Đề tài Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Việt Hà

ham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, ví dụ: thuốc nhuộm, tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn vécni trong doanh nghiệp sản xuất xe đạp, doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ; thuốc trừ sâu, thuốc thú y, chất kích thích sự tăng trưởng trong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi hoặc để đảm bảo cho điều kiện lao động được tiến hành bình thường như: xà phòng, giẻ lau hoặc dùng để bảo quản tư liệu lao động: giẻ lau, dầu mỡ, thuốc chống ẩm, rỉ… Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ được coi là loại vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hoá và tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi, thể lỏng như xăng dầu, ở thể khí như hơi đốt… Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng, máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi, vòng đệm, xăm lốp… Thiết bị XDCB và vật kết cấu: cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng. Thiết bị XDCB: là những thiết bị, được sử dụng cho công việc XDCB ( bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lẵp ) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi… Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp vào công trình xây dựng như vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn… Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Phần Ii thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt hà I . Đặc điểm chung của công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà - Tên doanh nghiệp :công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà - Loại hình doanh nghiệp :Doang nghiệp nhà nước - Trụ sở 254 - Minh Khai Hà Nội - Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất kinh doanh các loại bia: bia lon, bia hơi, bia chai và các loại nước giải khát có ga, nước khoáng. Hợp tác với các đơn vị cơ khí, điện lạnh để thiết kế chế tạo thiết bị và chuyển giao công nghệ sản xuất bia, nước giải khát, nước khoáng cho các đơn vị có nhu cầu. Xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và sản phẩm liên doanh; nhập khẩu nguyên liệu, hoá chất, thiết bị cho nhu cầu của Công ty và thị trường. Sản xuất kinh doanh các loại bao bì thuỷ tinh, carton, nhựa PP, PE, PET phục vụ cho các ngành thực phẩm, dược phẩm, và các ngành khác. Dịch vụ du lịch, kinh doanh khách sạn. Liên doanh liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước làm đại lý, đại diện, mở cửa hàng dịch vụ giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm của Công ty và sản phẩm của liên doanh. _Số lượng công nhân :320 người 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Việt Hà Công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà, tiền thân là Hợp tác xã Ba Nhất, chuyên sản xuất tương, dấm, đậu phụ… Tháng 6 năm 1966, Hợp tác xã Ba Nhất chuyển từ sở hữu tập thể lên sở hữu toàn dân và đổi tên thành " Xí nghiệp nước chấm" trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội theo Quyết định số 1379/QĐ-TCCQ của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội với chức năng sản xuất magi, tương dấm phục vụ nhân dân thủ đô Hà Nội. Các sản phẩm đều sản xuất theo chỉ tiêu, kế hoạch pháp lệnh, giao nộp để phân phối theo chế độ tem phiếu. Tồn tại và phát triển được 16 năm, ngày 4 tháng 5 năm 1982 " Xí nghiệp nước chấm" đổi tên thành " Nhà máy thực phẩm Hà nội " theo Quyết định số 