Đề tài Quản lý nhân sự tại Công ty marketing Việt Nam

g tin nhanh, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian thực hiện. Ngoài ra nó còn giúp chúng ta ràng buộc mang tính chất nội tạng của mô hình CSDL. Nắm được nguyên lý CSDL giúp chúng ta quản lý, ứng dụng trên máy tính. CSDL thường thông tin về một tổ chức nhất định. - Hệ quản trị CSDL: + Là một hệ thống phần mềm có vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trườn thuận tiện và hiệu quả trong việc lưu trữ và tra cứu thông tin của một CSDL. + Một hệ quản trị CSDL thường có giao diện với người sử dụng và một ngôn ngữ lập trình. VD: Assecc, foxpro, foxbase Hệ quản trị Microsoft Assecc: Là hệ quả trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Assecc ta không cần phải lập trình mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. CHƯƠNG II. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1.1 Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty. Công ty Marketing Việt Nam mới được thành lập năm 1998, do vậy việc quản lý nhân sự, tìm hiểu hồ sơ, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm .là một điều hết sức quan trọng và cần thiết cho công ty. Do vậy khâu quản lý nhân sự hết sức phức tạp và phải qua nhiều bước như sau: Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhân viên đó. Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin về nhân viên đó, nếu có sai sót hay có thay đổi thì đưa ra sửa chữa. Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như: chuyển phòng ban, thêm dữ liệu thì phải cập nhật kịp thời, chính xác. -Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ. -Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban diều hành của ban lãnh đạo. -In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu của lãnh đạo. 1.2. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.2.1 Khái quát về công ty Marketing Việt nam Năm 1998 công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 3184 GD/TLDN của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên gọi “Công ty phát triển phần mềm” Trụ sở: số 360 - đường Giải Phóng - Quận: Thanh Xuân – Hà Nội 1.2.2. Bộ máy quản lý kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty: Công ty MarketingViệt Nam là một công ty mới thành lập năm 1998 Công ty MarketingViệt Nam là một công ty chuyên giới thiệu, quảng cáo và kinh doanh dựa trên lợi nhuận quảng cáo. Công ty gồm có 9 phòng ban chính: - Phòng giám đốc. - Phòng hành chính tổng hợp. - Phòng kinh doanh. - Phòng kế toán. - Phòng kiẻm tra sản phẩm. - Phòng nhân sự. - Phòng máy tính. - Phòng bảo vệ. - Phòng đối ngoại. 1.2.2.1 Phòng giám đốc: - Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban. - Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty. - Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự. Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Cập nhật hồ sơ nhân viên. 1.2.2.2 Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi và tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của các nhân viên Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới. Xem danh các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên. Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới . Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty. Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhân viên. Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn . Báo cáo hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban. * Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân viên và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ các chính sách đã quy định của Nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định các phương án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng giám đốc có thể: - Sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban. - Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty. - Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự. Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. * Phòng kế toán tài chính: + Kế toán trưởng: Làm công tác tổng hợp các số liệu, các chi phí các khoản nộp ngân sách, các quỹ, các báo cáo hàng năm, hàng quý của Công ty. + Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thanh toán thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, công nợ và khách mua bán hàng, thường xuyên thanh quyết toán với kế toán bán nhằm đối chiếu kiểm tra và thanh toán kịp thời tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh. + Kế toán mua bán: Phản ánh tình hình xuất nhập các loại hàng hoá của Công ty theo hoá đơn, chứng từ, đối tượng mua bán. Cùng với kế toán thanh toán kho hàng, chi nhánh theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiện những lãng phí nhằm đề xuất các phương án giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả hơn. + Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đã ký duyệt, nhận tiền khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thống kê hàng tháng đối với cấp trên. * Phòng kinh doanh: Quản lý và phân tích dự án, tìm ra những phương án tối ưu