Đề tài Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn tưư - Lưu trữ tại Văn phũng HĐND & UBND quận Tây Hồ

ợ hệ thống - Nhập mới VB đến - Chỉnh sửa VB đến - Giao xử lý VB đến - Cho ý kiến xử lý VB đến - Nhập mới VB phát hành - Chỉnh sửa VB phát hành - Hồ sơ mới - Danh sách hồ sơ - Tìm kiếm VB đến - Tìm kiếm VB phát hành - Báo cáo VB đến - báo cáo VB phát hành - Báo cáo tổng hợp - Thêm mới lĩnh vực - Thêm mới tổ chức - Thêm mới phòng ban - Thêm mới loại VB đến - Thêm mới loại VB đi - Cập nhật tên viết tắt Sau khi tài liệu đã kết thúc ở bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư có nhiệm vụ chuyển chúng sang quản lý ở giai đoạn mới, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Tuy rằng tài liệu đã được lựa chọn kỹ để bảo quản một lượng ít hơn nhiều so với Văn thư, nhưng chúng được thu thập định kỳ vào kho lưu trữ nên lượng tài liệu ngày càng lớn, gây khó khăn cho yêu cầu quản lý và tìm thông tin. Văn phòng đã đưa vào hoạt động lưu trữ một hệ thống máy vi tính để quản lý lưu trữ hồ sơ. Trong tâm của yêu cầu xử lý tài liệu bằng công nghệ thông tin là khối lượng tài liệu lưu trữ đang cập nhật thường xuyên của lãnh đạo. Tuy nhiên công tác lưu trữ trên vi tính còn chưa có phần mềm riêng cho quản lý tài liệu nên hầu nh nhân viên Lưu trữ mới chỉ nhập phần nội dung và danh mục hồ sơ của tài liệu một cách thủ công, do vậy chưa bảo đảm về mặt khoa học cũng như yêu cầu của công tác lưu trữ hiện đại. Hệ thống mạng máy tính: Ngoài máy vi tính trang bị cho bộ phận Văn thư - Lưu trữ trong việc quản lý và sử dụng văn bản, tài liệu, trong năm 2004 với sự giúp đỡ của Sở Nội vụ và Sở Bu chính Viễn thông của Thành phố Hà Nội, UBND quận Tây Hồ đã xây dựng xong cho mình hệ thống mạng máy tính LAN (Local area network – mạng nội bộ). Bộ phận Văn thư thường xử lý nguồn thông tin đầu vào qua sổ công văn đến và lưuồng thông tin đầu ra qua sổ công văn đi. Còn trong nội bộ Uỷ ban, các văn bản được nhân sao để gửi tới các phòng, ban chức năng trong cơ quan. Với sự trang bị về công nghệ thông tin nh hiện nay, qua hệ thống máy vi tính và việc nối mạng máy vi tính để xử lý nguồn thông tin đầu vào trong nội bộ để xử lý thông tin đầu ra thì tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin đều có thể được xử lý và truyền lên mạng. Hệ thống mạng máy tính của UBND quận được xây dựng dựa trên hệ thống mạng hữu tuyến (mạng điện thoại), cho phép liên kết các máy tính giữa các phòng, ban để có thể tra cứu và truy tìm dữ liệu. Ngoài ra hệ thống mạng LAN của cơ quan được nối với một máy chủ, máy này có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý và cũng cấp thông tin theo yêu cầu của máy khách, đồng thời đảm nhận vai trò phân phối thông tin theo những quy định của lãnh đạo qua phân phối tin trong mạng. Vừa qua, UBND quận đã ban hành Quy chế về sử dụng mạng cho toàn cơ quan. Tuy nhiên, hệ thống mạng của UBND quận mới bắt đầu đi vào hoạt động nên hiện nay chỉ có các máy tính ở phòng Chủ tịch, ở bộ phận chuyên viên làm công tác tổng hợp và các máy ở phòng Văn thư được nối với nhau, vì thế việc việc quản lý và sử dụng văn bản trên mạng vẫn còn hạn chế, chưa đạt hiệu quả. 2.2.5. Đánh giá về công tác hiện đại hoá Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: 2.2.5.1. Ưu điểm: Công tác tổ chức cán bộ: Tổ chức bộ máy làm việc trong công tác văn thư - lưu trữ theo xu thế hiện đại giúp tạo lập được ý thức tự giác của cán bộ Văn thư - Lưu trữ, tiết kiệm chi phí cho cơ quan. Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ làm việc nh mong muốn sẽ hạn chế được sự ách tắc trong việc xử lý văn bản. Do có sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo về nhân sự của bộ phận Văn thư, đã góp phần cải thiện hiệu quả một cách đáng kể trong công tác này của Văn phòng cũng như của UBND quận Tây Hồ. Sự phân công công việc giữa hai cán bộ Văn thư với trình độ được đào tạo phù hợp với chuyên môn: một người phụ trách mảng văn bản đến, một người phụ trách mảng văn bản phát hành – giúp cho công tác quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành nhanh chóng, chính xác hơn. Tổ chức quy trình giải quyết và quản lý văn bản: Việc giải quyết và xử lý văn bản được thực hiện theo đúng quy trình giải quyết và quản lý văn bản do UBND quận quy định. Quy trình được xây dựng dựa trên sự bố trí phòng làm việc của các phòng, ban và khối lượng công việc của Văn thư. Với quy trình giải quyết, xử lý văn bản đến và đi nh trên vừa đảm bảo đúng về nguyên tắc, đồng thời tiết kiệm được thời gian và hạn chế việc đi lại trong quá trình xử lý văn bản, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hoá tại văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Đặc biệt, trong quy trình ban hành văn bản, việc đánh máy chế tác văn bản thường do Văn thư thực hiện. Nhưng những năm gần đây, với sự trang bị hệ thống máy tính hiện đại đến từng phòng làm việc nên công tác đánh máy được tiến hành ngay tại các, phòng ban chuyên môn, Văn thư chỉ có trách nhiệm kiểm tra thể thức của văn bản; do đó khối lượng công việc ở Văn thư được giảm bớt, cán bộ văn thư có điều kiện tập trung vào nghiệp vụ chuyên môn và chất lượng về nội dung của văn bản cũng cao hơn Ứng dụng công nghệ thông tin: Một thuận lợi lớn là lãnh đạo cơ quan đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và hoạt động của Uỷ ban, do vậy tất cả các phòng ban trong cơ quan đều đã được trang bị máy vi tính và các phương tiện khác nh điện thoại, máy in... Điều này rất thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là xây dựng hệ thống mạng để thực hiện quản lý và trao đổi thông tin trên mạng. Đây là một tiền đề quan trọng để đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Bên cạnh những u điểm của phần mềm tiện ích quản lý văn bản là thực hiện đầy đủ các yêu cầu quản lý của văn bản đến và đi tại quận, cho phép theo dõi toàn bộ các công việc xử lý của lãnh đạo và chuyên viên tại Văn phòng HĐND & UBDN quận, hỗ trợ tìm kiếm và báo cáo thống kê tóm tắt và chi tiết việc xử lý văn bản đến - đi, cho phép các chuyên viên vào hệ thống xử lý các văn bản đồng thời, cho phép theo dõi chi tiết các công việc xử lý, tình hình phúc đáp văn bản của các đơn vị cơ sở và của quận, hệ thống giao diện đơn giản dễ sử dụng và đã được Việt hoá toàn bộ nên rất dễ cho người sử dụng. 2.2.5.2. Hạn chế: * Công tác tổ chức cán bộ ở bộ phận