LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của cơ chế thị trường các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình . Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá . được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị điều đương nhiên. Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình .
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :
31 trang |
Chia sẻ: maiphuongtl | Lượt xem: 1663 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lêi më ®Çu
Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, nÒn kinh tÕ thÕ giíi ®· cã nh÷ng thay ®æi trong nhËn thøc vµ t duy. Tríc yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ trêng c¸c tæ chøc còng nh c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m mäi c¬ héi vµ biÖn ph¸p ®Ó t×m kiÕm, x©y dùng nguån th«ng tin cho chÝnh m×nh... §Ó t×m kiÕm ®îc nguån th«ng tin th× viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin tèt nh»m khai th¸c tèt mäi luång th«ng tin lµ c«ng viÖc cÇn ph¶i lµm ®èi víi mçi doanh nghiÖp kinh doanh. Mét hÖ thèng th«ng tin tèt sÏ trë thµnh søc m¹nh trî gióp ®¾c lùc cho c¶ hÖ thèng trong tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh ®Ò ra.
Mét khi c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp, giao dÞch, xuÊt nhËp hµng ho¸... ®îc tin häc ho¸ th× viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ ®iÒu ®¬ng nhiªn. øng dông CNTT sÏ mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ v« cïng to lín trong mäi lÜnh vùc, nhÊt lµ trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c doanh nghiÖp hµng ®Çu thÕ giíi t¹i c¸c níc ¢u Mü ®¹t ®îc nhiÒu thµnh c«ng mét phÇn còng do kh«ng ngõng ®Çu t, c¶i tiÕn c¸c gi¶i ph¸p, c¸c s¶n phÈm phÇn cøng còng nh phÇn mÒm cho chÝnh m×nh nh»m cho phÐp n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt-kinh doanh.
ViÖc ph¸t triÓn øng dông CNTT vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña ViÖt Nam chóng ta lµ mét xu thÕ tÊt yÕu. Cã kh«ng Ýt doanh nghiÖp ViÖt Nam giê ®©y ®ang cã g¾ng øng dông c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm ®Ó tiÕn hµnh qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña chÝnh m×nh. Hoµ nhËp cïng xu thÕ ph¸t triÓn chung ®ã C«ng ty th¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 còng ®ang cè g¾ng tõng bíc tin häc ho¸, x©y dùng hÖ th«ng th«ng tin chuÈn cho chÝnh c¸c ho¹t ®éng t¸c nghiÖp cña m×nh .
Trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp t¹i c«ng ty, nhËn biÕt ®îc yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi c«ng ty, ®ång thêi víi sù ®ång ý cña thÇy gi¸o híng dÉn thùc tËp em quyÕt ®Þnh lùa chän ®Ò tµi :
Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Qu¶n Lý B¸n Hµng t¹i c«ng ty BK4
Néi dung chuyªn ®Ò thùc tËp gåm 3 ch¬ng :
Ch¬ng I : Giíi thiÖu c«ng ty Th¬ng m¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4.
Ch¬ng II : C¬ së lý thuyÕt vµ ph¬ng ph¸p luËn chung vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng.
Ch¬ng III : ThiÕt kÕ HÖ Thèng Th«ng Tin qu¶n lý b¸n hµng øng dông cho ho¹t ®éng kinh doanh t¹i c«ng ty.
PhÇn néi dung
Ch¬ng I
Giíi thiÖu vÒ c«ng ty th¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4
1.Giíi thiÖu s¬ lîc vÒ c«ng ty th¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ b¸ch khoa 4
C«ng ty Th¬ng M¹i vµ Ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4 lµ doanh nghiÖp t nh©n, ®îc Së KÕ ho¹ch ®Çu t Thµnh phè Hµ Néi cÊp giÊy phÐp thµnh lËp ngµy 16 th¸ng 04 n¨m 2001 theo quyÕt ®Þnh sè : 2894/Q§ - UB cña Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi
Tªn c«ng ty
C«ng ty th¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn c«ng nghÖ B¸ch Khoa 4
Tªn viÕt t¾t: BK4
Tªn giao dÞch
C«ngTy Th¬ng M¹i vµ Ph¸t TriÓn C«ng NghÖ B¸ch Khoa 4
Trô së c«ng ty
Sè nhµ 29-CÇu Hoµ Môc-Thanh Xu©n-Hµ Néi
Gi¸m ®èc : NguyÔn v¨n Phíc
Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh BK4 ®¨ng kÝ
Kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, ®iÒu khiÓn tù ®éng, m¸y v¨n phßng vµ c¸c thiÕt bÞ ®o lêng.
ChuyÓn giao c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc.
§¹i lý kinh doanh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö bu chÝnh viÔn th«ng.
DÞch vô söa ch÷a, b¶o dìng, b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc, th«ng tin, m¸y v¨n phßng.
§µo t¹o vµ d¹y nghÒ: KÕ to¸n, Maketing, ngo¹i ng÷, ®iÖn, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, tin häc, thiÕt bÞ v¨n phßng.
3. c¬ cÊu tæ chøc cña BK4
M« h×nh qu¶n lý cña BK4 cã d¹ng nh sau :
Ban Gi¸m §èc
Phßng
Maketing
Phßng
Hµnh ChÝnh
Phßng
KÕ Ho¹ch
Phßng
Kü ThuËt
Phßng
KÕ To¸n
C¸c phßng ban cña c«ng ty n»m ngay t¹i trô së chÝnh ®ång thêi cã mét bé phËn n»m t¹i c¸c chi nh¸nh cu¶ c«ng ty. Nh©n viªn cña c¸c phßng ban mét bé phËn cè ®Þnh n»m t¹i chi nh¸nh, bé phËn nh©n viªn cßn l¹i thêng ®îc ®iÒu ®éng qua l¹i gi÷a trô së vµ chi nh¸nh cña c«ng ty.
Th«ng qua sù ®iÒu ®éng nµy nã t¹o nªn sù g¾n kÕ chÆt chÏ qua l¹i gi÷a c¸c phßng ban còng nh gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty.
+ C¸c c¬ së chÝnh cña bk4
+ Nhµ sè : 69 Phè Väng – QuËn Hai Bµ Trng – TP Hµ Néi.
Tel: (04)6281595-0912423118.
