Đề tài Quá trình khảo sát, thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường

ác tại UBND huyện Vĩnh Tường có các loại Văn bản , tài liệu gửi như Quyết định , Chỉ thị , Công văn... Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND huyện Vĩnh Tường Văn bản hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất tốt , đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu. Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường đã trang bị 02 máy tính và một máy in . Cơ quan cũng đã có một nhân viên đánh máy chuyên trách . Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy riêng. Nhân viên đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên Văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm tra chặt chẽư về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban (đối với văn bản ban hanh nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ). Nhận xét: + Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành tương đối đúng quy trình . +Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấy theo qui định của Nhà nước. Lề trên 2.5 cm Lề dưới 2.5cm Lề trái 3,5cm Lề phải 2cm Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của Văn bản đánh máy. Trình ký +Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung chặt chẽ. Tại UBND huyện Vĩnh Tường việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên Văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thi Chánh Văn phòng kiểm tra vể thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt động của cơ quan. Nhận xét: UBND huyện Vĩnh Tường bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy định về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký Văn bản nên đã giúp cho Chánh Văn phòng sắp xếp Văn bản cần trình ký một cách nhanh chóng , trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho Văn bản được ban hành đúng quy định . Công tác đóng dấu Văn bản : Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành . Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành khá tốt. Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký . UBND huyện Vĩnh tường sử dụng các loại dấu sau: -Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND -Dấu văn phòng -Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên phó chủ tịch... -Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc... *Nhận xét: Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giẵ và đóng dấu nên dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định, đóng dấu rõ ràng , đúng chiều. Đăng ký văn bản đi: Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong những phương tiện đăng kýVăn bản như sổ, máy tính ... nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm Văn bản được nhanh chóng. Tất cả các công văn đi của UBND huyện Vĩnh Tường , sau khi đã có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “ số đăng ký công văn đi ” của cơ quan. Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác. Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số. ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấy theo năm và theo tên loại Văn bản. Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập hai sổ là: Sổ Đăng ký Văn bản mật đi, sổ đăng ký cho tất cả các loại Văn bản đi. Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi ” của UBND huyện Vĩnh Tường theo quy định của Nhà nước (mẫu sổ ở phần phụ lục số 2) Nhận xét : Ưu điểm việc đăng kí văn bản đi bằng sổ ở UBND huyện Vĩnh Tường rất dễ làm , các Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác , đủ thể thức . Cán bộ Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ . Nhược điểm : Bên cạnh viẹc dễ làm thì đăng ký Văn bản bằng sổ lại gây khó khăn cho việc tra tìm như :Mất thời gian , tốn công khi cần thiết . Chuyển giao Văn bản Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận. Việc gửi Văn bản ở UBND huyện Vĩnh Tường đến các cơ quan hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử dụngu hai laọi phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần: +Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì . +Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì . Khi làm thủ tục gửi Văn bản , Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ của cơ quan , cá nhân nhận Văn bản theo ý kiến phân phối . Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời . Đối với những Văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban trong Uỷ ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi Văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký , con dấu hợp lệ. Nhận xét : Nhìn chung công tác chuyển giao Văn bản “Đi” của UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành nhanh chóng đảm bảo Văn bản gửi đi đúng địa chỉ , đúng thẩm quyền giải quyết công việc , một cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước bằng Văn bản. g. Quản lý bản lưu văn bản đi: Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục đích lâu dài , các Văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản : Một bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dẽ tra tìm. Công tác quản lí bản lưu tại UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành như sau: Sau khi mỗi văn bản được ban hành , ngoài số Văn bản chuyển theo ý kiến phân phối , Cán bộ Văn thư đều lưu lại hai bản :01 bản để lưu vào hồ sơ công việc của cán bộ đã soạn thảo ra Văn bản , 01 bản lưu ở phòng Văn thư. Hai bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và nội dung . Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành : Văn bản nào được hình thành trước sắp xếp xuống dưới , Văn bản nào hình thành sau sắp lên trên. Việc này tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng khi cần thiết . Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác quản lí bản lưu UBND huyện được tổ chức rất tốt , đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại một văn bản để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Uỷ ban. 3.2 Quản lý văn bản đến : ** Khái niệm về văn bản đến: Văn bản ( Công văn ) đến là toàn bộ văn bản –Tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác đến . UBND huyện Vĩnh Tường là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở điọa phương trong quá trình hoạt động Uỷ ban phải nhận một khối lượng văn bản đến khá lớn của các cơ quan chính quỳen cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công việc , các văn bản đến đã được tổ chức , quản lí rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin ho hoạt động quản lí và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan. Hằng ngày UBND huyện vĩnh tường phải nhận các loại công văn đến của TW , cơ quan tỉnh , văn bản giao dịch của các huyện bạn và các đơn thư của công dân trong địa bàn huyện. Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được tổ chức rất cụ thể , đúng quy định của Nhà nước đề ra. Qua quá trình khảo sát thức tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành theo trình tự sau: Tiếp nhận , bóc bì văn bản: Qua khảo sát tôi thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản ở UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành rất tốt. Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân loại các văn bản đến này. Khi nhận được văn bản , Nhân viên Văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có đúng Văn bản gửi cho UBND huyện không, số lượng Văn bản có đầy đủ không , có bị rách thủng không. Với những trường hợp có sai sót thì Nhân viên văn thư sẽ báo ngay cho Chánh Văn phòng xử lí kịp thời. Sau khi đã kiểm tra xong thì Nhân viên văn thư tiến hành phân ra hai loại là loại những Văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng. Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận. Nhân viên Văn thư đã dùng kéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số , kí hiệu đã ghi ngoài bì văn bản. Nhân viên văn thư luôn bóc bì những Văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời. Với văn bản mật thì Uỷ ban huyện giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản lí Văn bản được chặt chẽ , tất cả công văn đến cơ quan đều được nhân viên Văn thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm đến. Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối cùng của tất cả các Văn bản đến Uỷ ban trong một năm. Nhân viên Văn thư thường đóng dấu đến vào dưới phần số và ký kiệu công văn đến. Mẫu dấu đến của UBND huyện Vĩnh Tường được trình bày như sau: CÔNG VĂN ĐẾN Số đến:........... Ngày...tháng....năm...... Dấu đến có kích thước là : chiều rộng 3cm, chiều dài 5cm. Sau khi đóng dấu đến , ghi số , ngày tháng năm đến, Nhân viên văn thư , tiến hành đăng ký văn bản đến vào “ Sổ đăng ký Văn bản đến ” một cách chính xác đầy đủ . Tại UBND huyện Vĩnh Tường đang quản lí Văn bản bằng sổ hàng năm do số lượng văn bản đến không nhiều UBND huyện lập các số đăng ký Văn bản theo hai loai là : Một “ Sổ đăng ký văn bản mật đến ”, một “ Sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đến” của Uỷ ban. Mẫu bìa và ruột sổ đăng ký công văn đến của UBND huyện Vĩnh Tường ( phần mục lục số 1 ) Nhận xét : Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành khá tốt . Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ , lấy số , ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau. Việc đăng ký bằng sổ tương đối dễ làm, Nhân viên Văn thư hầu như không gặp khó khăn gì trong việc đăng ký các thông tin trên văn bản vào sổ. c. Trình phối và chuyển giao văn bản đến : Tất cả các văn bản đến , sau khi đã được bóc bì , đóng “ Dấu đến” và đăng ký vào sổ để quản lý, Nhân viên Văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Uỷ ban xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan. Sau khi Chánh Văn phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo HĐND và UBND , Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận , người nhận ” rồi trực tiếp chuyển Văn bản đến tất cả các phòng Ban, bộ phận , cá nhân theo ý kiến đã cho. Khi chuyển Văn bản đến ai thì Nhân viên Văn thư đến xin chữ ký vào cột “ ký nhận ” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lí Văn bản được chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra , theo dõi việc giải quyết Văn bản. d. Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản: Các văn bản đến UBND huyện Vĩnh Tường đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng , khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảo đúng quy định , đúng địa chỉ của đơn vị , cá nhân... Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch cùng với Chánh Văn phòng và nhân viên Văn thư. Nhân viên văn thư luôn quan tâm việc giải quyết văn bản đến cuả các bộ phận , có những chắc trở kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết đặc biệt là văn bản có dấu mật hoặc khẩn .Tuy nhiên văn phòng HĐND và UBND huyện chưa có sổ theo dõi giải quyết Văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lí Văn bản , tổ chức giải quyết Văn bản chưa sát. e. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu : Hồ sơ là một tập( hoặc một văn bản) có liên quan với nhau vì một vấn đề, một sự việc hoặc một người , được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản –Tài liệu hình thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc , phương pháp nhất định. Lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu xuất và chât lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ. Theo bản điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963 của Văn phòng chính phủ về công tác công văn -giấy tờ quy định :” Cán bộ , Nhân viên làm công tác công văn -giấy tờ và cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm”. Thực hiện qui định trên , UBND huyện Vĩnh Tường đã quy định : Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các phòng , Ban chuyên môn , các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt , nhiều bộ phận khác chưa làm tốt công tác này . Các phòng ban đã tiến hành lập hồ sơ như : Phòng tư pháp Phòng TN-MT UBND huyện đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các phòng, Ban trong Uỷ ban biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến hành nhanh chóng , đúng quy định . Tuy cơ quan đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này chưa được thực hiện tốt , một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp , biên mục rõ ràng . Với một số hồ sơ đã được lập thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa học, đánh số văn bản cụ thể , đảm bảo thuận tiện khi tra tìm . Các hồ sơ đã được lập vào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận Lưu trữ đúng quy định thời gian , tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ. Nhận xét: Ưu điểm : Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn gàng, đánh số thứ tự rõ ràng . Hồ sơ được biên mục cụ thể hoặc tên gọi nên rất dễ tra tìm . Nhược điểm :Hầu hết tài liệu trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân Huyện chưa được lập hồ sơ , việc này làm ảnh hưởng đến việc thu nhập , bảo quản tài liệu ở tình trạng lộn xộn, lưu trữ khi chưa lập hốơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài liệu , khó tìm và gây khó khăn cho công tác chỉnh lý. 4. Quản lý và sử dụng con dấu. Một trong những nội dung cơ bản của công tác Văn thư trong các cơ quan là việc quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu là yếu tố quan trọng trong thủ tục Hành chính hiện hành . Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý . Tại UBND huyện Vĩnh Tường Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của công tác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu . Nắm được tính chất quan trọng của Con dấu Cán bộ Văn phòng nói chung là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc sử dụng bảo quản dấu rất tốt . UBND huyện Vĩnh Tường sử dụng hai loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc huy và dấu văn phòng và các dấu như : Dấu mật , dấu khẩn, hoả tốc , dấu đến , dấu chức danh của các chủ tịch và các phó chủ tịch, dấu của Chánh văn phòng. Dấu được đóng đúng quy định , chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ , không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản không đúng thể thức . Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái , cơ quan dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản. Nhận xét : Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND huyện tôi thấy công tác quản lí và sử dụng con dấu tại cơ quan như sau: Dấu của UBND huyện Vĩnh Tường được bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ , đặt vào ngăn tủ tại cơ quan , có khoá tủ chắc chắn .Dấu chỉ đóng vào những Văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ . Dấu đóng đúng qui định của Nhà nước. 5. Lập hồ sơ hiện hành Tổ chức quản lí công văn giấy tờ trong một cơ quan nhằm phục vụ thông tin kịp thời nhanh chóng , chính xác cho công tác quản lí không những ở khâu quản lí công văn Đi - Đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng đóng vai trò hết sức quan trọng . Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác Văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác Lưu trữ. Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt , có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu. Qua khảo sát tôi thấy : Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Vĩnh Tường đảm bảo yêu cầu , tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, Văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lí.Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộ Văn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương cho Cán bộ công chức năm 2006 gồm : + Biên bản họp hội đồng ngày 12/6/2005 về việc xét nâng lương cho Cán bộ công chức năm 2005. + Danh sách Cán bộ đề nghị nâng lương đợt 1. +07 quyết định nâng lương của từng Cán bộ công chức + Danh sách Cán bộ đề nghị nâng lương đợt 2 +24 quyết định nâng lương của từng Cán bộ công chức Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một năm , Cán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Cán bộ Lưu trữ tiến hành thu thập bổ xung tài liệu vào Lưu trữ , công việc này được tiến hành theo quy định. Nhận xét: Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND huyện Vĩnh Tường tôi thấy công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện khá tốt. Cán bộ Văn thư đã lập danh mục hồ sơ trước khi đưa vào Lưu trữ cơ quan. ( Danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ phần phụ lục số 6 và số 7 ). II.QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 1. Mô hình văn phòng: Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường tên đầy đủ là Văn phòng HĐND điều hành của HĐND –UBND huyện trong việc quản lí Nhà nước ở địa phương. UBND Huyện đã bố trí Văn phòng ở vị trí rất thuận tiện cho việc giao dịch cũng như giải quyết tốt các nhiệm vụ khác . Văn phòng được bố trí ở tầng 1 gần cửa ra vào , rất tiện cho việc giải quyết công việc hàng ngày. Phòng Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện là một phòng khép kín , được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn , trong phòng có 2 bàn làm việc đặt cạnh cửa sổ ra vào , trên bàn có một máy điện thoại, đây là phương tiện thu thập , xử lý thông tin một cách nhanh nhất. là cầu nối thông tin giữa Cán bộ Văn phòng với lãnh đạo Uỷ ban nhân dân. Hai tủ đựng tài liệu : Hai chiếc tủ được đặt gọn gàng trong phòng ; à nơi cất giữ , bảo quản an toàn cho khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. * Nhân xét: Cách bố trí Văn phòng văn thư của UBND huyện Vĩnh Tường theo mô hình khép kín , tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh , tập trung cho cán bộ Văn thư , không gây ảnh hưởng đến người khác , đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Văn thư. Thiết bị Văn phòng hiện đại được sử dụng là máy tính và phục vụ cho việc soạn thảo là chủ yếu .Do điều kiện khách quan mà máy ở đây chưa được nối mạng nên chưa phát huy được hết tính ưu việt của nó ( như theo dõi các thông tin trên mạng để phục vụ cho mục đích quản lý trong cơ quan). Nhìn chung đội ngũ Cán bộ Văn phòng có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 2. Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường gồm có 01 Chánh Văn phòng , 02 phó Chánh Văn phòng và có 23 Nhân viên, trong đó có 19 Nhân viên đã vào biên chế và 06 Nhân viên hợp đồng. Trong đó có 01 Cán bộ Văn thư . Sơ đồ tổ chức thiết bị làm việc phòng Văn thư của UBND huyện Vĩnh Tường. 1 3 5 6 2 4 7 Cửa vào Bàn làm việc (Điện thoại) Bàn làm việc Máy tính , máy in , máy fax Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu Quạt điện III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 1.Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ: UBND huyện Vĩnh Tường cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương , một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản , giấy tờ tài liệu. Trong quá trình hoạt động, Uỷ ban nhân dân Huyện đã có khã nhiều tài liệu hình thành, đây là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện. Hiện nay, UBND huyện có một kho lưu trữ cơ quan là Chánh Văn phòng. Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh Văn phòng ra các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này . Để bảo quản tốt tài liệu thì cần trang bị thêm các thiết bị cần thiết như: Cặp đựng tài liệu , tủ ... Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn Nghiệp vụ cho Cán bộ nắm vững các khâu Nghiệp vụ như:Chỉnh lý , thu thập , bảo quản , tổ chức sử dụng ... có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan tâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn , ý nghĩa hơn khi sử dụng chúng vào mục đích khác nhau. 2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, chúng ta có thể khai thác xử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau , đặc biệt trong lĩnh vực quản lý Hành chúnh Nhà nước . Thế nhưng do nhận thức chưa đúng đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơ quan nói chung chưa chú trọng đến công tác Lưu trữ. Tại UBND huyện Vĩnh Tường công tác Lưu trữ được quan tâm nhưng cũng chưa thực sự tốt. Cơ quan đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu một cách cẩn thận , tuy nhiên mới thành lập kho lưu trữ riêng nên một số tài liệu vẫn chưa chỉnh lý vẫn trong tình trạnh bó gói, để lộn xộn . Cơ quan có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ các khâu Nghiệp vụ công tác Lưu trữ như :Thu thập, chỉnh lý , bảo quản , tổ chức sử dụng , giao nộp tài liệu... thực hiện chưa tốt lắm. a.Công tác thu thập tài liệu: Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thường xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được chọn vẹn khối tài liệu có trong hoạt động của cơ quan đó. Tại UBND huyện Vĩnh Tường công tác thu thập tài liệu cũng được tiến hành hàng năm vào cuối năm làm việc với các bộ phận Phòng , Ban chuyên môn. Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động , Chủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh Văn phòng chỉ đạo các phòng , Ban lập hồ sơ công việc của bộ phận mình. Nhằm tạo điều kiện cho công tác thu thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho Lưu trữ được thuận lợi , hiệu quả, đảm bảo Văn bản , tài liệu được thu thập là có giá trị , phục vụ lâu dài trong hoạt động của Uỷ ban. Các loại tài liệu nộp như : Tài liệu quản lý Hành chính Nhà nước, tài liệu tổ chức chính quyền,tổ chức bộ máy cơ quan, tài liệu về phát triển kinh tế , văn hoá, xã hội.... Nhận xét : Ưu điểm : Công tác thu thập tài liệu ở UBND huyện Vĩnh Tường đã được tiến hành hàng năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác thu thập đã tạo điều kiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan. Nhược điểm : có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng được Lưu trữ. b. Công tác chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ , phân loại , xác định giá trị , thu thập bổ sung tài liệu... để nhằm tổ chức khoa học , tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu hết giá trị , bảo quản những tài liệu quan trọng. Tại UBND huyện Vĩnh Tường công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm , UBND đã có phông lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho công tác Lưu trữ. Hiện nay , khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong tình trạng bó gói , lộn xộn . Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một số tài liệu , và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –Lưu trữ . Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì UBND huyện Vĩnh Tường. Để công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt công tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí. c.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò , ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ , việc thu thập , phân loai , xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các Lưu trữ đã khó , việc bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn , phức tạp hơn. Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do kho tàng , trang thiết bị , nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người gây ra . Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong các lưu trữ. Tại UBND huyện Vĩnh Tường công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần được quan tâm hơn. Hiện nay Uỷ ban nhân dân huyện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng, trong phòng Lưu trữ mới chỉ có giá đựng tài liệu. Tuy chưa thu thập đủ , nhưng tài liệu Lưu trữ ở đây là tài liệu của tất cả các phòng , ban duy chỉ có tài liệu của phòng Tư pháp là bảo quản riêng tại phòng đó. Do mới xây dựng được phòng Lưu trữ , chỉ có một cán bộ Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt . Chỉ có những tài liệu đã được chỉnh lý từ năm trước thì được xếp lên giá, còn một số tài liệu vẫn ở tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử dụng.Vì kho lưu trữ của Uỷ ban chưa trang bị được các thiết bị như cứu hoả, quạt thông gió , máy điều hoà... nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi có sự cố xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện khắc nghiệt ở đây. Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố cho công tác bảo quản tài liệu thì UBND huyện Vĩnh Tường cũng tận dụng mọi khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu luôn được quét dọn, lau chùi sạch sẽ , thoáng mát , tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được xử lý sạch , khô. d.Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ: Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu tại Uỷ ban huyện Vĩnh Tường tổ chức theo hình thức cho mượn , Cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến phòng mượn tài liệu , nghiên cứu tại phòng hoặc phô tô mang về nhà . Ở đây chưa xây dựng được phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài liệu do đó hiệu quả công tác này chưa cao. Hiện nay Lưu trữ huyện đang mở, phục vụ cho nhu cầu sử dụng , sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của UBND huyện. Đối tượng nghiên cứu tài liệu ở đây là Cán bộ chuyên môn trong Uỷ ban và cũng chỉ nghiên cứu được một khối lượng nhất định. Do Cán bộ Văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa được xác định giá trị , chưa thể đưa ra công bố giới thiệu .Do chưa có công cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn. Tuy công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND huyện chưa được quy mô nhưng khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của cơ quan. Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, UBND huyện đang từng bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử dụng tài liệu. e.Công tác giao nộp tài liệu : Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi năm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình đã làm xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan , tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau 5 năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ , nhằm Lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài. Tại UBND huyện Vĩnh Tường công tác nộp tài liệu được tiến hành sau mỗi năm làm việc và khi nôi dung trong Văn bản, tài liệu được giải quyết xong. Cứ đến cuối năm bộ phận Lưu trữ huyện tiếp tục tiếp nhận tất cả tài liệu của các phòng chuyên môn như sau: Tài liệu về Văn hoáv- Xã hội Tài liệu về lĩnh vực kinh tế Tài liệu về Địa chính - Quản lý đất đai Toàn bộ khối tài liệu này được đưa vào lưu trữ huyện. Tại đây , tài liệu được bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng theo nhu cầu khác nhau của cơ quan. UBND huyện đã xây dựng bản danh mục hồ sơ , tài liệu nộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập và đem vào nộp lưu , tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi. Sau khi công tác nộp lưu tiến hành xong, bộ phận Lưu trữ huyện viết báo cáo lên lưu trữ tỉnh để Lưu trữ cấp trên được biết. Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu thập tương đối đầy đủ chọn vẹn. Tuy nhiên , bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa tốt trong công tác này như: Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể, gây khó khăn cho tra tìm. f. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ: Để nâng cao hiệu quả công việc , đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, UBND huyện Vĩnh Tường đã luôn chú trọng quan tâm đến việc áp dụng Khoa học – Công nghệ nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời , theo kịp thời đại, Trong công tác Lưu trữ , UBND huyện cũng đã có sử dụng Tin học vào một số khâu như : Quản lý tài liệu lưu trữ bằng máy tính . Tuy nhiên do máy chưa nối mạng nên chưa khai thác được thông tin phong phú trên mạng để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và thông tin về Lưu trữ tài liệu nói riêng, chưa tổ chức Lưu trữ tài liệu trên mạng. UBND huyện Vĩnh Tường cần thu hút được sự đầu tư của cơ quan cấp trên cho lĩnh vực này . Nhằm đưa công nghệ tin học vapò phục vụ thiết thực hơn nữa cho hoạt động của cơ quan cũng như công tác Lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại hoá. CHƯƠNG III : THU HOẠCH BẢN THÂN I.THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN : Sau 7 tuần thực tập tại UBND Huyện Vĩnh Tường , tuy trong thời gian không nhiều , song đợt thực tập đã mang lại cho tôi nhiều điều bổ ích, nhiều kết quả khả quan trong chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ . Đợt thực tập đã cho tôi có cơ hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận , học hỏi phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng , tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn để có thể trở thành một Cán bộ chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ trong tương lai. Trước hết , đợt thực tập tạo cho tôi điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen và cụ thể hoá những phần lý luận đã học. Tuy thời gian ngắn nhưng tôi đã được thực hành khá đầy đủ các khâu Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ đặt ra trong đề cương như: -Về văn thư: + Chuyển giao công văn + Đóng dấu ` + Tiếp nhận , đăng kí văn bản đi - đến +Trực điện thoại -Về lưu trữ: + Phân loại, sắp xếp tài liệu + Chỉnh lí tài liệu Qua thời gian thực tập đã cho tôi thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự khác nhau , nhưng luôn bổ xung cho nhau. Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý luận một cách sáng tạo , linh hoạt , không rập khuân, có như thế công tác Văn thư – Lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt , hiệu quả. Về lý luận cần có của Cán bộ Văn thư – Lưu trữ đó là: Nắm chắc các khâu Nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước như: Về văn thư gồm: Soạn thảo , quản lý Văn bản Đi - Đến , đóng dấu... Về Lưu trữ gồm : Xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, phân loại sắp xếp, chỉnh lý tài liệu. Điều quan trọng là mỗi Cán bộ Văn thư – Lưu trữ cần rèn luyện cho mình đó là : Một phẩm chất chính trị tốt , có lập trường tư tưởng vững vàng , tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng , cuả Nhà nước vì đây là công việc liên quan đến bí mật quốc gia. Bên cạnh đó tôi nhận thấy rằng để trở thành một Cán bộ Văn thư – Lưu trữ thực thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu Nghiệp vụ ... và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật , ngăn nắp gọn gàng , cần khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì công việc đòi hỏi người Cán bộ phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch . Trên đây là những thu hoạch của bản thân tôi qua đợt thực tập , đây thực sự là những gặt hái không nhỏ giúp tôi tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn. II. NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ. 1.Nhận xét : Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học tôi có một số nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Vĩnh Tường như sau: Công tác văn thư tại UBND huyện Vĩnh Tường có những ưu nhược điểm sau: a) Công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc. b) Quản lý văn bản đi Tại UBND Huyện Vĩnh Tường việc quản lý văn bản đi có những ưu điểm, nhược điểm sau. * Ưu điểm: Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu. Việc đăng ký văn bản đi của UBND huyện Vĩnh Tường được cán bộ văn thư đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi. Qua khảo sát tôi thấy UBND huyện Vĩnh Tường đã căn cứ vào số lượng ban hành văn bản trong một năm từ 2000 đến 5000 văn bản mà lập các loại sổ: - Sổ đăng ký văn bản vi phạm pháp luật - Sổ đăng ký văn bản hành chính có tên gọi - Sổ đăng ký công văn Các loại sổ trên được lập theo năm, mỗi năm dùng 1 quyển riêng, số thứ tự được đánh từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của năm. Việc đăng ký văn bản đi được tiến hành thường xuyên theo từng ngày. Công việc đăng ký văn bản đi ở UBND huyện Vĩnh Tường được đăng ký vào sổ chính xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được giải quyết nhanh chóng. * Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn bản đi của UBND huyện Vĩnh Tường còn tồn tại một số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốn công sức khi cần thiết. Bên cạnh đó cán bộ văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây khó khăn cho việc quản lý văn bản. c) Quản lý văn bản đến Qua khảo sát tại UBND huyện Vĩnh Tường tôi thấy việc quản lý văn bản đến có những ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung vào một đầu mối thống nhất đó là bộ phận văn thư, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến. Cán bộ văn thư tại cơ quan căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm từ 2000 đến 5000 văn bản một năm mà lập 3 loại sổ: - Sổ đăng ký văn bản của các bộ, ngành TW - Sổ đăng ký văn bản của các cơ quan, tổ chức khác - Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau. * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn bản đến của UBND huyện Vĩnh Tường còn một số hạn chế. Chưa lập được sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản chưa sát sao. d) Quản lý và sử dụng con dấu Qua quá trình thực tập tại UBND huyện Vĩnh Tường tôi thấy công tác quản lý sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán bộ văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái. Tuy nhiên việc quản lý và sử dụng con dấu tại UBND còn tồn tại một số hạn chế là do ý thức, tinh thần làm việc của cán bộ văn thư nên nhiều văn bản dấu đóng bị nhoè, bị mờ. - Về chất lượng Cán bộ: UBND huyện đã có một Cán bộ Văn thư có trình độ chuyên môn cao nên các khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ được tiến hành hiệu quả . Cán bộ văn phòng có phẩm chất chính trị tốt ( Chánh văn phòng, phó phòng đều là đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không chỉ lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo khi cần thiết. - Về sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo UBND : UBND huyện luô có các kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ như đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các Cán bộ thông qua các hội nghị tổng kết hoặc tập huấn về công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp tỉnh. - Về trang thiết bị UBND huyện đã trang bị được các thiết bị văn phòng hiện đaị như máy tính , máy in , tủ đựng tài liệu ... Nhược điểm của công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị Văn phòng của UBND huyện Vĩnh Tường : Trong công tác văn thư , một số hạn chế phổ biến ở tất cả các cơ quan nói chung và UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng là toàn bộ văn bản – Tài liệu trong quá trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh. Vì vậy tài liệu nộp lưu của các phòng, ban khi nộp lưu đang trong tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ. d) Nhược điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Vĩnh Tường UBND huyện Vĩnh Tường chưa bố trí được một cán bộ chuyên trách làm công tác Lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện nay là do cán bộ Văn thư kiêm nhiệm. Vì vậy mà công tác Lưu trữ tại UBND huyện còn nhiều hạn chế. Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ , tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng , ban chuyên môn . Một số tài liệu đã thu hồi thì cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu. Kho lưu trữ của UBND huyện Vĩnh Tường là một kho lưu trữ địa phương vì vậy còn thiếu một số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ôxi , quạt thông gió... nên chưa đáp ứng và phục vụ được việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu. Tuy UBND đã có những trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, nhưng những trang thiết bị này còn thiếu một số thiết bị như : máy fax, máy phôtô do sử dụng lâu nên một số máy như máy phôtô bị hỏng vì quá cũ. 2. Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát thực tế tôi thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng ở UBND huyện Vĩnh Tường cần làm tốt một số công việc sau: Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư –lưu trữ cơ quan. Ban hành các chủ chương , hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể , sâu sát hơn. Tổ chức đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ , cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này. Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả. Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm , cuối năm về công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm , đánh giá những việc đã làm được , những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá nhân , phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ. Lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng, ban lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ , tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Ngoài ra lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước. Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng. Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax , mua thêm một số máy phôtô... phục vụ công tác văn thư . Kho lưu trữ huyện cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ôxi, quạt thông gió, và các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xẩy ra với tài liệu. Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác , kịp thời , bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đoi hỏi ngày càng cao. C. KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp là khâu kế tiếp sau quá trình tiếp thu lý thuyết trên lớp ở hầu hết các trường . Tất cả các trường ĐH,CĐ, THCN đều tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp . Có thể nói đây là phương châm đào tạo hiệu quả kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giữa lý luận và thực tiễn của Bộ Giáo dục. Thực hiện phương châm trên, trường ĐT,BD CBCC ngành GTVT đã tổ chức đợt thực tập trong 7 tuần cho học sinh các nghành Văn thư – Lưu trữ , kế toán... Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của UBND huyện Vĩnh Tường, tôi đã thực hiện đợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ . Tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với bản thân tôi, nó đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều. Đó là cơ hội cho tôi và các bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hoá phần lý thuyết đã học. Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi hiểu sâu hơn về chuyên nghành của mình là Văn thư- Lưu trữ . Từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan từ đó tôi ý thức được rằng trách nhiệm của Cán bộ Văn thư- Lưu trữ trẻ như tôi là rất lớn. Đặc biệt khi nhà nước đang có chính sách quản lý Hành chính “một cửa”, khi công tác Lưu trữ trong các cơ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác này phát triển đi lên với tầm quan trọng của nó . Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi, tôi đã thực hành được các khâu nghiệp vụ trong đề cương một cách thuận lợi. Bên cạnh đó tôi đã có thêm được những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ Văn phòng là nhanh nhẹn, tự tin và khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công trong công tác sau này . Để hoàn thành được báo cáo , tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến các thầy giáo, cô giáo chuyên nghành cũng như các thầy , cô trong khoa quản lý Nhà nước và Nhà trường đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi có một môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết trên lớp, làm nền tảng cho đợt thực tập này. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo đến cán bộ văn phòng cùng các ban nghành khác tại UBND huyện Vĩnh Tường đã tạo điều kịên giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập. Nhờ sự quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc của cơ quan tôi đã gặt hái được nhiều kết quả cũng như hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi. Trong quá trình thực tập tại cơ quan chắc chắn tôi còn không khỏi bỡ ngỡ rất mong được sự góp ý kiến của quý cơ quan. Báo cáo thực tập tốt nghiệp là thành quả sau thời gian dài học lý thuyết và sau khi thực hiện đợt thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự hướng dẫn tận tình của chị Hoàng thị Loan cán bộ văn thư. Song do kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô giáo chuyên nghành và các thầy cô trong khoa Quản lý Nhà nước cùng nhà trường . Xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Tường , ngày 04 tháng 06 năm 2007 Học sinh Thơm Đỗ Thị Thơm D. PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 Mẫu bìa: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm:... Từ số :.... đến số:...... Từ ngày ….. đến ngày…… Quyển số: ..... Mẫu ruột: Gồm 9 cột Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi công văn Số ký hiệu Ngày tháng công văn Nơi người nhận Têm loại và trích yếu nội dung Ký nhận Ghi chú 4/01/2007 06 UBNDTỉnh Vĩnh Phúc 42/UBVP 01/01/2007 Ô. Diệu V/v giới thiệu chữ ký của Chánh VP UBND tỉnh PHỤ LỤC 2 Mẫu bìa: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:.