Đề tài Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Sông Đà 10

mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. IV. Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Cễ̉ PHẦN SễNG ĐÀ 10. * Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: - Vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn trong một năm, chủng loại rất đa dạng, mỗi loại có tính năng sử dụng riêng, yêu cầu bảo quản cũng khác nhau, chất liệu vật liệu mua về có ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm sản xuất. - Công cụ dụng cụ có rất nhiều loại khác nhau và tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau. Công cị dụng cụ được tính giá thành cho một lần đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ. Còn đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn thì được dịch chuyển dần vào sản xuất kinh doanh. Do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ nên thời gian sử dụng ngắn và được đầu tư bằng nguồn vốn lưu động, được xét vào tài sản lưu động. * Phân loại nguyên vật liệu công cụ dụng, dụng cụ: Để phản ánh đúng tình hình được một cách chính xác của nguồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán nguyên vật liệu được tiến hành như sau: - Phân loại theo vai trò vật liệu, sử dụng: + Đối với vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu để hình thành nên sản phẩm: sắt, thép, xi măng, dây dẫn, các cột trụ sắt,… + Đối với vật liệu phụ: Là đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm, những sản phẩm có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh: vòng bi, bulông, bát sứ,… + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp cho quá trình sản xuất kinh doanh: xăng, dầu, than,…. + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng thay thế, sữa chửa máy móc thiết bị phương tiện vật tư: Dây coroa, pitong,… + Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu được tạo ra trong quá trình sản xuất và được sử dụng hay đem bán: sắt, thép, sắt vụn,… - Phân loại, vai trò CCDC sử dụng thì gồm có các loại sau: + Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. + Dụng cụ bằng sứ thuỷ tinh, sành sứ. + Quần áo bảo hộ lao động. + Công cụ, dụng cụ khác. + Bao bì luân chuyển khác,…. Do đặc điểm của công cụ dụng cụ là khi tiến hành đưa vào để phục vụ sản xuất, giá trị nhỏ thì phải có sự phân bổ ( có thể là một lần, có thể làm nhiều lần). Vì thế mà khi đó công cụ dụng cụ tuỳ theo mục đích sử dụng và tuỳ thuộc vào giá trị của nó để kế toán tiến hành việc phân bổ được phù hợp. 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng 1.1 Chứng từ - Phiếu xuất kho ( mẫu số 01- VT) - Phiếu nhập khi ( mẫu số 02- VT) - Hoá đơn khiêm phiếu nhập kho ( mẫu số 02- BH) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu số 05- VT) - Hoá đơn GTGT theo thông tư 100 ( thuế VAT) 1.2 Sổ chi tiết - Thẻ kho ( mẫu số 06- VT) - Sổ kế toán chi tiết vật liệu hàng hoá ( mẫu số 13- SKT/ DN) - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, dụng cụ - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, dụng cụ 1.3 Qui trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu, CCDC có đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng. Đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi cho nguyên vật liệu, CCDC, khi lập xong kế toán vâti tư xuống kho lấy chứng từ liên quan đên nguyên vật liệu, CCDC. Trường hợp xuất nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất cũng được kế toán theo dõi tương tự như đối với việc nhập kho vật liệu, CCDC. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kế toán tiến hành theo dõi vào các sổ chi tiết có liên quan (sổ chi tiết vật liệu, CCDC, bảng tổng hợp nhập xuất tồn….) và chuyển cho các đối tượng có liên quan ký ghi họ tên, sau đó lấy số liệu từ đó để vào theo dõi vật liệu, CCDC cho các sổ kế toán tổng hợp( sổ cái TK 152, TK153,…). Người ghi, lập các sổ ký và chuyển cho các đối tượng liên quan ký ghi rõ họ tên. 2.Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.1. Phương pháp tính giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho. Nguyên vật liệu, CCDC của công ty chủ yếu là do mua ngoài và được xác định bằng công thức sau: Trị giá thực tế Nguyên vật liệu, = Giá mua + Chi phí mua- Giảm giá hàng bán CCDC Trong đó: - Giá mua: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo giá hoá đơn. - Chi phí thu mua: Bao gồm các loại chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ,….ngyuên vật liệu, CCDC. Ví dụ: Trích tài liệu tháng9/2005 Căn cứ vào HĐ số 0019352 ngày 04/9/2006, công ty cổ phần Sông Đà 10 mua thép lá CT3d của công ty vật liệu số 27B có số liệu như sau: Số lượng : 2250kg Đơn giá : 9050đ/kg Tổng tiền hàng : 20.362.500đ Thuế VAT 5% : 1.018.125đ Tổng cộng tiền thanh toán : 21.380.625đ Tính giá thực tế của thép lá CT3d nhập kho. Dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán tính giá thực tế của vật liệu là trị giá thực tế của thép lá CT3d là 21.380.625đ 2.2.Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC xuất kho Để tính trị giá vật liệu, CCDC xuất kho của công ty cổ phần Sông Đà 10 đã sử dụng phương pháp bình quân gia quyền được xác định bằng công thức sau: Trị giá thực tế vật liệu,CCDC xuất kho trong kỳ = Số lượng vật liệu, CCDC xuất kho x Đơn giá bình quân vật liệu, CCDC xuất kho Đơn giá bình quân vật liệu, CCDC xuất kho = Trị giá vật liệu thực tế vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu, CCDC nhập kho trong kỳ Trong đó: Trị giá vật liệu, CCDC nhập trong kỳ = Số lượng vật liệu, CCDC nhập trong kỳ x Đơn giá vật liệu, CCDC nhập trong kỳ Ví dụ: Tình hình nhập – xuất thép lá CT3d trong tháng 9/2005 - Tồn đầu tháng: 238kg Đơn giá: 9100đ/kg - Thu mua nhập kho trong tháng: 2250kg Đơn giá: 9050đ/kg - Trong tháng xuất kho: 2146kg Tính giá thực tế của thép lá CT3d xuất dùng trong tháng. Kế toán xác định giá thực tế của thép lá trong tháng như sau: Đơn giá bình quân thép láCT3d xuất kho = 238 x 9100 + 2250 x 9050 238 + 2250 = 9055đ/kg Trị giá thực tế thép lá CT3d xuất kho: 2146 x 9055 = 19.432.030đ 3. Thủ tục nhập, xuất, nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu, CCDC