Đề tài Nghiên cứu tích hợp hệ thống quản lý môi trường theo iso 14001 với hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ohsas 18001cho công ty TNHH Hài Mỹ - Huyện Thuận An - Tỉnh Bình Dương

trách nhiệm của lãnh đạo Có cùng các quan điểm về kinh doanh, nhiệm vụ và viễn cảnh của tổ chức. Mục đích của việc tích hợp này chủ yếu là loại bỏ hoặc giảm việc trùng lắp và nâng cao hiệu quả quản lý của tổ chức. Mô hình liên kết các tiêu chuẩn thông qua cách tiếp cận hệ thống Karapetrovic và Willborn (1998) đã đề nghị mô hình này. Họ tin rằng mô hình này vượt qua được vấn đề gây ra do thiếu rõ ràng trong từ ngữ về chất lượng. Mô hình này sử dụng chu trình 7 điểm quyết định để cho thấy mối liện quan giữa các hệ thống. Họ đề nghị tích hợp các yêu cầu của ISO 14001 và ISO 9001 vào từng bước của mô hình này. Ví dụ: bước số 4 triển khai bao gồm việc đào tạo mà nó được yêu cầu bởi điều khoản 4.4.2, năng lực đào tạo và nhận thức của ISO 14001 : 2004 và điều khoản 6.2.2, năng lực, nhận thức đào tạo của ISO 9001 : 2000. Hình 4.5a: Moâ hình IMS theo Karapetrovic vaø Willborn (1998) Yeâu caàu cuûa Thieát keá heä thoáng Cung caáp 4.3 Xem xeùt hôïp ñoàng 4.3.1 Caùc khía caïnh moâi tröôøng. 4.3.2 Caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø yeâu caàu khaùc 4.3.3 Muïc tieâu vaø chæ tieâu 4.6 Mua haøng 4.7 Kieåm soaùt saûn phaåm do khaùch haøng cung caáp 4.11 Kieåm soaùt thieát bò theo doõi vaø ño löôøng 4.4.1 Nguoàn löïc, vai troø, traùch nhieäm vaø quyeàn haïn Trieån khai Thöïc hieän heä thoáng Ñaàu ra thöïc teá 4.18 Ñaøo taïo 4.4.2 Naêng löïc, ñaøo taïo vaø nhaän thöùc 4.19 Dòch vuï 4.6 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 4.9 Kieåm soaùt quaù trình 4.10 Kieåm tra vaø thöû nghieäm 4.12 Traïng thaùi kieåm tra thöû nghieäm 4.13 Kieåm soaùt saûn phaåm khoâng phuø hôïp 4.14 Hoaït ñoäng khaéc phuïc phoøng ngöøa 4.15 Xeáp dôõ, löu kho 4.4.3 Trao ñoåi thoâng tin 4.4.6 Kieåm soaùt ñieàu haønh 4.4.7 Chuaån bò saün saøng vaø ñaùp öùng tình traïng khaån caáp 4.5.1 Giaùm saùt vaø ño ñaïc 4.5.2 Söï khoâng phuø hôïp, haønh ñoäng khaéc phuïc/phoøng ngöøa Quaûn lyù nguoàn löïc Caùc yeáu toá hoã trôï môû roäng cho heä 4.4 Kieåm soaùt thieát keá 4.2.3 Keá hoaïch chaát löôïng 4.3.4 Chöông trình quaûn lyù moâi tröôøng 4.1 Traùch nhieäm cuûa laõnh ñaïo 4.2 Heâ thoáng chaát löôïng (4.2.1 Khaùi quaùt, 4.2.2 Thuû tuïc) 4.5 Kieåm soaùt taøi lieäu vaø döõ lieäu 4.8 Nhaän bieát vaø truy tìm nguoàn goác saûn phaåm 4.16 Kieåm soaùt hoà sô chaát löôïng 4.2 Chính saùch moâi tröôøng 4.4.4 Taøi lieäu heä thoáng quaûn lyù moâi tröôøng 4.4.5 Kieåm soaùt taøi lieäu 4.5.4 Kieåm soaùt hoà sô 4.17 Ñaùnh giaù chaát löôïng noäi boä 4.5.5 Ñaùnh giaù noäi boä 4.6 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 4.20 Kyõ thuaät thoáng keâ Caùc nguoàn löïc cho vieäc caûi tieán keát quaû thöïc hieän Mô hình trên được Karapetrovic và Willborn thiết lập năm 1998 nên vẫn theo cấu trúc tiêu chuẩn ISO 14001 : 1996 và ISO 9001 : 1994. Quaûn lyù nguoàn löïc Hình 4.5b: Moâ hình IMS theo Karapetrovic vaø Willborn (1998) Yeâu caàu cuûa ñaàu ra Thieát keá heä thoáng Cung caáp 7.2 Quaù trình lieân quan ñeán khaùch haøng 4.3.1 Caùc khía caïnh moâi tröôøng 4.3.2 Caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø yeâu caàu khaùc 7.4 Mua haøng 7.6 Kieàm soaùt thieát bò theo doõi vaø ño löôøng 5.5.1 Traùch nhieäm vaø quyeàn haïn 4.4.1 Nguoàn löïc, vai troø, traùch nhieäm vaø quyeàn haïn Trieån khai Thöïc hieän heä thoáng Ñaàu ra thöïc teá 6.2.2 Naêng löïc, nhaän thöùc vaø ñaøo taïo 4.4.2 Naêng löïc, ñaøo taïo vaû nhaän thöùc 5.6 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 4.6 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 7.5 Taïo saûn phaåm 8.2 Theo doõi vaø ño löôøng 8.3 Kieåm soaùt saûn phaåm khoâng phuø hôïp 8.5 Caûi tieán 7.5.5 Baûo toaøn saûn phaåm 4.4.3 Trao ñoåi thoâng tin 4.4.6 Kieåm soaùt ñieàu haønh 4.4.7 Chuaån bò saün saøng vaø ñaùp öùng tình traïng khaån caáp 4.5.1 Giaùm saùt vaø ño ñaïc 4.5.2 Ñaùnh giaù söï khoâng phuø hôïp 4.5.3 Söï khoâng phuø hôïp, haønh ñoäng khaéc phuïc/phoøng ngöøa Caùc yeáu toá hoã trôï môû roäng cho heä thoáng Caùc nguoàn löïc cho vieäc caûi tieán keát quaû thöïc hieän 7.3 Thieát keá vaø phaùt trieån 5.4 Hoaïch ñònh 4.3.3 Muïc tieâu, chæ tieâu vaø chöông trình 8.2.2 Ñaùnh giaù noäi boä 4.5.5 Ñaùnh giaù noäi boä 8.4 Phaân tích döõ lieäu 4.6 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 5. Traùch nhieäm cuûa laõnh ñaïo 6. Quaûn lyù nguoàn löïc 4.1 Yeâu caàu chung 4.2 Yeâu caàu veà heä thoáng taøi lieäu 7.5.3 Nhaän bieát vaø truy tìm nguoàn goác saûn phaåm 4.2 Chính saùch moâi tröôøng 4.4.4 Taøi lieäu heä thoáng quaûn lyù moâi tröôøng 4.4.5 Kieåm soaùt taøi lieäu 4.5.4 Kieåm soaùt hoà sô Chỉnh sửa mô hình 4.5a trên theo cấu trúc ISO 14001 : 2004 và ISO 9001 : 2000, ta được mô hình như sau: Mô hình này cũng được áp dụng để thiết lập hệ thống quản lý tích hợp giữa hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2004 và hệ thống quản lý an toàn và sức nghề nghiệp theo OHSAS 18001:2007. Quản lý chất lượng toàn diện Tổ chức có thể chọn việc tích hợp dựa trên quản lý chất lượng toàn diện TQM (Total Quality Management). TQM không chỉ nói đến quản lý vận hành mà còn có quản lý chiến lược về văn hóa tổ chức, trao đổi thông tin và thảo luận, động cơ thúc đẩy và cam kết, xây dựng nhóm, chia sẻ chỉ tiêu và giá trị, … Mô hình EFQM (European Foundation for Quality Management) cho kinh doanh tuyệt hảo (Business Exellence) dựa trên TQM, nó đòi hỏi việc tiếp cận chất lượng toàn diện phải được thực hiện xuyên suốt tổ chức, việc tự đánh giá và các quá trình cốt lõi nhấn mạnh tầm quan trọng của việc triển khai các tiêu chí cho phép tất cả các mức độ và trong tất cả các hoạt động của tổ chức. Mục đích của hệ thống quản lý tích hợp dựa trên TQM là thiết lập một tổ chức học hỏi với văn hóa có trách nhiệm trên cơ sở sự tham gia của các cổ đông và do đó đạt được các thuận lợi về chiến lược. EFQM hình 4.6 nhằm cho thấy việc thỏa mãn khách hàng, thỏa mãn nhân viên và tác động trên xã hội như sự thỏa mãn của cổ đông đạt được qua sự lãnh đạo để đưa ra chính sách, chiến lược, qua việc quản lý nguồn lực và các quá trình để cuối cùng dẫn đến các kết quả kinh doanh tuyệt vời hoặc được cải tiến. Sự lãnh đạo, quản lý con người, chính sách và chiến lược, nguồn lực và các quá trình được xem như là chìa khóa đảm bảo cải tiến sự thỏa mãn của khách hàng, của nhân