu khi cần thiết trong Thanh tra thành phố Hà Nội được thuận tiện và dễ dàng. Hiện tại thì số lượng hồ sơ được lưu tai phòng lưu trữ của Thanh tra thành phố Hà Nội cũng chưa thật nhiều .Tổng số hồ sơ có 245 hộp gồm 880 đơn vị bảo quản. Bảng 3: Mẫu sổ mục lục hồ sơ STT Đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ Thời giân bắt đầu và kết thúc Số tờ Thời gian bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) V.2. Công tác tiếp khách và hội nghị. Tiếp khách là một hoạt động mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phải có và nó có thể chiếm tới 20-30% khối lượng thời gian. Việc tiếp khách có vai trò khá quan trọng bởi nó không chỉ đơn thuần là giải quyết công việc mà còn thể hiện uy tín của cơ quan. Với một môi trường hoạt động cùng các mối quan hệ hết sức rộng lớn Thanh tra thành phố Hà Nội thường xuyên có khách tới liên hệ công tác.Cơ quan cũng hàng năm phải tổ chức các hội nghị, tổng kết, báo cáo công tác năm hay tổng kết công tác thanh tra chuyên đề hay diện rộng. Khách mời trong các buổi hội nghị là các đồng chí bên Thành uỷ, trong hệ thống thanh tra và UBND các cấp. Đối với khách đến công tác cơ quan đã có đón tiếp chu đáo, giải quyết tốt công việc cần làm. Do tính chất hoạt động của cơ quan có mảng xét khiếu tố cơ quan thường xuyên đón tiếp dân đơn khiếu nại, tố cáo tới. Để đảm bảo tốt hoạt động này cơ quan đã bố trí riêng một phòng để tiếp dân, nhân dân, hướng dẫn và giải quyết đơn từ. Trong việc tổ chức hội nghị, văn phòng cơ quan có một vai trò rất lớn, từ chuẩn bị nội dung đến chuẩn bị hậu cần. Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều người để trao đổi ý kiến. Có nhiều loại hội nghị theo mục đích công việc ta có: -Hội nghị triển khai công việc: hội nghị này nhằm mục đích là phổ biến, giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng ngưòi, từng bộ phận để cùng phối hợp hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu chung. Hội nghị thảo luận, bàn bạc về nội dung, yêu cầu của công việc, về những điều kiện cần có để hoàn thành… -Hội nghị thông tin thông báo: nhằm mục đích để các bộ phận trong cơ quan thông tin, thông báo cho nhau về tình hình thực hiện về những thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. -Hội nghị giải quyết vấn đề: hội nghị này nhằm mục đích tìm ra những vấn đề bức xúc cần giải quyết trong quá trình phối hợp công tác.Hội nghị thường bàn bạc về việc phối hợp giữa các bộ phận những điều kiện cần thiết để hoàn thành. Văn phòng cơ quan sẽ trực tiếp thực hiện công việc chuẩn bị. Trước hội nghị một tuần, văn phòng sẽ soạn thảo giấy mời để gửi đi. Thông thường, việc gửi giấy mời thường do các phòng tự mời. Điều này là do tính chất hoạt động của các phòng thực hiện, các mảng nghiệp vụ cụ thể, cùng với các mối quan hệ mật thiết khác nhau. Đối với hội nghị nhỏ cơ quan sẽ tổ chức tại hội trường của mình còn hội nghị lớn với nhiều người tham dự văn phòng sẽ thuê hội trường. Sau khi hội nghị kết thúc văn phòng có nhiệm vụ cấp giấy đi đường, đăng ký phương tiện về đối với khách ở xa. Kiểm tra lại mọi khoản chi và tiến hành thanh toán theo đúng nguyên tắc. Họp rút kinh nghiệm. Kết thúc mỗi cuộc họp văn phòng tiến hành lập hố sơ để đưa vào lưu trữ. Như vậy việc tổ chức hội nghị là việc làm quan trọng và cần thiết nhưng lại khá vất vả và tốn kém Vấn đề đặt ra là cơ quan cần có những nghiên cứu để tìm ra phương hướng hoạt động tốt hơn nhằm giảm bớt được chi phí, cũng như phiền hà gặp phải. V.3. Công tác hậu cần. Công tác hậu cần có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bất