Đề tài Thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết số dư của các khoản phải thu trong kiểm toán các khoản phải thu của khách hàng

c kho¶n môc. 3. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t kiÓm so¸t, kh¶o s¸t chÝnh thøc nghiÖp vô vµ c¸c thÓ thøc ph©n tÝch ®èi víi chu tr×nh kiÓm to¸n chøa kho¶n môc, dù do¸n kÕt qu¶ Môc ®Ých cña viÖc thiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t vµ c¸c thÓ thøc ph©n tÝch nµy lµ ®Ó thu ®­îc mét sè kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh. Tõ c¸c kÕt qu¶ nµy th× kiÓm to¸n viªn sÏ x¸c ®Þnh xem thiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ nh­ thÕ nµo cho hîp lÝ nhÊt. KiÓm to¸n viªn sÏ thiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t kiÓm so¸t ®Ó xem kiÓm so¸t néi bé ®èi víi chu tr×nh kiÓm to¸n chøa kho¶n môc cã hiÖn diÖn hay kh«ng. Ph¹m vi cña c¸c cuéc kh¶o s¸t qu¸ tr×nh kiÓm so¸t nµy phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc ®¸nh gi¸ møc rñi ro kiÓm so¸t cña kiÕm to¸n viªn. C¸c cuéc kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nghiÖp vô ®­îc thiÕt kÕ ®Ó x¸c ®Þnh xem liÖu cã sai sè vÒ tiÒn tÖ g¾n liÒn víi c¸c môc tiªu cña nghiÖp vô ®ã hay kh«ng. Nh­ vËy môc ®Ých cña c¸c cuéc kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nghiÖp vô lµ ®Ó thu ®­îc nh÷ng b»ng chøng chøng minh cho tÝnh chÝnh x¸c vÒ mÆt tiÒn tÖ cña c¸c nghiÖp vô. KiÓm to¸n viªn thõng tÝnh to¸n l¹i sè tiÒn trªn c¸c chøng tõ kÕ to¸n, so s¸nh sè tiÒn trªn c¸c chøng tõ kÐ to¸n víi c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n cã liªn quan. Nh÷ng thÓ thøc kiÓm to¸n sö dông trong qu¸ tr×nh kh¶o s¸t nµy bÞ phô thuéc vµo qu¸ tr×nh kiÓm so¸t néi bé vµ c¸c cuéc kh¶o s¸t kiÓm so¸t ®èi víi tõng môc tiªu cña nghiÖp vô. C¸c thÓ thøc kiÓm so¸t ®èi víi chu tr×nh nghiÖp vô ®­îc thiÕt kÕ trong b­íc nµy lµ ®Ó ®¸nh gi¸ tÝnh hîp lÝ cña c¸c nghiÖp vô. 4.ThiÕt kÕ c¸c thÓ thøc ph©n tÝch ®èi víi sè d­ cña kho¶n môc cÇn kiÓm to¸n C¸c thÓ thøc ph©n tÝch ®èi víi sè d­ cña kho¶n môc cÇn kiÓm to¸n ®­îc thiÕt kÕ ë ®©y ®Ó ®¸nh gi¸ tÝnh hîp lÝ cña sè d­ . ViÖc ph©n tÝch nµy cã thÓ nhËn ®Þnh ®­îc c¸c vÊn ®Ò bÊt th­êng, c¸c kh¶ n¨ng sai sãt cã thÓ x¶y ra ®èi víi c¸c sè d­ tµi kho¶n. KÕt qu¶ b­íc nµy cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ . 5. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t c¸c chi tiÕt cña sè d­ c¸c kho¶n môc ®Ó tho¶ m·n c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï Môc ®Ých cña c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ lµ ®Ó thu thËp b»ng chøng cÇn thiÕt ®Ó x¸c ®Þnh xem sè d­ cuèi k× vµ c¸c ghi chó trªn b¸o c¸o tµi chÝnh cã ®­îc nªu mét c¸ch trung thùc hay kh«ng. C¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ ®­îc thùc hiÖn sau khi kiÓm to¸n viªn ®· hoµn thµnh tÊt c¶ c¸c b­íc trªn, ph¹m vi cña c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ sÏ phô thuéc vµo kÕt qu¶ thu ®­îc vµ viÖc ®¸nh gi¸ c¸c kÕt qu¶ ®ã cña kiÓm to¸n viªn khi thùc hiÖn c¸c cuéc kh¶o s¸t nghiÖp vô (kh¶o s¸t kiÓm so¸t vµ kh¶o s¸t chÝnh thøc nghiÖp vô) vµ c¸c thñ tôc ph©n tÝch. C¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ ®­îc thiÕt kÕ gåm c¸c phÇn: X¸c ®Þnh thñ tôc kiÓm to¸n, x¸c ®Þnh qui m« mÉu, lùa chän c¸c kho¶n môc tõ mÉu ®ã vµ thêi gian thùc hiÖn. X¸c ®Þnh c¸c thñ tôc kiÓm to¸n: KiÓm to¸n viªn sÏ x¸c ®Þnh thñ tôc kiÓm to¸n nµo ®­îc coi lµ hiÖn h÷u ®èi víi ®Æc tr­ng cña kho¶n cÇn kiÓm to¸n nh­: kiÓm tra vËt chÊt, lÊy x¸c nhËn, x¸c minh tµi liÖu, pháng vÊn, kiÓm tra chÝnh x¸c vÒ mÆt kÜ thuËt, ph©n tÝch. Qui m« chän mÉu: KiÓm to¸n viªn ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc kÝch th­íc, qui m« mÉu dïng ®Ó kh¶o s¸t. KiÓm to¸n viªn th­êng x¸c ®Þnh kÝch th­íc, qui m« mÉu theo c¸c ph­¬ng ph¸p chän mÉu th«ng dông ®Ó ­íc tÝnh sai sè b»ng tiÒn trong tæng thÓ ®ang ®­îc kiÓm to¸n tõ ®ã chän ra qui m« mÉu thÝch hîp. Qui m« mÉu chÞu ¶nh h­ëng cña c¸c yÕu tè: Qui m« cña tæng thÓ, rñi ro kiÓm to¸n vµ tÝnh träng yÕu. Lùa chän c¸c kho¶n môc ®Ó tiÕn hµnh kh¶o s¸t: Sau khi ®· x¸c ®Þnh ®­îc dung l­îng mÉu, c¸c kiÓm to¸n viªn ph¶i lùa chän c¸c kho¶n môc trong ®ã ®Ó tiÕn hµnh kh¶o s¸t. C¸c kiÓm to¸n viªn th­êng sö dông ph­¬ng ph¸p chän mÉu ngÉu nhiªn b»ng b¶ng sè ngÉu nhiªn hay ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh hoÆc dïng ph­¬ng ph¸p chän mÉu hÖ thèng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c phÇn tö ®¹i diÖn. KÕt qu¶ thu ®­îc tõ viÖc kh¶o s¸t c¸c phÇn tö nµy sÏ ®­îc suy réng cho c¶ mÉu vµ cho c¶ tæng thÓ. Thêi gian thùc hiÖn: C¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ th­êng ®­îc thùc hiÖn vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. Tuy nhiªn ®èi víi c¸c kh¸ch hµng muèn c«ng bè c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh sím sau ngµy lËp b¶ng c©n ®èi tµi s¶n, th× nh÷ng kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ tèn nhiÒu thêi gian sÏ ®­îc lµm tõ gi÷a k× vµ kiÓm to¸n viªn sÏ thùc hiÖn c¸c thñ tôc bæ sung vµo cuèi niªn ®é ®Ó cËp nhËt c¸c sè d­ ®· kiÓm to¸n ë gi÷a k× thµnh sè d­ cuèi k×. PhÇn II ThiÕt kÕ vµ thùc hiÖn c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ c¸c kho¶n ph¶I thu kh¸ch hµng I. Môc tiªu kiÓm to¸n ®èi víi c¸c kho¶n ph¶I thu kh¸ch hµng Sù hîp lÝ chung: Sè d­ c¸c kho¶n b¸n hµng thu tiÒn vµ ph¶I thu ®Òu hîp lÝ. C¸c kho¶n ph¶i thu chÝnh x¸c vÒ mÆt kÜ thuËt (tÝnh chÝnh x¸c sè häc): C¸c kho¶n ph¶i thu ®Òu ®­îc tÝnh to¸n ®óng. C¸c kho¶n ph¶i thu trong b¶ng kª hoÆc b¶ng c©n ®èi thu tiÒn theo thêi h¹n khíp ®óng víi sæ theo dâi thu tiÒn vµ sè tæng céng ®uîc chuyÓn ®óng vµo Sæ c¸i. HiÖu lùc (tÝnh cã thËt): C¸c kho¶n ph¶i thu ghi trong b¶ng kª hoÆc b¶ng c©n ®èi theo thêi gian lµ cã thËt. §Çy ®ñ (trän vÑn):Mäi kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng ®· ph¸t sinh ch­a ®­îc sö lÝ ®Òu ph¶i ®­îc ghi sæ. QuyÒn vµ nghÜa vô: C¸c kho¶n ph¶i thu trong b¶ng kª, b¶ng c©n ®èi thu tiÒn theo thêi gian, trªn sæ s¸ch cña c«ng ty ®Òu thuéc quyÒn së h÷u cña c«ng ty ( kh«ng tÝnh c¸c kho¶n chiÕt khÊu, håi khÊu…). TÝnh gi¸: C¸c kho¶n ph¶i thu trong b¶ng kª hoÆc b¶ng c©n ®èi thu tiÒn ®Òu ®­îc tÝnh gi¸ ®óng ®¾n ( c¶ vÒ tæng sè vµ riªng c¸c kho¶n cã thÓ thu ®­îc ). Ph©n lo¹i: TÝnh ®óng ®¾n trong viÖc ph©n lo¹i c¸c kho¶n ph¶i thu víi nghÜa c¸c kho¶n ph¶i thu ®­îc ph©n lo¹i ®óng trong c¸c b¶ng kª hoÆc b¶ng c©n ®èi thu tiÒn theo thêi h¹n. C¸c kho¶n ph¶i thu ®­îc ph©n lo¹i ®óng qua hÖ thèng tµi kho¶n tæng hîp vµ chi tiÕt. Tr×nh bµy: TÝnh ®óng ®¾n trong viÖc tr×nh bµy c¸c kho¶n ph¶i thu víi nghÜa c¸c kho¶n ph¶i thu ®­îc tr×nh bµy vµ thuyÕt minh râ rµng trªn c¸c tµi liÖu, c¸c b¸o c¸o cña c«ng ty. KÞp thêi (tÝnh ®óng thêi gian): Víi‎‎ nghÜa c¸c nghiÖp vô vÒ tiÒn, ghi chÐp c¸c kho¶n ph¶i thu ®Òu ph¶i ghi ®óng thêi h¹n trong quan hÖ víi nghiÖp vô b¸n hµng. II. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt cña sè d­ c¸c tµI kho¶n ph¶I thu kh¸ch hµng Sau khi kiÓm to¸n viªn ®· hoµn tÊt viÖc nghiªn cøu vÒ c¬ cÊu kiÓm so¸t néi bé, ®¸nh gi¸ c¸c rñi ro tiÒm tµng cña c¸c kho¶n môc, rñi ro kiÓm so¸t ®èi víi chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn, ®· thùc hiÖn c¸c cuéc kh¶o s¸t kiÓm so¸t, c¸c cuéc kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nghiÖp vô th× ®· ®Õn lóc thiÕt kÕ vµ thùc hiÖn c¸c thñ thôc ph©n tÝch chung ®èi víi chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn vµ thùc hiÖn c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­. 1. C¸c thñ tôc ph©n tÝch ®èi víi chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn C¸c kÕt qu¶ cña c¸c thñ tôc ph©n tÝch lµ mét yÕu tè quan träng khi x¸c ®Þnh c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­. TÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trong chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn ®Òu ®­îc kh¶o s¸t tÝnh hîp lÝ. ViÖc ph©n tÝch nµy lµ cÇn thiÕt ®Ó nhËn ®Þnh c¸c vÊn ®Ò bÊt th­êng, c¸c kh¶ n¨ng sai sãt cã thÓ s¶y ra ®èi víi sè d­ tµi kho¶n. §©y lµ mét c¨n cø quan träng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ cña c¸c tµi kho¶n cã liªn quan. Mét trong nh÷ng h×nh thøc quan träng cña c¸c thñ tôc ph©n tÝch lµ viÖc sö dông c¸c tØ lÖ ®Ó so s¸nh n¨m nay víi c¸c n¨m tr­íc vµ mét sè chØ tiªu kh¸c tõ ®ã ph¸n ®o¸n ra c¸c sai sãt cã thÓ s¶y ra. D­íi ®©y lµ mét sè tØ lÖ chÝnh, nh÷ng so s¸nh cña chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn vµ nh÷ng sai sãt tiÒm tµng cã thÓ nhËn diÖn b»ng c¸c thñ tôc ph©n tÝch. Thñ tôc ph©n tÝch Sai sãt cã thÓ x¶y ra So s¸nh tØ suÊt l·i gép hoÆc tØ suÊt hiÖu qu¶ kinh doanh (tæng sè, tõng lo¹i hµng ho¸…) cña n¨m kiÓm to¸n víi n¨m tr­íc. So s¸nh doanh thu theo th¸ng (tæng sè, lo¹i hµng ho¸…) trong n¨m kiÓm to¸n. So s¸nh tØ lÖ doanh thu bÞ tr¶ l¹i, chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ trªn tæng doanh sè c¶ n¨m kiÓm to¸n víi n¨m tr­íc. So s¸nh sè d­ c¸ biÖt cña kh¸ch hµng mua cao h¬n mét sè tiÒn ®· ®Þnh víi c¸c n¨m tr­íc. So s¸nh tØ lÖ chi phÝ dù phßng nî khã ®ßi trªn tæng doanh thu qua c¸c n¨m. So s¸nh sè ngµy cña c¸c kho¶n ph¶i thu ch­a thanh to¸n víi c¸c n¨m tr­íc. So s¸nh c¸c lo¹i thêi h¹n qua tØ lÖ so víi c¸c kho¶n ph¶i thu víi c¸c n¨m truíc. So s¸nh tØ lÖ dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi trªn tæng doanh sè c¸c kho¶n ph¶i thu víi c¸c n¨m tr­íc. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÕu doanh thu. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÕu doanh thu. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÒu c¸c kho¶n ph¶i gi¶m trõ (chiÕt khÊu, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, gi¶m gi¸). Sai sãt trong c¸c kho¶n ph¶i thu. C¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng thu ®­îc ch­a ®­îc phª chuÈn cã thÓ ®· gia t¨ng. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÕu dù phßng ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng thu ®­îc. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÕu dù phßng ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng thu ®­îc. B¸o c¸o thõa hoÆc b¸o c¸o thiÕu dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi. Ngoµi ra kiÓm to¸n viªn cßn ph¶i ®Æc biÖt chó‎ ý xem xÐt c¸c kho¶n ph¶i thu cã sè tiÒn qu¸ lín, c¸c tµi kho¶n ch­a thanh to¸n trong mét thêi gian dµi, c¸c kho¶n ph¶i thu tõ c¸c c«ng ty, ®¬n vÞ thµnh viªn vµ c¸c kho¶n ph¶i thu cã sè d­ bªn cã…kiÓm to¸n viªn ph¶i xem xÐt l¹i b¶ng kª c¸c tµi kho¶n vµo ngµy lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®Ó x¸c ®Þnh tµi kho¶n nµo ph¶i ®­îc ®iÒu tra thªm. 2. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ c¸c kho¶n ph¶i thu ®Ó tho¶ m·n c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï C¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ cña tµi kho¶n ph¶i thu ®­îc thiÕt kÕ g¾n liÒn víi c¸c môc tiªu kiÓm to¸n cho c¸c kho¶n ph¶i thu nh»m tho¶ m·n c¸c môc tiªu nµy. C¸c kiÓm to¸n viªn sÏ ®­a ra nh÷ng thñ tôc kiÓm to¸n thÝch hîp cho c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï ®Ó chóng ®­îc tho¶ m·n. a. C¸c kho¶n ph¶i thu chÝnh x¸c vÒ mÆt kÜ thuËt. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu nµy, kiÓm to¸n viªn cÇn ph¶i lËp b¶ng c©n ®èi thö theo thêi gian ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i thu. B¶ng c©n ®èi thö theo thêi gian lµ mét b¶ng liÖt kª c¸c sè d­ trong sè c¸c kho¶n ph¶i thu vµo ngµy lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Nã bao gåm tæng c¸c sè d­ c¸ biÖt ch­a ®­îc thanh to¸n vµ sù ph©n tÝch cña tõng sè d­ theo thêi gian qua gi÷a ngµy b¸n hµng víi ngµy lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. VÝ dô vÒ mét b¶ng c©n ®èi th­ theo thêi gian nh­ sau: B¶ng c©n ®èi thö theo thêi gian c¸c kho¶n ph¶I thu C«ng ty: XYZ Ngµy 31/12/N §¬n vÞ: 1000VN§ Sè TT Sè TK Tªn kh¸ch hµng Ph©n tÝch theo thêi gian ( ngµy) Sè d­ 0-30 31-60 61-90 91-120 >120 1 2 3 4 5 6 … C«ng ty R¹ng §«ng XN X©y dùng sè 2 C«ng ty ABC Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long C«ng ty VËt liÖu ®iÖn I Tæng c«ng ty Hoµ B×nh …. 73.290 15.420 105.190 41.760 30.000 78.900 … 45.100 15.420 105.190 36.760 … 28.180 … 5000 … 30.000 … 78.900 … Tæng céng … … … … … … Khảo sát tính chính xác về kĩ thuật các thông tin trên bảng cân đối thử theo thời gian là một thủ tục kiểm toán cần thiết. Điều này thường được làm trước bất kì cuộc khảo sát nào khác để đảm bảo với kiểm toán viên rằng tổng thể được khảo sát phù hợp với Sổ cái , Sổ chi tiết về mặt số liệu, con số. Các cột tổng cộng và cột miêu tả thời gian phải được thanh toán và số tổng cộng trên bảng cân đối thử theo thời gian phải được cân đối với Sổ cái. Ngoài ra, một mẫu các số dư cá biệt phải được đối chiếu với Sổ chi tiết hoặc với các dữ kiện chứng minh khác để thẩm tra tên khách hàng , số dư và thời hạn trả Phạm vi của quá trình khảo sát tính chính xác phụ thuộc vào số lượng tài khoản liên quan và mức độ mà theo đó bảng liệt kê đã được kiểm toán viên nội bộ hoặc người nào đó kiểm tra trước khi giao cho kiểm toán viên b. Các khoản phải thu có căn cứ hợp lí ( tính có thật ) Thủ tục kiểm toán: Lấy xác nhận số dư của khách mua hàng là cuộc khảo sát quan trọng nhất của các chi tiết số dư để xác định căn cứ hợp lí của các khoản phải thu. Trường hợp khách mua hàng không đáp ứng quá trình xác nhận thì kiểm toán viên phải