lưu trữ: Công tác lưu trữ là vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Tuy Văn phòng cũng như Uỷ ban quận đã có sự đầu tư nhất định về phương tiện, cơ sở vật chất song do bố trí cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ chưa ổn định, không đúng với chuyên môn được đào tạo nên cũng có những hạn chế nhất định trong công tác. Việc lưu trữ tài liệu chưa được thực hiện một cách đầy đủ, phần lớn tài liệu hồ sơ công việc còn đang lưu tại các phòng ban chuyên môn, chưa được thu thập về kho lưu trữ của quận. Với tầm quan trọng của việc tổ chức cán bộ và hoạt động công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng và UBND quận cần nghiên cứu phương hướng cũng như biện pháp thích hợp để tổ chức một cách hợp lý: vừa nhẹ nhàng, gọn nhẹ, vừa đảm bảo tính khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hoá. Tổ chức quy trình giải quyết và quản lý văn bản: việc đánh máy chế tác văn bản ngay tại các phòng, ban chuyên môn cũng đòi hỏi cán bộ soạn thảo văn bản tại mỗi phòng ban phải thông thạo về cách thức xây dựng và thể thức văn bản; mà không phải ở phòng, ban nào cũng có cán bộ, nhân viên được đào tạo về công tác văn thư - lưu trữ. Đặc biệt, các bước tiến hành trong quy trình ban hành và quản lý văn bản đi còn chưa hợp lý, khiến cho người thực hiện công tác ban hành văn bản ở các phòng, ban phải qua bộ phận Văn thư tới hai lần: một lần để lấy số, ký hiệu, ngày tháng văn bản; sau đó tiến hành trình ký lãnh đạo và một lần nữa lại qua bộ phận Văn thư để đóng dấu, ban hành văn bản. Mà một quy trình hiện đại, năng động là phải giảm thiểu tối đưa thời gian và các bước mà vẫn đạt hiệu quả mong muốn. Quy trình trong công tác lưu trữ vẫn chưa được quy định một cách rõ ràng, cụ thể dẫn đến các thủ tục thực hiện công tác lưu trữ còn rờm rà, chưa khoa học. Công tác trang bị phương tiện kỹ thuật theo hướng cơ khí hoá, tự động hoá: Nói đến hiện đại hoá là phải nói đến việc cơ sở vật chất, phương tiện, dụng cụ hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin. Nhưng hiện đại hoá không chỉ nên hiểu đơn thuần là công tác mua sắm những trang thiết bị mới, hiện đại mà nó còn phải được sử dụng một cách có hiệu quả. Công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã được quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phương tiện hiện đại nhưng việc sử dụng chúng lại chưa đem lại hiệu quả cao, đặc biệt là việc trang bị các máy móc cơ - khí để tự động hoá trong công tác văn thư - lưu trữ còn kém. Tuy được đầu tư hệ thống giá, tủ đựng tài liệu nhưng do cách bố trí không hợp lý nên các cặp đựng văn bản tại phòng Văn thư vẫn để lộn xộn, không ngăn nắp, rất dễ gây mất mát tài liệu. Vì vậy UBND quận và Văn phòng cần nghiên cứu để đưa ra các phương án trong đầu tư và sử dụng các phương tiện, cơ sở vật chất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ để tránh lãng phí tốn kém mà không đem lại hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin: Vì hệ thống mạng nội bộ của quận chỉ kết nối máy tính ở một số phòng nên việc quản lý và xử lý văn bản trên mạng của UBND quận Tây Hồ chỉ dừng lại ở việc nhập thông tin văn bản, ý kiến xử lý và thực hiện tìm kiếm văn bản chứ chưa thực hiện được việc nhận và gửi văn bản, tài liệu qua mạng. Phần mềm ứng dụng Quản lý văn bản vẫn chưa ổn định, chỉ được ứng dụng ở bộ phận Văn thư trong văn phòng chứ chưa được ứng dụng rộng rãi tại các phòng, ban. Do công tác soạn thảo văn bản đã được thực hiện ở các phòng, ban chuyên môn và việc lấy thông tin chi tiết văn bản cho lãnh đạo đã có bộ phận chuyên viên thực hiện thông qua nối mạng nên việc in ấn văn bản tài liệu ở phòng Văn thư là không thường xuyên, máy in được trang bị để sử dụng là rất ít. Vì thế việc trang bị máy in khổ A3 (trị giá 20 triệu đồng) tại phòng Văn thư là không cần thiết, không đem lại hiệu quả sử dụng, gây lãng phí. Tình hình sử dụng máy quét văn bản cũng chỉ dừng lại ở việc lưu trữ văn bản, chưa được ứng dụng hiệu quả do hệ thống mạng của UBND quận còn hạn chế. Ứng dụng công nghệ thông tin được thực hiện không đồng bộ nên việc đầu tư mua sắm và sử dụng các thiết bị ngoại vi của máy vi tính cũng chưa đem lại hiệu quả thiết thực trong công tác văn thư - lưu trữ. 2.2.5.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế: Văn phòng là cơ quan thực hiện chức năng tổng hợp cho toàn Uỷ ban. Do đó công tác văn thư - lưu trữ không chỉ tiến hành duy nhất tại Văn phòng mà nó còn được thực hiện ở tất cả các phòng, ban chức năng trong UBND quận. Tuy vậy, công tác văn thư - lưu trữ tại các phòng ban do các cán bộ phòng, ban chức năng làm kiêm nhiệm và không được đào tạo về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. Sự phối kết hợp cùng nhau thực hiện công tác văn thư - lưu trữ ở các phòng, ban chức năng với công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng chưa được tốt. Trong quá trình nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo cũng như các cán bộ trong toàn Uỷ ban chỉ chú trọng đến công tác văn thư mà chưa nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác lưu trữ. Một nguyên nhân nữa là do quen với lề lối làm việc trước kia nên các cán bộ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ trong Văn phòng vẫn chậm trễ và bị động trong việc tiếp cận với các máy móc hiện đại. Tuy được đầu tư mua sắm nhiều máy móc thiết bị nhưng chưa có sự đồng bộ trong việc trang bị máy vi tính trong toàn bộ văn phòng cũng như toàn cơ quan. Do việc đầu tư mua sắm không được thực hiện một lần mà được thực hiện bởi nhiều lần khác nhau trong những khoảng thời gian khác nhau nên ở mỗi phòng, ban lại sử dụng các máy tính của nhiều hãng khác nhau với các cấu hình không giống nhau và hầu hết các máy này đều đã được trang bị từ lâu nên tốc độ chậm, không đồng bộ với các thiết bị ngoại vi mới được trang bị. Điều này dẫn tới việc nếu muốn kết nối để truyền và nhận thông tin trên mạng diện rộng, mạng nội bộ sẽ rất khó. Tuy đã triển khai ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý hành chính và trong văn thư - lưu trữ nhưng mới chỉ tiến hành trong trụ sở Uỷ ban quận, còn các cơ quan, trực thuộc, các phòng ban nằm ngoài trụ sở vẫn chưa được tiến hành một cáchư tổng thể. Đây cũng là một nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ PHƯƠNG HƯỚNG CHUNG VỀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ NHỮNG QUAN ĐIỂM ĐỊNH HƯỚNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ: 3.1.1. Phương hướng chung về đẩy mạnh công tác quản lý Nhà nước ở UBND quận Tây Hồ: 3.1.1.1. Hoàn thiện mối quan hệ và trách nhiệm quản lý giữa các cơ quan, đơn vị: Trong điều kiện phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, tổ chức bộ máy hành chính đã có sự đổi mới bước đầu về vai trò, chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền; chuyển sang thực hiện chức năng quản lý hành chính Nhà nước. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ cũng như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác đều đang cố gắng hoàn thiện các mối quan hệ bên trong và bên ngoài theo hướng: - Tiếp tục chấn chỉnh tổ chức bộ máy, xác định lại thẩm quyền và chức năng; phân công phân cấp trong bộ máy hành chính của UBND quận, xây dựng và bổ sung quy chế hoạt động của UBND quận. - Nhanh chóng triển khai ổn định cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc UBND quận. Rà soát, đánh giá lại đội ngũ cán bộ, công chức viên chức và thực hiện chế độ lưuân chuyển cán bộ từ quận xuống các đơn vị cơ sở với phương trâm tạo nguồn để đề bạt cán bộ chủ chốt cho các đơn vị. Tuyển và sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức vào các đơn vị phù hợp với chuyên môn đào tạo. - Nghiên cứu đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy hiện tại, để kiến nghị cấp trên thay đổi chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị không đảm nhiệm hoặc không phù hợp trong thực tiễn. Sắp xếp, thu gọn đầu mối giải quyết công việc theo hướng “một cửa”: Trong quy trình hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, các văn bản giấy tờ được ban hành rất nhiều để thực hiện các tác nghiệp giải quyết công việc. Việc ban hành các văn bản, giấy tờ hành chính cần tuân theo quy trình hay còn gọi là thủ tục hành chính. Thủ tục hành chính được diễn ra ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, phòng ban. Mà thủ tục hành chính có trong đời sống kinh tế, xã hội rất nhiều và đưa dạng, muốn quản lý và thực hiện chúng có hiệu quả thì phải nắm được các thủ tục này. Trước đây, thủ tục hành chính để giải quyết công việc ở các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và ở UBND quận Tây Hồ nói chung có nhiều sự chồng chéo, đôi khi còn có sự mâu thuẫn và để giải quyết công việc thì phải qua nhiều cấp bậc, nhiều cửa. Mỗi cấp bậc, mỗi cửa lại ban hành những quy định thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Như vậy khiến cho thời gian giải quyết công việc bị kéo dài, gây nên sự chờ đợi và phiền hà không cần thiết cho người dân. Do vậy, để giảm bớt các thủ tục phiền hà cho người dân khi đến giải quyết công việc, căn cứ vào Chương trình 08 ngày 17 tháng 9 năm 2001 và Kế hoạch 08 ngày 05 tháng 11 năm 2001 của Quận uỷ về cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực của chính quyền; UBND quận đã chỉ đạo thực hiện tốt mô hình thí điểm hoạt động của trung tâm dịch vụ hành chính công, thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo hướng “Tập trung một đầu mối” hay nói cách khác là mô hình “một cửa” theo quyết định của UBND thành phố từ ngày 01 tháng 01 năm 2004. Theo Việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh hơn, các quyết định giải quyết chỉ do một đầu mối ban hành nên lượng giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc cũng giảm bớt đi nhiều. Ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo điều hành của UBND quận: Cải cách hành chính là một trong ba mục tiêu trọng điểm của Thành phố, bên cạnh các biện pháp như cải tiến thủ tục hành chính, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ... ứng dụng tin học được coi là một trong các biện pháp góp phần hỗ trợ việc nâng cao hiệu quả, thúc đẩy quá trình cải cách hành chính trong các cấp chính quyền. Đơn vị phường là cấp chính quyền cơ sở trực tiếp thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn. Phường là nơi trực tiếp triển khai mọi chủ trương của Thành phố, của Quận do đó việc nâng cao năng lực quản lý nhà nước cấp Phường là rất quan trọng. Nâng cao năng lực chính quyền cấp cơ sở là một trong những đề án thuộc chương trình cải cách hành chính của Thành phố. Vì vậy việc ứng dụng tin học tại quận Tây Hồ cần được triển khai ở cả hai cấp Quận và Phường. Nằm trong tổng thể triển khai tin học hoá hỗ trợ công tác quản lý của Quận và các đơn vị cơ sở, phòng, ban và phường. Nâng cao năng lực quản lý hành chính của các đơn vị cơ sở là một bước tiến quan trọng trong việc củng cố năng lực điều hành, khai thác thế mạnh của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn 2001 – 2005. Với mức độ và yêu cầu quản lý hiện nay tại các cơ sở việc lựa chọn trọng tâm các hoạt động quản lý cần tin học hoá là một yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo thắng lợi việc áp dụng tin học vào công tác quản lý nhà nước. Từng bước thực hiện tin học hoá công tác chỉ đạo điều hành từ Lãnh đạo quận tới các đơn vị cơ sở thuộc quận trên hệ thống thông tin, tin học. Văn phòng HĐND & UBND quận đã và đang lựa chọn triển khai từng bước đầu việc quản lý tại trụ sở quận và các đơn vị cơ sở để đảm bảo thành công trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và giữ vững tính liên tục, kế thừa của các dự án tin học hoá quản lý hành chính tại quận. Thực hiện tin học hoá công tác quản lý và theo dõi báo cáo từ cơ sở lên quận thông qua hệ thống kết nối thông tin và trang web điều hành của quận nhằm giảm thiểu các khó khăn trong khâu quản lý hành chính, giúp các cán bộ chuyên viên tìm kiếm, xử lý thông tin một cách nhanh nhậy, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định đúng nhất. Xây dựng hệ thống trao đổi văn bản dựa trên kết nối quay số từ phường và quận, thông tin nhanh nhậy, các báo cáo nóng, chuyển nhận văn bản của quận và các báo cáo từ cơ sở thông qua kết nối của phường vào quận. Với quan điểm đầu tư phải hiệu quả, phục vụ mục tiêu cụ thể, có tính khả thi, ứng dụng công nghệ tin học nhằm hỗ trợ nâng cao công tác quản lý hành chính nhà nước, phục vụ cải cách hành chính tại UBND quận Tây Hồ. 3.1.2. Quan điểm định hướng Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ: 3.1.2.1. Nhận thức đúng đắn về vai trò và yêu cầu của Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà nước ở UBND quận: Một văn phòng hiện đại là một văn phòng