Đề tài Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở công ty may Phù Đổng

Tổng gtrị NVL(Qh) 230.296.921,822 710.549.223,115 308,5 480.252.301,293 Tổng mức tiêu dùng (Mv) 614.034.454,46227 135.926.269,12625 22,13 -478.108.185,33602 Hiệu suất tiêu dùng ( Hm) 0,38 5,23 13,76 4,85 Trích báo cáo tổng kết năm 2002 và năm 2003 Kết quả phân tích như sau: sQh là mức tăng giảm chỉ tiêu nguyên vật liệu được tính như sau: sQh = Qh1-Qh0= sản lượng hàng hoá năm 2003 trừ đi sản lượng hàng hoá năm 2002=710.549.223,115 – 230.296.921,822 = 480.252.301,293 đồng Vậy do đâu mà Tổng giá trị sản xuất năm 2003 lại tăng hơn năm 2002.Đièu đó được lý giải như sau: Do tổng mức tiêu dùng vật tư năm nay giảm so vói măm trước là năm 2002 là -478.108.185,33602 đồng tức là giảm 22% kế hoạch nên đã làm cho tổng giá trị vật tư hàng hoá bán ra giảm một lượng = -181.681.110,4276876 đồng như sau: sQhm = sMv 5 Hmnăm2003 = -478.108.185,33602 5 0,38 = - 181.681.110,4276876 đồng năm nay(2003) do hiệu suất sử dụng vật tư cao hơn năm 2002 ( tăng 4.85%)nên cuối năm kết quả tính toán cho thấy làm tăng tổng giá trị hàng hoá một lượng = + 659.242.405,2623125 đồng : Điều đó được lý giải như sau: sQhH = Mvnăm 2003 5 sHv =135.926.269,12625 5 4,85 = +659.242.405,2623125 đồng Như vậy ở đây có 2 nhân tố làm ảnh hưởng đến tổng giá trị hàng hoá của năm 2003 so với năm 2002 là tổng mức tiêu dùng vật tư và hệ số sử dụng vật tư nhưng ở Công ty May Phù Đổng thì hiệu suất sử dụng vật tư có tác động tích cực đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá còn lượng hàng hoá bán ra lại giảm so với kỳ trước nên đã làm tác động ngược chiều đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá. Tổng hợp ảnh hưởng 2 nhân tố này sQh = sQhM + sQhh =-181.681.110,4276876đồng +659.242.405,2623125 đồng = + 477.561.294,8346247đồng như ta đã thấy trên bảng phân tích. Để kỳ sau hiệu quả hàng hoá bán ra tốt hơn cụ thể là đảm bảo tăng tổng giá trị hàng hoá thì điều cốt loĩ là doanh nghiệp phải chú trọng tăng lượng hàng bán ra , từ đó có thể tăng được mức tiêu thụ hàng hoá và ít nhất cũng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch mức tiêu thụ hàng hoá . 2.2.11- Phân tích và xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá : Xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá dựa trên cơ sở so sánh giữa năm 2002 và lấy năm 2002 làm năm gốc và so sánh với năm 2003 để tính ra các nhân tố ảnh hưởng cũng như phát hiện nguyên nhân và phương hướng giải pháp hợp lý có một kế hoạch tốt. Bảng7.11- Tính chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá tên vật tư đơn vị lượng bán 2002 lượng bán 2003 Giá vốn2002 Giá vốn 2003 Giá bán 2002 Giá bán 2003 q0 q1 z0 z1 g0 g1 Vải m 163.432,45 207.477,93 1.708.870,64 54.000,06 1.964.788,98 192.820,96 Chỉ may m 16.501,40 12.214,75 1.904.369,81 1.893.577,71 1.895.154,01 1.987.161,98 Chỉ đính m 225,00 50,00 17.219.047,62 1.028.574 282.328,04 1.190.476,20 Chỉ nhãn m 324,50 942,85 302.587.717,37 3.801.117,50 302.939.609,65 5.625.394,64 Mex m 15.734,41 4.626,26 5.690.625,69 1.996.398 5.985.553,99 2.200.293,69 Bìa lưng m 25.136,84 16.609,98 2.520.821,64 2.843.148,13 2.569.855,50 3.106.449,34 Chun m 3.794,20 430,00 911.772,07 96.488,93 89.130,40 786.461,79 Total m 225.148,79 242.351,76 Trích báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 2002, 2003 2.2.12.Tình hình sử dụng vật tư của Công ty may Phù Đổng Bảng7.12.Tình hình sử dụng nguyên,nhiên liệu năm 2003 Chỉ tiêu Kế hoạch năm2003 Thực hiện năm 2003 So sánh% Sản lượng KH Tiêu hao kế hoạch Sản lượng TH Tiêu hao định mức Tiêu hao thực tế Tổng 2003 Tổngchi phí 617.808 9.314.000.000 617.900 9.348.314.736 10.880.070.038 -1531.755.302 Trong đó Chi phí NL 6.734.000.000 6.758.809.473 7.971.651.137 -1.016.815.077 Chi phí nhiên liệu 2.400.000.000 2.408842.105 22.923.782.329 -514.940.224 Nguồn: Phòng tài chính kế toán *Nhận xét: Qua số liệu trên ta thấy tình sử dụng vật tư của Công ty May Phù Đổng năm 2003 là (-1.531.775.302đ) *Nguyên nhân chủ yếu: - Công tác quản lý vật tư thiết bị còn nhiều hạn chế. - Do công tác định mức vật tư chưa hợp lý - Giao khoán sản phẩm chưa hợp lý. Hiện nay Công ty giao khoán đồng chi phí/sản phẩm. Nhưng trong quá trình lập kế hoạch cấp vật tư sử dụng trong tháng thì lại lập hết theo chi phí đưọc hưởng. Do vậy khi các vật tư thiết bị hỏng đột xuất thì phải cấp thêm(đây chính làphần chi phí tăng). Do vậy đã giao khoán sản phẩm thì trong quá trình lập kế hoạch phải để lại một số %vật tư dự trữ để đề phòng hỏng đột xuất(trong tháng những trường hợp hỏng đột xuất là xảy ra thường xuyên). Do vậy khi lập kế hoạch sử dụng vật tư cho các tổ sản xuất theo kế hoạch giao khoán và công tác quản lý vật tư tới tận nơi sử dụng còn kém, chưa giám sát chặt chẽ dẫn đến tình trạng trong kế hoạch cảm thấy có thể có vật tư thay thế không hỏng hoặc hỏng ít với dự trù trong kế hoạch nhưng có vật tư của một tổ hỏng đột xuất thì phải cấp. Đây là một mâu thuẫn do quá trình lập kế hoạch giao khoán ban đầu là không chuẩn xác dẫn đến vật tư lĩnh về có tổ không sử dụng hết dẫn đến chi phí vật tư ngày càng tăng. Bảng 7.13. Nguyên liệu hỏng mã hàng áo sơ mi Đức S 63963=500Áo Tên chi tiết Khuyết tật Số lượng Qui ra mét Đơn giá (1 mét) Tính thành tiền (đồng) Vải Lỗi 0.5% 2.5 29.500 73.750đ Mex Lỗi 0.4% 2 14000 28.000đ Chỉ Máy sai 3% 1800 4000 7.200đ Bìa lưng Lỗi 0.1% 2 7.200 14.400đ Chun Sai qui cách 0.2% 2 6.200 12.400đ Nguồn: Phòng tài chính kế toán + Hệ thống kho hàng để vật tư dự trữ còn ít, được thiết kế không đảm bảo được yêu cầu về kỹ thuật, hơn nữa một số vật tư thiết bị những năm trước nhập nhiều dẫn đến tồn đọng nhiều. + Hệ thống định mức cho tiêu dùng chưa đầy đủ còn thiếu + Các bộ phận làm công tác quản lý chưa có kinh nghiệm cao, dẫn đến công tác quản lý vật tư còn nhiều hạn chế. Đơn hàng Sơ mi Đức S63963 = 500 SP vật tư cho đơn hàng này như sau: Loại vật tư Định mức vật tư Số lượng cần Vải 1.5 mét/ áo 750 m Mex 1mét/áo 500 m Chỉ 120mét/áo 60.000 m Bìa lưng 1mét/áo 500 m Chun 1mét/áo 500 m 2.2.1 3 – Kế hoạch đơn đặt hàng năm 2004: Như các số liệu các năm 2001, 2002 