Đề tài Quy trình hỗ trợ tín dụng tại PG Bank chi nhánh Sài Gòn

xin vay vốn - Phương án kinh doanh - Chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn ( nếu vay < 200 triệu thì không cần chứng minh mục đích sử dụng vốn ) - Hồ sơ pháp lý (CMND, Hộ khẩu, đăng ký kết hôn phải có sao y tại phường) - Nguồn trả nợ ( quyết định về lương,hợp đồng lao động , xác nhận thu nhập của cty, hợp đồng cho thuê…) - Đơn bảo lãnh của công ty mà khách hàng đang công tác 2.2.2.5. Cho Vay Cầm Cố Hàng Hóa: (thường vay ngắn hạn 12 tháng) 2.2.2.5.1. Hàng hóa nhập khẩu: - Tờ khai hải quan - Hợp đồng nhập khẩu - B/L - Commercial Invoice - Packing list - C.O , C.Q ( nếu có ) 2.2.2.5.2. Hàng mua trong nước: - Hóa đơn gía trị gia tăng, hay UNC ( ghi rõ tên người mua, người bán, có đóng dấu, nếu người mua người bán là công ty ) - Hợp đồng mua bán - Tờ khai hải quan ( nếu có, nếu mua lại hàng nhập ) - Packing list - Bản vẽ C.O,Q.O(nếu có, nếu là máy móc thiết bị, nếu mua lại hàng nhập ) - Hợp đồng thuê kho 3 bên - Lệnh xuất nhập kho (khi mua hàng) - Biên bản kiểm kho 3 bên - Mua bảo hiểm toàn bộ lô hàng, người thủ hưởng là PGbank - HĐTD hạn mức - Hợp đồng cầm cố lô hàng - Đăng ký GDĐB - Thông báo rút vốn - Tờ trình giải ngân - Giấy nhận nợ (thời hạn trả trong vòng 6 tháng) - Biên bản kiểm kho định kỳ (ký 3 bên) 2.2.2.5.3. Giải chấp - Tờ trình giải chấp - Đơn yêu cầu giải chấp - In sao kê dư nợ - Giấy nộp tiền, UNC của khách hàng yêu cầu - Lệnh Xuất kho - Thông báo giải chấp gửi kho hàng - Đơn xóa đăng ký GDĐB (Fax) - Biên bản giao nhận chứng từ (người nhận phải có giấy giới thiệu của cty) 2.2.2.5.4. Lên hệ thống phần mềm IFlexCube - Xuất ngoại bảng (teller XKĐS) - Giảm tài sản trong colleterrall 2.2.2.6. Nghiệp vụ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn 2.2.2.6.1. Trường hợp ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn là tổ chức tín dụng (TCTD) * Nghiệp vụ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn giữa các TCTD: theo quy định hiện hành, các rủi ro do các nguyên nhân khách quan, chủ quan từ phía khách hàng gây nên không trả được nợ (gốc, lãi) do bên ủy thác chịu trách nhiệm xử lý, vì vậy, trong quan hệ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn giữa các TCTD với nhau cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể. -Trường hợp PGBank là Bên ủy thác cho vay vốn: + Chuyển tiền cho TCTD nhận ủy thác: Căn cứ hợp đồng ủy thác, tài liệu, hồ sơ quy định trong hợp đồng ủy thác cho vay vốn về điều kiện rút vốn vay ( như giấy đề nghị rút vốn, tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn vay) do bên nhận ủy thác chuyển đến. + Khi nhận được thông báo của bên nhận ủy thác về số tiền đã giải ngân cho khách hàng, và các chứng từ khác quy định tại hợp đồng ủy thác do bên nhận ủy thác chuyển đến và khi kiểm tra khớp đúng. + Định kỳ ( ngày, tháng) thực hiện tính và hạch toán lãi dự thu trên số tiền ủy thác cho vay vốn. + Đến kỳ thu nợ theo hợp đồng ủy thác, căn cứ vào báo có chuyển tiền của bên nhận ủy thác, hạch toán vào hệ thống. +Đến hạn trả nợ gốc, lãi, nếu khách hàng không trả được và không được ngân hàng gia hạn nợ, chi nhánh thực hiện chuyển và hạch toán nợ quá hạn theo quy chế tín dụng hiện hành. Tiền lãi khách hàng chưa trả được, chi nhánh chuyển hạch toán ngoại bảng lãi chưa thu.  + Thực hiện việc trích lập dự phòng rủi ro theo đúng quy định hiện hành của NHNN và hướng dẫn của PGBank + Đối với số phí ủy thác chi nhánh phải trả cho TCTD nhận ủy thác, căn cứ quy định trong hợp đồng ủy thác, định kỳ chuyển trả phí cho TCTD nhận ủy thác. -Trường hợp PG Bank là bên nhận ủy thác cho vay vốn + Nhận vốn ủy thác của TCTD ủy thác: Căn cứ hợp đồng ủy thác, khi nhận được số tiền ủy thác cho vay vốn do TCTD ủy thác chuyển đến. + Giải ngân cho khách hàng:Khi thực hiện giải ngân cho khách hàng phải căn cứ hồ sơ, chứng từ giải ngân. + Thu nợ gốc, nợ lãi: Định kỳ theo lịch trả nợ gốc, trả lãi quy định tại hợp đồng tín dụng, hợp đồng ủy thác, căn cứ chứng từ thu nợ gốc, nợ lãi của khách hàng. + Hạch toán phí: Căn cứ thỏa thuận về phí ủy thác giữa chi nhánh và TCTD ủy thác cho vay vốn, khi thu được phí ủy thác từ TCTD ủy thác. 2.2.2.6.2. Trường hợp bên ủy thác cho vay là các TCKT, các tổ chức chính trị, xã hội, cá nhân trong và ngoài nước: - Trường hợp hợp đồng ủy thác cho vay vốn có nội dung quy định về việc TCTD nhận ủy thác cho vay vốn phải chịu toàn bộ các rủi ro liên quan đến khoản cho vay các đối tượng khách hàng và phải hoàn trả bên ủy thác cho vay toàn bộ nguồn vốn ủy thác cho vay sau một khoảng thời gian đã quy định thì xử lý như sau: +Khi nhận được vốn ủy thác cho vay, căn cứ hợp đồng ủy thác, các chứng từ liên quan. +Khi thực hiện giải ngân tới các đối tượng khách hàng, căn cứ hồ sơ giải ngân, các chứng từ chuyển tiền liên quan.   + Khi thu nợ khách hàng vay, căn cứ chứng từ thu nợ. +Định kỳ (ngày, tháng) thực hiện hạch toán dự thu lãi trên số tiền đã giải ngân cho khách hàng. +Khi thu được tiền lãi cho vay, căn cứ vào hợp đồng tín dụng, chứng từ thu lãi.    + Khi đến hạn phải hoàn trả vốn ủy thác cho vay cho bên ủy thác. -Trường hợp hợp đồng ủy thác cho vay vốn quy định TCTD nhận ủy thác cho vay vốn không phải chịu các rủi ro liên quan đến cho vay khách hàng ( Các rủi ro này bên ủy thác chịu trách nhiệm xử lý) thì qui trình nhận tiền ủy thác cho vay và cho vay thu nợ đến đối tượng khách hàng quy định được thực hiện tương tư như trên. 2.2.2.6.3.Hồ sơ bao gồm: - Giấy đề nghị rút vốn - Hợp đồng ủy thác - Hợp đồng tín dụng - Thông báo rút vốn - Thông báo hoàn trả vốn - Giấy đề nghị hợp tác cho vay ủy thác - Thông báo đối tượng vay ủy thác - Giấy nhận nợ - Hồ sơ pháp lý: - CMND, hộ khẩu, và các giấy tờ liên quan khác 2.2.2.7. Nghiệp vụ bảo lãnh 2.2.7.1.Hoàn thiện hồ sơ bảo lãnh, soạn hợp đồng, văn bản - CV Bộ phận HTTD soạn thảo HĐBL và thư bảo lãnh. HĐBL và thư BL được lập theo mẫu. HĐBL được lập thành hai bản chính có giá trị như nhau, thư BL được lập thành một bản chính duy nhất. - Trưởng/phó bộ bận HTTD kiểm soát lại nội dung HĐBL, nội dung thư BL và ký nháy vào hợp đồng, thư BL trước khi trình BGĐ sở giao dịch/ chi nhánh ký hợp đồng và thư BL. - CV HTTD chuyển HĐBL cho khách hàng ký và thông báo khách hàng nộp đầy đủ phí, ký quỹ BL thông qua tài khoản cá nhân/tiền gửi của khách hàng hoặc một tài khoản khác thỏa thuận. - Đối với khách hàng chưa có tài khoản và ID tại PG Bank, Bộ phận KTGD & KQ thực hiện mở tài khoản và cấp ID cho khách hàng. * Hồ sơ bão lãnh bao gồm các văn bản sau: - Giấy tờ chứng minh mục đích BL - Hồ sơ pháp lý (chứng nhận đăng ký KD……….) - Biên bản họp hội đồng thành viên - Đề nghị BL - Tờ trình - Hợp đồng BL (3 bản) - Thông báo phí phát hành thư BL - Thông báo gửi …..