Đề tài Phân tích thực trạng công tác quản lý các đại lý bảo hiểm nhân thọ của Dai-Ichi Việt Nam

khách hàng mất đi quyền lợi của mình và Dai-ichi Việt Nam cũng mất luôn uy tín của mình trong mắt khách hàng. Có nhiều trường hợp khách hàng do có các trục trặc mà chậm thời gian đóng phí bảo hiểm cho công ty khiến cho hợp đồng bảo hiểm bị huỷ. Bởi vậy Dai-ichi Việt Nam cũng có các chính sách để cải thiện tình trạng này khi khách hàng vẫn muốn tham gia tiếp hợp đồng bảo hiểm. Khách hàng có thể khôi phục lại hợp đồng đã bị huỷ nếu khách hàng tiếp tục đóng phí cho công ty trong thời gian ngắn sau khi hợp đồng bị huỷ. Nhìn chung tỷ lệ hợp đồng được khôi phục lại ở Dai-ichi Việt Nam cũng khá cao. Dai-ichi Việt Nam và đội ngũ đại lý bảo hiểm luôn tận tâm phục vụ khách hàng nhằm mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng. Thực tế đang dần chứng minh điều đó khi số lượng hợp đồng và tổng doanh thu của Dai-ichi Việt Nam không ngừng tăng lên. Mục tiêu của Dai-ichi Việt Nam là trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ tốt nhất ở cả phương diện phục vụ khách hàng và đóng góp cho xã hội Việt Nam đang từng bước trở thành hiện thực cùng với sự nỗ lực không ngừng của Dai-ichi Việt Nam. II. Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý đại lý của Dai-ichi Việt Nam. 1. Lựa chọn đại lý bảo hiểm: 1.1.Tiêu chuẩn tuyển chọn đại lý bảo hiểm: Bảo hiểm nhân thọ là một ngành dịch vụ còn rất mới mẻ ở Việt Nam và cùng với sự phát triển của nền kinh tế ngày càng nhiều người ý thức được tầm quan trọng của bảo hiểm. Tiềm năng của thị trường bảo hiểm nhân thọ tại Việt Nam là rất lớn điều đó cũng có nghĩa là Dai-ichi Việt Nam đang cần một lực lượng đại lý tư vấn bảo hiểm đông đảo và chuyên nghiệp để có thể đáp ứng nhu cầu này. Để chọn được những đại lý tư vấn chuyên nghiệp Dai-ichi Việt Nam đã đưa ra các tiêu chuẩn, điều kiện để được tuyển chọn, các ứng viên xin làm đại lý phải hội đủ các điều kiện sau đây: Tuổi đời của ứng viên: từ 22 cho đến 45 tuổi Giới tính: cả nam và nữ đều thích hợp với công việc. Trình độ: tốt nghiệp đại học trở lên hoặc có ước vọng lấy bằng cấp về kinh doanh và các chuyên môn liên quan tới ngành bảo hiểm( ưu tiên những người có kinh nghiệm). Ngoại hình: không yêu cầu các ứng viên có ngoại hình đẹp nhưng ứng viên phải có ngoại hình dễ gây thiện cảm, kết hợp với phong cách ăn mặc đúng mực, tạo ấn tượng tốt cho người tiếp xúc( nam thường mặc vest sẫm màu, thắt cà vạt, nữ mặc quần âu hoặc váy công sở) ứng viên phải có đạo đức tốt, khi cần thiết công ty sẽ kiểm tra quá trình làm việc trước đây của ứng viên. Những người có kinh nghiệm về kinh doanh, bán hàng hoặc có các mối quan hệ xã hội rộng rãi sẽ được ưu tiên hơn. 1.2. Các bước tuyển chọn: - Sau khi các ứng viên có hồ sơ thỏa mãn các tiêu chuẩn trên sẽ được đi tiếp vào vòng trong đó là vòng phỏng vấn sơ bộ. Trưởng nhóm kinh doanh sẽ là người phỏng vấn để xác định xem ứng viên đó có thực sự phù hợp với công việc đại lý hay không. Và trưởng nhóm là người có ảnh hưởng rất lớn tới việc Dai-ichi Việt Nam có nên huấn luyện ứng viên đó hay không. Các ứng viên vượt qua được vòng phỏng vấn sẽ được Dai-ichi Việt Nam huấn luyện vào thời điểm thuận tiện cho cả hai bên. - Các ứng viên phải tham gia và đạt yêu cầu trong chương trình huấn luyện cơ bản do Dai-ichi Việt Nam tổ chức. Nếu đạt yêu cầu, ứng viên đó sẽ được cấp giấy chứng nhận đã hoàn tất khóa học. Khi kết thúc khóa huấn luyện, Dai-ichi Việt Nam sẽ xem xét việc chấp thuận hay không chấp thuận ứng viên đó và sẽ thông báo ý kiến chấp thuận cho ứng viên bằng văn bản. 2. Kí kết và thực hiện hợp đồng đại lý bảo hiểm: 2.1. Kí kết hợp đồng bảo hiểm: Sau khi Dai-ichi Việt Nam chấp thuận ứng viên làm một đại lý bảo hiểm độc lập, công ty và ứng viên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng lao động dưới sự chấp thuận của cả hai bên, ứng viên và công ty. Công ty sẽ lưu giữ ngày chỉ định hợp đồng của đại lý bảo hiểm và hợp đồng sẽ có hiệu lực kể từ ngày kí kết. Hợp đồng sẽ được lập thành hai bản bằng tiếng Việt, mỗi bên chịu trách nhiệm giữ một bản để thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Tất cả các bản có giá trị pháp lý như nhau. Khi hoàn tất thủ tục đại lý sẽ được nhận thẻ kèm mã số do công ty cấp. 2.2. Quyền và nghĩa vụ của đại lý bảo hiểm: Trong hợp đồng quy định đại lý bảo hiểm có các quyền sau: Lựa chọn và kí kết hợp đồng đại lý bảo hiểm đối với Dai-ichi Việt Nam theo đúng quy định của pháp luật. Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đại lý bảo hiểm do Dai-ichi Việt Nam tổ chức. Được cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động của mình và các điều kiện khác để thực hiện hợp đồng đại lý bảo hiểm. Hưởng hoa hồng( hoa hồng sẽ được chi trả theo tỷ lệ phần trăm của phí bảo hiểm đã nộp dựa theo bảng tỷ lệ có sẵn) và các quyền lợi, lợi ích hợp pháp khác từ hoạt động đại lý bảo hiểm ( phụ cấp huấn luyện trong 3 tháng làm việc đầu tiên. phụ cấp hỗ trợ phát triển nhóm, tiền thưởng duy trì hợp đồng, tiền thưởng tết) Yêu cầu Dai-ichi Việt Nam hoàn trả tiền kí quỹ hoặc tài sản thế chấp theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. Trong hợp đồng quy định đại lý bảo hiểm có các nghĩa vụ sau: Thực hiện cam kết trong hợp đồng đại lý bảo hiểm đã kí với Dai-ichi Việt Nam. Kí quỹ hoặc thế chấp tài sản cho Dai-ichi Việt Nam nếu có thỏa thuận trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. Giới thiệu, mời chào, bán bảo hiểm , cung cấp các thông tin đầy đủ chính xác cho bên mua bảo hiểm, thực hiện hợp đồng bảo hiểm theo phạm vi được ủy quyển trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. Chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. 