Đề tài Thực tế công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3

Kế toán tâph gợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm : Có nhiệm vụ theo dõi các loại chi phí sản xuất chính, sản xuất phụ, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho vật tư, bảng thanh toán tiền lương, báo cáo kiểm kê vật liệu cuối kỳ ... kế toán tiến hành tập chi phí và kiểm tra số liệu do các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp gửi lên xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ. Thực hiện tính giá thành sản phẩm theo đúng đối tượng và phương pháp tính giá thành. * Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động tiêu thụ thành phẩm của toàn Công ty. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán, tính toán, tạm ứng theo dõi tình hình chi và tồn quỹ tiền mặt, thanh toán công nợ với ngân hàng, với ngân sách Nhà nước, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng. * Thủ quỹ : Làm nhiệm vụ thu, chi tiền mặt, căn cứ vào các phiếu thu (phiếu chi) để vào sổ quỹ tiền mặt. * Các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên tổ chức tập hợp số liệu, phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu, nhược điểm của các hình thức tổ sổ kế toán, bộ máy kế toán đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán theo kiểu : Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên sổ chi tiết, bảng phân bổ, bảng kê và nhật ký chứng từ. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ trên để ghi vào sổ cái và lập báo cáo tài chính. Chứng từ gửi về Phòng kinh tế - tài chính của Công ty. 3.3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán sản xuất. Chứng từ gốc và các khoản phân bố Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợpchi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. thực tế công tác vật liệu - công cụ dụng cụ (VL-CCDC) sử dụng tại công ty dệt 8/3 1. Thực tế công tác phân loại VL-CCDC ở Công ty Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước, có qui mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, VL-CCDC là yếu tố đầu vào của Công ty bao gồm nhiều loại (khoảng 8000 đến 9000 loại). Số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm về đơn vị tính khác nhau. Vì vậy, do giới hạn của bài viết, nên em chỉ xen trình bày về một loại vật liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông. 1.1. Đặc điểm VL-CCDC tại Công ty Dệt 8/3 Nguyên liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông : Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm ngoài không khí, nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản ... Do đặc điểm này, Công ty cần phải tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và tính giá thành. Mặt khác để bảo quản tốt bông, Công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiét đối với trang thiết bị tại kho, bông cần phải được đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát. Hệ thống kho dự trữ của Công ty thành 6 loại bao gồm 12 kho : - Kho chứa nguyên vật liệu chính : Kho bông. - Kho chứa nguyên vật liệu phụ : + Kho thiết bị + Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột - Kho chứa phụ tùng : + Kho cơ kiện sợi + Kho cơ kiện dệt - Kho nhiên liệu : Kho xăng, dầu - Kho CCDC : + Kho công cụ + Kho điện - Kho chứa phế liệu : Kho phế liệu. Tại đơn vị sản xuất lớn như Công ty Dệt 8.3, với đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp thì khối lượng công việc kiểm tra VL-CCDC là rất lớn. Do vậy việc hạch toán VL-CCDC do 3 người đảm nhiệm. Một người phụ trách kiểm tra vật liệu chính (là bông). Công cụ dụng cụ, 1 người phụ trách vật liệu phụ và phụ tùng thay thế, người còn lại phụ trách kiểm tra nhiên liệu và phế liệu. Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chủ yếu thực hiện trên máy vi tính, Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ như : Phiếu xuất kho, nhập kho ... sau đó, định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ kho như : thẻ kho ... rồi đưa dữ kiện vào máy tính, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như tính giá vật liệu - công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn kho, tính tổng ... Cuối kỳ, máy tính in ra các bảng biểu, số liệu cần thiết : "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn VL-CCDC", "Báo cáo", theo yêu cầu của kế toán, phục vụ cho công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ. 1.2. Phân loại vật liệu ở Công ty Dệt 8/3 Công ty đã đưa vào công dụng và tình hình sử dụng của vật liệu để phân loại. Do vậy, vật liệu được phân thành các loại sau : TK 152.1 : Vật liệu chính TK 152.2 : Vật liệu phụ TK 152.3 : Nhiên liệu TK152.4 : Phụ tùng thay thế TK 152.5 : Phế liệu Trong quản lý VL-CCDC kế toán lập sổ "Danh điểm vật tư", sổ này được lưu trên máy tính. Với công tác kế toán trên máy vi tính yêu cầu kế toán phải thận trọng trong việc nhập danh điểm vật tư, số lượng vật tư, giá vật tư. Nếu nhập sai thì việc tính toán trong máy sẽ có ảnh hưởng đến tất cả mọi số liệu, sổ sách kế toán. Trích sổ Danh điểm vật tư Ký hiệu tài khoản Tên nhãn hiệu và qui cách vật tư Đơn vị tính 1 2 3 TK 152 Nguyên liệu vật liệu kg TK 152001 Bông Jahat kg TK 152002 Bông LC 048 kg TK 152003 Bông LC 201 kg TK152004 Bông LC 027 kg TK 152005 Bông LC 205 kg 2. Kế toán chi tiết VL-CCDC tại Công ty Dệt 8/3 2.1. Thủ tục và chứng từ nhập vật liệu Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty là do Phòng xuất nhập khẩu tiến hành thu mua và có trách nhiệm kiểm tra về số lượng qui cách phẩm chất. Đối với vật tư nào cần kiểm nghiệm thì sẽ lập Ban kiểm nghiệm và kết quả này để lập "hoá đơn thanh toán" sẽ ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm" (Bảng 1). Trên cơ sở "Hoá đơn thanh toán (GTGT)", "Biên bản kiểm nghiệm" và các chứng từ có liên quan (nếu có), bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho", kế toán, thủ kho, bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm kê vật liệu. Phiếu này lập thành 3 liên : + 1 liên do bộ phận cung ứng giữ lại. + 1 liên