Đề tài Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng

ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng và công ty nhận được kết quả khá khả quan. Các năm trước đây, công ty còn gặp không ít khó khăn trong việc tiêu thụ gas, nguyên nhân thứ nhất do người tiêu dùng có thói quen sử dụng các nguồn nhiên liệu truyền thống: than, củi, dầu … với giá rẻ và nguyên nhân kế tiếp là do nền kinh tế chưa phát triển cao nên thu nhập bình quân đầu người thấp nên nhu cầu về nguồn nhiên liệu sạch và kinh tế cũng như chất lượng chưa được quan tâm nhiều chủ yếu là tận dụng những thứ có sẵn.Vì thế để khắc phục những bất lợi này công ty đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, chẳng hạn như sản xuất loại bình 11kg, 12kg cho khách hàng gia dụng, bình 45kg, gas bồn cho khách hàng thương mại và công nghiệp. Tiếp tục tăng cường các hoạt động marketting giúp người tiêu dùng dần dần thay đổi thói quen tiêu dùng cũ, chấp nhận sản phẩm gas với nhiều ưu điểm mới. Tại những năm công ty mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng lâu vì sau khi gas xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các đại lý, các nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình … Số hàng tồn kho lớn phát sinh thêm chi phí bảo quản lớn. Công ty còn chịu các khoản chi trả đào tạo huấn luyện nhân viên về công tác an toàn phòng chống cháy nổ và hỗ trợ cho các đại lý độc quyền của Shell gas trong việc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng thông báo cho kế toán xuất hóa đơn gửi chúng cho khách hàng sớm. 2.2.1.2. Yêu cầu khách hàng thanh toán trước Một trong những cách thức mà Shell Gas Hải Phòng thu hút và marketting sản phẩm là sử dụng tín dụng khách hàng và đại lý. Đây là hình thức công ty cho các đại lý mua trước sản phẩm và thanh toán sau. Với hình thức này, các đại lý lấy hàng, bán hàng sau đó mới thanh toán với công ty theo một thời hạn nhất định thông qua việc chuyển tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng, do đó không phải chịu sức ép của việc phải có vốn kinh doanh lớn. Công ty có lượng vốn lưu động mang tính luân chuyển nghĩa là trong khi có một số khách hàng đang nợ thì một số khách hàng thanh toán với công ty. Nhờ tính quay vòng và gối vụ của các khoản nợ của khách hàng mà công ty không phải tồn đọng một lượng vốn lớn trong các hàng hóa bán chịu. Tín dụng còn được áp dụng đối với khách hàng lớn, khách hàng truyền thống và khách hàng công nghiệp. Đối với các thị trường mới, các địa phương mới, công ty có chính sách ưu đãi tín dụng thương mại và hoa hồng khuyến khích các đại lý trung thành với công ty đồng thời tích cực mở rộng địa bàn phân phối tăng doanh thu. Đại lý mới sẽ được kéo dài thời gian thanh toán. Đây là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty và đã tạo ra ưu thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.Tuy nhiên, công ty cũng tranh thủ áp dụng chính sách yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi giao hàng. Đó là những khách hàng ngoại tỉnh (trừ khách hàng ngoại tỉnh công nghiệp) và những khách hàng đặt mua với số lượng ít và không thường xuyên vì công ty hầu như không thực hiện công tác đánh giá với những khách hàng này với số lượng khách hàng lớn thường xuyên đặt mua hàng thì công ty không có đủ thời gian theo dõi đầy đủ sự phát sinh các khoản nợ nhỏ khó kiểm soát. Do vậy công ty yêu cầu khách hàng này phải trả tiền trước cho những lô hàng sẽ đặt. Chính công việc này có thể sẽ là nguyên nhân làm giảm khách hàng vì họ sẽ sang các doanh nghiệp khác đặt hàng. 2.2.1.3. Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền sớm Cùng với việc đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng các nhà quản trị kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích thích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Cụ thể trong thời gian quan hệ kinh tế, nếu khách hàng thanh toán tiền hang trước thời hạn hoặc đúng hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp doanh nghiệp sẽ được ghi nợ thay vì phải thanh toán tiền măt. ở đây, các nhà quản trị không áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho khách hàng khi họ thanh toán tiền mặt hoặc trả trước thời hạn, điều này chính là điểm yếu mà nhà quản trị cần xem xét lại vì khi khách hàng không cảm thấy có lợi cho chính họ trong những lần thanh toán sớm và họ phản ứng ngược lại bằng cách kéo dài thời gian trả nợ thì vốn đầu tư vào các khoản phải thu tăng và dễ dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động và doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xấu. Nguyên nhân nhà quản trị không sử dụng suất chiết khấu là do: mục đích của việc sử dụng chiết khấu thanh toán là tăng doanh thu và lợi nhuận hay nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ gas, với tình hình hiện nay số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng không ngừng gia tăng và bộ phận chuyên chở của kho Gia Lâm và kho Hải Phòng luôn hoạt động ở mức công suất cao ( Làm việc cả tuần). 2.2.1.4. Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về công ty Trong những năm vừa qua, hệ thống chuyển tiền của doanh nghiêp có những bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng rất chạy nên xe vận chuyển hàng mỗi ngày đến các cửa hàng giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển và kết hợp thu tiền rất hiệu quả bằng cách cử người thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến nhận tiền của khách hàng làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Đối với Shell Gas Hải Phòng việc thu tiền mặt trực tiếp là rất ít, công ty chủ yếu áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là các khách hàng có thể đi nộp tiền vào tài khoản của công ty tương ứng với lượng hàng hóa cần mua sau đó fax ủy nhiệm chi về công ty. Sau khi nhân viên phòng dịch vụ khách hàng kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận tiền đã nộp đủ thì đơn đặt hàng sẽ được giao. Việc này giúp thời gian luân chuyển tiền được giảm bớt và rất tiện lợi cho việc chuyển tiền hay rút tiền tại ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cần thiết của công ty khi được tổng giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, việc chuyển tiền bằng hệ thống ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn phát triển kinh doanh và công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này. Tóm lại, thời gian chuyển tiền đã được rút ngắn hiện nay việc thanh toán tiền qua hệ thống ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa quá nhiều tồn đọng tại quỹ tiền mặt của công ty, và phương thức này cũng được Shell Gas Hải Phòng sử dụng tốt, nhân viên cũng phản ứng nhanh nhạy thành thạo với áp dụng này. Do vậy các nhà quản trị nên cân nhắc tính toán đến lợi ích của nó mang lại trong thời gian tới. Nhìn chung trong 2 năm qua nhà điều hành đã quản lý tốt các khoản tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho công ty nhưng vẫn còn những hạn chế cần có biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn nữa. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt doanh nghiệp cần có những biện pháp tối ưu để giảm lượng tiền chi ra và ta tiếp tục và ta tiếp tục đi vào phân tích thực trạng tốc độ chi tiền mặt qua 2 năm tại công ty. 2.2.2. Thực trạng giảm tốc độ chi tiền mặt Để có thể đóng bình đầy gas đem tiêu thụ thì công ty phải chi tiền mua nguyên liệu gas, vỏ bình, van gas … và các chi phí khác. Do đó các nhà quản trị cần tính đến thời gian trả tiền hàng cho tương ứng với khoảng thời gian thu tiền từ bán hàng qua việc lạp dự toán thu chi tiền mặt và quan trọng hơn là họ đã biết tận dụng hết thời gian bán chịu của nhà cung cấp vì công ty thường mua hàng từ nhà máy Dinh Cố – Vũng Tàu. Theo quy định nợ có thể kéo dài từ 1 tháng đến 45 ngày, tức là công ty thanh toán tiền cho nhà cung cấp khi đặt hàng vào lần kế tiếp theo phương thức gối đầu, nếu đến hạn công ty không thanh toán dễ dẫn đến hạn mức tín dụng được cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí và số lượng hàng cung cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí do trễ hạn và có thể bị phạt tiền với mức cao hơn lãi xuất ngân hàng. Tuy nhiên hiệu quả từ hoạt động kinh doanh đã tạo cho Shell Gas uy tín và mối quan hệ tốt trong mua bán. Thời gian chi trả lương cho nhân viên cũng trở lên nhanh chóng do nhân viên đã quen với việc nhận lương qua hệ thống ngân hàng hay sử dụng thẻ tín dụng. 2.2.3. Dự báo tiền mặt Công ty có bộ phận kế toán dự báo tiền mặt cho từng ngày, từng tháng, từng năm. Việc này giúp tăng thêm tính chính xác cho dự toán. Dự báo này giúp nhà quản trị thấy được sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đã xảy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của công ty trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp nhà quản trị thích nghi với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi. Và dự báo tiền mặt được lập theo trình tự các bước sau: - Lập bảng thu dự tính - Lập bảng chi dự tính Việc này có thể dựa vào: + Nội bộ Từ các đại diện của phòng bán hàng dự báo cho kỳ sắp tới thông qua dự toán đặt hàng của các khách hàng, nhận định của nhân viên bán hàng. Sàng lọc và sắp xếp thành dự báo cho nhóm sản phẩm. Gộp các nhóm sản phẩm thành dự báo doanh thu cho doanh nghiệp. + Bên ngoài Dự báo nền kinh tế và xu hướng phát triển của ngành. Ước tính thị phần cho sản phẩm. Gộp nhóm sản phẩm thành doanh thu cho công ty. - Cân đối ngân quỹ dự tính - Xử lý để đạt được trạng thái tối ưu về tiền mặt (có thể mua hay bán các chứng khoán thanh khoản cao). Sau khi thực hiện theo trình tự trên, bộ phận kế toán tổng hợp thành bảng dự toán tiền mặt có dạng: Bảng 5: Dự toán ngân sách tiền mặt Chỉ tiêu Nguồn số liệu lấy từ Tháng Quý I 1 2 3 Số dư TM đầu kỳ Cộng thực thu gồm +Thu bán hàng +Thu dịch vụ Trừ các khoản phải chi gồm + Cp nguyên vật liệu +Cp nhân công +Cp sản xuất chung +Cp bán hàng, quản lý DN +Mua trang thiết bị +Nộp bảo hiểm, KPCĐ, các khoản nộp khác Cân đối thu chi Thừa chuyển về tài khoản công ty Thiếu lập kế hoạch vay ngắn hạn Qua đó, giúp cho doanh nghiệp hạn chế mọi thiếu sót của việc lập kế hoạch, các mối quan hệ hoặc các số dư dùng cho mục tiêu lâu dài của công ty sẽ nhanh chóng được xác định. Mặt khác giúp liên kết chính xác chi trả lãi vay với hoạt dộng của công ty, lập kế hoạch mới cho sản phẩm, mua sắm thêm máy móc, thiết bị chuyên dụng, tìm ra phương hướng giải quyết tình trạng thiếu tiến mặt. Lập dự toán tiền mặt chính là nhằm mục đích dự báo các khoản thu chi tiền mặt cho kỳ kế toán trong tương lai, xem xét công ty có thực sự căng thẳng về tiền, có ảnh hưởng xấu đến cơ cấu tài chính. Từ đó giúp nhà quản lý thụân lợi cho việc lâp kế hoạch đi vay hoặc giữu một lượng tiền, tránh tình trạng khan hiếm hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác, khi lập dự toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn tính chất thời vụ các hoạt động của doanh nghiệp, giúp hiểu rõ hơn mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài và đối tác tài chính của doanh nghiệp. Qua sự nghiên cứu này cho biết khả năng phản ứng của doanh nghiệp trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm hay trước một yêu cầu rút ngắn thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Nhờ thực hiện dự toán thường lệ nên mặc dù lượng tiền dự trữ tại quỹ không nhiều nhưng vẫn đảm bảo kịp thời trong thanh toán. 2.3. Một số công cụ đánh giá hiệu quả quản trị tiền mặt Sau khi áp dụng các biện pháp tăng tốc độ thu tiền mặt đồng thời giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt trong 2 năm qua đã mang lại cho công ty kết quả sau: Bảng 6: Một số công cụ theo dõi quản lý tiền mặt Các chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tiền mặt 1000đ 3,803,847 3,101,409 (702,438) Tiền mặt/VLĐ % 7.97 5.97 (2) Vòng quay tiền mặt vòng 80 91 11 Chu kỳ vòng quay tiền mặt ngày 5.25 3.51 (1.74) [ Nguồn: trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Các chỉ số trên cho thấy hiệu quả sử dụng tiền là tương đối tốt thể hiện ở tốc độ vòng quay tiền mặt tăng, chu kỳ vòng quay tiền mặt giảm (1.74 ngày /vòng) tương đương với 33% và đến cuối năm 2005 vòng quay tiền mặt chỉ còn 3.51 ngày/ vòng là tương đối ngắn.Thêm nữa, ta thấy qua 2 năm tiền mặt tồn cuối kỳ giảm 702,438,000 đồng, và đến năm 2005 tiền mặt tồn cuồi kỳ là 3.1 tỷ chiếm 5.97% trong tổng số vốn lưu động là thấp trong đó tiền mặt tại quỹ chỉ có 18,846,000 đồng chiếm tỷ lệ nhỏ số còn lại được chuyển vào tài khoản của công ty qua hệ thống ngân hàng. Tóm lại, các biện pháp công ty sử dụng để quản lý tiền mặt là phù hợp với tình hình thực tế nên kết quả quản trị tiền mặt có chiều hướng tốt hơn. Tuy nhiên để nâng cao thêm nữa hiệu quả quản trị tiền mặt, bộ phận kinh doanh vẫn cần phải tính thêm về những khoản đầu tư thu được lợi nhuận cao nhất hay nguồn tài trợ với chi phí vốn tối thiểu. 