Đề tài Phân tích tình hình thực hiện chi phí và các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí

ảm bảo nguyên tắc hạch toán chi phí theo quy định của nhà nước. Mặc dù năm 2005 công ty kinh doanh tương đối có hiệu quả nhưng công ty vẫn phải phát huy hơn nữa phương hướng đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh vủa mình như: Giảm bớt chi phí kinh doanh xuống, nâng cao chất lượng phục vụ, dich vụ sau bán hàng cần được phát huy hơn nữa, mở rộng thi trường kinh doanh, tạo uy tín với khách hàng, có nhiều chính sách ưu đãi đối với khách hàng lớn, khách hàng thường xuyên. Có thể nói rằng khi mức tiêu thụ hàng hoá tăng lên thì đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung mà đặc biệt là các doanh nghiệp thưong mại nói riêng thì chi phí khả biến cũng tăng lên. Để đảm bảo hợp lý thì tốc độ tăng của chi phí phải nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu, có như vậy doanh thu mới bù đắp chi phí bỏ ra và thu dược lợi nhuận. Điều này đòi hỏi công ty cần đề ra biện pháp cụ thể hữu hiệu để sử lý kịp thời những khoản chi phí bất hợp lý nhằm giảm chi phí tới mức tối đa thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của mình trong xã hội để đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tối đa cho công ty, từ đó nâng cao hoạt động kinh doanh chất lượng phục vụ cho khách hàng giúp cho đời sống của công nhân viên ngày một cao hơn. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo chức năng hoạt động Căn cứ vào biểu 4 trên ta thấy năm 2005 so với năm 2004 cả hai chỉ tiêu doanh thu và chi phí đều tăng: Doanh thu tăng 30.843.958 nghìn đồng, chi phí tăng thêm 30.774.751 nghìn đồng, nhưng tỷ lệ tăng của doanh thu (96,14%) nhỏ hơn tỷ lệ tăng của chi phí (96,36%) nên tỷ suất phí tăng 0,11%. Chứng tỏ công ty đã quản lý chưa hợp lý các khoản chi đảm bảo kinh doanh tốt và có lợi nhuận. Tuy nhiên trước khi đưa ra nhận xét đúng đắn ta phải cân nhắc, xem xét cụ thể chi phí theo chức năng hoạt động để tìm ra điểm hợp lý, chưa hợp lý trong công tác quản lý chi phí của công ty. Xét một cách cụ thể loại chi phí giá vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng cao nhất: Năm 2004 giá vốn hàng hoá 30.875.144 nghìn đồng, chiếm 96,67% trong tổng chi phí, năm 2005 giá vốn hàng hoá 61.059.344 nghìn đồng chiếm 97,36% tức năm 2005 tăng hơn so với năm 2004 là 0,69%. Mặt khác chi phí về giá vốn hàng hoá tăng về số tiền 30.184.200 nghìn đồng, tỷ lệ 97,76% cao hơn tỷ lệ của doanh thu làm cho tỷ suất phí tăng 0,79% dẫn tới lãng phí chi phí là: 0,79% x 62.927.084 = 497.123,9636 nghìn đồng. Qua đó cho thấy việc sử dụng và quản lý chi phí giá vốn hàng hoá là chưa tốt. Tuy nhiên cũng thấy được chi phí về giá vốn hàng hoá tăng cao chứng tỏ số lượng hàng hoá bán ra đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng máy vi tính của người tiêu dùng. Đó là thuận lợi nhưng việc tăng quá cao chi phí giá vốn hàng bán như vậy cũng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh do vậy công ty nên tìm biện pháp khắc phục để có thể giảm bớt chi phí giá vốn hàng hoá hợp lý, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới chi phí từ đó đề xuất biện pháp khai thác mọi khả năng tiềm tàng nhằm tăng doanh thu. Khoản chi phí quản lý là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Nhìn vào biểu ta thấy năm 2004 chi phí quản lý là: 1.063.423 nghìn đồng, năm 2005 chi phí quản lý là 1.653.974 nghìn đồng. Như vậy năm 2005 so với năm 2004 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng một cách đáng kể với số tiền 590.551 nghìn đồng, tỷ lệ 55,53%. Hơn thế tỷ trọng và tỷ suất chi phí quản lý đều giảm. Cụ thể, tỷ trọng chi phí giảm: 0,69%, tỷ suất phí giảm 0,68%, tức công ty đã tiết kiệm được một khoản tiền khá lớn từ việc này là: 0,68% x 62.927.084 = 427.904,17112 nghìn đồng. Qua đó cho thấy công ty đang từng bước quản lý có hiệu quả khoản chi phí quản lý. 3.Phân tích chi tiết tình hình thực hiện chi phí quản lý Sau giá vốn (trị giá hàng mua và chi phí mua hàng) thì chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí quan trọng nhất. Nó bao gồm những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào. Quy mô và tính chất của chi phí quản lý được thể hiện qua bảng số liệu bao gồm các yếu tố sau: Qua số liệu ở biểu 5 ta thấy doanh thu năm 2005 so với năm 2004 tăng với số tiền là: 30.843.958 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 96,14%. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng với số tiền là: 590.551 nghìn đồng, với tỷ lệ tăng 55,53%, tỷ suất chi phí giảm 0,68%. Nguyên nhân của việc chi phí quản lý tăng lên là do trong chi phí quản lý các khoản mục chi phí như: Chi phí nhân viên quản lý: Nếu tiền lương nhân viên kinh doanh trả theo doanh số bán ra trong tháng, thì tiền lương nhân viên quản lý lại được trả theo thời gian lao động thực tế. Năm 2004 chi phí nhân viên là: 430.155 nghìn đồng chiếm 40,45% trong tổng chi phí quản lý, năm 2005 chi phí nhân viên quản lý là: 854.939 nghìn đồng chiếm 51,69%, với tỷ suất 1,36%. Năm 2005 so với năm 2004 chi phí nhân viên quản lý tăng về số tuyệt đối là: 424.784 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là: 98,75%, tỷ suất phí tăng 0,02%. Qua đó thấy được tiền lương trả cho nhân viên quản lý là chưa phù hợp. Số tiền, tỷ lệ tăng như vậy chứng tỏ mức lương người lao động được nhận tăng cao hơn song tỷ suất phí tăng thì lại gây ra tình trạng lãng phí, thất thoát chi phí. Chi phí vật liệu quản lý: Năm 2005 so với năm 2004 chi phí này tăng cả về số tuyệt đối, tỷ trọng, tỷ lệ tương ứng là: 112.642 nghìn đồng, 0,18%, 57,04%, nhưng tỷ suất phí lại giảm một cách đáng kể 0,13%. Chứng tỏ công ty đã sử dụng có hiệu quả khoản chi phí này. Chi phí khấu hao: Trong công ty đây là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối cao nên nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến chi phí quản lý của công ty. Năm 2005 so với năm 2004 bộ phận chi phí này tăng với số tuyệt đối 69.407 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 27,66%, tỷ trọng giảm 4,23%, tỷ suất phí giảm 0,27%. Điều đó chứng tỏ công ty đã quan tâm đúng mức đến khoản phí này và đã tiết kiệm cho công ty khoản tiền là: 0,27% x 62.927.084 = 169.903,1268 nghìn đồng Thuế, lệ phí: Là khoản chi bắt buộc đối với công ty cho nên cũng cần phải theo dõi một cách kỹ lưỡng và có biện pháp chi trả hợp lý đối với khoản chi phí thường xuyên này. Theo bảng số liệu thì năm 2005 so với năm 2004 khoản chi phí này