Đề tài Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

LỜI MỞ ĐẦU Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Ngày nay, xã hội loài người đang chuyển sang một hình thái phát triển mới : xã hội thông tin. Thông tin có vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội : kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa... Đối với đất nước ta trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn hội nhập và phát triển, nhất là trong bối cảnh khi chúng ta vừa gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO. Các doanh nhiệp của chúng ta đang đứng trước những cơ hội, thách thức, khó khăn mới. Để đảm bảo sẽ đứng vững và phát triển trong giai đoạn mới, các doanh nghiệp, tổ chức cần tự xây dựng cho mình một hệ thống đủ mạnh để có thể “chuyển mình đón những con sóng từ bên kia biển Đông”. Hệ thống mà tôi muốn nói tới ở đây chính là hệ thống thông tin quản lý. Doanh nghiệp, tổ chức muốn phát triển ổn định thì phải có hệ thống thông tin hiệu quả và tối ưu nhất. Để xác định xem hệ thống thông tin của doanh nghiệp mình, tổ chức mình có hiệu quả hay không cần ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin. Vì vậy, em đã chọn đề tài “Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý” với mong muốn đóng góp một phần nào đó vào sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước. Do giới hạn đề tài nên em không chia thành các chương mục mà chỉ đơn giản chia thành 3 phần chính, được đánh thứ tự theo số La Mã : I. Đặt vấn đề : II.Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý : III.Các phương pháp ước lượng lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý : Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề án này. Trong quá trình thực hiện đề tài, do kiến thức còn hạn chế, thời gian nghiên cứu chưa thực sự nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót; vậy kính mong sự chỉ bảo đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. ĐẶT VẤN ĐỀ Hệ thống thông tin quản lý là một nghành khoa học ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết vấn đề của tổ chức. Hệ thống thông tin viết tắt là HT3, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. HT3 có thể là một hệ thống không chính thức nếu như nó dựa vào truyền miệng, hoặc là hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút. Hệ thống thông tin hiện đại là một hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính ( phần cứng, phần mềm ) và các công nghệ thông tin khác. HT3 nằm ở trung tâm hệ thống đang xét và là phần tử kích hoạt các quyết định( mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp...). Do vai trò của HT3 trong lĩnh vực quản lý người ta nói tới Hệ thống thông tin quản lý ( Manegement Information System ). Một hệ thống thông tin quản lý có thể được định nghĩa theo 2 khía cạnh : Khía cạnh thông tin và phương tiện truyền tin : “ Tập hợp tất cả các thông tin luân chuyển trong tổ chức và tập hợp tất cả các phương tiện, các thủ tục tìm kiếm, nắm giữ, ghi nhớ và xử lý thông tin” Khía cạnh mục đích chính đặt ra đối với tổ chức : “ Truyền đạt thông tin dưới dạng tích hợp cho những người có liên quan ( nhân viên ) để đề ra các quyết định hoặc cho phép thi hành một công việc” Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản hệ thống thông tin là một hệ thống tích hợp “người- máy” tạo ra các thông tin giúp cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Như vậy, hệ thống thông tin quản lý là một khái niệm khá trừu tượng. Nhưng nó lại có vai trò quyết định đối với tổ chức.Hệ thống thông tin quản lý tốt thì tổ chức có hoạt động một cách ổn định, “trơn tru”; khi đó tổ chức mới phát triển. Để biết được hệ thống thông tin quản lý có hoạt động tốt hay không người ta mới đưa ra khái niệm “ lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý”. LỢI ÍCH KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ : 1. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý : Nếu một tổ chức tạo ra thông tin để bán thì tổ chức đó có thể tính giá trị của nó theo các chi phí để có được thông tin đó. Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi tạo ra thông tin. Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thàn là không phù hợp với cách hiểu hiện nay của các nhà quản lý về giá trị thông tin. Một thông tin do hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định. Vì vậy phải xem xét thông qua việc thông tin đó đóng góp như thế nào vào quyết đinh quyết định quản lý và kết quả ứng xử của tổ chức sau khi thực hiện quyết đinh trên của nhà quản lý. Nghĩa là cần xem xét giá trị thông tin theo 2 bước : Bước 1 : Giá trị của thông tin phải được đánh giá thông qua tác động của nó đối với tổ chức. Bước 2 : Cách thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đánh giá thông qua việc đối chiếu với các mục tiêu mà tổ chức đã ấn định Theo cách hiểu và thực hiện như vậy thì cần phải sử dụng khái niệm mới về giá trị của thông tin : Giá trị của thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu định nghĩa trên như sau : khi có thêm một thông tin nào đó, nhà quản lý sẽ quyết định lựa chọn một phương án tối ưu hơn, vì vậy sẽ có một khoản lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định đó. Ví dụ 1 : Đối với sản phẩm mới sẽ bán trên thị trường nhà quản lý khảo sát ba chiến lược giá như sau : Chiến lược A : Giá thấp Chiến lược B : Giá trung bình Chiến lược C : Giá cao Dựa trên các tin tức hiện có các nhà quản lý chọn phương án A. Để chắc chắn trước khi quyết định họ tiến hành khảo sát thị trường và kết quả như sau : - Chiến lược A có kết quả là 70 - Chiến lược B có kết quả là 100 - Chiến lược C có kết quả là 50 Theo bảng này thì chiến lược B là thích hợp. Vậy giá trị thô của thông tin khảo sát thị trường là 100 -70 = 30 Ví dụ 2 : Với nhiều tình huống và biết xác suất của chúng : Chiến lược X ( xác suất là 0.6) Y ( xác xuất là 0.4 ) Kết quả A 70 120 90 B 120 150 120 C 50 70 58 Toàn bộ thông tin cho phép chọn B mà không chọn A có giá trị : 120 – 90 = 30 2. Tính giá trị của hệ thống thông tin : Lý do tồn tại của hệ thống thông tin quản lý là sự đóng góp cần thiết cho của nó cho quản lý, do vậy phải đánh giá tính hữu ích của thông tin theo cách ứng xử của tổ chức, tức là việc thực hiện các mục tiêu của nó. Có 2 phương pháp tính toán thường dùng như sau : 2.1. Phương pháp bảo hiểm : Giá trị của hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thống tin. Để tính toán thiệt hại của rủi ro có thể tiến hành theo cách thức của những nhà bảo hiểm. Nghĩa là sử dụng 2 thành phần : Tổng giá trị thiệt hại của rủi ro nếu xẩy ra và xác suất của rủi ro đó. Cụ thể như sau : Nếu gọi A1,A2,...,Am là những rủi ro P1,P2,...,Pm là xác suất xẩy ra các rủi ro R1,R2,...,Rm là tỷ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin Thì lợi ích tránh được các rủi ro là : PR = ∑ AiPiRi Tương tự lợi ích tận dụng cơ hội của hệ thống thông tin là : CR = ∑ CiPiRi Ở đây, Ci, Pi và Ri là lợi ích khi tận dụng được cơ hội i, xác suất xẩy ra cơ hội i và tỷ lệ tận dụng cơ hội i của hệ thống thông tin Tóm lại, theo phương pháp này lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin là PR – CR 2.2. Phương pháp chuyên gia : Hệ thống thông tin mang lại hai lợi ích: trực tiếp và gián tiếp. Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới thì lợi ích của hệ thống thông tin chiếm từ 5 -20 % kết quả hoạt động của tổ chức. Cụ thể là bao nhiêu cho mỗi tổ chức cần tiến hành thử nghiệm. Lợi ích gián tiếp là loại lợi ích không thể dùng để đo đếm trực tiếp hày chính xác được. Chẳng hạn như tăng uy tín của hãng chúng ta không tính mà ước lượng. Trong khi tính toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng nên cố gắng tìm cách thu được sự chính xác. Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt xấu của các chuyên gia về hệ thống thông tin để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau. Nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) được tính bằng : Pg(i) = a.Pt(i).m Trong đó a là tỷ lệ % của Pg(i) so với Pt(i). Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a nằm trong khoảng từ 0.3 đến 0.5 M là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin theo sự đánh giá của các chuyên gia. M=1 : nếu có trên 50 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống M=0.5 : nếu có 50 % - 90 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống M=0 nếu có dưới 50 % số chuyên gia đánh giá tốt hệ thống 3. Chi phí cho hệ thống thông tin : Cũng như mọi đầu tư khác chi phí cho hệ thống thông tin gồm 2 phần : chi phí cố định( còn gọi là chi phí chuyển đổi ) và chi phí biến động ( còn gọi là chi phí vận hành). 3.1. Chi phí cố định : Chi phí cố định của hệ thống thông tin bao gồm các khoản mục : 1. Chi phí phân tích thiết kế Cpttk 2. Chi phí xây dựng ( thực hiện ) Cxd 3. Chi phí máy móc tin học Cmm 4. Chi phí cài đặt Ccđ 5. Chi phí trang bị phục vụ Ctbpv 6. Chi phí khác Ccđk Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk 3.2. Chi phí biến động : Chi phí này là những khoản chi để khai thác hệ thống, chúng bao gồm những khoản chi phí thường xuyên và đột xuất trong quá trình khai thác. Đây là chi phí thời gian vì vậy sẽ được tính theo kỳ, chủ yếu là các năm. Đó là các khoản : 1. Chi phí thù lao nhân lực Ctl 2. Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm Cđv 3. Chi phí tiền điện, truyền thông... Cđtt 4. Chi phí bảo trì sửa chữa Cbtsc 5. Chi phí biến động khác Cbđk Chi phí biến động năm thứ i sẽ là : CPBĐ(i) = Ctl + Cđv + Cđtt + Cbtsc + Cbđk CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ : Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí Nội dung : Chi phí cho hệ thống mới Chi phí Thời gian Chi phí cho hệ thống cũ Cân bằng Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống mới. Điểm cân bằng là điểm tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ. Hệ thống thông tin hiện đại chỉ tồn tại từ 3 – 5 năm ở các nước phát triển, ở Việt Nam là 4 – 6 năm. Trên hình vẽ diện tích tam giác vạch ra bởi đường chi phí trước điểm cân bằng là phần thiện hại khi dùng hệ thống mới thay cho hệ thống cũ còn hình tam giác bên phải là phần được lợi. Nếu thời điểm cân bằng càng gần bên trái ( trước 2,5 năm ) thì tam giác bên phải sẽ có diện tích lớn hơn và như vậy sẽ có lợi hơn về mặt kinh tế. 1.2. Ví dụ Để làm rõ cho phương pháp này ta sẽ ước lượng một hệ thống thông tin cụ thể. Ta xem xét hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH Đức Tâm Công ty TNHH Đức Tâm là công ty chuyên kinh doanh các loại nước giải khát cho các nhà hàng và khách sạn. Để đảm bảo cho hệ thống bán hàng của mình hoạt động một cách hiệu quả, vào ngày 04/01/2004 công ty đã tiến hành thuê xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty mình. Thời điểm đó giá trị của hệ thống thông tin được ước tính như sau : Chi phí cố định : Đơn vị : triệu đồng Chi phí Giá trị Chi phí phân tích thiết kế 2.5 Chi phí xây dựng 1.5 Chi phí máy móc tin học 80 Chi phí cài đặt 10 Chi phí trang bị phục vụ 5 Chi phí cố định khác 1 ∑ Chi phí cố định = 100 Chi phí biến động : Năm 2004 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 10 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 5 Chi phí tiền điện, truyền thông 3 