Đề tài Tầm quan trọng của nguyên tắc: Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao

Lời mở đầu Như chúng ta đã biết nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập và phát triển, xu thế kinh tế quốc tế hoá ngày càng gia tăng, sự cạnh trạnh nội bộ nền kinh tế và giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới hết sức gay gắt. Hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay đem đến cho các doanh nghiệp nhiều thuận lợi cũng như không ít khó khăn, thách thức. Thông tin đã và đang trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ rất hiệu quả trong hoạt động quản lý. Thông tin được coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ hoạt động quản lý nào cũng đều liên quan đến thông tin. Do vậy, thông tin là một phạm trù có vai trò đặc biệt trong hệ thống quản lý, quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao là một việc hết sức quan trọng. Vì lí do trên nên em đã chọn đề tài : Tầm quan trọng của nguyên tắc : “ Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao” cho bài tiểu luận của mình. Do trình độ và sự hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết sẽ không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của cácThầy, các cô để bài viết được hoàn chỉnh. Phần I : Cơ sở lý thuyết về Thông tin 1. Khái niệm Thông tin Thông tin rất đa dạng, được hình thành từ những tin tức riêng biệt, dùng để nêu rõ tính chất của một số đối tượng, sự kiện, hiện tượng và quá trình nào đó. Thông tin có quá trình hình thành trải qua nhiều giai đoạn: Thông tin sử dụng Hình thành tài liệu Dấu hiệu thông tin Thông tin là tập hợp những tin tức làm giàu kho tàng nhận thức của người nhận tin về một số đối tượng, sự kiện, hiện tượng và qui trình nào đó. Nhưng thông tin không phải là tin tức bất kì. Từ những quan niệm khác nhau về thông tin nói trên, có thể nêu ra định nghĩa về thông tin trong quản lý: Thông tin là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Định nghĩa trên có thể được biểu diễn bằng sơ đồ về quá trình lĩnh hội thông tin: Tín hiệu Thu nhận Đánh giá Cảm thụ Sử dụng thông tin 2. Phân loại thông tin Việc nghiên cứu phân loại thông tin quản lý có ý nghĩa rất lớn. Về mặt lý thuyết, phân loại thông tin giúp nghiên cứu kĩ đặc điểm, tính chất và khả năng sử dụng của từng loại thông tin cũng như giúp nhà quản lý có cách nhìn nhận có hệ thống, toàn diện về thông tin quản lý.Về mặt thực tiễn, phân loại thông tin giúp các cán bộ quản lý nắm vững các hình thức thông tin, ưu. nhược điểm của chúng và những nguyên tắc sử dụng các hình thức và kênh thông tin khác nhau nhằm đạt được hiệu quả quản lý cao nhất. Có nhiều cách phân loại thông tin trong quản lí nhưng thông dụng nhất là nhưng loại phân loại sau đây: - Theo hình thức thể hiện của thông tin, có thông tin chữ viết, thông tin lời nói và thông tin bằng các phương tiện khác. - Theo tính chất chính thống, thông tin được chia thành thông tin chính thức và thông tin không chính thức: + Thông tin chính thức: là thông tin được phát đi theo những qui định của tổ chức chính thức + Thông tin không chính thức: là những thông tin được hình thành và lan truyền theo các quan hệ không chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức không chính thức bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý. - Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý, có thông tin chỉ thị( thông tin xuống dưới) và thông tin báo cáo( thông tin lên trên), thông tin ngang và đan chéo. - Theo mối quan hệ với hệ thống quản lý có thông tin bên trong và thông tin với bên ngoài. 