Đề tài Quản lý về chi phí nguyên vật liệu tại công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh

vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị( cần lắp, không cấn lắp, vật kết cấu, công cụ…)mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật tư loại ra và thanh lý trong quá trình sản xuất. - Vật liệu khác" là các vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể như bao bì, vật gói và các loại vật tư đặc trưng. Căn cứ vào nguồn nhập NVL thì NVL được chia thành: - NVL mua ngoài. - NVL gia công chế biến. Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL thì NVL được chia thành: - NVL trực tiếp dùng vào sản xuất xây dựng. - NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp , tiêu thụ sản phẩm . 2. Đánh giá NVL Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất. Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập - xuất - tồn kho NVL phải phản ánh'' giá gốc'': đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu. 2.1. Đánh giá NVL nhập kho Việc tính giá nhập NVL được căn cứ vào nguồn nhập để xác định thực tế của chúng. * Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua trên hoá đơn của người bán+ thuế nhập khẩu( nếu có) và các khoản chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, xếp, bảo quản, bảo hiểm…chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuế kho bãi)- các khoản giảm giá, hàng mua bị trả lại (nếu có). Tuỳ theo từng doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà giá trị thực tế có thuế GTGT( nếu tính theo phương pháp trực tiếp), không có thuế GTGT( nếu tính theo phương pháp khấu trừ) * Đối với NVL thuê ngoài ra công chế biến: giá thực tế NVL nhập kho gồm giá trị thực tế NVL xuất ra thuê ngoài chế biến + chi phí vận chuyển + tiền công phải trả người nhận chế biến. * Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh: giá thực tế NVL nhập kho giá thực tế được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận. * Đối với số vốn thu hồi: giá thực tế NVL nhập kho là giá thực tế có thể sửdụng, có thể bán tại thời điểm nhập. 2.2. Đánh giá NVL xuất kho Đối với NVl dùng trong kỳ: tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, tuỳ theo trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý có thể sử dụng phương pháp tính giá khác nhau. Tuy nhiên cần chú trọng nguyên tắc, nhất quán trong hoạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ. Trong điều kiện hạch toán hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các cách tính giá NVL xuất kho sau đây: * Phương pháp tồn đầu kỳ. =x * Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) = x = Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhiều điểm của hai phương pháp trên, lại vừa chính xác và cập nhập. Song phương pháp náy áp dụng hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập xuất không nhiều, thị trường giá cả vật tư biến đổi không ổn định. Phương pháp này đặc biệt được áp dụng với những doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý bằng vi tính. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này tồn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp trực tiếp (phương pháp đích danh) Theo phương pháp này NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất NVL nào đó sẽ tính theo giá thực tế của NVl đó. Do vậy, NVL phương pháp này còn có tên là phương pháp thực tế đích danh và thường sử dụng đối với các NVL có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác song phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. * Phương thức nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thuyết rằng số NVL nào nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Phương pháp này thích hợp với trường hợp giá cả ổn định hoặc xu hướng giảm và doanh nghiệp có ít doanh điểm NVL, số lần nhập không nhiều, việc sử dụng vật tư đòi hỏi cao về mặt chất lượng và thời gian dự trự. * Phương pháp này giả định những NVL mua sau cũng sẽ xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. phương pháp nhập sau xuất trước, thích hợp trong trường hợp lạm pháp. * Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ quản lý sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: = x Hệ số giá Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVl chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá = Phương pháp hạch toán thích hợp với những doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, tồn - xuất - nhập lớn và giá trị của từng loại vật tư không cao. phương pháp này có ưu điểm là phản sánh kịp thời tình hình biến động của NVL trong kỳ song độ chính xác không cao. Phần II Thực trạng công tác quản lý NVL tại công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh I. Khái quát chung về công ty khoáng sản và thương mại hà Tĩnh 1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty Tháng 5/1993 hợp đồng liên doanh được kỳ kết giữa Công ty Meteco Hà Tĩnh và Cong ty Midico 4 - Bộ Công nghiệp (Bên Việt Nam) với công ty Westralian Sands L.T.D Austraylia (Bên nước ngoài) theo đó Công ty khoáng sản Titan Austraylia - Hà Tĩnh (gọi tắt là Austinh) được thành lập. Đầu năm 1996 thị trường tiêu thụ bị khủng hoảng, kéo theo đó là hàng loạt các mâu thuẫn phát sinh giữa các bên đối tác. Đến giữa năm 1996 phía Austraylia đơn phương từ bỏ hợp đồng gây hậu quả nghiêm trọng cho Công ty liên doanh. Do vậy ngày 1/6/1996 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ra quyết định 147/BKH - QLDA chấm dứt hoạt động của Công ty liên doanh. Tiếp đó ngày 7/6/1996 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và đầu tư ra tiếp quyết định số 187/BKH - QLDA thành lập hội đồng thanh lý nhằm đánh giá xác định lại giá trị toàn bộ tài sản hiện có của Công ty Austinh, tiến hành thanh toán bù trừ các công nợ còn tồn đọng theo thủ tục giải thể Công ty. Bộ còn giao cho UBND tỉnh Hà Tĩnh cùng Ban thanh lý sớm hoàn tất thủ tục pháp lý để thành lập một Công ty mới thuộc sở hữu nhà nước nhằm tiếp quản, đưa vào sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả tài sản và tiền vốn của Công ty Austinh để lại. Ngày 6/8/1996 UBND tỉnh Hà Tĩnh ra quyết định số 1150/QĐ/UB thành lập Công ty khai