do Phòng kế toán giữ cùng "hoá đơn" để thanh toán với người bán và ghi sổ theo dõi. + 1 liên do thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho. Đối với vật liệu tự chế, vật liệu không dùng hết nộp kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty là "Phiếu nộp kho", do bộ phận có vật liệu nộp kho lập. Phiếu này giao cho thủ kho để lập kho rồi chuyển lên Phòng kế toán. Bảng 1 : Đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Bộ phận : Mẫu số : 05-VT Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 1 tháng 3 năm 2001 Số : 05 - Căn cứ số ngày tháng năm của - Ban kiểm nghiệm bao gồm : - Đã kiểm nghiệm các loại : Số TT Tên, nhãn qui cách VT Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách,P/C Số lượng không đúng qui cách, P/C A B C D E 1 2 3 Bông Jehat 152001 kg 2500 2500 Bông LD 048 152002 kg 5000 5000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2a : Mẫu số : GTKT-3LL GN/99 Số : 030132 hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 2 tháng 3 năm 2001 Đơn vị bán hàng : Công ty XNK H Địa chỉ : Số tài khoản : Điện thoại : Mã số : 010052087 1 __________________________________________________________ Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ : Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Mã số : 0100100086 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Bông Jehat kg 2500 20.000 50.000.000 Cộng tiền hàng : 50.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 5.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 55.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Năm mươi lăm triệu đồng chẵn _________________________________________________________ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2b : Mẫu số : GTKT-3LL GN/99 Số : 040609 hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Đơn vị bán hàng : Công ty Thương mại Địa chỉ : Công ty dệt 8.3 Số tài khoản : Điện thoại : Mã số : 01000100086 1 __________________________________________________________ Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ : Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Mã số : 0100100086 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Bông Jehat kg 2500 20.000 50.000.000 Cộng tiền hàng : 50.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 5.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 55.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Năm mươi lăm triệu đồng chẵn _________________________________________________________ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 3a Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ : 460 đường Minh Khai-HBT-HN Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 3 năm 2001 Số : 09 Nợ TK 152.1 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Công ty xuất nhập khẩu 4 Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho : Bông Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bông Jehat 152001 Kg 2500 2500 20.000 50.000.000 Ngày 2 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Bảng 3b Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ : 460 đường Minh Khai-HBT-HN Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Số : 10 Nợ TK 152.1 Có TK 331.1 Họ tên người giao hàng: Công ty Thương mai X Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho : Bông Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bông LC 048 152002 Kg 5000 5000 20.000 100.000.000 Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.2. Thủ tục và chứng từ xuất vật liệu Đối với VL - CCDC xuất kho chứng từ kế toán của Công ty sử dụng là "Phiếu xuất kho". Trong quá trình sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu thực tế tại các xí nghiệp, Phòng kinh doanh tiến hành lập "Phiếu xuất kho" nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phiếu này có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu. Công cụ dụng cụ cùng loại, cùng kho, cùng sử dụng trong 1 sản phẩm hoặc 1 đơn đặt hàng. Phiếu được lập thành 3 liên: + 1 liên lưu tại xí nghiệp + 1 liên thủ kho giữ để làm cơ sở lập thẻ kho + 1 liên chuyển lên phòng kế toán Cuối tháng (kỳ) thủ kho mang toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho lên Phòng Kế toán đối chiếu. Bảng 4 Đơn vị: Công ty Dệt 8/3 Địa chỉ : 460 đường Minh Khai-HBT-HN Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 9 tháng 3 năm 2001 Số : bộ 04 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoà - XN Sợi A Lý do xuất: Dùng cho sản xuất Nhập tại kho : Bông Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bông Jehat 152001 Kg 2000 2000 20.000 40.000.000 Bông LC 048 152002 Kg 4000 4000 20.000 80.000.000 Cộng 120.000.000 Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.3. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, trách công việc bị trùng lặp, Công ty đã hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp "Sổ số dư". Cách hạch toán được thực hiện theo trình tự sau: Tại kho: Mỗi kho Thiếu trang 43 Tại Phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ xuống khi hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán VL - CCDC kiểm tra lại các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy vi tính. Và từ cơ sở các số liệu này kế toán VL - CCDC ở Công ty Dệt 8/3 sẽ lập cơ sở "Chi tiết vật liệu" để ghi chép tích luỹ nhập - xuất tồn kho vật liệu -công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị và số lượng. "Sổ chi tiết vật liệu" được đóng thành quyển, phù hợp với từng nhóm vật liệu gồm: Vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu ... Mỗi nhóm lại được mở cho từng thứ nhóm vật liệu riêng biệt. Bảng 6a Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản 152 Tên quy cách vật liệu: Bông Jehat Đơn vị tính: 1000đ Kho: Bông Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH HT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2/3 Bông Jehat 111 2500 50.000.000 9/3 Bông Jehat 621 2000 40.000.000 Cộng Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 6b Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản 152 Tên quy cách vật liệu: Bông LC 048 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH HT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 2/3 Bông LC 048 111 20.000 5.000 100.000.000 Nguyên liệu 9/3 Bông LC 048 621 20.000 4000 80.000.000 Nguyên liệu Cộng Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Cơ sở đề lập bảng "Tổng hợp nhập - xuất vật liệu" là các chứng từ hoá đơn nhập, xuất và chứng từ có liên quan. "Bảng tổng hợp nhập - xuát tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ" mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi danh điểm được theo dõi 1 dòng trên bảng. Nó theo dõi về cả mặt số lượng và giá trị của từng loại VL - CCDC nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Bảng 7: Trích: bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn - kho vật liệu Kho bông Tháng 3/2001 Danh điểm Đơn giá Dư đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Dư cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 152001 20.000 1.500 30.000.000 5.000 90.000.000 4.5000 91.000.000 2.000 36.000.000 152002 20.000 3.000 60.000.000 5.000 97.500.000 3.000 58.500.000 5.000 97.500.000 152003 22.500 10.000 225.000.000 1.000 22.500.000 6.000 135.000.000 5.000 112.500.000 152004 23.000 6.000 138.000.000 2.000 46.000.000 4.000 92.000.000 4.000 92.000.000 152005 21.000 5.000 105.000.000 17.000 357.000.000 15.000 315.000.000 7.000 147.000.000 ................ .......... ............ Cộng 5.065.574.020 6.549.324.605 8.337.307.736 1.362.751.431 3. Phương pháp tính giá vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3: 3.1 Vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho: VL - CCDC nhập kho của Công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài do Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Đối với VL - CCDC được cung cấp ngay tại kho thì giá ghi trên hoá đơn là giá nhập kho. Còn đối với trường hợp phải mua hàng ở xa hoặc ở nước ngoài (bông, sợi cao cấp trong nước chưa sản xuất hoặc sản xuất không đủ) thì giá nhập kho được tính như sau: Giá thực tế Giá hoá đơn của Chi phí liên quan (Hao hụt) = + VL-CCDC nhập kho nhà cung cấp trong định mức, vận chuyển ...) Đối với những loại VL-CCDC nhập kho do Công ty tự sản xuất thì: Giá giá nhập kho thực tế Giá trị thực tế của Chi phí = + của VL-CCDC VL xuất kho chế biến chế biến thực tế Còn đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho sẽ là: Giá thực tế Giá ước tính có thể = vật liệu thu hồi sử dụng được Trong Công ty Dệt 8/3 gần như không có trường hợp nhận góp vốn liên doanh, nhận cấp phát, viện trợ bằng VL - CCDC. 3.2 Vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho: Công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là khi xuất kho VL - CCDC thuộc lô hàng nào và mua để phục vụ cho bộ phận sản xuất nào thì căn cứ vào đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính giá thực tế VL - CCDC xuất kho. VD: Phiếu xuất kho ngày 9/3/2001 số 04 Công ty xuất cho xí nghiệp A. 2000kg bông Jehat đơn giá 20.000đ 40.000kg bông LC 048 đơn giá 20.000đ Giá thực tế bông Jehat = 2000 x 20.000 = 40.000.000đ xuất kho Giá thực tế bông LC 048 = 4000 x 20.000 = 80.000.000đ xuất kho III. Kế toán tổng hợp VL - CCDC tại công ty dệt 8/3: 1. Tài khoản sử dụng: Công ty Dệt 8/3 là đơn vị sản xuất, có quy mô lớn. Do vậy, vật liệu công cụ dụng cụ có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 80%) , và giá trị tài sản dự trữ. Công ty có nhiều Xí nghiệp, các Xí nghiệp phải tự hạch toán trên cơ sở lĩnh vật tư của Công ty, nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều. Cho nên, muốn theo dõi được tình hình nhập, xuất vật tư cho từng Xí nghiệp và tình hình tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Công ty đã sử dụng phương pháp "Kê khai thường xuyên" để hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp VL - CCDC Công ty đã có sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: 1521: "Nguyên liệu chính" 1522: "Vật liệu phụ" 1523: "Nhiên liệu" 1524: "Phụ tùng thay thế" 1525: "Phế liệu" TK 153: "Công cụ dụng cụ" TK 621, 627.2, 627.3, 154 được chi tiết như sau: TK 621.1; 6272.1; 6273.1; 154.1: Xí nghiệp sợi A TK 621.2; 6272.2; 6273.2; 154.2: Xí nghiệp sợi B. TK 621.3; 6272.3; 6273.3; 154.3: Xí nghiệp sợi Y TK 621.4; 6272.4; 6273.4; 154.4: Xí nghiệp dệt TK 621.5; 6272.5; 6273.5; 154.5: Xí nghiệp nhuộm TK 621.6; 6272.6; 6273.6; 154.6: Xí nghiệp cơ điện TK 621.8; 6272.8; 6273.8; 154.8: Xí nghiệp may Và các tài khoản như: TK 331: Phải trả cho người bán TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 641: Chi phí bán hàng TK 333: Thuế GTGT 2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty Dệt 8/3 nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, nên khi phản ánh tình hình nhập kho VL - CCDC kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập kho, hoá đơn bán hàng của đơn vị bán và các chứng từ có liên quan để đối chiếu kiểm tra và đưa dữ liệu vào máy tính. Sau khi vào máy tính xong, kế toán vật liệu gửi "Phiếu nhập kho" cùng "Hóa đơn" cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho các nhà cung cấp trên sổ "Sổ chi tiết số 2". Mỗi một phiếu được theo dõi một dòng trên sổ, với tên của nhà cung cấp đó, cùng số trên ghi trên hoá đơn và chứng từ có liên quan khác. Số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp lấy từ "Sổ chi tiết số 2" của tháng trước. Ngoài ra, vật liệu mua vào được theo dõi chi tiết theo từng loại. Trong tháng nếu kế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì sẽ theo dõi trên "Sổ chi tiết số 2" (Bảng 8) và cụ thể phương thức thanh toán. Cuối mỗi tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ "Sổ chi tiết số 2" (TK 331), kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng đối tượng cung cấp để ghi vào "Nhật ký - chứng từ số 5" (bảng 9). Bảng 8 sổ chi tiết số 2 Trích Tháng 3/2001 Tài khoản 331 Đối tượng: Các nhà cung cấp Số Chứng từ Đơn vị bán Diễn giải Tài khoản Phương thức Số phát sinh Số dư TT SH NT đối ứng thanh toán Nợ Có Nợ Có 111 30.000.000 152.1 50.000.000 1 2/3 Công ty XNK H Bông Jehat 133 5.000.000 331 55.000.000 111 60.000.000 2 3/3 Công ty thương mại X Bông LC 048 152.1 100.000.000 133 10.000.000 331 110.000.000 111 225.000.000 3 7/3 Công ty HC ZENECA Bông LC 210 152 92.000.000 133 9.200.000 331 101.200.000 4 Công ty .................... .................... 