tăng với số tiền là: 8,461 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 12,45%, tỷ trọng giảm 1,77%, tỷ suất giảm 0,09%. Chi phí dich vụ mua ngoài: Là khoản chi vừa có tính chất cố định vừa có tính chất biến đổi, ví dụ khoản chi phí điện nước, điện thoại, điện tín, fax, thuê sửa chữa tài sản cố định,…,do đó công ty luôn đưa ra mức giới hạn chung cho từng yếu tố cụ thể để dễ dàng phát hiện và tìm nguyên nhân nếu có sự thay đổi đột ngột. Trong bảng số liệu ta thấy, năm 2005 so với năm 2004 chi phí này giảm 2.678 nghìn đồng, tỷ lệ giảm 4,92%, tỷ suất giảm 0,09%, tỷ trọng giảm 1,99%. Chứng tỏ công ty đã quan tâm đúng mức đến khoản chi phí. Chi phí đồ dùng văn phòng: Là khoản chi mua sắm như máy tính cá nhân, máy điện thoại, máy fax, tủ đựng đồ,… Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng chi phí của công ty. Năm 2005 so với năm 2004 bộ phận chi phí này giảm với số tiền 10.426 nghìn đồng, tỷ lệ giảm 24,15%, tỷ trọng giảm 2,08%, tỷ suất giảm 0,08%. Chi phí bằng tiền khác: Là khoản chi phục vụ cho công tác quản lý ngoài các khoản chi phí trên như chi phí tàu xe cho cán bộ công nhân viên, chi phí đào tạo bồi dưỡng,…,là khoản chi phí có tính chất nhạy cảm và là khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn. Do đó công ty nên đặc biệt quan tâm đến khoản chi phí này để tránh thất thoát, gian lận, lãng phí không đáng có. Năm 2005 so với năm 2004 chi phí bằng tiền giảm với số tiền 11.639 nghìn đồng, tỷ lệ giảm 60,42%. Tỷ trọng giảm 1,35%, tỷ suất giảm 0,05%. Như vậy công ty đã cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí không cần thiết và đã chi cho một số dịch vụ đi học để nâng cao, cập nhật kiến thức theo quy định mới của bộ tài chính,… Tuy nhiên công ty vẫn phải có kế hoạch kiểm soát kỹ lưỡng khoản chi này sao cho có hiệu quả. Nói tóm lại, năm 2005 công tác quản lý chi phí thực sự hiệu quả so với năm 2004. Nhưng nếu xét một cách cụ thể thì công ty cần chú ý tới khoản chi phí nhân viên quản lý và chi phí bằng tiền khác trong việc đưa ra ý kiến đề xuất nhằm tiết kiệm chi phí. Phân tích chi tiết tình hình thực hiện chi phí giá vốn hàng hoá Xem xét bảng ta có thể thấy được phần nào sự ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí đến tình hình thực hiện chi phí của công ty. Từ đó sẽ đánh giá được sự phân bổ chi phí theo chức năng hoạt động có hợp lý hay không? Căn cứ vào số liệu biểu 6 ta có nhận xét như sau: Giá vốn hàng hoá bao gồm trị giá hàng mua và chi phí thu mua hàng. Trong các khoản mục chi phí, chi phí mua hàng (hay trị giá hàng mua) chiếm tỷ trọng cao, năm 2004 là 30.819.287 nghìn đồng, tỷ trọng là 99,82%, năm 2005 là 60.957.815 năm 2005 so với năm 2004 chi phí này tăng về số tiền là 30.138.528 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 97,79%, tỷ trọng 0,01%, tỷ lệ 0,81%. Ta thấy tỷ suất phí tăng nên công ty đã hao phí một khoản: 0,81% x 62.927.084 = 509.709,38 nghìn đồng. Như vậy doanh nghiệp đã bỏ ra một khoản tiền lớn để mua hàng về bán nhưng doanh thu mà công ty thu được chưa thực sự tương xứng vì tỷ suất phí vẫn tăng, doanh nghiệp cần có nhiều biện pháp nâng cao doanh thu lên thêm nữa, để tỷ suất phí giảm đi sao cho phù hợp với thực tế. Khoản chi phí thứ hai là chi phí thu mua hàng hoá, đây là một khoản phí tuy chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí nhưng nó cũng có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Năm 2004 chi phí thu mua hàng là: 55.857 nghìn đồng, tỷ trọng là 0,18%, năm 2005 chi phí thu mua hàng là 101.529 nghìn đồng. Năm 2005 so với năm 2004 chi phí thu mua hàng đã tăng thêm với số tiền là: 45.672 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 81,77%, tỷ trọng giảm 0,01%, tỷ suất phí giảm 0,01%. Chi phí mua hàng tăng là do doanh nghiệp tăng thêm hàng hoá, nhưng doanh nghiệp đã cố gắng giảm tỷ suất phí xuống đó là kết quả tốt mà công ty đạt được, công ty đã tiết kiệm được một khoản tiền là 0,01% x 62.927.084 = 6.292,71 nghìn đồng. Từ kết quả trên ta thấy tỷ suất chi phí giá vốn hàng hoá nói chung và các khoản chi phí nói riêng đều tăng, đặc biệt chi phí giá vốn hàng hoá tăng tỷ lệ 97,76% cao hơn nhiều so với mức tăng của doanh thu. Như vậy có thể đánh giá tính hình quản lý và sử dụng chi phí giá vốn hàng hoá là chưa tốt. Do đó công ty cần quan tâm nhiều hơn đến khoản chi phí này để nó được tốt và hợp lý hơn, đưa ra nhiều ý kiến đề xuất góp phần hạ thấp chi phí. Biểu 6 : Phân tích tình hình thực hiện chi phí giá vốn hàng hoá Đơn vị tính : nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm2005 so với năm 2004 Số tiền TT% TS% Số tiền TT% TS% Số tiền Tl% TT% TS% - Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084,00 30.083.958,00 64,14 - Giá vốn hàng hoá 30.875.144,00 100 96,24 61.059.344,00 100 97,03 30.184.200,00 97,76 0 0,79 + trị giá hàng mua 30.819.287,00 99,82 96,06 60.957.815,00 99,83 96,87 30.138.528,00 97,79 0,01 0,81 + chi phí thu mua 55.857,00 0,18 0,17 101.529,00 0,17 0,16 45.672,00 81,77 - 0,01 -0,01 Biểu 5 : Phân tích tình hình thực hiện chi phí quản lý Đơn vị tính : nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 so với năm 2004 Số tiền TT% TS% Số tiền TT% TS% Số tiền TL% TT% TS% - Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084,00 30.843.958,00 96,14 - Tổng chi phí quản lý 1.063.423,00 100 3,31 1.653.974,00 100 2,63 590.551,00 55,53 0 - 0,68 + Chi phí nhân viên quản lý 430.155,00 40,45 1,34 854.939,00 51,69 1,36 424.784,00 98,75 11,24 0,22 +Chi phí vật liệu quản lý 197.478,00 18,57 0,62 310.120,00 18,75 0,49 112.642,00 57,04 0,18 - 0,13 +chi phí khấu hao TSCĐ 250.968,00 23,36 0,78 320.375,00 19,37 0,51 69.407,00 27,66 - 4,23 - 0,27 + Thuế phí, lệ phí 67.953,00 6,39 0,21 76.414,00 4,62 0,12 8.461,00 12,45 -1,77 - 0,09 + chi phí dịch vụ mua ngoài 54.447,00 5,12 0,17 51.769,00 3,13 0,08 - 2.678,00 - 4,92 -1,99 - 0,09 + Chi phí đồ dùng văn phòng 43.175,00 4,06 0,13 32.749,00 1,98 0,05 - 10.420,00 -24,15 -2,08 - 0,08 + Chi phí bằng tiền khác 19.247,00 1,81 0,06 7.608,00 0,46 0,01 - 11.639,00 -60,47 -1,35 - 0,05 Biểu 4 : Phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo chức năng hoạt động Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 so với năm 2004 Số tiền TT% TS% Số tiền TT% TS% Số tiền TL% TT% TS% - Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084,00 30.843.958,00 96,14 - Tổng chi phí 31.938.567,00 100 99,55 62.713.318,00 100 99,66 30.774.751,00 96,36 0 0,11 +Giá vốn hàng hoá 30.875.144,00 96,67 96,24 61 .059.344,00 97,36 97,03 30.184.200,00 97,76 0,69 0,79 + Chi phí quản lý 1.063.423,00 3,33 3,31 1.653.974,00 2,64 2,63 590.551,00 55,53 -0,69 -0,68 5. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí tiền lương 5.1. Tình hình thực hiện chi phí Để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng chi phí một cách có hiệu quả ta cần đi sâu nghiên cứu một khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh đó là chi phí tiền lương. Chi phí tiền lương là khoản chi bằng tiền mà doanh nghiệp trả công cho người lao động căn cứ vào khối lượng, tính chất, công việc mà người lao động đảm nhận. Chi phí tiền lương bao gồm lương chính, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong danh sách lao động của công ty bao gồm cả lao động theo hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn. Việc phân tích loại chi phí này nhằm mục đích nhận thức và đánh giá đúng đắn về tình hình sử dụng quỹ lương của công ty trong kỳ. Qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó đến kết quả kinh doanh và tìm ra biện pháp quản lý thích hợp. Biểu 7: Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí tiền lương Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 so với 2004 Số tiền TL% 1.Tổng quỹ lương 413.350,00 639.380,00 226.030,00 54,68 2.Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084,00 30.843.958,00 96,14 3.Tỷ suất tiền lương % 1,29 1,02 4.Lao động 47,00 48,00 1,00 2,13 5.Mức lương bình quân/ năm 8.794,68 13.320,42 4.525,74 51,46 6.Năng suất l.động bình quân 682.619,70 1.310.980,92 628.361,22 84,37 7.Mức độ tỷ suất tiền lương -0,24 8.Tốc độ tỷ suất tiền lương -20,93 9.Mức độ tiết kiệm(vượt chi) -151.025,00 Căn cứ vào bảng số liệu trên ta có những nhận xét sau: Tổng quỹ luơng năm 2004 là 413.350 nghìn đồng, năm 2005 là 639.380 nghìn đồng, năm 2005 so với năm 2004 tổng quỹ lương tăng 226.030 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là 54,68%. Nếu so sánh tỷ lệ tăng của quỹ lương với tỷ lệ tăng của doanh thu thì ta thấy việc sử dụng quỹ lương đã hợp lý bởi vì tỷ lệ tăng của quỹ lương nhỏ hơn tỷ lệ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất tiền lương giảm 0,24% dẫn tới tiết kiệm số tiền là: 151.025 nghìn đồng. Hơn nữa, mức lương bình quân trên một lao động năm 2004 là 8.794,68 nghìn đồng, năm 2005 là 13.320,42 nghìn đồng, năm 2005 so với năm 2004 tăng 4.525,74 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 51,46%, trong khi đó năng suất lao động bình quân năm 2004 là 682.619,7 nghìn đồng, năm 2005 là 1.310.980,92 nghìn đồng, như vậy năm 2005 so với năm 2004 tăng 628.361,22 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 84,37%. Tóm lại công ty sử dụng quỹ lương đã đạt được hiệu quả như mong muốn. Điều này ảnh hưởng tốt đến kết quả hoạt động kinh doanh trong tương lai vì quỹ lương chi trả cho người lao động tăng cao, nhưng năng suất lao động bình quân của người lao động cũng tăng theo. Khoản chi phí này công ty cần quan tâm để tối thiểu hoá chi phí, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho công ty. Đi sâu vào phân tích chi phí tiền lương ta còn nhận thấy công ty trả lương theo hai hình thức: trả theo thời gian và theo lương khoán. Lương thời gian được áp dụng đối với cán bộ công nhân viên đang làm việc tại các phòng ban công ty, cán bộ đoàn thể và được trả lương theo hai bộ phận: Lương cơ bản (được trả theo trình độ học vấn, năng lực làm việc, số năm công tác,…) và mức thu nhập của người lao động được giám đốc quy định trong các hợp đồng lao động được ký kết lúc đầu. Biểu 8: Phân tích tình hình chi phí tiền lương theo thời gian Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 với năm 2004 Số tiền TL% 1. Tổng quỹ lương 186.037,00 290.245,00 104.208,00 56,02 2. Doanh thu 32.083.126,00 6.927.084,00 30.843.958,00 96,14 3. Tỷ suất tiền lương % 0,58 0,46 4. Lao động 19,00 20,00 1,00 5,26 5.Mức lương bình quân/ năm 9.791,42 14.512,25 4.720,83 48,21 6. NSLĐ bình quân 1.688.585,58 3.146.354,2 1.457.768,62 86,33 7.Mức độTỷ suất tiền lương -0,12 8.Tốc độTỷ suất tiền lương -20,68 9.Mức độ tiết kiệm(vượt chi) 75.512,50 Nhìn vào số liệu trên biểu ta có thấy rằng: Tổng quỹ lương năm 2005 so với năm 2004 tăng số tiền 104.208 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là 56,02%. Doanh thu tăng 30.843.958 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 96.14% cao hơn tỷ lệ tăng của quỹ lương. Như vậy quỹ lương trả theo thời gian là tốt, điều này dẫn đến tỷ suất tiền lương giảm 0,12% dẫn đến tiết kiệm được số tiền là 75.512,5 nghìn đồng. Mức lương bình quân trên một lao động tăng 4.720,83 nghìn đồng, tỷ lệ 48,21% trong khi đó năng suất lao động bình quân tăng với số tiền: 1.457.768,62 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 86,33%. Có thể nói rằng việc tăng như vậy là hợp lý bởi tỷ lệ tăng của mức lương bình quân nhỏ hơn tỷ lệ tăng của năng suất lao động. Tóm lại với cách trả lương theo thời gian mà công ty đã sử dụng để chi trả cho người lao động gián tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ là tương đối tốt. Từ đó sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, phát huy sáng kiến cải tiến kinh nghiệm. Biểu 9: Phân tích tình hình chi phí tiền lương theo cách trả lương theo lương khoán (khoán theo doanh thu) Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 với năm 2004 Số tiền TL% 1. Tổng quỹ lương 227.313,00 349.135,00 121.822,00 53,59 2. Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084,00 30.843.958,00 96,14 3. Tỷ suất tiền lương % 0,71 0,55 4. Lao động 28,00 28,00 0 5.Mức lương bình quân/ năm 8.118,32 12.469,11 4.350,79 53,59 6. NSLĐ bình quân 1.145.825,93 2.247.395,86 1.101.569,93 96,14 7.Mức độTỷ suất tiền lương -0,16 8.Tốc độTỷ suất tiền lương -22,54 9.Mức độ tiết kiệm(vượt chi) 100.683,33 Khi công ty trả lương theo hình thức khoán theo doanh thu thì công ty trả lương như sau: Đối với nhân viên kinh doanh, hình thức khoán doanh thu ở đây tính cho từng sản phẩm bán ra để tính doanh thu tháng. Khi doanh thu tăng lên mức trả lương cho người lao động tăng lên theo tỷ lệ, điều này muốn ràng buộc ý thức trách nhiệm của người lao động với công việc họ được phân công. Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy: năm 2005 so với năm 2004 tổng quỹ lương tăng với số tiền là 121.822 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 53,59%, tỷ lệ này tương đối cao so với mức tăng của doanh thu toàn công ty, doanh thu tăng 30.843.958 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 96,14%. Chứng tỏ việc sử dụng chi phí là hợp lý làm cho tỷ suất tiền lương giảm đi 0,16%. Với người công nhân mức lương mà họ được hưởng tăng với số tiền 4.350,79 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 53,59%. Trong khi đó năng suất mà họ bỏ ra cũng tăng tương ứng với số tiền là 1.101.569,93 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 96,14%, kết quả này cũng nói lên mức lương bình quân và năng suất lao động bình quân của người lao động đã có sự phù hợp. Tuy nhiên dù công ty trả lương theo hình thức nào: Trả lương theo thời gian với người lao động gián tiếp (người chịu trách nhiệm quản lý), trả lương theo lương khoán với người lao động trực tiếp như nhân viên bán hàng thì đều đảm bảo thu nhập cho người lao động để họ yên tâm công tác từ đó tăng năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho công ty chính vì thế công ty ý thức được việc trả lương cho người lao động là hết sức quan trọng. Nhìn lại việc phân tích chi phí tiền lương ở trên ta thấy rằng cách sử dụng quỹ lương trong công ty là tương đối hợp lý. Nguyên nhân là do trong 2 cách trả lương thì trả lương theo lương khoán vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục. 5.2. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện chi phí tiền lương của doanh nghiệp 5.2.1. Trả lương theo thời gian: Căn cứ vào biểu ta thấy tổng quỹ lương chịu ảnh hưởng bởi hai nhân tố: số lượng lao động và mức lương bình quân, có thể viết dưới dạng công thức: Tổng quỹ tiền lương = số lượng lao động x mức lương bình quân Có thể viết dưới dạng công thức: X = T x Trong đó: X: Tổng quỹ tiền lương. T: Số lượng lao động. : Mức lương bình quân. Như vậy quỹ lương trả theo thời gian chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là doanh thu bán hàng và mức lương bình quân. Ta xét sự ảnh hưởng của các nhân tố này đến mức thay đổi của quỹ lương thời gian: X do T Số tiền = T1 x - T0 x = 20 x 9.791,42 – 19 x 9.791,42 = 9.791,42 Tỷ lệ = x 100 = 5,26% X do Số tiền = T1 x - T1 x = 20 x 14.512,25 – 20 x 9.791,42 = 94.416,6 Tỷ lệ = x 100 = 50,76% Qua đó ta tấy cả 2 nhân tố đều tăng làm cho tổng mức lương của công ty năm 2005 so với năm 2004 tăng, mặc dù mức độ ảnh hưởng của các nhân tố là khác nhau. Trong đó số lao động tăng làm cho tổng quỹ lương tăng với số tiền là 9.791,42 nghìn đồng, mức lương bình quân tăng làm cho tổng quỹ lương với số tiền là: 94.416,6 nghìn đồng. Như vậy cả 2 chỉ tiêu này làm cho tổng quỹ lương tăng với số tiền là: 9.791,42 + 94.416,6 = 104.208 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là 56,02%. 5.2.2. Trả lương theo lương khoán (khoán theo doanh thu) Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện chi phí tiền lương theo cách trả lương theo lương khoán ta sử dụng công thức sau: Tổng quỹ lương = Doanh thu vận tải x Đơn giá tiền lương trên 1000 đồng doanh thu Trong đó: Đơn giá tiền luơng = Tổng tiền lương cấp bậc Tổng doanh số theo định mức Như vậy: Chi phí tiền lương trả theo lương khoán chiụ ảnh hưởng của hai nhân tố đó là doanh thu bán hàng và đơn giá tiền lương. Ta lần lượt xét sự ảnh hưởng của từng nhân tố này đến sự tăng giảm của quỹ lương. Ta có bảng phân tích Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 với năm 2004 Số tiền TL% 1. Tổng quỹ lương 227.313,00 349.135,00 121.822,00 53,59 2. Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084 30.843.958,00 96,14 3. Đơn giá tiền lương trên 1000 đồng doanh thu 0,0071 0,0056 -0,0015 Căn cứ vào bảng số liệu trên ta nhận thấy: + Quỹ lương tăng (giảm) do doanh thu bán hàng Số tiền = 62.927.084 x 0,0071 – 32.083.126 x 0,0071 = 2.189.921,018 nghìn đồng Tỷ lệ = 218.992,1 x 100 227.313 = 96,34% + Quỹ lương tăng (giảm) do đơn giá tiền lương Số tiền = 62.927.084 x 0,0056 – 62.927.084 x 0,0071 = - 94.390,626 nghìn đồng Tỷ lệ = - 94.390,626 x 100 227.313 = - 41.53% Nhận xét: Do doanh thu bán hàng tăng làm cho qũy lương tăng với số tiền là: 2.189.921,1 nghìn đồng, do đơn giá tiền lương giảm làm cho tổng quỹ lương giảm với số tiền là: 94.690,626 nghìn đồng. Như vậy ảnh hưởng của 2 nhân tố này làm cho tổng quỹ lương tăng lên 121.822 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 53,59%. Chương III Nhận xét dánh giá và các giải pháp đề xuất nhằn tiết kiệm chi phí I. nhận xét đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp Trong điều kiện nền kinh tế thế giới cũng như từng nước đang có những thay đổi và ảnh hưởng to lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh. Những thay đổi đó là nền kinh tế phát triển mạnh với tốc độ cao, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt. Vì vậy, nó buộc các nhà kinh doanh phải tìm ra biện pháp mới để ứng sử linh hoạt, hợp lý với những yêu cầu đòi hỏi của thị trường mới. Muốn tồn tại và chiến thắng được các đối thủ trong thị trường đó, các doanh nghiệp phải tìm cách giảm chi phí ở tất cả các khâu từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ. Là một doanh nghiệp thương mại với nhiệm vụ là phục vụ nhu cầu mua, bán, sử dụng máy vi tính và các dịch vụ khác của người tiêu dùng cho nên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có nhiều đặc thù riêng so với các ngành khác. Sản phẩm của ngành là các sản phẩm thuộc ngành công nghệ thông tin như máy vi tính vì vậy việc quản lý chi phí kinh doanh là hết sức linh hoạt, quản lý tốt chi phí ở tất cả các khâu: Mua, bán, trang thiết bị phục vụ khách hàng, cải tiến phương thức phục vụ, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề với phương châm: “Khách hàng là thượng đế ”. Hơn thế, ta biết nền kinh tế nước ta ngày càng mở cửa, sự giao lưu buôn bán quốc tế diễn ra mạnh và ngày càng phát triển, điều này càng nâng cao tầm quan trọng của ngành thương mại. Vấn đề đặt ra là không ngừng thay đổi các phương thức phục vụ khách hàng với chất lượng tốt nhất. Muốn làm được điều đó công ty cần phải làm tốt công tác quản lý chi phí kinh doanh. Qua một thời gian nghiên cứu thực tập ở công ty em có một vài nhận xét về tình hình quản lý và sử dụng chi phí như sau: 1. Mặt mạnh Thực tế, để giảm chi phí công ty đã không ngừng đầu tư mua sắm một số máy móc thiết bị chuyên dùng, dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải phục vụ việc vận chuyển hàng hoá từ công ty đến nơi tiêu thụ. Chẳng hạn như: Mua mới một số dụng cụ quản lý mới như máy photocopy, máy điều hoà national, máy điều hoà sanyo, máy fax Panasonic. Ngoài ra, công ty còn tiến hành nâng cấp đổi mới phương tiện vận chuyển để phục vụ tốt công