Đề tài Theo dõi và lập kế hoạch thu hồi công nợ trong doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì mục tiêu lợi nhuận được đặt lên hàng đầu, do vậy các doanh nghiệp ngoài việc tự tìm kiếm nguồn hàng, tự tổ chức quá trình tiêu thụ hàng hoá thì việc theo dõi và thu hồi công nợ từ các khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn.Do vậy doanh nghiệp cần có một phần mềm quản lý các công nợ của khách hàng để có kế hoạch thu hồi các công nợ làm sao đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp mình. Việc hoàn thiện kế toán thu hồi và quản lý công nợ của khách hàng là một điều rất cần thiết, nó không những đóng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán mà còn giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác thông tin , tình hình hiện tại của doanh nghiệp . Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân tích đánh giá và đưa ra các biện pháp , kế hoạch thu hồi công nợ cho công ty . Tóm lại, đối với mỗi doanh nghiệp thì thu hồi và quản lý các công nợ là vấn đề quan trọng cần giải quyết, là khâu then chốt trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên trong quá trình học tập và thực tập cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Trần Tiến Dũng, em đã lựa chọn đề tài “Theo dõi và lập kế hoạch thu hồi công nợ trong doanh nghiệp". Hà Nội, ngày 9 tháng 1 năm 2009. Sinh viên Nguyễn Minh Nhật PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu. - Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống thông tin trên máy tính, trong đó các dữ liệu được lưu trữ một cách có cấu trúc theo một quy định nào đó nhằm giảm thiểu sự dư thừa và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ các chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu. Theo nghĩa này, hệ quản trị CSDL có nhiệm vụ rất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy tính. - Trong lịch sử phát triển của CSDL, có 3 mô hình CSDL chính thường được sử dụng, đó là: + Mô hình phân cấp: Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối quan hệ xác định. + Mô hình mạng: Mô hình đuợc biểu diễn là một đồ thị có hướng. Mô hình mạng cũng gần giống như mô hình cây, đó là một nút cha có thể có nhiều nút con, nhưng khác là một nút con không chỉ có một nút cha mà có thể có nhiều nút cha. Do vậy việc truy nhập thông tin mềm dẻo hơn. + Mô hình quan hệ: Mô hình này dựa trên cơ sở lý thuyết tập hợp của các quan hệ. Các dữ liệu được chuyển vào bảng hai chiều, mỗi bảng gồm các hàng và các cột, mỗi hàng xác định một bản ghi, mỗi cột xác định một trường dữ liệu. Các bảng có thể móc nối với nhau để thể hiện các mối quan hệ. - Trong ba loại mô hình trên thì mô hình quan hệ được nhiều người quan tâm hơn cả, bởi nó có tính độc lập dữ liệu rất cao, lại dễ dàng sử dụng và được hình thức hoá toán học tốt. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Các khái niệm cơ bản. - Miền: là tập các giá trị. Ví dụ miền của các giá trị màu vẽ là tập hợp {đỏ, da cam, vàng...}. - Tích Đề-Các của các miền. Giả sử có các miền D1, D2, D3,..., Dn, tích Đề-Các của n miền D1 ´ D2 ´ D3´...