Đề tài Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

cấp mà đảm bảo an toàn cho kế hoạch sản xuất của chính mình. Nhưng không phải cứ đúng lý thuyết áp dụng vào thực tế là đạt được hiệu quả mong muốn mà thêm vào đó là sự linh hoạt, có năng lực của bộ phận mua sắm, không cứng nhắc theo một mô hình đã có mà tuỳ theo tình hình biến động của thị trường nguyên vật liệu, chính sách ưu đãi để lập ra cho mình một kế hoạch mua sắm đạt hiệu quả cao nhất. Mục tiêu quan trọng của bộ phận mua sắm trớc hết là đảm bảo cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu đúng quy cách đầy đủ về số lượng, chất lượng với giá cả hợp lý và hơn nữa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài cho Công ty. Công ty thực hiện công tác mua sắm theo các bước sau: - Bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức năng khác hay từ nhân viên hoạch định tồn kho. - Xác định các đặc trưng kỹ thuật và chủng loại thương mại cần phải đáp ứng. - Gộp nhóm các mặt hàng giống nhau hoặc có thể mua từ một người cung ứng. - Hỏi giá đối với nguyên vật liệu đặc biệt. - Đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng và về khả năng giao hàng. - Chọn nhà cung cấp. - Theo dõi xem các đơn hàng có đến đúng hạn không. - Theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có đảm bảo chất lượng không. - Lưu trữ các tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả, chất lượng làm cơ sở để đánh giá nghiệp vụ. Trong khâu mua sắm nguyên vật liệu còn phải phân tích giá trị của các loại nguyên vật liệu. Phân tích này nhằm làm giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu được mua sắm.Trong công tác phân tích này có giai đoạn phân tích xem Công ty nên mua hay làm một loại nguyên vật liệu nào đó. Công ty có thể quyết định xem có thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung cấp về một chi tiết, bộ phận sản phẩm nào đó. Trong hoạt động sản xuất của mình Công ty đã mua những phụ kiện lắp ráp ngoài như linh kiện phụ tùng máy may công nghiệp, các chi tiết của máy sợi con và máy sợi thô… đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, giảm thiểu chi phí bằng tiền và thời gian. Nhìn chung trong công tác mua sắm Công ty cần phải xem xét: Mua nguyên vật liệu theo chế độ đúng thời điểm. Những điều ký kết trong hợp đồng. Đối tượng mua bán: Tên hàng, quy cách, kích cỡ. Số lượng. Hóa đơn, phiếu đóng gói, nhãn hàng, bảo hành. Điều khoản phẩm chất nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn nào: Sản phẩm cấp nào. Chất lượng. Kiểm tra (Toàn diện hay chọn lọcT). Điều kiện bao bì. Điều kiện giao hàng: Thời hạn. Địa điểm. Thời gian nguyên vật liệu trên đường. Thời gian làm thủ tục nhập kho. Điều khoản thanh toán: Trả tiền mặt (Việt nam hay ngoại tệ). Trả ngay. Trả dần. 3-Công tác bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu 3.1-Công tác bảo quản nguyên vật liệu Công tác tổ chức bảo quản kho tại Công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: - Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. Do nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sợi và vải nên việc bảo quản nguyên vật liệu cần nhất là tránh việc tiếp xúc với mặt đắt và tường nhằm mục đích chống sự ẩm mốc, và tránh xa nơi có lửa. Vì thế cần có hệ thống giá đỡ bàng sắt cao và thoáng. Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Tuy nhiên, do trang thiết bị bảo quản, trình độ và trách nhiệm của cán bộ quản lý kho còn hạn chế nên các quy định và yêu cầu trên thực hiện chưa thực sự tốt, số lượng nguyên vật liệu bị hỏng khi sản xuất và không đảm bảo đúng chất lượng vẫn còn. Dù hệ thống sổ sách rõ ràng song cũng không tránh khỏi những sai sót. Sổ theo dõi nhập vật tư TT Ngày nhập Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ký nhập Ghi chú 1 20/2/ 2006 Sợi Ne 20/1 cotton A5 Kg 10 14.000 140.000 Nguồn: phòng tài vụ – Công ty dệt 19/5 Hà Nội Sổ theo dõi xuất vật tư Ngày xuất Tên vật tư Đơn vị Số lượng Nơi đến Ký nhận 1/5/2006 Sợi Ne 20/1 cotton A5 Kg 02 Nhà máy sợi Hà Nội Nguồn: phòng tài vụ – Công ty dệt 19/5 Hà Nội Nguyên vật liệu hỏng hóc trong quá trình khai thác, vận chuyển và dự trữ trong kho. Phần hao phí này thường không thể thu hồi được và chiếm khoảng 0.1% trong quá trình lưu chuyển của nguyên vật liệu, do đó cũng ảnh hưởng không ít đến chi phí mua nguyên vật liệu. Khó khăn hơn cả là khâu bảo quản thành phẩm cuối cùng của Công ty. Trong giai đoạn này nguyên nhân dẫn đến sai hỏng là do bảo quản không tốt như không khí ẩm mốcK, ướt át gây hư hao. Chính phần này chiếm 1% trong tổng số dự phòng của Công ty và giá thành sản phẩm. Tỉ lệ hư hỏng nguyên vật liệu khi lưu kho còn tuỳ thuộc vào việc thời gian 3.2- Công tác cấp phát nguyên vật liệu. Công ty áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo định mức nguyên vật liệu do phòng kế hoạch phụ trách. Theo hình thức này mọi sự cấp phát cho các nhà máy đều phải căn cứ và hệ thống định mức do phòng kế hoạch đưa ra. Từ đó cán bộ quản lý kho lập sổ sách theo dõi tình hình xuất kho cho các phân xưởng. Trường hợp nguyên vật liệu trong kho đã hết mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì cán bộ phân xưởng làm báo hạn mức nguyên vật liệu bổ sung, yêu cầu cấp thêm nguyên vật liệu. Trường hợp còn thừa nguyên vật liệu coi như thành tích tiết kiệm và được khấu trừ vào phiếu hạn mức đơn hàng sau. Lượng tiết kiệm đó được lưu kho và dùng cho lô hàng khác. Bảng tổng hợp cấp phát vật tư theo định mức Sản phẩm: Sợi Ne 20/1 cotton A5 Số lượng: 1000 m2 TT Tên vật tư Đv Đm Thực xuất S Chênh lệch 12/1 14/1 17/1 21/1 29/1 5/2 1 Khổ dệt Cái /1000m 0.003 0.0005 0.0008 0.0007 0.0003 0.001 0.0033 0.0003 2 Bàn chảI cước nối sợi Cái 10 2 4 3 2 10 0 3 Chỉ 40/3 G/m 0.22 0.05 0.02 0.07 0.04 0.05 0,03 0.26 0.04 4 Sợi biên 20/2 G/m 1.2 0.6 0.4 0.1 1.1 -0.1 5 BA 216661 Cái 5 2 1 1 4 -1 6 Que hàn thép kg 0.5 0.2 0.16 0.1 0.14 0.6 0.1 7 … 8 Nguån: phßng vËt t­ – C«ng ty DÖt 19/5 Hµ Néi -Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu và các vật liệu mới để chế tạo sản phẩm do phòng kế hoạch xây dựng: Bảng 8: Định mức nguyên vật liệu chính Kí hiệu Khổ rộng Mật độ (sợi/in) Nguyên liệu dọc (g/m) Nguyên liệu ngang (g/m) cm in Dọc Ngang Ne TP TH Cả TH Ne TP TH Cả TH 0522-1 160 63,0 67 40 20/2 282,42 1,69 284,11 10/1.Kiểu 74,62 4,85 79,47 0,00 10/1.Kiểu 74,62 4,85 79,47 0522-2 160 63,0 67 40 20/2 282,42 1,69 284,11 10/1.OE 74,62 4,85 79,47 0,00 8,5/1.Kiểu 87,8 5,70 93,5 0529 160 63,0 108 56 15/1 308,08 1,54 309,62 15/1.OE 145,7 9,47 155,2 0522* 160 63,0 67 40 20/2 283,15 1,70 284,85 10/1.OE 74,62 4,85 79,47 … Nguồn: Phòng vật tư-Công ty dệt 19/5 Hà Nội -Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế và khả năng mở rộng của Công ty Bảng 9: Nhu cầu nguyên vật liệu quý I năm 2007 Đơn vị: 1000 đồng STT Tên nguyên liệu ĐVT Nhu cầu Đơn Giá Thành Tiền 1 Vải K120 len cỏ úa m 169.000 11,0 1.859.000 2 Vải K4260 len be vàng m 30.000 12,3 369.000 3 Vải K240 mạ non m 143.000 16,0 2.288.000 4 Vải Phin Pecô tráng m 148.400 14,3 2.119.260 5 Vải bạt cỏ úa K0,75 m 98.250 22,3 2.190.975 6 Bông tấm be K1.52 kg 87.000 8,5 739.500 7 Sợi Ne 32/1 cotton kg 28.800 8,6 247.680 8 Sợi P /C Ne 20/1 kg 115.200 9,2 1.059.840 9 Bông mùn Ne 20 OE kg 21.000 10,0 210.000 Nguồn: Phòng Kế hoạch -Công ty dệt 19/5 Hà Nội 4-Các hoạt động kiểm tra giám sát việc cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu 4.1- Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ xung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Tại Công ty mọi nguyên vật liệu về đến Công ty đều phải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc này thường là do đại diện phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm. Nguyên vật liệu nào không đảm bảo chất lượng sẽ không được nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đúng yêu cầu thì thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng. Nguyên vật liệu thuộc kho nào thì thủ kho kiểm tra lượng thực nhập, so sánh với hoá đơn, hợp đồng, nếu có hiện tượng thiếu thì thủ kho phải báo ngay cho phòng Kế Hoạch và nhân viên chịu trách nhiệm mua bánn để giải quyết và có biên bản xác nhận việc kiểm tra, sau đó thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho, từ đó phòng tài vụ sẽ lập sổ theo dõi nhập kho nguyên vật liệu. Để đảm bảo số lượng nguiyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ và máy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh mà công cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của cán bộ quản lý kho. Vì vậy, thủ kho yêu cầu phải có bắng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết về các loại nguyên vật liệu trong kho, hàng hóa thường lưu trong kho, bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng hàng hóa do mình quản lý trước thủ trưởng đon vị. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu được tiến hành theo các bước sau: Nhận chứng từ Nguyên vật liệu chính chính: bông, sợi, vải và các phụ kiện khác để sản xuất hàng hoá. Theo dõi bằng số sách, hóa đơn, nhập xuất hàng ngày. Công việc cụ thể mà một thủ quỹ phải làm: - Ghi lại số lượng báo cáo nhập hàng ngày Liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu để sắp xếp mặt bằng hợp lý. Ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập. Chuẩn bị mặt bằng Tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại nguyên vật liệu. Bố trí sơ đồ kho. Vệ sinh kho sạch sẽ. Sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu theo từng lô. Giữa các lô phải có lối đi thuận tiện cho việc vận chuyển. Nguyên vật liệu phải được đặt trên kệ thành từng lô theo chủng loại, chiều cao không quá 3m, khoảng cách giữa các lô sao cho an toàn. Chuẩn bị công cụ Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhập, số nhập để chuẩn bị công cụ vận chuyển vào kho. Kiểm tra nguyên vật liệu Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. Nếu sản phẩm không đúng với thông số ghi trên tem nhãn, phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu sử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Nếu đúng thì bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị. Đánh ký hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp. Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào trong Công ty được áp dụng cho toàn bộ nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất. Chất lượng nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng sản phẩm nên công tác kiểm tra được tiến hành theo một nguyên tắc nhất định. Khi các loại nguyên vật liệu được mua phải có đầy đủ các tài liệu đi kèm: Chứng chỉ chất lượng. Hạn sử dụng bao gồm ngày sản xuất, ngày hết hạn. Tài liệu hướng dẫn về hoá chất gồm thành phần chính, an toàn hoá chất. Những tiêu chuẩn ghi trong chứng chỉ phân tích hạn sử dụng và những tiêu chuẩn đặt ra đối với từng loại hoá chất. Khi nhân viên kiểm tra thấy không đúng, không đủ, đều phải loại bỏ, trả lại nhà cung ứng. Ví dụ: phiếu kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào. Mã số kiểm tra: 5.03 Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư. Đơn hàng: Cty cổ phần Nhuộm Hà Nội Ngày 12/01/2006. Đối tượng kiểm tra Tiêu chuẩn Đơn vị tính Số lượng Số tem kiểm tra Kết quả Người kiểm tra PH KPH Họ tên Ký nhận Sợi Ne 120 cotton Theo mẫu Kg 1012 1 250 VảI K120 Theo mẫu M 4580 2 300 VảI K450 cỏ úa Theo mẫu m 3820 3 70 Nhập kho Vật tư được mua về hoặc do khách hàng cung cấp trước khi nhập kho phải qua các bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho. Kiểm tra sơ đồ, công cụ, sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót xảy ra. Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Đánh ký hiệu, sử dụng biển báo, tem, mác để phân biệt rõ từng loại nguyên vật liệu. Vào thẻ kho, theo dõi kiểm soát hàng nhập kho hàng ngày. Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại nguyên vật liệu sau khi xếp đủ để tránh nhầm lẫn. Cập nhật số liệu báo cáo Cập nhật nguyên vật liệu vào báo cáo. Vào thẻ kho. Vào sổ kiểm tra. Phiếu nhập kho được ghi làm 4 liên: 1 liên do thủ kho giữ. 1 liên kế toán giữ. 1 liên người giao hàng giữ. 1 liên để lưu máy. Nhìn chung khâu nhập kho tương đối khoa học và chặt chẽ nhưng mỗi đơn hàng vẫn có những báo cáo không phù hợp do chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo. Ví dụ: Mẫu thẻ kho của Công ty Thẻ kho Ngày lập thẻ: …/…/2006. Tên nhãn hiệu, quy cách NVL: Đơn vị tính: Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất III- ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY DỆT 19/5 HÀ NỘI 1-Những ưu điểm Về công tác xây dựng định mức Công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm. Hệ thống này ngày càng hoàn chỉnh hơn đã đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu . Hàng năm Công ty vẫn tổ chức xem xét và xây dựng lại định mức tuỳ theo yêu cầu của thị trường . Việc thực hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu của Công ty hiện nay đã đạt được một số kết quả nhất định như nguyên vật liệu sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng, do đó tiết kiệm được nguyên vật liệu và góp phần vào việc giảm giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó Công ty luôn quan tâm tới vấn đề thực hiện định mức tại các phân xưởng và tập thể hoàn thành hoặc có thành tích trong việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Về công tác mua sắm nguyên vật liệu. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng và mua săm nguyên vật liệu cho các phân xưởng kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về mặt chất lượng. Đồng thời giảm chi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản....Công ty đã dựa vào căn cứ xác thực (bản kế hoạch sản xuất kinh doanh) để xây dựng cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch, việc xác định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng và lượng dự trữ phụ thuộc vào số sản phẩm sản xuất và qua việc kiểm kê vật liệu còn trong kho để quyết định mua. Tiến hành chọn nhà cung ứng, giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra.Vì nhà cung ứng là một trong năm yếu tố cạnh tranh theo mô hình của Micheal Portor, vì vậy nó quyết định khá lớn đến sự thành bại của Công ty chỉ khi nguyên vật liệu được cung ứng đúng, đủ, kịp thời thì việc sản xuất của Công ty mới diễn ra thuận lợi.Công ty đã thực hiện theo quan điểm cạnh tranh hiện đại : Việc xây dựng quan hệ dựa trên mối quan hệ hợp tác lâu dài cả hai bên cùng có lợi, nếu có sự ảnh hưởng đến lợi ích của nhau thì quan hệ đó sẽ chấm dứt Vì những mục tiêu đặt ra ở trên mà bộ phận đảm trách mua sắm nguyên vật liệu phải tìm các nhà cung ứng khác nhau, đánh giá và lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua, mục tiêu của Công ty là giảm chi phí thấp nhất mà vẫn đáp ứng tốt nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục Về công tác quản lý kho. Công tác quản lý kho có vai trò quan trọng trong việc bảo quản nguyên vật liệu dự trữ luôn đáp ứng đầy đủ mọi đòi hỏi của quá trình sản xuất. Công tác quản Kho của Công ty đã phần nào đáp ứng cho việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu, với hệ thống kho riêng biệt cho từng nguyên vật liệu và cho từng khâu của quá trình sản xuất làm giảm hư hỏng, mất mát...Quá trình tiếp nhận, phân loại sắp xếp vào kho đã được thực hiện khá hoàn chỉnh, sắp xếp kho theo quy mô và cường độ sử dụng có hệ thống bảo quản chống ẩm mốc, chống mối mọt, nhà kho bố trí ở nơi thoáng mát, khô ráo. Công tác cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu nên đảm bảo cho sản xuất ít khi xảy ra tình trạng thiếu hụt.Theo dõi tình hình biến động lượng nguyên vật liệu dự trữ và trong sản xuất thông qua việc ghi chép theo dõi cấp phát và kiểm kê nguên vật liệu trong kho. Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Công ty luôn đặt ra những nội quy, quy chế cho việc nhập nguyên vật liệu. Tất cả các nguyên vật liệu khi nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng. Ghi các chứng từ rõ ràng và có người ký xác nhận. Nếu có nguyên vạt liệu nào không hợp quy cách, không đúng như trong hợp đồng đều phải lập biên bản và báo cáo lại cho lãnh đạo. Khi giao nhận nguyên vật liệu cũng phải có đầy đủ các giấy tờ chứng minh bảo đảm chất lượng, đủ số lượng, có người xác nhận và có người cho phép. Việc áp dụng phương pháp cấp phát theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu giúp cho cán bộ quản lý kho nắm rõ hơn tình hình nguyên vật liệu trong kho và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng. Đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, theo dõi quá trình biến động của nguyên vật liệu dự trữ trong kho đồng thời tạo sự chủ động cho bộ phận cấp phát cũng như bộ phận sử dụng nguyên vật liệu. Về công tác sử dụng nguyên vật liệu. Thời gian gần đây do tác động của thị trường nên Công ty đã thay thế một số máy móc thiết bị mới, nên góp phần không nhỏ vào việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Trong quá trình sử dụng các công nhân luôn cố gắng thực hiện theo đúng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm. Công ty cũng có hình thức thưởng phạt cho những phân xưởng sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu hay lãng phí nguyên vật liệu. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm. Phế liệu, phế phẩm không phải đều là hàng loại không thể sử dụng được nữa, mà những phế liệu thu hồi này có thể quay vòng và có thể trở lại quy trình sản xuất. Với công tác này Công ty đã góp phần không nhỏ vào việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh. 2-Những hạn chế và nguyên nhân 2.1-Những hạn chế Về công tác xây dựng định mức. Công tác xây dựng định mức hiện nay còn gặp nhiều khó khăn. bởi sản phẩm của Công ty nhiều chủng loại, đôi khi đơn hàng không cố định. Hơn nữa, sản phẩm lại đòi hỏi độ chính xác và chất lượng đạt tiêu chuẩn. Do đó, nhiều khi nguyên vật liệu sử dụng quá định mức cho phép gây lãng phí khó kiểm soát. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát điều kiện thực tế, đặc biệt là về máy móc thiết bị, tổ chức sản xuất và trình độ lao động. Về công tác thực hiện định mức. Việc thực hiện định mức còn gặp khó khăn ngay trong quá trình sản xuất. Đó là vấn đề là khi tiết kiệm nguyên vật liệu thì chất lượng sản phẩm có đạt yêu cầu không? Một số nguyên vật liệu thường tiêu dùng vượt quá định mức. Nguyên nhân này là do khách quan song sâu xa vẫn là do trình độ tay nghề của công nhân sản xuất. VÒ c«ng t¸c tæ chøc mua s¾m nguyªn vËt liÖu. Xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng đối với Công ty là hoạt động gắn liền với quá trình sản xuất. Cũng do tính đặc thù của nguyên vật liệu nên Công ty thường xây dựng kế hoạch mua sắm với số lượng lớn, điều này dẫn tới việc khó khăn về vấn đề kho tàng, việc hao hụt nguyên vật liệu.Với cách đặt hàng mua hàng như vậy cho thấy khó khăn mà Công ty thường gặp phải đó là có khi lượng tiền để thanh toán cho việc mua sắm không đủ. Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu của Công ty Tiếp nhận nguyên vật liệu liên quan đến cả bộ phận cung ứng và vận chuyển về kho. Để đạt được hiệu quả cao, bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu phảI chuẩn bị tốt nơi tiếp nhận, kiểm tra nguyên vật liệu. Tuy nhiên do khối lượng nguyên vật liệu nhập về rất lớn và do bộ phận tiếp nhận còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng nên công tác tiếp nhận mới chỉ đáp ứng được vấn đề kiểm tra về mặt số lượng nguyên vật liệu, còn về chất lượng của nguyên vật liệu vẫn còn thiếu sót là không thể tránh khỏi Các công tác khác. Việc thu mua nguyên vật liệu theo đơn hàng có nhiều chủng loại khác nhau dẫn đến nguyên vật liệu cung ứng chưa thật đảm bảo chất lượng. Công tác quản lý kho cũng gặp một số khó khăn như thiệt bị quản lý kho và hệ thống kho tàng còn lạc hậu, công cụ thô sơ, chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản. Cấp phát theo hạn mức có nhược điểm là khi sử dụng lại dựa vào kinh nghiệm của người sản xuất nên dễ dẫn tới hao hụt, khó kiểm soát. Công nhân kỹ thuật nhìn chung tay nghề chưa cao, do đó ảnh hưởng đến quá trình thực hiện định mức. 2.2-Nguyên nhân Có thể nói nguyên nhân lớn nhất của những vấn đề trên là hệ thống quản lý nguyên vật liệu chưa đồng bộ hợp lý. Việc xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu chưa xem xét đến tình hình thị trường một cách cụ thể…Do quá nhiều sản phẩm nên công tác xây dựng địng mức nguyên vật liệu gặp không ít trở ngại làm cho việc xây dựng địng mức phức tạp không sát thực tế. Việc nghiên cứu thị trường chỉ ở trên những tài liệu về việc thu mua của những lần trước mà chưa có một quá trình nghiên cứu hợp lý logic phù hợp với tình hình hiện tại làm cho công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu kỳ tới: mua bao nhiêu? khi nào? mua ở đâu? khó khăn hơn. Trình độ quản lý và ý thức trách nhiệm của công nhân còn chưa cao. Trình độ tay nghề và nghiệp vụ chuyên môn chưa đáp ứng được yêu cầu. Thiếu cán bộ có trình độ quản lý chuyên môn. Hệ thống định mức chưa thật bắt kịp với sự phát triển của CNH -HĐH. Đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Một điều rất quan trọng nữa là vốn đầu tư của Công ty hạn hẹp, nên cản trở phần lớn các dự án đổi mới của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn gặp khó khăn từ phía nhà cung ứng, cơ quan cấp trên khi nguồn nguyên liệu trong nước còn thiếu, việc mua nguyên vật liệu lại phải được sự đồng ý của cấp trên nên gây ảnh hưởng đến sản xuất CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 19/5 HÀ NỘI I-ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1-Định hướng phát triển của ngành , Nhà nước 1.1-Phương hướng phát triển của Nhà nước Trong những năm qua nền kinh tế nước ta có sự phát triển khá cao và ổn định với mức tăng trưởng kinh tế hơn 8%/năm. Việt Nam được đánh giá là quốc gia có mức tăng trưởng cao nhất thế giới. Cùng với sự tăng trưởng kinh tế đất nước, ngành dệt may Việt Nam cũng có những bước tăng trưởng cao đều này đảm bảo cho sự phát triển của ngành dệt may Việt Nam. Với điêù kiện kinh tế phát triển cao, chính trị ổn định, chính sách mở cửa nền kinh tế, Đảng và Nhà nước ta khuyến khích tất cả các thành phần kinh tế tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, chắc chán trong những năm tới nền kinh tế nước ta còn tiếp tục phát triển với tốc độ cao và ổn định, thúc đẩy các doanh nghiệp tiếp tục đầu tư vào sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả và khai thác kinh doanh tốt các cơ hội kinh doanh mới do thị trường mang lại. Ngành dệt may Việt Nam là ngành sản xuất đã có từ lâu đời, thu hút trên 1,8 triệu lao động, tạo ra nguồn thu ngoại tệ hàng đầu cho đất nước (sau ngành dầu khí). Sản phẩm của ngành dệt may Việt Nam đã dần đáp ứng nhu cầu trong nước và xuất khẩu trên 100 nước trên thế giới. Cùng với sự hội nhập kinh tế quốc tế, sự toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới , them vào dó là sự kiện Việt Nam gia nhập WTO (thành viên thứ 150) ngành dệt may Việt Nam xác định những điều kiện thuận lợi và nhũng khó khăn không nhỏ Thuận lợi: Sản phẩm dệt may Việt Nam đã có mặt tại nhiều nước trên thế giới và chiếm được cảm tình của bạn hàng Là thành viên của các tổ chức kinh tế lớn trong khu vực ASEAN, trên thế giưói như AFTA và WTO, đây là những thị trường rất lớn cho việc tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp có điều kiện tập trung tài nguyên, lao động trong nước vào sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm giá cả phải chăng, chất lượng tốt Khó khăn: Công nghệ chủ yếu cũ kỹ lạc hậu được nhập từ Trung Quốc, Liên Xô và các nước Đông Âu. Chỉ có một phần nhỏ máy móc thiết bị được nhập mới hoàn toàn trong thời gian gần đây Chậm thích ứng với điều kiện thị trường, chậm tìm tòi, nghiên cứu, cải tiến mẫu mã, chất lượng sản phẩm làm giảm sức cạnh tranh của hang dệt may Viêt Nam trên thị trường quốc tế. Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ít có điều kiện tiếp xúc, tìm kiếm các bạn hàng quốc tế, chủ yếu nhận các hợp đồng gia công cho các đối tác do đó lợi nhuận đem lại không đáng kể. Bị cạnh tranh gay gắt bởi các nhà sản xuất hàng dệt may từ Trung Quốc, Ấn Độ, Singapo… 1.2-Định hướng phát triển của ngành Từ những thuận lợi và khó khăn trên, phương hướng phát triển của ngành dệt may trong thời gian tới là: Ưu tiên phát triển các cơ sở sản xuất nguyên nhiên vật liệu, hoá chất phục vụ ngành dệt may, tạo điều kiện chủ động sản xuất, tiết kiệm ngoại tệ. Tăng cường phối hợp chặt chẽ mối quan hệ giữa các ngành cung cấp vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra. Tăng cường đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng công nghệ sản xuất nhằm từng bước củng cố và khẳng định thương hiệu hang dệt may Việt Nam trên thị trường quốc tế. Chú trọng công tác thiết kế sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm. Tìm kiếm bạn hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh hàng dệt may Việt Nam trên thị trường quốc tế 2-Định hướng phát triển của công ty đến 2010 2.1-Mục tiêu phát triển -Tiếp tục đầu tư chiều sâu, đầu tư mở rộng sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm để phấn đấu trở thành đơn vị sản xuất và cung cấp các sản phẩm có uy tín trong ngành dệt