1652/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội với chức năng sản xuất: bánh kẹo, rượu màu, magi, xì dầu, dấm, trong đó có một số mặt hàng xuất khẩu sang Liên Xô và Đông Âu như magi, kẹo lạc bọc đường. Tháng 6 năm 1992, Nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Bia Việt Hà thuộc Liên hiệp thực phẩm vi sinh theo Quyết định số 1224/QĐUB có nhiệm vụ sản xuất nước uống có độ cồn như: bia hộp, bia hơi và nước uống không có độ cồn như Vinacola, nước khoáng. Sản phẩm bia lon Halida của Nhà máy được người tiêu dùng ưa chuộng và đạt được nhiều giải thưởng trong nước cũng như quốc tế. Chỉ sau 3 tháng, bia Halida đã xâm nhập thị trường và khẳng định chỗ đứng của mình. Ngày 1 tháng 4 năm 1993 Nhà máy đã đi đến quyết định dùng dây chuyền sản xuất bia lon Halida, bản quyền nhãn hiệu bia Halida và quyền sử dụng đất để liên doanh với hàng bia nổi tiếng Carlberg . Tháng 10/1993, Liên doanh này chính thức đi vào hoạt động với tên gọi Nhà máy bia Đông Nam á , phần vốn góp của Nhà máy bia Việt Hà là 72,67 tỉ đồng, chiếm 40% tổng số vốn liên doanh. Ngày 2/11/1994, Nhà máy bia Việt Hà đổi tên thành Công ty Việt Hà. Sản phẩm của Công ty luôn được nâng cao, máy móc thiết bị luôn được đổi mới, Công ty đã giải quyết việc làm cho gần 350 lao động. Công ty Việt Hà bao gồm: Phân xưởng 1: 57 Quỳnh Lôi Phân xưởng 2: 254 Minh Khai Trung tâm thể dục thể thao: 493 Trương Định Phân xưởng sản xuất nước khoáng Opal: Nam Định Nhà máy dấm Vivi: đang xây dựng Ngày 15/9/1998, theo Quyết định số 35/98 QĐUB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Công ty tiến hành cổ phần hoá phân xưởng 1 tại 57 Quỳnh Lôi thành công ty cổ phần theo chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước lấy tên là Công ty cổ phần Việt Hà . Công ty Việt Hà giữ số cổ phần chi phối 20%. Ngày 29/12/1999, theo Quyết định số 5775/QĐUB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội, Công ty tiến hành cổ phần tiếp Trung tâm thể dục thể thao tại số 493 Trương Định thành Công ty cổ phần Nam Hà Nội, Công ty Việt Hà giữ 37% số vốn điều lệ. Sau đó một thời gian, Công ty cổ phần Việt Hà và Công ty cổ phần Nam Hà Nội sáp nhập với nhau lấy tên công ty là Công ty cổ phần Việt Hà. Công ty Việt Hà chiếm 28% số vốn điều lệ. Tháng 7/1999, Liên hiệp thực phẩm vi sinh sáp nhập vào Sở Công nghiệp Hà Nội và từ đó đến nay, Công ty Việt Hà là một đơn vị trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội. Đầu quý III/2002, Công ty Việt Hà sáp nhập với Công ty kinh doanh thương mại và mỹ phẩm Hà nội. Do nhu cầu phát triển cùng với sự lớn mạnh không ngừng, đòi hỏi phải điều chỉnh để phù hợp với quy mô của Công ty, ngày 4/9/2002, " Công ty Việt Hà " được đổi tên thành " Công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà " trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, và cái tên đó được dùng đến ngày nay . 2. Nhiệm vụ của công ty sản xuất kinh danh đầu tư và dịch vụ Việt Hà Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty tập chung vào sản xuất bia hơi và từng bước đưa sản phẩm nước khoáng vào thị trường. Do đó đòi hỏi Công ty phải từng bước cụ thể hoá nhiệm vụ chủ yếu này theo các bước : Duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm bia hơi. Từng bước chiếm lĩnh thị trường không những trong địa bàn Hà nội mà còn mở rộng ra các tỉnh phụ cận . Từng bước nâng cao trình độ, tay nghề của đội ngũ cán bộ CNV để lắm bắt kịp thời công nghệ mới của thế giới nhằm thúc