Đề tài Phân tích công việc là công cụ cơ bản để quản lý nguồn nhân lực

i những hiệu quả nhất định. Trung tâm cùng một số doanh nghiệp khác trong năm qua đã có những đóng góp quan trọng vào nguồn thu ngân sách và tổng sản phẩm quốc nội, tốc độ tăng trưởng của trung tâm ngày một được nâng cao. Song hiện nay trung tâm cũng đang đứng trước những thách thức và vận hội mới, đòi hỏi cần phải quan tâm nhiều hơn nữa với quản lý nguồn nhân lực và một yêu cầu đặt ra là nên lựa chọn công cụ nào để đem lại hiệu quả nhất phù hợp với đặc điểm, tính chất của trung tâm. xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt néi bµi XÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi, hiÖn nay tªn giao dÞch lµ: Noibai international Airport Ground Services (viÕt t¾t lµ NIAGS ) lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc vµ lµ doanh nghiÖp h¹ch to¸n phô thuéc Tæng C«ng Ty Hµng Kh«ng ViÖt Nam (Vietnam Airlines Corporation) ®­îc thµnh lËp ngµy 01/06/1993 dùa trªn c¬ së tiÒn th©n lµ Phßng vËn chuyÓn thuéc s©n bay quèc tÕ Néi Bµi. §Þa ®Þa ®iÓm: S©n bay quèc tÕ Néi Bµi Tel: 84-4-8865002 Fax: 84-4-8865059 84-4-8865060 84-4-840741 Email: Niags@hn.vnn.vn SITA: HANKDVN LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh: Cung øng c¸c dÞch vô mÆt ®Êt phôc vô c¸c chuyÕn bay ®i vµ ®Õn s©n bay quèc tÕ Néi Bµi theo c¸c tiªu chuÈn quèc tÕ. C¸c dÞch vô mÆt ®Êt ®­îc kÓ ®Õn nh­: lµm thñ tôc cho hµnh kh¸ch tr­íc chuyÕn bay; lµm thñ tôc hµnh lý; c¸c dÞch vô kÜ thuËt mÆt ®Êt nh­: ®iÒu khiÓn xe kÐo m¸y bay, xe thang, xe n©ng, xe b¨ng chuyÒn hµnh lý, xe Dolly, xe vÖ sinh, xe n­íc, xe ®iÖn vµ xe khÝ C¸c b¹n hµng cña xÝ nghiÖp gåm c¸c h·ng hµng kh«ng trong n­íc vµ n­íc ngoµi nh­: Vietnam airlines; pacific airlines; Thai airways; malaysia airlines; uni air vµ c¸c h·ng hµnh kh«ng cña Ph¸p, Singapore, Trung Quèc, NhËt B¶n, Uzbekistan Trùc thuéc tæng c«ng ty hµng kh«ng ViÖt Nam víi 1046 c¸n bé c«ng nh©n viªn, xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi ho¹t ®éng trong mét m«i tr­êng mang nÐt ®Æc tr­ng cña nghµnh hµng kh«ng ViÖt Nam. §Æc tr­ng cña ngµnh hµng kh«ng còng gièng nh­ c¸c ngµnh dÞch vô kh¸c lµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm diÔn ra ®ång thêi. ChÝnh bëi vËy mµ ph©n tÝch c«ng viÖc, ®Æc biÖt lµ viÖc ph©n chia tr¸ch nhiÖm râ rµng, quy tr×nh phôc vô cô thÓ lµ rÊt cÇn thiªt.Thùc chÊt ngµnh hµng kh«ng cã thÓ coi lµ mét trong nh÷ng ngµnh quan t©m ®Õn bé phËn qu¶n trÞ nh©n lùc, thiÕt lËp c¸c chøc n¨ng qu¶n lý nguån nh©n lùc rÊt bµi b¶n. XÐt riªng ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp, xÝ nghiÖp còng thùc hiÖn viÖc ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô còng nh­ tiªu chuÈn c«ng viÖc dùa vµo tiªu chuÈn ISO. Ngµy 25/01/2002, xÝ nghiÖp ®· ®­îc DNV (Det Norske Veritas) cÊp chøng chØ ISO 9001-2000. NhËn nhiÖm vô tõ tæng c«ng ty hµng kh«ng, xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi ho¹t ®éng ®éc lËp nh­ng vÉn h­íng ®Õn môc tiªu chung cña ngµnh hµng kh«ng lµ phôc vô hµnh kh¸ch chu ®¸o, an toµn cho nh÷ng chuyÕn bay, t¹o doanh thu ngµy cµng cao cho ngµnh dÞch vô hµng kh«ng. Gi¸m ®èc xÝ nghiÖp nhËn nhiÖm vô vµ môc tiªu chÊt l­îng tõ tæng c«ng ty, tõ ®ã phèi hîp víi c¸c phßng ban chøc n¨ng, ®Æc biÖt lµ bé phËn hµnh chÝnh qu¶n trÞ x©y dùng nªn c¸c v¨n b¶n: Quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban; b¶n Quy tr×nh t¹m thêi, vµ c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn thùc hiÖn. V¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban ®­îc x©y dùng hÕt søc chi tiÕt tíi tõng bé phËn tõ cÊp qu¶n lý ®Õn c«ng nh©n phôc vô. Néi dung cña quy tr×nh t¹m thêi m« t¶ c¸c thñ tôc còng nh­ quy tr×nh thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc cô thÓ ë tõng phßng ban nh­: phßng phôc vô hµnh kh¸ch, phßng tæ chøc bèc dì hµnh lý, ®éi thñ tôc hµnh lý Nh­ vËy ®èi t­îng cña nã thu hÑp h¬n so víi b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô. Trong quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phßng bao gåm c¶ nh÷ng yªu cÇu cña c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc. Cßn v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc dïng ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña nh©n viªn do c¸n bé bé phËn qu¶n lý nh©n sù x©y dùng, l­u gi÷ vµ ®¸nh gi¸ theo ®Þnh k×. Nh­ vËy, cã thÓ nãi c¸c v¨n b¶n liªn quan ®Õn ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp lµ: B¶n quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn vµ b¶n quy tr×nh t¹m thêi. Cßn lo¹i v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc dùa vµo ho¹ch ®Þnh ISO tõ tæng c«ng ty ®­a xuèng, v¨n b¶n nµy chóng em kh«ng cã ®iÒu kiÖn ®­îc t×m hiÓu. Trªn thùc tÕ, xÝ nghiÖp cã l­u hµnh v¨n b¶n mang néi dung m« t¶ c«ng viÖc vµ yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc. C¸c tiªu chÝ ph¶n ¸nh tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc do bé phËn qu¶n lý nh©n sù n¾m gi÷ chø kh«ng l­u hµnh mét c¸ch c«ng khai. KÕt qu¶ kh¶o s¸t: Qua kh¶o s¸t, chØ cã 38,4% sè ng­êi cho r»ng xÝ nghiÖp cã sö dông c¸c v¨n b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc nh­ng cã tíi 76,9% sè ng­êi cho r»ng hä lu«n hiÓu râ c«ng viÖc m×nh lµm vµ ®«i khi kiªm nhiÖm mét sè nhiÖm vô thuéc c«ng viÖc kh¸c; 69,2% sè ng­êi cho r»ng viÖc m« t¶ mét c«ng viÖc chi tiÕt vÒ c¸c nhiÖm vô cÇn lµm ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch dÔ dµng vµ hiÖu qu¶. Sè ng­êi hiÒu vÒ c¸c v¨n b¶n nh­: b¶n m« t¶ c«ng viÖc, yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc, tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc rÊt Ýt, chØ cã 15,3% sè ng­êi ®­îc hái ®iÒn vµo b¶ng hái nh÷ng hiÓu biÕt cña m×nh. ThÕ nh­ng thùc tÕ, c¸c lo¹i v¨n b¶n cña c«ng ty nh­: chøc n¨ng nhiÖm vô hay quy tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc th× ®­îc hä nghiªn cøu rÊt kÜ l­ìng vµ thùc hiÖn ®óng nh­ c¸c v¨n b¶n mµ c«ng ty quy ®Þnh. §iÒu ®ã cã thÓ chøng tá c¸c v¨n b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp trong kh©u tæ chøc qu¶n lý ®· ®­îc sö dông mét c¸ch rÊt hiÖu qu¶. Trong viÖc ®¸nh gi¸ thùc hiªn c«ng viÖc vµ xÐt l­¬ng, cã 30,7% sè ng­êi cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gi¸ tõ cÊp trªn trùc tiÕp, 46,1% cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gÝa th«ng qua c¸c tiªu chuÈn mµ b¶n th©n hä ®­îc tham gia x©y dùng. §iÒu nµy rÊt khíp víi th«ng tin thu ®­îc tõ pháng vÊn cña chóng em dµnh cho c¸n bé qu¶n lý v× xÝ nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p qu¶n lý b»ng môc tiªu MBO. Nh­ vËy còng cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc ban qu¶n lý x©y dùng nªn dùa trªn thùc tÕ thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éng. ThÕ nh­ng viÖc ®Ó cho ng­êi lao ®éng hiÓu ®­îc ®iÒu ®ã kh«ng ph¶i lµ dÔ.ViÖc tr¶ l­¬ng cña xÝ nghiÖp chñ yÕu dùa vµo tiªu chuÈn chøc danh ®· ®Þnh hay chÝnh lµ dùa vµo gi¸ trÞ c«ng viÖc ( ChiÕm 69,2% sè ng­êi tr¶ lêi), viÖc n©ng l­¬ng chñ yÕu dùa vµo møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc vµ th©m niªn c«ng t¸c (ChiÕm 61,4%), thÕ nh­ng cã tíi 46,1% sè ng­êi cho r»ng viÖc tr¶ l­¬ng nh­ vËy lµ kh«ng tho¶ ®¸ng.ViÖc nµy cã thÓ lµ do ng­êi lao ®éng ®· tù ®¸nh gi¸ cao c«ng viÖc m×nh ®ang thùc hiÖn hoÆc do hä ch­a hiÓu râ l¾m vÒ chÝnh s¸ch cña c«ng ty. V× trªn thùc tÕ, qua pháng vÊn mét sè nh©n viªn, chóng em ®­îc biÕt, xÝ nghiÖp cã chÕ ®é th­ëng tµi chÝnh rÊt lín. Vµo cuèi mçi n¨m, tuú thuéc vµo kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng ty, mét nh©n viªn b×nh th­êng cã møc th­ëng tèi thiÓu lµ 10.000.000 ®ång; vµ nh©n viªn tá ra rÊt hµi lßng vÒ chÕ ®é th­ëng nh­ vËy. V× thÕ cã thÓ cho r»ng xÝ nghiÖp chó träng n©ng cao tØ träng gi÷a l­îng tiÒn th­ëng trªn tæng l­¬ng. Bªn c¹nh ®ã, cã tíi 61,4% sè ng­êi cho r»ng viÖc ®¸nh gi¸ cña tæ chøc ®èi víi hä lµ kh¸ chÝnh x¸c vµ chÝnh x¸c. §iÒu nµy nghe rÊt m©u thuÉn víi sù tho¶ m·n cña hä ®èi víi viÖc tr¶ l­¬ng, thÕ nh­ng do tháa m·n trong phÇn tiÒn th­ëng cña m×nh nªn cã thÓ nãi chÕ ®é tiÒn l­¬ng cña hä cã lîi thÕ lµ kÝch thÝch lao ®éng lµm viÖc ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ c«ng viÖc v× ®iÒu nµy g¾n chÆt víi sè tiÒn th­ëng cuèi n¨m cña hä. Mét vµI nhËn xÐt: XÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi lµ mét tæ chøc kinh tÕ trong ngµnh kinh doanh ®éc quyÒn nhµ n­íc nªn cã nhiÒu thuËn lîi trong ho¹t ®éng. §iÓm næi bËt nhÊt cña xÝ nghiÖp lµ viÖc x©y dùng b¶n ph©n chia chøc n¨ng nhiÖm vô rÊt chi tiÕt cho tõng bé phËn, ngay c¶ bé phËn nhá nhÊt (®©y chÝnh lµ b¶n m« t¶ c«ng viÖc) nªn dï lµ kh«ng x©y dùng v¨n b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch chÝnh thøc th× ®èi chiÕu víi chøc n¨ng nhiÖm vô còng rÊt thuËn lîi cho viÖc ®¸nh gi¸ cña bé phËn qu¶n lý. Mét ®iÓm m¹nh còng cÇn ®­îc nh¾c ®Õn lµ ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ cña xÝ nghiÖp dùa theo ph­¬ng ph¸p qu¶n lý b»ng môc tiªu nªn møc ®é tin t­ëng vµo viÖc ®¸nh gi¸ cña qu¶n lý lµ rÊt cao. ThÕ nh­ng l¹i chØ cã 46,1% sè ng­êi cho r»ng hä ®­îc ®¸nh gi¸ qua nh÷ng tiªu chuÈn do chÝnh b¶n th©n hä x©y dùng nªn. §ã lµ viÖc mµ xÝ nghiÖp cÇn kh¾c phôc th«ng qua nh÷ng ho¹t ®éng nh­ gi¸o dôc, tuyªn truyÒn hay tæ chøc nh÷ng cuéc gÆp gì trùc tiÕp víi nh©n viªn ®Ó thu thËp th«ng tin ph¶n håi tõ nh©n viªn. Tõ ®ã x©y dùng nh÷ng tiªu chuÈn vµ l­u hµnh mét c¸ch c«ng khai c¸c tiªu chuÈn ®ã. H¬n n÷a, xÝ nghiÖp sö dông rÊt bµi b¶n c¸c v¨n b¶n thuéc ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc, nh­ng thùc tÕ th× sè ng­êi hiÓu vÒ ho¹t ®éng nµy l¹i rÊt nhá. Cã thÓ nãi ph©n tÝch c«ng viÖc lµ c«ng cô qu¶n lý cña nhµ qu¶n lý, thÕ nh­ng hä còng ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó ng­êi lao ®éng hiÒu vÒ c«ng cô ®ã, cã nh­ vËy hä míi cã thÓ biÕt ®­îc tÇm quan träng cña ho¹t ®éng nµy vµ cã ®Þnh h­íng lµm viÖc sao cho ®¸p øng tiªu chuÈn còng nh­ yªu cÇu thùc hiÖn c«ng viÖc. C«ng ty cÇu 12 §éi tc CG P. HC qu¶n trÞ Gi¸m ®èc PG§ kü thuËt TC (®¹i diÖn l·nh ®¹o) PG§ kinh doanh PG§ Néi chÝnh PG§ VËt t­ -tb P.kü thuËt TC P.kinh tÕ KH CN m.Nam CN m.B¾c X­ëng GCCK X.söa ch÷a P. VËt t­ P. qu¶n lý TB P.kÕ to¸n TV P. tæ chøc L§ P. An toµn L§ §éi CT 1-16 :S¬ ®å tæ chøc c«ng ty cÇu 12 C«ng Ty CÇu 12 lµ c«ng ty ho¹t ®éng trong ngµnh giao th«ng ®­êng bé víi bÒ dÇy lÞch sö trªn 50 n¨m, ®éi ngò c«ng nh©n cã trªn 3000 c«ng nh©n cÇu vµ trªn 100 c¸n bé c«ng nh©n viªn ho¹t ®éng trªn chi nh¸nh miÒn B¾c ®ãng t¹i ThÞ trÊn Sµi §ång-Long Biªn- Hµ Néi. MÆc dï lµ c«ng ty ho¹t ®éng trong ngµnh x©y dùng mang tÝnh mïa vô, vµ ho¹t ®éng theo dù ¸n nh­ng c«ng ty kh«ng thùc hiÖn chÝnh s¸ch thuª nh©n c«ng mµ hä gi÷ mét l­îng lín c«ng nh©n cÇu ho¹t ®éng trong biªn chÕ c«ng ty. Chóng em chØ cã ®iÒu kiÖn t×m hiÓu kh¶o s¸t c«ng ty t¹i chi nh¸nh miÒn B¾c víi ®èi t­îng chñ yÕu lµ nh©n viªn, sè Ýt lµ c¸c ®éi tr­ëng c¸c ®éi thi c«ng, c«ng tr×nh vµ c«ng nh©n cÇu, l¸i xeC¸c v¨n b¶n thuéc ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc do phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng x©y dùng nªn vµ ®­îc l­u hµnh rång r·i kh¾p c¸c phßng ban . Trªn thùc tÕ, phßng kh«ng x©y dùng vµ sö dông nh÷ng lo¹i v¨n b¶n cã tªn nh­: m« t¶ c«ng viÖc, yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiªn hay b¶n tiªu chuÈn c«ng viÖc. VËy nh­ng qua thèng kª cã tíi 95% sè ng­êi ®­îc hái tr¶ lêi rÊt chÝnh x¸c vÒ môc ®Ých cña c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy. VÝ dô nh­: b¶n m« t¶ c«ng viÖc nªu lªn chøc n¨ng nhiÖm vô, ®iÒu kiÖn lµm viÖc; b¶n yªu cÇu c«ng viÖc nªu lªn nh÷ng ®ßi hái c«ng viªc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn nh­: tr×nh ®é, kÜ n¨ng, th©m niªn c«ng t¸cb¶n tiªu chuÈn c«ng viÖc nªu lªn nh÷ng tiªu chÝ ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña ng­êi lao ®éngVµ thùc tÕ cho thÊy nh÷ng nh©n viªn trÎ tuæi cã c¸i nh×n râ nÐt h¬n vÒ ph©n tÝch c«ng viÖc. Qua pháng vÊn phã phßng tæ chøc c¸n bé-lao ®éng th× chóng em ®­îc biÕt tr­íc n¨m 1999, c«ng ty sö dông v¨n b¶n lµ b¶n tiªu chuÈn chøc danh. Nh­ng sau ®ã, khi c«ng ty cam kÕt thùc hiÖn ISO th× c«ng ty lËp mét ban ISO riªng, vµ ban nµy cã tr¸ch nhiÖm x©y dùmg nh÷ng quy tr×nh ho¹t ®éng cô thÓ cho tõng phßng ban còng nh­ c¸c x­ëng, c¸c ®éi thi c«ng c«ng tr×nh. T×m hiÓu ho¹t ®éng cña ban ISO: C¸c thµnh viªn cña ban ISO nhÊt ®Þnh ph¶i cã Ýt nhÊt lµ mét nh©n viªn trong phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng. Ban ISO cña c«ng ty do phã phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng lµm tr­ëng ban, tr­ëng phßng an toµn lao ®éng lµm phã ban, ngoµi ra cßn cã nh©n viªn phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch, mét sè ®éi tr­ëng c¸c ®éi thi c«ng, ®éi c«ng tr×nhNh÷ng ng­êi nµy cã thÓ lµ qu¶n lý trùc tiÕp, hay nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n giái cña c¸c bé phËn. Hä cã tr¸ch nhiÖm b¸o lªn ban ISO nh÷ng söa ®æi, bæ sung mét sè ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh x©y dùng vµ gióp hoµn chØnh b¶n nµy cho phï hîp víi thùc tÕ c«ng viÖc. V¨n b¶n nµy gièng nh­ b¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc, ®­a ra hÖ thèng chØ tiªu, tiªu chÝ ph¶n ¸nh c¸c yªu cÇu vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng cña sù hoµn thµnh nhÞªm vô ®· quy ®Þnh trong b¶n chøc n¨ng nhiÖm vô. V¨n b¶n nµy ®­îc ph©n tÝch rÊt râ rµng xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña kh¸ch hµng, tõ sù thay ®æi môc tiªu chÊt l­îng; d©y chuyÒn s¶n xuÊt míi hay thay ®æi ®Æc tÝnh kÜ thuËt s¶n phÈm. Ban ISO ho¹t ®éng theo ®Þnh kú 2 n¨m 1 lÇn. Nguån th«ng tin hä th­êng lÊy tõ c¸c phßng ban, th«ng qua b¸o c¸o cña c¸c thµnh viªn trong ban ISO thuéc c¸c phßng ban ®ã. Hµng k× (2 n¨m), Ban gi¸m ®èc c«ng ty chuyÓn cho ban ISO mét b¶n quy ®Þnh ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng do c¸c phã gi¸m ®èc so¹n th¶o th«ng qua sù kiÓm tra vµ phª duyÖt cña gi¸m ®èc c«ng ty. V¨n b¶n quy ®Þnh ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng víi néi dung lµ L­u ®å c¸c b­íc trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng bao gåm: ThiÕt lËp môc tiªu, yªu cÇu chÊt l­îng; LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn môc tiªu; Thùc hiÖn kÕ ho¹ch chÊt l­îng; KiÓm so¸t viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch chÊt l­îng. Vµ c¸c v¨n b¶n kÕ ho¹ch chÊt l­îng trong hai n¨m. Ngoµi ra, v¨n b¶n cßn ®­a ra b¶n kÕ ho¹ch chÊt l­îng, bao gåm: §¬n vÞ thùc hiÖn; Néi dung c«ng viÖc; Ng­êi thùc hiÖn; Thêi gian hoµn thµnh; Ng­êi kiÓm tra; kÕt qu¶. Vµ kÕ ho¹ch chÊt l­îng ®­îc x©y dùng tõ c¸c yªu cÇu kh¸c nhau nh­: yªu cÇu kh¸ch hµng; Môc tiªu chÊt l­îng; D©y chuyÒn s¶n xuÊt míi; Thay ®æi ®Æc tÝnh KTSP. Nh­ vËy; kÕ ho¹ch chÊt l­îng kh«ng chØ ®­îc x©y dùng ®Þnh kú hai n¨m mét lÇn mµ trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, cã thÓ x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch do sù thay ®æi trong yªu cÇu kh¸ch hµng (theo dù ¸n) hay do cã d©y chuyÒn s¶n xuÊt míi vµ thay ®æi ®Æc tÝnh s¶n phÈm. Cïng víi viÖc x©y dùng ISO, phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng còng ®· tham gia vµo ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc th«ng qua viÖc x©y dùng c¸c v¨n b¶n nh­: Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸n bé chñ chèt trong c«ng ty; Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc. (Phô lôc 4/5) §èi víi v¨n b¶n ®Çu tiªn, phßng tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm x©y dùng chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c chøc vô nh­: Gi¸m ®èc c«ng ty; c¸c phã gi¸m ®èc c«ng ty nh­ PG§ phô tr¸ch thi c«ng, phô tr¸ch kinh doanh, phô tr¸ch vËt t­ thiÕt bÞ; phô tr¸ch néi chÝnh; C¸c tr­ëng phßng: tr­ëng phßng kü thuËt thi c«ng; phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch; phßng vËt t­; phßng qu¶n lý thiÕt bÞ; phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng; phßng kÕ to¸n tµi chÝnh; phßng an toµn lao ®éng; hµnh chÝnh qu¶n trÞ ; Gi¸m §èc chi nh¸nh; Tr­ëng ban chØ huy c«ng tr­êng; §éi tr­ëng ®éi c«ng tr×nh; §éi tr­ëng ®éi thi c«ng c¬ giíi; X­ëng tr­ëng x­ëng söa ch÷a xe m¸y, thiÕt bÞ; X­ëng tr­ëng x­ëng gia c«ng c¬ khÝ. V¨n b¶n sau khi ®­îc x©y dùng vµ ký duyÖt cña Gi¸m ®èc sÏ ®­îc ph¸t ®Õn tÊt c¶ c¸c phßng ban, c¸c bé phËn trong c«ng ty. V¨n b¶n nµy t­¬ng ®­¬ng víi b¶n m« t¶ c«ng viÖc. V¨n b¶n thø hai cã tªn lµ Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc: V¨n b¶n cã môc ®Ých lµ x¸c ®Þnh n¨ng lùc, tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®Ó bè trÝ c¸n bé chñ chèt, l·nh ®¹o c«ng ty, l·nh ®¹o phßng ban, x­ëng, ®éi c«ng tr×nh ®¶m b¶o hoµn thµnh theo chøc n¨ng, nhiÖm vô. C¸c ®èi t­îng ®­îc x©y dùng ®­îc më réng h¬n so víi v¨n b¶n tr­íc. Ngoµi c¸c ®èi t­îng thuéc bé phËn qu¶n lý nh­ gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, tr­ëng phßng, V¨n b¶n quy ®Þnh cho tÊt c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn nh­ c¸c phã gi¸m ®èc, phã c¸c phßng ban, ®éi phã, x­ëng phã ®Õn tæ tr­ëng, tæ phã s¶n xuÊt, ®éi ngò c«ng nh©n c¸c bé phËn nh­: c«ng nh©n kÜ thuËt, c«ng nh©n vËn hµnh thiÕt bÞ, c«ng nh©n s¾t, c«ng nh©n kÝch kÐo; C¸c c¸n bé kü thuËt, c¸n bé kiÓm tra nghiÖm thu. Víi mçi ®èi t­îng nªu râ ng­êi bæ nhiÖm, tr×nh ®é chuyªn m«n, kü n¨ng, kinh nghiÖm. VÝ dô ®èi víi Gi¸m ®èc c«ng ty: “Gi¸m ®èc c«ng ty do tæng gi¸m ®èc c«ng ty bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt theo ®Ò nghÞ cña tËp thÓ l·nh ®¹o c«ng ty. VÒ n¨ng lùc: cã tr×nh ®é chuyªn m«n- ®¹i häc; Cã kÜ n¨ng- tr×nh ®é chuyªn m«n cao, tr×nh ®é tæ chøc qu¶n lý kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶; cã tr×nh ®é lý luËn trong c¸c lÜnh vùc chÝnh trÞ, chuyªn m«n. Kinh nghiÖm: cã thêi gia c«ng t¸c trong lÜnh vùc chuyªn m«n tõ 5 n¨m trë lªn.” V¨n b¶n nµy gièng nh­ v¨n b¶n yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn. T×m hiÓu vÒ hÖ thèng ISO c«ng ty cÇu 12 C«ng ty cÇu 12 x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng b»ng v¨n b¶n ®Ó ph¸p chÕ ho¸ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty theo quy ®Þnh cña tiªu chuÈn quèc tÕ ISO 9000:2000, bao gåm: TÇng 1: Sæ tay chÊt l­îng TÇng 2: Quy tr×nh TÇng 3: Quy ®Þnh TÇng 4: BiÓu mÉu TÇng 1: Sæ tay chÊt l­îng: Lµ mét bé tµi liÖu néi bé do C«ng ty x©y dùng, trong ®ã thÓ hiÖn nh÷ng nÐt kh¸i qu¸t vÒ chñ tr­¬ng, ®­êng lèi, quan ®iÓm vµ biÖn ph¸p qu¶n lý ®Ó nh÷ng s¶n phÈm C«ng ty s¶n xuÊt vµ thi c«ng lu«n lu«n duy tr×, ®¶m b¶o møc chÊt l­îng nh­ ®· c«ng bè víi kh¸ch hµng vµ kh«ng ngõng n©ng cao sù hµi lßng cña kh¸ch hµng th«ng qua viÖc liªn tôc c¶i tiÕn hÖ thèng chÊt l­îng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. TÇng 2: Quy tr×nh: Lµ c¸c tµi liÖu néi bé do c«ng ty x©y dùng gåm nh÷ng v¨n b¶n quy ®Þnh c¸ch thøc kiÓm so¸t nh÷ng ho¹t ®éng theo yªu cÇu cña tiªu chuÈn ISO 9000: 2000. TÇng 3: Quy ®Þnh: Lµ c¸c tµi liÖu néi bé do C«ng ty x©y dùng ®Ó chØ ra c¸ch tiÕn hµnh mét c«ng viÖc cô thÓ. TÇng 4: BiÓu mÉu: Lµ c¸c mÉu in s½n ®Ó phôc vô cho viÖc ghi chÐp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc. Tõ viÖc t×m hiÓu ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc cña c«ng ty, chóng em xin ®­a ra b¶ng ®èi chiÕu sau: Thùc tÕ ho¹t ®éng c«ng ty Nh÷ng ®iÒu ®· häc Chøc n¨ng- nhiÖm vô cña c¸n bé chñ chèt trong c«ng ty B¶n m« t¶ c«ng viÖc Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc B¶n yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng­êi thùc hiÖn. C¸c v¨n b¶n ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng ®­îc x©y dùng bëi ban ISO B¶n tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc KÕt qu¶ kh¶o s¸t: Qua b¶ng hái vµ pháng vÊn, cã 45,8% sè ng­êi ®­îc hái hiÓu vµ lµm ngay c«ng viÖc cña m×nh khi míi vµo c«ng ty, 42,8% hiÓu vµ lu«n lµm ®óng c«ng viÖc cña m×nh. Nh÷ng ng­êi ®­îc tuyÓn vµo c«ng ty th­êng tuyÓn theo ®óng chuyªn m«n cña hä nªn viÖc hä hiÓu vµ lµm ngay c«ng viÖc cña m×nh lµ rÊt hîp lý. Trong thêi gian héi nhËp m«i tr­êng lµm viÖc, c¸c nh©n viªn còng nh­ c«ng nh©n míi ®­îc häc quy chÕ c«ng ty, ®­îc chØ dÉn vÒ c«ng viÖc th«ng qua cÊp trªn trùc tiÕp. Cã 70,8% sè ng­êi tr¶ lêi r»ng hä ®­îc ®¸nh gi¸ tõ cÊp trªn. qua t×m hiÓu chóng em ®­îc biÕt c¸n bé tõng bé phËn (tr­ëng phßng, ®éi tr­ëng, x­ëng