Đề tài Những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Quang và Mĩ Nghệ Xuất khẩu

chøc hµnh chÝnh Chú giải: Phòng TCHC: Phòng tổ chức hành chính Phòng KDXNK: Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu Phòng KTTC: Phòng kế toán tài chính Phòng KHNV: Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng ĐHSX: Phòng điều hành sản xuất Phòng KTCL: Phòng kiểm tra chất lượng Phòng KT: Phòng kĩ thuật 2.2Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các bộ phận, phòng ban: 2.2.1 Ban lãnh đạo: F Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty cổ phần Quang và MNXK, phải thực hiện quyền hạn nhiệm vụ của mình phù hợp với điều lệ của công ty, cụ thể: + Quyết định về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty + Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của HĐQT + Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của HĐQT + Quyết định phương án bố trí tổ chức nhân sự, qui chế quản lý nội bộ công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm. + Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban giám đốc + Quyết định cơ cấu tổ chức, biên chế của các phòng ban trong công ty. + Quyết định các kế hoạch và phương án đào tạo, trả thù lao lao động, điều chỉnh hệ số lương, thưởng cho CBCNV trong công ty . + Quyết định việc kí hoặc ủy quyền cho các phó tổng giám đốc kí các hợp đồng giao dịch dưới đây: - Các khoản vay, cho vay, thanh lý tài sản, thế chấp tài sản. - Các dự án đầu tư có tổng số vốn đầu tư xây dựng cơ bản, trang thiết bị - Các loại hợp đồng về xây dựng theo quy định về qui chế hoạt động quản lý XHCB. - Các hợp đồng về tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, chuyển giao công nghệ. - Các hợp đồng mua bán tài sản cố định , mua bán hàng hóa , hợp tác kinh doanh - Các khoản chi định kì và đột xuất của công ty. - Chi phí giao dịch và tiếp khách đối ngoại. - Phê duyệt quyết toán thuế, quyết toán tài chính năm. - Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổng dự toán chi phí F Các phó tổng giám đốc Các phó tổng giám đốc được tổng giám đốc phân công mảng để phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của công ty, họ có quyền hạn và trách nhiệm chung như sau: + Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động và nhiệm vụ được giao + Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết trước các vấn đề tại các phiên họp của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị + Quyền kí các loại hợp đồng, các khoản chi theo thẩm quyền như được qui định cụ thể tại các qui định riêng biệt đối với từng Phó tổng Giám đốc.Có quyền chi đột xuất cho các chi phí giao dịch tiếp khách trị giá từ 3 đến 5 triệu VNĐ và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các khoản chi đó + Tuân thủ chế độ báo cáo tổng hợp theo năm, quí và hàng tháng về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tháng bằng văn bản phải gửi cho Tổng Giám đốc trước 5 ngày của tháng tiếp theo, báo cáo nêu được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng, kế hoạch tháng tới và các yêu cầu đề xuất ( nếu có) + Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách để Tổng Giám đốc kí quyết định. F Kế toán trưởng Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc và chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Phó tổng giám đốc phụ trách nội chính. Kế toán trưởng có các nhiệm vụ và quyền hạn được qui định cụ thể như sau + Báo cáo hàng ngày về tình hình thu chi của Công ty cho Tổng giám đốc vào cuối ngày làm việc ( hoặc cuối tuần) + Tổ chức quản lý và giám sát việc tuân thủ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ, thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính. Kế toán trưởng chỉ được phép cung cấp số liệu cho đối tượng khác khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc + Chịu trách nhiệm cùng Tổng Giám đốc trong các báo cáo đối ngoại như: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thanh kiểm tra hoạt động tài chính.. 2.2.2. Phòng Tổ chức Hành chính Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác tổ chức hành chính nhân sự của công ty, thực hiện nội qui, qui chế công ty, kỉ luật lao động, thi đua khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ hậu cần về phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng TCHC như sau: Về công tác tổ chức: + Tổ chức định biên nhân sự và thực hiện xây dựng bộ máy – cơ cấu tổ chức , xây dựng quĩ lương, xây dựng dự báo nhân sự, chính sách nhân sự + Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty + Quản lý hồ sơ CBCNV + Soạn thảo, trình duyệt và giám sát thực hiện các nội qui, qui chế công ty, các văn bản thuộc về tổ chức như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm.. + Thực hiện các chính sách chế độ về lương, thưởng, phạt hàng tháng, các chế độ đãi ngộ và BHXH. + Tổ chức các chương trình đại hội, hội nghị, hội thảo. Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo trình đại hội + Tổ chức giới thiệu, phổ biến nội qui qui chế và các qui định cho nhân viên mới. + Tổ chức cấp phát các trang thiết bị bảo hộ lao động và tuyên truyền, giáo dục ATLĐ - VSLĐ + Phối hợp với tổ chức công đoàn chăm lo đời sống cho CBCNV +Định hướng và chỉ đạo về nghiệp vụ công tác tổ chức tại Nhà máy Về công tác hành chính: +Quản lý các phương tiện, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty + Lưu trữ, bảo quản văn thư tài liệu, luân chuyển kịp thời công văn đi đến + Bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị, triển khai công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản. + Quản lý cấp phát VPP, sách báo, tài liệu của công ty. + Tổ chức và giải quyết các công việc liên quan đến an ninh bảo vệ, vệ sinh môi trường, PCCC. 2.2.3. Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác quản lý tài chính. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng tài chính kế toán như sau: + Lập chứng từ ban đầu, quản lý hóa đơn tài chính do Bộ tài chính phát hành, sử dụng và ghi chép các nội dung phát sinh + Bảo quản tài liệu, hóa đơn, chứng từ đúng chế độ. + Báo cáo ban giám đốc về: Nguồn vốn, công nợ, doanh thu bán hàng, doanh thu xuất khẩu Báo cáo tài chính hàng tháng, quí Báo cáo lập tờ khai tính thuế, sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng Báo cáo tài sản, công cụ dụng cụ Báo cáo các chi phí hoạt động của công ty Quyết toán thuế năm + Hướng dẫn, giám sát nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc để thống nhất công tác kế toán và hạch toán kinh tế công ty + Lập kế hoạch thu chi tài chính. Theo dõi tình hình luân chuyển chứng từ, luân chuyển tiền vốn của công ty. Kịp thời thu hồi công nợ dây dưa bên ngoài và trong nội bộ công ty + Chủ trì kiểm kê tài sản, hàng hóa, vật tư, tiền vốn định kì. Lập biên bản sử dụng thừa thiếu, chủ trì đánh giá chất lượng tài sản để đưa ra đề xuất xử lý hay thanh lý. + Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm + Tổ chức huy động các nguồn vốn, quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả. + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. 2.2.4. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp cụ thể giúp Ban giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất trong toàn công ty. Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu như sau: + Tổ chức huy động nguồn hàng đầu vào. + Phân loại, đặt tên, kí mã hiệu, các thông số cơ bản, lưu ảnh vi tính, cập nhật thông tin trên Website + Tổ chức giới thiệu sản phẩm thông qua quảng cáo, cửa hàng trưng bày mời khách tham quan trực tiếp, triển lãm, hội chợ trong và ngoài nước, trên mạng internet. + Xây dựng dự án, phương án kinh doanh nội địa và xuất khẩu, nắm vững giá cả đầu vào để xác định giá bán ra có biên độ rộng + Tổ chức thị trường: Khảo sát, thăm dò, đàm phán, soạn thảo các bản ghi nhớ, biên bản làm việc, các hợp đồng kí kết với khách trong và ngoài nước + Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Giao hàng theo từng đơn hàng, hợp đồng, đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng, số lượng. Chuẩn bị bao bì đóng gói, phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ + Lập chứng từ ban đầu, tổ chức thống kê, tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh + Quản lý, theo dõi các thông tin, chế độ bảo mật liên quan đến hợp đồng kinh doanh như: thông tin hồ sơ khách hàng, giá trị hợp đồng, tài liệu sản phẩm, chiến lược kinh doanh sản phẩm.. + Nắm vững lượng hàng đầu vào hiện có từ chủng loại, số lượng, phẩm chấtcó các phương án và kiến nghị với giám đốc về chiến lược mặt hàng, nguồn hàng, phương hướng đầu tư mở rộng sản xuất, đa dạng kinh doanh và các nghiệp vụ kinh doanh mang đậm tính cạnh tranh. + Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc thanh lý hợp đồng kinh tế thanh toán công nợ hoặc tham gia tranh chấp trước trọng tài, tòa án kinh tế nếu có rủi ro trong kinh doanh. 2.2.4. Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng kế hoạch và nghiệp vụ như sau: + Khảo sát các làng nghề, cơ sở sản xuất để đánh giá phân loại thẩm định năng lực để lập kế hoạch hợp tác sản xuất – kinh doanh + Lên kế hoạch và báo giá toàn bộ các vật tư, nguyên liệu có liên quan để phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản. + Đàm phán để trình kí các hợp đồng mua bán, đầu tư sản xuất, gia công + Giám sát tiến độ, số lượng và chất lượng hàng hóa tại các cơ sở vệ tinh, các cơ sở có quan hệ thương mại + Trên cơ sở thông tin về đơn hàng, hợp đồng kí với khách hàng tiến hành lập kế hoạch sản xuất và hậu cần phục vụ sản xuất như: làm bao bì, tem nhãn, nguyên vật liệu.. + Liên hệ đề xuất hợp đồng cung ứng vật tư, nguyên liệu, bao bìtrên cơ sở nhu cầu sản xuất thực tế tại công ty. + Phối hợp với kế toán để lập hồ sơ, quyết toán các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, bao bì.. 2.2.5. Nhà máy Gốm Quang: Chi nhánh Nhà máy Gốm Quang là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Quang và MNXK, hoạt động sản xuất theo sự ủy quyền cảu công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và chịu sự điều hành chung của ban giám đốc với hai chức năng cơ bản là: Triển khai các dự án đầu tư và thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh. Cụ thể: + Nhà máy phải thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh điều xuống từ công ty. + Triển khai, điều hành sản xuất các đơn hàng và các hợp đồng được giao + Điều động và sắp xếp nhân lực bố trí cho sản xuất + Đề xuất, sắp xếp triển khai mặt hàng sản xuất +Tổ chức đào tạo tay nghề chuyên môn cho công nhân viên và phát triển công tác quản lý tổ nhóm, bộ phận +Tiếp nhận, chuyển giao công nghệ, sử dụng các trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh.. + Tổ chức định mức nhân công, nguyên vật liệu, đề xuất cung ứng nguyên nhiên vật liệu, kí kết hợp đồng cung ứng + Tổng hợp và báo cáo tài chính sản xuất kinh doanh của Nhà máy + Tổ chức chế thử, thí nghiệm đề xuất triển khai sản phẩm mới, chất liệu mới + Tổ chức giao nhận hàng hóa đến/đi + Quản lý kho tàng, hàng hóa, vật tư nguyên nhiên liệu + Xây dựng qui chuẩn trong quan hệ giữa các bộ phận sản xuất, phân xưởng sản xuất, xây dựng qui chuẩn trong sử dụng vật tư, tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 2.2.6. Kho xưởng Bát Tràng –Hà nội: Là nơi tiếp nhận, kiểm tra, đóng gói, bốc xếp lên phương tiện vận chuyển để giao hàng cho các đối tác Là nơi bảo quản vật tư, hàng hóa của Công ty cổ phần Quang và MNXK . Hệ thống kho xưởng này có nhiệm vụ: + Bảo quản, kiểm tra để bảo đảm chất lượng hàng hóa của công ty + Sử dụng vật tư theo định mức + Sắp xếp kho tàng hợp lý, dễ nhìn, dễ thấy, tránh đổ vỡ, mối mọt, chuột gặm, ẩm mốc. + Tự chịu trách nhiệm về an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ + Giữ gìn bí mật mẫu hàng và sản phẩm 2.2.7. Cửa hàng, đại lý bán và giới thiệu sản phẩm: Là nơi quảng cáo giới thiệu sản phẩm, đồng thời bán hàng cho khách đến tham quan và mua sản phẩm hoặc có thể tiếp nhận hợp đồng của các khách hàng có nhu cầu mua với số lượng lớn. Đồng thời, cửa hàng cũng là nơi lắng nghe, tiếp thu ý kiến khách hàng, nắm bắt thị hiếu tiêu dùng sản phẩm của khách hàng. Nhiệm vụ của các cửa hàng là: + Luôn niềm nở khi tiếp xúc khách hàng. Bảo quản, đóng gói và giao hàng cho khách + Ghi chép hàng ngày số lượng bán + Nộp tiền bán hàng trong ngày + Bố trí sắp xếp hàng hóa, giá kệ, dụng cụ gọn gàng an toàn, mĩ thuật + Chuẩn bị tốt cho công tác hậu cần bán hàng + Nắm bắt và phản ánh thường xuyên ý kiến của khách hàng cho các cán bộ thị trường của công ty. + Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng hàng tháng + Thông tin kịp thời cho ban giám đốc, phòng kinh doanh khi có khách hàng có nhu cầu kí hợp đồng lớn + Khảo sát thị trường xung quanh và các cơ sở kinh doanh mua bán sản phẩm tương tự để tham mưu xây dựng chính sách bán hàng cạnh tranh. + Chăm sóc vệ sinh môi trường, an ninh trật tự PCCC tại cửa hàng. 3. Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty: 3.1Đặc điểm về cơ cấu lao động Đội ngũ CBCNV của Công ty cổ phần Quang và MNXK tính đến thời điểm tháng 6 năm 2007 là: 464 người, được cơ cấu thành hai khối theo sơ đồ mô tả như trên, bao gồm: Khối văn phòng và khối sản xuất. Trong đó lao động quản lý chiếm từ 12 – 15 %, còn lại hầu hết là lao động trực tiếp. Cụ thể: 3.1.1. Khối văn phòng: Đội ngũ cán bộ khối văn phòng của công ty được biên chế 42 người phân bổ cho các phòng ban, bộ phận như sau: Ban giám đốc gồm có: Tổng giám đốc – 01 người Phó tổng giám đốc – 02 người Ban thư kí gồm có: Thư kí chung – 01 người Ban trợ lý gồm có: Trợ lý nhân sự và pháp lý – 02 người Trợ lý đối ngoại và kinh doanh XNK – 02 người Các phòng ban chức năng gồm có: P Phòng kinh doanh XNK – 07 người P Phòng kế hoạch nghiệp vụ - 05 người P Phòng kế toán tài chính – 05 người P Phòng tổ chức hành chính – 05 người P Phòng điều hành sản xuất – 06 người P Phòng kiểm tra chất lượng – 04 người P Phòng kĩ thuật – 04 người 3.1.2. Khối sản xuất Bên cạnh đội ngũ cán bộ văn phòng, Công ty cổ phần Quang và MNXK còn biên chế một lực lượng đông đảo các CNCNV thuộc khối sản xuất được bố trí sắp xếp công tác trong các đơn vị trực thuộc như sau: Chi nhánh Nhà máy Gốm Quang Mạo khê Tại nhà máy có các phân xưởng sản xuất như sau: Phân xưởng Gốm Quang, phân xưởng sơn mài, phân xưởng nan nứa, phân xưởng phun và hoàn thiện, tổ nguyên liệu, tổ khuôn cốt. Với tổng số lao động được kí hợp đồng chính thức tại Nhà máy có gần 200 người còn lại là lao động theo thời vụ từ 1 – 3 tháng. Kho xưởng Bát Tràng Hà nội Tại hệ thống kho xưởng này hiện tại được bố trí 15 cán bộ, gồm có: 1 thủ kho, 1 kế toán kho quĩ và các nhân viên khác. Các showroom, cửa hàng và đại lý bán buôn, bán lẻ Mỗi cửa hàng, đại lý được bố trì từ 3 -5 nhân viên bao gồm: 1 cửa hàng trưởng, 1 kế toán và các nhân viên bán hàng khác. 3.2 Đặc điểm về giới: Với sản phẩm truyền thống là mặt hàng Gốm – đòi hỏi tính nghệ thuật và sự kiên trì và tỉ mỉ rất cao của người lao động cho nên phần lớn người lao động trong Công ty cổ phần Quang và MNXK là nữ ( chiếm đến 80%). Sự chênh lệch rất lớn về giới tính ở Gốm Quang không những không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty, ngược lại nó còn rất phù hợp với tính chất công việc, đặc điểm sản phẩm và tạo ra sự đồng thuận rất lớn trong đội ngũ lao động của Công ty cổ phần Quang và MNXK. 3.3 Đặc điểm về trình độ: Biểu số 2 : Trình độ lao động của toàn công ty Đơn vị: người stt Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số người Tỉ lệ (%) Số người Tỉ lệ (%) Số người Tỉ lệ (%) Tæng sè lao ®éng 275 100 348 100 464 100 1 Đại học 25 9,1 32 9,2 45 9,7 2 Cao đẳng 12 4,36 14 4,02 14 3,02 3 Trung cấp 35 12,73 42 12,07 40 8,62 4 Công nhân kĩ thuật 45 16,36 67 19,25 105 22,63 5 Lao động phổ thông 158 57,45 193 55,46 260 56,03 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Nhìn vào bảng số liệu, chúng ta nhận thấy như sau: - Số lao động có trình độ đại học trong Công ty cổ phần Quang và MNXK chiếm tỷ trọng không lớn so với tống số lao động. Năm 2005, chỉ có 25 người chiếm tỉ lệ tương ứng là 9,1%, năm 2006 có 32 người chiếm 9,2%, bước sang năm 2007 số lao động có trình độ đại học cũng chỉ tăng lên có 0,5% so với một năm trước đó. - Lao động có trình độ cao đẳng còn chiếm một tỉ lệ nhỏ hơn nữa: năm 2005 là 12 người chiếm 4,36%, năm 2006 là 14 người chiếm 4,02%, đến năm 2006 thì số người có trình độ cao đẳng không giảm đi nhưng chỉ còn chiếm 3,02% trong cơ cấu lao động. - Lao động có trình độ trung cấp: năm 2005 có 35 người chiếm 12,73%, năm 2006 có 42 người chiếm tỉ trọng 12,07%, đến năm 2007 số lao động có trình độ trung cấp lại càng giảm đi chỉ còn 40 người, chiếm 8,62% so với tổng cơ cấu lao động của năm đó. - Công nhân kĩ thuật có xu hướng tăng lên trong 3 năm, nhưng vẫn chiếm một tỉ lệ không lớn so với tổng số lao động. Cụ thể: năm 2005 có 45 công nhân kĩ thuật chiếm 16,36%, năm 2006 có 67 người chiếm 19,25%, số lao động loại này tăng lên gần 2 lần vào năm 2007 nhưng cũng chỉ chiếm tỉ trọng 22,63% - Lao động thủ công chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn đội ngũ lao động của công ty: năm 2005 là 158 người chiếm 57,45%, năm 2006 là 193 người chiếm 55,46% năm 2007 có 260 người chiếm 56,03%. Điều này cho thấy trên 50% lao động của Công ty cổ phần Quang và MNXK là lao động phổ thông, chưa qua các trường lớp đào tạo mà chủ yếu là có nghề truyền thống do ông cha để lại. Do vậy việc tiếp thu khoa học kĩ thuật và áp dụng những dây truyền sản xuất mới vào mô hình sản xuất tại Gốm Quang là một điều rất khó khăn. Cũng qua so sánh trên biểu số 2 chúng ta thấy: số lượng lao động của công ty trong 3 năm luôn có xu hướng tăng lên, tuy nhiên chất lượng lao động thì không cải thiện được là bao. Đó cũng là tính chất đặc thù của ngành nghề sản xuất Gốm do yếu tố thủ công quyết định, họ không cần nhiều đến lao động kĩ thuật nhưng luôn có nhu cầu về lực lượng lao động có nghề truyền thống nhất là vào thời vụ khi các đơn đặt hàng từ nước ngoài liên tục tăng lên. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo kể cả lao động phổ thông chính thức và lao động theo hợp đồng mùa vụ, Gốm Quang đang sở hữu một nguồn lực vô cùng quan trọng. Những cán bộ công nhân viên đó tuy còn nhiều hạn chế do sự tiếp nhận khoa học kĩ thuật không cao nhưng họ có được những lợi thế nhờ thừa hưởng được bàn tay nghệ thuật vàng từ những thế hệ đi trước và họ vẫn đang ngày đêm làm việc, cống hiến cho sự phát triển của Gốm Quang. Với mục tiêu mở rộng thị phần trên toàn lãnh thổ Việt nam và chiếm thêm những thị trường lớn ở Hà Lan, Trung quốc và Mỹ, Công ty cổ phần Quang và MNXK dự kiến từ nay đến năm 2010 sẽ không ngừng phát triển và tạo công ăn việc làm cho từ 600 – 700 lao động địa phương. II – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUANG VÀ MNXK 1. Hiện trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty: Sơ đồ 4: Qui trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty cổ phần Quang và MNXK Thu thập nhu cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển mộ Thu nhận và sàng lọc