3. Thực trạng quản trị các khoản phải thu Công ty sử dụng chính sách tín dụng để quản lý các khoản phải thu nhằm đạt doanh thu cao nhất và tối đa hóa lợi nhuận. Vì thế, để đánh giá thực trạng quản trị các khoản phải thu tôi phân tích hiệu quả từ việc áp dụng chính sách tín dụng của doanh nghiệp trong 2 năm qua. 3.1. Chính sách tín dụng sử dụng quản lý khoản phải thu Một công việc quan trọng trong việc thực hiện chính sách tín dụng là bộ phận thực hiện phân tích vị thế tín dụng của khách hàng bằng phương pháp phán đoán. Công việc phân tích này chỉ được thực hiện trong những năm gần đây khi hệ thống đại lý của công ty phân bố rộng khắp các tỉnh khu vực miền bắc, sản phẩm được tiêu thụ với tốc độ nhanh. Để đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng của khách hàng ban quản trị thực thi chiến lược mở rộng kinh doanh thông qua việc đầu tư vốn cho hoạt động tồn trữ, đóng bình và phân phối gas. Cụ thể, như việc vận hành một nhà máy tồn trữ và đóng bình LPG tại Hải Phòng với công suất tồn trữ là 1000MT LPG và nhu cầu cấp thiết cần được đáp ứng là tăng vốn lưu động do tăng việc đầu tư vào các khoản phải thu, tăng dự trữ tồn kho, tăng tiền mặt thực hiện tốt việc thanh toán trong quá trình mua bán với nhau. Đồng nghĩa với tăng vốn vào khoản phải thu là nợ quá hạn cũng tăng, nợ khó đòi tăng, vì vậy công ty cần có chính sách tín dụng linh hoạt và đánh giá tiêu chuẩn khách hàng tương đối chính xác. Nguyên nhân nợ quá hạn, nợ khó đòi phát sinh và tăng liên tục qua 2 năm là do doanh nghiệp thực hiện chưa tốt việc đánh giá tình hình hoạt động của khách hàng. Nguyên nhân khách quan là các doanh nghiệp hiện nay chưa công khai các số liệu báo cáo về tình hình tài chính của họ trên thị trường và nguyên nhân chủ quan là nếu thực hiện đúng theo quy tắc thì dễ dẫn đến kết quả khách hàng mới không đặt hàng của doanh nghiệp mà chuyển sang mua hàng của các doanh nghiệp khác cùng ngành nên doanh thu giảm kéo theo giảm lợi nhuận, trái lại phát sinh thêm chi phí bán hàng. Muốn quản lý tốt các khoản nợ này, công ty đã thực hiện thu thập thông tin và có những nhận xét sơ bộ về khách hàng do nhân viên bán hàng đảm nhận, bởi họ rất dễ tiếp xúc với các cửa hàng qua những chuyến giao hàng hay những lần thu tiền hàng. Qua những lần giao thương nhân viên công ty có trách nhiệm tìm hiểu khái quát về hoạt động kinh doanh, quy mô của cửa hàng, của các đối tác, hay tìm hiểu họ thông qua nhận định của các đối thủ cạnh tranh. Thông thường để hạn chế nợ khó đòi và có cơ sở đánh giá uy tín khách hàng, doanh nghiệp bán hàng thu tiền mặt trong những chuyến đặt hàng đầu tiên. nhưng đa số các khách hàng mới do khách hàng truyền thống giới thiệu nên phần nào uy tín của họ cũng được đánh giá qua các thông tin qua khách hàng truyền thống cung cấp. Nếu họ thực hiện tốt việc thanh toán theo quy định thì doanh nghiệp tiếp tục cung cấp gas và cấp hạn mức tín dụng giá trị thấp cho họ, dần dần uy tín khách hàng tỷ lệ với hạn mức tín dụng doanh nghiệp cấp và quá trình mua bán diễn ra theo quy định trong hợp đồng kinh tế giữa công ty với tư cách pháp nhân và khách hàng với tư cách thể nhân hoặc pháp nhân. Nhìn chung, nhân viên đánh giá vị thế khách hàng theo nguyên tắc: Tư cách tín dụng: chính là thái độ tự nguyện có nghĩa vụ trả nợ của khách hàng qua những lần trao đổi mua bán khởi đầu với công ty áp dụng đối với khách hàng mới. Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh toán tiền hàng nhanh, đúng hạn thì uy tín khách hàng được đánh giá cao và ngược lại, thanh toán quá hạn thì uy tín của họ ngày một giảm sút. Vốn: nhân viên bán hàng có thể đánh giá qua tài sản vật chất cảu cửa hàng. Đôi khi việc đánh giá này không chính xác do tài sản này có thể được đầu tư bằng các khoản vay. Điều kiện: khi giá bán hay giá thành của gas tăng làm giảm doanh thu cũng như lợi nhuận thì khả năng vay nợ có bị giảm không? Dựa trên tất cả thông tin từ các nguồn khác nhau và các nguyên tắc phân tích vị thế khách hàng, nhân viên kế toán quản lý thu nợ tiến hành tổng kết phân tích và đánh giá lại khách hàng qua hàng tháng. Do việc thực hiện đánh giá mang tính chất thường xuyên rất thuận tiện cho quản lý các khoản nợ, theo dõi phát hiện ra nợ quá hạn để có chính sách thu tiền hiệu quả và công việc này được lặp lại, kiểm tra khách hàng vào cuối năm khi tổng kết lại các khoản nợ khó đòi. Vào mỗi tháng nếu khách hàng không thực hiện đúng theo quy định về thời hạn thanh toán, số tiền phải thanh toán hết thì công ty cắt giảm số lượng gas trên một lần đặt hàng và nếu kéo dài liên tục thì ngưng việc giao hàng. Mặc dù chính sách này tương đối gắt gao và có thể doanh nghiệp sẽ đánh mất một số khách hàng hiện tại nhưng nếu doanh nghiệp tiếp tục trao đổi với những khách hàng này thì lợi nhuận thu được không bù đắp đủ cho chi phí tài chính do đầu tư vốn vào nợ quá hạn hay nợ khó đòi và chi phí cơ hội do từ chối khách hàng tương lai. Nhưng để đánh giá trung thực hơn về khoản thu tôi phân tích kết quả từ việc phân tích chính sách tín dụng qua 2 năm. 3.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng Do xuất phát từ thực tế các báo cáo tài chính của doanh nghiệp ít được công khai nên khó xác định được nguồn vốn bao gồm nợ và vốn chủ sở hữu cũng như các chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mua hàng. Do đó, việc đưa ra tiêu chuẩn tín dụng chỉ căn cứ trên giá trị tài sản cố định theo phỏng đoán của nhân viên bán hàng, nhưng việc đánh giá này thông thường được tiến hành đối với các khách hàng được cấp hạn mức tín dụng. Trong năm 2004, 2005 công ty tiến hành chiến lược về sản phẩm gồm việc nâng cao sản lượng chất lượng sản phẩm và dịch vụ an toàn đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường và tăng được sức cạnh tranh của sản phẩm, vì thế sản lượng tiêu thụ tăng kéo theo doanh thu tăng. Để đạt được kết quả này, công ty phải đẩy nhanh hoạt động giới thiệu về sản phẩm của mình. Biện pháp tăng doanh thu là áp dụng tiêu chuẩn tín dụng đối với khách hàng mua hàng trả chậm. Còn đối với khách hàng mới, công ty có chính sách ưu đãi tín dụng, thương mại và kéo dài thời gian thanh toán.Vì thế khách hàng không ngừng gia tăng và mở rộng địa bàn hoạt động khắp