(cục hải quan…..) - Đề nghị phong tỏa tiền ký quỹ - Các loại thư bảo lãnh: Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh vay vốn… 2.2.2.7.2.Phát hành thư bảo lãnh: * Ký kết hợp đồng, thư bảo lãnh: CV bộ phận HTTD trình HĐBL, thư BL cho Ban giám đốc chi nhánh ký kết đồng thời lưu hồ sơ BL kèm theo 01 bản photocopy thư BL dùng để nhập số liệu phát hành BL trên hệ thống phần mềm ngân hàng và lưu hồ sơ ** Hạch toán trên phần mềm ngân hàng: CV HTTD thực hiện hoạch toán phát hành thư BL trên phần mềm Ngân Hàng, thu tiền ký quỹ và các loại phí từ tài khoản tiền gửi/tài khoản cá nhân của khách hàng hoặc từ một tài khoản thỏa thuận khác. *** Chuyển thư bảo lãnh cho khách hàng: Sau khi bộ phận HTTD đã thực hiện hạch toán xong trên phần mềm Ngân Hàng, CV QHKH chuyển 01 liên bản HĐBL và thư BL cho khách hàng. 2.2.2.7.3.Theo dõi bảo lãnh - Sau khi hết thời hạn BL thì có: Đề nghị giải tỏa tiền BL, các giấy tờ liên quan ghi trong các điều khoản hợp đồng - Trong thời gian còn hiệu lực của BL, CV QHKH có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện những biến động ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh, xem xét khả năng thực hiện nghĩa vụ mà PG Bank đã thực hiện bảo lãnh: Xem xét tình hình xét thầu, tiến độ- khả năng thực hiện HĐ, tình hình tài chính công nợ để đủ nguồn thanh toán… để tránh việc PGBank phải thực hiện nghĩa vụ trả thay bao lãnh. - Sau khi hết thời hạn BL thì có: đề nghị giải tỏa tiền BL, các giấy tờ liên quan ghi trong các điều khoản hợp đồng * Gia hạn hiệu lực - Sửa đổi – hủy bảo lãnh: + Trường hợp khách hàng muốn gia hạn bảo lãnh, sữa đổi hoặc hủy thư bảo lãnh đã phát hành, khách hàng cần gửi công văn đề nghị kèm theo hồ sơ chứng minh nhu cầu gia hạn hiệu lực- sửa đổi-hủy thư BL gửi PGBank trước ngày hết hạn hiệu lực của thư BL. Văn bản đề nghị và hồ sơ làm theo mẫu. + CV QHKH lập tờ trình gia hạn-sữa dổi-hủy thư BL và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Sau khi tờ trình đã được phê duyệt, CV HTTD soạn công văn gia hạn-sữa đổi-hủy BLvà Phụ Lục HĐBL (nếu có) trình BGĐ chi nhánh ký + Bộ phận HTTD lưu hồ sơ gia hạn-sữa đổi-hủy BL kèm theo tờ trình đã được phê duyệt, bản photocopy công văn gia hạn-sửa đổi- hủy BL và Phụ Lục HĐBL đồng thời thực hiện hạch toán. CV HTTD thực hiện hạch toán gia hạn- sữa đổi- giải tỏa BL đồng thời thu phí gia hạn- sửa đổi-hủy bảo lãnh và thu ký quỹ bảo lãnh bổ sung (nếu có) + Sau khi hạch toán gia hạn- sửa đổi- giải tỏa xong, CV QHKH chuyển công văn gia hạn- sửa đổi BL cho khách hàng ** Thực hiện nghĩa vụ BL: + PGBank thực hiện nghĩa vụ trả thay bảo lãnh khi khách hàng vi phạm các quy định trong phạm vi bảo lãnh PGBank đã cam kết. *** Giải tỏa BL: + Trường hợp giải tỏa trước hạn: khách hàng lập đề nghị giải tỏa BL kèm theo hồ sơ chứng minh việc giải tỏa gửi PG Bank. Chi tiết hồ sơ được hướng dẫn theo mẫu + CV HTTD có trách nhiệm theo dõi hiệu lực của BL. Khi BL hết hạn hiệu lực hoặc đề nghị giải tỏa trước hạn đã được phê duyệt, CV HTTD tiến hành giải tỏa tiền ký quỹ cho khách hàng, tất toán BL. CV HTTD thực hiện hạch toán trên phần mềm Ngân Hàng, chuyển tiền từ tài khoản ký quỹ cho BL của khách hàng sang tài khoản tiền gửi/tài khoản cá nhân của khách hàng đồng thời phối hợp với bộ phận KQ xuất kho tài sản đảm bảo bàn giao cho khách hàng. 2.2.3 Quy Trình Hỗ Trợ Tín Dụng Tại PGBank – Chi Nhánh Sài Gòn 2.2.3.1. Tra thông tin tín dụng trên hệ thống mail (CIC: Tình hình số dư nợ của khách hàng): - Tra CIC (Credit Information Center): Mục đích của việc tra CIC là nhằm biết hiện tại Khách hàng đang nợ tại tổ chức tín dụng nào để từ đó có hướng quản lý Khách hàng một cách hiệu quả. Cách tra: Vào trang web: Trước khi truy cập trang CIC này cần đăng ký User, Password Nhập thông tin Khách hàng cần tìm theo hướng dẫn của CIC Nội dung cần tìm : Họ Tên , CMND, đia chỉ - Tên Công ty, số Đăng ký kinh doanh, địa chỉ, tên Giám đốc … In bảng đã tìm kiếm lưu hồ sơ vay 2.2.3.2. Định giá: - Việc định giá căn cứ vào: + Quyết định 144/2007/QĐ-UBND ngày 27/12/2007 + Các bảng giá đất tại các Quận, Huyện trong TP.HCM + Giá thị trường tại thời điểm hiện tại (trên báo mua bán, các trang web…) - Tiến hành định giá: + Chuyên viên Tín dụng và Trưởng Phòng tín dụng cùng Chuyên viên Hỗ trợ tín dụng đi đến địa điểm nơi có tài sản thế chấp, dụng cụ mang theo: máy ảnh, photo giấy tờ tài sản thế chấp. + Định giá gồm có 2 phần : Phần diện tích đất và nhà (diện tích sử dụng, diện tích xây dựng ) + Tham khảo giá đất nhà nước, giá đất thị trường tại thời điểm hiện tại trên các Báo, trang Web nhà đất sáu đó tiến hành định giá và lấy 70% (có thể cao hoặc thấp hơn trong trường hợp đặc biệt) trên tổng định giá thị trường. + Các bên tham gia định giá ký vào biên bản định giá + Trình cấp lãnh đạo phê duyệt và ký 2.2.3.3. Soạn thảo các hợp đồng văn bản đi công chứng và Đăng ký giao dịch bảo đảm: - Dựa vào hồ sơ bên chuyên viên tín dụng đưa qua tiến hành soạn thảo các hợp đồng đi công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo * Soạn thảo hợp đồng đi công chứng: Giấy giới thiệu, mẫu chữ ký của Giám đốc/Phó giám đốc Phiếu yêu cầu công chứng Văn bản xác nhận đối tượng công chứng Hợp đồng tín dụng (4 bản) Hợp đồng thế chấp (5 bản, 6 bản nếu là bảo lãnh bên thứ ba) Lời chứng của Công Chứng Viên Biên bản xác định tài sản thế chấp (3 bản ) Quyết định bổ nhiệm Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc, Kế Toán Trưởng (nếu là công ty) Giấy đăng ký kinh doanh nếu là Công Ty Biên bản hợp hội đồng thành viên nếu là Cty TNHH, biên bản họp hội đồng quản trị nếu là Cty CP Giấy tờ bản chính (Hộ khẩu, CMND, giấy đăng ký kết hôn, ly hôn, độc thân, chứng tử, khai sinh,Giấy tờ nhà,xe………) * Địa chỉ các phòng công chứng: + Công Chứng 1: 92 Pastuer, Quận 1, TP HCM (gồm: Quận 1,3,4,7, Phú nhuận) + Công chứng 2: 94-96 Ngô Quyền, Quận 5, TPHCM (gồm: Quận 5,6,8,11, Bình Tân) + Công chứng 3: 12 Thống Nhất, Phường Bình Thọ, Thủ Đức, TPHCM (gồm: quận 2,9, Thủ Đức) + Công Chứng 4: 25/5 Hoàng