hồ sơ Thi chuyên môn, kĩ năng Phỏng vấn Hòa nhập và đào tạo định hướng Ra quyết định tuyển dụng Trong Công ty cổ phần Quang và MNXK, phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm chính trong công tác tuyển mộ tuyển chọn nhân lực. Công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần Quang và MNXK sẽ diễn ra theo qui trình như sau: 1.1. Thu thập nhu cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng: Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu về nhân lực của các phòng ban, bộ phận, đơn vị hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo công ty, Phòng tổ chức hành chính sẽ tập hợp và thống kê về số lượng cán bộ phải tuyển, trình độ chuyên môn cần có, kĩ năng cần phải bổ sung, những yêu cầu về sức khỏe và hình thể..Trên cơ sở đó lập một kế hoạch cụ thể về tuyển dụng trình tổng giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành. Trên cơ sở kế hoạch được phê duyệt, ban lãnh đạo Công ty cổ phần Quang và MNXK sẽ ra một quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng của công ty thường bao gồm những thành phần cơ bản sau đây: Phó tổng giám đốc ( hoặc trợ lý về nhân sự và pháp lý ) Trưởng phòng tổ chức hành chính Cán bộ nhân sự Trưởng ( Phó) một phòng ban nào đó cần tuyển người bổ sung vào bộ phận mình. Tùy theo tính chất quan trọng của chức danh cần tuyển dụng mà công ty có thể mời thêm một số chuyên gia trong các lĩnh vực tham gia vào hội đồng tuyển dụng nhưng đây là những trường hợp hy hữu vì chi phí cho một lần tuyển dụng ở Gốm Quang bỏ ra không lớn. Nhìn bề ngoài thì có vẻ như Công ty cổ phần Quang và MNXK đang cố gắng tiết kiệm chi phí cho công tác tuyển dụng. Tuy nhiên khi đi sâu vào phân tích chúng ta sẽ nhận thấy công ty này đang phải hao tổn khá nhiều tiền của cho công tác này mà không nhận ra điều đó. Cũng trên cơ sở của các phiếu yêu cầu về nhân lực bổ sung cũng như kế hoạch tuyển dụng đã được ban lãnh đạo chấp thuận, Phòng tổ chức hành chính sẽ bắt tay vào công tác tuyển mộ. 1.2. Thông báo tuyển mộ: 1.2.1. Nội dung thông báo tuyển mộ: Trong quảng cáo thông báo tuyển mộ của Công ty cổ phần Quang và MNXK thường có những thông tin chủ yếu sau: Quảng cáo về công ty Chức danh công việc cần tuyển Số lượng Giới tính Trình độ văn hóa/ trình độ chuyên môn Kĩ năng cần có Sức khỏe Yêu cầu về hồ sơ QUANG’S CERAMIC Là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tạo dáng, thiết kế và sản xuất Gốm sứ ứng dụng và nghệ thuật tại Việt Nam. Sản phẩm Gốm Quang là niềm tự hào, sự ngưỡng mộ cho tất cả những ai luôn tìm đến cái đẹp cho cuộc sống. Vì lẽ đó chúng tôi luôn tìm đến sự hợp tác và tuyển dụng để chia sẻ cho các vị trí sau: Trợ lý giám đốc: ( 02 người) Yêu cầu: Nam nữ, tuổi đời từ 30 – 45. Tốt nghiệp ĐH Ngoại ngữ, Ngoại giao, Kinh tế Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương Tư duy sáng tạo và tác phong làm việc chuyên nghiệp Hiểu biết về pháp luật và quản trị doanh nghiệp Có kĩ năng thuyết trình và giao tiếp tốt Nhân viên kế toán tổng hợp .. Ứng viên trúng tuyển vào Gốm Quang được làm việc trong môi trường năng động, nhiều thách thức, có mức lương cạnh tranh, được tham gia BHXH- BHYT và các quyền lợi khác theo pháp luật lao động Việt Nam. Hồ sơ gồm có: Đơn xin việc viết tay ( tiếng việt và tiếng anh) Sơ yếu lý lịch tự thuật Bản tóm tắt về quá trình công tác Giấy khai sinh bản sao công chứng Bằng tốt nghiệp, bảng điểm Giấy khám sức khỏe Ảnh 3x4 Mọi thắc mắc xin liên hệ qua hộp thư hoặc điện thoại của công ty Email: quangceramic@hn.vnn.vn Tell: 04.9454235 hoặc 0912968358 ( Anh Khánh) 1.2.2. Nguồn và phương pháp tuyển mộ của công ty: Tùy thuộc vào đối tượng mà công ty mong muốn tuyển Công ty cổ phần Quang và MNXK sẽ lựa chọn phương pháp tuyển mộ khác nhau. Thông thường đối với công nhân sản xuất, công ty thường vận dụng phương pháp tuyển mộ từ nguồn bên trong. Phương pháp này là khá phù hợp bởi vì lực lực lượng lao động trực tiếp của Công ty phần lớn là lao động địa phương, họ có thể thông qua người nhà đã làm cho Gốm Quang mà biết được thông tin tuyển dụng để tham gia ứng thí Để thu hút người lao động tại địa phương, Phòng Tổ chức hành chính cho dán thông báo tuyển dụng lên bảng tin chung của cơ quan đặt ngay cổng ra vào của Nhà máy để hàng ngày các CBCNV có thể tận mắt nhìn thấy và thông báo với con em mình. Bên cạnh đó vào cuối mỗi ngày làm việc, công ty cho phát thanh những mẩu tin quảng cáo về vị trí tuyển dụng của mình để mọi người lao động đều nắm bắt được. Công ty cổ phần Quang và MNXK cũng luôn ưu tiên các đối tượng ứng tuyển là con em, họ hàng của những người lao động đă và đang cống hiến cho công ty. Đối với những đối tượng này thường sẽ được cộng thêm một số điểm nhất định trong phần đánh giá của hội đồng tuyển dụng. Với phương pháp tuyển mộ từ nguồn bên trong, công ty có thể tận dụng sự truyền tin miễn phí từ những người lao động mà vẫn đạt được mục đích của mình. Do vậy, phương pháp này thường được lựa chọn đầu tiên khi công ty có nhu cầu tuyển dụng cho một vị trí trống nào đó. Đối với các chức danh quản lý hoặc lao động có chuyên môn cao, Công ty cổ phần Quang và MNXK huy động đa dạng các loại nguồn và phương pháp tuyển mộ. Phương pháp mà công ty thường sử dụng nhiều nhất là cho đăng báo các thông tin tuyển dụng. Loại báo thường được lựa chọn là báo Lao Động và báo Quảng Ninh vì hai loại báo này thu hút được số đông độc giả đặc biệt là những thanh niên, học sinh sinh viên vừa mới ra trường đang có nhu cầu tìm việc làm trong phạm vi cả nước và trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh. Cùng với phương pháp đăng tuyển trên báo chí, Công ty cổ phần Quang và MNXK cũng rất chú trọng việc tham gia các hội chợ việc làm do các trung tâm dịch vụ việc làm có uy tín của Việt Nam tổ chức như: Báo Lao động thủ đô, Báo Lao động Việt Nam, TW Đoàn, Bộ LĐ – TBXH..chi phí cho mỗi lần tham gia các ngày hội tuyển dụng trực tiếp như vậy cũng khiến Gốm Quang phải bỏ ra từ 2 – 4 triệu đồng. 1.3Thu nhận và sàng lọc hồ sơ: Căn cứ vào bản mô tả công việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thông báo tuyển mộ mà cán bộ nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ phù hợp. Trong quá trình nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự sẽ kết hợp phỏng vấn sơ bộ để tìm hiểu đôi nét về ứng viên dự tuyển nhằm làm rõ hơn những thông tin mà trong