Chi phí bảo trì sửa chữa 0 Chi phí biến động khác 2 ∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 20 --> Tổng chi phí : 120 Năm 2005 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 10 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 10 Chi phí tiền điện, truyền thông 5 Chi phí bảo trì sửa chữa 10 Chi phí biến động khác 5 ∑ Chi phí biến động ( 2005 ) = 40 --> Tổng chi phí : 140 Năm 2006 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 30 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20 Chi phí tiền điện, truyền thông 10 Chi phí bảo trì sửa chữa 10 Chi phí biến động khác 10 ∑ Chi phí biến động ( 2006 ) = 80 --> Tổng chi phí : 180 Năm 2007 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 50 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20 Chi phí tiền điện, truyền thông 10 Chi phí bảo trì sửa chữa 20 Chi phí biến động khác 10 ∑ Chi phí biến động ( 2007 ) = 110 --> Tổng chi phí : 210 Sau 4 năm ( 2004 – 2007 ) công ty đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng mới. Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin khi thay thế, công ty tiến hành thuê phân tích viên hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin mới. Để từ đó đem so sánh với hệ thống thông tin cũ, kết luận sự thay đổi có đem lại hiệu quả nhất định nào đó không ? Chi phí cố định – Hệ thống mới : Đơn vị : triệu đồng Chi phí Giá trị Chi phí phân tích thiết kế 2.5 Chi phí xây dựng 1.5 Chi phí máy móc tin học 80 Chi phí cài đặt 10 Chi phí trang bị phục vụ 5 Chi phí cố định khác 1 ∑ Chi phí cố định = 100 Chi phí biến động – Hệ thống mới : Năm 2004 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 30 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20 Chi phí tiền điện, truyền thông 10 Chi phí bảo trì sửa chữa 30 Chi phí biến động khác 10 ∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 100 --> Tổng chi phí : 200 Năm 2005 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 30 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 2 Chi phí tiền điện, truyền thông 3 Chi phí bảo trì sửa chữa 5 Chi phí biến động khác 0 ∑ Chi phí biến động ( 2005 ) = 40 --> Tổng chi phí : 140 Năm 2006 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 10 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 3 Chi phí tiền điện, truyền thông 2 Chi phí bảo trì sửa chữa 3 Chi phí biến động khác 2 ∑ Chi phí biến động ( 2006 ) = 20 --> Tổng chi phí : 120 Năm 2007 : Chi phí Giá trị Chi phí thù lao nhân lực 5 Chi phí thông tin đầu vào, VPP 3 Chi phí tiền điện, truyền thông 2 Chi phí bảo trì sửa chữa 0 Chi phí biến động khác 0 ∑ Chi phí biến động ( 2007 ) = 10 --> Tổng chi phí : 110 Phân tích viên hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống và đã đưa ra được biểu đồ “ điểm cân bằng chi phí như sau” : Như vậy, căn cứ theo đồ thị ta thấy rõ ràng hệ thống thông tin mới có hiệu quả kinh tế cao hơn so với hệ thống thông tin cũ. Công ty Đức Tâm sẽ quyết định đầu tư để xây dựng hệ thống thông tin mới. Phương pháp phân tích tiền dư 2.1. Nội dung : Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ. Hiệu của chúng gọi là tiền dư trong kỳ. Tổ chức cố định tỷ suất sinh lời và nếu tổng số các giá trị tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư là thoả đáng. Ví dụ : Kỳ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -100000 0.8777 -87700 2 -80000 0.769 -61520 3 +50000 0.675 +33750 4 +131 000 0.592 +79552 5 +150000 0.519 +79850 Cộng +41932 Trong thực tế, phương pháp này còn cho phép lựa chọn phương án tối ưu trong các phương án đề xuất. 2.2. Ví dụ : Chẳng hạn như, năm 2004 Tổng Công ty du lịch Bắc giang tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở tổng công ty cổ phần du lịch Bắc