Đề tài Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB

Lựa chọn 1 vị trí quản lý trong 1 công ty. Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho vị trí công việc đó và phân tích tác dụng của 3 bản đó đến hoạt động quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình, vấn đề cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn. Để tạo được ưu thế trong cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả các vấn đề như Marketing, tài chính, sản suất ... Muốn nâng cao hiệu quả các vấn đề trên một trong những yếu không thể thiếu được của doanh nghiệp đó là “nguồn nhân lực”. Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng nhất trong các nguồn lực đầu vào, vì vậy bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tạo được ưu thế trong cạnh tranh cũng cần phải có nguồn nhân lực có chất lượng phù hợp với tổ chức. Để có được nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp thì điều kiện tiên quyết là các nhà quản trị cần phải xác định được vị trí, yêu cầu, nhiệm vụ của từng người lao động, điều đó có nghĩa là cần phải tiến hành phân tích công việc. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Trong quá trình phân tích đó, nhà quản trị nhân sự xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để thu thập các dữ liệu và thông tin liên quan đến công việc đó. Vì vậy bài viết này chúng tôi chọn vị trí “Giám đốc kinh doanh tại công ty FMB” để xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó nêu lên tác dụng của chúng đến hoạt động quản trị nhân lực tại công ty FPT. Bài viết được chia làm 3 phần: Phần 1. Phân tích công việc Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB Phần 3. Kết luận Phần 1. Phân tích công việc Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiều được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao…dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ mang tính chủ quan. Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc. Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích cho tất cả những ai có liên quan tới các chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức. 1.1. Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đên một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung: Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương…Phần này cũng còn thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đich hoặc chức năng của công việc. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành động, có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công việc. 1.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần, thể lực và các yêu cầu cụ thể khác Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện chỉ bao gồm các yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận được. Không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết hoặc thể hiện sự phân biệt đối xử đối với người lao động (giới tính, dân tộc…). Các yêu cầu của công việc với người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết gộp trong một văn bản cùng với phần mô tả công việc. 1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới. Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho các tổ chức có thể kiểm soát được sự phát triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý. Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB 2.1. Giới thiệu về công ty FMB 2.1.1. Giới thiệu chung Công ty TNHH công nghệ di động FPT (tên giao dịch quốc tế là FPT Mobile - viết tắt là FMB) là thành viên của Công ty Cổ phần Phát triển và Đầu tư Công nghệ FPT. FPT Mobile hiện là nhà phân phối chính thức, nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền của ba nhãn hiệu điện thoại di động hàng đầu thế giới là Samsung, Motorola và HTC trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra công ty còn cung cấp các sản phẩm mang thương hiệu F-Mobile. Công ty TNHH công nghệ di động FPT bao gồm: Hệ thống văn phòng tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và Hải Phòng. 07 showroom và gần 500 đại lý, cửa hàng trải rộng trên toàn quốc, FPT Mobile luôn đem đến cho các khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất. Và 03 trung tâm bảo hành tại Hà Nội, 03 trung tâm tại thành phố Hồ Chí Minh, 1 trung tâm tại Đà Nẵng và 1 trung tâm tại Cần Thơ cùng với các điểm bảo hành ủy quyền tại các tỉnh, thành phố, FPT Mobile luôn đảm bảo khách hàng sẽ nhận được sự chăm sóc dù đang ở bất cứ đâu tại Việt Nam. 2.1.2. Các mốc quan trọng Đầu tháng 6 năm 2009, FPT Mobile tung ra thị trường Việt Nam 3 dòng ĐTDĐ giá rẻ mang thương hiệu F-Mobile, gồm các dòng máy B230, B660, B890, với mức giá dưới 2 triệu đồng. Năm 2007, FPT Mobile là nhà bảo trợ công nghệ cho cuộc thi Viết trò chơi trên điện thoại di động - Mobile Labs. Cuộc thi do Công ty FPT tổ chức. Cuối năm 2005, FPT Mobile trở thành đại lý chính thức phân phối Sim Thẻ của Vinaphone, MobiFone, S-Fone và Viettel trên toàn quốc. Bên cạnh việc cung cấp Sim Thẻ tới các đại lý và khách hàng với giá cả hợp lý, FPT Mobile đã tiến hành xây dựng website www.thegioisim.com.vn. Thông qua website này, khách hàng có thể mua hoặc đấu giá trực tuyến những số sim rất đẹp với giá cả hợp lý. Năm 2004, FPT Mobile cùng nhà tài trợ Samsung Vina tổ chức cuộc thi Viết trò chơi cho điện thoại di động - Mobile Games, lần