+ Nhµ sè : 88 Vò Träng Phông_Thanh Xu©n _Hµ Néi
Tel: (04)5584097.
+ Nhµ sè :125 L¸ng H¹ - §èng §a – Hµ Néi.
Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224.
+Nhµ sè : 29 CÇu Hoµ Môc-§èng §a –Hµ Néi.
Tel: (04)5584098.
C¸c cöa hµng chi nh¸nh vµ trung t©m trùc thuéc nµy chñ yÕu thùc hiÖn viÖc kinh doanh lu chuyÓn hµng ®îc nhËp t¹i kho hµng 29 CÇu Hoµ Môc.
4. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban
4.1. ban Gi¸m ®èc c«ng ty
Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty gåm cã 4 thµnh viªn, mçi thµnh viªn ®Òu cã vai trß rÊt quan träng trong viÖc ho¹ch ®Þnh chiÕn lîc kinh doanh cña toµn c«ng ty.
C¸c thµnh viªn nµy ®Òu ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong sè vèn kinh doanh cña toµn c«ng ty.
NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc lµ :
Nghiªn cøu vµ ®Ò ra c¸c chiÕn lîc kinh doanh ng¾n h¹n vµ dµi h¹n cho c«ng ty.
Ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.
Trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c giao dÞch lín.
Thu nhËn nh÷ng ý kiÕn ®¸nh gi¸ cña cÊp díi.
4.2. Phßng KÕ ho¹ch
Tham mu cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn cña toµn c«ng ty, ph©n tÝch ®Ò xuÊt chiÕn lîc ph¸t triÓn kinh doanh vµ chiÕn lîc qu¶n lý trong tõng giai ®o¹n.
X©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh.
Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, xuÊt nhËp trang thiÕt bÞ, vËt t, hµng ho¸ t¹i trô së chÝnh cu¶ c«ng ty.
Phßng kÕ ho¹ch lu«n lµ n¬i khëi ®éng, b¾t ®Çu cña c¸c kÕ ho¹ch nghiªn cøu ®µo taä, x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p kÜ thuËt, thiÕt lËp c¸c chi nh¸nh míi.
T¹i phßng nµy c¸c chiÕn lîc kinh doanh cña BK4 trong ng¾n h¹n còng nh trong dµi h¹n ®Ò ®îc ®Ò xuÊt vµ nghiªn cøu. Nh÷ng thµnh viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµ nh©n viªn trùc thuéc c¸c bé phËn kh¸c cña c«ng ty hoÆc cã thÓ lµ nh©n viªn thuéc c¸c tæ chøc x· héi kh¸c.
4.3. Phßng kinh doanh
Do ®Æc thï cña m« h×nh kinh doanh cña c«ng ty nªn sè lîng nh©n viªn thuéc phßng nµy lµ t¬ng ®èi lín. C¸c nh©n viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµm viÖc t¹i trô së c«ng ty còng nh cã thÓ lµm viÖc t¹i c¸c chi nh¸nh. Phßng Maketing thêng ph¶i phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh sau :
LËp kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm trong mçi l« hµng cho c¸c ®¹i lý b¸n lÎ m¸y tÝnh kh¸c trong toµn bé khu vùc.
Trùc tiÕp bµn b¹c, thiÕt lËp c¸c giao dÞch ®èi víi c¸c ®èi t¸c trong vµ ngoµi khu vùc.
Cè vÊn, tham mu cïng ban gi¸m ®èc trong vÊn ®Ò kinh doanh vµ giíi thiÖu s¶n phÈm.
Hç trî, hîp t¸c cïng phßng kü thuËt trong viÖc giao dÞch, mua b¸n hµng ho¸.
Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c ®îc gi¸m ®èc giao cho …
4.4. Phßng KÕ to¸n
§Ò xuÊt, tham mu cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng: c«ng t¸c qu¶n lý, tæ chøc vµ nh©n sù; c¬ chÕ qu¶n lý kÕ to¸n, tµi chÝnh; chÕ ®é h¹ch to¸n, b¸o c¸o thèng kª; c¬ chÕ qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l¬ng cña toµn c«ng ty sao cho phï hîp víi quy ®Þnh nhµ níc.
X©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú cho trô së chÝnh còng nh t¹i c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty.
ThiÕt kÕ, x©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh, lao ®éng, tiÒn l¬ng cho c«ng ty.
Tæ chøc thùc hiÖn vµ cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n khi cã yªu cÇu.
4.5. Phßng Kü thuËt
X©y dùng, thiÕt lËp, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho c«ng ty.
Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch trong viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao chÊt lîng cña hµng ho¸ ®îc b¸n ra ngoµi thÞ trêng.
Phèi hîp víi c¸c chi nh¸nh trong viÖc triÓn khai, b¶o tr× vµ l¾p r¸p, thùc hiÖn c¸c giao dÞch.
ThiÕt lËp vµ triÓn khai hÖ thèng kü thuËt, trang thiÕt bÞ, cho c¸c trô së còng nh c¸c chi nh¸nh.
Phèi hîp víi phßng lu tr÷ vËn hµnh vµ phôc håi d÷ liÖu trong viÖc triÓn khai hÖ thèng kü thuËt cã liªn quan ®Õn sao d÷ liÖu.
Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n tæng hîp trong c«ng t¸c qu¶n lý tæ chøc nh©n sù, tiÒn l¬ng; lËp b¸o c¸o ®Þnh kú, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, c«ng cô lao ®éng, c¸c thiÕt bÞ c«ng nghÖ chuyªn dïng…
Tæ chøc qu¶n lý, b¶o tr× vµ söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc cña toµn c«ng ty.
Thùc hiÖn c¸c ch¬ng tr×nh kiÓm tra kü thuËt, ®µo t¹o c¸n bé cho c¸c chi nh¸nh.
LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ b¸o c¸o ®Þnh kú kÕt qu¶ thùc hiÖn cho Gi¸m ®èc, ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p c¶i tiÕn vÒ qu¶n lý vµ kü thuËt.
Thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô kh¸c do Gi¸m ®èc giao…
4.6. Phßng Hµnh chÝnh
Phßng hµnh chÝnh lu«n lu«n thêng trùc t¹i c«ng ty, phßng hµnh chÝnh thêng ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc sau :
Gióp ®ì kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh ®Õn c«ng ty giao dÞch bu«n b¸n hµng ho¸.
