Đề tài Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại tổng công ty cà phê Việt Nam

ương ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa hai tổ chức kinh doanh thương mại. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quá trình xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Đàm phán,ký kết hợp đồng Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng hoá Thuê tàu và mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng với tàu Làm thủ tục thanh toán * Đàm phán ký kết hợp đồng. Đàm phán là việc trao đổi, bàn bạc với nhau các điều kiện mua bán giữa hai bên tham gia vào kinh doanh để đi đến ký kết các hợp đồng kinh doanh. Thông thường có các hình thức sau: Điều kiện phẩm chất; điều kiện số lượng; điều kiện bao bì; điều kiện cơ sở giao hàng; điều kiện giá cả; điều kiện thanh toán; điều kiện khiếu nại; điều kiện bảo hành… Sau khi giao dịch nếu đạt được sự thoả thuận giữa hai bên về các diều kiện mua bán sẽ dẫn đến ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Tổng Công ty có một số bạn hàng thường xuyên như Itôchu Nomura (Nhật Bản), Neste cafe (Thuỵ Sỹ)… *Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phếp xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu, khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sin phép gồm có: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch, hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu là hàng uỷ thác xuất khẩu)… Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. * Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Từ việc thu gom, tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến các vấn đề như bao bì, đóng gói theo qui định của hợp đồng, kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng… xem đã phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng chưa. * Kiểm tra chất lượng hàng hoá . Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã…Việc kiểm tra thường được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất, còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế. * Thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm. Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào các căn cứ của các điều khoản mua bán hợp đồng ngoại thương và điều kiện vận tải. Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng và các điều khoản quốc tế khác mà nhà xuất khẩu phải thuê tàu chở hàng đi. Khi mua bảo hiểm, chủ hàng (đơn vị kinh doanh xuất khẩu) ký hợp đồng từ đầu, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” và “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm. * Làm thủ tục hải quan. Tổng công ty thường làm thủ tục hải quan ở hai cảng chủ yếu là cảng Hải Phòng và cảng Sài Gòn. Hàng hoá làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu: - Khai báo trạm hải quan: Chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ. Xuất trình hàng hoá : Hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xểptật tự, thuận lợi cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu mọi chi phí về việc đóng, mở các kiện hàng. Thực hiện các quyết định hải quan: Sau khi đã kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra quyết định cho phép hàng qua biên giới. * Giao nhận hàng với tàu. Xếp hàng vào Container, chủ hàng giám sát và giao tàu ký nhận vào Bill và Packing List. * Làm thủ tục thanh toán. Hầu hết các thương vụ của Tổng Công ty đều được thanh toán bằng phương thức L/C, các ngân hàng thông báo của Tổng Công ty là: CREDIT LYONAIS, CHAFORED BANK, Ngân hàng công thương Ba Đình… 2.2.1.2- Đặc điểm cà phê xuất khẩu của Tổng Công ty. Cây cà phê có nguồn gốc từ Châu Phi, nói cách khác Châu Phi là cái nôi của tất cả các giống cà phê được trồng hiện nay trên thế giới. Trước đây cà phê là một loại mọc hoang dã ở các nước thuộc vùng nhiệt đới châu Phi, mọc trên cao nguyên và các vùng núi cao. Sau khi loài người tìm ra đã nhanh chóng thuần dưỡng thành một loại cây trồng. Cà phê là một loại thức uống được tiêu dùng rộng rãi và ngày càng nhiều trên thế giới. Cà phê có nhiều đặc điểm quí, được nhiều người ưa thích vì nó có tác dụng bồi bổ cơ thể, nâng cao sinh lực, kích thích thần kinh làm cho con người thông minh hoạt bát. Cà phê là một mặt hàng truyền thống quốc tế, sản phẩm cà phê đang là một trong những mặt hàng có giá trị kinh tế và được xuất khẩu ngày càng nhiều ở nước ta và các nước trên thế giới. Hiện nay ở nước ta cà phê chủ yếu được xuất khẩu dưới dạng sản phẩm thô. Tổng Công ty cà phê việt Nam thường thu gom cà phê ở các hộ nông dân hay ở các nông trường, qua sơ chế rồi đem đi xuất khẩu . 2.2.1.3- Đánh giá cà phê xuất kho. Chức năng chủ yếu của Tổng Công ty là quản lý, do vậy phát sinh rất ít nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp mà chủ yếu là xuất khẩu uỷ thác, việc xác định kết quả của từng lô hàng xuất khẩu không khó thực hiện. Kế toán hàng tồn kho thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên và giá xuất kho thực tế đích danh. Đối với phương pháp này giá xuất được tính cụ thể cho từng lần xuất kho chính là giá nhập của từng lần cụ thể. Biểu số 1: Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho cà phê loại 1. Tháng 3 / 2001 Chỉ tiêu Số dư Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ SL (tấn) Đơn Giá(đ) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) A. Nhập 0 0 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 B. Xuất 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho được lập riêng cho từng loại cà phê xuất kho và được lập vào cuối mỗi tháng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào bảng này. 2.2.2- Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. 2.2.2.1- Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và để thực hiện chính xác, kịp thời việc hạch toán luân chuyển vốn…thì quá trình nhập xuất thành phẩm diễn ra phải lập chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác. Những chứng từ này cung cấp số liệu cho công tác kế toán thành phẩm, là căn cứ pháp lý để tiến hành việc hạch toán thành phẩm, đảm bảo sự chính xác về số liệu mà kế toán tiến hành xử lý và cung cấp. Hiện nay cách lập và luân chuyển chứng từ nhập – xuất thành phẩm ở Tổng Công ty được thực hiện như sau: Nhập kho thành phẩm. Thành phẩm của công ty chủ yếu là cà phê dung cho xuất khẩu được thu mua từ các hộ nông dân. nông trường…nên trước khi nhập kho phải qua bộ phận KCS để kiểm tra. Nhân viên KCS xác nhận đã kiểm tra sản phẩm ghi rõ số lượng, loại, thứ sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.Việc nhập kho thành phẩm được tiến hành ở các kho là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. ở kho thuộc các đơn vị trực thuộc căn cứ vào đề nghị nhập của cán bộ cung ứng có xác nhận của thủ kho về mặt số lượng, kế toán đơn vị trực thuộc lập phiếu nhập kho bình thường. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: liên 1 giao cho thủ kho để làm cơ sở ghi thẻ kho, liên 2 lưu tại phòng kế toán, liên 3 lưu gốc hoá đơn bán hàng. Còn kế toán ở Tổng Công ty cũng lập phiếu nhập kho để theo dõi. Biểu số 2: Đơn vị: Văn phòng phiếu nhập kho Số 01 Mẫu số 01- VT Địa chỉ: Tổng Công ty Ngày 3/3/2001 QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT cà phê Việt Nam Nợ: Ngày 1/11/1995 Có: của Bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng: Công ty sản xuất thương mại Thái Hoà. Theo: Hoá đơn số 075093 ngày 3/3/2001 Của: Công ty sản xuất thương mại Thái Hoà. Nhập tại kho: Gửi tại kho công ty Thái Hoà. Số TT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá ( nđ) Thành tiền (nđ) Theo CT Thực nhập Cà phê nhân arabica xuất khẩu Theo hợp HĐ số 01-3/01/VNCF-TH Tấn 18 28 100 505 800 Phụ trách Người giao Thủ Kế toán Thủ trưởng cung tiêu hàng kho trưởng đơn vị. Sau khi nhập kho hàng hoá mua về và nhận đủ hoá đơn tài chính của bên bán hàng, Tổng Công ty tiến hành thanh toán với người bán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ viết phiếu chi và vận chuyển cho thủ quĩ làm căn cứ để thủ quĩ xuất quĩ, kế toán tiền mặt ghi sổ quĩ và sổ kế toán tiền mặt. Phiếu chi được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 kế toán tiền mặt giữ, liên 3 giao cho người nhận tiền. Đơn vị: Tổng Công ty Mã số : 02 - TT cà phê Việt Nam QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính phiếu chi Ngày Nợ : TK 157 Có : TK 111 Người nhận tiền Địa chỉ: Tổng công ty cà phê Việt Nam Lý do chi: Chi trả người vận chuyển hàng hoá Số tiền: 3700000 đồng Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quĩ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền Nếu thanh toán bằng séc qua ngân hàng kế toán uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm chi được lập thành 4 liên cho. Ngân hàng căn cứ vào uỷ nhiệm chi tiến hành trả tiền, sau đó ngân hàng gửi cho Tổng công ty một liên uỷ nhiệm chi, một liên lưu ở ngân hàng A, một liên lưu ở ngân hàng B, một liên gửi cho người nhận. Kế toán căn cứ vào uỷ nhiện chi ghi vào sổ chi tiết TK 112.1. Uỷ nhiệm chi Số 09 Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện lập ngày 22/3/2001. Phần do ngân hàng ghi Nợ ……….. Số hiệu ngân hàng A Có ………… Số hiệu ngân hàng B Loại nghiệp vụ Đơn vị trả tiền: Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Số tài khoản: 361 111 000 851. Tại ngân hàng: Công thương Ba Đình Đơn vị nhận tiền: Công ty Thái Hoà Địa chỉ: D21- Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản : Tại Ngân hàng: Nội dung thanh toán: Theo hợp đồng mua Cà phê nhân arabica Số tiền: 531 090 000 Bằng chữ: Năm trăm ba mươi mốt triệu không trăm Chín mươi ngàn đồng chẵn Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán chủ Sổ phụ kiểm soát Sổ phụ kiểm soát Tài khoản Trưởng NH Trưởng NH Sau khi kết thúc nghiệp vụ mua hàng hoá nhập kho, hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Xuất kho thành phẩm. Để ghi chép, phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng, kế toán các đơn vị trực thuộc mà có hàng gửi tại kho sử dụng phiếu xuất kho còn kế toán Tổng Công ty sử dụng hoá đơn thuế GTGT cho việc bán hàng của mình, phiếu này do Bộ Tài Chính qui định và gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc (Phòng kế toán giữ ) Liên 2: Hoá đơn đỏ (Giao cho khách hàng ) Liên 3: Dùng để thanh toán ( Thủ kho ở các đơn vị trực thuộc xem xét tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn dưới sự giám sát của cán bộ ở ban xuất nhập khẩu của Tổng Công ty mới xuất hàng, khi xuất xong vào thẻ kho, sau đó đối chiếu và trao trả cho phòng kế toán để ghi chép ) Biểu số 3: Ngày 3/3/2001 Tổng Công ty xuất khẩu cà phê sang Nhật Bản Hoá đơn gtgt. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL (Liên 2: Giao cho khách hàng) DL/99- B Ngày 3/3/2001 Số: 040334 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty cà phê Việt Nam Địa chỉ: Số 5- Ông ích Khiêm- Ba Đình- Hà Nội. Số TK: 710 A 004 80 Điện thoại: Mã số: 01 001 015 09- 1 Họ tên người mua hàng: Nissho Iwai Foods Corporation Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: L/C Mã số: SốTT Tên hàng hoá , dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Cà phê arabica loại 1 thành phẩm xuất khẩu ( Invoice số 1803/00/ngày 15/2/2001) Tỷ giá 1USD= 14533đ tương đương 568966950 Tấn 18 2715,00 USD 39150 USD Cộng thành tiền: 39150 USD Thuế suất thuế GTGT: 0%. Tiền thuế GTGT : \ Tổng tiền thanh toán: 39150 USD Bằng chữ: ba mươi chín ngàn một trăm năm mươi đô la Mỹ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.2.2- Kế toán chi tiết nhập- xuất kho thành phẩm ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm, hàng hoá kế toán phải tổ chức kế toán chi tiết. Ngoài chức năng chủ yếu là quản lý thì Tổng Công ty cà phê Việt Nam còn thực hiện chức năng xuất nhập khẩu cà phê và các loại hàng hoá khác. Tại Tổng Công ty không có kho để quản lý các loại hàng hoá nhưng vẫn có thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình nhập xuất các loại hàng hoá. Thường thì các loại hàng hoá, thành phẩm Tổng Công ty mua về nhập kho được gửi tại kho các đơn vị trực thuộc. Kế toán chi tiết hàng hoá, thành phẩm ở các đơn vị trực thuộc thực hiện các phương pháp ghi thông thường. Còn kế toán ở Tổng Công ty thì mở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm. Các chứng từ nhập xuất kho được mở riêng cho từng loại thành phẩm,hàng hoá ở từng kho của từng đơn vị trực thuộc và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Sau khi kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của từng chứng từ, số liệu sẽ được đưa vào máy. 2.2.2.3- Kế toán tổng hợp nhập xuất kho thành phẩm ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Tại Tổng Công ty không mở bảng kê nhập- xuất- tồn kho thành phẩm mà