Đề tài Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty công trình đường thuỷ

Giám đốc xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán Công ty, có nhiệm vụ hạch toán kế toán phần chi phí được giao cho từng công trình và của toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm 3 người: Phụ trách phòng kế toán: Do giám đốc Công ty chỉ định để thuận lợi cho việc giám sát công tác kế toán tại Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ chứng từ liên quan đến các mặt hoạt động của xí nghiệp như: thanh toán với các đội, tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên, theo dõi tài sản cố định… Tổ chức lưu giữ sổ sách chứng từ, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế của xí nghiệp theo đúng pháp luật và quy định của Công ty. Kế toán máy kiêm kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ chứng từ vào máy tính, đồng thời theo dõi việc thu, chi tiền mặt và vay vốn với Công ty. Thủ quỹ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ của Xí nghiệp. Ngoài ra, ở các Xí nghiệp còn phân ra nhiều đội xây dựng với các chức năng cụ thể. Kế toán đội phải theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh ở công trình, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở công trình, tính lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, tổ chức tập hợp chứng từ chi phí phát sinh để báo với Xí nghiệp. Nếu không có kế toán, đội trưởng trực tiếp thực hiện phần việc này. 4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty công trình đường thuỷ Công ty công trình đường thuỷ là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và chịu sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp. Do vậy, công tác kế toán ở công ty được thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể như sau: Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Phương pháp tính thuế GTGT: công ty sử dụng phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất: công ty tính giá nguyên vật liệu xuất theo phương pháp giá thực tế đích danh. 4.3 Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 1864/1995/QĐ-BTC ngày26 tháng 12 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ măng tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Danh mục các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng. Stt Tên chứng từ Số hiệu chứng từ 1 - Lao động và tiền lương 1 Bảng chấm công 01- LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03- LĐTL 4 Bảng thanh toán BHXH 04- LĐTL 5 Bảng thanh toán tiền thưởng 05- LĐTL 6 Phiếu xác nhận SP huặc công trình hoàn thành 06- LĐTL 7 Phiếu báo làm thêm giờ 07- LĐTL 8 Hợp đồng giao khoán 08- LĐTL 9 Biên bản điều tra tai nạn lao động 09- LĐTL 2 - Hàng tồn kho 10 Phiếu nhập kho 01-VT 11 Phiếu xuất kho 02- VT 12 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03/VT-3LL 13 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức 04- VT 14 Biên bản kiểm nghiện 05- VT 15 Thẻ kho 06- VT 16 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07- VT 17 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá 08- VT 3 – Bán hàng 18 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT- 3LL 19 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-2LL 20 Phiếu kê mua hàng 13HDBH 4 – Tiền tệ 23 Phiếu thu 01 – TT 24 Phiếu chi 02 – TT 25 Giấy đề nghị tạm ứng 03 – TT 26 Thanh toán tiền tạm ứng 04 – TT 27 Biên lai thu tiền 05 – TT 29 Bảng kiểm kê quỹ 07a – TT 30 Bảng kiểm kê quỹ 07b – TT 5 – TSCĐ 31 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 – TSCĐ 32 Thẻ TSCĐ 02 – TSCĐ 33 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 – TSCĐ 34 Biên bản giao nhân TSCĐ sửa chữa 04 – TSCĐ 35 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05 – TSCĐ 6 – Sản xuất 36 Phiếu theo dõi ca máy thi công 01 - SX Biểu 01 – Chứng từ sử dụng tại công ty. Tài khoản : Loại 1 : Tài sản lưu động - Bổ sung tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”: 1362 “Phải thu khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ”. - Bổ sung các tiểu khoản của tài khoản 141, bao gồm: + 1411 “Tạm ứng lương và các khoản trích theo lương”. + 1412 “Tạm ứng mua vật tư, hàng hoá”. + 1413 “Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ”. + 1418 “Tạm ứng khác”. - Bổ sung các tiểu khoản của tài khoản 152, bao gồm: + 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính”. + 1522 “Vật liệu phụ”. + 1523 “Nhiên liệu”. + 1524 “Phụ tùng thay thế”. + 1526 “Thiết bị XDCB”. + 1528 “Vật liệu khác” - Bổ sung các tiểu khoản của tài khoản 154, bao gồm: + 1541 “Xây lắp”. + 1542 “Sản phẩm khác”. + 1543 “Dịch vụ”. + 1544 “Chi phí bảo hành xây lắp”. Loại 2: Tài sản cố định - Bổ sung thêm tiểu khoản 2117 “Giàn giáo, cốp pha”. Loại 3: Nợ phải trả Bổ sung thêm một số tài khoản sau: - Tài khoản 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả”, chi tiết: + TK 3151 “Nợ dài hạn đến hạn trả Ngân hàng”. + TK 3152 “Nợ dài hạn đến hạn trả đối tượng khác”. - Tài khoản 331 “Phả trả cho người bán”, chi tiết: + 3311 “Phải trả cho đối tượng khác”. + 3312 “Phải trả cho bên nhận thầu, nhận thầu phụ”. - Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên”, chi tiết: + 3341 “Phải trả công nhân viên”. + 3342 “Phải trả lao động thuê ngoài”. - Tài khoản 335 “Chi phí phải trả”, chi tiết: + 3351 “Trích trước chi phí bảo hành”. + 3352 “Chi phí phải trả”. - Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ”, chi tiết: + 3362 “Phải trả về khối lượng xây lắp