đầu tiên tại Việt Nam nhằm tạo ra một sân chơi và cơ hội cho các ban trẻ yêu thích công nghệ thông tin. Là một cuộc thi thường niên, Mobile Games là cuộc thi thể hiện những mong muốn và đóng góp của FPT Mobile nhằm phát triển các tài năng công nghệ thông tin Việt Nam. Sự phát triển của FPT Mobile được đánh dấu bằng những giải thưởng lớn và các hợp đồng đại lý ký với những nhà đối tác hàng đầu trong lĩnh vực điện thoại di động : Giải thưởng “Biggest VMS Distributor” các năm 1996, 1997 và 1998 Giải thưởng “ Best Marketing” của Alcatel năm 1997  Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Motorola từ tháng 2 năm 1996  Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Samsung từ tháng 6 năm 2000 2.2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh tại FMB 2.2.1. Bản mô tả công việc Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi tiến hành việc thuê nhân công sẽ giúp cho việc lựa chọn các ứng viên sẽ giúp cho công ty rút ngắn được thời gian tuyển dụng và dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng đúng người. Công việc này gồm hai phần – tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc, và lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC - Chức danh công việc: Giám đốc công ty FMB - Mã hiệu: 0.01-CV/MB/HDCV/FMB - Lần ban hành/sửa đổi: 1/0 - Ngày hiệu lực: 11/5/2009 - Chế độ làm việc: Theo qui định của công ty và luật lao động - Chế độ báo cáo: Báo cáo Ban Tổng giám đốc FPT 2.2.1.1. Trách nhiệm chung Cán bộ Trách nhiệm Phụ trách Kiểm tra việc nắm rõ bản MTCV của cán bộ thực hiện. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành các nhiệm vụ/công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu. Thực hiện Đọc bản MTCV trước khi thực hiện lần đầu tiên các nhiệm vụ/công việc được yêu cầu trong MTCV. Thực hiện nghiêm chỉnh theo MTCV. Chất lượng Kiểm tra việc tuân thủ theo MTCV của cán bộ thực hiện các nhiệm vụ/công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách nếu cần. 2.2.1.2. Các công việc STT Nhiệm vụ/Công việc Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của công ty Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng cấp công ty Xác định và tổ chức triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng Báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty cho lãnh đạo công ty chuyên trách Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước HĐQT, Ban Tổng Giám đốc FPT và các cơ quan quản lý NN khác Phê duyệt phương án kinh doanh Phê duyệt chính sách và giá bán Quan hệ đối tác nước ngoài Quản lý hoạt động kinh doanh Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng Tham gia kiểm soát và xây dựng hệ thống chất lượng Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của công ty với hệ thống chất lượng FPT Tổ chức, điều hành các cuộc họp liên quan đến chất lượng Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN Xử lý khiếu nại khách hàng cấp công ty Phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan Báo cáo công tác của FMB với HĐQT, Ban TGĐ FPT 2.2.1.3. Điều kiện làm việc Điều kiện làm việc Ban Tổng giám đốc FMB Vị trí làm việc Có phòng làm việc riêng (tuỳ điều kiện của công ty) Trang thiết bị Máy tính xách tay, điện thoại, điện thoại di động, IP Phone bàn ghế, tủ, fax, Internet... Tài chính Theo yêu cầu của công việc cụ thể 2.2.2. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện đối với chức danh Giám đốc công ty FMB nằm trong phần “V. Phẩm chất cá nhân “ của bản mô tả công việc. Đây thực chất cũng nêu lên các tiêu chuẩn cần có đối với người đảm nhận vị trí quản lý này. Nếu tách phần này ra, ta sẽ có được bản yêu cầu công việc cụ thể như sau: Phẩm chất cá nhân Yêu cầu Trình độ học vấn Đại học Trình độ chuyên môn Bách khoa, Kinh tế, ngoại thương, luật... Trình độ ngoại ngữ Sử dụng được tiếng Anh Kinh nghiệm thực tế Có kinh nghiệm làm việc tại FPT ít nhất 2 năm. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản lý Đào tạo ban đầu MB/STQT/FMB và đào tạo theo yêu cầu của công ty Yêu cầu khác - Nhiệt tình, chăm chỉ, cận thận, nhanh nhẹn - Có khả năng lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo định kỳ. - Có khả năng xử lý tình huống , giải quyết vấn, giao tiếp và thuyết trình hiệu quả. - Có khả năng thu hút, tổ chức, quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên.- Có khả năng lãnh đạo và xây dựng và làm mạnh văn hóa tổ chức.- Am hiểu về hoạt động marketing và bán hàng trong lĩnh vực phân phối hàng CNTT 2.2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc FPT không xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho chức danh này vì tất cả các tiêu chuẩn sẽ được cụ thể hóa bằng chỉ tiêu kế hoạch cho từng thời kỳ. Tuy nhiên có thể dựa vào chỉ tiêu kế hoạch cho một kỳ kinh doanh, ta có thể xây dựng một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho chức danh Giám đốc kinh doanh như sau: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Quý II/ 2010) STT Nội dung Báo cáo với Tổng Giám đốc kết quả hoạt động kinh doanh quý I/2010. Xây dựng kế hoạch thâm nhập thị trường tại 3 tỉnh: Nam Định, Thái Bình, Hà Nam. Hoàn thành ký kết hợp đồng nhập khẩu điện thoại F-mobile mới với nhà sản xuất nước ngoài. Hoàn thành kế hoạch tăng thị phần phân phối điện thoại di động trên địa bàn Hà Nội lên 65% . Hoàn thành