và năm 2003 về tình hình đơn hàng, ta bằng phương pháp bình quân đơn giản, ta có thể dự báo số lượng vật tư sẽ cung ứng trong năm 2004 như sau: Bảng 8.1. Kế hoạch đặt hàng năm 2004 Tên vật tư Đơn vị Lượng lượng lượng dự báo năm 2004 Vải Seido m 48.757,48 41.510,49 23.542,70 37936,88933 Vải Nisho m 8.420,35 500 54.365,78 21095,37733 Vải Sven m 33.398,33 28.091,45 13.737,80 25075,85967 Vải Seidens m 3.000,00 26.391,95 3.254,66 10882,20033 Vải Vanheue m 0 36.875,85 95.326,86 44067,56833 Vải Prim m 20.850,00 12.512,40 321,654 11228,01933 Vải Ecxim m 8.873,94 44.565,55 24.586,29 26008,59167 Vải m 123.300,09 190.447,69 215.135,74 176294,506 Chỉ Total m 22.945,95 16.806,00 92.525,42 44092,45667 Chỉ Seiden m 105 55 50 70 Băng dính m 255 3.120,00 0 1125 Mex Primo m 5.250,00 5.750,00 5.500,00 5500 Bìa Man m 24.669,58 22.095,00 17.257,00 21340,527 Chun Sven m 14.288,11 4.224,20 0 6170,770333 Hàng khác m 67.513,64 731,103 2.145,62 23463,45633 TOTAL m 258.327,38 243.228,99 332.613,78 278056,7163 Có sử dụng số liệu nhập hàng năm 2001,2002,2003 Trong đó: Q2001 =Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2001 Q2002= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2002 Q2003= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2003 Q2004 = Lượng vật tư dự báo nhập năm 2004 Tương tự với số liệu các năm 2001,2002,2003 ta có thể dự báo tình hình lượng vật tư sẽ bán ra trong kỳ tới như sau:  Bảng8.2- Dự báo khối lượng hàng bán ra năm 2004 Tên vật tư Đơn vị Lượng2001 Lượng2002 Lượng2003 dự báo vật tư năm 2004 Vải Seido m 45.586,14 42.895,16 18.354,23 35.611,83933 Vải Nisho m 8.380,92 418 42.198,97 16.999,295 Vải Sven m 24.398,05 36.912,89 25.658,32 28.989,75433 Vải Seidens m 2.998,44 CAPut!’.353,55 84.736,99 35.696,325 Vải Vanheue m 0 16.875,85 12.358,98 9.744,943 Vải Prim m CAPut!’.293,55 13.374,01 21.328,26 17.998,60467 Vải Ecxim m 8.608,70 33.603,00 2.842,CAPut!’ 15.017,963 Vải m 109.265,80 163.432,45 207.477,93 160.058,7243 Chỉ Total m 18.979,87 16.501,40 12.214,75 15.898,67167 Chỉ Seiden m 105 225 50 126,6666667 Băng dính m 255 324,5 942,85 507,45 Mex Primo m 6.504,07 15.734,41 4.626,26 8.954,912667 Bìa Man m 22.330,17 25.136,84 16.609,98 21.358,99467 Chun Sven m 157.184,91 3.794,20 430 53.803,03533 Hàng khác m 205.359,02 96.521,33 0 10.0626,78 TOTAL m 519.983,83 158.237,67 449.829,69 376.017,06 Nếu như số liệu dự báo về tình hình cung ứng vật tư sẽ là như trên, với các số liệu tồn đầu kỳ thực tế năm 2004 ta có thể tính được lượng vật tư tồn kho cuối năm 2004 sẽ là như sau: Bảng8.3-Tính lượng tồn kho năm 2004 Công ty May Phù Đổng Tên vật tư Đơn vị Lượng tồn kho đầu năm 2004 thực tế Lượng nhập vật tư dự báo2004 Lượng dự trữ an toàn Lượng vật tư dự kiến xuất năm 2004 Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2004 Vải Seido m 5.641.819,42 37.936,88933 677.018,331 35.611,83933 4.967.126,14 Vải Nisho m 11.921.738,22 21.095,37733 1.430.608,59 16.999,295 10.495.225,72 Vải Sven m 6.543.835,64 25.075,85967 785.260,277 28.989,75433 5.754.661,47 Vải Seidens m 9.240.248,77 10.882,20033 1.108.829,85 35.696,325 8.106.604,79 Vải Vanheue m 1.308.292,95 44.067,56833 156.995,154 9.744,943 1.185.620,42 Vải Prim m 2.912.393,94 11.228,01933 349.487,273 17.998,60467 2.556.136,08 Vải Ecxim m 2.487.510,88 26.008,59167 298.501,305 15.017,963 2.200.000,20 Vải m 40.055.839,81 176.294,506 4.806.700,78 160.058,7243 35.265.374,82 Chỉ Total m 84.593,70 44.092,45667 10.151,244 15.898,67167 102.636,24 Chỉ Seiden m 0 70 0 126,6666667 (-56,67) Băng dính m 2.052,47 1.125 246,29688 507,45 2.423,73 Mex Primo m 873,74 5.500 104,8488 8.954,912667 (-2.686,02) Bìa Man m 909,85 21.340,527 109,182 21.358,99467 782,20 Chun Sven m 0 6.170,770333 0 53.803,03533 (-47.632,27) Hàng khác m 50 23.463,45633 6 100.626,78 (-77.119,32) TOTAL m 40.151.977,39 278.056,7163 4.818.237,29 376.017,06 35.371.216,99 -Lượng dự trữ an toàn bằng 12% tồn kho đầu kỳ.Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2004=( tồn thực tế đầu năm 2004+ lượng vât tư dự kiến nhập - dự trữ an toàn cần thiết- dự kiến xuất trong kỳ) Qck = Qđk+ Qn –Qd -Qx Nhận xét: lượng vật tư tồn kho trong kỳ tăng lên do lượng vật tư tồn đọng cuói mỗi kỳ kinh doanh tăng lên, trong khi đó lượng đặt hàng lại theo kế hoạch mỗi kỳ nên tịnh tiến đẩy lượng vật tư tồn kho tăng lên hàng năm . Với lượng vật tư dự kiến như trên , ta có thể thấy điều bất hợp lý ở đây: lượng Vải tồn quá nhiều trong khi đó các loại hàng hoá khác như Chỉ đính,Mex, Đề can thì lại không hoàn thành việc cung ứng dẫn đến tình trạng sẽ thiếu vật tư nếu vẫn cứ nhập theo đơn hàng của kế hoạch trước. Mặc dù lượng vật tư ở một số hàng hoá đó thiếu hụt nhưng tổng lượng tồn kho lại rất cao ở mức 35.235.779,76 m Do đó kế hoạch cần phải điều chỉnh lại đơn hàng nhập vào theo xu hướng như sau: Để lượng dự trữ an toàn bằng 12% lượng tồn kho đầu kỳnhư đã tính ở trên, nâng cao số lượng các mặt hàng Chỉ đính < Mex, Đề can và mặt hàng khác riêng trừ Vải các loại cần hạn chế nhập vì theo dự tính lượng tồn kho cuối kỳ sẽ tăng theo tổng số các loại là 35.265.374,82 m Theo chiều hướng này, ta có bảng điều chỉnh kế hoạch nhập hàng năm 2004 như sau: Bảng8.4. kế hoạch đơn hàng có điều chỉnh lượng nhập tối ưu năm 2004 Tên vật tư Đơn vị Lượng tồn kho đầu năm 2004 thực tế Lượng nhập vật tư dự báo2004 Lượng dự trữ an toàn Lượng vật tư dự kiến xuất năm 2004 Lượng vật tư tồn kho sau khi điều chỉnh lượng nhập Lượng vật tư tiêt kiệm được Vải Seido m 5.641.819,42 0,00 677.018,3306 35.611,83933 4.929.189,25 37.936,89 Vải Nisho m 11.921.738,22 0,00 1.430.608,586 16.999,295 10.474.130,34 21.095,38 Vải Sven m 6.543.835,64 0,00 785.260,2767 28.989,75433 5.729.585,61 25.075,86 Vải Seidens m 9.240.248,77 0,00 1.108.829,852 35.696,325 8.095.722,59 10.882,20 Vải Vanheue m 1.308.292,95 0,00 156.995,154 9.744,943 1.141.552,85 44.067,57 Vải Prim m 2.912.393,94 0,00 349.487,2729 17.998,60467 2.544.908,06 11.228,02 Vải Ecxim m 2.487.510,88 0,00 298.501,305 15.017,963 2.173.991,61 26.008,59 Vải m 40.055.839,81 0,00 4.806.700,777 160.058,7243 35.089.080,31 176.294,51 Chỉ Total m 