nhận khoán nội bộ”. + 3368 “Phải trả nội bộ khác”. Loại 5: Doanh thu. - Bổ sung vào tài khoản “Doanh thu bán hàng” : TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm, sản phẩm xây lắp hoàn thành, chi tiết TK 51121 “Doanh thu sản phẩm xây lắp”, TK 51122 “Doanh thu bán thành phẩm khác”. - Bổ sung vào tài khoản “Doanh thu bán hàng nội bộ” : TK 5122 “Doanh thu bán các thành phẩm, sản phẩm xây lắp hoàn thành, chi tiết Tk 51221 “Doanh thu sản phẩm xây lắp”, TK 51222 “Doanh thu bán thành phẩm khác”. Loại 6: Chi phí sản xuất - kinh doanh. - Bỏ và bổ sung các tài khoản sau: - Bỏ tài khoản 611 “Mua hàng”. - Bổ sung tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”, Chi tiết: + 6231 “Chi phí nhân công”. + 6232 “Chi phí vật liệu”. + 6231 “Chi phí dụng cụ sản xuất”. + 6231 “Chi phí khấu hao máy thi công”. + 6231 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. + 6231 “Chi phí bằng tiền khác”. - Bỏ tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”. Loại 0: Tài khoản ngoài bảng. - Bổ sung tài khoản 005 “Nguồn vốn vay bằng ngoại tệ”. 4.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Tại Công ty công Trình Đường Thuỷ áp dụng hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Từ 2 đến 5 ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối quý đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Theo hình thức này kế toán sử dụng hai loại sổ tổng hợp là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh. + Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kinh tế được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ Cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc tuỳ theo số lượng ghi cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính. Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: + Sổ TSCĐ; + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá; + Thẻ kho; + Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; +Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; + Sổ chi tiết chi phí sử dụng xe, máy thi công; + Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung; + Sổ chi tiết chi phí bán hàng; + Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp; + Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp; + Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi; + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ...; + Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán; + Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập Bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ và thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với Sổ Cái. Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện theo mô hình sau: Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CTGS Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Kiểm tra, đối chiếu Sơ đồ 04 - Mô hình chứng từ ghi sổ áp dụng tại công ty. Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy FAST ACCOUNTING để hạch toán. Tuy nhiên việc thực hiện ghi chép sổ sách bằng phương pháp thủ công vẫn thông dụng trong công ty. 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hiện nay công ty Công Ty Công Trình Đường Thủy áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. Định kỳ lập báo cáo là theo quý. Người chịu trách nhiệm lập báo cáo là kế toán trưởng và kế toán tổng hợp của phòng kế toán. Các kế toán viên trong phòng kế toán cung cấp các sổ chi tiết để kế toán trưởng và kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính. Hiện nay đơn vị lập những báo cáo tài chính theo quy định cho các doanh nghiệp xây lắp đó là gồm 3 biểu mẫu báo cáo: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DNXL - Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DNXL - Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DNXL Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập cho từng Xí nghiệp và Công ty còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ thì chỉ lập cho cả Công ty. Báo cáo tài chính của Công ty phải lập và gửi vào cuối quý, cuối năm tài chính cho các cơ quan sau: Cơ quan thuế mà Công ty đăng ký kê khai nộp thuế. Tổng công ty Xây dựng đường thuỷ. Cục thống kê. Ngoài ra để phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh đôi khi báo cáo tài chính còn được nộp cho sở kế hoạch đầu tư, ngân hàng mà Công ty thường giao dịch (Ngân hàng Công thương Đống Đa)... để xin vay vốn, đầu tư sản xuất. Về thuế, cũng như nhiều công ty khác Công ty Công Trình Đường Thuỷ nộp khá nhiều loại thuế như: Thuế GTGT, Thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuế tài nguyên, thuế đất đai, thuế môn bài,...nhưng Thuế tiêu thụ đặc biệt và Thuế xuất nhập khẩu thì rất ít khi có vì sản phẩm cuả Công ty là sản phẩm xây lắp. Công ty không lập báo cáo quản trị trong nội bộ Công ty, có thể là do loại hình sản xuất kinh doanh là xây lắp, sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng. Thị trường ít biến động và giá cả thường được xác định trước khi sản xuất nên ít nhu cầu dùng đến báo cáo quản trị. phần 2 thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty công trình đường thủy 1 Khái quát chung NVL và CCDC tại Công ty công trình đường thủy 1.1 Đặc điểm , vai trò, phân loại nvl và ccdc tại công ty Công ty công trình đường thuỷ là một công ty trực thuộc Tổng công ty xây dựng đường thủy vì vậy NVL và CCDC tại công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn, mà ta đã biết một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép, si