viên và của cổ đông và dẫn đến cải tiến các kết quả kinh doanh. Hình 4.6: Hình EFQM (Nguoàn: EFQM (1998)) Con ngöôøi 9% Chính saùch vaø chieán löôïc 8% Ñoái taùc vaø caùc nguoàn löïc 9% Keát quaû ñoái vôùi coâng chuùng 9% vôùi coâng chunng1 Keát quaû ñoái vôùi khaùch haøng 20% Keát quaû ñoái vôùi xaõ hoäi 6% SÖÏ LAÕNH ÑAÏO 10% CAÙC QUAÙ TRÌNH 14% KEÁT QUAÛ HOAÏT ÑOÄNG CHÍNH 15% Khaû naêng 50% Keát quaû 50% Cải cách hệ thống quản lý Renfrew và Muir (1998) nhận thấy rằng việc chuyển đến hệ thống quản lý tích hợp là một bước tích cực và đề nghị mô hình (4.7) cho thấy xu hướng cải cách ba giai đoạn trong các hệ thống quản lý gồm: tiêu chuẩn hóa, hợp lý hóa và tích hợp. Các tiếp cận này khởi đầu từ ISO 9001 sau đó giới thiệu tiêu chuẩn mới bằng cách sử dụng bộ ISO 9000 và cuối cùng thực hiện một hệ thống quản lý duy nhất và chuẩn hóa bằng Chất lượng môi trường An Toàn và Sức khỏe (QUENSH) Hình 4.7: Moâ hình caûi caùch heä thoáng quaûn lyù theo Renfrew vaø Muir (1998) Söï tích hôïp ISO 14001, ISO 9001 vaø BS 8800 ISO 9001 Tieâu chuaån quaûn lyù ñôn leû QUENSH Quaûn lyù ma traän IMS Caùc thuû tuïc tích hôïp vôùi caùc quaù trình khoâng tích hôïp Caùc thuû tuïc tích hôïp vaø caùc quaù trình Hình 4.7 do Renfrew và Muir đưa ra năm 1998, nên trong mô hình này, tiêu chuẩn quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được đề cập đến là tiêu chuẩn BS 8800. Tiêu chuẩn này chính là tiền thân của tiêu chuẩn OHSAS 18001 ban hành lần đầu tiên vào năm 1999. Lựa chọn mô hình tích hợp cho Công ty TNHH Hài Mỹ Các mô hình tích hợp cho các tổ chức đang hoạt động tại Việt Nam Việc áp dụng các hệ thống quản lý của các công ty đang hoạt động tại Việt Nam thường theo trình tự như sau: Áp dụng ISO 9001 rồi lần lượt áp dụng ISO 14001 và OHSAS 18001, hoặc Áp dụng ISO 9001 rồi áp dụng đồng thời ISO 14001 và OHSAS 18001, hoặc Áp dụng ISO 14001 rồi mới áp dụng OHSAS 18001 hoặc ISO 9001, hoặc Áp dụng cùng lúc ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001. Vì vậy, việc tích hợp các hệ thống quản lý có thể xảy ra các tình huống sau đây: Tổ chức đã sẵn có các hệ thống quản lý môi trường, quản lý chất lượng và/ hoặc hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Các hệ thống này riêng rẽ, độc lập với nhau và tổ chức muốn tích hợp các hệ thống quản lý này để việc quản lý được dễ dàng và hiệu quản hơn. Tổ chức đã sẵn có hệ thống quản lý môi trường hoặc hệ thống quản lý chất lượng và muốn áp dụng thêm hệ thống quản lý khác. Tổ chức sẽ tiến hành xây dựng hệ thống quản lý mới trên nền tảng hệ thống quản lý môi trường/chất lượng đã sẵn có. Tổ chức chưa áp dụng hệ thống quản lý nào và muốn áp dụng nhiều hệ thống quản lý cùng lúc, tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu Mô hình được đề nghị nhiều nhất trong việc tích hợp các hệ thống quản lý cho các tổ chức đang hoạt động tại Việt Nam là mô hình ma trận IMS. Mô hình này dựa trên các yêu cầu chung của tiêu chuẩn ISO 14001 với ISO 9001 và OHSAS 18001. Thực hiện quản lý tích hợp chính là quản lý các vấn đề thay đổi, nên tổ chức cần phải hiểu rõ về tình trạng hiện tại của tổ chức cùng với viễn cảnh phát triển đầy đủ về tình trạng mong muốn của tổ chức ở tương lai. Việc thay đổi một hệ thống quản lý đã được thiết lập sẽ mất nhiều nguồn lực, vì vậy điều quan trọng là phải xác định rõ cấu trúc đúng của tổ chức. Trước khi tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức cần xác định rõ phạm vi áp dụng vì việc tích hợp chỉ có thể thực hiện với điều kiện các hệ thống quản lý có cùng phạm vi áp dụng trong tổ chức. Khi điều kiện nêu trên đã được áp dụng, việc tích hợp các hệ thống quản lý sẽ được đề nghị như sau xét cho từng trường hợp. Trường hợp tổ chức có các hệ thống ISO 14001, ISO 9001 và/ hoặc OHSAS 18001 riêng rẽ và muốn tích hợp các hệ thống này lại Các bước thực hiện trong quá trình tích hợp trường hợp này như sau: Bước 1: Xác định cơ cấu của hệ thống quản lý tích hợp và chỉ định Đại diện lảnh đạo Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp Bước 4: Xem xát toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng Bước 5: Triển khai áp dụng Bước 6: Kiểm tra thực hiện Bước 7: Cải tiến hệ thống Trường hợp tổ chức đã sẵn có hệ thống quản lý môi trường và muốn áp dụng thêm hệ thống quản lý khác như hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và/hoặc hệ thống quản lý chất lượng. Việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng cũng như hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường được đề nghị thực hiện như sau: Để tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp với hệ thống quản lý môi trường sẵn có nhằm xác định những gì tổ chức đang làm và những gì tổ chức cần phải làm thêm. Nó giúp tổ chức phân tích các thiếu sót, đánh giá các thủ tục và các tài liệu hiện có với các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp để nhận ra những sự khác biệt và các điểm cần bổ khuyết. Bước này thường được thực hiện một cách dễ dàng qua ma trận so sánh giữa các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 với các yêu cầu của ISO 9001 và của OHSAS 18001. Xaùc ñònh caùc yeâu caàu cuûa heä thoáng quaûn lyù tích hôïp Xaùc ñònh nhöõng yeâu caàu saün coù Thieát laäp heä thoáng vaên baûn Thöïc hieän heä thoáng tích hôïp Thaåm tra heä thoáng tích hôïp Caûi tieán heä thoáng Hình 4.8: Tích hôïp heä thoáng quaûn lyù môùi vaøo heä thoáng quaûn lyù saün coù Bước kế tiếp là xác định những tài liệu đã sẵn có trong hệ thống quản lý. Tổ chức phải xác nhận chắc chắn là những tài liệu này được tuân thủ và vẫn còn hiệu lực. Bên cạnh các thủ tục, hướng dẫn công việc, quy định…bằng văn bản, những thủ tục, quy định không bằng văn bản nhưng vẫn được thực hiện trong tổ chức, cũng cần được xem xét một cách nghiêm túc. Trường hợp này, tổ chức cần phải phỏng vấn những nhân viên liên quan đến các hoạt động này. Các thông tin này sẽ được ghi nhận vào trong bảng 4.3 – Danh sách các tài liệu, để nhận biết các thủ tục, tài liệu đang tồn tại có thể dùng để thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của những hệ thống quản lý muốn tích hợp cũng như các tài liệu cần biên soạn thêm. Bảng 4.3: Danh sách các tài liệu Yêu cầu của ISO 14001 Yêu cầu của ISO 9001 Yêu cầu của OHSAS 18001 Các thủ tục/hướng dẫn công việc hiện có Tạo mới Ký hiệu/Tên tài liệu Tiếp tục áp dụng Chỉnh sửa Bước thứ ba là thiết lập các thủ tục, tài liệu của IMS bao gồm việc chỉnh sửa các thủ tục, tài liệu đang có