Céng t¸c, hç trî c¸c phßng ban kh¸c trong c¸c c«ng viÖc hµng ngµy.
ThiÕt lËp lÞch c«ng t¸c thêng nhËt cho c¸c nh©n viªn.
Hç trî, tham mu cïng gi¸m ®èc trong c¸c vÊn ®Ò kh¸c …
5. LÜnh vùc ho¹t ®éng hiÖn nay cña BK4
Tõ nh÷ng ®Æc thï trªn cña BK4 ta dÔ dµng nhËn ra lÜnh vùc mµ c«ng ty ®ang ho¹t ®éng còng nh môc tiªu vµ ph¬ng híng trong t¬nglai cña BK4.
C«ng ty ®ang cè g¾ng dÇn t¹o ra mét thÞ trêng trong c¸c lÜnh vùc :
Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y photocopy, c¸c thiÕt bÞ m¸y v¨n phßng víi sè lîng kh«ng h¹n chÕ.
Söa ch÷a, b¶o dìng, n©ng cÊp c¸c lo¹i m¸y tÝnh.
Cµi ®Æt, cung cÊp phÇn mÒm m¸y vi tÝnh, c¸c gi¶i ph¸p tæng thÓ vÒ m¹ng.
LËp tr×nh øng dông trong qu¶n lý, kÕ to¸n…
6. Ph¬ng híng ho¹t ®éng trong t¬ng lai
TiÕn hµnh më réng ®Çu t, mua s¾m c¸c ph¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cho c¸c c¬ së cña m×nh. Qua ®ã sÏ t¹o ®îc sù g¾n kÕt chÆt chÏ gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh còng nh gi÷a c¸c chi nh¸nh víi nhau.
Th«ng qua sù g¾n kÕt nµy c¸c phÇn cña c«ng ty sÏ dÔ dµng hç trî cho nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cña m×nh.
Më réng c¸c ®¹i lý, chi nh¸nh trªn ph¹m vi toµn quèc nhÊt lµ ®èi víi khu vùc phÝ B¾c. C¸c ®¹i lý nµy sÏ tiÕn hµnh nhËp hµng ho¸ t¹i trô së nhng sÏ ®éc lËp trong c¸c giao dÞch cña m×nh. Qua møc hµng ho¸ nhËp vµo cña m×nh c¸c chi nh¸nh sÏ thu vÒ phÇn lîi nhuËn cã ®îc th«ng qua chªnh lÖch gi÷a gi¸ mua vµ gi¸ b¸n cña hµng ho¸.
Tõng bíc thiÕt lËp mét thÞ trêng thèng nhÊt trong lÜnh vùc kinh doanh m¸y tÝnh.
7. Sù cÇn thiÕt vµ nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña phÇn mÒm qlbh
Nh ®· ph©n tÝch ë trªn, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty BK4 lµ kinh doanh bu«n b¸n hµng ho¸, thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh. VÊn ®Ò nghiªn cøu x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin, qu¶n lý lîng hµng ho¸ nhËp xuÊt, c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh lµ v« cïng quan träng. §èi víi c«ng ty BK4 hiÖn nay, viÖc x©y dùng ngay mét phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, tin häc ho¸ dÇn c¸c thao t¸c trong giao dÞch bu«n b¸n lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng nghÖ th«ng tin mang tÝnh chiÕn lîc. PhÇn mÒm ®îc x©y dùng víi môc ®Ých ®Çu tiªn lµ qu¶n lý lîng hµng nhËp xuÊt, gi¶m bít c¸c thao t¸c thñ c«ng trong ho¹t kinh doanh. Ngoµi ra phÇn mÒm cßn cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp cña c¸c lo¹i thiÕt bÞ, biÕn ®éng cña lîng hµng nhËp xuÊt, t×m kiÕm c¸c th«ng tin trî gióp, gi¶i ®¸p ý kiÕn kh¸ch hµng còng nh ngêi qu¶n lý. ViÖc sö dông phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng sÏ t¨ng kh¶ n¨ng giao dÞch cña c«ng ty víi kh¸ch hµng, ®èi t¸c, gióp c«ng ty gi¶m bít ®îc nhiÒu thao t¸c thñ c«ng, dÔ dµng trong qu¶n lý nhËp xuÊt, t×m kiÕm th«ng tin, cËp nhËp th«ng tin vÒ lîng hµng nhËp xuÊt, lîng hµng tån kho, nhµ cung cÊp vµ thêi gian xö lý ®¬n ®Æt hµng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng viÖc cña ngêi qu¶n lý lµ cËp nhËt th«ng tin c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn, qu¶n lý c¸c ®¬n ®Æt hµng, gãp ý cña kh¸ch hµng qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng mét c¸ch hiÖu qu¶, bao gåm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kh¸ch hµng, qu¶n lý nhµ cung cÊp…
§ång thêi, phÇn mÒm còng cã thÓ in ra c¸c b¸o c¸o kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c th«ng tin c¸ nh©n qua ®ã hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o c«ng ty…
C¸c chøc n¨ng chÝnh cÇn ph¶i cã cña phÇn mÒm
1. Ho¸ ®¬n nhËp xuÊt hµng ho¸:
PhÇn m«dule nµy hµng ho¸ nhËp xuÊt cña c«ng ty sÏ ®îc tiÕn hµnh nhËp sè liÖu. C«ng viÖc nµy cã thÓ tiÕn hµnh ë phßng Maketing t¹i trô së cña c«ng ty còng nh t¹i c¸c chi nh¸nh.
TÝnh tån kho hµng ho¸ theo ngµy nhËp, theo tªn hµng ho¸ theo th¸ng quý, n¨m :
Th«ng qua c¸c th«ng tin t×m kiÕm ®ù¬c nhËp vµo phÇn m«dule nµy sÏ tù ®éng tra cøu trong c¬ së d÷ liÖu nh÷ng th«ng tin phï hîp nhÊt cung cÊp cho ngêi sö dông.
3. T×m kiÕm hµng theo: m· hµng, tªn hµng, lîng nhËp xuÊt …
C¸c th«ng tin nµy sau khi ®ù¬c nhËp vµo sÏ ®îc m¸y tÝnh tù ®éng t×m vµ phÇn d÷ liÖu phï hîp sÏ ®îc ®a ra.