thác, chế biến và xuất khẩu Titan Hà Tĩnh (Tepec Hà Tĩnh). Công ty hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước theo luật doanh nghiệp Nhà nước, theo nguyên tắc của doanh nghiệp Nhà nước có giám đốc, bộ máy giúp việc và theo các quy định khác của pháp luật. Điều 1 điều lệ Công ty khai thác, chế biến và xuất khẩu Titan Hà Tĩnh có ghi rõ: "Công ty khai thác, chế biến và xuất khẩu Tian Hà Tĩnh là một doanh nghiệp Nhà nước độc lập, do UBND tỉnh thành lập hoạt động sản xuất kinh doanh khoáng sản Titan và các sản phẩm phụ đi kèm, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu và tài sản riêng, hạch toán độc lập, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm và toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi số vốn do Công ty quản lý" "Công ty có nhiệm vụ tổ chức khai thác, chế biến kinh doanh và xuất khẩu Ilmenite, Zircon, Rutile, Monazit cùng các sản phẩm cộng sinh và các hoạt động sản xuất kinh doanh khác theo nguyên tắc bảo toàn phát triển vốn và nguyên tắc hạch toán độc lập. Tự chủ giải quyết công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tự bù đắp chi phí, tự trang trải vốn làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, cân đối lợi ích xã hội với lợi ích tập thể và lợi ích người lao động". Công ty khai thác chế biến và xuất khẩu Titan hà Tĩnh được thành lập trên cơ sở thừa hưởng cơ sở vật chất của công ty Austinh cũ để lại, hầu hết các máy móc đều đã cũ và hư hỏng nhiều, các thủ tục pháp lý về cấp đất, giấy phép cấp mỏ, giấy phép xuất khẩu đến tháng 7/1997 mới được hoàn chỉnh, vón lưu động tỉnh cấp ban đầu quá ít ỏi. Trước những khó khăn như vậy, Công ty đã chủ trương từng bước sắp xếp lại bộ máy, ổn định đi vào sản xuất, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp nhận và tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động nhằm nâng cao và cải tiến đời sống cho họ. Quán triệt phương châm đó Công ty đã dần ổn định và ngày càng phát triển. Đến tháng 12/2000 UBND tỉnh chuyển giao nhiệm vụ khai thác chế biến Mangan và than đồng đỏ từ Công ty Meteco cho Công ty khai thác, chế biến và xuất khẩu Titan Hà Tĩnh và đổi tên thành công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh (tên giao dịch Mitraco Hà Tĩnh) thuộc UBND tỉnh Hà Tĩnh. Quyết định thành lập số 2924/QĐ/UB/TCCQ ngày 26/12/2000 của UBND tỉnh Hà Tĩnh, giấy phép đăng ký kinh doanh số 113036 ngày 29/12/2000 do Sở Kế hoạch và đầu tư cấp. Chuyển sang cơ chế thị trường, bên cạnh việc phải lo đầu vào, đầu ra, công ty còn nhiều khó khăn, đặc biệt là thị trường tiêu thụ sản phẩm khoáng sản bị ách tắc, việc giải phóng mặt bằng khai thác mỏ thực sự phức tạp, yêu cầu lợi ích của địa phương ngày càng cao, không phù hợp với pháp luật… đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường luôn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự đổi mới và tìm hướng phát triển cho mình. Nhận thức được điều đó Công ty đến lãnh đạo xí nghiệp luôn luôn quan tâm đến công tác giải phóng mặt bằng, tổ chức sắp xếp lại sản xuất có hiệu quả, mở rộng thị trường mới, sản xuất các loại sản phẩm mới, đổi mới thiết bị, cải tiến công nghệ… Với sự cố gắng đó, Công ty đạt được kết quả sau: Biểu số 1: Một số chỉ tiêu của Công ty trong các năm 2002, 2003, 2004 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sản phẩm sản xuất Tấn 86.693 95.156 151.212 2 Sản phẩm xuất khẩu Tấn 84.839 95.842 147.602 3 Doanh thu Trđ 140.091 175.452 204.698 4 Lợi nhuận Trđ 6.498 10.304 82.072 5 Nộp ngân sách Trđ 10.559 13.039 13.071 6 Kim ngạch xuất khẩu USD 5.485.778 10.400.000 12.328.540 7 Thu nhập bình quân đ/ng/t 680.000 1.000.000. 1.150.000 8 Vốn cố định Trđ 19.435.876.325 38.829.654.931 87.287.331.452 9 Vốn lưu động Trđ 39.657.986.432 45.069.661.321 50.404.977.343 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Nhìn vào bảng kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm của Công ty thấy tình hình phát triển của Công ty ngày một cụ thể: tỷ suất lợi nhuân, doanh thu tăng đều qua các năm. Kim ngạch xuất khẩu tăng đều, thu nhập của CBCNV cũng tăng đều qua các năm, sản xuất xuất khẩu trong 3 năm đều tăng. Với chủ trương của Giám đốc Công ty sẽ nâng Công ty thành mô hình Tổng Công ty với đà phát triển này Công ty sẽ ngày càng gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong hoạt động SXKD. 2. Đặc điểm quy trình công nghệ. Sơ đồ 1.Quy trình khai thác quặng thô. Cát quặng Máy khai thác cấp liệu Bơm cấp liệu Tuyển xoắn hoặc nhà máy Nguyên liệu thô Cát thải Quặng thô Lò sấy Nhà máy tuyển tinh Sản phẩm Cát thải Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất sản phẩm Sản phẩm của công ty là Ilmenite, Zircon, Rutinne.Để hoàn thành sản phẩm bước cuối cùng phải trải qua một quy trình công nghệ phức tạp. Chỉ một thay đổi trong chuỗi liên kết của quy trình sản xuất sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Nhìn trung ngoại trừ bộ phận khai thác nguyên liệu thô để cung cấp cho xi nghiệp khai thác quy trình công nghệ riêng, còn lại các xí nghiệp khác tuy quy mô sản xuất có khác nhau nhưng nhìn chung quy trình công nghệ tương đối giống nhau. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ 3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám đốc công ty P.Giám đốc kỹ thuật P.Giám đốc sản xuất P.Giám đốc Tài chính Phòng Kỹ thuật Phòng Mỏ Phòng KCS Phòng Kinh tế Phòng TC-LĐTL Phòng HQ-TH Phòng TC-KT VPĐD Hà Nội XN khai thác XN Thạch Hà XN Cẩm Xuyên XN Khai thác vàng XN Zircon XN Kỳ Anh Xưởng cơ khí Đội vận tải Đội kho cảng XN kinh doanh TM-TH KS Du lịch Thiên ý XN than XN man gan Công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh được thành lập và hoạt động theo nguyên tắc của doanh nghiệp nhà nước có ban giám đốc và bộ máy giúp việc. 3.1. Ban giám đốc Bao gồm 01 giám đốc, 03 phó giám đốc. - Giám đốc công ty: Điều hành hoạt động của công ty về tài sản và các nguồn lực khác mà nhà nước giao cho công ty. Giám đốc công ty là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp việc cho giám đốc công ty phụ trách mặt kỹ thuật của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền thay mặt cho giám đốc khi giám đốc đi vắng. - Phó giám sản xuất : là người giúp việc cho Giám đốc Công ty về mặt sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nhiệm vụ được phân công uỷ quyền. - Phó giám đốc tài chính: là người giúp việc cho giám đốc Công ty phụ trách về tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công tyvề nhiệm vụ được phân công. 3.2. Bộ máy giúp việc của giám đốc Công ty. 3.2.1. Các phòng ban chuyên môn a. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về công ty về công tác tổ chức, lao động về tiền lương. Làm tốt công tác nhân sự, thực hiện tốt các chế độ chính sách đối với người lao động về tiền lương, BHXH, BHYT, tai nạn lao động, thôi việc, hưu trí… Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước mà Công ty đã ban hành ở các xí nghiệp. b. Phòng tài chính- Quản lý: Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực: Quản lý tài chính, hạch toán kinh tế trên cơ sở các nguyên tắc quản lý tái chính của Nhà Nước với các DNNN. c. Phòng kinh tế: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực: Kế hoạch sản xuất , CDCB,vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm … Xây dựng quy hoạch kế hoạch đầu tư dài hạn và ngắn hạn. Tổng kết đúc rút quá trình thực hiện. d. Phòng kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ tuyên khoáng và quản lý kỹ thuật cơ điện ở tất cả các đơn vị trong toàn Công ty nhặm thực hiện các nhiệm vụ được giao. đ. Phòng mỏ: Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và các vấn đề liên quan trong hoạt động khai thác khoáng sản. Công tác môi sinh môi trường, phối hợp với các phòng chức năng, các xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ theo luật khoáng sản Nhà Nước. e. Phòng hành chính tổng hợp: Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về công tác hành chính tổng hợp. Thường xuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ công tác hành chính tổng hợp ở Văn phòng Công ty các xí nghiệp. f. Phòng phân tích và kiểm soát chất lượng sản phẩm (KSC): Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty vê công tác phân tích và kiểm soát chất lượng các loại sản phẩm. Phân tích kịp thời, chính xác quy trình các loại mẫu theo yêu cầu chất lượng chất lượng sản phẩm và quy định của Công ty. Giám sát kiểm tra, quản lý chất lượng các loại sản phẩm , xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm hồ sơ tài liệu, kết quả phân tích. g. Văn phòng đại diện Hà Nội: Thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng đại diện theo phân công của lãnh đạo Công ty. 3.2.2. Các xí nghiệp trực thuộc a. Xí nghiệp khoảng sản Cẩm Xuyên: Tổ chức, chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. b. Xí nghiệp khoảng sản Kỳ Anh: Tổ chức khai thác nguyên liệu Ilmenite trên vùng mỏ kỳ khang theo kế hoạch qui hoạch và đình mức kinh tế kỹ thuật của công ty giao. Tổ chức chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. c. Xí nghiệp khoáng sản Thạch Hà: Tổ chức chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. d. Xí nghiệp khai thác: Tổ chức quản lý điều hành công tác khai thác và tuyển thô đảm bảo theo đúng quy hoạch, thiết kế đã được Nhà Nước phê duyệt. Đản bảo các chỉ tiêu về quặng khai thác tuyển thô về số lượng chất lượng và thời gian của Công ty. đ. Xí nghiệp chế biến Zircon: Tổ chức chế biến sản phẩm Ilmenite, Zircon, Monazit đảm bảo số lượng chất lượng theo quy định của Công ty. Phối hợp với Giám đốc các xí nghiệp, các phòng ban thực hiện tốt có hiệu qủa các phận hành được giao. e. Xưởng cơ khí: Tổ chức quản lý khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa vận hành các loại máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao. Tiến hành nâng cấp cải tiến làm mới gia công các máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu sản xuất ở các xí nghiệp. Lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thay thế các máy móc thiết bị ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. f. Đội kho cảng: Thực hiện đầy đủ các quy định của giám đốc công ty về kế hoạch nhập và xuất hàng tại các kho cảng. Đảm bảo số lượng, chật lượng, và thời gian theo kế hoạch, tổ chức kiểm tra theo dõi số lượng, chất lượng hàng hoá ở các kho để có kế hoạch giao nhận hàng và tham mưu cho giám đốc phù hợp. g. Xí nghiệp than: Tổ chức quản lý, khai thá, thu gom, chế biến than đạt tiêu chuẩn về chất lượng tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Tham gia công tác xây dựng qui hoạch, ké hoạch phát triển chiến lược và công tác thăm dò nâng cao mở rộng mỏ. h. Xí nghiệp Mangan: Tổ chức quản lý, khai thác , thu gom, chế biến Mangan đạt tiêu chuẩn về chất lượng tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Tham gia công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển chiến lược và công tác thăm do nâng cấp mở rộng mỏ. i. Xí nghiệp kinh doanh thương mại tổng hợp: Chịu trách nhiệm vê toàn bộ công tác quản lý và điều hành kinh doanh thương mại của xí nghiệp. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. k. Xí nghiệp khai thác vàng: Chịu trách nhiệm về công tác khai thác và phân kim vàng. 1. Khách sạn du lịch Thiên ý: Chịu trách nhiệm về kinh doanh dịch vụ nhà hàng, khách sạn và du lịch. m. Đội vận tải: Chịu trách nhiệm về vận chuyển các loại nguyên liệu, sản phẩm trong nội bộ Công ty và vận chuyển các sản phẩm của Công ty để tiêu thụ cho các khách hàng trong nước và xuất khẩu. II. Thực trạng công tác quản lý về chi phí NVL tại công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Bảng kê các loại NVL của doanh nghiệp TT Nguyên vật liệu 1 Quặng thô 2 Hoá chất 3 Xăng dầu 4 Than cám 5 Ga 1. Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai thác mỏ và chế biến các sản phẩm từ sa khoáng tự nhiên, nguyên liệu chính chủ yếu của công ty là: quặng thô khai thác được. Do vậy chất lượng nguyên liệu chính phụ thuộc rất lớn vào đặc tính lý hoá của bản thân quặng, điều kiện địa lý tự nhiên của khu vực mỏ, quy trình công nghệ khai thác. Tuy nhiên cũng giống như tất cả các doanh nghiệp khác, vật liệu ở công ty cũng mang đặc điểm của yếu tố vật liệu nói chung, điều này được thể hiện trên hai mặt giá trị và hiện vật, cụ thể như sau: - Về mặt hiện vật: vật liệu tham gia toàn bộ vào quá trình sản xuất, được tiêu dùng toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị: giá trị của vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Vật liệu ở công ty được hình thành từ hai nguồn: tự khai thác và mua ngoài 2. Phân loại NVL và công tác quản lý 2.1. Phân loại vật liệu Căn cứ vào nội dung và tính chất kinh tế của vật liệu, vật liệu ở công ty được chia thành các loại sau: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. NVL chính là quặng thô - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như hoá chất - Nhiên liệu: bao gồm các loại như xăng dầu, than cám, ga… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua sắm để thay thế, sửa chữa các loại máy móc 2.2. Công tác quản lý Vật liệu ở công ty được tổ chức quản lý theo hệ thống định mức nội bộ do phòng kinh tế kỹ thuật, quản lý tài vụ… xây dựng cho từng xí nghiệp trên cơ sở điều kiện thực tế của từng đơn vị. Cụ thể ta có thể xem xét một số chỉ tiêu định mức sau: Mẫu biểu 2: Chỉ tiêu sản xuất ilmenite Xí nghiệp Chỉ tiêu Cẩm Xuyên Thạch Hà kỳ Anh Quặng có tỷ trọng nén ướt (m3/TSP) 0.93 0.85 1.1 Điện (Kwh/TSP) 12.5 5 30 Than sấy (Kg/TSP) 32 Dầu (L/TSP) 4 7 Ngoài ra công ty còn ban hành quy chế xử lý các trường hợp thực hiện tốt hoặc vi phạm định mức chi phí nhằm gắn trách nhiệm và quyền lợi của người lao động với lợi ích tập thể. 3. Đánh giá vật liệu ở Công ty * Đối với NVL nhập kho NVL của công ty chủ yếu tự khai thác. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và giá NVL nhập kho được tính theo giá trị thực tế. Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu của công ty mà trị giá của chúng được xác định theo các cách khác nhau. * Giá vật liệu mua ngoài nhập kho = + Trong đó, giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có GTGT. Chi phí vận chuyển bốc dỡ lô hàng phải trả cho bên thứ ba (trường hợp vận chuyển thuê ngoài, trả cho người bán nếu do bên cung cấp chuyên chở; trả lương và chi phí xăng dầu cho bộ phận vận tải nếu sử dụng đội xe của công ty. Ví dụ 1: Theo HĐ GTGT 000966 ngày 01/3/2003. Trị giá 6.000 lít dầu nhập kho = Giá dầu + Lệ phí giao thông = 21.600.000đ Biểu 03 Địa chỉ: Công ty xăng dầu nghệ tĩnh Hoá đơn GTGT (Liên 2: giao cho khách hàng) KH: NT/2002 N0: 000966 Mã số thuế: 2900326304 Ngày 01 tháng 03 năm 2005 Tên khách hàng: Công ty KS & TM Hà Tĩnh MST:3000100659-1 Hình thức thanh toán: thanh toán - CK STT Tên hàng hoá dịch vụ MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu điêzen Lệ phí giao thông 620 Lít 6.000 3.300 300 19.800.000 1.800.000 1. Cộng tiền hàng 19.800.000 2. Thuế GTGT (TS 10%) 1.980.000 3. Lệ phí giao thông 1.800.000 4. Tổng tiền hàng 23.580.000 Số tiền viết bằng chữ: hai ba triệu năm trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người mua Người bán Quản lý trưởng Thủ trưởng đơn vị Ví dụ 2: Theo HĐ GTGT số 74128 ngày 12/2/2005. Anh Võ Trí Lưu tạm ứng tiền công ty đi mua của chi nhánh vật tư Thái Nguyên 400m ống thép chịu lực giá trị ghi trên hoá đơn là: 16.000.000đ (Giá chi phí bốc xếp và vận chuyển về kho công ty do công ty chịu) Biểu số 4 Hoá đơn GTGT (Liên 2; giao cho khách hàng) Ngày 12 tháng 2 năm 2005 N0: 074128 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên Địa chỉ: Phổ Yên - Thái Nguyên Điện thoại: MST: 01001003360021 Họ và tên người mua: Võ Trí Lưu Đơn vị: Công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh Địa chỉ: Thị xã Hà Tĩnh Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 3000100659 -1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép chịu lực m 400 40.000 16.000.000 Cộng tiền hàng 16.000.000 Thuế suất GTGT 5% 800.000 Tổng thanh toán 16.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Người mua Quản lý trưởng Thủ trưởng đơn vị Theo giấy biên nhân vận chuyển chi phí vận chuyển 400m ống thép đó là: 600.000đ Biểu số 5 Giấy biên nhận Tên tôi là: Vũ Mạnh Tuấn Lái xe số 20K - 3447 Ngày 12 tháng 2 năm 2005 có nhận chở cho anh Lưu ở công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh 400m thép từ chi nhánh vật tư Thái Nguyên về kho công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Số tiền vận chuyển là: 6.000.000 (Sáu trăm ngàn đồng chẵn) Ngày 12 tháng 2 năm 2005 Người trả tiền Võ Trí Lưu Người viết giấy Vũ Mạnh Tuấn Như vậy trị giá thực tế 400m ống thép nhập kho là: 16.000.000 + 600.000 = 16.600.000đ * Đối với NVL khai thác nhập kho Khi tiến hành nhập kho, giá thực tế của NVL nhập kho xác định theo công thức sau: = x Trong đó: = Tổng giá thành thực tế NVL = Tổng chi phí thực tế phát sinh Ví dụ 3: Quý I năm 2005 ở xí nghiệp khai thác có một số tài liệu sau: Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng tháng (xem biểu 6). Quản lý kho lên bảng tổng hợp quý (xem biểu 7). - Khối lượng quặng khai thác được là: 4283m3 (xem biểu 7) Biểu số 6 Xí nghiệp khai thác Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ilmenite Tháng 1 năm 2005 SL TK đầu kỳ SL SXtrong kỳ SL XK trong kỳ SL TK cuối kỳ 200 1.650 1.550 300 ngày 01 tháng 4 năm 2005 Đại diện công ty Đại diện xí nghiệp Biểu số 7 phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê nguyên liệu ilmenite xí nghiệp khai thác Quý I năm 2005 Diễn giải SL SXtrong kỳ SL XK trong kỳ SL tồn kho Tồn kho đầu kỳ 200 Tháng 1/2003 1.650 1.550 Tháng 2/2003 1.250 1.100 Tháng 3/2003 1.383 1.350 Cộng 4.283 4.000 Tồn kho cuối kỳ 483 Ngày 01tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng quản lý kho - Các chi phí phát sinh tại xí nghiệp (xem biểu 8) Biểu số 8 Phòng Tài chính quản lý Bảng tổng hợp chi phí xí nghiệp khai thác Quý I năm 2005 STT Khoản mục chi phí Số tiền Ghi chú 1 Chi phí nhân công 366.750.000 2 Chi phí nhân viên 172.089.000 3 Chi phí nhiên liệu 72.280.000 4 Chi phí sửa chữa bảo dưỡng 86.632.000 5 Khấu hao 160.026.000 6 Điện năng 192.256.000 7 Chi phí SCL TSCĐ 42.892.000 8 Chi phí dịch vụ mua ngoài 72.000.000 9 Chi phí bằng tiền khác 20.038.000 10 Chi phí vận chuyển 100.000.000 Tổng cộng 1.284.900.