Đề tài Phân tích qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH - Xuất nhập khẩu - Đầu tư và xây dựng Gia Thăng

y ít gặp rủi ro và chủ yếu quan tâm đến: giá cước phí, ngày tàu đi, đến, cảng đi, đến và công ty thường giao dịch với điều kiện cơ sở giao hàng là:CIF, CFR.. nên không phải thuê tàu nhưng bên cạnh đó công ty cũng ràng buộc vơí đối tác bằng việc mua bảo hiểm loại A để đảm bảo hàng đến an toàn. f.Các thông tin có liên quan khác: Bên cạnh các thông tin trên,tình hình thiên tai làm mất mùa,xảy ra chiến tranh,bạo động hay có đình công làm ngưng trệ sản xuất,tình hình lạm phát trong nước họă khủng hoảng kinh tế trong khu vực có ảnh hưởng gì đến việc kinh doanh của bên đối tác hay không cũng là những thông tin rất cần thiết đối với nhà đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương. Biện pháp thu thập thông tin mà công ty sử dụng : Nghiên cưú tại bàn :chủ yếu dựa vào các tài liệu thu thập được như các loại tạp chí kinh tế,sách chuyên khảo. Nghiên cứu tại chỗ: tham quan các cửa hàng kinh doanh mặt hàng mình quan tâm,phỏng vấn trực tiếp các cá nhân,qua điện thoại,hoặc bằng thư từ thăm dò để lấy thông tin cần thiết,tham gia hội chợ,triển lãm. Ngoài ra việc nghiên cứu lấy thông tin còn qua Internet,các trang web của Bộ Thương Mại,Bộ Tài Chính,và một số biện pháp khác. 2.Lập phương án kinh doanh: Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của công ty nhằm đạt đến mục tiêu và kết quả xác định trong kinh doanh. Qua những thông tin đã nghiên cứu được công ty tiến hành: Đánh giá tình hình thị trường Lựa chọn mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả. Lựa chọn phương thức giao dịch, thị trường và khách hàng giao dịch. Dự trù chi phí và sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh doanh. II.Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty Gia Thăng: 1.Các hình thức đàm phán: a.Đàm phán qua thư tín(Fax,Email): Đây là hình thức mà qua thư từ gởi bằng bưu điện, fax, email người mua và người bán đàm phán thỏa thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng. Hình thức này vừa ít tốn kém mà người viết thư lại có thời gian và điều kiện để cân nhắc, tham khảo ý kiến của nhiều người khác trước khi gởi đi, bên cạnh đó cùng lúc người viết có thể gởi thư giao dịch đàm phán với nhiều đối tác khác nhau. Nhưng thời gian đàm phán kéo dài, có thể qua nhiều lần viết thư mới đạt kết quả cuối cùng. b.Đàm phán bằng điện thoại: Đây là hình thức ngừơi bán và người mua giao dịch đàm phán với nhau qua đường dây điện thoại quốc tế. Hình thức này công ty ít sử dụng vì vừa tốn kém, trao đổi lại không hết ý. Thêm vào đó lại không có gì làm bằng chứng cho sự thỏa thuận giữa hai bên vì chỉ là trao đổi miệng. Công ty chỉ sử dựng khi thật sự cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong trường hợp đã thỏa thuận xong chỉ còn chờ xác nhận họăc xác nhận một vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng. c.Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: Đàm phán tại nước xuất khẩu: Đoàn đàm phán của công ty thường là giám đốc, trưởng phòng nhập khẩu trực tiếp đi khảo sát và đàm phán với khách hàng ở nước ngoài. Thông thường,đoàn đàm phán của công ty ra nước ngoài khi có hội chợ, triển lãm diễn ra. Đây là nơi hội tụ những sản phẩm mới lạ, độc đáo mà lại đa dạng, đồng thời đối tác để công ty tiến hành đàm phán cũng là người đáng tin cậy để công ty tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. Nói chung hình thức này rất có ưu điểm nhưng chi phí bỏ ra để thực hiện những cuộc thương lượng, đàm phán và ra nước ngoài rất tốn kém. Đàm phán tại nước nhập khẩu: Trước đây hình thức đàm phán này diễn ra rất ít và với các Công ty nhỏ thì hầu như không xảy ra. Tuy nhiên với trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển hiện nay, các đường bay được mở rộng, đồng thời một số tiện ích trong công nghệ chế tạo máy bay đã làm cước phí giảm đi một cách đáng kể. Và nhờ đó việc lại giữa các bên mua bán diễn ra thường xuyên, thuận tiện hơn rất nhiều. Nội dung cuả cuộc đàm phán cũng là để thỏa thuận những điều khoản, điều kiện tốt nhất khi quy vào hợp đồng. Tuy nhiên giá cả là một yếu tố quan trọng được đề cập trong quá trình đàm phán do đó công ty luôn chuẩn bị các phương án giá cả trước khi tiến hành đàm phán để kịp thời thỏa thuận giá cả một cách hợp lý với đối tác. 2.Giao dịch, đàm phán với đối tác: Sau khi tìm kiếm thông tin, xác định thị trường công ty tiến hành giao dịch. Phương tiện chuyển tải thư tín thương mại với mục đích giao dịch tuy có khác nhau, cụ thể bằng fax hay email nhưng cơ bản vẫn là: thư hỏi hàng, đơn đặt hàng, thư trả giá, thư chấp nhận.. Nội dung thư hỏi hàng vẫn giống như bức thư tín thông thường, mở đấu là giới thiệu về công ty, về hàng hóa mình quan tâm với quy cách, phẩm chất mong muốn, sau đó đề nghị người bán cung cấp catalogue hay mẫu để tham khảo và xuyên suốt là các thông tin để người bán phát giá cho sát, tránh phải giao dịch nhiều lần: nếu công ty mua hàng kèm theo điều kiện thương mại thì giá là bao nhiêu? Thời gian giao hàng tốt nhất là khi nào? và lượng đăït tối thiểu là bao nhiêu? Sau khi nghiên cứu các thư chào hàng hoặc mẫu hàng do người bán gởi tới hoặc sau khi tìm hiểu năng lực cung cấp hàng hóa của người bán nước ngoài, công ty lập đơn đặt hàng nhằm đề nghị bán hàng hoặc sản xuất hàng giao cho mình. Đồng thời nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về chất lượng bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, phương thức vận chuyển hàng hóa và mong muốn người bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình. Khi bên bán nhận được đơn đặt hàng mà họ không hoàn toàn chấp nhận và đưa ramột đề nghị mới.Nếu công ty đã chấp thuận các điều kiện thì sẽ viết thư chấp nhận thông báo là đã gởi phiếu xác nhận mua hàng và đơn đặt hàng cho bên bán bằng fax, đồng thời báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. 