…. Từ số :.... đến số:...... Từ ngày….. đến ngày Quyển số: ..... Mẫu ruột: Gồm 9 cột Ngày tháng đến Số ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị nhận Số lượng Ghi chú 10/02/2007 50/QĐ-UBND V/v bổ nhiệm cán bộ Ô. Diệu Như trên; Lưu VT Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Vĩnh Tường. Chủ tịch 2 Phó chủ tịch Văn phòng HĐND &UBND P.Nội vụ LĐT B&XH P.tài chính- Kế hoạch Thanh tra huyện P. kinh tế P.tư pháp P.hạ tầng kinh tế P.văn hoá- TT& TT P. Giáo dục Uỷban Dân số GĐ&TE P.y tế P.TH môi trường P.dân tộc& tôn giáo Phụ lục 4. Sơ đồ tổ chức Văn phòng của UBND huyện Vĩnh Tường VP UBND huyện Vĩnh Tường Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng P. Thi đua - Khen thưởng P. Thủ quỹ, kế toán P. Văn thư P. Đánh máy P. Bảo vệ, lái xe Phụ lục 5: Sơ đồ bố trí nơi làm việc các Phòng, Ban của UBND huyện Vĩnh Tường 25 24 23 22 21 20 19 18 1 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1. P. Bảo vệ, lái xe 10. P. Chánh văn phòng 18. P. TN-MT 2. P. Phó văn phòng 11. P. Phó Chủ tịch 19. P. Lưu trữ 3. P. Kế toán 12. P. Nội vụ 20. P. Y tế 4. P. Văn thư 13. UBDS-GĐ&TE 21. P. DT & Tôn giáo 5. Phòng khách 14. P. Tư pháp 22. P. Đông y 6. P. tiếp nhận và trả kết quả 15. P. Nội vụ LĐTB&XH 23. Hội trường 7. P. Chủ tịch 16. P. Phó chủ tịch 24. Chữ thập đỏ 8. P. Thu đua khen thưởng 17. P. TT HĐND 25. P. Thống kê 9. P. Máy Phụ lục 6: Mục lục hồ sơ của UBND huyện Vĩnh Tường Hộp số Hồ sơ số Nhóm tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ THBQ Ghi chú Phụ lục 7: Mẫu danh mục hồ sơ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ của: ……………………… Năm: ………………… Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề của hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú Bản danh mục hồ sơ có…………… hồ sơ gồm: …… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ……. hồ sơ có thời gian bảo quản lâu dài ……. hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Vĩnh Tường, ngày …… tháng ….. năm …… Ký duyệt Phụ lục 8 Phương án phân loại tài liệu của UBND huyện Vĩnh Tường Căn cứ luật tổ chức HĐND- UBND ban hành ngày 26/11/2003 Căn cứ bản lịch sứ đơn vị hình thanh phông và lịch sử phông Căn cứ tình hình thực tế phông lưu trữ UBND huyệnVĩnh Tường Tôi chọn phương án phân loại Tời gian - mặt hoạt động chia tài liệu ra làm các nhóm : Cơ bản – nhóm lớn – nhóm nhỏ .. Nhóm cơ bản gồm : Năm 2004. Năm 2005. C. Năm 2006. I/ TÀI LIỆU TỔNG HỢP: 1. Những vấn đề chung. 1.1Chương trình, Kế hoạch Báo cáo công tác của UBND huyện 1.2 Chương trình, Kế hoạch báo cáo công tác của các phòng ban 2. Tài liệu về kế hoạch. 1.1. Kế hoạch và báo các tổng hợp tình hình thực hiện chủ trương,chính sách của Đảng, Nhà nước ở huyện 3. Tài liệu về phòng thống kê. 3.1 Thống kê tình hình kinh tế- xã hội, đời sống nhân dân trong toàn huyện 3.2 Thống kê các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội 4. Tài liệu thi đua - khen thưởng 4.1. Tổ chứ phòng trào thi đua – khen thưởng 4.2.Quyết định khen thưởng cán bộ công chức có nhiều thành tích 4.3. Khen thuởng các đơn vị giỏi trên địa bàn II/ TÀI LIỆU NỘI CHÍNH: Tổ chức chính quyền 1.2 .Tài liệu chính quyền .Bầu cử HĐND huyện Tài liệu xây dựng, củng cố bộ máy các phòng ban chuyên môn Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán bộ hành chính Tài liệu tổ chức bộ máy 1.2.0. Tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong UBND huyện 1.2.1.Tài liệu bổ nhiệm cán bộ các phòng ban Tài liệu về chính sách cán bộ 1.3.0. Tài liệu thi tuyển nâng gạch công chức Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Nhà nước Tài liệu về các chính sách phụ cấp trách nhiệm III/ TÀI LIỆU KHỐÍ KINH TẾ 1. Tài liệu về tài chính 1.1.Tài liệu quản lí tài chính – ngân sách 1.2. Tài liệu về kiểm tra tài chính, kế toán – ngân sách 1.3. Tài liệu về vay vốn 2. Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế 2.1. Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế Nông Nghiệp 2.2. Tài liệu về chuyển đổi cơ cấu cây trông 2.3. Tài liệu về xây dựng kênh mương 2.4. Tài liệu về đầu tư phát triển chăn nuôi 2.5. Tài liệu về đầu tư phát triển làng nghề 3. Tài liệu về đầu tư 3.1 . Tài liệu về các dự án đầu tư 3.2. Tài liệu về đầu tư phát tiển cơ sớ tầng nông thôn 3.3. Tài liệu về thu thuế IV/ TÀI LIỆU KHỐI VĂN XÃ 1- Tài liệu về văn hoá Kế hoạch xoá nạn mù chữ Tài liệu về xây dựng trường chuẩn Quốc gia Tài liệu về xây dựng đời sống nhân dân 2. Tài liệu về y tế - chăm sóc sức khoẻ 2.1.Chủ trương của nhà nước về chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân 2.2. Tài liệu về khám chữa bệnh 2.3.Tài liệu chăm sóc sức khoẻ bà mẹ- Trẻ em 3. Tài liệu về dân số kế hoạch hoá gia đình 3.1. Điều tra dân số KHHGĐ 3.2. Công tác dân số KHHGĐ 4- Tài liệu về dân số - Kế hoạch hoá gia đình 4.1. tài liệu về các phòng trao thi đua thể dục thể- thể thao 4.2. Tài liệu về các cuộc thi TD- TT V/ TÀI LIỆU KHỐI ĐỊA CHÍNH: 1. Tài liệu quản lí đất đai. 1.1. Bàn giao đất nông nghiệp cho dân 1.2. chính sách phát triển phục hồi đất đai 1.3. Tập Quyết định thu hồi đất 2. Tài liệu về GTVT 2.1. Xây dựng đường giao thông nông thôn 2.2. Quản lý cầu cống VI/ TÀI LIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG: Tài liệu về xử lý giác thải Tài liệu về công tác bảo vệ môi trường MỤC LỤC