84.593,70 0,00 10.151,244 15.898,67167 58.543,78 44.092,46 Chỉ Seiden m 0 126,67 0 126,6666667 0,00 0,00 Băng dính m 2.052,47 0,00 246,29688 507,45 1.298,73 1.125,00 Mex Primo m 873,74 8.186,02 104,8488 8.954,912667 0,00 0,00 Bìa Man m 909,85 20.558,33 109,182 21.358,99467 0,00 782,20 Chun Sven m 0 53.803,04 0 53.803,03533 0,00 0,00 Hàng khác m 50 100.582,78 6 100.626,78 0,00 0,00 TOTAL m 40.151.977,39 183.256,83 4.818.237,287 376.017,06 222.294,17 35.148.922,82 * NHẬN XÉT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG. Như chúng ta đã biết, vật liệu góp một phần quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển việc sản xuất kinh doanh. Việc quản lý vật liệu mang yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất, làm sao cùng một lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn thu được nhiều lợi nhuận hơn trong khi hao phí bỏ ra lại ít hay nói cách khác ta có thể tiết kiệm được nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mang tính chất rất linh hoạt, nó được mua từ nguồn vốn lưu động của công ty, nó là một phần tài sản lưu động của công ty vì vậy trong quá trình tồn kho và dự trữ ta phải quản lý chúng. Quá trình nghiên cứu thực tế ở Công ty May Phù Đổng cho thấy Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và quản lý vật tư nói riêng. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường song Công ty May Phù Đổng luôn khắc phục và đứng vững. Công ty đã chú trọng nhiều đến khâu quản lý nguyên vật liệu thu mua và dự trữ và bảo quản Công ty đã có một đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu một cách kịp thời nhất. Hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ có phương án bảo vệ an toàn cùng với số lượng dự trữ vật tư tương đối vừa phải hợp lý không gây ứ đọng kém phẩm chất mà vẫn đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Với ưu điểm này, quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngắt quãng, đồng thời sử dụng nguyên nhiên vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý đã đem lại hiệu quả cho Công ty trong việc nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm thoả mãn nhu cầu vật chất không ngừng tăng lên trong cơ chế thị trường mới. 1 - Những ưu điểm Do sự năng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khắc phục khó khăn, nên trong thời gian qua công ty đã có nhiều ưu điểm trong công tác đảm bảo vật tư và cung ứng vật tư. Đảm bảo đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó giúp cho công ty hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín xây dựng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế của Công ty. Công ty đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao, giá rẻ, góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho Công ty trong mọi điều kiện. 2 - Thực trạng và những khó khăn chung trong công tác vật tư ở Công ty May Phù Đổng: Trong điều kiện thị trường may mặc ngày càng nhiều, cạnh tranh gay gắt, giá cả biến động phức tạp công việc kinh doanh của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Vào trời điểm nhận hàng thì giá cao, nhưng ngay sau đó, lại liên tục giảm mặc dù hàng về vẫn chưa được sử dụng. Mức giá giảm trên thị trường rất nhanh và với biên độ lớn làm cho Công ty lúng túng. Nếu giữ lại nguyên giá thoả thuận ban đầu thì khách hàng không thể bán được hàng để thanh toán. Nếu giảm giá nhiều thì có khả năng lỗ lớn. Trong tình hình đó, được sự chỉ đạo sát sao của Ban giám đốc Công ty đã linh hoạt, mạnh dạn điều chỉnh giá hợp lý và động viên khách nợ trả hết tiền. Khi thị trường có dấu hiệu giảm giá thì các chủ hàng thường hay bán chạy giá để thu vốn, giảm lãi suất hàng tồn, giảm chi phí lưu kho bãi... Thực tế đó đã dẫn đến hiện tượng tranh giành khách của nhau, tạo điều kiện tạo cho khách ép giá hoặc kéo dài thời hạn thanh toán. Trong điều kiện kinh doanh như vậy, nếu chỉ bằng mọi cách để tăng số lượng mà các yếu tố khác không được chú trọng đúng mức thì dễ dẫn đến thua lỗ hoặc bị thất thoát chiếm dụng. Về công tác bao bì, giá nguyên vật liệu cũng thường xuyên lên xuống thất thường, nhiều đơn vị kinh doanh sản xuất trong nước và nước ngoài tiếp tục đầu tư và phát triển mạnh tạo cho thị trường cạnh tranh trong nước vốn đã gay gắt lại càng khó khăn hơn. Mặt khác, về yếu tố nguồn nhân lực, Công ty có 271 nhân viên trong đó chỉ có hơn 2.6% nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng, 65% nhân viên trình độ trung cấp, còn một số lao động là công nhân. Đa số cán bộ công nhân viên trong Công ty tuổi đời cao, Số lượng phụ nữ 50% có con nhỏ, điều kiện làm việc xa công ty. Công tác đảm bảo vật tư ở Công ty hiện nay đang còn tồn tại một số mặt nhỏ: Bộ máy cung ứng vật tư ở công ty chưa hoàn thiện, việc tổ chức lao động chưa hơp lý, chưa hình thành được các cán bộ chuyên môn nhất là trong công tác tạo nguồn và thu mua vật tư. Việc xác định nhu cầu vật tư ở công ty chưa phân thành các bộ phận rõ rệt (Nhu cầu vật tư cho việc thực hiện nhiệm vụ chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động khác, nhu cầu vật tư cho dự trữ ) chưa dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Trong công tác tạo nguồn vật tư còn nhiều thiếu sót : chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa có những quyết sách kịp thời phù hợp với những biến động của sản xuất kinh doanh. Việc bố trí, sử dụng cán bộ công nhân viên đôi lúc chưa hợp lý, do đó chưa phát huy hết khả năng, năng lực của họ. Chưa khai thác được hết những mặt hàng, nguồn hàng sẫn có trên thị trường. Chưa chủ động kế hoạch hoá các loại vật tư khó mua như: Mex, Bìa lưng và một số loại Vải nhập ngoại. *Tóm lại: Trong hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở Công ty vẫn còn nhiều tồn tại, điều đó còn đòi hỏi phải không ngựng hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư và có những phương hướng thích hợp. CHƯƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG 1. CÁC YÊU CẦU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ: - Xuất phát từ tình hình cụ thể của Công ty và những đặc điểm của sản xuất kinh doanh trong điều kiện còn rất nhiều khó