Việt, Phường 4, Tân Bình, TP.HCM (gồm: Quận 10, Tân Bình, Tân Phú) + Công Chứng 5: 278 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Gò Vấp TP.HCM (gồm: Quận 12, Gò Vấp, Bình Thạnh) * Soạn thảo hợp đồng đi đăng ký giao dịch đảm bảo: Giấy giới thiệu Đơn yêu cầu đăng ký giao dịch đảm bảo (2 bản) Hợp đồng ủy quyền (nếu chủ tài sản là bên thứ ba không ra công chứng) Hợp đồng thế chấp đã công chứng Giấy tờ bản chính (giấy tờ nhà, thuế trước bạ…) Giấy tờ chính bản photo - Mục Đích: Ngăn việc khách hàng có thể sử dụng tài sản đã đảm bảo đi giao dịch, mua bán với người khác. 2.2.3.4. Tiến trình giải ngân: Sau khi công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm xong, Chuyên viên HTTD căn cứ vào hồ sơ vay vốn nếu đầy đủ hồ sơ thì tiến hành giải ngân, tiến trình như sau: 2.2.3.4.1. Ký khế ước nhận nợ: - Bộ phận HTTD thực hiện trình hồ sơ giải ngân khoản vay lên Ban giám đốc chi nhánh: + Ký duyệt giấy nhận nợ + Ký xác nhận lên các chứng từ rút tiền vay của khách hàng (Giấy rút tiền mặt (nếu khách hàng rút tiền vay bằng tiền mặt), ủy nhiệm chi (nếu khách hàng rút tiền bằng chuyển khoản), hoặc các chứng từ thanh toán quốc tế. 2.2.3.4.2. Cấp số CIF(mã số tài khoản của mỗi khách hàng), mở tài khoản cho khách hàng: CV QHKH phối hợp với phòng KTGD hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục mở tài khoản tại PG BANK và cấp CIF cho khách hàng (đối với khách hàng chưa có tài khoản tại PG BANK) Phòng KTGD thực hiện việc cấp CIF và mở tài khoản cho khách hàng theo đúng những quy định về thủ tục mở tài khoản. 2.2.3.4.3. Hình thức nhận giải ngân: * Khách hàng nhận giải ngân bằng tiền mặt: - Khách hàng viết giấy rút tiền mặt (nếu muốn rút bằng tiền mặt) và gửi cho chuyên viên HTTD hoàn thiện hồ sơ giải ngân cho khách hàng. * Khách hàng nhận giải ngân bằng chuyển khoản: - Khách hàng lập giấy ủy nhiệm chi theo hướng dẫn của chuyên viên tín dụng 2.2.3.4.4 Kiểm soát và hạch toán giải ngân trên Flexcube ( Phần mềm hệ thống CoreBanking ) * Kiểm soát hồ sơ giải ngân trên Flexcube: - Sau khi Ban giám đốc chi nhánh ký duyệt tờ trình giải ngân (nếu có), giấy nhận nợ, chuyên viên HTTD thực hiện kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi giải ngân cho khách hàng vay vốn, yêu cầu CV QHKH bổ sung các giấy tờ còn thiếu hoặc điều chỉnh các nội dung có sai sót. - Bộ phận HTTD kiểm tra về độ chính xác giữa số tiền được duyệt giải ngân theo giấy nhận nợ và số tiền khách hàng rút tiền vay theo chứng từ kế toán. Trong trường hợp kiểm soát thấy hồ sơ giải ngân không đảm bảo theo quy định, Bộ phận HTTD phải thông báo với phòng kinh doanh và báo cáo giám đốc chi nhánh ngay để quyết định giải pháp trước khi thực hiện giải ngân. ** Hoạch toán giải ngân trên phần mềm Flexcube: - Chuyên viên HTTD thực hiện nhập số liệu và hoạch toán giải ngân trên phần mềm Flexcube theo trình tự sau: + Đăng nhập hệ thống: Mỗi chuyên viên HTTD có User và Password riêng để đăng nhập hệ thống: + Sau khi đăng nhập thành công Phần mềm hệ thống IflexCube có giao diện tổng thể như sau: 1. Customer Maintenance ( cấp hạn mức cho khách hàng) Customer Sumary F7 % Fullname F8 Double Click Unlock Limit Duyệt (DoTrưởng/Phó Bộ Phận HTTD/Kiểm Soát Viên Bộ Phận HTTD duyệt sau mỗi bước giải ngân) * Customer : Mã số CIF của khách hàng * Overall Limit : Số tiền cấp hạn mức 2.Limits collaterals Limit Collaterals Detailed New Fields Duyệt * Liabilifi: Nhập số CIF của khách hàng * Collateral code: Mã số tài sản đảm bảo của khách hàng * collaterall value : Giá trị tài sản đảm bảo * Start Date: Ngày bắt đầu * Expiry Date: Ngày đáo hạn * description: Nhập ghi chú 3. Limit collateral pools Limit Pool Maintenance Detailed New Duyệt * Pool Code: Nhập mã pool * Linked Amount: Nhập số tiền vay theo hạn mức * Linked Amount: Số tiền vay 4. Limits template: Limit Lines Details New Duyệt *Line Code: Nhập mã line * Description: Nhập “ Line_tên khách hàng_số hợp đồng” *Bỏ chọn Revolving Line 5.Limits Limit Facillities Detials Duyệt * Line Code: Mã số line * Internal Remarks: Nhập “ Line_ten KH_mã HĐ” * Line Currency: Mã tiền tệ 6. Loan & Desposits ( lập hợp đồng vay: Số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay…) Loan & Desposits Contract input Details Duyệt 7. Teller(Nhập ngoại bảng) Teller Retail Teller Detail New Duyệt - Trong Quá trình hạch toán giải ngân Trưởng/Phó Bộ Phận HTTD/Kiểm Soát Viên Bộ Phận HTTD kiểm soát lại các hồ sơ giải ngân đầy đủ, hợp lệ, các điều kiện vay của cấp xét duyệt được thực hiện, kiểm tra lại số tiền được duyệt giải ngân, số tiền theo chứng từ rút tiền vay của khách hàng và số tiền chuyên viên bộ phận HTTD đã hạch toán giải ngân trên hệ thống. Nếu khoản vay đầy đủ điều kiện được duyệt giải ngân, các số liệu đúng khớp thì trực tiếp duyệt giải ngân trên hệ thống phần mềm hệ thống (FlexCube) sau mỗi bước hạch toán. 2.2.3.4.5. Chuyển tiền giải ngân cho khách hàng: - Sau khi hạch toán giải ngân trên hệ thống, cán bộ HTTD chuyển Giấy nhận nợ đã được Ban Giám Đốc ký duyệt và các chứng từ giải ngân kèm theo (Giấy rút tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền nước ngoài…) cho phòng KTGD/phòng TTQT để thực hiện chuyển tiền giải ngân cho khách hàng. - Phòng KTGD/ phòng TTQT nhận chứng từ giải ngân, kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu trên chứng từ giải ngân, nếu khớp đúng với mẫu đăng ký tại ngân hàng thì thực hiện chuyển tiền giải ngân hoặc cho khách hàng rút tiền mặt theo đúng nội dung các chứng từ giải ngân kèm theo đã được Ban Giám Đốc phê duyệt - Trường hợp khách hàng muốn rút tiền, chuyển tiền tại các Phòng Giao dịch (PGD) của chi nhánh trong hệ thống PG BANK, cán bộ bộ phận HTTD tại các PGD chi nhánh thực hiện việc giải ngân sẽ Fax/Scan Giấy nhận nợ đã được phê duyệt cho PGD chi nhánh thực hiện việc rút tiền/chuyển tiền. Giao dịch viên tại PGD chi nhánh thực hiện việc rút tiền/chuyển tiền kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu trên chứng từ rút tiền/chuyển tiền của khách hàng, nếu khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký thì thực hiện giao dịch cho khách hàng theo yêu cầu. * Trường hợp khách hàng xuất trình giấy rút tiền/chuyển tiền nhỏ hơn số tiền trên giấy nhận nợ, Giao dịch viên tại phòng KTGD hoặc cán bộ phòng TTQT có trách nhiệm thông báo lại cho bộ phận HTTD tại chi nhánh giải ngân để bộ phận này phong tỏa số tiền chưa sử dụng của khách hàng lại. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng tiếp số tiền còn lại, bộ phận HTTD sẽ giải tỏa để thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng. - Sau khi GDV tại phòng kế toán giao dịch hoặc cán bộ phòng thanh toán quốc tế đã thực hiện xong việc chuyển tiền/rút tiền cho khách hàng, đóng dấu “đã thanh toán” lên chứng từ chuyển tiền hoặc rút tiền mặt và chuyển cho bộ phận HTTD một liên copy chứng từ thanh toán để bộ phận này lưu hồ sơ. 2.2.3.4.6. Lưu hồ sơ vay vốn: - Các bộ phận tham gia lưu hồ sơ vay vốn gồm: Phòng kinh doanh, Bộ phận HTTD, Phòng KTGD. Phòng HTTD chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ hồ sơ. Danh mục hồ sơ được phân loại chi tiết như sau: STT Tên Hồ sơ tín dụng HỖ TRỢ TÍN DỤNG Chuyên Viên QHKH Chuyên viên phòng KTGD Gốc Copy Gốc Copy Gốc copy A Khách hàng tổ chức 1 Hồ sơ khách hàng Hồ sơ tư cách pháp nhân (a) (a1) Hồ sơ liên quan đến tình tình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng * * 2 Hồ sơ hạn mức giao dịch Đề nghị cấp hạn mức giao dịch của khách hàng * Báo cáo thẩm định kèm theo phê duyệt * * Hợp dồng cung cấp HMGD ký với khách hàng, hợp dồng tài trợ/ủy thác đầu tư * Hồ sơ tài sản đảm bảo cho HMGD (b) (b1) Hồ sơ khác liên quan đến khách hàng, HMGD * 3 Hồ sơ các khoản vay Giấy đề nghị vay vốn của khách hàng * PAKD/Dự án đầu tư từ các giấy tờ liên quan * * HĐ/hóa đơn mua hàng/tài sản của khách hàng * * 4 Hồ sơ giải ngân theo các khoản vay Giấy nhận nợ * * Hợp đồng tín dụng(theo khoản vay) * * Báo cáo thẩm định kèm phê duyệt * * Tờ trình giải ngân * (b1) Hồ sơ tài sản đảm bảo cho khoản vay (b) * Chứng từ rút tiền vay của khách hàng * * Thông báo chuyển tiền của ngân hàng đầu mối * Chứng từ kiểm tra sử dụng vốn vay * B Khách hàng cá nhân 1 Hồ sơ khách hàng * 2 Hồ sơ nhu cầu vốn vay theo PAKD * 3 Hồ sơ giải ngân Giấy nhận nợ * * Hợp đồng tín dụng * Báo cáo thẩm định * Tờ trình giải ngân * Hồ sơ tài sản đảm bảo cho khoản vay * (b1) Các chứng từ rút tiền vay của KH * * Chứng từ kiểm tra sử dung vốn vay * - Hồ sơ phải được lưu trong tủ có khóa do chuyên viên có trách nhiệm quản lý. * Chú thích: (a) Hồ sơ tư cách pháp nhân của khách hàng (bản photocopy có công chứng) (a1) Hồ sơ tư cách pháp nhân của khách hàng theo quy định về hồ sơ mở tài khoản tại PGBank (b) Hợp đồng tài sản đảm bảo: Biên bản định giá tài sản, hợp đồng thế chấp/cầm cố/bảo lãnh, phiếu nhập kho tài sản đảm bảo, biên bản giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo (b1) Hợp đồng thế chấp/cầm cố/bảo lãnh, biên bản định giá tài sản, biên bản giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo và hồ sơ gốc chứng minh quyền sở hữu tài sản đảm bảo theo đúng quy định về quản lý tài sản đảm bảo lưu kho quỹ. *: Các hồ sơ được chọn lưu 2.2.3.4.7. Nhập kho tài sản đảm bảo: - Bộ phận HTTD phối hợp với CV QHKH để hoàn thiện thủ tục nhận tài sản đảm bảo. - Bộ phận HTTD tiếp nhận hồ sơ tài sản đảm bảo từ khách hàng và phối hợp với phòng KTGD thực hiện nhập kho tài sản theo đúng quy định về quản lý tài sản của PGBank: * Nhập kho tài sản đảm bảo bao gồm các loại: Tờ trình thẩm định Báo cáo đánh giá rủi ro độc lập Biên bản giao nhận Hơp đồng tín dụng Hợp đồng thế chấp Đăng ký giao dịch đảm bảo Biên bản định giá Phiếu hạch toán (nếu có) Bảng kê tài sản đảm bảo tiền vay (3 bản) Giấy tờ bản chính (Giấy tờ nhà, cavet xe, bảo hiểm xe………) Các giấy tờ khác * Chuyên viên HTTD, kiểm soát viên và thủ quỹ ký vào biên bản nhập kho tài sản đảm bảo.(3 bản) ( bộ phận kho quỹ giữ một bản) * Các chứng từ có một bản gốc phải photo lại lưu tại bộ phận HTTD 2.2.3.5. Giám sát hoạt động khách hàng, đôn đốc thu nợ gốc, lãi vay * Định kỳ vào ngày 26 tiến hành thu gốc, lãi - Ngày 20 in sao kê gốc lãi đến hạn thông báo cho chuyên viên tín dụng để thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền thanh toán nợ đến hạn. - Khi khách hàng thanh toán nợ đến hạn, chuyên viên HTTD hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục thanh toán. - Nếu khách hàng đóng đúng gốc lãi thì hệ thống phần mềm FLexcube tự động thu - Nếu khách hàng đóng gốc trước hạn thì chuyên viên HTTD tiến hành thu tay trên hệ thống. * Các bước thu nợ gốc và lãi vay + Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt để trả gốc lãi: Bước 1: Hướng dẫn khách hàng lập Giấy nộp tiền vào tài khoản - CV HTTD tính toán số tiền lãi và gốc cụ thể khách hàng cần nộp để trả nợ và hướng dẫn khách hàng lập Giấy nộp tiền vào tài khoản. - Giao dịch viên ký vào phần kế toán trên giấy nộp tiền và hướng dẫn khách hàng nộp tiền mặt tại quỹ của chi nhánh Bước 2: Kiểm đếm tiền và hạch toán nộp tiền vào tài khoản của khách hàng: - Giao dịch viên kiểm đếm tiền của khách hàng nếu đủ thì ký và đóng dấu “đã nộp tiền “ lên Giấy nộp tiền và đồng thời ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bước 3: Hạch toán và duyệt thu gốc, lãi vay - CV Bộ phận HTTD kiểm tra trên tài khoản của khách hàng đã có tiền chưa, nếu có tiến hành thu gốc lãi tiền vay. - CV HTTD in ra phiếu hạch toán thu nợ gốc, lãi vay từ hệ thống Flexcube ký vào phiếu hạch toán và chuyển cho trưởng/phó bộ phận HTTD hoặc kiểm soát viên duyệt và ký kiểm soát trên phiếu hạch toán, sau đó chuyển chứng từ hạch toán cho CV HTTD để thực hiện lưu hồ sơ + Trường hợp khách hàng có tài khoản tại PGBank và muốn chuyển tiền từ tài khoản để trả gốc, lãi tiền vay: Bước 1: Hướng dẫn khách hàng lập và kiểm tra nội dung UNC - CV HTTD tính toán số tiền lãi và gốc cụ thể khách hàng cần chuyển để trả nợ và hướng dẫn khách hàng lập UNC. Sau đó, CV HTTD kiểm tra nội dung UNC (chữ ký, dấu của công ty, số tiền chuyển trả…) Bước 2: Hạch toán và phê duyệt chuyển trả gốc và lãi vay của khách hàng Sau khi kiểm tra nội dung UNC nếu khớp đúng thì hạch toán chuyển khoản và thu nợ của khách hàng và ký vào UNC. CV HTTD in ra phiếu hạch toán và thu nợ gốc lãi tiền vay từ hệ thống (Flexcube), ký vào phiếu hạch toán và chuyển cho Trưởng/Phó bộ phận HTTD hoặc Kiểm Soát Viên duyệt và ký kiểm soát trên phiếu hạch toán, sau đó chuyển chứng từ hạch toán cho CV HTTD để thực hiện lưu hồ sơ + Trường hợp khách hàng chuyển tiền từ ngân hàng khác về tài khoản tiền gửi tại PGBank để trả gốc lãi tiền vay: Bước 1: Hạch toán ghi có vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại PG BANK. Căn cứ trên nội dung chứng từ chuyển tiền liên ngân hàng, cán