Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí thư viện trực tuyến

vào năm 1967. Lợi ích của ISBN trong việc mua bán và trao đổi sách thật là rõ ràng. Bằng cách gán cho mỗi quyển sách một chỉ số, nó cho phép mỗi quyển sách được xác định một cách đơn giản và rõ ráng trên phạm vi toàn thế giới. Chỉ số còn cho ta biết ngôn ngữ sử dụng và nhà xuất bản. Ngoài ra sử dụng chỉ số này trong MTĐT làm cho đơn giản hoá và tăng tốc độ xử lý trong nhiều công đoạn của dây chuyền tư liệu. 2. ISSN (International standard Serieals Number) là chỉ số xác định ấn phẩm định kỳ. ISSN bao gồm 8 chữ số, trong đó chữ số cuối cùng là số kiểm tra và được chia thành 2 nhóm, phân cách bởi dấu gạch ngang. Ví dụ: ISSN 0002 - 8231 xác định tạp chí “Journal of the Americian society for information science”. Chỉ số ISSN xác định trên tạp chí một cách duy nhất. Vai trò của nó đối với ấn phẩm định kỳ cũng giống như vai trò của chỉ số ISBN đối với sách. 2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD Vùng Kí hiệu phân vùng Vùng con 1. Vùng nhan đề và thông tin về trách nhiệm Nhan đề chính = Nhan đề song song : Các thông tin khác về nhan đề / Thông tin về trách nhiệm 2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản Thông tin xuất bản(là thông tin liên quan đến các bản sao của một ấn phẩm như số/tên xuất bản,phiên bản,…) / Thông tin trách nhiệm về xuất bản. , Thông tin xuất bản thêm / Thông tin trách nhiệm của xuất bản thêm 3. Vùng thông tin đặc thù (dành cho ấn phẩm định kỳ và tài liệu chuyên dạng) 4. Vùng địa chỉ xuất bản ; Địa chỉ xuất bản/sản xuất hoặc phát hành : Tên nhà xuất bản/sản xuất hoặc phát hành , Ngày xuất bản/sản xuất hoặc phát hành 5. Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng (số trang, minh họa …) : Xác định loại hình của ấn phẩm(ví dụ đĩa hay băng hình,…) ; Những thông tin vật lý khác + Kích thước 6. Vùng tùng thư (sách bộ) = Nhan đề chính của bộ ấn phẩm : Nhan đề phụ của bộ ấn phẩm / Thông tin về trách nhiệm của bộ ấn phẩm ; Chỉ số ISSN của bộ ấn phẩm Chỉ số trong bộ ấn phẩm đó(ví dụ tập số bao nhiêu,…) 7. Vùng phụ chú (các thông tin phụ chú cho các thông tin của các vùng khác) 8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu. = Chỉ số ISBN : Nhan đề liên quan của ISSN () Các thông tin yếu tố về giá cả và các yếu tố khác Hình 2.4.3 Bảng chi tiết từng vùng con trong 8 vùng và dấu phân cách tương Các dữ liệu thư mục trong ISBD được phân thành 8 vùng mô tả. Trong các vùng trên có vùng được dung thường xuyên, nhưng cũng có nhiều vùng ít được sử dụng. Mỗi vùng lại chứa một yếu tố dữ liệu còn gọi là vùng con. Mỗi vùng trong đó ngoại trừ vùng con đầu tiên của vùng 1 đều được đặt trước hoặc đóng ngoặc bởi các kí hiệu (chi tiết xem hình 2.4.3).Các kí hiệu này được đặt trước hoặc theo sau một dấu cách ,dấu phẩy hoặc dấu chấm.Khi một vùng bị bỏ qua thì nó được thay thế bằng kí hiệu đặt trước nó.ISBD sử dụng các dấu ký hiệu để: Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng Phân cách các yếu tố trong một vùng Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trước chúng Ví dụ về mô tả thư mục theo chuẩn ISBD: The vision and dream / Marguerite Hargrove ; Photographs by Harry and Claude Frauca. – Cammeray, N.S.W. : Horwitz, 1980. – 304p. -: ill. ; 18cm. – (Bucks books) ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95. Trong mô tả trên: Nhan đề The víion and dream Tác giả thứ nhất / Marguerite Hargrove Tác giả thứ hai ; Harry and Claude Frauca Các yếu tố xuất bản . – Cammeray, N.S.W. : Horwitz, 1980 Mô tả vật lý . – 304p. -: ill. ; 18cm. Tùng thư – (Bucks books) Chỉ số ISBN ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95. Sau này còn có những quy tắc dựa trên cơ sở của ISBD nhưng chi tiết và sâu sắc hơn, đi sâu vào nhiều trường hợp tỉ mỉ, khắc phục được những khó khăn cụ thể. Ví dụ như AFNOR (cho các nước Pháp ngữ), AACR1, AACR2 (cho các nước nói tiếng Anh). 2.5 Khổ mẫu MARC Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hóa công tác biên mục. Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hóa. Để máy tính có thể nhận biết được các dữ liệu thư mục, các chỉ dẫn không những phải tuân theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất. Khổ mẫu hay format là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấu trúc hóa. Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kết hợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhận biết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính. MARC là từ viết tắt của Machine Readable Cataloging có nghĩa là biên mục đọc được bằng máy. Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính lưu trữ và truy xuất thông tin. Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC được sử dụng cho các chữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi. Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường (fields). Các trường này lại có thể chia nhỏ thành các trường con (subfields). Vì tên của trường thường khá dài nên trong biểu ghi MARC mỗi trường được biểu diễn bằng một nhãn gồm 3 chữ số. Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm (gồm 3 chữ số). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “0” thuộc nhóm trường “0xx” là các trường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại. Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “1” thuộc nhóm trường “1xx” là các trường tiêu đề chính (tên cá nhân, tập thể …). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “2” thuộc nhóm trường “2xx” là các trường mô tả (nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản …), … Ví dụ: Trường Ý nghĩa 020 Chỉ số sách quốc tế (ISBN) 022 Chỉ số ấn phẩm định kỳ quốc tế (ISSN) 043 Mã vùng địa lý 100 Tiêu đề chính, tên cá nhân 245 Nhan đề và thông tin về trách nhiệm 250 Thông tin về lần xuất bản 300 Mô tả vật lý … … Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác định bằng các chỉ thị (indicators). Chỉ thị được mã hóa bằng hai chữ số (từ 0 đến 9) đi theo sau nhãn trường. Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất, có trường chỉ dùng chữ số thứ hai, có trường dùng cả hai, có trường không dùng chỉ thị. Trường con được nhận biết bởi mã trường con (subfields codes), đó là một ký tự bằng chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách $ (delimiter). Ví dụ: 300 $a 675p. : $b ill. ; $c 24cm Trong đó 300 là nhãn trường mô tả vật lý của cuốn sách, bao gồm các trường con $a (số trang), $b (thông tin minh họa), $c (khổ, cỡ). Các nhãn trường, chỉ thị và trường con là các dấu hiệu để nhận biết và điều khiển cách bố trí các trường và trường con, do các chương trình quản trị CSDL quy ước khi xây dựng. Khi một biểu ghi thư mục đã được đánh dấu một cách chính xác và được lưu trữ dưới dạng một tệp trên máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽ đánh dấu và tạo khuôn dạng cho các thông tin này để in ra thành một bản thư mục, một phiếu mục lục hay hiển thị trên màn hình. Các chương trình này còn cung cấp các công cụ tìm kiếm các thông tin thỏa mãn các yêu cầu đặt ra, dựa trên các điểm truy nhập nằm trong các trường của biểu ghi MARC. Ngoài các trường dữ liệu thư mục là phần chính của biểu ghi thư mục, mỗi biểu ghi MARC còn có các thành phần cố định sau, xuất hiện ở đầu mỗi biểu ghi: a. Đầu biểu (Leader) Đầu biểu gồm 24 ký tự đầu tiên của biểu ghi, ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số, hoặc khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểu ghi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, quy tắc mô tả được sử dụng (ISBD, AACR), … Nhiều thông tin trong đầu biểu ghi là để dành cho máy tính sử dụng để nhận dạng biểu ghi. Ví dụ: Giả sử một biểu ghi MARC có đầu biểu: 01041cam/2200265/a/4500 … Thì ý nghĩa cơ bản của nó là: Vị trí Ký tự Ý nghĩa 0 – 4 01041 Độ dài biểu ghi: 1041 ký tự 5 C Trạng thái biểu ghi: đã sửa chữa (corrected record) 6 A Dạng tài liệu: văn bản in 7 M Cấp thư mục: sách chuyên khảo … 18 A Quy tắc mô tả sử dụng: AACR b. Danh mục (Directory) Tiếp theo đầu biểu là một loạt các tiểu dẫn (bằng các chữ số) có độ dài xác định gọi là danh mục. Danh mục này cho biết các nhãn trường có trong biểu ghi, độ dài của trường và vị trí bắt đầu của trường trong biểu ghi. Phần này được tạo ra bởi máy tính từ biểu ghi thư mục, dựa trên các thông tin đã nhập. Nó không phải là phần MARC hiển thị cho người biên mục hay người sử dụng mục lục. Nó chỉ được sử dụng bởi người lập trình và máy tính để thực hiện việc trao đổi các biểu ghi thư mục giữa các hệ thống Ví dụ: Một đoạn danh mục sau: …245003600354250001200390260003700402… Có nghĩa là: Trong biểu ghi có trường với nhãn 245, có độ dài 36 ký tự và bắt đầu từ vị trí 354. Tiếp theo là trường có nhãn 250, có độ dài 12 ký tự và bắt đầu từ vị trí 390 (36 + 354 = 390) … Tóm lại mỗi biểu ghi MARC phải bao gồm các thành phần cơ bản sau: Đầu biểu ghi gồm 24 ký tự Một danh mục các trường dữ liệu mà mỗi trường phải bao gồm một nhãn với 3 chữ số, độ dài của trường dữ liệu và vị trí của trường đầu tiên Các dữ liệu tương ứng với các trường trong danh mục, chứa các dữ liệu thư mục cần xử lý với độ dài thay đổi Chương III Thiết kế hệ thống mới Từ thực trạng của hệ thống thư viện hiện nay em đi đến thiết kế hệ thống quản lý thư viện mới được xây dựng dựa trên các chức năng sau: Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module ) Phân hệ Biên mục (Circulation Module ) Phân hệ Thông tin trực tuyến Phân hệ Quản trị 3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như : cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực của thẻ....Phân hệ này còn cho phép phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và tích hợp từng nhóm bạn đọc, cũng như cập nhật thông tin về bạn đọc. Đối với mỗi một nhóm đối tượng bạn đọc cụ thể ta có một chính sách cụ thể khác nhau ví dụ như: hạn định số lượng ấn phẩm được mượn hạn định về thể loại ấn phẩm được mượn, hạn định thời gian cho phép mượn về nhà, mượn đọc tại chỗ... do những yêu cầu đó ta phải phân loại từng nhóm bạn đọc riêng để thỏa mãn yêu cầu của từng nhóm bạn đọc. Cấp thẻ Xóa thẻ Sửa thông tin bạn đọc Thêm loại bạn đọc Xóa loại bạn đọc Sửa thông tin loại bạn đọc Tìm kiếm 3.1.1 Cấp thẻ Ở hệ thống mới thì trình tự thực hiện cấp thẻ tương tự như trong hệ thống cũ nhưng sau khi có hóa đơn nộp tiền lệ phí làm thẻ thì nhân viên thư viện sẽ thực hiện cập nhật vào cơ sở dữ liệu và chọn chức năng in thẻ sau đó giao thẻ cho bạn đọc. Sau khi thông tin đã được nhập và lưu lại, hệ thống vẫn cho phép sửa đổi thông tin này nếu cần thiết. Bản ghi về bạn đọc sinh viên sẽ được hệ thống lưu trữ trong CSDL đến khi bạn thực hiện thanh toán xong với thư viện. 3.1.2 Xóa thẻ Các bước kiểm tra để hủy thẻ được tiến hành trên máy tính, các bước được tiến hành như trong hệ thống cũ đồng thời chức năng cũng sẽ thực hiện công việc xóa bỏ mọi thông tin về bạn đọc ra khỏi CSDL của hệ. Ngoài ra hệ thống cũng sẽ lưu lại một số thông tin cần thiết về bạn đọc đó để phục vụ cho việc thống kê hay một số mục đích về sau. Đối với những bạn đọc vi phạm nội quy nhiều lần, nhân viên thư viện có thể quyết định không cho bạn đọc đó tiếp tục là độc giả của thư viện và xóa bỏ thông tin về bạn đọc đó. 3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc Khi bạn đọc có nhu cầu thay đổi thông tin cá nhân trong tài khoản sử dụng của mình bạn đọc có thể yêu cầu thay đổi để nhân viên thư viện thực hiện thay đổi thông tin hoặc bạn có thể trực tiếp thay đổi qua tài khoản của mình(thực hiện trực tuyến). Chức năng này sẽ rất có ích cho thư viện để quản lý khi một thông tin nào đó của bạn thay đổi ví dụ như khi địa chỉ nhà hay số điện thoại của bạn thay đổi thì thư viện sẽ kịp thời cập nhật để liên lạc với bạn khi cần thiết. 