Đề tài Phân tích về quy trình tuyển dụng 1 vị trí nhân viên của công ty FPT

I, LỜI MỞ ĐẦU Tuyển dụng nhân viên là một hoạt động mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện. Song đây là một quá trình phức tạp , muốn tuyển được đúng người đòi hỏi các nhà tuyển dụng phải có chính sách và quy trình tuyển dụng rõ ràng, cụ thể, chính xác và phù hợp với điều kiện cũng như yêu cầu của doanh nghiệp. Việc tuyển đúng người sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển một cách hiệu quả. Một quy trình tuyển dụng thông thường trải qua 2 giai đoạn : tuyển mộ và tuyển chọn . Trong mỗi giai đoạn bao gồm nhiều bước cụ thể khác nhau Tuy nhiên mỗi doang nghiệp tuỳ điều kiện để linh hoạt thêm hoặc bớt từng bước. Dưới đây , chúng em xin trình bày và phân tích về quy trình tuyển dụng 1 vị trí nhân viên của công ty FPT_ một công ty máy tính có chất lượng và uy tín hàng đầu Việt nam. II, TUYỂN MỘ: 1. KHÁI NIỆM Tuyển mộ là quá trình thú hút ,tìm kiếm người lao động từ các nguồn khác nhau cho vị trí công việc nhăm flựa chọn ra những người tót nhất cho vị trí công việc đó. 2. NGUỒN: Nguồn ứng viên công ty là nguồn bên ngoài với hình thức là đăng thông báo tuyển dụng . Những thông báo tuyển dụng được đăng trên trang web của công ty, mọi người đều có thể biết thông tin. *Ưu điểm: - Với nguồn tuyển dụng và hình thứ tuyển dụng này rất phù hợp với công ty vì đây là một công ty lớn, vị trí tuyển dụng là một vị trí chuyên môn đòi hỏi trình độ cao. - Nguồn ứng viên phong phú, có cơ hội tìm được những ứng viên phù hợp yêu cầu công việc. *Nhược điểm : - Hình thức quảng cáo này thì đòi hỏi tốn nhiều chi phí hơn và thời gian hơn: do cần phải đưa ra một thông báo tuyển dụng sao cho phù hợp , tốt cũng như thu hút được ứng viên nhằm tuyển được đúng người. Tuy nhiên do đây là một công ty lớn và uy tín nên hình thức và nguồn tuyển này là phù hợp nhất , nhược điểm của nó được han chế rất nhiều. THÔNG BÁO TUYỂN MỘ: Công ty tuyển mộ theo cách quảng cáo tuyển dụng. Bảng thông báo bao gồm các phần chính như sau: - tên công việc cần tuyển: Nhân viên hỗ trợ sản phẩm. - số lượng : 1 người - yêu cầu công việc - mô tả công việc - một số thông tin chung : + quyền lợi chung khi trở thành nhân viên công ty. + yêu cầu về hồ sơ. + quy trình tuyển dụng. + thời hạn nhận hồ sơ và tổ chuức các đợt tuyển dụng. + địa điểm nộp hồ sơ. - đây là một quảng cáo tương đối tốt , nêu ra tương đối đầy đủ các thông tin cho ứng viên, tạo sự tin tưởng cho ứng viên khi quyêt định nộp hồ sơ. 3.1. Bản mô tả công việc: Trong bản mô tả công việc, thông báo mô tả những phần công việc chính. Tuy nhiên đây là một công việc có tính chuyên môn tương đối cao nên các công việc được đưa ra trong thông báo tương đối nhiều và chi tiết một phần có thể xác định đúng người tìm tránh việc hồ sơ nộp không đáp ứng yêu cầu thừa nhiều. Tuy nhiên cũng làm cho ứng viên hoang mang trong việc có nên nộp hồ sơ không cũng như mình có đủ khả năng đáp ứng nhưu cầu công việc hay không. Cụ thể như sau: - Nghiên cứu các công nghệ thông tin di động, các sản phẩm mới - Tổ chức đào tạo công nghệ của sản phẩm mới cho các nhân viên bán hang bảo hành, đại lý và cỏc đối tác, các phũng ban cú nhu cầu - Đào tạo NV bán hàng của FPT Mobile và đại lý triển khai cỏc dịch vụ cộng thêm cho ĐTDĐ -Cập  nhật thụng tin sản phẩm lờn trang web của cụng ty - Kiểm tra mức độ nắm bắt kiến thức sản phẩm của PG, NV bán hàng của FPT mobile - Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ mạng và đối tác - Thu thập các dữ liệu liên quan và lưu trữ hồ sơ - Báo cáo kết quả theo từng chương trỡnh, theo định kỳ (hàng quý) và đột xuất (khi cú yờu cầu) 3. 