được bố trí và tổ chức một cách hợp lý khoa học, có sự tham gia của các máy móc kĩ thuật hiện đại - những thành tựu của nền khoa học kĩ thuật công nghệ cao, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một nhu cầu rất phổ biến ở các cơ quan quản lý Nhà nước. Ta không thể phủ nhận mặt tích cực mà quá trình chuyển đổi của nền kinh tế nước ta đem lại. Bên cạnh đó là sự mở rộng các mối quan hệ giao lưu với bên ngoài trên các lĩnh vực. Thời kỳ đổi mới đòi hỏi những tiêu chuẩn mới, nó đặt ra những thách thức buộc phải có sự lựa chọn giữa hai con đường hoặc là phải đổi mới để tiếp tục phát triển hoặc là tụt hậu. Công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan tổ chức nói chung và trong Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ cũng vậy, hoặc là đổi mới hiện đại để tiếp tục là cánh tay phải trợ giúp đắc lực cho công tác quản lý hành chính nhà nước của UBND quận hoặc là bị tụt hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay. Một trong những nhân tố quan trọng trong hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ hiện nay là về vấn đề triển khai ứng dụng tin học vào quy trình xử lý thông tin; tạo điều kiện và cơ sở khoa học cho mọi nhu cầu quản lý xã hội một cách hiệu quả mang tính hệ thống chính xác, bảo đảm mọi nhu cầu về thông tin. Cần nhận rõ tính cấp bách và tất yếu của việc hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban theo xu hướng mới. 3.1.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư - lưu trữ: Cùng với thành tựu của những ngành công nghệ khác nhau nh công nghệ sinh học, công nghệ vũ trụ... và tuyệt vời hơn cả là công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ thông tin đã đưa con người đến tầm cao mới và xích lại gần nhau hơn, hoạt động của Văn phòng cũng không nằm ngoài sự chuyển biến đó. Nó làm thay đổi về cơ bản, hầu hết các công việc của Văn phòng đều có sự trợ giúp của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại khác. Do thực tiễn ngày càng phát triển phong phú và đưa dạng, mà tài liệu với tư cách là công cụ cho các lĩnh vực xã hội thì khối lượng văn bản trong các cơ quan đơn vị ngày càng tăng lên. Trong hoàn cảnh đó nếu cứ dùng các phương pháp thủ công thì không xử lý nổi các thông tin đó một cách kịp thời và hiệu quả. Để đảm bảo có thể xử lý nhanh chóng các thông tin đầu vào và các thông tin đầu ra, trong các cơ quan đơn vị hiện nay thường nối mạng cục bộ Intranet trong cơ quan để tạo môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ văn phòng, giữa Văn phòng với các cơ quan đơn vị trực thuộc và nối mạng toàn cầu để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ đang đề cập đến không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, công nghệ thông tin. Nhu cầu ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng thông tin tăng lên đáng kể theo nhịp độ hoạt động của Uỷ ban. Ta phải thừa nhận vai trò của tin học trong hoạt động quản lý. Việc áp dụng nó vào công tác văn thư - lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. 3.1.2.3. Đổi mới quy trình quản lý phù hợp với đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ: Trước đây, trong cơ chế quản lý cũ, các quy trình quản lý trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước thường được áp dụng một cách máy móc, thủ công. Tuy vậy, các quy trình này cũng đã phát huy được hiệu quả của nó trong cơ chế đó. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật và sự can thiệp ngày càng sâu của chúng vào trong công tác quản lý thì những quy trình quản lý cũ trở nên lỗi thời, không còn phù hợp nữa, khiến cho chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý bị giảm sút. Một yêu cầu đặt ra cho lãnh đạo cơ quan là phải nghiên cứu một quy trình quản lý khác linh hoạt hơn, phù hợp với sự phát triển của hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý hiện nay. Đối với công tác văn thư - lưu trữ, quy trình giải quyết và quản lý văn bản là vô cùng quan trọng giúp cho việc lưu chuyển văn bản trong cơ quan được thông suốt. Khi đưa vào áp dụng các phương tiện hiện đại, và ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý văn bản thì tính chất nghiệp vụ trong công tác cũng thay đổi theo xu hướng tích cực: Con người chỉ đóng vai trò là quản lý theo dõi còn máy móc và trang thiết bị công nghệ sẽ đảm nhận thực hiện các thao tác nghiệp vụ. Do vậy quy trình quản lý và giải quyết văn bản cũng phải được đổi mới, cải tiến theo hướng tự động hoá, tin học hoá nhằm giảm bớt các bước trung gian trong quy trình, nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ. 3.1.2.4. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân sự của bộ phận Văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hoá: Để đảm bảo cho chất lượng, tăng hiệu quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ thì phải tổ chức bộ máy ở bộ phận văn thư - lưu trữ khoa học, ổn định và giảm bớt các khâu trung gian là cần thiết. Với sự trang bị các máy móc thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay ở bộ phận Văn thư - lưu trữ, Việc tổ chức và xây dựng bộ máy phù hợp với xu thế phát triển cho phép tăng khả năng linh động của của công tác này mà tính linh động lại phụ thuộc vào công tác tổ chức và hoạt động được sắp xếp đúng đắn phù hợp cả về số lượng và chất lượng. Tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ nh mong muốn sẽ hạn chế được ách tắc trong việc giải quyết, quản lý và lưu trữ văn bản. Nếu như văn bản không được giải quyết kịp thời sẽ làm cho thông tin bị ách tắc gây cản trở thậm chí làm cho hoạt động của Uỷ ban vận động sai mục tiêu. Do đó, lãnh đạo cơ quan và Văn phòng luôn phải ý thức được việc tổ chức bộ máy văn thư - lưu trữ sao cho thông tin được truyền đạt tốt nhất. Bộ máy làm việc được tổ chức theo xu thế hiện đại sẽ tạo lập được ý thức tự giác của cán bộ, nhân việc trong bộ máy, tiết kiệm chi phí trong công tác tổ chức. Hiệu quả mà bộ máy văn thư - lưu trữ làm việc khoa học đem lại còn thể hiện ở chỗ giúp cho việc kiểm tra giám sát chặt chẽ và kịp thời các văn bản, giấy tờ hình thành hoặc tiếp nhận từ các cơ quan, đơn vị khác trong quá trình hoạt động của cơ quan mình. Để đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ trong giai đoạn mới thì nhân tố con người cũng được đánh giá và xếp đặt phù hợp. Trong điều kiện làm việc mới với các trang thiết bị và ứng dụng công nghệ hiện đại thì đòi hỏi các cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ cũng phải có những tiêu chuẩn mới. Ngoài những kiến thức và trình độ hiện có họ phải chú trọng trong việc trao dồi kiến thức và nâng cao trình độ để đủ khả năng đáp ứng được những yêu cầu mới, những đòi hỏi mới trong từng giai đoạn cụ thể để có thể phản ánh được tính chất hiện đại của công tác văn thư - lưu trữ trong Văn phòng của Uỷ ban. Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo Uỷ ban và lãnh đạo Văn phòng cần tổ chức bố trí cán bộ thực hiện công tác này đúng vị trí tương ứng với trình độ năng lực của họ. Như vậy mới thực sự phát huy được tính hiện đại và hiệu quả của quá trình hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ. Với tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ thì việc tổ chức bộ máy làm việc với cơ cấu nhân sự nhẹ nhàng, gọn gàng và khoa học đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khi đưa các tiến bộ của khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này là rất cần thiết; không nằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại nhưng phải đảm bảo tính hợp lý, tương quan giữa mong muốn và thực tế hiện có của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ: Đổi mới hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá: Để thực hiện tốt chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần, công nghệ văn phòng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ đó. Vì vậy Văn phòng phải luôn đi đầu tưrong quá trình hiện đại hoá công việc của mình mà trước tiên phải nhanh chóng đưa công nghệ thông tin hiện đại vào phục vụ hoạt động của Văn phòng: - Văn phòng nên kết nối mạng đơn giản giữa máy tính của Chánh văn phòng với các máy của các bộ phận khác trong Văn phòng. Điều này khẳng định ngay tính ưu việt là thông tin được truyền và nhận rất nhanh, việc kiểm tra giám sát hoạt động một cách chính xác bất kể lúc nào mà không mất thời gian đi lại. Việc hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với việc trang bị các thiết bị, công nghệ văn phòng mới, hiện đại. Vì vậy, trước hết các cán bộ trong văn phòng và trong toàn cơ quan phải được trang bị một kiến thức nhất định về tin học, về sử dụng mạng, hệ thống cơ sở dữ liệu... Muốn theo kịp thời đại, nắm được thông tin nhanh thì Cơ quan và Văn phòng phải củng cố đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho các phòng, ban và phải có chiến lược phương án nhất định là đầu tư trang thiết bị kỹ thuật loại nào cho phù hợp với hoạt động của cơ quan mà không bị lạc hậu. Nếu làm tốt được những điều kiện trên thì công tác văn phòng sẽ được cải thiện và thúc đẩy quá trình hiện đại hoá văn thư - lưu trữ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Văn phòng đã và đang khẳng định vị trí và vai trò sẽ là trợ thủ đắc lực nhất trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả trong quá trình quản lý và điều hành của UBND quận Tây Hồ. Do đó, hiện đại hoá công tác văn phòng có vai trò rất lớn đối với hoạt động quản lý, điều hành của Uỷ ban. Quản lý càng theo xu thế hiện đại hoá bao nhiêu thì càng làm giảm bớt thời gian sự vụ, giảm thủ tục và nâng cao hiệu quả công việc bấy nhiêu. Để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nhà nước của UBND quận, Văn phòng HĐHD & UBND quận cũng cần tiến hành tổ chức bộ máy một cách khoa học và bố trí cán bộ đúng chuyên môn phù hợp với năng lực từng người. Trong bối cảnh của sự phát triển, hiện đại hoá đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, vấn đề đặt ra cho Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là liệu các thủ tục cũ có còn phù hợp nữa hay không ? Cải cách thủ tục hành chính đang là một yêu cầu mới hiện nay, nhất là trong hoạt động văn phòng nơi diễn ra thủ tục hành chính nhiều nhất. Mục đích cải cách thủ tục hành chính là tạo điều kiện thuận lợi và củng cố hơn nữa mối quan hệ giữa cán bộ hành chính với công dân đến giải quyết công việc bằng cách: rà soát lại các thủ tục hiện có nếu thấy không còn phù hợp thì thay đổi hoặc bỏ, nếu thiếu thì bổ sung. Việc cải cách thủ tục hành chính trong Văn phòng sẽ giải quyết được những tồn tại khắc phục những khó khăn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và củng cố thêm vị trí của Văn phòng trong cơ cấu tổ chức của Uỷ ban. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc hỗ trợ nâng cao hiệu quả trong quản lý hành chính và trong công tác văn thư - lưu trữ: Hoàn chỉnh hệ thống mạng máy tính của quận: UBND quận cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ (LAN) và xây dựng hệ thống mạng diện rộng (WAN) để việc quản lý và khai thác văn bản trên mạng được tiến hành một cách đồng bộ, không dàn trải, cho phép kết nối UBND quận với các đơn vị trực thuộc qua hệ thống máy tính, hỗ trợ chuyển nhận văn bản giữa các đơn vị cơ sở và quận. Để thực hiện thông suốt quá trình chỉ đạo, điều hành giữa Quận và các đơn vị cơ sở trực thuộc quận cần phải triển khai hệ thống kết nối giữa Quận và đơn vị cơ sở qua hệ thống mạng máy tính của Uỷ ban. Đòi hỏi công tác hiện đại hoá văn thư - lưu trữ cũng như hiện đại hoá công tác quản lý không phải chỉ cần có một phần mềm ứng dụng riêng, mà phần mềm đó phải được thiết kế trên cơ sở hạ tầng mạng (LAN/WAN) của Quận. Tuy nhiên nếu nhưư vậy công tác bảo mật thông tin sẽ không được đảm bảo. Để khắc phục điều đó, trên cơ sở có sẵn mạng (LAN/WAN), Quận có thể xây dựng cho mình hệ thống mạng INTRANET. Mạng INTRANET làm một thống mạng được xây dựng theo các giao thức chuẩn của mạng INTERNET nhưng được áp dụng vào trong một tổ chức nhất định. Mạng này hoạt động dựa trên cơ chế truyền thông nội bộ trong cơ quan, cung cấp các khả năng: truyền thông theo các nhóm, các phòng ban hoặc toàn thể cơ quan bằng cách gửi thông tin lên trang Web điều hành của Quận. Với hệ thống mạng INTRANET, cho phép kết nối đồng thời nhiều đơn vị cơ sở vào hệ thống thông tin của Quận; đồng thời thực hiện theo dõi và cho phép các đơn vị cơ sở có quyền truy cập vào khu vực của mình để lấy và gửi các tài liệu liên quan của đơn vị cơ sở. Ngoài ra có thể thực hiện dễ dàng và nhanh gọn trong việc lấy và nhận tài liệu, văn bản từ trang Web điều hành của quận. Cho phép gửi nhận giữa Quận và các đơn vị cơ sở, đơn vị cơ sở với quận và giữa các đơn vị cơ sở với nhau. Xây dựng và hoàn thiện các phần mềm quản lý: Hiện nay công tác quản lý hành chính tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã từng bước được tin học hoá nhằm đảm bảo tính liên tục trong quản lý và khai thác hệ thống quản lý văn bản và nội dung xử lý đã được tin học hoá. Nhằm phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin một cáchư tổng thể và chương trình cải cách hành chính, UBND quận Tây Hồ cần nhanh chóng cho xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý nh: phầm mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hồ sơ một cửa... Khi xây dựng phầm mềm cần được thiết kết trên nền tảng công nghệ mở, có thể chạy trên môi trường đảm bảo chi phí về môi trường là thấp nhất và có tính mở rộng sau này. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng chuẩn Web và kết nối cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường Windows và Linux, cho phép kết nối các máy trạm trong mạng nội bộ Uỷ ban và có thể khai thác dữ liệu một cách dễ dàng, thuận tiện. Các hệ thống phầm mềm phải được Việt hoá theo chuẩn Unicode và tuân theo tiêu chuẩn Việt Nam trong lưu trữ và trao đổi dữ liệu, đựơc thiết kế sao cho phù hợp với hoạt động, quản lý của Quận nhằm giảm thiểu các khó khăn cũng như thói quen của cán bộ, nhân viên trong việc sử dụng và khai thác. Các hệ thống phầm mềm này sẽ được bảo đảm bằng cơ chế cập nhật, sửa chữa, lưu giữ, khai thác và bảo mật riêng chỉ cho phép những người có trách nhiệm mới được truy cập vào hệ thống. Để xây dựng được các chương trình phần mềm này, UBND quận nên vừa kết hợp với UBND Thành phố vừa thuê thêm một đơn vị chuyên nghiệp trong công tác thiết kế phần mềm để thiết kế phần mềm phù hợp. Như vậy phần mềm ứng dụng sẽ có tính chuyên nghiệp và ổn định mà lại thống nhất từ Trung ương đến cơ sở. 3.2.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ: Bên cạnh các phần mềm quản lý cần được nhanh chóng xây dựng và đưa vào sử dụng, UBND quận Tây Hồ cũng cần tiếp hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản đang sử dụng trong công tác văn thư lưu trữ hệ thống phần mềm kết nối để trao đổi thông tin giữa UBND quận với các UBND phường qua hệ thống mạng máy tính. Tiếp tục cộng tác với Ban công nghệ thông tin thành phố Hà Nội để xây dựng phần mềm phục vụ cho công tác lưu trữ nhằm thống nhất với chương trình Quản lý văn bản trong công tác văn thư đã được đưa vào sử dụng. Phòng Văn thư - Lưu trữ của UBND quận có số lượng văn bản hàng năm cần lưu trữ là khá lớn. Việc lưu trữ trên ổ cứng của máy tính hiện nay là khá thuận tiện nhưng đôi khi xảy ra một số sự cố khiến cho dữ liệu trong ổ cứng có thể bị mất hết. Do vậy để có thể giảm thiểu việc bị mất dữ liệu, Văn phòng có thể từng bước tiến hành đầu tư trang bị cho bộ phận Văn thư - lưu trữ các ổ CD-RW (Compack disk – Rewritable) lắp trên máy vi tính có tính năng ghi dữ liệu trên đĩa CD. Như vậy sẽ giảm thiểu các giá tủ đựng hồ sơ, tiết kiệm được không gian, đồng thời việc bảo quản văn bản tài liệu như vậy sẽ tránh được mất mát, và tăng tuổi thọ sử dụng. Tuy nhiên để có thể ứng dụng công nghệ thông tin một cáchư tổng thể, UBND quận cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các trang thiết bị cho các đơn vị cơ sở trực thuộc một cách đồng nhất. Ngoài ra khi công nghệ thông tin được đưa vào ứng dụng, Văn phòng cần cần phải thành lập ngay một bộ phận từ 1 đến 2 cán bộ chuyên về tin học, được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị hệ thống thông tin: quản trị mạng, quản trị phần mềm, quản trị cơ sở dữ liệu và bên cạnh đó họ phải có khả năng bảo trì phần cứng và phần mềm trong quá trình sử dụng. Tránh tình trạng hiện nay, do hệ thống mạng và phần mềm quản lý văn bản mới đưa vào sử dụng, chưa ổn định nên thỉnh thoảng gặp một số trục trặc trong quá trình hoạt động. Mỗi lần như vậy, Văn phòng phải nhờ tới sự trợ giúp của các cán bộ tin học trên UBND Thành phố, hoặc khi các thiết bị máy móc hỏng cũng không thể khắc phục được ngay. Như vậy rất mất thời gian và tốn kém về chi phí mà hiệu quả lại không cao. Hoàn thiện quy trình quản lý văn thư - lưu trữ: Do tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, đề nghị Văn phòng kết hợp với lãnh đạo UBND quận Tây Hồ nghiên cứu và nhanh chóng xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động cho công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, trong đó có quy định cụ thể về các quy trình quản lý để việc thực hiện các quy trình trong công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm túc. 3.2.3.1. Hoàn thiện quy trình giải quyết và quản lý văn bản: Với quy trình ban hành và quản lý văn bản đi đang được áp dụng trong bộ phận Văn thư hiện nay vẫn còn nhiều bước, chưa phù hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác ban hành và quản lý văn bản. Em xin mạnh dạn đưa ra một quy trình về ban hành và quản lý văn bản đi với các bước như sau nhằm hạn chế việc đi lại và rút ngắn thời gian trong quá trình thực hiện: Các phòng, ban chuyên môn 1 Lãnh đạo UBND quận 2 Phòng phôtô 3 VĂN THƯ 4 Tổ chức ban hành và quản lý văn bản 1. Văn bản được chuyển lên lãnh đạo để thực hiện trình ký. 2. Sau khi lấy được chữ ký của lãnh đạo, văn bản được chuyển đến phòng Photo để nhân sao số lượng văn bản cần ban hành. 3. Văn bản được chuyển tới bộ phận Văn thư để đăng ký số và ký hiệu, ngày tháng văn bản. Văn thư sẽ nhập thông tin văn bản vào máy vi tính và tiến hành lưu văn bản gốc. 3. Bộ phận văn thư tiến hành chuyển phát văn bản Vì khối lượng giấy tờ, tài liệu cần sao chụp ở bộ phận văn thư là rất lớn, nên cần bố trí phòng làm việc của Chánh văn phòng và phòng máy phô tô ở gần phòng Văn thư để tiện cho việc nhân in văn bản; đồng thời Chánh văn phòng có thể dễ dàng giám sát, kiểm tra hoạt động văn thư và có ý kiến chỉ đạo cho việc giải quyết, xử lý văn bản kịp thời, nhanh chóng; góp phần rút ngắn thời gian trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản của bộ phận văn thư. Người chịu trách nhiệm về thể thức và nội dung văn bản là Thủ trưởng hoặc người có thẩm quyền của các phòng, ban chuyên môn. Vì vậy Văn phòng nên tổ chức đào tạo sơ cấp nghiệp vụ, các lớp tập huấn và nâng cao về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và đào tạo tin học về các chương trình ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ cho các cán bộ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của mỗi phòng, ban chuyên môn; tạo