kỳ một đơn vị, tổ chức nào. Chức năng hậu cần là một trong hai chức năng cơ bản của văn phòng nhằm tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, công nhân viên hoàn thành tốt các chương trình kế hoạch đã đề ra. Nó làm nhiệm vụ hỗ trợ các phương tiện và dụng cụ, những điều kiện cần thiết để cán bộ nhân viên có thể nâng cao được hiệu quả công tác và năng suất lao động. Làm tốt công tác hậu cần sẽ góp phần tiết kiệm tiền của, thời gian, tạo lập được diện mạo của cơ quan được đàng hoàng, bề thế. Nói đến công tác hậu cần ta phải nói đến bộ phận kế toán tài vụ của Thanh tra thành phố Hà Nội. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vấn đề tà chính của cơ quan để từ đó lập kế hoạch về chi tiêu. Văn phòng chịu trách nhiệm về thu chi của bộ phận kế toán tài vụ trên các lĩnh vực. Mọi khoản chi từ tài khoản của cơ quan đều phải đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải có “ chuẩn chi”. Ngoài vấn đề tài chính các vấn đề khác của công tác hậu cần tại Thanh tra thành phố Hà Nội đang cần được hoàn thiện để công tác này thực sự đem lại hiệu quả cho hoạt động chung của cơ quan. Hoạt động thanh tra mang tính chất động, khá nhiều các cán bộ Thanh tra thường xuyên phải đi xuống cơ sở mà nhu cầu đi lại trong thành phố Hà Nội rất lớn. Để phục vụ nhu cầu này hiện tại cơ quan đang sử dụng 3 chiếc xe ôtô: 2 xe con và 1 chiếc 12 chỗ ngồi. Nhu cầu sử dụng lớn, số xe lại ít nên văn phòng cơ quan đã có sổ đăng kí sử dụng xe. Vai trò của công tác hậu cần được thể hiện qua việc tổ chức nơi làm việc trong cơ quan và đảm bảo các hoạt động được thuận lợi. việc bố trí các phòng làm việc tại Thanh tra thành phố Hà Nội ở một số bộ phận vẫn chưa tạo ra được một dây chuyền đường thẳng, một số phòng liên quan có cùng chức năng với nhau lại nằm khá xa nhau. Các phòng cũng chưa có bảng tên (mới chỉ đấnh số). Trong việc phục vụ cho đời sống cán bộ, nhân viên về vật chất và tinh thần, về công tác và sinh hoạt hàng ngày , cơ quan đã có rất nhiều cố gắng. Để phục vụ cho công việc, cơ quan đã có những đầu tư trang thiết bị khá tốt. Đời sống cán bộ nhân viên đã có sự quan tâm với việc tổ chức nhà ăn trưa với bếp của cơ quan. Hàng năm, cơ quan vẫn tổ chức sinh hoạt văn nghệ, tổ chức thi đấu bóng bàn trong nội bộ và tham gia các giải bóng trong ngành, trong thành phố. Đây là hoạt động tích cực nâng cao được tinh thần và sự gắn bó của cán bộ nhân viên đối với Thanh tra thành phố Hà Nội.Đặc biệt là công việc của cơ quan liên quan đến giấy tờ, sổ sách và các vật phẩm văn phòng như giấy, bút mực, bút xoá, keo, hồ…. luôn được đảm bảo đầy đủ. V.4. Công nghệ thông tin Trong thực tế cuộc sống hàng ngày ta thường gặp những tình huống như để giải quyết một vấn đề có thể nhiều phương án khác nhau và yêu cầu đặt ra là phải chọn lấy một phương án tốt nhất cần chọn được gọi là phương án tối ưu. Do vậy công nghệ thông tin có tầm quan trọng trong công tác văn phòng. Trước khi nói đến tin học, công nghệ thông tin chúng ta cần đề cập một khái niệm hết sức cơ bản là “ thông tin ” .Thông tin là các số liệu được tổ chức, phân tích theo những phương thức có hiệu quả nhất. Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập, quản lý, truyền dẫn và xử lý thông tin bằng tự động hoá mà công cụ tối ưu là máy tính điện tử. Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời đảm bảo chức năng tham mưu giúp việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin (hay còn gọi ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vai trò của công nghệ thông tin rất quan trọng tới hoạt động trong Thanh tra thành phố Hà Nội nói chung và của văn phòng nói riêng. Tuy nhiên việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Thanh tra thành phố Hà Nội mà ở các nước còn chậm so với thế giới. Các phòng ban đều được trang bị thiết bị máy vi tính nhưng các máy tính này chưa được nối mạng với nhau hay tham gia vào các mạng thông tin trong và ngoài nước. Điều này khiến cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận trong cơ quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý của cơ quan cũng không thuận lợi. Toàn cơ quan có 30 máy điện thoại trang bị cho các phòng ban trong đó mới chỉ có 4 máy có thể goị liên tỉnh; cùng 3 máy MOBI-FONE trang bị cho lãnh đạo cơ quan.Máy ít, nhu cầu sử dụng lại lớn trung bình mỗi năm cơ quan phải trả 50.000.000đ. Như vậy do điều kiện cơ sở vật chất nên vấn đề thông tin tại Thanh tra thành phồ Hà Nội vẫn chưa được đảm bảo tốt. Tuy vậy, một yếu tố khá quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng. Mặc dù CBCNV trong Thanh tra thành phố Hà Nội đều có trình độ đại học, nhưng kiến thức về máy tính vẫn còn hạn chế. Việc sử dụng máy tính ở đây chỉ đơn giản là nhận thông tin, lưu trữ thông tin và cao hơn là soạn thảo văn bản. V.5. Bố trí và trang thiết bị văn phòng. Trụ sở cơ quan là nơi làm việc của cơ quan , hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của cơ quan bao gồm các hoạt động bên trong và hoạt động bên ngoài, là một cơ quan quản lý của Nhà nước, thực hiện vai trò quản lý trong việc bố trí trụ sở Thanh tra thành phố Hà Nội đã thực hiện được sự uy nghiêm, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Các phòng ban được bố trí gần nhau theo nội dung công việc, phòng trưởng phòng hay phó chánh thanh tra phụ trách khối nào thường được đặt liền với các phòng nghiệp vụ phụ trách vấn đề đó nhằm quản lý và điều hành công việc được dễ dàng. Trong việc bố trí trang thiết bị, dụng cụ làm việc cơ quan đã có sự nghiên cứu để tận dụng được không gian sát tường. Bàn, ghế, tủ đựng…. đếu được trang bị khá đồng bộ và hiện đại. Cơ quan sử dụng ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp với mỗi người, bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Các dụng cụ văn phòng phẩm như bút, mực, giấy, thước…. các máy in kim, in lze, máy photocopy phục vụ cho việc in ấn cũng được trang bị tốt. Phần III nhận xét đánh giá và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng trong Thanh tra thành phố Hà Nội Qua hơn 50 năm hoạt động và trưởng thành với những nhiệm vụ khác nhau cho phù hợp với từng giai đoạn lịch sử, đội ngũ cán bộ Thanh tra thành phố Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, hoàn thành tốt nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất mà Thành uỷ, UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước giao phó. Từ bước đầu chỉ có một Ban thành tra với biên chế từ 15 – 20 người đến nay Thanh tra thành phố Hà Nội đã có một cơ cấu tổ chức 73 người, thực hiện quyền điều hành của lãnh đạo với sự phân công nhiệm vụ để ngày càng đạt hiệu quả cao trong công việc. Nằm trong bộ máy tổ chức, Văn phòng cơ quan tuy không thực hiện những mặt nghiệp vụ, nhưng đã có những đóng góp không nhỏ cho sự lớn mạnh của cơ quan. Văn phòng ngày càng được hoàn thiện về cơ cấu tổ chức hoạt động để dần khẳng định vai trò của mình trong Thanh tra thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, Thanh tra thành phố Hà Nội nói chung và Văn phòng nói chung còn tồn tại một số những bất cập đòi hỏi có sự cải tiến, chấn chỉnh