tại công ty. 3.1. Thủ tục nhập - xuất vật liệu, CCDC a. Thủ tục nhập kho vật liệu, CCDC: Căn cứ vào tình hình và nhu cầu sản xuất của sản phẩm phòng vật tư lên kế hoạch mua vật liệu, CCDC và cử người đi mua nguyên vật liệu, CCDC về. Khi mua vật liệu, CCDC về công ty phòng kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra quy cách phẩm chất của vật liệu, CCDC. Khi vật liệu đạt tiêu chuẩn thì thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, CCDC. Đồng thời dựa vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu nhập kho vật tư. Các trường hợp xảy ra khi mua vật liệu thì cũng có 2 trường hợp sảy ra như: - Đối với vật liệu, CCDC mua ngoài có thông qua nhập kho: Mỗi khi có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty sẽ chuẩn bị tiền trước để thanh toán, tuỳ thuộc vào khả năng thanh toán của công ty mình. Khi hành hoà về đơn vị thì ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư xem đã đủ tiêu chuẩn và phẩm chất. Nếu đạt tiêu chuẩn thì nhập kho, còn nếu không đạt yêu cầu thì doanh nghiệp có quyền được hoàn trả cho các nhà cung cấp. Từ đó kế toán cũng căn cứ vào đó để tiến hành ghi sổ và làm căn cứ để viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu, CCDC về nhập kho. Đồng thời cũng được thủ kho tiến hành theo dõi và lập thẻ kho cho vật liệu, CCDC. - Đối với vật liệu, CCDC mua về nhưng không thông qua nhập kho mà xuất thẳng đến cho bộ phận có nhu cầu sản xuất ngay thì lúc này bộ phận kế toán nguyên vật liệu lại không thể viết phiếu nhập kho được.Mà phải tiến hành ghi ngay vào mục đích sử dụng ở các công trình, phân xưởng, đội sản xuất, tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất ( Nợ TK621, TK622,…). Và ngay lúc đó bên bộ phận kế toán vật tư cũng sẽ ghi ngay vào chi phí để tập hợp cùng với chi phí trong công ty. b. Thủ tục xuất kho vật liệu, CCDC: Khi có lệnh sản xuất, đầu tháng các phân xưởng, đội sản xuất viết giấy xin phép lĩnh vật tư nộp lên phòng vật tư. Phòng vật tư sẽ căn cứ vào tính chất vào định mức vật tư cho các sản phẩm để viết phiếu xuất kho cho từng phân xưởng sản xuất, đội sản xuất. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất vật liệu cho các phân xưởng, đội sản xuất. 3.2. Nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu, CCDC - Trong khâu thu mua và quản lý chặt chẽ tình hình thu mua, nhập kho vật liệu, CCDC trên các mặt như về số lượng, chất lượng, chủng loại, đơn giá, chi phí thu mua,….Khi vật liệu về kho công ty phải tiến hành cân đo, đong, đếm để nhập kho. Căn cứ vào tính chất từng loại vật liệu, CCDC để phân loại và bảo quản an toàn trong từng kho của công ty. - Trong khâu sử dụng phải xác định mức tiêu hao vật liệu, CCDC và tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật liệu, CCDC để hạ mức vật tư sản phẩm, hạ giá thành tăng lợi nhuận cho công ty. - Trong khâu dự trữ phải xác định được mức độ dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng thứ vật liệu, CCDC nhằm duy trì đáp ứng đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thường xuyên tiến hành kiểm tra, kiểm soát việc bảo quản dự trữ và tiến hành các thủ tục về nhập xuất vật liệu, CCDC. 4. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC 4.1. chứng từ kế toán sử dụng Để đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC được theo dõi đồng thời cả phòng kế toán và cả ở kho cùng dựa trên cơ sở một hệ thống chứng từ đã nêu trên (mục1.1). 4.2. Qui trình luân chuyển chứng từ 4.2.1. Phiếu nhập kho. Dùng để xác nhận một khối lượng vật liệu, CCDC thực tế đã nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng vật tư lập phiếu nhập kho thành ba liên. Phiếu nhập kho được viết thành ba liên, 1 liên giao cho thủ kho (liên1), 1 liên lưu tại nơi cấp (liên2), 1 liên giao cho bộ phận sử dụng (liên3) vật tư để theo dõi ghi sổ. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhập rồi ký cả ba liên, sau dố vào thẻ kho. Cuối ngày kế toán vật liệu, CCDC phải xuống dưới kho để lấy liên 2 của phiếu nhập kho, còn liên thứ 3 thì kế toán công nợ phải xuống lấy để theo dõi và thanh toán công nợ. Kế toán thanh toán và kế toán vật tư phải thường xuyên đối chiếu số liệu để có được sự phù hợp, khớp đúng giữa số liệu.Khi phiếu đã lập xong người lập phiếu ký, chuyển thủ kho ký, chuyển cho người phụ trách cung tiêu ở phòng kế toán ký cả ba liên. Cuối cùng chuyển cho kế toán nguyên vật liệu tính giá thành của lượng hàng nhập ghi và kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ và lập định khoản kế toán, tiến hành ghi sổ, lưu trữ chứng từ. 4.2.2 Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu, CCDC Khi vật liệu, CCDC mua về đến công ty thì ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm nghiệm số lượng, chất lượng vật liệu, CCDC. Sau đó ghi vào văn bản kiểm nghiệm vật tư. Biên bản kiểm nghịêm vật tư dùng để xác nhận số lượng của các nguyên vật liệu, CCDC trước khi nhập kho. Biên bản do ban kiểm nghiệm vật tư lập thành 2 biên bản ghi đầy đủ các yếu tố đã qui định trên mẫu biểu. Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC được ghi vào một dòng và các cột tương ứng. Sau khi kiểm nghiệm vật tư xong, phải ghi rõ ý kiến của ban kiểm nghiệm và có đầy đủ chữ ký và họ tên. Liên 1 giao cho thủ kho để theo dõi, liên 2 giao cho kế toán. Ví dụ: Trích tài liệu tháng 9/2006 Ngày 04 tháng 9 năm 2006 công ty có mua thép và Máy Hàn Điện để phục vụ cho sản xuất có thông qua nhập kho. Công ty đã nhận được hoá đơn GTGT như sau: Trong hoá đơn mua hàng này, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được bên bán có trách nhiệm chi trả. Vì vậy mà chi phí không được tính vào trị giá của vật liệu, CCDC mua về nhập kho. Biểu số 01: Hoá đơn gtgt Mẫu số:01/GTGT-3LL Liên 2( Giao cho khách hàng) RL/2005B Ngày 04 tháng 9 năm 2006 No: 0019352 Đơn vị bán hàng: Công ty Vật liệu số 27B Địa chỉ: Thanh Xuân- Hà Nội Số tài khoản:………… Điện thoại:04.8588553 MS: 020015360 Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội Số tài khoản:………… Hình thức thanh toán: trả chậm MS: 0100520789 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 …. Thép lá CT3d ……………… Kg … 2250 ….. 