kiểm tra căn cứ ghi sổ các nghiệp vụ phải thu thông qua các bằng chứng : Chứng từ giao hàng để chứng minh sự giao hàng là có thực , các chứng từ chứng minh sự thu tiền như các phiếu thu, giấy báo có…để xác định xem liệu các khoản đó đã thu tiền hay chưa. Thường thì kiểm toán viên xem xét cho bất kì tài khoản nào trong mẫu đã chọn được xác nhận, nhưng những chứng từ đó được dùng một cách rộng rãi như những bằng chứng thay thế trong những trường hợp không có phúc đáp. Dung lượng mẫu chọn tuỳ thuộc vào tính trọng yếu của tổng các khonả phỉa thu, số lượng các khoản phải thu và sự phân phối về quy mô các khoản phải thu…. Lựa chọn các phần tử để xác minh : Thường thì kiển toán viên sử dụng phương pháp phân lớp để lựa chọn các phần tử để đưa đi xác minh. Ph­¬ng ph¸p nµy ph©n c¸c sè d­ theo tõng líp dùa vµo c¸c tiªu thøc nhÊt ®Þnh nh­ gi¸ trÞ, thêi h¹n cña c¸c kho¶n ph¶i thu. Các xác nhận được tiến hành tốt nhất vào ngày gần với ngày lập bảng cân đối kế toán. Khi đó các bản xác nhận được gửi đến gần ngày lập bảng cân đối kế toán là bằng chứng có độ tin cây cao. c. Các khoản phải thu đã phát sinh đều được ghi chép đầy đủ trên sổ sách kế toán ( tính đầy đủ) Để kiểm tra xem có khoản phải thu nào bị để ngoài sổ hay không, kiểm toán viên có thể thực hiện các biện pháp sau: Nếu mà các khoản phải thu bị loại ra khỏi bảng cân đối thử theo thời gian thì rất khó có thể khảo sát đối với các khoản phải thu đó, trừ khi kiểm toán viên khảo sát dựa trên bản chất tự cân đối của tài khonả trên Sổ chi tiết và Sổ cái. Có nghĩa là số tổng cộng của tất cả các Sổ chi tiết cũng như là số tổng cộng trên bảng cân đối thử theo thời gian của các khoản phải thu phải khớp đúng với Sổ cái. Như vậy, nếu giả sử khách hàng quyết định đưa ra bảng cân đối thử theo thời gian không đưa vào đó một số khoản thu thì kiểm toán viên có thể phát hiện ra bằng cách cộng tổng số dư các khoản phải thu và đối chiếu số dư đó với Sổ cái tài khoản phải thu. Nếu một doanh nghiệp không ghi sổ cả doanh thu và các khoản phải thu thì sự báo cáo thiếu này của các khoản phải thu hầu như không thể phát hiện nhờ các chi tiết của các cuộc khảo sát chi tiết của số dư. Khi đó việc báo cáo thiếu doanh thu và các khoản phải thu được phát hiện dễ dàng bằng các cuộc khảo sát nghiệp vụ : Như đối chiếu hoá đơn bán hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và theo dõi các khoản phải thu, và bằng các thể thức phân tích. Dùng các tỷ suất như: tỷ suất lãi gộp, tỷ suất lãi thuần hoạt động sản xuất kinh doanh trước thuế. d. Các khoản phải thu trên sổ là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Quyền sở hữu các khoản phải thu thường không gây vấn đề cho cuộc kiểm toán vì các khoản phải thu thường thuộc về khách hàng, đơn vị được kiểm toán. Nhưng trong một số trường hợp thì có một phần các khoản phải thu có thể được bán giảm giá, được chiết khấu hay đơn vị có hàng bán bị trả lại, thì phần các khoản phải thu đó sẽ không thuộc về doanh nghiệp. Nói chung thì các khách mua hàng của công ty khách hàng không nhận thấy sự hiện diện của sự giảm giá, do đó lời xác nhận của các khoản phải thu cũng sẽ không làm rõ được sự việc. Để xem xét và phát hiện ra các trường hợp không có quyền sở hữu đối với các khoản phải thu thì kiểm toán viên phải áp dụng tổng hợp các khảo sát: Xem xét lại các chính sách bán hàng của doanh nghiệp như chính sách cạnh tranh , tiếp thị, chính xác chiết khấu, giá bán. Thảo luận với công ty khách hàng, lấy lời xác nhận của ngân hàng, xem xét các hoá đơn , chứng từ liên quan. Việc khảo sát này chỉ đặt ra khi doanh nghiệp có chính sách và thực tế có áp dụng khoản chiết khấu, giảm giá cho các trường hợp bán hàng trả chậm. e. Các khoản phải thu được đáng giá đúng đắn ( định giá) Để kiểm tra các khoản phải thu trên bảng cân đối thử theo thời gian, trên sổ sách các khoản phải thu có được tính giá đúng đắn hay không ( cả về tổng số và riêng các khoản có thể thu được) thì quá trình xác nhận về giá trị toàn bộ câc khoản được lựa chọn từ bảng cân đối thử theo thời gian là cuộc khảo sát thông dụng nhấ. Kiểm toán viên sẽ cho một số khách hàng từ bảng cân đối thử các khoản phải thu theo thời gian để khảo sát bằng việc thẩm tra trao đổi với các nhà quản lí bán chịu về khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và đánh giá khả năng thu được tiền và lấy xác nhận của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn, kết hợp với chọn điển hình các khoản phải thu có quy mô nhỏ. Nếu trường hợp mà các xác nhận không được khách hàng mua phúc đáp phản hồi thì các kiểm toán viên phải xem xét lại các chứng từ gốc về tính toán doanh thu, về các chỉ tiêu như: Số lượng, đơn giá, chi phí vận chuyển. Đối với các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Kiểm toán viên phải xác định giá trị có thể thực hiện được đối với các số dư còn có hiệu lực, nghĩa là , số tiền mà cuối cùng công ty sẽ thu được. Các công ty khách hàng ước tính tổng số tiền không thu được qua chỉ tiêu dự phòng cho các khoản phải thu không thu được. Chỉ tiêu này là dự đoán cho tương lai nên không thể chính xác được, mặc dù vậy thì điều cần thiết của kiểm toán viên là đánh giá xem liệu dự phòng có hợp lí hay không, có xét đến các sự kiện sẵn có chưa? Điểm bắt đầu của quá trình đánh giá mức dự phòng cho các khoản không thu được là xem xét lại kết quả của cuộc khảo sát cơ cấu kiểm soát nội bộ có liên quan tới chế độ tín dụng của công ty khách hàng. Nếu chế dộ tín dụng của công ty khách hàng vẫn giữ nguyên không đổi và các kết quả của cuộc khảo sát về chế độ tín dụng và sự phê chuẩn chế độ tín dụng nhất quán với các kết quả của năm trước thì biến động số dư dự phòng cho các khoản phải thu không chỉ phản ánh các biến động về điều kiện kinh tế và doanh số. Tuy vậy , nếu chế độ tín dụng của công ty khách hàng hoặc mức độ mà theo đó nó vận hành đã thay đổi đáng kể thì cũng rất thận trọng khi xem xét ảnh hưởng của những biến động này Cách đánh giá phổ biến tính chính xác của mức dự phòng là xem xét cẩn thận các tài khoản ngoài niên hạn trên bảng cân đối thử theo thời gian để xác định tài khoản nào đã không được thanh toán sau ngày lập bảng cân đối tài sản. Qui mô và thời gian của những số dư không được thanh toán sau đó có thể đem so sánh với thông tin tương tự của các năm trước để đánh giá số tiền của các khoản phải thu ngoài niên hạn đang tăng lên hay giảm đi theo thời gian. Các kiểm toán viên cũng cần thảo luận với ban giám đốc phụ trách tín dụng, xem xét hồ sơ tín dụng của khách hàng cũng có thể cung cấp những hiểu biết bản chất của khả năng thu các tài khoản, kiểm toán viên