Đề tài Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt Á- Thực trạng và giải pháp

ãng tàu và Việt á. 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIP hay CIF thì Việt á sẽ thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty TNHH thiết bị điện Việt á thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu tại công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, do đây là công ty Nhà nước được công ty tín nhiệm, bên cạnh đó công ty cũng mua bảo hiểm của công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện. Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, với trách nhiệm đối với tổn thất cả hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho, còn công ty cũng có nghĩa vụ phải nộp phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó, với công ty Bảo Việt thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,35% giá trị bảo hiểm, còn đối với công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,50% giá trị bảo hiểm. Khi đó, công ty Việt á gửi “giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá” đến công ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho hàng nhập khẩu trong chuyến đó. Sau đó, công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho công ty một “đơn bảo hiểm hàng hoá” dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Trong quá trình thực hiện khâu này, công ty luôn cố gắng để mua được bảo hiểm một cách sớm nhất có thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn đề phòng những bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý các điểm sau: + Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF hoặc CIP của hàng nhập khẩu. + Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử dụng trong L/C. + Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã thể hiện trong vận đơn. 3.5. Làm thủ tục hải quan Sau khi thực hiện các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan ngay khi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu là hàng đã về đến cảng. Mẫu tờ khai hải quan hiện tại công ty sử dụng là HQ2002-NK, với mã số thuế là 0900223538. Trước khi làm thủ tục hải quan cán bộ vật tư cần kiểm tra xem doanh nghiệp mình còn nợ thuế không thì yêu cầu kế toán trả hết thuế rồi mới có thể làm thủ tục hải quan để tiếp tục nhập khẩu hàng hoá. Qui trình làm thủ tục hải quan cụ thể theo các bước sau: Bước 1: Khai báo Hải quan: Trong bước này, công ty thực hiện theo từng giai đoạn sau: Cán bộ vật tư tự kê khai, áp mã, và tính thuế XNK, tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, nếu có nhiều mục hàng hoá thì cần kèm theo phụ lục tờ khai hải quan để khai được chi tiết đơn giá của hàng hoá, ngoài ra còn có tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu ( nếu hàng nhập khẩu được áp mức thuế suất = 0% thì không cần loại tờ khai này ), tất cả các tờ khai đều cần làm hai bản, 1 bản Việt á giữ còn 1 bản sẽ lưu tại chi cục hải quan. Ngoài ra bộ chứng từ đi kèm theo tờ khai hải quan là : hợp đồng nhập khẩu 1 bản sao ( chú ý danh mục vật tư đặt hàng trên hợp đồng phải thể hiện được đơn giá cho từng loại thiết bị, nếu không hợp đồng này sẽ không được hải quan chấp nhận ), hoá đơn thương mại 1 bản gốc, 1 bản sao, bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá , B/ L hoặc AWB 1 bản gốc một bản copy. Chú ý trên tất cả các bản copy đều phải có dấu sao y bản chính và có dấu giáp lai. - Khi khai tờ khai hải quan cần chú ý ngày hết hạn L/C, ngày tàu đến trên vận đơn và ngày hết hạn giao hàng trên hợp đồng phải khớp nhau, nếu không khớp nhau thì bộ chứng từ đó sẽ không hợp lê. Nhân viên Hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình XNK thì cho đăng ký mở tờ khai. - Nhận thông báo thuế của Hải quan và tổ chức để Hải quan kiểm hoá hàng. Bước 2: Căn cứ vào kết quả kiểm hoá và khai báo của công ty, Hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà công ty phải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần. Đối với việc nộp thuế lúc này sẽ có hai trường hợp xảy ra : nếu công ty đang bị cưỡng chế thuế ( đang nợ thuế ) thì công ty phải nộp ngay thuế của lô hàng đang làm thủ tục hải quan đó, còn nếu công ty không bị cưỡng chế thuế và doanh nghiệp có thẻ ưu tiên thì tiền thuế của lô hàng đang làm thủ tục hải quan được phép nộp chem. trong vòng 30 ngày. Nếu có mâu thuẫn giữa hải quan và doanh nghiệp về mã số thuế áp cho hàng hoá trong hợp đồng nhập khẩu thì hàng sẽ được đưa về trung tâm thí nghiệm điện I tại Hoàng Quốc Việt hay tại Gia Lâm để giám định. Kết luận của trung tâm giám định sẽ là kết quả cuối cùng. Bước 3: Sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan, Hải quan đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản. Từ đây, hàng của công ty đã được giải phóng. 3.6. Nhận hàng Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, công ty tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào loại mặt hàng và quốc gia xuất khẩu mặt hàng đó mà công ty nhận được hàng hoá ở những địa điểm khác nhau. Thông thường, hình thức nhận hàng chủ yếu là bằng đường biển và đường hàng không. Nếu công ty nhập khẩu hàng hoá với khối lượng nhỏ thì hình thức vận chuyển hàng bằng đường hàng không và nhận tại sân bay Nội Bài. Nếu công ty nhập khẩu hàng với số lượng lớn thì hàng được vận chuyển bằng đường biển và nhận tại cảng Hải Phòng, cảng Đà Nẵng... Do cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ tàu nước ngoài, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên công ty Việt á phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện công việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi “Giấy báo hàng đến” cho công ty biết và đến nhận “Lệnh giao hàng” - D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận hàng D/O cần mang theo “Vận đơn gốc” - OB/L và “Giấy giới thiệu của đơn vị”. Đại lý tàu giữ lại OB/L và trao 3 bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến thì công ty phải đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng để đi nhận hàng. Kèm theo Giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc ( mẫu B/L xem phụ lục số 6), cùng với các Chứng từ khác (có thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường nào đó như bằng DHL, hoặc gửi kèm theo hàng...Cán bộ vật tư đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó mang “Biên lai thu phí lưu kho”, 4 bản D/O, Invoice, Packing list đến đại lý tàu xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O, cán bộ vật tư mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến hải quan cảng, mời hải quan kiểm hoá, sau khi hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”, hàng được xuất kho. 3.7. Làm thủ tục thanh toán a) Nếu việc thanh toán được thực hiện bằng phương thức tín dụng chứng từ: Khi bộ chứng từ gốc của nhà cung cấp nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, công ty sẽ phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ thì công ty trả tiền cho ngân hàng b) Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T.T.R: Sau khi công ty tiến hành kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ thì công ty sẽ ra lệnh cho ngân hàng của mình chuyển trả tiền cho nhà cung cấp hàng nhập khẩu 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Trong quá trình nhận, kiểm tra hàng hoá nếu phát sinh các trường hợp phải khiếu nại, công ty sẽ lập hồ sơ khiếu nại, bao gồm: Thư dự kháng, các loại biên bản cần thiết, vận đơn, hoá đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu và chứng nhận bảo hiểm. Do mặt hàng nhập khẩu của công ty đa dạng, có nhiều hàng hoá phức tạp nên thời gian và cách giải quyết khiếu nại, người bị khiếu nại rất da dạng, phong phú. - Đối với những hàng hoá bằng trực quan có thể phát hiện ra ngay không đúng quy định thì thời hạn khiếu nại thường là 7 ngày. - Đối với các máy móc, thiết bị chỉ đến khi đưa vào sử dụng, lắp ráp, vận hành mới phát hiện không đúng quy cách hoặc thiếu linh kiện, phụ tùng thì thời hạn khiếu nại thường dài hơn. Khi có các trường hợp khiếu nại xảy ra, nếu đó là trách nhiệm của người vận tải hay các tổn thất là do các rủi ro đã được bảo hiểm gây ra thì công ty gửi bộ hồ sơ khiếu nại đến người vận tải hoặc công ty bảo hiểm. Nếu trách nhiệm thuộc về bên xuất khẩu thì công ty thường đề nghị ngay cách giải quyết trên tình thần hợp tác, cố gắng giảm phiếu chi phí cho cả hai bên nhằm mục đích duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng. Nếu sau khi thuê Vinacontrol giám định và kết luận đó là lỗi của nhà cung cấp thì cán bộ vật tư sẽ gửi bản chứng nhận này cho nhà cung cấp ( nếu biên bản này cấp bằng tiếng việt thì cán bộ vật tư sẽ dịch sang tiếng Anh và gửi cho nhà cung cấp ). Khi nhận được biên bản giám định nhà cung cấp đồng ý gửi hàng bảo hành thì sẽ xác nhận qua email đồng thời gửi hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói chi tiết để cán bộ vật tư chuẩn bị nhận hàng bảo hành cho kịp tiến độ dự án. - Hàng bảo hành là hàng phi mậu dịch nên khi nhận hàng cần thực hiện các thủ tục hải quan sau Nếu cán bộ vật tư trực tiếp đi lấy hàng thì sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch và ra cửa khẩu lấy hàng. Bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch bao gồm: công văn xin nhập hàng phi mậu dịch, hoá đơn thương mại trong đó ghi rõ hàng hoá đó là hàng bảo hành cho hợp đông nào, số hợp đồng và cần phải đem hợp đồng đó đi đối chiếu xem hàng ghi trong hoá đơn thương mại có thuộc danh mục vât tư của hợp đồng không, bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá, tờ khai hải quan cho hợp đồng có hàng bảo hành, B/L hoặc AWB gửi cho hàng bảo hành. Nếu hàng đã về mà bộ chứng từ nhà cung cấp gửi qua chuyển phát nhanh chưa tới thì cán bộ vật tư cần phải làm công văn xin nợ chứng từ gốc ( hóa đơn thương mại và bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá ), sau khi chứng từ gốc về cần hoàn trả ngay chứng từ gốc cho hải quan. Nếu Việt á nhờ chính hãng chuyển phát nhanh bộ chứng từ gồm hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa nhận hàng hộ thì cần chuẩn bị bộ chứng từ như trên kèm theo giấy uỷ quyền cho hãng chuyển phát nhanh khai báo hải quan giúp Việt Á, ứng trước thuế cho hãng chuyển phát nhanh hoặc hãng chuyển phát nhanh sẽ ứng trước thuế cho Việt á và sau đó sẽ trưng thu thuế của Việt Á khi giao hàng - Sau khi đã nhận được đầy đủ hàng cần làm thông báo hàng về kho và danh mục vật tư phân bổ cho từng dự án gửi cho phòng kế hoạch dưới nhà máy để phòng kế hoạch có kế hoạch tiếp nhận hàng về và phân bổ vật tư sản xuất.II. II. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á 2.1 Đánh giá chung 2.1.1. Ưu điểm - Nhìn chung, các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tới mức tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ. - Công tác giao nhận hàng hoá tại sân bay, bến cảng và làm thủ tục hải quan mặc dù còn có nhiều khó khăn song công ty đã có những biện pháp thích hợp hoàn thành nhanh chóng, hàng nhập về đúng thời hạn quy định, đúng số lượng và chất lượng vận chuyển tới chân công trình. - Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán hợp đồng, công ty luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng do đó luôn nhận được sự ưu đãi của đối tác trong việc gia thời hạn thanh toán. - Cập nhật các thông tin về chính sách thuế cho các mặt hàng kịp thời. 2.1.2. Nhược điểm - Khi công ty trúng thầu một công trình, dự án cung cấp thiết bị điện thì để tiến hành việc cung cấp thiết bị cho dự án đó thì chủ nhiệm dự án yêu cầu phòng kỹ thuật bóc tách vật tư và đưa chỉ tiêu nhập khẩu cho phòng xuất nhập khẩu. Do đó việc này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, năng lực của chủ nhiệm dự án và của phòng kỹ thuật. Nếu như chủ nhiệm dự án bóc tách nhanh chóng, chính xác thì việc đặt hàng sẽ được suôn sẻ và thuận lợi. Còn nếu chủ nhiệm dự án tiến hành chậm, không chính xác thì việc thực thi sẽ chậm, làm giảm tiến độ, mất nhiều thời gian cho việc thay đổi. - Về công tác nghiên cứu thị trường: Cho đến nay, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường riêng mà nhiệm vụ này do các đơn vị kinh doanh phối hợp thực hiện nên việc thu thập thông tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các mặt như thị hiếu, thói quen tiêu dùng hoặc tâm lý mua hàng... chưa được công