Đề tài Quản lý hàng hóa vật tư công ty tin học Goldtech

Lời nói đầu Quản lý hàng hóa vật tư là hoạt động có ở bất cứ cơ sở kinh doanh nào, kể cả nhà nước lẫn tư nhân. Việc quản lý hàng hóa vật tư thủ công làm mất rất nhiều thời gian, chi phí mà hiêu quả lại không cao. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Yều cầu đặt ra đối với một bài toán quản lý hàng hóa đó là quản lý được hàng hóa tồn trong kho, có thể biết được hiện nay trong kho này hàng hóa tồn với số lượng bao nhiêu, chất lượng sản phẩm tồn ra sao. Ngoài ra cũng cần quản lý được các đơn vị, tổ chức thường xuyên giao dịch với đơn vị mình, thực hiện việc viết phiếu nhập kho, xuất kho khi phát sinh giao dịch với khách hàng hay nhà cung cấp, cho phép lập các báo cáo về tình hình xuất nhập, báo cáo về số lượng hàng tồn khogửi lên các cấp lãnh đạo để giúp ban lãnh đạo đưa ra những giải pháp kịp thời, đúng đắn xây dựng công ty ngày càng phát triển. Chương 1: Tổng quan về công ty tin học Goldtech và bài toán quản lý kho hàng. 1.1 Tổng quan về công ty tin học Goldtech. Trụ sở : 192 Hoàng Ngân - Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội Tel : 04. 5565750 Văn phòng đại diện: 106 G4 – Thành Công – Hà Nội. Website: E-mail: goldtech@goldtech.com.vn  Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ GoldTech Việt Nam là một trong số ít các công ty tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực Công Nghệ Tin Học vừa có thế mạnh là thiết kế website, vừa có khả năng cung cấp các sản phẩm máy tính đồng bộ PC, Laptop, Linh kiện máy tính, Thiết bị mạng và Máy in Cho tất cả các cá nhân và doanh nghiệp. Mong muốn của chúng tôi là cung cấp các giải pháp toàn diện và đồng bộ cho khách hàng( đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập), trên cơ sở đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. 1.1.1 Quá trình thành lập Công ty GoldTech được thành lập năm 2007 với chức năng cung cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết kế các website, phục vụ các cơ quan, doanh nghiệp và các tổ chức phòng ban. Dịch vụ, chuyển giao công nghệ, tư vấn và cung cấp giải pháp tổng thể cho khách hàng. Kể từ khi thành lập đến nay, GoldTech liên tục phát triển các kênh phân phối thông qua hàng chục công ty trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh. Nhờ số lượng nhân viên có trình độ kỹ thuật cao và tinh thần phục tận tình hiệu quả, GoldTech đã dần đạt được vị thế quan trọng trong thị trường công nghệ thông tin tại Việt Nam cũng như thị trường cung cấp các dây truyền thiết bị tin học, thiết lập cơ sở hạ tầng vững chắc để phát triển. 1.1.2 Bộ máy tổ chức Công ty GoldTech được tổ chức như sau: Ban Giám Đốc: Điều hành chung Phòng kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp và cung cấp các số liệu cho ban giám đốc cũng như các bộ phận kinh doanh để phân tích kịp thời và đưa ra nhưng quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Phòng kinh doanh phân phối và Marketing: Kinh doanh phân phối các sản phẩm tin học cho khách hàng và cho các công ty, doanh nghiệp khác. Kinh doanh phân phối các thiết bị công nghê tin học. Phòng kinh doanh dự án: Tư vấn, thực hiện các dự ắn về CNTT trên phạm vi toàn quốc Tiếp cận với các đối tác nước ngoài Tư vấn triển khai các dây truyền công nghiệp, thực hiện các dự án về cung cấp thiết bị công nghiêp. Trung tâm tích hợp hệ thống: Phân tích thiết kế hệ thống, xây dựng các giải pháp mạng, xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Tư vấn xây dựng các giải pháp mạng cho khách hàng Phòng kỹ thuật máy tính: Hỗ trợ tất cả các dự án, các hợp đồng trong việc đảm bảo lắp đặt toàn bộ hệ thống thiết bị phần cứng, cài đặt phần mềm hệ thống và ứng dựng. Lắp đặt các thiết bị ngoại vi như máy in, Projector,Scanner, máy vẽ và các thiết bị chuyên dụng như: Tapebackup, CD-Writer,... Bảo trì các thiết bị mạng, các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dựng. Phòng kỹ thuận chuyên dụng: Hỗ trợ tất cả các dự án, các hợp đồng liên quan đến