4. CËp nhËt kh¸ch hµng.
T¹i ®©y chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh nhËp thªm mét kh¸ch hµng míi còng nh cã thÓ chØnh söa theo ý muèn.
Lªn danh s¸ch kh¸ch hµng.
Khi chóng ta muèn lªn mét danh s¸ch kh¸ch hµng theo mét tiªu chÝ nµo ®ã th× phÇn m«dule nµy sÏ gióp t¹o ra mét b¶ng danh s¸ch kh¸ch hµng.
Lªn danh s¸ch nh©n viªn
PhÇn m«dule nµy hç trî viÖc t¹o vµ in ra mét b¶ng danh s¸ch c¸c nh©n viªn trong c¶ c«ng ty.
LËp danh s¸ch c¸c lo¹i hµng b¸n
T¹i ®©y th× danh s¸ch cña c¸c lo¹i hµng b¸n sÏ ®îc lËp vµ in ra theo mét tiªu chÝ nhÊt ®Þnh
Tra cøu t×m kiÕm kh¸ch hµng theo: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i.
In hãa ®¬n b¸n hµng, nhËp hµng
C¸c ho¸ ®¬n ®îc lËp t¹i phÇn m«dule nhËp xuÊt hµng ho¸ sÏ ®îc in ra tõ phÇ m«dule nµy.
LËp hãa ®¬n thanh to¸n
Tra cøu t×m kiÕm ho¸ ®¬n vµ xem hãa ®¬n
Tõ c¸c th«ng tin tra cøu ®îc nhËp vµo, phÇn mÒm nµy sÏ hç trî ngêi sö dông ®Ó t×m kiÕm ®îc mét th«ng tin phï hîp
Thèng kª
Ch¬ng II
Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin
Tæng quan vÒ hÖ thèng th«ng tin
Kh¸i niÖm vÒ HÖ thèng th«ng tin
HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ngêi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu …thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, lu tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®îc gäi lµ m«i trêng.
Nã ®îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ngêi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo(Inputs) cña hÖ thèng th«ng tin ®îc lÊy tõ c¸c nguån(Sources) vµ ®îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®îc lu tr÷ tõ tríc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËp vµo kho d÷ liÖu(Storage).
Mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn : bé phËn ®a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®a d÷ liÖu ra. Ta cã thÓ thÊy râ h¬n ®îc vÊn ®Ò trªn th«ng qua h×nh vÏ minh ho¹ sau :
Nguån
Thu thËp
Kho d÷ liÖu
Xö lý vµ lu gi÷
Ph©n Ph¸t
§Ých
VÝ dô 1
HÖ thèng tr¶ l¬ng truyÒn thèng thu thËp d÷ liÖu vÒ thêi gian ®· lµm viÖc, xö lý chóng cïng víi c¸c d÷ liÖu l©u bÒn ®îc ghi trªn c¸c hå s¬, t¹o ra c¸c tê sÐc tr¶ l¬ng hoÆc thùc hiÖn viÖc göi tiÒn tù ®éng vµo c¸c tµi kho¶n cña nh©n viªn ¨n l¬ng vµ chuyÓn c¸c th«ng tin vÒ kho¶n tiÒn ®ã cho ngêi ®îc lÜnh. V©y ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin.
HÖ thèng tr¶ l¬ng cã thÓ ®îc thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng hoÆc b»ng ph¬ng tiÖn m¸y mãc. §ã cã thÓ lµ ph¬ng tiÖn cha tù ®éng ho¸ hoÆc tù ®éng ho¸ hoµn toµn nh maý tÝnh bá tói vµ m¸y ch÷, hoÆc cã thÓ lµ mét m¸y tÝnh ®iÖn tö g¾ng víi mét sè ®Üa tõ vµ m¸y in laser. HÖ thèng th«ng tin nµy còng chÞu sù rµng buéc cã thÓ lµ nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a chñ vµ nh©n viªn, c¸c tho¶ thuËn vÒ thêi ®iÓm tr¶ l¬ng cho tõng nhãm c«ng nh©n.
VÝ dô 2
ViÖc ghi chÐp cña «ng chñ tÞch mét c«ng ty vÒ øng xö cña céng sù gÇn gòi, vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c cña hä vµ møc ®é tù chñ trong c«ng viÖc. ViÖc sö dông nh÷ng ghi chÐp ®ã vµo nh÷ng thêi ®iÓm ®Ò b¹t, xÐt cho tham gia vµo c¸c c«ng viÖc hoÆc xÐt t¨ng l¬ng… t¹o ra mét hÖ thèng th«ng tin. Trong trêng hîp nµy «ng chñ tÞch võa lµ ngêi sö dông th«ng tin võa lµ ngêi t¹o ra th«ng tin. Ph¬ng tiÖn sö dông chØ ®¬n gi¶n lµ mét quyÓn sæ ghi chÐp c¸ nh©n. MÆc dï vËy th× ®©y vÉn ®îc coi lµ mét hÖ thèng th«ng tin héi ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng th«ng tin.
Qua hai vÝ dô trªn ta thÊy cã hai lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin kh¸c nhau (1)HÖ thèng chÝnh thøc, (2) HÖ thèng kh«ng chÝnh thøc.
Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc thêng bao gåm mét tËp hîp c¸c quy t¾c vµ c¸c ph¬ng thøc lµm viÖc cã v¨n b¶n râ rµng hoÆc Ýt ra lµ ®îc thiÕt lËp theo truyÒn thèng . §ã lµ hÖ thèng tr¶ l¬ng nãi trªn hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng thêng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau còng nh nh÷ng hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chuÈn ®o¸n tæ chøc.
2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin t¹i trong mét tæ chøc :
Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin hay ®îc dïng trong c¸c tæ chøc. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ nã phôc vô lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i.
2. 1 ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra :
MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng thêng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c nhau nhng chóng ph©n biÖt nhau tríc hÕt bëi lo¹i ho¹t ®éng mµ nã trî gióp. Theo c¸ch nµy cã n¨m lo¹i :
HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch.
HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.
HÖ thèng trî gióp vµ ra quyÕt ®Þnh.