ty chú ý. - Việc thanh toán bằng L/C: tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an toàn cho cả hai bên, có thể sử dụng phổ biến với cả bạn hàng cũ và mới nhưng thủ tục thanh toán và nhận tin còn rườm rà. Nếu thay đổi bất kỳ một nội dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu một khoản phí sửa đổi L/C cho ngân hàng. Mặt khác, trong quá trình mở L/C, nhiều khi đơn xin mở L/C không đúng hợp đồng dẫn đến sai sót làm cho bên đối tác không chấp nhận giao bộ chứng từ cho công ty dẫn đến việc công ty phải trả một khoản lệ phí tốn kém cho ngân hàng do việc kéo dài thời gian mở L/C và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. - Về thủ tục hải quan: Một số bộ chứng từ có nhiều sai sót về số liệu, thông tin trên chứng từ không phù hợp với nhau, đây là một trong những tồn tại làm ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của công ty. Đơn cử có trường hợp công ty nhập hàng về làm mẫu nên không cần làm hợp đồng nhập khẩu mà chỉ cần giao dịch qua thư và làm Invoice. Đây là lô hàng vi mạch chuyển đổi nguồn (UPS module) và vi mạch vi xử lý (CPU module) cho máy ngắt điện tự đóng lặp lại bằng chân không 38kV được giao theo điều kiện DDP nhưng cán bộ hải quan UPS - Hà Nội vẫn không công nhận trường hợp giao theo điều kiện này vì trên Invoice gửi kèm theo lô hàng mà phía nước ngoài gửi kèm chỉ ghi theo điều kiện DDP mà không nói rõ là theo Incoterm năm nào và trên Invoice có ghi thuế nhập khẩu bằng 0, chi phí vận chuyển cũng ghi bằng 0 - dựa vào chi tiết này nên cán bộ hải quan không công nhận đây là hàng nhập theo điều kiện DDP và yêu cầu nhập theo điều kiện FOB (Chi tiết xem phần Phụ lục). Do vậy, phía công ty lại phải yêu cầu bên đối tác làm thư xác nhận và làm công văn giải trình. Điều này gây mất rất nhiều thời gian, công sức nhất là những thiết bị mà công ty đang cần gấp. Và một số trường hợp do không chuẩn bị kĩ nên khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện ra công ty vẫn đang còn nợ thuế nhập khẩu của các lô hàng trước dẫn đến việc thông quan các lô hàng mới gặp nhiều khó khăn và chậm trễ. 2.2. So sánh quy trình nhập khẩu đang được áp dụng tại công ty thiết bị điện Việt Á và quy trình nhập khẩu trên lý thuyết Từ quy trình nhập khẩu hiện đang được công ty thiết bị điện Việt á áp dụng, thực hiện phép so sánh giản đơn giữa quy trình mà công ty đang áp dụng với quy trình nhập khẩu lý thuyết vốn được coi là quy trình chuẩn mực ta có thể rút ra một số nhận xét cơ bản như sau: Về quy trình nhập khẩu trên lý thuyết, các bước trong quy trình nhập khẩu bao gồm: Bước 1: Chuẩn bị để giao dịch Nghiên cứu thị trường Lập phương án kinh doanh Hỏi hàng Đàm phán để kí kết hợp đồng Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu Bước 3: Mở L/C Bước 4: Thuê tàu hoặc lưư cước Bước 5: Mua bảo hiểm Bước 6: Làm thủ tục hải quan Bước 7: Nhận hàng, kiểm tra hàng hoá Bước 8: Làm thủ tục thanh toán Bước 9: Khiếu nại về hàng hoá Trong khi đó quy trình nhập khẩu đang được triển khai áp dụng tại công ty thiết bị điện Việt Á bao gồm các bước va theo quy trình như sau: Bước 1: Nghiên cứu thị trường Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu ( đối với các mặt hàng phải xin phép nhập khẩu Bước 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng 3.1. Tổng hợp các vật tư thiết bị cần mua 3.2. Hỏi hàng và đàm phán giá 3.3. Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng 3.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu Bước 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu: 4.1. Lập phương án vay vốn 4.2. Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T. 4.3. Thuê phương tiện vận tải 4.4. Mua bảo hiểm cho hàng hoá 4.5. Làm thủ tục hải quan 4.6. Nhận hàng 4.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi tiến hành phân tích cụ thể các bước trong quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á, em mạnh dạn rút ra một số nhận xét như sau: Bước 1: Nghiên cứu thị trường Tại công ty thiết bị điện Việt á bước đầu tiên trong quy trình nhập khảu được tiến hành theo hai bước nhỏ: Nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị trường nhập khẩu Tại bước nghiên cứu thị trường trong nước.Thông thường tại các công ty công việc nghiên cứu thị trường trong nước được phòng Marketing của các công ty thực hiện nhưng trên thực tế xuát phát từ tình hình công ty thiết bị điện Việt á, bước này được hai phòng ban là phòng kĩ thuật và phòng vật tư xuất nhập khẩu phối hợp thực hiện Bản chất của công việc nghiên cứu thị trường trong nước tại công ty thiết bị điện Việt á chính là thực hiện việc nghiên cứu yêu cầu của các dự án công ty được mời thầu. Trên thực tế phòng kĩ thuật bóc tách vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án công ty tham gia chào thầu để hình thành nên bản dự toán chào thầu cho công ty. Để dự án trúng thầu thì ngoài việc đảm bảo các yếu tố kĩ thuật đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu thì yếu tố quan trọng và mang tính quyết định hơn cả là giá của các vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án mà Việt á tham gia chào thầu. Do đó trong bước này thực tế việc hỏi hàng và đàm phán giá đã được tiến hành, trên cơ sở giá mà các nhà cung cấp vật tư thiết bị đưa ra công ty thiết lập nên bảng dự toán chào thầu. Kết quả của bước nghiên cứu thị trường trong nước chính là những hợp đồng đầu ra được kí kết giữa Việt á và các đơn vị khác. Điểm đáng lưu ý trong bước nghiên cứu thị trường trong nước được tiến hành tại công ty đó là cách thức dàm phán giá. Đối với các vật tư thiết bị cần đàm phán giá là các vật tư thiết bị chưa từng dùng cho các dự án trước đó thì phòng vật tư sẽ là phòng đảm trách việc tìm kiếm các nhà cung cấp qua internet nhưng phòng kinh doanh sẽ là phòng chịu trách nhiệm việc đàm phán giá vật tư . Sở dĩ phải để phòng kinh doanh tiến hành đàm phán giá là bởi vì nếu phòng vật tư trực tiếp đàm phán giá thì các nhà cung cấp sẽ ngầm hiểu rằng dự án này đã trúng thầu và công ty không còn cách nào khác là chấp nhận giá của nhà cung cấp để đảm bảo có hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng, kết quả là các nhà cung cấp có