các tỉnh khu vực miền Bắc. Do chính sách thông thoáng này doanh thu không ngừng tăng và nhân tố khác tăng là vốn đầu tư cho các khoản phải thu, mở rông hơn là tăng nhu cầu vốn lưu động. Vậy công ty đã thu hút nhiều khách hàng mới và duy trì quan hệ tốt với những khách hàng cũ và trong 2 năm qua họ đã đạt mục tiêu doanh thu tăng kéo theo lợi nhuận tăng, điều này rất hợp lý. Tiếp theo tôi sẽ phân tích thời hạn bán chịu để tìm ra nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản trị khoản phải thu. 3.1.2. Thời hạn bán chịu Thời hạn bán chịu của công ty chính là độ dài từ ngày xuất hóa đơn giao hàng đến ngày nhận tiền bán hàng. Do xuất phát từ thói quen bán hàng trả gối đầu của khách hàng đối với doanh nghiệp khác cùng ngành sản xuất. Vì thế, công ty cũng áp dụng hình thức này cạnh tranh cùng đối thủ nhằm thu hút nhiều khách hàng về với mình, do doanh nghiệp có thể có được nguồn tài trợ từ ngân hàng. Vào thời gian đầu, thói quen sử dụng ga của người dân và các doanh nghiệp chưa cao, thêm nữa giá bán của sản phẩm mang nhãn hiệu Shell Gas thường cao hơn các sản phẩm cùng loại khác trên thị trường, nên để có thể được người tiêu dùng chấp nhận, công ty tăng cường chiến lược marketing, nên biện pháp bán hàng trả chậm là rất cần thiết nhằm tăng sản lượng tiêu thụ, tăng thị phần đồng nghĩa với việc tăng doanh thu và lợi nhuận. Do đó tại thời gian này công ty chưa có những quy định cụ thể về thời gian thanh toán tiền hàng diễn ra trong bao nhiêu ngày. Phương thức thanh toán tiền hàng doanh nghiệp sử dụng là khách hàng phải trả đủ và trước những lần đặt hàng kế tiếp. Thời gian từ giao hàng đến nhận tiền hàng đối với khu vực Hà Nội là 2 lần một tuần vào thứ 2 và thứ 5, với khách hàng công nghiệp là một tháng, khách hàng ngoại tỉnh phải trả tiền ngay kèm theo đơn hàng. Như vậy với mỗi một đối tượng khách hàng công ty có những quy định khác nhau về thời gian thanh toán. Kết quả được thể hiện rõ qua bảng sau: Bảng 7: Chỉ tiêu các khoản phải thu Các chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch +/- % Khoản phải thu 1000đ 32,434,045 39,543,930 7,109,885 21.92 Phải thu của khách hàng 1000đ 27,132,330 38,026,617 10,894,287 40.15 Khoản phải thu/ VLĐ % 68.00 76.10 8 11.91 Nợ quá hạn 1000đ 5,426,466 5,703,993 277,527 5.11 Nợ quá hạn/ phải thu % 20.00 15.00 (5) -25.00 Dự phòng nợ khó đòi 1000đ (280,584) (2,550,310.1) (2,269,726) 808.93 [ Nguồn : trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Nợ quá hạn của công ty khá cao chiếm 20% trong tổng số khoản phải thu khách hàng năm 2004 và nợ quá hạn tăng 5.1% vào năm 2005. Nguyên nhân do khoản phải thu tăng khá cao và biến động theo chiều tăng lên từ 27,132,330 (nghìn đồng) năm 2004 đến 38,026,617 (nghìn đồng) năm 2005. Điều này một phần do chính sách bán chịu mà công ty áp dụng với các khách hàng truyền thống, khi khách hàng không ngừng gia tăng và mở rộng địa bàn hoạt động của công ty thì đồng nghĩa với việc lượng khoản phải thu của khách hàng do chính sách bán chịu tăng. Sự mở rộng địa bàn kinh doanh là tốt xong công ty cũng cần có biện pháp hạn chế sự gia tăng nợ quá hạn. Một trong 4 biến số của chính sách tín dụng ảnh hưởng rất lớn đến khoản phải thu, nợ quá hạn, và chi phí thu nợ đặc biệt là doanh thu. Chúng ta cần phân tích là chính sách chiết khấu. 3.1.3. Chính sách chiết khấu Trong những năm qua, xuất phát từ việc bán hàng trả chậm kết hợp với ưu thế về chất lượng sản phẩm và dịch vụ an toàn nên thu hút số lượng lớn khách hàng kết quả là tốc độ tiêu thụ sản phẩm tăng nhanh. Ban giám đốc không sử dụng đến chính sách chiết khấu vì mục đích của chiết khấu là nhằm tăng doanh thu hay lợi nhuận đồng nghĩa với việc tăng sản lượng gas tiêu thụ khi doanh nghiệp hoạt động dưới công suất và giảm chi phí thu nợ. Nhìn chung quyết định trên căn cứ vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp và nó cũng là nguyên nhân khiến các khoản phải thu tăng nhanh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu đối với khách hàng thanh toán tiền trước thời hạn, khi thấy được lợi ích này nhiều khách hàng khác chuyển sang đặt hàng của công ty làm cho lượng tiêu thụ tăng. muốn đáp ứng sản lượng đặt hàng công ty cần đầu tư thêm để tăng công suất hoạt động. Bên cạnh đó, chiết khấu ảnh hưởng đến lợi nhuận/ 1 bình gas giảm so với trước do giảm giá bán nên khách hàng sẽ đặt hàng với số lượng nhiều hơn cùng khoản tiền mua hàng nhưng bù đắp bằng khoản phải thu giảm, nợ quá hạn giảm, chi phí thu nợ giảm. Suất chiết khấu bằng không cũng là một trong những lý do giải thích vì sao khoản phải thu, nợ quá hạn tăng lên. Các nhà quản trị nên sử dụng chính sách chiết khấu trong thời gian tới để tăng tính cạnh tranh với các đối thủ khi họ sử dụng suất chiết khấu làm công cụ kích thích khách hàng rất hiệu quả. Một yếu tố khác có tác dụng giảm nợ quá hạn, nợ khó đòi là chính sách thu tiền. Và sau đây là thực trạng quản lý chính sách thu tiền trong những năm qua. 3.1.4. Chính sách thu tiền Căn cứ theo các số liệu liên quan đến khoản phải thu cho thấy nợ quá hạn có xu hướng tăng từ năm 2004 đến 2005, do vậy doanh nghiệp cần có chính sách thu tiền vừa mềm dẻo vừa cứng rắn nhằm giảm nợ quá hạn nhưng đồng thời không làm mất khách hàng hay doanh số tương lai bị giảm xuống, đây là chính sách mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng làm công cụ thu tiền hàng đảm bảo quá trình mua bán lâu dài. Chính sách thu tiền của công ty khác một số doanh nghiệp khác là nó được áp dụng với khoản phải thu trong đó có nợ quá hạn. Quyết định này xuất phát từ phương thức bán hàng của doanh nghiệp là giao hàng tận nơi tiêu thụ và chi phí vận chuyển tính vào giá bán hàng hóa. Tùy vào việc khách hàng chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt hay thanh toán qua chuyển khoản mà doanh nghiệp sẽ có cách thức thu tiền khác nhau. Nếu khách hàng đăng ký thanh toán bằng tiền mặt thì công ty sẽ bố trí cử nhân viên thu tiền đi theo xe chở hàng và thu tiền khách hàng theo lịch trình do nhân viên kế toán công nợ cung cấp. Đồng thời, các nhân viên này ngoài việc thu tiền còn phải nhắc nhở khách hàng thường xuyên để thúc đẩy họ trả tiền sớm và đúng hạn nhằm hạn chế nợ quá hạn gia tăng giúp giảm chi phí thu nợ. Lượng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt với công ty là rất ít, phần lớn họ trả theo phương thức chuyển tiền vào tài khoản