HÖ chuyªn gia .
HÖ thèng t¨ng cêng kh¶ n¨ng c¹nh tranh.
a. HÖ thèng xö lý giao dÞch TPS(Transaction Processing System)
HÖ thèng nµy xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tá chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ngêi cho vay hoÆc nh÷ng nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn c¸c giao dÞch ®ã . C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi c¸c ho¹t ®«ng cña tæ chøc . Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ®Õn c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh :HÖ thèng tr¶ l¬ng, lËp ®¬n ®Æt hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dâi kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng kÝ m«n häc cña sinh viªn, cho mîn s¸ch vµ tµi liÖu trong mét th viÖn, cËp nhËp tµi kho¶n ng©n hµng vµ tÝnh thuÕ ph¶i tr¶ cña nh÷ng ngêi nép thuÕ.
b. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS(Managerment information System)
Lµ hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn lîc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së dò liÖu ®îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh k× hoÆc theo yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy thêng cã tÝnh chÊt so s¸nh, chóng lµm t¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®îc dù kiÕn tríc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ liÖu hiÖn thêi cña mét c«ng ty trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷ liÖu hiÖn thêi vµ c¸c d÷ liÖu lÞch sö.
c. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS(Decision Support System)
lµ hÖ thèng ®îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh thêng ®îc m« t¶ nh mét quy tr×nh ®îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n : x¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph¬ng ¸n .
d. HÖ thèng chuyªn gia ES(expert system)
®ã lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ ngiªn cøu trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã .
e. HÖ thèng th«ng tin t¨ng cêng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA(information system for competitive advantage)
HÖ thèng lo¹i nµy ®îc sö dông nh mét trî gióp chiÕn lîc . Khi nghiªn cøu mét HÖ Thèng Th«ng Tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn m«i trêng trong ®ã nã ®îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng nã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia .
HÖ thèng th«ng tin t¨ng c¬ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ngêi sö dông lµ nh÷ng ngêi ngoµi tæ chøc, cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp, còng cã thÓ lµ tæ chøc kh¸c cña ngµnh c«ng nghiÖp… Nªó nh nh÷ng hÖ thèng ®îc x¸c ®Þnh tríc ®©y cã môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng cêng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn lîc(v× vËy cã thÓ gäi lµ HÖ Thèng Th«ng Tin chiÕn lîc). Chóng cho phÐp tæ chóc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc lîng c¹nh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp.
2. 2. Ph©n lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin t¹i c«ng ty BK4
C¸c th«ng tin trong c«ng ty BK4 ®îc ph©n chia theo cÊp qu¶n lý, ®ång thêi chóng l¹i ®îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng phôc vô. §Ó hiÓu râ thªm vÒ c¸ch ph©n chia nµy ta ®i xem xÐt b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin øng víi doanh nghiÖp BK4.
B¶ng ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty BK4:
Tµi ChÝnh chiÕn lîc
Marketing chiÕn lîc
Kinh doanh chiÕn lîc
Tµi chÝnh chiÕn thuËt
Marketing chiÕn thuËt
Kinh doanh chiÕn thuËt
HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng
Tµi chÝnh chiÕn t¸c nghiÖp
Marketing t¸c nghiÖp
Kinh doanh t¸c nghiÖp
M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin
Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ngêi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong.
3.1 M« h×nh logic
M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi cÇu hái “C¸i g×?” vµ “§Ó lµm g×?”. Nã kh«ng quan t©m tíi ph¬ng tiÖn ®îc sö dông còng nh ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®îc xö lý.
3.2 M« h×nh vËt lý ngoµi
M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®îc cña hÖ thèng nh lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ngêi vµ vÞ trÝ c«ng t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nh nh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh hoÆc bµn phÝm ®îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo?
3.4 M« h×nh vËt lý trong
M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng, tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ngêi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. Ch¼ng h¹n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng, dung lîng kho lu tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ thÓ hiÖn. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh thÕ nµo?
Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt.
4. C«ng cô m« h×nh hãa
S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô thêng dïng nhÊt ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Chóng thÓ hiÖn hai møc m« h×nh vµ hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ hÖ thèng. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p cña hai lo¹i s¬ ®å nµy.
S¬ ®å luång th«ng tin (IFD)
S¬ ®å luång th«ng tin ®îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng, tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc lu tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å.
C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin:
Xö lý:
Kho lu tr÷ d÷ liÖu
Dßng th«ng tin
§iÒu khiÓn
Lu ý:
Dßng th«ng tin vµo ra víi kho d÷ liÖu kh«ng cÇn ph¶i cã mòi tªn chØ híng.
Cã thÓ dïng thªm mét sè ký tù kh¸c nh mµn h×nh, ®Üa tõ.
S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD)
S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh s¬ ®å luång th«ng tin nhng ë trªn gãc ®é trõu tîng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c lu tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nhng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i chèn hay thêi ®iÓm vµ ®èi tîng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×.
Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD), ng«n ng÷ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD sö dông 4 lo¹i ký ph¸p c¬ b¶n: thùc thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu.
C¸c møc cña DFD
S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n, cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å khung c¶nh cßn ®îc gäi lµ s¬ ®å møc 0.
Ph©n r· s¬ ®å
§Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ngêi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å khung c¶nh, ngêi ta ph©n r· ra thµnh s¬ ®å møc 0, tiÕp sau møc 0 lµ møc 1…
Mét sè qui íc vµ qui t¾c liªn quan tíi DFD
Mçi luång d÷ liÖu ph¶i cã mét tªn, trõ luång gi÷a xö lý vµ kho d÷ liÖu
D÷ liÖu chøa trªn 2 vËt mang kh¸c nhau nhng lu«n lu«n ®i cïng nhau th× cã thÓ t¹o ra chØ mét luång duy nhÊt.
Xö lý lu«n ph¶i ®îc ®¸nh m· sè.
VÏ l¹i c¸c kho d÷ liÖu ®Ó c¸c luång d÷ liÖu kh«ng c¾t nhau.
Tªn kho xö lý ph¶i lµ mét ®éng tõ.
Xö lý buéc ph¶i thùc hiÖn mét biÕn ®æi d÷ liÖu. Luång vµo ph¶i kh¸c víi luång ra tõ mét xö lý.