2.3. Trách nhiệm của đại lý bảo hiểm: Phải thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các điều khoản kí kết trong hợp đồng đại lý. Không được cùng một lúc làm việc cho 2 doanh nghiệp bảo hiểm khác nhau. Cung cấp các thông tin một cách chính xác và trung thực cho khách hàng, không hứa hẹn ngoài phạm vi của mình. Nộp phí bảo hiểm về doanh nghiệp trong giới hạn thời gian cho phép, chịu sự kiểm tra và giám sát của Dai-ichi Việt Nam. Trong trường hợp đại lý muốn chấm dứt hợp đồng với Dai-ichi Việt Nam trước thời hạn, đại lý phải khai báo chi tiết về tình trạng của các hợp đồng bảo hiểm mà mình đang quản lý và bàn giao hợp đồng cho các đại lý khác, sau đó hoàn thành thủ tục thanh lý hợp đồng đại lý. 2.4. Quá trình thực hiện hợp đồng: 2.4.1. Chính sách thưởng của Dai-ichi Việt Nam: Nhằm xây dựng thành công hệ thống mạng lưới đại lý bảo hiểm, nâng cao danh tiếng về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ đại lý bảo hiểm, Dai-ichi Việt Nam đã đưa ra một chính sách thưởng đặc biệt cho 3 đối tượng chính đó là: đại lý bảo hiểm, trưởng nhóm kinh doanh(cấp quản lý trực tiếp của đại lý), trưởng phòng kinh doanh(cấp quản lý trực tiếp của trưởng nhóm). Chính sách thưởng cho các đại lý bảo hiểm: Dành cho đại lý bảo hiểm Thưởng duy trì hợp đồng Phụ cấp hỗ trợ phát triển Phụ cấp huấn luyện Phụ cấp huấn luyện trong 3 tháng làm việc đầu tiên: Phụ cấp sẽ được chi trả dựa theo bảng tỷ lệ đã được công ty quy định Phụ cấp hỗ trợ phát triển( tiền thưởng quý): sẽ được chi trả dựa theo bảng tỷ lệ có sẵn. Tiền thưởng duy trì hợp đồng( tiền thưởng tết): sẽ được chi trả theo bảng tỷ lệ có sẵn của công ty. Chính sách thưởng cho trưởng nhóm kinh doanh: Phụ cấp huấn luyện Dành cho trưởng nhóm kinh doanh thực địa Thưởng phát triển ĐLBH trụ cột Thưởng duy trì hợp đồng nhóm Phụ cấp chi phí quản lý Thưởng huấn luyện Thưởng phát triển đại lý mới trưởng nhóm Phụ cấp phát triển hệ thống kinh doanh Phụ cấp huấn luyện thực địa: Vào cuối mỗi tháng trong thời gian nhận phụ cấp huấn luyện thực địa nếu đại lý bảo hiểm đạt được các tiêu chuẩn của Dai-ichi Việt Nam thì trưởng nhóm sẽ được nhận mức phụ cấp tương ứng. Thưởng phát triển đại lý bảo hiểm trụ cột: Trưởng nhóm tức người quản lý trực tiếp của đại lý bảo hiểm sẽ được thưởng 300.000 đồng cho mỗi đại lý trụ cột trong nhóm trực tiếp của mình Phụ cấp chi phí quản lý: Dựa vào tỷ lệ duy trì tối thiểu của đại lý bảo hiểm dưới quyền phải đạt 80%. Thưởng huấn luyện đại lý bảo hiểm mới: chi trả hàng tháng cho người quản lý khi tuyển dụng và đào tạo được đại lý bảo hiểm mới. Thưởng phát triển hệ thống kinh doanh: Chi trả hàng tháng trong 12 tháng sau khi trưởng nhóm được đề bạt Thưởng phát triển trưởng nhóm: được chi trả cho trưởng nhóm có đại lý bảo hiểm làm tốt và được đề bạt lên làm trưởng nhóm mới. Thưởng duy trì hợp đồng nhóm: chi trả vào cuối quý tuỳ dương lịch tuỳ vào tỷ lệ duy trì hợp đồng bảo hiểm. Chính sách thưởng dành cho trưởng phòng kinh doanh: Thưởng phát triển đại lý bảo hiểm trụ cột: Trưởng phòng sẽ được thưởng 100.000 đồng cho mỗi đại lý bảo hiểm trong phòng trực tiếp của mình. Phụ cấp huấn luyện thực địa: Vào cuối mỗi tháng trong thời gian nhận phụ cấp huấn luyện thực địa nếu đại lý bảo hiểm đạt được các tiêu chuẩn của Dai-ichi Việt Nam thì trưởng phòng sẽ được nhận mức phụ cấp tương ứng. Phụ cấp chi phí quản lý: chi trả hàng tháng dựa trên hoa hồng năm nhất của cả phòng trực tiếp trong tháng. Thưởng huấn luyện đại lý bảo hiểm mới: chi trả hàng tháng dựa trên hoa hồng năm nhất của tất cả đại lý bảo hiểm mới do trưởng phòng trực tiếp quản lý. Thưởng phát triển hệ thống kinh doanh: phụ cấp được chi trả cho trưởng phòng có trưởng nhóm được đề bạt làm trưởng phòng mới. Nếu trưởng phòng mới không duy trì được vị trí này vào bất cứ lúc nào trong thời gian xét thưởng thì khoản thưởng này sẽ chấm dứt ngay vào lúc đó. Thưởng phát triển trưởng phòng: xét trong 12 tháng, trưởng phòng mới mà duy trì được vị trí này trong 12 tháng thì trưởng phòng cũ sẽ được thưởng 75000.000 đồng. Thưởng duy trì hợp đồng phòng: chi trả vào cuối quý dương lịch dựa vào tỷ lệ duy trì hợp đồng của cả phòng. Thưởng tết: dựa trên tổng giá trị các hợp đồng mà trưởng phòng khai thác được trong 1 năm. Ngoài ra chế độ thăng tiến tại Dai-ichi Việt Nam cũng rất được chú trọng, những cơ hội phát triển nghề nghiệp như thăng tiến lên trưởng nhóm, trưởng phòng kinh doanh, giám đốc kinh doanh khối, giám đốc kinh doanh khu vực cũng rất rộng mở. Dai-ichi Việt Nam còn liên tục tổ chức các chương trình thi đua nhằm tôn vinh thành tích kinh doanh xuất sắc của đội ngũ đại lý bảo hiểm như: chương trình vươn tới tầm cao( 1/1 - 31/12) mỗi năm, nếu đạt đủ điều kiện đại lý bảo hiểm sẽ được tham dự hội nghị kinh doanh quốc tế của Dai-ichi Việt Nam và hưởng một kỳ nghỉ ở nước ngoài, đến các nước như Maláyia, Singapore, Thái Lan, Hong Kong, Trung Quốc, Nhật BảnThi đua giữa năm rhì có chương trình “Bữa tiệc dành cho các ngôi sao” ở thành phố Hồ Chí Minh để tưởng thưởng cho các đại lý bảo hiểm khai thác hợp đồng tốt. 2.4.2. Chính sách xử lý vi phạm tại Dai-ichi Việt Nam: Nếu đại lý bảo hiểm xúi giục hoặc làm cho chủ hợp đồng của Dai-ichi Việt Nam hủy bỏ, từ bỏ hoặc làm mất hiệu lực, hoặc hành động dưới bất kỳ hình thức nào đối với một hợp đồng bảo hiểm để khách hàng không tiếp tục đóng phí bảo hiểm nữa với mục đích khách hàng sẽ tham gia một hợp đồng bảo hiểm nhân thọ mới trong suốt thời hạn hợp đồng cũng như sau khi kết thúc hợp đồng đại lý bảo hiểm sẽ mất quyền hưởng hoa hồng của hợp đồng đó. Nếu đại lý bảo hiểm xúi giục hoặc làm cho một cá nhân hủy bỏ hoặc rút lại Giấy yêu cầu bảo hiểm mà một đại lý bảo hiểm khác của Dai-ichi Việt Nam đang thực hiện nhằm mục đích thay thế hồ sơ yêu cầu bảo hiểm này bằng một hồ sơ yêu cầu bảo hiểm này bằng một hồ sơ yêu cầu bảo hiểm khác thực hiện qua đại lý bảo hiểm cũng sẽ bị mất quyền hưởng hoa hồng của hợp đồng bảo hiểm. Khi hợp đồng quy định các nghĩa vụ mà đại lý bảo hiểm phải thực hiện hoặc các điều mà đại lý bảo hiểm không được vi phạm thì việc đại lý bảo hiểm không tuân thủ các yêu cầu đó thì đại lý bảo hiểm sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý và phải thực hiện việc đền bù, bồi thường các mất mát thiệt hại của Dai-ichi Việt Nam do việc không chấp hành của đại lý gây ra. Trong trường hợp có bất kỳ sự việc nào sau đây xảy ra mà Dai-ichi Việt Nam đã thông báo và cho phép đại lý bảo hiểm thời hạn 14 ngày để khắc phục sự việc đó nhưng đại lý bảo hiểm không thực hiện hoặc không thể khắc phục tốt theo yêu cầu của Dai-ichi Việt Nam trong thời hạn cho phép, thì sau thời hạn đó, Dai-ichi Việt Nam có thể chấm dứt hợp đồng này ngay lập tức: Nếu đại lý bảo hiểm không tuân thủ các nguyên tắc, điều lệ thực hiện, chỉ thị, hướng dẫn chuẩn mực hoặc yêu cầu do Dai-ichi Việt Nam quy định hoặc do bất kỳ cơ quan luật pháp, chính phủ qui định áp dụng đối với đại lý bảo hiểm. Nếu đại lý bảo hiểm không đạt doanh số tối thiểu qui định. Nếu đại lý bảo hiểm bị kết án tù hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, có hành vi gian lận lừa đảo, không trung thực. Nếu theo nhận xét của Dai-ichi Việt Nam , đại lý bảo hiểm có nguy cơ vi phạm bất kỳ quy định nào của luật pháp Việt Nam hay bất kỳ quy định nào liên quan tới kinh doanh bảo hiểm hoặc liên quan tới các hoạt động làm đại lý bảo hiểm Nếu đại lý bảo hiểm mất khả năng chi trả các khoản nợ hoặc cư xử mà theo nhận xét của Dai-ichi Việt Nam là gây tổn hại hoặc có nguy cơ gây tổn hại đến uy tín của Dai-ichi Việt Nam . 