Đề tài Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng

nghiệp đánh giá theo giá thực tế. 3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vật liệu nhập kho =Giá mua chưa thuế+ Chi phí thu mua . Trong đó: Giá mua chưa thuế không bao gồm thuế suất thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi. Ví dụ: Ngày 20/1/2007 Công ty nhâp kho gạch Tuylen trị giá chưa thuế GTGT 21.600.000, chi phí vận chuyển bốc dỡ 5%. 21.600.000+ 1.080.000 = 22.680.000 3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Gia quyền Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Ví dụ: Ngày 25/1/2007 xuất kho gạch Tuylen 50.000viên, Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng : 355đ/1viên Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng: 360đ/1viên Số lượng tồn đầu tháng là 30.000viên Số lượng vật liệu nhập trong tháng là 80.000viên. 10.650.000 + 28.800.000 358,634 30.000 + 80.000 II. Công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Trình tự luân chuyển chứng từ. 1.1- Các chứng từ sử dụng. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 04-VT). - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến. - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Hóa đơn giá trị gia tăng. 1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ được luân chuyển như sau: *.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu: Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng (trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp thì công ty có thể yêu cầu người cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho người cung cấp). Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định. Ví dụ 1: Ngày 4/1/2006 Công ty mua vật liệu của Công ty XD Thành Đạt và nhận được các chứng từ sau: Biểu1 HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/08-B Ngày 4 tháng 1 năm 2007 N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Địa chỉ: Khu 3- TT Đông Hưng Số tài khoản: Ngân hàng: No Đông Hưng- Thái Bình Điện thoại: 036.851.240 MST: 1000129314 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Công Minh Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hưng Địa chỉ: Cụm công nghiệp xã Đông La- Đông Hưng Số TK : 421.101.000.096 Sở giao dịch No- ĐH Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản Số TT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép cuộn USU – 0.4 Kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU – 0.6 Kg 240,2 24.286 5.833.497 Cộng tiền hàng 21.974.040 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702 Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742 Số tiền mặt bằng chữ: (Hai mươi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn hai đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 05- VT Theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài Chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số:06 Căn cứ vào Hóa đơn số 096196 ngày 4/1/2006 của công ty TNHH XD Thành Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Đỗ Hữu Quân - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Bà: Hoàng thị Liên - Phòng kỹ thuật - Ủy viên Ông: Nguyễn văn Hùng - Thủ kho - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 1 Thép cuộn USU- 0.4 Cân, đo kg 584,4 584,4 Không 2 Thép cuộn USU- 0.6 nt kg 240,2 240,2 Không Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA, đúng qui cách phẩm chất. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 3: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 01- VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số: 20 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 20 ngày 4 tháng 1 năm 2006. Nhập tại kho: Vật tư kim khí. S tt Tên,nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo hóa đơn Thực nhập 1 Thép cuộn USU- 0.4 Kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU- 0.6 Kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040 Số tiền bằng chữ:(Hai mươi mốt triệu chín trăm bảy mươi tư ngàn không trăm bốn mươi đồng). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *.Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. Xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoạch vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ và định mức vật tư để ghi các danh mục vật tư cần sử dụng, cụ thể như: số lượng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đưa danh mục lên phòng kế hoạch vật tư và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật tư và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật tư duyệt số lượng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật liệu, khi xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư giữ. Ví dụ: Ngày 16/1/2007 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xưởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Thép cuộn USU 0,4 để cắt và uốn 20 bộ cho đổ sà dầm. Quản đốc phân xưởng đề nghị làm giấy xuất kho. Biểu 4: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Kính gửi: Phòng kế hoạch vật tư Công ty xây dựng Đông Hưng. Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Đội của chúng tôi có nhiệm vụ phải hoàn thành 20 sà dầm. Số tt Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Thái Bình, ngày 16 tháng 1 năm 2007 Duyệt Người viết giấy (Ký tên) Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. Biểu 5: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 02- VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/1/2007 Số: 21 Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm. Xuất tại kho: Vật tư kim khí. Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 Cộng 502 502 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên 1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho (Sơ đồ số: 07) Sổ kế toán tổng hợp NVL Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp N-X-T NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. *Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất như sau: Biểu 6: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 06- VT Kho: VTKK Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 1/11/1995 THẺ KHO Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: Thép cuộn USU 0,4. Đơn vị tính: Kg Mã số: S tt Chứng từ Diễn giải Đ VT Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Kiểm kê ngày 31/12/2005 1650 01 ........................... 20 4/1 Thép cuộn USU 0,4 Thép cuộn USU 0,6 kg 584,4 240,2 .......................... 21 16/1 Thép cuộn USU 0,4 kg 502 ........................... Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4 Tồn kho cuối tháng 1 2279 Người lập (Ký, ghi họ tên) *Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần Kế toán xuông kho lấy các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này Kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý chưa. Nếu như các chứng từ đã hợp lý, hợp pháp thì Kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ tại thời điểm cuối tháng. Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ chi tiết. Giá bình quân được tính như sau: Ví dụ tính giá bình quân của Thép cuộn USU 0,4 (số liệu kế toán được lấy trong sổ kế toán chi tiết). Đơn giá 40.857.300 + (16.140.543đ + 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg + (584,4kg + 1915kg + 1297kg) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4kg Trị giá hàng xuất kho của Thép cuộn USU 0,4 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ Trị giá hàng tồn kho của Thép cuộn USU 0,4 1650 + 584,4 – 502 = 1.732,4 Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho các chứng từ xuất kho. Ví dụ: Phiếu xuất kho số 21 ( Biểu 5), xuất kho 502kg thép cuộn USU 0,4 được hoàn thiện chứng từ như sau: Biểu 7: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 02- VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/1/2007 Số: 21 Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm. Xuất tại kho: Vật tư kim khí. Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 27.619 13.864.738 Cộng 502 502 13.864.738 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên Với phương pháp ghi sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng phương pháp này còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lượng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra. Biểu 7: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Ngày 6 tháng 1 năm 2006 Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Thép cuộn USU 0,4 Quy cách phẩm chất: Đơn vị tính: Kg Mã số: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Kiểm kê 31/12/2005 1650 40.857.300 .................. 20 4/1 -Nhập kho Thép USU 0,4 -Nhập kho Thép USU 0,6 331 331 27.619 27.143 584,4 240,2 16.140.543 5.833.497,2 ..................... 21 16/1 Xuất kho Thép USU 0,4 154 27.619 502 13.864.738 ........................... Tồn cuối tháng 3796,4 103.941.231 3167,4 84.208.811 2279 60.859.720 Người ghi sổ (Ký, họ tên) * Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Tất cả mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời. Biểu 8: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1/2007 Đơn vị tính: đồng Stt Tên vật tư Đv tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 01 Xi măng trắng Kg 0 0 8.200 19.079.104 820 19.079.104 0 0 ...................... 07 Xi măng trắng Kg 0 0 8.200 19.079.104 820 19.079.104 0 0 08 Thép cuộn USU 0,4 Kg 1650 40.857.300 3.796,4 103.941.231 3.167,4 84.208.811 2.279 60.589.720 09 Thép cuộn USU 0,6 Kg 800 19.428.800 668,9 16.244.905 1.406,9 34.167.973 62 1.505.732 ………………… 25 Tay vịn Inox M8 x 50 Cái 25 64.400 200 510.000 225 574.400 0 0 26 Tay vịn Inox M8 x 60 Cái 0 0 250 645.000 50 129.000 200 516.000 ………………… Cộng 115.220.800 712.666.018 635.561.798 174.325.520 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.1- Tài khoản sử dụng. Thực tế ở Công ty xây dựng Đông Hưng, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các tài khoản Công ty sử dụng chủ yếu là: Tk 152, Tk 133, Tk 111, Tk 112, Tk 141, Tk 331, Tk 311, Tk 621, Tk 627, Tk 154, Tk 338, Tk 138. 