bộ hồ sơ không nói lên hết. Chẳng hạn như: Anh chị biết gì về công ty chúng tôi? Anh chị đã từng công tác ở đâu chưa?..vv.. Hết thời hạn nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự bắt đầu sắp xếp, phân loại hồ sơ, bỏ qua những bộ hồ sơ không phù hợp, đối với mỗi vị trí công việc trống chỉ lựa chọn từ 7 – 10 bộ hồ sơ có chất lượng tốt nhất, đáp ứng được nhiều nhất những yêu cầu mà công ty đặt ra. Khi đã lựa chọn được ứng bộ hồ sơ ưng ý nhất, cán bộ nhân sự của công ty sẽ chuyển tới hội đồng tuyển dụng để họ xem xét và nắm bắt trước những thông tin về ứng viên sẽ tham gia trong vòng tuyển chọn. Đồng thời, cán bộ nhân sự sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho các ứng viên qua vòng loại hồ sơ đến tham gia bước tiếp theo của qui trình tuyển dụng. 1.4Thi chuyên môn và hiểu biết các kĩ năng: Đối với công nhân trực tiếp thì phần thi chuyên môn này đơn giản vô cùng, chỉ cần tổ trưởng một tổ sản xuất hoặc quản đốc phân xưởng hướng dẫn cho người ứng tuyển ngồi vào vị trí làm việc và làm thử, nếu thấy được thì ra quyết định nhận người đó. Ngược lại để tuyển dụng cán bộ chuyên môn, thì qui trình thi tuyển cầu kì và và phức tạp hơn rất nhiều. Tùy vào đối tượng dự tuyển cho vị trí công việc nào trong công ty mà công ty sẽ có những phần thi chuyên môn tương ứng. Thông thường thì tất cả các vị trí đều phải trải qua phần thi viết trong một căn phòng kín, có ban giám khảo từ 2 – 3 người theo dõi và được phân bổ thời gian từ 90 đến 120 phút. Phần thi viết là những câu hỏi đã được hội đồng tuyển dụng chuẩn bị sẵn từ trước, các ứng viên được phát giấy bút và những dụng cụ cần thiết khác để làm bài thi. Chẳng hạn đối với vị trí cán bộ hành chính nhân sẽ có 90 phút làm bài và phải trả lời cho những câu hỏi như: Vai trò của tổ chức – nhân sự trong hoạt động doanh nghiệp? Công tác hành chính có ý nghĩa như thế nào đối với việc tạo nền tảng cho doanh nghiệp? Theo anh chị để thay đổi văn hóa của một tổ chức cũ khó hơn hay là xây dựng văn hóa cho một doanh nghiệp mới khó hơn? Hãy bình luận? Những kĩ năng tối thiểu mà một cán bộ hành chính nhân sự cần là gì? .. Sau phần thi viết trên giấy, các ứng viên lại phải trải qua phấn thi trên máy vi tính, ở phần thi này mỗi ứng viên sẽ được cán bộ nhân sự đưa ra những yêu cầu khác nhau. Người lao động ứng tuyển vào vị trí cán bộ tổ chức sẽ phải soạn thảo quyết định xử lý kỉ luật hoặc quyết định tuyển dụng trong vòng 15 phút; cán bộ ứng tuyển vào chức danh nhân viên kinh doanh trong vòng 10 – 15 phút phải truy cập vào internet và khai thác được ít nhất 3 bình Gốm theo họ là đẹp nhất, kèm theo những lời bình phẩm cho bình Gốm ma họ chọn lựa. Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Quang và MNXK còn sáng tạo ra nhiều phần thi khác có thể giúp cho nhà tuyển dụng nhận biết và đánh giá những tiềm năng còn chưa bộc lộ của các ứng viên cũng như dự đoán sự phát triển nghề nghiệp của họ. Chẳng hạn như đối với nhân viên kế hoạch thì phải trải qua phần thi lựa chọn màu sắc tương ứng với bình Gốm được chọn sẵn hay đối với nhân viên bán hàng thì phải kèm theo phần thi chọn và cắm hoav..v.. Mỗi phần thi là những khía cạnh riêng để các nhà tuyển dụng chấm và cho điểm vào bảng điểm tổng hợp. Bảng điểm này sẽ được công bố sau đó 2 ngày, hội đồng tuyển dụng sẽ gửi thư mời đến những ứng viên đạt số điểm cao nhất, thông thường họ sẽ lựa chọn từ 2- 3 ứng viên có số điểm từ cao xuống thấp cùng ứng tuyển cho một chức danh công việc. Để mời ứng viên tham gia vào vòng tuyển chọn tiếp theo công ty sẽ có thư mời lịch sự gửi qua đường bưu điện tới tay các ứng viên. 1.5Phỏng vấn: Những ứng viên vào đến vòng này đã là những ứng viên xuất sắc nhất và tỉ lệ trúng tuyển là khá cao 1/2 hoặc 1/3 cho mỗi vị trí công việc trống. Công ty cổ phần Quang và MNXK thường sử dụng phương pháp phỏng vấn theo hội đồng. Các thành viên trong ban tuyển dụng sẽ được sắp đặt ngồi trong căn phòng rộng rãi và thoáng mát, sau đó từng ứng viên sẽ được gọi vào để trả lời cho những câu hỏi mà hội đồng phỏng vấn đưa ra. Hội đồng tuyển dụng này thường sử dụng những câu hỏi đã chuẩn bị từ trước để phỏng vấn ứng viên sau nhiều khi họ cũng đan xen vào những câu hỏi mang tính bộc phát nhằm xoáy sâu vào những chỗ sở hở hoặc điểm yếu của ứng viên để khai thác hết những thông tin mà họ quan tâm. Nội dung những câu hỏi mà các thành viên hội đồng tuyển dụng hay đề cập đếm là: Theo anh chị đâu là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân anh chị? Anh chị đã từng làm như thế nào trong một tình huống như sau? Anh chị cho chúng tôi được biết trước kia anh chị đã làm gì? Anh chị đã từng sở hữu số tiền lớn nhất là bao nhiêu? Lý do tại sao có được và sử dụng số tiền đó như thế nào? Theo anh chị nghệ thuật kinh doanh và kinh doanh nghệ thuật có gì khác nhau? .. Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ chú ý theo dõi hành vi và thái độ của các ứng viên để đánh giá chính xác. Họ sẽ thể hiện quan điểm của mình đối với từng ứng viên bằng cách tích vào bản đánh giá ứng viên. Bản đánh giá ứng viên dự tuyển bao gồm các chỉ tiêu về kiến thức chuyên môn, kiến thức bổ sung, khả năng giao tiếp, ngoại ngữ, ngoại hình và phần đánh giá chung. Tổng hợp kết quả từ bản đánh giá ứng viên của các thành viên trong hội đồng tuyển dụng sẽ giúp cho công ty chọn ra được những ứng viên tốt nhất cho từng chức danh. Kết thúc vòng phỏng vấn, Công ty cổ phần Quang và MNXK đã đưa ra được những quyết định chính xác nên tuyển dụng những ứng viên nào, tức là về phía công ty đã chấp nhận người lao động đó, nhưng còn về phía ứng viên đó thì sao? 1.6Hòa nhập cho nhân viên mới: Những ứng viên được lựa chọn qua những vòng thi tuyển công ty sẽ có buổi hẹn gặp mặt và trao đổi chân tình về công việc mà họ sẽ đảm nhận. Trước hết, họ sẽ có cơ hội gặp gỡ với ban lãnh đạo công ty, tiếp đó xem băng về lịch sử hình thành và phát triển công ty; đi tham quan nhà máy và được giới thiệu về dây chuyền công nghệ sản xuất; cuối cùng họ sẽ tiếp xúc với người hướng dẫn trực tiếp và trao đổi về những khó khăn và thuận lợi trong công việc mà họ sẽ chính thức tiếp nhận. Đây là một khâu không kém phần quan trọng để người lao động định hướng trước công việc của mình và quyết định có nên gắn bó với công ty hay không? 