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng quản lý tổng hợp Căn cứ vào phiếu giao nhận quặng thô (xem biểu số 9), cuối tháng quản lý xí nghiệp tổng hợp lên bảng kê nhập kho nguyên liệu Ilmenite (xem biểu số 10). Cuối mỗi quý quản lý căn cứ vào các bảng kê hàng tháng để lên bảng tổng hợp quý (xem biểu 11). Khối lượng nhập kho quý I năm 2005 = 4000m3 Căn cứ vào số liệu ở bảng tổng hợp chi phí ta có: - Tổng giá thành thực tế của số quặng khai thác được là: 1.284.900.000đ - Giá thành đơn vị 1m3 quặng khai thác được là: 1.284.900.000 : 4.283m3 = 300.000đ Như vậy trị giá thực tế của số quặng nhập kho là: 4000m3 x 300.000đ = 1.200.000.000đ * Đối với NVL xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá NVL xuất kho = x = Biểu số 9 MITRACO Hà Tĩnh Số: 2036 Phiếu giao nhận nguyên liệu Ilmenite Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Xí nghiệp giao: Khai thác Xí nghiệp nhận: Cẩm Xuyên Tên và chủ phương tiện vận chuyển: Anh An - Lái xe số: 38H 1538 Tỷ trọng (Kg/lít) Khối lượng giao Khối lượng nhận Ghi chú 2.86 5.5 5.5 Năm khối năm Xí nghiệp giao Xí nghiệp nhận Biểu số 10 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Bảng kê nhập nguyên liệu Ilmenite Tháng I năm 2005 Chứng từ Tên phương tiện vận chuyển Khối lượng (m3) Ngày Số SL giao SL nhận 1/1 2036 Anh An - 38H 1538 5.5 5.5 Tổng cộng 1.550 1.550 Biểu số 11 Phòng Tài chính quản lý Xí nghiệp Cẩm Xuyên Bảng tổng hợp nhập kho nguyên liệu Ilmenite Quý I năm 2005 Số TT Tháng nhập kho Khối lượng (m3) SL giao SL nhận 1 Tháng 1/03 1.550 1.550 2 Tháng 2/03 1.100 1.100 3 Tháng 3/03 1.350 1.350 Tổng cộng 4.000 4.000 Ví dụ 4: Theo biên bản kiểm kê tháng 1 (xem mẫu biểu số 12). Số lượng sản phẩm sản xuất là 1.559,14 tấn. Căn cứ vào định mức trên ta tính được nguyên liệu diezen tiêu hao như sau: - Nguyên liệu = 1.559,14 x 0,93 m3 /TSP = 1.450 m3 - Dầu diêzen = 1.559,14 x 4 L/TSP = 6.236,6 L Biểu số 12 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Biên bản kiểm kê sản phẩm Ilmenite Tháng 1 năm 2005 ĐVT: Tấn SLTK đầu kỳ SPSX trong kỳ SPXK trong kỳ SLTK cuối kỳ 1.559,14 Ngày 01 tháng 2 năm 2005 Đại diện công ty Đại diện xí nghiệp Cuối mỗi quý quản lý kho căn cứ vào biên bản kiểm kê của các tháng trong quý lên bảng tổng hợp nguyên liệu tiêu hao và sản phẩm sản xuất trong quý để vào phiếu nhập kho sản phẩm và xuất kho nguyên nhiên vật liệu (xem mẫu biểu 13, 14, 15). Biểu số 13 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu STT Tên vật tư, sản phẩm ĐVT Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ 1 Nguyên liệu Ilmenite m3 600 1.550 1.450 700 2 Dầu diêzen lít 1.000 8.000 6.236,6 2.763,4 Biểu số 14 Phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê NL Ilmenite Xí nghiệp Cẩm Xuyên Quý I năm 2005 Diễn giải SL NK trong kỳ SL XK trong kỳ SL tồn kho Tồn kho đầu kỳ Tháng 1/03 1.550 1.450 Tháng 2/03 … … Tháng 3/03 … … Cộng 4.000 4.100 Tồn kho cuối kỳ 500 Ngày 01 tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng Quản lý kho Biểu số 15 Phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê dầu Điêzen Xí nghiệp Cẩm Xuyên Quý I năm 2005 Diễn giải SLNK trong kỳ SL NK trong kỳ SL tồn kho XN tại XN Xuất khác Tồn kho đầu kỳ 1.000 Tháng 1/03 8.000 6.236,6 … Tháng 2/03 … … 100 Tháng 3/03 … .. … Cộng 20.000 17.634,4 1.865,6 Tồn kho cuối kỳ 1.500 Ngày 01 tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng Quản lý kho 4. Thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty 4.1. Thủ tục nhập kho Như đã trình bày ở trên, vật liệu nhập kho ở Công ty gồm 2 nguồn chính: vật liệu mua ngoài và vật tư tự khai thác, ứng với mỗi nguồn thủ tục nhập kho được tiến hành theo trình tự và căn cứ khác nhau. Cụ thể ta xét các trường hợp sau: a. Vật liệu mua ngoài nhập kho ở Công ty vật liệu mua ngoài là những vật liệu chính như nhiên liệu, phụ tùng thay thế… quy trình nhạp kho như sau: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế (nếu có) hoặc phiếu báo giá được duyệt, hoá đơn GTGT, quản lý làm thủ tục nhập kho vào máy "phiếu nhập mua". Phiếu nhập mua phải có đầy đủ chữ ký và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại fai nhập mua cuối quý chuyển sang quản lý tổng hợp. Liên 2: Giao cho thủ kho và sổ theo dõi Liên 3: Giao cho khách hàng. Ví dụ 5: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 1. Trị giá nhập kho 6.000 lít dầu là 21.600.000đ quản lý kho và phiếu nhập mua (xem biểu số 16) Biểu số 16 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập mua Số: 10 Ngày 6/2/2005 TK ghi Nợ: 1523 TK ghi Nợ: 1331 TK ghi Có: 331 Họ và tên người giao nhận: Nguyễn Văn Hưng Đơn vị thanh toán: Chi nhánh Xăng dầu Hà Tĩnh Diễn giải: Nhập kho theo hoá đơn Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Dạng nhập: Phải trả người bán Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Dầu Diêzen Thuế GTGT 301 m 6.000 3.600 21.600.000 1.980.000 Tổng cộng 23.580.000 Bằng chữ: Hai mươi ba triệu, năm trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho Ví dụ 6: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 2. Trị giá nhập kho 400m thép là 16.600.000 đ (xem biểu 17) Biểu số 17 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập mua Số: 15 Ngày 15/2/2005 TK ghi Nợ: 1524 TK ghi Nợ: 1331 TK ghi Có: 141 Họ và tên người giao hàng: Võ Trí Lưu Đơn vị thanh toán: Cán bộ kỹ thuật Công ty Diễn giải: Nhập kho theo hoá đơn 74178 của Chi nhánh Vật tư Thái Nguyên Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Dạng nhập: Hoãn tạm ứng. Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ống thép chịu lực Thuế GTGT 401 m 400 16.600.000 800.000 Tổng cộng 17.400.000 Bằng chữ: Mười bảy triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho b. Thủ tục nhập kho vật liệu tự khai thác: Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho giao nhận quặng thô quản lý xí nghiệp tổng hợp theo dõi số lượng quặng thô nhập kho và chuyển về phòng kế toán kèm theo biên bản kiểm kê hàng tháng để quản lý kho và phiếu nhập kho (ghi số lượng) đến cuối quý quản lý tổng hợp tính giá thành mới ghi đơn giá nhập kho vào. * Phiếu xuất kho: được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. Liên 1: Được lưu ở phòng quản lý Liên 2: Giao cho thủ kho Ví dụ 7: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 3. Trị giá nhập kho 4.000m3 quặng tho là 1.200.000.000đ (xem biểu 18) Biểu số 18 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 25 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 1521 TK ghi Có: 154 Đơn vị giao: Xí nghiệp khai thác Diễn giải: Nhập kho nguyên liệu khai thác phục vụ sản xuất Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Nguyên liệu Ilmenite 101 m3 4.000 300.000 1.200.000.000 Tổng cộng 1.200.000.000 Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho Biểu số 19 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 15 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 621 TK ghi Có: 1521 Họ và tên người nhận: Dương Xuân Hoa Lý do xuất: sản xuất Ilmenite Xuất tại kho: Chị Thanh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quặng thô 101 m3 4.100 Tổng cộng 4.100 Thủ trưởng đơn vị Quản lý trưởng Người nhận Thủ kho Ví dụ 9: Theo bảng tổng hợp kiểm kê nhiên liệu (mẫu biểu số 15), quản lý lập phiếu xuất kho dầu điêzen phục vụ sản xuất quý I/2003 (xem biểu 20) Biểu số 20 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 16 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 627 TK ghi Có: 16 Họ và tên người nhận: Dương Xuân Hoa Lý do xuất: Đốt lò sấy phục vụ sản xuất Ilmenite Quý I/03 Xuất tại kho: Anh Dương STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dầu Diêzen 301 Lít 17.634,4 Tổng cộng 17.634,4 Số tiền (bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị Quản lý trưởng Người nhận Thủ kho Biểu số 21 Văn phòng Công ty Giấy xin cấp vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc Công ty Hiện nay xe ô tô văn phòng Công ty 38H-1225 có kế hoạch đi công tác Hà Nội. Kính trình Công ty cấp dầu điêzen để đi công tác. Số lượng dầu xin cấp là: 100 lít. Ban giám đốc - duyệt CB phòng HCTH Quản lý Người đề nghị Biểu số 22 Xí nghiệp Zircon Giấy xin cấp vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc Công ty Hiện nay nhà máy chế biến Zircon 7,5 T/h bị hỏng phần làm nguội. Vậy xí nghiệp kính trình Công ty cấp 300m thép chịu lực để thay thế kịp thời phục vụ sản xuất. Ngày 18 tháng 2 năm 2005 Ban giám đốc - duyệt CB phòng HCTH Quản lý Người đề nghị Biểu số 23 Đơn vị: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên kho: Chị Thanh Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2005 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quặng thô - Mã vật tư: 101 Đơn vị tính: m3 Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X SL nhập SL xuất SL tồn Xác nhận của quản lý Ngày Số Tồn 1/1/2005 600 Tháng 1 1.550 1.450 Tháng 2 1.100 1.200 Tháng 3 1.350 1.450 Tổng cộng 4.000 4.100 Tồn 31/3/05 500 Biểu số 24 Đơn vị: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên kho: Anh Dương Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quặng thô - Mã vật tư: 301 Đơn vị tính: Lít Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X SL nhập SL xuất SL tồn Xác nhận của quản lý Ngày Số Tồn 1/1/2005 100 15/2 Anh Lưu nhập 400 … … … 18/2 Xuất SC buồng làm nguội 300 … Tổng cộng 1.500 1.300 Tồn 31/3/05 300 Biểu số 25 Thẻ kho (Sổ chi tiết vật tư) Từ ngày 01/01/03 đến ngày 31/3/03 Nguyên liệu Ilmenite: - Mã vật tư: 101 - Tồn đầu: 600m3 Thành tiền: 203.000.000đ Chứng từ Diễn giải SL nhập SL Xuất Giá Tiền nhập Tiền xuất Ngày Số 31/3 10 Nhập quý I 4.000 1.200.000.000 31/3 Xuất quý I 4.100 1.250.500.000 Cộng 4.000 4.100 1.200.000.000 1.250.500.000 Tồn cuối: 500m3 Thành tiền: 152.500.000đ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng Người lập biểu Biểu số 26 Thẻ kho (Sổ chi tiết vật tư) Từ ngày 01/01/03 đến ngày 31/3/03 Kho: Anh Dương - XN Cẩm Xuyên Dầu Điêzen - Mã vật tư: 301 Tồn đầu: 1.000 lít Thành tièn: 3.390.000đ Chứng từ Diễn giải SL nhập SL Xuất Giá Tiền nhập Tiền xuất Ngày Số … 6/2 10 XN Hà Tĩnh 6.000 21.600.000 15/2 10 Xuất NL cho xe 38H1225 100 3590 3.590.000 31/3 16 Xuất sản xuất 17.634,4 3.590 63.307.496 Cộng 20.000 19.500 72.000.000 70.005.000 Tồn cuối: 1.500 lít Thành tiền: 5.385.000đ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng Người lập biểu Biểu số 27 Mitraco Hà Tĩnh báo cáo tổng hợp nhập vật tư Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/3/2005 Xí nghiệp Cẩm Xuyên STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền 1 301 Dầu diezen lít 20.000 72.000.000 2 401 ống thép chịu lực m 1.500 62.300.000 3 402 Vành nệm 1127 cái 40 9.370.000 4 101 NL Ilmenite m3 4.000 1.200.000.000 … … … Cộng 1.870.000.000 Biểu số 28 Mitraco Hà Tĩnh báo cáo tổng hợp nhập vật tư Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/3/2005 Xí nghiệp Cẩm Xuyên STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền 1 301 Dầu diezen lít 19.500 70.005.000 2 401 ống thép chịu lực m 1.300 54.080.000 3 402 Vành nệm 1127 cái 42 9.450.000 4 101 NL Ilmenite m3 4.100 1.250.500.000 … … … Tổng cộng 1.950.000.000 Biểu số 29 Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/3/2005 Xí nghiệp Cẩm Xuyên ĐVT: 1000đ Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 101 NL Ilmenite m3 600 203.000 4.000 1.200.000 4.100 1.250.500 500 152.500 301 Dầu diêzen lít 1.000 3.390 20.000 72.000 19.500 70.005 1.500 5.385 401 ống thép chịu lực m 100 4.260 1.500 62.300 1.300 54.080 300 12.480 402 Vành nệm 1127 cái 7 1.205 40 9.370 42 9.450 5 1.125 … … … … … 211.855 1.343670 1.384.035 171.490 Phần III Đánh giá chung và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty khoáng sản và thương mại hà tĩnh I. Đánh giá chung vê công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty khoáng sản và thương Mại Hà Tĩnh Công ty được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển lớn nhất Tỉnh. Với lợi thế và nguồn nguyên vật liệu sẵn có, một lực lượng công nhân dồi dào và các trang thiết bị hiện đại, Công ty đang ngày một lớn mạnh hơn về mọi mặt. Cùng với sự quan tâm giúp đỡ của các cấp chính quyền, công ty luôn chú trọng đầu tư phát triển sản xuất , tìm kiếm mở rộng thị trượng tiêu thụ. Theo phương hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai, bạn hàng cuả công ty không chỉ bó hẹp một nước Châu á mà sẽ vươn xa, kết nối quan hệ với các bạn hàng ở Châu lục khác trên toàn thế giới. Song song với sự phát triển lớn mạnh đó của Công ty, công tác quản lý nói chung và quản lý NVL nói riêng càng không ngừng được hoàn thiện và cải tiến vừa đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất , vừa tương ứng với vai trò của quản lý là một trong công cụ quán lý đắc lực, kiểm tra và giám sát mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp, đồng thời góp phần quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu- yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí đầu vào. Tuy chỉ mới được thành lập trong một khoảng thời gian chưa dài, song nhìn chung hoạt động SXKD nói chung và công tác quản lý nói riêng ở Công ty đã có những thành tích đáng kể, trong đó quản lý NVL là một trong những phần hành có đóng góp quan trọng và các tác động tích cực nhất đến kết quả hoạt động XSKD của toàn đơn vị. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận chung về công tác tổ chức quản lý NVL song vẫn còn lại một số hạn chế của Công ty. 1. Những mặt ưu điểm Công tác bộ máy tổ chức quán lý hợp lý, hiệu quả nhịp nhàng phù hợp với quy mô sản xuất ngày càng mở rộng của mình. Với việc bố trí sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng quán lý đúng trình độ và chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục. Thực hiện tương đối toàn diện, đồng bộ trên tất cả nội dung công tác quản lý, từ việc chọn lựa chọn phương pháp quản lý đến việc ghi chép, lập báo cáo đều dựa trên các chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh thực sự xảy ra. + Hệ thống chứng từ, sổ sách áp dụng đảm bảo đầy đủ chứng từ bắt buộc độ quản lý hiện hành của Công ty về NVL như phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm tra… tất cả điều ghi rõ các yếu tố pháp lý và yêu cầu của việc sử dụng chứng từ. + Quản lý chi tiết NVL: Công ty hạch toán theo phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, các sổ sách chứng từ được thủ kho và quản lý ghi chép đúng đủ theo yêu cầu của quản lý và kiểm tra đối chiều thường xuyên. + Bên cạnh đó trong công tác tổ chức quản lý việc hạch toán theo quý và lập phiếu nhập, phiếu xuất kho từng xí nghiệp theo sổ tổng hợp cuối quý làm giảm bớt khối lượng công tác quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho các xí nghiệp hoạt động một cách chi động và có hiệu qủa. Công ty đã trang bị máy vi tính để thuận tiện cho việc tính toán, ghi chép, giảm bớt khối lượng cho nhân viên quản lý. Bên cạnh những cố gắng và thành tựu đã đạt được thì công tác quản lý NVL tại công ty vẫn còn hạn chế. 2. Những mặt còn tồn tại Thứ nhất: Việc giao nhận chứng từ Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất và vật liệu không nhập phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu, không phản ánh chính xác trị giá vật liệu nhập, xuất trong tháng. Mặt khác việc hoạch toán chi tiết NVL chưa đáp ứng yêu cầu quản lý. Hàng ngày, quản lý không theo dõi tình hình nhập- xuất - tồn vật liệu theo từng hoá đơn chứng từ mà đến cuối quý quản lý mới phản ánh tổng hợp nhập- xuất - tồn vật liệu vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tốn vật liệu. Thứ hai: Về công tác quản lý vật liệu Vật liệu ở Công ty quản lý dựa trên hệ thống định mức nội bộ, do vậy hiệu quả của công ty các quản lý phục thuộc rất lớn vào tính phù hợp và tính hiệu quả của các chỉ tiêu chi phí. Mặc dù, khi xây dựng hệ thống định mức ít nhiều đều phụ thuộc vào ý chí, quan điểm của các cán bộ xây dựng định mức. Đông thời trong điều kiện hiện nay mọi thứ hàng hoá đều được giao dịch muan bán trên thị trường và giá cả của nó biến động theo sự thay đổi cung cầu thị trường, từ đó làm giá trị thực tế của vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ cũng biến động theo. Trong khi đó, dù cũng được điều chỉnh, song sự kiện biến động của định mức bao giờ cũng theo sự biến động của vật liệu, do đó gây nên sự chênh lệch khách quan giữa kỳ này và kỳ khác, mà trong thực tế khoan chênh lệch này rất khó xác định. Thứ ba: Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài Các loại vật liệu mua ngoài của Công ty được giao nhận trực tiếp và làm thủ tục nhập kho vật liệu mua về. Ban kiểm nghiệm đã tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu nhưng việc lập biên bản kiểm nghiệm vật tư chưa được thực hiện nghiêm túc. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL công ty khoáng sản và thương mại hà tĩnh Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã được học hỏi nhiều kiến thức thực tế trong công tác quản lý. Qua đi sâu vào tìm hiểu công tác quản lý nói chung và công tác tấc quản lý NVL nói riêng cùng những kiến thức được học trong nhà trường em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý tại Công ty như sau: Kiến nghị một: Việc giao nhận chứng từ giữa kho và phòng quản lý cần lập phiếu giao nhận. Như chúng ta đã biết một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý NVL là phản ánh chính xác số vật liệu nhập, xuất trong quý. Trong việc hoạch toán chi phí vật liệu khi bàn giao chứng từ tại Công ty không có phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu phản ánh không chính xác giá trị vật liệu xuất nhập trong quý mà không biết nguyên nhân cũng như người chịu trách nhiệm. Kiến nghị hai: Về công tác quản lý vật liệu Để đảm bảo cho hệ thống định mức mà Công ty áp dụng luôn sát với điều kiện thực tế, đòi hỏi trong quá trình xây dựng và điều chỉnh các mục tiêu chi phí, cán bộ định mức phải đặt nó trong mối liên quan chặt chẽ với sự kiện biến động của các nhân tố tác động đến nó. Không nên quan niệm định mức từ một con số bất di bất dịch trong một thời kỳ mà nên tạo ra một khoảng xây dựng hợp lý nào đó, để trong phạm vi ấy vừa đảm bảo khống chế được chi phí phát sinh một cách hợp lým vừa đảm bảo cách sát thực, thích hợp với điều kiện thực tế hiện nay, nhằm tạo điều kiện ổn địn sản xuất, tạo tâm lý tốt chon người lao động và đảm bảo được chất lượng sản phẩm, tránh tình trạng phải liên tục điều chỉnh định mức. Bên cạnh đo song song với việc kiểm tra, phải giám sát và tính toán chi phí phát sinh trên cơ sở định mức đã xây dựng, Công ty cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế của mình để ra các biện pháp quản lý có hiệu quả việc thực hiện định mức. Kiến nghị ba: Về thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài Để đảm bảo tính xác thực của số liệu quản lý phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm định để xác định chất lượng, số lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp( trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán).Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu hoạc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn( hợp đồng mua bán) thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc quản lý về sau. Trường hợp vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đã đảm bảo vê số lượng, chất lượng, quy cách thì cũng kiểm nghiệm để xác định, đã đảm bảo thủ tục nhập kho. Ví dụ10. Theo hoá đơn số ngày. Công ty mua của tri nhánh xăng dầu Hà Tĩnh 6000 lít dầu. Thực tế kiểm nhận + Số lượng 6000 lít + Đúng quy cách và đảm bảo chất lượng. Ban kiểm nghiệm có thể lập biên bản nghiệm thu sau( xem mẫu biểu trang bên) MITRCO Hà Tĩnh Biên bản nghiệm thu vật tư Số:… Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số… ngày của chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Bản kiểm nghiệm vật tư gồm… + Ông: Võ Trí Lưu- Phòng kỹ thuật + Ông: Dương Xuân Hoa- Giám đốc xí nghiệp Cẩm Xuyên + Ông: Nguyễn Phi Tứ- Quản lý + Ông: Lê Trần Dương- Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật liệu nhập kho dưới đây. Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng theo hoá đơn Kết quả kiểm ngiệm SL đúng quy cách SL sai quy cách Dầu đinezen Đo, kiểm tra nhiệt độ Lít 6000 6000 0 ý Kiến ban kiểm nghiệm: Đảm bảo điều kiện nhập kho. Ngày tháng năm Ban kiểm nghiệm Kiến nghị bốn: Về quản lý sử dụng vật tư Để đảm tính hiệu quả của việc sử dụng vật tư, hàng ký các xí nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư gửi về Công ty. Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất lượng, hiệu quả của loại vật tư đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật tư không và phải nêu rõ ưu nhược điểm của loại vật tư này so với các vật tư cùng loại đã sử dụng trước đó. Ví dụ 11. Khi sử dụng vật tư phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư. MITRACO Hà Tĩnh Báo cáo tình hình sử dụng vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc Công ty Tên đơn vị sử dụng: Căn cứ tính năng kỹ thuật của vật tư. Căn cứ vào quá trình sử dụng thực tế của vật tư. Xí nghiệp xin báo cáo tình hình sử dụng vật tư cụ thể như sau: Loại vật tư … Chất lượng sử dụng … ý kiến đề nghị … Ngày tháng năm 2005 Trưởng bộ phận sử dụng Kết luận Hiện nay trong nền kinh tế thị trường vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận một cách tối đa thì một trong những biện pháp cơ bản nhất là hạ thấp chi phí sẽ làm hạ thấp giá thành sản phẩm. Cũng như các doanh nghiệp khác, chi phí NVL trực tiếp tại Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh chiếm tỷ trọng giá thành sản phẩm của công ty. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu sử dụng tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và hiệu quả dẫ đến giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng và tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhận thức được vai trò quan trọng đó, trong bài báo cáo quản lý của mình em đã đi sâu nghiên cứu, khái quát cơ sở lý luận của quán lý NVL nói chung, trên nền tảng đó, mô tả và phân tích thực trạng quá trình quản lý NVL tại Công ty Khoảng sản và thương mại Hà Tĩnh. Đồng thời em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị riêng hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Công ty. Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết nhất định. Chính vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và toàn thể các bạn để những kiến nghị trên có ý nghĩa thiết thực hơn. Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô chú, anh chị phòng Tài chính - quản lý của Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh và thầy giáo Nguyễn Mạnh Hùng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2005 Sinh Viên Nguyễn Thị Hồng Hà Phụ lục Sổ nhật ký chung Quý I năm 2005 ĐVT: 1.000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … 6/2 10 XDHT nhập dầu 1523 1331 331 21.9600 1.980 23.580 15/2 15 Anh Lưu nhập ống thép 1524 1331 141 16.600 800 17.400 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 1523 359 359 17/2 20 Anh Biểu nhập phụ tùng 1524 1331 141 3.850 175 4.025 … 18/2 11 Xuất phụ tùng thay thế 627 1524 12.480 12.480 20/2 12 Xuất phụ tùng thay thế thiết bị 627 15245 450 450 … 31.3 25 XNCX nhập NL Ilmenite 1521 154 1.200.000 1.200.000 31/3 15 Xuất quặng PVSXSP quý I/03 621 1521 1.250.500 1.250.000 31/3 16 Xuất dầu PVSXSP qý I/03 627 1623 63.307 63.307 … Tổng cộng 360.605.219.174 360.605.219.174 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng Người lập biểu Sổ Cái Tài khoản: 152 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Trang sổ NCK Số phát sinh (1.000đ) Ngày Số Nợ Có Số dư 01/1/2005 3.918.327 … … 6/2 10 Nhập dầu diêzen 331 21.600 15/2 15 Nhập thép 141 16.600 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 359 17/2 20 Nhập phụ tùng 141 3.850 18/2 11 Xuất ống thép 627 12.480 20/2 12 Xuất PTSCTB 627 450 … 31/3 25 Nhập NL Ilmenite 154 12.000.000 31/3 15 Xuất quặng sản xuất 621 1.250.500 31/3 16 Xuất dầu PVSX 627 … … Cộng phát sinh 13.692.545 11.844.443 Số dư 31/3/2005 5.766.429 Tài liệu tham khảo 1. Quản lý đại cương - Đại học Quản Lý Kinh Doanh - Hà Nội.. 2. Quản lý doanh nghiệp - Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội. 3.Lý thuyết hạch toán quản lý - Chủ biên TS.Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản Tài chính. 4. Một số báo cáo quản lý 5. Tài liệu và báo cáo của Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh. Ký hiệu các từ viết tắt NVL : nguyên vật liệu SXKD : sản xuất kinh doanh DNSX : doanh nghiệp sản xuất CX : Cẩm Xuyên XNKT : xí nghiệp khai thác XDHT : xăng dầu Hà Tĩnh TM : tiền mặt TGNH : tiền gửi ngân hàng CBCNV : cán bộ công nhân viên KS &TM : khoáng sản và thương mại I TS : thuế suất SL : số lượng TSP : tấn sản phẩm HĐ : hoá đơn GTGT : giá trị gia tăng XK : xuất khẩu S X : sản xuất PVSX : phục vụ sản xuất NL : nhiên liệu Mục lục