để làm dự án. * Phòng Marketing: Chuyên nghiên cứu thị trường để tìm đầu ra cho sản phẩm của công ty mình. * Phòng triển khai dự án phần mềm: Chịu trách nhiệm triển khai, bảo trì các dự án phần mềm. 1.2.3. Cơ cấu lao động trong công ty: + Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp,: Hiện tại doanh nghiệp có 90% là lao động trực tiếp và 10% là lao động gián tiếp. + Theo giới tính( nam, nữ ): Trong tổng số lao động của công ty có 10% người là nữ, 90 người là nam. + Theo trình độ: Hiện nay trong tổng số cán bộ, nhân viên của Công ty sau một thời gian phát triển thì hiện tại công ty có 90% là tốt nghiệp đại học. CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả to lớn. Vì vậy công tác quản lý ngày càng không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thồn tin để phục vụ ra quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệuthực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học, đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu dữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 3.1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin Đích Nguồn Xử lý và lưu trữ Thu nhập Phân phát Kho dữ liệu Hình 2:Mô hình hệ thống thông tin. Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung. 3.1.2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống lãnh đạo Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Đầu vào Đầu ra Đầu vào Đầu vào Hệ thống thừa hành Thông tin Thông tin đã Thông tin ngoài vào được xử lý ra Thông tin thu nhập Hinh 2.1: Sơ đồ quản lý hệ thống - Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý. - Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra. - Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời. Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, vô ích có cấu trúc hoặc không hình thức luân chuyển trong hệ thống kinh tế, các quy tắc quản lý. Tập hợp các phương tiện giúp xử lý thông tin, thông qua thông tin thì các thành viên trong hệ thống kinh tế có quan hệ với nhau, liên hệ họ với các phương tiện cho phép xử lý những thông tin này. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin. Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng ngay nó vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty. 3.1.3. Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự Văn bản quyết định QLNS Thông báo của phòng nhân sự Dữ liệu quản lý Thông tin xử lý dạng báo cáo Hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ nhận Hồ sơ được chấp nhận Báo cáo tổng hợp nhân viên Hồ sơ nhân viên Thông tin nhân sự Lương của nhân viên Tra cứu nhân sự Hinh 2.3: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự 3.1.4. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì” và “Để làm gì”. Nó không quan tâm tới phương tịên được sử dụng cũng như địa điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống, mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hê thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Và khi nào? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổ định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau. 3.1.5. Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin. Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nghuyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Trong phần trên đã định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức. - Nguyên tắc thứ 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. -Nguyên tắc thứ 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. *Các giai đoạn phát triển của hệ thống Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Bao gồm các giai đoạn sau. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phưong án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. +) Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyế định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. +) Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chuẩn đoán chính xác và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Trong báo cáo phải đưa ra sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại. Một số khái niệm: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Sơ đồ luồng dữ liêu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liêu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liêu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu. Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ ở mức 0. +Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2 +) Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế xử lý. Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. Hợp thức hóa mô hình logic. Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ thông tin ra. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hóa. Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa. Khái niệm cơ bản Thực thể quản lý (Entity) Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới. Một thực thể nhân sự ( cán bộ nhân viên, sinh viên, ngườI làm dịch vụ); tổ chức ( ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm). Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. Quan hệ Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Làm việc Nhân viên Phòng ban Giữa thực thể Nhân viên và Phòng ban tồn tại mối quan hệ: một nhân viên thường chỉ thuộc về một phòng ban. Số mức quan hệ Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất hiện của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. +Quan hệ 1 – 1 Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. Có Nhân viên Tài khoản 1 1 Một nhân viên chỉ có một tài khoản và một tài khoản chỉ thuộc về một nhân viên. +Quan hệ 1 – n Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất với một lần xuất của thực thể A. Thuộc Bậc lương Nhân viên 1 n +Quan hệ n- n Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Có Chứng chỉ Nhân viên n n Một nhân viên có thể có nhiếu chứng chỉ, ngược lại một chứng chỉ có thể có nhiều nhân viên theo học. Khả năng tuỳ chọn của quan hệ Trong thực tế có những lần xuất hiện của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ chọn. Có Bằng cấp Nhân viên 1 n Chiều của một quan hệ Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều. + Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất hiện của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của thực thể đó. + Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. + Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Các máy tính hiện nay không biểu diễn được mối quan hệ ba chiều ( nhiều chiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc mối quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ. + Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví dụ: “Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên. + Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ + Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ một lần xuất hiện nào đó trong thực thể quan hệ. Ví dụ: Thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”. Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong các biểu diễn và thực thể quan hệ. Nhân viên Có Chức vụ 1 Bậc lương Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tập các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. + Quan hệ hai chiều( 1 –1) Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phía khoá của thực thể kia. Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. + Quan hệ hai chiều loại ( 1- n) Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ có thể nhận mỗi giá trị rỗng nếu thực thể có số mức n là tuỳ chọn trong quan hệ. + Quan hệ nhiều chiều loại (n – n) Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. +) Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các giải pháp. +) Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện( vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày bào cáo về thiết kế vật lý ngoài. + Thiết kế giao diện người – máy Là một giai đoạn quan trong, bởi thiết lập giao diện người – máy làm sao cho phù hợp với nhiệm vụ được giao và phù hợp với người sử dụng, người sẽ tham gia vào đối thoại với máy. Một số chỉ tiêu quan trọng có thể đánh giá khi thiết lập giao diện người – máy là: Dễ sử dụng: giao diện phải dễ sử dụng ngay cả với người sử dụng thiếu kinh nghiệm. Dễ học: Các chức năng thao tác của giao diện phải đảm bảo dễ học. Tốc độ thao tác: Giao diện phải có hiệu quả trong hạn định các bước thao tác. Kiểm soát: Người sử dụng phải kiểm soát đươc giao diện. Dễ phát triển: Phải đảm bảo cho ứng dụng có khả năng phát triển. Hỏi đáp: Thứ tự các câu hỏi( hoặc các dấu nhắc trên màn hình) máy tính lần lượt được người sử dụng trả lời. Những câu trả lời của người thường bị giới hạn bởi một số ít câu trả lời đúng. Vì vậy độ tính của đối thoại cũng bị giới hạn. Do đó kiểu giao diện này thích hợp với những người mới sử dụng và ít kinh nghiệm thông qua hội thoại đơn giản. Bảng menu: Là một kiểu đối thoại đơn giản cho những người sử dụng ít kinh nghiệm, tất cả các tuỳ chọn sẽ được hiện lên màn hình như những lời gợi ý, bảng menu bị giới hạn bởi một số các tuỳ chọn mà nó có thể hiện lên màn hình. Các biểu tượng: Được sử dụng để giới thiệu các chức năng trên màn hình, dễ đọc và thao tác nhanh. Kiểu thiết kế máy phù hợp với người sử dụng tập sự trong truy nhập hệ thống và các lệnh giao diện bắt đầu làm quen với đối thoại trên máy tính. Điền mẫu: Là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu được thực hiện lên màn hình tương tự như bảng báo cáo mẫu, các mẫu có ưu điểm là gần gũi với người sử dụng và sự thao tác chúng là tự giải nghĩa cho đến khi mẫu được thiết kế xong. Kiểu thiết kế giao diện này phù hợp với tất cả người sử dụng. +Thiết kế màn hình Mục tiêu của thiết kế: Trong thiết kế có thể tồn tại nhiều trạng thái mâu thuẫn với nhau. Do đó phải săp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng trong trường hợp riêng biệt. Màn hình sáng sủa không lộn xộn. Chỉ thị rõ cái gì cần được chỉ ra. Diễn đạt rõ cái gì cần phải thực hiện. Định vị thông tin vào nơi cần thiết. Kỹ thuật thiết kế: Đưa ra chỉ thị rõ ràng, khi nào dữ liệu thường trú trong hệ thống được thay đổi hoặc khi nào thao tác hệ thống