tác vận chuyển hàng như mua ô tô mới để công ty tự vận chuyển, hạn chế việc thuê ngoài vận chuyển như trước,… Tác dụng của việc làm này là một mặt nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên trong công ty, góp phần tiết kiệm chi phí. Mặt khác, trong công ty công tác bán hàng, vận chuyển hàng hoá đến tận nơi tiêu thụ phần nào đã đáp ứng được nhu cầu của khách và tạo được niềm tin của khách hàng vào chất lượng hàng hoá, dịch vụ sau bán hàng cũng như thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng. Đồng thời công ty cũng tiến hành thanh lý thu hồi một số đồ dùng không còn phù hợp với những hoạt động của công ty trong thời điểm hiện nay như bàn ghế, tủ đựng đồ, điều hoà,…, và thanh lý hàng tồn kho đã lâu. Mục đích của việc làm này là thu hồi lại một phần vốn công ty đã bỏ ra để đầu tư lúc trước và quay vòng vốn, mở rộng hoạt động kinh doanh chiếm lĩnh thị trường. Công ty có thuận lợi cơ bản là có đội ngũ cán bộ và nhân viên bán hàng có kinh nghiệm trong công tác quản lý điều hành hệ thống bán hàng. Đội ngũ nhân viên bán hàng được đào tạo chính quy bài bản, có khả năng phục vụ tốt tất cả các khách hàng cả khách hàng trong nước lẫn khách hàng quốc tế. Nhân viên bán hàng của công ty được đào tạo tốt nên rất am hiểu về các sản phẩm mà công ty kinh doanh, đó là điều kiện rất tốt để công ty có thể chiếm được lòng tin của khách hàng. Thuận lợi nữa, đó là công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao được đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng chính quy, đảm bảo cho việc kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị máy móc, các linh kiện máy tính, máy fax, máy photo,…, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm bán ra. Ngoài ra, công ty còn có chế độ bảo hành tốt nhất đối với các sản phẩm để người tiêu dùng an tâm khi mua và sử dụng sản phẩm của công ty. Điều này chứng tỏ đầu vào của khâu tuyển dụng nhân sự rất tốt và được ban giám đốc rất quan tâm. Công ty cũng quy định rõ ràng về thái độ, trách nhiệm của nhân viên đối với công tác của mình và đối với công ty. Ví dụ với việc mua hàng hoá, công ty quy định phải mua các linh kiện hay những sản phẩm của công nghệ thông tin ở những công ty có uy tín trên thị trường, nguồn gốc của sản phẩm phải rõ ràng, để đảm bảo chất lượng của hàng mua vào, khi bán các sản phẩm đó cho khách hàng lớn hoặc khách hàng thường xuyên của công ty thì phải có chế độ ưu đãi đặc biệt như giảm giá, cho mở công nợ, có chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, hoặc có những dịch vụ tốt sau bán hàng, để thu hút khách hàng đến với công ty. Ngoài ra công ty còn có mạng lưới kinh doanh được phân bổ ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, giúp cho việc lưu thông hàng hoá thuận tiện, dễ dàng hơn. Nhờ có mạng lưới này công ty có thể đến gần với người tiêu dùng hơn, tạo điều kiện để công ty mở rộng và phát triển thị trường. ý nghĩa của việc làm này chứng tỏ công tác quản lý chi phí của công ty tỏ ra hết sức chặt chẽ từ đó tránh thất thoát, lãng phí chi phí một cách không cần thiết, đảm bảo cho việc sử dụng chi phí hợp lý. Ngoài ra, công ty có sự phân công trách nhiệm giữa các phòng ban bộ phận để theo dõi và thực hiện các kế hoạch đã đề ra của ban giám đốc. Phòng kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm phát hiện các khâu gây kém hiệu quả trong kinh doanh và báo cáo cho giám đốc để có giải pháp chỉnh lý kịp thời. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra các sản phẩm ra vào công ty, xây dựng các định mức kỹ thuật,… Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng nguồn vốn, sử dụng và quản lý chi phí, lập kế hoạch chi phí,… Trên đây là những thuận lợi rất lớn của công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tất cả đã tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng ăn khớp, có hệ thống, điều này làm cho nhân viên và cán bộ lãnh đạo tin tưởng lẫn nhau dẫn đến làm việc có hiệu quả. Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty còn gặp một số khó khăn trong công tác quản lý và sử dụng chi phí. Đây là vấn đề cần phải được quan tâm xem xét đối với ban giám đốc của công ty. 2. Tồn tại 2.1. Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí khấu hao tài sản cố định là khoản chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí của công ty. Vì vậy cần xác định một cách chính xác khoản chi phí này. Tại công ty việc tính khấu hao chưa đầy đủ do việc đánh giá lại tài sản cố định làm chưa tốt (việc phản ánh tăng hay giảm nguyên giá tài sản cố định trong kỳ được thực hiện tại thời điểm tăng hay giảm tài sản cố định đó trong kỳ. Tuy nhiên việc tăng hay giảm tài sản cố định không phải bao giờ cũng diễn ra tại một thời điểm) hơn nữa việc quản lý tài sản chưa đồng đều,… Điều đó dẫn đến tình trạng là tiền trích khấu hao đưa vào chi phí thấp hơn so với giá trị hao mòn thực tế của tài sản cố định. Do đó đã gây khó khăn cho việc quản lý chi phí kinh doanh. 2.2. Chi phí tiền lương Trong công ty TNHH máy tính Hà Nội thì chi phí tiền lương cũng là khoản chi phí chủ yếu, hơn nữa việc chi trả lương cho ngnười lao động công ty trả theo hai cách: Trả lương theo thời gian và trả theo lương khoán. Thực tế qua phân tích cho thấy rằng: Trả lương theo thời gian (người chịu trách nhiệm quản lý gián tiếp tạo sản phẩm hàng hoá dịch vụ) chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố doanh thu bán hàng và mức lương bình quân. Nhìn vào kết quả trên ta thấy tổng quỹ lương năm 2005 so với năm 2004 tăng 104.208 nghìn đồng, tỷ lệ là 56,02% thấp hơn so với sự tăng của doanh thu làm tỷ suất tiền lương giảm như thế là tốt, hơn thế mức lương bình quân tăng tương ứng với mức tăng của năng suất lao động bình quân của người lao động. Có thể đánh giá trả luơng theo thời gian là hợp lý. Trả lương theo lương khoán (nhân viên bán hàng trực tiếp) chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là đơn giá tiền lương và doanh thu bán hàng. Nhìn vào số liệu năm 2005 so với năm 2004 tổng quỹ lương tăng tương ứng về số tiền, tỷ lệ tăng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu làm cho tỷ suất tiền lương giảm đi hợp lý. Đối với công ty việc giảm chi phí tiền lương như thế tương đối là hợp lý, nhưng điều còn tồn tại là mức lương mà nhân viên nhận được chưa tương xứng với doanh thu họ làm ra. Điều này ban giám đốc cần lưu ý để làm sao công ty vẫn có lợi nhuận, vẫn tiết kiệm được chi phí, mà người lao động vẫn hưởng mức lương xứng đáng. 2.3. Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng (giá mua hàng bán) là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí kinh doanh của công ty. Dựa vào kết quả đã phân tích ta thấy rằng năm 2005 so với năm 2004 chi phí này tăng lên rất nhiều với số tiền và tỷ trọng khá lớn, mức tăng của khoản chi phí này tăng nhanh hơn mức tăng của doanh thu, điều này có nghĩa là lượng hàng doanh nghiệp bán ra ít hơn lượng hàng mua vào hay doanh nghiệp chưa bán hết lượng sản phẩm mua vào làm cho giá trị hàng tồn kho tăng lên vốn quay vòng sẽ giảm, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai,… Do đó doanh nghiệp cần phải có biện pháp để thay đổi tình trạng trên, giảm lượng hàng tồn kho tăng thêm thu nhập cho công ty. II. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu chất lượng phản ánh tổng hợp mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí kinh doanh là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường, mở rộng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn tiết kiệm được chi phí kinh doanh, trước hết cần phải nắm được các chỉ tiêu cơ bản của chi phí kinh doanh như: Tổng mức chi phí, tỷ suất phí, mức độ giảm chi phí, tốc độ giảm chi phí và số tiền tiết kiệm được chi phí do hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. 1. Biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí 1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí 1.1.1. ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và cấu thành lưu chuyển hàng hoá Chi phí chia ra làm hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến. Khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên, chi phí khả biến tăng lên nhưng không nhất thiết tăng theo tốc độ tăng của mức lưu chuyển hàng hoá, còn chi phí bất biến không tăng hoặc tăng không đáng kể. Vì vậy, khi tăng mức lưu chuyển hàng hoá, tỷ suất chi phí có thể được hạ thấp. Cấu thành lưu chuyển hàng hoá cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh những loại hàng hoá có chất lượng tốt, hợp thị hiếu, bán được nhanh thì có điều kiện giảm các khoản chi phí như: Chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá,…, do đó mức chi phí được hạ thấp. Ngược lại, nếu cấu thành lưu chuyển hàng hoá có những hàng hoá khó tiêu thụ, ứ đọng thì lại làm tăng các khoản chi phí nói trên và mức phí nói chung tăng lên. 1.1.2. ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về sản xuất Nhóm nhân tố này ảnh hưởng đến chi phí ở hai khía cạnh: Một là, nếu hàng hoá sản xuất ra hợp với thị hiếu, chất lượng đảm bảo tốt, mẫu mã bao bì đẹp, tạo điều kiện mở rộng lưu chuyển hàng hoá thì tỷ suất chi phí sẽ được hạ thấp. Hai là, phân bổ sản xuất hợp lý, doanh nghiệp sản xuất gần nơi cung cấp nguyên liệu và gần thị trường tiêu thụ, tạo điều kiện tổ chức vận động hàng hoá hợp lý dẫn tới khả năng hạ thấp chi phí kinh doanh. 1.1.3. ảnh hưởng của nhân tố mạng lưới và cơ sở vật chất kỹ thuật thương mại Nếu mạng lưới thương mại được mở rộng, hệ thống kho tàng, cửa hàng, cửa hiệu được sắp xếp hợp lý, vừa tiện cho dự trữ hàng hoá, vừa đảm bảo phục vụ tốt cho tiêu thụ hàng hoá, thì có thể giảm bớt được những khâu trung gian không cần thiết, tiết kiệm được chi phí. Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp thương mại được tăng cường để mở rộng lưu chuyển hàng hoá, tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận chuyển,…,thì mức chi phí cũng được hạ thấp. 1.1.4. ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí Giá cả vật liệu, dụng cụ mua sắm phục vụ kinh doanh (như bao bì, vật liệu đóng gói, dụng cụ vật liệu bảo quản,…) hoặc giá cả lao vụ của các ngành: Vận tải, bưu chính viễn thông,…, đều ảnh hưởng đến mức chi phí. Nếu giá cả các loại vật liệu, giá cả các lao vụ tăng chi phí sẽ tăng và ngược lại. Việc tính toán và vận dụng giá cả hợp lý không những có thể hạ được chi phí mà vẫn đảm bảo được chất lượng công tác kinh doanh. 1.2. Những biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp mà ta có thể đưa ra các biện pháp nhằm hạ thấp chi phí. Tuy nhiên ta có thể đưa ra biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong các doanh nghiệp, để hạ thấp chi phí kinh doanh doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau: 1.2.1. Phải làm tốt công tác nghiên cứu thị trường Thị trường là yếu tố đầu vào và cũng là yếu tố đầu ra đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Do đó, nó quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Muốn tồn tại và đứng vững được trong môi trường kinh doanh khốc liệt đó doanh nghiệp phải nghiên cứu và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. ở nước ta hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế nên tất yếu có hợp tác, có cạnh tranh. Vì thế các doanh nghiệp luôn phải nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của thị trường để từ đó có thể đáp ứng được ngày càng tốt hơn thị hiếu của người tiêu dùng. 1.2.2. áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật Trong thời đại thông tin hiện nay, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật được tính bằng ngày, bằng giờ, máy móc, thiết bị sản xuất liên tục thay đổi dần thay thế cho những lao động nặng nhọc của con người, thêm vào đó là những nhiên liệu, nguyên liệu, năng lượng mới ra đời thay thế cho những nguyên nhiên liệu truyền thống. Càng ngày vai trò của khoa học kỹ thuật càng trở lên quan trọng. Việc áp dụng thành tựu mới của khoa học kỹ thuật cho phép doanh nghiệp hạ thấp chi phí trong kinh doanh, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. 