cũng như tạo ra các thủ tục, tài liệu mới để đáp ứng các yêu cầu của IMS. Việc phân công soạn thảo và theo dõi tiến độ soạn thảo, được cập nhật vào bảng 4.4 – Bảng phân công biên soạn tài liệu. Thoạt đầu, trong bảng 4.4 chỉ có tên tài liệu, ký mã hiệu, tên người chịu trách nhiệm chỉnh sửa/soạn thảo, tên người chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu. Sau khi tài liệu đã được phê duyệt, các ngày tháng mới được cập nhật vào bảng này. Bảng 4.4: Bảng phân công biên soạn tài liệu STT Tên tài liệu Ký mã hiệu Người soạn thảo Ngày hoàn tất Xem xét (tên/ngày) Phê duyệt (tên/ngày) Ngày áp dụng Để ước lượng thời gian cho việc chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu, tổ chức có thể thiết lập bảng thời gian (bảng 4.5) theo cách như sau: Chia các thủ tục thành 2 nhóm: nhóm chỉnh sửa và nhóm tạo mới Ước lượng số người và số giờ cần để chỉnh sửa một thủ tục Ước lượng số người và số giờ cần để soạn thảo một thủ tục mới Nhân số giờ với số thủ tục cần chỉnh sửa hoặc biên soạn. Nhiều thủ tục cần có hướng dẫn công việc để làm rõ hơn cách thức thực hiện, tổ chức phải ước lượng số hướng dẫn công việc cần thiết. Tương tự, ước lượng số người và giờ để chỉnh sửa một hướng dẫn công việc cũng soạn thảo một hướng dẫn công việc mới. Nhân số hướng dẫn công việc cần chỉnh sửa hoặc biên soạn với số giờ ước tính Cần lưu ý là tổ chức cũng cần xem xét lại sổ tay của tổ chức và ước lượng thời gian cho việc chỉnh sửs sổ tay đang có và phê duyệt sổ tay của IMS. Ước tính thời gian để ban hành và phân phối các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp. Ước tính thời gian cần thiết để đào tạo áp dụng các thủ tục, hướng dẫn công việc Tất cả các thông tin trên được nêu trong bảng 4.5. Thời gian ước lượng trên đây là tính theo giờ công. Thời gian thực tế cho việc hoàn tất các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp tùy thuộc vào số người thực tế tham gia vào việc chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu. Nếu tổ chức chỉ có 3 người tham gia vào việc chỉnh sửa thủ tục thì phải mất 12 ngày để chỉnh sửa xong 8 thủ tục nhưng nếu tổ chức có 8 nhóm, mỗi nhóm chịu trách nhiệm chỉnh sửa 1 thủ tục thì mỗi nhóm chỉ cần tập trung 1 ngày rưỡi là đã hoàn tất việc chỉnh sửa 8 thủ tục này. Ngoài ra, thời gian này cũng có thể kéo dài hơn tùy thuốc vào số giờ công trong ngày/trong tuần mà các nhóm chịu trách nhiệm đã dùng để chỉnh sửa/ soạn thảo các tài liệu. Bước tiếp theo là thực hiện và thẩm tra hệ thống quản lý tích hợp. Bước này bao gồm cả việc đào tạo áp dụng các tài liệu đã chỉnh sửa và tài liệu mới, việc chỉnh sửa các sai sót trong hệ thống, thẩm tra độ chính xác và sự phù hợp của các thủ tục và hướng dẫn công việc. Bảng 4.5: Ví dụ về việc ước tính thời gian biên soạn tài liệu Hoạt động Thời gian ước tính Bắt đầu Kết thúc Số người Số giờ Số tài liệu Tổng giờ cộng Chỉnh sửa thủ tục 3 4 8 96 01/03/2008 30/04/2008 Soạn thảo thủ tục mới 4 30 5 600 01/03/2008 30/06/2008 Chỉnh sửa hướng dẫn 3 6 10 180 01/05/2008 31/07/2008 … Đào tạo 50 200 12 8 600 1600 01/09/2008 01/09/2008 30/09/2008 31/10/2008 Tổng cộng 3822 Sau thời gian áp dụng đã thỏa thuận, tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra hệ thống tích hợp có được áp dụng, duy trì, đánh giá hệ thống văn bản của IMS có được thực hiện và đành giá tính phù hợp của hệ thống tài liệu so với thực tế, với các yêu cầu của tiêu chuẩn, yêu cầu của tổ chức, của luật định và các yêu cầu khác, giúp phát hiện những vấn đề nảy sinh từ các quá trình, các thủ tục. Tất cả những phát hiện trong đánh giá nội bộ phải được xem xét, phân tích nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp đó. Để hành động khắc phục that sự hiệu quả, tổ chức phải xác định được nguyên nhân cội rễ của các điểm không phù hợp. Tổ chức có thể áp dụng phương pháp “5 Why” nghĩa là hỏi tại sao 5 lần hoặc dùng biểu đồ Ishikawa, còn gọi là biểu đồ xương cá để phát hiện nguyên nhân của sự không phù hợp. Khi đã xác định được nguyên nhân cội rễ, tổ chức xác định các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm loại bỏ hoàn toàn nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hiện có và tiềm ẩn để cải tiến hệ thống. Trường hợp tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu Thieát laäp heä thoáng taøi lieäu Thöïc hieän heä thoáng tích hôïp Kieåm tra vieäc thöïc hieän Caûi tieán heä thoáng Xaùc ñònh caùc yeâu caàu cuûa IMS Hình 4.9: Tích hôïp caùc heä thoáng quaûn lyù ngay töø ñaàu Các bước thực hiện khi tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu như sau: Nội dung thực hiện từng bước cũng giống tương tự các trường hợp trên. Tổ chức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp. Tổ chức sẽ dựa vào ma trận tích hợp, các yêu cầu của chính tổ chức, yêu cầu của luật định và các yêu cầu khác để xác định yêu cầu của IMS. Các hệ thống EMS, QMS và OHSMS đều có yêu vầu chung về những yếu tố sau: Chính sách, mục tiêu, năng lực, nhận thức và đào tạo, thông tin liên laic, kiểm soát hồ sơ, hệ thống văn bản và việc kiểm soát tài liệu, quá trình xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, kiểm soát sự không phù hợp, yêu cầu về cải tiến liên tục, hoạt động khắc phục, hoạt động phòng ngừa. Lựa chọn mô hình tích hợp cho công ty Dựa vào hiện trạng hai hệ thống quản lý ở trên của công ty đang tồn tại độc lập với nhau, do đó mô hình đề xuất cho công ty là mô hình ma trận tích hợp với tình huống tích hợp từ các hệ thống quản lý riêng rẽ sẵn có. Cụ thể là tích hợp hệ thống quản lý môi trường với hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Thuận lợi và khó khăn của công ty khi tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý Một số khó khăn mà công ty sẽ gặp trong quá trình xây dựng hệ thống IMS Không có mô hình hoặc tiêu chuẩn cụ thể về IMS để các tổ chức áp dụng Khó khăn trong việc thay đổi nhận thức và thói quen của công nhân viên các hệ thống quản lý đòi hỏi nhân viên phải ý thức được trách nhiệm đối với công việc họ thực hiện, nhận thức được công việc của họ có những yếu tố môi trường nào, những mối nguy hại nào và gây ra những tác động môi trường nào, những rủi ro nào. Bản thân mỗi người phải nhận thức được họ đóng góp gì cho việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chính sách của tổ chức và nhân thức được các hậu quả nếu như họ đi chênh lệch khỏi các quy định, thủ tục của tổ chức. Tuy nhiên, mọi người vẫn muốn làm theo cách thức cụ và cảm thấy gò bó khi