thể sẽ ép giá công ty. Tuy nhiên nếu việc đàm phán giá được tiến hành bởi phòng kinh doanh thì phòng kinh doanh có thể yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ bằng cách chấp nhận mứcgiá cạnh tranh để đảm bảo công ty có thể trúng thầu. Như vậy trên thực tế bước nghiên cứu thị trường tại công ty là bước đi quan trọng vị kết quả của bước đi đầu tiên này sẽ quyết định việc công ty có thể trúng thầu hay không. Có thể nói chỉ khi tiến hành thành công bước đi đầu tiên này thì các bước tiếp theo mới có. Như vậy tuỳ theo tình hình cụ thể tại doanh nghiệp mà các bước thực hiện trong quy trình nhập khẩu chuẩn mực có thể được xây dựng linh hoạt và hiệu quả phù hợp với tình hình của công ty. Từ việc phân tích quy trình nhập khẩu hiện đang được áp dụng tại công ty thiết bị điện Việt á chúng ta có thể thấy trên thực tế công ty đã thực hiện sự kết nối giữa hai bước Nghiên cứu thị trường và lập phương án kinh doanh vì chính từ kết quả dự thầu của công ty thì công ty mới có thể xây dựng được kế hoạch cũng như các phương án kinh doanh tiếp theo nhằm thực hiện và hoàn thành dự án. Nhận xét thứ hai đó là sự thay đổi trật tự các bước trong quy trình nhập khẩu của công ty so với quy trình nhập khẩu được xem là chuẩn mực trên lý thuyết. Nếu như trên lý thuyết việc xin giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng nhập khẩu cần xin cấp phép chỉ được tiến hành sau khi công ty đã kí kết được hợp đồng với nhà cung cấp thì tại Việt á việc xin giấy phép nhập khẩu( nếu có) được tiến hành ngay sau khi công ty kết thúc việc nghiên cứu thị trường trong nước. Lý giải nguyên nhân của việc này như sau: Thứ nhất nhu cầu nhập khẩu của công ty là nhập khẩu những vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án công ty đã trúng thầu. Thời gian giao hàng và hoàn thành hợp đồng đầu ra cho các khách hàng thông thường chỉ kéo dài trong khoảng thời gian từ 8-10 tuần. Vậy mà thời gian để xin cấp giấy phép nhập khẩu lại chiếm khoảng thời gian không phải là ngắn. Thời gian cho việc xin giấy phép nhập khẩu thông thường diễn ra qua hai giai đoạn : chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép nhập khẩu và khoảng thời gian chờ cơ quan cấp phép cấp giấy phép nhập khẩu. Với khoảng thời gian giao hàng ngắn như vậy nếu công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu sau khi công ty kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp thì sẽ làm chem tiến độ giao hàng, chưa kể trường hợp xấu hơn khi công ty không xin được giấy phép nhập khẩu thì vô hình chung khi hợp đồng đã kí với các nhà cung cấp công ty sẽ trở thành bên đơn phương chấm dứt hợp đồng, hậu quả là công ty sẽ phải chịu phạt và bồi thuờng theo đúng những điều khoản vi phạm đã quy định trong hợp đồng đồng thời mất uy tín với các bạn hàng, đây sẽ là điểm bất lợi rất lớn nếu phía bên kia là nhà cung cấp lớn hoặc nhà cung cấp các mặt hàng đặc chủng. Một điểm đáng lưu ý nữa trong quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt Á nữa là tại bước thứ 3: bước đàm phán và kí kết hợp đồng. Như đã trình bày ở trên trong bước nghiên cứu thị trường trong nước công ty đã tiến hành hỏi hàng và đàm phán giá như vậy một câu hỏi đặt ra là như vậy trong bước đàm phán và kí kết hợp đồng này tại sao lại vẫn cần thực hiện việc hỏi hàng và đàm phán giá. Em đã đặt câu hỏi này với các anh chị trong phòng vật tư xuất nhập khẩu của công ty thiết bị điện Việt á và nhận được câu trả lời rất xác đáng cho vấn đề này. Theo các anh chị giải thích thì thông thường khoảng thời gian từ lúc công ty tham gia dự thầu cho đến lúc công ty chính thức tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài thường kéo dài khoảng từ 3 đến 4 tháng, trong khoảng thời gian khá dài như thế này tình hình giá cả có thể biến động tăng hoặc giảm, việc công ty tiến hành đàm phán lại giá đảm bảo cho công ty việc mua được vạt tư thiết bị với giá tốt nhất và để đảm bảo công ty không bỏ lỡ bất kì nhà cung cấp nào trên thị trường. Các anh chị cũng cho biết thêm rất nhiều trường hợp trên thực tế công ty đàm phán lại và có được giá tốt hơn mức giá đã đàm phán trong lần trước. Như vậy khi áp dụng vào từng doanh nghiệp trên thực tế các doanh nghiệp đã vận dụng một cách linh hoạt quy trình nhập khẩu cho phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình. Đơn cử từ tình hình thực tế tại công ty thiết bị điện Việt á chúng ta có thể rút ra rất nhiều điểm linh hoạt trong việc thực hiện quy trình nhập khẩu tại công ty. So với quy trình nhập khẩu chuẩn mực theo lý thuyết nhiều bước, nhiều khâu trong quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á có sự ứng biến linh hoạt, nêu ra những điểm khác biệt giữa hai quy trình này không nhằm dụng ý nhận xét tính đúng sai trong việc áp dụng quy trình mà nhằm đánh giá tính linh hoạt khi áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp. Với bản thân công ty thiết bị điện Việt á sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của công ty là minh chứng thuyết phục cho tính đúng đắn trong việc vận dụng sáng tạo, linh hoạt và hiệu quả quy trình nhập khẩu nói trên. CHƯƠNG III. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT Á I. Phương hướng phát triển chung của ngành điện Phát huy sức mạnh toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh CNH - HĐH, xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN, thực hiện mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh, đến năm 2010 phải vượt qua được tình trạng nước nghèo và kém phát triển, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện mục tiêu trọng đại này, điện phải đi trước một bước. Trong bất kỳ tình huống nào điện cũng phải bảo đảm cho yêu cầu CNH - HĐH đất nước và yêu cầu sinh hoạt của nhân dân. Trong 10 năm tới, có thể nói ngành điện là ngành đồng hành và phải đi trước một bước tạo điều kiện quan trọng để thực hiện thắng lợi nghị quyết Đại hội Đảng đề ra. Nghị quyết đại hội 9 nêu rõ: Phát triển năng lượng phải đi trước một bước, đáp ứng yêu cầu kinh tế xã hội, an ninh, an toàn năng lượng; Cân đối các nguồn điện cả thuỷ điện, điện bằng khí, bằng than; Xây dựng các cụm điện lớn bằng khí; Nhanh