3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc Chức năng này được sử dụng khi chính sách lưu thông thay đổi hay khi thư viện cần thêm một loại bạn đọc mà có quyền ưu tiên khác hoặc bớt một loại bạn đọc. Công việc này sẽ được thực hiện bởi nhân viên thư viện khi có yêu cầu của lãnh đạo thư viện 3.1.5 Tìm kiếm Khi nhân viên thư viện cần xem thông tin về thẻ của bạn đọc nào đó để thực hiện cập nhật (theo yêu cầu từ phía bạn đọc)thì nhân viên thư viện có thể thực hiện tìm kiếm bằng nhiều thông tin về bạn đọc đó như: mã thẻ , họ tên,lớp,khóa học,…. Hệ thống sẽ đưa ra thông tin chính xác cho nhân viên thư viện. 3.2 Phân hệ Lưu thông (Circulation Module) Phân hệ lưu thông thực chất là tin học hóa quá trình lưu thông các ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc. Đồng thời giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, quá hạn,... Những chức năng chính của phân hệ lưu thông: Mượn ấn phẩm Trả ấn phẩm Quản lý phạt Quản lý quá hạn 3.2.1 Mượn ấn phẩm Vì trong quá trình mượn ấn phẩm bạn đọc vẫn phải nộp tiền đặt cọc và nhận ấn phẩm nên chức năng này không thể thực hiện trên mạng(online) mà bạn phải đến thư viện thực hiện trực tiếp.Tuy nhiên thay vì cùng ký vào “sổ vàng” kiểm soát quá trình lưu thông sách thì nhân viên thư viện sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Vì thời gian được mượn của mỗi ấn phẩm là khác nhau nên hệ thống sẽ tự động thực hiện quá trình kiểm soát đối với thời hạn này, nhờ vậy khi một ấn phẩm bị mượn quá hạn, hệ thống sẽ tự động lập danh sách và thông báo cho nhân viên thư viện khi có yêu cầu của nhân viên thư viện.Khi đó nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc để hoàn trả ấn phẩm đó cho thư viện. Trong các phiên giao mượn ấn phẩm dữ liệu nhập vào như: Mã bạn đọc, mã ấn phẩm ...đều phải được kiểm tra tính hợp lệ thì phiên giao mượn đó mới được thực hiện. 3.2.2 Trả ấn phẩm Cũng tương tự như hệ thống cũ nhưng các quá trình kiểm tra và xác định số tiền phạt sẽ được thực hiện qua hệ thống. Ngoài ra với chức năng đặt trước của hệ thống mới , khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống sẽ tìm trong hàng đợi bạn đọc đặt trước nếu có và thông báo cho nhân viên thư viện hoặc bạn đọc có vị trí cao nhất trong hàng đợi để thực hiện phiên giao dịch tiếp theo. 3.2.3 Quản lý quá hạn Khi nhân viên thư viện thực hiện yêu cầu chức năng này hệ thống phải tự động kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm nếu như bạn đọc có email và nếu như bạn đọc không có email thì nhân viên thư viện chịu trách nhiệm liên lạc với bạn đọc qua những thông tin cá nhân của bạn đọc, đồng thời danh sách bạn đọc quá hạn sẽ được hiển thị. Tại một thời điểm bất kỳ nếu có yêu cầu xem danh sách bạn đọc giữ ấn phẩm quá hạn hệ thống cũng phải cung cấp ngay lập tức. 3.2.4 Quản lý phạt Việc quản lý phạt và chính sách phạt tuân theo quy trình như hệ thống cũ tuy nhiên khi thực hiện phạt thì các thao tác in thông báo hóa đơn đều được hệ thống thực hiện.Khi phạt hệ thống sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu phạt với mục đích quản lý bạn đọc và thống kê sau này. 3.3 Phân hệ Biên mục (Cataloging Module) Qua chương 2 tìm hiều về các chuẩn biên mục và qua thực tế qui mô của thư viện ta thấy biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD là phù hợp và đầy đủ , tuân theo chuẩn của quốc tế. Do đó trong hệ thống mới công tác biên mục sẽ được thực hiện theo chuẩn ISBD. Chức năng biên mục sẽ phục vụ cho công tác thống kê và lưu thông ấn phẩm được khoa học. Những chức năng chính của phân hệ biên mục: Nhập biểu ghi mới Xóa biểu ghi Sửa biểu ghi 3.3.1 Nhập biểu ghi mới Chức năng này dành cho nhân viên thư viện ở bộ phận biên mục khi một ấn phẩm mới nhập về. Nhân viên sẽ phải thu thập thông tin của biểu ghi dược cung cấp trên ấn phẩm đó, hoặc các thông tin ở ngoài nếu thông tin trên ấn phẩm cung cấp chưa đủ.Cho tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành mọi khâu trong quy trình biên mục như: nhập mới thông tin về ấn phẩm , phân loại biểu ghi ,xếp giá, xếp kho,… Nhằm cho bạn đọc dễ dàng tìm kiếm nhanh và giúp cho nhân viên thư viện quản lý tốt hơn. 3.3.2 Xóa biểu ghi Cho phép xóa mẫu biên mục khi ấn phẩm bị mất hoặc quá tồi không thể sử dụng được nữa. 3.3.3 Sửa biểu ghi Cho phép chỉnh sửa các mẫu biên mục, kịp thời cập nhật các thông tin khi cần thay đổi thông tin của ấn phẩm. 3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến ( Online Public Access Catalog ) Đây là phân hệ có hỗ trợ trực tuyến dành cho bạn đọc. Cung cấp các dịch vụ phục vụ bạn đọc từ xa nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn đọc và giảm tải cho thư viện khi phải phục vụ số lượng lớn bạn đọc. Phân hệ tra cứu trực tuyến là một cầu nối giúp bạn đọc có thể giao tiếp với thư viện tiện lợi và hiệu quả. Phân hệ này có thể tích hợp trên mạng Intranet/Internet để tạo ra một môi trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin do thư viện cung cấp vào mọi lúc và tại mọi nơi. Ngược lại nhờ phân hệ này thư viện cũng có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm cũng như nhận các ý kiến phản hồi của bạn đọc. Sau đây là những chức năng chính. Tra cứu ấn phẩm Tra cứu thông tin người sử dụng Gia hạn ấn phẩm Đặt trước ấn phẩm 3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm Bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu thông tin về sách báo, tạp chí,… trong thư viện ngay tại các máy tính ở thư viện hay tại bất kỳ máy tính nào nối mạng với hệ thống máy tính của thư viện (Intranet/Internet). Việc tra cứu này sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc tra cứu bằng phích trong các thư viện truyền thống. Việc tìm kiếm sẽ được thực hiện trên môi trường Web, trong đó có hỗ trợ tìm kiếm theo nhiều trường như: Tên tác giả nhà xuất bản, năm xuất bản.. Đặc biệt bạn đọc có thể sử dụng các toán tử logic như And hay Or để tổ hợp các điều kiện tìm kiếm đó. Với sự trợ giúp của từ điển danh mục, bạn đọc có thể tìm kiếm hiệu quả hơn rất nhiều trong trường hợp không biết rõ một số từ khóa nào đó nhờ vào tính năng tìm kiếm mờ. 3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng Tương tự như chức năng tra cứu ấn phẩm nhưng để tra cứu thông tin về cá nhân nếu người sử dụng muốn xem. 3.4.3 Gia hạn ấn phẩm Bạn đọc có thể gia hạn mượn ấn phẩm qua mạng. Hệ thống sẽ tự động trả lời ngay say khi bạn yêu cầu gia hạn. Khi một bạn đọc nào đó mượn một ấn phẩm đến hạn phải trả, nếu bạn đọc đó vẫn muốn tiếp tục sử dụng ấn phẩm đó thì bạn đọc có thể gia hạn thêm. Điều kiện để được gia hạn là: thứ nhất số lần gia hạn không vượt quá số lần gia hạn tối đa cho một ấn phẩm, thứ hai số ấn phẩm gia hạn không được vượt quá số ấn phẩm tối đa được gia hạn đối với bạn đọc đó, thứ ba ấn phẩm đó không được đặt trước bởi một bạn đọc có độ ưu tiên cao hơn. Nếu yêu cầu gia hạn của bạn đọc đó được chấp nhận thì bạn đọc có thể giữ ấn phẩm đó đến thời hạn mới. 3.4.4 Đặt trước ấn phẩm Bạn có thể đặt trước ấn phẩm ở hai mức do bạn tự chọn.