khăn. Công ty phải tìm những biện pháp để hoàn thiện công tác quản lý vật tư mang lại hiệu quả cao nhất. - Bộ máy quản lý của Công ty phải hoạt động linh hoạt, thích ứng nhanh để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất là đa dạng hoá sản phẩm. - Công tác quản lý vật tư phải hợp lý được mọi người ủng hộ và tham gia tích cực, hoà đồng được giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung của Công ty. Tạo được bầu không khí vui vẻ trong sản xuất và mối liên hệ mật thiết giữa các tổ sản xuất và các đơn vị trong Công ty. - Giáo dục cho mọi người hiểu rõ mục đích cuối cùng là đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm, hoàn thành nhiệm vụ của Công ty giao và đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, chỉ có như vậy mới phát triển Công ty một cách vững chắc góp phần xây dựng và phát triển Công ty trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay. Mỗi ngày, các nhà quản trị phải thực hiện các quyết định mà không biết trong tương lai sẽ xảy ra như thế nào.Ta phải đặt hàng dự trữ mà không biết sẽ bán được bao nhiêu, phải mua thiết bị mới mà không biêt nhu cầu sản phẩm thực tế và đầu tư phát triển mà không biét lãi sẽ thu được bao nhiêu ? Đối với những điều không chắc chắn như vậy, nhà quản trị phải cần đến dự báo. Dự báo có thể là lấy các số liệu đã qua làm kế hoạch cho tương lai hay nó có thể là một cách suy nghĩ trực giác hoặc tiên đoán kinh nghiệm của các nhà quản trị cho các kế hoạch tương lai. CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ: Để khắc phục những tồn tại nêu trên cũng như công tác quản lý vật tư có hiệu quả. Vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, đảm bảo tính an toàn cho người, thiết bị và tiết kiệm được chi phí hạ giá thành sản phẩm. Tôi xin đề xuất một số giải pháp sau. - Tiết kiệm chi phí vật tư bằng cách giao khoán chi phí giá thành cho từng tổ sản xuất. - Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm. - Việc giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội. - Công tác cung ứng vật tư, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác cao… - Tất cả vật tư sử dụng phải có định mức cụ thể chính xác (là cơ sở để quản lý vật tư ). - Phải có chế độ, thưởng phạt về việc sử dụng quản lý tiết kiệm vật tư. 3) Biện pháp1: Tiết kiệm chi phí nguyên liệu kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư và điều hành sản xuất một cách hợp lý. Trong năm 2003 Công ty May Phù Đổng đã sử dụng nguyên, nhiên liệu quá ( -1.531.755.302đ ) Trong đó: Nguyên liệu: - 1.016.815.077đồng Nhiên liệu: - 514.940.224đồng Nguyên nhân chủ yếu là: + Hệ thống mức còn thiếu cơ bản dẫn đến nhiều vật tư ( như Chỉ may, Bìa lưng, Chun...) chỉ cấp không có định mức cụ thể đói với từng khách hàng Seidensticker (Đức), khách hàng Mangharam (Mỹ), SMK (Hàn quốc).... + Chưa có thiết bị kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập về mà thực tế chỉ kiểm tra bằng mắt thừơng dẫn đến hàng hoá nhập về đôi khi chất lượng thấp. + Do trình độ tay nghề của đội ngũ lao động không cao chủ yếu là công nhân bậc1 và bậc 2 ( chiếm tỷ lệ 53% vàtỷ lệ 35.5% tổng số lao động trực tiếp sản xuất ) dẫn đến làm sai hỏng sản phẩm như máy sai qui định, sai qui cách gây nên sự lãng phí về vật tư. Trong khi lao động công nhân bậc cao ( bậc 4, bậc 5 ) không nhiều. Vì vậy để có sản phẩm có chất lượng cao,đủ sức cạch tranh trên thị trường thì Công ty buộc phải quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động. - Từ những nguyên nhân trên gây nên sự lãng phí vật tư không cần thiết như Chỉ may,Chun, Bìa lưng, tuy giá trị thấp, nhưng số lượng lại nhiều. Đặc biệt là tổ Maylãng phí vật tư cũng rất lớn. *)Tính toán cụ thể: *)Biện pháp 1: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên liệu bằng cách thay đổi máy may 1 kim thường bằng máy may 1kim tự động đặc biệt. Bảng7.12. Tình hình sử dụng máy móc thiết bị của Công ty . STT Tên thiết bị Ký hiệu Số lượng Đơn giá/1chiéc 1 Máy may 1kim thường DDL-5550 32 8.132.000đ 2 Máymay1kim tự động DDL-5550N-3 6 10.122.000đ 3 Máy 1 kim lô chống nhăn DDL-5550N-3 18 14.884.000đ 4 Máy1 kim dao xén tự động DLM-5200 6 14.954.000đ 5 Máymay2kimthưòng LH3128 4 15.240.000đ 6 Máy1 kim tự động đặc biệt DDL900SS 3 24.638.000đ 7 Máy1 kim tự động sai biệt răng cưa DLU5490-7 3 17.254.000đ Nguồn: trích phòng kế toán Theo bảng số liệu trên ta thấy chưa hợp lý dẫn đến tình trạng máy may 1 kim cho năng suất kém hơn máy may 1 kim tư động. Khi làm việc với máy may 1 kim người lao động thường phải làm việc căng thẳng dẫn đến máy sai kỹ thuật phải tháo ra máy lại. Tiền mua máy may 1 kim tư động =24.638.000đ lớn gấp 3 lần tiền mua máy may 1 kim (3 x 8.132.000=24.396.000đ ). Nhưng lợi ích mang lại thì tương đối lớn cho doanh nghiệp. + Giảm được 2 công nhân may (lương bình quân của công nhân làm việc 8h/1 ca là 950.000đ/1 tháng). +Lương bình quân của 1 công nhân =950.000/26ngày =36.538,461đồng + Công ty một ngày làm việc 2 ca nên giảm được 4 công nhân trong một ngày. + Trong một năm tiết kiệm cho Công ty = (12 tháng x 950.000 )x 4công nhân = 46.600.000đồng. Ngoài ra còn tiết kiệm được Chỉ may: +Cứ 500 sản phẩm áo sơ mi thì số lượng hỏng nguyên liệu như sau: Chỉ may = 7.200đồng Bìa lưng = 14.400đồng Chun = 12.400đồng Mex = 28.000đồng + Trong năm Công ty may được 617.900 áo sơ mi (617.900/500 =1235,8). Với một năm doanh nghiệp tiết kiệm được là: Chỉ may=7.200 x 1235,8 = 8.897.760 đồng Bìa lưng=14.000 x 1235,8 =17.301.200 đồng Chun = 12.400 x 1235,8 =15.323.920đồng Mex = 28.000 x 1235,8 = 34.602.400đồng Biện pháp trên làm lợi cho doanh nghiệp là =122.725.280đồng *)Nhược điểm của phương pháp dùng máy may một kim tự động là không máy được đường vòng, đường máy lộn cổ, máy lộn bác tay, máy mí miệng túi, may diễu vòng nách, máy thép tay con vuốt đuôi chuột. Ngoài ra không máy được các loại quần LIFUNG, áo JACKET... Đó là những nhược điểm hạn chế của máy may một kim không thể làm được như máy may một kim thường. Nếu bố chí thêm một máy may một kim tự động khi đó năng xuất của máy kim tự động chỉ làm việc 6giờ/1ca và số máy một kim phải làm việc hết công xuất mà vẫn không đảm bảo sản lượng đề ra. Do đó phải cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạch, từ kế hoạch thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạch khác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm . Trong những năm qua Công ty chưa có đội ngũ cán bộ chuyên về quản lý vật tư, định mức vật tư thường lấy từ phòng quả lý vật tư May 10 do đó có những định mức vật tư đã thay đổi nhưng Công ty Phù Đổng vẫn áp dụng.