Đề tài Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp

ục tài sản lưu động khác và hàng tồn kho có tỷ lệ nhỏ đi trong năm 2001, điều này chưa hẳn là tốt nhất là với khoản hàng tồn kho vì Công ty tiêu thụ được nhiều sản phẩm giảm được nợ hàng tồn kho nhưng lại không thu được tiền. Khoản mục tiền mặt tiếp tục tăng lên và chiếm 5,18%, với khoản mục này thì tỷ lệ này có lẽ là hơi cao bởi nó sẽ không có lợi cho hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì khoản này càng cao thì lượng vốn lưu động không sinh lời hoặc sinh lời rất ít sẽ tăng lên. Sang đến năm 2002 thì tỷ lệ các khoản phải thu đã tăng lên quá lớn chiếm tới 67,6% tài sản lưu động, Công ty đang thực sự gặp khó khăn với công tác thu hồi nợ, khoản phải thu tăng và khoản hàng dự trữ giảm là biểu hiện của việc bán được hàng mà không thu được tiền. Khoản mục Tài sản lưu động khác đã giảm xuống chỉ còn chiếm 16,44% là tương đối phù hợp và khoản vốn bằng tiền chiếm 3,36% có thể coi là thích hợp của Công ty. Trên đây mới chỉ là xem xét một cách tổng quan ảnh hưởng của cơ cấu tài sản lưu động, để có thể biết mức độ ảnh hưởng hay tính hợp lý của các khoản mục cấu thành lên tài sản lưu động cần thiết phải đi sâu vào phân tích các khoản mục. 2.2.2.2. Cơ cấu tiền mặt Khoản mục này bao gồm các khoản tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Có thể nói tiền là mạch máu trong cơ thể bởi nó được lưu chuyển liên tục hàng ngày, hàng giờ nó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Bảng 28: Cơ cấu tiền mặt Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % Vốn bằng tiền 156 100 231 100 853 100 687 100 1. Tiền mặt tại quỹ 85 54,49 176 75,76 248 29,07 261 37,99 2. Tiền gửi ngân hàng 71 45,51 55 24,24 605 70,93 426 62,01 Trong cơ cấu tiền mặt của Công ty ta thấy chỉ gồm hai khoản là tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, ngoài ra Công ty không có tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn cũng như không có khoản mục nào đầu tư cho chứng khoán thanh khoản. Năm 1999 lượng vốn bằng tiền của Công ty là khá ít, 156 triệu đồng chỉ chiếm 1,41% tài sản lưu động trong đó tiền mặt tại quỹ chiếm 54,49% và tiền gửi ngân hàng là 45,51%, Công ty đã hạn chế giữ tiền mặt tại quỹ tới mức tối thiểu vì khoản này không hề sinh lời, khoản còn lại Công ty gửi ngân hàng. Sang đến năm 2000 lượng vốn bằng tiền của Công ty đã tăng lên là 231 triệu đồng trong đó tiền mặt tại quỹ là 176 triệu đồng chiếm 75,76% mà lượng tiền mặt tại quỹ được xác định dựa vào nhu cầu thanh toán, chi trả do đó có thể thấy nhu cầu này của Công ty trong năm 2000 đã tăng lên khá nhiều so với năm 1999. Năm 2001 do sự tăng lên khá nhiều của vốn bằng tiền do đó tiền mặt tại quỹ là 248 triệu đồng và chỉ chiếm 29,07% còn lại là khoản Công ty gửi ngân hàng. Có thể thấy rằng trong năm 2001 lượng vốn bằng tiền của Công ty là tương đối thừa nó ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. Sang năm 2002 thì lượng vốn bằng tiền của Công ty đã giảm xuống chỉ còn 687 triệu đồng trong đó tiền mặt tại quỹ là 261 triệu đồng chiếm 37,99% tỷ lệ này là tương đối hợp lý. Có thể nói rằng trong năm 2002 Công ty đã có được cơ cấu tiền mặt là khá phù hợp nó sẽ ảnh hưởng tốt đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. 2.2.2.3. Cơ cấu các khoản phải thu: Các khoản phải thu là một bộ phận chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản lưu động của Công ty và có liên quan trực tiếp đến chu kỳ vận động của tài sản lưu động. Việc quản lý các khoản phải thu là một trong những vấn đề đang được sự quan tâm đặc biệt của Công ty nhất là trong điều kiện cạnh tranh hiện nay thì chính sách tín dụng thương mại đang là công cụ để thu hút khách hàng. Bảng 29: Cơ cấu các khoản phải thu Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % Các khoản phải thu 3.635 100 2.479 100 8.510 100 13.838 100 1. Phải thu của khách hàng 2.444 67,24 1.024 41,31 6.583 77,36 12.677 91,61 2. Trả trước cho người bán 850 23,38 1.054 42,52 1.457 17,12 1.358 9,81 3.Phải thu khác 341 9,38 401 16,17 640 7,52 367 2,65 4. Dự phòng phải thu khó đòi 0 0 0 0 -170 -2,0 -564 -4,07 Qua bảng phân tích trên ta thấy khoản phải thu của khách hàng của Công ty không ngừng tăng lên trong 4 năm qua, đặc biệt là trong 2 năm gần đây năm 2001 và năm 2002. Năm 1999 khoản phải thu của khách hàng là 2.444 triệu đồng chiếm 67,42% giá trị các khoản phải thu, năm 2000 các khoản phải thu giảm xuống chỉ còn 2.479 triệu đồng giảm xuống 1.156 triệu đồng so với năm 1999 tương đương với giảm 31,8%, đồng thời với việc giảm xuống của các khoản phải thu là việc giảm xuống khoản phải thu của khách hàng trong năm 2000 giảm xuống chỉ còn 1.024 triệu đồng tương đương với giảm 1.402 triệu đồng và tương đương với giảm 58,1% do đó khoản phải thu của khách hàng trong năm 2000 chỉ chiếm 41,31% các khoản phải thu. Tỷ lệ khoản phải thu của khách hàng đã tăng lên rất nhiều trong 2 năm 2001 và 2002, trong năm 2001 khoản phải thu của khách hàng là 6.583 triệu đồng chiếm 77,36% giá trị các khoản phải thu tăng 5.559 triệu đồng so với năm 2000 tương đương với tăng 542,87%, sự tăng lên này là quá lớn điều này được giải thích bằng việc Công ty đã sử dụng chính sách cho khách hàng tức là chấp nhận bán chịu cho khách hàng, tuy nhiên việc bán chịu này có thể nhận định là khá dễ dàng hay nói đúng hơn là bất cập do đó khoản phải thu của khách hàng đã tăng mạnh. Tuy rằng với việc thực hiện rộng rãi chính sách tín dụng thương mại Công ty sẽ tăng được khả năng tiêu thụ sản phẩm, giảm được lượng hàng tồn kho nhưng lại dẫ tới tình trạng bị chiếm dụng vốn, khả năng rủi ro không đòi được nợ tăng lên điều này cũng được thể hiện ở việc Công ty đã phải đưa ra khoản dự phòng phải thu khó đòi, tuy mới chỉ là 170 triệu đồng. Năm 2000 khoản phải thu của khách hàng của Công ty không những không được hạn chế mà còn tiếp tục tăng mạnh, tăng 6.094 triệu đồng so với năm 2001 tương đương với tăng 91,61% các khoản phải thu. Với việc tăng mạnh khoản phải thu của khách hàng như vậy là một việc đáng báo động trong chính sách bán chịu của Công ty, Công ty thực sự cần phải có những giải pháp để thu hồi hết khoản nợ này đồng thời có những giải pháp chọn lọc khách hàng để vừa tăng được khả năng tiêu thụ vừa giảm được khoản phải thu của khách hàng và tăng được khả năng thu hồi nợ. Tuy nhiên ngoài khoản phải thu của khách hàng thì khoản trả trước cho người bán của Công ty cũng khá lớn, năm 1999 