may, da, giày và là một nhà sản xuất quần áo chất lượng cao cung cấp cho thị trường EU và Mỹ. -Mở rộng thị trường trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu. -Bảo đảm tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 16 - 18% đối với các chỉ tiêu GTSXCN và doanh thu, thu nhập người lao động tăng 4, 1% -Phấn đấu đến năm 2010 đầu tư xong nhà máy liên hợp sợi, dệt, nhuộm và may ở khu công nghiệp Đồng Văn – Hà Nam. -Chuyển dần từng bước ở các khu vực hiện nay trong nội thành sang dịch vụ khác như: xây nhà ở, siêu thị, trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê… 2.2-Định hướng phát triển Vấn đề đầu tư: -Tập trung mọi nguồn lực, tăng nhanh vốn, tiếp tục mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất, thực hiện đa dạng sản phẩm sản xuất kinh doanh, trước mắt hoàn thiện sản xuất may thêu, sau đó mở rộng hướng sản xuất mới. -Tiếp tục mở rộng sản xuất dệt, sợi, may, thêu ở khu công nghiệp Đồng Văn – Hà Nam, phát huy công suất tự có và đầu tư mới, đầu tư theo chiều sâu trang thiết bị, máy móc, các dây truyền công nghệ phục vụ cho sản xuất. -Xây dựng và mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngoài, tiến tới xuất khẩu trực tiếp để tăng kim ngạch xuất khẩu, sản xuất tối đa sản phẩm dệt, sản phẩm sợi. Thị trường tiêu thụ: -Tiếp tục giữ vững và mở rộng thị trường trong nước, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. - Mở rộng mối quan hệ đối tác tin cậy với các bạn hàng truyền thống, đẩy mạnh tìm kiếm các đối tác mới, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng. -Tăng cường giới thiệu chào hàng để có khả năng tăng, mở rộng thị trương trong và ngoài nước. -Xây dựng chính sách , quy chế bán hàng và dịch vụ sau bán hang phù hợp với từng khách hang đồng thời xây dựng mạng lưới cung cấp và xử lý thông tin nhanh từ đó có đối sách thích hợp nhằm phát huy cao độ công tác tiêu thụ sản phẩm Chất lượng sản phẩm: - Công ty đã xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, được cấp chứng chỉ SA8000 về trách nhiệm xã hội và SE14000 về trách nhiệm môi trường. Mục tiêu phấn đấu của Công ty là quy các bộ tiêu chuẩn trên về bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng toàn diện TQM nhằm bước nữa nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả cạnh tranh của doanh nghiệp. -Chất lượng sản phẩm phải được quan tâm hàng đầu và ngay từ nguồn lực đàu vào (nguyên liệu, lao động…).Hoàn thiện quy trình công nghệ và quy trình kiểm tra sản xuất ở các phân xưởng, từ quy trình kiểm tra nghiệm thu chất lượng nguyên liệu đến quy trình vận hành máy móc thiết bị, và kiểm tra chất lượng sản phẩm phân công trách nhiệm đến từng cán bộ làm công tác KCS. -Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm mới phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng. Tích cực nghiên cứu tìm ra những loại vải , sợi khác nhau để dáp ứng yêu cầu khác nhau của từng loại đặc trưng công việc để cho ra những loại sản phẩm có giá trị sử dụng cao, nhưng phải có giá trị kinh tế cao. Giảm định mức tiêu hao vật tư, góp phần hạ giá thành sản phẩm Người lao động: -Bồi dưỡng, đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lý để đáp ứng yêu cầu của sản xuất, quản lý của nền kinh tế thị trường. -Cải tiến đổi mới công tác đơn giá tiền lương, đảm bảo yêu cầu đáp ứng nhiệm vụ làm đòn bẩy kích thích sản xuất cũng như các biện pháp giảm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất. -Công ty cần có đội ngũ cán bộ công nhân trẻ, năng động yêu nghề, có trách nhiệm, làm việc đảm bảo chính xác và khoa học, có trình độ, có kiến thức , đặc biệt là long nhiệt tình, tận tuỵ trong công việc. -Tìm cách nâng cao thu nhập của cán bộ công nhân viên Nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện bao gồm: 2.3-Các mục tiêu chủ yêú Bảng 10: Một số mục tiêu chủ yếu của Công ty đến năm 2010. Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2010 KH KHTH KH 1-Giá trị sản xuất công nghiệp (tỷ đồng) 77 80 130 2-Tổng doanh thu (không VAT) (tỷ đồng) 87 90 145 Trong đó: Doanh thu sản xuất công nghiệp (tỷ đồng) 80 82 135 Doanh thu thương mại (tỷ đồng) 8 8 10 Doanh thu khác (tỷ đồng) 3-Kim ngạch xuất nhập khẩu 250 270 1.000 4-Lợi nhuận (tỷ đồng) 1.3 1.53 2 5-Nộp ngân sách 9 10.4 15 6-Thu nhập bình quân đầu người (triệu đồng/người/tháng) 1.1 1.1 1.4 7-Sản phẩm mới (sản phẩm) 3 3 3 8-Đề tài nghiên cứu (đề tài) 2 2 3 9-Số lượng hợp đồng ký được (hợp đồng) 300 310 500 10-Tổng giá trị hợp đồng (hợp đồng) 70 73 120 11-Đào tạo, bồi dưỡng (lao động) 400 450 600 Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường – Công ty dệt 19/5 Hà Nội Tất cả các chỉ tiêu kế hoạch của công ty đều khá cao chứng tỏ nỗ lực, quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp. Ngoài các chỉ tiêu kinh tế xã hội, công ty còn đề ra một số chỉ tiêu phong trào như: liên tục giữ vững danh hiệu đơn vị quản lý xuất sắc của sở công nghiệp thành phố Hà Nội, giữ vững Đảng bộ xuất sắc của Đảng uỷ thành phố Hà Nội, giữ vững danh hiệu sản xuất tiên tiến của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, … Kế hoạch sản xuất Bảng 11 Sản lượng sản phẩm chủ yếu từ 2007-2010 Nhóm sản phẩm Đơn vị tính Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sản lượng Tỷ trọng % Sợi chải thô các loại Tấn 3600 36 4600 41.6 4600 35 4600 38 Vải các loại 1000m 1700 18 1700 15.6 1700 12.5 1700 10 Vải chất lượng cao 1000m 3800 27.4 3800 26.5 5600 32 5600 35 Sản phẩm may 1000 SP 750 4.5 750 3 1875 8 1875 6 Sản phẩm thêu triệu mũi 19080 2 19081 1.8 19081 1.5 19081 4 Kinh doanh khác Tỷ đồng 17 12.1 19 11.5 22 11 25 10 Tông doanh thu Tỷ đồng 140 165 200 250 Nguồn: hòng tài vụ-công ty dệt 19/5 Hà Nội Kế hoạch doanh thu của Công ty Bảng 12: Kế hoạch doanh thu của Công ty từ năm 2007-2010 Chỉ tiêu ĐVT 2007 2008 2009 2010 Giá trị SXCN Tỷ đồng 130 155 186 225 Doanh thu Tỷ đồng 140 165 200 250 -Xuất khẩu Tỷ đồng 25 30 37 50 -Nội địa Tỷ đồng 98 116 141 175 -Khác Tỷ đồng 17 19 22 25 Thu nhập bình quân 1000đ/ng 1000đ 1250 1250 1300 1400 Nguồn: phòng tài vụ-Công ty dệt 19/5 Hà Nội II-Các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu 1-Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Công tác định mức nguyên vật liệu là quan trọng cần được chú ý đúng mức mức. Định mức phải được xây dựng phù hợp với điều