2. Bản yêu cầu ứng viên : Bản yêu cầu ứng viên thường được xây dựng dựa trên bản yêu cầu công việc. Trong bản yêu cầu ứng viên này đã nêu lên những cầu tối thiểu cần thiết về ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc không quá cao cũng không quá thấp như về : giới tính, yêu cầu bằng cấp, kĩ năng cần thiết, sở thích với công việc. Cụ thể như sau: - Nam giới, tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học, ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học khối Công nghệ, Kỹ thuật - Tiếng Anh thành thạo (nghe, nói, đọc, viết, đặc biệt là dịch tài liệu tốt) - Kỹ năng giao tiếp, thuyết trỡnh, sư phạm, biên soạn tài liệu giảng dạy - Yờu thớch và am hiểu cỏc sản phẩm điện tử viễn thông kỹ thuật cao - Có thể đi công tác xa Tuy nhiên do yêu cầu của công việc nên trong bản yêu cầu công việc nêu rõ giới tính nam , đây là hạn chế rất lớn trong việc tuyển trọn ứng viên mà tốt nhất trong thông báo tuyển dụng không nên xác định rõ giới tính. 3.3. Một số thông tin chung: *Ưu điểm: Trong thông báo nêu lên quyền lợi chung khi trở thành nhân viên của công ty nhằm tạo lòng tin cho ứng viên , đồng thời nhằm thu hút được những ứng viên tiềm năng như một số nét về doanh nghiệp: + môi trường làm việc: năng động, sáng tạo, nền văn hoá doanh nghiệp đặc trưng tiên tiến . + cơ hội thăng tiến, mức lương, thưởng và phúc lợi rõ ràng. *Nhược điểm: Thông tin chưa được cụ thể, đặc biệt phần quảng báo về công ty để thu hút ứng viên từ mọi nơi. một số yêu cầu khác: về hồ sơ hay thông báo về các bước trong quá trình tuyển dụng , thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ đều rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho ứng viên khi nộp hồ sơ dự tuyển. Đặc biệt công ty còn thông báo các đợt tuyển dụng chi tiết về thời gian để ứng viên tham dự cho phù hợp. 4. ĐÁNH GIÁ CHUNG TUYỂN MỘ: - Nhìn chung đây là một thông báo tuyển nộ tốt vì : + Đây là một công ty nổi tiếng + Mô tả được những trách nhiệm chính trong bản mô tả công việc + Liệt kê những yêu cầu cơ bản cho ứng viên + Nêu rõ những yêu cầu về hồ sơ dự tuyển và địa chỉ nhận hồ sơ + Khuyến khích ứng viên tiềm năng tham gia dự tuyển mặc dù chưa rõ lắm ( cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc,…) + Chi phí cho quảng cáo là phù hợp - Những điểm thiếu cần bổ sung: + Nên giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp( công ty uy tín hàng đầu ,…) + Giải thích ngắn gọn về lý do tuyển dụng (lý do tốt nh ư công ty làm ăn phát đạt để thu hút ứng viên) + Nêu rõ hơn một số đặc điểm để thu hút ứng viên tiềm năng (mức lương tối thiểu, cơ hội đào tạo,…) III, TUYỂN CHỌN: 1, KHÁI NIỆM CHUNG: Quá trình tuyển chọn là một khâu rât quan trọng nhằm cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra quyết địng tuyển dụng một cách đúng đắn. Quyết địng tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức. Tuyển chọn là khâu tiếp theo sau khi kết thúc quá trình tuyển mộ , cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầc công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu ứng viên. 2. QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN: Do tầm quan trọng của khâu này nên quy trình tuyển chọn thường phải bao gồm 9 bước thì mới hoàn thành một quy trình đầy đủ .Tuy nhiên tuỳ điều kiện của từng doanh nghiệp để lựa chọn các bước cần thiết: 9 bước cụ thể như sau: + b1: tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ + b2: sàng lọc qua đơn xin việc + b3: các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn + b4: phỏng vấn tuyển chọn + b5: khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên + b6 : phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp + b7 : thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn + b8: tham quan công việc + b9: ra quyết định tuyển chọn Trong quy trìnhg tuyển chọn vào vị trí nhân viên hỗ trợ sản phẩm của công ty FPT thì quy trình tuyển chọn được rút ngắn đi gộp lại làm 5 bước chính : Lựa chọn hồ sơ Kiểm tra trắc nghiệm Phỏng vấn Bảo vệ bài thi chuyên môn Thoả thuận hợp đồng Thoả thuận hợp đồng 2. 1. Lựa chọn hồ sơ: Vòng lựa chọn hồ sơ nhằm xem xét tính phù hợp của các hồ sơ ứng viên so với yêu cầu của công ty. Thông tin trong hồ sơ dự tuyển sẽ không đủ đánh giá toàn diện về ứng viên nhưng có thể loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu. Đơn xin việc công ty đưa ra dưới hình thức mẫu có sẵn và mẫu đơn cung cấp các thông tin điển hình cho quá trình tuyển chọn cụ thể như sau: - Các thông tin thiết yếu như: ngày tháng , năm sinh, địa chỉ nơi ở, hộ khẩu, … - Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các văn bằng, chứng chỉ đã đạt được, trình độ học vấn khác. - Lịch sử quá trình làm việc( 5 năm hoặc 10 năm) những công việc đã làm, tiền lương và thu nhập, lý do bỏ việc hoạc chuă có việc làm. - Các thông tin về kinh nghiệm đã có, các thói quen, sở thích, các đặc điểm tâm lý cá nhân, các vấn đề thuộc công dân và các vấn đề xã hội khác. Đặc biệt trong mẫu CV(lý lịch ứng viên) còn có nhiều câu hỏi mở : - Lý do muốn làm việc tại FPT , mong muốn công việc như thế nào , mục tiêu cá nhân, khả năng đi công tác xa, hiểu biết một số đặc điểm về công ty nhằm đánh giá 1 phần năng lực xem xét ứng viên có phù hợp, có chuyên tâm trong công việc không, có thực sự quan tâm đén sự phát triển của công ty hay không hay 1 phần tính cách ứng viên. - Câu hỏi liên quan đến người giới thiệu, người quen ở công ty nhằm đánh giá độ tin cậy của thông tin hoặc mức ưu tiên ở 1 khiá cạnh nào đó. - Phần thông tin về người tham khảo nhằm đánh giá độ chính xác của thông tin một cách tương đối tốt Nhận xét chung: Mẫu đơn thiết kế rất hoàn hảo: khoa học, đầy đủ, hợp lý, đạt yêu cầu, sáng tạo đồng thời tránh được tính nhạy cảm của các câu hỏi, để dễ dàng xác nhận thông tin cũng như chọn đựoc những ứng viên xứng đáng cho vòng sau. Tuy nhiên mẫu đơn dù có tốt đến đâu cũng không phải chú ý thông tin ứng viên đưa ra chưa chắc là hoàn toàn chính xác và nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp. 2.2. Kiểm tra trắc nghiệm: Kĩ thuật trắc nghiệm sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà nghiên cứu hồ sơ không thực hiện được. Những ứng viên qua được vòng 1, được thông báo thời gian, địa điểm để tham dự vòng thi trắc nghiệm. Các bài thi trắc nghiệm gồm: - IQ( kiểm tra tư duy logic) - GMAT( kiểm tra khả năng tính toán trong thời gian ngắn) - Tiếng Anh - Các bài thi chuyên môn *Ưu điểm: Với đặc thù của công việc điện tử hiện đại đòi hỏi khả năng sáng tạo và tư duy logic, khả năng phản ứng thì bài kiểm tra IQ và GMAT là hoàn toàn phù hợp. Với kiểm tra về chuyên môn bài kiểm tra về chuyên môn là hoàn toàn hợp lý, bên cạnh đó, bài kiểm tra tiếng anh không kém phần quan trong đối với thời đại cũng như ngành tin học. Đối những loại bài trắc nghiệm này hoàn toàn không có những câu hỏi liên quan đến riêng tư của ứng viên, tránh những tổn thương tình cảm với ứng viên. *Nhược điểm: Tuy nhiên các bài trắc nghiệm của công ty mới chỉ thiên về kiểm tra được kĩ năng và năng lực của ứng viên . Công ty cần quan tâm để đưa ra bầi kiểm tra về tâm lý của ứng viên. Qua đó xem tính cách ứng viên, sở thích, điều gì quan trọng nhất với họ cụ thể ở đây: ứng viên có thực sự thích ngành điện tử không, có khả năng đi xa không,… phù hợp với công việc không. 2. 3. Phỏng vấn: Phỏng vấn là cơ hội tìm hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và cung cấp thêm các thông tin khác. Quan sát phản ứng ứng viên với các câu hỏi giúp đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của họ cũng như phát hiện những đặc trưng tâm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thích ,tính cách xem xét có phù hợp với công việc không .Có nhiều phương pháp phỏng vấn khác nhau. Đối với công ty FPT đây là lần gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa ứng viên và công ty. Trong buổi phổng vấn, công ty đưa ra rất nhiều những loại phỏng vấn khác nhau. Hình thức phỏng vấn là trực tiếp bao gồm: - Phỏng vấn theo tình huống: công ty đưa ra câu hỏi dể đánh giá khả năng tổ chức công việc, lập kế hoạch đòng thời khả năng làm việc nhóm của ứng viên. Hình thức phỏng vấn này là rất phù hợp nhất là với một nhân viên Có công việc quan hệ với các nàh cung ứng mạng và đối tác cũng như pjhải đào tạo công nghệ sản phẩm mới cho nhân viên. - Phỏng vấn theo mục tiêu: nhân viên của công ty sẽ hỏi một số câu hỏi kiên quan trực tiếp đến công việc của ứng viên. Phỏng vấn theo ht này nhằm xác định một cách đúng đắn nhất xem ứng viên có thực sự hiểu những công việc sẽ phải làm với khối lượng lớn như vậy không. - Ngoài ra nhân viên công ty còn đưa ra những câu hỏi để ứng viên trả lời một cách tự do nhằm xác nhận những thông tin về quá trình học tập, kinh nghiệm, kĩ năng,… mà ứng viên đã ghi trong hồ sơ xin việc. 2.4. Bảo vệ bài thi chuyên môn: Đây là bước tiếp theo của quá trình tuyển chọn. Ưng viên sẽ làm một bài thi chuyên môn phù hợp với công việc và bài thi được đánh giá bởi cán bộ chuyên môn của công ty. Qua đó nhằm đánh gái khả năng thực sự cùa ứng viên. 2.5. Thoả thuận hợp đồng: Đây là bước tiếp theo trong quá trình tuyển chọn. Thí sinh trúng vào vòng này hay không sẽ được thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày phỏng vấn. Đây là bước tất yếu để xác định ứng viên đã được nhận vào công ty. Các ứng viên được chọn qua vòng phỏng vấn sẽ đựơc hẹn một buổi cụ thể để thoả thuận hợp đồng lao động và các vấn đề có liên quan: loại hợp đồng, công việc, mức lương, thời gian làm việc đựoc thực hiện theo hợp đồng lao động và hướng dẫn của cán bộ phụ trách trực tiếp.