khoản này là 850 triệu đồng chiếm 23,38% khoản phải thu. Năm 2000 khoản trả trước cho người bán là 1.054 triệu đồng chiếm 42,52% khoản phải thu tỷ lệ này có thể nói là khá lớn vì khi Công ty để cho khoản này lớn tức là Công ty đã để cho người bán chiếm dụng và sử dụng vốn của mình trong khi Công ty là người phải chịu chi phí vốn, đồng thời không sinh lời được với khoản vốn đó. Tuy nhiên sang năm 2001 tỷ lệ của khoản này trong các khoản phải thu của Công ty đã giảm xuống chỉ còn chiếm 17,12% nhưng về mặt giá trị là vẫn lớn là 1.457 triệu đồng, Công ty cần phải nguồn này xuống bằng việc trở thành bạn hàng quen thuộc và mua với khối lượng lớn để có thể được hưởng những ưu đãi như giảm giá nhất là giảm khoản phải trả trước. Có lẽ Công ty cũng nhận thức được điều đó nên sang năm 2002 khoản trả trước cho người bán chỉ còn 1.358 triệu đồng chiếm 9,81% các khoản phải thu đó là một dấu hiệu tích cực và đáng ghi nhận của Công ty. Ngoài các khoản trên thì trong các khoản phải thu của Công ty còn có khoản phải thu khác, khoản này tuy không lớn nhưng cũng đòi hỏi Công ty có biện pháp quản lý chặt chẽ để có thể giảm các khoản phải thu cũng như thu hồi được hết các khoản phải thu. 2.2.2.4. Cơ cấu hàng tồn kho: Là một Công ty thực hiện sản xuất kinh doanh thiên nhiều về lĩnh vực thương mại nên dự trữ và tồn kho là một vấn đề đặc biệt quan trọng đối với Công ty. Bảng 30: Cơ cấu hàng tồn kho Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % Tr.đ % 1. Nguyên vật liệu tồn kho 301 8,77 169 38,86 350 15,65 67 2,59 2. Công cụ, dụng cụ trong kho 115 3,35 150 3,44 150 6,71 185 7,15 3. CPSXKD dở dang 1.067 31,1 338 8,9 366 16,36 451 17,42 4. Thành phẩm tồn kho 1.905 55,52 2.051 47,02 1.328 59,36 488 18,85 5. Hàng hoá tồn kho 43 1,25 78 1,78 43 1,92 1398 53,99 Tổng hàng tồn kho 3.431 100 4.36 100 2.237 100 2589 100 Qua cơ cấu hàng tồn kho của Công ty ta thấy rằng tuy lượng tồn kho của Công ty trong thời gian qua không lớn nhưng diễn biến rất phức tạp, các khoản mục có sự tăng giảm lẫn lộn như chỉ tiêu nguyên vật liệu tồn kho năm 1999 là 301 triệu đồng chiếm 8,77% trong khi năm 2000 là 1.695 triệu đồng chiếm 38,86% lượng hàng, sang đến năm 2001 là 350 triệu đồng chỉ chiếm 15,65% lượng hàng tồn kho và cuối cùng là năm 2002 chỉ còn 67 triệu đồng chiếm 2,59%, với sự tăng giảm thất thường này sẽ rất khó đưa ra được những kết luận chính xác rằng tốt hay xấu trong cơ cấu hàng tồn kho của Công ty. Tuy nhiên để có được cách nhìn tổng quan về hàng tồn kho của Công ty cần tìm hiểu cơ cấu hàng tồn kho trong từng năm. Năm 1999 lượng nguyên vật liệu tồn kho là 301 triệu đồng chiếm 8,77%, tỷ lệ công cụ, dụng cụ trong kho là 115 triệu đồng chiếm 3,35%, chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu hàng tồn kho trong năm 1999 là chi phí sản xuất kinh doanh dowrdang và thành phẩm tồn kho tương đương là 31,1% và 55,52%. Trong khi đó thì lượng hàng hoá tồn kho chỉ là 43 triệu đồng tương đương chiếm 1,25%. Điều này phản ánh trong năm 1999 Công ty chủ yếu thực hiện hoạt động sản xuất để bán hơn là mua sản phẩm bên ngoài rồi bán, nhưng cũng phản ánh sản phẩm do Công ty sản xuất ra là khó tiêu thụ hơn so với hàng mua ngoài. Do đó có thể nói chất lượng sản xuất của Công ty là chưa cao khiến cho chi phí sản xuất kinh doanh dở dang lớn, sản phẩm sản xuất là khó tiêu thụ. Trong năm 2000, lượng nguyên vật liệu tồn kho chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu hàng tồn kho và lượng thành phẩm cũng cao là 38,86% và 47,02% điều này phản ánh Công ty đã mua quá nhiều nguyên vật liệu vượt qua nhu cầu sản xuất và lượng sản phẩm làm ra tồn kho khá nhiều phản ánh Công ty gặp khó khăn trong khâu tiêu thụ. Nhưng phải ghi nhận đã có tiến bộ trong sản xuất là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong năm 2000 đã giảm xuống chỉ còn 388 triệu đồng giảm 679 triệu đồng so với năm 1999 và chiếm 8,9% lượng hàng tồn kho. Năm 2001, lượng nguyên vật liệu tồn kho giảm xuống chỉ còn 350 triệu đồng và chiếm 15,65% nhưng lượng thành phẩm tồn kho thì vẫn rất cao là 1.328 triệu đồng chiếm 59,36%. Ta thấy tuy lượng hàng tồn kho của Công ty trong thời gian qua là không lớn nhưng việc thành phẩm tồn kho cao vẫn là điều Công ty cần xem xét điều chỉnh bởi nó là biểu hiện của việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, đến chất lượng sản phẩm của Công ty không tốt nên bị hạn chế trong khâu tiêu thụ. Năm 2002 trong cơ cấu hàng tồn kho của Công ty thì chiếm tỷ lệ cao lại là hàng hoá tồn kho chiếm 53,99% lượng hàng tồn kho, trong khi đó thành phẩm tồn kho chỉ còn 18,85%, điều này phản ánh Công ty đã tiến hành việc mua hàng hóa về bán hơn là việc sản xuất sản phẩm. Và trong năm 2002 thì lượng hàng tồn kho chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong cơ cấu tài sản lưu động của Công ty. Nó phản ánh rắng Công ty đang sử dụng chính sách tín dụng thương mại tương đối rộng rãi, nếu chỉ xét trên góc độ quản lý hàng tồn kho thì đó là một dấu hiệu tốt. 2.3. Những yếu kém chủ yếu trong quản lý và sử dụng vốn lưu động của Công ty. 2.3.1. Các yếu kém chủ yếu: Nhìn chung hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty trong 4 năm qua là chưa cao, còn khá nhiều yếu kém cần thiết phải có sự điều chỉnh, những yếu kém này đã được đề cập trong quá trình phân tích về tình hình quản lý cũng như sử dụng vốn lưu động của Công ty nhưng xin được tập trung lại trong những yếu kém chủ yếu sau đây: + Hiệu quả sử dụng vốn lưu động giảm: Hệ số luân chuyển vốn lưu động giảm mạnh qua các năm, năm 1999 là 9,05 vòng trong một năm thì đến năm 2001 chỉ còn 6,94 vòng và năm 2002 là 6,4 vòng, đồng thời với việc đó là sự tăng lên về thời gian của một vòng luân chuyển vốn lưu động, năm 1999 chỉ mất 39,78 ngày thì năm 2002 phải mất 52,17 ngày để vốn lưu động luân chuyển được 1 vòng. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động qua các năm tăng lên, tức là để tạo ra được một đồng doanh thu phải mất nhiều hơn vốn lưu động. Sức sinh lời của vốn lưu động cũng giảm đi rõ rệt, năm 1999 một đồng vốn lưu động có khả năng tạo ra 0,034 đồng lợi nhuận thì năm 2002 chỉ tạo ra được 0,028 đồng lợi nhuận. + Dự báo nhu cầu vốn lưu động không chính xác: Năm 2000 dự báo là 13.300 triệu đồng thì thực tế chỉ cần 11.502 triệu đồng thừa1.798 triệu đồng đến năm 2001 trong khi dự báo là 14.500 triệu đồng thì thực tế lại cần đến 16.454 triệu đồng, thiếu 1.954 triệu đồng và năm 2002 thiếu 2.941 triệu đồng. + Vốn lưu động của Công ty bị chiếm dụng nhiều: Các khoản phải thu của Công ty ngày càng lớn và càng chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty. Điều này được thể hiện bằng việc vòng quay các khoản phải thu giảm và kì thu tiền bình quân tăng, năm 1999 vòng quay các khoản phải thu là 27,6 vòng trong một năm và chỉ mất 13,04 ngày cho một kì thu tiền bình quân thì năm 2002 vòng quay các khoản phải thu chỉ còn 10,2 vòng và kì thu tiền bình tăng thành 35,29 ngày. + Công ty sử dụng được ít vốn nợ: Điều này được thể hiện ở các hệ số về khả năng thanh toán của Công ty là tương đối cao, nợ ngắn hạn mà Công ty sử dụng được là chưa nhiều. Công ty phải sử dụng cả vốn chủ sở hữu và vay dài hạn để tài trợ cho tài sản lưu động. + Cơ cấu hàng tồn kho diễn biến phức tạp: Hàng tồn kho của Công ty là nhỏ nhưng có diễn biến phức tạp về cơ cấu, đòi hỏi phải xác định được một cơ cấu hàng tồn kho hợp lý hơn. 2.3.2. Các nguyên nhân: *Nguyên nhân chủ quan + Tốc độ tăng của doanh thu nhỏ hơn tốc độ tăng của vốn lưu động: Thị trường xuất khẩu của Công ty hiện vẫn chưa thực sự đa dạng hoá, mặt hàng xuất khẩu vẫn còn ít, thị trường của Công ty vẫn tập trung chủ yếu ở các thị trường truyền thống có vốn rất bấp bênh, do vậy hoạt động của Công ty còn khá bị động, thiếu ổn định. Công ty chưa thiết lập được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, chưa phát huy hết được khả năng của các đơn vị chi nhánh, bán hàng chủ yếu là bán buôn ít chú trọng đến hoạt động bán lẻ. Do vậy doanh số bán hàng của Công ty vẫn chưa thực sự phản ánh đúng tiềm năng của Công ty. + Thực hiện không hiệu quả chính sách tín dụng thương mại: Công ty thực hiện chính sách tín dụng thương mại đối với khách hàng mà việc thẩm định tài chính cũng như theo dõi khách hàng chưa thực sự được quan tâm, năng lực phân tích tài chính còn yếu kém. Việc bán chịu cho khách hàng là tương đối chủ quan và còn dựa chủ yếu vào mối quan hệ. Công ty chưa có đội ngũ chuyên môn trong lĩnh vực thẩm định, theo dõi khách hàng nên kế toán Công ty phải kiêm luôn việc đó, điều này không chỉ gây ra sự quá tải trong công việc mà còn giảm chất lượng thẩm định vì bản thân họ không thể theo dõi khách hàng một cách đầy đủ. + Phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động không phù hợp Phương pháp này chỉ căn cứ vào hệ số luân chuyển vốn lưu động của năm trước rồi đưa ra con số dự kiến. + Chưa quan tâm đúng mức đến khoản tín dụng thương mại trong khâu mua hàng Khoản phải trả người bán tuy chiếm tỷ lệ cao nhất trong nợ hạn nhưng mới chỉ là 7.817 triệu đồng trong năm 2002 đạt mức cao nhất trong thời gian qua, trong khi khoản phải thu của khách hàng lên tới12.677 triệu đồng trong năm 2002, do đó đòi hỏi Công ty cần phải tập trung khai thác nguồn này nhiều hơn. + Chưa quan tâm đúng mức đến công tác quản trị hàng tồn kho: Mức tồn kho của Công ty được quyết định chủ yếu dựa trên kinh nghiệm mà không dựa trên các lý thuyết về quản trị tồn kho, đặc biệt Công ty chưa áp dụng mô hình EOQ trong quản trị tồn kho. * Nguyên nhân khách quan: + Thị trường: Thị trường tiền tệ của Việt Nam chưa hình thành do đó các doanh nghiệp Việt Nam không như ở các nước khác, chỉ có thể đầu tư vào các công cụ của thị trường tiền tệ như trái phiếu kho bạc, thương phiếu...vì mục tiêu sinh lời ngắn hạn, do đó các doanh nghiệp Việt Nam không có cơ hội đầu tư số dư tiền mặt nhằm kiếm lãi. Sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường trong và ngoài nước, giữa các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp nước ngoài trong xu thế hội nhập và toàn cầu hoá nền kinh tế. Trong tình hình thế giới có nhiều biến động như khủng hoảng kinh tế, chiến tranh cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty do đó cũng ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. + Ngân hàng: Do hệ thống ngân hàng chưa thực sự phát triển, thánh toán bằng tiền mặt còn là chủ yếu trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên việc nắm bắt các thông tin tài chính thông qua ngân hàng còn hạn chế và độ chính xác không cao. Cơ chế tài chính của nước ta vẫn còn nhiều bất cập, thông tin trên các báo cáo tài chính mà Công ty đưa ra không đảm bảo phản ánh đúng thực trạng của Công ty, do đó nếu Công ty dựa vào đó để thẩm định năng lực tài chính của khách hàng thì kết quả chưa chắc đã chính xác. Uy tín của các ngân hàng Việt Nam chưa cao nên trong thanh toán quốc tế Công ty thường phải ký quỹ lớn cho lô hàng nhập khẩu. Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty 3.1. Một số giải pháp 3.1.1 Xác định nhu cầu vốn lưu động mới phù hợp Để chủ động trong việc quản lý vốn lưu động, trước mỗi năm kế hoạch Công ty phải căn cứ những tiêu chí có cơ sở khoa học như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu chí kinh tế kỹ thuật, định mức hao phí vật tư , giá cả và trình độ năng lực quản lý để lập kế hoạch quản lý, sử dụng vốn lưu động vững chắc và tiết kiệm. Nếu lượng vốn dự tính thấp hơn so với nhu cầu thực sự thì sẽ gây khó khăn cho quá trình luân chuyển vốn trong kinh doanh, thiếu vốn sẽ gây ra nhiều tổn thất như việc kinh doanh chậm trễ, không đáp ứng được nhu cầu thị trường, mất uy tín đối với nhà cung cấp. Ngược lại, nếu nhu cầu vốn lưu động xác định quá cao thì sẽ gây ra tác hại cho bản thân Công ty, gây nên tình trạng ứ đọng vật tư, hàng hoá, lãng phí vốn luân chuyển vốn chậm phát sinh nhiều chi phí không hợp lý làm tăng tổng chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Thực tế là trong 2 năm 2001 và 2002 ở Công ty đã xảy ra tình trạng lãng phí vốn lưu động và dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động không cao. Yêu cầu đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để có được một tỷ lệ vốn lưu động phù hợp với kết quả kinh doanh. Như đã phân tích ở chương II việc xác định vốn lưu động ở Công ty vẫn còn một số bất cập do đó trong những năm tới đây Công ty có thể áp dụng một trong hai phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động được trình bày dưới đây: Phương pháp 1: Tỷ lệ % trên doanh thu Phương pháp này dựa trên quy luật của mối quan hệ giữa doanh thu tiêu thụ sản phẩm với tài sản, tiền vốn và được tiến hành như sau: - Tính số dư các khoản trên bảng tổng kết tài sản của doanh nghiệp trong năm - Chọn những khoản chịu sự biến động trực tiếp và có quan hệ chặt chẽ với doanh thu trong năm và tính tỷ lệ % trên doanh thu trong năm. - Dùng % đó để ước