chóng chuẩn bị để sớm khởi công xây dựng thuỷ điện Sơn La và khẩn trương xây dựng phương án điện nguyên tử. Đồng bộ với quá trình này, hiện đại hoá lưới điện phân phối, đa dạng hoá phương thức đầu tư và kinh doanh, kể cả phương thức đầu tư kinh doanh điện và có chính sách thoả đáng đối với điện nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Cần tăng sức cạnh tranh về giá điện trong khu vực vì điều này quyết định đến việc tăng sức cạnh tranh của nền kinh tế trong khu vực, tạo môi trường đầu tư thuận lợi, có hiệu quả. Muốn vậy cần phải giảm chi phí đầu vào, tạo sự cạnh tranh, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Quy hoạch phát triển điện lực Việt Nam nêu rõ đến năm 2010 tổng công suất lắp đặt đạt khoảng 17.000MW và năm 2020 là hơn 20.000MW. Như vậy đến năm 2020, công suất sẽ phải tăng gấp 3 lần năm 2000. Đây là nhiệm vụ hết sức khó khăn nhưng ngành Điện phải đáp ứng nhu cầu này bởi đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho sự nghiệp phát triển của đất nước. Để thực hiện mục tiêu này cần huy động được khoảng 10 tỷ USD. Đây là vấn đề khó khăn nhưng ngành điện hoàn toàn có khả năng làm được bằng cách huy động nội lực, tranh thủ các nguồn lực bên ngoài. Lãnh đạo ngành Điện, Đảng bộ, cán bộ công nhân viên của ngành cần quán triệt và tập trung cao nhất, tìm mọi cách, mọi giải pháp thực hiện thắng lợi quy hoạch phát triển Điện lực Việt Nam. Trong 5 năm tới, để đạt mức tăng trưởng 7,5%, cần vốn đầu tư là 60 tỷ USD, hai phần ba là vốn trong nước. Vì vậy, Tổng công ty điện lực cần rà soát lại quy hoạch phát triển Điện lực Việt Nam kể cả đầu tư nguồn lưới truyền tải và phân phối; bổ sung, điều chỉnh, cụ thể hoá thêm để tính toán phương thức đầu tư. II. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty thiết bị điện Việt Á Trong những năm tới, nền kinh tế tiếp tục có sự tăng trưởng cao, nhu cầu của ngành Điện theo đó ngày càng lớn. Để đáp ứng nhu cầu điện cho phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, công ty định hướng phát triển trong năm nay và những năm tới như sau: - Ổn định và phát triển các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Ổn định và phát triển chất lượng, mẫu mã sản phẩm, quy trình tổ chức cho Nhà máy. - Quan tâm nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Ổn định và phát triển thị trường cũ, chuyển dịch và mở rộng thị trường kinh doanh sang các lĩnh vực khác, các địa bàn khác. - Hoàn thiện, tiêu chuẩn hoá các sản phẩm. - Mở rộng hệ thống khách hàng sang các lĩnh vực khác như các công trình công nghiệp, sân bay, cảng, dầu khí v.v.... - Thực hiện chính sách “Hướng tới khách hàng” để đảm bảo “khách hàng là thượng đế”. - Tiếp tục ổn định và lựa chọn thêm các nhà thầu phụ, mở rộng thêm ngành hàng kinh doanh. Duy trì ổn định và phát triển mối quan hệ bạn hàng. Tìm kiếm thêm các bạn hàng có khả năng chuyển giao công nghệ, chuyển giao lisence để hợp tác sản xuất trong nước theo công nghệ, lisence của nước ngoài. - Tăng cường bộ máy quản lý và tuyển chọn đầy đủ, phù hợp với các khâu sản xuất, dịch vụ. - Mở rộng khâu thiết kế, dịch vụ sau bán hàng. - Mở rộng thêm phần xây lắp, đảm bảo thực hiện các dự án Turnkey. - Tìm đối tác hợp tác sản xuất các sản phẩm cao cấp, thay thế nhập khẩu. - Hoàn thiện bộ máy lãnh đạo của nhà máy, hạch toán độc lập. - Lập trung tâm đào tạo cho CBCNV có đủ phương tiện đào tạo. - Thiết lập mối quan hệ với các khách hàng nước ngoài, đầu tư tăng cường cho xuất khẩu, tối thiểu 30% công suất sản xuất sang thị trường phát triển Âu, Mỹ, úc. - Lập đại diện ở Châu á, Âu, Mỹ, úc - Hoàn thiện dây chuyền sản xuất từ khâu cơ khí đến khâu sơn, mạ và thí nghiệm xuất xưởng. - Tự nghiên cứu sản xuất các thiết bị chính nhãn hiệu bản quyền Việt á. - Đầu tư sản xuất sang các nước trong khu vực. - Tăng cường đội ngũ lãnh đạo và công nhân lành nghề. Quan tâm tuyển dụng cán bộ lãnh đạo bằng cao cấp, MBA... - Tăng cường công tác đào tạo tại chỗ và đào tạo nâng cao ở nước ngoài cho CBCNV. Cấp chi phí cho cán bộ học thêm chương trình cao học, MBA... - Xây dựng trung tâm thí nghiệm Việt á. - Xây dựng khu tập thể nhà ở Việt á, ưu tiên các gia đình khó khăn, ưu tiên động viên những CBCNV có thành tích đóng góp. - Xây dựng khu làm việc và nhà ở có tiện nghi phục vụ CBCNV công ty, bao gồm cả sinh hoạt và vui chơi theo mô hình Campus. - Xây dựng thêm nhà máy với đầy đủ các thiết bị hiện đại, phương tiện hiện đại, nhà máy sạch đẹp, khang trang. - Tăng cường công tác, nghiên cứu thị hiếu khách hàng, thay đổi mẫu mã đáp ứng và đi trước một bước thị hiếu khách hàng. Nghiên cứu công nghệ điện tử, tin học áp dụng vào sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm mang tính thời đại, đảm bảo thị hiếu mới nhất của khách hàng. - Tăng cường giao lưu hướng tới khách hàng. Làm cho khách hàng hiểu sâu sản phẩm của Việt á. Lấy trung tâm đào tạo của Việt á thành nơi đào tạo cho một số cán bộ của khách hàng để khách hàng hiểu sâu hơn sản phẩm của công ty. III. Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt Á Nghiên cứu thị trường hiệu quả : 3.1.1. Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lý. Công ty thiết bị điện Việt á có quy mô hoạt động không nhỏ nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng Kế hoạch nhưng thực chất phòng không hề thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng Kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng thực chất chưa được đào tạo một cách có hệ thống về nghiệp vụ marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, nhiệm vụ của phòng kinh doanh lại rộng lớn, vừa phải nghiên cứu nhu cầu vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế, tiến hành thủ tục đấu thầu... Do đó, không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Đây chính là những mặt còn tồn tại của công ty trong nhiều năm qua. Để khắc phục tồn tại đó, công ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình mới, tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bộ phận nghiên cứu thị trường không chỉ tiến hành nghiên cứu kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, uy tín, năng lực, kỹ thuật, kinh nghiệm của các nhà cung cấp truyền thống mà còn nghiên cứu các vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ, chính sách, phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng, tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp sau này. Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều công ty có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, công ty thiết bị điện Việt á chưa xác định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Công ty cần chủ động thâm nhập thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất thông qua việc củng cố các mối quan hệ đặc biệt mà công ty đã thiết lập được trong quá khứ, tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó xác định nhu cầu thiết bị điện, tính toán khả năng tiêu thụ sản phẩm thiết bị điện nhằm loại bỏ tối đa rủi ro, nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Qua các doanh nghiệp sản xuất, công ty tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu của họ từ đó có thể đưa ra các phương thức quảng cáo cho mình và cung cấp lợi ích cho khách hàng. Nghiên cứu tình hình nhập khẩu thiết bị điện (số lượng, giá cả chủng loại) của các miền để xem xét khả năng cạnh tranh hay nhập khẩu theo hướng mới. Hoạt động nghiên cứu nhu cầu thiết bị trong nước và nguồn thiết bị nước ngoài phải đưa ra một kết luận chín chắn đảm bảo rằng công ty kinh doanh sẽ có hiệu quả. 3.1.2. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, công ty TNHH TM Việt á vẫn chưa xác định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Như chúng ta đã biết, thị trường thiết bị điện thế giới là thị trường hiện đang có sự cạnh tranh khốc liệt nên nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thông tin thu được về vật tư, thiết bị đôi khi không chính xác. Vì vậy, thông qua công tác nghiên cứu, thu thập thông tin công ty cần so sánh và lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm. Thị trường nhập khẩu trọng điểm là thị trường thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của công ty. Nó có ưu điểm là: có thể nhập khẩu với khối lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên trong thời gian quan hệ, làm ăn, công ty vẫn cần thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin về đối tác này để có thể chủ động trong việc họ có sự thay đổi hay không phù hợp với công ty nữa. Công ty có thể lập đại diện ở một vài nước có các đối tác quan hệ lâu dài và có uy tín thực sự để duy trì và củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi hơn. Các đại diện này luôn phải thông báo theo định ký (hoặc đột xuất) các thông tin về tình hình thị trường, mặt hàng mà công ty có thể nhập, những cơ hội làm ăn mà công ty có thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà công ty không có đại diện thì phải chấp nhận các thông tin qua báo, tạp chí... nhưng cần có sự lựa chọn phù hợp. Mặt khác, ngoài việc lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm, công ty cũng cần phải theo dõi tình hình chung về thị trường điện thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó giảm bớt các chi phí trung gian không cần thiết. 3.2. Nâng cao hiệu quả các bước thực hiện hợp đồng 3.2.1. Mở L/C Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để nhập khẩu hàng hoá công ty cần lưu ý một số vấn đề sau: Khi chọn L/C không huỷ ngang, công ty nên mở L/C này tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nước ngoài để mở L/C khiến ta phải ứng tiền trước và trả thủ tục phí mở L/C do đó mất đi một khoản ngoại tệ và bị đọng vốn ở nước ngoài. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam sẽ tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng Việt Nam ở thị trường nước ngoài. Công ty hết sức hạn chế dùng L/C chuyển nhượng vì phải đề phòng người được hưởng thư tín dụng là một thương nhân trung gian không có hàng, L/C sẽ được chuyển nhượng cho một hãng không tin cậy. Do đó hợp đồng sẽ không đảm bảo thi hành tốt, gây cho ta những rắc rối sau này. Khi bên bán giục mở L/C, công ty không nên mở quá sớm, vì công ty sẽ bị đọng vốn, nhưng việc mở L/C muộn sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của đối tác, ảnh hưởng đến việc nhập hàng của công ty. Vì vậy công ty nên mở L/C trong thời gian hợp lý, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất. Ngoài ra, để người bán chấp nhận L/C do công ty đề nghị mở và tránh tổn phí sửa đổi L/C công ty có thể đề nghị bên bán dự thảo trước một L/C nhằm tạo sự ăn khớp với hợp đồng, trên cơ sở đó giúp công ty tránh được những sai sót khi mở L/C. Đây là nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi công ty phải tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phòng kinh doanh nâng cao nghiệp vụ trong vấn đề mở L/C. 3.2.2. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá Việc chuyên chở hàng hoá là yêu cầu tất yếu của việc mua bán hàng hoá và là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông hàng hoá từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu. Hiện nay công ty TNHH TM Việt á vẫn mua theo điều kiện CIF, CIP là chủ yếu. Khi mua theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được các khả năng để chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu. Do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng mua, loại hàng cần mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số trường hợp công ty có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Khi đó công ty giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Về điều này, công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp cụ mua bảo hiểm. Từ đó, công ty tiến tới nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB. Qua đó, công ty vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Công ty sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên. Còn đối với Nhà nước vừa tăng nguồn ngoại tệ, vừa phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm. Công ty cần chú ý khi giành quyền thuê tàu trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá đã ký kết. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Công ty có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về các hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. Hoặc công ty có thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT). 