bộ KTGD khối tác nghiệp hạch toán ghi có vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại chi nhánh liên quan, chuyển một liên copy chứng từ chuyển tiền liên ngân hàng cho cán bộ HTTD chi nhánh liên quan Bước 2: Hạch toán và phê duyệt thu gốc, lãi vay của khách hàng Cán bộ HTTD của chi nhánh liên quan kiểm tra trên tài khoản khách hàng đã có tiền ghi có, căn cứ vào nội dung chứng từ tiền vế để hạch toán thu nợ gốc, lãi vay của khách hàng. CV HTTD in ra phiếu hạch toán thu nợ gốc, lãi vay từ hệ thống Flexcube ký vào phiếu hạch toán và chuyển cho trưởng/phó bộ phận HTTD hoặc kiểm soát viên duyệt và ký kiểm soát trên phiếu hạch toán, sau đó chuyển chứng từ hạch toán cho CV HTTD để thực hiện lưu hồ sơ 2.2.3.6. Điều chỉnh lãi suất : - Trong trường hợp Ngân Hàng Nhà Nước quy định mức lãi suất cơ bản cao hơn mức lãi suất cơ bản tại thời điểm ký Hợp Đồng này hoặc do các điều kiện có ảnh hưởng làm tăng chi phí của ngân hàng, ngân hàng có quyền điều chỉnh lãi suất vay theo quy định và áp dụng cho toàn bộ dư nợ của Hợp Đồng trong thời gian tiếp theo kể từ ngày điều chỉnh, nhưng lãi suất vay sau khi diều chỉnh không vượt quá 1.5 lần lãi suất cơ bản có hiệu lực tại thời điểm điều chỉnh lãi suất. - CV QHKH lập thông báo thay đổi lãi suất (tăng hoặc giảm)(2 bản) và gởi cho khách hàng để thông báo cho khách hàng biết về việc thay đổi lãi suất của ngân hàng. - Chuyên viên HTTD dựa vào thông báo điều chỉnh lãi suất bên CV QHKH đưa qua, tiến hành điều chỉnh lại lãi suất (tăng hoặc giảm) trên phần mềm hệ thống cho khách hàng. - Chuyên viên HTTD giữ lại 1 bảng thông báo điều chỉnh lãi suất để lưu hồ sơ 2.2.3.7. Điều chỉnh kỳ hạn nợ, lịch trả nợ: 2.2.3.7.1. Điều kiện khoản vay được cơ cấu lại thời hạn trả nợ: - Khách hàng thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm( thế chấp, cầm cố, bảo lãnh) - Khách hàng không có khả năng trả đúng hạn nợ gốc và lãi vốn vay theo lịch trả nợ đã thỏa thuận do những nguyên nhân khách quan hoặc nguyên nhân bất khả kháng (thiên tai, lũ lụt…) - Kết quả thẩm định của chi nhánh/Phòng quản lý rủi ro cho thấy phương án trả nợ mới là khả thi, tình hình tài chính/tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng có gặp khó khăn nhưng chỉ mang tính chất tạm thời, có khả năng khắc phục được trong một thời gian nhất định. - Khách hàng chấp nhận áp dụng các mức lãi suất, phí(nếu có)và các điều kiện khác của PGBank về việc cơ cấu lại khoản nợ. 2.2.3.7.2. Thời hạn, lãi suất khoản vay được cơ cấu lại: * Thời hạn của khoản vay được cơ cấu lai: - Thời hạn của khoản vay được cơ cấu lại phải phù hợp với thời gian dự kiến của nguồn trả nợ và tối đa chỉ áp dụng đối với gia hạn nợ vay, không áp dụng đối với trường hợp đề nghị điều chỉnh kỳ hạn nợ. - Thời hạn gia hạn nợ đối với các khoản vay ngắn hạn tối đa bằng 12 tháng, đối với các khoản vay trung và dài hạn tối đa bằng ½ thời hạn cho vay đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng. * Lãi của khoản vay được cơ cấu lại: PGBank và khách hàng tự thỏa thuận về lãi suất cơ cấu lại nhưng không thấp hơn lãi suất hiện tại và không cao hơn 150% lãi suất vay. 2.2.2.7.3. Quy trình thực hiện: *. Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cơ cấu lại thời hạn nợ: - CV QHKH hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ cơ cấu lại thời hạn trả nợ, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ - Hồ sơ đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ phải được gửi đến ít nhất 10 ngày trước ngày đến hạn gốc, lãi của khoản vay. - Hồ sơ gồm: + Giấy đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ theo mẫu của PGBank + Các giấy tờ chứng minh việc khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn theo hợp đồng là do nguyên nhân khách quan hoặc bất khả kháng. + Các tài liệu chứng minh cho kế hoạch trả nợ gốc, lãi phù hợp với lịch trả đã được cơ cấu lại. **. Thẩm định đề nghị cơ cấu lại thời hạn nợ: - CV QHKH trực tiếp đi kiểm tra và thẩm định thực tế về các nội dung sau: + Nguyên nhân, Khả năng hoàn trả của khách hàng + Tình hình tài chính, tính hình sản xuất kinh doanh + Tài sản đảm bảo cho khoản vay được cơ cấu lại - Kết quả kiểm tra phải được thể hiện bằng biên bản thẩm định do CV QHKH/ Trưởng phòng Kinh Doanh lập và ký với bên đại diện hợp pháp của khách hàng. - Kiến nghị của CV QHKH: Căn cứ vào nội dung thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế, CV QHKH lập Tờ trình thẩm định khách hàng với đề nghị cơ cấu lại nợ theo mẫu của PGBank với nội dung sau: + Đánh giá các nội dung đã thẩm định + Đề xuất đồng ý hoặc không đồng ý về việc đề nghị cơ cầu lại khoản nợ của khách hàng . + Các điều kiện, điều khoản áp dụng với khoản vay cơ cấu lại thời hạn trả nợ, thời gian trả nợ, lãi suất, các yêu cầu bổ sung về tài sản đảm bảo. - Kiểm soát việc thẩm định cơ cấu lại thời hạn nợ. + Trưởng phòng kinh doanh thực hiện việc kiểm soát lại các nội dung thẩm định trên tờ trình thẩm định khách hàng do CV QHKH lập. + Nếu thống nhất với đề xuất của CV QHKH, trưởng phòng kinh doanh ký kiểm soát vào tờ trình thẩm định và chuyển lại cho CV QHKH *** .Phê duyệt cơ cấu lại khoản nợ: - Ban Giám Đốc chi nhánh phê duyệt việc cơ cấu lại khoản nợ - Tổng thời gian thẩm định và phê duyệt không vượt quá 5 ngày kể từ ngày khách hàng nộp đề nghị cơ cấu lại khoản nợ 4* .Thông báo cơ cấu lại khoản nợ: - Sau khi khoản vay đã được phê duyệt, CV QHKH soạn thảo bản phê duyệt cơ cấu lại nỡ của PGBank theo mẫu chuyển cho trưởng phòng Tín Dụng ký nháy và trình giám đốc chi nhánh ký (2 bản). Sau đó CV QHKH chuyển cho khách hàng ký chấp nhận vào bảng phê duyệt, CV QHKH giữ 01 bản lưu vào hồ sơ và khách hàng giữ 01 bản. 5* .Hạch toán cơ cấu lại thời hạn trả nợ: CV QHKH chuyển hồ sơ đã được phê duyệt sang bộ phận HTTD để hạch toán. CV QHTD thực hiện lưu hồ sơ cơ cấu lại thời hạn trả nợ vào hồ sơ giải ngân của khách hàng. Hồ sơ lưu gồm: + Giấy đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ của khách hàng (bản chính) + Thông báo phê duyệt gia hạn nợ/ điều chỉnh kỳ hạn trả nợ đã có phần ký chấp thuận của khách hàng. + Tờ trình đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ của chi nhánh (bản chính) + Báo cáo thẩm định rủi ro độc lập về việc cơ cấu lại thời hạn trả nợ (bản chính) (đối với những khoản vay có ý kiến thẩm định rủi ro độc lập của phòng quản lý rủi