cho họ có được những kỹ năng cơ bản nhất về soạn thảo, góp phần hạn chế được những sai sót trong quy trình soạn thảo văn bản và ban hành theo quy định của pháp luật. Từ đó công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận sẽ được tập trung, thống nhất theo hướng tin học hoá, hiện đại hoá. 3.2.3.2. Xây dựng quy trình lưu trữ: Để đảm bảo cho công tác lưu trữ được tiến hành thống nhất và khoa học, UBND quận cùng với Văn phòng nên nghiên cứu xây dựng quy trình cho từng nội dung cụ thể trong công tác lưu trữ: - Quy trình phân loại tài liệu - Quy trình lập danh mục hồ sơ - Quy trình thống kê tài liệu - Quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình chỉnh lý tài liệu Mỗi nội dung cần có những bước cụ thể dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật. Việc xây dựng các quy trình sẽ giúp cho công tác lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, từ đó nâng cao nhận thức đúng đắn về công tác lưu trữ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. 3.3.4. Hoàn thiện công tác tổ chức tại bộ phận văn thư - lưu trữ: Bộ phận văn thư - lưu trữ cần phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chức năng và các đơn vị cơ sở trực thuộc quận để thiết lập xây dựng hệ thống thông tin trong và ngoài cơ quan nhằm phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban được, đồng thời quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu được thống nhất, tập trung. Văn phòng HĐND & UBND quận tiến hành tham mưu UBND chỉ đạo các phường và các đơn vị bổ xung kiện toàn công tác tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ: - 8/8 phường cử cán bộ làm công tác văn phòng trực tiếp làm nhiệm vụ văn thư - lưu trữ. - 12 phòng, ban chức năng trực thuộc bố trí cán bộ kiêm nhiệm phải có trình độ nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ. Về nhân sự ở bộ phận Văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, việc bố trí 2 cán bộ đảm nhận công tác văn thư và 1 cán bộ đảm nhận công tác lưu trữ như vậy là phù hợp với khối lượng công việc. Tuy nhiên trong công tác lưu trữ, Văn phòng đã bố trí một cán bộ chuyên ngành Luật phụ trách nên chất lượng công tác lưu trữ còn gặp nhiều hạn chế. Em xin có kiến nghị như sau: Hiện nay Phòng Tư pháp mới được thành lập, biên chế nhân sự trong phòng còn chưa ổn định, đang tiến hành tuyển dụng một số vị trí công tác với chuyên môn ngành Luật. Do đó, UBND quận kết hợp với Văn phòng và phòng Tổ chức chính quyền tuyển một nhân viên chuyên ngành Văn thư - lưu trữ để phụ trách công tác lưu trữ, bố trí đồng chí phụ trách công tác lưu trữ hiện nay về công tác tại phòng Tư pháp. Với phương án này, có thể hiện nay nếu tiến hành sẽ tốn kém về chi phí trong công tác tuyển dụng, song xét về ý nghĩa lâu dài sẽ giúp cho công tác văn thư lưu trữ được tổ chức một cách khoa học hơn do các cán bộ, nhân viên được bố trí công việc đúng chuyên môn đào tạo. Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá: Ngay từ khi khởi xướng, Đảng và Nhà nước ta đã nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của yếu tố con người và xác định “Con người vừa là mục tiêu vừa là động lực của sự phát triển” (Nghị quyết Đại hội VII). Tổng kết 15 năm đổi mới và nghiên cứu lý lưuận, Đảng và Nhà nước ta một lần nữa khẳng định trong Nghị quyết Đại hội IX: “Con người và nguồn lực là nhân tố quyết định sự phát triển của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá”. Do đó, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực ở từng cơ quan, đơn vị là hết sức cần thiết. Hoạt động quản lý luôn cần được cung cấp các thông tin và Văn phòng hay chính là bộ phận Văn thư - lưu trữ nơi có chức năng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan nói chung và của lãnh đạo nói riêng. Chính vì thế, Trước hết mỗi cán bộ làm kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ ở các phòng, ban, đơn vị, các phường phải được tổ chức đào tạo tập huấn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trên cơ sở nội dung Để có thể hoàn thành tốt công việc được giao, bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải hiểu biết về nghiệp vụ của mình cả về lý lưuận và thực tiễn; đồng thời biết so sánh, đối chiếu giữa lý lưuận và thực tiễn ở cơ quan để tìm ra các biện pháp giải quyết cho phù hợp với thực tiễn của UBND quận. Một cán bộ Văn thư - lưu trữ chỉ có thể làm tốt công việc nếu họ nắm vững những vấn đề lý lưuận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ. Những kiến thức đó sẽ giúp họ vận dụng vào thực tế để tổ chức các loại hình tài liệu của cơ quan. Hiểu biết về lý lưuận còn đòi hỏi bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải nắm vững trình độ phát triển trong lĩnh vực chuyên môn của cơ quan. - Văn phòng HĐND & UBND quận nên liên hệ với Văn phòng của HĐND và UBND Thành phố để tổ chức cho cán bộ văn thư - lưu trữ đi tham quan, học hỏi, khảo sát nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư - lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, tạo điều kiện tiếp xúc với kiến thức mới, áp dụng cho quá trình thực hiện hiện đại hoá văn thư - lưu trữ của quận. Văn phòng nên có những chính sách khen thưởng khi cán bộ hoàn thành nhiệm vụ, và chính sách bồi thường độc hại cho cán bộ thực hiện công tác Lưu trữ nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên hăng hái làm việc, có trách nhiệm với công việc của mình hơn. - Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ không chỉ cần trang bị cho mình trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải được trang bị các kiến thức cơ bản về tin học nhằm đáp ứng nhu cầu của ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ vào công tác theo hướng hiện đại hoá. Việc trang bị các thiết bị và công nghệ mới, hiện đại đã gây cảm giác bỡ ngỡ và lúng túng do thay đổi thói quen làm việc đối với cán bộ Văn thư - lưu trữ, do đó Văn phòng nên tổ chức hướng dẫn cán bộ Văn thư - Lưu trữ về sử dụng thiết bị, cách thức quản lý văn bản trên mạng, khai thác mạng máy tính. Thời gian khoá học nên tổ chức gọn trong một thời gian ngắn để khỏi ảnh hưởng đến công việc. 3.3.5. Đầu tư và sử dụng phương tiện, cơ sở vật chát một cách hiệu quả: - Hiện nay, hệ thống máy tính trong toàn cơ quan hầu hết là đã cũ. Vì vậy, UBND quận nên thay thế đồng loạt máy mới đặc biệt là thay thế các máy đã cũ ở bộ phận tổng hợp, xử lý thông tin và