tính nhu cầu vốn lưu động của năm sau theo dự tính thay đổi của doanh thu. Nhận xét: đây là phương pháp thống kê kinh nghiệm cho nên các con số đưa vào phân tích phải thật chính xác, đòi hỏi phải nâng cao chất lượng kế toán, kế toán ghi chép những số liệu tài chính phải đầy đủ, chính xác và trung thực. Có như vây việc xác định nhu cầu vốn lưu động mới được chính xác, hiệu quả sử dụng vốn lưu động mới được nâng cao. Ví dụ: trong năm 2003 doanh thu thuần dự kiến của Công ty là 160 tỷ đồng, Công ty xác định nhu cầu vốn lưu động thông qua phương pháp đã trình bày ở trên: Bảng 31: Tỷ lệ % giữa các khoản mục có quan hệ trực tiếp với doanh thu Tài sản Nguồn vốn 1. Tiền 0,5% 1. Phải trả người bán 5,53% 2. Các khoản phải thu 9,8% 2. Người mua trả trước 1,69% 3. Hàng tồn kho 1,83% 3. Thuế phải nộp 0,41% 4. Tài sản lưu động khác 2,38% 4. Phải trả CNV 0,11% Tổng 14,51% Tổng 7,74% Theo bảng trên thì cứ doanh thu thuần tăng lên 1 đồng cần phải tăng vốn lưu động lên 0,1451 đồng. Cứ 1 đồng doanh thu thuần tăng lên thì Công ty chiếm dụng đương nhiên (nguồn phát sinh tự động) là 0,0774 đồng. Vậy thực chất 1 đồng doanh thu thuần tăng lên Công ty chỉ bổ sung: 0,1451- 0.0774 = 0,0677 đồng Nhu cầu vốn lưu động cần bổ sung thêm cho năm 2003 là: (160.000- 141.236) x 0.0677 = 1.270,32 triệu đồng (Trong đó 141.236 triệu đồng là doanh thu thực tế của năm 2002) Công ty có thể dựa vào tỷ trọng định mức mà phân bổ vào từng khoản mục của vốn lưu động. Phương pháp 2: thông qua các chỉ tiêu tài chính đặc trưng Người ta xâydựng một hệ thống các chỉ tiêu tài chính được coi là chuẩn và dùng nó để ước lượng nhu cầu vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng cần phải có tương ứng với doanh thu nhất định. Các chỉ tiêu tài chính được áp dụng có thể là số trung bình ngành hoặc của doanh nghiệp cùng loại (doanh nghiệp cùng tuổi, cùng quy mô, trong cùng một vùng địa lý, thị trường có thể so sánh được) hoặc là tự xâydựng. Điều kiện để áp dụng phương pháp này là người lập kế hoạch phải biết rõ ngành nghề hoạt động, quy mô kinh doanh (được đo lường bằng mức doanh thu dự kiến hàng năm). áp dụng: Bảng 32: Dự kiến các chỉ tiêu tài chính năm 2003 của Công ty Chỉ tiêu Tỷ lệ 1. Hiệu suất sử dụng tổng tài sản 5,4 vòng/ năm 2. Hệ số nợ 0,67 3. Tỷ trọng nợ ngắn hạn 0,94 4. Hệ số thanh toán hiện hành 1,18 5. Hệ số thanh toán nhanh 0,8 6. Kỳ thu tiền bình quân 32ngày Doanh thu thuần dự kiến năm 2002 là 160 tỷ đồng, dựa vào các chỉ tiêu trên ta tính toán như sau: Tổng tài sản bình quân = 160.000/5,4 = 29.630 triệu đồng Nợ phải trả bình quân = 29.630 x 0,67 = 19.852 triệu đồng Nợ ngắn hạn = 19.852 x 0,94 = 18.661 triệu đồng Tài sản lưu động bình quân = 18.661 x 1,18 = 22.019,98 triệu đồng Các khoản phải thu = 160.000 x 32/360 = 14.222 triệu đồng Tiền + phải thu bình quân = 18.661 x 0,8 = 14.928,8 triệu đồng Hàng tồn kho bq và TSLĐ khác = 22.019,98 - 14.928,8 = 7.091,18 tr.đ Phương pháp trước đây: doanh thu thuần là 160 tỷ đồng, hệ số luân chuyển vốn lưu động dự tính là 7 thì: VLĐ định mức = 160.000/7 = 22.857 triệu đồng Nhận xét: phương pháp 1 và phương pháp 2 cho kết quả gần bằng nhau, theo phương pháp 1 vốn lưu động cần huy động thêm là 1.270,32 triệu đồng. Phương pháp 2 thì lượng vốn lưu động bình quân cần thiết là 22.019 triệu đồng trong khi vốn lưu động bình quân năm 2002 cần thêm 20.471 triệu đồng, vậy cần huy động thêm 22.019,98 - 20.471= 1.548,98 triệu đồng. Còn theo phương pháp trước đây sẽ phải huy động thêm 22.857 - 20.471= 2.386 triệu đồng , với mức xác định nhu cầu vốn lưu động bổ sung cao như vậy thì sẽ lại dẫn tới tình trạng sử dụng vốn lưu động không cao, lãng phí vốn lưu động. 3.1.2 Tăng cường thẩm định tài chính và giảm các khoản phải thu. Trong 4 năm qua, các khoản phải thu của Công ty tăng nhanh đặc biệt là năm 2001 và năm 2002. Đây là vấn đề mà Công ty nhất thiết phải có biện pháp khắc phục các khoản phải thu lớn là biểu hiện của tình trạng bị chiếm vốn, nguy cơ nợ quá hạn gia tăng, ứ đọng vốn. Các chi phí liên quan đến các khoản phải thu làm cho hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty giảm. Việc thu hồi công nợ sớm sẽ nhanh chóng đưa vốn quay vòng vào sản xuất kinh doanh tăng tốc độ luân chuyển vốn, tạo chủ động cho công ty trong việc thanh toán nợ, nhất là các khoản nợ vay có tính chất ngắn hạn. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thì việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại đối với khách như hiện nay là cần thiết, tuy nhiên một trong những yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải xác định được các đối tượng cấp tín dụng thương mại, công ty cần chú trọng những yếu tố sau: Phẩm chất tư cách tín dụng của khách hàng hay tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ tốt hay xấu. Triển vọng phát triển kinh tế của khách hàng trong thời gian tới và xu thế phát triển ngành nghề của họ. Khách hàng là bạn hàng lâu dài hay chỉ mua sản phẩm một lần. Trước khi chấp nhận các khoản tín dụng thương mại công ty cần chú trọng những bước sau: Tăng cường công tác thẩm định tài chính của khách hàng trước khi tiến hành bán chịu: như năng lực tài chính (thông qua một số kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua, thu nhập kỳ vọng trong thời gian tới, chiến lược kinh doanh và tính khả thi của nó). Bên cạnh đó, công ty cũng cần nắm được tình hình ngân quỹ của khách hàng để xác định thời hạn hợp lý nhất đảm bảo cho khách hàng luôn trong tình trạng sẵn sàng thanh toán nợ nhất. Các chứng từ của các khoản phải thu phải đảm bảo phản ánh đầy đủ quyền và trách nhiệm của các bên, người đứng ra chịu trách nhiệm phải đúng trong phạm vi thẩm quyền được phép phòng khi có rủi ro xảy ra công ty phải nhờ đến bên thứ ba như: trường hợp công ty cần gấp tiền thì có thể nhượng lại quyền đòi nợ cho ngân hàng dưới dạng thương phiếu. Xác định giá bán trả chậm hợp lý, giá bán phải đảm bảo bù đắp những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu như: rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do ảnh hưởng của lạm phát và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu nợ. Để tăng cường năng lực thẩm định tài chính của khách hàng Công ty cần: + Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trong lĩnh vực thẩm định tài chính và theo dõi khách hàng. + Nhân viên tham gia quá trình thẩm định phải được tăng cường đào tạo vè chuyên môn và ý thức trách nhiệm, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nếu