3.Kí kết hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các bên mua, bán ở các nước khác nhau, trong đó qui định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến háng hóa, quyền sở hữu hàng hóa còn bên mua phải nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Thông qua điện thoại, fax, email, sự phối hợp giữa việc giao dịch vừa đàm phán trên đã giúp Công ty đi đến thỏa thuận kí kết hợp đồng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, công ty cũng cân nhắc các điểm sau khi tiến hành kí hợp đồng: Tránh quy định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sau này. Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, người mua, trái với thông lệ quốc tế Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể suy diễn bằng nhiều cách để diễn đạt nội dung của hợp đồng.Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ hai bên thông thạo. Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Một hợp đồng ngoại thương phải có cơ sở pháp lí vững chắc và có nội dung hợp pháp.Tùy vào tính chất và giá trị của từng thương vụ mà hợp đồng phải thể hiện được các điều khoản chủ yếu và thông thường.Một hợp đồng ngoại thương thông thường có 14 điều khoản: Điều 1: Commodity: Phần mô tả hàng hóa. Điều 2: Quanlity: mô tả chất lượng hàng hóa. Điểu 3: Quantity:số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa tùy theo đơn vị tính toán. Điều 4: Price: ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng. Điều 5: Shipment: thời hạn và địa điểm giao hàng, giao hàng từng phần và chuyển tải có được phép hay không. Điều 6: Payment: phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn. Điều 7: Packing & marking: quy cách đóng gói bao bì và ghi nhãn hiệu hàng hóa Điều 8: Warranty:nội dung bảo hành hàng hóa. Điều 9: Penalty:Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng. Điều 10: Insurance:bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua và mua theo điều kiện gì? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm. Điều 11: Force majeure: nêu các sự kiện được xem là bất khả kháng không thể thực hiện hợp đồng được. Điều 12: Claim: nêu các quy định cần thực hiện trong trường hợp một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia. Điều 13: Arbitration: quy định luật và ai là người đứng ra phânxử trong trường hợp hợp đồng bị vi phạm. Điều 14: Other terms and conditions: Những điều kiện thông thường khác Trong các điều khoản từ 1 đến 6 là những điều khoản chủ yếu và không thể thiếu trong hợp đồng ngoại thương hợp pháp theo quy định của Luật thương mại. Thực tế sau khi đàm phán hai bên đã thỏa thuận và chấp nhận các điều khoản như: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và một số điều khoản khác thì công ty tiến hành soạn thảo hợp đồng.Việc soạn thảo không mất nhiều thời gian vì hợp đồng thường được đánh và lưu mẫu sẵn vào máy vi tính trước đó nên khi cần, chỉ việc chỉnh sửa lại một số điều khoản cho thích hợp với những thỏa thuận trong quá trình đàm phán. Sau đó công ty sẽ fax hợp đồng này sang cho bên đối tác để xem xét, kiểm tra, nếu chấp nhận thì họ sẽ kí và fax lại cho công ty. GIỚI THIỆU HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MŨI KHOAN TẠI CÔNG TY GIA THĂNG 1.Phần mở đầu: Tiêu đề hợp đồng: Sales Contract Số và kí hiệu hợp đồng: HW-GT/ 03 /02 /05 HW: thể hiện bên bán GT: thể hiện bên mua Thời gian kí hợp đồng: ngày 22 tháng 2 năm 2005 2.Chủ thể hợp đồng Đây là hợp đồng nhập khẩu được kí giữa bên mua là công ty Gia Thăng, địa chỉ, điện thoại, fax với số tài khoản: 65719.630.0 được mở tại ngân hàng thương mại cổ phần quân đội_ chi nhánh TPHCM với đại diện kí hợp đồng là ông Phạm Xuân Anh- chức vụ : Giám đốc.Bên bán là công ty TNHH Jiangsu Fengyu Tools, địa chỉ: Houxiang Town Danyang City, Jiangsu Province P.R China 21239; điện thoại: 0086.5116311560; fax: 0086-5118320515, số tài khoản: 01051709137 tại Bank Of China, Zhenjiang Branch; đại diện kí hợp đồng là ông He Wei- chức vụ: Trưởng phòng. 3.Phần nội dung của hợp đồng: Điều khoản tên hàng: Ở điều khoản này có sự khác biệt so với lý thuyết .Theo lý thuyết thì cả 3 điều khoản tên hàng- số lượng- giá cả được tách riêng ra nhưng trong hợp đồng này 3 điều khoản được lập thành 1 bảng và chia ra từng cột.Có 3 mặt hàng trong điều khoản này: Mũi khoan kim loại với số lượng là 544750 mũi. Mũi khoan kim loại đầu Col với số lượng là 2300 mũi. Mũi khoan bêtông với số lượng là 30000 mũi. Tổng trị giá là 51,330.43 USD, đồng tiền sử dụng trong hợp đồng là USD và giá này được tính theo giá CIF giao hàng tại cảng TPHCM, dẫn chiếu Incoterms 2000. Thông thường đồng tiền tính giá được các bên lưạ chọn như sau: Người xuất khẩu có xu hướng lựa chọn đồng tiền ổn định hoặc có chiều hướng đang tăng. Người nhập khẩu lại có xu hướng chọn đồng tiền mất giá Trên phương diện lý thuyết là như vạây nhưng xét trên thực tế kinh doanh của công ty, lượng nhập khẩu của công ty nhỏ nên việc quy định đồng tiền khác với USD là không cần thiết, bên cạnh đó USD cũng là đồng tiền mạnh dễ chuyển đổi nên không thể không dùng nó làm đồng tiền tính toán và cũng là đồng tiền thanh toán. Cụ thể ,điều khoản tên hàng của một hợp đồng nhập