kiện tiêu dùng và bảo quản từng loại nguyên vật liệu và phải xây dựng cho mỗi khâu công việc có sử dụng nguyên vật liệu cụ thể. Do các điều kiện lưu kho và sử dụng thường xuyên thay đổi nên bộ phận định mức cũng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá và hoàn thiện định mức hạ thấp định mức tiêu hao nguyên vật liệu góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Sản phẩm có chất lượng tốt sẽ được tiêu thụ nhanh, làm tăng vòng quay của vốn và cũng làm tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Công tác định mức nguyên vật liệu của Công ty đã được thực hiện khá tốt việc xây dựng định mức vật tư nội bộ. Như vậy Công ty đã thực hiện được việc tiết kiệm nguyên vật liệu, vẫn thực hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhưng như thế đồng nghĩa với việc Công ty đã không tự xây dựng cho mình một định mức tiết kiệm nhất mà có khi vẫn vấp phải sai lầm của bản định mức được giao. Công ty cần phải duy trì cải tiến công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, bám sát thực tế, tình hình sản xuất, khả năng nguồn lực, xây dựng định mức chi tiết để xây dựng định mức hợp lý cho mình. Nó cũng dẫn đến khó khăn sẽ là tăng chi phí cho công tác nghiên cứu, làm công việc trở nên phức tạp cần nhiều nhân lực và cần có đủ năng lực trình độ.Có những định mức không thể hạ thấp hơn nữa, nếu hạ thấp hơn nữa nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. 1.1-Nội dung của biện pháp Để theo kịp tốc độ cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thì diều quan trọng đầu tiên là sản phẩm của doanh nghiệp đó phải thu hút được khách hàng. Mà tác động mạnh mẽ đến sản phẩm là nguyên vật liệu. Hơn thế nữa công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu quyết định đến cả sản phẩm và cả sự tồn tại phát triển của Công ty trên thị trường. Để hoàn thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải xem xét cơ cấu của định mức. Gồm phần tiêu dùng thuần tuý cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất có tính chất công nghệ. Để hạ thấp định mức ta cần đi vào việc giảm lượng nguyên vật liệu thuần tuý tạo nên sản phẩm và giảm bớt phần tổn thất. Trước hết phải cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về xây dựng định mức theo phương pháp phân tích. Xem xét đánh giá thực trạng công nghệ kỹ thuật, trình độ tay nghề công nhân, lượng chi phí cần thiết để áp dụng phương pháp này. Từ đó có hướng đầu tư thoả đáng như: cải tiến quy trình công nghệ, bố trí lại mặt hàng sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân. Như vậy, cần thực hiện theo 3 bước: Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu về đặc tính kinh tế kỹ thuật của từng loại nguyên vật liệu. Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó, như tỷ lệ hao hụt ở các phân xưởng, hàm lượng chất có ích kết tinh trong sản phẩm. Bước 3: Tổng hợp các thành phần đã được tính toán trong định mức. Để tiến hành sửa đổi phải dựa trên các căn cứ sau: Trình độ công nghệ ở Công ty không phải là hiện đại so với xu thế ngày nay. Trình độ công nhân ở mức trung bình. Nguyên nhân gây lãng phí là do chất lượng nguyên vật liệu chưa thật sự tốt, do sai quy cách. 1.2-Điều kiện thực hiện Để biện pháp trên được thực hiện có hiệu quả thì cần có các điều kiện sau: Cần có ngân sách cho việc tổ chức hoàn thiện để được chuẩn bị phương tiện, dụng cụ và các chi phí khác. Nguồn tài chính này có thể trích từ quỹ đầu tư phát triển sản xuất hay quỹ dự phòng. Công ty phải có đội ngũ cán bộ xây dựng định mức có năng lực với trình độ chuyên môn cao, cán bộ kiểm tra có kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết sâu về lĩnh vực mình phụ trách. Công tác này có thể thành công nếu được sự quan tâm sâu sắc của ban lãnh đạo và giám đốc Công ty. Cán bộ công nhân viên trong Công ty phải có thái độ tích cực trong việc ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, trong công tác thực hiện định mức, có tâm huyết, có trách nhiệm với Công ty. 2- Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu. 2.1- Nội dung của biện pháp. Quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liêu ngày càng được quan tâm do vai trò của nguyên vật liệu trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tăng lên một cách vững chắc. Công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương thức hạn mức, hình thức cấp phát này được đánh giá là phù hợp với sản xuất, đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như cấp phát. Do đó giữ nguyên công tác cấp phát theo hạn mức vì nó có nhiều ưu điểm như quản lý, hạch toán việc tiêu dùng nguyên vật liệu chặt chẽ, chính xác. Việc thanh quyết toán nguyên vật liệu được tiến hành giữa các phân xưởng sản xuất, cán bộ quản lý kho và phòng kế toán. Quản lý kho theo hình thức thẻ song song, trong quan hệ đối chiếu cần giảm bớt thủ tục so cho gọn nhẹ, nhanh chóng. Quản lý phân xưởng cũng cần có sổ sách theo dõi lượng nguyên vật liệu nhận về xưởng mình, thông qua đó có thể rút ngắn thời gian đối chiếu giữa phân xưởng và thủ kho. Kiểm tra được lượng nguyên vật liệu tồn đọng trong phân xưởng và lượng giao nộp cho thủ kho. Tiến hành đối chiếu có thể tiến hành một tháng một lần, mục đích của việc đối chiếu thường xuyên giúp cho việc theo dõi tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu được chặt chẽ hơn. Hình thức kiểm kê như sau: Tên NVL Chủng loại Đơn vị Người cung ứng Mã NVL NVL tồn đầu kỳ NVL nhập NVL thưc có NVL xuất Đã phân bổ Còn lại 1 2 3 4 5 6 7 8=6+7 9 10 8-9-10 Cán bộ quản lý phải ghi chép, phải có sổ sách đầy đủ để theo dõi tình hình nguyên vật liệu biến động, kiểm tra thường xuyên việc sử dụng nguyên vật liệu. Đối với công nhân sử dụng nguyên vật liệu, quy định trách nhiệm theo hướng người sử dụng phải tự bảo đảm tốt khối lượng, chất lượng từ khi nguyên vật liệu được nhận về phân xưởng cho đến khi hết quy trình sản xuất. Nếu sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu thì họ sẽ được hưởng chế độ thưởng theo quy định của Công ty. Người lao động không được đổi nguyên vật liệu cho người khác vì như vậy rất khó kiểm soát, ảnh hưởng tới tình hình quản lý nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu mất mát không rõ nguyên nhân thì người sử dụng phải bồi thường theo đúng giá trị nguyên vật liệu. 2.2- Điều kiện thực hiện. Phải xây dựng được hệ thống nội quy và quy chế quản lý kho tàng rõ ràng như: nội quy ra vào cửa, bảo quản, nội quy nhập xuất nguyên vật liệu, những nội quy về phòng cháy chữa cháy và kiểm tra định kỳ. Ngoài ra còn có quy định về kỷ luật khen thưởng đối với công nhân viên. Để thực hiện tốt điều này cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách rõ ràng, luôn theo dõi sát sao, nắm vững lượng nhập xuất của nguyên vật liệu. Kho phải có sơ đồ sắp xếp hợp lý. Tổ chức vệ sinh kho theo một chu kỳ nhất định. Mọi nguyên vật liệu cấp phát phải có giấy tờ hợp lệ, phải kiểm tra chu đáo trước khi nhập hoặc xuất về số lượng, chủng loại, chất lượng để dễ dàng quản lý. 3- Tăng cường đào tạo nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho người lao động. 3.1- Nội dung của biện pháp. Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Từ vai trò của người lao động trong quá trình sản xuất mà các doanh nghiệp cần có biện pháp nâng cao trình độ cho người lao động. Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động là một biện pháp hữu hiệu, có tác động trực tiếp đến quá trình sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Đào tạo, bồi dưỡng người lao động là biện pháp nâng cao chất lượng công việc, là một hoạt động không ngừng nhằm nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tế cho người lao động, tạo ra đội ngũ cán bộ công nhân viên có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao. Đối với cán bộ quản lý: Để nâng cao trình độ quản lý nguyên vật liệu, Công ty cần phải thực hiện theo hướng sau: Cử một số cán bộ đi đào tạo về nghiệp vụ quản lý kịnh tế, đặc biệt là nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu. Cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần phải nắm chắc hệ thống nội quy, quy chế về quản lý nguyên vật liệu. Nội quy về bảo quản, xuất nhập, kiểm tra, phòng chống. Đối với công nhân: Hàng năm công ty cần phải đào tạo, nâng bậc cho công nhân, đặc biệt cần chú trọng đến công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền sản xuất. Công tycần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân những kiến thức về sử dụng vật tư an toàn. Bên cạnh đó cũng phải chú ý đến việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cho từng công nhân viên nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệutránh lãng phí. Bố trí người lao động đúng người đúng việc, hợp lý về quy mô, cơ cấu và trình độ tay nghề. Hình thức đào tạoH: Học tấp tại các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. cử người đi tập huấn, tham gia các hội thảo chuyên đề, nghiên cứu khoa học. 3.2- Điều kiện thực hiện. Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá phân loại lao động, xem xét danh sách đề cử do các phân xưởng gửi lên. Để thực hiện công tác này kinh phí đầu tư hết khoảng 82, 1 triệu. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo. khuyến khích học hỏi đối với từng lao động. Đòi hỏi sự nỗ lực và cố gắng của từng cá nhân. Bảng 12: tổng hợp chi phí cho biện pháp được tiến hành. Đơn vị : triệu đồng Vị trí cần ĐT Số lượng Hình thức ĐT Thời gian ĐT Chi phí Cán bộ quản lý 2 thủ kho Đại học tại chức 5 năm 12 7 NV HC Bồi dưỡng Nvụ QL Hàng năm 2,1 Công nhân 38 CNSX chính đại học tại chức 5 năm 57 16 CNSX phụ Bố trí lại lao động 12 PTTH Bồi dưỡng tay nghề Hàng năm 6 Thi nâng bậc Hàng năm 5 Tổng 82,1 4- Thực hiện chế độ khuyến khích vật chất với công tác quản trị và cung ứng nguyên vật liệu 4.1-.Nội dung của biện pháp. Chế độ khuyến khích vật chất đang được áp dụng rộng rãi và phổ biến. Nó là đòn bẩy kinh tế được dùng để kích thích người lao động thực hiện mục tiêu quản lý đề ra mà không cần sử dụng mệnh lệnh hành chính. Với mục tiêu nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, Công ty rất quan tâm đến vấn đề nâng cao trình độ quản lý, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Dù là biện pháp hành chính, đổi mới máy móc thiết bị hay đào tạo lại trình độ chuyên môn, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên thì vẫn phải quan tâm đến công tác khuyến khích vật chất đối với tất cả công nhân viên. Tuy nhiên, trong chế độ khuyến khích vẫn còn nhiều thiếu sót. Công ty chỉ thực hiện khuyến khích với công nhân sản xuất chính, chưa có chế độ đãi ngộ thoả đáng, chưa có các hình thức thưởng cho các thủ kho. Do đó Công ty phải thực hiện khuyến khích đối với tất cả các khâu của quá trình sản xuất: Bảng 13 : Mức thưởng đối với cán bộ quản lý Giá trị NVL tiết kiệm Mức thưởng Lớn hơn 20 triệu 10% giá trị tiết kiệm Khoảng (10- 20) triệu 8% giá trị tiết kiệm Nhỏ hơn 10 triệu 5% giá trị tiết kiệm 4.2- Điều kiện thực hiện. Xây dựng được hệ thống các quy chế, quy định về thưởng phạt dựa trên thực tế của Công ty và phải thông báo cho tất cả công nhân viên biết. Tổ chức giám sát các hoạt động quản lý kho và các hoạt động sử dụng khác. Kết hợp 2 hình thức thưởng: thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu và thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm. KẾT LUẬN Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hết sức quan trọng, nó quyết định rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp sản xuất như Công ty dệt 19/5 Hà Nội việc cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng, số lượng kịp thời cho sản xuất đã tạo cho Công ty một lợi thế trong việc khẳng định uy tín của mình trên thị trường, tiết kiệm được chi phí … Nền kinh tế thị trường đã đào thải những doanh nghiệp không có khả năng thích ứng với cơ chế mới nhưng cũng là cơ hội để nhiều doanh nghiệp chứng tỏ mình. Công ty Dệt 19/5 Hà Nội là một trong những doanh nghiệp như thế. Là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành dệt may cũng như trong ngành công nghiệp của cả nước, khả năng sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, doanh thu tiêu thụ không ngừng tăng lên, thị phần của công ty luôn đứng đầu các doanh nghiệp sản xuất dệt may... Với kiến thức còn hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bài viết của em chỉ nêu ra được một số ý kiến cơ bản về hoàn thiện quản trị cung ứng nguyên vật liệu và không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô, các cô chú anh chị để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Việt Lâm và th ầy giáo Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú anh chị trong công ty dệt 19/5 đã tạo điều kiện cho em thực tập và hoàn thành bài viết. PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: MẪU HỢP ĐỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập -Tự Do -Hạnh Phúc HỢP ĐỒNG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ Số: …/HĐVC -Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989 -Căn cứ nghị định số 17/HĐBT của hội đồng Chính Phủ ban hành ngày 16/1/1990 -Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay, ngày …, tháng …, năm … Bên A (Bên thuê vận chuyển): Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội -Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội -Tài khoản số: 0021000000738 -Ngân hàng: Ngoại Thương Hà Nội -Chi nhánh Thành Công -Do ông: Đỗ Văn Minh Chức vụ: TGĐ làm đại diện -Đăng ký kinh doanh số: 0104000226 ngày 12/9/2005 -Mã số thuế: 0100100495 -Điện thoại:048584551-04858461 Bên B (Bên vận chuyển): …........................................................................................ -Địa chỉ: …………………………………………………………………………….. -Tài khoản số: ……………………………………………………………………….. -Ngân hàng: …………………………………………………………………………. -Do ông: ……………………………………………………………………………... Chức vụ: ……………………………………………………………………… -Đăng ký kinh doanh số: ……………………………………………………………. -Mã số thuế: ………………………………………………………………………… -Điện thoại: ………………………………………………………………………… Sauk hi bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với những điều khoản cụ thể như sau: Điều 1: Mặt hàng, số lượng, giá cả .............................................................................................................................................................................................................................................................................. Điều 2: Phương thức giao nhận, vận chuyển và thời gian giao hàng …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... Điều 3: Trách nhiệm của mỗi bên Bên A: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... Bên B: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Điều 4: Phương thức thanh toán ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Điều 5: Điều khoản chung ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Đại Diện Bên A Đại Diện Bên B Chức vụ Chức vụ Ký tên, đóng dấu Ký tên, đóng dấu PHỤ LỤC 2: MẪU HỢP ĐỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập -Tự Do -Hạnh Phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ Số: …/DMNCN-HĐ BM 04-14 -Căn cứ luật số 36/2005-QH ngày 14/6/2005 của Quốc hội nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nhĩa Việt Nam, qui định thi hành luật thương mại kkể từ ngày 01/01/2006 Theo sự thoả thuận của hai bên: Hôm nay, ngày …, tháng …, năm … Chúng tôI gồm: Bên mua (gọi tắt là bên A): Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội -Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội -Tài khoản số: 0021000000738 -Ngân hàng: Ngoại Thương Hà Nội -Chi nhánh Thành Công -Do ông: Đỗ Văn Minh Chức vụ: TGĐ làm đại diện -Đăng ký kinh doanh số: 0104000226 ngày 12/9/2005 -Mã số thuế: 0100100495 -Điện thoại:048584551-04858461 Bên bán (gọi tắt là bên B) …........................................................................................ -Địa chỉ: ……………………………………………………………………………… -Tài khoản số: ………………………………………………………………………... -Ngân hàng: ………………………………………………………………………….. -Do ông: ……………………………………………………………………………... Chức vụ: ……………………………………………………………………… -Đăng ký kinh doanh số: …………………………………………………………….. -Mã số thuế: …………………………………………………………………………. -Điện thoại: ………………………………………………………………………….. Hai bên cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán……………………………. Trong năm………………….. theo các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, quy cách bao bì, số lượng, chất lượng, giá cả ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Điều 2: Phương thức thanh toán ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Điều 3: Địa điểm và điều kiện giao hàng ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Điều 4: Dịch vụ kỹ thuật ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Điều 5: Khiếu nại tranh chấp và trọng tài ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Điều 6: Hiệu lực của hợp đồng ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Điều 7: Điều khoản chung ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Đại Diện Bên A Đại Diện Bên B Chức vụ Chức vụ Ký tên, đóng dấu Ký tên. đóng dÊu NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội xác nhận: Sinh viên: Nguyễn Thị Anh Thư Lớp: QTKD Tổng Hợp 45B Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Trường: Đại học King Tế Quốc Dân Đã hoàn thành đợt thực tập từ ngày 02/01/2007 đến ngày 28/04/2007 tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội. Trong thời gian thực tập tại công ty, sinh viên Nguyễn THị Anh Thư đã nghiêm túc thực hiện nội qui, quy chế của công ty cũng như pháp luật của Nhà nước, tích cực nghiên cứu học hỏi, đi sâu tìm hiểu thực tế và đã hoàn thành đề tài: “ Quản trị nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5-Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”. Đề tài có ý nghĩa thực tiễn, chúng tôi ghi nhận những ý kiến đóng góp trong chuyên đề của sinh viên Nguyễn Thị Anh Thư. Hà Nội, ngày… tháng… năm 2007 Xác nhận của đơn vị thực tập NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1-Giáo trình Quản trị kinh doanh, GS. TS. Nguyễn Thành Độ – PGS. TS Nguyễn Ngọc Huỳên chủ biên – NXB Lao động xã hội 2004. 2-Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp – NXB Thống kê năm 2002. 3-Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, PGS. TS Lê Văn Tâm, nhà xuát bản Thống kê – Hà Nội năm 2000. 4-Giáo trình Quản trị chiến lược, PGS. TS Lê Văn Tâm, nhà xuát bản Thống kê – Hà Nội năm 2000. 5-Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh –Nhà xuất bản Thống kê năm 2001 6-Thông tin thương mại chuyên ngành dệt may - các số năm 2006. Bộ thương mại - trung tâm thông tin thương mại. 7-Vụ quản lý dự án – Bộ kế hoạch & đầu tư - Một số biện pháp giải quyết trong ngành dệt may năm 2001 8- Tạp chí Dệt – May các số năm 2005 9- Thời báo kinh tế Việt Nam các số năm 2004, 2005 10- Luận van các khoá 42, 43, 44. 11-Số liệu thực tế ở công ty dêt 19/5 Hà Nội MỤC LỤC