chỉ mở báo cáo nhập, xuất, tồn kho cà phê vào cuối mỗi tháng theo mẫu sau ( Biểu số 4 ) Nguyên tắc lập báo cáo nhập xuất kho thành phẩm là mỗi lần nhập xuất được ghi vào một dòng và ghi theo từng nơi nhập, xuất Cột “ Ngày tháng”: Dược ghi theo ngày tháng thực nhập, thực xuất. Cột “ Số chứng từ”: Ghi số hiệu của chứng từ nhập, xuất kho Cột “ Diễn giải”: Ghi nơi nhập, xuất Cột “ Nhập trong kỳ”: Ghi căn cứ vào phiếu nhập kho Tổng số nhập kho cà phê trong tháng 3 năm 2001 là 1363,9766 tấn Cột “ Xuất trong kỳ”: Ghi căn cứ vào phiếu xuất kho Tổng số xuất kho cà phê trong tháng 3 năm 2001 là 850,9766 tấn Cột “ Tồn cuối kỳ”: Được tính căn cứ vào công thức Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ. Ví dụ tồn cuối kỳ của cà phê tháng 3 năm 2001 là: O + 1363,9766 – 850,9766 = 513 tấn. 2.2.3- Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty trong tình hình mới góp phần đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm hàng hoá nhằm tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường, Tổng công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán rất linh hoạt phù hợp với khách hàng mà không ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Hiện nay Tổng Công ty xuất khẩu cà phê dưới hai hình thức chủ yếu: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. 2.2.3.1- Nội dung kế toán xuất khẩu trực tiếp Để phản ánh tình hình xuất khẩu cà phê trực tiếp, Tổng Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511( 511.1) : Doanh thu tiêu thụ hàng hoá TK 111( 111.1), TK 112.2, TK 333, TK 641… Tổng Công ty không sử dụng TK 413 “ Chênh lệch tỷ giá” trong việc hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Khi nhận giấy báo có của ngân hàng về số tiền khách hàng đã trả, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng để tiến hành hạch toán. Do tính đặc thù của hoạt động xuất khẩu khác hẳn so với hoạt động mua bán trong nước. Vì vậy, chứng từ trong khâu xuất khẩu thường rất nhiều, phát sinh ở nhiều địa điểm và thời gian khác nhau, nó phụ thuộc vào giá xuất khẩu mà Tổng Công ty ký kết trong hợp đồng ngoại thương. Thông thường hợp đồng kinh tế gồm có các nội dung như: Số hiệu của hợp đồng; Ngày và địa điểm ký hợp đồng; Tên hàng, qui cách, mã hiệu phẩm cấp; Số lượng, trọng lượng hàng hoá; Giá cả, thời gian, địa điểm giao hàng; Điều kiện thanh toán… Khi nhận được giấy thông báo L/C đã được mở của ngân hàngthông báo, Tổng Công ty triển khai thực hiện hợp đồng. Sau khi tập hợp đủ hàng xuất khẩu và chuẩn bị giao hàng, Tổng công ty lập bộ chứng từ xuất khẩu và tiến hành giao hàng lên tàu. Khi giao hàng lên tàu, Tổng Công ty căn cứ vào chứng từ để lập hoá đơn thương mại. Hoá đơn được lập làm 4 liên: 1 liên lưu, 1liên gửi theo hàng, 1 liên giao kế toán công nợ, 1 liên lập bộ chứng từ kế toán gửi ngân hàng. Khi bốc xếp hàng lên tàu cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn đường biển do hãng tàu biển xác nhận. Trường hợp xuất khẩu theo giá CIF Tổng Công ty phải mua bảo hiểm và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp. Nhưng do khó khăn trong việc thuê tàu nên Tổng Công ty thường sử dụng giá FOB. Sau khi giao hàng xong Tổng Công ty lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng thông báo, xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C thông thường gồm các chứng từ: Hợp đồng xuất khẩu hàng hoá Hoá đơn Vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận khử trùng Giấy kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá của Vinacontrol Thư đề nghị thanh toán Số liên quan của mỗi chứng từ trong mỗi bộ chứng từ thanh toán tuỳ thuộc vào yêu cầu của L/C. Căn cứ vào nội dung của L/C, Tổng Công ty tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ về ngân hàng thông báo. Sau khi nhận được bộ chứng từ ngân hàng phải kiểm tra lại, nếu thấy phù hợp thì ngân hàng thực hiện thanh toán. Kế toán căn cứ vào đó tiến hành ghi sổ chi tiết TK 511.1 (Biểu số 3) và sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 5). Khi tiền hàng về đến ngân hàng thông báo, ngân hàng gửi giấy báo có cho Tổng Công ty, kế toán ghi sổ chi tiết TK 112.2 (Biểu số 6). Như vậy đồng thời với việc ghi doanh thu đối với từng lô hàng xuất khẩu, công ty cũng mở sổ chi tiết TK 131. Cuối tháng sổ này cũng được kế toán tiêu thụ khoá sổ. Căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết TK 131 và sổ chi tiết khác, kế toán tiêu thụ tổng hợp và ghi vào bảng kê tổng hợp doanh thu theo mẫu ( Biểu số 6), bảng kê tổng hợp TK 131 vào cuối tháng ( Biểu số 8) Tại bảng kê tổng hợp doanh thu, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trên một dòng, phân thành hoạt động xuất khẩu và hoạt động nhập khẩu. Trong phần xuất khẩu lại được phân thành 2 loại xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Đối với hợp đồng xuất khẩu trực tiếp có hai phần là hợp đồng nội và hợp đồng ngoại. Hợp đồng nội được tính theo trị giá của cà phê mua vào, hợp đồng ngoại được tính theo gía bán ra đã qui đổi ra VNĐ. Số chênh lệch sẽ được ghi vào cột “ chênh lệch” Ví dụ: Ngày 1/3/2001 Tổng Công ty ký kết hợp đồng ngoại số VT- 488 với công ty Nissho Iwai Foods Corporation (Nhật Bản) về việc xuất khẩu 18 tấn cà phê nhân arabica loại 1. - Tổng trị giá lô hàng: 39150,00 USD - Giá mua : 531090000 đ - Xuất theo giá FOB Hải Phòng - Thanh toán bằng điện (CFR) cho tổng trị giá hoá đơn - Thời gian giao hàng: 3/3/2001 - Thuế suất thuế xuất khẩu : 0% Sau khi hợp đồng được ký kết, Tổng Công ty tiến hành vận chuyển hàng hoá đến cảng giao hàng, làm thủ tục hải quan và giao hàng lên tàu. Số tiền ghi trên hoá đơn theo giá bán là: 18 T ´ 2175 USD/ T ´ 14533 Đ/ USD = 568966950 đ Thuế suất thuế GTGT là 0% ị Thuế phải nộp là 568966950 ´ 0% = 0 đ Tổng số tiền khách hàng phải trả theo hoá đơn bán hàng là 568966950 đ Kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 131 568966950 đ Có TK 511( 511.1) Chi phí vận chuyển phát sinh kế toán căn cứ vào hoá đơn vận tải, phiếu chi ghi vào sổ chi tiết TK 111.1 Nợ TK 641 3700000 đ Có TK 111.1 Lệ phí Vicofa phải nộp là lệ phí mà Hiệp hội cà phê ca cao qui định một định mức cho một lần xuất khẩu nhất định cho các thành viên tham gia vào hiệp hội. Đối với cà phê xuất khẩu là 18USD/ lần Nợ TK 641 261594 đ Có TK 112.2 ( Lệ phí Vicofa= 18 USD ´ 14533 Đ/ USD = 261594 đ Khi nhận được giâý báo có của ngân hàng về số tiền khách hàng đã trả, kế toán ghi: Nợ TK 112.2 Có TK 131 568966950 đ 2.2.3.2- Nội dung kế toán xuất khẩu uỷ thác. Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho doanh nghiệp khác, kế toán sử dụng TK 331 “ phải trả người bán” để phản ánh các khoản phải trả về số tiền bán hàng hộ cho đơn vị giao uỷ thác. Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thuộc Tổng Công ty trong quá trình xuất khẩu, kế toán sử dụng TK 136.8 “ phải thu nội bộ” còn Tk 138.8 “ Phải thu khác” được sử dụng cho đơn vị giao uỷ thác không trực thuộc Tổng Công ty. TK 511 “ Doanh thu uỷ thác” dùng để phản ánh số hoa hồng được hưởng trong quá trình xuất khẩu uỷ thác. Xuất khẩu uỷ thác là một nghiệp vụ kinh doanh khá phức tạp. Lúc đầu Tổng Công ty phải ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với bên giao uỷ thác. Sau khi hợp đồng được ký kết, Tổng Công ty phải đứng ra làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá . Trước hết, Tổng Công ty phải ký kết một hợp đồng kinh tế về việc xuất khẩu hàng hoá. Hợp đồng kinh tế được ký kết dựa trên yêu cầu và thoả thuận giữa hai bên về những điều khoản cần thực hiện. Dựa vào những điều khoản ký kết trong hợp đồng, Tổng Công ty tiến hành kiểm tra hàng hoá và chuẩn bị hàng hoá cho xuất khẩu. Tiếp theo, Tổng Công ty viết giấy yêu cầu đến ngân hàng đề nghị được mở L/C. Khi nhận được giấy thông báo L/C đã được mở của ngân hàng thông báo, Tổng Công ty triển khai thực hiện hợp đồng. Tổng Công ty cử cán bộ ở Ban Xuất nhập khẩu đến kho hàng của đơn vị giao uỷ thác để kiểm tra hàng đồng thời xin giấy phép xuất khẩu do Bộ thương mại cấp; giấy chứng nhận kiểm dịch do cục bảo vệ thực vật cấp; giấy chứng nhận khử trùng do Công ty khử trùng Việt Nam cấp…Khi có đầy đủ những giấy tờ này, cán bộ ở Ban Xuất nhập khẩu sẽ giám sát việc giao hàng lên tàu, đồng thời ghi đầy đủ những thông tin cần thiết vào bộ chứng từ. Khi giao hàng lên tàu, Tổng Công ty căn cứ vào chứng từ để lập hoá đơn thương mại. Hoá đơn thương mại được lập thành 4 liên: 1 liên lưu, 1 liên gửi theo hàng, 1 liên giao kế toán công nợ ở Tổng Công ty, 1 liên lập bộ chứng từ kế toán gửi ngân hàng. Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi về, kế toán công nợ căn cứ vào đó lập chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác, các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm dịch… Còn bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàngthông báo được xuất trình lên ngân hàng.Bộ chứng từ này thường gồm: - Hợp đồng xuất khẩu hàng hoá - Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu - Vận đơn - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận kiểm nhận kiểm dịch thực vật - Giấy chứng nhận khử trùng - Giấy kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá - Chứng từ thanh toán tiền hàng - Thư đề nghị thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ do Tổng Công ty gửi lên, ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra lại, nếu thấy phù hơp sẽ thực hiện việc thanh toán. Do công ty thực hiện việc thanh toán nhanh nên tiền hàng về đến ngân hàng trong ngày. Ví dụ: Ngày 27/2/2001 Tổng Công ty ký kết một hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với công ty dịch vụ đường 9 là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty để xuất khẩu cà phê nhân arabica cho công ty Bero Coffee Singapore. - Tổng trị giá lô hàng: 90,4596 ´ 1055 = 95434,878 USD - Hoa hồng uỷ thác 2% tính trên trị giá tổng lô hàng: 1908,7 USD - Giá xuất FOB Hải Phòng. - Bên giao uỷ thác phải chở hàng xuống cảng, bốc dỡ lên phương tiện vận tải. Mọi chi phí phát sinh bên giao uỷ thác chịu - Thanh toán bằng điện (CFR) qua ngân hàng công thương Ba Đình 100% giá hoá đơn - Hàng không phải nộp thuế xuất khẩu, thuế GTGT - Ngày 19/3/2001 hàng hoá xuất kho được vận chuyển xuống cảng, làm thủ tục hải quan. Mọi chi phí bên giao uỷ thác chịu. Sau khi xuất hàng rồi nhận bộ chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 ( Biểu số 4 ), sổ chi tiết TK 336 ( Biểu số 8 ) theo tỷ giá thực tế trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng ngày 19 tháng 3 là 1 USD= 14531đ: Nợ TK 131: 1386764212 Có TK 511.1: 27735284( Hoa hồng uỷ thác) Có TK 336: 1359028928( Số phải trả cho đơn vị giao uỷ thác) ( Tổng trị giá lô hàng khách hàng phải trả là: 95434,878 ´ 14531= 1386764212 ) Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng báo tiền đã về đến tài khoản của Tổng Công ty, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK112.2( Biểu số 9 ) theo bút toán: Nợ TK 112.2 1386764212đ Có TK 131 đồng thời ngân hàng gửi giấy báo nợ về việc chuyển trả bên giao uỷ thác: Nợ TK 336 1359028928đ Có TK 112.1 Doanh thu của hoạt động uỷ thác xuất khẩu là phần trăm được hưởng trên tổng trị giá của lô hàng nên trên sổ chi tiết TK 511.1 chi tiết cho đối tượng cà phê xuất khẩu uỷ thác (Biểu số 4) không có cột ghi nợ TK 632, ghi có các TK đối ứng và trên bảng kê tổng hợp doanh thu ở dòng cộng cuối cùng của cột “ Hợp đồng uỷ thác” không được cộng tổng trị giá của cả hợp đồng nội và hợp đồng ngoại. Phần doanh thu uỷ thác sẽ được ghi vào cột “ Hoa hồng uỷ thác”. Là hoạt động xuất khẩu hàng hoá nên hàng hoá trước khi giao xuống phương tiện vận tải phải được kiểm tra về số lượng, chất lượng…theo đúng các điều khoản trong hợp đồng nên ở Tổng Công ty cà phê Việt nam không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam áp dụng hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ nên có thực hiện việc ghi Sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp được đóng thành quyển dùng cho cả năm, mỗi tài khoản mở trên một từ sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ chi tiết các TK liên quan, cuối tháng tổng hợp lên bảng kê tổng hợp các TK tương ứng. Cuối năm kế toán tổng hợp số liệu ở tất cả các bảng kê tổng hợp các TK để lập sổ cái . Chương 3: Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại tổng công ty cà phê việt nam 3.1- Đánh giá chung về tình hình sản xuất và tiêu thụ. Trong tình hình của Việt nam nói chung và của Tổng Công ty nói riêng thì toàn bộ khối lượng hàng hoá sản xuất và thu mua từ hộ nông dân nhằm mục đích chủ yếu xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Như vậy doanh thu chủ yếu là dựa trên xuất khẩu cà phê; ngoài ra Tổng công ty còn thu mua cà phê nhân và