Giang : Tổng công ty cổ phần du lịch Bắc Giang là một công ty kinh doanh các dịch vụ tổng hợp về du lịch & thương mại trong phạm vi tỉnh Bắc Giang. Tổng công ty có rất nhiều bộ phận thành viên. Sau đây là cơ cấu tổ chức của công ty : Tổng công ty Khách sạn du lịch Bắc Giang Khách sạn Hữu Nghị Khách sạn Hương Giang Cửa hàng dịch vụ Số lượng nhân sự ở các công ty thành viên như sau : Công ty thành viên Số lượng cán bộ công nhân viên Khách sạn du lịch Bắc Giang 100 Khách sạn Hữu Nghị 120 Khách sạn Hương Giang 80 Cửa hàng dịch vụ 50 Như vậy, tổng số nhân viên của tổng công ty là 350 người. Điều kiện địa lý cũng không thích hợp cho việc quản lý tập trung do các công ty thành viên nằm rải rác trong thành phố Bắc Giang. Số lượng nhân viên lớn, lại không thể quản lý tập trung, do đó việc quản lý nhân sự của tổng công ty gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, tổng công ty mới quyết định xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Tổng công ty du lịch Bắc Giang : Để tiến hành xây dựng hệ thống thông tin, tổng công ty đã thuê công ty tin học VIETACC. Công ty tin học VIETACC đã tiến hành khảo sát và phân tích hệ thống của tổng công ty. Và công ty VIETACC đã đưa ra 3 thiết kế A1, A2, A3. Tổng công ty đã tiến hành đánh giá 3 thiết kế trên dựa theo phương pháp phân tích tiền dư. Sau đây là bản tiền dư mà công ty VIETACC đưa ra : Phương án A1 : Kì Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -120000 0.852 -102240 2 -80000 0.757 -60560 3 40000 0.652 26080 4 130000 0.525 68250 5 160000 0.501 80160 Cộng 11690 Phương án A2 Kì Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -110000 0.852 -93720 2 -50000 0.757 -37850 3 30000 0.652 19560 4 140000 0.525 73500 5 160000 0.501 80160 Cộng 41650 Phương án A3 Kì Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -80000 0.852 -68160 2 -70000 0.757 -52990 3 30000 0.652 19560 4 100000 0.525 52500 5 120000 0.501 60120 Cộng 11030 Lựa chọn : Căn cứ các bảng phân tích tiền dư trên, rõ ràng phương án A2 là tối ưu nhất. Tổng công ty du lịch Bắc Giang sẽ chọn phương án A2 của công ty tin học VIETACC. Phương pháp kinh nghiệm 3.1. Nội dung : Phương pháp này dựa vào ý kiến của các chuyên gia hoặc những người có khả năng. Đối với những người sử dụng thì anh ta chấp nhận trả bao nhiêu để được sử dụng hệ thống đó. James J. Ganagher đã thử nghiệm và có kết luận : - Hầu như toàn bộ các nhà quản lý chấp nhận cách thức này bởi vì họ cho rằng chỉ có họ mới ước lượng hợp lý giá trị bằng tiền của hệ thông thông tin quản lý. Cần chú ý những điểm sau đây : Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên Giá trị ước lượng cho hệ thống thông tin tăng theo cấp độ trách nhiệm của nhà quản lý Đây là phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin hay được sử dụng nhiều nhất. Để tiến hành đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin theo phương pháp này, ta cần thực hiện qua các bước sau : Lựa chọn các chuyên gia : Cần lưu ý tiêu chuẩn để lựa chọn các chuyên gia là các chuyên gia phải có kinh nghiệm sâu trong lĩnh vực này hoặc các nhà quản lý có trách nhiệm và kinh nghiệm. Gửi tài liệu mô tả hệ thống đến các chuyên gia và gia hạn lịch đến phỏng vấn. Xây dựng phiếu hỏi và thang điểm cho các tiêu chí Đến gặp trực tiếp các chuyên gia để lấy kết quả Tổng hợp kết quả và đưa ra báo cáo. 3.2. Ví dụ : Để hiểu rõ thêm vấn đề, sau đây tôi xin trình bày quy trình lựa chọn một hệ thống thông tin dựa trên phương pháp chuyên gia. Hệ thống thông tin được ở đây là hệ thống thông tin quản lý đón tiếp bệnh nhân ở bệnh viện Bạch Mai. Đánh giá hiệu quả của hệ thống này có 3 chuyên gia đánh giá 3 phuơng án, kết quả như sau : Chuyên gia 1: Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 