ro) + Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay do CV QHKH lập và ký với đại diện hợp pháp của khách hàng tại thời điểm xin gia hạn (bản chính) + Các chứng từ, tài liệu kèm theo khoản nợ xin cơ cấu lại của khách hàng mà CV QHKH đã liệt kê trong tờ trình đề nghị cơ cấu lại thời hạn vay + Các tài liệu liên quan khác. 6*. Thu hồi các khoản vay cơ cấu lại thời hạn trả nợ: Phải đặt biệt lưu ý, đôn đốc khách hàng để thu được nợ. Đồng thời theo dõi thu hồi nợ gốc và lãi theo đúng quy định của PGBank 7* .Báo cáo khoản vay được cơ cấu lại thời hạn trả nợ: Trong vòng 5 ngày làm việc đầu tiên của tháng, bộ phận HTTD tại các chi nhánh tổng hợp các khoản vay đã được cơ cấu lại trong tháng trước và trình giám đốc chi nhánh ký kiểm soát theo mẫu quy định tại PGBank 2.2.3.8. Tất toán khoản vay: - Chuyên viên HTTD in sao kê dư nợ và thông báo tiền lãi cho khách hàng, để khách hàng nộp tiền vào tài khoản - Nếu trong tài khoản của khách hàng đã có tiền thì chuyên viên HTTD tiến hành thu nợ khách hàng - Chuyên viên HTTD soạn thảo các văn bản sau: Biên bản thanh lý hợp đồng (2 bản) Đơn xóa giải chấp (3 bản) Thông báo giải chấp (3 bản) Lệnh xuất kho (3 bản) Biên bản giao nhận Chuyên viên HTTD lập Lệnh Xuất Kho và chuyển cho phòng ngân quỹ ký, sau đó chuyên viên phòng Ngân Quỹ sẽ xuất tài sản thế chấp giao cho chuyên viên HTTD: Chuyên viên HTTD giữ 02 bản Lệnh Xuất Kho(đã có chữ ký của chuyên viên phòng ngân quỹ) để lưu hồ sơ. Chuyên viên HTTD lập Biên Bản Giao Nhận và đưa cho khách hàng ký đồng thời ký vào đơn xóa giải chấp và biên bản thanh lý và tiến hành giải chấp cho khách hàng (khách hàng giữ lại 01 bản). Chuyên viên HTTD giữ lại 01 biên bản thanh lý HĐ, 02 bản thông báo giải chấp, 01 bản đơn xóa giải chấp, 01 biên bản giao nhận (tất cả đã có chữ ký của khách hàng) để lưu hồ sơ Chuyên viên HTTD tiến hành xuất tài sản, xuất ngoại bảng trên phần mềm hệ thống. 2.2.3.9. Quy định về kẹp chứng từ và lưu hồ sơ: Các loại chứng từ được kẹp theo thứ tư như sau: - Liệt kê giao dịch - Phiếu hoạch toán + Đối với tài sản giải ngân Giấy nhận nợ Hợp đồng tín dụng + Đối với tài sản nhập ngoại bảng Bảng liệt kê tài sản Phiếu hoạch toán + Đối với thu nợ (thu nợ tất toán) Hóa đơn Phiếu thu tiền Sao kê dư nợ Hợp đồng tín dụng (nếu là STK) Lệnh xuất kho Biên bản giao nhận Biên bản thanh lý, hợp dồng thế chấp + Đối với xuất tài sản (tất toán) Tờ trình tất toán Lệnh xuất kho Hợp đồng tín dụng Sao kê dư nợ + Đối với hoạch toán phí bảo lãnh Thông báo nộp phí bảo lãnh * Các chứng từ có một bản gốc phải photo lại lưu bộ phận HTTD. 2.2.3.10. Quy định về trích lập dự phòng: 2.2.3.10.1 Quy định chung: - Ít nhất mỗi quý một lần, trong thời hạn 15 ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo, thực hiện phân loại nợ gốc và trính lập dự phòng rủi ro đến thời điểm cuối ngày làm việc cuối cùng của quý/tháng trước. Riêng với Quý IV, trong thời hạn 15 ngày phải thực hiện việc phân loại nợ và trích lập dự phòng đến cuối ngày 30 tháng 11. Đồng thời lập báo cáo phân loai nợ và trích lập dự phòng hàng tháng/quý theo mẫu và gửi về phòng KTTC Hội sở trước ngày 10 hàng tháng. - Đối với các khoản nợ xấu, phải thực hiện việc phân loại nợ, đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng và lập thành Biên bản đánh giá theo mẫu và báo cáo cho Ban Tổng Giám Đốc thông qua phòng QLRR tín dụng trước ngày 05 hàng tháng. 2.2.3.10.2. Trích lập dự phòng: * Dự phòng cụ thể: - Tỷ lệ trích lập dự phòng cụ thể đối với các nhóm nợ theo quy định như sau: Nhóm 1_Nợ đủ tiêu chuẩn: 0% Nhóm 2_Nợ cần chú ý: 5% Nhóm 3_Nợ dưới tiêu chuẩn: 20% Nhóm 4_Nợ nghi ngờ: 50% Nhóm 5_Nợ có khả năng mất vốn: 100% Các nhóm nợ (từ 1-5) được phân theo quy định phân loại nợ của PGBank.(PHU LỤC 2) - Số tiền dự phòng cụ thể được tính theo công thức sau: R = max {0, (A – C)}x r Trong đó: R: Số tiền dự phòng cụ thể A: Giá trị của khoản nợ C: Giá trị của tài sản đảm bảo r: Tỷ lệ trích lập dự phòng cụ thể * Dự phòng chung: PG Bank trích lập dự phòng chung bằng 0.75% tổng giá trị các khoản nợ (từ nhóm 1- nhóm 4) Trong thời hạn 05 năm từ khi quyết định 493/2005/QĐ-NHNN có hiệu lực thi hành, PG Bank phải thực hiện trích lập đủ số tiền dự phòng chung theo quy định này. 2.2.3.10.3. Sử dụng dự phòng: * PGBank sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng đối với các khoản nợ trong các trường hợp sau: - Khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp bị giải thể, phá sản - Khách hàng là cá nhân bị chết, mất tích - Các khoản nợ thuộc nhóm 5_Nợ có khả năng mất vốn * Nguyên tắc sử dụng dự phòng: - Sử dụng dự phòng cụ thể của khoản vay nào để xử lý khoản vay đó - Trường hợp phát mại tài sản đảm bảo không đủ bù đắp rủi ro tín dụng của khoản nợ - Không được cho khách hàng biết ngân hàng đã xủ lý rủi ro tín dụng - Sau khi đã sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng, phải chuyển các khoản nợ đã dược xử lý rủi ro tín dụng từ hạch toán nội bảng sang hoạch toán ngoại bảng để tiếp tục theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ triệt để. - Sau 05 năm đã sử dụng dự phòng, các chi nhánh được xuất toán các khoản nợ đã được xử lý rủi ro tín dụng ra khỏi ngoại bảng. - Trường hợp số tiền dự phòng không đủ để xử lý thì hạch toán trực tiếp phấn chênh lệch thiếu vào chi hoạt động. - Trường hợp số tiền dự phòng còn dư thì phải hòa nhập phần chênh lệch thừa theo quy định của pháp luật về chế độ tài chính đối với tổ chức tín dụng. 2.2.3.11. Lập báo cáo: - Báo cáo ngày: (*_PHỤ LỤC 1) Lập hằng ngày nếu có các phát sinh trong ngày gồm: Báo cáo các khoản cho vay trả chậm phát sinh trong ngày Báo cáo các khoản cho vay trả trước phát sinh trong ngày: Báo cáo các khoản cho vay phát sinh trong ngày - Báo cáo tuần (**_PHỤ LỤC 1) - Báo cáo tháng (***_PHỤ LỤC 1) Ngoài ra tùy theo biến động thị trường mà Ngân hàng Nhà nước yêu cầu ngân hàng phải lập một số báo cáo khác như: báo cáo nhanh, báo cáo tình hình dư nợ,….. báo cáo tình hình vay trả nợ nhà nước, ….. 