3.2.3. Làm thủ tục hải quan Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà xuất - nhập khẩu trong các thương vụ làm ăn của mình. Điều này chỉ ra rằng, thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều thủ tục nên gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ thì dẫn đến hàng hoá bị lưu kho lưu bãi làm ảnh hưởng đến việc phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, hàng hoá chậm luân chuyển nhiều khi bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn công ty cần phải chú ý: Lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. Lập bộ chứng từ phải đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Phải quy định rõ các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất sẽ giao cho bên nhập khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đồng thời phải ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và bồi thường của bên mua khi bên bán không giao đúng bộ chứng từ thanh toán cho bên mua. - Muốn kê khai nội dung chứng từ được đúng các nhà nhập khẩu khai hàng hoá vào nhóm được giảm thuế hoặc nhóm có mức thuế cao. Công ty phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế và áp dụng linh hoạt vào việc kê khai hàng hoá. - Hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ, nếu có bất kỳ sự không ăn khớp nào thì công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian và chi phí. 3.2.4. Làm thủ tục thanh toán Đây là nghiệp cụ quan trọng nhất của công ty với bên bán. Công ty phải luôn chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, công ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình công ty nên củng cố, thiết lập uy tín của mình với bạn hàng cung ứng. Khi đã có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty có thể yêu cầu họ tạo điều kiện trong khâu thanh toán như sử dụng L/C không huỷ ngang, trả chậm hoặc D/A. Việc trả chậm tiền hàng sẽ giúp cho công ty có thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước, giảm được lãi suất tiền vay ngân hàng. 3.2.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá - Nhận thông báo hàng đến: khi công ty nhận được thông báo hàng đến cần sắp xếp các công việc cho công tác chuẩn bị nhận hàng. - Chuẩn bị nhận hàng: Sau khi nhận được thông báo hàng đến công ty cần tiến hành ngay bước chuẩn bị nhận hàng bao gồm các bước sau: + Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ xuất trình với hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ nhận hàng. + Ký kết hợp đồng với ga cảng để nhận hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho ga cảng nhận hàng như ngày hàng đến, tên hàng, số lượng, kỹ thuật bốc xếp. Hàng đến cảng và tiến hành nhận hàng: Trong quá trình tiếp nhận hàng hoá công ty phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng với mục đích phát hiện các sai lệch đồng thời xử lý nếu có sai phạm. Khi nhận chứng từ nhận hàng từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phù hợp với những quy định trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Xếp dỡ hàng hoá là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Do vậy, nếu công ty tự tổ chức việc xếp dỡ hàng hoá sẽ không có hiệu quả. Vì vậy, công ty nên thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ bốc dỡ hàng tại cảng. Các đơn vị này có đầy đủ phương tiện, được chuyên môn hoá, năng suất cao. Do đó sẽ thoả mãn nhu cầu dỡ hàng của công ty một cách tốt nhất. Khi dỡ hàng, các bộ phận tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ tránh mất mát, hư hỏng hàng hoá. Trong quá trình giao nhận, các số liệu phải được cập nhật kịp thời nhằm phát hiện các sai sót để có các biện pháp xử lý, cần đề nghị cơ quan giám định hàng hoá lấy mẫu phân tích kết quả chất lượng hàng hoá có phù hợp với hợp đồng không: + Nếu hàng đúng theo hợp đồng thì công ty chấp nhận nhận hàng. + Nếu hàng không đúng theo hợp đồng thì công ty cần xem xét: Lỗi vi phạm nghiêm trọng như hàng hoá bị hư hỏng không thể sử dụng được công ty nên báo ngay cho cơ quan giám định VINACONTROL và đồng thời thông báo cho người xuất khẩu. Nếu lỗi vi phạm không nghiêm trọng, ảnh hưởng không lớn tới khả năng tiêu thụ cũng như lợi nhuận thì công ty có thể chấp nhận nhận hàng. Với trường hợp cần phải giám định thì cơ quan giám định tiến hành kiểm nghiệm hàng hoá, xác định mức độ thiệt hại và lập biên bản giám định làm cơ sở cho việc khiếu nại sau này. Cuối cùng khi nhận hàng hoá xong cần ký biên bản giao nhận hàng. 3.2.6. Giải quyết các tranh chấp Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều có giá trị không lớn lắm nên mỗi khi có tranh chấp xảy ra công ty cần phải dựa trên nguyên tắc: trước hết phải tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ; chủ động tích cực trong việc tìm cách giải quyết các tranh chấp. Khi thương lượng nhằm tìm cách giải quyết các tranh chấp phải luôn tuân thủ: Tập trung vào vấn đề cần thương lượng chứ không phải vào cá nhân người thương lượng, vào lợi ích chứ không phải vào quan điểm. Để tạo ra sự lựa chọn mà hai bên cùng có lợi, kiên trì mục tiêu đề ra trên phương châm: “Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người đại diện cho công ty tham gia vào thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử lập luận vững vàng hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt vào trường hợp cụ thể để đạt được kết quả mong muốn. Nhóm giải pháp về nhân sự: Một thế mạnh của công ty thiết bị điện Việt á là có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn cao. Nhưng có một thực trạng đó là công ty có ít các cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về Marketing. Chính vì vậy công ty nên đẩy mạnh việc đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên tăng khả năng giao tiếp với đối tác nước ngoài, soạn thảo hợp đồng đặc biệt là các kiến thức tối thiểu về Marketing khách hàng công nghiệp: Nghiên cứu nhu cầu, quá trình ra quyết định... tăng khả năng chủ động của nhân viên trong việc dành được hợp đồng. 3.4. Nhóm giải pháp về vốn Vốn luôn là vấn đề cực kỳ khó khăn đối với công ty thiết bị điện Việt á. Trước trở ngại như vậy, công ty cần phải chú ý khai thác tối đa hiệu quả sử dụng vốn. Để làm được như vậy công ty cần: - Công ty nên có kế hoạch chung phân bổ vốn cho các phòng kinh doanh, các chi nhánh căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của mõi bộ phận đặt ra cho mỗi năm tiếp theo. Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải xem xét kỹ các kế hoạch kinh doanh. - Cần có chỉ tiêu định hướng về mức lợi nhuận trên vốn chung cho các phòng ban thực hiện, có cơ chế ràng buộc trách nhiệm chặt chẽ đối với kết quả đồng thời có khen thưởng đối với phòng đạt thanh tích cao và cá nhân xuất sắc. Điều này khiến các cá nhân tích cực tìm kiếm cơ hội kinh doanh, buộc họ phải chú ý tính toán hiệu quả của thương vụ giảm chi phí xuống mức có thể. - Cần có biện pháp nhanh chóng thu hồi hợ của khách hàng, rút ngắn hợp lý quá trình thực hiện hợp đồng nhằm tăng số vòng quay vốn lưu động nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. - Ngoài ra công ty có thể tận dụng nguồn vốn các bạn hàng thông qua thanh toán trả chậm hoặc xin ứng vốn trước. KẾT LUẬN Trên đây là những phân tích về thực trạng nhập khẩu thiết bị điện ở công ty TNHH TM Việt á và một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu này. Nhập khẩu thiết bị điện trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay có vai trò quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hoá đất nước. Chính vì vậy, nhà nước cần có sự quan tâm hơn nữa đến việc tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty như Việt á kinh doanh có hiệu quả và cũng là khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư vào việc nhập khẩu thiết bị điện. Có thể nói trong thời gian tới, nhu cầu về điện năng ở nước ta còn rất lớn, những thuận lợi, khó khăn đặt ra với Việt á cũng không phải sẽ thay đổi trong thời gian ngắn. Do đó, công ty cần nhận thức được đòi hỏi cao của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện, cần quan tâm hơn đến việc cải tiến trình độ mọi mặt của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong điều kiện kinh doanh mới. Với xu hướng hội nhập sâu rộng và toàn diện để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, trong điều kiện Việt Nam đã là thành viên của ASEAN, APEC, AFTA và thành viên chính thức của tổ chức thương mại quốc tế WTO... tăng trưởng kinh tế đòi hỏi mức cao, tiếp đến là những thử thách khó khăn của giai đoạn mới, với khả năng của mình Việt á sẽ cố gắng phát triển hơn hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty Việt á, em đã cố gắng tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty nói chung, sau đó tập trung nghiên cứu vào quy trình nhập khẩu thiết bị điện nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi khó khăn của công ty trong công tác nhập khẩu thiết bị điện, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu thiết bị điện. Với một thời gian ngắn, kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập này có thể chưa là những biện pháp tốt nhất cho công ty trong thời gian tới, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo và các bạn. Bài viết được hoàn thành với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn GS. TS Vũ Sĩ Tuấn cũng như các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên kinh doanh phòng vật tư - xuất nhập khẩu công ty thiết bị điện Việt á. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo Vũ Sĩ Tuấn cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ xuất nhập khẩu của công ty TNHH TM Việt á đã giúp em trau dồi kiến thức cơ bản, không ngừng nâng cao hiểu biết để hoàn thành đề tài này. Danh mục tài liệu tham khảo Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty T.N.H.H thiết bị điện Việt ánăm 2004. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty T.N.H.H thiết bị điện Việt á năm 2005. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty T.N.H.H thiết bị điện Việt ánăm 2006. Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Đại học Ngoại Thương Hà Nội. Giáo trình thanh toán quốc tế - Đại học Ngoại Thương Hà Nội. Giáo trình giao nhận vận tải - Đại học Ngoại Thương Hà Nội. Mục lục Lời mở đầu Chương I: Giới thiệu chung về công ty thiết bị điện Việt á Quá trình hình thành và phát triển của công ty thiết bị điện Việt á Kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây Cơ cấu tổ chức của công ty thiết bị điện Việt á Các hoạt động chính của công ty thiế bị điện Việt á Chức năng hoạt động chính của công ty thiết bị điện Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu Thị trường nhập khẩu Chương II. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á Nghiên cứu thị trường 1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước 1.2. Nghiên cứu thị trường nhập khẩu 2. Đàm phán kí kết hợp đồng 2.1. Tổng hợp vật tư cần mua 2.2. Hỏi hàng và đàm phán giá 2.3. Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng 2.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu 3. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 3.1. Lập phương án vay vốn 3.2. Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T.R 3.3. Thuê phương tiện vận tải 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá 3.5. Làm thủ tục hải quan 3.6. Nhận hàng 3.7. Làm thủ tục thanh toán 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại II. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á 2.1. Đánh giá chung 2.2. So sánh giữa quy trình nhâp khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á và quy trình nhập khẩu trên lý thuyết Chương III. Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á Phương hướng phát triển chung của ngành điện Mục tiêu và phương hướng phát triển chung của công ty thiết bị điện Việt á Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á Nghiên cứu thị truờng hiệu quả Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thjị truờng Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm Nâng cao hiệu quả các bước thực hiện hợp đồng Mở L/C Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá Giải quyết các tranh chấp Nhóm giải pháp về nhân sự Nhóm giải pháp về vốn Kết luận