nhân viên nào xử lý không công minh, như kết cấu với khách hàng thì công ty phải có biện pháp xử lý thích hợp. Dù việc thẩm định của khách hàng có tốt đến đâu thì khoản phải thu khó đòi của khách hàng vẫn là khó tránh khỏi, do đó công ty cần xem xét lại mức nợ phải thu và nợ khó đòi trên cơ sở hàng tháng để có những giải pháp thích hợp để xử lý đối với khoản nợ khó đòi như xử lý bằng quỹ dự phòng rủi ro, cũng như làm cho tỷ lệ nợ khó đòi nằm trong tầm kiểm soát và duy trì ở mức độ thích hợp. Bảng 33: Dự kiến các khoản phải thu năm 2003 Đơn vị : triệu đồng Năm 2002 Dự kiến năm 2003 Chênh lệch Tỉ lệ tăng giảm % Các khoản phải thu 13.838 9.607 -4.231 69,43 1.Phải thu khách hàng 12.667 8.236 -4.431 64,97 2.Trả trước người bán 1.358 1.297 -61 9,55 3.Phải thu khác 377 484 107 131,88 4.Dự phòng phải thu khó đòi -564 -410 154 72,69 Như vậy trong năm 2003 các khoản phải thu dự kiến giảm xuống còn 9.607 triệu đồng bằng 69,43% so với năm 2002 tương đương giảm 4.231 triệu đồng, trong đó đặc biệt khoản phải thu của khách hàng sẽ phải giảm xuống chỉ còn 8.236 triệu đồng bằng 64,97% năm 2002 tương đương giảm 4.441 triệu đồng. Như vậy với việc xuống được 4.431 triệu đồng, Công ty đã tiết kiệm được 4.431 x 0,1 ( lãi suất gửi ngân hàng) 44,31 triệu đồng , nó sẽ góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty trong năm 2003. 3.1.3 Đẩy mạnh công tác quản lý hàng tồn kho Trong bộ phận này bao gồm: dữ trữ nguyên vật liệu, chi phí sản xuất sản phẩm dở dang, hàng hoá và thành phẩm tôn kho. Do tính chất mùa vụ, cũng như chịu ảnh hưởng của thời tiết, của đầu vào lẫn đầu ra nên dư trữ là một điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ như thế nào có hiệu quả mới được coi là câu hỏi cần được giải đáp. Tuy rằng tổng lượng hàng tồn kho của công ty là lớn nhưng cầu của hàng tồn kho biến động khá phức tạp cho nên cũng phải có những giải pháp thích hợp để có lượng dự trữ từng mặt hàng hợp lý. + Đối với nguyên vật liệu - Để xác định được mức dữ trữ hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá mức thì trước khi tiến hành nhập Công ty cần lưu ý một số vấn đề sau: - Nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu để quyết định mặt hàng nào nên được sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định tương tự về nguyên vật liệu và tìm các giải pháp cho nguồn cung ứng. - Mức dự trữ nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào các đặc tính của từng loại nguyên vật liệu: nếu là nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao, Công ty phải thu mua đủ lượng dự trữ cần thiết còn nếu nó thuộc loại thông thường thì Công ty nên áp dụng mô hình EOQ dựa trên mức tiêu hao ước tính. Nếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng thì Công ty nên áp dụng phương pháp cung cấp kịp thời là phù hợp nhất. Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Khi sử dụng mô hình này người ta dựa vào các giả thiết quan trọng sau: +Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi +Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi. + Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước. + Chỉ có duy nhất hai loại chi phí là chi phí tôn trữ và chi phí đặt hàng. + Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian. Nếu ta gọi: D - nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ Q - lượng hàng cho một đơn hàng S - chi phí đặt hàng tính trên một đơn hàng H - chi phí lưu kho trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm D - nhu cầu hàng năm về nguyên vật liệu d = D/số ngày sản xuất trong năm P - mức cung ứng hàng ngày L - thời gian vận chuyển một đơn đặt hàng Khi đó: Clk (chi phí lưu kho) = (Q/2) x H Cdh (chi phí đặt hàng) = (D/Q) x H Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá tổng các chi phí này Có TC = Clk +Cdh = (Q/2) x H + (D/Q) xH Để TCmin Û Q* = Để đề phòng trường hợp quy mô sản xuất tăng đột ngột hay tránh những giao động mạnh, Công ty có thể tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục của sản xuất kinh doanh và tận dụng được các cơ hội. Hao hụt tự nhiên là đặc tính của nguyên vật liệu, do vậy Công ty cũng cần thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu. + Đối với dự trữ hàng hoá và thành phẩm tồn kho Mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước thuộc khu vực Tây Âu và thị trường Mỹ, đặc biệt là các hàng đã qua chế biến. Đa dạng hoá thị trường sẽ giúp Công ty giảm được rủi ro, bên cạnh đó Công ty cũng cần duy trì tốt mối quan hệ thương mại với các thị trường truyền thống. Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá nhằm giảm lượng hàng hoá tồn kho, Công ty cần tăng cường tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và thông qua đó có thêm thông tin thị trường để kịp thời có biện pháp điều chỉnh. Hạn chế việc nhập hàng tràn lan, ồ ạt, nhập hàng phải dựa trên phân tích nhu cầu của khách hàng. Công ty cũng cần phải lựa chọn mặt hàng có tính chiến lược để tập trung chuyên môn hoá nhằm tạo thế mạnh và tăng phát triển chiều sâu. Rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu, vận chuyển: thủ tục rườm rà, vận chuyển mất nhiều thời gian, làm ứ đọng hàng hoá, giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Vì vậy việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính và lựa chọn phương tiện vận tải hợp lý cũng là một vấn đề quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế. Thiết lập các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động trong hoạt động kinh doanh thương mại theo hợp đồng. Phải có đội ngũ nhân viên có năng lực thị trường để tiếp cận với các nhà cung ứng và tổ chức khâu thu mua kể cả phương tiện vận tải và quy mô một cách hợp lý nhất. + Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Thời gian sản xuất là thời gian mà vốn lưu động tồn tại dưới hình thức chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cứ thêm 1 phút nó tồn tại thì cũng chính là thêm 1 phút cần để phần vốn lưu động dùng trong sản xuất trở về trạng thái ban đầu. Để giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang thì Công ty cần phải: - Bố trí hợp lý các phân xưởng sản xuất trong dây chuyền sản xuất để giảm tối đa thời gian vận hành sản phẩm dở dang giữa các bộ phận. - Không ngừng tiếp thu những phát minh mới về khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất để rút ngắn thời gian sản xuất, đồng thời cũng cần tăng cường độ làm việc của máy móc thiết bị và lựa chọn loại máy móc thiết bị có công suất cao. - Trước khi tiến hành sản xuất Công ty cũng cần đặt kế hoạch cho từng đơn vị, từng bộ phận trong từng thời kỳ. Trong quá trình sản xuất, Công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình hoàn thành định mức của từng khâu, từng công đoạn trong dây chuyền. Có như vậy thì mới kịp thời khắc phục những sai phạm và kịp thời cung ứng các yếu tố đầu vào. 3.1.4. Tăng cường áp dụng hình thức tín dụng thương mại trong khâu mua hàng Để đảm bảo nhu cầu vốn lưu động trước hết cần phải huy động tối đa nội lực từ bên trong, tăng cường huy động các nguồn lực ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu trước mắt. Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực trạng của Công ty theo em Công ty nên tăng cường huy động vốn bằng hình thức tín dụng thương mại. Hình thức tín dụng thương mại trong khâu mua hàng được thể hiện ở khoản phải trả người bán, khoản này rất có lợi cho Công ty vì chi phí vốn cho khoản này là rất ít và hầu như không có. Trong tình hình hiện nay thì Công ty nào cũng muốn có được khoản này lớn, nhưng người bán cũng có những điều kiện nhất định khi chấp nhận bán chịu nên Công ty cần phải giữ được uy tín và cũng phải đảm bảo được năng lực tài chính của mình thì mới cho phép sử dụng được khoản này. Với việc sử dụng hình thức tín dụng thương mại Công ty sẽ thu được những lợi thế sau: Tín dụng thương mại là phương thức tài trợ tiện lợi và linh hoạt trong kinh doanh, việc áp dụng này còn giúp Công ty tạo khả năng mở rộng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh một cách lâu bền. Chi phí sử dụng các khoản này ẩn dưới hình thức thay đổi giá bán (nâng cao đơn giá để bao hàm luôn cả lãi suất tín dụng trong đó). Thông thường mức giá chỉ được nâng lên một khoản nhỏ, do vậy mà Công ty cũng sử dụng các khoản này với chi phí khác. Công ty có thể chủ động trong việc sử dụng các khoản tín dụng thương mại. Xuất phát từ lợi thế của khoản tín dụng thương mại và tính khả thi của giải pháp huy động vốn nên em thấy Công ty cần chú trọng hơn nữa việc huy động vốn từ nguồn này. 3.1.5. Quản lý chặt chẽ doanh thu và chi phí Doanh thu và chi phí là những chỉ tiêu chủ yếu nhằm đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời cũng là chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 3.1.5.1. Các giải pháp nhằm tăng doanh thu. Trong 4 năm trở lại đây doanh thu của Công ty không ngừng tăng lên nhưng bên cạnh đó mức tăng giá vốn hàng bán là rất cao vẫn là nỗi lo của ban quản lý. Do tính chất cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, việc tiêu thụ sản phẩm gặp rất nhiều khó khăn, nếu muốn tăng doanh thu trước tiên chúng ta cần xem xét các biện pháp để đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá nhưng phải đảm bảo các khoản phải thu không tăng lên nhiều tức là bán được hàng và thu được tiền. + Tăng cường hoạt động Marketing trên thị trường. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay mang đầy tính cạnh tranh thì hoạt động Marketing là không thể thiếu được để một doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của đồng vốn bỏ ra. Hoạt động marketing của doanh nghiệp sẽ trả lời cho doanh nghiệp 3 câu hỏi cơ bản trong nền kinh tế thị trường: sản xuất cái gì. sản xuất cho ai và sản xuất bằng cách nào? Thông qua hoạt động Marketing Công ty sẽ biết nhu cầu của người tiêu dùng đối với từng loại sản phẩm, từ đó Công ty sẽ có những đầu tư thích hợp với lượng vốn của mình. Mặt khác hoạt động marketing sẽ thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm bằng việc tăng cường các biện pháp hỗ trợ và xúc tiến kinh doanh: như quảng cáo, giới thiệu sản phẩm ,... sẽ thu hút khách hàng đến với Công ty. Một khi đẩy mạnh được hoạt dộng tiêu thụ sẽ góp phần tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng như tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Tuy nhiên thực tế trong thời gian qua Công ty chưa chú trọng đúng mức đến công tác này, trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty chưa có phòng marketing tách ra hoạt động độc lập mà chỉ có một bộ phận nhỏ nằm trong phòng kế hoạch-kỹ thuật, vì vậy mà hoạt động marketing của Công ty trong thời gian qua chưa phát huy được hiệu quả cần thiết. Để khắc phục tình trạng này Công ty cần nhanh chóng tách bộ phận marketing thành một phòng hoạt động độc lập, chuyên trách nghiên cứu và lập chính sách marketing cho toàn Công ty. Sau đó ban lãnh đạo của Công ty cần tạo mọi điều kiện thuận lợi về con người và vật chất để phòng marketing sớm đi vào hoạt động có hiệu quả. + Nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng của cạnh tranh, do đặc điểm của lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty nên việc nâng cao chất lượng sản phẩm bao gồm chất lượng sản phẩm hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu và sản phẩm do Công ty sản xuất chế biến. Để thực hiện được mục tiêu này yêu cầu đặt ra với các nhân viên là phải nâng cao năng lực, tay nghề, tăng cường công tác kiểm tra chất lượng, áp dụng hệ thống quản trị chất lượng phù hợp, hiện đại hoá máy móc thiét bị, đảm bảo công tác thu mua bảo quản nguyên vật liệu cũng như phải có người có khả năng nhận biết và chọn được hàng tốt khi quyết định nhập hàng. + áp dụng chính sách giá cả linh hoạt Giá cả hàng hoá là một trong những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến mức tiêu thụ hàng hoá và lợi nhuận của Công ty, nếu Công ty định giá cao thì sản phẩm sẽ khó tiêu thụ còn nếu bán giá thấp thì ảnh hưởng đén lợi nhuận của Công ty. Do đó tuỳ trong từng trường hợp cụ thể mà Công ty đưa ra mức giá cho phù hợp: Để cạnh tranh mở rộng và chiếm lĩnh thị trường thì Công ty nên định giá thấp, tạm thời chấp nhận mức lợi nhuận thấp để tạo vị thế trên thị trường. Việc tăng giá nhằm thu hồi lợi nhuận Công ty sẽ thực hiện khi đã chiếm lĩnh được thị trường. Trong điều kiện Công ty thực hiện chính sách tín dụng thương mại thì Công ty phải xác định cho được mức giá phù hợp để đảm bảo chi phí cho khoản bán chịu, mức giá này có thể được định theo thời gian chịu. Với một chính sách giá cả mềm dẻo, linh hoạt Công ty sẽ thúc đẩy được tiêu thụ sản phẩm và nâng cao được lợi nhuận. 