Điều đó gây ra sư lãng phí vật tư không cần thiết. Hạn mức vật tư cấp phát phải được qui định cho một thời hạn nhất định (thường là một tháng, quí) hoặc cho việc hoàn thành một công việc nhất định,hết thời hạn đó, hạn mức không con giá trị nữa. 4)Biện pháp 2: Tiết kiệm vật bằng cách giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hàng năm Công ty đều căn cứ vào thực hiện chi phí của năm trước giảm đi 5% và lấy làm cơ sở giao khoán chi phí sản phẩm cho năm sau. Kết quả cho thấy hàng năm chi phí đều vượt so với kế hoạch giao là 2% đến 3%. Nguyên nhân của việc tăng là: + Công tác quản lý còn yếu kém, chưa đi sâu sát và kiểm tra việc sử dụng vật tư của các tổ sản xuất có đúng không và chưa có qui chế thưởng phạt rõ ràng dẫn đến vượt chi. + Chất lượng hàng hoá nhập kho cũng không cao. + Chưa thường xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý. + Chưa có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể . Biện pháp khắc phục: - Để giao khoán được chính xác ,hợp lý vừa tiết kiệm được chi phí vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất và đảm bảo an toàn cho người và thiết bị thì người làm công tác quả lý vật tư thiết bị phải làm các bước sau: + Chi phí giao khoán sản phẩm vẫn tính theo đồng chi phí/áo sơ mi + Tổ may phải mở sổ theo dõi hàng tháng đã cấp cho thiết bị nào, vật tư gì, và theo dõi thời gian sử dụng của vật tư được thay thế.Đồng thời làm cơ sở để lập kế hoạch giao khoán chi phí sản phẩm cho tổ may, nếu thực hiện phương án này thì việc giao khoán chi phí mới chính xác và có hiệu quả. Thật vậy, trong tháng 5/2003 kế hoạch Công ty là: 50.882USD với số lượng là: 101.384 sơ mi chuẩn (thời điểm đó chưa tăng nguồn lực sản xuất). Với kinh nghiệm thực tế thì xí nghiệp sẽ tính toán và giao kế hoạch cho các tổ như sau: Trong tháng 5/2003 có 26 ngày sản xuất. Do đó 1 ngày Công ty phải sản xuất ra số áo là: 101.384/26 công = 3.899 sơ mi chuẩn Trong Công ty có 6 tổ may, vậy 1 tổ sản xuất 1 ngày phải ra chuyền là: 3.899/6 tổ = 649 sơ mi chuẩn. - Căn cứ vào kế hoạch thực tế mà Công ty giao cho các tổ, tổ trưởng sản xuất phải nắm chắc kế hoạch hàng ngày để tổ chức thực hiện. - Trước khi đưa sản phẩm vào sản xuất phải nghiên cứu kỹ quy trình tiêu chuẩn và các tài liệu kỹ thuật, chuẩn bị tốt máy móc thiết bị vv… - Bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý, căn cứ vào thiết kế công nghệ, kết cấu sản phẩm và trình độ khả năng của từng thành viên trong tổ. - Hướng dẫn công việc cho từng công nhân viên căn cứ vào quy trình công nghệ và nội dung công việc yêu cầu, quán xuyến điều hành toàn bộ hoạt động của tổ. - Theo dõi và đôn đốc các biện pháp để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của từng thành viên trong tổ; nhắc nhở mọi thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ trong ngày. - Trên kế hoạch xí nghiệp giao cho hàng ngày, tổ trưởng sản xuất căn cứ vào bảng định mức thời gian chế tạo của từng mã hàng để tính số lượng hàng phải ra chuyền trong 1 ngày. VD: Mã hàng peter G 6913 có tổng thời gian chuẩn là: 3098". 1 sơ mi chuẩn của Công ty quy định là: 2424". Quy đổi 1 áo peter = 1,28 sơ mi chuẩn. Một ngày tổ phải ra chuyền là: 510 áo. - Về cơ bản thì tổ trưởng sản xuất khi bố trí dây chuyền cũng dựa vào kinh nghiệm bản thân là chính (vì hầu hết các đồng chí tổ trưởng đều trưởng thành từ công nhân trực tiếp sản xuất) và nắm được tay nghề cuả cán bộ công nhân viên trong tổ để bố trí và sắp xếp vào từng bộ phận. Khi ghép các chi tiết để bố trí thì chủ yếu dựa vào tay nghề của công nhân mà mình định phân công. (Trong thực tế có người nhanh, người chậm, hoặc có tay nghề giỏi, chưa giỏi). Cho nên 6 tổ may có 6 kiểu bố trí khác nhau, chưa có một cơ sở tính toán cụ thể để các tổ sản xuất có thể thực hiện theo trình tự của công tác bố trí dây chuyền. KẾT LUẬN 5) MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG: -ý kiến 1: Kiểm tra nhận và nhập vật tư vào kho: Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận được hoá đơn kiểm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến như đã trình bày ở chương II. Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật tư có những đặc điểm như sau: . Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành. . Nhược điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu. Vật tư nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi. Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì người giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật tư vào kho. Để khắc phục được những nhược điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì người nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật tư cho thủ kho. Nếu thủ kho nhận đủ số lượng chất lượng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ). Sau đó người nhập hàng mang giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, như vậy giảm bớt thời gian mà vật tư nằm chờ tại bãi. + ý kiến 2: Để quản lý đảm bảo tốt chất lượng vật tư trong kho, theo tôi phải tăng cường thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật tư kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra. Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hưởng đến quản lý và sắp xếp vật tư kho bãi. Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ công nhân viên nói cung trong công ty chưa đươc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc chưa cao do đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật tư. +ý kiến 3: Hiện nay, ở công ty khi xuất dùng vật tư cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi sử dụng không hết vật tư đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị như vậy sẽ không đảm bảo được chất lượng và số lượng của vật tư ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp. Theo tôi muốn khắc phục được những nhược điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật tư nếu không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho. Như vậy công tác bảo quản vật tư vật liệu và kiểm tra chất lượng được thường xuyên và tốt hơn. +ý kiến4: Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho. Theo thông tư số 64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật tư vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện -Thứ nhất: Là những vật liệu, hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thường có giá trị thường thấp hơn số giá trị ghi trên sổ kế toán. -Thứ hai: Là vật tư hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp -Thứ ba: Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá trị vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường giá cả luôn luôn biến động về các nhu cầu như : mẫu mã kiểu dáng chất lượng ngày càng cao kéo theo giá cả yêu cầu nguyên vật liệu thay đổi. Mặt khác, do nguyên nhân nguyên, nhiên, vật liệu, dự trữ trong kho có thể bị hao hụt hoặc có thể bị giảm chất lượng. Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho quản lý, sản xuất kinh doanh công ty nên lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ nói riêng và cho hàng hoá tồn kho nói chung. Những vật tư kém phẩm chất còn ứ đọng trong kho phải được xem xét rõ nguyên nhân, quy rõ trách nhiệm. Giải phóng toàn bộ số vật tư còn tồn đọng để đảm bảo cho tất cả số vật tư dự trữ có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất kinh doanh và toàn bộ số vốn lưu động của công ty được huy động một cách hiệu quả nhất. Kế toán phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn không thực tế của từng loại vật tư để xác định mức dự phòng một cách hiệu quả nhất. Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12 Lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo Mức dự phòng giảm giá vật tư năm kế hoạch Giá hạch toán trên sổ kế toán - 5 = Giá thực tế trên thị trường của tất cả các loại vật tư tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty. 6)Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh : Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện theo một chương trình nhất định nhằm sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, hộ tiêu dùng và nền kinh tế quốc để phát triển nền kinh tế quốc dân. Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên, là tránh sự mất mát mà còn là sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó, là tiêu dùng có căn cứ, khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nói cách khác, trong cơ chế thị trường, tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế– tổ chức–kỹ thuật …nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân. *) Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác: Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động kinh doanh khác, và nhu cầu vật tư cho dự trữ. Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chính gồm có: Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm :Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp nàyphải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm QsP mSP Nsx = å Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm QsP-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch Msp-Là mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm *)Phương pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản phẩm cùng loại trong kỳ kế hoạch và mức sử dụng bình quân của sản phẩm Nsx = S Q.M Trong đó: Nsx-Là nhu cầu vật tư dùng để sản phẩm Q-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch M-Là mức sử dụng vật tư bình quân cho đơn vị sản phẩm *)Phương pháp tính theo hệ số biến động NsX= NBC + TsX+ HSD Trong đó NBC -Là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo TsX -Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch HSD -Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoach so với kỳ báo cáo. Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác: khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động. NsX= NBC + TKH+ HTk Việc xác định Tkh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kê hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hình cung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ vào số lượng cũng như khả năng cạnh tranh của các đối thủ. Việc xác đinh HTK ( hệ số tiết kiệm kỳ KH so với kỳ BC) phải căn cứ vào biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý. *Các biện pháp tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh : Nói đến nguồn tiết kiệm là nói đến hướng có thể thực hành tiết kiệm, hay nói một cách khác là chỉ ra những con đường nào, chỗ nào cần phải chú ý để thực hành tiết kiệm Nói đến biện pháp tiết kiệm là nói đến những cách thức để thực hành tiết kiệm, tức là làm cách nào để thực hiện tiết kiệm. Mỗi nguồn tiết kiệm có nhiều biện pháp tiết kiệm. Người ta thường phân thành từng khâu: sản xuất,lưu thông, tiêu dùng. Trong mỗi khâu ngừơi ta vạch ra những nguồn và biện pháp tiết kiệm thích hợp. Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu của nền kinh tế quốc dân. Trong các khâu trên thì sản xuất là khâu quan trọng nhất, vì sản xuất là nơi tiêu dùng ( sử dụng ) các yếu tố của quá trình sản xuất như: nguyên liệu, máy móc thiết bị và cả thời gian lao động của người lao động. Biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện pháp khoa học công nghê tiên tiến mới nâng cao được chất lượng sản phẩm và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực của sản xuất. Nói như vậy không có nghĩa là các khâu kế hoạch khác không quan trọng, mà các khau khác đều có vị trí quan trọng nhất định và đều góp phần trong việc tiết kiệm tài sản của loài người. Nguồn tiết kiệm gồm về kỹ thuật, công nghệ của sản xuất, nguồn tiết kiệm về tổ chức quản lý kinh doanh và nguồn tiết kiệm về người trực tiếp sử dụng nguyên, nhiên vật liệu. Có thể nói tiết kiệm vật tư có vai trò quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau: -Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. -Tiến hành hạch toán kinh doanh cụ thể trong từng phân xưởng sản xuất. -Hoàn thiện hệ thống kho tàng một cách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt nhất giá trị vật tư hàng hoá. -Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thống máy móc thiết bị trên cơ sở nhập mới các dây chuyền công nghệ hiện đại. -Sử dụng các đơn bảng kinh tế, các chính sách thưởng phạt bằng lợi ích vật chất. -Có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể -Biết kết hợp một cách hài hoà các biện pháp trên cùng với các chỉ tiêu hướng dãn như sau, công ty sẽ tạo ra được môi trường sản xuất kinh doanh tốt: * Giảm bớt phế liệu, phế phẩm, các tổn thất trong quá trình sản xuất: Phế liệu là những thứ phát sinh trong quá trình sản xuất. Phế liệu có hai loại : loại sử dụng lại đươc trong quá trình sản xuất sản phẩm đó và loại phế liệu không thể sử dụng lại được. Để giảm bớt phế liệu cần phải cải tiến các công cụ lao động, đặc biệt chú ý các công cụ chuyên dùng, cải tiến quy trình công nghệ và sử dụng tói đa loại phế liệu mà có thể sử dụng lại được trong quá trình sản xuất. Phế phẩm là những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chính.Tỷ lệ phế phẩm cao hay thấp liên quan đến quy trình công nghệ, đến chất lượng nguyên vật liệu, đến công cụ sản xuất đến tay nghề của công nhân và cả những điều kiện khác như: điều kiện làm việc, cung cấp các yếu tố sản xuất, điều kiện khi làm việc, khí hậu của nơi sản xuất . * Sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu: Trong mỗi sản phẩm sản xuất ra, tuỳ theo cơ cấu của nó, các bộ phận có các yêu cầu khác nhau.Vì thế, có thể sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu khác nhau, với điều kiện vừa đảm bảo chất lượng, tính năng công dụng của sản phẩm vừa tiết kiệm loại nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền hoặc lại phải nhập ngoại. Sử dụng tổng hợp nguyên vật liệu đòi hỏi phải đa dạng hoá sản phẩm. Rất nhiều loại nguyên vật liệu, khi dùng để chế tạo loai sản phẩm chính này, loại phế liệu không dùng được lại có thể là nguyên vật liệu để sản xuất loại sản phẩm chính khác.Vì vậy tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải các loại thu hồi được của sản xuất chính vào sản xuất các mặt hàng khác là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất. *- Sử dụng các loại nguyên vật liệu thứ cấp: Các loại nguyên vật liệu thay thế, các loại nguyên vật liệu rẻ tiền. Sử dụng các loại nguyên vật liệu trên cần đặc biệt chú ý các biện pháp kỹ thuật để tăng cường chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản xuất vừa đảm bảo giảm chi phí trong giai đoạn dài hạn đối với doanh nghiệp . *-Sử dụng nhiều lần nguyên vật liệu : Có những loại nguyên vật liệu có thể sử dụng được nhiều lần .Sau quá trình sử dụng thải ra cần phải được thu hồi và sử dụng lại. Đây là biện pháp kinh tế, đặc biêt trong vệc tiết kiệm nguồn tài nguyên thiên nhiên mà sau nhiều năm khai thác sẽ cạn kiệt. *Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và công dụng của thành phẩm và các chất có ích trong nguyên, nhiê vật liệu: Nguyên nhiên vật liệu chất lượng cao sẽ cho sản phẩm chất lượng cao. Trước và trong khi sử dụng cần nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo sức cạnh tranh của sản phẩm, dễ tiêu thụ, vừa tiết kiệm đươc các nguồn tiềm năng. Ở một số nguyên vật liệu, người ta chỉ sử dụng chất có ích. Để sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, người ta nâng cao tỷ lệ sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu để sử dụng tối đa nguyên vật liệu . *Về tổ chức quản lý kinh doanh : Nếu như biện pháp về kỹ thuật công nghệ có tác dụng trực tiếp tiết kiệm nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên nhiên vật liệu thì những biện pháp thuộc về hướng tổ chức quản lý kinh doanh chỉ góp phần tạo điều kiện tiền đề và điều kiện cần thiết để các biện pháp kỹ thuật được thực hiện ở doanh nghiệp, cũng như tránh được những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất . Những biện pháp đó là: -Đảm bảo cung ứng cho các nơi làm việc trong doanh nghiệp những nguyên nhiên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại, kịp thời gian yêu cầu; đồng bộ để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu không đảm bảo những nội dung trên, sẽ gây ra nhiều lãng phí. Lãng phí cả nguyên nhiên vật liệu sử dụng, lãng phí thời gian sử dụng thíêt bị máy móc và lãng phí cả sức lao động của công nhân, lãng phí do ngừng sản xuất … -Thực hiện việc sử dụng các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức: sử dụng theo định mức là cách sử dụng khoa học. Vì vậy, các loại nguyên vật liệu chính, sử dụng khối lượng lớn phải xây dựng các định mức và sử dụng theo định mức đó. -Thực hiện dự trữ các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức.Dự trữ theo định mức đảm bảo việc sử dụng liên tục, đều đặn trong doanh nghiệp. Những loại nguyên vật liệu có nguồn cung ứng khó khăn cần phải có dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm. Những loại sử dụng theo thời vụ phải có dự trữ theo thời vụ. -Tổ chức thu hồi, tận dụng các loại phế liệu phế thải trong quá trình sản xuất . -Tích cực ngăn ngừa và kiên quyết chống mọi hành vi tiêu cực, làm thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm dưới mọi hình thức. -Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệu và hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp. Giảm hao hụt, biến chất, tích cực phòng ngừa, chống cháy nổ, phòng chống mưa lũ lụt gây tổn thất nguyên nhiên vật liệu và sản phẩm . -Sử dụng nguyên nhiên vật liệu đúng yêu cầu, đúng định mức, đúng quy trình công nghệ, đúng đối tượng . -Tổ chức hạch toán kiểm tra, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên nhiên vật liệu ở doanh nghiệp. *Về yếu tố con người trong việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu : Người công nhân là người sử dụng trực tiếp nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất. Họ biết rõ giá trị của các loại nguyên nhiên vật liệu và công dụng của