áp dụng theo một chuẩn mực đã xác định. Tăng khối lượng công việc, điều này đã gây khó khăn không ít cho các tổ chức vì hầu hết mọi người điều kiêm nghiệm thêm công việc khi áp dụng các hệ thống quản lý và việc lưu giữ đầy đủ các bằng chứng khách hàng không phải là điều mà tất cả các nhân viên đều có thói quen thực hiện tốt ngay từ ban đầu khi áp dụng các hệ thống quản lý. Thiếu nguồn nhân lực: đối với một số tổ chức, vấn đề nguồn nhân lực là điểm gây khó khăn nhiều nhất. Điều này không chỉ xảy ra trong các tổ chức nhà nước, mà tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài cũng phải đối mặt với vấn đề nguồn nhân lục. Theo kết quả khảo sát thì phần lớn các tổ chức là tổ chức vừa và nhỏ với tổng số công nhân viên không quá 1000 người, trong đó hầu hết các tổ chức sử dụng nhân viên có trình độ đại học, trên đại học, cao đẳng và trung cấp. Thành phần này thường nắm các vị trí quan trọng tổ chức, trong việc thiết lập các hệ thống quản lý, nên khi những người này bỏ việc sẽ gây khó khăn trong hoạt động của tổ chức, trong công tác quản lý. Khó khăn khi xác định các quá trình trong IMS: trong quá trình tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức còn gặp khó khăn trong việc xác định các quà trình trong IMS. Nhận dạng đầy đủ các quá trình, trình tự và mối tương tác của chúng luôn là yêu cầu không thể thiếu trong việc hoạch định một hệ thống quản lý. Việc nhận dạng không đầy đủ các quá trình sẽ làm cho hệ thống thiếu chặt chẽ, tạo ra nhiều vướng mắc, khó khăn khi triển khai áp dụng và không mang lại hiệu quả. Các lợi ích khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp Việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý giúp rút ngằn thời gian. Việc tích hợp các hệ thống giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí tư vấn, chi phí đánh giá, chi phí cho việc soạn thảo, ban hành, phân phối và triển khai áp dụng các tài liệu của IMS Bên cạnh việc tiết giảm chi phí và thời gian, việc tích hợp các hệ thống quản lý còn mang lại những lợi ích khác cho tổ chức: Nâng cao tính thống nhất trong hoạt động quản lý Hệ thống văn bản nhất quán, dễ tra cứu và dễ áp dụng Tạo thuận lợi cho việc đáp ứng các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác Tiết kiệm tài nguyên trong quá trình hoạt động, sản xuất Kiểm soát điều hành dễ dàng. CHƯƠNG 5: ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP CHO CÔNG TY TNHH HÀI MỸ Các bước xây dựng hệ thống quản lý tích hợp Các bước thực hiện trong quá trình tích hợp hai hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp: Bước 1: Xác định cơ cấu của hệ thống quản lý tích hợp và chỉ định Đại diện lãnh đạo Tổ chức phải xác định rõ cơ cấu tổ chức của IMS đồng thời chỉ định một Đại diện lãnh đạo hoặc một Ban đại diện lãnh đạo duy nhất của tổ chức thay vì mỗi hệ thống quản lý có một đại diện lãnh đạo riêng. Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo là đảm bảo cho IMS được thiết lập thực hiện duy trì. Như đã nói trong chương III, việc đưa các đại diện lãnh đạo của các hệ thống quản riêng rẽ vào chung trong một phòng chưa phải là tích hợp các hệ thống quản lý. Tổ chức có thể lựa chọn đại diện lảnh đạo của hệ thống quản lý tích hợp từ đại diện lãnh đạo của từng hệ thống hoặc một đại diện lãnh đạo mới, nhưng tích hợp các hệ thống thì trong tổ chức chỉ có một đại diện lãnh đạo duy nhất chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống quản lý tích hợp Xaùc ñònh cô caáu toå chöùc vaø chæ ñònh Ñaïi dieän laõnh ñaïo Xaùc ñònh caùc yeâu caàu cuûa heä thoáng quaûn lyù tích hôïp Xaùc ñònh caùc quaùn trình vaø caùc taøi lieäu caàn thieát cuûa heä thoáng tích hôïp Xem xeùt toaøn boä taøi lieäu cuûa caùc heä thoáng ñang aùp duïng Trieån khai aùp duïng Kieåm tra vieäc thöïc hieän Caûi tieán heä thoáng Hình 5.1: Tích hôïp caùc heä thoáng quaûn lyù rieâng reõ saün coù Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp Dựa trên ma trận IMS và dựa trên các yêu cầu của luật định, các yêu cầu của chính tổ chức và các yêu cầu khác, tổ chức phải xác định rõ các yêu cầu của IMS. Đây chính là nền tảng để tổ chức thiết lập các quá trình, hệ thống tài liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu này và đưa vào áp dụng trong tổ chức. Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp Dựa trên kết quả bước 2, tổ chức sẽ xác định cụ thể các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống quản lý tích hợp. Bước 4: Xém xét toàn bộ tài liệu của các hệ thống đang áp dụng Mục đích của việc xem xét này là nhằm xác định những tài liệu, những quy định bị trùng lập giữa các hệ thống nhưng cần thiết cho IMS, xác định tài liệu nào đem lại hiệu quả trong việc áp dụng. Các tài liệu bị trùng lắp giữa các hệ thống sẽ được hợp nhất lại thành 1 tài liệu duy nhất, tài liệu nào có hiệu quả khi áp dụng sẽ được chuyển vào bộ tài liệu của IMS. Kết quả của bước này là tổ chức xác định được những tài liệu nào cần chỉnh sửa và các tài liệu nào cần soạn thảo mới. Đồng thời, tổ chức cũng xác định cụ thể trách nhiệm chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu và thời hạn hoàn tất. Bước 5: Triển khai áp dụng Sau khi đã chỉnh sửa/soạn thảo, xem xét và phê duyệt các tài liệu cần thiết của IMS. Tổ chức cho ban hành các tài liệu và đưa vào áp dụng trong tổ chức. Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện Đây là bước không thể thiếu trong quá trình tích hợp các hệ thống quản lý. Tổ chức phải kiểm tra xem: Hoạt động của tổ chức có đáp ứng các yêu cầu của IMS không? Các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp có được áp dụng đúng không? Các tài liệu có phản ánh đúng hoạt động thực tế của tổ chức không, và Các tài liệu thực sự có hiệu quả không khi đưa vào áp dụng? Bước 7: Cải tiến hệ thống Dựa trên các kết quả kiểm tra, đánh giá, tổ chức tiến hành khắc phục những điểm chưa đáp ứng yêu cầu và không ngừng cải tiến hệ thống nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp. Mô hình hệ thống quản lý tích hợp Hai hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của công ty tồn tại độc lập với nhau từ khi bắt đầu triển khai áp dụng cho đến nay. Để tăng cường ý thức bảo vệ môi trường, nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế trùng lắp, làm gọn nhẹ cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý và giúp việc áp dụng được dễ dàng hơn, do đó đề nghị tích hợp hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của công ty theo mô hình ma