1.7Ra quyết định tuyển dụng: Nếu như người lao động thấy bản thân phù hợp với công việc mà Công ty cổ phần Quang và MNXK đưa ra thì ban lãnh đạo công ty sẽ ra quyết định chính thức tiếp nhận và hai bên nhất trí kí hợp đồng lao động thử việc từ một đến hai tháng, sau 2 tháng thử việc, người lao động viết báo cáo thử việc kèm sự đánh giá của cán bộ trực tiếp quản lý và hướng dẫn. Đó là sẽ thời điểm để người sử dụng và người lao động kí kết hợp đồng lao động chính thức. 2. Một số kết quả đạt được trong công tác tuyển dụng của công ty trong thời gian qua Nhìn chung Gốm Quang đã tuân thủ những bước cơ bản nhất trong qui trình tuyển dụng nhân lực và các khâu tuyển chọn về chuyên môn đối với lao động gián tiếp là khá chặt chẽ. Tuy nhiên, Công ty cổ phần Quang và MNXK vẫn gặp phải nhiều bất cập trong quá trình tuyển mộ tuyển chọn của mình khiến công tác tuyển dụng không thu được những kết quả như mong muốn. Chúng ta cùng phân tích vấn đề này qua những số liệu đã được tổng hợp dưới đây: Biểu số 3: Kết quả tuyển dụng của công ty cổ phần Quang và MNXK Đơn vị: Người Đối tượng tuyển Năm 2006 Năm 2007 Chỉ tiêu Số lượng hồ sơ thực tế tuyển dụng Chỉ tiêu Số lượng hồ sơ thực tế tuyển dụng Lao động trực tiếp 100 235 110 150 223 150 Lao động gián tiếp trong đó: 19 65 15 18 58 15 - Ban giám đốc 2 4 0 1 3 1 - Cán bộ tổ chức 2 8 2 2 10 1 - Cán bộ hành chính 1 7 1 2 9 2 - Cán bộ kế hoạch 2 8 2 1 5 1 - Cán bộ kĩ thuật 5 9 5 7 13 5 - Cán bộ kế toán 2 11 1 2 8 2 - Cán bộ XNK 2 10 2 2 6 2 - Quản đốc phân xưởng 3 8 2 1 4 1 Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính Nhìn vào bảng số liệu này chúng ta nhận thấy trong hai năm vừa qua công ty có nhu cầu tuyển dụng rất lớn, đặc biệt là lao động trực tiếp đều từ 100 người trở lên. Vì lẽ đó, công ty phải luôn ưu tiên cho công tác tuyển dụng. Số lượng hồ sơ thu hút được trong mỗi kì tuyển dụng cũng rất lớn, số lượng hồ sơ thu hút được sau mỗi đợt đăng thông báo tuyển mộ đều cao gấp nhiều lần so với chỉ tiêu đặt ra: Năm 2006 là 2,52 lần, năm 2007 là 1,67 lần). Điều này cho thấy công tác tuyển mộ của công ty cũng có hiệu quả. Tuy nhiên, số lượng lao động thực tế được tuyển dụng vào làm việc trong công ty thì lại không nhiều, thậm chí có những chức danh có chỉ tiêu tuyển dụng nhưng cuối đợt tuyển dụng lại không tìm được ứng viên phù hợp. Rõ ràng là chất lượng của các ứng viên không cao. Mặt khác, do công tác tuyển dụng không xuất phát từ đòi hỏi thực tế công việc nên có thể không tuyển được chức danh như mong muốn nhưng công việc vẫn có thể tiến triển tốt theo đúng kế hoạch. Để đánh giá chính xác hơn nữa hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Quang và mỹ nghệ xuất khẩu, chúng ta có thể dựa trên một số tiêu thức sau đây: Tỷ lệ tuyển chọn = Số ứng viên được tuyển dụng / số hồ sơ qua vòng sàng lọc Tỷ lệ này dùng để đánh giá quy trình tuyển dụng ở công ty có hiệu quả hay không. Hiện tại chỉ tiêu này ở công ty đạt ở mức không cao chỉ được 2,5/1 cho thấy quy trình tuyển dụng của Gốm Quang chưa thật hoàn chỉnh. Chi phí bỏ ra cho một vị trí được tuyển = Tổng chi phí cho một đợt tuyển dụng / số lượng ứng viên được tuyển của đợt đó. Chi phí cho một vị trí được tuyển vào công ty là khá cao bao gồm các chi phí về đăng thông báo quảng cáo tuyển mộ, chi phí thu nhận và sàng lọc hồ sơ, chi phí thành lập hội đồng tuyển dụng, chi phí về thời gian Tỷ lệ lưu chuyển cán bộ = Số cán bộ được tuyển bị lưu chuyển công việc / tổng số cán bộ được tuyển của đợt tuyển dụng đó. Tỷ lệ này ở gốm Quang là 0,4/1chứng tỏ số ứng viên được tuyển vào công ty không đáp ứng được nhu cầu của công việc. Tốc độ tăng năng suất lao động, tỉ lệ sản phẩm hỏng, những đánh giá của khách hàng sau khi bổ sung những nhân viên mới vào. Đó là những tiêu thức chuẩn xác nhất để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng. Song trong thực tế tại Công ty cổ phần Quang và MNXK, những ứng viên được tuyển chọn vào công ty có chất lượng không cao và số người không đáp ứng được yêu cầu công việc là khá lớn. Có rất nhiều người lao động chỉ một tháng sau khi được tuyển vào công ty đã phải ra khỏi công ty hoặc lưu chuyển qua làm công việc khác và số lượng sản phẩm hỏng vẫn không giảm đi, năng suất lao động không tăng lên nhờ có đội ngũ lao động mới. Tại sao lại xảy ra những vấn đề như vậy sau khi Công ty cổ phần Quang và MNXK đã tuân thủ một qui trình tuyển dụng nghiêm ngặt? 3. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần Quang và MNXK Thứ nhất, Công ty cổ phần Quang và MNXK khi lập kế hoạch tuyển dụng chỉ căn cứ vào nhu cầu bổ sung từ các phòng ban, bộ phận mà không xác định kế hoạch sản xuất kinh doanh, chiến lược sản phẩmtrong thời gian tới dẫn đến việc tuyển người không hoàn toàn phục vụ cho công việc và không thích hợp với công việc, từ đó ở công ty xuất hiện một thực trạng là người thừa nhưng vẫn không làm hết việc và bộ phận thì quá nhiều việc nhưng có bộ phận lại rất nhàn rỗi. Thứ hai, Công ty cổ phần Quang và MNXK đang lãng phí thời gian và tiền của rất lớn cho công tác tuyển dụng chỉ vì đầu tư nhiều cho những đợt tuyển dụng liên tục và ồ ạt (chỉ trong vòng 4 tháng ở công ty đã diễn ra 2 đợt tuyển dụng và cán bộ nhân sự của công ty luôn có mặt trong các kì hội chợ hoặc ngày hội tuyển dụng trực tiếp), nhưng chất lượng của mỗi đợt tuyển này lại không cao, mặc dù vẫn thu hút được số lượng hồ sơ rất lớn. Sau khi điều tra nguyên nhân em đã hiểu được rằng: Khi các ứng viên sáng giá quyết định nộp hồ sơ vào đâu họ đều tìm hiểu trước về mức lương, điều kiện làm việc ở các công ty đó. Ở Công ty cổ phần Quang và MNXK, mức lương mà công ty này đưa ra kém phần hấp dẫn so với các công ty khác, cho nên mặc dù số lượng hồ sơ thu giữ là khá cao nhưng chủ yếu là hồ sơ của những ứng viên ở cấp độ trung bình, không có những hồ sơ xuất sắc. Thậm chí cũng có những ứng viên xuất sắc đã vào làm việc với công ty nhưng chỉ được một thời gian ngắn đã vội vàng rời bỏ công ty. Thứ ba, nhìn bề ngoài có vẻ như công ty chỉ phải bỏ ra một mức chi phí thấp cho công tác tuyển dụng nhưng trong một thời gian ngắn do công tác tuyển dụng thiếu hiệu quả khiến công ty phải tuyển đi tuyển lại nhiều lần dẫn đến vừa đánh mất uy tín công ty trên thị trường lao động, lại vừa lãng phí công sức và tiền bạc cho các đợt tuyển dụng liên tiếp đó, những chi phí về đăng báo, đăng kí tham gia tuyển dụng trong hội chợ, trả lương cho hội đồng tuyển dụng, công thu giữ sàng lọc hồ sơ, chi phí cho công tác tổ chức tuyển..