Đề tài Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26

PHẦN 1: më ®Çu 1.Tính cấp thiết của đề tài: Để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hội đủ 3 yếu tố : lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động. Trong đó, lao động là một trong những nhân tố quyết định đến năng suất, chất lượng cũng như sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Muốn làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, thường xuyên chúng ta phải tái tạo sức lao động hay ta phải trả thù lao( tiền lương) cho người lao động trong thời gian họ tham gia sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường thì tiền lương được sử dụng như một đòn bẩy kinh tế quan trọng,động viên người lao động gắn bó với công việc, phát huy sáng tạo trong lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán tiền lương và các khoản BHXH, KPCĐ,BHYT,BHTN thực hiện đúng nguyên tắc chế độ hạch toán, quản lý phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các khoản thanh toán thể hiện tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty cũng như các mối quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp và doanh nghiệp đối với đối tác. Điều này liên quan trực tiếp đến việc tồn tại và phát triển của công ty. Do vậy, công tác kế toán thanh toán là một nhiệm vụ hết sức quan trọng nó thể hiện được quá trình sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ công tác hạch toán kế toán thanh toán giúp cho nhà quản lý phân tích, đánh giá được thực trạng khả năng thanh toán và tình hình công nợ của doanh nghiệp để có giải pháp đối với nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tiến tới một tầm cao mới. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên nên em đã chọn viết đề tài: “Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Mục tiêu chung: Tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng công tác kế toán của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 trên cơ sở đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. Mục tiêu cụ thể: + Tìm hiểu tổng quan của công ty. + Tập trung nghiên cứu vấn đề thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán các khoản thanh toán + Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. 3. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. - Về không gian: Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 tại phường Tiên Cát, thành phố Việt trì, tỉnh Phú Thọ. - Về thời gian: từ năm 2008 đến nay. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: + Phương pháp chủ nghĩa duy vật biện chứng + Phương pháp chủ nghĩa duy vật lịch sử - Phương pháp thống kê kinh tế kinh tế: + Phương pháp so sánh + Phương pháp phân tích - Phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán + Phương pháp tài khoản kế toán + Phương pháp tính giá + Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung của đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát chung về Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. Chương2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương và kế toán thanh toán tại Công ty xây dựng Sông Hồng 26. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hông 26. PHẦN 2: NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÔNG HỒNG 26 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 1.1.1. Tên và địa chỉ Công ty - Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26. - Tên giao dịch: Song Hong Consuction joint Stock Company NO 26. - Trụ sở: Công ty có trụ sở chính tại: Phố Tiên Phú - Phường Tiên Cát - Thành Phố Việt Trì-Tỉnh Phú Thọ. Ngoài ra Công ty còn có các chi nhánh tại: + 72 An Dương - Ba Đình - Hà Nội. + Phố Minh Tiến - Phường Minh Khai - TX Bắc Cạn. + Số 211- Đường Trường Chinh - Phường Quyết Thắng - TX Sơn La. - Email: CongtyCPXDSonghong26@yahoo.com - Website: - Điện thoại: 0210.3840648 - Fax: 0210.3845460 - Mã số thuế: 2500162066 1.1.2. Thời diểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp Công ty Xây dựng số 26 thuộc tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng - Bộ Xây dựng là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Phú Thọ. Là một Công ty được thành lập muộn nhất của Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng - Bộ Xây dựng chủ yếu xây dựng các công trình lớn, nhỏ thuộc các tỉnh khu vực phía Bắc như: Lào Cai, Yên Bái, Hà Giang, Tuyên Quang, Phú Thọ, Sơn La, Bắc Cạn, Hà Nam, Ninh Bình ...v.v.. Là một đơn vị sản xuất kinh doanh được thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định Số 122A/ BXD - TCLĐ ngày 26/ 3/ 1993 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng - Cấp Giấy phép Hành nghề xây dựng Số 54 -BXD/ CSXD ngày 10 tháng 3 năm 1997 và Đăng ký Kinh doanh Số 109283 cấp ngày 13 tháng 01 năm 1995 của Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Vĩnh Phú. Nay đổi thành Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 theo Quyết định Số 1587/ QĐ- BXD ngày 14 tháng 10 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc chuyển Công ty Xây dựng số 26 - Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng thành Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26, chứng nhận đăng ký kinh doanh Số 1803000243 ngày 22/ 10/ 2006 của Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Phú Thọ cấp. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Theo quyết định thành lập Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh như sau: - Thi công xây, lắp các công trình dân dụng, công nghiệp giao thông thuỷ lợi, bưu điện, nền móng công trình hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, kinh doanh phát triển nhà. - Tư vấn xây dựng - Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng. - Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị công nghệ xây dựng ( khi được Tổng Công ty uỷ quyền ). - Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước phù hợp với nhân cấp quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty và Pháp luật Nhà nước. Là một đơn vị được thành lập trong bối cảnh nến kinh tế đang thực hiện bước chuyển đổi cơ chế, Công ty đã gặp không ít những khó khăn như: Chưa ổn định tổ chức, cơ sở vật chất còn nghèo nàn lạc hậu, không đồng bộ cho lao động sản xuất xây dựng ở quy mô lớn. Cụ thể là máy móc phục vụ cho lao động sản xuất xây dựng hầu hết là cũ, lạc hậu, thiếu những máy móc thiết bị đồng bộ phục vụ cho công tác xây lắp. Đội ngũ lao động thiếu về số lượng, thợ bậc cao quá ít, chưa đủ ngành nghề cần thiết cho việc thực hiện các công việc theo chức năng của mình. Vốn sản xuất kinh doanh của Công ty còn thiếu nhiều, đặc biệt là vốn lưu động Nguồn vốn chủ sở hữu : 5.100.000.000 Mặc dù gặp những khó khăn về vốn, về công việc nhưng Công ty Cổ phần Xây dựng 26 đã tích cực kiện toàn tổ chức sản xuất, tìm kiếm các hợp đồng nhận thầu thi công xây lắp công trình, tổ chức xắp xếp lại lao động, xây dựng cơ sở vật chất ... nhờ đó số lượng công trình cũng như tổng doanh thu, lợi nhuận thực hiện của Công ty cũng không ngừng tăng lên. Cùng với việc tăng lên về số lượng các công trình, chất lượng các công trình mà Công ty thi công ngày một nâng cao. Một số Công trình do Công ty thi công đã được ngành xây dựng Việt Nam tặng thưởng huy chương vàng chất lượng cao như: - Nhà khách UBNN tỉnh Hà Giang. - Chi cục thuế Huyện Lập Thạch - Vĩnh Phúc. - Nhà máy Xi măng Tuyên Quang. - Cục thuế Tỉnh Hà Giang. - Chi cục thuế Huyện Vị Xuyên- Tỉnh Hà Giang. - Cục thuế Tỉnh Tuyên Quang. 1.3. Công nghệ sản xuất của một số hàng hóa hoặc dịch vụ chủ yếu - Về sản phẩm xây dựng: Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 hoạt động chủ yếu và xuyên suốt là sữa chữa, xây dựng, lắp đặt các công trình công nghiệp và dân dụng, bên cạnh đó Công ty còn sản xuất vật liệu xây dựng phục vụ thi công xây dựng và gia công kết cấu thép, gia công vật liệu xây dựng để cung cấp cho các công trình đang thi công và cho thị trường. Tuy nhiên sản phẩm có thể coi là chủ đạo, đại diện cho tên tuổi của Công ty là những công trình công nghiệp. Sản phẩm này có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, kết cấu phức tạp nên về công tác quản lý kỹ thuật đòi hỏi tính chính xác cao, công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi phải có tính chặt chẽ và khoa học. - Về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: Sau khi Công ty lập dự toán tham gia đấu thầu và giành được Công trình, tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của công trình, Công ty sẽ quyết định tổ chức trực tiếp thi công hay giao khoán cho các đội với từng hạng mục công trình cụ thể, khoán gọn hay chỉ khoán từng khoản mục chi phí. Các cá nhân và bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch và tiến hành thi công, Công ty có vai trò cùng với bên A giám sát tiến độ và chất lượng công trình, tiến hành nghiệm thu khi công trình hoặc từng hạng mục công trình được hoàn thành. Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ xây dựng công trình Vật liệu khác Xi măng, cát vàng, sỏi Công trình hoàn thành Phế liệu thu hồi Thi công x.dựng Thép đã gia công Gia công Đúc bê tông Thép Máy trộn bê tông ( Nguồn: Phòng kỹ thuật) Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình thi công công trình hoàn thành: Sơ đồ 1.2: Quy trình thi công sản phẩm chính của công ty ( Thi công công trình ) Chuổn bị mặt bằng thi công Hoàn thiện công trình ( hệ thống thoát nước, tường rào, đường đi ....) Sản phẩm Hoàn thành Thi công phần thân, khung cứng NVL ( xi măng, cát sỏi, đá gỗ, gạch vôi thép, các loại) Nhân công Lao động Máy móc thi công Thi công phần móng công trình ( Nguồn: Phòng kỹ thuật) 1.4. Hình thức tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất và cung ứng các công trình hoàn thành nên hình thức tổ chức sản xuất của Công ty là chuyên môn hoá ở các bộ phận sản xuất, dây chuyền sản xuất là khép kín. Các đội công trình: Là nơi trực tiếp sản xuất thi công, đảm bảo thực hiện theo đứng kế hoạch về tiến độ thi công cũng như chất lượng công trình mà Ban Giám đốc và các Phòng ban đưa ra. Để đáp ứng nhu cầu của sản xuất thi công và yêu cầu quản lý, Công ty quy định như sau: + Đối với công trình Công ty chỉ đạo trực tiếp: Về mặt tài chính Phòng Kế toán sẽ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ theo dõi thu chi, nhập xuất vật tư, thanh toán, lập kế hoạch tài chính và các nghiệp vụ kinh tế khác. Căn cứ vào thực tế của từng công trình mà Giám đốc Công ty quy định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. + Đối với công trình khoán gọn cho đội chủ động hạch toán: Trong trường hợp này đồng chí đội trưởng phải là người có đủ khả năng quản lý toàn diện về kỹ thuật, kinh tế và quản lý lao động. Tình nguyện nhận công trình khoán gọn, có đơn xin nhận thầu với Giám đốc Công ty. Chịu sự giám sát của Công ty về mặt kỹ thuật, chế độ tiền lương, an toàn lao động và phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đội mình. Công ty cấp vốn cho đội nhận thầu theo hình thức ứng tiền trước vật tư, thiết bị thi công cho giai đoạn đầu còn các giai đoạn tiếp theo thì đội phải tự liên hệ trực tiếp với bên A thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành để lấy vốn tiếp tục sản xuất và hoàn trả vốn vay cho Công ty. Đội nhận khoán trích nộp về Công ty theo một tỷ lệ % nhất định tuỳ theo tính chất từng đội Công trình để Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và cấp trên, chi phí cho bộ máy Công ty và trích lập các quỹ .. 1.5. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Biểu 1.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2008 - 2010 Chỉ tiêu Giá trị ( triệu đồng) So sánh Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 2009/2008 2010/2009 ± % ± % 1. Chỉ tiêu về vốn 38.587 29.173 25.068 -9.414 75,60 -4.105 85,93 2. Chỉ tiêu về doanh thu 58.694 60.364 63.655 1.670 102,85 3.291 105,45 3.Chỉ tiêu về lợi nhuận 1.621 1.810 1.909 189 111,66 99 105,47 4. Chỉ tiêu về t.hiện NVNSNN 2.934 3.410 5.180 476 116,22 1.770 151,91 5. Chỉ tiêu về thu nhập BQ/người 2,7 3,0 3,4 0,3 111,11 0,4 113,33 ( Nguồn phòng Tài chính- Kế toán) Qua bảng tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008, năm 2009 và năm 2010 cho ta thấy công ty làm ăn có lãi. Doanh thu và lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước của năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể, doanh thu năm 2009 tăng 1.670 triệu đồng tương ứng tăng 2,85 % so với năm 2008, doanh thu năm 2010 tăng 3.291 triệu đồng tương ứng tăng 5,45% so với năm 2009; lợi nhuận năm 2009 tăng 189 triệu đồng tương ứng 11,66% so với năm 2008, lợi nhuận năm 2010 tăng 99 triệu đồng tương ứng 5,47% so với năm 2009. Công ty đã nâng cao dần mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Cụ thể, thu nhập năm 2009 tăng 0,3 triệu đồng tương ứng 11,11% so với năm 2008, thu nhập trung bình năm 2010 tăng 0,4 triệu đồng tương ứng 13,13% so với năm 2009. 