nên xem xét lại chính sách cạnh tranh và tiếp thị của doanh nghiệp, hiện doanh nghiệp có áp dụng chế độ bán hàng cởi mở về tín dụng hay không Kiểm tra lại cách ước tính nợ khó đòi mà doanh nghiệp đã áp dụng cho trích lập dự phòng nợ khó đòi. Khi đánh giá mức dự phòng bằng việc xem xét lại các số dư ngoài niên hạn cá nhân trên bảng cân đối thử theo thời gian thì có hai hạn chế mà kiểm toán viên cần chú ý là : Các tài khoản trong niên hạn được bỏ qua khi xây dựng tính chính xác của mức dự phòng cho dù một số trong các số tiền đó cũng có thể trở thành các khoản không thu được Rất khó so sánh kết quả của năm hiện hành với các kết quả của các năm trước trên một căn cứ không có kết cấu giống như vậy. Nếu các tài khoản đang trở nên ngày càng không thể thu được qua một kì vài năm thì sự kiện này có thể bị bỏ qua. Một cách để tránh những khó khăn này là xây dựng lịch sử của các khoản xoá sổ do nợ khó đòi qua một kì thời gian như một bản tham chiếu để đánh giá mức dự phòng của năm hiện hành. Ví dụ: Nếu trước đây có một tỷ lệ nhất định của từng loại kì hạn là không thể thu được thì việc đánh giá mức dự phòng có đúng đắn không là điều tương đối dễ. Nếu có 2% các tài khoản ngắn hạn, 10% các tài khoản chậm trễ từ 30 đến 90 ngày, 35% của tất cả các số dư trên 90 ngày, cuối cùng là những khoản không thu được thì những tỷ lệ này đễ dàng được vận dụng vào các số tổng cộng trên bảng cân đối thử theo thời gian của năm hiện hành và kết quả sẽ được so sánh với số dư của các tài khoản dự phòng không thu được. Kiểm toán viên cũng tuỳ từng trường hợp cụ thể để sửa đổi quá trình tính toán cho phù hợp, Trên cơ sở kiểm tra mức dự phòng cho nợ phải thu khó đòi, sự hài lòng của kiểm toán viên về mức dự phòng này thì việc tính toán và kiểm tra chi tiết phí dự phòng là điều dễ dàng. f. Các khoản phải thu được phân loại đúng đắn Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các khoản phải thu trên bảng kê hoặc bảng cân đối thử theo thời gian với chứng từ và sổ chi tiết. Điều tra qua tiếp xúc với nhà quản lí về các khoản phải thu trên các chứng từ và sổ chi tiết để xác minh việc phân loại. g. Các khoản phải thu được ghi sổ đúng kì phát sinh: Các sai sót về thời hạn tính có thể xảy ra đối với doanh số bị trả lại, được giảm giá và các khoản thu tiền mặt. Chúng xảy ra khi các nghiệp vụ kinh tế của kì hiện hành được vào sổ ở kì sau hoặc các nghiệp vụ ở kì sau được vào sổ ở kì hiện hành. Mục đích của mục tiêu này là để kiểm tra xem các nghiệp vụ xảy ra gần cuối kì kế toán có được ghi sổ đúng kì hay không. Mục tiêu này là một trong những điều quan trọng nhất trong kì về sai sót của thời hạn tính có thể ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập của kì hiện hành, ảnh hưởng đến báo cáo thu nhập. Khi xem xét tính thích hợp của thời hạn tính cần làm theo ba bước sau: Quyết định tiêu chuẩn thích hợp của thời hạn tính, đánh giá xem công ty khách hàng có xây dựng những thủ tục để đảm bảo thời hạn tính hay không khảo sát xem đã đạt được thời hạn tính hay chưa. Thời hạn tính của doanh thu: Tiêu chuẩn thích hợp của thời hạn tính được hầu hết khách hàng dùng để xác định khi thương vụ xảy ra là sự giao hang, một số công ty thì ghi sổ các hoá đơn vào lúc quyền sở hữu sang tay. Việc sang tay quyền sở hữu có thể xảy ra trước lúc gửi hàng, vào lúc gửi hàng, sau khi gửi hàng. Để đánh giá đúng thu nhập của kì hiện hành thì phương pháp phải phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận rộng rãi một cách nhất quán hay không . Phần quan trọng nhÊt của quá trình đánh giá phương pháp để có được các thời hạn tính đáng tin cậy của khách hàng là xác định những thủ tục mà khách hàng đã sử dụng để xác định thời hạn tính. Nếu khách hàng phát hành các chứng từ vận chuyển được đánh số trước một cách liên tục thì việc đánh giá và khảo sát thời hạn tính sẽ rất dễ dàng. Việc tách rời trách nhiêm giữa chức năng giao hàng và thu tiền cũng đẩy mạnh khả năng ghi sổ đúng kì. Tuy nhiên, nếu hàng được giao thực hiện bằng xe của công ty, sổ sách giao hàng không đánh số, nhân viên của các phòng giao hàng và tính tiền không độc lập với nhau thì rất khó có thể đảm bảo có một thời hạn tính chính xác. Khi cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng đầy đủ, thời hạn tính có thể được kiểm tra bằng các lấy số của chứng từ vận chuyển của lần giao hàng cuối cùng , thực hiện lúc cuối kì và so sánh con số hay với doanh số của kì hiện hành hay kì sau. Ví dụ : Giả sử số của chứng từ vận chuyển lần cuối cùng trong năm kiểm toán là 1350 thì tất cả các doanh thu ghi sổ trước ngày cuối kì phải có chứng từ vận chuyển trước con số 1350. Cũng không thể có khoản doanh thu ghi sổ nào ở kì sau lại có chứng từ vận chuyển trước con số 1350. Ta có thể kiểm tra dễ dàng thông qua việc so sánh doanh thu ghí sổ với các chứng từ vận chuyển của một ít ngay sau cùng của năm hiện hành và ngày đầu tiên của năm tiếp theo. Nếu cơ cấu kiểm soát nội bộ là không bình thường hoặc không đầy đủ thì điều cần thiết là phải hiểu thấu đáo trước khi xác định thời hạn tính. Trong những trường hợp cần thiết kiểm toán viên có thể quan sát vật chất hàng gửi và các chứng từ kiểm soát gần ngày cuối năm. Thời hạn tính của doanh số bị trả lại và được giảm giá: Các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận quy định là doanh số bị trả lại và được giảm giá phải tương xứng với doanh số liên quan nếu số tiền là trọng yếu. Khi kiểm toán viên tin tưởng là tất cả các khoản phải thu bị giảm giá và bị trả lại thì các cuộc khảo sát thời hạn tính rất đơn giản và dễ hiểu. Kiểm toán viên có thể kiểm tra các chứng từ chứng minh của một mẫu ngẫu nhiên của doanh số bị trả lại và được giảm giá chưa vào sổ lúc đầu kì của kì thực hiện kiểm toán thì cần xét đến một sự điều chỉnh. Nếu cơ cấu kiểm soát nội bộ của quá trình ghi sổ doanh thu số bị trả lại và được giảm giá được đánh giá là không hiệu quả thì cần một mẫu lớn hơn để xem xét thời hạn tính. Thời hạn tính các khoản thu tiền mặt : Ở hầu hết các cuộc kiểm toán, thời hạn tính đúng đắn của các khoản thu tiền mặt không quan trọng bằng thời hạn tính của doanh số hoặc thời hạn tính của doanh số bị trả lại hay được giảm giá vì thời hạn tính không đúng đắn của tiền mặt chỉ ảnh hưởng đến số dư tiền mặt và số dư các khoản phải thu, không ảnh hưởng đến lợi tức. Tuy nhiên, nếu có sự báo có sai lớn có thể ảnh hưởng đến việc trình bày trung thực các tài khoản này, nhất là tiền mặt có số dư nhỏ. Khảo sát sai sót về thời hạn tính của các khoản thu tiền mặt bằng cách đối chiếu các tài khoản thu tiền mặt ghi sổ với tiền gửi ngân hàng ở kì tiếp