´ Dn là tập tất cả n-bộ (v1, v2, v3,..., vn) trong đó vi Î Di - Quan hệ: Là tập con các tích Đề-Các của một hoặc nhiều miền. Quan hệ hay bảng quan hệ là bảng hai chiều. Quan hệ có các hàng và các cột, các cột ứng với các miền, các hàng ứng với các bộ của tích Đề-Các. - Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là cột của bảng quan hệ, đặc trưng bởi một tên. - Khoá: Khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R={A1,...,An} là tập con K Í R sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t1, t2 Î r luôn thoả t1 (K) ¹ t2 (K), bất kỳ tập con thực sự K¢ Ì K nào đó đều không có tính chất đó. Tập K là siêu khóa của quan hệ r nếu K là một khóa của quan hệ r. Các phép tính trên CSDL quan hệ. Các phép tính cơ bản thay đổi một CSDL là: chèn (insert), loại bỏ (delete) và thay đổi (change). Trong mô hình CSDL quan hệ, các phép tính này được áp dụng cho từng bộ của các quan hệ lưu trữ trong máy. - Phép chèn: Phép chèn thêm một bộ vào quan hệ r{A1,..., An}, có dạng r = r È t. - Phép loại bỏ: Là phép xoá một bộ ra khỏi quan hệ cho trước, có dạng r = r - t. - Phép thay đổi: Gọi tập {C1,..., Cp} Í {A1,..., An} là tập các thuộc tính mà tại đó các giá trị của bộ cần thay đổi, khi đó phép thay đổi có dạng r = r \ t È t¢. Lý thuyết về chuẩn hóa các quan hệ. Do việc cập nhật dữ liệu (chèn, loại bỏ, thay đổi) gây nên những dị thường cho nên các quan hệ cần được biến đổi thành dạng phù hợp. Quan hệ được chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố tức là không phân nhỏ được nữa và do đó mỗi giá trị trong quan hệ cũng là nguyên tố. Một quan hệ được chuẩn hoá có thể thành một hoặc nhiều quan hệ chuẩn hoá khác và không làm mất mát thông tin. Trước khi nghiên cứu các dạng chuẩn, ta xét một số khái niệm cần thiết. Các khái niệm. - Thuộc tính khoá: Cho một lược đồ quan hệ R trên tập thuộc tính U={A1,..., An}. Thuộc tính AÎU được gọi là thuộc tính khoá nếu A là thành phần thuộc một khoá nào đó của R, ngược lại A là thuộc tính không khoá. - Phụ thuộc hàm: Cho R là một lược đồ quan hệ trên tập thuộc tính U={A1,..., An} và X, Y là tập con của U. Nói rằng X ® Y (X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm vào X) nếu r là một quan hệ xác định trên R(U) sao cho bất kỳ hai bộ t1, t2 Î r mà nếu t1[X] = t2[X] thì t1[Y] = t2[Y] Nói cách khác, phụ thuộc hàm có nghĩa là với mọi giá trị của khóa tại mọi thời điểm được xét, chỉ có một giá trị cho từng thuộc tính khác trong quan hệ. - Phụ thuộc hàm đầy đủ: Y là phụ thuộc hàm đầy đủ vào X nếu Y là phụ thuộc hàm vào X nhưng không phụ thuộc vào bất kỳ một tập hợp con thực sự nào của X. Các dạng chuẩn. Năm 1970, khi đề xuất mô hình CSDL quan hệ, trong lý thuyết ban đầu Codd E.F đưa ra ba dạng chuẩn của quan hệ. Đó là: dạng chuẩn thứ nhất (First Normal Form-1NF), dạng chuẩn thứ hai (2NF), dạng chuẩn thứ ba (3NF). Ngoài ba dạng chuẩn trên trong lý thuyết chuẩn hoá còn có một số dạng chuẩn khác, tuy nhiên chúng không sử dụng rộng rãi nên ta không xét ở đây. - Dạng chuẩn thứ nhất (First Normal Form-1NF): Một lược đồ quan hệ R được gọi là ở dạng chuẩn thứ nhất khi và chỉ khi toàn bộ các miền có mặt trong R đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố, tức là các giá trị đơn. - Dạng chuẩn thứ hai (2NF): Lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn hai nếu nó ở dạng chuẩn một và nếu mỗi thuộc tính không khoá của R là phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính, không phụ thuộc hàm vào một phần của khoá. - Dạng chuẩn thứ ba (3NF): Lược đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn ba nếu nó là dạng chuẩn hai và mỗi thuộc tính không khoá của R không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khoá chính. Hay nói cách khác, các thuộc tính không khoá không phụ thuộc hàm vào bất kỳ phần tử không phải khóa nào. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống thông tin quản lý. Khái niệm cơ bản về hệ thông tin. Hệ thông tin được tạo ra từ phần cứng, phần mềm, con người, thủ tục và dữ liệu cung cấp khả năng xử lý dữ liệu và thông tin mà con người cần để làm quyết định cho tốt hơn, có đủ căn cứ hơn. Có bốn loại hình hệ thông tin phổ biến, đó là: Hệ thông tin xử lý dữ liệu, Hệ thông tin quản lý, Hệ trợ giúp quyết định và Hệ chuyên gia . Khả năng của hệ thông tin. - Đưa vào: Khả năng đưa vào của hệ thông tin có thể chấp nhận: dữ kiện gốc, câu hỏi, trả lời cho lời nhắc, lệnh, thông báo cho người sử dụng hệ thống và thay đổi. - Xử lý: Khả năng xử lý của hệ thông tin bao gồm: sắp xếp, cập nhật dữ liệu trong bộ nhớ, tổng lược, lựa chọn và thao tác. - Lưu trữ: Khả năng lưư trữ của hệ thông tin cho phép chúng lưu trữ cả dữ liệu, văn bản, hình ảnh và các thông tin số hoá khác để có thể dễ dàng gọi lại cho xử lý về sau. - Đưa ra: Khả năng đưa ra của hệ thông tin cho phép tạo ra cái ra nhiều khuôn dạng: sao cứng, sao mềm, hay điều khiển. Hệ thông tin quản lý * Định nghĩa - Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu nhập, truyền, và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất. * Đặc trưng của các hệ thông tin quản lý - Dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng. - Cung cấp cho các nhà quản lý các cấp tác nghiệp, sách lược, chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian. - Đủ mềm dẻo và có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu thông tin của tổ chức. - Cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các nhân viên không có quyền. * Yêu cầu của hệ thông tin quản lý Hệ thống thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở, đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi. Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng. Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin học mà còn đáp ứng được với những người dùng ít hiểu biết về tin học. Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thường của nhà quản lý, đảm bảo nhanh cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp. Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu. Đây là bước mở đầu của quá trình phân tích thiết kế một hệ thống. Mục đích của khảo sát hiện trạng là nhằm để tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường làm việc của hệ thống, tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống, chỉ ra chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý cần được nghiên cứu khắc phục. Sau khi đã thấy rõ được những yêu cầu phát triển của hệ thống, từ đó cần xác lập và khởi đầu một dự án xây dựng hệ thống mới đó, bao gồm các công việc chính sau: - Xác định phạm vi và các hạn chế của dự án. - Xác định mục tiêu và ưu tiên cho dự án. - Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi. - Lập kế hoạch triển khai dự án. Phân tích hệ thống * Phân tích hệ thống về chức năng. Phân tích hệ thống về chức năng hiểu một cách đơn giản là xác định