Ở mức thứ nhất bạn đọc sẽ được thông báo ngay khi ấn phẩm được hoàn trả về thư viện(nếu thư viện đã được mượn) nhưng bạn sẽ mất quyền mượn khi có người đến thư viện trước mượn ấn phẩm đó.Ở mức thứ hai thư viện sẽ giữ ấn phẩm đó cho bạn nhưng trong thời gian 2 ngày mà bạn không đến mượn ấn phẩm thì bạn sẽ phải chịu một khoản tiền phạt. Khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc đặt chỗ đến lượt. Sau một khoảng thời gian cố định (2 ngày tính từ khi thông báo) mà không thấy bạn đọc mượn ấn phẩm đó, hệ thống sẽ tự động xóa tên bạn đọc khỏi hàng đợi. Nếu có nhiều bạn đọc cùng đặt trước một ấn phẩm thì khi ấn phẩm đó được hoàn trả, hệ thống sẽ tìm bạn đọc có vị trí cao nhất trong hàng đợi để thông báo cho bạn đọc. Bạn đọc chỉ có thể đặt trước một số lượng ấn phẩm nhất định và các ấn phẩm đặt trước không trùng nhau. 3.5 Phân hệ Quản trị Phân hệ này dành cho người lãnh đạo thư viện người có quyền quản trị hệ thống.Qua phân hệ này lãnh đạo thư viện có thể thêm, bớt các tài khoản sử dụng của các nhân viên thư viện cũng như có thể thay đổi quyền của từng nhân viên truy nhập vào các phân hệ cho phù hợp với vị trí và nhiệm vụ công tác của họ.Cụ thể có 4 quyền là Quyền sử dụng phân hệ biên mục Quyền sử dụng phân hệ quản lý bạn đọc Quyền sử dụng phân hệ lưu thông Quyền quản trị Tuy nhiên trong trường hợp điều động công tác(do nhân viên ở bộ phận này nghỉ phải điều động nhân viên ở bộ phân khác sang) thì lãnh đạo thư viện có thể phân quyền cho nhân viên viên thư viện có thêm các quyền khác ngoài trong 4 quyền trên. Sau đây là những chức năng chính. Tạo tài khoản người sử dụng Xóa tài khoản người sử dụng Thay đổi quyền của tài khoản Chương IV Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Năm chức năng cơ bản của phần mền quản lý hệ thống thư viện (hỗ trợ trực tuyến) gồm: Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module ) Phân hệ Biên mục (Circulation Module ) Phân hệ Thông tin trực tuyến Phân hệ Quản trị 4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống Hình 4.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thư viện 4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc Hình 4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc 4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông Hình 4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông 4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục Hình 4.1.4. Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ biên mục 4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến. Hình 4.1.5. Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ tra cứu trực tuyến 4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị Hình 4.1.6. Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ quản trị 4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 4.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. 4.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho toàn bộ hệ thống Hình 4.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho toàn bộ hệ thống 4.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ quản lý bạn đọc 4.2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ quản lý bạn đọc 4.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ lưu thông 4.2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ lưu thông 4.2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ biên mục Hình 4.2.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ biên mục 4.2.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến Hình 2.3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ thông tin trực tuyến 4.2.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ quản trị Hình 4.2.2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ quản trị 4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 4.2.3.1 Phân hệ quản lý bạn đọc Cấp thẻ Hình 4.2.3. 1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cấp thẻ Xóa thẻ Hình 4.2.3. 1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng xóa thẻ Sửa thông tin bạn đọc Hình 4.2.3. 1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa thông tin bạn đọc Thêm loại bạn đọc Hình 4.2.3. 1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa thêm loại bạn đọc Xóa loại bạn đọc Hình 4.2.3. 1.5. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa xóa loại bạn đọc Sửa thông tin loại bạn đọc Hình 4.2.3. 1.6. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa TT loại bạn đọc Tìm kiếm Hình 4.2.3.1.7. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tìm kiếm 4.2.3.2 Phân hệ lưu thông Mượn ấn phẩm Hình 4.2.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng mượn ấn phẩm Trả ấn phẩm Hình 4.2.3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng trả ấn phẩm Quản lý phạt Hình 4.2.3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phạt Quản lý quá hạn Hình 4.2.3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý quá hạn Quản lý quá hạn Hình 4.2.3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tìm kiếm 4.2.3.3 Phân hệ biên mục Chức năng tạo mới biểu ghi Hình 4.2.3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng tạo mới biên mục Chức năng sửa biểu ghi: Hình 4.2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng sửa biên mục Chức năng xóa biểu ghi Hình 4.2.3.3.3 : Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh chức năng xóa biên mục 4.2.3.4 Phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến Tra cứu người sử dụng Hình 4.2.3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu người sử dụng Tra cứu ấn phẩm Hình 4.2.3.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu ấn phẩm Gia hạn Hình 4.2.3.4.3 Biểu đồ luồng dữ chức năng gia hạn ấn phẩm Đặt trước Hình 4.2.3.4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng đặt trước ấn phẩm 4.2.3.5 Phân hệ quản trị Tạo tài khoản người sử dụng Hình 4.2.3.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tài khoản Xóa tài khoản người sử dụng Hình 4.2.3.5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng xóa tài khoản Thay đổi quyền người sử dụng Hình 4.2.3.5.