đương nhiên không phải là nhỏ. Thứ tư, quy trình tuyển dụng của công ty đã bỏ qua những phương pháp trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về mặt hành vi, tâm lýmà lại quá chú trọng vào hình thức thi viết khiến cho việc lựa chọn cũng có những sai lầm. Trên cơ sở tìm hiểu những nguyên nhân đó, chúng ta mới nhận thấy sự cần thiết phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần Quang và MNXK. Chương III – MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUANG VÀ MNXK I –PHƯƠNG HƯỚNG MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY: Mục tiêu chiến lược của công ty đến năm 2015 là đạt được một số thành tích như sau: Nâng kim ngạch xuất khẩu lên đến 20.000.000 USD Đầu tư xây dựng thêm một nhà máy mới Nâng thu nhập cho người lao động lên 2 -2,5 triệu/ người /tháng Mở rộng hợp tác và liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước Phát triển mạng lưới tiêu thụ nội địa Phát triển mặt hàng và chất liệu mới Kinh doanh và khai thác một số loại hình kinh doanh mới theo giấy phép đăng kí kinh doanh. Với những mục tiêu đó, trong thời gian sắp tới Công ty cổ phần Quang và MNXK cần tới một lực lượng lao động cả trực tiếp và gián tiếp rất lớn, có thể gấp đôi, gấp rưỡi số và chất lượng lao động hiện tại. Như vậy Gốm Quang sẽ phải đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyển dụng của mình. Nhưng hiện tại công tác này ở Công ty cổ phần Quang và MNXK còn nhiều hạn chế, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tuyển dụng tại công ty. II – MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUANG VÀ MNXK 1. Một số giải pháp trước khi tuyển dụng ở công ty: Đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ cho các cán bộ hiện tại của công ty bằng cách: - Cử cán bộ đi học những lớp đào tạo ngắn hạn, nâng cao chuyên môn tại các trường Đại học, Cao đẳng hoặc công ty cho mời các giảng viên có trình độ về giảng dạy tại Công ty trong những thời gian thích hợp. - Bổ sung kiến thức, kinh nghiệm làm việc cho công nhân sản xuất, mời những nghệ nhân giỏi từ các làng nghề về huấn luyện thêm cho công nhân. Cho kiêm nhiệm cùng một lúc nhiều công việc vì trên thực tế có những phòng ban trong công ty nếu không vào vụ sản xuất sẽ rất nhàn rỗi, có thể bố trí họ chuyên trách và kiêm nhiệm thêm chuyên môn mới. Thuyên chuyển, bố trí sử dụng lại nhân lực giữa các bộ phận. Kí hợp đồng với doanh nghiệp khác để thuê họ gia công sản phẩm cho công ty trong thời vụ công ty có quá nhiều hợp đồng. Tạo sự công bằng, bình đẳng trong tuyển dụng để các ứng viên khi chấp nhận nộp hồ sơ vào công ty luôn cảm thấy thoải mái vìđược đánh giá đúng năng lực trình độ. Nếu những giải pháp đó đều đã áp dụng mà không thể bổ sung hết lực lượng lao động còn thiếu hụt, công ty bắt buộc phải bước vào qui trình tuyển dụng nhưng cần phải điều chỉnh lại công tác này ở một số điểm. 2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty 2.1.Củng cố môi trường văn hoá của công ty, cải cách chế độ tiền lương và thay đổi chính sách nhân sự Môi trường văn hóa của doanh nghiệp là thói quen, cách nghĩ truyền thống và cách làm việc chung của tổ chức. Một tổ chức có môi trường văn hóa tốt sẽ có tiếng vang hơn trong thương trường và có cơ hội thu hút được nhiều hơn những ứng viên sáng giá đến với mình. Đồng thời, văn hóa doanh nghiệp cũng có sức chi phối rất lớn tới phong cách quản trị của các quản trị gia trong doanh nghiệp. Muốn công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì đòi hỏi Công ty phải xây dựng cho mình một môi trường văn hoá đặc trưng. Đồng nghĩa với việc củng cố văn hóa doanh nghiệp, Công ty cổ phần Quang và MNXK cũng cần phải cải cách chế độ tiền lương và các chế độ phúc lợi khác nhằm tạo sức hút đối với các nguồn ứng viên có chất lượng cao bởi vì trong thị trường lao động hiện nay không thiếu những người tài nhưng vấn đề là công ty phải dám đầu tư vào những người thật sự” dám nghĩ dám làm” để thay đổi những thói quen và cách quản lý cũ trong công ty. Nếu như công ty có được những con người đó cũng có nghĩa là con thuyền Gốm Quang đă gặp được hướng gió mới để căng buồm ra khơi. Bên cạnh đó những chính sách nhân sự rộng mở và phóng khoáng cũng là môi trường tốt để hấp dẫn người tài đến với Gốm Quang. 2.2.Thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực Đây là bước đệm để các cán bộ nhân sự thu thập và tổng hợp chính xác số lượng, chất lượng nguồn nhân lực cần bổ sung nhằm đảm bảo nguyên tắc tuyển dụng “đúng người, đúng việc và đúng thời điểm”. 2.3. Các giải pháp về tuyển dụng nhân sự 2.2.1 Mở rộng phương pháp tuyển mộ Bên cạnh những ưu điểm của phương pháp tuyển mộ nhân lực từ nguồn và phương pháp bên trong như nhanh chóng, tốn rất ít kinh phí song chất lượng các ứng viên được lại không cao và thường qua quen biết mà vào không phải qua con đường thi tuyển nên nhiều lúc không đánh giá được hết năng lực trình độ. Do đó, Công ty cổ phần Quang và MNXK cần mở rộng các hình thức và phương pháp tuyển mộ tuyển chọn nên sử dụng cả các hình thức quảng cáo qua các phương tiện truyền hình truyền thanh thì sẽ tìm kiếm được nguồn ứng viên rộng hơn và chất lượng cao hơn, bởi vì trên thực tế các kênh tuyển mộ của công ty chưa phong phú. Bên cạnh đó, công ty có thể hợp tác và liên kết lâu dài với một hai trung tâm dịch vụ việc làm có uy tín trên địa bàn để thường xuyên có nguồn ứng viên dồi dào, nhất là khi công ty luôn trong tình trạng thiếu hụt nguồn lao động. 2.2.2. Bổ sung và đổi mới quy trình tuyển dụng Ở Công ty cổ phần Quang và MNXK, công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực để xác định nhu cầu nguồn nhân lực còn nhiều bất cập cho nên việc xác định nguồn nhân lực cần phải bổ sung đối với công ty chưa thật chính xác. Đồng thời, trong quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty này cũng đã bỏ qua nhiều bước quan trọng như bước trắc nghiệm đối với ứng viên để kiểm tra về động cơ, tính cách, tâm lý của ứng viên. Đây là một chặng đường khá quan trọng để đánh giá chính xác về ứng viên. Do vậy, trong qui trình tuyển dụng của công ty nên bổ sung phương pháp trắc nghiệm tâm lý và hành vi. Chính phương pháp trắc nghiệm trong thi tuyển sẽ có những ưu điểm để giải quyết nhanh chóng gian lận về bằng cấp, những rắc rối trong thi viết. Phương pháp trắc nghiệm có những ưu