kế hoạch lợi nhuận quý II 2.3. Tác dụng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB 2.3.1. Tác dụng của bản mô tả công việc Một bản mô tả công việc không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có thể khiến nhà quản lý khó gắn kết giữa công việc với người thực hiện bởi vì nhà quản lý, người thực hiện công việc không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những gì. Một bản mô tả công việc chính xác cũng rất cần thiết trong quá trình tuyển mộ, đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hiện các công việc tuyển dụng khác. Nó giúp nhà quản lý thấy một cách rõ ràng là họ đang tìm kiếm năng lực cụ thể nào và hướng quảng cáo của bạn vào những đặc tính đó để thu hút những ứng viên đáp ứng được yêu cầu một cách tốt nhất. Bản mô tả công việc chức danh Giám đốc kinh doanh của FMB đã bao gồm hầu hết nội dung cần có của một bản mô tả công việc, trong đó nêu rõ các công việc cần làm tương ứng với chức danh đó. Qua bản mô tả công việc, người quản lý thể hiện kỳ vọng của mình vào người lao động giữ chức danh Giám đốc về các công việc mà người đó cần làm. Qua bản mô tả công việc này, người nắm giữ vị trí Giám đốc cũng hiểu được nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Có một số ưu điểm trong bản mô tả công việc với chức danh Giám đốc của FMB, đó là người soạn nó đã mô tả môt cách chi tiết công việc cần làm như : “Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Trung tâm”, “Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị”…, tránh những từ chung chung kiểu như “quản lý hoạt động kinh doanh của trung tâm”. Vì nếu dùng những từ như thế này, cả người quản lý và người đảm nhiệm chức danh sẽ không thể biết được chính xác Giám đốc cần làm những công việc cụ thể gì. Trong bản mô tả này, thứ tự ưu tiên của các trách nhiệm và nhiệm vụ cũng đã được chú ý, theo đó các trách nhiệm và nhiệm vụ được cho là cơ bản và quan trọng sẽ được nêu đầu tiên. Cũng dễ dàng nhận thấy trong bản mô tả công việc này, FMB kết hợp luôn cả yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. So sánh với một bản mô tả công việc khác tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn- Hà Nội đối với chức danh Chuyên viên tuyển dụng, ta cũng thấy được có sự giống nhau về cách thức viết một bản mô tả công việc ở chỗ gắn bản mô tả công việc với bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Bản mô tả công việc của FPT với các tiêu thức khác nhau của nó sẽ làm căn cứ để FPT có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả. Cụ thể, nó giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như: tuyển dụng (nếu người dự tuyển đáp ứng được các tiêu thức trong bản mô tả công việc và đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của nhà tuyển dụng ), đề bạt và trả thù lao người lao động một cách xứng đáng dựa trên những đóng góp của họ vào công việc trên những tiêu thức đã đặt ra. 2.3.2. Tác dụng của bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện của công ty cổ phần FPT đã xác định rõ những yêu cầu mà một Giám đốc kinh doanh tại FMB phải có. Việc FPT xác định rõ những yêu cầu công việc đối với người thực hiện đã giúp cho công ty thu được một số tác dụng sau: - Thứ nhất: công ty đã rút ngắn được thời gian tuyển dụng vì đa số những người đến nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí này đều hù hợp với yêu cầu công việc mà FPT đã đưa ra (rút ngắn được thời gian lọc hồ sơ). - Thứ hai: tuyển được người phù hợp với yêu cầu mà công ty đã đặt ra. Công ty chỉ tuyển những người phù hợp với yêu cầu công việc mà mình đã đặt ra. Phần 3. Kết luận Để xây dựng được một bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phục vụ tốt cho công tác nhân sự, cần phải chú ý đến kết cấu của mỗi bản, trong đó có các tiêu thức cụ thể, nêu rõ kỳ vọng mà nhà quản lý muốn hướng tới người thực hiện, đồng thời phải làm cho người thực hiện hiểu rõ những việc cụ thể mà mình cần làm. Tránh sử dụng những từ ngữ chung chung gây khó khăn cho cả nhà quản lý trong việc đánh giá mức độ mà người thực hiện đáp ứng được công việc, cũng như gây khó khăn cho người thực hiện trong việc xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của mình. Ba bản được sử dụng trong phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nói chung và QTNL nói riêng, đó là những viên gạch để xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý và chặt chẽ, nó vừa có ý nghĩa là công cụ trong họat động quản lý của người sử dụng lao động, vừa có tác dụng định hướng cho người lao động giúp cho người lao động biết họ đang ở đâu trong tổ chức và họ phải làm gì trong trong tổ chức…Với tầm quan trọng đó, mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng hệ thống ba bản trong phân tích công việc cho toàn bộ cơ cấu tổ chức để phục vụ tốt hơn cho công tác quản trị để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Do thời gian làm việc có hạn, bài làm của nhóm 11 không tránh khỏi những hạn chế, khiếm quyết. Nhóm chúng em rất mong được sự hướng dẫn và góp ý của cô giáo. Xin chân thành cảm ơn cô! Hà Nội, tháng 01 năm 2010 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình quản trị nhân lực - Trường ĐH Kinh tế quốc dân 2. Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung 3. Đắc nhân tâm 4. Human Resources Management 5.