theo trên bảng kê của ngân hàng là điều dễ dàng. Doanh số nếu có một sự chậm trễ vài ngày thì điều đó có thể chỉ là sự sai sót về thời gian tính. Quá trình xác nhận các khoản phải thu có thể dựa và ở một mức độ nào đó để phát hiện ra các sai sót về thời hạn tính của doanh số, doanh số bị trả lại và được giảm giá và các khoản thu tiền mặt, nhất là khi có một khoảng cách dài giữa ngày mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh với ngày vào sổ. Tuy vậy, khi khoảng cách chỉ là vài ngày, việc chậm gửi thư cũng có thể gây ra nhầm lẫn các sai sót về thời hạn tính với những chênh lệch bình thường trong quá trình cân đối. Thí dụ, nếu một khách hàng mua hàng gửi và viết một phiếu chi cho công ty khách hàng để thanh toán một khoản chưa thanh toán vào ngày 31/12 và công ty được kiểm toán nhận được và ghi sổ số tiền đó vào ngày 2/1 năm sau, việc ghi sổ này của 2 tổ chức đó sẽ chênh lệch nhau vào ngày 31/12. Đây không phải là sai sót về thời hạn tính mà là một sự chênh lệch có thể cân đối do thời gian chuyển giao, đối với kiểm toán viên rất khó đánh giá sự kiện đó là một sai sót về thời gian tính hay là chênh lệch bình thường có thể cân đối đã xảy ra khi lời phúc đáp xác nhận là từ một nguồn thông tin. h. Các khoản phải thu được tiết lộ đúng đắn Ngoài quá trình khảo sát việc liệt kê đúng đắn số tiền trên sổ cái tổng hợp, kiểm toán viên phải xác định là thông tin về số dư tài khoản có từ chu kì bán hàng và thu tiền có được trình bày hợp lí trên báo cáo tài chính hay không. Kiểm toán viên phải quyết định công ty khách hàng đã kết hợp đúng đắn các số tiền và sự trình bày của các thông tin của những thành phần có liên quan trong báo cáo tài chính hay không? Để đánh giá tính đầy đủ của sự tiết lộ, kiểm toán viên phải có một sự hiểu biết thấu đáo về các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận. Một số phần quan trọng của quá trình đánh giá liên quan tới việc quyết định liệu các số tiền lớn có được quy định phải tiết lộ riêng biệt có thực tế được tách biệt trên báo cáo tài chính hay không. Sự tổng hợp đúng đắn các số dư trên Sổ cái tổng hợp trong các báo cáo tài chính cũng đòi hỏi việc kết hợp các số dư tài khoản mà không thích hợp cho những người sử dụng báo cáo ở ngoài công ty. Nếu tất cả các tài khoản đưa vào Sổ cái tổng hợp được tiết lộ một cách riêng biệt trên các báo cáo, hầu hết người sử dụng báo cáo sẽ bị lẫn lộn nhiều hơn thay vì thấy rõ. Các ghi chú cũng là một phần của sự tiết lộ, kiểm toán viên cũng phải đánh giá tính đầy đủ của các ghi chú này. Sự tiết lộ ở phần ghi chú bao gồm các thông tin về sự cầm cố, chiết khấu và sự phân bổ các khoản phải thu. Dĩ nhiên, nhằm mục đích đánh giá tính đầy đủ của những tiết lộ này, trước hết cần phải biết về sự hiện diện của chúng và phải có các thông tin đầy đủ về bản chất của chúng. Điều này nói chung được nêu từ nhiều phần khác nhau của cuộc kiểm toán bằng những thủ tục như xem xét các biên bản, xem xét lại các hợp đồng và các thoả thuận , việc xác nhận các tài khoản tiền gửi ngân hàng và việc thảo luận với ban quản lý về tính có thật của các thông tin cần được tiết lộ. III. Quy tr×nh lÊy x¸c nhËn c¸c kho¶n ph¶I thu Trong kiểm toán các khoản phải thu, lấy xác nhận có thể coi là một đặc thù riêng trong thực hiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu. Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục quan trọng nhất để thoả mãn các mục tiêu hiệu lực, đánh giá kịp thời. 1. Lựa chọn hình thức lấy xác nhận Có hai hình thức xác nhận thông dụng được sử dụng xác nhận các khoản phải thu đó là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định. Xác nhận khẳng định là một thông báo gửi cho con nợ yêu cầu người đó các nhận trực tiếp số dư được ghi trên phần yêu cầu xác nhận là đúng hay sai. Theo hình thức xác nhận này thì mọi thư xác nhận được gửi đi đều cần được thu về không phân biệt là người xác nhận có đồng ý với thông tin ghi trên đó hay không Một thư xác nhận loại này có hai dạng: Dạng ghi rõ số nợ phải thu và yêu cầu khách nợ xác nhận là đúng hay bằng bao nhiêu. Dạng không ghi rõ số nợ phải thu mà yêu cầu khách nợ ghi rõ số nợ phải thu hoặc có ý kiến khác. Theo dạng thứ nhất thì sẽ cung cấp được bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy hơn dạng hai. Mẫu thư xác nhận ( trang 20-21) Việc lựa chọn dạng yêu cầu xác nhận nào phụ thuộc vào từng trường hợp và sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của kiểm toán viên. Xác nhận dạng thứ nhất thích hợp hơn khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao. Kiểm toán viên có thể kết hợp cả hai dạng xác nhận trên khi tổng các khoản phải thu bao gồm một số lượng hạn chế các khoản phải thu lớn và một số lượng lớn các khoản phải thu nhỏ thì kiểm toán viên có thể yêu cầu xác nhận theo dạng thứ nhất toàn bộ hay một số các khoản phải thu lớn và chấp nhận xác nhận theo dạng thứ hai số lượng lớn các khoản phải thu nhỏ. Hình thức xác nhận phủ định: Là một thông báo gửi cho con nợ những nó chỉ yêu cầu trả lời khi con nợ nhất trí với số tiền được nêu trong thư Phụ lục số 01 (dạng A) ( Mẫu thư yêu cầu xác nhận số dư) Ngày… tháng…năm… Kính gửi: Công ty ………………………….( khách nợ) Địa chỉ ………………………………………… Fax:……………………………………………. Thư: Yêu cầu xác nhận số dư Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi kính đề nghị Quý công ty đối chiếu số dư dưới đây với số dư của công ty tại thời điểm ngày…………… và xác nhận số dư này( 1/công ty phải thu và 2/ công ty phải trả) là đúng, hoặc bằng bao nhiêu. Thư xác nhận gửi trực tiếp hoặc fax cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ trên mẫu xác nhận dưới đây: 1/ Nợ phải trả:…………………( bằng chữ:…………………..) 2/ Nợ phải thu:…………………(bằng chữ:…………………..) Thư xác nhận này không phải là yêu cầu thanh toán mà chỉ nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Các khoản nợ và các khoản thanh toán sau ngày nói trên không bao gồm trong số dư xác nhận. Giám đốc hoặc người đại diện (đơn vị được kiểm toán) (Họ tên, chữ kí và đóng dấu) Kính gửi: Công ty kiểm toán:…………………………………………… (họ và tên kiểm toán viên:……………………………………) Địa chỉ:………………………………………………………. Fax:………………………………………………………….. Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ sách kế toán ngày ………….của chúng tôi là đúng với số dư nói trên, hoặc là: -…………………………….. - …………………………… Giám đốc hoặc người đại diện (Họ tên, chữ kí và đóng dấu) Phụ lục số 02 (Dạng B) ( Mẫu thư yêu cầu xác nhận số dư) Ngày… tháng…năm… Kính gửi: Công ty ………………………….