khẩu được ký kết tại công ty Gia Thăng như sau: DIA (MM) QUANTITY (PCS) UNIT PRICE (USD/PCS) AMOUNT (USD) 1.0-2.0 60,000 0.0287 1,722.00 2.5-4.0 213,000 0.0402 8,562.60 4.2-6.0 119,000 0.0574 6,830.60 6.5-8.0 69,500 0.0918 6,380.10 8.5-10.0 28,350 0.1722 4,881.87 10.5-12.0 17,300 0.3444 5,958.12 12.5-4.0 7,200 0.5740 4,132.80 14.5-16.0 3,400 0.8036 2,732.24 TOTAL 41,200.33 Điều khoản xuất xứ: Trung quốc Theo như lý thuyết, điều khoản này sẽ được gắn vào điều khoản tên hàng để thể hiện sự chính xác của mặt hàng hai bên cần mua bán. Nhưng ở đây lại tách ra thành một điều khoản riêng biệt. Không phải hiển nhiên điều khoản này được tách ra như vậy. Trong hợp đồng thể hiện “ Trung Quốc” rất gọn và đơn giản một mặt để đơn giản hóa hợp đồng và một mặt là để tạo uy tín cũng như độ tin cậy lẫn nhau giữa hai bên vì cơ bản Công ty và đối tác đã giao dịch với nhau nhiều nên cũng thân thiết. Tuy ở điều khoản này nới lỏng nhưng thực sự bên phần chứng từ xuất trình, Công ty đã ràng buộc với đối tác bằng C/O ( giấy chứng nhận xuất xứ) do Phòng thương mại và Công nghiệp Trung quốc cấp. Do đó, giả sử có bất cứ rủi ro nào xảy ra thì quyền Công ty vẫn được đảm bảo. Điều khoản chất lượng: Theo yêu cầu của bên mua Nói lên kích thước, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Thực tế trong quá trình đàm phán, bên bán đã gởi một số mẫu để công ty xem và lựa chọn. Nếu thấy đúng yêu cầu đặt ra thì công ty tiến hành đặt hàng theo mẫu. Tuy nhiên, ở điều khoản này thể hiện” theo yêu cầu bên mua”, bên mua yêu cầu chất lượng như thế nào? Quy cách ra sao? Tốt hơn hay xấu hơn mẫu, ở đây lại không nêu rõ. Điều này rất bất lợi cho người bán khi có tranh chấp xảy ra. Tuy nhiên có thả lỏng thì cũng có ràng buộc, ràng buộc ở chỗ giấy chứng nhận số lượng do bên bán cấp theo tiêu chuẩn nhà máy. Thực sự không ai bán hàng mà nói hàng mình không tốt, chưa đảm bảo yêu cầu. Do đó, đây cũng là một rủi ro mà người mua có thể gặp phải khi hàng giao không đúng theo yêu cầu. Điều khoản giao hàng: Khá sát với lí thuyết là quy định tương đối đầy đủ.Tất cả hàng hóa sẽ được đưa lên tàu trong vòng 30 ngày kể từ ngày mở L/C và 3 ngày sau khi giao hàng người bán phải fax cho bên mua đầy đủ chứng từ yêu cầu, có quy định cảng bốc, cảng dỡ, giao hàng 1 lần hay nhiều lần, có chuyển taỉ hay không. Nhìn chung, điều khoản này thực hiện khá tốt, khá chặt chẽ. Điều khoản thanh toán: Công ty thanh toán bằng phương thức L/C và T/T. 58% được trả bằng L/C trả ngay qua ngân hàng Bank of China, Zhenjiang Branch; địa chỉ 235 Zhongshan Road, Zhenjiang, Jiangsu Province, P.R China 212001.tài khoản số 01051709137. Hợp đồng này được thực hiện với đối tác khá quen biết nhưng với giá trị hợp đồng lớn không thể chỉ thanh toán bằng T/T hay L/C. T/T là phương thức thanh toán mà bên mua yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển trả một số tiền nhất định cho người bán ở một thời điểm nhất định. Phương thức thanh toán này tuy nhanh chóng nhưng rủi ro cho hai bên lại rất cao. Và L/C là phương thức thường áp dụng đối với khách hàng mới quen biết, uy tín với nhau chưa cao và rủi ro cho các bên lại rất thấp. Nhưng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên thì thỏa thuận cả hai phương thức là hợp lý. Phần còn lại của hợp đồng sẽ được thanh toán bằng T/T trong vòng 60 ngày sau khi nhận hàng. Đây là một thỏa thuận tương đối khôn ngoan mà Công ty đã tranh thủ được trong quá trình đàm phán. 60 ngày sau khi đã nhận hàng, khoảng thời gian tương đối dài để Công ty có thể xoay vòng vốn một cách hiệu quả. Bên cạnh đó bên bán cũng có khả năng bị thiệt hại rất nhiều. Thứ nhất, bên mua có thể từ chối thanh toán khi hàng giao không đúng yêu cầu, hoặc có thể yêu cầu người bán giảm giá hàng bán. Thứ hai, người mua có thể chiếm dụng vốn của bên bán. Việc quy định như thế này cho thấy Công ty đã có sự tin tưởng tuyệt đối của đối tác. Điều khoản ký mã hiệu(shipping mark) Là những hàng chữ,nhãn hiệu hướng dẫn cách vận chuyển và bảo quản bao bì.Ở đây không đề cập kỹ lưỡng,chỉ nêu tên người xuất khẩu và nhập khẩu theo tiêu chuẩn xuất khẩu. Điều khoản chứng từ xuất trình(documents) Bộ chứng từ thanh toán bao gồm: Hóa đơn thương mại( 3 bản chính, 2 bản sao) Chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa( 3 bản chính) Giấy chứng nhận số lượng,chất lượng do người bán cấp( 1 bản chính) Trọn bộ 3/3 vận đơn hoàn hảo có ghi:cước phí trả trước Đơn bảo hiểm 110% giá trĩ hóa đơn cho tất cả mọi rủi ro(điều kiệnA) Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng Thương mại và Công nghiệp Trung quốc cấp Điều khoản trọng tài(Arbitration) Trong kinh doanh không ai muốn phải đưa nhau ra tòa chỉ vì một sợ xâm phạm quyền lợi nhỏ do đó điều khoản trọng tài được đề cập để giải quyết mâu thuẩn hay tranh cải.Ở hợp đồng này quy định nếu có bất cứ tranh cải nào về việc mua bán giữa hai bên mà không thể thương lượng được,sẽ được phân xử theo luật trọng tài Việt nam tại phòng thương mại thành phố Hồ Chí Minh. Điều khoản chung: Đây là điều khoản cuối cùng mà bất cứ hợp đồng nào cũng có.