3.1.Các trách nhiệm chính trong việc hỗ trợ tín dụng Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì sự phối hợp giữa các phòng với nhau là một mắt xích vô cùng quan trọng, đặc biệt là phòng tín dụng. Vì vậy, một trong những ý kiến mà em nghĩ rằng các chuyên viên Hỗ trợ tín dụng cần phải hiểu rõ trách nhiệm chính của mình trong quá trình tác nghiệp và được thể hiện qua các nội dung cụ thể sau: 3.1.1.Trách nhiệm chung đối với Hồ sơ vay Bảo đảm các hợp đồng tín dụng và tài liệu được sử dụng trong bộ hồ sơ vay tuân thủ theo đúng các mẫu biểu quy định của PGBANK. Đảm bảo về tiến độ thực hiện nhiệm vụ, công việc đảm trách theo thời hạn quy định K‎ý đại diện cho PGBANK trên hồ sơ cho vay 3.1.2. Hoàn chỉnh hồ sơ pháp lý và hồ sơ đảm bảo tiền vay trước khi giải ngân Lập văn bản xác nhận về việc hoàn tất hồ sơ và thủ tục đảm bảo tiền vay làm cơ sở để giải ngân. Tập hợp và lưu trữ theo quy định bản gốc giấy tờ sở hữu và giấy tờ pháp lý tài sản đảm bảo tiền vay. Thực hiện việc xác thực tình hình sở hữu và sử dụng tài sản; Thực hiện thủ tục công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Kiểm tra tính xác thực dấu và chữ ký của khách hàng trên các hồ sơ pháp lý và hồ sơ đảm bảo tiền vay. Theo dõi việc khách hàng mua và chuyển quyền thụ hưởng bảo hiểm TSĐB cho PGBANK Báo cáo ngay với cấp có thẩm quyền những phát hiện về sự không hoàn chỉnh của hồ sơ pháp lý và đảm bảo tiền vay. 3.1.3. Bảo quản hồ sơ pháp lý và hồ sơ đảm bảo tiền vay Phối hợp với phòng Kế toán thực hiện việc giám sát kép trong quá trình lưu trữ, bảo quản, nhập, xuất tài liệu pháp lý khoản vay. Đảm bảo việc bảo quản an toàn hồ sơ pháp lý và hồ sơ đảm bảo tiền vay. Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ gốc, giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo và các chứng từ có giá tại kho tiền của Chi nhánh PGBANK cho vay. 3.1.4. Đánh giá lại tài sản đảm bảo Đánh giá lại theo định kỳ (hàng năm ) TSTC là đất đai và bất động sản theo quy đinh của PGBANK. Đánh giá định kỳ hàng tháng tài sản cầm cố là chứng khoán và cổ phiếu. Kiểm tra và phân tích hàng tháng tình hình tồn kho hàng hóa, các khoản phải thu của khách hàng; phát hiện và có kiến nghị xử lý kịp thời khi thấy dấu hiệu phát sinh các khoản phải thu khó đòi, hàng hóa tồn kho chậm luân chuyển của khách hàng. Thông báo cho Chuyên viên quan hệ khách hàng và Kiểm soát tín dụng(Quản lý rủi ro) những biến động tiêu cực các chỉ số chất lượng của khoản vay (chậm trả lãi, nợ phân kỳ…) để có những biện pháp xử lý, đôn đốc kịp thời. 3.1.5. Theo dõi kiểm tra thời hạn hợp đồng bảo hiểm và Văn thư Bảo lãnh và các tài liệu khác. Độc lập giám sát ngày hết hạn hiệu lực của các hợp đồng bảo hiểm, văn thư bảo lãnh. Gia hạn thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm và văn thư bảo lãnh trước thời điểm đến hạn. Lưu trữ bản gốc chứng từ bảo hiểm và văn thư bảo lãnh tại két sắt của kho tiền. 3.1.6. Theo dõi việc nộp báo cáo tài chính và hoạt động kinh doanh định kỳ của khách hàng Theo dõi định kỳ việc nộp các báo cáo định kỳ của khách hàng, như: Báo cáo tồn kho, công nợ, các báo cáo kiểm toán, báo cáo tổng hợp tình hình HĐKD… 3.1.7. Nghiệp vụ cho vay Thực hiện việc giải ngân, kết chuyển dư nợ cho vay từ hạn mức cũ sang hạn mức mới, thu nợ, chuyển tiền theo quy định của Hợp đồng tín dụng. Nhập thông tin về lãi suất, phí dịch vụ của khoản vay vào hệ thống tin học, đảm bảo khả năng thu lãi, phí dịch vụ đúng hạn từ khách hàng Thực hiện việc thu các loại phí khác liên quan đến khoản vay như: Phí bảo hiểm, lệ phí đăng ký giao dịch đảm bảo… 3.1.8. Điều tra và kiểm tra mức độ tín nhiệm của khách hàng Đảm nhiệm việc điều tra và lấy thông tin của khách hàng thông qua CIC, các tổ chức đánh giá tín nhiệm doanh nghiệp (nếu có) và kho dữ liệu của PGBANK. 3.1.9. Xác nhận kiểm tóan Đề nghị và trả lời yêu cầu kiểm toán về việc xác nhận số dư tài khoản tiền vay của khách hàng. Thu các khoản phí phù hợp từ khách hàng cho công việc này. 3.1.10. Quản trị phân hệ tín dụng (trên hệ thống IFlexCube) Nhập nội dung phê duyệt hạn mức tín dụng vào phân hệ tín dụng (bao gồm những điều kiện và thủ tục pháp lý cần thiết phải hoàn tất trước khi giải ngân). Nhập thông tin chi tiết về hạn mức tín dụng, bao gồm: các thông tin về khách hàng, hạn mức tín dụng, mức độ tín nhiệm, lãi suất và phí… vào phân hệ tín dụng ngay khi hoàn tất xong hồ sơ và thủ tục pháp lý của khoản vay, chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin nhập vào hệ thống. 3.1.11. Theo dõi ngày hết hạn hiệu lực của hạn mức tín dụng Độc lập theo dõi ngày đến hạn trả nợ của các khoản vay hoặc ngày hết hạn hiệu lực của các hợp đồng hạn mức tín dụng. Gửi thông báo nhắc nợ đến khách hàng, tập hợp hồ sơ tài chính và các báo cáo về hoạt động kinh doanh để chuẩn bị cho việc đánh giá lại hạn mức tín dụng (nếu khách hàng có nhu cầu duy trì hoặc gia tăng hạn mức tín dụng với PGBANK). 3.1.12. Theo dõi hạn mức tín dụng chưa giải ngân Theo dõi tất cả các hạn mức tín dụng đã được phê duyệt nhưng chưa giải ngân, báo cáo cấp quản lý có thẩm quyền để có sự quan tâm và biện pháp thích hợp. 3.1.13. Kiểm tra những điều kiện và cam kết đã thỏa thuận Xem xét một cách độc lập quá trình thực hiện những cam kết và thỏa thuận ban khi phê duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng, phát hiện và lập báo cáo về sự sai biệt, thông báo với Bộ phận Quan hệ khách hàng, Phòng quản lý tín dụng và cấp lãnh đạo có thẩm quyền để thực hiện những điều chỉnh và có biện pháp xử lý thích hợp. Báo cáo tất cả các trường hợp vi phạm Hạn mức tín dụng được duyệt, yêu cầu Chuyên viên quan hệ khách hàng có sự điều chỉnh kịp thời phù hợp với quy định. Những điều kiện và cam kết cơ bản cần theo dõi, giám sát: Những cam kết tài chính và phi tài chính; Những điều kiện chung theo luật định; biến động các khoản phải thu và hàng hóa tồn kho; Vi phạm chính sách tín dụng của PGBANK; Tất cả những sự kiện liên quan đến việc mất khả năng thanh toán của khách hàng… 3.1.14. Lựa chọn, quản lý và là đầu mối quan hệ với các nhà Cung cấp dịch vụ Lựa chọn những nhà cung cấp dịch vụ dựa trên chất lương, tính chuyên nghiệp, lịch sử quan hệ và những tiêu chuẩn khác. Quản lý và chịu trách nhiệm trong quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo rằng những hợp đồng dịch vụ ký kết đáp ứng đúng yêu cầu của PGBANK. Những dich vụ thuê ngoài có thể bao gồm: Thuê thẩm định giá tài sản, bảo hiểm, luật sư, thư tín… 3.1.15. Báo cáo, thống kê, bảo quản và lưu trữ thông tin và hồ sơ tín dụng Báo cáo, thống kê theo quy định về hoạt động của khối khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp và định chế tài chính Bảo quản, lưu trữ và cặp nhật bổ sung hồ sơ tín dụng. Chủ động đề xuất và tham gia công tác cải tiến quy trình và hồ sơ tín dụng. 