3. Hoạt động huấn luyện đại lý bảo hiểm: Với những chương trình đào tạo và huấn luyện đặc biệt Dai-ichi Việt Nam sẽ giúp các đại lý bảo hiểm phát huy hết khả năng và sở trường của mình trong lĩnh vực kinh doanh Bảo hiểm nhân thọ. Các đại lý bảo hiểm sẽ được học tập và làm việc trong môi trường rất chuyên nghiệp. Bộ phận huấn luyện đại lý bảo hiểm của Dai-ichi Việt Nam đã không ngừng thiết kế các chương trình khóa học phù hợp để trang bị cho lực lượng đại lý bảo hiểm những kiến thức cơ bản và chuyên sâu về Bảo hiểm nhân thọ, cũng như các kỹ năng tư vấn và đạo đức nghề nghiệp. Các chương trình được sắp xếp như sau: 3.1. Chương trình huấn luyện cơ bản – Khởi đầu sự nghiệp: Khi tham gia chương trình huấn luyện cơ bản các đại lý bảo hiểm sẽ được: Cung cấp các kiến thức cơ bản về bảo hiểm nhân thọ. Hướng dẫn quy trình tư vấn bảo hiểm nhân thọ cho khách hàng. Rèn luyện kỹ năng tư vấn để giúp khách hàng lựa chọn các chương trình bảo hiểm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của khách hàng. Được tiếp cận cọ xát thực tế, làm quen với khách hàng lạ, gọi điện thoại cho khách hàng lạ và áp dụng đúng quy trình tư vấn chuyên nghiệp. Nhanh chóng xác định được khách hàng tiềm năng từ thị trường chiến lược. Những ứng viên mới gia nhập đội ngũ của Dai-ichi Việt Nam khi tham dự chương trình huấn luyện cơ bản sẽ được công ty hỗ trợ về tài liệu như: cẩm nang hướng dẫn, phần mềm và phần cứng máy tính, tài liệu quảng cáo Trước khi kết thúc khóa học ứng viên sẽ phải dự kì thi kiểm tra kiến thức và nếu vượt qua được kì kiểm tra này ứng viên sẽ được Dai-ichi Việt Nam kí hợp đồng chính thức làm đại lý bảo hiểm. 3.2. Chương trình huấn luyện nâng cao kỹ năng tư vấn và thuyết phục khách hàng: Chương trình này được rải đều trong năm tùy theo nhu cầu của đội ngũ đại lý bảo hiểm. Khi tham dự chương trình huấn luyện này các đại lý bảo hiểm sẽ được: Trang bị và chia sẻ cho các đại lý bảo hiểm thêm những kinh nghiệm thực tế, các đại lý có thể chia sẻ với nhau để có thể xử lý được các tình huống khó để tìm ra cách xử lý tốt nhất. Nâng cao hơn nữa kỹ năng phục vụ khách hàng. Thảo luận nhóm, thực hành cách làm việc theo nhóm, khả năng thuyết trình trước nhóm. Huấn luyện kỹ năng trình bày kế hoạch tài chính khi tư vấn cho khách hàng tiềm năng. Tất cả các đại lý bảo hiểm đã hoàn tất khóa học cơ bản đều có quyền tham gia chương trình này. 3.3. Chương trình huấn luyện quản lý và lãnh đạo: Khóa học này dành cho những đại lý bảo hiểm có kết quả kinh doanh đạt tiêu chuẩn trở thành tiền trưởng nhóm nhằm định hướng và xây dựng kỹ năng cơ bản về quản lý và lãnh đạo nhóm. Trong khóa học này các tiền trưởng nhóm sẽ học cách lập kế hoạch, tuyển dụng và thu hút các ứng viên giỏi, các kỹ năng thuyết trình trước nhóm của mình. Chương trình cũng bao gồm cả khóa học dành cho những trưởng nhóm mới nhằm hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo và phát triển nhóm. Đây là những chương trình huấn luyện bắt buộc dành cho trưởng nhóm kinh doanh. Đây cũng là điều kiện để được tham dự các chương trình thi đua dành cho trưởng nhóm tại Dai-ichi Việt Nam. 4. Theo dõi và kiểm tra các đại lý bảo hiểm: Hiện nay, công tác theo dõi và kiểm tra các đại lý bảo hiểm tại Dai-ichi Việt Nam được chia thành 2 cấp: cấp công ty và cấp quản lý trực tiếp. 4.1. Quản lý cấp công ty: Công ty áp dụng theo dõi trên hệ thống, thông qua việc kiểm soát mã số của đại lý bảo hiểm. Mỗi một đại lý bảo hiểm khi vào Dai-ichi Việt Nam đều được cấp mã số riêng và duy nhất để tiện theo dõi và kiểm tra đại lý. Công ty chủ yếu dựa trên doanh thu phí bảo hiểm đại lý khai thác được, nếu trong 3 tháng đại lý bảo hiểm không có doanh thu thì sẽ nhận được thông báo nhắc nhở, sau 5 tháng mà vẫn không có doanh thu thì đại lý đó sẽ bị chấm dứt mã số đồng nghĩa với việc bị công ty sa thải. Ngoài ra công ty cũng kiểm soát hoạt động của đại lý bảo hiểm thông qua kiểm toán biên lai sau mỗi 2 tuần. Nếu một đại lý bảo hiểm trục lợi phí bảo hiểm của khách hàng tức là thu phí bảo hiểm mà không ghi vào biên lai, nếu bị công ty phát hiện có thể dẫn đến bị chấm dứt hợp đồng, đồng thời áp dụng phạt tiền đối với chính đại lý bảo hiểm đó. Nếu đại lý bảo hiểm không có khả năng bồi hoàn lại số tiền đó thì đại lý sẽ phải chịu xử lý theo pháp luật và số tiền bị mất sẽ do trưởng nhóm, trưởng phòng trực tiếp quản lý đại lý bảo hiểm đó,và công ty chịu trách nhiệm. Với trưởng nhóm là 60% tổng số phí bảo hiểm, trưởng phòng là 30% tổng số phí, công ty là 10% tổng số phí. 4.2. Cấp quản lý trực tiếp: Trong hoạt động khai thác bảo hiểm , các đại lý bảo hiểm làm việc như một người kinh doanh độc lập, thời gian linh hoạt, không bị gò bó như làm việc ở các công sở và thu nhập lại dựa trên chính những hợp đồng mà họ khai thác được. Vì vậy việc theo dõi kiểm tra hoạt động của các đại lý từ cấp quản lý trực tiếp của họ là rất quan trọng. Đại lý bảo hiểm chịu sự quản lý nhiều nhất là từ trưởng nhóm kinh doanh của họ, trưởng nhóm sẽ dựa trên kế hoạch kinh doanh hàng tuần để kiểm tra xem đại lý đó có hoàn thành kế hoạch mà mình đặt ra hay không. Ngoài ra trưởng nhóm kinh doanh còn đặt ra các chỉ tiêu như doanh thu, chỉ tiêu tuyển dụng. Các chỉ tiêu này thúc đẩy các đại lý bảo hiểm cố gắng hoạt động nhằm đạt được chỉ tiêu đã đề ra. Tuy không kiểm soát thời gian làm việc song để hoàn thành các chỉ tiêu đề ra thì đại lý bảo hiểm phải làm việc rất tích cực. Bên cạnh đó trưởng nhóm đưa ra các nội quy của nhóm như phải tham gia tất cả các cuộc họp nhóm kinh doanh hay tham dự các khóa đào tạo nâng cao trình độ do công ty tổ chứcNếu không tham dự các đại lý bảo hiểm sẽ bị khiển trách trước toàn nhóm và mất điểm thi đua trong các chương trình thi đua do Dai-ichi Việt Nam tổ chức. Bên cạnh trưởng nhóm kinh doanh trưởng phòng kinh doanh cũng có những ảnh hưởng nhất định tới đại lý bảo hiểm tuy những ảnh hưởng đó chỉ là gián tiếp. Trưởng phòng kinh doanh cũng thường xuyên kiểm tra phiếu thu phí khách hàng của các đại lý bảo hiểm, tổ chức các