3. Vai trò của thông tin trong quản lý Trong nền kinh tế hàng hoá, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chỉ đạo thực hiện do bản thân người chủ doanh nghiệp tiến hành.Với họ, thông tin chủ yếu là trí nhớ. Với các doanh nghiệp lớn hoặc toàn bộ nền kinh tế quốc dân, là những tổ chức hệ thống phức tạp , bao gồm nhiều yếu tố, bộ phận ràng buộc và tác động qua lại lẫn nhau, đồng thời, chịu ảnh hưởng của những điều kiện của thị trường. Vì vậy, xây dựng hệ thống thông tin kinh doanh để đảm bảo yêu cầu của quản lý thông tin là một vấn đề hết sức quan trọng. - Thông tin là căn cứ để xây dựng chiến lược của doanh nghiệp. Trong quá trình xác định các chỉ tiêu chiến lược, cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên những thông tin xác thực về số lượng, sức lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tiền vốn…và sự kết hợp tối ưu giữa sức sán xuất, để làm ra sản phẩm lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất. - Thông tin là cơ sở để thực hiện hoạch định kinh tế.Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán kế hoạch kế toán được coi là công cụ để tiến hành theo dõi, ghi chép, tập hợp phân tích, kiểm tra một cách có tổ chức, có kế hoạch các hiện tượng và các qui trình kinh tế. - Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản lý kinh doanh. Hiệu quả của quản trị kinh doanh trên qui mô lớn phụ thuộc vào trình độ và chất lượng của thông tin. Nói chung, muốn tiến hành quản trị kinh doanh phải có đầy đủ những thông tin sau: + Thông tin về việc ổn địnhcủa các quá trình kinh tế- kĩ thuật + Thông tin về những thay đổi có thể xảy ra của thông tin bên ngoài và những phương án sản xuất có thể thực hiện được. + Thông tin về việc lựa chọn các phương án quyết định thích ứng với những thay dổi bên trong và bên ngoài. Phần II : Tầm quan trọng của nguyên tắc “bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao”. Khi thiết lập và vận hành bất kì một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan. Nguyên tắc tập trung dân chủ được coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại tổ chức. Tuy nhiên, nó cần được vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có phương thức hoạt động khác nhau. Với tổ chức quản lý kinh doanh, đó là nguyên tắc: tự chủ, tự chịu trách nhiệm, có hiệu lực để đạt kết quả kinh doanh cao nhất. Từ nguyên tắc chung đó, nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc, trong đó nguyên tắc “ bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao” đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quan lý. Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý phải nắm được các yêu cầu của thông tin đó là tính kịp thời và đầy đủ, trung thực và có độ tin cậy cao của thông tin. Cụ thể nó được thể hiện như sau: 1.Tính kịp thời Để quản lý có hiệu quả, các nhà quản lý cần nắm vững tình hình một cách kịp thời, chính xác bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính chất cơ bản trong quản lý. Tính kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, đồng thời phải nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền tải thông tin. Giá trị của thông tin gắn liền trực tiếp với thời gian cung cấp nó, “ thời gian tức là của cải” là một lập luận được thể hiện rõ ràng trong công tác thông tin. Mặt khác, Thời gian cũng chính là kẻ thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề: cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề còn chưa đúng thời điểm hay nói cách khác là chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình sau đó sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả, làm lỡ thời cơ và những hậu quả to lớn khác. Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin. Có thể khẳng định rằng tính kịp thời của thông tin đóng vai trò quan trọng để có thể đưa ra những quyết định kịp thời và đưa lại nhưng hiệu quả kinh tế cao cho các doanh nghiệp. 2. Tính đầy đủ Trong những năm gần đây, vai trò của thông tin trong qunả lý đã tăng lên mạnh mẽ. Ngày nay, trong khoa hoc quản lý đã hình thành một quan hệ mới, cho thông tin là một dạng tiềm năng của quản lý bên cạnh các dạng tiềm năng về lao động, thuế, thiết bị máy móc, vốn… Thông tin với tính chất, là hình thức liên hệ thường xuyên giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý.Do vậy, Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp cho người sử dụng nhận thức đúng tình huống. Tính đầy đủ là đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần thiết và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản lý. Hiệu quả của quản lý trên mức độ lớn phụ thuộc vào trình độ chất lượng của thôngtin.Nói chung: muốn tiến hành quản lý phải đầy đủ các thông tin : + Thông tin về việc ổn định các quá trình kinh tế- kỹ thuật. + Thông tin về những thay đổi xảy ra của môi trường bên ngoài và những phương án hoạt động có thể thực hiện được. + Thông tin về việc lựa chọn các phương án quyết định thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài. Trong lĩnh vực quản lý, thông tin được nghiên cứu nhằm phục vụ cho việc đề ra các quyết định do vậy các các thông tin đưa ra phải tuyệt đối đầy đủ để tạo ra các quyết định chính xác. 3. Tính trung thực và có độ tin cậy cao ở trên chúng ta đã khẳng định rõ tầm quan trọng của tính kịp thời và tính đầy đủ của thông tin trong quản lý. Bên cạnh tính kịp thời và tính đầy đủ thìtính trung thực và có độ tin cậy cao của thông tin cũng đã góp phần để thông tin có giá tri hơn trong việc đưa ra các quyết định. Do vậy, thông tin cần phải phản ánh trung thực tình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản lý. Mặt khác, các nhà quản lý phải xác định rõ được nguồn cung cấp thông tin và để ra được những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý không chỉ được sử dụng thông tin bên trong mà còn sử dụng các thông tin bên ngoài. Từ đó là căn cứ vạch ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp. Tính kịp thời, tính đầy đủ, tính trung thực và có độ tin cậy cao là 4 yêu cầu quan trọng để cấu thành một thông tin có giá trị.Thông tin được dùng trong quản lý gồm nhiều loại nhưng chúng đều phải đảm bảo được 4 yêu cầu đó. Đó là những yêu cầu quan trọng giúp các nhà quản lý quản lý tốt hơn và có hiệu quả. Phần III : Hoạt động thông tin tín dụng trong ngành ngân hàng nước ta và một số kiến nghị nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin qua lại. 1. Hoạt động thông tin tín dụng của ngành ngân hàng nước ta. Cách đây tròn 10 năm, ngày 12/9/1992, Thống đốc ngân hàng nhà nước ký quyết định số 183/ QĐ- NH9 thành lập Phòng phân tích kinh tế và Giám sát phòng ngừa rủi ro trực thuộc Vụ tín dụng, tiền thân của trung tâm thông tin tín dụng ngày nay. Qua 10 năm xây dựng và trưởng thành, hệ thống thông tin tín dụng ngân hàng đã vượt qua những khó khăn, thách thức, phấn đấu đi lên, góp phần nhỏ vào thành tích chung của ngành Ngân hàng trong những năm đổi mới vừa qua. Hệ thống thông tin tín dụng đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao là tạo một kênh thông tin phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Ngân hàng nhà nước. Xuất phát từ những rủi ro luôn tiềm ẩn trong ngành ngân hàng, Ngân hàng nhà nước đã thành lập Trung tâm thông tin tín dụng để chuyên môn hoá thu thập thông tin về khách hàng có quan hệ tín dụng, thông tin kinh tế, thị trường có liên quan để xử lý, phân tích và cung cấp trong