bộ phận Văn thư - lưu trữ, tiến tới trang bị cho mỗi cán bộ thực hiện công tác tổng hợp một máy vi tính nhằm phục vụ cho việc triển khai kết nối mạng diện rộng (WAN) và mạng INTRANET của quận. - Mỗi năm Uỷ ban ban nhận và ban hành một khối lượng văn bản rất lớn, do vậy Văn phòng đã trang bị cho phòng Văn thư một tủ đựng tài liệu chuyên dụng. Nhưng do cách sắp xếp chưa hợp lý nên văn bản vẫn phải để ở trên bàn, bên cạnh đó phòng Văn thư có rất nhiều người qua lại nên dễ xảy ra mất văn bản. Cán bộ văn thư nên xếp các cặp văn bản đến ở một bên tủ, văn bản ban hành một bên tủ, mỗi loại văn bản được xếp vào một ô riêng, như vậy việc tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng hơn, đồng thời được bảo quản tốt hơn. Đồng thời phải dọn dẹp thường xuyên để có thể phát hiện kịp thời những tài liệu h hỏng, từ đó có biện pháp phục hồi, nhằm lưu giữ được các tài liệu của Uỷ ban phục vụ cho hoạt động trước mắt và lâu dài. - Chú ý hơn nữa việc dành kinh phí để thay thế và sửa chữa một số thiết bị văn phòng đã bị cũ, hỏng. Định kỳ bảo dưỡng các máy móc thiết bị nhằm nâng cao tuổi thọ sử dụng, tiết kiệm chi phí trong việc sửa chữa và mua mới. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư: - Các văn bản được chuyển đến và chuyển đi chủ yếu được thực hiện thông qua bu điện hoặc do các cán bộ giao thông của cơ quan chuyển trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị cần gửi, như vậy rất mất thời gian và công sức mà đôi khi văn bản không đến kịp theo thời gian quy định. Do đặc điểm một số đơn vị trực thuộc quận phải thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày: các báo cáo phải gửi đến ngay trong ngày, nếu gửi bằng bu điện sẽ mất thời gian, đôi khi còn bị chậm trễ. Trước mắt do hệ thống mạng máy tính ở UBND quận chưa hoàn thiện, chưa thực hiện được việc chuyển và nhận văn bản qua mạng, Văn phòng nên bố trí cho bộ phận Văn thư một máy Fax để chuyển và nhận văn bản. Với hệ thống điện thoại và máy fax, văn bản sẽ được chuyển tới ngay nơi cần gửi hoặc nhận được ngay văn bản từ đơn vị khác gửi tới, giúp cho việc xử lý văn bản được nhanh chóng, đặc biệt là các văn bản khẩn. Việc trang bị máy in ở phòng Văn thư là không cần thiết, do đó có thể chuyển máy in sang phòng phô tô để sử dụng có hiệu quả hơn. Máy tính của phòng Văn thư được nối mạng với các máy ở phòng chuyên viên và tổng đài, vì vậy nếu cần thiết phải in thì có thể sử dụng máy in ở các phòng trên thông qua việc nối mạng. Để giảm bớt các công việc sự vụ nh bóc phong bì, dán phong bì..., UBND quận nên thống nhất đưa vào sử dụng loại phong bì riêng cho Uỷ ban, có keo dán sẵn để cán bộ văn thư không phải mất thời gian vào những công việc này. * Phương tiện phục vụ công tác lưu trữ: - Do kho lưu trữ tài liệu được đặt ở tầng 4, mỗi khi các cán bộ có nhu cầu tìm tài liệu nghiên cứu, sau khi có được tài liệu cần tìm đều phải xuống Phòng máy ở tầng 1 để phô tô tài liệu. Để thuận tiện, Văn phòng nên bố trí cho bộ phận lưu trữ một máy Photocopy phục vụ việc sao chụp tài liệu lưu trữ khi cần nghiên cứu nhằm tránh mất mát và hư tổn tài liệu khi đem đi sao chụp ở Phòng máy tại tầng 1. Trên đây là một phương hướng và giải pháp, từ đó đưa ra một số kiến nghi của bản thân em sau khi được thực tập tại bộ phận Văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Em hi vọng với những ý kiến đóng góp này, sẽ phần nào đáp ứng đượcyêu cầu và tình hình thực tế hiện nay ở Văn phòng cùng với việc nâng cao chất lượng hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. KẾT LUẬN UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước có quy mô lớn, cơ cấu quản lý chặt chẽ hoạt động quản lý trên toàn bộ các lĩnh vực. Các phòng, ban hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của mình và phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Trong thời kỳ đổi mới, UBND quận luôn không ngừng vươn lên, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước. Văn phòng của Uỷ ban nói chung và bộ phận Văn thư - lưu trữ nói riêng chính là nơi thể hiện một phần thành quả của việc không ngừng vươn lên, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND quận Tây Hồ. Văn phòng với vai trò là động lực đẩy trong mọi hoạt động của Uỷ ban còn Văn thư - Lưu trữ là nơi tiếp nhận, cập nhật, xử lý các nguồn thông tin cung cấp cho lãnh đạo để có thể ra quyết định kịp thời mang lại hiệu quả chỉ đạo điều hành cao nhất. Do đó hiện đại hoá công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư - lưu trữ nói riêng là vấn đề cấp thiết đặt ra trong mỗi cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, nhằm nâng cao chất lượng quản lý điều hành Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ không còn là vấn đề mới mẻ, song để có thể phát huy được hiệu quả của công tác này đòi hỏi phải tổ chức theo hướng hiện đại. Trong việc chuyển đổi từ việc thực hiện các nghiệp vụ một cách thủ công trước kia sang kiểu mới hiện đại còn gặp nhiều khó khăn, nhưng với thực tế phát triển của thời đại cũng như thực tế tại đơn vị thực tập, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ”. Là sinh viên Quản trị văn phòng, được thực tập tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đã giúp em thấy được tầm quan trọng và tính chất phức tạp của công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời có dịp kiểm nghiệm thực tế, làm giàu thêm hành trang vững bước vào tương lai để đóng góp một phần nhiệt huyết của mình vào sự nghiệp phát triển đất nước. TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ văn phòng – PGS. TS Nguyễn Hữu Tri Quyết định số 4428/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội ngày 15/12/1995 về việc thành lập các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ Quyết định 21/2004/QĐ-UB của UBND quận Tây Hồ ngày 30/8/2004 về việc ban hành “Quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ, nhiệm kỳ 2004 – 2009” Quy chế làm việc của Văn phòng UBND quận Tây Hồ Các báo cáo kết quả hoạt động của UBND quận Tây Hồ năm 2002, 2003, 2004 Các báo cáo công tác Văn phòng UBND quận Tây Hồ năm 2002, 2003, 2004 Thông báo số 12/TB-VP của Văn phòng UBND quận Tây Hồ ngày 17/02/2003 về viêc phân công nhiệm vụ của cán bộ công chức, nhân viên thuộc văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ. MỘT SỐ CỤM TỪ VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân BQ : Bảo quản