( khách nợ) Địa chỉ ………………………………………… Fax:……………………………………………. Thư: Yêu cầu xác nhận số dư Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi kính đề nghị Quý công ty căn cứ số dư trên sổ kế toán của công ty tại thời điểm ngày …………….và xác nhận số dư hoặc có ý kiến khác vào mẫu dưới đây.Thư xác nhận gửi trực tiếp hoặc fax cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ ghi dưới. Thư xác nhận này không phải là yêu cầu thanh toán mà chỉ nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Các khoản nợ và các khoản thanh toán sau ngày nói trên không bao gồm trong số dư xác nhận. Giám đốc hoặc người đại diện (đơn vị được kiểm toán) (họ tên, chữ kí và đóng dấu) Kính gửi: Công ty kiểm toán:…………………………………………… (họ và tên kiểm toán viên:……………………………………) Địa chỉ:………………………………………………………. Fax:………………………………………………………….. Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ sách kế toán ngày ………….của chúng tôi là: 1/ Nợ chúng tôi phải thu:…………………….(bằng chữ…………….) 2/ Nợ chúng tôi phải trả:……………………...(bằng chữ……………) 3/ Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Giám đốc hoặc người đại diện( khách nợ) (họ tên, chữ kí và đóng dấu) Hình thức xác nhận khẳng định là một bằng chứng đáng tin cậy hơn vì kiểm toán viên có thể thực hiện các thủ tục tiếp sau nếu không nhận được câu trả lời của con nợ. Với hình thức xác nhận phủ định, không trả lời được xem như là sự xác nhận đúng dù con nợ có thể lờ đi yêu cầu xác nhận. Bù lại nhược điểm về độ tin cậy thì sự xác nhận phủ định không tốn kém bằng sự xác nhận khẳng định và do đó có thể thực hiện nhiều xác nhận phủ định hơn xác nhận khẳng định khi mà có cùng chi phí. Quyết định loại xác nhận nào là tuỳ thuộc vào phán đoán của kiểm toán viên căn cứ vào các sự kiện của cuộc kiểm toán, nói chung thì các xác nhận khẳng định thường được thực hiện khi: Có số lượng có số dư lớn ít nhưng đại diện cho một phần đáng kể của tổng thể Khi kiểm toán viên tin rằng có thể có các khoản đáng nghi ngờ không chính xác. Đây có thể là trường hợp mà các quá trình kiểm soát nội bộ được xem xét là không hiệu lực hoặc các kết quả của năm trước được xem là không thoả đáng. Khi có căn cứ khẳng định người mua hàng xem thường việc xác nhận ( tỉ lệ trả lời xác nhận khẳng định ở kì trước chẳng hạn) Khi có văn bản pháp qui yêu cầu người môi giới và thương gia phải thực hiện để đảm bảo lành mạnh trong hoạt động thương mại Khi những tình huống trên không xuất hiện, đặc biệt khi đã kết luận tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ về các khoản phải thu, có thể sử dụng xác nhận phủ định. 2. Xác định thời gian tiến hành xác nhận Giấy xác nhận được gửi đến người mua để xem xét số dư của các khoản phải thu trên BCTC. Do đó, để có được bằng chứng đáng tin cậy thì các xác nhận phải được gửi đến càng gần ngày lập bảng cân đối kế toán càng tốt. Điều nà cho phép kiểm toán viên khảo sát trực tiếp số dư của các khoản phải thu trên các BCTC mà không làm bất kì sự suy diễn nào về các nghiệp vụ xảy ra giữa ngày xác nhận và ngày lập bảng cân đối tài sản Tuy nhiên, để hoàn thành cuộc kiểm toán đúng lúc thì việc xác nhận các tài khoản thường được thực hiện vào một ngày giữa năm hay trước ngày lập bảng cân đối tài sản một khoảng thời gian. Điều này có thể chấp nhận được nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lí là doanh số, các khoản thu tiền mặt và các số ghi có khác được ghi sổ đúng giữa ngày xác nhận và ngày cuối năm kế toán. Nếu quyết định được đề ra là xác nhận các khoản phải thu trước khi kết thúc năm thì có thể cần khảo sát nghiệp vụ phát sinh giữa ngày xác nhận và ngày lập bảng cân đối tài sản qua việc xem xét các chứng từ nội bộ như bản sao hoá đơn bán hàng, các chứng từ vận chuyển và bằng chứng của các khoản thu tiền mặt ngoài việc thực thi các thủ tục phân tích giữa kì. 3. Kích cỡ mẫu chọn Kích cỡ mẫu chọn chịu ảnh hưởng của các yếu tố sau: tính trọng yếu của tổng các khoản phải thu. Nếu các khoản phải thu thực sự là trọng yếu so với số dư của các tài sản khác thì cần một dung lượng mẫu lớn hơn so với các khoản phải thu không trọng yếu. Số lượng các khoản phải thu: Số xác nhận gửi đi sẽ nhiều với đơn vị chuyên bán hàng với qui mô lớn, chủng loại hàng hoá nhiều và ngược lại Sự phân phối về qui mô của các tài khoản: Nếu tất cả các khoản phải thu hầu như có số dư như nhau thì cần được xác định ít hơn so với khi qui mô của chúng phân phối theo một phạm vi giá trị rộng lớn Kết quả hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng và của các cuộc khảo sát nghiệp vụ Kết quả khảo sát xác nhận của các năm trước Khả năng phá sản của khách hàng và các nhân tố tương tự mà có ảnh hưởng đến mức rủi ro kiểm toán mong muốn. Hình thức xác nhận được sử dụng: Xác nhận phủ định thường được yêu cầu nhiều hơn so với xác nhận khẳng định Các kết quả của các thủ tục phân tích có liên quan 4. Lựa chọn các phần tử để lấy xác nhận Một số hình thức của quá trình phân lớp thường được sử dụng ở hầu hết các quá trình lấy xác nhận. Cách làm điển hình của việc phân lớp là xem cả qui mô số dư còn hiệu lẫn độ dài thời gian mà tài khoản đó còn hiệu lực là căn cứ để lựa chọn các số dư cần xác nhận. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán, người ta chú trọng vào việc xác nhận các số dư lớn hơn và các số dư nợ kéo dài, vì chúng có nhiều khả năng bao gồm sai sót đáng kể nhất. Những chọn một số phần tử từ mỗi lớp của tổng thể cũng là điều quan trọng. Nhiều trường hợp kiểm toán viên chọn tất cả các tài khoản có trên một số tiền nhất định nào đó và chọn một mẫu ngẫu nhiên trên số còn lại. Khi chọn các phần tử để xác nhận, điều quan trọng là kiểm toán viên phải có sự độc lập hoàn toàn để chọn các phần tử để xác nhận. Nếu khách hàng định ra tài khoản nào được chọn hoặc từ chối cho phép xác nhận một số tài khoản nhất định thì khả năng độc lập đó bị vi phạm nghiêm trọng. Tuy vậy, khách hàng thường yêu cầu là một số tài khoản nhất định không được xác nhận. Mặc dù điều này không thoả đáng và phải bị chống đối nhưng sẽ được chấp nhận nếu số tiền nhỏ, lý do của khách hàng, xem ra có căn cứ hợp lý và có thể kiểm tra số dư của các tài khoản đó bằng cách khác. Nếu số dư của những tài khoản mà khách hàng không cho phép xác nhận lớn so với toàn bộ BCTC thì các chuẩn mực nghề nghiệp không cho phép phát hành một báo cáo chấp nhận toàn phần. 5. Kiểm soát của kiểm toán viên trong xác nhận Để đảm bảo bằng chứng kiểm toán thu được có độ tin cậy cao và khách quan thì kiểm toán viên phải trực tiếp gửi thư xác nhận và kiểm soát quá trình gửi thư xác nhận. Sau khi đã chọn các phần tử để xác nhận, kiểm toán viên phải duy trì sự kiểm soát các xác nhận cho đến khi chúng được khách hàng mua hàng gửi lại. Nếu sử dụng một phụ tá công ty