của công ty thông qua hệ thống ngân hàng theo lịch công ty quy định, sau đó fax trực tiếp đơn đặt hàng cùng với ủy nhiệm chi đến công ty để nhân viên phòng dịch vụ khách hàng kiểm tra xác nhận và bộ phận kế toán sẽ trực tiếp theo dõi sự tăng giảm trong tài khoản của công ty. Mặc dù công ty đã tăng cường việc nhắc nhở và thu tiền khách hàng theo đúng lịch nhưng vẫn không tránh khỏi các khoản nợ tồn đọng chuyến sang nợ quá hạn. Nguyên nhân khách hàng cố tình trả nợ quá thời hạn vì họ có thể chiếm dụng vốn của doanh nghiệp mà không phải trả số tiền phạt với mức phạt tỷ lệ với số tiền phải trả quá hạn. Vì vậy, công ty cần áp dụng nhiều biện pháp cứng rắn hơn đối với nợ quá hạn. Nhưng để có biện pháp quản lý hiệu quả ta cần tìm hiểu về khái niệm nợ quá hạn của doanh nghiệp. Những khoản điều kiện chuyển các khoản phải thu sang nợ quá hạn tại năm 2005 là: Những khoản thu quá 1 tháng đối với khách hàng công nghiệp, quá 3 ngày với khách hàng khu vực Hà Nội . Thời hạn này được tính từ ngày xuất hóa đơn gửi đến khách hàng và vượt quá hạn mức tín dụng là 10- 15 triệu đồng đối với cửa hàng có quy mô nhỏ, 50 – 100 triệu đồng đối với khách hàng truyền thống có quy mô lớn. Đối với nợ quá hạn công ty thu tiền thự hiện theo từng giao đoạn theo mức độ tăng dần về biện pháp gắt gao và chi phí thu nợ. Biện pháp đầu tiên là gọi điện nhắc nhở, fax, gửi thư, dừng giao hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán khoản nợ thì công ty cử người đến nhận hoặc yêu cầu fax ủy nhiệm chi hoặc giấy chứng nhận thanh toán công nợ do ngân hàng cấp và theo dõi trên tài khoản công ty xem tiền đã được chuyển vào chưa, nếu việc này được thực hiện thi mới tiếp tục giao hàng. Ngược lại, công ty sẽ cho nhân viên phụ trách khách hàng đó đến gặp trực tiếp để đòi nợ và nhận tiền. Nếu sau 1 năm công ty vẫn chưa nhận được tiền hàng thì tiến hành các thủ tục pháp lý nhờ các cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết, khiếu nại vì khách hàng vi phạm các hợp đồng kinh tế về điều khoản thời hạn thanh toán, lúc này nợ quá hạn chuyển sang hạch toán nợ khó đòi. Theo công ty nợ khó đòi được định nghĩa là cá khoản nợ quá hạn 1 năm, chủ cửa hàng bỏ trốn hay bị truy cứu pháp luật, mất tích hoặc qua đời. Nhờ vào chính sách thu tiền này mà năm 2005 nợ quá hạn tăng lên tỷ lệ với sự gia tăng của doanh thu vì suất chiết khấu không đổi. Do đa số các khách hàng này là doanh nghiệp tư nhân, liên doanh nên để có thể tìm nguồn tài trợ với chi phí thấp rất khó, điều khó khăn này thường ảnh hưởng rất lớn đến thời hạn trả tiền của khách hàng. Tuy không sử dụng suất chiết khấu nhưng doanh nghiệp sẽ cắt giảm hạn mức tín dụng hay số hàng cung cấp cho khách hàng thường trả nợ quá hạn. Chi phí thu nợ của công ty chỉ bao gồm tiền công tác phí không có khoản chi phí hoa hồng vì. Chi phí này được hạch toán trong tài khoản chi phí bán hàng. Bảng 8: Đánh giá hiệu quả chi phí thu nợ Các chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch +/- % Chi phí thu nợ 1000đ 506,000 510,000 4,000 (506) Phải thu KH đầu kỳ 1000đ 26,247,978 27,132,330 884,352 3.37 Phải thu KH trong kỳ 1000đ 209,717,099 265,423,619 55,706,520 26.56 Phải thu KH cuối kỳ 1000đ 27,132,330 38,026,617 10,894,287 40.15 Tổng thực thu 1000đ 208,832,747 254,529,332 45,696,585 21.88 Tỉ số thực thu/ CP thu nợ % 412.71 499.08 86 (413) [ Nguồn: trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Năm 2003 công ty đã quyết định đẩy mạnh công tác thu hồi nợ. Tỷ số thực thu trên chi phí thu nợ có nghĩa một đồng chi phí bỏ ra thu về được bao nhiêu đồng thực thu bán hàng. Qua 2 năm , chi phí thu nợ của công ty tăng ít nhưng hiệu quả thu về tăng lên rõ rệt, cụ thể năm 2004 một đồng chi phí bỏ ra công ty thu về được 412.71 đồng doanh thu bán chịu, đến năm 2005 thu là 499.08đồng/1 đồng chi phí. Nhưng do khoản phải thu tăng nhanh nên kết quả là nợ quá hạn vẫn không giảm. Mặt khác, vì nhân viên thu nợ của doanh nghiệp ngoài trách nhiệm thu nợ họ còn có những công việc khác như: giao dịch bán hàng, kế toán …nên ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian cũng như hiệu quả thu tiền. 3.2. Một số công cụ dùng theo dõi khoản phải thu Để đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền và quản lý khoản phải thu, các nhà quản trị tài chính sử dụng các công cụ theo dõi. Công cụ thứ nhất là kỳ thu tiền bình quân. 3.2.1. kỳ thu tiền bình quân Bảng 9: Tốc độ luân chuyển khoản phải thu Các chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch +/- % Kỳ thu tiền bình quân Ngày 44.73 44.74 0.01 0.03 HS luân chuyển khoản phải thu Vòng 8.05 8.05 - 0.00 Doanh thu 1000đ 261,040,933 318,161,665 57,120,731 21.88 khoản phải thu 1000đ 32,434,045 39,543,930 7,109,885 21.92 [Nguồn: trích bảng kết quả kinh doanh và tính toán của tác giả] Qua 2 năm, vòng quay khoản phải thu ở mức không đổi 8.05 vòng/ năm, kỳ thu tiền bình quân của 2 năm đếu đạt 44.7 ngày/ vòng. Điều này cho thấy, mặc dù công ty có cố gắng trong công tác thu nợ nhưng kết quả đạt được chưa cao, kỳ thu tiền bình quân chậm so với thời hạn bán chịu, nợ quá hạn tăng chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong các khoản phải thu. Điều này cũng chứng tỏ rằng còn không ít khách hàng để nợ quá hạn, không trả tiền đúng thời hạn quy định. Ban giám đốc nên theo dõi sát sao tình hình biến động của khả phải thu không để phát sinh thêm nợ quá hạn để có những đánh giá kịp thời, chính xác và đưa ra những chính sách hiệu quả hơn trong thời gian tới để tăng tốc độ quay vòng khoản phải thu nhằm tối đa hóa lợi nhuận. 