thiết bị viễn thông. Nghiên cứu và đưa vào áp dụng những thành tựu mới của Khoa học công nghệ. Trung tâm bảo hành: Tổ chức quản lý, bảo hành toàn bộ các thiết bị mà công ty đã cung cấp Tiếp nhận thắc mắc của khách hàng và bố trí cán bộ giải quyết thắc mắc. Thay thế sửa chữa các thiết bị hỏng hóc. 1.1.3 Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu: - Máy tính nguyên chiếc( PC, Notebook, Server) của các hãng nổi tiếng như: Compaq, IBM, HP, DELL, Toshiba, Acer,... - Máy in Laser, máy in kim, máy in Mạng, Máy chiếu Projector, máy quét các loại... - Bộ lưu điện, ổn áp dùng cho máy tính và các thiết bị văn phòng. - Máy tính ASEAN được lắp rắp từ những linh kiện sản xuất tại các nước Đông Nam Á. - Thiết bị Mạng: Network Card, HUB, Switch, Router, Modem, Cable,... - Thiết bị văn phòng: Máy Photocopy, máy hủy tài liệu, máy chấm công, máy in... và các phụ kiện kèm theo. - Phần mềm: Cung cấp giải pháp phần mềm, chuyên cung cấp thiết kế website công ty, giải pháp thương mại điện tử. 1.2 Bài toán quản lý kho hàng của công ty GoldTech 1.3 Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý kho Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm. Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng của công ty GoldTech. 3.1 Phân tích thiết kế phần mềm quản lý kho hàng. 3.1.1 Xác định yêu cầu đối với chương trình 3.1.1.1 Yêu cầu chức năng * Quản lý danh mục: - Cập nhật danh mục các loại máy tính, máy in, linh kiện,... - Cập nhật danh mục đơn vị nhập, nhân viên nhập. - Cập nhật danh mục đơn vị xuất, nhân viên xuất. * Quản lý xuất, nhập - Cập nhật phiếu nhập kho - Cập nhật phiếu xuất kho * Quản lý tồn kho - Cập nhật hàng hóa tồn kho - Thống kê các mặt hàng, loại hàng theo từng tháng, từng kỳ kinh doanh - Tổng hợp các phát sinh xuất, nhập trong kỳ. * Xuất báo cáo - Báo cáo danh mục hàng hóa - Lập báo cáo hàng nhập kho theo loại hàng, tên hàng - Lập báo cáo hàng xuất kho theo loại hàng, tên hàng - Lập báo cáo hàng tồn kho. 3.1.1.2 Yêu cầu phi chức năng - Tạo thêm mới người dùng - Thực hiện phân quyền người dùng - Thực hiện chức năng bảo mật. 3.2 Sơ đồ chức năng quản lý hàng tồn kho( sơ đồ BFD) Quản lý kho Quản lí hàng tồn kho Lập phiếu xuất kho Vào sổ hàng xuất theo mặt hàng, loại hàng Quản lý xuất kho Nhận và kiểm tra HĐBH Quản lý nhập kho Quản lý danh mục hàng Nhận, duyệt phiếu đề nghị nhập kho Liệt kê danh sách các loại Nhận hàng, phân loại theo loại hàng, mặt hàng Phân nhóm, xác định khu vực cho loại hàng, mặt hàng Lập phiếu nhập kho Cập nhật thay đổi trong danh mục Vào sổ hàng nhập theo loại hàng, mặt hàng Cập nhật hàng tồn kho Thống kê các mặt hàng, loại hàng theo từng tuần, tháng, quý,kỳ kinh doanh Lập Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo danh mục hàng hóa Lập báo cáo hàng xuất kho theo mặt hàng, loại hàng Lập báo cáo hàng nhập kho theo loại hàng, mặt hàng 3.3 Mô tả hoạt động quản lý kho bằng sơ đồ luồng thông tin. 3.4 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý kho( sơ đồ DFD): 3.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh: Đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng Yêu cầu thông tin, đơn đặt hàng Nhà cung cấp Khách hàng Thông tin về hàng hóa, HĐBH Thông tin về hàng hóa, Phiếu xuất hàng Quản Lý Kho hàng Thông tin liên quan, phiếu nhập, phiếu xuất Yêu cầu báo cáo, ý kiến phản hồi Các phân hệ khác Ban Quản Lý Yêu cầu thông tin liên quan, phiếu đề nghị nhập, xuất hàng, hóa đơn Báo cáo danh mục hàng, báo cáo xuất nhập tồn 3.4.2 Sơ đồ DFD mức 0: 3.4.2 Sơ đồ DFD mức 0: 3.5 Thiết kế cơ sơ dữ liệu: * Các thông tin đầu ra gồm có: Phiếu nhập Phiếu xuất * Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: 3.5.1 Danh sách các thuộc tính trên phiếu nhập: Mã phiếu nhập Ngày nhập Số đơn đặt hàng Mã nhân viên Tên nhân viên Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Email Tên người giao hàng Mã hàng Tên Hàng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng nhập 3.5.2. Danh sách các thuộc tính trên phiếu xuất: - Mã phiếu xuất Ngày