9050 ….. 20.362.500 ………… Cộng tiền hàng: 20.362.500đ Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 1.018.125đ Tổng cộng tiền thanh toán: 21.380.625đ Số tiền viết bằng chữ: (Hai mươi mốt triệu ba trăm tám mươi ngàn sáu trăm hai lăm đồng chẵn). Người mua hàng Kế toán ttrưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 02: Hoá đơn gtgt Mẫu số 01/2005 GTGT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/05-B Ngày 04 tháng 9 năm 2006 No: 00358 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Duy Linh Địa chỉ: Hai Bà Trưng- Hà Nội Số tài khoản:………. Điện thoại: Mã số:…………….. Họ tên người mua hàng: Lê Văn Hoàng Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội Số tài khoản:………… Hình thức thanh toán tiền mặt Mã số: 0100520789 Stt Tên hang hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 … Máy Hàn Điện …………… Chiếc ..... 8 ….. 350.000 ………. 2.800.000 …………. Cộng tiền hàng: 2.800.000đ Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT: 280.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 3.080.000đ Số tiền viết bằng chữ:(Ba triệu không trăm tám nghìn đồng chẵn). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu số 03: Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Mẫu số: 05- vt Địa chỉ:tầng 5- tòa nhà sông đà Ban hành kèm theo QĐ số Mỹ đình - Từ Liêm- Hà Nội 1141/TC/QĐ/CĐKT Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, công cụ dụng cụ) Ngày 04 tháng 9 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: - Ông Nguyễn Văn Tùng Trưởng ban - Bà Lê Thị Liên Uỷ viên - Ông Phạm Văn Đạt Uỷ viên Đã kiểm nghiệm lô hàng vật tư: Stt Tên, mã ký hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đvt Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đạt Số lượng không đạt A B C D E 1 2 3 4 1 Thép lá CT3d TL0013 Toàn bộ kg 2250 2250 0 2 Máy Hàn Điện MĐ Toàn bộ Chiếc 8 8 0 … ………. ….. ……. …. …… ….. …. ý kiến của ban kiểm nghiệm:……………………………………... …………………Thép và Máy Hàn Điện đạt yêu cầu đưa vào sử dụng…….. …………………………………………………………………………… Đại diện kỹ thuật Kế toán Thủ kho Trưởng ban (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm của phòng vật, phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho.Như đã nêu trên thì giá của thép lá ghi trên hoá đơn chính là của vật liệu không bao gồm chi phí. Mẫu phiếu nhập kho như sau: Biểu số 04: Đơn vị: Cty cổ phần Sông Đà 10 Số: 358 Địa chỉ: tầng 5- tòa nhà Sông Đà Mẫu số:01-VT Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK152,133 Có:TK 331 phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 9 năm 2006 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo HĐ số 0019352 ngày 04 tháng 9 năm 2006 của cửa hàng vật liệu số 27B Nhập tại kho: phương thảo Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép lá CT3d TL0013 kg 2250 2250 9050 20.362.500 … ……. …… ….. …… …… …… …… Cộng: 20.362.500 Nhập ,ngày 04 tháng 9 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã Ký) Biểu số 05: Đơn vi: Cty cổ phần Sông Đà 10 Số:359 Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: tầng 5- tòa nhà Sông Đà QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội phiếu nhập kho Nợ: 153,133 Ngày 04 tháng 9 năm 2006 Có: TK:111 Họ tên người giao hàng: Lê Văn Hoàng Theo HĐ số 00358 ngày 04 tháng 9 năm 2006 của công ty Cổ Phần Duy Linh Nhập tại kho: phương thảo Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy Hàn Điện MĐ Chiếc 8 8 350.000 2.800.000 … ……… ….. …. ……. ……. ……. ……. Cộng: 2.800.000 Nhập, ngày 04 tháng 9 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Chi phí vận chuyển được đơn vị bán có trách nhiệm vận chuyển thẳng đến công ty, nên giá mua không bao gồm có chi phí mua tính vào số máy bơm đã mua. Đối với vật liệu, CCDC mua về nhưng lại không qua nhập kho như đã nêu ở phần các trường hợp nhập nguyên vật liệu thì kế toán ở công cổ phần Sông Đà 10 lại hạch toán theo cách không viết phiếu nhập kho và cũng không theo dõi vào thẻ kho ngay khi đã nhận được số lượng vật tư đó. Nhưng kế toán lại căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu giống như đối với trường hợp nhập vật liệu có thông qua nhập kho. ví dụ: Vào ngày 15/9/2006 đội xây dứng số 1 có yêu cầu về cát đen và cát vàng phục vụ thi công, công trình đường điện 110 kw Hà Giang. Phòng vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho ngay sau khi nhập được đơn xin lĩnh vật tư, nhưng số vật tư này do có khối lượng lớn, kho không chứa đủ thì kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để lập phiếu xuất kho. Số lượng là: 200 M3 Thành tiền: 11.440.000 đ Căn cứ vào hoá đơn số 173 ngày 15/9/2006 của Xí Nghiệp Khai Thác I, kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản ( mời xem sổ cái TK 152, Nhật ký chung ở phần sau). Nợ TK 621: 11.440.000 (đ) Có TK 152: 11.440.000 (đ) Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp mua nguyên vật liệu, CCDC có thông qua nhập kho. 4.2.2 Phiếu xuất kho Vật liệu chủ yếu được được xuất kho cho các đội xây dựng trực thuộc công ty thi công. Xuất kho cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lượng vật tư theo yêu cầu tính toán, theo định mức sử dụng của các cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, phòng kế hoạch, phòng vật tư lập phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.Tại kho thủ kho sẽ cầm lại một liên phiếu xuất kho, nhưng lại ký vào cả 3 liên và cuối mỗi ngày kế toán phải xuống dưới kho để lấy một liên về phòng để làm căn cứ ghi sổ. Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư , có ghi rõ đầy đủ những thông tin đã được qui định trên mẫu. Mỗi loại vật liệu dụng cụ xuất kho được ghi vào một dòng và các cột tương ứng. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ họ tên, địa, ngày tháng, số phiếu và lý do sử dụng khi xuất kho vật tư. Sau khi phiếu xuất kho được thủ kho viết thì chuyển cho người theo dõi viết phần thực xuất. Tiếp đó chuyển cho bộ phận phụ trách cung tiêu, thủ trưởng đơn vị xem xét ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ kho ghi số lượng vật liệu thực tế xuất kho vào cột 2 và ký. Cuối cùng chuyển cho kế toán tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho để ghi vào cột 3, 4 lập định khoản và lưu trữ chứng từ. Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3: Giao cho người nhận Biểu số 06: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật tư Kính gửi: - Giám đốc công ty cổ phần Sông Đà 10 - Phòng vật tư công ty Họ và tên : Nguyễn Xuân Đạt Đơn vị công tác : Đội thi công số II Đề nghị Giám Đốc và phòng vật tư cấp nguyên liệu cho đội thi công số II chúng tôi để thuận lợi cho việc thi công sản xuất và kịp với tiến độ của công trình thi công nhà máy Xi Măng Bỉm Sơn, Thanh Hoá. Ngày 05 tháng 9 năm 2006 Người duyệt GĐ: Phạm Văn Duyên Người viết Nguyễn Xuân Đạt Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, định mức vật tư cho từng sản phẩm phòng vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho đội thi công số II. Biểu số 07: Đơn vị: Cty cổ phần Sông Đà 10 Số: 136 Địa chỉ: tầng 5 –tòa nhà sông đà Mẫu số: 02- VT TC Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội QĐ số: 1141- /QĐ/CĐKT phiếu xuất kho Nợ: 621 Ngày 06 tháng 9 năm 2006 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Xuân Đạt Địa chỉ(bộ phận): Đội thi công số II Lý do xuất kho: Thi công nhà máy xi măng ở Bỉm Sơn Xuất tai kho: phương thảo Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép lá CT3d TL0013 kg 342 342 9055 3.096.810 … ……. …. … ……. ……. ……. ……. Cộng: 3.096.810 Xuất, ngày 06 tháng 9 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (đã kú) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho (cũng kèm theo giấy xin lĩnh vật tư) như sau: Biểu số 08: Đơn vị: Cty cổ phần Sông Đà 10 Số: 137 Địa chỉ: Tầng 5 –Tòa nhà Sông Đà Mẫu số:02-VT QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT phiếu xuất kho Nợ:621 Ngày 06 tháng 9 năm 2006 Có:153 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Bình Địa chỉ: Đội xây dựng số 1 Lý do xuất kho: Thi công công trình” ngân hàng phố nối” Xuất tại kho: phương thảo Stt Tên, nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Máy Hàn Điện MĐ Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 …. …………… ….. ….. ….. ….. ….. …….. Cộng: 1.400.000 Xuất, ngày 06 tháng 9 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) 4.3.Phương pháp kế toán nguyên vật liệu, CCDC Nguyên vật liệu,CCDC phải được theo dõi về số lượng, chất lượng, theo dõi chặt chẽ tình hình xuất nhập, tồn kho cho từng nhóm từng loại cả về mặt giá trị lẫn mặt số lượng. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu dụng cụ của công ty cổ phần Sông Đà 10 sẽ đáp ứng được một cách đầy đủ về nhu cầu này. Hạch toán vật liệu, CCDC chi tiết chính là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguồn nguyên vật liệu, CCDC có trong kho, trong công ty về mặt giá trị cũng như về mặt chất lượng. Để thực hiện được toàn bộ hệ thống kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại công ty một cách tốt nhất, thì trước tiên phải căn cứ vào các chứng từ kế toán để phân biệt được cho từng nghiệp vụ nhập, xuất, tồn khác nhau.Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán, và kế toán nguyên vật liệu, CCDC được thực hiện trong ba các phương pháp đó là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. Để phù hợp với công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu, CCDC ở công ty cổ phần Sông Đà 10, công ty đã áp dụng phương pháp ghi sổ ( thẻ) song song. - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của vật liệu, CCDC - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, CCDC - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, CCDC. Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán theo dõi cả về phần số lượng lẫn giá trị từng thứ vật liệu, CCDC. Sơ đồ: Nhập, xuất nguyên vật liệu, Công dụng cụ. Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập Thẻ kho Sổ KTCT NVL,DC Phiếu xuất Bảng tổng hợp N- X- T VLDC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu - Trình tự ghi chép: + ở trong kho: Hàng tháng căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho vật liệu, CCDC thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở để theo dõi cho từng danh điểm nguyên vật liệu, CCDC. Định kỳ kế toán phụ trách về nguyên vật liệu, CCDC sẽ xuống kho để lấy các chứng từ có liên quan về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên các thẻ kho với số tồn kho thực tế của từng vật liệu, CCDC. + ở phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư, đơn vị tính, mã số vật tư,…Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC mở sổ chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu, CCDC tương ứng với thẻ kho ở trong từng kho để phản ánh cả về số lượng lẫn về chất lượng của nguyên vật liệu, CCDC. Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập kho, xuất kho vật liệu, CCDC của nhân viên trên phòng kế toán lấy ở kho, kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá tính thành tiền và ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng, tính ra số nhập- xuất- tồn trên các sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với số liệu của thủ kho, đồng thời lập bảng tổng hợp nhâp- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, CCDC để đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. 4.4.Phương pháp và cơ sở lập sổ kế toán chi tiết Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng các số sách như đã nêu trên. 4.4.1. Thẻ kho - Tác dụng dùng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho cho từng loại vật liệu, CCDC ở trong kho. - Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Phương pháp lập: Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC được theo dõi trên một số tờ thẻ kho. Kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật tư. Sau đó giao cho thủ kho để tiến hành ghi chép hàng ngày. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho theo nguyên tắc mỗi chứng từ ghi vào một dòng và các cột tương ứng. Định kỳ kế toán nguyên vật liệu, CCDC xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đầu trang phải ghi số lượng tồn kho đầu kỳ, cuối trang cộng số phát sinh để tính số lượng tồn kho cuối kỳ. Kế toán tiến hành vào thẻ kho cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9 năm 2006 như sau:( mời xem biểu mẫu dưới) Biểu số 09: Đơn vị: Cty cổ phần Sông Đà 10 Mẫu số: 06- VT Địa chỉ: Tầng 5 –Tòa nhà Sông Đà Ban hành kèm theo QĐ số: 1141- Mỹ Đình –Từ Liêm- Hà Nội TC/QĐ/CĐKT thẻ kho Ngày 01 tháng 9 năm 2006 Tờ số: 03 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép lá CT3d Đơn vị tính: kg Mã số: TL0013 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu kỳ 238 1 358 04/9 Mua vật liệu NK 04/9 2250 2488 2 136 06/9 Xuất vật liệu cho CT 06/9 342 2146 … … …. ………. …. …. …. …. ….. Cộng phát sinh 2250 342 Tồn cuối kỳ 2146 Biểu số 10: Đơn vị: Cty cổ phần Sông Đà 10 Mẫu số: 06- VT Địa chỉ : Tầng 5 –Tòa nhà Sông Đà Ban hành kèm theo QĐ số: Mỹ Đình –Từ Liêm- Hà Nội 1141- TC/QĐ/CĐKT Thẻ kho Lập, ngày 01 tháng 9 năm 2006 Tờ 04 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Máy Hàn Điện Đơn vị tính: Chiếc Mã số: MĐ Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhâp, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn 2 1 359 04/9 Nhập mua DC 04/9 8 10 2 137 06/9 Xuất DC cho CT 06/9 4 6 …. …. …. ……. …. …. …. …. …. Cộng phát sinh 8 4 Tồn cuối kỳ 6 4.4.2. Sổ chi tiết nguyên vật - Tác dụng: Dùng để theo dõi về mặt số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu, CCDC. - Cơ sở lập: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và các phiếu xuất kho. - phương pháp lập: Mỗi kho được theo dõi trên một quyển sổ riêng biệt. Mỗi loại vật liệu, CCDC được theo dõi trên một trang sổ nhất định. Hàng ngày, khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gủi đến kế toán phải xác định số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu, CCDC để ghi vào các dòng và các cột liên quan rồi tính ra số tồn kho hàng ngày. Định kỳ hoặc cuối tháng phải đối chiếu số liệu ghi trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng phải xác định tổng số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, CCDC nhập- xuất- tồn kho trong cả tháng. Đầu trang ghi số dư đầu kỳ, cuối trang cộng số phát sinh để tính ra số dư cuối kỳ và ghi vào cột tồn. Sau đó ghi ngày tháng năm ở dưới của sổ chi tiết, người lập sổ ký và ghi họ tên, chuyển cho kế toán trưởng ký và ghi họ tên. Biểu số 11: Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Sổ chi tiết vật liệu Tháng 9 năm 2006 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép lá CT3d Tài khoản: 152 Đơn vị tính: kg Tên kho: phương thảo Chứng từ Diễn giải Tài khỏan đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9= 5x8 10 11= 5x10 12 358 136 04/9 06/9 Số dư đầu kỳ Mua của Cty 27B Xuất CT Bỉm Sơn ………… 331 621 ……. 9100 9050 9055 …… 2250 … 20.362.500 ……… 342 ….. 3.096810 ……….. 238 2488 2146 … 2.165.800 22.528.300 19.432030 ……… 0 Số dư cuối kỳ 2250 20362500 342 3096810 2146 19432030 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (đã ký) (đã ký) Biểu số 12: Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Sổ chi tiết vật liệu Tháng 9 năm 2006 Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư: Máy Hàn Điện Tài khoản: 153 Đơn vị tính: Chiếc Tên kho: phương thảo Chứng từ Diễn giải Tài khỏan đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9= 5x8 10 11= 5x10 12 358 136 04/9 06/9 Số dư đầu kỳ Mua của Cty CP Duy Linh Xuất CT ngân hàng phố nối 331 621 ……. 350000 350000 350000 …… 8 …… 2800000 …………. 4 ….. 1400000 ……….. 2 10 … 6 700000 3500000 2100000………… Số dư cuối kỳ 8 2800000 4 1400000 6 2100000 4.4.3 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC - Mục đích: Nhằm tổng hợp số lượng của toàn bộ vật liệu,CCDC nhập, xuất, tồn trong tháng. Là cở để tính số liệu đối chiếu ghi trên sổ tổng hợp. - Cở sở lập: Là số lượng ghi trên sổ chi tiết vật liệu và đó cũng là căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất, tồn vật liệu, CCDC. - Phương pháp lập: Bảng lập vào cuối tháng, mỗi tháng 1 lần. Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ chi tiết vật liệu, tứ đó để lấy số liệu trên sổ để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn để theo dõi và biết được tình hình còn lại, xuất đi số lượng vật tư là bao nhiêu. Lấy số lượng và giá trị của từng loại vật liệu,CCDC từ đầu kỳ,nhập-xuất trong kỳ để ghi vào các cột tương ứng trong bảng theo nguyên tắc, mỗi một loại vật liệu,CCDC ghi một dòng vào các cột phù hợp. Căn cứ vào số tồn đầu kỳ, tổng số nhập- xuất trong kỳ tính ra số tồn cuối kỳ về mặt số lượng và mặt giá trị của từng loại vật liệu,CCDC. Đối chiếu số liệu tồn cuối kỳ với số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết vật liệu, số liệu phải khớp đúng, phù hợp. Cuối tháng, xác định tổng giá trị tồn đầu kỳ, nhập-xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Đối chiếu với các chỉ tiêu tương ứng trên sổ cái TK 152, 153. Số liệu phải khớp đúng, phù hợp và phải trùng với số liệu có ghi trên sổ chi tiết vật liệu, CCDC nhằm đảm bảo tình chính xác và mức độ trung thực. Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho vật liệu CCDC Tháng 9 năm 2006 Tên vật liệu Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị A.Nguyên VL Nguyên VLC - Thép lá CT3d - Thép lá L63 ……….. Nguyên VLP - Sơn - Que hàn B. Công cụ CD - Máy Hàn Điện ………. kg kg …. Hộp Kg Chiếc …… 238 356 …. 25 42 2 … 3.856.242.740 2.165.800 2.563.200 ………. 380.000 445.200 986.572.364 700.000 …….. 2250 1413 ….. 100 430 8 … 4.207.539.481 20.362.500 10.230.120 ………… 1.520.000 4.566.600 137.495.000 2.800.000 ……… 342 1120 … 87 351 4 … 4.607.105.849 3096810 8.099.840 ……….. 1.322.400 3.762.918 113.906.741 1.400.000 ……… 2146 649 ….. 38 121 6 … 3.996.679.372 19432030 4.693.480 ………… 577.600 1.284.882 1.010.115.623 2.100.000 ……… Cộng 4.842.773.104 4.345.034.481 4.181.012.590 5.006.794.995 4.4.4. Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Sổ chi tiết mở ra để theo dõi số lần mua hàng và tình hình trả nợ của công ty cho từng nhà cung cấp vật tư. Mỗi nhà cung cấp vật tư được mở một trang hoặc một số trang sổ. - Cơ sở lập: Là căn cứ vào Hoá Đơn GTGT và các chứng từ mua hàng chưa thanh roán. - Phương pháp lập: Hàng ngày, kế toán căn vào các chứng từ mua và các chứng từ thanh toán để ghi vào sổ theo nguyên tắc mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào một dòng và các cột tương ứng. Trong ngày 04 tháng 9 năm 2006 tài liệu đã nêu ở phần trước, công ty cổ phần Sông Đà 10 có nhập mua số lượng nguyên vật liệu đã được nhập kho chưa trư tiền cho người bán ( Vật liệu số 27B ). Cho đến cuối tháng công ty tiến hành rút tiền gửi về để thanh toán cho khách hàng về số tiền còn nợ lại ở kỳ trước. Và được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu số 14: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Đối tượng : Công ty Số 27B Tháng 9 năm 2006 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đ/ Ư Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 04/9 15/9 358 127 04/9 15/9 Số dư đầu kỳ Mua vật liệu chưa thanh toán Rút tiền gửi NH thanh toán 152,133 112 30.000.000 21.380.625 15.000.000 Số phát sinh 30.000.000 21.380.625 Số dư cuối kỳ 6.380.625 5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu, CCDC Thước đo tiền tệ là kế toán sử dụng còn nói đến hạch toán là nói đến số liệu, tình hình biến động củ nhiều loại tài sản của công ty theo giá trị. Kế toán chi tiết về vật liệu, CCDC chưa đủ để đảm bảo về vấn đề này, thế nên đòi hỏi phải có một đội ngũ kế toán tổng hợp với mục đích nhằm đem lại lợi ích và khả năng tính toán một cách chính xác hơn. ở công ty cổ phần Sông Đà 10 đã hạch toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho trên sổ sách kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu , CCDC các tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 627, tài khoản 642. Để hạch toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC, kế toán tại công ty đã sử dụng các loại sổ sách như sau: Sổ nhật ký chung; Sổ cái tài khoản 152, tài khoản 153. Quy trình hạch toán, nguyên vật liệu, CCDC Sơ đồ: Sổ Nhật ký chung Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu Sổ cái TK 152, TK153 BCĐ số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp N-X-T vật tư Chứng từ gốc Sổ chi tiết công nợ Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày: Ghi quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng: Căn cứ vào nhu cầu mua nguyên vật liệu, CCDC ở công ty để tiện ích cho việc phục vụ sản xuất kinh doanh. Phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập nếu vật liệu mua về có thông qua nhập kho luôn, với trường hợp vật tư mua về không qua nhập kho mà chuyển thẳng phục vụ cho sản xuất thì kế toán lại không lập phiếu nhập kho như đã nêu ở phần trên. Sau đó hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã được lập sẵn thành 3 liên, do kế toán tổng hợp lập… thủ kho ghi thẻ kho theo dõi số lượng vật tư nhập vào, hay xuất ra, nhân viên phòng kế toán sẽ xuống kho lấy chứng từ và chuyển về cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp để ghi vào Sổ Nhật ký chung và sổ cái. Cuối tháng cộng số liệu trên vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh, khoá sổ chi tiết nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC và lập bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho vật tư. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp thì kế toán lập báo cáo kế toán. Phương pháp và cơ sở lập sổ kế toán chi tiết Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Tác dụng : Dùng để tính toán và xác định giá trị vật liệu, CCDC đã xuất kho trong tháng theo từng đối tượng tập hợp chi phí. Cơ sở lập : Căn cứ vào phiếu xuất kho đã lập định khoản. Phương pháp lập : Bảng được lập mỗi tháng 1 lần. Cuối tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu, CCDC kế toán xác định giá trị của từng nhóm vật liệu, CCDC tập hợp theo từng đối tượng sử dụng. Sau đó ghi vào bảng phân bổ theo các dòng và các cột tương ứng. Biểu số 15: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Tháng 9 năm 2006 Ghi có các TK Đối tượng Sử dụng( ghi nợ các TK) TK 152 TK 153 Tổng cộng TK 1521 TK 1522 TK 1523 Cộng 1.TK 621-CPNVLTT - Công trình Bỉm Sơn - C. trình NH phốnối ………………… 2. TK 627- CPSXC - Phân xưởng I - …………… 3. TK 642-CPQLDN ………………….. 3.096.810 2.000.000…………. 5.403.176 …………. 1.033.126 1.357.001 …………. 560.240 ……….. 2.142.560 1.125.347 ………… 908.651 ……….. 6.272.496 4.482.357 …………. 6.872.067 ………… 1.400.000 ………….. 6.272.496 5.882.357 ………… 22.674.678 …………. Tổng cộng: 124.568.927 30.294.677 65.123.247 467.598.123 31.906.741 499.504.864 Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC của tháng 9 năm 2006 của công ty cổ phần Sông Đà 10 có thể phản ánh lên được Nhật ký Chung và các sổ cái có liên quan. Theo dõi cho từng công trình, phuc vụ cho công viẹc được gọn nhẹ. Nhưng do công ty cũng đã áp dụng phần hành trên kế toán máy nên công việc ghi trên sổ sách cũng căn cứ vào chứng từ theo thứ tự thời gian để vào nhật ký chung và các sổ cái có liên quan, chính xác và đầy đủ thông tin. 5.2.2. Sổ Nhật ký Chung Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. - Cơ sở lâp: Là các chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu nhập, phiếu xuất. Hằng ngày, khi nhận được các chứng từ gốc kế toán kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, lập định khoản kế toán. Lấy số liệu từ chứng từ gốc đã lập định khoản để ghi vào nhật ký chung. Đầu trang ghi số chuyển trang trước chuyển sang.Cuối trang phải cộng sổ để chuyển sang trang sau. Trích tóm tắt tài liệu tháng 9 năm 2006 của công ty như sau: Biểu số 16: Đơn vị: công ty cổ phần Sông Đà 10 Địa chỉ: tòa nhà sông đà.mỹ đình từ liêm hà nội Sổ nhật ký chung Tháng 9 năm 2006 Trang: 43 NT ghi Sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC SH TK Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 28/9 28/9 28/9 28/9 358 359 136 137 04/9 Trang trước chuyển sang Anh Hùng mua thép Hoàng nhập Máy Hàn Điện Xuất NVL cho CT. B.Sơn Xuất CCDC cho CT p.nối ………………………. ỹ ỹ ỹ ỹ 152 133 331 153 133 111 621 152 621 153 ……. 20.362.500 1.018.500 2.800.000 280.000 3.096.810 1.400.000 ………… ……. 