tr­ëng) sÏ trùc tiÕp ®­a ra nhËn xÐt ®¸nh gi¸ vÒ nh©n viªn cña m×nh råi tr×nh lªn phßng tæ chøc c¸n bé xÐt duþªt, tõ ®ã thùc hiÖn n©ng l­¬ng hay xÐt khen th­ëng, kØ luËtVÒ chÕ ®é l­¬ng, 50% sè ng­êi cho r»ng hä ®­îc tr¶ l­¬ng dùa vµo møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc, 41,6% theo th©m niªn c«ng t¸c. Qua viÖc pháng vÊn nh©n viªn phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng chóng em ®­îc biÕt lµ c«ng ty ¸p dông chÝnh s¸ch n©ng l­¬ng theo th©m niªn c«ng t¸c ®èi víi c¸n bé qu¶n lý vµ nh©n viªn v¨n phßng, ®Þnh k× 3 n¨m 1 lÇn. Tr­êng hîp ®­îc h­ëng ®Æc c¸ch cã thÓ 1 hay 2 n¨m n©ng l­¬ng 1 lÇn. §èi víi tr­êng hîp nµy, c¸n bé qu¶n lý ®­a ra b¶ng nhËn xÐt vµ ®Ò nghÞ n©ng l­¬ng lªn phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng, nÕu ®­îc sù chÊp nhËn cña tr­ëng phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng vµ gi¸m ®èc c«ng ty, nh©n viªn cña hä sÏ ®­îc n©ng l­­¬ng. §èi víi c«ng nh©n, c«ng ty sÏ tæ chøc thi n©ng bËc ®Ó xÐt n©ng l­¬ng.Phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng “ KÕt hîp cïng phßng kü thuËt, phßng an toµn lao ®éng tæ chøc häc tËp, ®µo t¹o, thi n©ng bËc cho c«ng nh©n kü thuËt. Thi n¨ng ng¹ch, bËc cho chuyªn viªn, kü s­ kü thuËt." Sau mçi k× thi, c«ng nh©n, chuyªn viªn, kü s­ sÏ ®­îc xÐt cã n©ng l­¬ng hay kh«ng tuú theo n¨ng lùc cña hä. Víi chÝnh s¸ch nµy,cã trªn 50% sè ng­êi ®ù¬c hái cho r»ng chÝnh s¸ch tr¶ l­¬ng nh­ vËy lµ tho¶ ®¸ng, 33,3% sè ng­êi cho r»ng kh«ng tho¶ ®¸ng, cßn l¹i kh«ng cã ý kiÕn g×. 33,3% sè ng­êi cho lµ kh«ng tho¶ ®¸ng v× theo hä cßn rÊt nhiÒu bÊt cËp trong viÖc xÐt n©ng l­¬ng, h­ëng ®Æc c¸ch , ®Æc biÖt lµ trong nh÷ng lÇn tæ chøc thi n©ng ng¹ch hay thi n©ng bËc. §iÒu nµy ®ßi hái c¸n bé phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng vµ nh÷ng ng­êi tham gia tæ chøc k× thi ph¶i hÕt søc nghiªm tóc trong mçi lÇn thi. Mét vµI nhËn xÐt Th¸ng 7/2002, c«ng ty ®· ®­îc cÊp giÊy chøng nhËn ISO 9001 nhê ho¹t ®éng ®óng h­íng vµ hiÖu qu¶ cña m×nh. Qua kh¶o s¸t, chóng em thÊy c«ng ty kh«ng l­u hµnh c¸c lo¹i v¨n b¶n ph©n tÝch c«ng viÖc nh­ chóng em ®· ®­îc häc nh­ng thùc chÊt th× c«ng ty ®· tiÕn hµnh ho¹t ®éng nµy mét c¸ch rÊt bµi b¶n: Tr­íc tiªn lµ v¨n b¶n vÒ s¬ ®å tæ chøc vµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸n bé chñ chèt trong c«ng ty. §èi t­îng cña v¨n b¶n lµ c¸c c¸n bé chñ chèt trong c«ng ty, chñ yÕu lµ bé phËn qu¶n lý, x©y dùng ®Õn c¸c bé phËn qu¶n lý trùc tiÕp. Cßn v¨n b¶n Quy ®Þnh tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc th× ®­îc x©y dùng cho ®èi t­îng réng h¬n, gåm tÊt c¶ c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Tõ v¨n b¶n nµy, bé phËn qu¶n lý cã thÓ ®èi chiÕu ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc. ViÖc thu hÑp ®èi t­îng cña v¨n b¶n ®Çu cã thÓ cho lµ hîp lý, gióp tæ chøc gi¶m ®­îc chi phÝ vµ n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm còng nh­ n¨ng lùc cña c¸c c¸n bé qu¶n lý. V¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng tæ chøc c¸n bé lao ®éng ®­îc t¸ch riªng vµ v¨n b¶n quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c c¸n bé chñ chèt ®­îc lËp thµnh mét b¶n vµ cïng ®­îc göi ®Õn tÊt c¶ c¸c bé phËn cña c«ng ty. §iÒu nµy còng rÊt cã lîi ë chç mäi phßng ban ®Òu biÕt c¬ b¶n vÒ c«ng viÖc cña nhau, tr¸nh lµm nhÇm lÉn nhiÖm vô, thËm chÝ cßn cã thÓ kiÓm tra, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña nhau, tõ ®ã t¹o m«i tr­êng ho¹t ®éng, c¹nh tranh lµnh m¹nh trong néi bé c«ng ty. VÒ v¨n b¶n tiªu chuÈn x¸c ®Þnh n¨ng lùc: ®èi t­îng cña v¨n b¶n nµy réng h¬n rÊt nhiÒu, ®ã lµ tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong c«ng ty. Tõ gi¸m ®èc ®Õn c¸c tr­ëng phßng phã phßng, vµ c¸c c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt. Tuy lµ c«ng ty ho¹t ®éng theo dù ¸n lµ chñ yÕu (dù ¸n x©y dùng, söa ch÷a, b¶o d­ìng cÇu) nh­ng c«ng nh©n cña c«ng ty hoµn toµn kh«ng cã c«ng nh©n thuª ngoµi, v× vËy, ban qu¶n lý ®· rÊt quan t©m ®Õn chÊt l­îng lao ®éng cña m×nh. C¸c v¨n b¶n ho¹ch ®Þnh chÊt l­îng cña c«ng ty ®­îc x©y dùng bëi ban ISO mµ c¸c thµnh viªn trong ®ã cã ®ñ sè ng­êi ë tÊt c¶ c¸c bé phËn. Tõ ®ã cã thÓ thÊy møc ®é cËp nhËp th«ng tin lµ rÊt lín vµ phï hîp víi sù thay ®æi cña tõng bé phËn c«ng viÖc kh¸c nhau. Vµ qua ®ã còng thuËn lîi cho c¸c bé phËn ®¸nh gi¸ vµ göi b¶n ®¸nh gi¸ nh©n viªn bé phËn m×nh lªn phßng nh©n sù. Theo chóng em, nh×n chung ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc ë c«ng ty cÇu 12 hÕt søc bµi b¶n vµ hä ®· x©y dùng rÊt tèt xuÊt ph¸t tõ tiªu chuÈn ISO. §ang trong giai ®o¹n ph¸t triÓn, c«ng ty cÇu 12 lµ c«ng ty nhµ n­íc cæ phÇn ho¸ ho¹t ®«ng rÊt m¹nh trong nghµnh giao th«ng vËn t¶i n­íc ta. C¸ch thøc lµm viÖc cña hä võa ®ì tèn chi phÝ, thêi gian mµ l¹i vÉn mang l¹i hiÖu qu¶ ho¹t ®éng tèt, g¾n s¶n phÈm víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng th«ng qua viÖc x©y dùng ISO chÊt l­îng, phï hîp víi tiªu chuÈn chÊt l­îng quèc gia trong ngµnh giao th«ng vËn t¶i. §iÓm cÇn l­u ý mµ nhãm kh¶o s¸t nhËn thÊy lµ hiÖu lùc cña c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy. D­êng nh­ c¸c nh©n viªn kh«ng mÊy quan t©m vµ t×m hiÓu c¸c v¨n b¶n ®ã mÆc dï nã ®­îc ph¸t ®Õn tËn c¸c phßng ban. §iÒu nµy ch¾c ch¾n dÉn ®Õn hiÖu qu¶ ¸p dông cña c¸c v¨n b¶n lµ kh«ng cao. Nh­ vËy, ban qu¶n lý cña c«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p trong viÖc gióp nh©n viªn cña m×nh hiÓu ®­îc c¸c lo¹i v¨n b¶n mµ m×nh cè c«ng x©y dùng nªn. Công ty SPORT GEAR Giới thiệu chung về công ty: Sport Gear là công ty 100% vốn của Đài Loan. Địa chỉ: khu công nghiệp Việt Nam- Singapore. Huyện Thuận An. Tỉnh Bình Dương. Chức năng hoạt động của công ty: công ty Sport Gear là công ty chuyên sản xuất giày da xuất khẩu, khách hàng lớn nhất của công ty là hãng giày ADIDAS. Sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang 100 quốc gia tại khắp các châu lục: ở Châu Âu: Anh, Pháp, Đức, Mỹ, Hà Lan. Tại Châu Á: Singapore, Nhật Bản, Philippine, Inđônêxia, Tại Châu Mỹ: Braxin, Ắchentina, Chủ nhiệm khoa vật liệu Chủ nhiệm khoa thành hình Chủ tịch HĐQT Trưởng phòng nhân sự Phó khoa Chuyền trưởng chuyền . Chuyền trưởng chuyền 2 Chuyền trưởng chuyền 1 Chủ nhiệm khoa may Chủ nhiệm khoa đế Chủ nhiệm khoa gia công Chủ nhiệm khoa cắt Trưởng phòng kế hoạch Trưởng phòng tài chính Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng sản xuất Trưởng phòng vật tư GĐ Nhà Máy II GĐ Nhà Máy I GĐ Nhà Máy IV GĐ Nhà Máy III Tổng Giám Đốc Sơ đồ tổ chức:Số lao động của một nhà máy là 700 nhân viên. Bảng phỏng vấn được phát cho 150 nhân viên, trong đó có 100 công nhân và 50 nhân viên quản lý. Kết quả thu về là 150 bản, kèm theo là có phỏng vấn trực tiếp. Sở dĩ có sự phân nhóm