khách hàng trong quá trình chuẩn bị các xác nhận, bỏ vào phong bì hoặc dán tem lên phong bì thì kiểm toán viên phải giám sát chặt chẽ. Địa chỉ hồi âm phải được ghi rõ trên tất cả các phong bì để đảm bảo là các thư xác nhận không được giao công ty kiểm toán sẽ nhận được. Tương tự , các phong bì tự đề địa chỉ hồi âm đính kèm các xác nhận phải được đề địa chỉ là gửi đến văn phòng của kiểm toán viên. Gửi các xác nhận từ bên ngoài văn phòng của công ty khách hàng là điều quan trọng. Tất cả các bước này đều cần thiết để đảm bảo quan hệ thư tín độc lập giữa kiểm toán viên và khách hàng. Khi một yêu cầu xác nhận gửi trả lại như một lá thư không gửi thì cần phải đánh giá cẩn thận lí do vì sao bản yêu cầu không được gửi đi. Trong hầu hết các trường hợp , điều này phán ánh một khách hàng đã chuyển đi mà không thanh toán hoá đơn của anh ta., nhưng cũng luôn luôn có khả năng đó là tài khoản giả. 6. Theo dõi đối với các xác nhận không được trả lời và các thủ tục kiểm toán thay thế Nếu kiểm toán viên gửi thư xác nhận lần thứ nhất mà không có phúc đáp thì kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư lần thứ hai đôi khi là lần thứ ba. Dù với cố gắng này, vẫn có một số khách mua hàng không gửi trả lại bản yêu cầu do đó cần tiếp tục với các thủ tục khác. Mục đích của các thủ tục thay thế là để xác định theo một cách thức khác được xác nhận., liệu tài khoản không được xác nhận có căn cứ hợp lý và có được phản ánh đúng đắn vào ngày xác nhận hay không?. Đối với bất kỳ bản xác nhận khẳng định nào không được trả lời, các chứng từ chứng minh dưới đây có thể được xem xét để kiểm tra tính có căn cứ hợp lý và sự đánh giá của các nghiệp vụ tiêu thụ cá biệt tạo thành số dư cuối kỳ trong các khoản phải thu. Xem xét các khoản phải thu tiền mặt hay giấy báo có của ngân hàng từ phía khách hàng: Bằng chứng cảu sự thu tiền mặt sau ngày xác nhận gồm các thư báo gửi tiền, các bút toán trong các sổ sách thu tiền mặt, hoặc có thể là tất cả các số ghi có sau đó trên các sổ chi tiết các khoản phải thu. Một mặt quá trình xem xét bằng chứng của các khoản thu tiền mặt sau đó là một thể thức thay thế hữu ích cao vì cho rằng khách mua hàng sẽ không thanh toán trừ khi khoản phải thu đó có căn cứ hợp lí. Mặt khác , sự kiên thanh toán không cho biết liệu có sự ép buộc vào ngày xác nhận hay không. Ngoài ra phải đặc biệt thận trọng để tìm thấy sự tương ứng của nghiệp vụ tiêu thụ chưa thanh toán với bằng chứng của khoản thanh toán của nó như một cuộc khảo sát của sự nghi ngờ hoặc sự bất đồng về các hoá đơn cá nhân còn có hiệu lực . Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền: Hoá đơn bán hàng để định rõ bên mua và ngày lập hoá đơn để tính tiền cho người mua. Chứng từ vận chuyển: Những chứng từ này quan trọng cho việc xác định liệu việc giao hàng thực tế có được thực hiện hay không và như một cuộc khảo sát thời hạn tính. Thư từ với khách hàng: Thường thì kiểm toán viên không cần xem lại thư từ nhưng thư từ có thể được dùng để phát hiện các khoản phải thu đáng nghi ngờ hoặc đang nghi vấn mà chưa được phát hiện bằng cách khác. Phạm vi và bản chất của các thủ tục thay thế phụ thuộc vào tính trọng yếu của những bản yêu cầu không có phúc đáp, các loại sai sót được phát hiện trong các câu trả lời xác nhận, các khoản thu tiền mặt sau đó từ những bản yêu cầu không có phúc đáp và các kết luận của kiểm toán viên về cơ cấu kiểm soát nội bộ. Số tiền nhỏ thường là điều thoả đáng như một cách để khái quát hoá đúng đắn tổng thể từ mẫu. 7. Phân tích các chênh lệch Khi các bản yêu cầu xác nhận được khách mua hàng gửi trả lại thì cần xác định lý do của mọi khoản chênh lệch được báo cáo. Trong nhiều trường hợp, chúng do các chênh lệch về mặt thời gian của số sách khách hàng và sổ sách của khách mua hàng gây ra. Phân biệt những trường hợp này với các ngoại lệ phản ánh sự báo cáo sai số dư của các khoản phải thu. Các loại chênh lệch thường được báo cáo nhất trong các bản xác nhận là : Thanh toán đã được thực hiện. Những chênh lệch đã được báo cáo thường phát sinh khi khách mua hàng đã thanh toán trước ngày xác nhận, nhưng công ty khách hàng chưa nhận được khoản thanh toán này vào lúc đó đển chuyển sổ trước ngày xác nhận. Những trường hợp này phải được điều tra kĩ lưỡng để xác định khả năng của một sai sót về thời hạn tính của các khoản thu tiền mặt, của sự lấp liếm, hoặc một sự ăn cắp tiền mặt Hàng hoá chưa nhận được những chênh lệch này thường xảy ra vì công ty khách hàng ghi sổ doanh thu vào ngày gửi hàng còn khách mua hàng ghi sổ hàng mua khi nhận được hàng hóa. Thời gian mà hàng hoá đang đi trên đường vận chuyển thường là nguyên nhân của các chênh lệch được báo cáo trên các xác nhận. Những chênh lệch này phải được điều tra kỹ lưỡng để xác định khả năng mà khách hàng không nhận được hàng hoặc khả năng có sự tồn tại một sai sót về thời hạn tính trên sổ sách của khách hàng Hàng hoá đã được trả lại. Khách hàng không ghi số thư báo có có thể từ chênh lệch về mặt thời gian hoặc vì sự ghi sổ không đúng đắn doanh số bị trả lại hoặc giảm giá. Giống như những chênh lệch khác, những chênh lệch này phải được điều tra. Sai sót về mặt giấy tờ và các số tiền đáng nghi ngờ. Trường hợp khả dĩ nhất của các chênh lệch được báo cáo trên sổ sách của khách hàng xảy ra khi khách mua hàng nói rằng có một số sai sót cho giá tính trong hàng hoá, hàng hoá bị hư hỏng, không nhận được đúng số lượng hàng hoá… Những chênh lệch này phải được điều tra để xác định liệu khách hàng có sai sót không và sai sót bao nhiêu. Trong hầu hết trường hợp, kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng điều hoà chênh lệch và nếu cần sẽ thông báo với khách mua hàng để giải quyết mọi sự bất đồng. Thường thì kiểm toán viên phải kiểm tra kĩ lưỡng các kết luận của khách hàng về từng chênh lệch đáng kể. 8. Đưa ra kết luận Sau khi thu thập và xử lí các xác nhận, kể cả các thủ tục hỗ trợ, cần kiểm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa các sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này. Việc khái quát toàn bộ tổng thể các khoản phải thu từ mẫu cũng cần thiết. Dù tổng số tiền của các sai số trong mẫu có thể không ảnh hưởng đáng kể đến các BCTC, kiểm toán viên cũng phải xem xét liệu tổng thể có khả năng bị sai sót trọng yếu hay không. Cần phải thực hiện việc suy rộng từ mẫu chọn đến cả tổng thể các khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác nhận không ảnh hưởng nhiều đến khoản mục phải thu. Trên cơ sở đó có kết luận cuối cùng về số dư các tài khoản qua xác nhận và tập hợp những bằng chứng kèm theo. IV. Mét sè ®¸nh gi¸, nhËn xÐt 1. Nh­îc ®iÓm Các cuộc khảo sát chi tiết của số dư có thể nói là bước công việc cuối cùng để xem xét các số dư được trình bày trên BCTC có chính xác hay không , hợp lí và nó chính xác ở mức độ nào. Các thủ tục trong các cuộc khảo sát chi tiết của số dư được sử dụng để xem xét tính chính xác về mặt tiền tệ của số dư các khoản mục, có thể chỉ ra sự sai lệch đó là bao nhiêu so với báo cáo của công ty khách hàng. Các bằng chứng thu được từ việc thực hiện các cuộc khảo sát chi tiết của số dư có độ tin cậy cao vì phần lớn các bằng chứng được thu thập từ nguồn độc lập với công ty khách hàng. 2. Nhược ®iÓm Nhược điểm lớn nhất của các cuộc khảo sát chi tiết của số dư là chi phí cho cuộc khảo sát rất lớn. Đây là vấn đề mà các công ty kiểm toán phải cân nhắc ở bất kì cuộc kiểm toán nào. Chi phí cho khảo sát chi tiết của số dư thì tốn kém hơn so với bất cứ hình thức khảo sát nào khác. Việc gửi các thư xác nhận, đếm tài sản …là rất tốn kém. Các cuộc khảo sát chi tiết của số dư thường được thực hiện sau các cuộc khảo sát khác, các công việc khác. Phạm vi và nội dung của các cuộc khảo sát chi tiết của số dư phụ thuộc vào kết quả của các cuộc khảo sát trước đó, vào dự đoán và đánh giá kết quả của kiểm toán viên ở các bước trước. Do đó khi thực hiện các cuộc khảo sát này sẽ không như dự định đã lập mà phải thay đổi theo từng điều kiện, hoàn cảnh. Các thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết số dư thường là phần khó nhất , việc thiết kế những thủ tục khảo sát mang tính chủ quan, dựa vào những phán xét nghề nghiệp quan trọng của kiểm toán viên 3. Kiến nghị Các kiểm toán viên phải có năng lực, kinh nghiệm, trình độ để có thể dự đoán các sự kiện, trường hợp có thể xảy ra để thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết số dư cho sát với thực tế. Thực hiện các cuộc khảo sát kiểm soát, khảo sát chính thức về nghiệp vụ và các thủ tục khác phải đảm bảo đúng quy trình, đầy đủ và dự đoán, đánh giá các kết quả xảy ra sau các bước trên đúng đắn hợp lý để có căn cứ thực hiện các cuộc khảo sát chi tiết số dư cho phù hợp về phạm vi và nội dung từ đó thu thập được các bằng chứng có độ tin cậy cao với chi phí kiểm toán hợp lý KÕt luËn Khảo sát các chi tiết của số dư là một trong những trọng tâm của cuộc kiểm toán, bằng các cuộc khảo sát này kiểm toán viên có thể thu thập được những bằng chứng có độ tin cậy cao. Mặc dù việc thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết của số dư rất khó khăn, phạm vi và nội dung của các cuộc khảo sát phụ thuộc vào kết quả của các cuộc khảo sát nghiệp vụ mà kiểm toán viên tiến hành trước đó nhưng nếu kiểm toán viên đánh giá đúng đắn các kết quả thu được từ các cuộc khảo sát trước đó thì việc thiết kế và thực hiện các cuộc khảo sát chi tiết của số dư sẽ thu được những bằng chứng đầy đủ có độ tin cậy cao với chi phí kiểm toán hợp lí. Phương pháp xây dựng các cuộc khảo sát chi tiết của số dư được thực hiện theo trình tự : Ban đầu kiểm toán viên đánh giá các rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát. Sau đó kiểm toán viên sẽ thực hiện các cuộc khảo sát kiểm soát, khảo sát trên các nghiệp vụ, thực hiện các thủ tục phân tích để đánh giá tính hợp lí của các khoản mục cần kiểm toán. Dựa vào kết quả thu được từ các bước này thì kiểm toán viên sẽ có căn cứ để xây dựng các thủ tục kiểm toán gắn với các mục tiêu cụ thể và từ đó sẽ tiến hành kiểm toán theo các thủ tục đó để thoả mãn các mục tiêu mà kiểm toán viên đề ra Các cuộc khảo sát chi tiết của số dư các khoản phải thu của khách hàng cũng được thực hiện theo trình tự trên, các mục tiêu của các khoản phải thu khách hàng được kiểm tra thông qua các thủ tục để kiểm toán viên một sự thoả mãn về các mục tiêu đó Quá trình xác nhận các khoản phải thu là một thủ tục quan trọng trong kiểm toán các khoản phải thu. Trong đề tài này có nêu ra cách thức để có được quy trình lấy xác nhận số dư các khoản phải thu và các thủ tục kiểm có toán thay thế để có thể đánh giá các số dư khi các xác nhận không được trả lời. Dựa trên các kết quả của quá trình này thì kiểm toán viên sẽ có được sự nhận biết đầy đủ về tính chính xác số dư các khoản phải thu Danh môc tµi liÖu tham kh¶o HÖ thèng chuÈn mùc kiÓm to¸n ViÖt Nam KiÓm to¸n - Alvin A.rens, K. Loebbecke KiÓm to¸n tµi chÝnh - Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n Thùc hµnh kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh doanh nghiÖp - PGS. PTS. V­¬ng §×nh HuÖ - PTS. §oµn Xu©n Tiªn Môc lôc Lêi më ®Çu 1 PhÇn I : C¬ së lÝ luËn cña viÖc thiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­… 2 I. C¸c h×nh thøc kh¶o s¸t 2 1. ThÓ thøc ®Ó ®¹t ®­¬c sù hiÓu biÕt vÒ c¬ cÊu kiÓm so¸t néi bé 2 2. Kh¶o s¸t kiÓm so¸t 3 3. Kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nghiÖp vô 3 4. C¸c thÓ thøc ph©n tÝch 4 5. C¸c kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ 4 II Ph­¬ng ph¸p luËn cña viÖc thiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ 5 1. §¸nh gi¸ tÝnh träng yÕu vµ rñi ro tiÒm tµng cña c¸c kho¶n môc cÇn kiÓm to¸n 5 2. §¸nh gi¸ rñi ro kiÓm so¸t ®èi víi chu k× kiÓm to¸n chøa kho¶n môc 5 3. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t kiÓm so¸t , kh¶o s¸t chÝnh thøc vÒ nghiÖp vô vµ c¸c thÓ thøc ph©n tÝch ®èi víi chu tr×nh kiÓm to¸n chøa kho¶n môc, dù ®o¸n kÕt qu¶ 6 4. ThiÕt kÕ c¸c thÓ thøc ph©n tÝch ®èi víi sè d­ cña kho¶n môc cÇn kiÓm to¸n 6 5. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t c¸c chi tiÕt cña sè d­ c¸c kho¶n môc ®Ó tho¶ m·n c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï 6 PhÇn II.ThiÕt kÕ vµ thùc hiÖn c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ c¸c kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng 7 I. Môc tiªu kiÓm to¸n ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng 7 II. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt cña sè d­ c¸c tµi kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng 8 1. C¸c thñ tôc ph©n tÝch ®èi víi chu k× b¸n hµng vµ thu tiÒn 9 2. ThiÕt kÕ c¸c cuéc kh¶o s¸t chi tiÕt sè d­ c¸c kho¶n ph¶i thu ®Ó tho¶ m·n c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï 10 III Quy trình lấy xác nhận các khoản phải thu 16 1. Lựa chọn hình thức lấy xác nhận 17 2. Xác định thời gian tiến hành xác nhận: 20 3. Kích cỡ mẫu chọn 21 4. Lựa chọn các phần tử để lấy xác nhận 21 5. Kiểm soát của kiểm toán viên trong xác nhận 22 6. Theo dõi đối với các xác nhận không được trả lời và các thủ tục kiểm toán thay thế 22 7. Phân tích các chênh lệch. 23 8. Đưa ra kết luận 24 IV Một số đánh giá , nhận xét 24 1. Ưu điểm 24 2. Nhược điểm 24 3.Kiến nghị 25 KÕt luËn 26