toàn hệ thống ngân hàng nhằm giúp Ngân hàng nhà nước có thêm thông tin thực hiện chức năng quản lý. Trung tâm Thông tin tín dụng đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch triển khai tổ chức bộ máy, khẩn trường hoàn thành các văn bản tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thông tin tín dụng; chuẩn hoá thông tin, xây dựng phần mền, cơ sở dữ liệu, nối mang đảm bảo thông suốt đến các Ngân hàng nhà nước và các Ngân hàng thương mại: làm đầu mối đôn đốc hướng dẫn các Ngân hàng thương mại xây dựng thống nhất nghiệp vụ; cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho Ban lãnh đạo Ngân hàng nhà nước và các Ngân hàng thương mại. Từ buổi khơ khai ban đầu đến nay, đã ban hành hệ thống văn bản tương đối đầy đủ. Kết quả xây dựng Kho dũ liệu quốc gia về thông tin tín dụng ngày càng dồi dào, chất lượng thông tin thu thập lưu trữ được cập nhật ngày càng đầy đủ, chính xác, trung thực và có độ tin cậy cao, đã đạt 80% hồ sơ về dư nợ tín dụng với 140 ngàn hồ sơ dư nợ trên 190 ngàn tỷ đồng; đã từng bước mở rộng nghiệp vụ thông tin tín dụng cả về chiều rộng và chiều sâu. Đã cung cấp hàng ngàn thông tin liên quan theo yêu cầu của các tổ chức tín dụng (TCTD), đặc biệt Ban lãnh đạo Ngân hàng nhà nước đã cho phép Trung tâm tín dụng thông tin tiến hành thí điểm phân tích xếp loại tín dụng một số doanh nghiệp để bổ trợ các TCTD có nguồn thông tin trong quá trình thẩm định các dự án mà các doanh nghiệp làm chủ đầu tư. Bên cạnh tiến bộ về nghiệp vụ, kỹ thuật thu thập, lưu trữ, phân tích thông tin cũng hiện đại hoá hầu hết tự động hoá trên nền công nghiệp hiện đại, cán bộ làm việc trực tiếp cả thông tin tín dụng đã được đào tạo, có trình độ chuyên môn sâu, thành thạo ngoại ngữ, vi tính, làm chủ được công nghệ và nhiệt tình tâm huyết với công việc. Trung tâm thông tin tín dụng đã mạnh dạn ứng dụng công nghệ tin học, truyền thông để phát triển nghiệp vụ thông tin tín dụng. Công nghệ thông tin đã được áp dụng trong tất cả các khâu của nghiệp vụ từ thu thập, phân tích, xử lý và phối hợp thông tin. Do đó đã nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo thông tin kịp thời, nhanh nhậy, hạ thấp giá thành thông tin. Mặc dù ở mặt nào đó cũng còn thiếu sót, chưa thật sự hài lòng. Nhưng với kết quả nêu trên có thể khẳng định nghiệp vụ thông tin tín dụng đã thật sự tạo lập kênh thông tin quan trọng giúp cho công tác quản lý chỉ đạo điều hành của Ngân hàng nhà nước cũng như ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động tín dụng của từng TCTD. 2. Một số kiến nghị nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin Rút kinh nghiệm từ các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, thông tin tín dụng phục vụ dắc lực không những cho hệ thống Ngân hàng mà cả cho nền kinh tế (Nhật, Pháp, Đài Loan). Đối với nước ta, thực tiễn hoạt động nghiệp vụ này trong 10 năm qua đã từng bước phát triểnvà đã xác định vị trí nhất định đối với Ngân hàng Trung ương và các TCTD, nói rộng hơn là tác động đến toàn bộ nền kinh tế. Các thông tin ngăn ngừa rủi ro không chỉ có ý nghĩa góp phần đảm bảo an toàn tín dụng, điều hành chính sách tiền tệ, mà còn thúc đẩy nền kinh tế phát triển an toàn.; do vậy, chúng ta phải tăng cường và nâng cao chất lượng hiệu qủa nghiệp vụ thông tintín dụng đáp ứng tốt hơn đòi hỏi phát triển chung của đất nước và của Ngành Ngân hàng. Muốn làm tốt điều đó, em xin có một số kiến nghị sau: - Hoàn thiện hành lang pháp lý về thu thập, xử lý, phân tích cảnh báo, cung cấp thông tin phù hợp phát triển các nghiệp vụ ngân hàng, thu thập cơ bản đạt 100% hồ sơ khách hàng có dư nợ ngân hàng từ 50 triệu đồng trở lên; Với nội dung