ỉtong thoả thuận hợp đồng gồm cả thoả thuận về thời gian thử việc từ 1- 2 tháng. ứng viên cũng phải chuẩn bị giấy tờ còn thiếu trong quá trình nộp hồ sơ như : sơ yếu trong vòng 6 tháng, giấy khám sức khoẻ trong vòng 3 tháng, bản sao công chứng các giấy tờ có liên quan và 2 ảnh chân dung 4-6. Như vậy trong bước này , công ty đã thực hiện những công việc tối thiểu cần thiết một cách cẩn thận, tỉ mỉ , không trái với quy dịng của Luật lao động, đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ của nhân viên 3.. ĐÁNH GIÁ CHUNG QUÁ TRÌNH TUYỂN CHỌN : Ưu điểm : - Nhìn chung có thể đánh giá cao trong việc côn g ty loại bỏ tính nguyên tắc, dập khuông trong quá trình tuyển chọn phải gồm 9 bước , cụ thể đã thực hiên được những bước tối thiểu cần thiết để có thể tuyển được một nhân viên phù hợp nhất cho công việc. Đồng thời đưa thêm một bước khá hay “ bảo vệ bài thi chuyên môn”. Đây là bước nhằm kiểm tra tương đối chính xác tính lý luận và thực tiễn của ứng viên với công việc. - Cụ thể đã gộp bước phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp vào luôn bước 2, đơn giản hoá các bước: tham quan công việc cũng như kiểm tra sức khoẻ, thẩm tra các thông tin trong quá trình tuyển chọn. - Việc đơn giản hoá một cách phù hợp làm giảm chi phí, thời gian cho qua trình tuyển chọn đồng thời chọn ứng viên thích hợp. - Trong các bước của quy trình đều đưa ra các thông tin tương đối đầy đủ, chi tiết, thông báo rõ ràng thời gian, địa điểm cho ứng viên, giữ vững uy tín cho một công ty lớn như FPT. Nhược điểm: - Trong quá trình tuyển chọn đã bỏ qua những bước tương đối cần thiết. - Bước tiếp đón ban đầu và phỏng ván sơ bộ: đây là buổi gặp gỡ tiếp xúc đầu tiên vừa có thể xác lập mối quan hệ ban đầu cho người lao động và người sử dụng lao động đồng thời tạo không khí thoải mái, đỡ bỡ ngỡ cho ứng viên ở vòng phỏng vấn chính thức. - Bên cạnh đó, do yêu cầu công việc tương đối nhiều, môi trường làm việc áp lực cao, có thể thời gian bất thường thì vấn đề sức koẻ là khá quan trọng nên cần có bước kiểm tra sức khoẻ cụ thể hơn. * Qua phân tích , theo ý kiến chủ quan thì quy trình tuyển chọn nên theo các bước: B1: Tiếp đón ban đầu và nhận hồ sơ B2: Lựa chọn hồ sơ B3 : Kiểm tra trắc nghiệm B4 : Tổ chức phỏng vấn B5: Bảo vệ bài thi chuyên môn( nếu cần thiết) B6 : Kiểm tra sức khoẻ B7 : Thoả thuận hợp đồng, bàn giao và thử việc.  MỤC LỤC I, LỜI MỞ ĐẦU II, TUYỂN MỘ KHÁI NIỆM NGUỒN THÔNG BÁO TUYỂN MỘ 3.1. Bản mô tả công việc 3. 2. Bản yêu cầu ứng viên 3. 3. Một số thông tin chung 4. ĐÁNH GIÁ CHUNG TUYỂN MỘ III, TUYỂN CHỌN 1, KHÁI NIỆM CHUNG 2. QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN 2. 1. Lựa chọn hồ sơ 2.2. Kiểm tra trắc nghiệm 2. 3. Phỏng vấn 2.4. Bảo vệ bài thi chuyên môn 2. 5. Thoả thuận hợp đồng 3.. ĐÁNH GIÁ CHUNG QUÁ TRÌNH TUYỂN CHỌN