được thay đổi. Công việc “thoát ra” dễ dàng khi cần thiết. Cung cấp sự trợ giúp dễ dàng. Đưa ra hai mức thao tác cho mọi người sử dụng và những người sử dụng có kinh nghiệm. + Thiết kế báo cáo. Đây là công việc cần thiết phục vụ cho quá trình kết xuất thông tin. Phục vụ các yêu cầu thực tế của công tác quản lý và phải đưa ra các kiểu báo cáo thường xuyên phục vụ công tác quản lý. Một số báo cáo tồi có thể gây nên sự hiểu lầm trong việc xây dựng và trong quá trình hoàn thiện hệ thống. +Thiết kế cơ sở dữ liệu Trong việc triển khai một ứng dụng, thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là một điều quan trọng, làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng, uyển chuyển đồng thời phải làm thế nào để việc duy trì, bảo dưỡng chương trình không gây tốn kém, phiền hà cho người sử dụng. Dưới đây trình bày khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 1: Phân tích toàn bộ yêu cầu. Đây là bước đầu tiên, ở bước này khó khăn nhất là bước phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Trong giai đoạn này, người thiết kế phải tìm hiểu kỹ xem việc xử lý dữ liệu ở đơn vị ra sao, kể từ đó có cái nhìn tổng quát trước khi bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện thực thể. Sau khi tìm hiểu kỹ tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được những thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này có thể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm vào những bảng dữ liệu hoặc tách thực thể ra làm nhiều bảng khác nhau. Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể. Sau khi nhận diện xong các thực thể, công việc tiếp theo là phải nhận diện tiếp các mối tương quan giữa các thực thể này. Xác định xem giữa các thực thể đó quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có các mối quan hệ 1 –1, 1- n , n – n. Bước 4: Xác định mục khoá chính. Trên mỗi bảng dữ liệu cần phải nhận diện một trường hay thuộc tính cho phép nhận diện duy nhất các bản ghi trong đó. Trong nhiều trường hợp, nếu có nhiều chọn lựa thì phải chọn một con đường nào có nhiều ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm mục khoá chính. Ngoài ra có thể phối hợp nhiều trường khác nhau để hình thành mục khoá chính gọi là khoá tổng hợp. Bước 5: Thêm các trường không phải là mục khoá vào bảng. Sau khi đã khai báo định nghĩa các thực thể, các mục khoá chính và khoá ngoại lai, công việc tiếp theo là phải xác định các trường còn lại trên bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu. Đây là bước khá quan trọng trong việc hình thành cấu trúc của bảng dữ liệu. Trong bước này phải quyết định việc đặt tên các trường sao cho thuận tiện khi xử lý dữ liệu trên bảng. Bước 6: Chuẩn hóa các bảng dữ liệu. Bước này rất cần thiết trong thiết kế cơ sở dữ liệu. Chuẩn hoá lại các bảng sẽ đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Ta tránh được dư thừa dữ liệu và tăng tốc đọ các phép toán xử lý. Bước 7: Khai báo phạm vi của môi trường. Đây là bước cuốI cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này phải xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho môi trường ( kiểu số, kiểu ký tự, kiểu logic) và phạm vi giao động của các giá trị nhằm xác định độ rộng của mỗi trường. + Hoàn thiện chương trình Đây là khâu cuối cùng của phương án luận. Công việc phải làm trong giai đoạn này là viết modul chương trình nhằm giải quyết những vấn đề của bài toán. Giai đoạn này sẽ dùng đến một ngôn ngữ cụ thể để thực hiện thuật toán. Tùy theo yêu cầu của bài toán và khả năng của lập trình viên mà lựa chọn ngôn ngữ thích hợp. Chương trình khi viết xong phải được kiểm tra kỹ sao cho không để xảy ra những sai sót về mặt thuật toán. Ngoài ra về phương pháp thiết kế giải thuật, có một số phương pháp thiết kế chủ yếu sử dụng trong thực tế sau: Phương pháp phân rã: Tư tưởng chủ đạo của phương pháp này là phân chia các vấn đề từ tổng quát đến tổng thể, từ vấn đề bao quát toàn bộ bài toán cần giải quyết đến những vấn để thuộc từng khía cạnh cụ thể và cuối cùng là đi đến giải quyết từng khía cạnh của bài toán đặt ra. Phương pháp thiết kế “từ đỉnh xuống” (top down): Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng của lập trình cấu trúc và phương pháp modul hoá. Nói chung các phần mềm trong lĩnh vực kinh tế thường được sử dụng một trong hai phương pháp thiết kế cơ bản nhất, trong đó có phương pháp thiết kế top down. Tư tưởng của phương pháp này là đi từ đỉnh xuống đáy, tức là mô hình hoá bài toán theo mức độ cụ thể dần dần từng bước. Phương pháp thiết kế từ đáy lên (bottom up): Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp top down. Tức là đi từ cái cụ thể hay mức thấp nhất lên mức trên cùng. Để ứng dụng phương pháp thiết kế này, trên cơ sở phân tích mức độ tương tự của các tiến trình trong việc giải quyết các chức năng quản lý, người ta thường cho các vấn đề quản lý ngày càng phong phú hơn và cuốI cùng kết hợp thành từng nhóm giải quyết các vấn đề riêng lẻ thành một hệ thống quản lý thống nhất. Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả: + Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật. + Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ thống thông tin. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: + Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: Xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. +Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: Xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin. +Thiết kế các thủ tục thủ công. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài + Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra. + Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống. + Cách thực hiện các thủ tục thủ công. Một số nguyên tắc: +Làm sao cho người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. +Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. +Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm. +Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hình. +Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phải nhớ. +Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu. +) Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chính gồm: +Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. +Thiết kế vật lý trong. +Lập trình. +Thử nghiệm hệ thống. +Chuẩn bị tài liệu. Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. +) Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Giai đoạn này gồm các công đoạn: +Lập kế hoạch cài đặt. +Chuyển đổi. +Khai thác và bảo trì. +Đánh giá. CHƯƠNG IV. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 4.1. HÊ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Đối với hệ thống quản lý nhân sự bao gồm các nội dung sau: 4.1.1 Cập nhật dữ liệu Trong phần này cần phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên, để làm cơ sở cho quản lý sau này. Các dữ liệu cần cập nhật là: Hồ sơ nhân viên. Chức vụ. Chứng chỉ. Phòng ban. Trình độ . .. 4.1.2. Xử lý dữ liệu Trên các cơ sở dữ liệu nhập vào, hệ thống phải tién hành xử lý: Xử lý hồ sơ. Xử lý chức vụ. Xử lý phòng ban. . Xử lý quá trình công tác. .. 4.1.3. Sao lưu dữ liệu Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu dữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng. Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc thư mục khác để lưu trữ. 4.1.4. Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất cung cấp cho người sử dụng. Dựa vào báo cáo người sử dụng có thể dựa vào đó được các công việc cần thiết Các loại báo cáo gồm: - Báo cáo danh sách nhân viên. - Danh sách phòng ban. - Tra cứu nhân viên. Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng, xác định được yêu cầu của người sử dụng. Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển từ quá trình này sang quá trình khác. Điều quan trọng là phải xác định được thông tin vào ra. 4.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 4.2.1. Yêu cầu của hệ thống Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty. Hệ thống đó phải có tính ứng dụng thực tế cao và có tính khả thi, đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận tiện, an toàn, bảo mật và đạt hiệu quả cao. Để thực hiện được điều đó thì hệ thống phải làm được những việc sau: + Cập nhật thông tin về hồ sơ phải nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. + Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp và rõ ràng. + Tim kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. + Chương trình ứng dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu về máy tính vẫn có thể sử dụng được. 4.2.2. Các thông tin đầu vào Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầu bao gồm những thông tin cơ bản về nhân viên như: Họ tên Giới tính Năm sinh Quê quán Thường trú Dân tộc Tôn giáo Hộ khẩu Địa chỉ .. Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu: Bảng nhân viên Bảng phòng ban Bảng tra cứu nhân viên Bảng danh bạ điện thoại của nhân viên Bảng danh sách các trưởng phòng .. 4.2.3. Các thông tin đầu ra Thông tin đầu ra được kiết xuất theo hai hướng: In ra màn hình In ra máy in 4.3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 4.3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) Quản lý nhân sự Báo biểu Quản lý phòng ban Quản lý hồ sơ nhân viên In lý lịch nhân viên Cập nhật Thêm nhân viên In danh sách trưởng phòng Cập nhật In danh bạ điện thoại Tìm kiếm Tra cứu nhân viên Sửa nhân viên Xoá nhân viên Hình 3 : Biểu đồ phân cấp chức năng 4.3.2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Phòng giám đốc Nhân viên Phòng nhân sự Hệ thống quản lý nhân sự Yêu cầu Thông tin phản hồi Trả hồ sơ L: Lý lịch Thông tin phản hồi Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát. Khi các vấn đề khác phát sinh thì sơ đồ trên chưa vạch ra được chi tiết. Nên ta phải nghiên cứu sơ đồ mứ 1 và mức dưới 1. 4.3.3. Sơ đồ mức 1 của hệ thống (DFD) Quản lý hồ sơ nhân viên Nhân viên Phòng nhân sự Lý lịch Báo cáo Hình 3.2: Sơ đồ DFD 4.3.4. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD mức1-Quản lý hồ sơ nhân viên Phòng giám đốc Cập nhật thông tin Xử lý thông tin Nhân viên Phòng nhân sự Thông tin nhân sự Giám đốc Giám đốc Tìm kiếm Báo cáo danh sach nhân viên Phòng nhân sự Nhân sự Dữ liệu đã được kiểm tra Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu 4.3.5. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thông tin nhân sự. Yêu cầu Phòng nhân sự Ban giám đốc Nhân viên Thêm Yêu cầu Yêu cầu Cập nhật thông tin cơ bản nhân viên Phòng nhân sự Báo cáo Tệp nhân sự Thông tin đã được cập nhật Hình 3.3: Sơ đồ phân rã quá trình quản lý thông tin nhân sự 4.3.6 Sơ đồ phân rã quá trình quản lý các thông tin liên quan đến nhân sư. Phòng giám đốc Thêm thông tin liên quan Lựa chọn danh sách Nhân viên Phòng nhân sự Danh sách tổng hợp Nhân sự Cập nhật thông tin liên quan Xoá Nhân sự Phòng nhân sự Hình 3.4:Sơ đồ phân rã quá trình quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự 4.3.7. Sơ đồ DFD phân rã quá trình tìm kiếm Lý lịch nhân viên Phòng Giám đốc Phòng nhân sự Tìm kiếm Phòng Giám đốc Phòng nhân sự Yêu cầu Yêu cầu Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Hình 3.4: Sơ đồ phân rã quá trình tìm kiếm 4.4. MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ ERD (Entity Relationship Diagram) 4.4.1. Xác định các thực thể a. Thực thể 1: PHÒNG BAN Đối tượng được xem ở đây là Phòng ban. Xác định thuộc tính cho thưc thể : + Mã phòng ban (Mapb): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính khoá ta phân biệt được phòng ban này với phòng ban khác,chức năng của mỗi phòng ban + Tên phòng ban (Tenpb): Mô tả tên phòng ban tương ứng với mã phòng ban. b. Thực thể 2: NHÂNVIÊN - Nhân viên là những người làm việc trong công ty - Xác định các thuộc tính cho các thực thể : + Mã nhân viên (Manv): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt được nhân viên này với nhân viên khác. + Mã phòng ban (Mapb): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt được nhân viên của phòng ban này với nhân viên của phòng ban khác. + Họ và tên nhân viên (Hoten): Mô tả họ tên nhân viên ứng với mã nhân viên. + Địa chỉ (Diachi): Địa chỉ hiện tại của nhân viên. + Thường trú (Thuongtru): Mô tả địa chỉ thường trú của nhân viên. + Số điện thoại (Đienthoai): Cho biết số điện thoại liên lạc của nhân viên + Ngày sinh (Ngaysinh): Cho biết ngày sinh của nhân viên. + Phái (Phai): Cho biết nhân viên là nam hay nữ. + Quê quán (Quequan): Cho biết quê quán của nhân viên. + Dân tộc (Dantoc): Cho biết nhân viên thuộc dân tộc nào. + Tôn giáo (Tongiao): Cho biết nhân viên thuộc tôn giáo nào. + Nghề nghiệp (Nghenghiep): Cho biết nghề nghiệp của nhân viên. + Văn hoá (Vanhoa): Cho biết trình độ văn hoá của từng nhân viên. + Khu vực (Khuvuc : Cho biết nhân viên thuộc khu vực nào. + Ngoại ngữ (Ngoaingu): Cho biết trình độ ngoại ngữ của từng nhân viên. c. Thực thể 3: LÝ LỊCH - Tra cứu lý lịch của từng nhân viên - Xác định thuộc tính cho các thực thể: + Mã phòng ban (Mapb): là khoá chính + Mã nhân viên (Manv): là khoá chính để phân biệt nhân viên theo mã phòng ban + Đào tạo (Daotao): Cho biết quá trình đào tạo của từng nhân viên + Khen thưởng (Khen): Cho biết quá trình thành tích khen thưởng của từng nhân viên + Kỷ luật (Kyluat): Cho biết các nhân viên có bị kỷ luật không để đánh giá vào thành tích + Chứng chỉ ngoại ngữ (ccnn): Cho biết khả năng ngoại ngữ của từng nhân viên + Kinh nghiệm (kinhnghiem): Cho biết kinh nghiệm làm việc của từng nhân viên d. Thực thể 4: GIAĐÌNH - Tra cứu mối quan hệ của từng nhân viên với gia đình nhân viên - Xác định thuộc tính cho các thực thể: + Mã nhân viên (Manv) :là khoá chính để phân biệt mối quan hệ của nhân viên và quan hệ gia đình này với nhân viên và quan hệ gia đình khác + Mã phòng ban (Mapb): là khoá chính để phân biệt nhân viên thuộc từng phòng ban + Số thứ tự (Stt): Cho biết thứ tự của mối quan hệ gia đình của nhân viên và cũng là khoá chính + Quan hệ (Quanhe): Quan hệ trong gia đình với nhân viên + Họ tên (Hoten): Họ tên của người thân + Ngày sinh (Ngaysinh): Ngày sinh của người thân + Thương trú (Thuongtru): Địa chỉ thường trú người thân của nhân viên + Nghề nhiệp (Nghenghiep): Nghề nghiệp người thân của nhân viên e. Thực thể 5: HỆ THỐNG ĐĂNG NHẬP - Người dùng phải nhập tên và mật khẩu để phân quyền sử dụng - Xác định thuộc tính của các thực thể: + user: là khoá chính và là tên người đăng nhập + password: mật khẩu đăng nhập 4.4.2. Sơ đồ thực thể và các mối liên kết Phòng ban Nhân viên 1 n - Xét hai thực thể PHONGBAN và NHANVIEN, ta thấy rằng một nhân viên chỉ thuộc một phòng ban, nhưng một phòng ban có thể có nhiều nhân viên. Vì vậy hai thực thể này có mối liên kết với nhau theo quan hệ một - nhiều Gia đình Nhân viên 1 1 - Xét hai thực thể GIADINH và NHANVIEN, ta thấy rằng một nhân viên chỉ có thể thuộc trong một gia đình, cũng như gia đình chỉ có một gia đình. Vì vậy, hai thực thể này có mối liên kết với nhau theo quan hệ một - một Lý lịch Nhân viên 1 1 Xét hai thực thể LYLICH và NHANVIEN, ta nhận ra rằng một nhân viên chỉ có một bản sơ yếu lý lịch , cũng như bảng lý lịch chỉ có thể là của một nhân viên.Vì vậy , hai thực này có mối liên kết với nhau theo mối quan hệ một - một Hệ thống đăng nhập Nhân viên 1 n Xét hai thực thể HETHONGDANGNHAP và NHANVIEN, ta nhận ra rằng, tên và mật khẩu chỉ thuộc của một nhân viên, nhưng một nhân viên có thể đăng ký tên và thay đổi thành nhiều mật khẩu khác nhau. 4.4.3. Các phụ thuộc hàm PHONGBAN: (Mapb) (Tenpb) NHANVIEN:( Mapb, Manv) (Hoten, diachi, nghenghiep, quequan, khuvuc, thuongtru, phai, vanhoa, ngoaingu, tongiao, ngaysinh, dienthoai, dantoc) LYLICH: ( Mapb, Manv) (daotao, khen, kyluat, ccnn, kinhnghiem) GIADINH: (Mapb, Manv, Stt) (quanhe, ngaysinh, hoten, thuongtru, nghenghiep) HETHONGDANGNHAP: (user) (Password) 4.4.4. Mô tả tiến trình a. Quá trình: Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên WHO: Nhân viên nghiệp vụ phòng nhân sự WHEN : Khi có nhân viên mới tuyển dụng INPUT : Hồ sơ nhân viên OUTPUT: file Nhân viên OPEN file Nhân viên DO WHILE có nhân viên mới INPUT record Nhân viên WRITE record nhân viên vào file Nhanvien ENDDO CLOSE file b. Quá trình: Điều chỉnh hồ sơ nhân viên Điều chỉnh hồ sơ nhân viên WHO : Nhân viên nghiệp vụ phòng nhân sự, trưởng phòng nhân sự WHEN : khi có thông tin về nhân viên cần thay đổi INPUT : Thông tin cần thay đổi OUTPUT: file Nhanvien OPEN file Nhanvien DO WHILE còn nhân viên cần thay đổi thông tin INPUT nhân viên cần tìm FIND record nhân viên cần thay đổi thông tin IF FOUND() READ record nhân viên cần thay đổi thông tin INPUT record Nhanvien WRITE record nhân viên vào file Nhanvien ELSE WRITE “Không tìm thấy nhân viên.Xin nhập lại nhân viên khác ” ENDIF ENDDO CLOSE file c. Quá trình: Xoá hồ sơ nhân viên Xoá hồ sơ nhân viên WHO : Nhân viên nghiệp vụ phòng nhân sự, trưởng phòng nhân WHEN : Khi có nhân viên nghỉ việc, cập nhật sai INPUT Nhân viên cần huỷ OUTPUT file Nhânviên OPEN file Nhân viên DO WHILE Còn nhân viên cần huỷ INPUT Nhân viên cần tìm FIND record Nhân viên cần huỷ IF FOUND() DELETE record Nhân viên trong file Nhanvien ELSE WRITE “ Không tìm thấy nhân viên. Xin nhập nhân viên khác” END IF EN DDO CL OSE file d. Quá trình: Tìm kiếm và xem thông tin về nhân viên Tìm kiếm và xem thông tin về nhân viên WHO Nhân viên phòng nhân sự, ban giám đốc WHEN Khi cần xem thông tin về nhân viên INPUT Mã số nhân viên cần xem OUTPUT file Nhanvien OPEN file Nhanvien DO WHILE Còn muốn xem INPUT Mã số nhân viên cần tìm FIND record Nhân viên cần thay đổi thông tin IF FOUND () READ record Nhân viên cần thay đổi thông tin L IST record Nhân viên cần thay đổi thông tin ELSE WRITE “Không tìm thấy nhân viên . Xin nhập lại nhân viên khác” END IF EN DDO CL OSE file e. Quá trình: Cập nhật thông tin phòng ban Cập nhật thông tin phòng ban WHO Nhân viên phòng nhân sự WHEN Khi có phòng ban mới hay thay đổi tên phòng ban INPUT Mã phòng ban, tên phòng ban OUTPUT file Phongban OPEN file Phongban DO WHILE Có phòng ban mới INPUT record Phòng ban WRITE record Phòng ban vào file Phongban EN DDO CL OSE file 4.4.5. Từ điển dòng dữ liệu *Phòng ban: Tên : Phòng ban Mô tả: Kho dữ liệu chứa thông tin phòng ban Dạng : file = phongban + Mã phòng ban + Tên phòng ban * Hệ thống đăng nhập: Tên: Hệ thống đăng nhập Mô tả: Kho dữ liệu chứa tên và mật khẩu đăng nhập Dạng: file = sd + user + password * Nhân viên: Tên: Nhân viên Mô tả: Kho dữ liệu chứa thông tin về nhân viên Dạng: file = Nhanvien + Mã nhân viên + Mã phòng ban + Họ và tên + Địa chỉ hiện tại + Địa chỉ thường trú + Quê quán + Phái + Tôn giáo + Dân tộc + Trình độ văn hoá + Nghề nghiệp + Điện thoại + Ngày sinh * Lý lịch: Tên: Lý lịch Mô tả: kho chứa dữ liệu về lý lịch của nhân viên Dạng: file = Lylich + Ma phòng ban + Mã nhân viên + Đào tạo + Khen + Kỷ luật + Ccnn + Kinh nghiệm * Gia đình: Tên : Gia đình Mô tả : kho dữ liệu chứa thông tin về quan hệ gia đình nhân viên Dạng : file = Giadinh + Mã phòng ban + Mã nhân viên + Số thứ tự + Quan hệ + Họ tên +Ngày sinh + Thường trú + Nghề nghiệp 4.5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG Cấu trúc các bảng lưu trữ dữ liệu trong Microsoft Access 4.5.1 Xây dựng các bảng trong CSDL 4.5.1.1 Bảng: Phongban Field name Data Type Field Size Format Diễn giải Mab Text 10 > Mã phòng ban Tenphong Text 50 Tên phòng ban 4.5.1.2 Bảng: nsd ( đăng nhập hệ thống ) Field name Data Type Field Size Format Diễn giải user Text 20 > Tên đăng nhập password Text 20 Mật khẩu 4.5.1.3 Bảng: Nhanvien Field name Data Type Field Size Format Diễn giải Mapb Text 10 > Mã phòng ban Manv Text 10 Mã nhân viên Hoten Text 30 Họ tên nhân viên Diachi Text 50 Địa chỉ liên lạc Nghenghiep Text 50 Chức vụ, công việc Quequan Text 50 Quê quán Khuvuc Text 10 Khu vực Thuongtru Text 50 Địa chỉ thường trú Phai Yes/no Giới tính Vanhoa Text 10 Trình độ văn hoá Ngoaingu Text 15 Trình độ ngoại ngữ Tongiao Text 15 Tôn giáo Ngaysinh Date/Time Ngày sinh Dienthoai Text 50 Điện thoại Dan toc Text 15 Dân tộc 2.5.5. Bảng: Lylich Field name Data Type Field Size Format Diễn giải Mapb Text 10 > Mã phòng ban Manv Text 10 Mã nhân viên Daotao Memo Quá trình đào tạo văn hoá Khen Memo Các thành tích khen thưởng Kyluat Memo Những vi phạm kỷ luật Ccnn Memo Các chứng chỉ ngoại ngữ Kinhnghiem Memo Kinh nghiệm làm việc 4.5.1. 