3.2.2. Phân tích tuổi khoản phải thu Công cụ thứ 2 mà công ty đưa vào sử dụng trong năm 2005 để đánh giá các khoản phải thu là phân tích tuổi khoản phải thu do kế toán quản lý công nợ đảm trách, kế toán thực hiện theo dõi khoản phải thu của từng khách hàng trong ngày, tháng rộng hơn là năm, công cụ này rất thích hợp với chính sách bán chịu. Kế toán lập danh sách khách hàng gồm các khoản mục cần theo dõi là: tên khách hàng, số tiền khách hàng thiếu, ngày xuất hóa đơn, ngày thu tiền tối đa, hạn mức tín dụng. Qua danh sách này kế toán tổng hợp thành danh sách phải thu khách hàng theo tuổi của nó. Kết quả thực hiện công đoạn này giúp doanh nghiệp nhắc nhở khách hàng trả tiền trước hoặc đúng thời hạn, theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng, dựa vào danh sách này bộ phận kinh doanh đánh giá uy tín khách hàng để ra quyết định cấp hạn mức tín dụng phù hợp. Ngoài ra, các nhà quản trị sử dụng chúng làm cơ sở cho việc ước tính doanh thu được thanh toán nhanh chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng doanh thu bán chịu. Giả sử, kế toán cung cấp số liệu về số tiền khách hàng thanh toán tiền mặt là10%, khách hàng trả tiền hàng trong vòng 10 ngày chiếm 20% doanh thu bán chịu, thanh toán mất 20 ngày chiếm 30% doanh thu và doanh nghiệp đang hoạt động dưới công suất. Muốn tăng doanh số bán, tăng lợi nhuận và giảm chi phí thu nợ, nợ quá hạn và nợ khó đòi nhà quản trị tài chính quyết định tăng tỷ lệ chiết khấu từ 0% lên 2/10 net 30 ( nghĩa là những khách hàng thanh toán tiền hàng từ ngày nhận được hóa đơn đến ngày họ thanh toán tiền cho doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kết quả họ được hưởng 2%* giá trị hàng đã đặt mua; và thời gian tối đa họ phải thanh toán hết tiền hàng là 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Để có thể dự đoán được khoản tiền chiết khấu cho khách hàng khi áp dụng chính sách tăng suất chiết khấu nhà quản trị dựa vào mô hình phân tích tuổi khoản phải thu của khách hàng họ có thể tính được khoản tiền chiết khấu cho khách hàng cụ thể theo ví dụ này khoản phải thu làm giảm doanh thu là 2% *(10%+20%)*doanh thu bán chịu. 3.2.3. Mô hình số dư trên tài khoản phải thu khách hàng Công cụ được kế toán sử dụng kết hợp với phân tích tuổi là mô hình số dư trên tài khoản nợ 131. Mô hình này rất thích hợp với phương thức bán hàng gối đầu. Mô hình này theo dõi số tiền chưa thanh toán của từng khách hàng dựa vào tài khoản 131 để thiết lập mô hình. Dựa vào mô hình này kế toán theo dõi nợ gửi báo cáo cho bộ phận thu tiền để sắp xếp lịch trình với số tiền phải thu là bao nhiêu. Công cụ này công ty áp dụng đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Nhưng để theo dõi khoản phải thu hiệu quả, kế toán quản lý nợ kết hợp thực hiện hai công cụ quản lý cùng lúc đối với các khách hàng. Việc kết hợp này rất phù hợp với cách thức bán hàng hiện nay của công ty, giúp cho việc thu nợ đạt hiệu quả và giảm chi phí thu nợ, đây cũng là nhân tố làm chí phí thu nợ năm 2005 tăng ít mà hiệu quả thu nợ tăng đáng kể. Như vậy, chính sách tín dụng mà ban giám đốc đưa ra để quản lý các khoản phải thu phù hợp với một số yếu tố như: Đặc điểm ngành nghề kinh doanh và giai đoạn phát triển của công ty do đó kết quả thu được là doanh thu và lợi nhuận tăng liên tục qua 2 năm. Nhưng chính sách này vẫn còn chưa thật phù hợp với một số điểm mà bộ phận quản lý cần xem xét để có hướng quản lý khoản phải thu tốt hơn như : áp dụng chính sách chiết khấu hạn chế nợ khó đòi và nợ quá hạn thúc đẩy tăng doanh thu, chính sách thu tiền doanh nghiệp cần cứng rắn hơn trong trường hợp khách hàng cố tình kéo dài thời gian trả nợ. 4 Thực trạng quản trị hàng tồn kho Để đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho tốt hay chưa tốt chúng ta nhìn qua các chỉ tiêu sau Bảng 10: Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho Các chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 chênh lệch tuyệt đối Hàng tồn kho 1000đ 10,201,694 6,665,396 (3,536,298) Tỷ trọng HTK/ VLĐ % 21.39 12.83 (8.56) Vòng quay hàng tồn kho vòng 26 47 21 Số ngày luân chuyển HTK ngày 14 8 (6) [Nguồn : trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Năm 2004 tồn kho quay được 26 vòng/năm tức là mất 14 ngày/1vòng. Sang năm 2005 là 47 vòng/ năm tăng gần gấp đôi, tương đương số ngày 1 vòng là 8 ngày. Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của công ty năm sau cao hơn năm trước. Như đã giới thiệu, Shell Gas Hải Phòng là công ty liên doanh dầu khí chuyên tồn trữ, đóng bình và phân phối sản phẩm khí hóa lỏng LPG, do đó hàng tồn kho tồn tại chủ yếu là dưới dạng bình gas đầy, gas, van gas, bình rỗng. Quy trình hoạt động của công ty Tồn trữ Đóng bình( Sản xuất) Phân phối lưu thông Gas - Bình gas - Bình đầy gas van gas - Gas bồn - Gas bồn bình gas - chi phí sản xuất bình rỗng dở dang Sơ đồ 4 : Hàng tồn kho trong hoạt động của công ty Do thời gian nghiên cứu có hạn tôi chỉ tiến hàng đánh giá thực trạng quản lý một số thành phẩm tồn kho chiếm tỷ trọng tương đối lớn trên tổng giá trị hàng tồn kho và tỷ trọng các thành phần tồn kho được biểu thị trong bảng sau. Bảng 11: Kết cầu hàng tồn kho Chỉ tiêu / Năm Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Hàng tồn kho 10,201,694 100 6,665,396 100 (3,536,298) -34.66 Hàng gửi bán 477,707 4.68 485,121 7.28 7,414 1.55 Thành phẩm tồn kho 9,723,987 95.32 6,180,275 92.72 (3,543,712) -36.44 Dự phòng giảm giá HTK - - - - - - [Nguồn: trích bảng cân đối kế toán] Kết cấu hàng tồn kho cho thấy chiều hướng giảm sau 2 năm là 34.66%. Nguyên nhân do tồn kho thành phẩm giảm mạnh 26.44%. Đây là biểu hiện tốt cho thấy khả năng tiêu thụ gas trong năm qua mạnh, nó đã được thấy rõ qua vòng quay hàng tồn kho rất nhanh. Đây chính là thành công mà không phải công ty cùng ngày nào cũng đạt được nhất là trong thời điểm giá gas tăng lên mạnh và không ổn định như hiện nay và đặc biệt giá bán của Shell Gas luôn cao hơn giá của đối thủ cạnh tranh.Trong chuyên đề này tôi xin đi sâu phân tích việc quản lý dự trữ nguyên liệu gas vì nó chiếm tỷ trọng lớn trên giá trị hàng tồn kho và nó nằm trong khâu dự trữ là khâu đầu tiên của quá trình hoạt động. 4.1. Nguyên liệu tồn kho Gas là nguyên liệu dùng để sản xuất (đóng bình), gas phải đảm bảo theo tiêu chuẩn công ty quy định qua quá trình kiểm nghiệm. Mục đích chính của việc dự trữ gas nhằm hạn chế tối đa không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu cho sản xuất làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn gây ra nhiều hậu quả xấu đến doanh nghiệp. Đồng thời do sự giới hạn về vốn nên lượng dự trữ phải thỏa mãn điều kiện chi phí dự trữ đạt mức thấp nhất Do đó bộ phận kinh doanh – cung ứng phải dự đoán mức dự trữ gas tương đối chính xác. Để tính được mức dự trữ tối ưu công việc trước tiên là ta cần tìm hiểu về đặc điểm, nguồn gốc của gas được công ty sử dụng. 4.1.1. Đặc điểm gas ( khí hóa lỏng LPG) Khí gas hóa lỏng LPG là loại nhiên liệu sạch mới được sử dụng ở nước ta trong những năm gần đây. LPG là loại khí hỗn hợp của butan và propan tồn tại ở tinh thể khi được nén ở áp suất cực cao theo tỷ lệ 30- 70% butan và 70- 30% propan. So với các loại nhiên liệu truyền thống như: điện, than, củi, dầu … LPG là loại nhiên liệu có nhiều ưu điểm như: + Sạch, không gây ô nhiễm môi trường: sau khi đốt chỉ tạo thành CO2 và H2O. + Nhiệt năng cao: LPG có thể sử dụng để hàn cắt kim loại vì khi bị đốt cháy kết hợp với oxy nguyên chất nhiệt độ lên tới hàng nghìn độ C. + Kinh tế, tiết kiệm: giá thành không cao vì LPG được chiết suất từ các mỏ khí tự nhiên, một tài nguyên sẵn có ở nước ta cũng như trên thế giới. Nhược điểm duy nhất của LPG là dễ rò rỉ do luôn ở môi trường áp suất cao nên chi phí tồn trữ và vận chuyển lớn và luôn phải tuân theo những quy tắc nghiêm ngặt nhất về an toàn cháy nổ. 4.1.2. Đặc điểm nguồn cung cấp LPG Do khả năng cung cấp trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu LPG nên các hãng dầu khí vẫn phải nhập khẩu thêm từ nước ngoài. Do vậy thì trường LPG Việt Nam vẫn chịu ảnh hưởng khá cao của thị truờng dầu khí thế giới vốn được coi là rất nhạy cảm và bấp bênh. Giá nhập vào 1 tấn ga tính trung bình cho năm 2004 = 351$, năm 2005 là 432$. Năm 2006 tính trung bình cho 2 tháng đầu năm là 602$/tấn Những năm gần đây giá của ngành dầu khí nói chung và của LPG nói riêng có xu hướng tăng nhanh và mạnh. Việc tồn trữ LPG rất tốn kém do đặc điểm LPG quy định, điều này dẫn đến việc công ty phải có kế hoạch mua gas phù hợp theo kế hoạch kinh doanh tránh tình trạnh khan hiếm hay tồn đọng quá nhiều. 4.1.3. Thực trạng quản lý gas tồn kho Sau đây là một trong những cơ sở dựa vào đó ta có thể đánh giá thực trạng quản lý nguyên liệu chính của công ty qua 2 năm. Bảng 12: Nhập - xuất tồn kho nguyên liệu gas Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 SL ĐG T Tiền SL ĐG TB T Tiền tấn 1000đ 1000đ tấn 1000đ 1000đ Tồn đầu kỳ 1200 4,960 5,952,000 1400 6,541 9,157,400 Nhập trong kỳ 44400 5,441 241,558,200 45000 6,696 301,320,000 Xuất trong kỳ 44200 6,529 288,564,120 45700 8,035 367,208,640 Tồn cuối kỳ 1400 6,541 9,157,400 700 8,277 5,793,900 [Nguồn: trích bảng nhập xuất nguyên liệu] Phương pháp tính giá tồn kho mà công ty sử dụng là phương pháp bình quân gia quyền. Sau mỗi năm khối lượng dự trữ gas đầu kỳ tăng lên tỷ lệ với doanh thu tăng và giá gas mỗi năm đều tăng lên. Nguyên nhân dẫn đến tình hình này là do giá LPG trên thế giới liên tục tăng. Nhưng vốn đầu tư vào hàng tồn kho có giới hạn và nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận nên bộ phận kinh doanh quan tâm nhiều vào dự toán lượng gas cần đặt mua sao cho lượng tồn kho ít, chi phí tồn kho giảm nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Xuất phát từ tình hình đặt hàng của công ty, thường thường tháng nào công ty cũng nhập 3- 4 chuyến mỗi chuyến 1000 tấn. Bảng 13: Lịch trình mua gas trong năm (x ký hiệu có đặt hàng) Năm / Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2004 x x x x x x x x x x x x 2005 x x x x x x x x x x x x [Nguồn: trích bảng xuất- nhập tồn kho nguyên liệu] Ta thấy lịch trình đặt hàng của công ty là liên tục và ổn định trong 2 năm. Đây là biểu hiện cho thấy nhu cầu gas không ngừng gia tăng, ban quản trị nên duy trì và phát huy tốt hơn nữa trong việc tìm hiểu khai thác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Mặt khác, ta có thể dựa vào lịch trình mua gas của doanh nghiệp tại tháng 12 của 2 năm để đánh giá tồn kho gas tại tháng 12 hàng năm. Bảng 14: Tồn kho nguyên liệu gas tháng 12 Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 SL ĐG T Tiền SL ĐG T Tiền tấn 1000đ 1000đ tấn 1000đ 1000đ Tồn đầu tháng 500 6,330 3,165,000 600 8,246 4,947,600 Nhập trong tháng 2000 6,500 13,000,000 3500 8,200 28,700,000 Xuất trong tháng 1100 6,541 7,195,100 3400 8,277 28,141,800 Tồn cuối tháng 1400 6,541 9,157,400 700 8,277 5,793,900 [Nguồn: trích bảng nhập – xuất nguyên liệu] Số liệu tổng hợp trên đã phản ánh giá gas tháng 12 trong năm 2005 tăng lên 8277đ/1kg gas, nhưng lượng gas nhập vẫn tăng chứng tỏ nhu cầu về gas với sản xuất và đời sống vẫn tăng. Điều này cho thấy xu hướng tiêu thụ gas trong những năm tới là rất cao,và tiềm năng phát triển kinh doanh LPG là lớn, khi mà thế giới chưa tìm ra được nguồn năng lượng khác thay thế thì gas vẫn sẽ là nguồn nhiên liệu được ưa chuộng. Tuy nhiên, đối với ngành dầu khí rủi ro có thể gặp phải là không nhỏ. Vì vậy, để phòng ngừa những rủi ro những nhà quản trị nên có những quyết định kỹ càng, thận trọng trong việc dự báo thị trường. 5. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động của công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng. Qua việc phân tích thực trạng vốn lưu động của công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng qua 2 năm tôi rút ra được một số kết luận về quản trị vốn lưu động sau: Quản trị tiền mặt tương đối tốt đáp ứng nhu cầu mục đích thông suốt quá trình giao dịch, mục đích dự phòng và mục đích đầu tư. Chính sách tín dụng khoản phải thu còn một số điểm cần khắc phục như: nên áp dụng tỷ suất chiết khấu, để giảm nợ quá hạn, nợ khó đòi, tăng lợi nhuận … - Quản trị nguyên liệu gas cùng với công tác dự báo giá đã mạng lại hiệu quả trong vấn đề tồn trữ hàng tồn kho đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, thường xuyên. 5.1.Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị tiền mặt Bộ phận kinh doanh công ty cần tăng cường hơn nữa việc thực hiện dự báo tình hình biến động giá trong ngành dầu khí trên thị trường để có những chính sách điều chỉnh phù hợp, ổn định kịp thời những tình huống xấu xảy ra, nhanh chóng đưa ra những quyết định đầu tư có hiệu quả. Doanh nghiệp cần tính đến lượng tiền dự trữ tại quỹ, tìm ra phương án đầu tư nhằm tối đa hóa tốc độ vòng quay tiền Doanh nghiệp hạn chế tối đa tiền mặt trong thanh toán nên thực hiện bằng chuyển khoản, ngoại trừ một số khoản chi giá trị thanh toán thấp. Ngoài ra nên xây dựng hệ thống sec được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Để thuận tiện cho việc theo dõi tiền gửi ngân hàng Công ty nên mở tài khoản chuyên thu và chuyên chi. 5.2. Giải pháp quản trị các khoản phải thu 5.2.1. áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh Cơ sở thực hiện Trong điều kiện hiện nay của công ty việc tăng nhanh vòng quay vốn, giảm thiểu khoản phải thu, rút ngắn kì thu tiền bình quân của Công ty là rất cần thiết cũng như việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Do vậy Công ty cần tính tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho các đại lý tiêu