§èi víi viÖc ph©n r· DFD, th«ng thêng, mét xö lý mµ logic xö lý cña nã ®îc tr×nh bµy b»ng ng«n ng÷ cã cÊu tróc chØ chiÕm mét trang giÊy th× kh«ng ph©n r· tiÕp.
Cè g¾ng chØ ®Ó tèi ®a 7 xö lý trªn mét trang DFD.
TÊt c¶ c¸c xö lý trªn mét DFD ph¶i thuéc cïng mét møc ph©n r·.
Luång vµo cña mét DFD møc cao ph¶i lµ luång vµo cña mét DFD con møc thÊp nµo ®ã. Luång ra tíi ®Ých cña mét DFD con ph¶i lµ luång ra tíi ®Ých cña mét DFD møc lín hon nµo ®ã. §©y cßn gäi lµ nguyªn t¾c c©n ®èi (Balancing) cña DFD.
S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô ®îc phÇn lín c¸c ph©n tÝch viªn sö dông víi møc ®é kh¸c nhau, cho bÊt kú qui m« dù ¸n còng nh kÝch cì cña tæ chøc nµo. Ngµy nay, mét sè c«ng cô ®îc tin häc hãa, v× vËy cã nhiÒu phÇn mÒm cho phÐp x©y dùng s¬ ®å luång d÷ liÖu cña mét hÖ thèng. Mét sè phÇn mÒm tinh tÕ h¬n cho kh¶ n¨ng t¹o ra ®ång thêi c¶ s¬ ®å luång d÷ liÖu vµ tõ ®iÓn hÖ thèng. Tuy nhiªn, c¸c c«ng cô chØ gióp c¸c nhµ ph©n tÝch t¹o nhanh h¬n c¸c s¬ ®å hoÆc mèi liªn quan gi÷a s¬ ®å vµ c¸c yÕu tè trong tõ ®iÓn, chø nã kh«ng thùc hiÖn thay c«ng viÖc cña nhµ ph©n tÝch vµ viÖc ph¸t hiÖn ra lçi trªn s¬ ®å vÉn thuéc tr¸ch nhiÖm cña nhµ ph©n tÝch.
§éng
TÜnh
VËt lý
IFD
(Information Flow Diagram)
S¬ ®å luång th«ng tin
SD
(System Dictionary)
Tõ ®iÓn hÖ thèng,
C¸c phÝch vËt lý
Logic
DFD
(Data Flow Dagram)
S¬ ®å luång d÷ liÖu
SD
(System Dictionary)
Tõ ®iÓn hÖ thèng,
C¸c phÝch vËt lý
C¸c c«ng cô ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin
II. C¸c giai ®o¹n ®Ó ph©n tÝch, thiÕt kÕ HTTT
Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp. Tuú theo kÕt qu¶ cña mét giai ®o¹n, cã thÓ (vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt) ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tríc ®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Mét sè nhiÖm vô ®îc thùc hiÖn trong suèt qu¸ tr×nh, ®ã lµ viÖc lËp kÕ ho¹ch cho giai ®o¹n tíi, kiÓm so¸t nh÷ng nhiÖm vô ®· hoµn thµnh, ®¸nh gi¸ dù ¸n vµ lËp tµi liÖu vÒ hÖ thèng vµ vÒ dù ¸n. Sau ®©y m« t¶ s¬ lîc c¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin:
Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu
LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu
Lµm râ yªu cÇu
§¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÊu
Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt
LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt
Nghiªn cøu m«i trêng cña hÖ thèng thùc t¹i
Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i
ChÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p
§¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi
Söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt
Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ logic
3. 1. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu
ThiÕt kÕ xö lý
ThiÕt kÕ c¸c dßng vµo
Hoµn chØnh tµi liÖu logic
Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic
Giai ®o¹n 4: §Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p
X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc cña tæ chøc vµ tin häc
X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p
§¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o vÒ c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p
Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi
LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi
ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn vµo/ra
ThiÕt kÕ ph¬ng thøc giao t¸c víi phÇn tin häc ho¸
ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o thiÕt kÕ vËt lý ngoµi
Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng
LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt
ThiÕt kÕ vËt lý trong
LËp tr×nh
Thö nghiÖm kiÓm tra
ChuÈn bÞ c¸c tµi liÖu cho hÖ thèng
Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c
LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt
ChuyÓn ®æi
Khai th¸c vµ b¶o tr×
III. T×m hiÓu c¸c c«ng cô ®Ó ph©n tÝch thiÕt kÕ mét hÖ thèng th«ng tin
Kh¸i niÖm chung vÒ c¬ së d÷ liÖu
C¬ së d÷ liÖu (database) lµ n¬i ta lu gi÷ th«ng tin. Cßn h¬n thÕ, ®ã lµ n¬i lu th«ng tin ®îc tæ chøc nh»m mét hay nhiÒu môc ®Ých. Chóng ta tæ chøc th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu theo c¸ch thøc cho phÐp ch¬ng tr×nh vµ tr×nh øng dông cã thÓ cung cÊp tÝnh n¨ng h÷u Ých cho ngêi dïng trùc tiÕp.