21.380.625 3.080.000 3.096.810 1.400.000 ………. Cộng chuyển trang sau: ……….. ……….. Người lập Kế toán trưởng 5.3.2. Sổ cái TK 152, TK 153 Là sổ kế toán tổng hợp dùng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến TK 152, TK 153. - Cơ sở lập: Là các số liệu ghi trên sổ nhật ký chung. - Phương pháp lập: Cuối tháng căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán lấy số liệu để ghi vào các sổ cái TK 152, TK 153 theo nguyên tắc mỗi một chứng từ ghi một lần vào các cột có liên quan. Đầu kỳ ghi số dư, cuối kỳ phải khoá sổ và tính số dư cuối sổ. Xem trích dẫn tài liệu trong sổ cái của hai tài khoản 152 và tài khoản 153 của công ty cổ phần Sông Đà 10 , ở tháng 9 năm 2006.( bảng biểu 17, 18) về một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: Biểu số 17: Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Địa chỉ: tòa nhà sông đà.mỹ đình từ liêm hà nội Sổ cái Tháng 9 năm 2006 TK 152- Nguyên vật liệu NT. ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tr. NKC Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 15/9 28/9 28/9 ….. 173 358 136 …. 15/9 04/9 06/9 ….. Số dư đầu kỳ Mua chuyển thẳng sx Anh Hùng mua thép Xuất cho công trình …………………… 43 43 43 …. 621 331 621 …. 3.856.246.740 20.362.500 ………….. 11.440.000 3.096.810 …………. Cộng phát sinh: 4.207.539.481 4.067.105.849 Số dư cuối kỳ: 3.996.679.673 Ngày 28 tháng 9 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Biểu số 18:Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10 Địa chỉ: tòa nhà sông đà. mỹ đình từ liêm hà nội Sổ cái Tháng 9 năm 2006 Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ NT. Ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tr. NKC Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 28/9 28/9 …. 359 137 …. 04/9 06/9 …. Số dư đàu kỳ Hoàng mua Máy Hàn Điện Xuất cho công trình …………………. 43 43 …. 111 621 …. 986.572.364 2.800.000 ………….. 1.400.000 ………… Cộng phát sinh 137.495.000 113.906.741 Số dư cuối kỳ 1.010.115.623 Ngày 28 tháng 9 năm 2006 Người lập sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL-CCDC tại Công ty cổ phần Sông Đà 10 I- Nhận xét chung về công tác hạch toán NVL-CCDC tại Công ty Sau nhiều năm xây dựng và hoạt động, Công ty dã không ngừng phát triển, mở rộng quy mô sản xuất. Sản phẩm của DN đã cung cấp một lượng vật tư rất lớn cho Công ty cũng như toàn bộ các Công ty Sông Đà hiện đang có mặt tại miền Trung để thực hiện các công trình do Tổng Công ty giao cho. Sản phẩm của DN luôn giữ được uy tín về số lượng, chất lượng trên thị trường cũng như trong nội bộ Tổng Công ty Sông Đà ... Mặc dù gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong cơ chế thị trường hiện nay, DN vẫn khắc phục được mọi khó khăn và luôn luôn phát triển lớn mạnh cùng Tổng Công ty Sông Đà . Bên cạnh đó, hệ thống quản lý nói chung và toàn bộ kế toán nói riêng trong đó đặc biệt là khâu kế toán NVL-CCDC không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay, trong cơ chế quản lý mới, hệ thống kế toán của DN đã được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, đội ngũ nhân viên kế toán là rất hợp lý bởi hình thức này thích hợp với các DN có quy mô sản xuất lớn. Do xác định được sự ảnh hưởng chủ yếu của chi phí NVL-CCDC đến giá thành sản phẩm, cho nên DN đã chú trọng nhiều đến công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản và sử dụng: Về khâu thu mua: DN đã tổ chức được được một đội ngũ cán bộ tiếp liệu có năng lực, có trình độ cao. Mõi nhân viên tiếp liệu lại được phân công mua mỗi loại vật liệu nhất định, nên các chứng từ, hoá đơn mua vật tư được quản lý một cách rất có hệ thống đảm bảo sự hợp lý và thuận lợi. Mặt khác, sự phân công nhiệm vụ này còn đảm bảo tính kịp thời cho việc cung cấp vật tư trong quá trình sản xuất. Về khâu dự trữ bảo quản: Mức dự trữ vật tư tại DN hiện nay là hợp lý, vừa đảm bảo cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động trong đơn vị, hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ, có phương án bảo vệ thích hợp. Về việc sử dụng vật liệu: Từ khâu mua đến khâu sử dụng đều thông qua phòng cung ứng. Do đó, khi phát sinh nhu cầu sử dụng, phòng cung ứng xem xét tính hợp lệ của nhu cầu đó qua các định mức sử dụng, kế hoạch sản xuất trước khi xuất kho vật tư. Công tác này đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm triệt để vật tư. Để phục vụ cho quá trình sản xuất, DN cần có một khối lượng NVL-CCDC rất lớn bao gồm nhiều chủng loại, quy cách.Việc phân loại NVL-CCDC tại DN như vậy theo em là rất thích hợp lý và rõ ràng. Tình hình thực tế tại Công ty cho thấy việc hạch toán NVL-CCDC đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra, đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, dễ hiểu, trong quá trình hạch toán có thể xảy ra ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu. Do đó, việc tổ chức kế toán tại DN là phù hợp với điều kiện thực tế. Mọi hoạt động nhập - xuất - tồn kho NVL-CCDC đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác chi tiết, tổng hợp đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra và qua đó theo dõi 1 cách chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh từng tháng. Tất cả hệ thống sổ sách kế toán DN đang sử dụng đều theo đúng mẫu biểu chế độ kế toán tài chính quy định hiện hành. II - Những tồn tại và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL-CCDC ở Công ty cổ phần Sông Đà 10 Trong công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần Sông Đà 10, trên cơ sở lý luận đã học kết hợp với thực tiễn em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán NVL-CCDC với mục đích góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán tại Công ty cổ phần Sông Đà 10. Thứ nhất: Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chật chẽ NVL-CCDC theo em tại Công ty nên thực hiện việc phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ điểm NVL-CCDC . Sổ điểm có tác dụng rất lớn trong công tác kế hoạch hoá và hạch toán kế toán ở Công ty . Sau đây là mẫu "Sổ danh điểm NVL-CCDC ": Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách NVL Đ.V.T Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL-CCDC ............ ........... ......... ................... .................................... ............ ............ .......... Tuỳ theo số lượng của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng ký hiệu mã số cho nó phù hợp, có thể là 1,2 hoặc 3,4 ... chữ số. Thứ hai: Để thanh toán chi tiết NVL-CCDC , DN đã sử dụng phương pháp Thẻ song song nhưng các mẫu sổ hiện nay DN đang sử dụng còn khá phức tạp và hiện tượng ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán đã làm tăng khối lượng công việc ghi chép lên rất đáng kể. Theo em, trình tự hạch toán chi tiết NVL-CCDC có thể diễn ra như sau: ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho, cuối tháng thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ Nhật ký chung vào cột số lượng, sau đó chuyển sổ này lên phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị. ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ nhập - xuất NVL-CCDC từ kho, kế toán tiến hành tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra việc phân loại chứng từ của thủ kho, đồng thời căn cứ vào số lượng nhập - xuất, đơn giá kế toán lập tờ kê nhập - xuất - tồn kho NVL-CCDC , từ đó lấy số liệu ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL-CCDC theo từng nhóm, từng thứ, từng loại NVL-CCDC theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận được số liệu của thủ kho mang lên thì kế toán căn cứ vào đơn giá để kế toán tính ra giá trị vật liệu và ghi vào cột số tiền... Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ của thủ kho ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn kho NVL-CCDC (cột số tiền) và kế toán tổng hợp. Sau đây em xin giới thiệu mẫu của một số bảng biểu, có thể áp dụng trong DN hiện nay: Với mẫu Bảng kê xuất vật tư, ta có thể áp dụng xuất theo đối tượng hoặc cũng có thể xuất theo nguồn hàng: Sau đây là mẫu Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn kho: Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn kho (Tháng 9 năm 2006) Kho: STT Diễn giải ĐVT Mã số Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trongkỳ Tồncuối kỳ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền Sau đây là mẫu Bảng Tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư (Tháng 9 năm 2006) Kho: Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Thứ ba: Trong trường hợp kế toán vật tư tại Dn đã nhận được hoá đơn của số hàng mua nhưng số hàng này đến cuối tháng vẫn chưa về nhập kho, kế toán không sử dụng TK151 " Hàng mua đang đi trên đường " để phản ánh số hàng này trên sổ sách kế toán mà lại đợi tới khi số hàng này về, kế toán mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. Với việc hạch toán trên sẽ làm cho kế toán bị chậm trễ và không chính xác. Vì thế em xin đề xuất lại cách hạch toán trong trường hợp này như sau: Để hạch toán hàng mua đang đi trên đường, kế toán vẫn sử dụng TK 151. Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của các loại vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của DN, nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến DN nhưng còn chờ kiểm nhận để nhập kho. Em xin tóm tắt phương pháp hạch toán Hàng mua đang đi trên đường như sau: TK 111, 112 TK 151 TK 152,153 (1) TK 133 (3) TK 331, 311 (2) (1) : Dùng tiền mua hàng cuối tháng thì chưa về nhập kho (phản ánh trên sổ chi tiết TK111 hoặc TK112). (2): Mua chịu của người bán hoặc vay ngắn hạn mua của người bán, cuối tháng hàng vẫn chưa về (phản ánh trên sổ chi tiết TK331 hoặc TK311). (3): Hàng đang đi đường đã về đến nơi tiến hành nhập kho (Theo dõi sổ chi tiết TK151 ở phần trước).  Thứ Tư: Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL-CCDC hơn nữa, theo em DN còn cần phải thực hiện tốt các yêu cầu sau: Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ định mức tiêu dùng NVL-CCDC , muốn vậy DN cần phải giải quyết các vấn đề : - Tăng cường công tác cải tiến kỹ thật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng NVL-CCDC , xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị, coi trọng việc tổ chức hạch toán NVL-CCDC và phế phẩm, áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí NVL-CCDC ... Ngoài ra, cần phải đặc biệt quan trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng NVL-CCDC trong khâu thiết kế vào công nghệ. + Sử dụng NVL thay thế: Phải được thực hiện theo nhiều hướng dùng NVL nhẹ, rẻ tiền, sẵn có thay thế cho vật liệu đắt tiền quý hiếm với điều kiện vẫn đảm bảo chất lượng và yêu cầu của công nghệ chế biến. + Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm: Việc làm này thể hiện sự quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. + Xoá bỏ mọi hao hụt, mất mát hư hỏng NVL do nguyên nhân chủ quan gây ra. Để thực hiện tốt điều này, DN cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua vận chuyển, đôn đốc kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng NVL-CCDC . Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Sông Đà 10, nhờ sự giúp đỡ tận tình của các phòng ban lãnh đạo Công ty , các phòng ban chức năng đặc biệt là phòng Tài chính - kế toán của Công ty. Em đã học được rất nhiều bổ ích trong công tác chuyên môn. Là một sinh viên trong nghành kế toán, em đi sâu nghiên cứu thực tế các nghiệp vụ hạch toán NVL-CCDC tại Công ty cổ phần Sông Đà 10. Thời gian thực tập vừa qua, không chỉ giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập mà qua đó em còn học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cán bộ kế toán trong Công ty . Trong thời gian thực tập, thông qua việc nghiên cứu tình hình thực tế về kế toán NVL-CCDC tại Công ty , em đã nhận thấy những mặt mạnh mà Doanh nghiệp cần tiếp tục phát huy, đồng thời còn có những vấn đề còn tồn đọng. Với thời gian thực tập tại Công ty có hạn và đồng thời cùng với sự hiểu biết chưa được sâu nên cuốn chuyên đề này cũng như những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL-CCDC trong Công ty của em có thể sẽ có những thiếu sót hoặc sai sót. Vì vậy, em rất kính mong nhận được sự đóng góp cũng như sự giúp đỡ chỉ bảo thêm của các thầy (cô) giáo và các cô chú cán bộ kế toán trong Công ty. Cuối cùng, em xin cảm ơn thầy giáo: Lê Xuân Ngọc cùng toàn thể cán bộ trong Công ty cổ phần Sông Đà 10 đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này! mục lục