5 Công ty .................... .................... 6 Công ty .................... .................... Cộng 6.420.494.879 6.420.494.879 5.065.574.020 3. Kế toán tổng hợp xuất VL - CCDC tại Công ty Dệt 8/3 3.1. Các nghiệp vụ xuất công cụ dụng cụ tại Công ty dệt 8/3: Công cụ dụng cụ Công ty chủ yếu được sử dụng chứng từ từ 2 bộ phận sau: - Công cụ dụng cụ sử dụng cho khu vực hành chính như: máy tính, giấy in, sổ sách, bút ... Chi phí về tài khoản này được hạch toán thẳng vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Có nghĩa là khi mua về nó được giao thẳng cho người sử dụng, bộ phận sử dụng công việc này được làm định kỳ. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 642 (6423): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 153 (1531): Chi phí văn phòng phẩm - Công cụ dụng cụ sử dụng tại các Xí nghiệp sản xuất bao gồm 1 số loại phục vụ cho sản xuất: + Cờ lê, mỏ lết, bánh xe cải tiến ... + Bóng đèn, dây điện. + Quần áo, găng tay bảo hộ lao động. Chúng có đặc điểm là giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, đã mua được trên thị trường vì vậy, việc hạch toán xuất nó hoàn toàn giống như vật liệu. Trong đó Công ty áp dụng phương pháp phân bổ 1 lần. Định khoản xong kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Cuối tháng in ra các bảng để đối chiếu kiểm tra. 3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty dể 8/3: Hàng tháng, kế toán thu thập các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu kiểm tra và định khoản. VD: Theo phiếu xuất kho ngày 9/3/2001 tại kho Bông kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621.1 Có TK 152.1 Sau đó kế toán lập dữ liệu vào máy tính, và máy tính sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Cuối tháng kế toán in ra "bảng tình hình xuất vật liệu - công cụ dụng cụ" cho từng tài khoản của từng kho. Nói cách khác là theo dõi riêng cho từng Xí nghiệp. Trong bảng này mỗi phiếu xuất được ghi một dòng, có ghi loại vật liệu xuất dùng, đơn giá, thành tiền . Bảng 10 Trích "Bảng tình hình xuất VL - CCDC" Kho Bông TK 621.1 Tháng 3 năm 2001 Tên vật tư Mã Đơn giá (đ/kg) Số lượng (Kg) Thành tiền (đồng) Ghi chú Bông Jehat 152001 20.000 2.000 40.000.000 Bông LC 048 152002 20.000 4.000 80.000.000 Bông LC 201 152003 22.700 3.000 68.100.000 Bông LC 076 152004 23.000 1.000 23.000.000 Bông LC 205 152005 21.500 5.000 107.500.000 Tổng 152.1 4.013.095.458 Sau đó kế toán tập hợp bảng tình hình xuất vật liệu - công cụ dụng cụ của từng kho lại làm cơ sở lập bảng "Tổng hợp xuất vật liệu công cụ dụng cụ". Bảng 11 Trích Bảng tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ TK Có TK Nợ TK 152 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 TK 152.5 TK 153 TK 621.1 4.013.095.459 12.701.638 TK 621.2 2.001.214.102 7.049.797 TK 621.3 2.274.398.856 11.332.129 TK 621.4 71.067.562 TK 621.5 821.838.377 26.952.310 TK 621.6 88.729.954 428.018.693 TK 621.8 48.599.320 1.012.719.457 454.970.913 Cộng 8.337.307.736 2.030.439.004 909.941.716 TK 6272.1 TK 6272.2 25.536.110 TK 6272.3 163.442.419 1.450.400 1.926.784 TK 6272.4 325.750.360 TK 6272.6 407.202.221 Cộng 6272 163.442.419 735.952.581 25.536.110 1.450.400 1.926.784 Cộng 8.337.307.736 2.193.836.333 1.882.894.497 25.536.110 1.450.400 1.926.784 Cuối tháng, dựa trên cơ sở "Bảng tổng hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ" và "Nhật ký chứng từ số 5" Kế toán lập "Sổ cái tài khoản 152" để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bảng 12 Trích Sổ cái Tháng 3 năm 2001 TK 152 : Nguyên liệu vật liệu Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số liệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 8.065.574.020 31/3 Nhập trong tháng 111 9.430.521.101 112 331 Xuất trong tháng 621 12.421.902.860 Cộng phát sinh 12.421.902.860 Dư cuối tháng 5.074.192.443 Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) VI. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty dệt 8/3 Để đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty 8/3 chúng ta xem xét một số chỉ tiêu và từ đó ta thấy rõ được sử dụng vốn lưu động của Công ty có hiệu quả hay không ? 1. Hệ số (sức) sản xuất của vốn lưu động. Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 1. Doanh thu 205.800.000 233.000.000 27.200.000 2. Vốn lưu động đầu năm 102.216.318.829 95.911.411.596 -6.305.092.767 3. Vốn lưu động cuối năm 95.911.411.596 98.839.631.838 +2.928.219,942 4. Vốn lưu động bình quân 99.563.545.757 97.375.521.567 -2.188.024.190 5. Sức sản xuất của vốn lưu động 2,06 2,39 0,33 Các chỉ tiêu ở trên chúng ta đã nghiên cứu, nó mới chỉ là các chỉ tiêu xem xét tình hình vốn lưu động ở trạng thái tĩnh. Do vậy, chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động dùng để phân tích tình hình chu chuyển của vốn lưu động hay nói cách khác, ta phân tích vốn lưu động trong trạng thái động. Trong năm 2000 cứ 1 đồng vốn lưu động của Công ty thì tạo ra được 2,06đ doanh thu, còn năm 2001 là 2,39đ. Mặc dù sức sản xuất của vốn lưu động năm 2001 có tăng so với năm 2000 là 0,33đ nhưng ở mức sản xuất của vốn lưu động 2 năm 2000, 2001 thì chưa thật là hiệu quả. Nguyên nhân của việc tăng sức sản xuất năm 2001 so với năm 2000 là ã Doanh thu tiêu thụ tăng 27.200.000.000đ, doanh thu tăng là do sản phẩm ngày càng phù hợp với nhu cầu thị trường Công ty đã có chính sách quảng cáo khuyến mại tốt hơn. ã Vốn lưu động bình quân của Công ty giảm 2.188.024.190đ là do tiền mặt và hàng tồn kho của công ty liên tục giảm, trong khi các khoản phải thu tăng rất nhanh do vậy Công ty cần phải có biện pháp thích hợp để khắc phục được tình trạng xấu xảy ra. 2. Tốc độ chu chuyển của vốn lưu động Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2000 2001 Chênh lệch 1. Doanh thu tiêu thụ 205.800.000 233.000.000 27.200.000 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3.179.000 3.050.000 129.000 3. Thuế VAT 9.850.000 12.354.000 2.504.000 4. Doanh thu thuần 192.771.000 217.596.000 24.825.000 5. Vốn lưu động bình quân 99.563.545,757 92.375.521,567 -2.188.024,19 6. Hệ số luân chuyển của vốn lưu động 1,94 2,23 0,03 7. Thời gian 1 vòng luân chuyển của vốn lưu động 185,6 161,4 -24,165 8. Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động 0,55 0,45 -0,05 Qua đây ta thấy tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 2001 nhanh hơn so với năm 2000 là 0,3 vòng trong 1 năm. Do đó thời gian giảm đi được 24,17 ngày và hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động giảm 0,05. Mặc dù vốn lưu động của Công ty năm 2001 sử dụng hiệu quả hơn năm 2000 nhưng hiệu quả sử dụng vốn lưu động vẫn chưa cao. Xong cũng do tốc độ chu chuyển của vốn lưu động tăng năm 2001 so với năm 2000, nên Công ty cũng đã có một số vốn lưu động cho sản xuất mà không cần thêm vốn lưu động ban đầu. Với số tiền là: Số vòng quay của vốn lưu động năm 2001 - Số vòng quay của vốn lưu động năm 2000 x Vốn lưu động trong năm 2000 ------------------------------------- Số vòng quay năm 2000 99.563.545.575 = 2,23 - 1,94 x --------------------------- = 15.396.424,573 194 Nếu xét trên góc độ số tuyệt đối, thì để đạt được kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty cần nhận ít hơn một số vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh là: Số vòng quay của vốn lưu động năm 2001 - Số vòng quay của vốn lưu động năm 2000 x Vốn lưu động bình quân năm 2000 ------------------------------------- Số vòng quay vốn lưu động năm 2001 99.563.545.575 2,23 - 1,94 x --------------------------- = 13.394.198,956 2,23 Chương III Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty dệt 8/3 I. Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong thời kỳ hiện nay, để bảo toàn và phát triển tốt, hầu hết các Công ty đều cần một khối lượng vốn lớn, càng lớn càng tốt, kể cả vốn lưu động và vốn cố định. Xong để có vốn các Công ty thường đi vay ở ngân hàng hoặc là nhận vốn góp liên doanh, cho nên chi phí cho các nguồn vốn đó là rất lớn. Nếu hoạt động sản xuất kinh doanh lại không có hiệu quả cao, thì Công ty sẽ không thể có lãi, thậm chí còn không đủ chi trả cho các khoản vay lãi. Một biện pháp mà các Công ty thể áp dụng để khắc phục tình trạng đó trong điều kiện số vốn của mình sẵn có là: Tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động với điều kiện phải đảm bảo mọi kế hoạch như: Kế hoạch dự trù, kế hoạch sản xuất. Với một số vốn nhất định mà Công ty vẫn có khả năng hoàn thành được kế hoạch, mà lại không cần phải có các chi phí liên quan như chi phí trả lãi tiền vay. Do vậy, việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một biện pháp tối cần thiết để vốn lưu động hoạt động có hiệu quả hơn và khắc phục được tình trạng khó khăn về vốn. Để làm được điều này, Công ty hạch toán kế toán có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công tác quản lý, với chức năng quản lý và giám sát mọi hoạt động kinh tế, tài chính... của doanh nghiệp, nó cung cấp đầy đủ, chính xác tình hình tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu quản lý đó, đòi hỏi công tác hạch toán kế toán không ngừng đổi mới, nâng cao và hoàn thiện, nó giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả tài sản của đơn vị. Mặt khác, nó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn, hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một khâu quan trọng không thể thiếu được trong công tác hạch toán kế toán. Vì vậy việc nâng cao và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là rất cần thiết, nó đảm bảo cung cấp kịp thời đồng bộ những vật tư cần thiết cho sản xuất, quản lý, tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra giám sát việc chấp hành định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí, trong tất cả các khấu của quá trình sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Để nâng cao và hoàn thiện được công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ta phải cần lưu ý tới các điểm sau: ã Phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của của công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán phải đảm bảo 2 chức năng là phản ánh và giám đốc quá trình nhập, xuất toàn diện từ tổ chức bộ máy kế toán các phần hành kết toán cụ thể. ã Phải xuất phát từ nhu cầu, đặc trưng. mục đích sản xuất cụ thể và căn cứ vào phương pháp hạch toán cụ thể của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó hoàn thiện chi tiết các khâu chứng từ, ghi chép, sổ sách của công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. ã Phải đảm bảo nguyên tắc hoàn thiện trong công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đúng với yêu cầu, quy định của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. II. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty Dệt 8/3. Thông qua việc phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty Dệt 8/3 ở trên, ta thấy Công ty đã sử dụng nhiều biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Cho nên so với năm 2000 thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động năm 2001 có cao hơn xong nó cũng chưa thật cao. Ta biết việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lưu động có ý nghĩa kinh tế rất lớn. Do đó, tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động là vấn đề cần thiết mà Công ty Dệt 8/3 cần phải quan tâm. Để tăng nhanh tốc độ luân chuyển của nguồn vốn lưu động cần phải có nhiều biện pháp kết hợp nhằm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian vốn nằm ở các khâu: Khâu dự trữ, sản xuất, tiêu thụ, của quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể bao gồm các biện pháp sau: 1. Đối với khâu dự trữ. ã Phải xây dựng hệ thống định mức dự trữ vật tư hợp lý vừa đảm bảo kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động. đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời có hiệu quả trong việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải, làm cho số vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện để đầu tư vốn vào các mục đích khác. ã Tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu giữa số liệu của kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức, bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, chất lượng kém, Công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể chấp nhận bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải thoát kho hàng. ã Ngoài ra Công ty cần phải nghiên cứu thay thế các nguyên vật liệu nhập ngoại như bông, sợi... đắt tiền bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì nguyên vật liệu thu mua trong nước sẽ rẻ hơn, chi phí thu mua ít hơn, hơn nữa nó còn làm cho các ngành kinh tế khác trong nước phát triển. Nguyên vật liệu mua trong nước cần phải qua giai đoạn chọn lọc, sơ chế... Nên Công ty cần làm tốt để cho chất lượng đầu vào không ảnh hưởng đến sản phẩm đầu ra. 2. Đối với khâu lưu động. ã Yêu cầu đầu tiên đối với khâu này là phải giữ được chữ tín với khách hàng, chấp hành tốt hợp đồng tiêu thụ, có như vậy mới đảm bảo quan hệ lâu dài với khách hàng. Qua các cuộc hội nghị với khách hàng Công ty nên tổ chức sao cho có thể lấy được nhiều ý kiến nhất từ phía họ. Từ đó ta sẽ có biện pháp thích hợp hơn đối với chất lượng sản phẩm, giá thành, phương thức thanh toán. ã Công ty nên thành lập Phòng maketing để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ bằng nhiều biện pháp khác nhau như: Quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, triển lãm. ã Trong thanh toán Công ty nên chọn phương thức thanh toán phù hợp, thuận tiện đối với từng khách hàng, đối với những khách hàng nợ với khối lượng lớn, lâu Công ty có thể dùng biện pháp sau để đòi nợ: Gửi cho khách hàng biên bản đối chiếu công nợ, thông qua biên bản này báo cho khách hàng biết số tiền khách hàng còn nợ Công ty cần phải trả. Sau một thời gian nếu khách hàng vẫn không trả, Công ty có thể cử người trực tiếp đến đòi, nếu cũng không đòi được thì phải đưa ra trọng tài kinh tế để giải quyết. ã Đối với những khoản nợ không thể đòi được Công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ và tiêu dùng, Công ty phải dành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bị hao hụt vì lạm phát. 3. Đối với khâu sản xuất. ã Cần phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu bằng cách: Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể, làm sao phải có định mức phù hợp nhất, đó là công việc đầu tiên của Công ty hay chính là của Phòng Kỹ thuật. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng sản phẩm của mỗi xí nghiệp. Dựa vào số liệu trên sổ sách của kế toán để tính ra số nguyên vật liệu thực dùng cho một sản phẩm của từng xí nghiệp, sau đó so sánh với định mức xem xét nguyên vật liệu sử dụng có hợp lý không? Nếu được ta có thể hạ đến mức tối thiểu để tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm sản xuất. ã Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất phải tận dụng triệt để hoặc có thể bán ra ngoài. Do vậy Công ty nên có hình thức khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu một cách thích đáng. ã Đổi mới thiết bị đầu tư máy móc, dây chuyền công nghệ sản xuất, do máy móc, thiết bị của Công ty đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Do đó, chất lượng sản phẩm sản xuất ra chưa cao, mặt hàng chưa thật đa dạng, ảnh hưởng đến thị hiếu người tiêu dùng. ã Công ty nên đổi mới toàn bộ hệ thống máy móc, xây dựng quy trình công nghệ mới, có như vậy thì Công ty mới có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành. Nhưng một vấn đề đặt ra là vốn của Công ty rất hạn hẹp. Do vậy, Công ty nên từng bước đổi mới, kêu gọi đầu tư nước ngoài và tham gia liên doanh để có thêm vốn đầu tư. ã Đối với những tài sản, đặc biệt là tài sản cố định đã hết thời gian sử dụng hoặc khấu hao hết, khả năng hoạt động kém, Công ty nên tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán ngay. Cần khuyến khích thích đáng đối với các sáng kiến cải tiến công nghệ khoa học kỹ thuật, mà rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc giảm được khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. ã Bố trí lại lao động, sử dụng hợp lý nguồn lao động. Hiện nay, tuy đã giảm được biên chế khá nhiều nhưng vẫn cần phải sắp xếp lại các nhân viên không trực tiếp sản xuất đưa những người không đủ tiêu chuẩn ra khỏi dây chuyền sản xuất, bố trí những người có bằng cấp và tay nghề thực sự vào đúng vị trí của họ. Cần phải đào tạo thêm bồi dưỡng chuyên môn cho CBNV. Công ty cần phải quy định chế độ thưởng, phạt rõ ràng đối với những người hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ. Có như vậy mới khuyến khích và tận dụng được tối đa thời gian lao động theo quy định, mặc khác phải trả thù lao xứng đáng với kết quả của người lao động. ã Nghiên cứu, chế thử sản phẩm mới phù hợp với người tiêu dùng, phù hợp với ngành nghề kinh doanh. III. Phương hướng và biện pháp hoàn thành công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3. Qua 39 năm thành lập và phát triển, Công ty Dệt 8/3 không ngừng đổi mới và vững mạnh. Cùng với sự phát triển của Công ty công tác kế toán của Phòng Kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tích đáng kể. Bộ máy kế toán của Công ty thường xuyên được kiện toàn và tổ chức lại một cách hợp lý, hiệu quả phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Kế toán Công ty áp dụng hạch toán theo phương pháp nhật ký chứng từ, phương pháp này phù hợp với đặc điểm quy mô của của Công ty. Công tác hạch toán của Công ty trong các khâu chứng từ, sổ sách... Đã đi vào nề nếp, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và đứng đắn với chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng tính lương theo sản phẩm sản xuất, đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động. Do đó khuyến khích được người sản xuất có trách nhiệm và hăng say sản xuất. Công tác tính giá thành của công ty được hạch toán từng tháng, nó thuận lợi cho việc đảm bảo và tập hợp đầy đủ các khoản mục chi phí tính giá thành phát sinh trong tháng. Là tiền đề cho giá thành sản phẩm của Công ty được tính đúng tính đủ. Công ty đã áp dụng kế toán máy, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, Công ty đang nghiên cứu tiến hành vi tính hoá toàn phần trong công tác kế toán. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nói riêng của Công ty có những hạn chế nhất định. Do đó, Công ty cần phải cải tiến hoàn thiện hơn nữa. Với góc độ là sinh viên thực tập, tôi xin đưa ra một số các kiến nghị sau, nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty. 1. Công ty nên áp dụng thống nhất một phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà Công ty áp dụng là 2 phương pháp: Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, và phương pháp giá hạch toán. Tuy là nguyên nhân có sự phân biệt giữa nguyên vật liệu công cụ dụng cụ (bông) và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác những nó làm cho công việc tính giá trở nên phức tạp hơn, gay khó khăn cho kế toán máy đồng thời giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ chưa hoàn toàn chính xác. Vì vậy Công ty cần phải hoàn thiện trong khâu tính giá thành, nên áp dụng thống nhất một phương pháp tính giá cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ. Đối với phương pháp giá hạch toán cho bông thì kế toán chưa tính đủ các chi phí thu mua. Mặt khác kế toán vật liệu lại áp dụng hệ số giá của tháng trước điều chỉnh cho tháng này, hệ số này bằng tỷ lệ giữa giá thành thực tế tồn kho với giá hạch toán của vật liệu tồn kho, mà giá thành hạch toán và giá thành thực tế tồn kho được lấy trên sổ cái TK 331. Giá thành hạch toán lại không ổn định trong kỳ nên giá bông xuất kho tính rất phước tạp, vừa không hoàn toàn chính xác. Do đó, sau mỗi tháng kế toán lại phải điều chỉnh lại giá bông xuất kho nên rất mất thời gian. Do đó, giá bông xuất cũng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác của Công ty. Đối với bông nhập kho, kế toán vật liệu phải tính giá nhập một cách đầy đủ và chính xác, bao gồm tất cả các khoản chi phí cho việc thu mua, nếu có thuế nhập khẩu thì phải tính vào giá thành nhập kho. Sau đó kế toán vật liệu căn cứ vào "phiếu nhập kho" đưa số liệu vào máy tính. ý nghĩa của công tác hoàn thiện trên là tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trên máy, giảm được khối lượng công việc mà có độ chính xác cao. 2. Thay đổi cách luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đối với "phiếu xuất kho" không cần thiết phải lưu hai liên tại xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần một liên, liên còn lại giao cho Phòng Vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ. "Phiếu xuất kho" lập ba liên: một liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng Vật tư, liên còn lại thủ kho ghi xong chuyển cho kế toán lưu và ghi sổ. Cuối tháng kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất "bảng liệt kê các chứng từ xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ". Xí nghiệp dựa vào các "phiếu xuất kho" lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này. Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp vụ xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, Phòng vật tư, Phòng Kế toán dựa vào đó kế toán vật liệu công cụ dụng cụ có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Phòng Cung tiêu có thể được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. 3. Hoàn thiện sổ sách hơn nữa trong việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Như đã nhận xét ở trên, phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty không hoàn toàn là phương pháp "Sổ số dư". Thực chất phương pháp hạch toán mà Công ty áp dụng là phương pháp "Thẻ song song" những cuối năm Công ty in ra "Sổ số dư". Hiện nay, thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sử dụng kế toán máy, hầu hết hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp "Thẻ song song". Phương pháp này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại phòng kế toán bằng kế toán máy (theo dõi cả về giá trị lẫn số lượng), vừa giảm nhẹ cho thủ kho để cho phù hợp với quy định của phương pháp này sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được dùng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng. "Bằng liệt kê chứng từ xuất nhập nguyên vật liệu công cụ dụng cụ" để kế toán kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng. Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ" được đối chiếu với phần kế toán tổng hợp phản ánh trên "Bảng tồn vật liệu, công cụ dụng cụ" Tại kho: Thủ kho chỉ đạo theo dõi về mặt số lượng, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, hàng ngày nhận được phiếu nhập, xuất, định khoản đưa số liệu vào máy tính, cuối kỳ in ra sổ sách cần thiết. 4. Sổ chi tiết số 2 cần lập cho từng nhà cung cấp. Công ty luôn có những nhà cung cấp thường xuyên, nhiều lần trong tháng, kế toán thanh toán cần theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp trên 1 sổ chi tiết số 2. Khi kế toán thanh toán nhận được hoá đơn đỏ cùng với phiếu nhập kho, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết số 2 của nhà cung cấp đó. Mỗi phiếu được theo dõi trên 1 dòng của sổ, và kế toán phải theo dõi cả giá hạch toán và giá thực tế cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho. Khikế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì phải vào ngay sổ chi tiết của nhà cung cấp đó, trên cột theo dõi phương thức thanh toán. Như vậy, khi lập nhật ký - chứngtừ số 5 kế toán sẽ lấy số dư đầu tháng cuối tháng của từng nhà cung cấp trên từng sổ chi tiết số 2 của nhà cung cấp để ghi vào dòng số dư đầu tháng thủ kho, ở kho (chỉ cần theo dõi). Vì vậy, Công ty Dệt 8/3 áp dụng phương pháp thẻ song song thì sẽ rất hợp lý. Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như sau: ã Thay thế tên gọi từ phương pháp sổ số dư về phương pháp thẻ song song. ã Cuối năm kế toán không cần in ra sổ số dư nưỡa. ã Giữ nguyên "Bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất" để phục vụ cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng. ã Kế toán cần lập thêm "Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ" cho từng kho có mẫu như sau (bảng 15) ã "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ" kế toán chỉ cần theo dõi phần giá trị theo mẫu (bảng 16) Khi lập sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thì mỗi tài khoản của kho được kế toán theo dõi trên 1 dòng của sổ. Sổ số dư đầu kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ của tháng trước. Cuối kỳ, kế toán cộng lại để làm cơ sở cho việc ghi "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn " khi bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn chỉ cần theo dõi về mặt số lượng. Do sử dụng cách lập thêm sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng tài khoản của từng kho, thì khi lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn rất dễ dàng, không phải cộng số lương trên bảng liệt kê các chứngtừ nhập, xuất như trước rất mất thời gian, hay nhầm lẫn mà lại không có tính chất đối chiếu cao. ã Thay đổi quan hệ đối chiếu giữa kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cuối tháng của nhà cung cấp đó trên nhật ký chứng từ số 5, như vậy nó có tính chất đối chiếu rất cao. Trên sổ chi tiết số 2 kế toán cần phải ghi đầy đủ các thông tin như: chứng từ, dư đầu tháng, cuối tháng... và cuối tháng cần phải tính ra số dư trên mỗi sổ. Bảng 15 Đơn vị Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2001 TK 152.1 Tên kho: Bông Tên quy cách vật liệu, công cụ dụng cụ: bông Jehat Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 180 150 27.000 09 2/3 331 200 250 50.000 04 9/3 6211 192,5 380 73.150 Cộng 500 90.000 450 89.500 Tồn cuối kỳ 207 200 41.400 Bảng 16 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu công cụ dụng cụ kho bông Danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng xuất trong tháng Tồn cuối tháng 152001 Bông Jehat 150 500 480 200 152002 Bông KC048 300 500 800 500 152003 Bông LC 201/96 1000 100 600 500 152004 Bông LC076 600 200 400 400 152005 Bông 205/96 500 1.700 1.500 100 Cộng 29.400 37.000 7.100 5. Bổ sung cách ghi chép vào nhật ký chứng từ số 5, ghi TK 331 Trên nhật ký chứng từ số 5 của Công ty do kế toán thanh toán lập để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, kế toán không theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng tổng cộng còn nợ bao nhiêu. Kế toán cũng không ghi phần dư đầu kỳ, dư cuối kỳ, tổng số phát sinh của "Nhật ký chứng từ số 5" . Cho nên, khi lập "Sổ cái TK 331" không lấy được ngay số liệu ở hàng tổng cộng số phát sinh của "Nhật ký chứng từ số 5" mà phải cộng lại rất mất thời gian. Mặt khác kế toán cũng không thể dựa vào "Nhật ký chứng từ số 5" tháng này để lập "Nhật ký chứng từ số 5" cho tháng sau. Do vậy "Nhật ký chứng từ số 5" ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo. Do đó khi lập "Nhật ký chứng từ số 5" của từng tháng, với chức năng là bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, khi kế toán cần phải theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, thông thường thì mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên 1 dòng của sổ. Khi lập "Nhật ký chứng từ số 5" kế toán phải căn cứ vào số liệu của "Sổ chi tiế số 2", sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. Số dư đầu tháng của từng người bán trên "Nhật ký chứng từ số 5" được lấy từ cột số dư đầu tháng của "Sổ chi tiết số 2", số dư cuối tháng trên "Nhật ký chứng từ số 5" sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng bù của từng nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2". Khi ghi "Nhật ký chứng từ số 5" kế toán thanh toán phải cộng sổ, dữ liệu tổng cộng của "Nhật ký chứng từ số 5" sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 331. Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho "Nhật ký chứng từ số 5"của công ty sẽ đúng với yêu cầu của chế độ kế toán và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo. Trong công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty cần phải sử dụng thêm một số loại sổ sách, chứng từ khác để có thể theo dõi chi tiết chính xác và đầy đủ hơn quy trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Một số loại sổ sách như: Bảng kê số 3, tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Biên bản giao nhận chứng từ. Nhật ký chứng từ số 6, ghi có TK 151 Mẫu của các sổ sách này theo chế độ qui định, khi ghi kế toán cần phải ghi đầy đủ các hàng, cột trên sổ. Kết luận Kế toán vật tư có tác dụng rất to lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phĩ làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp. Mặt khác, góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Từ đó tăng lợi nhuận, tiết kiệm vật tư và tích luỹ vốn cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế tại công ty Dệt 8/3 tôi thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư, công tác kế toán cũng như công tác quản lý nói chung của công ty. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo của công ty nắm được tình hình để chỉ đạo sản xuất. Hạch toán quá trình này nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Qua đó, ban lãnh đạo của công ty mới có biện pháp hữu hiệu, đúng đắn nhằm đưa ra các quyết định phù hợp, hiệu quả. Những kết quả nghiên cứu trong thời gian thực tập sẽ góp phần giúp tôi củng cố được những kiến thưcs trong nhà trường và biết được cách thức vận dụng nó trong thực tế như thé nào. Tuy nhiên với trình độ có hạn và thời gian thực tập ngắn nên bài viết thực tập không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự góp ý bổ sung của thầy cô giáo, của cán bộ công ty Dệt 8/3 để bài viết thêm phong phú về lý luận và có tác dụng thực tiễn hơn. Xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán công ty để bài viết hoàn thành đúng thời hạn.