3.1.5.2. Các biện pháp làm giảm chi phí Quản lý chặt chi phí là để sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, hạ thấp giá thành nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng là tăng lợi nhuận. Trong những năm qua việc quản lý chi phí của Công ty còn chưa tốt đặc biệt là các khoản chi phí làm tăng giá vốn hàng bán. Tăng doanh thu phải kết hợp với giảm chi phí mới nâng được hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Để giảm chi phí Công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau đây: - Giảm các chi phí quản lý không cần thiết, hạ thấp chi phí dịch vụ mua ngoài. - Dự trữ hàng hoá phải hợp lý tránh những thất thoát không đáng có. - Các chi phí phát sinh phải có chứng từ hợp lệ. - Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất, áp dụng công nghệ mới phù hợp để nhằm sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, nâng cao năng suất lao động. Công ty cần tiếp tục tác động các phong trào thi đua sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị. - Tuân thủ hợp đồng đã ký kết để giảm các khoản phải trả do việc vi phạm hợp đồng. Bảng 34: Dự kiến các khoản chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2003 Đơn vị: Triệu đồng Các khoản chi phí Thực tế năm 2002 Dự kiến năm 2003 Tr.đ Tỷ lệ % DT Tr.đ Tỷ lệ % DT 1. Giá vốn hàng bán 137.798 97,56% 156.300 97,69% 2. Chi phí bán hàng 968 0,69% 1.120 0,7% 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.634 1,16% 1.500 0,94% Tổng 140.400 15.900 Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh là: 160.000 - 159.000 = 1.000 triệu đồng Tăng 1.000 - 830,88 = 169,12 triệu đồng so với năm 2002. 3.2.6. Đổi mới tổ chức quản lý Công ty Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý của Công ty là chưa thực sự hiệu quả, các phòng quản lý bị thu hẹp và yếu dần và không còn đáp ứng được yêu cầu quản lý tập trung của Công ty sau khi thực hiện cơ chế khoán gọn, giữa các đơn vị trực thuộc, các phòng sản xuất kinh doanh và các nhà quản lý thiếu sự phối hợp về hoạt động và trao đổi thông tin trong kinh doanh, do vậy các phòng quản lý không thể theo sát hoạt động sản xuất kinh doanh của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc không thể hỗ trợ nhiều cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này công tác tổ chức cán bộ của Công ty cần phải được tập trung trước hết vào việc củng cố, đổi mới, tăng cường các phòng quản lý và bổ sung cán bộ có đủ năng lực, xây dựng các phòng quản lý tài chính. Cùng với công tác tổ chức cán bộ, Công ty cần phải định hướng cho các phòng quản lý trước hết lấy nhiệm vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh làm trọng tâm công tác. Nhờ vậy toàn bộ Công ty sẽ tập trung được sức mạnh giải quyết các vấn đề lớn trong kinh doanh. Hiện tại Phòng tổ chức hành chính chỉ có 5 người, nên bố trí thêm 2 người nữa để có thể giải quyết hết các công việc. Công ty cũng cần chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ có năng lực, kiện toàn lại đội ngũ cán bộ quản lý để đáp ứng đòi hỏi của công tác sản xuất kinh doanh. 3.2. Một số kiến nghị 3.2.1. Đối với nhà nước 3.2.1.1 Tạo môi trường kinh doanh thuận lợi Các Công ty xuát nhập khẩu đang phải đối mặt với sự cạnh tranh không cân sức giữa hàng nhập khẩu và hàng lậu, đó là sự chênh lệc quá lớn về giá cả. Tình trạng buôn lậu vẫn đang hoành hành với phạm vi khó kiểm soát, vấn đề này được chú ý từ rất lâu song ngăn chặn nó thì thật không dễ dàng gì. Hàng nhập lậu tràn lan ở tất cả các chủng loại đã gây khó khăn không ít cho Công ty trong nguyên nhân làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. Do vậy để giúp các doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng này nhà nước cần tăng cường phối hợp với các ban ngành có liên quan để ngăn chặn tình trạng buôn lậu càng sớm càng tốt. 3.2.1.2 Hoàn thiện hệ thống quy chế quản lý tài chính Các cơ quan quản lý cần ban hành hệ thống quy chế phù hợp với đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp trong từng lĩnh vực: ví dụ như về việc xác định doanh thu được quy định là khi người mua chấp nhận thanh toán, chưa biết đã trả đủ tiền hay chưa. song trên thực tế, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì khoảng cách thời gian giữa việc chấp nhận thanh toán và thanh toán là đáng kể. Luật thuế hiện hành đều dựa trên doan số phát sinh trong kỳ cũng không phân biệt thu tiền hay chưa (Thuế giá trị gia tăng đầu ra tính trên doanh thu, về bản chất thì doanh nghiệp chỉ là người thu hộ nhà nước nhưng kể cả khi doanh nghiệp chưa thu được tiền của khánh hàng vẫn phải chụi trách nhiệm nộp thuế, điều này gây khó khăn không nhỏ đối với các doanh nghiệp và gây sức ép lớn đối với các doanh nghiệp có sử dụng chính sách tín dụng thương mại), kể cả khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp vẫn theo nguyên tắc đó, chính điểm này đã gây không ít khó khăn cho Công ty. Ngoài ra nhà nước còn quy định hạn ngạch xuất khẩu, mặc dù mục tiêu của chính sách này là vấn đề xã hội song đối với bản thân doanh nghiệp nó lại là một vấn đề khó khăn. Việc tuân thủ hạn ngạch được cấp ( qui định giới hạn nhập khẩu một mặt hàng nào đó) thì Công ty không phát huy được hết khả năng, năng lực của mình, không những làm giảm tính lưu chuyển đều đặn của vốn lưu động mà còn giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty. 3.2.1.3 Tăng cường các biện pháp khuyến khích xuất khẩu Nhà nước nên đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thông qua một số biện pháp sau đây: - Khi có sự biến động của giá cả trên thị trường thế giới tác động tiêu cực đến người sản xuất và các Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu trong nước, chúng ta sử dụng quỹ hỗ trợ giá thu mua để dự trữ, điều này sẽ giúp cho người sản xuất và các Công ty sản xuất kinh doanh an toàn. - Nhà nước cần sử dụng thuế như một công cụ khuyến khích xuất khẩu. Hiện nay thuế xuất khẩu với đa số mặt hàng đã được áp dụng ở mức thuế xuất ưu đãi 0%, đây là bước tiến bộ lớn thúc đẩy hoạt động xuất khẩu. Tuy nhiên thủ tục hoàn thuế còn phức tạp, thời gian hoàn thuế còn lâu. - Nhà nước cùng có thể giảm giá đồng Việt Nam trong phạm vi có thể để khuyến khích xuất khẩu song cũng cần cân nhắc vì nó sẽ cản trở lại đối với các hoạt động nhập khẩu, các yếu tố đầu vào. - Hình thành Quỹ tín dụng hỗ trợ xuất khẩu: Tính chất hỗ trợ của Quỹ tín dụng xuất khẩu có ý nghĩa sát sườn nhất vẫn là nội dung hỗ trợ về tài chính cho hoạt động xuất khẩu. Những chức năng kinh tế của Quỹ tín dụng hỗ trợ xuất khẩu là: Hỗ trợ về lãi suất cho vay là chức năng thường xuyên nhất. Hỗ trợ về thời hạn trong tín dụng. Hỗ trợ về không gian trong tín dụng xuất