Đề tài Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội

g kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương. Được liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế và cá nhân, các tổ chức khoa học kỹ thuật, hiệp hội trong nước và nước ngoài nhằm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật chuyên môn. Được tham gia các hội chợ, triển lãm, tham gia các hội nghi, hội thảo chuyên đề có liên quan. Được cử cán bộ Công ty ra nước ngoài và mời bên nước ngoài vào Việt nam để giao dịch, đàm phán ký kết các vấn đề thuộc phạm vi của Công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Chi nhánh KD Lạng Sơn, Phú Thọ Trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật Phòng kinh doanh 4 Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu tư Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội: Vai trò, nhiệm vụ và chức năng của các phòng, ban: Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và thay mặt Nhà Nước quản lý, sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh và đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên trong việc sở hữu vốn tự có của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng có quyền quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc đảm bảo tính tối ưu, tính linh hoạt, độ tin cậy và hiệu quả cao nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, tài sản, đóng thuế đầy đủ, góp phần nâng cao ngân sách Nhà nước, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân trong toàn công ty. Phó giám đốc: Theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách khâu xuất nhập khẩu, đầu tư... làm trợ lý và đảm nhiệm công việc khi giám đốc vắng mặt. Cụ thể: Phó giám đốc 1: Phụ trách kinh doanh. Phó giám đốc 2: Phụ trách chi nhánh kinh doanh Lạng Sơn, Phú Thọ, trạm bảo hành dịch vụ kỹ thuật. Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, quản lý mạng lưới, công tác thanh tra bảo vệ khen thưởng, kỷ luật. Tham mưu cho Giám đốc phân công các cán bộ công nhân viên có năng lực phù hợp với năng lực từng công việc, từng bộ phận cho phù hợp để từ đó họ phát huy được năng lực của mình một cách hiệu quả nhất. Phòng Tài chính - Kế toán: Thực hiện chức năng giám sát về mặt tài chính, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ kịp thời các thông tin giúp Giám đốc có quyết định đúng đắn. Tổ chức các công việc kế toán của công ty. Có trách nhiệm tham mưu và giúp Giám đốc quản lý các nguồn vốn, việc chi tiêu tính toán hiệu quả kinh doanh, lập sổ sách kế toán, hạch toán và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế của Công ty và các qui định báo cáo của bộ Thương Mại. Đồng thời phòng tài chính kế toán phải phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng kinh doanh thực hiện có hiệu quả, công việc kinh doanh đảm bảo được như kế hoạch đã đề ra. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về mặt tài chính. Nhiệm vụ cụ thể: - Tham mưu cho giám đốc về công tác đảm bảo và quản lý tài chính của toàn Công ty. - Thực hiện tốt các chế độ tiền lương, thưởng, các chỉ tiêu về phúc lợi cũng như các chi phí khác cho mọi thành viên trong Công ty. - Mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán và ghi chép hạch toán đúng, đủ theo chế độ hiện hành. - Quản lý chặt chẽ tiền mặt, tài khoản ở Ngân hàng, đôn đốc thanh toán. - Giúp giám đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính với các đơn vị cơ sở trong công ty, kiến nghị về các biện pháp quản lý tài chính ngày càng đi vào nề nếp. - Thực hiện chế độ báo cáo tài chính tháng, quý, năm và tổng quyết toán tài chính với đơn vị cấp trên và cơ quan Nhà nước theo chế độ. Phòng kế hoạch đầu tư: Lập kế hoạch nhằm thu hút sự đầu tư của bạn hàng đến với Công ty, giúp Công ty có nhiều dự án đầu tư. Tham mưu cho Giám đốc lên kế hoạch phát triển kinh doanh hàng năm, tổng hợp báo cáo nhanh tình hình kinh doanh của Công ty theo tuần, 20 ngày, tháng,... cho Giám đốc và cấp trên. Phòng kinh doanh: Gồm có 4 phòng kinh doanh (Phòng KD - XNK I, Phòng KD - XNK II, Phòng KD - XNK III, Phòng KD - XNK IV) có nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng về vật tư, thiết bị, phụ tùng trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Các phòng kinh doanh thực hiện lập các phương án, tổ chức thực hiện công tác kinh doanh xuất nhập khẩu theo cơ chế khoán: doanh thu, lợi nhuận phải nộp Công ty sau khi đã trừ đi các chi phí kinh doanh. Nghiên cứu, tiếp cận thị trường xây dựng kế hoạch mua bán hàng hoá, có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận kinh doanh, với phòng kế toán trong việc lập các phương án kinh doanh cho từng thương vụ và các báo cáo kinh doanh theo qui định của Công ty. Chi nhánh kinh doanh Lạng Sơn, Phú Thọ: ngoài các chức năng như trên chi nhánh còn có nhiệm vụ thông tin kinh tế vùng biên để công ty có phương án đáp ứng các mặt hàng phù hợp nhu cầu của nhân dân địa phương. Trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật: có nhiệm vụ sửa chữa ô tô, cần cẩu, các loại máy móc phục vụ vận tải cho nền kinh tế quốc dân. Gia công các mặt hàng cơ khí theo hợp đồng của khách hàng. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với nhau. Mỗi phòng ban nghiệp vụ có một chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội là một khối thống nhất từ trên xuống dưới, mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty rất thân thiện trên cơ sở giúp đỡ lẫn nhau, phát huy quyền bình đẳng, tôn trọng lợi ích của nhau, đảm bảo quyền lợi chung nhằm đưa lợi ích chung của Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh. Giám đốc Công ty luôn quán triệt lấy sức mạnh đoàn kết làm nòng cốt, đưa ra các qui chế hoạt động, qui chế về tài chính để các phòng ban phối hợp cùng nhau thực hiện. Hàng tuần luôn có các cuộc họp giao ban giữa ban Giám đốc với trưởng, phó phòng các bộ phận để các bộ phận báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, những vướng mắc trên cơ sở đó Giám đốc có những chỉ đạo kịp thời, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng cùng xem xét giải quyết trên cơ sở nhiệm vụ đã được Giám đốc giao. 4. Tổ chức hoạt động kinh doanh. 