chúng. Vì vậy cần áp dụng các biện pháp sau: -Nâng cao giáo dục về ý thức tiết kiệm, lợi ích của tiết kiệm đối với doanh nghiệp, đối với từng người. -Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của người công nhân. -Có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp thời đối với mọi việc tiết kiệm. -Có chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ sử dung máy móc thiết bị nguyên nhiên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, trách nhiệm đến từng người công nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỷ luật lao động, để sử dụng tốt nhất các yếu tố vật chất . Tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất kinh doanh phải bao gồm cả trong quá trình sản xuất và cả trong qúa trình lưu thông sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong khâu kinh doanh cần chú ý khâu bảo quản, bảo vệ ở kho, các khâu giao nhận, các khâu vận chuyển bốc xếp dỡ hàng đóng gói hàng hoá tích cực phòng chống hoả hoạn, mất cắp sản phẩm hàng hoá. Trong một nền kinh tế nói chung, và một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, để có thể tồn tại và phát triẻn trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải hội tụ đầy đủ các nguồn lực cơ bản phục vụ cho các yếu tố đầu vào và phải quản lý một cách sát sao để nó thực sự mang lại nguồn hiệu qủa và là một lợi thế của doanh nghiệp. Trong đó vật tư là nguồn quan trọng nhất vốn luôn vận động và tích luỹ trong quá trình sản xuất. Vì vậy cần phải có một khoa hoc quản lý và tổ chức chúng để đạt được hiệu quả thực sự là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật tư và các biện pháp hoàn thiện quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng” sử dụng những kiến thức đã học, vận dụng các điều kiện thực tế tại Công ty, trong một khuôn viên nhỏ, tôi không thể mang hết những ý kiến của mình được, đôi khi còn một vài khiếm khuyết, tôi mong được sự đồng tình ủng hộ và góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài của mình. Qua đây tôi cũng xin trân thành cảm ơn tiến sỹ Ngô Trần Ánh cũng như toàn bộ tập thể thầy cô giáo trường Đại học Bách khoa Hà Nội và các bạn học sinh, sinh viên cùng với đồng nghiệp của tôi đã hết sức giúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài này . TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình THƯƠNG MẠI DOANH NGHIỆP Trường Đại học kinh tế quốc dân- Nhà suất bản thống kê năm 1998. Chủ biên: PGS-TS Đặng Đình Hào. 2- NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẬU CẦN VẬT TƯ DOANH NGHIỆP ( Sách chuyên khảo) Trường Đại Học kinh tế Quốc Dân xuất bản 2003 Chủ biên: PGS – PTS Đặng Đình Đào 3 - GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Chủ biên: PGS-TS Phạm Thị Gái. Nhà xuất bản Giáo dục1998. 4 – KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẨTTONG DOANH NGHIỆP Chủ biên: PGS .TS Phạm Hữu Huy. Nhà xuất bản Giáo dục-1998. 5 - GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Chủ biên: PGS .TS Lê Văn Tâm Nhà xuất bản Giáo dục1998 6- NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH : - Rayer Merphere- nhà xuất bản thế giới năm 1996 7- 2004 MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 CHƯƠNG I Cơ sở lý thuyết về quản lý vật tư trong doanh nghiệp 3 I.1 Khái niệm về quản lý vật tư 3 1.1.Khái niệm về vật tư kỹ thuật 3 1.2.Phân loại về vật tư kỹ thuật 3 1.3.Quản lý vật tư 4 I.2.Định mức yiêu dùng nguyên vật liệu 4 2.1.Khái niệm và ý nghĩa 4 2.2.Phương pháp xây dựng định mức yiêu dùng nguyên vật liệu 5 2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình định mức 6 2.4.Tổ chức sửa đổi định mức 6 I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư 6 3.1.Đặc điểm của mua sắm vât tư 6 3.2.Nội dung mua sắm vật tư 7 3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư 7 I.4.Xác định nhu cầu vật tư 7 4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư 7 4.2.Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành 8 4.3.Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư 8 4.4. Phương pháp xác định nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư 10 I.5.Quản lý dự trũ vật tư trong doang nghiệp 11 5.1.Dự trữ cho sản xuất 11 5.2.Định mức các loại sản xuất 11 5.3.Tổ chức theo dõi sự biến đọng của dự trữ 16 I.6.Tổ chức tiếp nhận vật tư 16 6.1.Tổ chức tiếp nhận vật tư 16 6.2.Tổ chức quản lý kho 16 6.3.Tổ chức cấp phát vật tư 17 6.4.Các phương pháp tính giá xuất kho vật tư 18 6.5.Tình hình cung ưng vật tư 19 6.6.Tình hình sử dụng vật tư 20 6.7.Tác dụng của việc quản lý vật tư 21 CHƯƠNG: II Phân tích tình hình quả lý vật tư ở Công ty may Phù Đổng 22 II.1. Giới thiệu chung về Công ty May Phù Đổng 22 2.1.1.Quá trình thành và phát triển cuar Công ty May Phù Đổng 22 2.1.2.Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp 23 2.13.Qui trình công nghệ sản xuất 24 2.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty 26 2.1.5.Tình hình lao động tiền lương 27 2.1.6.Tình hình quản lý vật tư 31 2.1.7.Tình hình tài chính của doanh nghiệp 33 2.1.8. Nội dung tài sản lưu động và TSCĐ 36 II.2.Phân tích tình hình quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đống 40 2.1.Phân tích tình hình mua vật tư 40 2.2.Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư về số lượng 40 2.3.Phân tích kế hoạch vật tư về mặt chất lượng 42 2.4. Phân tích tính đồng bộkhi nhập vật tư 44 2.5.Phân tích về mặt kịp thời 45 2.6.Phân tích biến động chất lượng vật tư 46 2.7.Phân tích chủng loại vật tư cung ứng 48 2.8. Phân tích lượng vậ tư được giải phóng 49 2.9. Phân tích tình hình nguồn hàng 50 2.10.Phân tích hiệu suất sử dụng 51 2.11. Phân tích và xác định chi phí trên một triệu đồng giá trị sản phẩm 52 2.12.Tình hình sử dụng vật tư 53 2.13.Kế hoạch đặt hàng năm 2004 55 CHƯƠNG III Một số biện pháp hoàn thiệnquản lý vật tư ở Công ty may Phù Đổng 62 1. Các yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý vật tư 62 2. Các biện pháp cụ thể 62 3. Biện pháp 1 63 4. Biện pháp 2 66 5. Một số ý kiến về công tác quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng 69 6.Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83