các mặt hàng khác như hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh nghiệp khác không trực thuộc Tổng Công ty nhằm mục đích xuất khẩu. Ngoài những hàng hoá là thành phẩm Tổng Công ty còn thu mua các loại sản phẩm thô để gia công chế biến lại nhằm mục đích tăng số lượng và chất lượng hàng hoá xuất khẩu từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trường nội địa và thế giới. Biểu số 11: tình hình xuất khẩu cà phê của vinacafe các năm gần đây Năm Số lượng (tấn) Kim ngạch 1000 USD Mức tăng Số lượng Kim ngạch C.L(tấn) % C.L(1000USD) % 1996 39.996 99.004 11.391 39,9 49.793 101,2 1997 45.387 69.856 5.421 13,6 -29.148 -29.4 1998 85.771 110.857 40.384 89,0 41.001 58,7 1999 76.463 121.071 -9.308 -10,9 10.214 9,2 2000 72.785 86.904 -3.678 -4,8 -34.167 -28,2 (Nguồn số liệu: Ban xuất nhập khẩu) Có thể thấy rằng số lượng và kim ngạch xuất khẩu cà phê của Vinacafe là biến động không ngừng. Năm1996, số lượng xuất khẩu tăng 11.391 tấn (39,9%) và kim ngạch tăng 49.493 nghìn USD (101,2%). Năm 1997, khối lượng xuất khẩu vẫn tăng 5.421 tấn (13,6%) nhưng kim ngạch lại giảm 29.148 nghìn USD (-29,4%) vì cà phê được mùa nên lượng cung ứng tăng mạnh làm giá cà phê giảm dẫn tới kim ngạch cũng giảm. Năm 1998, số lượng cà phê nhân xuất khẩu tăng kỷ lục 40.384 tấn (89,0%) kim ngạch tăng 41 triệu USD. Năm 1999, khối lượng xuất khẩu giảm 9.308 tấn (10,9%), kim ngạch lại tăng 10.214 nghìn USD (9,2%) do giá xuất khẩu cà phê trên thế giới tăng lên. Năm 2000, số lượng xuất khẩu giảm 3.678 tấn (4,8%) và kim ngạch cũng giảm 34.167 nghìn USD (28,2%) do cung trên thị trường thế giới lớn hơn cầu và xuất khẩu cà phê thế giới tăng mạnh dẫn đến giá cũng giảm đáng kể so với năm 99 và Tổng công ty cũng không dám thu mua nhiều để xuất khẩu vì giá bán ra thị trường quá thấp. 3.2- Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng công ty cà phê Việt Nam. Căn cứ vào thực tế kết quả đạt được trong những năm qua về kinh doanh xuất khẩu cho thấy khối lượng hàng xuất khẩu đã tăng qua từng năm trong thời gian đầu. Tuy nhiên trong 2- 3 năm gần đây khối lượng cà phê xuất khẩu có phần giảm. Điều đó cho thấy thực tế kinh doanh chưa tương xứng với tiềm năng của một Tổng công ty chuyên ngành. Hàng năm mới xuất khẩu được trên 20% so với cả nước, hiệu quả kinh doanh chưa ổn định, vẫn còn có các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty bị thua lỗ. Để đứng vững và mở rộng thị trường xuất khẩu, có mối quan hệ lâu dài với bạn hàng lớn trên thị trường quốc tế như Mỹ, Đức, Anh, Pháp, Nhật Bản…Tổng Công ty luôn luôn coi trọng chất lượng hàng hoá, lập phòng Marketing nhằm thu thập và phân tích các thông tin về thị trường… Để đánh giá một cách chính xác và toàn diện công tác tổ chức kế toán xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam cần xem xét những ưu điểm, nhược điểm trên cơ sở đó phát huy thế mạnh của những ưu điểm và hạn chế những nhược điểm nhằm tổ chức hợp lý hơn quá trình kế toán hoạt động xuất khẩu . 3.2.1- Những ưu điểm. Tổng Công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp có qui mô hoạt động lớn, gồm nhiều đơn vị thành viên, địa bàn hoạt động rộng khắp tren cả nước, khoảng cách giữa các địa bàn là khá xa nên Tổng Công ty sử dụng hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp- vừa tập trung, vừa phân tán- là hợp lý với đặc điểm hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng công ty, mô hình tổ chức công tác kế toán đơn giản. Công tác kế toán được tổ chức có qui mô, có kế hoạch, chỉ đạo từ trên xuống dưới. Những điều này đã tạo điều kiện phản ánh và giám đốc trực tiếp tình hình thực tế của đơn vị trực thuộc. Mặt khác, nhờ tập trung cao độ công tác kế toán nên Tổng Công ty có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin kế toán đã thu thập được, trên cơ sở đó có thể kiểm tra và đánh giá, chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh toàn tổng công ty. Việc kiểm tra xử lý thông tin kế toán được tiến hành kịp thời, chặt chẽ, việc phân công công tác và nâng cao trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán được thực hiện dễ dàng Đội ngũ cán bộ kế toán của Tổng Công ty có trình độ nghiệp vụ khá cao, có kinh nghiệm thực tế lâu năm trong nghề, có ý thức kỷ luật và trách nhiệm cao trong công việc. Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Tổng Công ty là tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc, trình độ và khả năng của mỗi người, đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Xét về công tác tổ chức kế toán xuất nhập khẩu có những ưu điểm sau: 3.2.1.1- Đối với khâu hạch toán ban đầu. Các chứng từ được lập ra tại Tổng Công ty đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của doanh nghiệp, các chứng từ được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành. Những thông tin kinh tế về nội dung và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác và các chứng từ mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính… Tất cả các chứng từ được lập đều có chữ ký của người có liên quan và đảm bảo tính pháp lý. Việc tiếp nhận các chứng từ bên ngoài được giám sát kiểm tra chặt chẽ và xử lý kịp thời. Tổng Công ty có kế hoạch tổ chức luân chuyển chứng từ, chứng từ được sắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ đó trước khi đưa vào lưu trữ. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận, được đóng thành tập để khi cần có thể tìm được ngay, thuận tiện cho việc sử dụng chứng từ. 3.2.1.2- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp Kế toán áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/ TC/ QĐ / CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Tài Chính. Để phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng Công ty, kế toán mở thêm một số tài khoản cấp 2 để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán. Do khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong các tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá xuất nhập khẩu, Tổng Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên là hợp lý. Tổng Công ty ngoài chức năng xuất nhập khẩu còn có rất nhiều chức năng khác, có quan hệ với nhiều bạn hàng nước ngoài nên đồng tiền thanh toán được sử dụng chủ yếu là ngoại tệ. Tổng Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ giúp kế toán phản ánh được chính xác số lượng tiền