buổi họp và chia sẻ kinh nghiệm của toàn phòng. Trưởng phòng cũng đặt ra nội quy của phòng mình mà các đại lý bảo hiểm phải chấp hành nghiêm chỉnh. III. Đánh giá tổng quát về hệ thống đại lý của Dai-ichi Việt Nam hiện nay: 1. Vai trò của hệ thống đại lý để phát triển thị phần của Dai-ichi Việt Nam: Một điều tra do công ty Bảo hiểm nhân thọ Mỹ New York Life và bộ tài chính phối hợp thực hiện về các lý do mà người Việt Nam không tham gia bảo hiểm nhân thọ thể hiện ở bảng 3.1: Bảng 3.1: Tỷ lệ không tham gia bảo hiểm nhân thọ vì các lý do Lý do không tham gia bảo hiểm nhân thọ tỷ lệ % Không đủ tiền 20.77 Không hiểu biết về BHNT 19.47 Có các hình thức tiết kiệm khác 11.87 Lý do khác(không tin tưởng) 47.89 (Nguồn: trích báo cáo công ty New York Life) Nhìn vào bảng trên ta thấy lý do lớn nhất mà người Việt Nam không tham gia bảo hiểm nhân thọ là không tin tưởng vào công ty bảo hiểm hay nói đúng hơn là không tin vào các đại lý bảo hiểm. Hiện nay với trên 6000 đại lý với mạng lưới phủ khắp cả nước, hầu hết các tỉnh thành đều có các đại lý bảo hiểm của Dai-ichi Việt Nam. Các đại lý bảo hiểm tận tâm với khách hàng với phương châm “ Đóng góp cho sự phát triển của xã hội Việt Nam thông qua việc cung cấp những sản phẩm và dịch vụ bảo hiểm nhân thọ tốt nhất và tiên tiến nhất, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng”. Cùng với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, Dai-ichi Việt Nam cũng có nhiều chương trình gửi đến các khách hàng thân thiết những món quà, tấm thiệp chúc mừng các ngày lễ đặc biệtđã tạo được uy tín trong khách hàng, khẳng định được tên tuổi của Dai-ichi Việt Nam tại Việt Nam. Ngoài ra Dai-ichi Việt Nam đã giữ chân được nhiều đại lý bảo hiểm có kinh nghiệm, am hiểu thị trường Việt Nam và nhiều cán bộ trẻ được đào tạo chuyên ngành chính quy có trình độ chuyên môn cao, tạo được một lực lượng đại lý đồng bộ nhằm đem lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Đội ngũ đại lý bảo hiểm thực sự đã làm rất tốt công việc của mình thể hiện qua doanh thu phí bảo hiểm năm 2007 đạt 149 tỷ đồng, trong 5 năm qua doanh thu phí bảo hiểm tăng bình quân 30%/ năm. Số hợp đồng mới khai thác trung bình hàng năm vào khoảng từ 1200 – 3000 hợp đồng/ tháng. Quy mô của hợp đồng tức là phí bảo hiểm bình quân/ 1 hợp đồng cũng tăng nhanh và ổn định từ năm 2004 khi công ty bắt đầu có chương trình liên kết với trường đại học quốc tế RMIT. Năm 1999 – 2003 phí bảo hiểm bình quân thấp do khả năng thuyết phục và phục vụ khách hàng của đội ngũ đại lý bảo hiểm thấp, không thể hiện được sự chuyên nghiệp trong hoạt động làm cho khách hàng không tin tưởng và tham gia các sản phẩm bảo hiểm có giá trị thấp. Đến năm 2007 phí bảo hiểm trung bình tăng tới 12triệu/ 1 hợp đồng, khách hàng đã bắt đầu tin tưởng vào Dai-ichi Việt Nam, các mệnh giá của hợp đồng ngày một tăng cao, thấp nhất là 100 triệu/ 1 hợp đồng. Thị phần của Dai-ichi Việt Nam đã tăng lên đáng kể chiếm 8% thị phần trên toàn ngành bảo hiểm Việt Nam (tính từ năm 1995 đến nay). Lực lượng đại lý đang từng bước chứng tỏ vai trò chủ chốt đem lại phần lớn hợp đồng cho Dai-ichi Việt Nam. Doanh thu phí bảo hiểm tăng đáng kể, khả năng cạnh tranh trên thị trường bảo hiểm ngày một tăng, niềm tin của khách hàng vào công ty được củng cố từ đó tạo được danh tiếng cho Dai-ichi Việt Nam. Hệ thống đại lý bảo hiểm đang cố gắng hoàn thiện mình để có thể cung cấp các dịch vụ tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân. 2. Các mặt tích cực của hệ thống quản lý đại lý tại Dai-ichi Việt Nam: 2.1. Hệ thống phần mềm quản lý đại lý bảo hiểm: Bảo Minh CMG cùng liên kết với 5 doanh nghiệp lớn đang hoạt động trên thị trường bảo hiểm là ACE life, Prudential, Manulife, Bảo Việt nhân thọ, AIA xây dựng hệ thống “phần mềm quản lý đại lý bảo hiểm” nhằm nâng cao chất lượng quản lý các đại lý bảo hiểm. Hệ thống này đã chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 1/7/2006 và hệ thống đã phát huy hết tác dụng đặc biệt của nó ngay từ khi mới đưa vào hoạt động. Hệ thống đã nhanh chóng sàng lọc ra một danh sách đen các đại lý bảo hiểm vi phạm với số lượng khoảng 500 đại lý bảo hiểm. Hệ thống này cho phép kết nối thông tin đại lý giữa 6 doanh nghiệp với nhau và sẽ sàng lọc ra những đại lý bảo hiểm cùng lúc làm cho nhiều công ty khác nhau. Hình phạt mà các nhà quản lý đưa ra đối với các đại lý bảo hiểm vi phạm là rất nặng, đại lý bảo hiểm sẽ bị sa thải và sẽ không được bất kỳ doanh nghiệp bảo hiểm nào tuyển dụng trong vòng 3 năm. Hệ thống phần mềm này giúp cho các nhà quản lý quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn các hoạt động của đại lý bảo hiểm. Có hệ thống phần mềm này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được chất lượng đại lý khi tuyển dụng mới, như vậy chi phí đào tạo cho các đại lý bảo hiểm mới được giảm thiểu đi rất nhiều. Đây là một trong những hướng đi đúng đắn, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý đại lý bảo hiểm. 2.2. Quản lý tuyển dụng, đào tạo tổ chức và phát triển hệ thống đại lý bảo hiểm: Quản lý tuyển dụng đại lý bảo hiểm là công việc rất khó khăn của người quản lý, các nhà quản lý của Dai-ichi Việt Nam đã thực hiện khá tốt việc sàng lọc ngay từ đầu để tìm ra các đại lý bảo hiểm có năng lực. Các tiêu chuẩn lựa chọn đại lý bảo hiểm khá khắt khe như các ứng viên phải có độ tuổi phù hợp, có trình độ bằng cấp, ngoại hình dễ gây thiện cảmSau khi qua được vòng sơ loại, các ứng viên phải qua được vòng phỏng vấn trực tiếp của các nhà quản lý để khẳng định lại khả năng của mình. Quá trình tuyển dụng rất tốt đã giúp Dai-ichi Việt Nam có được các đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp, khả năng khai thác hợp đồng bảo hiểm tốt. Quản lý hoạt động đào tạo đại lý cũng có chất lượng cao nhằm huấn luyện các đại lý bảo hiểm trở nên chuyên nghiệp và có năng suất hoạt động cao. Các đại lý bảo hiểm nhận được các chương trình huấn luyện bao gồm các kỹ năng bán hàng từ mức cơ bản đến nâng cao. Các nhà quản lý cũng có các khóa huấn luyện riêng bao gồm kỹ năng quản lý và kỹ năng làm việc nhómChuyên viên huấn luyện đã đáp ứng tốt yêu cầu của Dai-ichi Việt Nam giúp cho đại lý bảo hiểm khai thác hợp đồng hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn không chỉ ở thị trường “nóng”(tự nhiên) mà còn ở thị trường “ấm”(qua sự giới thiệu của người quen), và thị trường “lạnh”( với những người chưa hề quen biết). Quản