2.2- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.2.1- Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu. Hàng và Hóa đơn cùng về : Mua hàng trả tiền ngay – Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hóa đơn tài chính, Hợp đồng mua bán, Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập. * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt. Ví dụ: Ngày 4/1/2007 Công ty mua thép của công ty Thành Đạt, tổng số tiền là:23.072.742đ bao gồm cả các chi phí mua hàng nhu vận chuyển, bốc xếp , bao gồm cả thuế GTGT. Công ty thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào phiếu Nhập kho số 20 (Biểu 3), Hóa đơn GTGT (Biểu 1) ghi: Nợ Tk 152: 21.974.040 đ Nợ Tk 133: 1.098.702 đ Có Tk 111: 23.072.742 đ Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 21 ngày 16/1/2007. Kế toán lên các sổ tổng hợp: Biểu 9: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Số: 01 Ghi Có Tk 111: Tiền mặt Tháng1/2007 Đơn vị tính: Đồng Stt Ngày Nợ các Tài khoản đối ứng Tk 133 Tk 152 Tk 154 ........ … 01 4/1/2007 1.098.702 21.974.040 … ……….. ……….. ……….. ……….. Cộng 5.684.421 112.968.420 Người ghi nhật ký ( Ký, họ tên) Biểu 10: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 111: Tiền mặt Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 100.578.000 Ghi Có Tk111, đối ứng Nợ với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng … Tk 133 5.648.702 Tk 152 112.968.420 Tk 153 53.942.800 … ..... Tổng số phát sinh Có TK 111 Tổng số phát sinh Nợ TK111 356.042.336 375.405.000 Số dư cuối tháng : Nợ : Có 119.940.664 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký tên) Cuối tháng hay cuối quý kế toán khóa sổ Nhật ký chứng từ. Xác định tổng số phát sinh bên Có Tk 111 đối ứng với Nợ Tk 152, 133 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi Sổ cái Tk 152 và Tk133 (ghi Có Tk 111 – Nợ Tk 152, 133). Biểu 11: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Số: 02 Ghi Có Tk 112- Tiền gửi Ngân hàng Tháng 1/2007 Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tk 112, ghi Nợ Tk khác … Cộng có Tk 112 Hóa đơn PN NT … Tk 152 Tk 133 … ........................... 036917 17 24/1 Trả tiền mua thép 11.200.000 562.500 11.762.500 042876 20 4/1 Trả tiền mua thép 36.950.000 1.847.500 38.797.500 ……….. Cộng 73.057.325 3.652.866 476.710.191 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 12: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 112- Tiền gửi Ngân hàng Đơn vị tính: đồng Chứng từ Nợ Có 110.883.000 Ghi Có các Tk, đối ứng Nợ với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng … Tk 133 3.652.866 Tk 152 73.057.325 .................. Tổng phát sinh Có Tk 112 Tổng phát sinh Nợ Tk112 476.710.191 450.042.000 Số dư cuối tháng: Nợ 84.214.809 : Có Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Mua nguyên vật liệu chưa trả tiền. Đối với vật liệu mua ngoài chưa trả tiền Công ty hạch toán vào Tk 331, trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán. Vì vật liệu mua ngoài rât đa dạng, phong phú, của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau: Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán được mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này được mở cho cả năm, bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết năm, mỗi tờ hóa đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong. Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết Tk 331 tổng hợp số liệu để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5, mỗi đơn vị bán được ghi một dòng trong Nhật ký chứng từ như Biểu 14. Sau đó kế toán khóa sổ Nhật ký chứng từ số 5, ghi vào Sổ cái Tk 331; xác định tổng số phát sinh bên Có Tk 331 đối ứng với Nợ Tk 152,133 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi Sổ cái Tk 152,133 (ghi Nợ Tk 152, ghi Có Tk 331). Biểu 13: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331- Phải trả người bán Tháng 1/2007 Đối tượng: Công ty thép Việt – Úc Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Số dư Số HĐ Số PN NT Nhập Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 70.000.000 ................... 096196 20 13.1 Mua thép 152 21.820.851 Thuế GTGT 133 1.091.042 097118 21 21.1 Mua thép 152 6.976.763 Thuế GTGT 133 348.838 …….. 23.1 Trả bằng TGNH 80.000.000 …….. Cộng 80.000.000 Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 14: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Số: 05 Ghi Có Tk 331- Phải trả người bán Tháng 1/2007 Số TT Tên đơn vị bán Số dư đầu kỳ Ghi Có Tk 331, Ghi Nợ các Tk… Ghi Nợ Tk 331, ghi Có các Tk … Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 133 Cộng Có Tk 331 112 311 Cộng Nợ Tk 331 Nợ Có 01 Cty thép Việt – Úc 70.000000 128.797614 6.439880 135.237494 80.000000 80.000000 120.237494 02 Cty Thành Đạt 24.500000 26.190476 1.309524 27.500000 27.500000 27.500000 24.500000 03 Cty Đông Á 121.027100 152.343300 7.617165 159.960465 280.987565 280.987565 04 Thành Hưng 33.249976 22.571390 128.569 23.699959 40.000000 40.000000 16.949935 05 Cty Mai Linh 56.750624 0 0 0 56.750624 56.750624 0 06 Anh Vũ 0 84.928410 4.246200 89.174610 0 0 89.174610 ………. ………. Cộng 218.630.000 468.942.686 23.447.134 492.389.820 120.000.000 428.014.326 584.041.326 162.978.494 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 15: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 331- Phải trả người bán Đơn vị tính : Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các Tk, đối ứng với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng … Tk 112 120.000.000 Tk 311 428.041.326 Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số dư cuối tháng: Nợ : Có 162.978.494 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng. Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi tiền mặt , Kế toán vào NKCT số 1 và NKCT số 10. Nợ Tk 141: Có Tk 111: Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ Tk 141, ghi Có Tk 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tượng được tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, phiếu nhâp để định khoản: Nợ Tk 152: Nợ Tk 133: Có Tk 141: Cuối tháng hoặc cuối quý khóa sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có Tk 331 đối ứng Nợ Tk 152,133 và lấy số liệu này để ghi sổ cái Tk 152 (ghi Có Tk 141, ghi Nợ Tk 152,133). Biểu 16: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có Tk 141- Tạm ứng Tháng 1/2006 Đơn vị tính : Đồng Số tt Diễn giải Số dư đâu kỳ Ghi Nợ Tk 141, ghi Có các Tk… Ghi Có Tk 141, ghi Nợ các Tk … Số dư cuối kỳ Nợ Có Tk 111 .. Cộng Tk 152 Tk 133 .. Nợ Có 1 Đỗ Tiến Trung 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 Ng. Văn Thành 3.400.000 3.400.000 3.238.100 161.900 2.000.000 3 Phạm Thị Mai 2.000.000 ................ ................ ................... ............... .............. Cộng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000 Đã ghi sổ cái ngày…..tháng…...năm…….. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Trường hợp nhập kho hàng đi đường tháng trước: Vì nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu mua trên địa bàn Thái Bình nên trường hợp này thường không xảy ra. Rất hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa về thì Công ty vẫn lưu hóa đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ. 2.2.2- Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu. Tại Công ty xây dựng Đông Hưng quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trường hợp điển hình như sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng công trình thi công). Nợ Tk 621 (chi tiết theo PX): Có Tk 152 (chi tiết NVL): Ví dụ: Ngày 2/1/2007 căn cứ vào phiếu nhập kho số 01 ngày 2/1/2006 về xuất 560kg thép trang trí trường mầm non Minh Châu, kế toán định khoản như sau: Nợ Tk 621: 4.611.024đ Có Tk 152: 4.611.024đ Định khoản này được ghi ngay trên sổ chi tiết vật tư. * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ Tk 627 (chi tiết theo phân xưởng): Có Tk 152: Ví dụ: Ngày 2/1/2007 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho Đội xây dựng số 1 là 200kg Xi măng để sửa chữa lại phòng Tài vụ. Nợ Tk 627 (Đội xd số 1): 152.000đ Có Tk 152: 152.000đ * Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng. Nợ Tk 641: Có Tk 152: Ví dụ: Ngày 4/1/2007 phiếu xuất kho số 08 xuất 10lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ Tk 641: 105.000đ Có Tk 152: 105.000đ * Xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ Tk 632: Có Tk 152: Ví dụ: Công ty bán 1.178,8 kg thép dùng cho công trường Đông Hà, Hóa đơn số 0411897 ngày 19/1/2007 đã thu bằng tiền mặt. - Nợ Tk 632: 30.648.800đ Có Tk 152: 30.648.800đ - Nợ Tk 111: 34.485.000đ Có Tk 511: 31.350.000đ Có Tk 3331: 3.135.000đ Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ số 2 Biểu 17: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ Tháng 1/2006 Đơn vị tính: đồng Số tt Ghi Có các Tk Ghi Nợ các Tk Tài khoản 152 Tài khoản 153 1 Tk 154 - 2 Tk 621 498.374.808 3 Tk 622 - 4 Tk 627 15.932.800 5 Tk 641 12.608.400 6 Tk 632 126.645.790 ............... Cộng: 653.561.790 Bảng phân bổ số 2 được chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 04 và bảng kê số 05: Phần ghi Nợ Tk 621, 627, 641,… đối ứng Có Tk 152. Biểu 18: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng BẢNG KÊ SỐ 03 Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2007 Đơn vị tính : Đồng STT Ghi Nợ các Tk Ghi Có các Tk Tk 152 … 1 I- Số dư đầu tháng 115.220.800 2 II- Số phát sinh trong tháng 680.968.431 Tk 111 (từ NKCT số 01) 112.968.420 Tk 112 (từ NKCT số 02) 73.057.325 Tk 331 (từ NKCT số 05) 468.942.686 Tk 154 (từ NKCT số 07) - Tk 141 (từ NKCT số 10) 26.000.000 3 Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 796.189.231 4 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 5 Tồn cuối tháng 142.627.433 * Ghi sổ cái Tk 152 Tk 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái Tk 152: - Số dư đầu năm: Được lấy từ sổ cái Tk 152 năm trước - Số phát sinh Nợ : Được lấy từ các nhật ký chứng từ số 01, 02, 05, 07, 10. + Từ NKCT số 01: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ Tk 152 - Ghi Có Tk 111. + Từ NKCT số 02: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ Tk 152 - Ghi