đẩy sự phát triển của Công ty. Mặc dù qua nhiều biến động và thăng trầm, đến nay Công ty đã phát triển không ngừng và trở thành một trong những đơn vị lớn của Sở Công nghiệp Hà Nội. Tính đến nay, Công ty gồm bốn bộ phận chính: Nhà máy bia Việt Hà : sản xuất bia hơi Việt Hà Nhà máy nước khoáng Opal: sản xuất nước khoáng Opal Nhà máy dấm Vivi: đang xây dựng, mục đích là sản xuất dấm trắng Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ mỹ phẩm: mới được sáp nhập vào Công ty Việt Hà nên hiện nay còn đang trong giai đoạn cố gắng tiêu thụ nốt số lượng hàng hoá tồn kho, sau này sẽ tập trung sản xuất những loại mỹ phẩm nội địa như nước hoa, sáp nẻ, phấn, son, kem dưỡng da…. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Việt Hà Chức năng quản trị tác động trực tiếp lên 3 vấn đề cơ bản tối thiểu cần thiết cho sự thành công của Công ty: Cung cấp sản phẩm phù hợp với năng lực của Công ty và nhu cầu thị trường. Cung cấp sản phẩm với mức chất lượng phù hợp với mong muốn của khách hàng. Cung cấp sản phẩm với chi phí cho phép có được lợi nhuận và giá cả hợp lý. Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng quản trị, Công ty Việt Hà chủ trương tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức kết hợp để phù hợp với thực trạng của Công ty (Công ty Việt Hà là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn và có nhiều bộ phận cấu thành nên cần có sự quản lý từ tổng hợp đến chi tiết ) nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Nhà máy bia Việt Hà Công ty KD XNK tổng hợp và dịch vụ Mỹ phẩm Nhà máy nước khoáng Opal Nhà máy dấm Vivi Giám đốc PGĐ tổ chức hành chính PGĐ kĩ thuật PGĐ tài chính, kinh doanh Phòng hành chính Phòng tổ chức Phòng bảo vệ Phòng KT, KCS Phòng kế hoạch kho, vận tải Phòng BH - marketing Phòng Tài chính -Kế toán Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Việt Hà 4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Việt Hà là một doanh nghiệp sản xuất, mặt hàng chủ yếu hiện nay là bia hơi. Quy trình công nghệ sản xuất bia hơi là quá trình sản xuất đơn giản liên tục, sản xuất sản phẩm nhiều. Nguyên liệu chủ yếu bao gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ và các phụ gia khác, trong đó: Thành phần chính là Malt chưa rang được nhập khẩu chủ yếu từ Anh, Đan Mạch. Hoa Hublon cũng được nhập khẩu từ Đan Mạch và Đức. Các nguyên liệu khác như gạo, chất trợ lọc được mua từ các nguồn hàng truyền thống với giá ưu đãi Gạo tẻ Malt Xay nghiền,ngâm Xay nghiền Nước Nấu Dịch hoá Đường hoá Lọc Hoa hublon Nấu hoa Lọc trong Lên men phụ Men giống Lên men chính Bia thành phẩm Sơ đồ số 02: Quy trình sản xuất bia tại Công ty Việt Hà Nguồn vốn hoạt động của Công ty là do Nhà nước cấp, các hoạt động sáp nhập, giải thể, liên doanh…là thực hiện theo quyết định của Nhà nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước, được Nhà nước bảo đảm nhưng không vì vậy mà Công ty Việt Hà hoạt động trì trệ, kém hiệu quả. Cụ thể: do công việc kinh doanh có hiệu quả, cho nên trong khoảng 3, 4 năm trở lại đây, Công ty không phải xin Nhà nước cấp vốn mà chủ yếu tăng vốn và mở rộng sản xuất dựa trên phần lợi nhuận kinh doanh mang lại. Thị trường tiêu thụ là nội thành Hà Nội và một số vùng lân cận. Mô hình tiêu thụ chủ yếu là dựa vào các đại lý, có 4 cấp đại lý với sản lượng tiêu thụ giảm dần từ cấp 1 đến cấp 4 (cấp 1 là các đại lý lớn, cấp 4 chủ yếu là các cửa hàng bán lẻ). Phương thức bán hàng của Công ty là theo phương