5 Bảng: Giadinh Field name Data Type Field Size Format Diễn giải Ma pb Text 10 > Mã phòng ban Ma nv Text 10 Mã nhân viên Stt Text 2 Số thứ tự Quan he Text 15 Quan hệ trong gia đình Ho ten Text 30 Họ tên người thân Ngay sinh Date/time Ngày sinh của người thân Thuong tru Text 50 Địa chỉ thường trú Nghenghiep Text 50 Nghề nghiệp hiện nay 4.5.1.6 Bảng Relationships thiết kế trong Access 4.6 GIỚI THIỆU MỘT SỐ FORM 4.6.1 Đăng nhập hệ thống Form giao diện Form Đổi mật khẩu 4.6.4 Form Danh mục phòng ban Form Danh sách nhân viên Form Tra cứu nhân viên 4.6.7. In lý lịch nhân viên 4.6.8. In Danh bạ điện thoại của nhân viên 4.6.9 Form Danh sách các trưởng phòng 4.6.10 Form Danh sách nhân viên theo phòng ban CHƯƠNG V: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI 5.1. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI Trong quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp, em đã cố gắng hết sức để tìm hiểu và cài đặt chương trình nhưng vì thời gian và kiến thức còn hạn chế nên chưa thể giải quyết được tất cả các vấn đề đặt ra. Em rất mong nhận được sự thông cảm của quí Thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn. Những kết quả đạt được: Về công nghệ: + Tìm hiểu và nắm bắt được các công cụ thiết kế chương trình quản lý nhân sự + Hiểu được quy trình xây dựng một hệ thống thông tin. + Làm chủ được chương trình, thiết kế giao diện 2. Về chương trình: + Giao diện thân thiện dễ sử dụng. + Thông tin sắp xếp dễ nhìn. + Phân quyền sử dụng đối với người dùng + Người dùng có thể nhập tên, mật khẩu và sửa mật khẩu + Người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ thông tin một nhân viên nào như : mã nhân viên, mã phòng ban + In lý lịch nhân viên khi cần thiết, tìm kiếm nhân viên theo số điện thoại + Chúng ta có thể cập nhật, thêm, sửa, xoá bất kỳ một nhân viên nào theo phòng ban hay mã nhân viên + Tra cứu nhân viên theo họ tên, quê quán, chức vụ + Tra cứu nhân viên theo địa chỉ dựa vào tên đường, khu vực cư trú + Tra cứu nhân viên theo giới tính, trình độ văn hoá, trình độ ngoại ngữ, tôn giáo. + Tra cứu nhân viên theo ngày sinh + Tra cứu danh sách nhân viên được khen thưởng hay kỷ luật + In danh bạ điện thoại của các nhân viên có số điện Hạn chế của đề tài: + Chương trình vẫn chưa thật sự hoàn thiện + Chương trình mới chỉ đề cập và dừng lại ở tìm kiếm, cập nhật, thêm thông tin về nhân viên + Tin tức chưa cập nhật một cách tự động. + Chương trình mới dừng lại quản lý hồ sơ nhân viên, thêm khi có nhân viên mới, xoá khi có nhân thôi việc + Chương trình không quản lý lương của nhân viên, không đề cập đến bậc lương hay phụ cấp chức vụ của nhân viên 5.2. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI Trong thời gian thực hiện dù đã cố gắng nhưng em chưa giải quyết được hết các vấn đề đặt ra. Nên thời gian còn lại em sẽ cố gắng hoàn thiện và phát triển thêm đề tài. Những nội dung mà đề tài có thể mở rộng: Bổ xung thêm đầy đủ thông tin của nhân viên. Ví dụ như quản lý lương của nhân viên, cấp bậc hay phụ cấp chức vụ, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, quá trình công tác của nhân viên - Hoàn thiện giao diện sinh động hơn, thân thiện hơn. - Phân quyền người sử dụng chi tiết hơn: Khi hệ thống được xây dựng hoàn thiện việc phân quyền sẽ thay đổi. Giúp cho công việc quản lý bảo mật thông tin chặt chẽ và độ an toàn cao - Ngoài ra chương trình quản lý nhân sự sẽ thân thiện và dễ dàng sử dụng hơn phục vụ cho công tác giảng dạy trong nhà trường, công ty, cơ quan và các xí nghiệp KẾT LUẬN Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường. Đặc biệt là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán- tài chính, quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý nhân sự luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên.Vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. Và một lần nữa em xin cảm ơn thầy Lê Chí Dũng đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thiện chương trình này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, các anh chị giáo vụ, các thày cô giám sát viên của Viện Đào Tạo Công Nghệ & Quản Lý Quốc Tế đã giúp em trong suốt quá trình hoàn thiện chương trình này. Em xin chân thành cảm ơn! CHÚ THÍCH TRONG ĐỒ ÁN 1. Quy ước hình vẽ Kí hiệu Chú thích Biểu diễn tác nhân ngoài Biểu diễn chức năng Biểu diễn kho dữ liệu Biểu diễn dòng dữ liệu 2. Các chữ viết tắt BFD(Business Function Diagram): Sơ đồ phân cấp chức năng DFD(Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu ERD(Entity Relationship Diagram): Mô hình dữ liệu thực thể TÀI LIỆU THAM KHẢO Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nguyễn Văn Ba - Nhà xuất bản ĐHQGHN-2003 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Đinh Thế Hiển - Nhà xuất bản Thống Kê- 2004 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2002 - Nguyễn Duy Hoàng Mỹ - Nhà xuất bản Thống Kê - 2004 Microsoft Visual Basic 6.0 & Lập trình cơ sở dữ liệu 6.0- Nguyễn Thị Ngọc Mai (Chủ biên) - Nhà xuất bản Lao Động - Xã Hội - 2004 TRANG NHẬN XÉT MỤC LỤC