khẩu. - Thành lập thị trường tiền tệ: Đối với Công ty Xuất nhập khẩu và Xây dựng Nông lâm nghiệp vốn bằng tiền của Công ty là không lớn và chỉ tồn tại ở 2 dạng là tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Tuy rằng việc dư tiền mặt không xảy ra nhiều nhưng vẫn cần thiết phải đề cập đến việc thành lập thị trường tiền tệ vì việc gửi tiền ngân hàng không sinh lời cao. Nhìn chung thị trường tiền tệ của Việt Nam chưa hình thành nên các doanh nghiệp Việt Nam không như các nước khác, chỉ có thể đầu tư vào các công cụ của thị trường tiền tệ như trái phiếu kho bạc, thương phiếu ... vì mục tiêu sinh lời ngắn hạn. Thực tế các doanh nghiệp Việt Nam không có cơ hội chứ không hẳn là không biết cách để đầu tư số dư tiền mặt nhằm kiếm lãi. Từ kết luận này đưa đến nhu cầu cần có thị trường tiền tệ, vốn cần được phát triển song song với thị trường chứng khoán và thị trường vốn thay vì phát triển riêng rẽ như ta thấy trong thời gian qua. Bên cạnh thị trường tiền tệ các nhà hoạch định chính sách cần xem xét tổng thể các mối quan hệ giữa các bộ phận của thị trường tài chính, trong đó có thị trường tiền tệ, thị trường vốn và thị trường ngoại tệ. 3.2.1.5 Đưa ra hệ thống chỉ tiêu ngành Chỉ tiêu này là thước đo đánh giá kết quả hoạt động của Công ty nhưng chỉ tiêu này chỉ thực sự có ý nghĩa khi có một chuẩn mực để so sánh. Thông qua việc so sánh với các chỉ tiêu trong ngành và các đơn vị khác trong toàn xã hội thì Công ty mới đánh giá một cách chính xác thực tế hoạt động kinh doanh của mình. Bộ tài chính cùng các cơ quan liên quan có thẩm quyền cần xúc tiến công khai tình hình hoạt động của các đơn vị, xâydựng một hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành, để từ đó các Công ty có mục tiêu phấn đấu và có thể thấy rõ thực trạng hoạt động kinh doanh của đơn vị. Có như vậy Công ty mới tìm ra giải pháp kịp thời nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng, hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung. 3.2.2. Đối với ngân hàng 3.2.2.1 Mở rộng cung cấp tín dụng bằng ngoại tệ cho các Công ty xuất nhập khẩu Hiện nay, ngân hàng cung cấp tín dụng bằng ngoại tệ cho Công ty trong nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá, vậy tại sao không tài trợ nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu trên thị trường nội địa? điều này hoàn toàn có thể thực hiện được bởi nó là một khoản vay có đảm bảo và bởi vì ngay khi Công ty xuất khẩu hàng hoá họ sẽ có ngay ngoại tệ để thanh toán. Hơn nữa việc cho vay bằng ngoại tệ không chỉ giúp cho Công ty giảm được chi phí huy động (vì lãi suất thấp hơn so với vay bằng nội tệ) mà còn giúp ngân hàng giải phóng được phần nào khoản ngoại tệ đang trong tình trạng ứ đọng. 3.2.2.2 Tăng cường vai trò kiểm soát nền kinh tế Vai trò này của ngân hàng có tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt dộng kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu ngân hàng làm tốt vai trò này thì ngân hàng đã hỗ trợ rất nhiều cho các Công ty trong việc kiểm soát về quản lý các khoản phải thu của khách hàng, giảm được rủi ro gặp phải - nợ khó đòi cho các Công ty. áp dụng hình thức mua bán thương phiếu: ngân hàng sẵn sàng mua quyền đòi nợ của các Công ty và nhận chiết khấu thương thương phiếu ở một mức nhất định và là chấp nhận được đối với các Công ty. Hệ thống ngân hàng cần được hoàn thiện, đa dạng hoá các nghiệp vụ, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để nó trở thành một trung gian tài chính thực sự cho Công ty khi thị trường chứng khoán hoạt động rộng rãi, điều này sẽ giúp cho việc huy động và sử dụng vốn của Công ty, đặc biệt là vốn bằng tiền có hiệu quả hơn. Ngân hàng cũng cần quan tâm hơn đến công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao năng lực chuyên môn cho các cán bộ tín dụng nhằm giúp cho Công ty có thông tin đầy đủ và chính xác về khách hàng. 3.2.2.3 Đơn giản hoá các thủ tục hành chính Đơn giản hoá các thủ tục hành chính phiền hà để rút ngắn thời gian từ khi doanh nghiệp xin vay đến khi giải ngân, trong nhiều trường hợp khi doanh nghiệp xin vay thì nhu cầu đưa vào kinh doanh đã gấp rút, hoặc là khi cận kề ngày hợp đồng có hiệu lực. Việc chậm chễ trong cung cấp vốn có thể làm doanh nghiệp mất cơ hội trong kinh doanh. Kết luận Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc không ngừng hoàn thiện mình của các Công ty là vô cùng cần thiết. Trong chuyên đề thực tập của mình em đã tiến hành phân tích thực tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động, cũng như đã phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Xuất phát từ những yếu kém của Công ty trong công tác sử dụng vốn lưu động và nguyên nhân của việc đó, em đã đưa ra một số giải pháp mà Công ty cần thiết phải sử dụng, cũng như những kiến nghị đối với nhà nước, ngân hàng để nhằm nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty trong thời gian tới. Các giải pháp và kiến nghị đều được xây dựng dựa trên những căn cứ khoa học cũng như đã tính đến sự khả thi của từng giải pháp. Chuyên đề được hoàn thành với sự hướng dẫn của thầy giáo - thạc sĩ Mai Xuân Được, của các cô chú trong Công ty Xuất nhập khẩu và Xây dựng Nông lâm nghiệp đặc biệt là các cô chú trong Phòng tài chính- kế toán, em xin chân thành cảm ơn và mong muốn sẽ tiếp tục nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo đó trong quá trình làm luận văn sắp tới của em. Tài liệu tham khảo Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Bộ môn kế toán quản trị và PTHĐKD - NXB Thống Kê- 2001 Sách phân tích tài chính doanh nghiệp Tg: Josette Peyrard - NXB thống kê - 1997 3. Giáo trình kinh tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp Chủ biên: PGS. PTS Phạm Hữu Huy - NXB Giáo Dục - 1998 4. Giáo trình tài chính doanh nghiệp Chủ biên: TS Lưu Thị Hương - NXB Thống Kê- 2001 Giáo trình quản trị doanh nghiệp Chủ biên: Lê Văn Tâm - NXB Thống Kê - 2000 Giáo trình quản trị hoạt động thương mại Chủ biên: PGS. PTS Nguyễn Kế Tuấn - NXB Giáo Dục-1996 7.Tạp chí doanh nghiệp: Tg: Ths Bùi Hữu Phước- Tạp chí tháng 10/2000 8.Tạp chí kinh tế phát triển Tg: TS Nguyễn Ninh Kiều - Số 129, 130/năm 2001 9. Tạp chí ngân hàng: Tg: Lê Duy Nguyễn- Số 3/năm 2000 10. Tài liệu từ Công ty + Báo cáo tổng kết của Công ty năm 1999, 2000, 2001, 2002 + Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 1999, 2000, 2001, 2002 + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 1999, 2000, 2001, 2002 Mục lục