măng, vôi, cát, gạch … các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công, chế biến, sản xuất… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Tại công ty công trình đường thuỷ NVL không chỉ được mua mà còn được bán, đi vay mượn của công ty khác và cho vay, vì vậy cho nên NVL và CCDC tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng, mặt khác các kho và bến bãi để cất trữ và bảo quản NVL và CCDC là rất quan trong nếu không NVL và CCDC sẽ thất thoát, hỏng hóc không thể sử dụng được gây mất mát và lãng phí tiền của một cách đáng trách. Do hoạt động tại địa bàn khá rộng lớn thi công các công trình dải khắp mọi nơi cho nên NVL và CCDC thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều mày giúp cho Công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên do điều kiện như vậy Công ty thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ NVL và CCDC vì vậy chúng bị hỏng hóc và mất mát là điều khó chánh khỏi. Tuỳ theo đặc thù của NVL và CCDC mà công ty phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán VNL , phân bổ chi phí đối với CCDC Đối với NVL công ty căn cứ theo vai trò của chúng và phân loại như sau : Nguyên vật liệu chính : Là những NVL trực tiếp cấu thành hình thái căn bản của sản phẩm trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu phụ: là những NVL tham gia vào quá trình hoàn thiện sản phẩm. Nhiên liệu : Những loại dùng trợ giúp cho các hoạt động của công cụ dụng cụ như : Xăng , Dầu, khí ga, bình oxy … Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng dùng trong trình sửa chữa máy móc, công cụ . Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những hoá chất chuyên dụng dùng trong thi công và xây dựng các công trình kiên cố. Các loại vật liệu khác : Là các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trình sửa chữa thay thế không có trong nước huặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp. Đối với CCDC công ty phân thành 2 loại là công cụ dùng cho công việc sản xuất và thi công và công cụ dùng trong công tác quản lý. 1.2 Quản lý NVL,CCDC tại Công ty. Nhận thấy tầm quan trọng của NVL, CCDC đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL, CCDC . Tại các kho của Công ty luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL, CCDC và các thủ tục xuất - nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn Do điều kiện thi công các công trình ở xa nên Công ty thường thuê các kho bãi tại những nơi Công ty xây dựng và tại đó nhưng Công ty cũng tiến hành cử người trông coi và quản lý chúng, có bảo vệ thường trực canh dữ, trông coi, có người chịu trách nhiệm nhập xuất NVL và CCDC. Tại đây mọi thủ tục tiến hành nhập và xuất kho cũng được thực hiện đầy đủ như tại kho của Công ty, thủ kho tại đây cũng thực hiện ghi thẻ kho, sổ số dư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và hàng tuần sẽ được chuển lên phòng vật tư tại công ty. Kế toán và các phòng có liên quan theo dõi NVL, CCDC chi tiết thông qua phòng vật tư. 1.3 Tính giá NVL tại Công ty Tại Công ty công trình đường thuỷ NVL được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này giá trị NVL xuất kho đúng theo giá NVL nhập kho của chúng vì vậy kế toán phải luôn theo dõi chặt chẽ giá của từng lô hàng để tính giá vốn hàng xuất huặc bán và giá trị vật tư xuất dùng. Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT của công ty, Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thủy mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư 204,1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5 với đơn giá 4523809,52đ/tấn Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477 Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000 Vậy giá nhập kho và giá xuất kho của lô hàng cọc ván thép ngày 02 /01 / 2005 là 969475000 Đối với NVL tự gia công chế biến thì giá nhập kho và xuất kho được tính như sau : Giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu đem đi gia công cộng với chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ Ví Dụ: Ngày 05 / 01 / 2005 công ty nhập kho 1000 cọc bê tông đúc sẵn vậy giá nhập kho và xuất kho của 1000 cọc bê tông này được tính như sau: Khối lượng sắt: 30 tấn x đơn giá 4825000đ/tấn = 144750000 10 tấn x đơn giá 1247500 đ/tấn = 124750000 Xi măng 50 tấn x đơn giá 675000đ/tấn = 33750000 Đá : 100 m3 x = 36325000 Cát : 150m3 x = 45480000 Nhân công : 200 công x 40.000(vnđ) = 8.000.000(vnđ) Điện, nước : 3.000.000 (vnđ) Chi phí vận chuyển , bốc dỡ : 6.000.000(vnđ) Tổng giá nhập kho của 1000 cọc bê tông : 402055000 1.4 Phương pháp phân bổ giá trị CCDC xuất dùng Phương pháp phân bổ 1 lần :Theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC giá trị của nó được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ xuất dùng nó thường được áp dụng cho các công cụ dụng cụ có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn và thường được áp dụng cho các thiết bị văn phòng: Phương pháp phân bổ 50% : Khi CCDC được xuất dùng thì kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị của chúng vào chi phí của kỳ xuất dùng. Khi bộ phận sử dụng báo hỏng CCDC thì kế toán tiến hành phân bổ chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng : chi phí bao gồm 1/2 giá trị của CCDC báo hỏng trừ đi giá trị phế liệu thu hồi trừ tiền bồi thường vật chất( nếu có ) Phương pháp phân bổ nhiều lần : Phương pháp này căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian dử dụng của chúng kế toán tiến hành tính mức phân bổ cho một kỳ huặc cho một lần sử dụng Bảng phân bổ CCDC quý 1 năm 2005 cho các công trình Đơn vị tính: đồng stt Công trình Số tiền Ghi chú TK 627 1 Cảng Chân Mây giai đoạn 2 20. 