Việt Nam ghi sổ. 3.2.1.3- Đối với hệ thống sổ sách. Đặc trưng chung của hệ thống sổ kế toán mà Tổng Công ty áp dụng là loại sổ được đóng thành quyển theo dõi cho cả năm. Do vậy rrất thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản và tra cứu số liệu khi cần thiết, tránh nhầm lẫn giữa các chứng từ và sổ sách kế toán. Tổng Công ty đã mở sổ chi tiết, mở cho các phát sinh bên nợ, phát sinh bên có, cả tiền Việt Nam và ngoại tệ để theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi vào sổ cái . Đã có sự phân công trách nhiệm cho mỗi kế toán viên theo dõi và lập một số sổ nhất định làm cho công việc ghi sổ được nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các sổ giữa các bộ phận kế toán. Tổ chức công tác kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty về cơ bản là hợp lý song bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục nhằm tổ chức công tác hoạt động xuất khẩu hàng hoá một cách khoa học hơn, hiệu quả hơn. 3.2.2- Một số nhược điểm tồn tại. Thứ nhất, Tổng Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ nhưng lại không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và mới chỉ thực hiện việc quản lý chi tiết còn việc phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp chưa đúng thời điểm, do đó việc đối chiếu số liêu chưa được thường xuyên, kịp thời theo tháng, quí mà cuối năm mới thực hiện được. Thứ hai, là một Tổng Công ty lớn nhưng vẫn chưa tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách. Việc kiểm tra kế toán chỉ được đặt ra vào cuối năm và cũng chỉ giới hạn trong việc kiểm tra xét duyệt quyết toán báo cáo năm. Việc kiểm tra kế toán chưa được thực hiện thường xuyên, kịp thời nên tại Tổng Công ty việc vào lập báo cáo tổng hợp còn chậm chạp, phản ánh không phù hợp với thời gian. Thứ ba, Tổng công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khỏan kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt, phù hợp với yêu cầu quản lý của Tổng công ty. Tuy nhiên, việc theo dõi tình hình công nợ không được theo dõi trên hai tài khoản riêng cho khách hàng trong nước và khách hàng nước ngoài. Về tỷ giá ngoại tệ thanh toán sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu, Tổng Công ty đã sử dụng TK 413 “ chênh lệch tỷ giá” tuy nhiên để phản ánh cụ thể khoản chênh lệch có thể có giữa thời điểm xác định là tiêu thụ và thời điểm tiền về đến ngân hàng. Thứ tư, do đặc điểm kinh doanh xuất khẩu là thời gian luân chuyển một lô hàng xuất khẩu dài. Tổng Công ty chỉ xác định kết quả lãi, lỗ sau mỗi kỳ kinh doanh. Do vậy, khi kết thúc một thương vụ khó có thể đánh giá được một cách chính xác, toàn diện kết quả, hiệu quả của từng thương vụ tại mọi thời điểm, gây khó khăn cho lãnh đạo trong việc thu thập, xử lý và tìm ra các quyết định kinh doanh tiếp theo được chính xác, hiệu quả. Thứ năm, về phương pháp xác định giá vốn hàng bán ra. Tổng Công ty đã áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính trị giá mua của hàng hoá xuất được xác định là tiêu thụ. Còn chi phí mua được đưa vào chi phí bán hàng và được kết chuyển giảm kết quả bán hàng trong kỳ. Cách tính này rất đơn giản, phần chi phí thu mua từ giá vốn được đưa sang chi phí bán hàng. Do đó, về cơ bản kết quả bán hàng cuối kỳ không thay đổi. Tuy nhiên trên sổ chi tiết doanh thu giá vốn hàng bán ra sẽ nhỏ hơn so với thực tế. Mà chất lượng hàng bán phản ánh chủ yếu qua giá vốn dẫn đến giảm uy tín của Tổng Công ty nếu khách hàng mới bắt đầu tìm hiểu về công ty. Hơn nữa việc phân bổ hết chi phí cho hàng bán ra trong kỳ không đảm bảo kết quả bán hàng trong kỳ nếu hàng hoá tồn kho trong kỳ có sự biến động lớn. 3.3- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất khẩu của Tổng Công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Doanh thu ngày càng cao, mạng lưới khách hàng càng ổn định, uy tín với bạn hàng không ngừng được nâng lên, hàng năm tuy chưa có nhiều nhưng luôn có bạn hàng mới, thị trường mới chấp nhận và tiêu thụ sản phẩm của Tổng Công ty. 80% doanh thu của Tổng Công ty là nhờ vào xuất khẩu cà phê nhưng mặt hàng cà phê trên thị trường hiện nay đang có nhiều dấu hiệu xấu. Giá cả luôn luôn biến động theo chiều hướng giảm dần, thời tiết xấu lại ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng cây cà phê…Đứng trước những khó khăn đó, toàn thể cán bộ công nhân viên Tổng Công ty đã và đang cố gắng có những bước đi mới, trong đó phần đóng góp của những người làm công tác kế toán là không nhỏ. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và có hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp bất kỳ không phải là vấn đề dễ dàng, đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu lại càng khó khăn hơn vì nghiệp vụ xuất nhập khẩu là vô cùng phức tạp. Qua quá trình học tập và rèn luyện ở trường cùng với những điều học được qua quá trình thực tế tại Tổng Công ty và nhờ vào sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo cũng như cán bộ phòng kế toán của Tổng Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất như sau: Thứ nhất, về việc sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinhtế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Vì vậy,Tổng Công ty nên mở sổ này để ghi chép giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu được chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ … của số liệu kế toán. Thứ hai, về việc tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách. Tổ chức được bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách sẽ thực hiện được việc kiểm tra kế toán thưỡng xuyên, kịp thời giúp cho việc ghi sổ luôn được đúng đắn, đầy đủ và phản ánh một cách liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng Công ty chỉ mới thực hiện việc ghi sổ chi tiết một cách thường xuyên mà chưa thực hiện việc ghi sổ tổng hợp tương ứng một cách phù hợp. Vì vậy cần có một bộ phận kế toán chuyên trách giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc này. Thứ ba, về việc theo dõi tình hình công nợ. Do đặc điểm kinh doanh giữa nội thương và ngoại thương có sự khác nhau rõ rệt và nhằm phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu đảm bảo nguyên tắc đúng kỳ, theo em kế toán nên mở chi tiết TK 131 thành hai TK cấp 2: TK 131.1: Phải thu khách hàng trong nước. - TK 131.2: Phải thu khách hàng nước ngoài. Để theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ, Tổng Công ty nên mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Đối với khách hàng có quan hệ thường xuyên thì mở riêng cho một trang sổ, đối với khách hàng không thường xuyên thì mở chung trên một trang sổ. Sổ theo dõi công nợ Tên khách hàng. Công nợ phải thu Số đã thu Chứng từ Số tiền Tỷ giá Ngoại tệ Chứng từ Số tiền Tỷ giá Ngoại tệ S N S N Thứ tư, về tỷ giá sử dụng trong nghiệp vụ xuất khẩu . Tổng Công ty là đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên khối lượng ngoại tệ luân chuyển trong đơn vị lớn, thời gian luân chuyển nhanh. Do vậy, Tổng Công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để giúp cho kế toán hạch toán đơn giản hơn. Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị qui định và được ổn định trong một thời kỳ nhất định, thông thường là hàng quí hoặc hàng năm. Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm đó. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ thu, chi, mua bán ngoại tệ và thanh toán thì đối với các khoản vốn bằng ngoại tệ, các khoản công nợ phát sinh bằng ngoại tệ…đều được ghi sổ theo tỷ giá hạch toán. Đối với doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu bằng ngoại tệ được qui ra Việt Nam đồng và được ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Để phản ánh sự chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế, kế toán sử dụng TK 413 “ chênh lệch tỷ giá”. Thứ năm, về việc mở sổ chi tiết theo dõi kết quả của từng hợp đồng xuất khẩu hàng hoá . Để phục vụ cho việc quản trị nội bộ, Tổng Công ty có thể mở sổ chi tiết theo dõi kết quả của từng lô hàng theo từng hợp đồng xuất khẩu hàng hoá. Sổ này được mở nhằm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình xuất khẩu một lô hàng, bắt đầu từ khâu mua hàng xuất khẩu cho đến khâu xuất khẩu hàng hoá. Cơ sở để ghi sổ là: - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn hàng gửi bán - Các chứng từ liên quan đến chi phí: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, biên bản thu lệ phí hải quan, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ… - Giấy báo có, giấy báo nợ - Tờ khai tính thuế . Thứ năm, về phương pháp hạch toán. Để phản ánh giá vốn hàng bán ra nên phản ánh cả chi phí thu mua, cuối kỳ chi phí thu mua được tổng cộng và kết chuyển theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 157 Như vậy giá vốn hàng bán ra sẽ được phản ánh chính xác hơn. Nhằm đảm bảo nguyên tắc doanh thu phải phù hợp với chi phí, kế toán Tổng Công ty có thể phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng đã bán theo công thức: CPBH cần phân CPBH cần phân bổ Trị giá Chi phí bán hàng bổ còn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ hàng cần phân bổ cho = ´ còn hàng còn lại Trị giá hàng + Trị giá hàng còn cuối xuất trong kỳ lại cuối kỳ kỳ Từ đó xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau: CPBH phân bổ CPBH phân bổ CPBH phát CPBH phân bổ cho hàng đã = cho hàng còn + sinh trong - cho hàng còn bán trong kỳ lại đầu kỳ kỳ lại cuối kỳ Tiêu thức phân bổ chi phí theo công thức trên là giá vốn hàng bán. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế nói chung và quá trình hạch toán các nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng sẽ tạo điều kiện trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Các thông tin và kế toán cung cấp đảm bảo tính hợp lý, kịp thời, chính xác … Từ đó giúp cho các nhà quản trị đưa ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời và phát huy mọi ruan điểm . Hoàn thiện công tác kế toán hoạt động xuất khẩu giúp cho việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, mang tính thuyết phục cao, giảm được phần nào khối lượng của công tác kế toán, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của nhân viên kế toán. Nó khẳng định rõ là công sắc bén trong quản lý kinh tế, tránh được hiện tưởng tiêu cực xảy ra. Tổng công ty cà phê Việt Nam là một DNNN được giao nhiệm vụ thực hiện nhiều chức năng trong sản xuất và kinh doanh cà phê. Sản phẩm cà phê là nông sản hàng hoá nên xuất nhập khẩu cà phê có vai trò quan trọng trong ngành sản xuấtvà kinh doanh cà phê . Qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty cà phê, luận văn đã đề cập đến công tác kế toán xuất khẩu cà phê của Tổng Công ty. Trên cơ sở đánh giá thực trạng công tác kế toán, xuất phát từ nhiệm vụ vai trò của công tác kế toán để hạch toán hợp lý hoạt động xuất khẩu kế toán Tổng Công ty cần phải thực hiện theo các biện pháp sau: - Người quản lý phải nắn vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ thể lệ, chính sách chế độ tài chính, kế toán hiện hành. Quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo cán bộ, không ngừng nâng cao trình độ quản lý, lý luận chuyên môn cho các nhân viên kế toán, giúp họ có thể nắm bắt được các chủ trương chíng sách của Nhà nước, thấy được nhiệm vụ và tầm quan trọng của công tác kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính. Có sự phân công tách nhiệm giữa các bộ phận kế toán một cách hợp lý, đồng thời xách định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong mỗi phần hành và giữa các phần hành với nhau trong việc sử dụng chứng từ, luân chuyển chứng từ, cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra . Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm toán các cơ quan cấp trên đối với các đơn vị. Kế toán trưởng thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, đối chiếu sổ của các nhân viên kế toán kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp khắc phục. Không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của Tổng Công ty, đặc biệt là tường bước trang bị máy tính cho phòng kế toán nhằm sử lý một cách chính xác các số liệ và thông tin kế toán, tăng năng suất lao động và giảm bớt nhân viên kế toán gián tiếp không cần thiết . Sổ chi tiết tk 131 Tháng 3/2001 Dư đầu kỳ 74969754 0 Ngày Số chứng Diễn giải TKĐU PSN PSC từ 3 CTGS 27/KTK Tiền hàng Nisho Iwai 511.1 568 966 950 0 hợp đồng VT-488 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 CTGS 54/KTK Doanh thu bán 300T cho 511.1 2 250 000 000 0 công ty đầu tư TN 19 CTGS 62/KTK Tiền hàng phải thu của 511.1 24 025 375 0 Rothfos 336 1 177 243 386 0 19 03/NH Rothfos trả tiền hàng 112.2 0 120126 8761 GTGS 63/KTK Tiền hàng phải thu của 511.1 27 735 284 Bero 336 1 359 028 928 19 03/NH Bero trả tiền hàng 0 138 6764 212 . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 CTGS 74/KTK Tiền hàng phải thu của 511.1 482 564 263 0 Anotira (Đà Lạt) 28 CTGS 75/KTK Tiền hàng phải thu của 511.1 688100 0893,5 0 Anotira (Tây Nguyên) 28 09/NH Antira trả tiền hàng 112.2 1 653 229 419 . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 1258 7635 94 1 239 4870 680 Dư cuối kỳ 94 246 280 0 Sổ chi tiết tk 336 Đối tượng : Công ty dịch vụ đường 9 Tháng 3 / 2001 Dư đầu kỳ 0 54 732 084 Ngày Số chứng từ Diễn giải TK đối PSN PSC ứng . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 CTGS 53/ KTK Tiền phải trả cho lô hàng 72,517 tấn uỷ thác XK 131 0 1 177 243 386 19 03 /NH Chuyển tiền trả cho lô hàng 72,517 tấn UTXK 112.2 1 177 243 386 0 19 CTGS 54/ KTK Tiền trả cho lô hàng 90,4596 tấn UTXK 131 0 1 359 028 928 19 03 / NH Chuyển tiền trả cho lô hàng 90,4596 tấn UTXK 112.2 1 359 028 928 0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 18 979 856 329 18 979 856 329 Dư cuối kỳ 0 54 732 084 Sổ cái TK131 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 8 735 660 520 0 TK131 Ghi có các TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… TK này 511.1 8 547 394 670 4 212 579 4 523 957 028 336 7 539 426 367 3 001 045 2 536 272 314 . . . . . . . . . . . . Nợ 10 379 325 647 8 369 475 12 587 635 946 Cộng phát sinh Có 9 704 645 730 6 347 075 12 394 870 680 Nợ 68 947 354 74 969 754 94 264 280 Số dư cuối tháng Có 0 0 0 Sổ chi tiết tk 511.1 Đối tượng : Cà phê xuất khẩu uỷ thác Tháng 3 / 2001 Ngày Số chứng từ Diễn giải TKĐU PSN PSC 10 CTGS 36/KTK H.hồng uỷ thác phải thu c. ty đầu tư T. Nguyên 136.8 0 108183000 19 CTGS 53/KTK H.hồng uỷ thác lô 72,517 tấn 131 0 24025375 19 CTGS 54/KTK H.hồng uỷ thác lô 90,4596 tấn 131 0 27735284 Cộng 0 159943659 Lời nói đầu Cà phê là một sản phẩm đặc biệt. Nó được nhiều người tiêu dùng biết đến vì những đặc tính hấp dẫn và tác dụng vốn có của nó. Khi mà xã hội càng phát triển thì nhu cầu tiêu dùng cà phê tăng lên, song kinh doanh cà phê sẽ gặp nhiều khó khăn nếu chỉ tiêu thụ cà phê ở trong nước. Để khắc phục khó khăn và thực tế cho thấy cần phải xuất khẩu mặt hàng ca phê . Xuất khâu là một hoạt động có tầm quan trọng ảnh hưởng trưc tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của nhiều ngành kinh tế nói chung và của ngành cà phê nói riêng. Từ khi Việt Nam thực hiện chíng sách “Đổi mới” va “Mở cửa” nền kinh tế, chính thức tham gia vào khối ASEAN và xắp tới là tham gia Tổ chức thương mại thế giới (WTO) thì xuất khẩu càng trở nên có ý nghĩa và quan trọng hơn. Cùng với việc mở rộng các mối quan hệ kinh tế, cơ chế quản lý mới “cơ chế hạch toán kinh doanh” được áp dụng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế xã hội. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không phân biệt doanh nghiệp đó thuộc thành phần loai hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một công cụ hiệu quả. Cùng với các doanh nghiệp khác, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu muốn tổ chức tốt công tác kinh doanh xuất nhập khẩu thì cần phải tổ chức tốt công tác kế toans nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu của doanh nghiệp nói riêng. Xuất phát từ những vấn đề trên, với những kiến thức cơ bản về kế toán qua quá trình học tập tai trường đại họcTài chính Kế toán., thônh qua sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẩn và các cán bộ trong ban tài chính kế toán tổng công ty cà phê Việt Nam, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại tổng công ty cà phê Việt Nam” làm luận văn tốt nghiệp. Nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ ở doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu . Chương 2: Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Chương 3: Một số ý kiến và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Kết luận Trong điều kiện nước ta hiện nay, kinh tế đối ngoại nói chung và ngoại thương nói riêng có vai trò ngày càng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Xuất khẩu được thừa nhận là hoạt động rất cơ bản của hoạt động kinh tế đối ngoại, là phương tiện thúc đẩy sự phát triển kinh tế. Việc mở rộng hoạt động xuất khẩu để tăng thu ngoại tệ và đáp ứng nhu cầu nhập khẩu cũng như tạo cơ sử phát triển cơ sử hạ tầng là mục tiêu quan trọng của chính sách thương mại. Tổng Công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước được giao thực hiện nhiều chức năng trong sản xuất và kinh doanh cà phê. Sản phẩm cà phênhân lànông sản hàng hoá nên xuất khẩu cà phê có vai trò quan trọng trong ngành sản xuất và kinh doanh cà phê. Qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam đã cho thấy bộ máy kế toán của Tổng Công ty đã luôn luôn được quan tâm và hoàn thiện, đặc biệt công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đã tổ chức thực hiện theo đúng chế độ qui định và sáng tạo. Trong điều kiện cơ chế mới, để tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Tổng Công ty cần đổi mới, hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, tổ chức hợp lý hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lưu chuyển chứng từ tài liệu… Do thời gian thực tập có hạn và kinh nghiệm thực tế hầu như chưa có nên bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong rằng qua đợt thực tậpnày cùng với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong Ban tài chính kế toán của Tổng Công ty em sẽ có những hiểu biết và kinh nghiệm thực tế cho bản thân. Một lần nữa cho em gởi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Đặng Thế Hưng cùng tập thể cán bộ ban tài chính kế toán Tổng Công ty đã hướng dẫn tận tình và giúp đỡ em hoàn thành tốt bài luận văn này. Mục lục. Trang Tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính Chủ biên: PGS - TS Ngô Thế Chi; TS Nguyễn Đình Đỗ. NXB Tài chính (1999) 2. Kê toán quản trị Chủ biên: PGS - TS Vương Đình Huệ; TS Đoàn Xuân Tiêu. NXB Tài chính (1999) 3. Tổ chức công tác kế toán NXB Tài chính (1999) 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính (1998) 5. Giáo trình thanh toán quốc tế Trường đại học Ngoại thương 6. Kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Trường đại học Ngoại thương 7. Hệ thống tài khoản kế toán NXB. Tài chính (2000) và các tài liệu khác của Tổng công ty cà phê Việt Nam