trận IMS như sau: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm quyền hạn Hệ thống quản lý tích hợp EHS được áp dụng cho mọi hoạt động của công ty. Thành phần ban EHS của công ty như sau: Tröôûng vaên phoøng Ñaïi dieän laõnh ñaïo Phuï traùch moâi tröôøng Phuï traùch an toaøn vaø söùc khoûe Tröôûng ñoäi öùng cöùu tình traïng khaån caáp Thoâng tin vieân Tröôûng ñoäi caáp cöùu Nhaân vieân kieåm soaùt phoøng löu maõu Nhaân vieân kieåm soaùt taøi lieäu Trôï lyù thoâng tin vieân Trôï lyù phuï traùch moâi tröôøng Trôï lyù phuï traùch söùc khoûe vaø an toaøn Thö kyù Hình 5.2: Sô ñoà toå chöùc ban EHS cuûa coâng ty TNHH Haøi Myõ Trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong ban EHS Trưởng văn phòng Chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo và các cuộc họp khác khi có yêu cầu Chủ trì các cuộc họp hàng quý của ban EHS Chịu trách nhiệm chung cho việc thực hiện các chương trình quản lý EHS Cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực, nguồn tài chính và thời gian làm việc thực hiện thành công hệ thống quản lý EHS. Đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu luật định và các quy định theo cam kết của công ty. Là người tiếp xúc chính với các cơ quan chính quyền về các vấn đề liên quan đến EHS Hỗ trợ đại diện lãnh đạo EHS và ban EHS về tinh than và quyền hạn để họ thực hiện nhiệm vụ Chịu trách nhiệm chung trong việc kiểm soát và giảm thiểu bất kỳ hoạt động EHS nào mà không phù hợp với luật định, qui định hoặc có thể gây phá hủy nghiêm trọng đối với môi trường hoặc an toàn sức khỏe của bất kỳ người nào. Hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong ban EHS về cả nhiệm vụ thường lệ và nhiệm vụ trong ban EHS theo khả năng của họ Đại diện lãnh đạo Bảo đảm hệ thống quản lý EHS được thiết lập, thực hiện và duy trì Báo cáo về các chỉ số hoạt động chính của hệ thống EHS cho Trưởng văn phòng trong các cuộc họp của ban EHS Lập kế hoạch và đảm bảo việc thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống EHS Góp ý với Trưởng văn phòng về các vấn đề liên quan đến sự phù hợp với các yêu cầu luật định và yêu cầu khác. Trợ giúp Trưởng văn phòng trong việc thực hiện các cuộc họp xem xét lãnh đạo định kỳ và khi có yêu cầu Hàng năm hoặc khi có yêu cầu, Đại diện lãnh đạo trình ngân sách và các đề nghị chương trình quản lý EHS do ban EHS soạn thảo cho Trưởng văn phòng Đảm bảo cung cấp các khóa đào tạo về EHS cho nhân viên được thực hiện Đảm bảo các dữ liệu EHS được duy trì và cập nhật mọi lúc Đề xuất các đề nghị cải tiến Phụ trách sức khỏe và an toàn Chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong công ty Đảm bảo việc đánh giá các mối nguy hại và rủi ro được thực hiện và cập nhật theo yêu cầu của hệ thống EHS Tổ chức các khóa đào tạo về an toàn cho nhân viên bao gồm: ergonomics, sơ cấp cứu, cách sử dụng và bảo quản các trang thiết bị bảo vệ cá nhân, cách phòng chống các dịch bệnh (nếu có),… Tổ chức thực tập sơ cấp cứu tại công ty Phối hợp với Phụ trách môi trường tổ chức các buổi thực tập các thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bao gồm: phòng cháy chữa cháy, sự cồ tràn đổ hóa chất,…và đánh giá hiệu lực của các thủ tục này. Phối hợp với Phụ trách môi trường lập sơ đồ thoát hiểm cho văn phòng và nhà xưởng Cùng với Phụ trách môi trường, đảm bảo các thủ tục về sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình huống khẩn cấp được xem xét mỗi khi xảy ra các sự cố, tai nạn, tình huống khẩn cấp Đánh giá nhu cầu về nhân lực, thiết bị và điều phối triển khai tại hiện trường trong tình huống khẩn cấp Đảm bảo sự sẵn sàng có đội ngũ cứu trợ sẵn sàng thay thế cho người bị thong khi cần thiết Đảm bảo đầy đủ phương tiện và chỗ ở cho những người bị thong thong trong các tình huống khẩn cấp, kiểm tra sức khỏe nhân viên được thực hiện Đề nghị các biện pháp để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên Đảm bảo lịch kiểm tra hệ thống an toàn điện, kiểm tra sức khỏe nhân viên được thực hiện Tổ chức đánh giá trong công ty về ergonomics, lập báo cáo tổng kết Thực hiện các công việc được xác định trong các thủ tục và hướng dẫn công việc của hệ thống EHS Đề xuất các hành động cải tiến lean lãnh đạo (nếu có) Báo cáo kết quả thực hiện EHS cho ban EHS hàng quý hoặc có xảy ra tai nạn Phụ trách môi trường Chịu trách nhiệm chung về việc bảo vệ môi trường của công ty Đảm bảo viêc đánh giá các khía cạnh và tác động môi trường được thực hiện và cập nhật theo yêu cầu của hệ thống EHS Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về quản lý các hóa chất nguy hại, quản lý chất thải,… đảm bảo nhân viên thực hiện theo đúng yêu cầu của hệ thống EHS của công ty Đảm bảo các nhà cung ứng được phổ biến các yêu cầu liên quan đến hệ thống quản lý EHS của công ty Phối hợp với Phụ trách an toàn và sức khoẻ tổ chức các buổi thực tập thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bao gồm: phòng cháy chữa cháy, sự cố tràn đổ hóa chất,… và đánh giá tính hiệu lực của thủ tục này Cùng với Phụ trách an toàn và sức khỏe, đảm bảo thủ tục chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình huống khẩn cấp được xem xét sau khi xảy ra cháy nổ, tràn đổ hóa chất, tình huống khẩn cấp Phối hợp với Phụ trách an toàn và sức khỏe lập sơ đồ thoát hiểm cho văn phòng và phòng lưu mẫu, toàn xưởng Đảm bảo lịch kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy được thực hiện Đảm bảo đánh giá môi trường không khí tại công ty được thực hiện Chỉ huy các hoạt động ứng cứu và báo cáo với Đại diện lãnh đạo, Trưởng văn phòng về tình huống khẩn cấp Liên hệ với Phụ trách an toàn và sức khỏe để thay thế nhân lực cho các trường hợp tình trạng khẩn cấp kéo dài Thực hiện các công việc được xác định trong các thủ tục và hướng dẫn công việc của hệ thống EHS Đề xuất việc trang bị các thiết bị cần thiết liên quan đến bảo vệ môi trường Đề xuất các hành động cải tiến lean lạnh đạo (nếu có) Trưởng đội ứng cứu tình trạng khẩn cấp Đảm bảo sẵn có và đầy đủ các thiết bị ứng cứu khi xảy ra sự cố Kiểm tra định kỳ các thiết bị nhằm đảm bảo chúng được đặt đúng vị trí quy định và trong tình trạng hoạt động tốt Cùng với Phụ trách môi trường, Phụ trách an toàn và sức khỏe tổ chức các buổi thực tập ứng cứu tình trạng kẩn cấp tại công ty Tổ chức di sản khi xảy ra các tình trạng khẩn cấp, đảm bảo an toàn về người và tài sản Trưởng đội cấp cứu Đảm bảo các túi cấp cứu sẵn có, đầy đủ và đặt đúng vị trí quy định Tổ chức kiểm tra các túi cấp cứu định