STT Tên chỉ tiêu Trọng số Điểm Đánh Giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 8 160 9 180 8 160 2 Thu nhập 21 9 189 7 147 8 168 3 Thời điểm hoà vốn 10 6 60 7 70 8 80 4 Đầy đủ 8 5 40 6 48 6 48 5 Kịp thời 5 7 35 8 40 6 30 6 Tin cậy 7 7 49 8 56 6 42 7 Thích hợp 8 5 40 6 48 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 7 56 9 Thăm dò 3 4 12 7 21 8 24 10 Dễ sử dụng 5 6 30 4 20 6 30 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 68 75 77 13 Tổng đánh giá 691 719 729 Chuyên gia 2: Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 STT Tên chỉ tiêu Trọng số Điểm Đánh Giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 7 140 9 180 7 140 2 Thu nhập 21 7 147 8 168 5 105 3 Thời điểm hoà vốn 10 8 80 7 70 7 70 4 Đầy đủ 8 7 56 7 56 8   64 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 6 42 5 35 7 Thích hợp 8 6 48 6 48 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 6 48 9 Thăm dò 3 6 18 7 21 8 24 10 Dễ sử dụng 5 6 30 6 30 6 30 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 73 77 75 13 Tổng Đánh giá 684 744 652 Chuyên gia 3: Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 STT Tên chỉ tiêu Trọng số Điểm Đánh Giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 6 120 9 180 8 160 2 Thu nhập 21 7 147 8 168 7 147 3 Thời điểm hoà vốn 10 7 70 8 80 7 70 4 Đầy đủ 8 5 40 6 48 7 56 5 Kịp thời 5 7 35 8 40 6 30 6 Tin cậy 7 9 63 7 49 5 35 7 Thích hợp 8 5 40 6 48 7 56 8 An toàn 8 8 64 7 56 4 32 9 Thăm dò 3 4 12 8 24 8 24 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 70 80 71 13 Tổng Đánh giá 651 758 670 Chuyên gia 4 : STT Tên chỉ tiêu Trọng số Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 6 120 10 200 10 200 2 Thu nhập 21 7 147 9 189 10 210 3 Thời điểm hoà vốn 10 5 50 8 80 10 100 4 Đầy đủ 8 8 64 8 64 10 80 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 7 49 9 63 7 Thích hợp 8 8 64 8 64 8 64 8 An toàn 8 7 56 7 56 8 64 9 Thăm dò 3 8 24 8 24 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 7 35 7 35 11 Hợp lý, đẹp 5 8 40 8 40 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đánh giá 694 841 901 Chuyên gia 5 : STT Tên chỉ tiêu Trọng số Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 6 120 5 100 7 140 2 Thu nhập 21 7 147 5 105 7 147 3 Thời điểm hoà vốn 10 8 80 4 40 7 70 4 Đầy đủ 8 8 64 3 24 7 56 5 Kịp thời 5 5 25 3 15 8 40 6 Tin cậy 7 5 35 2 14 5 35 7 Thích hợp 8 5 40 5 40 6 48 8 An toàn 8 5 40 5 40 6 48 9 Thăm dò 3 5 15 7 21 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 5 25 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 5 25 5 25 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đánh giá 631 449 649 Chuyên gia 6 : STT Tên chỉ tiêu Trọng số Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 10 200 10 200 10 200 2 Thu nhập 21 10 210 9 189 10 210 3 Thời điểm hoà vốn 10 10 100 10 100 10 100 4 Đầy đủ 8 10 80 9 72 10 80 5 Kịp thời 5 5 25 9 45 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 9 63 8 56 7 Thích hợp 8 7 56 9 72 7 56 8 An toàn 8 7 56 7 56 7 56 9 Thăm dò 3 8 24 8 24 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 9 45 8 40 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đánh giá 885 901 868 Chuyên gia 7 : STT Tên chỉ tiêu Trọng số Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá Điểm Đánh giá 1 Chi phí 20 7 140 4 80 4 80 2 Thu nhập 21 8 168 5 105 4 84 3 Thời điểm hoà vốn 10 7 70 8 80 8 80 4 Đầy đủ 8 8 64 8 64 7 56 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 5 25 6 Tin cậy 7 7 49 5 35 5 35 7 Thích hợp 8 8 64 8 64 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 5 40 9 Thăm dò 3 8 24 5 15 7 21 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 7 35 7 35 7 35 12 Tổng 100 13 Tổng đánh giá 750 622 537 