lại bộ máy, hoạt động có hiệu quả I. Về tổ chức nhân sự và điều hành hoạt động. Hiện nay, Thanh tra thành phố Hà Nội đang chịu sự song trùng lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của UBND thành phố và sự chỉ đạo ngành dọc của Thanh tra Nhà nước về công tác tổ chức và nghiệp vụ. Việc này đã gây ra sự chồng chéo, thiếu tập trung. Hoạt động thanh tra lại phụ thuộc vào quan điểm của lãnh đạo quản lý cùng cấp nên không đảm bảo tính độc lập. Để tránh những chồng chéo, và hoạt động thanh tra phát huy được quyền lực của mình, cần tách Thanh tra theo cấp hành chính Thanh tra Nhà nước, Thanh tra tỉnh, thành, Thanh tra huyện và Thanh tra bộ thành hai hệ thống riêng. Thanh tra thành phố Hà Nội cẩn phải được tăng cường về nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tính độc lập thống nhất trong hoạt động cũng như kết luận xử lý các vụ việc. Cơ quan đang gặp nhiều khó khăn về mặt nhân sự, có một số vị trí thiếu người trong khi trên thực tế thì tổng số cán bộ công chức của cơ quan lại không phải ít. ở đây ta cần xác định nhu cầu công chức đối với đòi hỏi thực tiễn hoạt động. Nếu số lượng vượt quá nhu cầu sẽ tạo ra tình trạng việc ít người nhiều. Công việc sẽ không được vận hành thông suốt bởi người này ỉ vào người kia, với tình trạng đùn đẩy nhau có thể gây những bất ổn trong cơ quan. Đó là chưa kể đến những chi phí mà ngân sách Nhà nước phải gánh chịu. Còn nếu số lượng không đảm bảo nhu cầu dẫn đến tình trạng việc nhiều người thiếu, một người phải cùng lúc giải quyết nhiều việc. Vấn đề của chúng ta phải xác định được chính xác và hợp lý đồng thời không ngừng nâng cao chất lượng sẽ đảm bảo cho hoạt động có được hiệu lực hiệu quả. Như vậy để giải quyết vấn đề thiếu người, vấn đề không chỉ là bổ sung thêm người mà cơ bản là cơ quan cần có những chính sách bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn không ngừng nâng cao trình độ của mỗi người. Đồng thời cần có những đầu tư tốt hơn về cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Chẳng hạn, trong công tác văn thư lưu trữ chỉ có một người hoạt động rất vả mà hiệu quả không cao. Việc bổ sung người là cần thiết. Nhưng ở đây nếu ta đầu tư một máy vi tính cùng chi phí đào tạo sử dụng thì với một người hoạt độngvăn thư lưu trữ vẫn được đảm bảo tốt. Điều này không chỉ khiến bộ máy không tăng thêm người mà còn hạn chế được những chi phí phải trả nhưng tiền lương, thưởng và các chế độ khác nếu ta sử dụng thêm người. Về tiền lương và thu nhập bình quân của mỗi cán bộ ,công chức mặc dù chi về lương và các khoản có tính chất lượng chiếm tỉ trọng không nhỏ trong tổng chi ngân sách Nhà nước nhưng với đội ngũ cán bộ công chức cồng kềnh nên lương bình quân nói chung và thu nhập bình quân lại rất thấp, mang nặng tính hình thức , danh nghĩa .Trước thưc tế tiền lương như vậy, đã có rất nhiều cán bộ ,công chức có năng lực ,trình độ đã chuyển ra khỏi biến chế nhà nước để làm việc cho các thành phần kinh tế khác có mức lương cao hơn. Hiện này mức lương của cán bộ công chức tại Thanh tra thành phố Hà Nội còn thầp , điều này ảnh hưởng không nhỏ tối đời sống, cũng như tinh thần làm việc của cán bộ công chức . Trong cơ chế phát kinh phí ngân sách, đối với các khoản chi hành chính hiện nay đang cấp phát theo hạn mức cho từng mục chi cụ thể. Hết năm ngân sách nếu không sử dụng hết kinh phí thì phần hạn mức thừa sẽ bị huỷ bỏ. Cơ chế đó dẫn đến tình trạng các đơn vị thụ hưởng ngân sách cố sử dụng hêt hạn mức trong năm, thực tế đó dẫn đến tình trạng sử dụng lãng phí ngân sách vào những việc mua sắm chi tiêu vào những việc chưa cần thiết.