Đó là nếu có bất cứ sự tu chỉnh,bổ sung nào vào hợp đồng phải được thực hiện bằng văn bản hay xác nhận fax bởi cả hai bên.Hợp đồng soạn thảo làm 2 bản mỗi bên giữ 1 bản. Sau tất cả là phần kết thúc bắt buộc của hợp đồng,đó là đại điện bên mua và đại diện bên bán ký tên,lúc này hợp đồng chính thức có giá trị hiệu lực. Tóm lại, qua quá trình phân tích và so sánh hợp đồng nhập khẩu thực tế tại công ty với hợp đồng lý thuyết đã học ta thấy: Về hình thức: Cách thức trình bày của hợp đồng thực tế và hợp đồng lý thuyết giống nhau như có đầy đủ chủ thể hợp đồng,có sáu điều khoản bắt buộc như:tên hàng,số lượng,chất lượng,giá cả,giao hàng,thanh toán nhưng điểm khác nhau là so với hợp đồng lý thuyết,hợp đồng thực tế ngắn gọn hơn cụ thể các điều khoản tên hàng,số lượng,giá cả được gộp chung lại thành một điều khoản lớn là tên hàng và trên lý thuyết điều khoản chứng từ được quy định trong điều khoản thanh toán chứ không phải là một điều khoản riêng biệt như trong hợp đồng thực tế. Về nội dung: Hợp đồng thực tế tương đối giống hợp đồng lý thuyết về nội dung nhưng có một số điều khoản được lược bỏ đi do không cần thiết và để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên thực hiện hợp đồng.Thêm vào đó,đa số doanh nghiệp làm ăn với nhau theo tập quán nên quy định nhiều điều khoản như hợp đồng lý thuyết được coi là rắc rối,không thể hiện sự tin cậy lẫn nhau. III.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Gia Thăng: Đây là công việc rất quan trọng và phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ những luật lệ của các quốc gia,tập quán buôn bán quốc tế cũng như thói quen quan hệ kinh doanh giữa đối tác với công ty nhằm tránh những tranh chấp có thể xảy ra nhưng đồng thời vẫn đảm bảo quyền lợi quốc gia và uy tín của công ty. Tùy vào từng điều kiện của mỗi hợp đồng mà công ty có các trình tự tổ chức thực hiện khác nhau.Vì cách thức thực hiện hợp đồng phụ thuộc vào các nhân tố như: Sự quản lý chặc chẽ của Nhà Nước:Thông thường Doanh nghiệp tìm hiểu cơ chế quản lý Xuất nhập khẩu và tùy vào mặt hàng mà thực hiện xin giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý Nhà nước,với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay,các mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu giảm dần. Phương thức và điều kiện thanh toán:D/P,D/A,L/C Điều kiện thương mại:FOB,CFR,CIF Do vậy việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng mũi khoan từ Trung Quốc về Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo trình tự như sau: Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C và thông báo cho người xuất khẩu Đôn đốc bên bán giao hàng Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm Nhận bộ hồ sơ và lệnh giao hàng Làm thủ tục Hải quan Nhận hàng 1.Xin giấy phép nhập khẩu:Việc xin giấy phép nhập khẩu căn cứ vào: Phụ lục số 02 Danh mục hàng hóa xuất khẩu,nhập khẩu Theo giấy phép của Bộ Thương Mại thời kỳ 2001-2005 Phụ lục số 03 Danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý 07 chuyên ngành và nguyên tắc quản lý (Ban hành kèm theo quyết định số :46/2001/QĐ-TTG ngày 04/04/2001 của Thủ tướng Chính phủ về xuất khẩu,nhập khẩu hàng hóa thời kỳ 2001-2005) Mặt hàng nhập khẩu trong hợp đồng này không có trong danh mục nói trên nên nó là hàng nhập khẩu tự do, do đó không cần tiến hành xin giấy phép của Bộ thương mại hay bộ quản lý chuyên ngành. 2.Mở L/C và thông báo cho người xuất khẩu: Sau khi ký hợp đồng ,theo thỏa thuận công ty tiến hành làm đơn xon mở L/C và chuẩn bị tiền ký quỹ cho ngân hàng cũng như các chi phí mở L/C. 2.1 Ký quỹ mở L/C: Ơû bất cứ Công ty nào dù lớn hay nhỏ để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn thì đa phần việc thực hiện kinh doanh đều tận dụng vốn vay của Ngân hàng. Tuy nhiên, để có thể xoay vòng vốn từ Ngân hàng đòi hỏi công ty phải có phương án kinh doanh cụ thể. Phương án kinh doanh bao gồm các nội dung chính như: Phần thu chi của phương án: Chi phí bao gồm:Chi phí mua hàng,chi phí vận chuyển và giao nhận hàng,chi phí thuế,lãi vay. Phần thu:Trước khi ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa công ty đã ký hợp đồng kinh tế với một khách hàng trong nước,trong đó thỏa thuận bên mua sẽ bao tiêu toàn bộ lô hàng mà bên bán nhập về.Do đó doanh thu dự kiến qua đó sẽ có được. Nhu cầu vốn cho phương án: Bao gồm vốn của công ty và vốn vay của ngân hàng.Trong đó 80% trị giá L/C nằm trong vốn vay của ngân hàng. Tiếp đó,công ty tiến hành mua ngoại tệ tại ngân hàng TPHCM Quân đội để ký quỹ mở L/C.Ký quỹ là hình thức lập ra tài khoản đặc biệt chỉ dành cho thanh toán một L/C đã mở và mục đích là đảm bảo an toàn thanh toán cho ngân hàng phát hành L/C.Với uy tín,mối quan hệ của công ty với ngân hàng,tính khả thi của phương án kinh doanh hàng nhập khẩu,công ty được ngân hàng giảm mức ký quỹ dưới 100% trị giá L/C.Và mức ký quỹ này sẽ được công ty đề nghị trong đơn yêu cầu mở tín dụng thư. Ở hợp đồng nhập khẩu này công ty thực hiện ký quỷ là 20% trị giá L/C. Thêm vào đó,để đủ điều kiện doanh nghiệp phải nộp tại ngân hàng các giấy tờ sau: Giấy phép thành lập công ty Giấy đăng ký kinh doanh Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp Xuất nhập khẩu do hải quan cấp. 2.2 Cách thức mở L/C: Những giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng xin mở L/C: Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa(bản sao) Yêu cầu mở tín dụng thư. Đề nghị bán ngoại tệ. Các giấy tờ khác do ngân hàng mở L/C yêu cầu Yêu cầu mở tín dụng thư: Căn cứ vào đơn này mà ngân hàng mở L/C.Mỗi một mục trong giấy đề nghị mở L/C thể hiện nội dung của hợp đồng ngoại thương đã ký kết do đó nó cũng là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp(nếu có)giữa nhà nhập khẩu với ngân hàng mở L/C.