mẫu điều tra vì tính chất đặc thù của từng công việc khác nhau, đối với lao động trong lĩnh vực quản lý thì việc phân tích công việc gặp nhiều khó khăn hơn so với công nhân. Vì sản phẩm của lao động quản lý không phải dễ dàng lượng hóa được. Theo kết quả thu thập được: Đối với lao động quản lý, khi được điều tra, họ cho biết trong công ty có sử dụng các văn bản PTCV như sau: Job description (bản mô tả công việc) Position Profile(mô tả trách nhiệm chính) Objective Setting (mục tiêu của công việc ~ tiêu chuẩn thực hiện công việc) Development (phần phát triển): dành cho tất cả nhân viên về kế hoạch đạt được của năm tới. Overall evaluation (đánh giá toàn bộ ) Standard of operation ( bản thao tác tiêu chuẩn của công nhân) Đây là một công ty nước ngoài bởi vậy việc sử dụng bản PTCV được coi như một công cụ cơ bản của công ty. Bảng phân tích công việc được xây dựng nên bởi các chuyên gia và cán bộ quản lý trực tiếp, phòng nhân sự của công ty có trách nhiệm lên kế hoạch xây dựng trương trình làm và lưu trữ cũng như cung cấp thông tin về các bản phân tích công việc này Đối với cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng về tuyển dụng thì 100% đều cho biết khi được nhận công việc này, họ được nhận 3 văn bản từ phòng nhân sự là Job description (bản mô tả công việc) Position Profile(mô tả trách nhiệm chính) Objective Setting (mục tiêu của công việc ~ tiêu chuẩn thực hiện công việc) Họ được tuyển dụng vào và làm ngay công việc được đăng tuyển dụng và trên thực tế, khi có nhu cầu tuyển dụng bộ phận nhân sự trong công ty có trách nhiệm đăng tuyển các thông tin cần thiết theo bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc để các ứng viên có khả năng tham gia. Công việc này được tiến hành khi công ty có nhu cầu về nhân sự cho một số công việc còn trống. Về quá trình thực hiện công việc 84% cho biết họ hiểu rõ công việc cần làm thông qua bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện. 16% cho biết họ phải thực hiện công việc ngoài những công việc đã được mô tả ( các câu trả lời này đến từ các giám đốc và các trợ lý đại diện, theo phỏng vấn trực tiếp “vì sao anh(chị) lại không thể làm tốt công việc hoàn toàn dựa vào bản mô tả và tiêu chuẩn” , nhóm nhận được câu trả lời vì công việc của họ có tính linh hoạt cao) Về công tác đánh giá thực hiện công việc 96 % cho biết họ được đánh giá thông qua lãnh đạo trực tiếp và các đồng nghiệp trong văn phòng dựa vào các tiêu chuẩn đã xây dựng trong bản Job objective, bản Position Profile, bản Overall Evaluation(đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện công việc), bản objective setting , sau đó các ý kiến đánh giá cuối cùng thuộc về bộ phận nhân sự tổng hợp ý kiến, sau đó sẽ đưa đến nhân viên được đánh giá. 4% còn lại không có câu trả lời với lý do họ không thuộc đối tượng cần đánh giá. Và cuối một kỳ 6 tháng, nhân viên trong văn phòng được nhận một bản đánh giá, với nội dung bao gồm các tiêu chuẩn trong từng mục của các văn bản nêu trên, và phần nhân viên được đánh giá cho điểm. Theo kết quả điều tra 82% cho biết là chính xác, còn lại 18% cho biết là chưa chính xác lắm vì họ đôi khi không được nói lên ý kiến của mình Đối với công tác đào tạo, 18% cho biết họ được cử đi đào tạo mới do nội dung công việc thay đổi mới, 34% cho biết do yêu cầu công việc được nâng cao, và 80% cho biết họ đi học theo nguyện vọng của họ, bởi lẽ sự cạnh tranh chỗ đứng trong công ty rất gay gắt, bởi vậy họ phải luôn luôn trau dồi cho bản thân để đáp ứng yêu cầu của công việc ngày càng cao. Cũng dựa trên phần đánh giá như vậy, khi hỏi về chính sách trả lương 86% nhân viên cho biết họ được trả lương dựa vào kết quả việc thực hiện công việc được đánh giá , 12% cho biết họ được trả dựa vào hợp đồng đã ký, 2% còn lại cho biết dựa vào chức vụ của họ được nhận trước khi nhận chức. Đối với việc nâng lương và các khuyến khích khác 88% nhân viên cho biết việc tăng lương dựa vào kết quả thực hiện công việc được đánh giá, 12% còn lại cho rằng việc tăng lương dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của văn phòng. Nhìn chung trong công tác trả lương của công ty SPORT GEAR đối với lao động quản lý thì họ thực hiện trả lương theo công việc, tức là theo mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân, và công tác trả lương này được nhân viên trong văn phòng đánh giá như sau: 86% cho biết họ thỏa mãn với việc trả lương theo đánh giá. 12% cho biết họ muốn được trả lương theo cả chức vụ tương xứng của họ, 2% còn lại cho biết họ muốn trả lương theo một cách khác (nhưng chúng tôi không thể hỏi được cách nào?). Nhìn chung với con số 86% đồng tình với việc trả lương như vậy cho thấy, việc trả lương của công ty theo hình thức này là có hiệu quả, và muốn làm được điều ấy, công ty phải có các tiêu chuẩn xây dựng rõ ràng, phục vụ cho công tác đánh giá chính xác. Nhất là đối với nhân viên trong phòng chủ yếu là nhân viên quản lý, không thể đánh giá định mức cụ thể. Qua đó cũng thấy được tầm quan trọng của phân tích công việc trong công ty nói chung. Về việc đào tạo 82% cho biết họ có nguyện vọng được cử đi đào tạo các lớp ngắn hạn, do nhu cầu cạnh tranh công việc được nâng cao, 12% cho biết do công việc có tính chất thay đổi nên cần đào tạo, 6% còn lại cho biết họ đi học là do được cử đi. Dưới đây chúng em xin đưa ra một bản phân tích công việc và được sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên của văn phòng: để có thể làm rõ hơn cho bài phỏng vấn, và tầm quan trọng của phân tích công việc trong công ty. Bản này được trích dẫn trong phần phụ lục 1 của đề tài này. Theo kết quả thu thập được, đối tượng phỏng vấn chủ yếu là công nhân 88 người, còn lại là các chuyền trưởng 12 người. Khi được hỏi thì 87% người cho biết công ty có sử dụng bản PTCV, còn lại 13% cho biết họ không sử dụng PTCV mà chỉ có bản thao tác tiêu chuẩn (standard of operation). Lý do vậy là vì một số người không hiểu rõ thế nào là bản PTCV. Và trên thực tế tìm hiểu thì công ty có sử dụng đầy đủ bản phân tích công việc, và một văn bản chủ yếu được áp dụng cho công nhân là bản thao tác tiêu chuẩn, bản này quy định rõ những nhiệm vụ một công nhân phải làm và tiêu chuẩn đánh giá chúng. Khi được tuyển vào công ty, chỉ có 35% cho biết họ làm được ngay công việc ( các đối tượng này chủ yếu là các chuyền trưởng và một số công nhân lành nghề, tức là họ đã có tay nghề và có thể làm ngay công việc theo bản hướng dẫn),còn lại 65% cho biết họ phải chờ thời gian học việc là một tháng trước khi được nhận công việc. Đối với thực tế làm việc 75% cho biết họ hiểu rõ công việc và làm đúng công việc trong phần bảng tiêu chuẩn đã định, 10% cho biết họ phải kiêm nhiệm thêm một số công việc (đến từ các nhân viên quản lý là các chuyền trưởng) , 10% cho biết họ không hiểu rõ lắm các công việc ấy( lý do là vì họ là những công nhân mới, và chưa hiểu được các yêu cầu ấy), 5% còn lại là phải kèm cặp. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc, 100% cho rằng họ được đánh giá do cấp trên trực tiếp và sổ tay công nhân, điều này cũng hợp lý vì họ là các công nhân, việc đánh giá đơn giản hơn các lao động quản lý, và các đánh giá này đều dựa trên các tiêu chuẩn định mức đối với một công nhân. Về vấn đề trả và nâng lương 100% cho biết dựa vào đánh giá thực hiện công việc và thâm niên, trong đó 12 % cũng cho biết họ còn được trả dựa vào tiêu chuẩn chức danh đã định( và đó là các chuyền trưởng). Cuối cùng là lý do được cử đi đào tạo là do công việc thay đổi 100%, 36% cho biết họ được cử đi đào tạo là do công việc nâng cao, còn 4% cho biết do nguyện vọng. Nhìn chung, công ty đã sử dụng bản PTCV cho hầu hết các hoạt động quản trị nhân sự, và hiệu quả của bản phân tích công việc chi tiết ảnh hưởng lớn đến các hiệu quả hoạt động khác về nhân sự. 100% cho biết một bản PTCV chi tiết sẽ tạo sự dễ dàng và đem lại hiệu quả thực hiện công việc, và 100% cho rằng việc có các văn bản này là cần thiết. Tuy nhiên trong việc đánh giá thực hiện công việc dựa vào ý kiến của cấp trên trực tiếp và sổ tay công nhân theo họ chưa thỏa đáng, vì họ vẫn chưa có cơ hội để bày tỏ ý kiến của bản thân. Bảng PTCV của công ty được xây dựng dựa vào bản PTCV được xây dựng ở nước họ và đưa sang VN sửa đổi mốt số yếu tố cho phù hợp với người Việt Nam. Đây là một cách nhìn khái quát về hiệu quả của bản PTCV đến các hoạt động quản trị nhân sự được tìm hiểu dưới góc độ ý kiến của công nhân sản xuất trực tiếp. Mặc dù đối với công nhân, việc sử dụng bản PTCV trong quá trình thực hiện công việc chưa được thể hiện rõ nét như lao động quản ly, bởi lẽ đặc thù công việc của họ là sản xuất, đôi khi chỉ dẫn các nhiệm vụ thực hiện trong công việc thì chỉ dẫn trực tiếp lại đem lại hiệu quả hơn là qua văn bản. Nhưng cũng không thể thiếu các văn bản này. Theo sự tìm hiểu của nhóm nghiên cứu khoa học, bộ phận nhân sự có trách nhiệm lưu trữ thông tin và làm các hoạt động chức năng của mình. Và việc sử dụng bản phân tích công việc đóng vai trò không nhỏ trong các công tác quản lý nhân sự của họ. D.công ty INAX ®¹i diÖn l·nh ®¹o chÊt l­îng Tæng gi¸m ®èc 1 Phã tæng gi¸m ®èc 1 Phßng kÕ to¸n 3(2) Phßng hµnh chÝnh 11(5) Phßng s¶n xuÊt Phßng b¸n hµng Bé phËn qu¶n lý CL Bé phËn khu«n Bé phËn mua b¸n 11 1 Bé phËn tµi chÝnh Chi nh¸nh Hµ néi Bé phËn KÕ hoạch Bé phËn b¶o d­ìng Bé phËn kho Bé phËn kiÓm tra Bé phËn lß nung Bé phËn phun men Bé phËn ®óc 1,2,3 Bé phËn thÝ nghiÖm Bé phËn nguyªn liÖu Chi nh¸nh HCM City Bé phËn nh©n sù Bé phËn Ex-Import 1 Bé phËn qu¶n trÞ Bé phËn kÕ to¸n N¨m 1998 c«ng ty VINAX ra ®êi víi tªn giao dÞch quèc tÕ: INAX-Gi¶ngVâ SanitaryWare Co...,LTD .Nã ®­îc h×nh thµnh tõ c«ng ty INAX cña NhËt B¶n vµ c«ng ty §iÖn tö Gi¶ng Vâ §Þa chØ:Toµ nhµ Pathfinder - lÇu 2 TrÇn Duy H­ng - QuËn CÇu GiÊy _ Hµ Néi §iÖn tho¹i: 04 5566153 FAX: 045566031 HiÖn c«ng ty cã hai xÝ nghiÖp s¶n xuÊt víi trªn 1000 c«ng nh©n vµ bé phËn kh«ng nhá nh©n viªn v¨n phßng hay c¸c ®èc c«ng trùc tiÕp qu¶n lý s¶n xuÊt. S¶n phÈm chÝnh cña c«ng ty lµ sø vÖ sinh, c¸c ®å sø, thuû tinh cao cÊp nh­ b×nh hoa, ®å trang trÝ Qua c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty, chóng ta cã thÓ thÊy r»ng bé phËn qu¶n lý chÊt l­îng rÊt ®­îc coi träng. Trªn thùc tÕ, c«ng ty còng kh«ng cã c¸c v¨n b¶n mang tÝnh chÝnh thøc cña ho¹t ®éng ph©n tÝch c«ng viÖc. Nh÷ng lo¹i v¨n b¶n cña ho¹t ®éng nµy chñ yÕu ®­îc x©y dùng bëi ban ISO chÊt l­îng. §èi víi c¸n bé qu¶n lý hay nh©n viªn v¨n phßng nh­ kÕ to¸n, phiªn dÞch th× c¸n bé phßng qu¶n lý nh©n sù kÕt hîp víi c¸n bé qu¶n lý trùc tiÕp x©y dùng chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ yªu cÇu c«ng viÖc sau ®ã tr×nh lªn gi¸m ®èc kÝ duyÖt. ThÕ nh­ng v¨n b¶n nµy th­êng kh«ng ®­îc ph¸t ®Õn tËn tay nh©n viªn hay chuyÓn xuèng c¸c phßng ban mµ do c¸n bé qu¶n lý trùc tiÕp lµ c¸c tr­ëng phßng ®Ó triÓn khai thùc hiÖn. §èi víi bé phËn s¶n xuÊt, c«ng nh©n s¶n xuÊt lµm viÖc theo d©y truyÒn d­íi sù qu¶n lý trùc tiÕp cña c¸c ®èc c«ng.Theo kÕt qu¶ ®iÒu tra cña chóng em, c«ng nh©n chñ yÕu nhËn nhiÖm vô tõ ®èc c«ng, hä kh«ng hiÓu biÕt nhiÒu vÒ nh÷ng ho¹t ®éng mang tÝnh vÜ m« cña c«ng ty. §èi víi bé phËn s¶n xuÊt, c«ng ty x©y dùng quy tr×nh s¶n xuÊt theo ho¹ch ®inh ISO chÊt l­îng. ChÝnh v× vËy, chóng em ®· t×m hiÓu hÖ thèng ISO cña c«ng ty. Mét c¸ch tæng qu¸t, tµi liÖu do ban ISO x©y dùng gåm 4 tÇng tµi liÖu sau: Hồ sơ Hướng dẫn Các thủ tục sổ tay Cuèn sæ tay chÊt l­îng ®­îc ph¸t cho tõng ®èc c«ng trùc tiÕp qu¶n lý s¶n xuÊt ë c¸c bé phËn. Hä ®èi chiÕu, hiÓu ®­îc môc tiªu chiÕn l­îc vÒ qu¶n lý chÊt l­îng cña toµn c«ng ty còng nh­ c¸c thñ tôc, h­íng dÉn, hå s¬ ®Ó tõ ®ã qu¶n lý s¶n xuÊt ®­îc nhÞp nhµng, tr¸nh sai lçi. Néi dung cña c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh hay h­íng dÉn ®· bao hµm c¶ tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc. Tõ ®ã bé phËn qu¶n lý trùc tiÕp cã thÓ ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c nh©n viªn bé phËn m×nh. Phßng qn¶n lý nh©n sù chØ quan t©m ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ng­êi lao ®éng vÒ: ¨n uèng, nghØ ng¬i,chø kh«ng cã tr¸ch nhiÖm x©y dùng nªn c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cho ng­êi lao ®éng. Phßng qu¶n trÞ nh©n sù ®ãng vai trß quan s¸t vµ m« t¶ c«ng viÖc cña nh÷ng c¸n bé qu¶n lý, ®ãn tiÕp kh¸ch ®Õn giao dÞch Tøc lµ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn s¶n xuÊt th× hä kh«ng ph¶i lµ ng­êi phèi hîp víi bé phËn kü thuËt x©y dùng nªn quy tr×nh hay yªu cÇu thùc hiÖn. C«ng ty cã mét ban ISO riªng, ban nµy ho¹t ®éng mét c¸ch ®éc lËp vµ rÊt ®­îc coi träng: ban ISO trong s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc ®­îc t¸ch riªng vµ lµ cÇu nèi gi÷a ban gi¸m ®èc víi bé phËn s¶n xuÊt. C¸c thµnh viªn cña ban ISO gåm c¸c chuyªn gia kÜ thuËt ViÖt Nam, cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra quy tr×nh c«ng nghÖ, tiÕp thu c«ng nghÖ míi tõ chuyªn gia NhËt B¶n khi cã thay ®æi còng nh­ tiÕp nhËn ý kiÕn ph¶n håi tõ ®èc c«ng. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn mét môc tiªu chÊt l­îng nµo ®ã, c¸c ®èc c«ng qu¶n lý qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nÕu ph¸t hiÖn cã sù thay ®æi hay cÇn söa ®æi, bæ sung hä sÏ viÕt thªm vµo hå s¬ chÊt l­îng, råi th«ng qua tr­ëng ban ISO kÝ duyÖt. Th­êng sau mçi ngµy lµm viÖc, c¸c ®èc c«ng sÏ häp víi ban chØ ®¹o ISO ®Ó ®Ò xuÊt nh÷ng bÊt th­êng trong c«ng viÖc ngµy h«m ®ã råi ®­a ra h­íng gi¶i ph¸p cho bé phËn m×nh. Mét ®iÓm míi trong qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty ®ã lµ viÖc ph¸t thÎ tói tíi tËn tay mçi nh©n viªn khi cã kÕ ho¹ch chÊt l­îng míi. ThÎ tói: Ph¸t ®Õn tËn tay tõng nh©n viªn, c«ng nh©n trong c«ng ty. Hµng n¨m thËm chÝ lµ hµng quý, khi tiÕp nhËn môc tiªu chÊt l­îng míi, gi¸m ®èc sÏ häp vµ triÓn khai ®Õn tõng bé phËn tiÕn hµnh ph¸t thÎ tói cho nh©n viªn. Néi dung cña thÎ tói bao gåm môc tiªu, chiÕn l­îc chÊt l­îng (phÇn nµy cã s½n do ban ISO ®iÒn); ngoµi ra, môc tiªu phßng do tr­ëng phßng triÓn khai tõ ho¹ch ®Þnh ISO vµ ®iÒn; Môc tiªu bé phËn do tr­ëng c¸c bé phËn ®iÒn; môc tiªu c¸ nh©n sÏ do qu¶n lý trùc tiÕp h­íng dÉn ng­êi lao ®éng tù ®iÒn sao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña hä ®¶m b¶o khíp víi môc tiªu chÊt l­îng mµ c«ng ty còng nh­ bé phËn ®· ®Ò ra. Víi viÖc ph¸t thÎ tói nh­ vËy, c«ng nh©n s¶n xuÊt sÏ trùc tiÕp tiÕp nhËn nhiÖm vô còng nh­ hiÓu ®­îc yªu cÇu vµ tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc, tõ ®ã gióp hä cã ý thøc còng nh­ cã sù cè g¾ng trong hoµn thµnh c«ng viÖc cña m×nh. KÕt qña kh¶o s¸t: Sè l­îng ng­êi lµm ngay ®­îc c«ng viÖc chØ chiÕm 21,4% cßn phÇn nhiÒu lµ ph¶i chê cÊp trªn giao viÖc (42,9%). ViÖc ®¸nh gi¸ do c¸c tiªu chuÈn cÊp trªn x©y dùng chiÕm 66,7%, nh­ng nh­ng tiªu chuÈn kh«ng ®­îc c«ng khai. §iÒu nµy lµ rÊt khíp víi viÖc c¸c c«ng nh©n cña c«ng ty kh«ng hiÓu nhiÒu vÒ c«ng ty vµ rÊt xa c¸ch víi ®éi ngò qu¶n lý. Cã lÏ ®©y lµ ®Æc ®iÓm chung cña c¸c c«ng ty liªn doanh t¹i ViÖt Nam. C«ng ty thùc hiÖn tr¶ l­¬ng theo c«ng viÖc lµ chñ yÕu (50%). ChØ cã 15,38% sè ng­êi cho r»ng viÖc tr¶ l­¬ng cña c«ng ty lµ kh«ng tho¶ ®¸ng, cßn l¹i ®Òu cho r¨ng viÖc tr¶ l­¬ng lµ tháa ®¸ng vµ rÊt tho¶ ®¸ng. Trong khi ®ã cã 26,7% sè ng­êi cho r»ng viÖc ®¸nh gi¸ cña c«ng ty lµ kh«ng chÝnh x¸c, 100% sè ng­êi cho r»ng viÖc m« t¶ chi tiÕt vÒ nhiÖm vô, tiªu chuÈn c«ng viÖc lµ rÊt cÇn thiÕt, gióp cho viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc ®­îc dÔ dµng h¬n. ViÖc ®µo t¹o cña c«ng ty chñ yÕu do ®ßi hái tõ yªu cÇu c«ng viÖc (55%). §iÒu nµy lµ phï hîp víi mét c«ng ty s¶n xuÊt s¶n phÈm cã tÝnh c¹nh tranh cao vµ lu«n thay ®æi mÉu m· nh­ INAX. Mét sè nhËn xÐt: §iÓm míi vµ ®¸ng häc hái ë c«ng ty liªn doanh còng nh­ c¸c c«ng ty 100% vèn n­íc ngoµi lµ hä lu«n chó t©m phÇn tù ph¸t triÓn cña c¸ nh©n ng­êi lao ®éng. Qua t×m hiÓu, nhãm nghiªn cøu nhËn thÊy, thÎ tói cña c«ng ty ph¸t cho c«ng nh©n viªn tá ra rÊt hiÖu qu¶. ThÎ tói còng gÇn gièng nh­ cuèn sæ tay chÊt l­îng, nh­ng nã cô thÓ h¬n. Th«ng qua c«ng cô nµy, c«ng ty sÏ gióp cho nh©n viªn hiÓu râ c«ng viÖc còng nh­ chÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty. Qua ®ã hä còng cã c¬ héi t×m hiÓu vµ tù ®Ò ra môc tiªu cho bé phËn còng nh­ cña chÝnh b¶n th©n m×nh, g¾n kÕt mçi c¸ nh©n víi chÝnh c«ng viÖc mµ hä thùc hiÖn. MÆt n÷a, sù trao ®æi th«ng tin ph¶n håi gi÷a bé phËn ®èc c«ng vµ ban ISO rÊt th­êng xuyªn còng gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt linh ®éng, dÔ kh¾c phôc nh÷ng thay ®æi bÊt th­êng vµ n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña bé phËn qu¶n lý trùc tiÕp t¹i n¬i s¶n xuÊt. Tuy v©þ, chóng ta còng cÇn quan t©m ®Õn c¸ch thøc qu¶n lý mµ c«ng ty ¸p dông: Hµng n¨m, c«ng ty xÐt t¨ng l­¬ng dùa trªn viÖc ph©n lo¹i nh©n viªn theo ABC th«ng qua c¸c chØ tiªu mµ phßng nh©n sù kÕt hîp víi bé phËn kÜ thuËt x©y dùng nªn. ThÕ nh­ng c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ l¹i kh«ng ®­îc c«ng khai th«ng b¸o ®Ó cho ng­êi lao ®éng phÊn ®Êu, g©y sù nghi ngê cho ng­êi lao ®éng, tõ ®ã møc ®é g¾n kÕt cña c¸c thµnh viªn víi c«ng ty lµ rÊt Ýt, thËm chÝ kh«ng cã. H¬n n÷a, viÖc xÐt l­¬ng cho c¸c chuyªn gia n­íc ngoµi víi bé phËn qu¶n lý ng­êi ViÖt Nam chªnh lÖch qu¸ lín còng lµ ®iÒu mµ chóng ta cÇn quan t©m. Nh­ vËy, cã rÊt nhiÒu ®iÒu chóng ta häc hái ®­îc qua viÖc më cöa héi nhËp, thÕ nh­ng chóng ta cÇn ph¶i häc hái cã chän läc. Dưới đây là bảng tổng kết phần điều tra phỏng vấn của nhóm nghiên cứu: Khi được điều tra phỏng vấn theo mẫu câu hỏi về “công ty có sử dụng bản phân tích công việc” thì thực tế nhận được trả lời về việc sử dụng như sau ( theo sự hiểu biết của người được phỏng vấn): Khi được giải thích rõ ràng về thế nào là bản phân tích công việc và mục đích sử dụng thì nhóm nghiên cứu thu được kết quả như sau:(theo sự hiểu biết của người được phỏng vấn) Tổng kết và một số kiến nghị: Trên đây chúng em đã trình bày về phân tích công việc là công cụ cơ bản để quản lý nguồn nhân lực và công tác điều tra tình hình sử dụng bản phân tích công việc ở một số loại hình công ty tại Việt Nam. Theo tìm hiểu giữa các công ty chúng em xin đưa ra một vài nhận xét. Thực tế, giữa lý thuyết được học và thực tế có những sự khác biệt nhất định. Như chúng ta đã biết, công tác quản lý nguồn nhân sự trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và với sự hội nhập kinh tế quốc tế mới được chú ý tại Việt Nam. Cũng bởi lý do như vậy, mặc dù về thực tế trong mỗi doanh nghiệp hoạt động quản trị nhân sự là hoạt động diễn ra hàng ngày, nhưng để đi vào chính thức hóa thì ngay cả đến bây giờ vẫn chưa có tại hầu hết các công ty nhà nước. Đối với các công nước ngoài lại khác, công tác quản trị nhân sự được xây dựng như một hệ thống chính, tương tự như quản trị các nguồn lực khác. Theo điều tra thì tại các công ty nước ngoài, họ sử dụng bản phân tích công việc bài bản và có hệ thống. Công tác quản trị nhân sự cũng được thực hiện hệ thống, và không khác nhiều so với chúng em đã học. Trong khi đó, tình hình sử dụng phân tích công việc ở Việt Nam lại rất sơ sài, có sử dụng bản phân tích công việc nhưng dưới những cái tên và hình thức khác, và nói chung cũng chưa phát huy hết hiệu quả của công tác này. Lý do như thế cũng bởi tại Việt Nam còn thiếu những đội ngũ cán bộ chuyên trách nhân sự được đào tạo, cũng thiếu cả một hệ thống về quản trị nhân sự. Một số kiến nghị: PTCV là công cụ cơ bản, là nền tảng của việc quản lý nhân sự. Việc xây dựng các văn bản mô tả công việc, bảng yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc, bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc có chất lượng tốt có ý nghĩa quan trọng trong quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.Tuy vậy, việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức cũng rất quan trọng và là quá trình liên tục bởi vì chúng thường xuyên được cập nhập.Việc truyền đạt có thể bắt đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển và xây dựng các văn bản PTCV. Có thể đưa thông tin PTCV đến nhân viên thông qua sổ tay nhân viên, bảng thông báo, chương trình định hướng..Sẽ không hiệu quả nếu cán bộ quản lý NNL hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với