672.584 2 Đập Thảo Long 22.642.567 3 Cảng Khuyến Lương 16.782.944 4 Cảng Hòn La 18.942.563 5 Cảng tổng Hợp Mường La 62.255.000 6 Cảng Sa Đéc 82.955.781 7 Cầu tầu X51 12.653.844 Cộng 236905283 Người lập bảng Kế toán trưởng ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) Trần Mạnh Hùng Nguyễn thanh Hải 2 Hạch toán NVL, CCDC tại công ty công trình đường thủy 2.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho Mua NVL nhập kho : Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho : Phòng kế hoạch thị trường có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật tư cử cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, thủ kho cùng hội đồng kiểm nhập của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập Biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật tư lập Phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản. Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng thiết bị vật tư. Một liên được dùng để thanh toán. - Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. P. KHTT Bộ phận cung ứng vật tư Hội đồng kiểm nghiệm P. TBVT Kế hoạch sản xuất Hoá đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Nhập NVL, ghi thẻ kho Thủ kho Kế toán NVL Ghi sổ, bảo quản Sơ đồ 05 – Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho tại phòng vật tư được lập thành 3 liên Liên 1 Lưu tại phòng vật tư Liên 2 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho Liên 3 Giao cho kế toán Định kỳ thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 2) cho kế toán vật tư, phiếu nhập kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết được tình hình NVL hiện có và các thông tin như số lượng, chủng loại, giá thành, ngày tháng nhập kho .. Ví dụ : Ngày 16 tháng 02 năm 2005 Công ty đã mua NVL của Công ty Cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh . Căn cứ theo hoá đơn của Công ty Đại Hoàng Minh phòng vật tư của Công ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hoá trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng đúng theo thoả thuận theo hoá đơn GTGT Hoá đơn(GTGT) Mẫu số :01GTKT - 3LL Liên 2 : giao khách hàng Ngày 16 tháng 01 Năm 2005 Đơn vị bán hàng : Công ty cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh Địa chỉ : 156 Trần Quang Diệu - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : MST Họ tên người mua hàng : Trần huy Liệu Tên đơn vị : Công ty công trình đường thủy Đị chỉ : 159 Thái Hà - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán : Tiền Mặt stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Giàn giáo Chiếc 500 167500 83750000 Cộng tiền hàng : 83750000 Thuế suất GTGT : 5% tiền thuế GTGT :4187500 Tổng tiền thanh toán :87937500 Stviết bằng chữ: Tám mươI bẩy triệu chín trăm ba mươi bẩy nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Trần Huy Liệu Hoàng Thanh Huy Nguyễn anh Văn Đơn vị : Công ty công trình đường thủy Địa chỉ : 159 Thái Hà - Đống Đa - Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày16 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người giao hàng : Hoàng Thanh Huy Theo hoá đơn GGTG số 156 ngày 16 tháng 02 năm 2005 Nhập tại kho: Thái Hà stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 1 Giàn giáo Chiếc 500 500 160000 80000000 Cộng tiền hàng 80000000 Thuế GTGT 4000000 Tổng cộng 84000000 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng gười giao hàng thủ kho thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mai Văn Hoá Nguyễn Thanh Hải Hoàng Thanh Huy Nguyễn thị Hạnh Mai văn Hoạt Chứng từ và thủ tục xuất kho : Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho là : Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các xí nghiệp lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường. Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng thiết bị vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất NVL, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng sản xuất. - Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL. - Một liên giao cho kế toán NVL để hạch toán. Kế hoạch sản xuất Các XN Thủ trưởng, kế toán trưởng P. TBVT Thủ kho Kế toán NVL Phiếu yêu cầu xin lĩnh NVL Duyệt xuất kho Lập phiếu xuất kho Xuất NVL, ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 06 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho. Ví dụ : Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Công ty tiến hành xuất NVL cho công trường thi công đường mòn Hồ Chí Minh tại tỉnh Ninh Bình Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ :Kho Ninh Bình Phiếu xuất kho Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng : Trần Anh Linh Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình đường mòn Hồ Chí Minh Xuất tại kho : Ninh Bình stt Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi Măng kg 5000 5000 2 Thép kg 8000 8000 Tổng cộng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Võ thanh Hà Nguyễn thanh Hải Trần anh Linh Bùi cao Chanh Mai Văn Hoạt (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Ví dụ : Ngày 28 tháng 01 năm 2005 do công trình đang thi công tại Tỉnh Ninh Bình thiếu NVL để thi công , Công ty điều chuyển NVL từ kho Tại Hà Nam do vậy Công ty đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ : Kho Hà Nam Phiếu xuất kho (Kiêm vận chuyển nội bộ) ngày 28 tháng 01 năm 2005 Liên 2 : Dùng để vận chuyển Họ và tên người vận chuyển: Hà chí Hiếu Hợp đồng số : 11 Phương thức vận chuyển : Ôtô Xuất tại kho : Hà Nam Nhập tại kho : Ninh Bình stt Tên nhãn hiệu quy cách( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Thép Kg 7000 7000 2 Que hàn Kg 200 200 Tổng cộng Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký 2.2 Hạch toán chi tiết NVL và CCDC 2.2.1 Hạch toán chi tiết NVL Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL . Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất và chuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán NVL, thủ kho và kế toán NVL cùng ký vào phiếu giao nhận này. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song tại công ty như sau: Chứng từ gốc và bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ nhập-xuất Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Thẻ kho Sổ cái TK 152 Sơ đồ 07 – Quy trình ghi sổ kế toán NVL tại công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ vật tư, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ : Kho tại Ninh Bình Thẻ kho Ngày lập thẻ :01 /02 /2005 Tờ số :01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Xi măng Đơn vị tính : Kg stt Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 Tồn đầu kỳ 100.000 1 2 01/01 Xuất đúc cọc bê tông 50.000 50.000 2 4 02/01 Mua nhập kho 150.000 200.000 3 7 05/01 Xuất thi công 20.000 180.000 4 8 08/01 Xuất thi công 30.000 150.000 5 10 12/01 Xuất thi công 50.000 100.000 6 13 16/01 Xuất đúc Rầm Cầu 80.000 20.000 7 19 22/01 Mua nhập kho 100.000 120.000 8 22 23/01 Xuất kho thi công 62.000 58.000 Cộng 250.000 292.000 Tồn cuối kỳ 58.000 Tổng Công ty Xây dựng đường thuỷ Công ty công trình đường thuỷ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 01 năm 2005 Tài khoản :152 Kho : Ninh Bình stt Diễn giải Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ sl Tiền sl Tiền sl Tiền sl Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 I Nhiên liệu 1 Mỡ L4 Kg 30 750000 76 1900000 45 1125000 61 1525000 2 Dầu diezel Lít 600 180000 1000 3000000 800 2400000 800 2400000 3 Nhớt Lít 120 5160000 200 8600000 150 6450000 170 7310000 .. .. .. II Xi măng 1 Tấn 100 32500000 250 81250000 292 94900000 58 18850000 III Thép 1 Thép Kg 9500 52250000 15000 82500000 12000 66000000 12500 68750000 2 Thép Kg 5000 16500000 8000 26400000 7000 23100000 6000 19800000 .. .. .. 2.2.2 Hạch toán chi tiết CCDC Tại Công ty công trình đường thuỷ việc sử dụng CCDC thường xuyên, khi có việc mới phát sinh mua sắm mới CCDC ,vì vậy theo dõi giá trị và phân bổ chi phí được thực hiện mỗi quý mà CCDC phát sinh. CCDC là những tài sản thường không đủ điều kiện để xếp vào là TSCĐ vì vậy giá trị của CCDC là tương đối nhỏ. Do vậy việc hạch toán chi tiết CCDC thông qua bảng phân bổ giá trị và chi phí . 2.3 Hạch toán tổng hợp NVL và CCDC 2.3.1 TK sử dụng để hạch toán: Với TK 152 - “Nguyên vật liệu” được chi tiết + 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính ”. + 1522 “Vật liệu phụ”. + 1523 “Nhiên liệu”. + 1524 “Phụ tùng thay thế”. + 1526 “Thiết bị XDCB”. + 1528 “Vật liệu khác” Bên nợ : Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, huặc nhập từ các nguồn khác. Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có : Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, để gia công chế biến. Trị giá NVL được giảm giá huặc trả lại người bán Trị giá NVL phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê Với TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” Bên nợ : Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên có : Giá trị hàng hoá , vật tư nhập kho hay chuển giao cho các đối tượng sử dụng như hay khách hàng, hay các công trường. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau: TK 111 : tiền mặt TK 112 : tiền gửi ngân hàng TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ TK 333 : Thuế và các khonả phảI nộp cho nhà nước TK 331 : phải trả người bán TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập kho NVL Trong việc nhập kho NVL doanh nghệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và phiếu nhâph kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra trong trương hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu . Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàn hàng mua về cùng hoá đơn: Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nều trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ và hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 thanh toán với người bán Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151 Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán Khi có hoá đơn kế toán ghi Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán Ví dụ : : Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thủy mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư 204,1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5 với đơn giá 4523809,52đ/tấn Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477 Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000 Theo ví dụ trên khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Nợ TK 133 : 46165477 Có TK 111 : 969475000 Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Nợ TK 133 : 46165477 Có TK 331 : 969475000 Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi : Nợ TK 151: 923309523 Nợ TK 133: 46165477 Có TK 111 : 969475000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Có