Để tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian,tốn kém nên doanh nghiệp thường cân nhắc kỹ từng nội dung trước khi đề nghị sao cho đảm bảo đúng thỏa thuận mà hai bên đã ký kết trong hợp đồng. Nội dung của đơn yêu cầu mở L/C bao gồm những điều khoản chính sau: Ngân hàng mở L/C cùng với địa chỉ(Issuing bank) Tên,địa chỉ người mở L/C Tên,địa chỉ người hưởng lợi Ngày,địa điểm hết hiệu lực L/C Điều kiện cơ sở giao hàng và loại Incoterms sử dụng Phương thức mở L/C:bằng TELEX/SWIFT hay mail(air) Trị giá L/C:phải phù hợp với đồng tiền trong hợp đồng Địa điểm và thời hạn giao hàng Giao hàng từng phần hay không từng phần Có chuyển tải hay không Mô tả hàng hóa:tên hàng,kích cỡ,chủng loại,số lượng,đơn giá,tổng giá trị,xuất xứ,đóng gói,ký mã hiệu,Thông thường mô tả bằng cách ghi như hợp đồng ngoại thương số. Chứng từ xuất trình(list of documents to be presented) Những điều khoản đặc biệt:bao gồm thời gian xuất trình chứng từ,phí bên ngoài nước do ai trả và các điều khoản khác. Phần cam kết của nhà nhập khẩu. Theo lý thuyết thì chỉ cần Ngân hàng mở và Ngân hàng thông báo kiểm tra là đu.û Tuy nhiên, trên thực tế Công ty cũng phải kiểm tra lại nội dung của L/C một lần nữa để đảm bảo Ngân hàng mở theo đúng yêu cầu của mình và tiến hành thông báo cho phía xuất khẩu biết để họ bắt đầu giao hàng. Trước khi Ngân hàng tiến hành cho chạy L/C thì bản L/C mẫu sẽ được Ngân hàng fax qua Công ty để xác nhận lại nội dung một lần nữa. Nếu thấy hợp lệ họ sẽ chuyển qua phòng thanh toán quốc tế để mở L/C và cấp cho công ty 1 bản L/C gốc. 3.Đôn đốc bên bán giao hàng: Công ty fax bản L/C mẫu cho bên bán kiểm tra lại. Nếu L/C được mở theo đúng yêu cầu thì Công ty đề nghị bên bán tiến hành giao hàng. Việc đôn đốc bên bán giao hàng rất cần thiết đối với công ty vì nếu họ chậm giao hàng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.Mặt khác,việc đôn đốc giao hàng còn nhằm giúp công ty có hàng sớm để giao cho bên đã bao tiêu lô hàng,điều này sẽ tạo uy tín cũng như sự tin cậy của khách hàng đối với công ty. 4.Thuê phương tiện vận tải: Hiện nay có 3 phương thức thuê tàu chính: Phương thức thuê tàu chợ Phương thức thuê tàu chuyến Phương thức thuê tàu định hạn Việc thuê phương tiện vận tải là trách nhiệm của người mua hay người bán phần lớn tùy thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng mà các bên lựa chọn.Ngoài ra công ty cũng hoạt động nhập khẩu theo kiểu truyền thống nên đìêu kiện cơ sở giao hàng thường là CIF,CFR do việc thuê tàu hầu như không xảy ra.Đối với hợp đồng đang phân tiách điều kiện thương mại là CIF nên công ty không phải thuê tàu và trả cước phí. 5.Mua bảo hiểm: Việc mua bảo hiểm cũng căn cứ vào điều kiện thương mại để xác định trách nhiệm thuộc về bên bán hay bên mua.Ở công ty,việc nhập khẩu theo điều kiện CIF,CFR là rất thường xuyên,nếu hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CFR thì công ty phải tự mua bảo hiểm. Trình tự mua bảo hiểm được tiến hành khi công ty yêu cầu người bán gởi thông báo chi tiết về chuyến hàng như:tên tàu,tuổi tàu,khối lượng hàng sẽ gởi,dự kiến ngày đếnCăn cứ vào nội dung thông báo đó công ty lập một văn bản gọi là”Giấy yêu càu bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển”gởi cho công ty bảo hiểm Bảo Minh.Sau khi công ty bảo hiểm chấp nhận giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa thì cấp cho người được bảo hiểm (Insurance Policy).Nó như một hợp đồng bảo hiểm đuợc ký kết giữa công ty với Bảo Minh. Nội dung bao gồm: Tên người được bảo hiểm Tên hàng hóa được bảo hiểm Loại bao bì,qui cách f9óng gói và ký mã hiệu của hàng hó cần được bảo hiểm Trọng lượng hay số lượng hàng hóa cần được bảo hiểm Tên tàu biển hay loại phương tiện vận chuyển Cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu như trong hầm hay trên boong Nơi bắt đầu vận chuyển,nơi chuyển tải và nơi cuối cùng nhận hàng hóa được bảo hiểm Ngày tháng phương tiện vận tải bắt đầu chuyển rời cảng Số vận đơn Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm Điều kiện bảo hiểm Nơi thanh toán bồi thương Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng Tên công ty bảo hiểm và chữ ký của người phụ trách. Đối với hợp đồng đang phân tích,công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF do đó việc mua bảo hiểm đã được bên bán thực hiện một cách hòan chỉnh.Tuy hàng hóa của công ty được đảm bảo an toàn ,về kho một cách thuận lợi nhưng cơ bản ,việc giúp ích tạo điều kiện phát triển một số ngành dịch vụ như vận tải,bảo hiểm trong nước ta không thực hiện được. 6.Nhận bộ chứng từ và lệnh giao hàng: Khi bộ chứng từ được gởi tới Ngân hàng TMCP Quân đội,ngân hàng sẽ thông báo bằng cách điện thoại cho công ty và yêu cầu công ty đến nhận bộ chứng từ. Ngân hàng sẽ đưa một số chứng từ mà nhà xuất khẩu đã gởi qua ngân hàng bao gồm: Trọn bộ 3/3 vận đơn gốc(Original Bill of Lading-B/L) 3 hóa đơn thương mại 3 Phiếu đóng gói hàng hóa 1 bản chính và một bản sao giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại và Công nghiệp Trung quốc cấp Giấy thông báo giao hàng có ghi đầy đủ chi tiết về chuyến hàng Các chứng từ khác có liên quan. Các chứng từ này thể hiện nghĩa vụ của nhà xuất khẩu khi thực hiện hợp đồng do đó khi nhận chứng từ công ty kiểm tra lại tính hợp lệ của bộ chứng từ.Nếu thấy hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu thông qua ngân hàng.Lúc này ngân hàng sẽ chuyển nhượng lại B/L và trao các chứng từ còn lại để công ty làm thủ tục nhận hàng. Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận thường xuyên liên lạc với hãng tàu để xem lịch trình của tàu vào cảng do thuyền trưởng gởi đến. Khi tàu đến cảng, đại lý hãng tàu sẽ gởi thông báo tàu đến( Notice of Arrival) hoặc thông báo nhận hàng( Notice of Delivery) đến Công ty, nhân viên giao nhận sẽ cầm B/L, giấy giới thiệu của Công ty và thông báo này đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng( Delivery Order). Sau khi nhân viên Công ty đóng lệ phí cho hãng tàu, hãng tàu sẽ cấp 3 D/O. 7.Làm thủ tục hải quan: 7.1 Khai báo và nộp tờ khai hải quan: Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan:Theo điều 18 của Luật hải quan hàng hóa nhập khẩu được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.Nhân viên giao nhận thực hiện chi tiết tờ khai và phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu sau khi nhận được lệnh giao hàng,đồng thời kèm thêm một số chứng từ phải nộp để tiến hành lập hồ sơ kê khai hải quan. Giới thiệu tờ khai hàng hóa nhập khẩu: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được in chữ đậm trên 2 mặt khổ giấy A4,nền màu xanh lá cây nhạt,có in chữ”NK” màu xanh đậm,chìm. Một tờ khai nhập khẩu có kết cấu bao gồm:phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế,phần dành cho kiểm tra của hải quan,phụ lục tờ khai.Trong đó phần dành cho doanh nghiệp tự kê khai có 29 tiêu thức,mỗi tiêu thức thể hiện sự chính xác và đầy đủ.Trong tờ khai đang phân tích,nhân viên công ty đề cập tới một số tiêu thức sau để đảm bảo tờ khai được hoàn chỉnh,chính xác và hợp lệ. 1.Người nhập khẩu: Mã số thuế: 0303283075 Công ty TNHH –XNK Đầu tư & xây dựng Gia Thăng 17/2A LýPhục Man,P.BÌnh Thuận,Q7,TPHCM. 2.Người xuất khẩu: Jiangsu Fengyu Tools Co.,Ltd Houxiang Town Danyang City,Jiangsu Provina P.R.China 21239 7.Hợp đồng: Số :HW-GT/03/02/2005 Ngày ký kết:22/02/2005 8.Hóa đơn thương mại: Số:HW-GT 03 Ngày:14/04/2005 9.Phương tiện vận tải: Tên tàu : Jixiang Quan Số hiệu: V.0514S Ngày đến:27/04/2005 10.Vận tải đơn: Số: PLSEHCM 054137 Ngày:15/04/2005 11.Nước xuất khẩu : CHINA 12.Cảng,địa điểm xếp hàng : SHANGHAI,CHINA 13.Cảng,địa điểm dỡ hàng : TÂN CẢNG, VIỆT NAM 14.Điều kiện giao hàng : CIF HCMC 15.Đồng tiền thanh toán : USD Tỷ giá tính thuế : 15,800 VND/USD 16.Phương thức thanh toán : L/C & TT 17.Tên hàng,quy cách phẩm chất: Mũi khoan các loại Hàng mới 100%,theo phụ lục đính kèm 23.Trị giá nguyên tệ : 51,330.43USD 25.Thuế giá trị gia tăng(GTGT) : 40.551.040 VNĐ 27.Tổng số tiền thuế & thu khác: Bằng số:40.551.040 VNĐ Bằng chữ:Bốn mươi triệu,năm trăm năm mươi mốt ngàn không trăm bốn mươi đồng. 28.Chứng từ kèm: Hợp đồng thương mại Hóa đơn thương mại Bản kê chi tiết D/O :1 bản chính C/O :1 bản chính 29.Cam đoan,ký tên: Ngày khai báo : 04/05/2005 Người khai báo : Giám đốc công ty 7.2 Bộ chứng từ kê khai hải quan: bao gồm Tờ khai hàng hóa nhập khẩu:3 bản chính, 1 bản sao. Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng:1 bản sao y. Hóa đơn thương mại:1 bản chính,2 bản sao Vận đơn đường biển:1 bản sao,nếu có ký hậu thì sao y ký hậu Bản kê chi tiết hàng hóa:1 bản chính và 2 bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa( nếu có khi hàng cần):1 bản chính. Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa:1 bản chính Lệnh giao hàng(D/O):1 bản chính Giấy giới thiệu của công ty Thêm vào đó công ty cũng xuất trình thêm một số giấy tờ sau: Giấy phép kinh doanh 7 số :1 bản chính Giấy đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu:1 bản sao y Phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan( bản này kèm trên bộ hồ sơ khai hải quan) Phiếu tiếp nhận hồ sơ( bản này dành cho người đến làm thủ tục, thu hồi lại khi giao tờ khai có đóng dấu chủ hàng). 7.3 Trình tự làm thủ tục hải quan: Sau khi bộ hồ sơ được lập hoàn chỉnh,nhân viên giao nhận tiếp tục tiến hành các công việc sau: Đăng ký tờ khai hải quan: Nhân viên công ty sẽ cầm bộ hồ sơ đến Hải quan cửa khẩu tại cảng đến để đăng ký tờ khai hải quan.Tùy cảng mà có sự phân chia khu vực giải quyết hồ sơ khác nhau.Trong hợp đồng nhập khẩu này,cảng đến là cảng thuộc khu vực 1, do đó sẽ được chi cục hải quan khu vực I tiếp nhận và giải quyết hồ sơ khai báo hải quan.Đầu tiên,hồ sơ sẽ được nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ để đăng ký,hồ sơ nếu đã đăng ký rồi sẽ không được bổ sung,tẩy xóa.Tiếp đến,hồ sơ sẽ được nhân viên giao nhận đưa đến phòng có luồng thích hợp.Tại đây nhân viên hải quan sẽ kiểmtra phần tự khai báo của doanh nghiệp xem có đúng về số hợp đồng,trọng lượng,số lượng cũng như các chứng từ khác có đầy đủ và hợp lệ không.Sau đó nhân viên hải quan sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận là đã tiếp nhận tờ khai tại nơi quy định trên tờ khai.Kế đến vào sổ đăng ký và truyền dữ liệu vào máy vi tính.Toàn bộ hồ sơ sau đó được chuyển cho bộ phận nộp thuế.Đồng thời xác định thời điểm tính thuế và số thuế tự khai báo của công ty còn vướng mắc gì không rồi ra thông báo thuế. Khi thông báo thuế được lập có nghĩa là bộ hồ sơ trên được đội đăng ký thông qua và chuyển tới đội kiểm hóa để chuẩn bị kiểm hóa. Kiểm hóa Vì hàng Công ty nhập về là hàng lẻ nên việc kiểm hóa sẽ được kiểm tra tại kho. Khi hàng về nhân viên giao nhận tách riêng hàng Công ty ra chờ nhân viên Hải quan đến kiểm hóa. Nhân viên kiểm hóa sẽ kiểm tra đại diện lô hàng về tên hàng,số lượng, trọng lượng,xuất xứ dựa trên ký mã hiệu ghi trên bao bì(đối với hợp đồng đang phân tích mặt hàng mũi khoan chỉ kiểm tra đại diện ở tỷ lệ 5% lô hàng). Nếu hàng hóa phù hợp thì hải quan sẽ ký vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng với thực tế và ghi kết quả kiểm hóa vào ô số 30 trên tờ khai rồi tính lại thuế nhập khẩu dựa trên cơ sở thực tế hàng hóa. Sau đó, hồ sơ được chuyển cho lãnh đạo đội kiểm tra thực tế hàng hóa xác nhận và đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”vào ô số 38,hoàn tất khâu kiểm hóa . Tính thuế: Việc tính