4.1. Môi trường kinh doanh của công ty. Môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp được hiểu là tổng hợp các yếu tố tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế, tổ chức và kỹ thuật, cùng với những tác động và các mối quan hệ bên trong và bên ngoài có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 4.1.1. Môi trường kinh doanh bên ngoài: Môi trường kinh doanh bên ngoài của doanh nghiệp chính là hệ thống toàn bộ các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp có liên quan và có ảnh hưởng tới quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Đối với môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, nó bao gồm môi trường kinh doanh đặc trưng (môi trường vi mô) và môi trường kinh doanh chung (môi trường kinh doanh vĩ mô). Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội là một doanh nghiệp trong hệ thống các doanh nghiệp của nền kinh tế do đó Công ty cũng hoạt động trong môi trường kinh doanh đặc thù và môi trường kinh doanh chung như các doanh nghiệp khác. Từ trước những năm 1990 là thời kỳ bao cấp, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sửa chữa, đại tu ôtô, máy móc, thiết bị cho tất cả các ngành trong nền kinh tế theo kế hoạch của Nhà nước. Nguồn hàng nhập khẩu chủ yếu (theo Nghị định thư) từ Liên Xô và các nước Đông Âu. Từ sau năm 1990 trở lại đây, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh tổng hợp, lấy kinh doanh các mặt hàng ôtô, thiết bị, phụ tùng làm nòng cốt và tiếp tục giữ gìn ngành nghề truyền thống là dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa và đại tu ôtô. Mặt khác, từ những năm 1995 trở lại đây, Nhà nước đã cho phép các hãng nước ngoài đầu tư sản xuất ôtô tại Việt Nam như hãng TOYOTA, FORD... đó cũng là một thách thức và khó khăn của Công ty. Công ty luôn đứng trước sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như nước ngoài. Trước tình hình đó lãnh đạo Công ty đã vạch ra chiến lược lâu dài trên tầm vĩ mô, trong đó thị trường và khách hàng là những yếu tố được đặc biệt quan tâm. Hiện nay Công ty có rất nhiều đối tượng cạnh tranh tuy thiết bị là mặt hàng đa dạng, phong phú và đòi hỏi sự am hiểu về kỹ thuật. Trong khi đó cầu thì ít mà cung thì nhiều đã làm cho sự cạnh tranh trên thị trường trở nên khốc liệt. Mặt hàng của Công ty rất đa dạng, chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài, do đó sự biến động liên tục của tỷ giá hối đoái trên thị trường, sự thay đổi của các chính sách xuất nhập khẩu là một thách thức đối với Công ty, đòi hỏi Công ty phải có chiến lược kinh doanh, phương án kinh doanh cụ thể cho từng thương vụ để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thị trường là một yếu tố và là một phạm trù kinh tế hàng hoá, “Thị trường là tổng hợp các lực lượng và các điều kiện mà trong đó người mua và người bán thực hiện các quyết định chuyển hàng hoá và dịch vụ từ người bán sang người mua”. Các nhà kinh tế cho rằng: “Thị trường là lĩnh vực trao đổi mà ở đó người bán và người mua cạnh tranh nhau để xác định giá cả hàng hoá và dịch vụ. Vì vậy, khi nói đến thị trường chúng ta phải hiểu rõ thị trường và phải có những bước nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường ngày càng có vai trò quan trọng để giúp các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh thương mại quốc tế. Hàng năm, thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, hội chợ triển lãm, Công ty đã tìm hiểu về thị trường, xây dựng tốt mối quan hệ với bạn hàng, khách hàng, nâng cao uy tín cho Công ty và tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong tương lai. Hiện nay với nhiệm vụ xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ, kinh doanh vật tư máy móc thiết bị phụ tùng, phương tiện vận tải, Công ty đã xây dựng được hệ thống khách hàng truyền thống trong và ngoài nước. Đối với kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty quan hệ rộng với nhiều nước trên thế giới đặc biệt là SNG, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc. Trong kinh doanh luôn có sự cạnh tranh gay gắt, Công ty Vật tư và Dịch vụ Kỹ thuật Hà nội không nằm ngoài quỹ đạo đó. Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh như các Công ty Machinco 1,2,3...., 10 và các Công ty liên doanh ôtô sản xuất trong nước. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty cũng rất nhiều mặt hàng và đa dạng, để tránh lệch hướng Công ty đã lựa chọn một số mặt hàng cơ bản và là thế mạnh như Máy ủi B170, KAMAZ-55111, KAMAZ-65115, các thiết bị xây dựng. Từ những năm 1998 trở lại đây, Nhà nước áp dụng chính sách mở cửa, tất cả các thành phần kinh tế trong nước đều có thể làm công tác xuất nhập khẩu trực tiếp và các mặt hàng có trị giá lớn phải đấu thầu đã trở thành thách thức lớn đối với Công ty. Mặt khác luật Thương mại được Quốc hội thông qua đã thay đổi căn bản hệ thống quản lý ngoại thương ở nước ta. Ngoài ra, nghị định 16/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27/3/1999 quy định thủ tục, giám sát hải quan, lệ phí hải quan đã tạo sự thuận lợi cho các doanh nghiệp làm công tác xuất nhập khẩu. Việc điều chỉnh thuế XNK cũng đã có những bước tiến đáng kể. Hầu hết hàng xuất khẩu đều có thuế suất là 0% trừ một số tài nguyên thiên nhiên. Thuế suất đối với hàng nhập khẩu cũng được cải tiến gồm 3 mức: thuế suất là thuế suất thông thường, thuế suất ưu đãi và thuế suất ưu đãi đặc biệt. Thuế giá trị gia tăng ra đời ngày 1/1/1999 đã khắc phục tình trạng đánh chồng thuế tuy vẫn còn nhiều bất cập cần được giải quyết nhưng nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh. Chính sách quản lý tiền tệ trong thanh toán Quốc tế chặt chẽ sau một thời gian ổn định nhưng từ cuối năm 1997 tỷ giá đồng Việt nam so với đồng ngoại tệ có sự biến động liên tục đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Công ty. Để đứng vững trên thương trường và giữ vững vị thế cho doanh nghiệp, Công ty đã đề ra phương châm “Chất lượng hàng hoá và lợi ích của khách hàng là mục tiêu hàng đầu”, Công ty luôn tìm hiểu thị trường, xây dựng các phương án kinh doanh cho từng thương vụ cụ thể, làm tốt các dịch vụ trước và sau khi bán hàng, dịch vụ bảo hành sản phẩm. Mặt khác lấy khách hàng là bạn, đảm bảo lợi ích của các bên trên cơ sở đúng chính sách, đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích quốc gia. Mặt khác, trong quá trình hội nhập, nhờ có sự quan tâm nỗ lực của Đảng và Nhà nước nên mối quan hệ quốc tế giữa nước ta và các nước trên thế giới được thúc đẩy mạnh mẽ. Chúng ta đã ký kết được những Hiệp định song phương và đa phương với nhiều nước trong khu vực và trên thế giới. Đặc biệt là Hiệp định thương mại Việt - Mỹ (7/2001) đã tạo cơ hội mở rộng thị trường quốc tế cho các doanh nghiệp trong nước. Đi cùng với những thuận lợi là những khó khăn, đó là các doanh nghiệp phải chịu áp lực của cạnh tranh kinh tế gay gắt hơn, phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt các quy định quốc tế về chất lượng hàng hoá, về sở hữu bản quyền... Đối với thế giới, tình hình kinh tế chính trị biến động mạnh mẽ từng ngày. Về mặt kinh tế, các quốc gia đang trong tiến trình toàn cầu hoá một cách mạnh mẽ, sự biến động của nền kinh tế ở mỗi quốc gia nào đó rất có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kinh tế thế giới. Thực tế thời gian qua cho thấy trên thế giới đã diễn ra những cuộc khủng hoảng tài chính ở các nước Đông Nam á, khủng hoảng kinh tế ở một số nước đã làm thiệt hại nặng nề đến nền kinh tế thế giới. Kinh tế và chính trị là hai yếu tố quan hệ mật thiết với nhau, không tách rời, ổn định chính trị là điều kiện thúc đẩy kinh tế phát triển và ngược lại, phát triển kinh tế là nền tảng cho sự ổn định về chính trị. Do chúng có mối quan hệ qua lại mật thiết như vậy nên một trong hai yếu tố biến động sẽ dẫn đến sự biến động của yếu tố còn lại. Hiện nay, tình hình chính trị tại một số nước trên thế giới đang có những diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng lớn tới kinh tế, như sự kiện Liên Xô cũ và hệ thống XHXH tại các nước Đông Âu sụp đổ vào những năm đầu của thập kỷ 90 đã làm ảnh hưởng mạnh mẽ đến hệ thống kinh tế thế giới đặc biệt là những nước theo con đường XHCN trong đó có Việt Nam. Những sự kiện chính trị khác như cuộc khủng khoảng chính trị kéo dài ở những nước Trung Đông, cuộc chiến tranh vùng vịnh giữa Mỹ và Irắc... đã làm cho bức tranh kinh tế thế giới xấu đi. Sự bất ổn về chính trị sẽ làm cho tỷ lệ đầu tư giảm, sự tăng trưởng của nền kinh tế tăng chậm, thậm chí còn tăng trưởng âm, từ đó dẫn đến làm giảm sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Đứng ở góc độ một doanh nghiệp, sự biến động kinh tế - chính trị sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1.2. Môi trường kinh doanh bên trong: Môi trường kinh doanh bên trong của một doanh nghiệp được hiểu là nền văn hoá của tổ chức doanh nghiệp, được hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều yếu tố cấu thành đó là yếu tố vật chất và những yếu tố tinh thần của doanh nghiệp. Công ty Vật tư và Dịch vụ Kỹ thuật Hà nội là đơn vị hoạt động độc lập chuyên kinh doanh các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng cung cấp cho toàn nền kinh tế quốc dân kết hợp với sửa chữa và dịch vụ kỹ thuật. Đặc điểm và đặc thù mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, phong phú đòi hỏi sự am hiểu về máy móc thiết bị. Trước những năm 1990 ngành nghề chủ yếu của Công ty là sửa chữa ôtô, máy móc thiết bị, ngành hàng chủ yếu là nhập khẩu (theo Nghị định thư) từ các nước trong phe xã hội chủ nghĩa như Liên Xô và các nước Đông Âu. Từ sau năm 1990 nhà nước chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền thị trường có sự quản lý của Nhà nước, Công ty đã có những giai đoạn rất khó khăn, tưởng chừng không đứng vững nổi. Trước thực trạng đó, Bộ Thương Mại, Tổng công ty Máy và phụ tùng đã chuyển hướng kinh doanh cho cho Công ty là kinh doanh đa ngành nghề: kinh doanh thiết bị, máy móc, ôtô, săm lốp làm nòng cốt, giữ gìn và phát triển nghề cũ là dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa đại tu ôtô, máy móc thiết bị. Trong nền kinh tế mở hiện nay, Công ty phải tự khẳng định vai trò và vị trí của mình trong lĩnh vực kinh doanh bằng cách mở rộng mạng lưới tiêu thụ ra các tỉnh, đa dạng hoá mặt hàng. Công ty một mặt vẫn tiếp tục giữ vững mối quan hệ với các bạn hàng là các nước thuộc Liên xô cũ, đồng thời tiếp tục mở rộng phát triển sang các thị trường khác như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc. Để từng bước chiếm lĩnh thị trường trong nước cũng như nước ngoài, Công ty phải rà soát lại các khâu trong các mắt xích của công tác sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó, Công ty tổ chức bộ máy hoạt động bao gồm: khối sản xuất, khối quản lý, khối kinh doanh. Các khối đều có liên quan mật thiết với nhau. Khối sản xuất: có trách nhiệm làm công tác sửa chữa, đại tu ôtô, máy móc thiết bị và đây cũng là ngành nghề truyền thống của Công ty. Với đội ngũ công nhân lành nghề, tay nghề cao, nhiệt tình, năng động trong công việc đã tạo được niềm tin đối với khách hàng nội địa. Mặt khác trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật còn nhận gia công các phụ tùng theo đơn đặt hàng từ các nước SNG, Trung Quốc. Dưới sự lãnh đạo của giám đốc Công ty, với cơ chế quản lý khoán doanh thu và lợi nhuận đã tạo sự năng động và trách nhiệm trong cán bộ và công nhân trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật, họ đã đóng góp một phần đáng kể trong việc tăng thu nhập kim ngạch, doanh số cho Công ty. Khối kinh doanh: bao gồm chi nhánh kinh doanh Lạng Sơn, Phú Thọ và bốn phòng kinh doanh (Phòng KD-XNK I, II, III, IV). Các phòng kinh doanh đều có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh các loại máy móc, thiết bị toàn bộ, ôtô các loại, cung cấp cho toàn nền kinh tế quốc dân và tiến tới mở rộng xuất khẩu sang các nước Trung Quốc, SNG. Đội ngũ chuyên viên có trình độ ngoại thương cao, am hiểu về máy móc thiết bị, có kinh nghiệm và năng động trong kinh doanh là một yếu tố cơ bản tạo nên doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Từ năm 1998 trở lại đây, Công ty áp dụng cơ chế khoán đến từng phòng kinh doanh: khoán doanh thu, khoán lợi nhuận và khoán chi phí đã tạo cho các phòng kinh doanh chủ động trong kinh doanh, trong việc tìm nguồn hàng dưới sự lãnh đạo và giám sát chặt chẽ của Ban giám đốc Công ty. Ngoài việc nắm vững nghiệp vụ ngoại thương, các cán bộ kinh doanh luôn tìm tòi học hỏi nâng cao hiểu biết về kỹ thuật, nắm bắt kỹ thuật của từng mặt hàng thiết bị kinh doanh để có thể lắp đặt, hướng dẫn khách hàng sử dụng