TK 151 : 923309523 Cuối quý kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau chứng từ ghi sổ ngày 30 tháng 03 năm 2005 số CTGS: 05 trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nguyên vật liệu chính 152 923309523 Thuế GTGT 133 46165477 Phải trả người bán 111 969475000 Cộng 969475000 969475000 Kèm theo các chứng từ gốc ngày 30 tháng 03 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng 2.3.3 Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL tại Công ty công trình đường thuỷ xuất kho để sản xuất, thi công , bán , cho vay, trả lại . Khi nhận được giấy tờ hợp lệ thủ kho làm thủ tục xuất kho NVL theo yêu cầu, rồi chuyển các chứng từ về cho kế toán vật tư, kế toán vật tư phân loại theo từng đối tượng cuối quý định khoản và lập chứng từ ghi sổ. Khi xuất kho NVL để xản suất kế toán ghi : Nợ TK 621 : giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Khi xuất kho NVL để phục vụ cho bộ phận sản xuất kế toán ghi : Nợ TK 627 : Giá thực tế NVL dùng cho thi công Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Khi xuất kho NVL dùng cho bộ phận bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 642 : Giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tễ NVL xuất kho Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất các sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng kế toán phải tập hợp chi phí: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công, huặc tự chế NVL kế toán ghi : Nợ TK 154 Nợ TK 133 :Nếu có Có TK 334, 338 : chi phí nhân viên Có TK 331 : Tiền thuê gia công Khi xuất kho NVL để bán thi căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tiền thu được từ việc bán NVL kế toán ghi : Nợ TK 111,112,131 : Số tiền thực thu Nợ TK 721 : Thu nhập bất thường Có TK 333 : Thuế GTGT phải nộp Khi NVL xuất kho để tra lại người bán do chất lượng kém thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi : Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 : Giá thực tế mua Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Ví dụ : Khi xuất kho NVL theo phiếu xuất kho của Công ty Ngày 06 /01 /2005 tại kho Quảng Bình Xuất 100 cọc ván thép loại 400x170x15,5 theo đơn giá là 4121417đ/cọc Nếu xuất kho để thi công công trình Nợ TK 621 : 412141700 Có Tk 152 : 412141700 Nếu xuất kho để dùng cho bộ phân sản xuất Nợ TK 627 : 412141700 Có TK 152 : 412141700 Nếu xuất kho dùng cho quản lý doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 : 412141700 Có TK 152 : 412141700 Nếu xuất kho NVL để bán NV 1 Nợ TK 632 : 412141700 Có TK : 152 :412141700 NV 2 Nợ TK 111: số tiền thực thu Có TK 721 : Thu nhập bất thường Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp Nếu xuất kho NVL để trả lại Nợ TK 111 : 432748785 Có TK 152 : 412141700 Có TK 133 : 20607085 Mẫu chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất NVL dùng cho tho công công trình Chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 03 năm 2005 Số CTGS : 12 trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Chi phí NVL trực tiếp 621 412141700 Nguyên liệu chính 152 412141700 Cộng 412141700 412141700 2.3.4 Kế toán NVL thừa , thiếu khi kiểm kê tại công ty Định kỳ một năm một lần Công ty công trình đường thủy tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho NVL kịp thời phát hiện và xử lý những chênh lệch tại tại kho , trên sổ sách và trên thực tế . Khi có lệnh kiểm kê của cấp trên thì phòng vật tư của Công ty cùng phòng kế huạch thành lập ban kiểm kê gồm 01 trưởng ban và các uỷ viên và làm việc theo chuẩn mực kế toán hiện hành khi phát hiện các trờng hợp thừa và thiếu trong kiểm kê. Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản sử lý kế toán ghi : Nợ TK 138 : Chờ sử lý Nợ TK 111, 138 , 334 : Yêu cầu bồi thường Có TK 642 :Thiếu trong định mức Có TK 152 : Giá thực tế của NVL thiếu Kiểm kê khi phát hiện thừa NVL so với sổ sách nếu la thừa của Công ty thì kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế NVL thừa Có TK 721 : Thu nhập bất thường Nếu phát hiện thừa của Công tu khác thi kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực theo hoá đơn Có TK 338 : Phải trả khác Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (trích) Năm 2004 đơn vị tính:đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 2 30/06 46564000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . . 5 30/6 27652000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng ngày 30 tháng 6 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Đã ký Đã ký Mẫu sổ cái tài khoản 152 Sổ cái Năm 2004 Tên tài khoản : Nguyên Vật Liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu . . . . . . . . . .. Số phát sinh trong tháng 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02/6 11 30/6 Xuất kho NVL 627 21672500 . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . . 05/6 16 30/6 Xuất kho NVL 642 12513900 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Cộng phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu kỳ ngày 30 tháng 6 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Đã ký Đã ký 2.4 Hạch toán tổng hợp CCDC Tài khoản sử dụng 153 : “Công cụ, Dụng cụ “ Bên có : Giá thực tế của CCDC tăng trong kỳ Bên nợ : Giá thực tế của CCDC giảm trong kỳ Dư nợ : Giá thực tế của CCDC tồn kho Các tài khoản chi tiết của TK 152 TK 1531 “ Công cụ, Dụng cụ” : Giá trị CCDC dự trữ để sử dụng tại công ty TK 2532 : Bao bì luân chuyển TK 1533 : Đồ dùng cho thuê Khi xuất dùng CCDC và phân bổ một lần thì căn cứ vào giá trị thực tế của CCDC Nợ TK 627 : Dùng cho các bộ phận Sản xuất Nợ TK 641 : Dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642 : Dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 153 : Giá thực tế của CCDC xuất kho Khi xuất dùng CCDC và phân bổ 50% thì kế toán ghi Nợ TK 142 : Giá thực tế của CCDC xuất kho Có TK 153 : Giá thực tế của CCDC xuất kho Phân bổ 50% giá trị của CCDC xuất dùng vào chi phí Nợ TK 627 : Dùng cho các bộ phận Sản xuất(50%giá ccdc) Nợ TK 641 : Dùng cho bộ phận bán hàng(50% giá ccdc) Nợ TK 642 : Dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp(50% giá ccdc) Có TK 142 : 50% Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Khi xuất dùng CCDC và phân bổ nhiều lần kế toán ghi : Nợ TK 142 : Chờ phân bổ Có TK 153 : Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Phản ánh mức phân bổ Nợ TK 627, 641, 642 : giá trị phân bổ Có TK 142 : giá trị phân bổ Ví dụ: Trong quý 1 năm 2005 Công ty phát mua CCDC để sử dụng có các định khoản sau : Nợ TK 153 : 80.000.000 Có TK 111 : 80.000.000 Nợ TK 142 : 80.000.000 Có TK : 80.000.000 Phân bổ 50% giá trị CCDC : Nợ TK 627 : 40.000.000 (Nếu dùng cho bộ phận sản xuất) Nợ TK 641 : 40.000.000 (Nếu dùng cho bộ phận bán hàng) Nợ TK 642 : 40.000.000 (Nếu dùng cho quản lý doanh nghiệp) Có TK 142 : 40.000.000 Công cụ dụng cụ thường được sử dụng nhiều nhưng tại Công ty nhưng lại không dự trữ CCDC do khó quản lý vì vậy khi phát sinh công việc cần dùng thi Công ty mua và đưa vào sử dụng ngay nên TK 153 cuối kỳ thường không có số dư. Cuối kỳ kế toán dựa vào giá trị CCDC xuất dùng và áp dụng phương pháp phân bổ Phân bổ giá trị CCDC vào chi phí: Nợ TK 627 : 152.063.000 Có TK 142 : 152.063.000 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích chi phí CCDC quý 1 năm 2005 627 152.063.000 142 152.063.000 Cộng 152.063.000 152.063.000 Kèm theo : Chứng từ gốc Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Phần 3 : một số kiếm nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ tại công ty công trình đường thuỷ. 1 Nhận xét chung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình phân tán. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty, tại các nhà máy và trung tâm trực thuộc công ty không mở sổ sách và không hình thành bộ máy kế toán riêng mà chỉ có những nhân viên tập hợp số liệu ban đầu gửi lên phòng kế toán tài chính - thống kê. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ và thống nhất. Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1. Những ưu điểm. Công ty công trình đường thủy trong thời gian qua đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện, đổi mới trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đã đạt được những thành tựu, góp phần quan trọng vào quá trình phát triển của Công ty trong thời kỳ mới. Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được chính xác và công tác hạch toán sau này thuận lợi hơn. Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát, tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần đến. Về hệ thống tài khoản: Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản khá chi tiết, cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán của công ty, tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp, vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác. Về việc vận dụng hình thức sổ CTGS: Hiện nay, Công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty. Nó giúp giảm bớt công việc ghi chép, thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán. Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn mở hệ thống sổ chi tiết để theo dõi chi tiết, lập các bảng biểu theo yêu cầu quản lý, giúp kế toán dễ theo dõi, tìm và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Về việc lập và thời gian lập các báo cáo tài chính: Công ty thực hiện theo đúng chế độ quy định ( thường là 06 tháng một lần ). Các báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan thuế, ngân hàng, và Tổng công ty Công trình đường thủy. Ngoài các báo cáo tài chính, Công ty còn lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý giúp ban Giám đốc Công ty có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Về công tác tổ chức các phần hành kế toán: Công ty tổ chức công tác kế toán theo các phần hành là phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương thức quản lý của Công ty. Việc áp dụng hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán và thủ kho, phát hiện sai sót sớm, đồng thời cung cấp thông tin về nhập, xuất, tồn kho của từng mã vật tư kịp thời, chính xác. Hơn nữa, việc tổ chức nhân viên kế toán theo các phần hành giúp cho kế toán có thể chuyên sâu về công việc của mình. Đội ngũ kế toán đều có trình độ đại học trở lên và là những người nhiệt tình với công việc. Về áp dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành kế toán, vì vậy giảm nhẹ công việc ghi chép. Về việc hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu: hiện nay, công ty đang áp dụng tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, với số lượng NVL đa dạng, số lần nhập xuất nhiều thì việc tính giá theo phương pháp này là chưa hợp lý vì không phản ánh chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, nhất là khi giá NVL trên thị trường luôn có những biến động. 1.2. Những tồn tại. Trong những năm qua, mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tuy nhiên không phải