3.1.16.Trách nhiệm khác Trách nhiệm khác do Ban Giám đốc chi nhánh giao do nhu cầu công việc 3.2.Những ý kiến đóng góp Ngoài những trách nhiệm chính mà chuyên viên hỗ trợ tín dụng cần nắm ra, em cũng xin góp thêm một số ý kiến như sau: 3.2.1.Về phía Ngân hàng : Việc phát triển công tác hỗ trợ tín dụng một phần nào đó phụ thuộc vào các chế độ, chính sách, hệ thống các văn bản liên quan, điều kiện cơ sở vật chất. Chính vì vậy, nên chăng Ngân hàng cần quan tâm đến nguyện vọng của các chuyên viên hỗ trợ tín dụng với các điểm sau : 3.2.1.1.Về các chế độ, chính sách: Định kỳ mở các lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp theo chuyên đề về các nghiệp vụ đặt biệt là phần mềm lõi FlexCube. Đăng ký tham gia các khóa đào tạo do Trung tâm giao dịch đảm bảo tổ chức Cho đi học các lớp về định giá, luật công chứng, luật nhà đất… Hàng năm tổ chức nhiều địa điểm hơn cho toàn nhân viên toàn chi nhánh đi du lịch, tham quan các thắng cảnh để từ đó tạo mối đoàn kết giữa các phòng với nhau. Có chế độ ưu tiên đặc biệt cho các nhân viên khi đang tham gia học về thạc sỹ, tiến sỹ. Có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên xuất sắt trong công việc để tạo động lực làm việc với các nhân viên. 3.2.1.2.Hệ thống các văn bản pháp luật Cần ban hành các quy chế về cách định giá và có sự hướng dẫn cụ thể Ban hành riêng quy trình về hỗ trợ tín dụng 3.2.1.3.Về cơ sở vật chất : Nâng cấp hệ thống mạng để hệ thống phần mềm FlexCube hoạt động ổn định và nhanh chóng. Tạo các thư mục lưu trữ các thông tin quan trọng về khách hàng trong toàn hệ thống. Hỗ trợ phương tiện, vật chất cho các chuyên viên hỗ trợ tín dụng lúc công tác ngoài địa bàn ( định giá, công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…) 3.2.2.Về bản thân mỗi Chuyên Viên Hỗ Trợ Tín Dụng cần phải: 3.2.2.1.Phát triển cá nhân Nâng cao hiệu quả làm việc của mình thông qua việc bổ sung các kiến thức chuyên môn và các kỹ năng quản lý. Bên cạnh đó, cần phải lập ra các kế hoạch phát triển năng lực cho cá nhân, các kế hoạch đào tạo, hổ trợ từ cấp trên và những người có kinh nghiệm Tìm hiểu các vấn đề có liên quan tới lĩnh vực kinh doanh và các ngành nghề khác để có được cái nhìn tổng quát về mọi vấn đề phát sinh trong kinh tế kinh doanh. Duy trì tác phong làm việc chuẩn mực, giao tiếp với khách hàng ân cần và tận tình trong công việc. Lịch sự, ân cần niềm nở với khách hàng, hòa đồng với đồng nghiệp Cần có sự sáng tạo để cho công việc nhanh chóng và tạo điều kiện thuận lợi khi giao dịch với khách hàng, không để khách hàng chờ đợi lâu. Tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao Giải quyết thấu đáo mọi thắc mắt của khách hàng về khoản vay cũng như các thông tin khác trong phạm vi mình quản lý. Tự đào tạo cho bản thân về khả năng ngoại ngữ để có thể nắm được các sản phẩm về trài trợ thương mại (thanh toán quốc tế) cũng như các sản phẩm khác có liên quan. Nâng cao trình độ tin học cần thiết để dễ tiếp cận hơn với công việc nhanh hơn. 3.2.2.2.Tuân thủ Tuân thủ tất các các nguyên tắc đạo đức và các quy định nội bộ, đồng thời có tính kỷ luật cao trong hành động. Hoàn toàn tuân thủ các quy định của Nhà nước, Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam, và các cấp có thẩm quyền khác. Cần bảo mật tất cả các thông tin về khách hàng cũng như thông tin về Ngân hàng.  H iện nay, Ngành Ngân Hàng ngày càng có một vai trò quan trọng trên thị trường rộng lớn. Nó đã trở thành một định chế tài chính trung gian lý tưởng giữa người cho vay và người đi vay. Do đó, Tín dụng là một phần không thể thiếu khi nói đến ngân hàng, nó giúp ngân hàng tăng thêm nguồn vốn của mình thông qua lợi nhuận từ hoạt động tín dụng. Bên cạnh tín dụng phải nói đến công tác hỗ trợ tín dụng, bởi đó là một quy trình cụ thể, hỗ trợ tín dụng hỗ trợ cho công tác tín dụng một cách chặc chẽ và tạo thành một quy trình phù hợp. Hỗ Trợ Tín Dụng kiểm soát việc cấp tín dụng trong ngân hàng và hoàn thiện về hồ sơ cũng như về công việc trên phần mềm hệ thống của ngân hàng. Có thể nói hỗ trợ tín dụng là một hậu phương vững chắc của công tác tín dụng và là hoạt động khá hiệu quả trong việc cho vay của Ngân Hàng. Qua gần hai tháng thực tập tại Ngân Hàng. Bằng việc tiếp súc với thực tế, em thấy công việc hỗ trợ tín dụng là một công việc khá phức tạp đòi hỏi các chuyên viên hỗ trợ tín dụng phải có trình độ chuyên môn nhất định. Quy trình hỗ trợ tín dụng tại PGBank _chi nhánh sài gòn là một quy trình khá chặc chẽ và mang tính hệ thống cao. Tuy nhiên, trong thời kỳ kinh tế thị trường hiện nay, thực tế đang có nhiều biến động trong hoạt động của Ngân Hàng nhất là trong hoạt động tín dụng. Điều dó được biểu hiện qua sự thay đổi lãi suất thường xuyên trong thời gian vừa qua. Và nó cũng ít nhiều ảnh hưởng đến ngân hàng mà đặt biệt là trong công việc hỗ trợ tín dụng. Vì vậy đế ngân hàng hoạt động một cách có hiệu quả thì cần bộ phận hỗ trợ tín dụng phải thật sự hoạt động một cách hiệu quả hơn nữa, do vậy trong báo cáo thực tập của mình em có đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình hỗ trợ tín dụng và mong những ý kiến đóng góp này có thể góp phần làm nâng cao hiệu quả Hỗ Trợ Tín Dụng tại Ngân hàng TMCP Xăng Dầu Petrolimex nói riêng và hệ Thống Ngân Hàng Thương Mại nói chung. Qua đây, một lần nữa cho em chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và toàn thể anh chị Bộ phận Hỗ Trợ Tín Dụng trong ngân hàng TMCP Xăng Dầu Petrolimex – Chi Nhánh Sài Gòn đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập của mình đồng thời mong quý anh chị bỏ qua những sai sót mà em đã mắc phải trong quá trình thực tập. Em hy vọng PGBank ngày càng phát triển và có một vị trí vững vàng trên thị trường. Trong khoản thời gian thực tập vừa qua, bằng việc tiếp xúc với thực tế công việc trong Ngân Hàng cùng với sự giúp đỡ của các anh, chị bộ phận Hỗ Trợ Tín Dụng và đặc biệt là sự tận tình chỉ dẫn của thầy Nguyễn Ngọc Đức, cộng với nỗ lực phấn đấu học hỏi của bản thân, em đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế. Em xin cảm ơn Ban Giám Hiệu và quý thầy cô giáo trong Khoa Tài Chính Ngân Hàng trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho em có thể thực tập tại Ngân Hàng. Nếu bài báo cáo có gì thiếu sót mong quý thầy cô chỉ bảo thêm. Xin chúc quý thầy cô ngày càng thành công trong công tác giảng dạy của mình. Em xin chân thành cảm ơn!