khi mua sản phẩm của Công ty. Chính sự năng động, nhiệt tình làm tốt dịch vụ trước và sau bán hàng đã tạo ra một lượng lớn khách hàng truyền thống trong nước như: Cục dự trữ quốc gia, Tổng công ty xây dựng Sông Đà, Tổng công ty công trình giao thông đã đem lại một lượng doanh thu lớn và lợi nhuận ổn định cho Công ty. Khối quản lý: Quản lý là một vai trò quan trọng trong tất cả các tổ chức, căn cứ vào đặc thù kinh doanh của Công ty, Giám đốc Công ty đã phân bổ và giao nhiệm vụ rất cụ thể cho các đơn vị, phòng ban. Khối quản lý với chức năng quản lý các tài sản, con người, trang thiết bị và tham mưu cho giám đốc các chiến lược kinh doanh, mở rộng đầu tư liên doanh, liên kết..., đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ phân bổ, bố trí sắp xếp bảo đảm cho các phòng ban sản xuất kinh doanh thuận lợi. Tham mưu cho giám đốc tuyển lựa cán bộ lớp kế cận. Đội ngũ cán bộ quản lý luôn nhanh nhạy nắm vững các chính sách pháp luật, đảm bảo giải quyết thoả đáng và bảo vệ quyền lợi người lao động. Tham mưu và giúp giám đốc quản lý các nguồn vốn, hạch toán kinh doanh và thực hiện các chế độ về tài chính kế toán do nhà nước quy định. 4.2. Hạch toán nghiệp vụ kinh doanh mua - bán hàng. 4.2.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng. Do nguồn hàng mua về cho công ty chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài. Do đặc điểm: Hàng kinh doanh nhập khẩu của Công ty là các mặt hàng như: máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... đây không phải là những mặt hàng tiêu dùng thông thường mà là hàng công nghiệp phục vụ các hoạt động lớn, các dự án. Chính vì vậy việc tổ chức kinh doanh nhập khẩu tại trung tâm phải được tiến hành đầy đủ chính xác, trung thực kịp thời nhằm theo dõi kiểm tra có hệ thống các khoản thu chi, chi phí và các khoản phải thanh toán với người bán, phải thu của khách hàng theo từng hợp đồng nhập khẩu và mua bán kinh doanh trong nước. Các hình thức hạch toán nhập khẩu hàng hoá: 4.2.1.1. Hạch toán Nhập khẩu theo phương thức trực tiếp. - Khi ra Ngân hàng xin ký quỹ để mở thư tín dụng kế toán ghi: Nợ TK 144: cầm cố kỹ cược ký quỹ ngắn hạn. Có TK 112 (1122): TGGD. Đồng thời ghi Có TK 007: Số nguyên tệ đã ký quỹ. - Khi nhập hàng hoá, Công ty tiến hành kiểm tra nhập hàng và ghi hàng Nhập khẩu: Nợ TK 151, 156(1): khi đang đi đường hoặc Nhập khẩu: TGGD. Nợ TK 632: trong trường hợp giao trực tiếp tại biên giới, cửa khẩu: TGGD. Nợ TK 157: chuyển thẳng đến cho người mua: TGGD. Có TK 111(2), 112(2), 331: Giá mua của hàng nhập khẩu theo TGGD. - Thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 151, 156, 157, 632: TGGD. Có TK 3333: TGGD. - Phản ánh thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 133: Có TK 3331: - Nộp thếu theo thông báo của Hải quan: Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. Có TK 111, 112: - Khi phát sinh chi phí thu mua hàng nhập khẩu: Nợ TK 1562: Chi phí thu mua không thuế. Nợ TK 133: VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Chi phí thu mua cả thuế. - Khi mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua: Nợ TK 111, 112: Tỷ giá giao dịch. Nợ TK 331: Tỷ giá chấp nhân nợ. Có Tk 515: Chiết khấu thanh toán được hưởng theo TGGD. Có TK 156, 157, 632: Chiết khấu thương mại, giảm giá theo TGGD. 4.2.1.2. Hạch toán nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác. (Khi công ty giao uỷ thác nhập khẩu). + Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác đã nộp hộ VAT. - Khi chuyển tiền cho đơn nhận uỷ thác Nhập khẩu để nhờ nhập khẩu hộ hàng hoá và nộp hộ các khoản thuế. Nợ TK 331: TGGD. Có Tk 1112, 1122: TGGD. Đồng thời ghi Có TK 007. - Khi nhận hàng nhập khẩu của đơn vị nhận uỷ thác giao trả. Nợ TK 151, 156, 157: Giá mua của hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu phải nộp theo TGGD. Nợ Tk 133: VAT của hàng nhập khẩu đã được khấu trừ Có Tk 331: Giá mua của hàng nhập khẩu và các loại thuế: TGGD. - Khi thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu cho bên nhận uỷ thác. Nợ TK 1562: Hoa hồng phải trả không thuế Nợ TK 133: VAT được khấu trừ. Có TK 331: Hoa hồng phải trả cả thuế. - Khi công ty thanh toán nốt số tiền còn thiếu cho bên nhận uỷ thác. Nợ TK 331: TG chấp nhận nợ Có TK 111, 112: + Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chưa nộp hộ VAT. - Khi chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu họ hàng. Nợ TK 331: TGGD. Có TK 111, 112: Đồng thời ghi Có TK 007. - Khi nhận hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Nợ TK 151, 156, 157. 632: trị giá hàng nhập khẩu theo TGGD. Có TK 331: trị giá hàng nhập khẩu cả thuế TGGD. - Khi nhận được hoá đơn GTGT đã nộp. Nợ TK 133: VAT của hàng nhập khẩu được khấu trừ. Có TK 151, 156: nếu hàng chưa bán. Có TK 157, 632: nếu hàng gửi bán hoặc đã bán. Các bút toán thanh toán tiền hoa hồng, tiền còn phải trả cho bên nhận uỷ thác hạch toán tương tự như trường hợp đơn vị nhận uỷ thác đã nộp hộ VAT. 4.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Có các hình thức bán: bán buôn qua kho theo phương thức trực tiếp, bán buôn vận chuyển thẳng, bán lẻ. + Bán buôn hàng hoá qua kho: - Bán buôn qua kho theo phương thức trực tiếp. . Khi xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho người mua, căn cứ vào trị giá mua của hàng hoá xuất kho: Nợ TK 632: trị giá mua của hàng hoá xuất kho. Nợ TK 1388: giá trị bao bì có tính giá riêng. Có TK 1561: trị gía mua hàng hoá xuất kho. Có TK 1532: giá trị bao bì. . Doanh thu của hàng hoá đã tiêu thụ: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán + giá trị bao bì. Có TK 511: doanh thu bán hàng không thuế. Có TK 3331: VAT phải nộp. Có TK 1388: giá trị bao bì có tính giá riêng. . Công ty thưởng chiết khấu thanh toán cho người mua: Nợ TK 635: Có TK 111, 112, 131: . Trong trường hợp thưởng chiết khấu thương mại, giảm giá cho người mua hoặc hàng bán bị trả lại: Nợ TK 521, 531, 532: số tiền chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại không thuế. Nợ TK 3331: VAT được giảm trừ. Có TK 111, 112, 131: Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bị trả lại: Nợ TK 111, 152, 138: nếu hàng phải huỷ bỏ. Nợ TK 1561: nếu hàng phải nhập lại kho. Có TK 632: giá vốn của hàng bị trả lại. . Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632: Có TK 1562: . Cuối tháng kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511: Có TK 521, 531, 532: . Cuối tháng kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: Có TK 911: . Cuối tháng kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: Có TK 632: - Bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng: . Khi xuất khẩu hàng hoá gửi đến cho người mua theo hợp đồng: Nợ TK 157: Có TK 1561: gía vốn của hàng xuất kho. . Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán phản ánh đồng thời 2 bút toán: Phản ánh doanh thu đã tiêu thụ: Nợ TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán. Có TK 511: doanh thu bán hàng. Có TK 3331: VAT phải nộp. Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632: Có TK 157: Các bút toán còn lại được hạch toán tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho. + Bán buôn vận chuyển thẳng: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: . Khi nhận hàng của người bán giao trực tiếp hoặc chuyển đến cho người mua theo hợp đồng: Nợ TK 632: giao trực tiếp tay 3 (người bán - người mua - đơn vị thương mại). Nợ TK 157: chuyển đến cho người mua theo hợp đồng. Nợ TK 1388: giá trị bao bì có tính giá riêng. Nợ TK 133: VAT được khấu trừ (không tính bao bì). Có TK 111, 112, 331: tổng giá thanh toán + giá trị bao bì. . Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền: Nợ TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán + giá trị bao bì. Có TK 511: doanh thu bán hàng. Có TK 3331: VAT phải nộp. Có TK 1388: giá trị bao bì. Đồng thời kế toán kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Có TK 157: Các bút toán còn lại hạch toán tương tự như bán buôn trực tiếp qua kho. - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Trong trường hợp này công ty thực hiện chức năng môi giới thương mại và được hưởng một khoản hoa hồng môi giới do bên bán hoặc bên mua trả: . Phản ánh hoa hồng môi giới thương mại được hưởng: Nợ TK 111, 112, 131: hoa hồng môi giới được hưởng (cả thuế). Có TK 511: hoa hồng được hưởng không thuế. Có TK 3331: VAT phải nộp tính trên hoa hồng. . Khi phát sinh chi phí giao dịch, đi lại, môi giới... Nợ TK 641: Có TK 111, 112, 334: Cuối kỳ: kết chuyển doanh thu tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, để xác định lãi lỗ của đơn vị. + Bán lẻ hàng hoá: - Bán lẻ hàng hoá theo phương thức thu tiền trực tiếp (viết hoá đơn, bán hàng, thu tiền): . Phản ánh doanh thu của hàng bán lẻ: Nợ TK 111, 112: số tiền thực thu. Có TK 511: doanh thu bán hàng. Có TK 3331: VAT phải nộp. . Trường hợp số tiền thu về thừa hoặc thiếu so với hoá đơn: Trường hợp thiếu tiền so với hoá đơn: Nợ TK 111, 112: số tiền thực thu. Nợ TK 1381: số tiền thừa so với hoá đơn. Có TK 511: doanh thu bán hàng không thuế (theo hoá đơn). Có TK 3331: VAT phải nộp theo hoá đơn. Trường hợp thừa tiền so với hoá đơn: Nợ TK 111, 112: số tiền thực thu. Có TK 511: doanh thu bán hàng (theo hoá đơn). Có TK 3331: VAT phải nộp theo hoá đơn. Có TK 3381: số tiền thừa so với hoá đơn. . Phản ánh giá vốn của hàng hoá bán lẻ: Nợ TK 632: Có TK 156: Các bút toán còn lại như: chiết khấu, giảm giá, kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn.... để xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành tương tự như bán buôn trực tiếp qua kho. - Bán lẻ hàng hoá theo phương thức trả chậm trả góp. . Khi xuất hàng hóa giao cho người mua theo phương thức trả chậm, trả góp: Nợ TK 632: Có TK 156, 111, 112, 331: . Doanh thu của hàng hoá bán trả chậm, trả góp: Nợ TK 111, 112: số tiền đã thu. Nợ TK 131: số tiền còn phải thu. Có TK 511: doanh thu bán hàng tính theo giá bán thu tiền ngay. Có TK 3331: VAT phải nộp tính trên DTBH. Có TK 3387: lãi phải thu về bán hàng trả chậm, trả góp. . Định kỳ thu tiền gốc và lãi: Nợ TK 111, 112: Có TK 131: Đồng thời ghi: Nợ TK 3387: Có TK 515: số lãi thu từng kỳ. Cuối kỳ kết chuyển giá vốn DTT, xác định kết quả được tiến hành tương tự như bán buôn trực tiếp qua kho. - Bán hàng thông qua đại lý ký gửi (cả bán buôn và bán lẻ): . Khi công ty giao hàng cho đơn vị nhận đại lý ký gửi: Nợ TK 157: Có TK 156, 111, 112: . Khi nhận được thông báo của các đơn vị đại lý ký gửi là hàng đã được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 131: tổng giá thanh toán - hoa hồng đại lý không thuế. Nợ TK 641: hoa hồng đại lý không thuế. Có TK 511: doanh thu bán hàng không thuế. Có TK 3331: VAT tính trên doanh thu bán hàng. Khi thanh toán tiền hàng với bên nhận đại lý: Nợ TK 111, 112/ Có TK 131: tổng giá thanh toán - hoa hồng đại lý không thuế . Kết chuyển giá vốn của hàng giao đại lý đã được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632: Có TK 157: Các bút toán còn lại hạch toán tương tự bán buôn trực tiếp qua kho. 5. Tổ chức công tác kế toán. 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý, Công ty cần phải tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị trường. Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội đã xắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức gọn nhẹ, theo đúng quy định của nhà nước, hoạt động có hiệu quả cao, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau. Trưởng phòng. Kế toán ngân hàng. Kế toán tiền mặt. Kế toán hàng hóa. Kế toán tổng hợp. Phó phòng. Các bộ phận kế toán có chức năng được phân công cụ thể như sau. - Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán. Là người giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công việc kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong toàn công ty. Trưởng phòng phải là người hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ kế toán và có kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo một bộ phận nghịêp vụ này và có trình độ, có khả năng để thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị để kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh không để sai phạm xảy ra. - Phó phòng: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng kế toán về công việc được phân công. Theo dõi kiểm tra các chứng từ thanh toán, chỉ tiêu nội bộ của các phòng ban trong công ty, ký duyệt các chỉ tiêu trong phạm vi được uỷ quyền, các trường hợp đặc biệt phải có sự trao đổi thống nhất với trưởng phòng. Ngoài ra còn theo dõi kiểm tra giải quyết