công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty không có những điểm hạn chế. Về phân công lao động kế toán: Hiện nay, do số lượng nhân viên kế toán còn ít nên một nhân viên kế toán thường đảm nhận hai hoặc ba phần hành. Hơn nữa, trong quá trình công tác vì một lý do nào đó nhân viên phải nghỉ làm một thời gian, người thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành đó. Điều đó có thể làm cho áp lực công việc dồn lên những người còn lại. Việc luân chuyển công việc sang vị trí khác đôi khi gây khó khăn cho cả người đến và người đi vì chưa chuẩn bị kỹ về việc bàn giao công việc nên không thể không có sai sót. Về việc luân chuyển chứng từ: việc luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng theo đúng quy định. Tuy nhiên, do Công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin được cập nhật hàng ngày là chưa đầy đủ, vì vậy việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các xí nghiệp được luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, một cách không hợp lý . 2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nvl, ccdc tại công ty 2.1 Nhận xét về công quản lý và kế toán NVL , CCDC Vấn đề quản lý nguyên vật liệu : Do Công ty thi công các công trình ở xa vì vậy kho bãi cất trữ và bảo quản VNL, CCDC thường không bảo đảm yêu cầu, vì vậy rất khó quản lý và bảo vệ NVL Vấn đề theo dõi quản lý CCDC chưa được chú trọng không phản ánh được những hỏng hóc , mất mát CCDC trong quá trình sử dụng Công ty thực hiện lập sổ danh điểm vật tư trong công tác quản lý NVL và CCDC 2.2 Một số kiến nghị Kết luận Sau hơn 30 năm tồn tại và phát triển, Công ty công trình đường thuỷ đang từng bước lớn mạnh và khẳng định ưu thế của mình trong lĩnh vực xây dựng, thi công các hạng mục công trình thuỷ. Những kết quả đạt được trong những năm qua đã chứng tỏ hướng đi mà Công ty đã và đang lựa chọn là hoàn toàn đúng đắn. Trong thời gian tới Công ty sẽ chú trọng hơn nữa vào trang bị thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm để Công ty trở thành một doanh nghiệp Nhà nước hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xây lắp. Để đạt được những thành tựu đó, Công ty đã thực hiện nhiều cải cách trong tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty trong nhiều năm qua đã góp phần tích cực vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đặc biệt trong thời điểm chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Có thể nói, tổ chức bộ máy kế toán hiện nay đã giúp cho hoạt động tài chính của Công ty rõ ràng, minh bạch, phản ánh một cách chính xác và kịp thời tình hình hoạt động của Công ty, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban lãnh đạo Công ty từ đó giúo cho ban lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời trong tổ chức sản xuất và kinh doanh. Trong thời gian thực tập tại Công ty công trình đường thuỷ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán NVL và CCDC . Đợt thực tập đã giúp em nhận thức rõ ràng hơn về công tác hạch toán NVL và CCDC tại Công ty tuy nhiên, do thời gian thực tập chưa lâu và kiến thức còn hạn chế nên dù đã có nhiều cố gắng chuên đề thực tập của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo và các cô chú phòng tài chính kế toán Công ty công trình đường thuỷ để chuyên đề cuả em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo ThS. Lê Kim Ngọc và các cô chú phòng tài chính kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Lời nói đầu 1 Phần 1 2 đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty công trình đường thủy 2 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2 2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 3 3 Tổ chức hoạt dộng kinh doanh 10 3.1. Địa bàn hoạt động 10 3.2. Nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh 10 3.3. Đặc điểm sản phẩm của Công ty 11 3.4. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 12 4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 14 4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán, chức năng và nhiệm vụ 14 4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty công trình đường thuỷ 16 4.3 Hệ thống chứng từ kế toán 17 4.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 21 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 23 phần 2 25 thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại 25 công ty công trình đường thủy 25 1 Khái quát chung NVL và CCDC tại Công ty công trình đường thủy 25 1.1 Đặc điểm , vai trò, phân loại nvl và ccdc tại công ty 25 1.2 Quản lý NVL,CCDC tại Công ty. 26 1.3 Tính giá NVL tại Công ty 26 1.4 Phương pháp phân bổ giá trị CCDC xuất dùng 27 2 Hạch toán NVL, CCDC tại công ty công trình đường thủy 28 2.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho 28 2.2 Hạch toán chi tiết NVL và CCDC 32 2.2.1 Hạch toán chi tiết NVL 32 2.2.2 Hạch toán chi tiết CCDC 36 2.3 Hạch toán tổng hợp NVL và CCDC 36 2.3.1 TK sử dụng để hạch toán: 36 2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập kho NVL 37 2.3.3 Kế toán tổng hợp xuất NVL 38 2.3.4 Kế toán NVL thừa , thiếu khi kiểm kê tại công ty 40 2.4 Hạch toán tổng hợp CCDC 41 Phần 3 : một số kiếm nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ tại công ty công trình đường thuỷ. 43 1 Nhận xét chung 44 1.1. Những ưu điểm. 44 1.2. Những tồn tại. 45 2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nvl, ccdc tại công ty 46 2.1 Nhận xét về công quản lý và kế toán NVL , CCDC 46 2.2 Một số kiến nghị 46 Kết luận 47