1.2.3. Tận dụng đến mức tối đa khả năng phục vụ của cơ sở vật chất Cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là tài sản cố định như máy móc, thiết bị, nhà xưởng,… Chính vì vậy việc khai thác tối đa công suất phục vụ của tài sản cố định nhằm tận dụng hết nguồn lực sẵn có là biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí. Ngoài ra để tận dụng được hết khả năng phục vụ của chúng có thể đa dang hoá mặt hàng kinh doanh, kết hợp với việc cho thuê kho tàng, cửa hiệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng,… 1.2.4. Tổ chức hợp lý, khoa học đội ngũ lao động trong doanh nghiệp Đây là việc làm cực kỳ quan trong bởi nếu tuyển dụng không đúng thì hậu quả sẽ không lường trước được. Vì thế việc tuyển dụng phải đảm bảo trên tinh thần giao lưu đối thoại cởi mở, tăng cường tiếp xúc hàng ngày. Trong đó người lãnh đạo là người phát huy tinh thần trách nhiệm: “Đứng mũi chịu sào”. Thêm vào đó doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành việc đào tạo cho nhân viên cấp dưới giúp cho họ nâng cao trình độ tay nghề bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Tóm lại, việc tổ chức hợp lý khoa học đội ngũ lao động trong doanh nghiệp phải phát huy năng lực sáng tạo của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần vào việc giảm chi phí do lao động dư thừa. 1.2.5. Lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vận dụng linh hoạt các hình thức đấu thầu, khoán gọn, đồng thời giải quyết hài hoà các mặt lợi ích giữa doanh nghiệp với người lao động, giữa các loại lao động với nhau nhằm kích thích tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động, hạ thấp chi phí kinh doanh và tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Thực hành chế độ tiết kiệm đối với hiệu quả kinh tế ở mọi nơi, mọi lúc trong tất cả các khâu, các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, chú ý tiết kiệm chi phí sản xuất chung, chống lãng phí, tham ô. 1.2.6. Về mặt quản lý tài chính Để góp phần vào việc hạ thấp chi phí kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện một số nội dung sau: + Quản lý chi phí kinh doanh gắn với kế hoạch, kế hoạch có thể được lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí kinh doanh trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý. Lập kế hoạch ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng hạ thấp được chi phí kinh doanh cho cả năm kế hoạch. Lập kế hoạch ngắn hạn cần xác định những nhu cầu cần thiết, đồng thời phải tiến hành phân tích rà soát lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. + Phân công, phân cấp quản lý chi phí phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn cần phải phân công quyền hạn trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận đó. Phân công cấp quản lý chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện các dự toán chi phí ngắn hạn, tìm ra những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp, phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. + Thường xuyên hoặc định kỳ tiến hành kiểm tra, giám đốc tài chính đối với chi phí đặc biệt là đối với những khoản chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn. Căn cứ để giám đốc tài chính là các kế hoạch chi phí, số liệu thực tế ghi trên các chứng từ, hoá đơn, các chế độ chính sách quản lý tài chính của nhà nước và quy định của doanh nghiệp. Trên đây là một số biện pháp rất cụ thể áp dụng cho các doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là với cùng biện pháp đó nếu áp dụng cho doanh nghiệp này thì nó trở lên hữu hiệu, nếu áp dụng cho doanh nghiệp khác thì chưa chắc đã phù hợp, đôi khi phản tác dụng. Do đó, việc tìm ra biện pháp hạ thấp chi phí một cách hiệu quả nhất đó là điều không hề đơn giản chút nào. Song qua phân tích, đánh giá về tình hình thực hiện chi phí kinh doanh tại công ty TNHH máy tính Hà Nội có thể đưa ra một số biên pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh ngày càng tốt hơn. 2. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong công ty 2.1. Mở rộng thị trường kinh doanh Đặc điểm của công ty là kinh doanh máy vi tính và các thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin khác phần nào nhu cầu sử dụng của khách hàng. Do đó, công ty luôn cố gắng tìm tòi mọi giải pháp để mở rộng và khai thác tối ưu thị trường sẵn có bởi nó không những mang lại những cơ hội mà còn là yếu tố giúp hạ thấp chi phí. Với mục tiêu đó công ty đã lựa chọn địa bàn hoạt động, xây dựng mạng lưới cửa hàng kinh doanh phù hợp (mở cửa hàng ở quận Thanh xuân) nhằm đảm bảo thuận tiện cho quá trình vận động hàng hoá, đồng thời thuận tiện cho việc đi lại mua bán của người tiêu dùng, như vậy sẽ giảm được chi phí vân chuyển từ trụ sở chính của công ty, giảm được chi phí bảo quản, sửa chữa. Công ty không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nắm vững nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng, đa dạng hoá hình thức phục vụ sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. Công ty đã cố gắng giữ chữ tín trong kinh doanh, đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng về chủng loại hàng hoá kinh doanh, về chất lượng giá cả hàng hoá, đồng thời hình thành được nguồn cung cấp hàng hoá ổn định, chất lượng tốt với chi phí mua hợp lý nhằm tăng mức lưu chuyển hàng hoá, giảm tỷ suất chi phí. 2.2. Nâng cao trình độ của người lao động Công ty TNHH máy tính Hà Nội có một đội ngũ nhân viên và lao động trẻ với trình độ tốt. Tuy nhiên, đứng trước sự thay đổi của thị trường và công nghệ thông tin hiện nay cần đòi hỏi một đội ngũ cán bộ và công nhân viên không những có kinh nghiệm mà còn luôn phải cập nhật kiến thức và thông tin mới để có thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường, tăng sức cạnh tranh cho công ty. Chính vì thế công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học thêm các lớp bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ. Ngoài ra công ty còn khuyến khích việc trau dồi, tìm hiểu các chính sách của nhà nước, pháp luật. Việc làm này hoàn toàn đúng đắn vì khi người công nhân có kiến thức chuyên môn tốt cộng vào đó là sự năng động, nhạy bén phù hợp với tình hình mới thì hiệu quả làm việc sẽ tốt hơn rất nhiều. 2.3. Có phương hướng kinh doanh hợp lý Trước hết, công ty cần đẩy mạnh hoạt động tiếp thị nhằm tìm kiếm và mở rộng thị trường góp phần đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, liên kết thị trường trong nước với thị trường quốc tế nhằm khai thác triệt để mọi nguồn lực trong công ty và khai thác nguồn hàng có chất lượng cao. Hơn thế để đáp ứng nhu cầu sử dụng máy vi tính và các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin sao cho có hiệu quả. Mặt khác, để giảm chi phí trong những năm qua công ty không ngừng đầu tư trang thiết bị mới, phương tiện vận tải,…, để giảm bớt chi phí dich vụ bên ngoài. 3. Một số ý kiến đề xuất nhằm tiết kiệm chi phí trong công ty TNHH máy tính Hà Nội Từ nhận thức đúng đắn và sâu sắc vấn đề hiệu quả kinh doanh đồng thời nhận thức tầm quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Xuất phát từ những tồn tại trong công tác quản lý chi phí, kết hợp kiến thức lý luận với kiến thức thực tế tại công ty TNHH máy tính Hà Nội dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm tiết kiệm chi phí: 3.1. Chi phí mua hàng (trị giá hàng mua, chi phí thu mua) Là một doanh nghiệp thương mại, chi phí mua hàng là rất lớn, chiếm tỷ trọng tương đối cao. Nó phụ thuộc vào khâu mua, khâu vận chuyển, tiếp nhận, bảo quản,…, doanh nghiệp cần tiết kiệm hợp lý chi phí vận chuyển hàng hoá, chi phí bảo quản trong tất cả các khâu, bắt đầu từ khâu mua, khâu dự trữ, khâu bảo quản cho đến khâu bán. Đối với những hàng hoá nhập khẩu: Các nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch thu mua, kế hoạch tiêu thụ càng chi tiết càng tốt, sao cho phù hợp với thị trường ngày càng biến động. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và khả năng cung ứng của các đối thủ cạnh tranh trong thời điểm hiện tại, cũng như trong tương lai về mặt hàng định nhập khẩu để nhập lượng hàng vừa đủ tránh việc nhập quá nhiều hay cung lớn hơn cầu, việc đó làm cho nguồn vốn quay vòng chậm, mất cơ hội đầu tư kinh doanh cho sản phẩm có nhu cầu, lãng phí chi phí nhập khẩu. Đối với những hàng hoá trong nước cũng vậy công ty cần có kế hoạch cụ thể, vì theo kết quả phân tích 2 năm gần đây lượng hàng tồn kho còn tương đối nhiều. Ban lãnh đạo công ty cần phải kiểm tra lại lượng hàng tồn kho, xem mặt hàng nào còn nhiều thì thôi không mua vào, mà lên kế hoạch thanh lý hàng tồn kho để tăng nguồn vốn từ đó giảm chi phí bảo quản, chi phí mua hàng, hơn thế nữa cần cân đối các mặt hàng cho hợp lý. Công ty nên thực hiện kiểm tra hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên với các mặt hàng kinh doanh của công ty để thấy được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán được để không ảnh hưởng tới hoạt động của công ty. Công phải dự toán những biến động về cung cầu giá cả hàng hoá. 3.2. Chi phí tiền lương Công ty cần tiến hành khoán doanh thu tối thiểu cho từng nhân viên kinh doanh hay nhân viên bán hàng, doanh thu tối thiểu này phải được xây dựng trên mức tiêu thụ tháng trước, năm trước và theo nhu cầu của khách hàng, không nên xây dựng định mức chung cho cả kỳ kinh doanh. Do đó kết quả của người lao động phụ thuộc vào bản thân họ. Đây là một đòn bẩy kinh tế kích thích mọi người hăng say làm việc, hoàn thiện tốt nhất công việc trong khả năng của mình. Công ty cần trả lương phù hợp với điều kiện hiện tại của thị trường, của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân đối lại lao động, giải quyết lao động dư thừa, giảm chi phí lương chờ việc và bảo hiểm cho người lao động dư thừa. 3.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định Công ty cần tiến hành đánh giá lại toàn bộ tài sản cố định, xác định những tài sản vẫn sử dụng nhưng đã hết thời gian sử dụng để không tính khấu hao, đối với tài sản cố định chỉ mới trích một phần cần tiến hành trích đủ. Hơn thế định kỳ từng quý, từng năm nên tiến hành tính khấu hao nhanh để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng tài sản cố định do mức độ hao mòn vô hình của TSCĐ. Hơn thế cũng cần phải bảo quản và sử dụng máy móc đúng quy trình để kéo dài thời gian sử dụng, đồng thời khai thác hết công suất của những thiết bị đó. 3.4. Chi phí quản lý Công ty chỉ giải quyết mua sắm trang thiết bị văn phòng thật cần thiết, giảm chi phí tiếp khách, hội nghị, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, báo chí, công tác phí. Việc chi tiếp khách trong và ngoài nước khi thật cần thiết mới chi và tiết kiệm, mức chi phí phải báo cáo giám đốc duyệt trước. Hạn chế tiếp khách bằng thuốc lá, bia rượu ngoại đắt tiền và chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết. Công ty cần tiết kiệm điện thoại đường dài ra nước ngoài, cần phải tránh sử dụng điện thoại công ty vào việc cá nhân không có liên quan đến công việc của công ty. Ngoài ra công ty nên chú ý nhắc nhở mọi người tiết kiệm trong việc sử dụng điện nước sinh hoạt. Tổ chức và phân bổ nguồn lao động hợp lý, khoa học nhằm phát huy khả năng, sở trường, tay nghề của người lao động, thường xuyên quan tâm đến vấn đề đào tạo, bồi duỡng nguồn nhân lực,…, công ty còn có nhiều hình thức khen thưởng cho nhân viên có doanh số bán ra cao khuyến khích nhân viên tích cực công tác của mình. Kết luận Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia vào thị trường đều có mục đích chung là tăng trưởng kinh tế và tìm kiếm lợi nhuận. Nhưng làm thế nào để có thể đạt được lợi nhuận tối đa trong nền kinh tế thị trường đầy biến động như hiện nay. Câu hỏi đó đã trở thành bài toán hóc búa đối với tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính trong việc tìm ra biện pháp hiệu quả nhất để nâng cao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Như ta đã phân tích ở trên thì việc quản lý và sử dụng hợp lý chi phí sẽ ảnh hưởng rất lớn tới mục đích chung của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của điều này, trong mấy năm gần đây ban giám đốc công ty TNHH máy tính Hà Nội đã thực hiện rất nhiều biện pháp nhằm hạ thấp chi phí. Tuy nhiên xuất phát từ nhiều nguyên nhân cả chủ quan lẫn khách quan nên công tác quản lý chi phí còn gặp không ít khó khăn. Qua thời gian thực tập ở công ty em càng thấy rõ tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng chi phí nên em đă quyết đinh lựa chọn đề tài: “Phân tích tình hình thực hiện chi phí và các biện pháp làm giảm chi phí kinh doanh” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Trong thời gian thực tập ở công ty em đã được các anh chị giúp đỡ để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này và cho em thấy tình hình thực tế ở một công ty. Em tin rằng với đội ngũ cán bộ công nhân viên tương đối trẻ nhưng có năng lực và trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao chắc chắn sẽ làm tốt hơn nữa công tác quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận mà công ty đề ra. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Hoài Phương đã tận tình giúp đỡ cùng các anh chị trong phòng kế toán cùng toàn công ty đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 5 năm 2006 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Kim Phượng Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình tài chính doanh nghiệp của trường Cao đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Thương Mại 2. Giáo trình phân tích hoạt động doanh nghiệp trương Cao đẳng Kinh Tế – Kỹ Thuật Thương Mại 3. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại – dịch vụ của trường đại học thương mại, chủ biên PGS.TS Trần Thế Dũng- TS Nguyễn Quang Hùng, THS Lương Thị Trâm 4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh- ĐH kinh tế quốc dân – nhà xuất bản giáo dục năm 1997 5. Báo cáo tài chính năm 2003, năm 2004, năm 2005, báo cáo thuế của công ty TNHH máy tính Hà Nội.