kỳ Cùng với Phụ trách an toàn và sức khỏe tổ chức các buổi thực tập sơ cấp cứu tại công ty Tổ chức cấp cứu người bị thong, chỉ định người sơ cứu Liên hệ với các bệnh viện, thầy thuốc khi có yêu cầu Tuân theo lời khuyên của Phụ trách an toàn và sức khỏe và Đại diện lãnh đạo khi có các trường hợp bị thương nặng Thông tin viên Đảm bảo các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác mà công ty áp dụng được cập nhật đầy đủ Đảm bảo các yêu cầu luật định và yêu cầu khác mà công ty áp dụng được phổ biến đến các nhân viên liên quan Thông tin cho ban EHS các thông tin từ các bên liên quan về hệ thống EHS của công ty, nếu nhận được Trợ lý Thực hiện theo sự chỉ đạo của các thành viên được phân công hỗ trợ Đại diện cho nhân viên, trợ lý của thông tin liên laic và trợ lý của Phụ trách môi trường phải thống báo cho ban EHS các thông tin về OHSAS, các rủi ro và những vấn đề khác liên quan. Nhân viên kiểm soát phòng lưu mẫu Quản lý việc phân loại và sắp xếp các hóa chất, và loại bỏ các hóa chất không còn sử dụng được do hư hỏng hoặc do quá hạn sử dụng Thông báo cho Trưởng văn phòng, Đại diện lãnh đạo, Phụ trách an toàn và sức khỏe và Phụ trách môi trường các sự cố xảy ra tại phòng lưu mẫu Đề nghị các biện pháp để cải thiện môi trường và việc lưu giữ, xếp dỡ các hóa chất trong phòng lưu mẫu Nhân viên kiểm soát tài liệu Lưu giữ các tài liệu của hệ thống EHS Thực hiện việc chỉnh sửa các tài liệu của hệ thống EHS khi đã được Trưởng phòng phê duyệt Thực hiện việc phân phối các tài liệu (nếu cần) Thu hồi các tài liệu lỗi thời Thư ký Ghi chép biên bản các buổi họp của ban EHS Phổ biến các biên bản họp cho các thành viên liên quan Ghi chép, chụp hình hoặc quay phim khi xảy ra các tình huống khẩn cấp và lưu giữ các hồ sơ này Hệ thống văn bản tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp Trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001 yêu cầu các tài liệu của hệ thống EHS được thiết lập, thực hiện và duy trì Các tài liệu trong hệ thống EHS của công ty gồm: Bảng 5.1: Danh mục tài liệu của công ty STT Ký mã hiệu Tên tài liệu 1 Chính sách EHS 2 EHS-100 Sổ tay EHS 3 EHS-200 Thủ tục nhận biết các mối nguy hại 4 EHS-201 Thủ tục nhận biết các yêu cầu luật định và yêu cầu khác 5 EHS-202 Thủ tục thông tin và thảo luận 6 EHS-203 Thủ tục kiểm soát tài liệu và dữ liệu 7 EHS-204 Thủ tục chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp 8 EHS-205 Thủ tục quản lý hồ sơ 9 EHS-206 Thủ tục đào tạo, nhận thức và năng lực 10 EHS-207 Thủ tục ban EHS 11 EHS-208 Thủ tục cấp cứu và tình huống y học khẩn cấp 12 EHS-209 Thủ tục sự cố, sự không phù hợp, hảnh động khắc phục, phòng ngừa 13 EHS-210 Thủ tục giám sát và đo lường kết quả thực hiện 14 EHS-211 Thủ tục sức khỏe nghề nghiệp 15 EHS-212 Thủ tục quản lý hóa chất nguy hại 16 EHS-213 Thủ tục đánh giá 17 EHS-214 Thủ tục xem xét của lãnh đạo 18 EHS-215 Thủ tục quản lý chất thải 19 EHS-301 Hướng dẫn ergonomics văn phòng 20 EHS-302 Hướng dẫn lái xe an toàn và thân thiện với môi trường 21 EHS-303 Hướng dẫn trang bị bảo vệ cá nhân 22 EHS-304 Hướng dẫn mua hàng 23 EHS-305 Hướng dẫn mang vác thích hợp Sổ tay và một số thủ tục của hệ thống quản lý tích hợp Sổ tay EHS Yêu cầu của tiêu chuẩn: Công ty lập một quyển sổ tay EHS nhằm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001, của OHSAS 18001 và yêu cầu của chính công ty. Nội dung trong sổ tay EHS đề nghị gồm có: Giới thiệu công ty (bao gồm xác định phạm vi áp dụng của hệ thống EHS) Chính sách EHS và các mục tiêu, chỉ tiêu EHS Sơ đồ tổ chức của công ty Ban EHS và trách nhiệm quyền hạn Định nghĩa các chữ viết tắt Các yếu tố chính trong hệ thống EHS, tác động qua lại giữa chúng Các thủ tục trong hệ thống EHS Các hướng dẫn công việc trong hệ thống EHS Tài liệu tham khảo Chính sách EHS Trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001, chính sách EHS của công ty được lập thành văn bản và do lãnh đạo cao nhất của công ty ký duyệt. Chính sách này được phổ biến cho tất cả nhân viên của công ty, các đối tác, nhà cung ứng và sẵn có cho tất cả mọi người. Công ty tiến hành xem xét định kỳ chính sách EHS trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Nội dung của chính sách EHS đề nghị như sau: Coâng ty yù thöùc ñöôïc traùch nhieäm trong vieäc baûo veä moâi tröôøng vaø trong quaûn lyù an toaøn vaø söùc khoûe cuûa nhaân vieân taïi coâng ty. Do ñoù coâng ty cam keát thöïc hieän nghieâm tuùc nhöõng ñieàu sau: Tuaân thuû phaùp luaät Tuaân thuû caùc luaät leä, quy ñònh vaø nhöõng yeâu caàu luaät ñònh khaùc coù lieân quan ñeán An toaøn, Söùc khoûe vaø Moâi tröôøng vaø nhöõng höôùng daãn cuõng nhö tieâu chí quoác teá cuûa nghaønh coâng nghieäp hoùa chaát. Ngaên ngöøa oâ nhieãm moâi tröôøng Ñaûm baûo caùc saûn phaåm xuaát phaùt töø coâng ty seõ khoâng trôû thaønh caùc taùc nhaân gaây oâ nhieãm moâi tröôøng baèng vieäc quaûn lyù, löu tröõ vaø vaän chuyeån phuø hôïp Phoøng ngöøa tai naïn Tuaân thuû vaø thöïc hieän nghieâm ngaët caùc vaên baûn höôùng daãn vaø thuû tuïc veà an toaøn ñeå ngaên ngöøa thöông taät, suy giaûm söùc khoûe cuûa nhaân vieân Chuaån bò saün saøng vôùi tình traïng khaån caáp Ñaûm baûo chuaån bò cho taát caû nhaân vieân cuûa coâng ty coù theå ñoái phoù vôùi tình traïng khaån caáp baèng caùch toå chöùc caùc buoåi huaán luyeän, hoäi nghò, caùc buoåi noùi chuyeän, thöïc taäp öùng cöùu caùc tình traïng khaån caáp nhö chaùy noå, traøn ñoå hoùa chaát, ñoäng ñaát. Söùc khoûe nhaân vieân Cung caáp vaø duy trì moâi tröôøng laøm vieäc trong saïch vaø laønh maïnh cho nhaân vieân Quaûng baù Taêng cöôøng nhaän thöùc veà An toaøn, Söùc Khoûe vaø Moâi tröôøng baèng vieäc phoå bieán ñeán toaøn theå nhaân, nhaø cung caáp vaø ñoái taùc cuûa coâng ty Caûi tieán lieân tuïc Khoâng ngöøng caûi tieán vaø An Toaøn, Söùc khoûe vaø Moâi tröôøng baèng vieäc thöïc hieän, xem xeùt, vaø duy trì coù hieäu quaû heä thoáng quaûn lyù EHS cuõng nhö chính saùch EHS cuûa coâng ty. Thủ tục nhận biết các mối nguy hại Xuất phát từ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và tiêu chuẩn OHSAS 18001, thủ tục nhận biết các mối nguy hại của công ty được đề nghị thiết lập nhằm: Nhận biết các mối nguy hại an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, các rủi ro, các yếu tố và tác động môi trường do các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của công ty gây ra Xác định các mối nguy hại OHSAS, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các tác động để làm cơ sở cho việc thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu, xác định các biện pháp kiểm soát cần thiết Nội dung thủ tục gồm các bước đề nghị như sau: Nhaän bieát caùc khía caïnh moâi tröôøng vaø caùc moái nguy haïi OHSAS Nhaän bieát caùc taùc ñoäng vaø caùc haäu quaû Ñaùnh giaù möùc ñoä nghieâm troïng vaø taàn suaát xaûy ra (Ñaùnh giaù ruûi ro) Xaùc ñònh möùc ñoä ruûi ro Xaùc ñònh möùc ñoä öu tieân cuûa caùc khía caïnh vaø caùc taùc ñoäng moâi tröôøng coù yù nghóa/ caùc moái nguy haïi OHSAS vaø ruûi ro Xaùc ñònh caùch thöùc kieåm soaùt Xem xeùt caùc khía caïnh moâi tröôøng vaø caùc moái nguy haïi OHSAS Thoâng tin veà caùc khía caïnh, taùc ñoäng, caùc moái nguy haïi EHS coù yù nghóa vaø haäu quaû cuûa noù Ghi nhaän caùc thay ñoåi hoaëc caùc moái nguy haïi môùi baèng vaên baûn Thủ tục nhận biết các yêu cầu luật định và yêu cầu khác Tiêu chuẩn ISO 14001 và tiêu chuẩn OHSAS 18001 đều yêu cầu thiết lập thủ tục để công ty có khả năng nhận biết và đánh giá các yêu cầu luật định và yêu cầu khác được áp dụng cho các khía cạnh và tác động môi trường, cho các mối nguy hại và rủi ro về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của công ty. Nội dung thủ tục đề nghị như sau:Nhaän bieát caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø caùc yeâu caàu khaùc coù lieân quan Ñaùnh giaù caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø caùc yeâu caàu khaùc Caäp nhaät caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø caùc yeâu caàu khaùc Thoâng tin caùc yeâu caàu luaät ñònh vaø caùc yeâu caàu khaùc cho nhaân vieân Ñaùnh giaù söï phuø hôïp Bảng 5.4: Danh mục các yêu cầu pháp luật về môi trường – sức khỏe – an toàn STT Mã số Tên văn bản Nơi ban hành Ngày ban hành 01 Luật bảo vệ môi trường Quốc hội 29/11/2005 02 Nghị định 80/2006/ND-CP Qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật bảo vệ môi trường Chính phủ 09/09/2006 03 QCVN 08:2008/BTNMT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng nước mặt Bộ TN và MT 04 QCVN 09:2008/BTNMT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng nước ngầm Bộ TN và MT 05 QCVN 14:2008/BTNMT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về nước thải sinh hoạt Bộ TN và MT 06 TCVN 5945:2005 Nước thải công nghiệp - Tiêu chuẩn thải 07 QCVN 02:2008/BTNMT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về khí thải lò đốt chất thải rắn y tế Bộ TN và MT 08 09/2005/QĐ-BYT Tiêu chuẩn vệ sinh nước sạch do Bộ Y Tế ban hành Bộ Y Tế 09 TCVN 3254-1989 An toàn cháy - Yêu cầu chung 10 TCVN 3890-84 Phương tiện và thiết bị chữa cháy Bố trí, bảo quản , kiểm tra , bảo dưỡng Thủ tục kiểm soát tài liệu và dữ liệu Để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuan ISO 14001, yêu cầu tiêu chuan OHSAS 18001 và yêu cầu quản lý của chính công ty, thủ tục kiểm soát tài liệu và dữ liệu được lập thành văn bản nhằm xác định cách thức xem xét, phê duyệt, thay đổi, ban hành và kiểm soát các tài liệu của hệ thống quản lý EHS, đảm bảo việc kiểm soát thích hợp và chỉ những tài liệu đã được phê duyệt mới được sử dụng trong công ty. Nội dung thủ tục đề nghị: Thủ tục đưa ra cách thức kiểm soát khi tạo một tài liệu mới, khi điều chỉnh, biên soạn lại một tài liệu, cách thức phê duyệt, ban hành tài liệu. Thủ tục cũng nêu lên cách thức kiểm soát việc phân phối, kiểm soát dữ liệu điện từ, tài liệu bên ngoài và kiểm soát việc hủy bỏ tài liệu/hồ sơ. Tất cả các tài liệu áp dụng trong công ty đều được đưa lên mạng nội bộ cho mọi người sử dụng. Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm đảm bảo các tài liệu này được cập nhật. Chỉ đại diện lãnh đạo có quyền thay đổi, điều chỉnh, ban hành lại tài liệu. Các thay đổi về thủ tục kiểm soát điều hành và các hướng dẫn công việc có thể được các nhân viên của công ty đề nghị nhưng chỉ Đại diện lãnh đạo có quyền cho phép điều chỉnh và tài liệu phải được xem xét, phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền trước khi nó có hiệu lực và đưa lên mạng. Tất cả các yêu cầu sao chép tài liệu phải trình cho Đại diên lãnh đạo và các tài liệu sao chép phải đóng dấu “Tài liệu được kiểm soát” bằng mực đỏ Tất cả các dữ liệu điện tử phát sinh trong quá trình làm việc, hoạt động phải được Trưởng văn phòng/Đại diện lãnh đạo xem xét và phê duyệt trước khi ban hành Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài can thiết cho việc hoạch định và điều hành hệ thống quản lý EHS của công ty sẽ được kiểm soát việc phân phối Các tài liệu lỗi thời nhưng can thiết cho việc bảo tồn kiến thức hoặc áp dụng luật định sẽ được duy trì trên mạng nội bộ với dầu hiệu “Tham khảo” tất cả các tài liệu/ hồ sơ ở bất kỳ cấp độ nào khi muốn hủy bỏ cũng phải tham khảo ý kiến của ban EHS. Thủ tục chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp Nội dung yêu cầu trong điều khoản 4.4.7 của ISO 14001 và OHSAS 18001 đều đòi hỏi trong hệ thống quản lý EHS của công ty phải có thủ tục chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp Mục đích của thủ tục là để nhận biết các tai nạn và tình huống khẩn cấp có khả năng xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty và đưa ra cách thức đáp ứng phù hợp tương ứng Thủ tục cũng nhằm mục đích ngăn chặn và giảm thiểu các tác động môi trường không may xảy ra Nội dung thủ tục đề nghị như sau: Đại diện lãnh đạo phải thảo luận với tất cả thành viên về các sự cố tiềm ẩn và các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra từ các hoạt động của công ty, bao gồm cả các điều kiện hoạt động bất thường. Đại diện lãnh đạo phải đảm bảo các biện pháp để ngăn chặn và giảm thiểu các tác động môi trường, các thương tật, thiệt hại thiết bị và tài sản Tất cả các kế hoạch đáp ứng tình trạng khẩn cấp được duy trì bởi Đại diện lãnh đạo/Phụ trách an toàn và sức khỏe/Phụ trách môi trường. Ban EHS phải xem xét thường xuyên kế hoạch khẩn cấp khi điều kiện hoạt động thay đổi và đào tạo để đảm bảo tính thích hợp và hiệu lực của kế hoạch này. Nếu cần điều chỉnh kế hoạch, Phụ trách an toàn và sức khỏe/Phụ trách môi trường sẽ thực hiện và trình Đại diện lãnh đạo, Trưởng văn phòng để xem xét, phê duyệt. Khi xảy ra các tình trạng khẩn cấp tràn đổ hóa chất, cháy nổ và động đất, cách thức ứng cứu, xử lý và các trách nhiệm được quy định cụ thể trong thủ tục hoặc viện dẫn đến các văn bản liên quan. Thủ tục đào tạo, nhận thức và năng lực Điều khoản 4.4.2 của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001, ngoài việc yêu cầu tổ chức phải xác định tiêu