Lý do ph¶i dïng c¬ së d÷ liÖu
Cã v« sè tr×nh øng dông lu gi÷ vµ truy xuÊt lîng th«ng tin lín. TÊt nhiªn, ch¬ng tr×nh VB kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i tham dù vµo ho¹t ®éng t¬ng t¸c víi c¬ së d÷ liÖu míi chøng tá ®îc c«ng dông, nhng nh÷ng tr×nh øng dông vËn hµnh víi c¬ së d÷ liÖu l¹i cung cÊp kh«ng Ýt søc m¹nh vµ tÝnh n¨ng. §ã lµ bëi c¬ së d÷ liÖu cho phÐp chóng ta ®äc, nhËp, lu nh÷ng lîng th«ng tin cã thÓ truy xuÊt hoÆc thay ®æi thªm. Th«ng tin nµy cã c«ng dông ®a d¹ng: hiÓn thÞ, thao t¸c, b¸o c¸o, ph©n tÝch, thËm chÝ t¹o ho¸ ®¬n, ®Æt hµng…
§iÒu cèt yÕu lµ mçi khi cã mét lîng th«ng tin ®¸ng kÓ cÇn tæ chøc vµ cÊt gi÷, c¬ së d÷ liÖu lu«n lµ gi¶i ph¸p tèi u. Cã nhiÒu t×nh huèng ®ßi hái vËn dông gi¶i ph¸p VB/CSDL, vÝ dô:
T¹o tr×nh øng dông míi tõ ®Çu
KÕt nèi víi CSDL chung cã s½n
T¬ng t¸c gi÷a CSDL vµ Website giao dÞch (mua b¸n hµng) trùc tiÕp qua Internet
VÞ trÝ vµ chøc n¨ng cña CSDL còng kh¸c nhau:
CSDL ®ang lµm viÖc n»m chung m¸y víi ch¬ng tr×nh – chóng ta muèn t¹o hÖ thèng lËp danh môc ®Üa CD t¹i nhµ ch¼ng h¹n
CSDL cã thÓ thêng tró trªn m¸y phôc vô ë ®©u ®ã vµ cho phÐp truy cËp qua m¹ng côc bé – kho th«ng tin ®îc chia sÎ cho nhiÒu ngêi trog c«ng ty ch¼ng h¹n
ë mét sè tæ chøc quèc tÕ, CSDL cã thÓ tån t¹i trªn m¸y phôc vô Web ë ®Çu kia tr¸i ®Êt, c¸ch xa nhau hµng mÊy mói giê, ®¸p øng nhu cÇu cña nh÷ng ngêi dïng kÕt nèi víi Internet trªn kh¾p thÕ giíi.
C¬ së d÷ liÖu mét chiÒu vµ c¬ së d÷ liÖu quan hÖ
CSDL mét chiÒu lµ mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p lu tr÷ d÷ liÖu trªn ph¬ng tiÖn ®iÖn tö l©u ®êi h¬n c¶. Víi CSDL mét chiÒu, ®au ®Çu nhÊt lµ cËp nhËt nh÷ng tËp tin chøa tham chiÕu ®Õn vÞ trÝ cô thÓ trong CSDL. §Çu tiªn, qu¶n lý tÊt c¶ tham chiÕu chÐo ë mäi cÊu tróc kh¸c nhau trong CSDL mét chiÒu ®· ®ñ khiÕn cho ngêi dïng ch¸n ng¸n. Kh«ng chØ cã vËy, mçi khi bæ sung hay xãa bít th«ng tin khái CSDL, chóng ta l¹i ph¶i cËp nhËt tõng tham chiÕu ®Õn th«ng tin ®ã.
CSDL quan hÖ kh¾c phôc ®îc mäi ®iÒu bÊt tiÖn ë CSDL mét chiÒu, CSDL quan hÖ lu gi÷ vµ hiÓn thÞ d÷ liÖu theo d¹ng b¶ng tÝnh, víi hµng vµ cét. Søc m¹nh cña CSDL quan hÖ xuÊt ph¸t tõ kh¶ n¨ng lu d÷ liÖu víi tû lÖ trïng nhau thÊp nhÊt, tõ kh¶ n¨ng liªn hÖ d÷ liÖu thuéc nhiÒu nguån kh¸c nhau víi nhau.
Microsoft Access lµ mét trong nh÷ng hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu phæ biÕn nhÊt trªn thÕ giíi hiÖn nay (cïng víi Microsoft FoxPro/Visual FoxPro vµ Oracle). Access lµ mét trong nh÷ng bé ch¬ng tr×nh quan träng nhÊt thuéc tæ hîp ch¬ng tr×nh Microsoft Office Professional do h·ng phÇn mÒm Microsoft Cooperation s¶n xuÊt.
Ch¬ng tr×nh VB, nãi mét c¸ch tæng qu¸t, gåm ba phÇn riªng biÖt: giao diÖn ngêi dïng, ®éng c¬ CSDL, vµ kho lu d÷ liÖu.
Giao diÖn ngêi dïng (user interface) lµ thµnh phÇn t¬ng t¸c víi ngêi dïng. Th«ng thêng, giao diÖn chøa c¸c mÉu biÓu hiÓn thÞ d÷ liÖu vµ cho phÐp ngêi dïng chØnh söa d÷ liÖu ®ã. Ngoµi mÉu biÓu cßn cã module d÷ liÖu vµ líp d÷ liÖu, chøa m· VB. Trong m· nµy, lËp tr×nh viªn sÏ yªu cÇu ®ñ lo¹i dÞch vô CSDL, nh chÌn, thªm, lo¹i bít, chØnh söa mÈu tin, hay còng cã thÓ tùc hµnh vÊn tin nh»m truy xuÊt th«ng tin cô thÓ tõ CSDL, ®Ó t¹o b¸o biÓu vµ ®å thÞ. Thùc ra, chóng ta kh«ng truy cËp trùc tiÕp CSDL (kho lu d÷ liÖu). C¸c yªu cÇu CSDL trong m· VB kh«ng ®îc chuyÓn th¼ng ®Õn tËp tin d÷ liÖu vËt lý (cã thÓ lµ CSDL, tËp tin b¶ng tÝnh…), mµ ta sÏ dïng m· VB göi lÖnh ®Õn ®éng c¬ CSDL, lµ thµnh phÇn thùc hiÖn mäi ho¹t ®éng ®îc yªu cÇu trªn kho lu d÷ liÖu, råi tr¶ kÕt qu¶ vÒ cho ch¬ng tr×nh VB.
Nh ®· giíi thiÖu, CSDL (ë ®©y lµ Access2000) gåm nhiÒu b¶ng chøa th«ng tin. CSDL lu gi÷ th«ng tin quan träng ®îc s¾p xÕp gän gµng. Tuy nhiªn, CSDL thùc ra chØ lµ mét tËp tin kh«ng h¬n kh«ng kÐm, ch¼ng thÓ nµo thao t¸c ®îc th«ng tin. VÒ c¬ b¶n, tËp tin . mdb hoµn toµn thô ®éng. §©y chÝnh lµ n¬i ®éng c¬ CSDL (database engine) ph¸t huy t¸c dông. §éng c¬ nµy xÐt xem chóng ta cÇn truy xuÊt th«ng tin g×, råi vµo CSDL vµ tr¶ vÒ th«ng tin ®ã. Còng chÝnh ®éng c¬ lµ thµnh phÇn thao t¸c th«ng tin trong CSDL. Khi häc lËp tr×nh lËp tr×nh Access cã nghÜa lµ chóng ta häc lËp tr×nh Jet - ®éng c¬ CSDL cña Access.