các chức năng nghiệp vụ cần được tiến hành của hệ thống sau khi đã khảo sát thực tế và đi sâu vào các thành phần của hệ thống. Các bước tiến hành: - Diễn tả chức năng từ mức vật lý về mức mức lôgic, từ mức đại thể về mức chi tiết. - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng. - Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu * Phân tích hệ thống về dữ liệu. Phân tích hệ thống về dữ liệu là việc phân tích về cấu trúc thông tin được dùng và được tổ chức bên trong hệ thống đang khảo sát, xác định được mối quan hệ tự nhiên giữa các thành phần thông tin, hay nói cách khác, đây là quá trình lập lược đồ khái niệm về dữ liệu, làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau này. Việc phân tích dữ liệu thường thực hiện qua hai giai đoạn: - Đầu tiên lập lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể/liên kết, nhằm phát huy thế mạnh về tính trực quan và dễ vận dụng của mô hình này, bao gồm: Xác định các kiểu thực thể cùng với các kiểu thuộc tính của nó. Xác định các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể - Tiếp đó hoàn thiện lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình này trong việc chuẩn hoá lược đồ, bao gồm: Xác định các kiểu thuộc tính của các thực thể. Chuẩn hoá danh sách các thuộc tính, từ đó xác định các kiểu thực thể đã được chuẩn hoá. Xác định mối quan hệ. Thiết kế hệ thống. Trong khi giai đoạn phân tích nghiệp vụ thuần tuý xử lý cho quan điểm logic về hệ thống, thì giai đoạn thiết kế hệ thống bao gồm việc xem xét ngay lập tức các khả năng cài đặt các yêu cầu nghiệp vụ này bằng cách sử dụng máy tính. Tuỳ theo quy mô của hệ thống mà các giai đoạn thiết kế có thể áp dụng khác nhau. Sau đây là các tiến trình đơn giản nhất trong thiết kế hệ thống: - Thiết lập giao diện người/máy: Thiết kế màn hình, menu để hội thoại giữa người và máy. Thiết kế các báo cáo xuất lên màn hình, in ra giấy chính xác, dễ đọc, dễ hiểu. - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý: Nhà thiết kế tệp/cơ sở dữ liệu tạo ra các định nghĩa dữ liệu cho hệ thống dự kiến và thiết lập các cấu trúc tệp sẵn sàng cho cài đặt. - Hoàn thiện thiết kế chương trình. PHẦN II: THỰC HIỆN ĐỀ TÀI CHƯƠNG I: BÀI TOÁN THU HỒI CÔNG NỢ Quy trình hoạt động - Việc quản lý công nợ của các khách hàng ở công ty được tiến hành như sau : Mỗi khách hàng khi có nhu cầu cần mua hoặc đặt hàng ở công ty đều được cấp 1 mã khách hàng. Thông tin về mã khách và chi tiết các các lần đặt hàng hay số nợ còn thiếu sẽ được lưu trữ lại. - Tại hệ thống quản lý thu hồi công nợ của công ty luôn cập nhật thông tin về các khách hàng , các dạng tài khoản , cập nhật số dư đầu kỳ , cập nhật chứng từ , các báo cáo nợ đến hạn , báo cáo cho từng khách hàng , báo cáo tổng hợp. - Hệ thống cho phép người quản lý nhập , sửa , thêm , xóa dữ liệu - Khi khách hàng đã thanh toán công nợ , người quản lý sẽ sửa lại số dư nợ cho phù hợp - Cuối kỳ hoặc tổng kết theo từng giai đoạn sẽ có các báo cáo được xuất ra cho người quản lý dễ dàng tìm kiếm biết được công ty nào còn nợ , số nợ có vượt mức cho phép hay không , hoặc lên danh sách các công ty nợ trong 1 khoảng thời gian . Các chức năng chính của hệ thống 1.2.1 Cập nhật : + Cập nhật khách hàng : Nhập thông tin khách hàng Sửa thông tin khách hàng Xóa thông tin khách hàng Thêm