lý công tác tổ chức và phát triển hệ thống đại lý bảo hiểm đạt được khá tốt ở các vị trí như trưởng nhóm hay trưởng phòng kinh doanh. Các trưởng nhóm kinh doanh đã xác định được thị trường mục tiêu phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp và có các hướng dẫn đại lý bảo hiểm khai thác hợp lý thị trường này. Ngoài ra các trưởng nhóm kinh doanh đã tạo dựng được các mô hình tổ chức mạng lưới đại lý bảo hiểm phù hợp với thị trường mục tiêu, phù hợp với địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. Các trưởng nhóm cũng theo dõi sát sao để các đại lý của mình không lấn sang khu vực của nhóm khác, tránh có những tranh chấp trong nội bộ công ty. 2.3. Nghiên cứu triển khai các kế hoạch mới phù hợp với chiến lược của Dai-ichi Việt Nam: Các công ty lớn trên thị trường cạnh tranh găy gắt nhằm giành được thị phần lớn trên thị trường bảo hiểm. Các nhà quản lý của Dai-ichi Việt Nam đang nghiên cứu kế hoạch nhằm tìm ra các thị trường tiềm năng, phát triển thị trường tiềm năng, thâm nhập chiếm lĩnh thị trường tiềm năng từ đó doanh thu và thị phần đều tăng mà không phải cạnh tranh găy gắt với các công ty bảo hiểm lớn khác như Bảo Việt, Prudential Chương trình liên kết với trường đại học quốc tế RMIT là một trong những chiến lược đúng đắn nhất của Bảo Minh CMG đã góp phần phát triển nhanh thị phần của Bảo Minh CMG trên thị trường bảo hiểm. Đây là chương trình đầu tiên và cũng là duy nhất mà không doanh nghiệp bảo hiểm nào có. Đánh đúng tâm lý của các bậc cha mẹ rất muốn cho con em mình được học tập trong môi trường quốc tế mà không phải đi du học xa nhà, Bảo Minh CMG đã cung cấp một sản phẩm vừa mang tính chất bảo hiểm vừa mang tính giáo dục. Sản phẩm này đem lại doanh thu tăng đột biến cho Bảo Minh CMG trong năm 2004 và hiện nay nó vẫn là sản phẩm chủ lực của Dai-ichi Việt Nam. 2.4. Quản lý theo hệ thống: Các cấp quản lý quản lý đại lý bảo hiểm của mình dựa trên doanh thu, không áp đặt và quản lý thời gian làm việc của đại lý, giúp cho các đại lý phát huy hết khă năng của mình. Môi trường làm việc tự do không gò ép, người đại lý bảo hiểm tự mình quản lý thời gian của mình, thời gian làm việc không giới hạn, người đại lý bảo hiểm có thể làm 8 tiếng, 12 tiếng khiến cho năng suất làm việc cũng không giới hạn. Các cấp quản lý theo dõi sát sao các đại lý bảo hiểm của mình nhằm đưa đến cho khách hàng sử dụng bảo hiểm những dịch vụ tốt nhất. Các đại lý bảo hiểm của Dai-ichi Việt Nam được coi là những chuyên gia chăm sóc khách hàng tốt nhất. Phương châm hoạt động của Dai-ichi Việt Nam là dựa trên giá trị nền tảng “khách hàng là trên hết”. Dai-ichi Việt Nam hiểu rằng lắng nghe khách hàng là cách tốt nhất để đánh giá chất lượng dịch vụ hiện tại của mình và trên cơ sở đó các nhà quản lý thường có các chương trình chăm sóc khách hàng đặc biệt như tặng quà nhân dịp lễ, tết, sinh nhật khách hàngKhách hàng tin tưởng vào Dai-ichi Việt Nam cũng có nghĩa doanh thu từ việc khai thác hợp đồng bảo hiểm cũng tăng lên nhanh chóng. 3. Các mặt hạn chế của hệ thống quản lý đại lý tại Dai-ichi Việt Nam: 3.1. Đạo đức của nhà quản lý: Do thu nhập của các nhà quản lý tại Dai-ichi Việt Nam cũng dựa vào năng suất khai thác hợp đồng bảo hiểm là chính, các phụ cấp nhà quản lý chỉ được hưởng trong 5 năm. Bởi vậy các nhà quản lý cũng thường bị áp lực từ tiền hoa hồng và chỉ tiêu doanh thu mà công ty đặt ra cho các nhà quản lý đại lý. Các nhà quản lý tìm mọi cách để đại lý bảo hiểm dưới quyền kí được hợp đồng kể cả vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Khi các đại lý bảo hiểm dưới quyền không kí được hợp đồng hoặc kí được ít, nhà quản lý sẽ tìm mọi cách để tuyển dụng thêm đại lý, với hi vọng các đại lý bảo hiểm mới sẽ làm tốt hơn các đại lý cũ. Dẫn đến tình trạng tuyển dụng đại lý bảo hiểm một cách tràn lan, thúc ép bán hàng tràn lan để lấy doanh thu ngắn hạn. Các nhà quản lý chỉ chú trọng tuyển dụng về lượng mà không quan tâm tới chất lượng đại lý. Trong hơn 6000 đại lý hiện nay chỉ có khoảng 900 đến 1200 đại lý bảo hiểm thực sự hoạt động, còn lại là không hoạt động được hoặc hoạt động cầm chừng, không có hiệu quả. Đại lý chạy đua với nhau, không tư vấn đầy đủ cho khách hàng, khiến khách hàng kí xong hợp đồng rồi mới nhận ra sản phẩm bảo hiểm đó không phù hợp với mình. Có những đại lý bảo hiểm còn cố tình quảng cáo sai sự thật về nội dung, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm gây nhiều thiệt hại cho khách hàng. Còn có đại lý hứa hẹn khuyến mại nhiều hơn so với quy định, hứa giảm phí, hoàn phí Dẫn đến tỷ lệ duy trì hợp đồng với khách hàng và đại lý bảo hiểm là rất thấp. Cuối cùng khách hàng thường là người chịu thiệt vì mất quyền lợi và bị mất tiền oan. Điều 3/IV thông tư số 71/2001/ TT- BTC qui định “nghiêm cấm đại lý khuyến mãi khách hàng dưới hình thức bất hợp pháp như: hứa hẹn giảm phí bảo hiểm, hoàn phí bảo hiểm hoặc các quyền lợi bảo hiểm khác mà doanh nghiệp bảo hiểm không cung cấp cho khách hàng”. Các nhà quản lý thường không thể theo dõi sát sao các đại lý được nên không thể kịp thời nhắc nhở và chấn chỉnh, đến khi sự việc đã xảy ra rồi, đại lý bảo hiểm bị truy cứu trách nhiệm thì mọi việc đã không thể cứu vãn được nữa. Giữa các nhà quản lý đã có sự phân chia rõ ràng về khu vực hoạt động, không đại lý bảo hiểm nào được “lấn sân” sang khu vực của nhà quản lý khác. Tại khu vực miền bắc Dai-ichi Việt Nam có trụ sở chính tại toà nhà Tung Shing Square, 2 Ngô Quyền. Trụ sở chính có 12 phòng kinh doanh do 12 trưởng phòng kinh doanh quản lý. Song mặc dù đã phân chia khu vực nhưng các đại lý bảo hiểm vẫn hoạt động chồng chéo lên nhau, tranh giành hợp đồng của nhau, gây ra tranh chấp mất đoàn kết nội bộ công ty. 3.2. Tốc độ tăng trưởng tăng nhưng doanh thu không lớn: Prudential được coi là một trong những công ty bảo hiểm nhân thọ lớn nhất hiện nay trên thị trường bảo hiểm. Hiện nay qua 5 lần tăng vốn thì số vốn của Prudential mới tăng tới 75 triệu USD. Dai-ichi Việt Nam đã được công ty mẹ tăng vốn từ 25 triệu USD lên tới 72 triệu USD trong năm vừa qua. Tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm hàng năm vào khoảng 30% được coi là khá cao so với các công ty khác. Nhưng đấy là tự so với mình còn so với các công ty khác như Bảo Việt hay Prudential thì mức doanh thu đó thực ra là rất nhỏ. Doanh thu của quý I năm 2008 là 45 tỷ đồng quá nhỏ so với các công ty khác. Đối với Bảo Việt tổng doanh thu là 7.800 tỷ đồng, tăng trưởng chỉ đạt 13.5% so với năm 2006. Điều này khiến các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc hoạch định chiến lược của công ty. Lượng vốn đầu tư khá lớn song số lượng đại lý bảo hiểm hoạt động lại quá nhỏ, không thể trong một thời gian ngắn mà có thể tăng nhanh số lượng đại lý bảo hiểm lên được. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh thu cũng tăng chậm, không thể có đột phá trong những năm tới. Các nhà quản lý phải tìm cách cân bằng giữa lượng vốn bỏ ra và doanh thu có thể thu về được. 3.3. Vấn đề đào tạo các nhà quản lý chưa được coi trọng: Hiện nay ngành giáo dục chưa có chương trình đào tạo các nhà quản lý chuyên nghiệp mà chỉ hầu hết là các khoá học nâng cao kỹ năng quản lý mà thôi. Việc đào tạo trong các trường đại học nhìn chung vẫn xa rời thực tế. Các cuộc điều tra thực tế đã nói lên rằng khoảng cách tương đối lớn giữa kiến thức sinh viên được học ở trường đại học và công việc thực tế khi đi làm. Về phía doanh nghiệp, hạn chế trong chi phí đào tạo đã không cho phép Dai-ichi Việt Nam có thể đầu tư dài hạn cho việc đào tạo các cán bộ quản lý của mình. Bởi vậy, phần lớn các cán bộ quản lý tại công ty đều vừa học vừa làm nên nhiều khi làm theo thói quen cũ, làm theo kinh nghiệm đã tích luỹ được từ các lĩnh vực khác hay các va chạm thực tế tương tự. Thiếu đào tạo bài bản về nghiệp vụ, các cán bộ quản lý có thể vẫn xử lý được các tình huống thường ngày chứ chưa thể xử lý được các nghiệp vụ khó. Gặp các tình huống khó các nhà quản lý thường lúng túng, không biết cách giải quyết gây mất lòng tin và uy tín đối với các đại lý bảo hiểm, khiến khả năng cạnh tranh so với các công ty lớn là rất thấp, dẫn đến ảnh hưởng tới thị phần của Dai-ichi Việt Nam trên thị trường bảo hiểm. Hiện nay các nhà quản lý tại Dai-ichi Việt Nam phần lớn là từ nghành khác nhảy sang, thậm chí còn không được đào tạo chính quy và chuyên sâu về bảo hiểm. Do chế độ thăng tiến tại Dai-ichi Việt Nam các đại lý bảo hiểm sẽ dựa trên thành tích kinh doanh của mình và các khoá học huấn luyện nâng cao kỹ năng tư vấn và thuyết phục khách hàng, huấn luyện kỹ năng quản lý và lãnh đạo để lên được vị trí lãnh đạo. Bởi vậy các nhà quản lý thường thiếu tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm bảo hiểm. Nếu khách hàng biết được điều này sẽ làm mất lòng tin nơi khách hàng và làm giảm uy tín của Dai-ichi Việt Nam. 3.4. Quản lý theo hệ thống cũng gây nhiều hạn chế: Quản lý chỉ dựa trên kết quả kinh doanh cũng bộc lộ nhiều điểm không chặt chẽ. Đối với các đại lý bảo hiểm không có tham vọng thăng tiến thì hệ thống quản lý này chỉ làm tăng sự ỷ lại chứ không thúc đẩy đại lý làm việc. Bởi vì hoa hồng cho mỗi một hợp đồng khai thác được là khá cao nên các đại lý bảo hiểm khi khai thác được nhiều hợp đồng họ thấy đủ rồi họ sẽ không làm nữa. Công việc khai thác hợp đồng sẽ chững lại nếu đại lý bảo hiểm nào cũng mang tâm lý đó sẽ khiến cho năng suất lao động của người đại lý bảo hiểm giảm hẳn. Ngoài ra hệ thống quản lý chỉ chú trọng đến kết quả kinh doanh cuối cùng của người đại lý bảo hiểm cũng dễ làm cho người đại lý chán nản khi kết quả làm việc của mình không tốt. Có những lúc người đại lý bảo hiểm rất cố gắng khai thác hợp đồng nhưng kết quả thu được lại không như mong muốn khiến cho người đại lý không còn tinh thần làm việc, hiệu quả lại càng giảm sút, gây ảnh hưởng tới các đại lý bảo hiểm khác và ảnh hưởng tới cả công ty. 3.5. Quảng bá và phát triển thương hiệu kém: Hiện nay Dai-ichi Việt Nam cũng đang tham gia các hoạt động xã hội như tài trợ cho chương trình huấn luyện “Bạn trẻ và kỹ năng sống”. Dai-ichi Việt Nam cũng tích cực làm công tác từ thiện khi đóng góp 20.000 USD vào quỹ “Vì người nghèo” của mặt trận tổ quốc thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng hầu hết các hoạt động này đều không được người dân Việt Nam biết tới. Trong khi đó các đối thủ cạnh tranh lớn như Bảo Việt và Prudential lại quảng bá hình ảnh của mình ở khắp nơi như tài trợ cho các đại hội thể thao toàn thành, các chương trình giải trí, quảng cáo trên truyền hình Trong một cuộc khảo sát thực tế cho thấy 40% người Việt Nam biết tới Bảo Việt, 50% biết đến Prudential, và 10% biết đến Dai-ichi Việt Nam. Điều này làm giảm đáng kể khả năng cạnh trạnh của Dai-ichi Việt Nam trên thị trường bảo hiểm vốn đang cạnh tranh khốc liệt. Các nhà quản lý về Marketing còn quá yếu kém trong việc đưa hình ảnh của Dai-ichi Việt Nam đến với khách hàng Việt Nam. Dai-ichi Việt Nam đã hoàn thành khá tốt sứ mạng của mình trong quá trình hoạt động trên thị trường bảo hiểm Việt Nam. Đã góp phần tích cực cho sự phát triển của xã hội Việt Nam thông qua việc cung cấp những sản phẩm và dịch vụ bảo hiểm nhân thọ tốt nhất và tiên tiến nhất, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và đội ngũ quản lý, đại lý bảo hiểm. Cố gắng sửa chữa các mặt còn hạn chế, Dai-ichi Việt Nam đang từng bước trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu của Việt Nam. Phần 3: Một số giải pháp khắc phục hạn chế công tác quản lý các đại lý bảo hiểm nhân thọ của Dai-ichi Việt Nam: I. Nâng cao quy trình tuyển dụng đại lý bảo hiểm: 1. Nâng cao đạo đức của đại lý bảo hiểm: Hiện nay vấn đề đạo đức của người đại lý bảo hiểm đang trở thành vấn đề đau đầu các nhà quản lý. Công việc kinh doanh và ngành bảo hiểm dựa trên sự tín nhiệm giữa khách hàng và bản thân người đại lý bảo hiểm. Kinh doanh có đạo đức nghề nghiệp sẽ tạo được niềm tin nơi khách hàng, ngược lại kinh doanh thiếu đạo đức nghề nghiệp sẽ huỷ hoại sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty cũng như đối với người đại lý bảo hiểm. Nâng cao quy trình tuyển dụng nhằm sàng lọc thật tốt, tìm ra được các đại lý thực sự chuyên nghiệp. Tuyển dụng theo chất lượng chứ không ồ ạt theo số lượng như hiện tại bởi mục tiêu của Dai-ichi Việt Nam là tuyển dụng được đội ngũ đại lý bảo hiểm có trình độ cao, cung cấp các dịch vụ có chất lượng, được mọi người trong ngành bảo hiểm tôn trọng và được khách hàng Việt Nam tín nhiệm. Quy trình phỏng vấn ứng viên khi họ đã vượt qua được vòng sơ loại của các nhà quản lý cũng cần được nâng cao hơn nữa. Phỏng vấn càng sát sao càng sàng lọc được các đại lý bảo hiểm có chất lượng. Khi phỏng vấn các nhà quản lý nên tập trung chính vào thái độ của các ứng viên đối với công việc trong ngành bảo hiểm như họ có tin tưởng vào lợi ích của các sản phẩm bảo hiểm