Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý lữ khách tại công ty du lịch và thương mại công đoàn Giao Thông Vận Tải SunTravel

Phần mở đầu. Trong giai đoạn hiện nay chúng ta đã thấy cuộc cách mạng thông tin diễn ra sôi động đã tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt hoạt động kinh tế xã hội. Thông tin chính xác kịp thời là yếu tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp. Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh chúng ta cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh tế, điều này không những làm cho doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao năng lực xử lý thông tin của doanh nghiệp nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến với doanh nghiệp. Lần này, nhờ thuận lợi được đi thực tập thực tế tại công ty, em càng nhận rõ tầm quan trọng của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp. Sau thời gian quan sát, tìm hiểu và học hỏi, em đã tìm hiểu được những đặc trưng và các hoạt động chủ yếu của công ty. Để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý tốt thì việc tìm hiểu hệ thống đóng vai trò quyết định đến chất lượng của phần mềm. Do được nhà trường tạo điều kiện về thời gian đi thực tập này, em đã rút ra được những nét cơ bản về công ty SunTravel và em xin được trình bày qua báo cáo thực tập tổng quát này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của nhà trường và đặc biệt là TS. Nguyễn Thị Song Minh đã hướng dẫn em trong quá trình thực hiện báo cáo này. Chương I. Tổng quan về công ty. I/ Quá trình hình thành của công ty TNHH Du lịch - Thương mại công đoàn giao thông vận tải. Nước ta có rất nhiều tiềm năng lớn để phát triển du lịch và các ngành dịch vụ khác nhằm phục vụ sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Thực hiện đường lối mới của Đảng cộng sản Việt Nam, nền kinh tế của đất nước có nhiều bước phát triển mạnh. Trong đó, có sự đóng góp tích cực của ngành thương mại dịch vụ và du lịch Việt nam. Công ty TNHH Du lịch - Thương mại Công đoàn Giao thông Vận tải trực thuộc Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam, được thành lập tại quyết định số 13 QĐ/CĐGTVT ngày 08/01/2001 của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam, tổ chức và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Công ty SunTravel tiền thân là trung tâm du lịch dịch vụ Giao Thông Vận Tải được thành lập năm 1995. Sau 6 năm hoạt động SunTravel đã đưa đón được gần 2 vạn khách du lịch trong và ngoài nước đảm bảo chất lượng, an toàn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Hình thức tổ chức. - Công ty TNHH Du lịch - Thương mại Công đoàn Giao thông Vận tải thuộc loại hình Công ty TNHH một thành viên, là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ. - Công ty hoạt động bằng vốn do Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam cấp, chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam. Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty trong phạm vi số vốn cấp cho Công ty. -Trách nhiệm và quyền hạn của công ty tnhh Du lịch - Thương mại công đoàn giao thông vận tải đối với công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam Chịu sự quản lý của Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam trong việc xây dựng và thực hiện định hướng kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý, chấp hành nghiêm chỉnh các nghị quyết, quyết định của Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam. Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn và các nguồn lực khác do Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam cấp. Chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ thường xuyên và đột xuất tình hình mọi mặt của Công ty, tạo điều kiện thuận tiện để chủ sở hữu kiểm tra giám sát hoạt động của Công ty. Chịu trách nhiệm trình báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh và quyết toán tài chính hàng năm với chủ sở hữu. Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của chủ sở hữu trong việc chấp hành pháp luật, Điều lệ Công ty, các nghị quyết, quyết định của Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam. Trích nộp nghĩa vụ cấp trên theo quyết định của chủ sở hữu. Mọi hoạt động của Công ty tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành và chịu sự quản lý trực tiếp của chủ sở hữu là Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam. 2.Tên gọi, Trụ sở chính Công ty a) Tên Công ty: Tên giao dịch bằng tiếng Việt : Công ty TNhH Du lịch - Thương mại công đoàn giao thông vận tải. Tên giao dịch bằng tiếng Anh: transport & communication trade union tourism trading company limited. Tên viết tắt bằng tiếng Anh : Sun travel Co., Ltd. b) Trụ sở Công ty. Trụ sở chính của Công ty : Số 1B, phố Ngô Quyền, phường Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội. Điện thoại : 04.9348498 Fax : 04.9344458 Email : Suntravel@fpt.vn 3. Tổ chức thành lập Công ty (Chủ sở hữu) Tên gọi : Công Đoàn Giao thông vận tải Việt Nam Trụ sở chính : Số 1B, phố Ngô Quyền, phường Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội. Điện thoại : 04. 8259718 Fax : 04. 9347443 4. Ngành, nghề kinh doanh Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ du lịch khác. Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách (chủ yếu là khách du lịch). Đại lý vé máy bay, tàu hỏa. Tổ chức hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế. 5. Tình hình kinh doanh hiện tại. Năm 2003, mặc dù gặp nhiều khó khăn bởi ảnh hưởng của nạn dịch SARS, nhưng với sự cố gắng không ngừng cộng với uy tín và cách đi riêng của minh, Sun Travel đã phục vụ được 5000 lượt khách du lịch, trong đó có 700 khách Việt Nam đi nước ngoài và 900 khách quốc tế đến Việt Nam. Chính vì vậy, doanh thu của công ty ngày càng tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước. Năm 2001 doanh thu của công ty đạt hơn 1,7 tỉ đồng, năm 2002 đạt hơn 4 tỉ và năm 2003 đạt hơn 7 tỉ đồng. Là một đơn vị hoạt động dưới sự bảo trợ của Công đoàn Giao Thông Vận Tải, Sun Travel đã phát huy thế mạnh của mình là tổ chức tốt các phong trào thi đua, phong trào lao động giỏi, tập trung nâng cao chất lượng phục vụ để giữ chữ tín với các đoàn khách trong và ngoài nước. II/ Cơ cấu tổ chức quản lý. 1. Một số quy định quản lý công ty. 1. Công ty TNHH Du lịch - Thương mại Công đoàn Giao thông Vận tải thuộc loại hình Công ty TNHH một thành viên, được tổ chức và quản lý theo cơ cấu Chủ tịch Công ty và Giám đốc. Chủ tịch Công ty có thể đồng thời là Giám đốc Công ty. 2. Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam - Chủ sở hữu; chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động của Công ty là Chủ tịch Công ty, Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam bổ nhiệm Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty. Chủ tịch Công ty bổ nhiệm các chức danh còn lại của Công ty để điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. 4. Công ty được mở các chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài khi có nhu cầu. Khi mở chi nhánh, văn phòng đại diện phải được sự nhất trí bằng văn bản của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam và tuân theo các quy định của pháp luật. 5. Công ty có thể thành lập liên doanh với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài khi được sự nhất trí bằng văn bản của Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam và được sự chấp thuận của các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền. 2. Các phòng ban trong công ty. Phòng điều hành Giám Đốc Phòng thị trường Phòng dịch vụ. Văn phòng Phòng kế toán Phòng nhân sự Sơ đồ tổ chức của công ty Sun Travel. Nhiệm vụ của các phòng ban. chủ tịch công ty 1. Chủ tịch Công ty là người trực tiếp giúp Chủ sở hữu Công ty trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu. 2. Chủ tịch Công ty có các quyền và nghĩa vụ sau: a) Kiến nghị với Chủ sở hữu Công ty quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu. b) Kiến nghị với Chủ sở hữu Công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các chức danh quản lý khác quy định tại Điều lệ Công ty; về mức lương và các lợi ích khác của cán bộ quản lý đó. c) Tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Chủ sở hữu Công ty; báo cáo Chủ sở hữu Công ty kết quả và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty 1. Giám đốc Công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu Công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. 2. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty có các quyền và nghĩa vụ sau: a) Nhận vốn, đất đai, nhà làm việc và các nguồn lực khác của Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam để quản lý, sử dụng theo mục tiêu của chủ sở hữu trên cơ sở có hiệu quả bảo toàn, phát triển vốn. b) Quyết định các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay có giá trị dưới 50% tổng giá trị được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty, các dự án đầu tư và thanh lý tài sản dưới 20% vốn Điều lệ Công ty. c) Xây dựng phương án tổ chức kinh doanh, biên chế bộ máy quản lý, quy chế quản lý công ty trình Chủ sở hữu Công ty quyết định hoặc phê duyệt. d) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty. e) Quyết định các giải pháp phát triển thị trường, hợp tác, phát triển khoa học công nghệ. f) Ban hành quy chế quản lý Công ty được Chủ sở hữu Công ty chấp thuận. g) Duyệt các kế hoạch, phương án kinh doanh của các bộ phận trong Công ty và phân công, phân nhiệm, uỷ quyền cho các bộ phận trên cơ sở các phương án tổ chức kinh doanh của Công ty đã được chủ sở hữu phê duyệt. h) Kiến nghị Chủ tịch Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ sở hữu Công ty. i) Trình Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, báo cáo các quyết toán tài chính 6 tháng, hàng năm lên Chủ sở hữu Công ty và phương án sử dụng lợi nhuận, xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh. k) Thực hiện kế hoạch sử dụng lao động. l) Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi cho bản thân và cho người khác. Trường hợp vi phạm Điều lệ Công ty, quyết định vượt thẩm quyền gây thiệt hại cho Công ty và Nhà nước phải chịu trách nhiệm theo qui định của pháp luật và chủ sở hữu. m) Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả thì phải báo cáo tình hình tài chính của Công ty cho Chủ sở hữu Công ty và chủ nợ biết; không được tăng tiền lương, không được trả tiền thưởng cho công nhân viên của Công ty kể cả cho người quản lý; kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty. n) Chủ tịch và Giám đốc hưởng lương và tiền thưởng theo năm tương ứng với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty do Thường trực Ban Thường vụ Công đoàn Giao thông Vận tải Việt Nam quyết định. Văn phòng: Trách nhiệm: Photo in ấn tài liệu Lưu giữ hồ sơ, giấy tờ cần thiết. Soạn thảo, đánh máy vi tính Gọi điện thoại đến các đơn vị để chào các chương trình Nghe, nhận thông tin bằng điện thoại Quản lý các thiết bị văn phòng Báo cáo công việc bằng văn bản vào cuối ngày làm việc Tiếp khách, trực điện thoại, quản lý điện thoại , fax. Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách. Kế toán, thủ quỹ: Trách nhiệm của kế toán: Thực hiện thu, chi theo đúng nguyên tắc. Làm hợp đồng với khách hàng. Phiếu thu, chi nội bộ và khách hàng phải đóng dấu Công ty Suntravel và ghi đúng số thứ tự. Không thu, chi ngoài phiếu thu, chi. Khi viết phiếu đưa ký phải có chứng từ kèm theo. Tập hợp các chứng từ sau khi kết thúc Tour và khi điều Tour, làm việc với hướng dẫn để thanh quyết toán hợp đồng và hạch toán các Tour. Hàng tháng báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, làm sổ sách báo thuế. Phòng điều hành. Trách nhiệm: Khi nhận hợp đồng Tour cần: Làm việc thật kỹ với người ký hợp đồng và tiếp thị Tour để nắm được tính chất đoàn và chương trình. Đặt phòng khách sạn, nhà hàng, xe…Phải báo cáo bằng văn bản cho ban giám đốc trước khi đặt các dịch vụ. Khi điều xong phải thông báo cho tiếp thị thông báo với khách cùng thống nhất. Giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể, chương trình, những yêu cầu của đoàn khách. Làm việc việc với hướng dẫn sau chuyến đi, kiểm tra kết quả của chuyến đi và phần chi phí trong Tour rồi chuyển cho kế toán; cùng kế toán phối hợp để thanh toán hợp đồng cho khách hàng và đối tác Xây dựng chương trình và tính toán giá cả cho các Tour, phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng. phòng Dịch vụ. a) Đối với hướng dẫn viên: Trách nhiệm: Phải nắm được lịch trình và tính chất đoàn khi đi hướng dẫn Trước khi đi phải tìm hiểu thật kỹ, am hiểu về địa lý, lịch sử nơi đoàn đến. Phải nhanh nhẹn, tháo vát, ứng xử tốt, xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra. Có thái độ lịch sự nhã nhặn, khiêm tốn với khách. Khi thay đổi lịch trình trong quá trình đi tour phải báo cáo cho điều tour biết để kịp thời bổ xung. Lấy xác nhận của đoàn sau chuyến đi, phải lất đầy đủ chứng từ đặt các dịch vụ về để quyết toán Tour. Chốt số lượng khách đi với trưởng đoàn và yêu cầu trưởng đoàn ký xác nhận số lượng khách. Không cho số lượng người đi tăng mà không có kí nhận của trưởng đoàn. Khi kết thúc Tour phải báo cáo về chi phí phát sinh và kết quả cho điều Tour Phải thanh toán tiền tạm ứng sau khi kết thúc Tour 01 ngày Cùng với kế toán đi thanh lý hợp đồng. b) Đối với bộ phận còn lại. Phụ trách visa, xếp lịch đưa tiễn khách đầy đủ. Đối với phòng thị trường. Trách nhiệm: Thường xuyên nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng cần đến tiếp thị, quảng cáo chương trình. Nắm bắt kịp thời các thông tin khách hàng. Nắm toàn bộ các chương trình, giá cả của các chương trình. Tìm hiểu về thông tin, giá cả cá đơn vị cho điều Tour biết để so sánh. Cùng với người có thẩm quyền đi ký kết hợp đồng xong bàn giao lại cho điều Tour. Chịu sự phân công, quản lý của trưởng bộ phận, của Ban Giám đốc. Thông báo kịp thời cho điều Tour về tính chất, yêu cầu của đoàn, phối hợp cùng điều Tour để thực hiện Tour. Bàn giao bằng văn bản tất cả các thoả thuận với khách hàng về hợp đồng đã ký để kế toán theo dõi thanh quyết toán. Phòng nhân sự. Tuyển chọn và đánh giá người lao động trong công ty. Phát triển nguồn nhân lực trong tương lai: đào tạo lại, đào tạo thêm các kỹ năng cần thiết cho công việc. Thuyên chuyển hay buộc thôi việc nhân viên. Đảm bảo cấc vấn đề phúc lợi, bảo hiểm cho người lao động. Báo cáo thường xuyên cho cấp trên về tình hình người lao động trong công ty và những thay đổi cũng như quyết sách quan trọng. III/ Tình hình tin học hoá của tổ chức. Về phần cứng: Phòng thị trường của công ty đã được trang bị bốn máy vi tính và một máy in; các máy tính có cấu hình như sau : Intel Pentium 500 MHz, 128 MB RAM, Hard Disk driver :10,2 GB QUANTUM …, đều cài hệ điều hành Windows 98, nối mạng internet và intranet, loại máy in: LaserJet 1100. Về phần mềm: Mỗi phòng ban đều có một phần mềm phục vụ công tác chuyên môn như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý Visa viết bằng Foxpro. Hiện trong phòng thị trường chưa có phần mềm quản lý khách hàng. Mọi việc đều lưu trữ bằng Word, Excel và thủ công. Chương II Cơ sở phương pháp luận để phát triển một hệ thống thông tin. Để phát triển được một hệ thống thông tin quản lý tốt, chúng ta cần phải nắm rõ những khái niệm cơ bản nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống thông tin. I/ Hệ thống thông tin. 1. Thông tin là gì và tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong một tổ chức Trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số khái niệm nền tảng trong một hệ thống thông tin. Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Trong thời đại hiện nay, thông tin có một vai trò quyết định. Có thể nói, công ty nào nắm bắt nhanh thông tin thì rất dễ dàng dành được chiến thắng. Ngày nay, chúng ta đang sống trong một xã hội thông tin, trong xã hội này, các cơ quan tạo ra sản phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin về khách hàng…và bổ xung thông tin vào sản phẩm, dùng thông tin để tăng hiệu quả hay để dành được những lợi thế cạnh tranh. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý. Trong quá trình ra những quyết sách, nhà quản lý có những yêu cầu nhất định đối với thông tin mà họ tiếp nhận. Các nhà quản lý mong nhận được những thông tin hữu ích, phù hợp với họ trong tình hình kinh doanh hiện tại của công ty. Và, vì kỳ vọng của các nhà quản lý không ổn định nên hệ thống cung cấp thông tin cho họ cũng phải đủ linh hoạt để đáp ứng thông tin một cách chính xác và nhất quán cho yêu cầu của nhà quản lý trong tình hình đó. Đặc biệt, trong ngành du lịch và dịch vụ, việc nắm bắt thông tin là vô cùng quan trọng để có thể phục vụ được khách hàng tận tình, chu đáo. 2. Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin. Vì các nhà quản lý phải ban hành nhiều quyết định trong một thời gian ngắn nên họ luôn cần những thông tin, những báo cáo tổng quát nhất. Và, với hệ thống thông tin có thể cung cấp cho những nhà quản lý một lượng thông tin đầy đủ, nhà quản lý sẽ có khả năng đưa ra được nhiều quyết định và chọn ra một quyết định đúng đắn nhất. Vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, những thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Sau đây là mô hình biểu diễn các yếu tố cấu thành trong hệ thống thông tin. Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có 4 bộ phân :Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý được chuyển đến các địch hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Tuỳ theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra hay nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ mà chúng ta có nhiều loại hệ thống thông tin. Một trong số đó có hệ thống thông tin quản lý. II/ Hệ thống thông tin quản lý. Định nghĩa. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống này tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin chính là phần lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức. Hệ thống thông tin cũng là một công cụ trợ giúp cho các nhà quản lý, để xây dựng hệ thống thông tin cần bỏ ra chi phí và chỉ khi lợi ích của hệ thống thông tin quản lý đó lớn hơn cái chi phí mà họ phải bỏ ra thì hệ thống thông tin mới được xây dựng để áp dụng trong công việc. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin sinh ra bởi giá trị của nó. Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin trong một tổ chức. Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải qua các giai đoạn sau: Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng trong việc thành công của một dự án. Bởi dự án phát triển hệ thống thông tin là loại dự án đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực. Do đó quyết định hệ thống thông tin có được thực hiện không phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu. Giai đoạn này là sự đánh giá sơ bộ về vấn đề của hệ thống, nguyên nhân và giải phấp. Nó gợi ý cho người chịu trách nhiệm ra quyết định. Đây là một giai đoạn tương đối ngắn và nó gồm các bước sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu ở giai đoạn này, ta cần xác định được khung cảnh hệ thống. Khung cảnh hệ thống được xem là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các chức năng và các cá nhân tham gia xử lý dữ liệu. Định nghĩa về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng lớn đối với phần mềm được xây dựng trong tương lai. Đối với công ty Sun Travel và trong lĩnh vực lữ khách, ta có sơ đồ ngữ cảnh sau : P. Điều hành. Giám đốc. Quyết định quản lý khách hàng. Hệ thống thông tin quản lý lữ khách. P. Thị trường Văn phòng Yêu cầu của khách hàng. Báo cáo thông tin về khách. Báo cáo tổng hợp. Yêu cầu của khách hàng. Khách hàng. Hồ sơ khách hàng. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Báo cáo thường được trình bày để nhà lãnh đạo có thể yêu cầu làm rõ thêm vấn đề. Sau đó dự án sẽ được quyết định xem là tiếp tục hay loại bỏ dự án. Nếu dự án được tiếp tục chúng ta có giai đoạn 2: Giai đoạn II: Phân tích chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đượcván đề chính cũng như nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu đạt được của hệ thống mới và đề xuất được các yếu tố của giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm được điều này chúng ta phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống. Để làm tốt được giai đoạn này, chúng ta có những bước cơ sở sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn III: Thiết kế logic. Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định tiếp tục phát triển dự án thì đội ngũ phân tích chuyển xang giai đoạn thiết kế logíc cho hệ thống mới.Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của mội trường. Xây dựng mô hình lô-gíc cho hệ thống mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có những hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ những công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức lôgíc và phải am hiểu những khái niệm tinh tế của cơ sở dữ liệu. Việc thiết kế lô-gíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới. Cách tiếp cận như vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu là cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu được thực hiện Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế các xử lý. Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa dữ liệu cho mức logíc. Hợp thức hoá mô hình logíc. Giai đoạn IV: Đề xuất phương án của giải pháp. Qua các giai đoạn trên, ta đã hiểu được hệ thống thông tin mới phải làm gì? và tại sao phải làm như vậy? Tuy nhiên ở mức logíc các vấn đề sau chưa được làm sáng tỏ. Đó là: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Chách thức xử lý nào được sử dụng cho mỗi xử lý? Phương tiện nào được sử dụng? Bật mang tin dùng cho việc thu thập và phân phát kết quả xử lý?…Những cái như vậy có rất nhiều khả năng lựa chọn khác nhau. Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lỹ, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất. Các bước trong giai đoạn này đó là: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng. Trong thiết kế vật lý, cần sử dụng tốt của nôm tổ chức hợp lý lao động nhận thức, đặc biệt là khi thiết kế các giao tác người máy. Thiết kế vật lý gồm hai tài liệu cần có: Trước hết là một tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật. Tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với phân tin học hoá. Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra ) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn VI: Triển khai hệ thống thông tin. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn các công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy cập các bản ghi của tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết chương trình, thử nghiêm các môđun và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá hệ thống thông tin. Đó là phần mềm. Ngoài ra trong giai đoạn này còn phải hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng, cho thao tác viên. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triển khai. Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. Đào tạo người sử dụng. Giai đoạn VII: Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống. Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ xang hệ thống mới. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cachs ít lỗi nhất và đáp ứng được những thay đổi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Bảo trì là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trong chu kỳ sống của hệ thống thông tin đối với phần lớn các tổ chức. Quá trình này có thể bắt đầu ngay khi hệ thống được cài đặt. Lý do cho sự tồn tại của giai doạn này là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tố hơn những nhu cầu thay đổi về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn những thay đổi về mặt nghiệp vụ. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. Chương III Các vấn đề về hệ thống quản lý thông tin lữ khách hiện thời tại công ty. I/ Đối tượng khách hàng của công ty. Lĩnh vực kinh doanh Khách có nhu cầu hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế. Khách mua vé máy bay, tàu hoả. Dịch vụ du lịch: lữ hành nội địa, quốc tế, trong nước Vận tải, vận chuyển hành khách. Dựa trên ngành nghề kinh doanh của công ty, ta có các mảng nghiệp vụ về các đối tượng khách hàng sau: Trong đó, mảng dịch vụ du lịch lữ hành nội địa, quốc tế và trong nước là mảng kinh doanh chủ yếu của công ty. Đây là mảng em nghiên cứu trong đề tài. II) Mô tả hoạt động quản lý lữ khách. Sơ đồ chức năng của quản lý lữ khách trong công ty:  Danh sách khách hàng đã thực hiện tour. Danh sách những người liên hệ trong tổ chức khác (do có tour theo đoàn). Quản lý lữ khách Quản lý hợp đồng, (tiền cọc, thanh lý hợp đồng v…v.) Quản lý hộ chiếu, visa, công văn. (Danh sách cấp mới, ngày kết thúc, tiền thực hiện v…v.) Lưu trữ các kết quả trong thăm dò ý kiến sau mỗi chuyến đi. Các kết quả trong bản thăm dò ý kiến. Các giao dịch với khách : khách đoàn, khách lẻ phải ghép trong công ty và ghép với đối tác, xe, khách sạn, tuyến v…v.) Môi trường vật lý của hệ thống hiện thời. Phòng thị trường tiếp nhận các phiếu đăng ký đi du lịch theo đoàn hoặc khách lẻ qua việc tiếp xúc với khách hàng ở văn phòng hay những khách đăng ký trực tiếp. Ngoài ra, khách có thể đăng ký qua điện thoại về ngày đi (dự định hoặc đi ngay), tuyến đi, thông tin cá nhân... Những thông tin này sẽ được lưu trữ thủ công. Sau đó, những khách hàng muốn đi ngay thì thông tin của họ được chuyển đến phòng điều hành để sắp xếp. Khách sẽ đi trong thời gian tới sẽ được lưu trữ riêng còn khách nội địa và khách nước ngoài sẽ cần thu thập thêm một số thông tin như hộ chiếu, visa…Nếu những khách này chưa có đủ giấy tờ thì những thông tin liên quan đến việc làm các thủ tục trên cũng được thu thập và những thông tin này cũng được chuyển đến phòng điều hành. Phòng điều hành sẽ thực hiện xếp lịch trình và nếu khách đồng ý, họ sẽ phải nộp một khoản tiền đặt trước và làm hợp đồng với phòng kế toán. Nếu không đồng ý thì chỉnh sửa lịch tham quan và để khách duyệt lại. Mảng này chưa có phần mềm hỗ trợ nên công việc rất thủ công và khó khăn trong tổng hợp dữ liệu. Vì vậy, em xin nêu lên đề tài để giải quyết vấn đề: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý lữ khách tại công ty du lịch và thương mại công đoàn Giao Thông Vận Tải SunTravel. Phần kết luận. Trên đây là những thông tin mà em thu thập được ở công ty Sun Travel trong thời gian thực tập vừa qua. Việc phát triển hệ thống thông tin cho công ty trong tình hình hiện nay là hoàn toàn đúng đắn. Bởi, đối với điều kiện bên ngoài, phát triển, áp dụng công nghệ trong quản lý đang là một bước đi tất yếu của xã hội. Với công nghệ máy tính và mạng cục bộ, một loạt các vấn đề nảy sinh trong quá trình xử lý thủ công hay chia sẻ dữ liệu khách hàng sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và hợp lý.