thụ. Khi áp dụng tỉ lệ chiết khấu nhiều yếu tố khác cũng thay đổi tương tự : doanh số bán tăng, vốn đầu tư cho các khoản phải thu giảm và Công ty sẽ nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán nhưng Công ty sẽ được lợi do nhiều yếu tố khác mang lại khi sử dụng suất chiết khấu. Công ty có thể giảm phí tổn thu nợ cũng như số nợ khó đòi và nợ quá hạn cũng giảm. Một khi lợi ích của các khách hàng nhận được nhờ chấp nhận tỉ lệ chiết khấu sẽ kích thích họ trả tiền nhanh hơn, Công ty cũng được lợi nhờ giảm chi phí bán hàng, chi phí thu nợ. Như vậy khi áp dụng suất chiết khấu vẫn đảm bảo lợi ích của khách hàng lẫn công ty. - Nội dung thực hiện Với thời hạn bán chịu là 30 ngày, nếu khách hàng nào thanh toán tiền trước thời hạn thì được ghi nợ thay vì trả tiền ngay khi đặt mua hàng vào thời điểm ga bán chạy. Đối với những khoản nợ quá hạn các khách hàng cũng không phải chịu tiền phạt theo lãi suất quá hạn Ngân hàng dẫn đến các khách hàng thường chiếm dụng vốn của Công ty. Chính điểm yếu này đã kéo theo nợ quá hạn của Công ty lên cao, vì vậy Công ty cần khắc phục bằng cách thực suất chiết khấu. + Tức là một hóa đơn bán hàng có mệnh giá là T (đồng), tỉ lệ chiết khấu tại thời điểm là k/tháng. + Nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn sẽ chỉ phải trả : T T’ = < T , với m : số ngày trước thời hạn thanh toán (1+k)m/30 + Nếu thanh toán sau thời hạn sẽ phải trả : T’’ = T(1+k)n/30 > T , với n : số ngày quá hạn Tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh nên áp dụng mức k1 = 1%/ tháng bằng với lãi suất ngân hàng ( lãi suất dành cho Công ty Tư nhân và Liên doanh ) là 1%/ tháng. Như vậy tỉ suất lãi gộp so với giá vốn trên mỗi đồng doanh thu giảm đi, nhưng bù lại doanh thu bán hàng sẽ tăng. Các nhân tố khác cũng thay đổi như kì thu tiền bình quân giảm, khoản phải thu và nợ khó đòi giảm, vòng quay vốn tăng và chi phí thu nợ giảm. Thực hiện chính sách này chiết khấu cao cũng sẽ làm cho giá của hàng hóa giảm khi thanh toán sớm thời hạn, họ sẽ mua hàng nhiều hơn dẫn đến doanh thu tăng. Với suất chiết khấu k = 1%/ tháng nếu thanh toán trước thời hạn sẽ chiết khấu giảm giá hóa đơn theo những ngày còn lại và cũng ngược lại với thanh toán trễ hạn Công ty cần cứng rắn hơn trong thu nợ, lãi suất nợ quá hạn sẽ nâng lên bằng lãi suất nợ quá hạn của Ngân hàng đề ra với đại lý nào để nợ quá hạn ( sau ngày giao hàng 30 ngày ) và sau 1 tháng quá hạn ( sau giao hàng 60 ngày ) sẽ có biện pháp nặng hơn như giảm hoặc không cung cấp hàng, phạt nợ quá hạn. Bên cạnh đó Công ty cần kết hợp với biện pháp theo khối lượng, tức là nếu khách hàng mua khối lượng lớn một lúc sẽ đuợc hưởng những chính sách tín dụng ưu đãi như trên cộng với phần chiết khấu theo khối lượng, với điều kiện tỉ lệ chiết khấu này sẽ không nhỏ hơn tỉ lệ tiết kiệm chi phí của Công ty trong bảo quản lưu kho, trong vận chuyển phân phối và giao nhận cho các đại lý với quy mô của nó, cũng như việc doanh thu sẽ tăng thêm khi áp dụng tăng suất chiết khấu. Và lẽ đương nhiên khi áp dụng phương pháp chiết khấu đó, tốc độ tăng thêm của doanh thu sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí tăng thêm do chiết khấu. Và lợi nhuận sẽ tăng khi doanh thu tăng cũng như hiệu quả kinh doanh sẽ cao hơn khi vòng quay vốn tăng. 5.3. Giải pháp quản trị hàng tồn kho Công ty phải chủ động trong khâu thu mua nguyên liệu ga thông qua việc kí hợp đồng dài hạn, góp vốn liên doanh với nhà cung cấp để biết được tình hình biến động liên quan đến nguyên liệu Bộ phận quản lý cung ứng cần đưa ra các biện pháp hữu hiệu hơn để Công ty có thể chủ động trong khâu đặt hàng dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục với chi phí tồn kho thấp nhất Công ty nên áp dụng một trong số các mô hình quản lý dự trữ hàng tồn kho vào việc tính khối lượng ga dự trữ để đảm bảo quy trình sản xuất liên tục, đặc biệt mô hình này phải phù hợp với đặc điểm đặt hàng thực tế của Công ty là giao hàng nhiều chuyến trong một lần đặt hàng với chi phí tồn kho thấp nhất Phần kết luận và kiến nghị Kết luận Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm ăn có hiệu quả, kinh doanh có lãi. Muốn vậy thì một trong những vấn đề mà doanh nghiệp phải chú trọng đó là quản trị tốt vốn lưu động. Công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng là một công ty liên doanh với nước ngoài, bằng sự nỗ lực không ngừng vươn lên, doanh nghiệp đã có những bước thành công nhất định trong gần 10 năm hoạt động, khẳng đinh vị trí của mình trong nền kinh tế đầy sôi động. Với đội ngũ cán bộ , nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và đầy nhiệt huyết góp phần cho sự phát triển không ngừng của công ty, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng không ngừng được nâng cao. Bên cạnh đó công tác quản lý tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho ngày càng được chú trọng và hoàn thiện hơn, đẩy mạnh hơn quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty. Qua thời gian nghiên cứu đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng” có thể rút ra kết luận sau: - Công ty quản lý tiền mặt thông qua áp dụng các chính sách rút ngắn đến mức tối thiểu khoảng cách từ khi xuất hóa đơn đến khi khách hàng nhận được nó bằng cách kết hợp các công đoạn giao hàng và gửi hóa đơn theo hàng. Tập trung chuyển tiền từ các thị trường tiêu thụ về doanh nghiệp. Nhờ việc lập dự toán tiền mặt Công ty căn cứ vào đó tính lượng tiền chênh lệch giữa thu và chi để kịp thời làm hợp đồng xin vay vốn hoặc chuyển sang Công ty qua hệ thống ngân hàng. Tạo môi trường kinh doanh thông thoáng cho khách hàng cụ thể không đưa ra tiêu chuẩn tín dụng, cấp hạn mức tín dụng, tăng thời hạn bán chịu, chính sách thu tiền mềm dẻo không sử dụng tỷ lệ lãi xuất phạt đối với khách thanh toán trễ hạn. Và điều kiện khách hàng được hưởng các ưu đãi trên là khách hàng phải trải qua một thời gian mua bán với Công ty và thanh toán đúng hạn. Khách hàng sẽ hưởng các chính sách ưu đãi có mức độ tỷ lệ với vị thế của họ do Công ty đánh giá. Hàng tồn kho trong 3 năm qua đã đảm bảo cho quá trình kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục. Nhìn chung, công tác quản lý vốn lưu động của Công ty đạt kết quả khá tốt. Công ty luôn linh hoạt trong việc đưa ra lựa chọn đúng đắn khi đưa ra các quyết định liên quan đến hiệu quả quản lý vốn lưu động và đạt doanh thu cao nhất.