hay không, họ có thật sự hiểu về các sản phẩm bảo hiểm để tư vấn cho khách hàng các sản phẩm phù hợp với khách hàng hay không 2. Tuyển chọn đại lý bảo hiểm theo sản phẩm bảo hiểm: Hiện nay 70% doanh thu phí bảo hiểm là của sản phẩm an sinh giáo dục, là sản phẩm độc quyền trên thị trường bảo hiểm Việt Nam của Bảo Minh CMG và giờ là của Dai-ichi Việt Nam. Sản phẩm bảo hiểm này dựa vào tâm lý muốn đầu tư cho việc học hành của con trẻ của các bậc cha mẹ. Một tấm bằng cử nhân, thạc sĩ hay tiến sĩ tại một trường đại học danh tiếng trên thế giới là ước mơ mà các bậc cha mẹ mong muốn cho con mình đạt được. Điều đó không những đòi hỏi khả năng kiến thức của các em mà còn phụ thuộc rất nhiều vào tài chính của gia đình. Bảo hiểm An Sinh Giáo Dục giúp đáp ứng nhu cầu trợ cấp chi phí đại học, bảo đảm hoàn thành tương lai học vấn cho các em. Tuổi tham gia của người được bảo hiểm từ 0 đến 16 tuổi. Vì vậy người quản lý khi tuyển chọn nhân viên khai thác sản phẩm bảo hiểm này nên tuyển những người trong độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi là tốt nhất. Những người trong độ tuổi này thường năng động tìm kiếm thông tin ngoài thị trường mà không dựa nhiều vào các mối quan hệ trong xã hội. Ngoài ra các nhà đại lý bảo hiểm trẻ tuổi, dáng vẻ thành đạt thường chiếm được lòng tin của khách hàng là các bậc cha mẹ nhiều hơn những người trung niên. Sản phẩm bảo hiểm Hưu trí dành cho những người tuổi đã xế chiều và đang chuẩn bị cho tuổi nghỉ hưu của mình. Tuổi được tham gia của người được bảo hiểm là từ 18 đến 60 tuổi. Loại sản phẩm này lại cần những đại lý bảo hiểm có tầm tuổi trung niên. Khi đó nhờ các mối quan hệ sẵn có từ trước tới nay và uy tín của mình để đại lý bảo hiểm có thể khai thác được nhiều hợp đồng hơn là những người trẻ tuổi. Những người tham gia loại bảo hiểm này cũng chỉ tin tưởng vào những người có tầm tuổi như mình chứ không tin tưởng vào những người ít tuổi. Bởi vậy người quản lý nên xác định chính xác độ tuổi thích hợp của đại lý bảo hiểm cho từng loại sản phẩm bảo hiểm để có thể khai thác được hợp đồng một các hiệu quả nhất. II. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhà quản lý đối với đại lý bảo hiểm: 1. Hỗ trợ các đại lý hoạt động: Ngoài các khoá học nâng cao trình độ của người đại lý bảo hiểm người quản lý nên tổ chức các buổi hội thảo nhằm lắng nghe và chia sẻ các kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực bảo hiểm cho các đại lý bảo hiểm dưới quyền. Nhờ các buổi hội thảo với các ví dụ minh hoạ sống động, các đại lý bảo hiểm có thể tích luỹ thêm nhiều kinh nghiệm quý giá để xử lý được các tình huống khó gặp phải trong quá trình làm việc. Thông qua các buổi hội thảo nhà quản lý phải kích thích được tinh thần và lòng ham muốn làm việc của đại lý bảo hiểm. Tinh thần và lòng ham muốn làm việc có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả công việc của đại lý bảo hiểm. Nhà quản lý cũng phải hỗ trợ thêm thông tin khách hàng cho các đại lý bảo hiểm cũng như kinh phí để tìm kiếm thông tin khách hàng. Thông tin rất quan trọng trong công việc của người đại lý bảo hiểm. Thông tin giúp cho đại lý xác định được đâu là thị trường mục tiêu, đâu là khách hàng mục tiêu mà mình phải hướng đến. Nếu người đại lý bảo hiểm vẫn không xác định được thị trường mục tiêu cho mình thì nhà quản lý phải lựa chọn thị trường mục tiêu cho đại lý, đưa ra các hoạch định mang tính chiến lược và dẫn dắt đại lý thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường mục tiêu đó. 2. Tăng cường kiểm tra kiểm soát đối với các đại lý bảo hiểm: Nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi và kiểm tra quá trình hoạt động của các đại lý bảo hiểm để kịp thời có những chấn chỉnh khi đại lý có các biểu hiện vi phạm các quy định của ngành bảo hiểm. Để kí được hợp đồng đại lý bảo hiểm có thể xâm hại đến quyền lợi của khách hàng và phương hại đến uy tín của doanh nghiệp. Nếu người quản lý theo dõi sát sao đại lý của mình thì sẽ kịp thời ngăn chặn được các vi phạm đó, vừa tránh được tổn thất cho đại lý lại vừa tránh được nguy cơ mất đi uy tín của Dai-ichi Việt Nam trong mắt khách hàng. Người quản lý nên ban hành các quy chế khen thưởng, kỷ luật thật rõ ràng bên cạnh các chương trình thi đua. Các quy chế phải phù hợp và đảm bảo tính công bằng đối với các đại lý vừa khuyến khích vừa răn đe các đại lý bảo hiểm không được làm gì vi phạm quy chế. Bên cạnh đó người quản lý cũng cần có lối sống đúng mực, có tinh thần trách nhiệm cao, tuân thủ nghiêm ngặt các quy chế của công ty cũng như của phòng ban mình đang làm việc. Có như vậy mới tạo được sự tín nhiệm của nhân viên với nhà lãnh đạo, làm cho nhân viên thực sự tin tưởng vào nhà lãnh đạo. Điều đó có ảnh hưởng lớn đến doanh thu và năng suất lao động của đại lý bảo hiểm. III. Bồi dưỡng và nâng cao năng lực quản lý hệ thống của cán bộ quản lý đại lý: 1. Tạo dựng mô hình tổ chức hợp lý: Nhà quản lý phải tạo dựng mô hình tổ chức mạng lưới đại lý phù hợp với chiến lược kinh doanh của Dai-ichi Việt Nam, phù hợp với địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. Địa bàn ở thành phố thường sử dụng sản phẩm Bảo hiểm An Sinh Giáo Dục, còn ở địa bàn các tỉnh thì sản phẩm Bảo hiểm An Sinh Giáo Dục lại không được khách hàng quan tâm đến. Nhà quản lý phải nắm thật rõ đặc điểm của từng địa bàn để sắp xếp các đại lý bảo hiểm sao cho phù hợp nhất. Cơ cấu tổ chức của hệ thống mạng lưới đại lý bảo hiểm phải thúc đẩy được sự hợp tác và phối hợp giữa các đại lý bảo hiểm với nhau, hỗ trợ nhau để cùng phát triển. Trong một mạng lưới mà có đại lý làm việc quá tốt, khai thác được nhiều hợp đồng mà lại có đại lý không khai thác được hoặc khai thác được rất ít hợp đồng thì mạng lưới đó sẽ mất cân đối và không thể phát triển mạnh mẽ được. Mạng lưới cung cấp dịch vụ phải được các nhà quản lý xây dựng sao cho phủ kín được càng nhiều vùng càng tốt. Như vậy mạng lưới này sẽ đáp ứng nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân, vừa phát triển được thị phần của Dai-ichi Việt Nam trên thị trường bảo hiểm lại vừa quảng bá được hình ảnh và thương hiệu của công ty trong mắt khách hàng. Mô hình tổ chức theo mạng lưới ngày càng được nhiều nhà quản lý áp dụng bởi tính khả thi của mô hình này. Bộ phận quản lý tại Dai-ichi Việt Nam đang rất chú trọng tới chương trình này và xác định đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của Dai-ichi Việt Nam. 2. Bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ quản lý: Dai-ichi Việt Nam phải thường xuyên có các cuộc kiểm tra trình độ của các nhà quản lý để xác định một cách chính xác năng lực cũng như trách nhiệm của từng nhà quản lý. Từ đó xem xét khả năng của nhà quản lý có hoàn thành tốt trách nhiệm của mình hay không. Nếu nhà quản lý có khiếm khuyết ở đâu thì sẽ hỗ trợ họ các khoá học bồi dưỡng nâng cao trình độ, còn nếu người quản lý có quá nhiều khiếm khuyết thì sẽ có các biện pháp cảnh cáo hoặc đình chỉ không được kinh doanh một số sản phẩm bảo hiểm. Thường xuyên hợp tác với các tổ chức đào tạo chính quy và chuyên sâu về quản lý trong ngành bảo hiểm. Đây sẽ là những nơi đào tạo các nhà quản lý chuyên nghiệp sau này. Dai-ichi Việt Nam phải thường xuyên gửi cán bộ đến đây học tập để nâng cao kỹ năng và khi các khoá học của tổ chức đào tạo kết thúc công ty sẽ có nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng được nhu cầu nhân lực chuyên nghiệp đang khan hiếm. Quy định lại việc tổ chức đào tạo theo hướng chuyên sâu, có mục đích và hiệu quả về kinh tế. Các khoá huấn luyện hiện tại thường mang tính chất tràn lan, vấn đề gì cũng đề cập đến nhưng lại không sâu sắc,khiến cho chi phí cho đào tạo tăng cao mà không hiệu quả. Khoá huấn luyện nên tập trung vào bổ sung các kỹ năng cho quy trình quản lý: Hoạch định- Giám sát- Huấn luyện. Hoạch định những chiến lược đưa đại lý bảo hiểm dưới quyền thâm nhập chiếm lĩnh thị trường mục tiêu, cung cấp cho thị trường những dịch vụ bảo hiểm nhân thọ với chất lượng tốt nhất. Giám sát để xoá bỏ hoàn toàn các hiện tượng tiêu cực như: ăn chặn tiền bảo hiểm của khách hàng, thu phí bảo hiểm của khách hàng rồi bỏ trốn, đồng loã với khách hàng để trục lợi, vì lợi ích của bản thân mà tư vấn không rõ ràng cho khách hàngtừ đó nâng cao uy tín của Dai-ichi Việt Nam trong đời sống dân chúng, xây dựng lòng tin của khách hàng đối với Dai-ichi Việt Nam. Huấn luyện để bồi dưỡng nghiệp vụ, phong cách phục vụ, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ quản lý đại lý bảo hiểm. Không những thế còn phải nâng cao chất lượng chuyên môn của các đại lý, đại lý nắm vững kiến thức và kỹ năng bảo hiểm sẽ dễ dàng giải đáp được thắc mắc của khách hàng khiến khách hàng vững tin vào các sản phẩm bảo hiểm của Dai-ichi Việt Nam. Đây là giải pháp rất khả thi, vừa đào tạo chuyên sâu, có trọng tâm lại vừa tiết kiệm được chi phí cho đào tạo. Ban lãnh đạo của công ty nên nhanh chóng thay đổi để cải thiện bộ phận quản lý sao cho chuyên nghiệp hơn, hoàn thiện hơn nữa. III. Tăng cường các chế độ ưu đãi: Hiện nay Dai-ichi Việt Nam cũng có các chương trình thi đua nhưng vẫn chưa đủ để kích thích đại lý bảo hiểm làm việc hết sức mình. Do cơ chế quản lý trên doanh thu là chủ yếu bộc lộ nhiều mặt hạn chế ảnh hưởng tới khả năng làm việc của người đại lý bảo hiểm. Bởi vậy cần phải có nhiều chương trình thi đua hợp lý vừa phải đảm bảo phần chi phí lại vừa tạo được động lực làm việc cho đại lý. Phần thưởng trong các chương trình là các chuyến du lịch dài ngày ở nước ngoài cùng với gia đình và người thân hay các chuyến nghỉ mát ở Nha Trang, Hạ Long được tổ chức thường xuyên sẽ tạo lên động lực làm việc của đại lý bảo hiểm . Từ đó ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của các đại lý. Ngoài ra chế độ lương thưởng cộng trợ cấp cho đại lý bảo hiểm cũng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ và tinh thần làm việc của đại lý. Cuối mỗi tháng đại lý bảo hiểm nhanh chóng nhận được lương, nếu không khai thác được hợp đồng nào sẽ được một phần trợ cấp của công ty thì tinh thần của đại lý sẽ khá lên rất nhiều. Từ đó sẽ càng sẵn sàng cho một tháng làm việc mới, làm việc nhiều hơn, hiệu quả hơn nữa. IV. Hoàn thiện công tác Marketing và quảng cáo: Hiện nay các công cụ như Marketing và quảng cáo là cô cùng quan trọng tới việc quảng bá thương hiệu của Dai-ichi Việt Nam. Trang web của Dai-ichi Việt Nam quá sơ sài, không có nhiều thông tin để khách hàng có thể tìm hiểu thêm về công ty. Các trang web của Bảo Việt hay Prudential có rất nhiều thông tin về các dịch vụ của họ, khách hàng có thể dễ dàng tìm hiểu và càng yên tâm về sự lựa chọn của mình. Việc quảng bá hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng phải được các nhà quản lý xúc tiến nhanh chóng. Hiện tại Dai-ichi Việt Nam chưa có một chương trình quảng cáo chính thức nào, khách hàng chỉ khi tiếp xúc với đại lý bảo hiểm của Dai-ichi Việt Nam mới biết đến tên tuổi của công ty. Quảng bá tên tuổi nhằm khẳng định thương hiệu của mình, khẳng định chất lượng các dịch vụ mà mình đem đến cho khách hàng. Khách hàng tin tưởng vào Dai-ichi Việt Nam và giao cho Dai-ichi Việt Nam quản lý tài sản của mình. Trên đây là những giải pháp khá khả thi có thể áp dụng thực hiện ở bộ phận quản lý nhằm làm cho bộ phận quản lý có thể thực hiện tốt bổn phận và trách nhiệm của mình để người dân Việt Nam biết đến Dai-ichi Việt Nam, tin tưởng vào Dai-ichi Việt Nam. Với sự hỗ trợ đắc lực từ công ty mẹ, Dai-ichi Việt Nam cam kết sẽ cố gắng đóng góp cho sự phát triển của xã hội Việt Nam thông qua việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ bảo hiểm nhân thọ tốt nhất và tiên tiến nhất. Mặc dù còn nhiều hạn chế trong công tác quản lý song Dai-ichi Việt Nam sẽ sớm khắc phục để lại được tận tâm phục vụ khách hàng. KẾT LUẬN Bảo hiểm đang dần trở thành cuộc sống của con người Việt Nam, thúc đẩy sự ổn định về tài chính và giảm bớt các nỗi lo âu về tinh thần. Dịch vụ bảo hiểm là kênh huy động vốn tiết kiệm quan trọng cho đầu tư phát triển nền kinh tế, là công cụ hữu hiệu để giảm bớt rủi ro. Dai-ichi Việt Nam là một công ty bảo hiểm nước ngoài, chính thức hoạt động trên thị trường Việt Nam chưa lâu, thị phần trên thị trường còn nhỏ hẹp song mục tiêu của Dai-ichi Việt Nam lại không nhỏ hẹp chút nào. Với đội ngũ quản lý đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp, quy trình tuyển chon, đào tạo đại lý, theo dõi kiểm tra được tuân thủ một cách nghiêm ngặt Dai-ichi Việt Nam quyết tâm trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ tốt nhất ở cả phương diện phục vụ khách hàng và đóng góp cho sự phát triển của xã hội Việt Nam. Cố gắng mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng và tạo được môi trường làm việc tốt nhất cho đội ngũ nhân viên và đại lý bảo hiểm là sứ mạng mà Dai-ichi Việt Nam luôn muốn hoàn thành tốt và ngày càng tốt hơn nữa.