Để giải quyết tình trạng này cơ quan đặc biệt là Văn phòng cơ quan – một bộ phận thực hiện chức năng hậu cần cần nghiên cứu, kiến nghị lên cấp trên áp dụng khoán chi hành chính. Đây là việc làm phù hợp với xu hướng phát triển chung của xã hội. Việc khoán chi hành chính sẽ khắc phục được những tồn tại nêu trên. Đối với vấn đề biên chế nó góp phần củng cố cơ cấu tổ chức bộ máy và hiệu quả công việc. Với cơ chế khoán chi lương, các khoản có tính chất lương, việc khoán chi sẽ tạo động thái tích cực sắp xếp lại biên chế, tổ chức và phân công lao động trong cơ quan, trong văn phòng được hợp lý hơn, xoá bỏ tâm lý muốn tăng biên chế khi công việc không đòi hỏi. Biên chế sẽ tinh giảm, gọn nhẹ, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của cơ quan, của văn phòng; chất lượng cán bộ vì thế được nâng cao mà hiệu quả công tác cũng được đảm bảo. Về hiệu quả sử dụng kinh phí, việc nhận khoán và có quyền quyết định trong sử dụng sẽ tăng cường ý thức tiết kiệm. Tóm lại để củng cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức nâng cao chất lượng nguồn nhân lực chúng ta cần mạnh dạn thực hiện việc tinh giảm biên chế, đây là một công tác nặng nề, phức tạp và có thể đụng chạm tới quyền lợi của nhiều người nhưng là điều cần thiết phải làm vì mục tiêu chung của cơ quan. II. Về công tác văn thư- lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ đã phân tích có một vị trí , vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ được giao của cơ quan. Hiện nay công tác này vẫn chưa được quan tâm làm hạn chế rất nhiều vai trò và khả năng của nó. Để công tác văn thư, lưu trữ tổ chức , hoạt động đạt dược hiệu quả phục vụ nhiệm vụ chung của cơ quan theo xu hướng của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia, chúng ta cần có những quan tâm đúng mức để công tác này phát huy cao nhất khả năng của nó. Để làm được điều này, trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động quản lý trong cơ quan. Thanh tra thành phố Hà Nội cần hướng dẫn cho các cán bộ trong ngành hiểu và thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ , hướng dẫn các thanh tra viên lập hồ sơ chuyên môn ở giai đoạn hiện hành . Như vậy , một mặt vừa đảm bảo tính hợp lý trong từng hồ sô vụ việc , vừa tránh đươc tình trạng thất lạc tài liệu một cách đáng tiếc như đã từng xảy ra tại cơ quan trong những thời kỳ trước. Quy định trách nhiệm từ lãnh đạo cơ quan đến nhân viên văn thư đều thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Thực tế có nhiều văn bản chưa đúng về thể thức, việc này có thể không ảnh hưởng nhiều đến nội dung của văn bản nhưng như vậy là chưa tạo được sự thống nhất và việc tiêu chuẩn hoá .Nó sẽ gây khó khăn cho việc quản lý và đặc biệt không đảm bảo được tính pháp lý của văn bản . Với việc này lãnh đạo cơ quan có những hướng dẫn, có chế độ bồi dưỡng về công tác soạn thảo không chỉ với người soạn thảo mà cả bộ phận đánh máy để hạn chế được những sai sót nhằm nâng cao được hiệu lực quản lý của cơ quan. Hiện nay tại Thanh tra thành phố Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ chỉ có một người đảm nhiệm, các tác nghiệp văn thư, lưu trữ đều được thực hiện một cách thủ công. Thiếu người, làm việc với điều kiện như vậy sẽ khiến cho cán bộ văn thư, lưu trữ hoạt động rất vất vả mà chắc không thể đạt được hiệu quả bởi khối lượng công việc rất lớn. Việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ có nhiều hạn chế như việc tra cứu, tìm kiếm gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian do phải rà soát dăng ký trên sổ sách. Do vậy cơ quan cần bổ xung thêm người hoặc trang bị các phương tiện khoa học đưa những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác này. Nhưng theo ý kiến chủ quan của tôi thì việc đưa CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết với những chương trình cài đặt trong máy tính. Ngoài việc có được các biểu mẫu và báo cáo tổng hợp, giúp lãnh đạo phòng và lãnh đạo cơ quan theo dõi được lượng văn bản lưu hành trong cơ quan . Trình tự đơn giản, thuận lợi khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng, hạn chế tối đa đợc những sai sót, nhầm lẫn. Ta có thể xây dựng một chương trình để máy tự động báo khi sắp hết thời gian xử lý của các đơn vị để có thể đôn đốc kịp thời. Đối với công văn đến thì cơ quan sẽ cập nhật từng công văn đến theo các tiêu trí và nội dung có trên văn bản trong mỗi ngày làm việc còn công văn đi ta phân loại theo hình thức văn bản, tổng hợp lưu lượng công văn đi phân theo bộ phận soạn thảo, theo danh mục các đơn vị nhận. Trong công tác lưu trữ những số liệu thống kê được thu thập có hệ thống liên tục và xác thực sẽ giúp cho phòng lưu trữ xây dựng tốt kế hoạch bổ xung, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Phòng lưu trữ nằm ở cuối hành lang tầng 2 cách khá xa cầu thang đang là một vị trí chưa được hợp lý, phòng lại chỉ có 12m2. Vấn đề là cơ quan cần nghiên cứu để bố trí một phòng khác hợp lý, rộng rãi, thuận lợi hơn và nên trang bị các dụng cụ bảo vệ chống lại điều kiện thời tiết, khí hậu…khỏi hư hỏng. Như vậy trong công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao được hiệu quả hoạt động chủ yếu đòi hỏi phải có được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan với những đầu tư hợp lý tốt hơn và những trang thiết bị hiện đại. III. Về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Hiện nay vấn đề Công nghệ thông tin tại Thanh tra thành phố Hà Nội rất yếu kém. Những ứng dụng của nó chưa được phát huy hết khả năng phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Để triển khai những ứng dụng này vào thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan thì đòi hỏi phải xác định được một phương hướng cụ thể với những đầu tư thích đáng. Trước hết ta nói về hệ thống điện thoại trong cơ quan. Toàn cơ quan sử dụng 30 máy điện thoại nhưng số tiền chi cho thông tin liên lạc hàng năm của cơ quan là 50.000.000đồng. Điều này cho thấy là việc sử dụng điện thoại trong cơ quan là rất lớn do vậy cơ quan có thể xây dựng tổng đài riêng cho mình nó sẽ giúp cho công việc quản lý, hoạt động được thuận lợi hơn và chi phí sẽ được hạn chế. Hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội là hoạt động quản lý với một nhu cầu về thông tin rất lớn. Khi tham gia vào các mạng thông tin chúng ta sẽ có điều kiện khai thác được những nguồn thông tin quý giá , hoạt động quản lý sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn nhiều. Chỉ với máy tính cá bộ phận nghiệp vụ sẽ nắm rõ được những thông tin cần thiết để các đơn vị thuộc quyền quản lý mà không cần thiết phải xuống tận cơ sở. Điều này cũng có thể là tiết kiệm những khoản chi phí phục vụ cho nhiều người trong chuyến đi. Hệ thống thông tin này đã tạo dựng một môi trường trao đổi thông tin giữa văn phòng cơ quan với văn phòng các đơn vị khác cùng cá bộ phận ngoài văn phòng. Thông qua CNTT nói sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thường ngày của văn phòng như : Quản lý hệ thống thông tin văn bản ( văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật..); theo