xuất Mã nhân viên Tên nhân viên Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Email Mã loại KH Tên loại KH Tên người nhận hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng xuất . Thực hiện chuẩn hoá thông tin trên phiếu nhập: Chuẩn hoá 1NF Chuẩn hoá 2NF Chuẩn hoá 3NF Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Mã phiếu nhập Ngày nhập Mã hàng Mã NV Tên NV Mã nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Email Tên người giao hàng Chi tiết nhập kho Mã phiếu nhập Ngày nhập Số đơn đặt hàng Mã hàng Tên hàng Mã hãng sản xuất Tên hãng sản xuất Đơn vị tính Đơn giá nhập Danh mục hàng hoá Số lượng nhập Mã hàng Mã hãng sản xuất Tên hãng sản xuất Tên hàng Đơn vị tính Mã phiếu nhập Ngày nhập Mã hàng Mã NV Tên NV Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Email Tên người giao hàng Danh mục hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng Mã hàng Số lượng Chi tiết nhập kho Mã phiếu nhập Mã hàng Số lượng nhập Đơn giá Chi Tiết Nhập Kho Mã phiếu nhập Ngày nhập Số đơn đặt hàng Mã hàng Số lượng nhập Đơn giá nhập Danh mục NV Mã NV Tên NV Danh mục nhà C2 Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Email Mã phiếu nhập Ngày nhập Mã hàng Mã NV Mã nhà cung cấp Tên người giao hàng Thực hiện chuẩn hoá thông tin trên phiếu xuất Chuẩn hoá 1NF Chuẩn hoá 2NF Chuẩn hoá 3NF Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Mã phiếu xuất Ngay xuất Mã NV Tên NV Mã khách hàng Tên khách hàng Mã loại KH Tên loại KH Địa chỉ Điện thoại Email Tên người nhận hàng Chi tiết xuất kho Chi tiết xuất kho Mã phiếu xuất Ngày xuất Số đơn đặt hàng Mã hàng Tên hàng Mã hãng SX Tên hãng SX Đơn vị tính Đơn giá Số lượng xuất Danh mục hàng hóa Mã hàng Tên hàng Mã hãng SX Tên hãng SX Đơn vị tính Danh mục NV Mã NV Tên NV Chi tiết xuất kho Mã phiếu xuất Ngày xuất Mã hàng Số lượng xuất Đơn giá Mã phiếu xuất Ngày xuất Mã NV Tên NV Mã khách hàng Tên khách hàng Mã loại KH Tên loại KH Địa chỉ Điện thoại Email Tên người nhận hàng Danh mục KH Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại Email Mã phiếu xuất Ngày xuất Mã hàng Mã NV Mã khách hàng Tên người nhận hàng Mã phiếu xuất Ngày xuất Số đơn đặt hàng Mã hàng Ngày xuất Số lượng xuất Đơn giá Sau khi đã tiến hành chuẩn hóa xong ta tiến hành tích hợp các tệp dữ liệu để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu duy nhất: - Từ hai tệp Danh mục hàng hóa của chuẩn hóa trên ta tiến hành tích hợp thành một tệp duy nhất: Danh mục hàng hóa: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính - Một đơn vị vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là khách hàng của công ty nên giũa hai tệp Danh mục nhà cung cấp và Danh mục khách hàng được tích hợp thành một tệp duy nhất: Danh mục khách hàng: Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại E-mail - Giữa phiếu nhập và phiếu xuất có những trường tương tự nhau như: Mã phiếu nhập/ Mã phiếu xuất, Ngày nhập/ Ngày xuất, Mã khách hàng/ Mã nhà cung cấp, Nhân viên nhập/ Nhân viên xuất,.. Vì vậy, ta tích hợp thành một bảng duy nhất và dùng biến cờ để phân biệt phiếu nhập, phiếu xuất. Phiếu nhập xuất: Mã phiếu Ngày lập phiếu Mã nhân viên Mã khách hàng Tên người giao nhận Flag - Tương tự giữa chi tiết nhập kho và chi tiết xuất kho ta cũng có thể tích hợp thành một tệp. Chi tiết nhập xuất: Mã phiếu Ngày lập phiếu Mã hàng Số lượng Đơn giá Sau khi đã tích hợp được cơ sở dữ liệu, ta thiết kế sơ đồ quan hệ thực thể: Sơ đồ quan hệ thực thể: Phiếu nhập xuất Số phiếu Mã phiếu Ngày lập phiếu Mã khách hàng Mã nhân viên Tên người giao nhận Lý do Flag Flag Danh mục khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại E-mail Danh mục nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Điện thoại E-mail Chi tiết nhập xuất Mã phiếu Ngày lập phiếu Số đơn đặt hàng Mã hàng Số lượng Đơn giá Danh mục hàng hóa Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Mã nhóm hàng Danh mục nhóm hàng Mã nhóm Tên nhóm Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng Mã hàng Số lượng Đơn vị tính