chuẩn năng lực cho nhân viên, những người có khả năng gây ra các tác động đáng kể lên môi trường, các tác động OHSAS, còn yêu cầu tổ chức phải xác định nhu cầu đào tạo và thiết lập thủ tục để nâng cao nhận thức cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến hệ thống EHS và đến công việc của chính họ. Để đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn yêu cầu của hệ thống quản lý EHS, công ty lập thủ tục đào tạo bằng văn bản, xác định rõ các bước thực hiện như sau: Nhaän bieát nhu caàu Laäp keá hoaïch ñaøo taïo Laäp lòch ñaøo taïo Ñaêng kyù tham döï Tham döï ñaøo taïo vaø caáp giaáy chöùng nhaän Ñaùnh giaù hieäu löïc ñaøo taïo Löu hoà sô Nội dung đào tạo cho từng cấp độ như đào tạo cho nhân viên mới, đào tạo cho nhân viên cấp chuyên viên, nhân viên cấp quản lý được công ty xác định cụ thể và cập nhật các nội dung đào tạo hàng năm. Thủ tục xem xét của lãnh đạo Thủ tục xem xét của lãnh đạo được thiết lập nhằm đảm bảo hệ thống quản lý EHS được áp dụng thường xuyên và phù hợp cũng như xem xét và cập nhật sự thích hợp, phù hợp và hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của công ty, các tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001. Nội dung thủ tục đề nghị: Cuộc họp xem xét của lãnh đạo được thực hiện ít nhất 1 lần mỗi năm. Nội dung cuộc họp xem xét đến các vấn đề: Kết quả của đánh giá nội bộ và đánh giá sự phù hợp yêu cầu luật định và yêu cầu khác mà công ty áp dụng Kết quả tham gia và thảo luận của nhân viên Những thông tin từ các bên hữu quan bao gồm cả phàn nàn Kết quả thực hiện EHS của công ty Mức độ đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu EHS Tình trạng của điều tra sự cố, các hoạt động khắc phục và phòng ngừa Theo dõi các hành động từ những cuộc họp xem xét của lãnh đạo trước đó Các tình huống thay đổi bao gồm cả việc triển khai các yêu cầu luật định và yêu cầu khác liên quan đến hệ thống EHS Các đề nghị cải tiến Chính sách EHS (nếu có thay đổi) Đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu của luật định và yêu cầu khác Trưởng văn phòng có trách nhiệm điều khiển cuộc họp và giải quyết mọi mâu thuẫn nếu có và đánh giá sự hiệu lực của việc thực hiện hệ thống quản lý EHS và của cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm mời các thành viên trong ban EHS và những người có trách nhiệm trong chương trình quản lý tham dự cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Ban EHS và những người có trách nhiệm trong chương trình quản lý phải tham dự và chuẩn bị đưa ra các báo cáo và nhận các phản hồi trong suốt cuộc họp. Đại diện lãnh đạo chuẩn bị nội dung cuộc họp và chuyển cho các thành viên trong buổi họp trước khi tiến hành họp để mọi người có thời gian chuẩn bị. Trong cuộc họp, các thành viên trình bày những phát hiện và đề xuất các đề nghị cải tiến. Đầu ra của cuộc họp xem xét của lãnh đạo bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến các thay đổi có thể có đối với: Việc cải tiến hệ thống quản lý EHS và các quá trình Kết quả thực hiện EHS Nguồn lực Các hành động liên quan đến thay đổi có thể có đối với chính sách EHS, các mục tiêu, chỉ tiêu và các yếu tố khác của hệ thống quản lý EHS. Kết quả cuộc họp được thư ký ghi nhận lại trong biên bản, được Trưởng văn phòng ký duyệt và thông báo cho các bên liên quan. Các thành viên được chỉ định thực hiện các hoạt động cải tiến phải tiến hành các hoạt động này theo thời gian đã xác định. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo tất cả các hành động được thực hiện. CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ Kết luận Đất nước ta đang trên con đường hội nhập đầy khó khăn và thử thách, để cạnh tranh được trên thị trường trong nước và thế giới, công ty cần phải phấn đấu trên rất nhiều mặt. Chính vì vậy, việc nghiên cứu cơ sở tích hợp 2 hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2004 với hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo OHSAS 18001:2007 cho Công ty TNHH Hài Mỹ ngoài lợi ích sẽ tạo lập một hệ thống quản lý mới đơn giản hơn, thuận lợi hơn. Ngoài ra, công ty sẽ có những lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp Ngay từ lúc ban đầu xây dựng như tiết kiệm chi phí tư vấn, giảm thời gian xây dựng, giảm số tài liệu phải soạn thảo,… Đến khi hệ thống quản lý tích hợp được đưa vào áp dụng nâng cao tính thống nhất trong quản lý, hệ thống văn bản nhất quán, dễ tra cứu, tiết kiệm tài nguyên, giảm chất thải, tạo thuận lợi cho việc đáp ứng các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác,… Giảm đáng kể chi phí cho việc đánh giá chứng nhận cũng như chi phí để duy trì hệ thống Tạo được môi trường lao động được tốt hơn và giúp cho Công ty tự trang bị hành trang vững chắc trước ngưỡng cửa hội nhập. Kiến nghị Để mang lại hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý của công ty và đạt được các mục tiêu mà công ty và khách hàng yêu cầu, đề nghị công ty nên tiến hành tích hợp chỉ còn một hệ thống quản lý duy nhất, một hệ thống tài liệu duy nhất đáp ứng tất cả các yêu cầu của bất kỳ hệ thống quản lý nào mà tổ chức muốn áp dụng. Ngoài hai hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiêp công ty còn có thể tích hợp thêm những hệ thống quản lý khác như: hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm,… vì các hệ thống này đều tương thích với hệ thống quản lý môi trường. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Lê Thị Hồng Trân (2008). Thực thi Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh. TS. Lê Thị Hồng Trân (2008). Kiểm toán hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 cho tổ chức Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh. GS.TSKH Lê Huy Bá (2006). Hệ quản trị môi trường ISO 14001. Nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật. Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/ TC 207, TCVN ISO 14001:1998: Hệ thống quản lý môi trường – Qui định và hướng dẫn sử dụng, Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường, Hà Nội, 1998. Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/ TC 207, TCVN ISO 14004:2004: Hệ thống quản lý môi trường – Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Hà Nội, 2005. Kết quả đo đạc của công ty TNHH HÀI MỸ. Tài liệu hoạt động của công ty về hệ thống quản lý ISO 14000:2004 và OHSAS 18000:2008. Chỉ thị hiệu quả hoạt động môi trường (EPI) – www.vpc.vn Qui chuẩn Việt Nam về nước thải công nghiệp Trang web Bộ tài nguyên và môi trường: www.nea.gov.vn