dõi việc xử lý các văn bản đó và thực hiện các công tác nghiệp vụ của văn phòng và của cơ quan; lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo và các nghiệp vụ chuyên môn. Tất cả các hoạt động trở nên dễ dàng với một hiệu quả cao. Khi nối mạng với nhau chúng ta sẽ hình thành một máy chủ SERVER. Chiếc máy này là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính có trong cơ quan, trong đó ta có thể cài đặt cơ sở thông tin về mọi lĩnh vực. Cán bộ nhân viên khi làm việc có thể khai thác các thông tin trong máy chủ từ các máy con trong nội bộ cơ quan. Hoạt động quản lý của cơ quan luôn phải dựa vào luật pháp cùng các chủ trương, chính sách. Trong công việc các cán bộ thanh tra luôn cần đến các văn bản luật này để làm cơ sở cho hoạt động của mình. Khi hình thành máy chủ chúng ta nên lưu trữ trong đó các hồ sơ nguyên tắc để tạo thuận lợi cho nhu cầu sử dụng chúng. Máy chủ SERVER là nơi lưu giữ tổng hợp mọi loại thông tin từ các máy con và nó ưu điểm lớn trong việc bảo vệ thông tin. Các máy tính hiện nay đang được sử dụng trong cơ quan đều là thế hệ máy tính cũ và đang trở nên lạc hậu ; ta cần phải cải tiến hệ thống phần mềm bởi tin học là một ngành công nghiệp luôn đổi mới vì thế nó sẽ dễ trở thành lạc hậu nếu chúng ta không tự trang bị cho mình những cái mới chẳng hạn như chương trình phần mềm WINDOWS 2000 của hãng Microsoft được coi là tiên tiến nhất. Cơ quan cũng cần có chương trình diệt virus để bảo vệ các thông tin dữ liệu do vậy hiệu quả hơn rất nhiều và với đội ngũ cán bộ được đào tạo về tin học. Hiểu rõ được vai trò và khả năng ứng dụng của CNTT trong công tác quản lý Nhà nước, nhận thức được sự cần thiết của nó trong công cuộc đổi mới để có những đầu tư thích ứng sẽ là điều kiện để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, của văn phòng. IV. Về công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội. Hoạt động văn phòng bao gồm hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu và chức năng hậu cần. Làm tốt chức năng hậu cần sẽ là tiền đề để hoàn thành chức năng tham mưu. Công tác hậu cần tại Thanh tra thành phố Hà Nội đã có những nhu cầu về vật chất và tinh thần, phục vụ cho các hoạt động khác nhau của cơ quan. Bên cạnh những ưu điểm, công tác này còn gặp phải nhều khó khăn, còn tồn tại nhièu bất cập cần tháo gỡ. Trong việc bố trí trụ sở ; các phòng làm việc có một số phòng liên quan lại cách khá xa nhau , phòng lãnh đạo ở một nơi, phòng cán bộ, nhân viên nghiệp vụ lại ở một nơi. Vấn đề đặt ra là cần có sự nghiên cứu, sắp xếp cho hợp lý hơn để việc phối hợp hoạt động, quản lý được thuận lợi. Hiện cơ quan đã có phòng đọc nhưng được đặt trên tầng 4 ở cuối hành lang, sự sắp xếp đó chưa hợp lý trong khi đó còn nhiều phòng đang bỏ trống. Nên bố trí lại phòng đọc sao cho mỗi người trong cơ quan học tập , làm việc được tốt hơn. Các trang thiết bị văn phòn được đầu tư khá tốt. Tuy nhiên chúng ta cần sắp đặt để tạo ra sự thoải mái, thuận tiện khi sử dụng. Việc bố trí chỗ đặt máy photocopy chưa hợp lý: máy để sát cửa ra vào, là nơi hút gió trong khi máy lại sử dụng loại mực in khá độc, làm ảnh hưởng không tốt tới môi trường và sức khoẻ những người trong phòng . Do điều kiện của cơ quan không có hội trường lớn nên cơ quan thường xuyên phải thuê hội trường phục vụ cho các hội nghị lớn và hàng năm phỉa chi một khoản tiền chi công tác này. Nhu cầu sử dụng xe ô tô trong cơ quan là rất lớn. Khoản chi phí cho vấn đề này tất nhiên là không nhỏ.Với những địa điểm công tác gần ta có thể tận dụng các phương tiện khác