1.6. Đặc điểm lao động của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Biểu 1.2: Cơ cấu lao động của Công ty Chỉ tiêu ĐVT Năm 2009 Năm 2010 So sánh 10/09 ±(∆) ±(%) 1. Tổng số lao động Người 285 303 18 6,32 + Lao động trực tiếp 257 273 16 6,23 + Lao động gián tiếp 28 30 2 7,14 2. Cơ cấu về giới tính Người + Lao động nữ 12 14 2 16,67 + Lao động nam 273 289 16 5.86 3. Trình độ lao động Người + Đại học 23 28 5 21,74 + Cao đẳng 16 20 4 25 + Trung cấp 54 52 - 2 -3,7 + Công nhân kỹ thuật 194 203 9 4,64 (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động) Số lượng lao động của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 năm 2010 tăng 18 người tức là tăng 6,32% so với năm 2009. Đồng thời với sự tăng về số lượng lao động là sự thay đổi về cơ cấu lao động. Trong đó, năm 2010 lao động trực tiếp tăng 16 người tương ứng tăng 6,23% còn lao động gián tiếp tăng lên 2 người tương ứng với tăng thêm 7,14% so với 2009. Chất lượng lao động ngày càng được nâng cao, điều đó được thể hiện qua trình độ lao động được nâng cao. Năm 2010, trình độ đại học thêm 5 người tức là tăng 21,74%, cao đẳng tăng 4 người tức là tăng 25 %, trung học giảm 2 người tức là giảm 3,7%, công nhân kỹ thuật tăng 9 người tức là tăng 4,64% so với năm 2009. Đây là một tín hiệu chứng tỏ chất lượng lao động ngày càng được nâng cao, là cơ sở để nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26, điều này cũng chứng tỏ công ty ngày càng quan tâm đến chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tuy vậy, để hoạt động sản xuất tạo ra lợi nhuận cao hơn thì công ty nên tiết kiệm chi phí quản lý bằng cách cân đối cơ cấu lao động giữa lao động quản lý và lao động trực tiếp. Tăng lao động trực tiếp và giảm lao động quản lý tới mức hợp lý nhất để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh tối ưu. 1.6. Cơ cấu Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Do đặc điểm của ngành xây dựng và nhất là do đặc điểm của sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc điểm riêng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng( Như sơ đồ 4 ). Đứng đầu là Hội đồng Cổ đông cùng với Ban Kiểm soát sau đó là HĐQT, dưới HĐQT là Giám đốc, dưới đó là các Phòng ban, cuối cùng là các Đội công trình sản xuất và trạm trộn bê tông thương phẩm . Hội đồng Cổ đông: có nhiệm vụ thảo luận và thông qua điều lệ bầu cử HĐQT và Ban kiểm soát. Thông qua phương án sản xuất kinh doanh quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty. Ân định mức thù lao và các quyền lợi khác của các thành viên HĐQT và Ban Kiểm soát. Ban kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra giám sát mọi hoạt động Công ty. Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội đồng Cổ Đông. Giám đốc Công ty: là người đứng đầu quyết định và lãnh đạo chung cho toàn doanh nghiệp. Là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp trước pháp luật, đại diện quyền lợi cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Giám đốc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp Giám đốc còn có một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật và quản lý thi công, chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật đối với những sản phẩm của Công ty sản xuất ra. Để giúp Ban Giám đốc điều hành mọi hoạt động cua Công ty, Công ty đã quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật, phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thống kê tổng hợp, quản lý quy trình quy phạm trong sản xuát kinh doanh như giám sát chất lưọng công trình, theo dõi tiến độ thi công của các đội.... Phòng Tài chính - Kế toán: nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tài chính, hạch toán kế toán, giám sát về các hoạt động kinh tế tài chính của tất cả các bộ phận trong Công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó giúp Giám đốc trong việc phân tích các hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tư vấn cho Ban Giám đốc về công tác tài chính. Phòng Kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của Công ty với các cơ quan chức năng. Phòng Tổ chức - Hành chính: thực hiện các công tác liên quan đến vấn đề nhân sự, có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc việc thực hiện nề nếp, nội quy của cán bộ công nhân viên, quản lý văn bản,lưu giữ hồ sơ, thi đua, khen thưởng, công tác đối ngoại... Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc P. Giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng KHKT Phòng TC - KT Phòng TCHC Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 5 Đội xây dựng số 7 Đội xây dựng số 9 Đội xây dựng số 11 Đội xây dựng số 12 Trạm trộn bê tông CN Sơn La CN Bắc Cạn ( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính) Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÔNG HỒNG 26 2.1. Khái quát chung về công tác kế toán của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 2.1.1. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Trong những năm qua Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty đã hoàn thành tôt nhiệm vụ của mình cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tâp chung theo hình thức này Công ty tổ chức một Phòng Kế toán làm nghiệp vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty. Ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà bố chí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về Phòng Kế toán Công ty để hạch toán và lưu trữ. Hình thức kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty là hình thức kế toán "Nhật ký chung ". Phòng Tài chính - Kế toán: là nơi phản ánh ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, từ đó phân loại sử lý tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh. Cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo để lựa chọn định hướng và có giải pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao. Với đội ngũ kế toán trẻ năng động Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty gồm 7 người: Đứng đầu là đồng chí Kế toán trưởng và 6 cán bộ phụ trách các phần hành kế toán cụ thể sau: + Kế toán tổng hợp + Kế toán thanh toán và giao dịch Ngân hàng + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Kế toán vật tư + Kế toán tài sản cố định + Kế toán theo dõi các đội công trình Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau so sánh đối chiếu để đảm bảo thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Kế toán trưởng và có quan hệ tương hỗ với các phần hành kế toán khác thể hiện qua Sơ đồ 2.1: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và giao dịch ngân hàng Kế toán t.lương và các khoản trích theo lương Kế toán vật tư Kế toán theo dõi các đội công trình Kế toán tài sản cố định ( Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán) Kế toán trưởng: Thực hiện các pháp lệnh Kế toán trưởng, là Người trực tiếp thông báo cung cấp các thông tin kế toán cho Ban Giám đốc Công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của Công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do Phòng Kế toán cung cấp. Là người thay mặt Giám đốc Công ty tổ chức công tác kế toán của Công ty. Thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách Nhà nước. Kế toán tổng hợp: Là Người tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành cung cấp. Kế toán tổng hợp ở Công ty đảm nhiệm công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phảm. Đến kỳ báo cáo xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán quý năm. Lập sổ cái xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối để Kế toán trưởng ký và trình Giám đốc duyệt. Kế toán thanh toán và giao dịch với Ngân hàng:Thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ Ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi và số dư tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng. Kế toán Ngân hàng kiêm công tác thanh toán với Người tạm ứng, thanh toán cho Người bán. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Tính toán số lương phải trả cho từng bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành. Hàng tháng, quý lập bảng phân bổ tiền lương , kiểm tra chấm công theo dõi tình hình tăng, giảm và sử dụng lao động toàn Công ty. Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho các loại vật tư của từng công trình nói riêng và của Công ty nói chung. Đồng thời phát hiện những thiếu hụt mất mát vật tư báo lên cấp trên để kịp thời giải quyết. Kế toán TSCĐ: Theo dõi sự biến động của tài sản cố định - Trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản. Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng và theo dõi sữa chữa tài sản cố định. Kế toán theo dõi các đội công trình: Được bố chí tuỳ theo tình hình công việc của đơn vị có trách nhiệm theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách như nhập - xuất vật tư, thu chi tiền mặt tập hợp và thu thập các chứng từ kế toán phát sinh liên quan trực tiếp đến công trình nộp lên cho Phòng Tài chính - Kế toán Công ty. 2.1.2. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định Số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ Trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định Số 167/2000 QĐ- BTC ban hành ngày 25/12/2000. Hướng dẫn sữa đổi bổ sung chế độ báo cáo tài chính tại thông tư Số 89/2002/ TT- BTC.Thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 và thông tư 23/2003/TT-BTC ngày 30/03/2005, Quyết định ố 15/2006/TT-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm; + Loại TK 1: Tài sản lưu động + Loại TK 2: Tài sản cố định + Loại TK 3: Nợ phải trả + Loại TK 4: Nguồn vốn CSH + Loại TK 5: Doanh thu + Loại TK 6: Chi phí + Loại TK 7: Thu thập hoạt động khác + Loại TK 8: Chi phí hoạt động khác + Loại TK 9: Xác định kết quả kinh doanh Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán tại Tổng công ty hình thức kế toán mà Tổng công ty lựa chọn và sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ được phản ánh qua Sơ đồ 2.2: Sơ đồ 2.2: Trình tự vào sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Máy vi tính Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. Hiện nay, có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy. Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Easy Accounting 2.5 của Công ty Cổ phần điện tử tin học FSC - Địa chỉ: Số 45 - Phương Liệt - Thanh xuân- Hà Nội. Easy Accounting 2.5 là phần mềm kế toán được nâng cấp nhiều phiên bản cho phù hợp với Quy định Số 15/ 2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Được cài đặt trên máy chủ, máy chủ thuộc sự quản lý trực tiếp của Kế toán trưởng, Kế toán trưởng là người có toàn quyền sử dụng kiểm tra giá trị phần mềm ( Có usre name Password Administrator ). Các máy trạm đều được cài đặt Shorcut của phần mềm kế toán cho từng nhân viên kế toán được sử dụng Password riêng của mình theo như phân quyền công việc kế toán của từng người. Ví dụ : Kế toán tiền lương khi sử dụng phần mềm ra vào mật khẩu của mình thì được cập nhật và in ấn các chứng từ vật tư ...khi chạy chương trình ở các máy trạm chính là việc lấy số liệu ở máy chủ để in ấn, kiểm tra đối chiếu sau đó số liệu lại được chạy về lưu trên máy chủ nếu kế toán viên nhập các chứng từ liên quan. Đặc điểm của phần mềm kế toán doanh nghiệp Easy Accounting 2.5 đơn giản, dễ làm dễ sử dụng. Các chứng từ gốc có liên quan tới đối tượng nào thì được tập hợp trực tiếp nhập vào máy tính cho đối tượng đó. Máy tính sẽ tự động ghi vào các sổ kế toán như: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ tổng hợp tài khoản sổ cái, sổ nhật ký chung. Các số liệu kế toán được tự lưu thu nén lại trong phần mềm kế toán do vậy đảm bảo thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, lưu trữ các số liệu kế toán và cung cấp kịp thời chính xác các thông tin tài chính cho Ban lãnh đạo. Sơ đồ 2.3: Trình tự cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán máy Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Easy Accounting 2.5 Máy vi tính - Báo cáo kế toán quản trị -Báo cáo kết quả SXKD (Mẫu do công ty quy định) -Bảng kê, bảng phân bổ Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Nhập số liệu In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Giao diện 01: Giao diện kế toán máy tai công ty 2.2. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 2.2.1.Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 2.2.1.1. Khái quát tình hình lao động tại Công ty Cho đến tháng 12 năm 2010 tình hình lao động tại công ty tương đối ổn định. Tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay là 303 người. Việc quản lý và sử dụng lao động với một cơ cấu phân phối khá hợp lý của công ty cụ thể: Lao động trực tiếp : 273 người chiếm 90,10% Lao động gián tiếp : 30 người chiếm 9,90% Lao động nữ : 14 người chiếm 4,62% Lao động nam : 289 người chiếm 95,38% Lao động có trình độ : + Đại học : 28 người chiếm 9,24% + Cao đẳng : 20 người chiếm 6,60% + Trung cấp : 52 người chiếm 17,16% + Công nhân Kỹ thuật: 203 người chiếm 67,00% Đối với bất kỳ một công ty nào thì lao động luôn ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Do đó, công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 đã luôn chú trọng đến công tác tuyển dụng lao động và bồi dưỡng nghiệp vụ, thực hiện đầy đủ các chính sách cho cán bộ công nhân viên một cách đầy đủ. 2.2.1.2. Tổ chức hạch toán lao động tại Công ty a. Hạch toán về số lượng lao động - Số lượng lao động trực tiếp của tổng công ty tăng tương đối, hàng năm công ty tuyển dụng thêm một số lao động để đảm bảo cho quá trình thi công trình được diễn ra thuận lợi. - Đối với lao động gián tiếp: số lượng lao động không có sự biến động mấy vì đa số công nhân viên ở những bộ phận này thuộc biên chế nhà nước. Trường hợp, cán bộ công nhân viên nghỉ hưu hoặc chuyển công tác thì công ty tiến hành tuyển thêm nhân viên mới có đủ tiêu chuẩn. b. Hạch toán về thời gian lao động Hàng ngày cán bộ công nhân viên đều làm việc và nghỉ việc theo quy định của công ty: Sáng từ 7h đến 11h, chiều từ 13h đến 17h. Khi ra vào cổng công nhân viên đều được đội ngũ bảo vệ theo dõi. Trong quá trình làm việc nếu công nhân có nhu cầu ra ngoài thì phải báo cho cho bộ phận phòng ban quản lý và bảo vệ của công ty. 2.2.1.3. Nội dung quỹ tiền lương tại Công ty - Tổng quỹ lương phụ thuộc vào doanh thu hàng năm của công ty. - Tại văn phòng công ty, tiền lương được trả theo chức danh và công việc đang đảm nhiệm theo biên chế các phòng ban nghiệp vụ. - Tại các đơn vị thi công, chủ yếu trả lương theo hình thức khoán gọn. - Lương nghỉ phép, nghỉ việc riêng thì được hưởng lương nghỉ lễ do đơn vị quản lý chi trả và tự hạch toán trong bảng khoán. - Những lao động nghỉ ốm đau, thai sản trả theo bậc lương đang hưởng để đóng BHXH và nộp chứng từ về công ty. - Nếu trả lương không đúng chế độ hoặc không đủ chứng từ phải có trách nhiệm hoàn trả. - Các khoản trích theo lương được quy định năm 2010 như sau: + BHXH: 22% ( người sử dụng lao động đóng 16%, người lao động đóng 6%) + BHYT: 4,5% ( người sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1,5%) + BHTN: 2% ( người sử dụng đóng 1%, người lao động đóng 1%) + KPCĐ: 2% ( nộp lên công ty là 1%, 1% giữ lại làm kinh phí cho hoạt động của công ty). 2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công, ` - Bảng thanh toán lương, - Bảng phân bổ lương và BHXH. 2.2.2.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng * Tài khoản sử dụng: TK 334 “ Phải trả công nhân viên” tài khoản này được mở chi tiết như sau: TK 334.1: Phải trả người lao động TK 334.2: Phải trả BHXH TK 334.8: Phải trả người lao động khác. TK338 “ Phải nộp phải trả khác” tài khoản này được chi tiết như sau: TK 338.2: Kinh phí công đoàn TK 338.3: Bảo hiểm xã hội TK 338.4: Bảo hiểm y tế TK 338.9: Bảo hiểm thất nghiệp. * Sổ sách sử dụng: + Bảng phân bổ tiền lương + Sổ chi tiết tài khoản 334,338, 152, 131, 331. + Sổ cái TK 334, 338 + Nhật ký chung. 2.2.3. Quy trình hạch toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 2.2.3.1. Hình thức trả lương thời gian * Hạch toán lương Lương thời gian được tính cho những lao động gián tiếp, làm việc theo giờ hành chính của công ty. Hình thức trả lương này dựa vào thời gian, thang bậc lương của người lao động đó. Lương thời gian được tính theo công thức sau: áp dụng chủ yếu với cán bộ biên chế của công ty Lương Thời gian = Lương cơ bản x Số công thời gian + Tiền lương năng suất 22 + Lương cơ bản = Hệ số lương x Lương tối thiểu ( lương tối thiểu tháng 12 năm 2010 là 710.000 đồng/người/tháng). + Tiền lương năng suất = Hệ số năng suất x lương năng suất đơn vị.