Thùc ra th× cã nhiÒu ®éng c¬ CSDL kh¸c n÷a, nhng Jet lµ ®éng c¬ cña riªng VB vµ Access. Jet cßn thao t¸c ®íc c¸c ®éng c¬ kh¸c. Cã thÓ xem Jet lµ n·o bé cña ho¹t ®éng.
§éng c¬ Jet n»m xen gi÷a ch¬ng tr×nh VB vµ tËp tin CSDL, ®äc ®îc c¶ tËp tin CSDL lÉn tËp tin VB hay tËp tin b»ng b¶ng tÝnh. Trêng hîp kh«ng cµi Access trªn m¸y tÝnh, chóng ta còng cã thÓ t¹o CSDL b»ng m· VB còng nh th«ng qua ch¬ng tr×nh VisData.
§éng c¬ Jet kh«ng ph¶i lµ ch¬ng tr×nh ®¬n mµ lµ nhãm tËp tin . dll (Dynamic Link Library). DLL lµ nh÷ng tËp tin liªn kÕt víi ch¬ng tr×nh khi ch¬ng tr×nh ch¹y. Chóng kh¸c víi th viÖn liªn kÕt tÜnh trong C, vèn tÝch hîp vµo tõng ch¬ng tr×nh mét. H·y thö tëng tîng, nÕu trªn PC cã 4 ch¬ng tr×nh cÇn lµm viÖc víi CSDL . mdb cña Access. NÕu tËp tin ®îc liªn kÕt tÜnh, toµn bé tËp tin cña ®éng c¬ Jet sÏ ph¶i ®îc tÝch hîp vµo tõng ch¬ng tr×nh trong c¶ 4 ch¬ng tr×nh. Tríc khi Windows ra ®êi, mäi viÖc ®· x¶y ra ®óng nh vËy. Tuy nhiªn, giê th× . dll chØ viÖc n»m chê trªn ®Üa vµ s½n sµng ®¸p øng cho bÊt cø ch¬ng tr×nh nµo gäi chóng. Nhãm tËp tin . dll cña Jet tù ®éng ®îc liªn kÕt víi ch¬ng tr×nh VB lóc thi hµnh. Jet ®¶m tr¸ch phÇn viÖc th«ng dÞch c¸c yªu cÇu cña ch¬ng tr×nh thµnh ho¹t ®éng vËt lý thùc tÕ trªn CSDL . mdb cña Access hoÆc cña kho lu d÷ liÖu kh¸c. ¦u ®iÓm cña viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm nµy lµ ta cã thÓ ¸p dông cïng m· ch¬ng tr×nh vµ kü thuËt khi giao tiÕp víi Jet, cho dï ®ang lµm viÖc trªn CSDL, tËp tin v¨n b¶n hay tËp tin b¶ng tÝnh. Jet ®¶m tr¸ch phÇn viÖc cßn l¹i - ®äc d÷ liÖu vµ ghi vµo kho lu d÷ liÖu. Jet còng ©m thÇm g¸nh v¸c lu«n nh÷ng viÖc linh tinh sau hËu trêng: lËp chØ môc b¶ng, b¶o mËt, kho¸… Cã thÓ dïng tr×nh xö lý vÊn tin cña Jet, lµ thµnh phÇn tiÕp nhËn yªu cÇu truy xuÊt d÷ liÖu, yªu cÇu tr¶ vÒ mÈu tin tõ CSDL b»ng vÊn tin SQL (Structure Query Language). VÊn tin SQL ®Ò nghÞ Jet truy xuÊt mÈu tin cô thÓ tõ CSDL; ®Õn lît m×nh, Jet tr¶ kÕt qu¶ vÊn tin vÒ ch¬ng tr×nh VB b»ng mét tr×nh xö lý kÕt qu¶.
Jet ®éc lËp. Khi dïng Jet lµm giao diÖn gi÷a d÷ liÖu lu trong b¶ng víi tr×nh øng dông VB cña m×nh, ®iÒu tuyÖt vêi ®èi víi nhµ thiÕt kÕ lµ ngêi dïng kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i t¶i Access trªn PC, vµ hä sÏ yªn lßng h¬n khi biÕt ch¾c r»ng phÇn mÒm cña m×nh ®· cã ®ñ c¸c thø cÇn thiÕt ®Ó vËn hµnh su«n sÎ. Nh vËy, ch¬ng tr×nh lµ hoµn toµn ®éc lËp! §éc lËp ë ®©y cã nghÜa lµ kh«ng cÇn ph¶i cµi thªm phÇn mÒm nµo trªn PC chñ, trõ nh÷ng tËp tin Jet vµ VB trong tr×nh cµi ®Æt. Ngêi dïng kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i biÕt râ hay bËn t©m ®Õn viÖc nhµ lËp tr×nh ®ang sö dông CSDL nµo. Mäi thø hoµn toµn v« h×nh tríc m¾t hä.
Kho lu d÷ liÖu (Data Store) lµ mét hoÆc nhiÒu tËp tin vËt lý trªn æ ®Üa cøng côc bé hay ë xa, chøa b¶ng trong CSDL. Chóng ta sö dông tËp tin . mdb cña Access ®¬n gi¶n chØ v× ®ã lµ d¹ng thøc riªng cña VB. NÕu cÇn giao tiÕp víi CSDL kh¸c, Paradox ch¼ng h¹n, kho lu d÷ liÖu cã thÓ lµ th môc chøa tËp tin . db hay ®¹i lo¹i thÕ. Tr×nh øng dông VB thËm chÝ cßn cÇn truy cËp d÷ liÖu trong nhiÒu tËp tin vµ d¹ng thøc CSDL kh¸c nhau cïng lóc. Kh«ng thµnh vÊn ®Ò. Thó vÞ ë chç, cho dï nhµ thiÕt kÕ sö dông kho lu kiÓu nµo, b¶n chÊt cña nã lu«n lu«n thô ®éng. Kho lu chØ chøa d÷ liÖu chø kh«ng hÒ t¸c ®éng ®Õn d÷ liÖu.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 35725.DOC