thuế được nhân viên giao nhận khai báo và điền đầy đủ vào trong tờ khai hàng hóa nhập khẩu.Cách tình thuế được thực hiện như sau: Aùp mã tính thuế(phụ lục tờ khai) Thuế NK=Trị giá nguyên tệ x Tỷ giá tính thuế x Thuế suất NK Thuế GTGT=(Trị giá tính thuế NK + Tiền thuế NK) x Thuế suất GTGT Ví dụ tính thuế một mặt hàng đang phân tích: Mặt hàng mũi khoan kim loại-Phi đường kính 1mm-2mm với lượng là 60.000 cái và đơn giá là 0.0287 USD Trị giá nguyên tệ =60.000*0,0287=1,722 USD Thuế nhập khẩu=1.722*15,800*0%=27.207.600 VNĐ Thuế GTGT=27.207.600*5%=1.360.380 VNĐ Song song với việc tính thuế chính xác,hợp lý nhân viên công ty còn phải áp mã hàng, kiểm tra giá nhập khẩu hàng hóa cho đúng để tránh việc phải khai báo lại nhiều lần tốn thời gian.Bởi căn cứ vào nội dung tờ khai,nhân viên hải quan có nhiệm vụ kiểm tra lại để ra thông báo thuế và tiến hành làm thủ tục thông quan tờ khai cho lô hàng của công ty. Thời hạn nộp thuế đối với một lô hàng nhập khẩu chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế,nếu quá thời hạn mà chưa nộp thuế thì mỗi ngày công ty sẽ bị phạt 0,1% trên số thuế nộp chậm. Thanh lý tờ khai. Để hoàn tất quy trình làm thủ tục hải quan công ty phải tiến hành thanh lý tờ khai. Việc thanh lý tờ khai bao gồm: Công ty xuất trình phiếu tiếp nhận tờ khai,đóng lệ phí làm thủ tục hải quan tại bộ phận thu lệ phí làm thủ tục hải quan và được cấp biên lai thu phí. Tiếp tục đem biên lai và phiếu tiếp nhận đến bộ phận trả tờ khai chủ hàng để nhận tờ khai hải quan đã thông quan. 8.Nhận hàng: Khi tờ khai hải quan đã được thông quan,công ty bắt đầu tổ chức nhận hàng. Bộ hồ sơ hải quan gồm: giấy phép nhập khẩu( 1 bản gốc), tờ khai hải quan( 2 bản chính), B/L, packing list( 1 bản chính, 2 bản sao), hợp đồng ngoại thương(bản sao), giấy báo nhận hàng, C/O( 1 bản chính). Quy trình thực hiện: Đây là hàng lẻ nên việc nhận hàng sẽ diễn ra tại kho. Nhân viên giao nhận đến đại lý vận tải trình B/L để lấy 3 bản D/O. Đến cảng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. Sau đó cầm biên lai thu phí lưu kho cùng 3 bản: D/O, packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O (tại đây lưu 1 bản D/O). đến bộ phận kho làm 2 phiếu xuất kho( tại đây lưu 1 bản D/O). Nhân viên tiếp nhận đem 2 phiếu xuất kho đối chiếu với hàng, đồng thời thuê mướn xe cẩu hoặc bốc xếp tách riêng hàng của Công ty chờ hải quan đến kiểm tra. Tờ khai kèm kết quả hàng hóa sau khi vô sổ của đội kiểm hóa sẽ được chuyển qua đội phúc tập tính thuế. Tại đây phần tính thuế trong tờ khai được duyệt qua lần nữa sau đó nhân viên Công ty nhận lại tờ khai có dấu của chủ hàng và thông báo thuế để nhận hàng. Trình tờ khai và D/O cho hải quan giám sát kho đối chiếu sau đó nhân viên giao nhận có quyền đem hàng về. Hoàn tất khâu nhận hàng. 9.Thanh toán: Hợp đồng này thanh toán theo 2 hình thưc là L/C và TT.Khi bộ chứng từ được người bán chuyển tới Ngân hàng TMCP Quân đội,cả ngân hàng và công ty đều xem xét một cách kỹ lưỡng sự hoàn hảo và hợp lệ của nó,nếu thật sự như vậy thì thanh toán cho ngân hàng để được chuyển nhượng B/L đi nhận hàng,nếu không thì công ty sẽ trả lại bộ chứng từ cho bên xuất khẩu hoặc chấp nhận bộ chứng từ không hoàn hảo để nhận hàng. Việc thanh toán bằng T.T lại được thực hiện sau khi nhận được hàng.Công ty làm đơn xin mua ngoại tệ cùng với bộ hồ sơ gồm: Lệnh chuyển tiền:1 bản chính Hợp đồng ngoại thương:1 bản sao Tờ khai hải quan:1 bản chính Hóa đơn thương mại:1 bản sao Công ty đến ngân hàng TMCP Quân đội thanh toán T.T cho nhà xuất khẩu đối với số tiền hàng còn lại. 10.Khiếu nại: Trước khi tiến hành giao dịch,đàm phán và ký kết hợp đồng với công ty Jiangsu Fengyu Tools,công ty đã xét đến uy tín,thành ý muốn làm ăn với công ty cũng như đã nghiên cứu rất kỹ càng các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận và soạn thảo ra.Do đó,rất hiếm khi gặp phải tranh chấp gì.Thêm vào đó,ở hợp đồng nhập khẩu này phía đối tác đã thực hiện hợp đồng rất tốt,đảm bảo trách nhiệm và nghĩa vụ quy định trong hợp đồng nên việc nhận hàng cũng diển ra suôn sẻ không xảy ra bất cứ rắc rối nào dẫn đến việc khiếu nại. Trong kinh doanh cũng không bên nào muốn phải ra tòa,do vậy,dù có xảy ra sự không thỏa mãn quyền lợi của đôi bên cũng cố gắng dàn xếp với nhau bằng cách thương lượng.Điều này vừa đem đến uy tín cho công ty vừa tạo được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác. Tuy nhiên nếu gặp phải trường hợp không thể không khiếu nại công ty sẽ bảo lưu quyền khiếu nại cũng như mời nhân viên giám định,người chuyên chở đến làm chứng để có cơ sởgiải quyết một cách hợp lý và có lợi nhất. 11.Thanh lý hợp đồng: Là khâu cuối cùng của qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Côngviệc này vừa giúp công ty đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng một cách chính xác vừa là cơ sở để các bên thanh toán các khoản nợ nần với nhau. Việc thanh lý hợp đồng sẽ tiến hành khi công ty đã thanh toán tiền hàng đầy đủ cho nhà nhập khẩu .Hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng theo hình thức một bản thanh lý,vì đây là hợp đồng bình thường công ty chỉ thanh toán tiền hàng với nhà xuất khẩu mà không lập biên bản thanh lý hợp đồng theo sự chấp thuận của họ. Nhận xét chung: Tất cả các khâu trong qui trình tổ chức một hợp đồng nhập khẩu tại công ty nhìn chung được sắp xếp,thực hiện rất tốt,từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng được thực hiện khá nhanh gọn và đem lại kết quả.Cơ bản nhân viên công ty nắm rõ lý thuyết và vận dụng nghiệp vụ một cách vững vàng để theo đó ràng buộc đối tác thực hiện tốt hợp đồng. Điều khoản ràng buộc chủ yếu mà công ty áp dụng là chứng từ xuất trình thanh toán và thời gian giao hàng.