các phần công việc khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách công tác nội bộ của phòng, lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công. - Kế toán ngân hàng: Lập các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, theo dõi và định khoản, hạch toán các khoản báo nợ, báo có của ngân hàng để xác định số dư tài khoản tiền gửi, tiền vay qua ngân hàng, mở thư tín dụng theo dõi và chấp nhận thanh toán các bộ chứng từ nước ngoài thông qua nội dung thư tín dụng đã mở. - Kế toán tiền mặt: Lập các phiếu thu, phiếu chi,kiểm tra chứng từ, thủ tục chi tiêu tiền mặt, thanh toán các chứng từ tạm ứng, tính tiền lương và bảo hiểm xã hội cho các bộ công nhân viên. Kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của các kế toán chi phí, tập hợp và kết chuyển chính xác các khoản chí phí. Tổ chức kế toán chi phí phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Theo dõi thu chi trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt. Mở sổ quỹ ghi chép thu chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ tiền mặt lưu trữ phiếu thu phiếu chi hàng ngày, luôn đảm bảo được tồn quỹ khớp với sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ quỹ, lập bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối tháng. Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt. - Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại sản phầm hàng hoá tại đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho Kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản. Từ đó tiến hành lập báo cáo thuế và các khoản vay Ngân hàng, lập các báo cáo tài chính gửi lên cấp trên. 5.2. Hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ: + Chứng từ tiền tệ bao gồm: - Phiếu thu. - Phiếu chi. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng. - Biên lai thu tiền. - Bảng kê ngoại tệ. - Bảng kiểm kê quỹ. + Chứng từ lao động tiền lương bao gồm: - Bảng thanh toán tiền lương. - Bảng thanh toán tiền thưởng. - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. - Bảng thanh toán BHXH. + Chứng từ nhập xuất tồn kho Vật tư, Hàng hoá bao gồm: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. - Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá). - Thẻ kho. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Biên bản kiểm kê (vật tư, sản phẩm, hàng hoá). + Chứng từ bán hàng bao gồm: - Hoá đơn (GTGT), liên 1 (lưu). - Hoá đơn bán hàng, liên 1 (lưu). - Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu. - Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). + Chứng từ TSCĐ bao gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ, sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Trình tự luân chuyển chứng từ được minh hoạ như sau: Tạo lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng chứng từ Bảo quản, sử dụng lại Lưu trữ chứng từ Phân loại Định khoản 5.3. Hệ thống tài khoản trong công ty. + Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01/N - 31/12/N+1. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: tho tiền gửi ngân hàng tại thời điểm giao dịch. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo giá thực tế. Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo thời gian. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá thành thực tế từng danh mục mặt hàng kiểm kê. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. + Hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng: Công ty đã tổ chức một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐ KINH Tế ngày: 01/22/1995. Bao gồm: - TK 111: Tiền mặt. 1111: Tiền Việt Nam. 1112: Ngoại tệ. - TK 112: Tiền gửi Ngân hàng. 1121: Tiền Việt Nam. 1122: Ngoại tệ. - TK 1312: Phải thu khách hàng. - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 136: Phải thu nội bộ. - TK 1388: Phải thu khác. - TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi. - TK 141: Tạm ứng. - TK 1421: Chi phí trả trước. - TK 144: Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. - TK 151: Hàng mua đang đi đường. - TK 152: Nguyên vật liệu. - TK 153: Công cụ, dụng cụ. 1531: Công cụ dụng cụ. 1532: Bao bì luân chuyển. - TK 156: Hàng hóa. 1561: Giá mua hàng hoá. 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. - TK 157: Hàng gửi bán. - TK 159: Dự phòng giảm gía hàng tồn kho. - TK 211: Tài sản cố định hữu hình. - TK 214: Hao mòn tài sản cố định. - TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. - TK 311: Vay ngắn hạn. - TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả. - TK 331: Phải trả người bán. - TK 3331: Thuế giá trị gia tăng. - TK 33312: Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu. - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 3337: Thuế nhà, đất: tiền thuê đất. - TK 3338: Các thuế khác. - TK 334: Phải trả công nhân viên. - TK 335: Chi phí phải trả. - TK 3368: Phải trả nội bộ. - TK 338: Phải trả, phải nộp khác. - TK 341: Vay dài hạn. - TK 342: Nợ dài hạn. - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh. - TK 413: Chênh lệch tỷ giá. - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. - TK 4311: Quỹ khen thưởng. - TK 4312: Quỹ phúc lợi. - TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. - TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. - TK 515: Doanh thu từ hoạt động tài chính. - TK 521: Chiết khấu thương mại. - TK 531: Hàng bán bị trả lại. - TK 532: Giảm giá hàng bán. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641: Chi phí bán hàng. - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 711: Thu nhập khác. - TK 811: Chi phí khác. - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. 5.4. Hệ thống sổ kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là biẻu hiện của tổ chức một hệ thống sổ sách kế toán, để thực hiện công tác hạch toán tại công ty. Quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, tổ chức hợp lý, hợp lệ hệ thống sổ kế toán là đặc biệt quan trọng. Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội đang áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức: Nhật ký chứng từ. Chứng từ kế toán Nhật ký chứng từ. Sổ cái. Báo cáo kế toán. Bảng phân bổ. Bảng kê. Sổ chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng phân bổ. Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ: Đối chiếu, so sánh: Trình tự hạch toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán ghi vào các Bảng kê và các nhật ký chứng từ, và cũng đồng thời ghi vào các sổ chi tiết tương ứng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong trường hợp hạch toán chi tiết. Sau đó cuối kỳ kế toán số liệu từ các chứng từ kế toán được ghi vào các bảng phân bổ theo từng loại từ bảng phân bổ vào các bảng kê và nhật ký chứng từ. Cộng số liệu từ các bảng kê rồi chuyển về các nhật ký chứng từ có liên quan, số liệu cuối kỳ cuả bảng kê còn làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. cộng số liệu cuối kỳ từ các nhật ký chứng từ rồi chuyển vào sổ cái, khoá sổ cái so sánh đối chiếu số liệu với các bảng tổng hợp chi tiết rồi lập Báo Cáo kế tóan. Các loại sổ sách sử dụng: Công ty sử dụng phần mềm kế toán riêng của Công ty, tuy nhiên do phần mềm kế toán này chưa hoàn thiện nên công tác kế toán vừa làm bằng máy vi tính vừa làm bằng thủ công. + Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Bảng kê (ghi chép bằng máy). - Nhật ký chứng từ (ghi chép bằng máy sau đó in ra). - Bảng phân bổ (ghi chép bằng máy). - Sổ cái (ghi chép bằng tay). + Sổ kế toán chi tiết bao gồm: - Sổ chi tiết tiền mặt: (ghi chép bằng máy). - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: (ghi chép bằng máy). - Sổ chi tiết các tài khoản khác: (211, 214, 241, 334, 311, 335, 136, 336, 142, 144, 153). - Sổ chi tiết chi phí: (641, 642). - Sổ chi tiết các tài khoản: (511, 632, 156 - ghi chép bằng máy). - Sổ quỹ tiền mặt: (ghi chép bằng tay). - Báo cáo hàng hoá tồn kho xin giảm giá và thanh lý. - Sổ chi tiết công nợ: (331, 131 - ghi chép bằng máy). - Bảng cân đối số phát sinh công nợ: + Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nói cách khác báo cáo kế toán tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng hoạt động tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm. Hệ thống báo cáo tài chính mà doanh nghiệp đang sử dung bao gồm: - Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ ‏‎yếu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định (cuối quý hoặc cuối năm). Nội dung của bảng cân đối kế toán được thể hiện thông qua các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại trình, xắp xếp thành từng loại, mục, và từng chỉ tiêu cụ thể các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ. - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cho một thời kỳ nhất định ngoài ra báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghiã vụ của doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm 3 phần: . Phần I: Lãi (lỗ): Phản ánh tình hình kinh doanh mua bán hàng của công ty trong năm báo cáo. . Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách: phản ánh tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, thu nộp các khoản theo nghĩa vụ cho ngân sách. . Phần III: Thuế GTGT được khấu trừ, được miễn giảm, được hoàn lại: phản ánh tình hình thanh quyết toán thuế GTGT với ngân sách Nhà nước. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu chi tiền của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hoạt động tài chính. - Thuyết minh báo cáo tài chính: thuyết minh báo cáo tài chính là báo cáo nhằm thuyết minh và giải trình bằng lời, bằng số liệu của một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chưa được thể hiện trên báo cáo tài chính. Bản thuyết minh này cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm báo cáo được chính xác. 5.5. Một số phần hành kế toán chủ yếu. 5.5.1. Tài sản cố định. + Kế toán tài sản cố định hữu hình: - Chứng từ kế toán được sử dụng: Hoá đơn thuế GTGT. Hoá đơn mua hàng. Biên bản bàn giao công trình. Các chứng từ thanh toán. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Tài khoản sử dụng: TK 211, 214, 241 và các tài khoản khác có liên quan. - Sổ kế toán: Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chứng từ nên các sổ cần dùng để hạch toán đó là: Bảng kê. Nhật ký chứng từ. Sổ cái. Sổ chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết. - Trình tự hạch toán: . Khi mua sắm tài sản cố đinh kế toán ghi: Nợ TK211: giá trị TSCĐ mua không thu Nợ TK133: thuế GTGT của TSCĐ được khấu trừ Có TK 111,112, 331: tổng giá thanh toán . TSCĐ tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao kế toán ghi: Nợ TK 211: nguyên giá TSCĐ. Có TK 241(2412) . Khi nhượng bán TSCĐ: TSCĐ nhượng bán là những TSCĐ không cần sử dụng hoặc xét thấy sử dụng không hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ công ty lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai tổ chức đấu thầu và có hội đồng mua bán, lập biên bản gia nhận TSCĐ. . Khi phát sinh hoạt động nhượng bán TSCĐ kế toán ghi: Số thu từ nhượng bán: Nợ TK 111,112,131: tổng giá thanh toán Có TK711: giá bán không thuế Có TK3331: thuế GTGT phải nộ Xoá sổ TSCĐ: Nợ TK 214: giá trị hao mòn của TSCĐ Nợ TK811: giá trị còn lại của TSCĐ Có TK 211: nguyên giá tài sản cố đị . Khi các chi phí phát sinh trong quá trình nhượng bán: Nợ TK 811: chi phí phát sinh không thuế. Nợ TK133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,131: tổng giá thanh toán + Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: - Tài khoản sử dụng: TK 211, 241, TK tiền và các tài khoản khác có liên quan. - Trình tự hạch toán: Trường hợp sửa chữa thường xuyên: . Khi phát sinh các chi phí căn cứ vào hoá đơn chứng từ kế toán ghi Nợ TK 642: Chi phi sửa chữa không thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán. Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ: . Tập hợp chi phí sửa chữa lớn phát sinh: Nợ TK 241: chi phí phát sinh không thuế. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,131: tổng chi phí thực tế phát sinh. . Công ty tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TS. Nợ TK 142, 242: chi phí thực tế phát sinh. Có TK 241: chi phí thực tế phát sinh. . Kế toán căn cứ vào kế hoạch tiến hành phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: Nợ TK 642: phần chi phí được phân bổ. Có TK 142,242: phần chi phí được phân bổ. . Đối với phần chi phí sửa chữa nhằm nâng cao kéo dài tuổi thọ của tài sản cố định kế toán công ty ghi: Nợ TK 211: tăng nguyên giá của TSCĐ. Có TK 241: chi phí sửa chữa lớn. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Chỉ tiêu. Tỷ lệ khấu hao. Nội dung sử dụng. TK 641: Chi phí bán hàng. TK 642: Chi phí QLDN. Nguyên giá. Số khấu hao. Máy móc thiết bị. 10 250850500 2090421 2090421 Phương tiên vận tải. 15 5450270350 68128379 68128379 Nhà kho. 10 11250550000 93754583 65628208 28126375 Cộng. 16951670850 163973383 133756587 30216796 (Trích bảng phân bổ). 5.5.2. Kế toán vốn bằng tiền: + Kế toán tiền mặt: - Chứng từ kế toán được sử dụng: Phiếu thu. Phiếu chi. Biên bản kiểm kê quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán. - Tài khoản sử dụng: TK 111 và các tài khoản khác có liên quan. - Các loại sổ kế toán được sử dụng: Sổ cái TK111. Nhật ký chứng từ số 1. Sổ chi tiết TK 111. Bảng kê số 1. Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo kế toán. - Trình tự hạch toán: . Khi phát sinh các khoản làm tăng tièn mặt tại quỹ kế toán ghi: Nợ TK 111: Số thực thu. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 711: Doanh thu từ hoạt đông khác. Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Có TK 131, 136, 138, 141: . Khi phát sinh các nghiệp vụ làm giảm quỹ tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 152: Công cụ dụng cụ. Nợ TK 211: Tài sản cố định. Nợ TK 311, 341, 331: Các khoản phải trả. Có TK 111: Số thực chi. Trình tự hạch toán quỹ tiền mặt được minh hoạ như sau: Chứng từ gốc tiền mặt Bảng kê số 1 Nhật ký chứng từ số 1 Sổ cái TK 111 Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 111 Ví dụ minh hoạ về sổ cái của TK 111. (Từ ngày 01/01/2003 - 31/12/2003). Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 0002 0001 0251 0252 1000 1001 01/01 12/02 31/03 01/03 04/04 04/04 Số dư đầu kỳ 2563218932 Trả tiền mua hàng kỳ trước. Thu tiền bán hàng ........................ Nộp tiền vào ngân hàng Nhập khẩu 100 máy uỷ B170 từ hàn quốc ........................ Nhập khẩu 150 xe KAMAZ – 55111 từ Liên xô Công ty xây dựng số 1 thanh toán tiền mua hàng còn nợ ............................. Cộng phát sinh: 331 511 112 2114 2114 2114 131 1289000000 1560000000 5412218932 268000000 897000000 2764000000 5687300000 9616300000 (Nguồn từ Sổ cái TK 111 của công ty). + Kế toán tiền gửi ngân hàng. - Chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, séc, thư tín dụng. Bảng sao kê của ngân hàng. Các chứng từ gốc thanh toán. - Tài khoản sử dụng: TK 112 và các tài khoản khác có liên quan. - Các loại sổ kế toán được sử dụng tại công ty: Sổ cái TK 112. Nhật ký chứng từ số 2. Sổ chi tiết TK 112. Bảng kê số 2. Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo kế toán. - Trình tự hạch toán: . Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng kế toán sử dụng bút toán: Nợ TK112: Có TK 511, 711, 515: Có TK 131, 136, 138, 141: Các khoản phải thu. . Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt tại quỹ. Nợ TK 211: TS CĐ. Nợ TK 133: Thuế GTGT dược khấu trừ. Nợ TK 331, 336, 338: Các khoản phải trả. Có TK 112: Trình tự hạch toán TGNH được minh hoạ như sau: Giấy báo ngân hàng và các chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 2 Sổ cái TK 112 Báo cáo kế toán Bảng kê số 2 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 112 5.5.3. Kế toán xác định kết quả và phân phối kết quả hoạt động kinh doanh. + Xác định kết quả hoạt động kinh doanh: - Chứng từ sử dụng: các chứng từ được sử dụng trong báo cáo kết quả kinh doanh chủ yếu là các chứng từ tự lập như: các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, bảng tính kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tài chính ... - Tài khoản sử dụng: TK 911, 421 và các tài khoản có liên quan - Trình tự hạch toán: . Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK511 / Có TK 911: Doanh thu bán hàng. . Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911/ Có TK 632: giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ. . Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911/ Có TK641: chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. . Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911/ Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. - Xác định kết quả hoạt động kinh doanh: . Nếu có lãi: Nợ TK 911/ Có TK 421: số lãi . Nếu lỗ: Nợ TK 421/ Có TK 911: số lỗ - Xác định kết quả từ hoạt động khác: . Thu nhập từ hoạt động khác: Nợ TK 811/ Có TK 911: . Kết chuyển chi phí từ hoạt động khác: Nợ TK 911/ Có TK 811: Tổng chi phí. Nếu có lãi: Nợ TK 911/ Có TK 421: Nếu lỗ: Nợ TK 421 / Có TK 911: - Xác định kết quả từ hoạt động tài chính: . Thu nhập từ hoạt động tài chính: Nợ TK 515 / Có TK 911: Tổng số thu nhập. . Chi phí từ hoạt động tài chính: Nợ TK 911 / Có TK 635: Tổng chi phí. . Xác định số lãi ( lỗ nếu có ): Nếu lãi: Nợ TK 911 / Có TK 421: Nếu lỗ: Nợ TK 421 / Có TK 911: số lỗ. + Kế toán phân phối kết quả hoạt động kinh doanh: - Các lại chứng từ sử dụng: Thông báo của cơ quan thuế. Bản quyết toán. Các chứng từ khác. - Tài khoản sử dụng: TK 421 và các tài khoản khác có liên quan. - Trình tự hạch toán: . Căn cứ vào thông báo của cơ quan thuế xác đinh thuế thu nhập công ty phải nộp: Nợ TK 421/ Có TK 3334: . Chia lãi cho các đồng sở hữu: Nợ TK 421/ Có TK 111, 112, 338: . Bổ sung nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 421 / Có TK 411: nguồn vốn kinh doanh. . Nếu lỗ các đồng sở hữu sẽ phải bù lỗ: Nợ TK 411/ Có TK 421: Kết luận Kế toán là một hệ thống vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, tập đoàn ... nếu như không có hệ thống kế toán thì sẽ không có sự hoạt động của các doanh nghiệp, tập đoàn đó. Việc tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp các nhà lãnh đạo mỗi doanh nghiệp thấy được sự vận hành của tổ chức của mình như thế nào để từ đó đưa ra những giải pháp điều chỉnh phù hợp. Với những kiến thức đã được học ở nhà trường và qua thời gian thực tập em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty không nhiều đồng thời do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kiến thức thực tiễn nên báo cáo này sẽ không tránh khỏi những thiếu xót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý chân thành của các thầy cô giáo, của tập thể công ty để báo cáo được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán của công ty và thầy giáo Trần Đức Vinh đã hướng dẫn chỉ bảo em hoàn thành báo cáo này.