ít tốn kém hơn. Hiện nay cơ quan đang sử dụng hai xe ô tô 4 chỗ ngồi và một xe 12 chỗ ngồi, nó đảm bảo được những lần tổ chức thanh tra diện rộng, thành lập các đoàn thanh tra với số lượng đông. Như vậy vấn đề đặt ra cho công tác hậu cần của cơ quan là cần có sự quan tâm nghiên cứu giải quyết những tồn tại để nâng cao hiệu quả hoạt động hậu cần. Kết luận Mặc dù đây là thời gian thực tập tổng hợp nhưng thông qua đó đã giúp em có một cách nhìn thiết thực hơn về hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước ở địa bàn Hà Nội mà cụ thể hơn là Thanh tra thành phố Hà Nội. Và để cho cơ quan này thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ điều hành Thanh tra thành phố Hà Nội đóng vai trò quan trọng là khâu nối trực tiếp cụ thể hoá các mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định, nghị quyết của cấp có thẩm quyền đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng của Nhà nước để nâng cao đời sống nhân dân gữi vững trật tự an ninh, chính trị, thúc đẩy nền kinh tế phất triển theo hướng “Dân giầu- nước mạnh- xã hội công bằng- văn minh”. Nằm trong bộ máy tổ chức Văn phòng cơ quan tuy không thực hiện những nhiệm vụ cụ thể nhưng đã có những đóng góp không nhỏ cho sự lớn mạnh của Thanh tra thành phố Hà nội. Cùng với sự lớn mạnh của cơ quan, văn phòng đã ngày càng hoàn thiện về cơ cấu cũng như sự điều hành hoạt động. Với việc tổ chức tốt văn phòng đã hoàn thành được nhiệm vụ của mình trong việc giúp lãnh đạo quản lý công tác hành chính, quản trị phục vụ cho sự điều hành công việc, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ quan và quản lý về tài chính. Để hoàn thành tốt khối công việc như vậy đó không chỉ là do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan đối với văn phòng mà còn do cơ cấu, hoạt động khá hợp lý. Thêm nữa đó là những phấn đấu, nỗ lực vượt qua khó khăn là ý thức trách nhiệm và sự sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ, nhân viên của văn phòng cơ quan. Thông qua đợt thực tập này em đã học thêm được một số bài học kinh nghiệm về hoạt động của văn phòng và giúp em có thêm kiến thức về hoạt đọng thực tiễn để nâng cao, củng cố các kiến thức đã học trên lý thuyết làm cơ sở cho việc nghiên cứu về nghiệp vụ văn phòng. Bảng chữ cái viết tắt UBHC : Uỷ ban hành chính UBTT : Uỷ ban thanh tra UBND : Uỷ ban nhân dân XHCN : Xã hội chủ nghĩa CBCNV : Cán bộ công nhân viên XKT : Xét khiếu tố KTSX : Kinh tế sản xuất KTLT : Kinh tế lưu thông KTXH : Kinh tế xã hội NC-VX : Nội chính - Văn xã TTV : Thanh tra viên TTVC : Thanh tra viên chính TW : Trung ương CNTT : Công nghệ thông tin Tài liệu tham khảo 1. Hiến pháp Việt Nam ( năm 1946, 1959, 1980, 1992) – Nhà xuất bản Chính trị quốc gia- Hà Nội 1995 2. Tạ Hữu ánh : “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước” -Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Hà Nội 2001 3. “Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” –Tác giả Tạ Hữu ánh – NXBCTQG – Hà Nội 2002 4. Vương Hoàng Tuấn: “Kỹ năng và nghiệp văn phòng” – Nhà Xuất Bản Trẻ 5. Văn phòng Chính phủ: “Các quy trình lễ tân Nhà nước” NXBCTQG, Hà Nội2002 6. Báo cáo tổng kết của Thanh tra thành phố Hà Nội năm 1997, 1998, 2002 7. Một số văn bản về hoạt động của các phòng trong Thanh tra thành phố Hà Nội. 8. Cục lưu trữ Nhà nước- Công tác lưu trữ Việt Nam – Nhà xuất bản khoa học xã hội- Hà Nội 1987 9. Văn bản pháp luật về Thanh tra và khiếu nại, tố cáo.Tập 1 -Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội 2000 10. Tạp chí Thanh tra Năm thứ 25 , Số 1+2 Mục lục