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thay đổi quyền sử dụng Chương V Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện 5.1 Chọn lựa thiết kế 5.1.1 Chuẩn dữ liệu Từ chương II tìm hiểu về các chuẩn biên mục ISBD và MARC, dựa trên quy mô và số loại ấn phẩm mà thư viện trường đại học Luật đang quản lý chúng ta lựa chọn thiết kế cơ sở dữ liệu cho ấn phẩm theo chuẩn biên mục ISBD.Chuẩn này vừa lưu trữ đầy đủ thông tin của ấn phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế giúp trao đổi thông tin một cách dễ dàng với các nguồn tài nguyên ở các thư viện khác mà còn phù hợp với quy mô nhỏ của thư viện trường. Dựa trên cách biên mục theo chuẩn ISBD ta thiết kế CSDL cho ấn phẩm qua 3 bảng tương ứng với 3 loại ấn phẩm là Sách,Tạp chí/Báo,Luận án/Luận văn.Trong các bảng ngoài các trường theo đúng chuẩn biên mục chúng ta thêm vào các trường sao cho phù hợp với cách quản lý ấn phẩm đặc trưng của thư viện một trường đại học như : là giáo trình hay không, có được mượn không, người thực hiện biên mục… 5.1.2 Mô hình dữ liệu Việc chọn mô hình dữ liệu cho hệ thống thực sự ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng tới các bước xây dựng và triển khai hệ thống sau này. Mô hình quan hệ được chọn cho hệ thống quản lý thư viện vì những ưu điểm sau: Đơn giản, hiệu quả, tính độc lập rất cao giữa các đối tượng, được nhiều phần mềm về cơ sở dữ liệu hỗ trợ, thuận tiện cho việc khai thác dữ liệu và đáp ứng được yêu cầu truy xuất thông tin trên Web. Sau đây là mô hình thực thể liên kết cho thực thể sách và các thực thể khác: Hình 5.1.2a Sơ đồ thực thể liên kết của thực thể sách với thực thể khác Sau đây là mô hình thực thể liên kết cho thực thể ấn phẩm định kì(báo, tạp chí) và các thực thể khác: Hình 5.1.2b Sơ đồ thực thể liên kết của thực thể ấn phẩm định kì với thực thể khác Sau đây là mô hình thực thể liên kết cho thực thể luận án và các thực thể khác: Hình 5.1.2a Sơ đồ thực thể liên kết của thực thể luận án với thực thể khác 5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu Trong phần trước khi phân tích thiết kế hệ thống ta đã đưa ra bảng các thực thể của hệ thống. Tại phần này ta sẽ đi sâu thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý của hệ thống.Một số bảng dữ liệu chính của hệ thống. 5.2.1 Bạn đọc Trong bảng bạn đọc chúng ta phải lưu trữ hai đối tượng bạn đọc : sinh viên, và cán bộ.Đối với từng đối tượng bạn đọc lại có những thông tin cần thiết để lưu trữ khác nhau.Với sinh viên thì thông tin về lớp học, khóa học, … là cần thiết. Với cán bộ thì thông tin về nơi công tác , trình độ,… lại cần thiết do đó ngoài bảng “Bạn đọc” chúng ta thiết kế thêm hai bảng nữa là bảng “Thông tin sinh viên” , “Thông tin cán bộ” cho thông tin đặc thù của từng loại bạn đọc. Đối với đối tượng là sinh viên thì trường đại học luật đánh mã số sinh viên theo 8 kí tự trong đó 4 kí tự đầu là năm sinh viên vào trường còn 4 kí tự sau là chỉ số tăng dần cho sinh viên trong cùng một khóa.Và dựa vào mã sinh viên thì thư viện trường đánh mã thẻ gồm 2 phần phân cách nhau bằng “/” với 8 kí tự trong đó: 4 kí tự đầu chính là 4 kí tự sau của mã sinh viên 3 kí tự sau là “Kxx” trong đó xx chỉ số thứ tự của khóa học đó Đối với đối tượng là cán bộ thì cách đánh mã thẻ gôm 2 phần phân cách nhau bằng “/” với 8 kí tự trong đó: 5 kí tự đầu là chỉ số tăng dần khi thêm bạn đọc cán bộ 2 kí tự sau là “CB” Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 8 Họ tên của bạn đọc Text 30 Giới tính Yes/No Số CMTND Text 10 Địa chỉ nhà riêng Text 50 Mã dân tộc X Text 3 Ngày sinh Date Email X Text 30 Điện thoại X Text 10 Di động X Text 10 Ngày đăng ký làm thẻ Date Password Text 20 Mã loại bạn đọc X Text 3 Ảnh X Text 50 5.2.2 Thông tin sinh viên Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 8 Mã sinh viên Text 8 Lớp Text 20 Mã khoa X Text 3 Khóa học Number 3 5.2.3 Thông tin cán bộ Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 8 Mã trình độ X Text 3 Nghề nghiệp Text 50 Nơi công tác Text 50 Địa chỉ nơi công tác Text 50 Chức vụ X Text 50 5.2.4 Phân loại bạn đọc Tại thời điểm hiện tại thì thư viện chỉ phục vụ hai loại bạn đọc là sinh viên và cán bộ. Nhưng trong tương lai với quy mô mở rộng của thư viện thì số loại bạn đọc không dừng ở con số đó bảng này cho phép nhân viên thư viện tạo thêm các loại bạn đọc khác với chế độ phân quyền khác nhau. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã phân loại bạn đọc X Text 3 Tên loại bạn đọc Text 20 Thông tin chi tiết X Text 50 Số sách được mượn Number 2 Số sách được đọc Number 2 Số lần gia hạn Number 2 5.2.5 Bảng phiếu mượn Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 8 Mã ấn phẩm X Text 15 Ngày mượn Date Tình trạng sách lúc mượn Text 50 Ngày hết hạn Date Lần gia hạn Number 2 5.2.6 Phạt Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 20 Mã ấn phẩm X Text 15 Số tiền bị phạt Currency Lý do Text 50 Đã thanh toán Yes/No 5.2.7 Lượt mượn Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 20 Mã ấn phẩm X Text 15 Ngày mượn Date Ngày trả Date Tình trạng sách lúc mượn Text 50 Tình trạng sách lúc trả Text 50 Ngày hết hạn Date Thông tin phụ X Text 50 Tiền phạt X Currency 5.2.8 Đặt trước Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã thẻ X Text 20 Mã ấn phẩm X Text 15 Ngày đặt Date Thứ tự đặt Number 2 Cấp độ đặt Text 1 Thông tin thêm X Text 30 5.2.9 Nhà xuất bản Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã NXB X Text 4 Tên NXB Text 40 Địa chỉ NXB Text 40 Mã Tỉnh/Thành phố X Text 3 Điện thoại X Text 10 Website X Text 10 Email X Text 30 5.2.10 Sách Bảng cơ sở dữ liệu này lưu trữ các trường dữ liệu chung nhất của ấn phẩm là sách (trong đó lại phân loại gồm sách một tập và sách nhiều tập)theo tiêu chuẩn biên mục quốc tế ISBD. Trường ‘Mã loại sách’ sẽ đóng vai trò phân loại ấn phẩm từ trường này và mã sách chúng ta sẽ tham chiếu qua các bảng dữ liệu đặc trưng cho loại sách nhiều tập nếu nó là sách nhiều tập khác nhau. Trong các trường Mã sách chính là mã cá biệt đóng vai trò là khóa chính. Dựa trên cách đánh mã số sách của hệ thống cũ được trình bày trong phần 1.2.4 đi đến cách đánh mã số đảm bảo được đủ thông tin như hệ thống cũ nhưng rõ ràng và khoa học hơn bao gồm các phần như sau: Với sách một tập Phần 1 : các kí tự của SMT Phần 2 : là số gồm 7 kí tự số sẽ được đánh số tăng dần khi biên mục Phần 3 : là số gồm 4 chữ số chỉ ra chỉ số bản sao của cùng một ấn phẩm Các phần 2,3 sẽ được phân cách nhau bằng “/”. Với sách nhiều tập Phần 1 : là mã đầu sách bộ Phần 2 : là số gồm 3 chữ số chỉ ra tập số bao nhiêu Phần 3 : là số gồm 4 chữ số chỉ ra số bản sao của cùng một ấn phẩm Các phần sẽ được phân cách nhau bằng “/”. Theo chuẩn ISBD thì nhan đề của một quyển sách phải được quy định chi tiết. Đối với những quyển sách song ngữ thì nhan đề song song dùng để biểu diễn thông tin về nhan đề bằng 2 thứ tiếng. Phần thông tin trách nhiệm thể hiện các thông tin như tác giả, nhóm tác giả. Nhan đề phụ có ý nghĩa là thông tin bổ sung cho nhan đề chính. VD: Một quyển sách có ghi “Cơ Sở Dữ Liệu Database (Tài liệu dành cho sinh viên Công nghệ thông tin)” nhan đề chính là “Cơ Sở Dữ Liệu”, nhan đề song song là “Database”, phụ đề là “Tài liệu dành cho sinh viên Công nghệ thông tin”. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã sách X Text 15 Mã xếp giá X Text 3 Mã kho X Text 3 Mã tác giả X Text 4 Mã lĩnh vực X Text 3 Mã NXB X Text 4 Mã ngôn ngữ X X Text 4 ISBN X Text 13 Thông tin trách nhiệm X Text 400 Nhan đề song song X Text 100 Nhan đề chính Text 100 Nhan đề phụ X Text 100 Kích thước X Text 40 Số trang X Number 5 Tài liệu đi kèm X Text 100 Thông tin phụ X Text 30 Người hiệu đính X Text 30 Người dịch X Text 30 Người chủ biên X Text 30 Lần xuất bản X Number Năm xuất bản X Number Gía tiền X Currency Số ngày được mượn tối đa X Number 4 Được mượn về không Yes/No Là giáo trình Yes/No Mã người biên mục Text 3 Ngày biên mục Date 5.2.11 Sách nhiều tập Bảng này lưu trữ nhiều thông tin riêng dành cho từng quyển sách nhiều tập bổ sung cho phần thông tin trong bảng sách trong đó có tham chiếu đến bảng “đầu sách tập” để có thông tin chung của bộ sách đó. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã sách X Text 15 Mã đầu sách tập X Text 5 Tập Number 3 5.2.12 Đầu sách tập Bảng này lưu trữ nhiều thông tin dành cho thông tin chung của sách nhiều tập (chính là các thông tin của vùng tùng thư trong chuẩn ISBD) Trong các trường ‘Mã sách’ chính là mã cá biệt đóng vai trò là khóa chính. Cách đánh mã số đầu sách tập bao gồm 6 kí tự với các phần như sau: Phần 1 : các kí tự SB Phần 2 : là số gồm 4 kí tự số sẽ được đánh số tăng dần khi biên mục Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã đầu sách tập X Text 6 Nhan để chính Text 100 Nhan để song song X Text 100 Thông tin trách nhiêm X Text 100 5.2.13 Ấn phẩm định kỳ Bảng này lưu trữ nhiều thông tin như số, năm,… của ấn phẩm định kỳ.Bảng này sẽ tham chiếu sang bảng “đầu ấn phẩm định kỳ” để cho thông tin của loại báo/tạp chí đó. Cách đánh mã ấn phẩm định kì bao gồm 15 kí tự với các phần như sau: Phần 1 : mã đầu ấn phẩm định kì(6 kí tự) Phần 2 : là số gồm 4 kí tự số sẽ được đánh số tăng dần khi biên mục Phần 3 : là số gồm 3 chữ số chỉ ra số bản sao của cùng một ấn phẩm Các phần sẽ được phân cách nhau bằng “/”. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã ấn phẩm định kỳ X Text 12 Mã đầu ấn phẩm định kỳ X Text 5 Mã NXB X Text 4 Mã xếp giá X Text 3 Mã kho X Text 3 ISSN X Text 8 Số X Text 200 Năm X Text 200 Nhan đề song song X Text 100 Nhan đề chính Text 100 Kích thước X Text 40 Số trang X Number 5 Gía tiền X Currency Mã người biên mục Text 3 Ngày biên mục Date 5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ Bảng này lưu trữ nhiều thông tin đặc trưng cho ấn phẩm định kỳ như tên tạp chí, thông tin tòa soạn, mã định kỳ… của đầu ấn phẩm định kỳ.Trong đó trường mã định kỳ sẽ tham chiếu đến bảng Định kỳ cho biết định kỳ xuất bản của báo/tạp chí là bao lâu. Cách đánh mã đầu ấn phẩm định kì bao gồm 6 kí tự với các phần như sau: Phần 1 : các kí tự TC Phần 2 : là số gồm 4 kí tự số sẽ được đánh số tăng dần khi biên mục Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã đầu ấn phẩm định kỳ X Text 3 Mã lĩnh vực X Text 3 Mã định kỳ X Text 2 Mã ngôn ngữ X X Text 4 Nhan đề tạp chí X Text 20 Địa chỉ tòa soạn X Text 50 Tổng biên tập Text 30 Phó biên tập Text 30 Email X Text 30 Website X Text 30 Điện thoại Text 10 Địa chỉ phát hành X Text 50 Thông tin trách nhiệm X Text 400 Số ngày được mượn tối đa X Number 4 Được mượn về không Yes/No 5.2.15 Luận án/Luận văn Bảng cơ sở dữ liệu này lưu trữ các trường dữ liệu của loại ấn phẩm là Luận án/Luận văn.Trong các trường ‘Mã luận án’ chính là mã cá biệt đóng vai trò là khóa chính.Cách đánh mã ấn phẩm định kì bao gồm 15 kí tự với các phần như sau: Phần 1 : các kí tự LA Phần 2 : là số gồm 4 kí tự số sẽ được đánh số tăng dần khi biên mục Phần 3 : là 4 kí tự số chỉ năm thực hiện luận án Phần 4 : là số gồm 3 chữ số chỉ ra số bản sao của cùng một ấn phẩm Các phần 2,3,4 sẽ được phân cách nhau bằng “/”. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã luận án X Text 12 Mã xếp giá X Text 3 Mã kho X Text 3 Mã lĩnh vực X Text 3 Mã ngôn ngữ X X Text 4 Mã loại luận án X Text 3 Người thực hiện Text 30 Tên để tài X Text 100 Năm thực hiện Number 4 Số trang Number 4 Tài liệu đi kèm X Text 100 Thông tin phụ X Text 100 Số ngày được mượn tối đa X Number 4 Được mượn về không Yes/No Mã người biên mục Text 3 Ngày biên mục Date 5.2.16 Lĩnh vực Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã lĩnh vực X Text 3 Tên lĩnh vực Text 40 Thông tin chi tiết X Text 40 5.2.17 Tác giả Một sách có nhiều tác giả ngược lại một tác giả cũng viết nhiều sách , bảng này lưu trữ thông tin về tác giả, nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm, thống kê và quản lý. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã tác giả X Text 4 Họ và tên của tác giả Text 30 Địa chỉ X Text 200 Bút danh X Text 30 Tiểu sử X Text 200 Danh hiệu X Text 30 Điện thoại X Text 10 Di động X Text 10 Email X Text 30 Ảnh X Text 50 5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa Bảng này được sử dụng cho mục đích tìm kiếm mờ ấn phẩm dựa trên từ khóa. Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Mã ấn phẩm X Text 15 Mã từ khóa X Text 10 5.2.19 Nhân viên thư viện Mô tả Khóa chính Khóa ngoài Rỗng(null) Kiểu dữ liệu Kích thước Tên tài khoản X Text 30 Họ tên Text 30 Password Text 20 Email X Text 30 Chức vụ X Text 50 Quản lý bạn đọc Yes/No Quản lý ấn phẩm Yes/No Quản lý lưu thông Yes/No Quản trị Yes/No Chương VI Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện 6.1 Bố cục giao diện hệ thống Bố cục chung của ứng dụng bao gồm 3 phần: Phần đầu trang : cung cấp các thông tin về tài khoản đang đăng nhập cũng như thông tin về ngày tháng.Ngoài ra còn cung cấp 3 chứa năng là : Liên hệ với thư viện qua địa chỉ Email của thư viện Đăng nhập Bộ trợ giúp cho người sử dụng Phần menu : phần menu cung cấp các chức năng chính của thư viện như : chức năng tra cứu , trực tuyến cho bạn đọc; biên mục và lưu thông cho nhân viên thư viện,...Với mỗi loại tài khoản (là bạn đọc hay nhân viên thư viện)và quyền của tài khoản mà menu này sẽ bao gồm các chức năng của tài khoản đó. Phần nội dung : Đây là phần giao tiếp chính với người sử dụng khi thực hiện các chức năng được lựa chọn trong phần menu: nhập thông tin, đưa ra thông tin yêu cầu,… 6.1.1 Trang đăng nhập Hình 6.1.1 Giao diện đăng nhập của hệ thống Người dùng chọn chức năng này ở góc trên bên phải của trang web. Tại trang này người dùng phải chọn loại tài khoản là bạn đọc hay nhân viên thư viện.Để đăng nhập người dùng phải nhập tên tài khoản(với đối tượng bạn đọc đó là mã thẻ) và password. Sau khi đăng nhập thông tin về tên tài khoản và loại tài khoản sẽ được hiển thị trên đầu trang đồng thời phẩn menu sẽ hiện lên các chức năng dành cho quyền của tài khoản đó.Nếu tài khoản là bạn đọc thì sau khi đăng nhập thành công bạn sẽ được đưa tới trang tra cứu ấn phẩm. 6.1.2 Trang giúp đỡ Hình 6.1.2 Giao diện giúp đỡ của hệ thống Người dùng chọn chức năng này ở góc trên bên phải của trang web bằng cách click lên biểu tượng “Giúp đỡ”. Hệ thống sẽ đưa ra cửa sổ trợ giúp được phân loại theo các chức năng của từng phân hệ. 6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc Giao diện của phân hệ này bao gồm các trang nhập, xem chi tiết và sửa thông tin về thẻ cũng như về loại bạn đọc. Vì yêu cầu thông tin về thẻ của sinh viên và cán bộ khác nhau do đó với mỗi đối tượng bạn đọc đó có trang giao diện khác nhau.Tuy nhiên do khuôn khổ có hạn của đồ án nên ở dưới đây em chỉ trình bày về giao diện của phần quản lý đối tượng bạn đọc bạn đọc là sinh viên. 6.2.1 Trang thêm thẻ đọc Hình 6.2.1 Giao diện thêm thẻ của hệ thống Chức năng này chỉ dành cho tài khoản là nhân viên thư viện. Người dùng chọn chức năng này tại menu con “Thêm bạn đọc…” ở phần menu quản lý bạn đọc.Tại trang này người dùng phải điền thông tin cần thiết của thẻ đọc.Trong đó trường mã thẻ được đánh mã dựa vào “Số hiệu sinh viên của bạn” và khóa học của bạn do đó trường đó không phải nhập Hệ thống sẽ kiểm tra các thông tin nhập vào trước khi cập nhật vào CSDL và đưa ra thông báo nếu thành công hay thất bại 6.2.2 Trang sửa thẻ đọc Hình 6.2.2 Giao diện sửa thẻ của hệ thống Khi người dùng chọn chức năng con “Sửa bạn đọc…” trên menu “Quản lý bạn đọc” hệ thống sẽ đưa ra các điều kiện tìm kiếm giúp người dùng tìm kiếm thẻ đọc cần sửa Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm hợp lệ và ấn nút “Tìm kiếm” thì kết quả tìm sẽ hiện lên khi đó bạn có các lựa chọn: Click vào tên bạn đọc : để xem thông tin chi tiết hơn của thẻ đọc đó. Click vào “Sửa” : để sửa thông tin của thẻ đọc đó. Click vào “Xóa” : để xóa thẻ đọc đó. 6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc Hình 6.2.3 Giao diện chi tiết thẻ Khi người dùng click vào tên bạn đọc trong trang “Sửa bạn đọc” thì hệ thống sẽ đưa ra cho bạn tất cả các thông tin chi tiết của bạn đọc đó(trừ password) Từ trang này bạn có thể chọn: sửa thông tin bạn đọc đó hay quay lại trang cũ tùy vào bạn ấn nút lệnh nào trên trang. 6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến Giao diện của phân hệ này bao gồm các trang tìm kiếm ấn phẩm(có thể tìm kiếm chung hoặc tìm kiếm từng loại ấn phẩm riêng) theo nhiều tiêu chí và toán tử linh hoạt với 2 mức: đơn giản và nâng cao. Sau khi tìm kiếm tại trang kết quả bạn có thể click vào vùng nhan đề chính để xem thông tin chi tiết của ấn phẩm như: vị trí giá sách, kho sách, danh sách từ khóa, … Ở trang chi tiết ấn phẩm bạn có thể đăng ký đặt trước ấn phẩm. Hình 6.3.1 Giao diện tra cứu đơn giản Trang tìm kiếm nâng cao Hình 6.3.2 Giao diện tra cứu nâng cao Để gia hạn ấn phẩm bạn có thể chọn menu con “Gia hạn” trong menu “Tra cứu” , hệ thống sẽ đưa ra cho bạn các ấn phẩm mà bạn đang mượn và để gia hạn ấn phẩm nào bạn chỉ cần click vào link “Gia hạn”. Hệ thống sẽ đưa ra câu trả lời ngay cho bạn. 6.4 Giao diện phân hệ biên mục Giao diện của phân hệ này bao gồm các trang nhập, xem chi tiết và sửa thông tin về ấn phẩm. Các thông tin biên mục đối với mỗi loại ấn phẩm(sách đơn tập,sách nhiều tập,báo/tạp chí,luận án/luận văn) là khác nhau do đó với mỗi loại ấn phẩm sẽ có các trang thực hiện nhập mới,sửa,xóa thư mục khác nhau.Sau đây em chỉ đưa ra giao diện với phần quản lý sách một tập để làm minh họa. 6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục Phần giao diện này bao gồm các trang cho phép quản lý các chức năng hỗ trợ biên mục như : quản lý tác giả, kho, nhà xuất bản, từ khóa. Từng phần quản lý nhỏ đó đều cung cấp cho người dùng(nhân viên thư viện chịu trách nhiệm quản lý biên mục ấn phẩm)các thao tác tạo mới, sửa, xóa và tìm kiếm. Hình 6.4.1.1 Giao diện thêm tác giả Trang tìm kiếm tác giả để cập nhật và xem thông tin chi tiết: Hình 6.4.1.2 Giao diện sửa tác giả 6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập) Hình 6.4.2.1 Giao diện thêm thư mục sách một tập Ở trang này nhân viên thư viện có chức năng biên mục sẽ nhập thông tin thư mục để tạo thư mục sách mới.Các dữ liệu nhập vào sẽ được kiểm tra đúng định dạng trước khi thực hiện cập nhật vào cơ sở dữ liệu.Nếu các thông tin đầu vào không thỏa mãn hệ thống sẽ đưa ra thông báo. Trong số các thông tin nhập vào thì trường “Mã ấn phẩm” sẽ được hệ thống tự động sinh ra dựa vào tiều chuẩn đã miêu tả trong phần thiết kế bảng “Sách” . Mỗi ấn phẩm sẽ có một hay nhiều tác giả, hay từ khóa(dùng cho mục đích tra cứu mờ của người dùng) do đó trang này cho phép bạn chọn nhiều tác giả hay từ khóa. Để bớt tác giả bạn click vào liên kết “Bớt”(đánh dấu bằng hình elip nhỏ) Để thêm tác giả bạn click vào liên kết “Thêm”(đánh dấu bằng hình elip lớn) hệ thống sẽ đưa ra một cửa sổ (từ điển tham chiếu)cho phép bạn thêm tác giả như sau: Hình 6.4.2.1 Cửa sổ từ điển tham chiếu tác giả Tại cửa sổ này bạn có thể tìm kiếm tác giả sau đó chọn bằng cách nhấn nút “Chọn”. Để chọn từ khóa bạn sẽ thao tác bằng cách tương tự. Ngoài thông tin về thư mục người sử dụng còn phải nhập thông tin về chính sách lưu thông cho ấn phẩm đó: 6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập) Hình 6.4.3.1 Trang tìm kiếm thư mục sách một tập Tại cửa sổ này bạn có thể tìm kiếm thư mục sách một tập bằng nhiều tiêu chí thông tin khác nhau. Sau khi nhấn nút tìm kiếm hệ thống sẽ đưa bạn đến trang kết quả: Hình 6.4.3.2 Trang kết quả tìm kiếm thư mục sách một tập Tại trang kết quả tìm kiếm nhân viên thư viện có thể chọn sửa hay xóa thư mục(hệ thống sẽ kiểm tra điều kiện thực hiện thao tác đó nếu không thành công thì hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo) Ngoài ra nếu click vào vùng nhan đề chính của sách thì hệ thống sẽ đưa ra cho chúng ta trang thông tin chi tiết của ấn phẩm và trạng thái của ấn phẩm(còn rỗi không , có người đặt trước không,…) 6.5 Giao diện phân hệ quản trị Giao diện của phân hệ này bao gồm các trang nhập, xem chi tiết và sửa thông tin về tài khoản của nhân viên thư viện. Phần này chỉ cho tài khoản có quyền quản trị sử dụng mà thôi. 6.5.1 Trang thêm tài khoản Hình 6.5.1 Giao diện thêm tài khoản của hệ thống Chức năng này chỉ dành cho tài khoản là quản trị. Người dùng chọn chức năng này tại menu con “Quản trị” ở phần menu.Tại trang này người dùng phải điền thông tin cần thiết của tài khoản và đặc biệt là phải chọn quyền cụ thể cho tài khoản. Ở đây quyền tài khoản được chia làm 4 loại: Quản trị Quản lý bạn đọc Quản lý ấn phẩm Quản lý mượn trả(lưu thông) 6.5.2 Trang sửa tài khoản Hình 6.5.2 Giao diện sửa tài khoản của hệ thống Cho phép người quản trị xem,sửa,xóa thông tin về tài khoản cũng như quyền của tài khoản mà người quản trị quan tâm. Chương VII Đánh giá và hướng phát triển 7.1 Đánh giá hệ thống Sau một thời gian nỗ lực phân tích thiết kế , hệ thống chương trình “Quản Lý Thư Viện” đã được hoàn thành và đạt được những kết quả sau: Hệ thống đã tin học hóa được phần lớn các khâu trong việc quản lý thư viện như: quản lý bạn đọc, quản lý ấn phẩm, mượn ấn phẩm, trả ấn phẩm,... Hệ thống được xây dựng để hoạt động trên mạng máy tính do vậy một số công việc của thư viện có thể được hoàn thành tại bất cứ máy tính nào có nối mạng chứ không cần phải thực hiện trực tiếp tại thư viện: tra cứu thông tin về ấn phẩm, biên mục một ấn phẩm mới, đặt trước, gia hạn một ấn phẩm.... Hệ thống được cài đặt trên các công cụ tiên tiến và tin cậy nhất. Sau đây là những ưu điểm của hệ thống: 7.1.1 Công cụ cài đặt Mục tiêu cài đặt hệ thống là sử dụng ngôn ngữ mã nguồn mở phù hợp với khả năng tài chính của thư viện và phù hợp với đặc trưng của một ứng dụng quản lý thư viện là làm việc với CSDL lớn do đó ngôn ngữ JSP(JavaServer Pages) được chọn với nhiều ưu điểm vượt trội so với các ngôn ngữ lập trình Web khác: Dễ dàng và nhanh chóng trong việc phát triển, thực thi và bảo trì Tập trung vào tính tái sử dụng các component Có khả năng tạo các trang Web động, linh hoạt Tính mở rộng và sự phổ biến Độc lập với hệ điều hành: công nghệ JavaServer Pages được trang bị khẩu hiệu “Write Once, Run Anywhere”( một lần và chạy được ở bất cứ hệ điều hành nào) Đảm bảo tốc độ tối đa cho các ứng dụng có CSDL lớn. Để đảm bảo cho ứng dụng có thể cài đặt trên mọi hệ điều hành khác nhau em lựa chọn các công cụ mã nguồn mở khác là: Webserver là ApacheTomcat Hệ quản trị CSDL MySql 7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông Hoạt động mượn trả, quá hạn, gia hạn, đặt trước ấn phẩm được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của nhân viên thư viện đảm bảo chính sách đối với bạn đọc được tiến hành chặt chẽ. Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ theo hai quá trình kiểm tra: Kiểm tra tính hợp lệ bạn đọc như: Hạn thẻ, số ấn phẩm được mượn, số ấn phẩm đang giữ, vị trí trong hàng đợi đặt chỗ, tiền phạt nếu có... Kiểm tra tính hợp lệ của ấn phẩm: số lượng ấn phẩm còn trong kho, ấn phẩm đã được đặt trước rồi hay không, những đối tượng nào đang mượn ấn phẩm đó... Hệ thống tự động in phiếu ghi mượn, ghi trả, thông báo sau khi thực hiện lượt mượn trả, gia hạn ấn phẩm, đặt trước ấn phẩm thành công. Đối với các hoạt động thông qua web như đặt trước ấn phẩm, gia hạn thẻ đọc ... được phản hồi thông qua email, thư tay hoặc là trang web cá nhân. 7.1.3 Từ điển tham chiếu Để đảm bảo tính nhất quán khi biên mục (Authority control), ta có thể sử dụng các từ điển tham chiếu cho các trường Nhà xuất bản, Tác giả, Từ khóa 7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác Phân hệ biên mục còn cho phép Xuất/Nhập dữ liệu theo chuẩn ISBD, có thể trao đổi dữ liệu trực tiếp với các thư viện khác . 7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode Bạn đọc có thể tra cứu và nhận kết quả hiển thị theo một trong số hơn 100 bảng chữ cái của các ngôn ngữ khác nhau theo bảng mã chuẩn Unicode. 7.2 Định hướng phát triển 7.2.1 Chức năng liên kết thư viện Với quy mô phát triển hiện nay nhu cầu tra cứu tìm kiếm các tài liệu vượt qua giới hạn địa lý trở nên cấp thiết. Các bạn đọc đòi hỏi tìm kiếm tra cứu những ấn phẩm ở các thư viện khác trên cả nước và trên thế giới. Chính vì thế trong tương lai thư viện sẽ thêm nhiều chuẩn biên mục phục vụ cho mục đích đó như các chuẩn liên kết thư viện Z390. 7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác Trong tương lai nhằm giảm công sức cho nhân viên thư viện đóng vai trò biên mục phần mềm có thể được tích hợp với máy đọc được chuẩn biên mục MARC, và do đó phần mềm phải có thêm các chuẩn biên mục MARC. 7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống Hiện nay hệ thống được bảo mật và phân quyền theo mật khẩu truy nhập.Phương pháp bảo mật này là chưa thực sự an toàn cho một ứng dụng Web do đó trong tương lai hệ thống sẽ được cài đặt thêm Firewall . Tài liệu tham khảo [1]. Trang Web [2]. Jason Hunter with William Crawford,sách điện tử Java Servlet Programming [3]. Jason Hunter và William Crawford,sách điện tử JavascriptCourse [4]. Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội, 2003. [5]. Prentice Hall, Core Servlet and JavaserverPage