khách hàng mới + Cập nhật số dư đầu kỳ : Cập nhật dư nợ đầu kỳ Cập nhật dư có đầu kỳ Cập nhật hạn thanh toán + Cập nhật chứng từ : Cập nhật số chứng từ Cập nhật ngày chứng từ Cập nhật số hóa đơn Cập nhật ngày hóa đơn Lựa chọn mã khách Diễn giải Tính chất tài khoản Số tài khoản Số tiền Cập nhật hạn thanh toán + Cập nhật tài khoản : Cập nhật số tài khoản Cập nhật tên tài khoản 1.2.2 Báo Cáo : + Báo cáo công nợ của mỗi khách hàng : Lựa chọn tên khách hàng cần kiểm tra Lựa chọn thời gian + Báo cáo công nợ tổng hợp : Lựa chọn thời gian để xuất báo cáo Hiển thị chi tiết tất cả công nợ trong khoảng thời gian kiểm tra + Báo cáo nợ đến hạn phải trả : Lựa chọn thời gian để xuất báo cáo Lựa chọn hạn mức để kiểm tra 1.2.3 Thoát : + Thoát khỏi chương trình: CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU Xuất phát từ việc thu thập tài liệu thực tế và qua các bước chuẩn hoá dữ liệu ta xác định được các thực thể tham gia hệ thống cùng mối quan hệ giữa chúng. 2.1 Các kiểu thực thể và thuộc tính : 2.1.1 Các kiểu thực thể của hệ thống : tblkhach tblsodudauky tbltaikhoan tbltheodoithanhtoan 2.1.2 Các thuộc tính của từng thực thể : tblkhach ( makhach , tenkhach , mathue , diachi , sodienthoai ) tblsodudauky ( makhach, dunodauky , ducodauky, hanthanhtoan ) tbltaikhoan ( sotaikhoan , tentaikhoan ) tbltheodoithanhtoan (sochungtu , ngaychungtu , sohoadon , ngayhoadon , makhach, diengiai ,tinhchattaikhoan, sotaikhoan, sotien, hanthanhtoan ) 2.1.3 Giải thích các thuộc tính tên gọi : makhach :là thuộc tính tên gọi của kiểu thực thể tblkhach , để phân biệt các khách hàng với nhau tenkhach : là thuôc tính tên gọi của kiểu thực thể tblkhach , là tên gọi của mỗi khách hàng mathue : Mã số thuế của khách hàng diachi: Địa chỉ của khách hàng sodienthoai: Số điện thoại của khách hàng dunodauky: Số dư nợ đầu kỳ của khách hàng ducodauky: Số dư có đầu kỳ của khách hàng hanthanhtoan: Thời gian thanh toán sotaikhoan : Số tài khoản KTDN tentaikhoan : Tên loại tài khoản sochungtu : Số chứng từ khi mua hàng ngaychungtu : Ngày viết chứng từ sohoadon : Số hóa đơn khi xuất ngayhoadon : Ngày xuất hóa đơn diengiai : Tính chất hóa đơn khi xuất tinhchattaikhoan : Xem tài khoản đang dự nợ hay dư có sotien : Số tiền dự nợ hoặc dư có của tài khoản 2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu phụ thuộc vào nguồn gốc dữ liệu, và yêu cầu của người sử dụng. Các bước chính thiết kế cơ sở dữ liệu như sau: + Xác định dữ liệu cần thiết: Bước đầu tiên khi thiết kế sơ sở dữ liệu là xác định dữ liệu cần thiết có mặt trong sơ sở dữ liệu, thông qua việc phân tích ứng dụng của người sử dụng. Công việc phân tích sẽ cho ta biết những dữ liệu cần thiết, nguồn gốc dữ liệu, bảo mật dữ liệu. cuối cùng là xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể trong sơ sở dữ liệu. + Nguồn gốc dữ liệu: Việc xác định nguồn gốc dữ liệu cung cấp cho ta các thông tin cần thiết trong quá trình thiết kế, dự kiến thiết kế các trường của tệp, độ rộng tên tệp, cấu trúc các tệp + Chuẩn hóa dữ liệu: Sau khi tách nhóm dữ liệu vào các bảng ta cần phải xem lại, để tránh tổ chức dữ liệu thừa lapự lại nhiều lần trong bảng. Viêc xác định các quan hệ giữa các thực thể để dữ liệu mang tính thống nhất. + Xác định cách sử dụng các bảng: Có hai loại bảng là bảng tạm thời và bảng