điểm sau: - Tiên đoán trước được những ứng cử viên có thể thành công trong công việc tới mức độ nào. - Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng cử viên mà đôi lúc ứng cử viên không hề hay biết. - Mang lại kết quả chính xác hơn. Hiện nay, có rất nhiều loại trắc nghiệm được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, với Công ty cổ phần Quang và MNXK loại trắc nghiệm về kiến thức tổng quát, trắc nghiệm về sở thích, trắc nghiệm về khả năng chuyên môn, trắc nghiệm cá tính là những loại trắc nghiệm cơ bản mà Công ty có thể áp dụng. Mặt khác, sự kết hợp giữa trắc nghiệm và phỏng vấn qua đó đánh giá được một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài của ứng cử viên như cách ăn mặc, dáng vóc, khoa ăn nói cũng như thái độ và tác phong của ứng cử viên. Và qua phỏng vấn đánh giá tài năng một cách trực tiếp, trí thông minh cũng như tâm lý của ứng cử viên như ý chí, nghị lực, mức độ thích nghi với hoàn cảnh, trí phán đoán, đầu óc suy luận, trí tưởng tượng, tình cảm, tham vọng... Như vậy, qua trắc nghiệm và phỏng vấn thì ban lãnh đạo trong Công ty đã thực sự tiếp xúc, nói chuyện được với các ứng cử viên và từ đó sẽ thấy và chọn ra được những con người mà Công ty thực sự cần chứ không phải là những giấy tờ, bằng cấp trong hồ sơ - mặc dù đây cũng là yếu tố đầu tiên quan trọng song nó không phải là yếu tố quyết định cho công việc tuyển dụng nhân sự. Tóm lại, trên đây là hai phương pháp trong tuyển dụng nhân sự mà theo em Công ty nên áp dụng chặt chẽ trong hệ thống quy trình tuyển dụng của mình để trong tương lai, công tác dụng sẽ thật sự đạt được hiệu quả cao, giúp công ty tìm được đúng người đúng việc. Ngoài ra công ty nên đầu tư chi phí cho việc thuê chuyên gia bên ngoài để tham gia vào hội đồng tuyển dụng, tùy từng chức danh công việc mà lựa chọn nên thuê chuyên gia thuộc lĩnh vực nào cho phù hợp. Cuối cùng em xin đưa ra một quy trình tuyển dụng nhân lực mà theo em đánh giá thì khá phù hợp với mô hình và cách thức tổ chức ở Gốm Quang. Em hy vọng là quy trình này có thể được vận dụng vào công tác tuyển dụng thực tế tại công ty trong thời gian tới. Sơ đồ 5: Lưu đồ tuyển dụng nhân lực mới áp dụng tại công ty CP Quang &MNXK Kế hoạch hóa nhân lực Tổng hợp kế hoạch nhân sự Phê duyệt kế hoạch nhân sụ Thông báo tuyển mộ Thu nhận và sàng lọc hồ sơ Lập kế hoạch tuyển và tổ chức thi tuyển Thi chuyên môn và trắc nghiệm Phỏng vấn ứng viên Thông báo trúng tuyển Hòa nhập cho nhân viên mới Kí hợp đồng lao động Có thể giải thích cụ thể quy trình tuyển dụng mới này như sau: Bước 1. Kế hoạch hóa nhân lực - Đảm bảo nội dung trong kế họach. - Gửi về phòng TCHC . Bước 2: Tổng hợp kế hoạch nhân lực - Phòng TCHC tập hợp kế hoạch tuyển dụng của toàn bộ các đơn vị phòng ban. - Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Bước 3: Phê duyệt kế hoạch nhân lực - Khi đơn vị có nhu cầu tuyển dụng sẽ lập kế hoạch tuyển dụng, trình xin phê duyệt và gửi yêu cầu, mô tả công việc cho phòng TCHC để tiến hành lập tuyển dụng. - TGĐ phê duyệt kế hoạch nhân sự trong năm kế hoạch. - Phòng TCHC triển khai kế hoạch Bước 4: Thông báo tuyển mộ - CBNS lập thông báo tuyển dụng và đăng tuyển trên các phương tiện phù hợp Bước 5: Thu nhận và sàng lọc hồ sơ -Tuyển chọn trước các ứng viên đủ tiêu chuẩn theo phương án tuyển dụng, theo mô tả công việc và tiêu chuẩn được nêu ra trong thông báo tuyển dụng Bước 6: Lập kế hoạch và tổ chức thi tuyển - Lập danh sách thi tuyển đầu vào. - Chuẩn bị đề thi. - Thông báo ứng viên tham dự thi ít nhất 02 ngày trước khi thi. Bước 7: Thi chuyên môn và trắc nghiệm - Sau vòng thi này, cán bộ nhân sự sẽ gửi email hoặc gọi điện thông báo cho ứng viên thông báo với nội dung thi chưa đạt yêu cầu, thời gian trễ nhất là 1 tuần sau ngày thi. - Thông báo cho những ứng viên đạt kết quả vào vòng phỏng vấn Bước 8: Phỏng vấn - Phỏng vấn đối với những ứng viên đã đạt kết quả trong vòng thi tuyển đầu vào. - Hội đồng phỏng vấn gồm Hội đồng tuyển dụng và một số Trưởng phòng nghiệp vụ khác, có thể mời chuyên gia bên ngoài cùng tham gia. Bước 9: Thông báo trúng tuyển - Tổng hợp đánh giá từ hội đồng phỏng vấn. - Thông báo với các ứng viên không đạt kết quả phỏng vấn. - Xác nhận với Trưởng đơn vị và Trưởng phòng TCHC về thu nhập, hợp đồng và các chế độ đãi ngộ cho nhân viên đó. Bước 10: Hòa nhập cho nhân viên mới - Xác nhận với ứng viên về thu nhập và thời gian nhận việc trước khi lập thư thông báo trúng tuyển. - Giới thiệu ứng viên tham quan nhà máy, làm quen với các phòng ban. - Cho nhân viên mới nói chuyện với người hướng dẫn trực tiếp và cho tiếp cận dần với công việc. Bước 11: Kí hợp đồng lao động Ký hợp đồng lao động chính thức với nhân viên đã hoàn thành thời gian thử việc/học việc. KẾT LUẬN Với phương châm” Gốm Quang luôn vươn tới sự hoàn thiện cho hôm nay và mai sau”, công ty cổ phần Quang và MNXK đã và đang mong muốn hợp tác và làm việc với những ứng viên xuất sắc. Vì vậy, nếu như công ty đầu tư hơn nữa cho công tác tuyển dụng thì nhất định sẽ đem lại nhiều lợi ích cho toàn bộ công tác quản trị nhân lực nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung. Vì sự phát triển trong những năm tiếp theo không phải ở chỗ công ty có bao nhiêu vốn và công nghệ mà sẽ quyết định bởi công ty có bao nhiêu nhân tài. Không ngoài mục tiêu đó, chuyên đề thực tập của em đã đưa ra một số kiến nghị nhỏ với mong muốn tạo ra một hướng đi mới, giúp công ty tìm được đúng người dùng vào đúng việc và đúng thời điểm để đẩy nhanh tiến độ công việc trong toàn bộ hệ thống Gốm Quang. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị nhân lực – ThS. Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân – NXB lao động Hà Nội Giáo trình kinh tế lao động – TS.Mai Quốc Chánh & TS.Trần Xuân Cầu – NXB lao động xã hội 2000 Giáo trình kinh tế phát triển Giáo trình tâm lý học lao động – THS.Lương Văn Úc – Trường ĐH Kinh tế quốc dân Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực - GS.TS Đỗ Kim Dung – Trường ĐH Kinh tế Hồ Chí Minh Giáo trình khoa học quản lý – TS.Đoàn Thị Thu Hà & TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền- NXB Khoa học kỹ thuật 2002 Quy chế tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần Quang và MNXK Báo cáo kết quả hoạt động tuyển dụng của công ty các năm 2005,2006,2007 Quy chế tuyển dụng của công ty cổ phần Quang và MNXK năm 2005.