Đây là điều khoản thể hiện trách nhiệm & nghĩa vụ thực hiện hợp đồng ký kết.Tuy nhiên việc lựa chọn điều kiện thương mại của công ty lại chỉ bó hẹp ở điều kiện CIF,CFR,CNF(Incoterms 1990).Việc nhập khẩu hàng hóa theo các điều kiện này tuy có hiệu quả nhưng lại là nguyên nhân kìm hãm sự phát triển đội tàu buôn cũng như dịch vụ bảo hiểm trong nước. Đồng thời bỏ lỡ cơ hội làm ăn với một số đối tác có nhu cầu xuất cho công ty theo giá FOB. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ I.Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu: Hợp đồng thực sự được thực hiện rất tốt,có hiệu quả đem lại lợi nhuận cho công ty,góp vào ngân sách nhà nước qua việc nộp thuế,tuy nhiên để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa, em xin đề nghị một số giải pháp sau: Trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi nhân viên phải vững nghiệp vụ và có kiến thức sâu rộng để có thể hoàn thành tốt công tác. Chính vì vậy, người làm công tác ngoại thương phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, biết vận dụng lý thuyết vào thực tế và tích lũy những kinh nghiệm làm vốn kiến thức nhằm hoàn thiện những vấn đề ký kết trong hợp đồng. Trong ký kết cần hạn chế tối đa việc đàm phán qua điện thoại vì hình thức đàm phán này gặp rủi ro cao nhưng nếu có thì nên xác nhận lại bằng văn bản. Tuy nhiên hình thức giao dịch, đàm phán chủ yếu của Công ty vẫn là đàm phán bằng thư từ qua fax hoặc internet. Nên quy định thêm các điều khoản về Penalty, bất khả kháng, trong hợp đồng. Đây là các điều khoản rất cần thiết làm cơ sở giải quyết tranh chấp khi có rủi ro xảy ra cũng như quy định trách nhiệm của các bên nếu không thực hiện đúng hợp đồng. Dù thanh toán bằng T/T nhanh gọn nhưng chi phí cũng như rủi ro cho Công ty rất cao do đó nên hạn chế. Hiện nay tình trạng chung của các Công ty XNK là xuất theo giá FOB, nhập theo giá CIF và ở Công ty Gia Thăng cũng vậy. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến lợi ích quốc gia cũng như kìm hãm sự phát triển của một số ngành dịch vụ vận tải và bảo hiểm trong nước. Do đó, Công ty cần nâng cao uy tín, tạo vị thế vững chắc trong thương thảo để thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng và tận dụng lợi thế quốc gia. II.Kiến nghị: Đối với Nhà nước: Thủ tục hải quan: Hiện nay Nhà nước đang thực hiện một số cải cách như là một thủ tục để gia nhập vào WTO và việc bãi bỏ hạn ngạch, giảm thuế suất thuế nhập khẩu như là một bước khởi đầu khá tốt cho điều đó, bên cạnh đó qui trình làm thủ tục hải quan cũng được rút gọn, bỏ bớt những thủ tục rườm rà không cần thiết. Tuy nhiên, công việc này chưa được tiến hành một cách đồng bộ và nghiêm túc tại các cửa khẩu để đảm bảo quyền lợi cho các chủ hàng cũng như của Nhà nước. Hoàn thiện cơ chế quản lý xuất nhập khẩu: Bên cạnh việc thực hiện tốt chính sách bãi bỏ hạn ngạch, giảm thuế suất thuế nhập khẩu nhà nước lại thường xuyên thay đổi các nghị định, nghị quyết gây ra một số hoang man, gián đoạn trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Bình ổn tỷ giá: Tỷ giá đồng Việt Nam hiện nay ngày càng tăng cao một phần là do Nhà nước có chính sách khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu. Điều này nhìn chung cũng tốt, tuy nhiên nó lại dẫn tới một số khó khăn cho doanh nghiệp mới thành lập chuyên nghiệp vụ nhập khẩu. Xuất giá CIF, nhập giá FOB: Việc thực hiện chính sách xuất nhập khẩu theo giá CIF, nhập theo giá FOB chưa được nhà nước đầu tư đúng mức. Doanh nghiệp đã thành lập lâu năm có vốn, có khả năng họat động theo chính sách Nhà nước khuyến khích, nhưng họ vẫn thực hiện một cách rất hạn chế cũng vì e dè khả năng, nghiệp vụ của các hãng tàu, đại lý bảo hiểm trong nước. Ngoài ra, Nhà nước cũng nên tạo hành lang pháp lý bảo hộ cho các doanh nghiệp trong nước đối với hành vi gian lận thương mại hoặc rủi ro cố ý trong kinh doanh. Kiến nghị đối với Công ty: Thực hiện thương mại điện tử: Nhà nước đang triển khai thực hiện thương mại điện tử trên dịên rộng với phương châm rút ngắn thời gian giao dịch, đơn giản các thủ tục rườm rà, đồng thời số hóa các hoạt động thương mại tạo đà cho tiến trình hội nhập WTO. Theo đó Công ty nên đẩy nhanh tốc độ thực hiện để họat động kinh doanh của Công ty được dễ dàng và hiệu quả hơn. Nâng cao hơn nữa trình độ cán bộ , nhân viên của Công ty: Tuy trình độ nghiệp vụ từng nhân viên rất tốt nhưng chưa sâu, chưa đồng đều. Thêm vào đó , với tiến trình hội nhập kinh tế ngày nay, nhân viên cần được đào tạo, bồi dưỡng thêm ở các lĩnh vực: thương mại điện tử, anh văn, nhằm phục vụ tốt hơn đem lại hiệu quả cho công việc hơn. Bên cạnh đó cần có chế độ tiền lương thích hợp phù hợp với trình độ khả năng làm việc của nhân viên. Nên có một số ưu đãi về vật chất, tinh thần đảm bảo cho nhân viên làm việc thoải mái, hăng hái hơn. Bổ sung bộ phận Marketing: Mỗi Công ty cần có một bộ phận Marketing chuyên biệt để dễ dàng trong công tác nghiên cứu thị trường trong nước lẫn nước ngoài. Đây là nền tảng để nắm thông tin nhạy nhất và chính xác nhất. Do đó có thể giúp Công ty đưa ra những phương hướng họat động hiệu quả với tính khả thi nhất. Mở rộng lĩnh vực họat động: Công ty chỉ nhập khẩu và bán theo hình thức bán buôn và bán sỉ, không có cửa hàng để trực tiếp bán những sản phẩm Công ty nhập về. Họat động này nếu được thực hiện sẽ tránh được một số rủi ro đồng thời gia tăng thêm vốn họat động cho Công ty.