thường trực. Bảng thường trực để chứa dữ liệu cần thiết cho việc tính toán, tra cứu, các bảng tạm thời dùng cho phép toán hiện hành nào đó và có thể loại bỏ ngay sau đó. Khi thiết kế ta phải xác định dữ liệu nào có thể lưu vào bảng tạm thời hay bảng thường trực, và cấu trúc của các bảng này như thế nào. + Khi thiết kế sơ sở dữ liệu phải phân biệt rõ với quá trình xử lý dữ liệu. Khi thiết kế pahỉ tạo ra được một sơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin của các đối tượng được quản lý, sao cho các dữ liệu không bị dư thừa về mặt logic, khi cần có thể truy cập thông tin theo một tiêu chuẩn nào đó.  2.2.1 Thiết kế các bảng dữ liệu. Dưới đây là một số bảng đại diện : Bảng khách Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích #makhach Text Mã khách hàng tenkhach Text Tên khách hàng diachi Text Địa chỉ sodienthoai Number Số điện thoại mathue Number Mã số thuế Bảng Số Dư Đầu Kỳ Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích #makhach Text Mã khách hàng dunodauky Number Dư nợ đầu kỳ ducodauky Number Dư có đầu kỳ hanthanhtoan Number Hạn thanh toán Bảng Tài khoản Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích #sotaikhoan Number Số tài khoản tentaikhoan Text Tên tài khoản Bảng theo dõi thanh toán Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích #sochungtu Text Số chứng từ ngaychungtu Date/Time Ngày chứng từ sohoadon Text Số hóa đơn ngayhoadon Date/Time Ngày hóa đơn makhach Text Mã khách diengiai Text Diễn giải tinhchattaikhoan Text Tính chất tài khoản sotaikhoan Number Số tài khoản sotien Number Số tiền hanthanhtoan Number Hạn thanh toán 2.2.2 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ : Giải thích các ký hiệu trong mô hình thực thể quan hệ: Hình chữ nhật là các thực thể Quan hệ một – một Quan hệ một – nhiều Quan hệ nhiều - nhiều Giữa các thực thể trong hệ thống luôn tồn tại một mối quan hệ tự nhiên cố hữu, nó chỉ ra việc tổ chức thực hiên trong hệ thống. * Quan hệ một – một: Là quan hệ giữa 2 kiểu thực thể A,B nếu mỗi thực thể trong kiểu A có mối quan hệ duy nhất với mỗi thực thể trong quan hệ B và ngược lại.. * Quan hệ một – nhiều: Là quan hệ giữa 2 kiểu thực thể A,B nếu mỗi thực thể trong kiểu A có quan hệ với 1 hoặc nhiếu thực thể trong kiểu B và ngược lại mỗi thực thể trong kiểu B có quan hệ duy nhất với một thực thể trong quan hệ A. * Quan hệ nhiều - nhiều: Là quan hệ giữa 2 kiểu thực thể A,B nếu mỗi thực thể trong kiểu A có quan hệ với 1 hoặc nhiếu thực thể trong kiểu B và ngược lại.. PHẦN III XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH – THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG I: CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1.1 Cập Nhật : + Cập nhật khách hàng : Nhập thông tin khách hàng Sửa thông tin khách hàng Xóa thông tin khách hàng Thêm khách hàng mới + Cập nhật số dư đầu kỳ : Cập nhật dư nợ đầu kỳ Cập nhật dư có đầu kỳ Cập nhật hạn thanh toán + Cập nhật chứng từ : Cập nhật số chứng từ Cập nhật ngày chứng từ Cập nhật số hóa đơn Cập nhật ngày hóa đơn Lựa chọn mã khách Diễn giải Tính chất tài khoản Số tài khoản Số tiền Cập nhật hạn thanh toán + Cập nhật tài khoản : Cập nhật số tài khoản Cập nhật tên tài khoản 1.2 Báo Cáo : + Báo cáo công nợ của mỗi khách hàng : Lựa chọn tên khách hàng cần kiểm tra Lựa chọn thời