Có Tk 112. + Từ NKCT số 05: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ Tk 152 - Ghi Có Tk 331. + Từ NKCT số 10: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ Tk 152 - Ghi Có Tk 141. Số phát sinh Có được lấy từ bảng phân bổ số 2. Sổ cái Tk 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khóa sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT. Biểu 19: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 152 - Nguyên vật liệu Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi Có các Tk, đối ứng Nợ với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng … Tk 111 (NKCT số 01) 112.968.420 Tk 112 (NKCT số 02) 73.057.325 Tk 141 (NKCT số 10) 26.000.000 Tk 331 (NKCT số 05) 468.942.686 Tk 154 (NKCT số 07) - Cộng số phát sinh Nợ 608.968.431 Tổng số phát sinh Có 653.561.798 Số dư cuối tháng: Nợ : Có 142.627.433 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 20: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 Ghi Có các Tk, đối ứng Nợ với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng… Tk 152 489.374.808 Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có 489.374.808 489.374.808 Số dư cuối tháng : Nợ : Có 0 0 Ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 21: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CÁI Tk 627 – Chi phí sản xuất chung Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 Ghi Có các Tk, đối ứng Nợ với Tk này Tháng 1 Tháng 2 Tháng… Tk 152 15.932.800 Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có 15.932.800 15.932.800 Số dư cuối tháng : Nợ : Có 0 0 Ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 3. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Đông Hưng. Kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định một cách chính xác số lượng từng thứ, từng loại nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Đồng thời công tác kiểm kê còn nhằm mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời, các trường hợp hao hụt, hư hỏng,…nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở công ty, đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữakế toán các thành phần khác. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu được Công ty thực hiện mỗi năm một lần vào thời điểm cuối năm, công tác kiểm kê này do ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Công tác kiểm kê được tiến hành toàn diện không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng từng loại nguyên vật liệu trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê được lập cho từng kho bảo quản và theo từng loại (danh điểm) nguyên vật liệu. Trong đó ghi rõ mã vật tư , tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho trên sổ sách, số lượng tồn kho thực tế, số chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, số tiền của từng loại nguyên vật liệu. Sau khi kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách kế toán nguyên vật liệu tính ra số lượng thừa, thiếu, số tiền của từng loại nguyên vật liệu và đưa ra “Biên bản kiểm kê”. Trong đó có một số chỉ tiêu được tính theo công thức sau: Số lượng thừa, thiếu = Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê – sốlượng theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê. Thành tiền = Giá đơn vị bình quân gia quyền x Số lượng Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê” Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp tùy thuộc vào số lượng hao hụt…kế toán nguyên vật liệu đưa ra quyết định vào sổ thông qua các bút toán hạch toán. Ví dụ: Căn cứ vào biên bản họp xử lý một số loại nguyên vật liệu trong kiểm kê như sau: - Bột bả tường thiếu 49kg trong đó: + 20kg không đúng quy cách nên nhập kho phế liệu ( không đúng quy cách là do nguyên nhân khách quan). + 20kg thủ kho phải bồi thường và quyết định trừ vào lương. + 9kg là hao hụt trong định mức, quyết định ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán định khoản như sau: (Đơn vị : đồng) Nợ Tk 152: 149.994 Nợ Tk 642: 243.545 Nợ Tk 334: 271.344 Có Tk 152 (Bột bả): 664.883 - Sơn lăn tường thiếu 2kg là hao hụt định mức, hội đồng kiểm kê quyết định ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ Tk 6422: 14.626 Có Tk 152 (Sơn): 14.626 Gạch hoa thiếu 45 viên do mất cắp đang chờ điều tra. Nợ Tk 1381: 369.600 Có Tk 152: 369.600 Xà gỗ thừa 2 cây hội đồng kiểm kê quyết định nhập kho. Nợ Tk 152: 7.392 Có 3381: 7.392 Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công tác hạch toán kế toán của Công ty thực hiện theo đúng các quy định của Bộ Tài Chính và Nhà nước đề ra. CHƯƠNGIII: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG ĐÔNG HƯNG. I. Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty xây dựng Đông Hưng. Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và không ngừng phát triển, do sự tác động của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hóa. Ở nước ta, Đảng và Nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường. Công ty xây dựng Đông Hưng là một tổ chức xây dựng có nhiều tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Số lượng các công trình do Công ty nhận thầu được mỗi năm tăng lên đáng kể. Với sự sáng tạo, trình độ quản lý phù hợp với cơ chế thị trường, cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, kỹ thuật xây dựng tiên tiến Công ty đã tìm được chỗ đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh gay gắt và xu hướng phát triển như vũ bão hiện nay. Cùng với sự trưởng thành và phát triển của Công ty Công tác quản lý và công tác hạch toán đã không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty. Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ nhưng vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Các phòng, ban, tổ, đội sản xuất trong Công ty đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác hạc toán kế toán được tiến hành nhịp nhàng, trôi chảy. Phòng cung ứng vật tư là nơi tổ chức thu mua, nhập kho vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cung cấp vật tư cho các công trình , đảm bảo cung ứng đầy đủ chủng loại chất lượng tốt các loại vật tư cho quá trình xây lắp không bị gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình. Các kho vật tư của Công ty được sắp xếp phân tán nhưng có hệ thống hợp lý, đội ngũ thủ kho của Công ty có chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao, nên việc tổ chức nhập kho, tổ chức cấp phát và tiến hành khá tốt. Kho vật tư của Công ty được bảo quản một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại vật tư. Công ty luôn chấp hành đúng chính sách, chế độ kế toán và pháp lệnh kế toán – thống kê của Nhà nước ban hành. Công ty tiến hành mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và giám đốc kịp thời, đầy đủ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu xây lắp nói riêng đã góp phần nỗ lực vào quá trình quản lý kinh tế của toàn Công ty. Việc hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty chưa được kịp thời và đầy đủ, do tính chất sản xuất tại các công trường phân tán. Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán Công ty và các bộ phận kế toán công trường không được thường xuyên, chứng từ nhập, xuất, thanh toán nhân công và thanh toán chi phí sản xuất khác được hoàn thiện chậm. Bộ phận kế toán tại các công trường luân chuyển chứng từ kế toán về kế toán Công ty còn chậm dẫn đến kế toán Công ty phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ ở từng công trình, hạng mục công trình chưa phù hợp với giá trị sản lượng xây lắp hoàn thành ở từng thời điểm. Chi phí trong hoạt động xây lắp có rất nhiểu khoản mục và có giá trị lớn, nếu công tác ghi chép phản ánh ở từng công trường không kịp thời, chặt chẽ dẫn đến bỏ sót chi phí trong giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. II. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng Đông Hưng. 1. Ưu điểm. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận thực tiễn vào công tác hạch toán nguyên vật liệu, em thấy công tác hạc toán nguyên vật liệu ở Công ty có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất. - Ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trường cung cấp nguyên vật liệu ổn định trên địa bàn Thái Bình, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hóa đơn, chứng từ thu mua. - Ở khâu bảo quản: Trong kho của Công ty được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. - Ở khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản Công ty đã thực hiện đúng trình tự, hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động về nguyên vật liêu. Để có được kế quả này là do có sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế toán trưởng Công ty. 2. Nhược điểm. Song cũng giống như bất kỳ một sự vật hiện tượng nào đều tồn tại hai mặt của một quá trình, những mặt tốt đã làm được, công tác kế toán hiện nay còn có những mặt hạn chế cần phải sớm khắc phục như sau: - Do đặc điểm của Công ty là một tổ chức xây dựng đồng thời thi công nhiều công trình trên phạm vi rộng nên khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều trục trặc. Quá trình luân chuyển còn chậm thậm chí còn có trường hợp xuất kho rồi mới ghi phiếu xuất. Tuy nhiên trường hợp này rất ít xảy ra, song nếu không ngăn chặn sẽ xảy ra những tổn thất đáng tiếc. - Chứng từ kế toán ở các công trường luân chuyển chậm do vậy việc xác định chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng công trình, từng hạng mục công trình tại phòng kế toán không được kịp thời ảnh hưởng tới việc thông tin, báo cáo lãnh đạo Công ty có độ chính xác chưa cao. - Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sắt, thép, xi măng …ví dụ như Công ty sử dụng rất nhiều loại thép khác nhau về hình dáng (lá, trơn, xoắn, hộp…), khác nhau về kích thước (cùng là săt tròn nhưng có săt fi6, fi8, sắt cuộn…) nên dễ bị nhầm lẫn. Công ty chưa xây dựng Sổ danh điểm vật tư nên có ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm. - Cuối tháng khi hàng còn đang đi đường, ở Công ty không hạch toán vào Tk 151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. - Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán, điều này là không hợp lý, bởi vì trong Công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ. III. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng. Với góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty như sau: 1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.1- Xây dựng sổ danh điểm vật tư. Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, Công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”. Danh điểm vật tư xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…Sổ danh điểm vật tư tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho Công ty áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán được thuận lợi. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu 22: Đơn vị: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Danh diểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Ghi chú 152.C.01.01 Thép cuộn USU 0.4 Kg 152.C.01.02 Thép cuộn USU 0.6 Kg ………….. 152.C.02.01 Sắt trơn phi 6 Kg 152.C.02.02 Sắt trơn phi 8 Kg ………….. 152.P.01.01 Xi măng trắng PC1 Bao 152.P.01.02 Xi măng trắng HP Bao …………. 152.P.01.01 Inox lan can L1 Cái 152.P.01.02 Inox lan can L2 Cái …………. ………… 1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất. Về việc giao nhận giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của Công ty phải nhập, xuất làm nhiều lần nên số lượng về chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty tương đối nhiều. Để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập như sau: Biểu 23: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày…./…./…..đến ngày…./…../….. Sốtt Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu. (Công ty thực hiện kế toán chi tiêt theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển) Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất, nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót dễ xảy ra. Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể xây dựng nhu sau: Ví dụ: Lập bảng kê chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu tháng 1/2006. Biểu 24: Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hưng. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1/2006 Kho: Vật tư Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Tk đối ứng Số lượng Đ.giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 4.1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 111 584,4 27.619 16.140.543 Thép cuộn USU 0,6 Kg 111 240,2 24.286 5.833.497 02 4.1 Vôi bột Kg 331 7.500 1.018 7.653.000 Vôi ướt Kg 331 2.500 2.666 6.665.000 ……... Tổng cộng 712.666.018 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 25: Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hưng. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1/2006 Kho: Vật tư Chứng từ Diễn giải Đ.v tính Tk đối ứng Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 2.1 Thép cuộn USU 0,4-Px1 Kg 621 156 29.557,85 4.611.024 02 2.1 Vôi – Px2 Kg 621 50 2.580 129.000 03 2.1 Que hàn – Px3 Kg 627 20 66.666 1.333.320 ………. … … … … … Tổng cộng Người lập biểu (Ký, họ tên) Số liệu tổng cộng trên bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất được dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện được ngay. Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn là rà soát trên sổ chi tiết. 1.4- Áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý nguyên vật liêu. Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Kế toán vật tư phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Để hòa nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng tiến bộ của thế giới và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang được sử dụng trên thị trường để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập dữ liệu vao máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán thực hiện đưa ra các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp. Mặt khác sử dụng máy tính, kế toán có thể sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để thay thế cho giá bình quân cả kỳ dự trữ mà công ty đang sử dụng để phản ánh chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu xuất kho. 2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.1- Kiến nghị về bảng kê số 3. Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng để hạch toán. Điều này là không hợp lý bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ được tính cuối kỳ để ghi sổ. Trên thực tế nội dung của bảng kê số 3 doanh nghiệp sử dụng như sổ cái Tk 152. Mặt khác theo chế độ bảng kê số 3 chỉ dùng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Như vậy việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết. 2.2- Công tác hạch toán “hàng đang đi đường”. Việc hạch toán hàng đang đi đường chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành, công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận được hóa đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến công ty, kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “hàng đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường. Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ hóa đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ Tk 151: Nợ Tk 133: Có Tk 331: Và ghi chép trên Nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ Tk 152: Có Tk 151: 2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Xét về phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Xét về phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích lũy được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thật sự. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có những điều kiện sau: + Nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán. + Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng giảm Số lượng hàng Giá đơn vị Giá đơn vị thực giá cần lập cho từng = tồn kho cuối x thực tế ghi sổ - tế trên thị trường loại hàng tồn kho i niên độ loại i của hàng i của hàng i 2.4- Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất của công ty giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm. Vì vậy, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Để công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng tốt hơn, công ty cần phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân tích đó, công ty có hướng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các biện pháp kịp thời để phát huy những mặt tốt, hoặc khắc phục những mặt còn hạn chế, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu. Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có thể dựa trên một số chỉ tiêu sau đây: - Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối. Chỉ số 1: kỳ thực hiện. Chỉ số k: kỳ kế hoạch. + Mức biến động tuyệt đối: M1 Số tương đối = x 100% Mk Số tuyệt đối: M = M1 – Mk Kết quả tính toán trên cho thấy khối lượn nguyên vật liệu tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức nguyên vật liệu tốt hay xấu. + Mức biến động tương đối: M1 Số tương đối = x 100% Q1 Mk Qk Số tuyệt đối: M = M1 – Mk x Q1 Qk Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. - Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Sản phẩm của Công ty được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Vì vậy mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm chịu ảnh hưởng của hai yếu tố: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu từng loại cho sản xuất sản phẩm (mi) và giá đơn vị nguyên vật liệu từng loại dùng cho sản xuất sản phẩm (si). + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: mi = ki + fi + hi Trong đó: ki: Trọng lượng tinh của sản phẩm. fi: Mức phế liệu bình quân một sản phẩm. hi: Mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành. + Mức tiết kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: m = m1 – mk = (k1 – kk) + (f1 – fk) + (h1 – hk) Qua kết quả phân tích trên đây giúp cho Công ty xác định rõ nguyên nhân làm thay đổi mức chi phí cho sản xuất đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó đề ra các biện pháp thích hợp làm giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đây là nhân tố cơ bản để giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích hệ số quay kho vật tư của thực tế so với kế hoạch: Hệ số Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ quay kho = vật tư Giá trị vật tư bình quân tồn kho Hệ số này càng lớn thì số vốn lưu động quay càng nhiều, điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Trên đây là một số ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Đông Hưng. Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, có thể các giải pháp đề xuất của em còn chưa đầy đủ, chưa phải là tối ưu, em rất mong được Công ty tham khảo. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản xuất nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài ra, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn giúp người quản lý doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn hợp lý nhằm đưa công ty đạt được mục đích cuối cùng đó chính là lợi nhuận. Tuy nhiên để sản xuất có hiệu quả hơn nữa thì công ty xây dựng Đông Hưng cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu để phù hợp với xu hướng phát triển và những thay đổi trong môi trường sản xuất kinh doanh cũng như môi trường pháp luật. Quá trình thực tập tại Công ty xây dựng Đông Hưng đã giúp em có những điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Tuy nhiên em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm, những cố gắng của Công ty đồng thời cũng nêu ra một số ý kiến, kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Những ý kiến trong bài viết này là sự kết hợp giữa lý luận cơ bản mà em tiếp thu được từ các bài giảng ở trường và tình hình thực tế tại Công ty. Em mong muốn nhận được sự góp ý của Công ty, của Cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa Bộ tài chính 2. Lý thuyết hạch toán kế toán GS: Nguyễn Gia Thu TS: Nguyễn Quang Quynh 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính PGS .TS: Nguyễn Văn Công 4. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp PGS .TS: Nguyễn Văn Công 5. Tạp chí kế toán kiểm toán