Tổng hợp điểm đánh giá của các phương án TT Tên phương án Đánh giá của chuyên gia 1 Đánh giá của chuyên gia 2 Đánh giá của chuyên gia 3 CG 4 CG 5 CG 6 CG 7 Tổng điểm bình quân 1 Phương án 1 691 681 651 694 631 885 750 4983 2 Phương án 2 719 744 752 841 449 901 622 5028 3 Phương án 3 729 652 670 901 649 868 552 5021 Kết luận : Căn cứ vào bảng tổng hợp các đánh giá của các chuyên gia ta thấy phương án 2 là phương án tối ưu nhất. Đây là phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin mang tính chủ quan. Tuy nhiên, nó lại được ưa sử dụng nhiều nhất. Tại sao vậy? Đơn giản chỉ là trong xu hướng quản lý hiện đại, các nhà quản lý nhiều khi chỉ tin vào đánh giá của mình để rồi đưa ra các quyết định. Nếu họ có tham khảo thì chắc chắn những chuyên gia có uy tín sẽ là những người đầu tiên họ sẽ lắng nghe. Vì vậy, đây là phương án trong thực tế được sử dụng nhiều nhất. Mặc dù vậy, phương án này vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Đó là tính chủ quan của phương án. Phương án này chủ yếu dựa trên sự đánh giá của các chuyên gia hoặc các nhà quản lý, vì thế họ đã áp đặt sự chủ quan đánh giá của mình vào đó. Cho nên những quyết định đưa ra từ phuơng án này thường không nhanh nhạy, kịp thời. Phương pháp so sánh Phương pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với hệ thống thông tin tương tự hay hệ thống trừu tượng được chọn làm mẫu. Tư tưởng của phương pháp này là ta có hệ thống A. Hệ thống B là vật chuẩn thì 2 câu hỏi được đặt ra là : Giá trị của hệ thống B là gì ? và Hệ thống B có giá trị lớn hơn hay bé hơn giá trị hệ thống A ? Việc trả lời câu hỏi 2 bao giờ cũng dễ hơn câu hỏi 1 và dễ hơn câu hỏi trực tiếp về giá trị trực tiếp của hệ thống A. Cách tiếp cận này có thể sử dụng để xác định phương án có lợi nhất và đảm bảo hệ thống được xem xét có đủ lý do để biện minh cho các chỉ tiêu đặt ra cho nó không ? Ý tưởng của phương pháp này chính là sự “mổ xẻ” nội tạng của hệ thống để xem xét ưu nhược điểm của hệ thống, để xem xét hệ thống có đủ mạnh để vượt qua rào cản do chính nó tạo ra hay không? Hệ thống quản lý chất lượng ISO chính là một hệ thống chuẩn mực để từ đó các công ty mới tham chiếu hệ thống của mình vào để xác định xem hệ thống của mình đã hiệu quả chư, đã hoạt động nhịp nhàng chưa? Đó là những tiêu chuẩn bắt buộc mọi hệ thống thông tin phải đạt được khi đi vào hoạt động. Phương pháp này cũng thường xuyên được áp dụng trong thực tế và các tổ chức áp dụng phương pháp này cũng đạt được những kết quả nhất định. KẾT LUẬN “Ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý” là một phạm trù trong lý luận chung về phân tích & thiết kế một hệ thống thông tin cho tổ chức. Có rất nhiều phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống mà các tổ chức có thể áp dụng. Mỗi phương pháp có một ưu nhược điểm riêng, trong những hoàn cảnh cụ thể chúng lại phát huy đầy đủ tính tích cực của mình. Vì vậy, khi áp dụng các phương pháp này các tổ chức cần linh hoạt vận dụng để đạt được sự đánh giá tối ưu nhất cho các phương án. Trong thực tế, các tổ chức thường không sử dụng một phương pháp mà áp dụng đồng thời nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin. Một hệ thống thông tin thường có chi phí xây dựng và khai thác rất lớn; thời gian sử dụng rất dài ( 3 – 5 năm ) nên hành động đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý là rất cần thiết trong sự nghiệp phát triển chung của tổ chức. Lý thuyết quản lý, người ta nhận định : “ quản lý là một nghệ thuật” thì một nhà phân tích viên hệ thống đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin, rồi đưa ra những đề xuất tối ưu nhất cho nhà quản lý cũng là một nghệ thuật. Đó là nghệ thuật dự báo, tính toán và phân tích tối ưu. MỤC LỤC