chất lương cao hơn “cập nhật, kịp thời, trung thực, có độ tin cậy và chính xác”, trước mắt, bổ sung đầy đủ thông tin về tài sản thế chấp của khách hàng, tín chấp khách hàng đối với các tổ chức tín dụng. - Nhận thức đúng vai trò và tác dụng của thông tin tín dụng đối với hoạt động Ngân hàng. Những nơi nào TCTD, chi nhánh Ngân hàng nhà nước nhận thức được vai trò của thông tin tín dụng và có sự tâm chỉ đạo sát sao kịp thời của các cấp lãnh đạo từ Ngân hàng nhà nước đến các tổ chức tín dụng trên địa bàn thì tại đó công tác thông tin tín dụng hoạt động tốt, phát huy tác dụng và góp phần ngăn ngừa và hạn chế rủi ro trong kinh doanh tín dụng của các TCTD. Vì vậy để hoạt động thông tin tín dụng ngày càng phát huy được hiệu quả cao thì Trung tâm thông tin tín dụng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền cho các TCTD, cũng như các chi nhánh Ngân hàng nhà nước nhận thức đúng vai trò và tầm quan trọng của thông tin tín dụng. - Thường xuyên nâng cấp và hoàn thiện công nghệ thu thập cung cấp thông tin nhanh nhất, thuận tiện nhất, xu hướng tự động hoá, khai thác trên trang WEB…Về ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, công tác thông tin tín dụng gắn liền với việc áp dụng và ứng dụng dụng công nghệ tin học, truyền thông. Không thể thực hiện tốt công tác thông tin tín dụngnếu làm bằng thủ công vì số liệu thu thập nhiều, địa bàn hoật động rộng, thời gian truy cập và tìm kiếm thông tin đòi hỏi nhanh. Vì vậy, trong thời gian tới cần phải đầu tư và đẩy mạng hơn việc áp dụng và ứng dụng công nghệ tin học vào lĩnh lực này, đặc biệt trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay, trong đó có cả phần đầu tư vào công nghệ truyền thông, vào phần mền thu thập, xử lý và cung cấp, phân phối thông tin. - Cần quan tâm đào tạo đội ngũ cán bộ cả trình độ chuyên môn hoá cao và rèn luyện phẩm chất đạo đức, hết lòng với công việc.Vì vậy cần phải có kế hoạch xây dựng và phát triển chiến lược con người, xây dựng đội ngũ các chuyên gia phân tích đánh giá các hoạt động kinh tế theo ngành, theo lĩnh vực hoạt động khác nhau. - Đây là nghiệp vụ mới mẻ, vừa làm vừa học, cần phải tích cực học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước, cả về phía Ngân hàng nhà nước và cả về phía Ngân hàng thương mại cần mạnh dạn đầu tư vật chất và kỹ thuật cho hệ thống. - Phải thường xuyên bám sát cơ sở, nắm bắt được những khó khăn, thuận lợi và nhu cầu thông tin phát sinh hằng ngày cuat TCTD, chi nhánh TCTD dể kịp thời điều chỉnh, đưa ra những sản phẩm thông tin thích hợp, đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thực tế. kết luận Tóm lại, trong xu thế bùng nổ thông tin hiện nay, cạnh tranh thương trường dần chuyển sang hình thức cạnh trạnh thông tin. Sẽ vượt trội hơn các đối thủ cạnh tranh nếu phát triển được hệ thống tiếp cận khách hàng và các đối tác kinh doanh bằng nhiều phương tiện đa dạng và linh hoạt, mà trong đó, thông tin là thành phần chủ chốt. Do vậy, để quản lý có hiệu quả các nhà quản lý cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng nhưng con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản lý. Việc bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao là những yêu cầu quan trọng của thông tin, góp phần thắng lợi trong cạnh tranh. Để thực hiện được những yêu cầu đó đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống thông tin hợp lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nói chung. Tài liệu tham khảo Giáo trình : Tổ chức quản lý- Trường đại học quản lý và kinh doanh 2. Giáo trình : Khoa học quản lý (Tập 1) – Trường đại học kinh tế quốc dân 3. Tạp chí Ngân hàng – số 10 năm 2002 Mục lục