gian + Báo cáo công nợ tổng hợp : Lựa chọn thời gian để xuất báo cáo Hiển thị chi tiết tất cả công nợ trong khoảng thời gian kiểm tra + Báo cáo nợ đến hạn phải trả : Lựa chọn thời gian để xuất báo cáo Lựa chọn hạn mức để kiểm tra 1.3 Thoát : + Thoát khỏi chương trình: CHƯƠNG II: XÂY DỰNG GIAO DIỆN – HỆ THỐNG 2.1 Menu : Khi khởi động , giao diện của chương trình như sau : Trên Menu hệ thống ta có thể lựa chọn các sự kiện để làm việc 2.2 Cập nhật khách hàng Tại đây có thể nhập , sửa , xóa , thêm các khách hàng vào trong CSDL. Thông tin của các khách hàng sẽ được lưu vào bảng tblkhach 2.3 Cập nhật số dư đầu kỳ Tại đây có thể thêm , sửa , xóa dư nợ , dư có và hạn thanh toán của các khách hàng 2.4 Cập nhật chứng từ Tại đây có thể cập nhật số chứng từ , hố đơn , hạn thanh toán của khách hàng . 2.5 Cập nhật tài khoản Tại đây có thể thêm danh mục các tài khoản KTDN 2.6 Báo cáo công nợ mỗi khách hàng Đưa ra báo cáo về công nợ của mỗi khách hàng trong 1 khoảng thời gian nào đó2.7 Báo cáo công nợ tổng hợp Tổng hợp lại danh sách các khách hàng còn nợ trong 1 khoảng thời gian2.8. Báo cáo nợ đến hạn Đưa ra danh sách các khách hàng nợ công ty với số nợ đã vượt qua số nợ cho phépLỜI KẾT Trong thời gian làm đề tài tốt nghiệp, với sự cố gắng nỗ lực của bản thân, sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Tiến Dũng. Em đã cố gắng hoàn thành bản báo cáo và chương trình “Theo dõi và lập kế hoạch thu hồi công nợ” với các yêu cầu đặt ra ban đầu của đề tài. Tuy nhiên, vì sự hạn chế về kinh nghiệm thực tế của bản thân, thời gian thực hiện đề tài nên vẫn còn những thiết sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét, đánh giá của các thầy, cô để chương trình được chính xác, hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Công nghệ tin học của Viện Đại học Mở Hà nội đã giảng dạy nhiệt tình và dìu dắt chúng em trong suốt những năm học vừa qua. Qua đây, Em cũng xin được đặc biệt cảm ơn thầy giáo Trần Tiến Dũng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đề tài. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 9 tháng 1 năm 2009. Sinh viên Nguyễn Minh Nhật TÀI LIỆU THAM KHẢO Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Tác giả: Nguyễn Văn Ba Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2000. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Tác giả: Nguyễn Văn Vỵ Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2002. Nhập môn Cơ sở dữ liệu quan hệ Tác giả: Lê Tiến Vương Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, 1995. Microsoft VisualBasic & Lập trình cơ sở dữ liệu 6.0 Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Mai (chủ biên) Nguyễn Thị Kim Trang Hoàng Đức Hải Cố vấn khoa học: GSTS. Nguyễn Hữu Anh Nhà xuất bản Giáo dục, 2000. Các tài liệu hướng dẫn về Crystal Report MỤC LỤC  VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ TIN HỌC o0o NHẬN XÉT HƯỚNG DẪN BÀI THỰC HÀNH TỐT NGHIỆP ĐỀ BÀI : Theo dõi và lập kế hoạch thu hồi công nợ trong doanh nghiệp Sinh Viên thực hiện : Nguyễn Minh Nhật Lớp : 04B3 Nhận xét nội dung bài thực hành tốt nghiệp Nhận xét Sinh Viên trong thời gian làm thực hành tốt nghiệp : Đề Tài Đạt / Không đạt tiêu chuẩn thực hành tốt nghiệp : Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2006 Giáo Viên hướng dẫn GV. Trần Tiến Dũng