việc xây dựng và truyền đạt các tài liệu công việc mà các trưởng phòng,bộ phận sẽ sử dụng chúng như là công cụ để quản lý công nhân của họ và họ sẽ truyền đạt thông tin chi tiết, cụ thể đến từng nhân viên. Với hoạt động PTCV, tổ chức phải bỏ ra một khoảng chi phí không nhỏ, do vậy cần tập trung chủ yếu các công việc ổn định, các công việc mới xuất hiện do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật,các công việc được chuẩn hóa... Việc xây dựng các văn bản PTCV có thể thuê tư vấn, chuyên giavà xây dựng cần rõ ràng để khi áp dụng tránh xu hướng bình quân không thấy rõ khoảng cách khác biệt, thiên vị. Sau khi PTCV, các doanh nghiệp cần sử dụng kết quả này vào từng hoạt động quản lý nhân sự bởi nó sẽ đảm bảo tính xác thực, tính công bằng trong tổ chức.Các tổ chức cần phát huy tính hiệu quả của công bằng trong tổ chức.Các tổ chức cần phát huy tính hiệu quả của công cụ này nhiều hơn nữa bằng việc sử dụng rộng rãi và thường xuyên hơn. 1 Nh©n viªn . X©y dùng ®Þnh møc . C«ng t¸c kho¸n 1 Nh©n viªn . Thèng kª nh©n sù . QuyÕt to¸n BHXH Tr­ëng phßng 1Phã phßng .ChÕ ®é tiÒn l­¬ng .ChÕ ®é b¶o hiÓm XH Phụ lục 1 : sơ đồ phòng tổ chức lao động cán bộ công ty cầu 12 Phụ lục 2: Bảng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc của văn phòng đại diện- công ty ADIDAS: JOB DESCRIPTION A B C D E F BASIC DATA Employee Position Family Name: Hoang First Name: LAN Production Manager Department: APV operation team In this job since: July’2003 Last Annual review: GOOD Supervisor First Name: Kur Family Name: Wojceich Department: Lo Vietnam Job Title: Operation Manager Evaluation: Half year Annual In this job since: July, 2000 DUTIES AND RESPONSIBILITIES EVALUATION ( for all employees) Essential duties and responsibilities Evaluation Comments TOP GOOD FAIR BELOW EXPEC-TATION 4 3 2 1 1SThalf 2nd haft Year Year 1 Quality: Ensures all production meets adidas quality standard Implemént all process control and procedures Works with factories to improve quality and manufacturing efficiencies Encourages investment in mordern manufacturing machinery and techniqueus Lan has done a good job at maintaining the standard of quality. He has worked hard at trying to revamp the QIP system so that it is more about in process quality integration rather than just final inspection However, this 1st hafl year, there were several incidents where people (visitors from HQs, mgmt and other) have felt the quality in APV is just ‘okay’. For the level of product that they produce, we should be insisting on a higher level ì LAN and his team work on Kaizen projects that help to address the problem areas. 4 2 Delivery Ensures adidas delivery objectives are met Works closely with development, commercialization and technical departments to ensure on tim production start of new models LAN has to closely worked & involved with the dev/comm of the new projects. However, this has created a little tension at times due to the fact that LAN just needs to be aware of this. 4 3 Personnel Manages all direct reports. Assists in establishing career paths for key individuals Ensure all direct reports are fully trained in adidas procedures LAN has more improve on the ability to train his staff to be independent, which allows him to take on more responsibilities & always fully suppost his direct reports as a manager and/or leader 3.5 4 SOE: .. LAN has been successful at working with the factory SOE team to implement the local labour laws & adidas standards requirement .. 4 5 Factory Relations: Educates suppliers with adidas business neeeds and objectives, maintain a positive factory relationship via day to day communication and positive participation. Lan has good relationships with the factory and some of our local suppliers .. 3.5 6 7 Total achieved POSITION PROFILE A B C D E F COMPETENCIES EVALUATION(for all employees) Please evaluate the employee’s competencies against the competencies described in the POSITION PROFILE. if no POSITION PROFILE has been developed yet, please describe the most important 5 to 8 competencies for this position by using the overview of the competencies listed in the enclosed inlay. Please contact also your responsible HR- Manager Job Title Assistant Production Manager Positon D Essential Competencies C/I* Evaluation Comments TOP GOOD FAIR BELOW EXPEC-TATION 9 1 0 4 3 2 1 1 1 1 2 1 3 1ST half 2nd half 1 4 year year 1 5 11 composure C More share the tasks/ pressure workloads with team 3 1 6 16 Timely decision making .. C Quick decision 4 1 7 19 Developing direct reports: . C More improve on developing direct reports 3 1 8 20 Directing others: . C Need to improve & learn more in this area 3 1 9 24 Functional/ technical skills: C Good job 4 2 0 29 Integrity and trust: .. C Can keep confidence & admit mistakes 2 1 50 Priority setting: . C Well done 3.5 2 2 51 Problem solving: .. C Well done 3.5 2 3 52 Process Management: .. I More improve & training needs in this area 3 2 4 61 Technical learning: . I Qick learner 3.5 .. . .. Total achieved . .. OVERALL EVALUATION A B C D E F 1 2 OVERALL PERFORMANCE EVALUATION(for all employees) 3 4 Base on the above information, what is the evaluation of the performance for the period under review? 5 6 Supervisor’s Comments/ Special achievements 7 LAN was a huge support to his manager, LAN has a potential and likes to be challenged constantly. He is constantly looking for ways to improve both professionally and personally OBJECTIVE SETTING A B C D E 1 2 OBJECTIVES EVALUATION FOR CURRENT YEAR (Mandatory for bonus scheme) 3 4 Objective Relative Weight %(A) TOP GOOD FAIR BELOW EXPEC- TATION Comments 5 6 4 3 2 1 7 8 1st half 2nd half 9 year year 1 0 Successfully Implement HPWT: .. .. 10% 10% Over last year, LAN has managed a more independent compared to other team. 1 1 Improve Delivery Execution: . . 25% 25% LAN wasn’t able to improve MDP/OCP & SDP of APV by 15% versus last result (overall 65%).. 1 2 Increase Quality and Efficiency: .. 25% 20% LAN was not able to achieve all of this objective, however, he did work on most of the section. 1 3 New Facilities: 25% 25% No issue here 1 4 SOE: 15% 15% .. . 1 5 Total Achieved 100% 90% A B C D E 1 2 DEVELOPMENT PLAN FOR NEXT YEAR (For all employees) 3 4 In order to improve the employee’s job-related skill or competencies, it is necessary to iden-tify a development plan for next year. Please identify the development expectations and thee specific development actions recommend. Consult with your HR-Manager. 5 6 Expectations Specific Development Action Recommended 7 8 CAREER POTENTIAL (for all employees) . .. 2 0 COMMENTS AND SIGNATURES q