thức mua đứt bán đoạn , không được phép bán chịu( khách hàng chủ yếu là các đại lý và cá nhân trực tiếp đến Công ty mua bia hơi ), các đại lý không được hưởng hoa hồng đại lý mà chỉ lấy lợi nhuận từ phần chênh lệch giá mua và giá bán. Tuy nhiên, đại lý của Công ty cũng có một số các quyền lợi như: được ưu tiên nhận quà khuyến mại, được nhận quà tặng của công ty nhân các dịp lễ tết, được Công ty trang bị các thiết bị cần thiết cho việc kinh doanh như bàn ghế, thùng lạnh, cốc, biển hiệu…. Hiện nay, Công ty chủ yếu dựa vào hơn 200 đại lý các cấp và lòng tin của khách hàng để tiêu thụ sản phẩm chứ chưa tiến hành quảng caó rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng như Tivi, đài, băng rôn… Mối quan hệ giữa Công ty chính và bộ phận ( nhà máy dấm vivi, nước Opal, …) là mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ, mọi quyết định đều do Công ty chính ở trên đưa ra và các bộ phận có nhiệm vụ thực hiện đúng các quyết định đó. Mục đích của Công ty là trong thời gian tới sẽ chuyển đổi thành mô hình Công ty mẹ - Công ty con. Biểu đồ số 1:Biểu đồ - thị trường bia hơi Hà Nội Đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty không ngừng lớn mạnh, lực lượng kĩ sư và công nhân đã được rèn luyện, trưởng thành, hoàn toàn có khả năng làm chủ khoa học nghệ để tạo ra sản phẩm đảm bảo chất lượng, có sức cạnh tranh cao trên thị trường. Mặt hàng sản xuất chủ đạo của Công ty hiện nay vẫn là bia hơi. Mặc dù chưa có con số thống kê chính xác nhưng có thể xác định một cách tương đối thì bia hơi Việt Hà chiếm khoảng 35% thị trường bia hơi ở Hà Nội. Do mặt hàng kinh doanh là bia hơi nên thị trường của Công ty chủ yếu là nội thành Hà Nội và một số vùng lân cận. Thực tế, đối với các doanh nghiệp sản xuất thì cơ sở hạ tầng đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của họ. Đầu tư, duy trì và có kế hoạch nâng cấp hàng năm về cơ sở hạ tầng luôn được Ban Giám đốc Công ty Việt Hà đặt lên hàng đầu: cơ sở sản xuất của Công ty đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn thực phẩm với một dây chuyền thiết bị khép kín theo công nghệ sản xuất bia tiên tiến của Đan Mạch, các thiết bị trên dây chuyền được chế tạo bằng Inox và có chế độ vệ sinh thường xuyên, các phương tiện đo, kiểm tra đầy đủ theo quy trình công nghệ. Đồng thời, Công ty cũng xây dựng đội xe vận chuyển bia đến các đại lý và luôn có ý thức tiếp nhận ý kiến đóng góp của khách hàng. Bộ phận kĩ thuật có trách nhiệm đề xuất và lên phương án cải tạo, nâng cấp cơ sở hạ tầng. Bên cạnh đó, với nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn bộ cán bộ công nhân viên, Công ty Việt Hà đã xây dựng được một môi trường làm việc thuận lợi cho CBCNV nhưng cũng đảm bảo phù hợp với yêu cầu của dây chuyền sản xuất bia. Cụ thể: Công nhân viên làm việc trực tiếp trên dây truyền sản xuất được trang bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết vừa giúp đảm bảo về sức khoẻ cho CNV vừa bảo đảm an toàn chất lượng sản phẩm sản xuất Đặc biệt, Công ty luôn cố gắng tạo ra sự công bằng, bình đẳng giữa các bộ phận, các phòng ban, các nhân viên. Theo quy định của Công ty, công nhân sản xuất bia làm việc theo ca, ngày có 3 ca. Các cán bộ văn phòng làm việc 8h/ngày. Vì tính chất công việc của công nhân sản xuất là vất vả hơn nên họ được nghỉ trưa từ 11h, còn các cán bộ văn phòng nghỉ trưa lúc 12h. Toàn bộ nhân viên trong Công ty quay trở lại công việc lúc 1h30' chiều. Thực tế đó cho thấy Công ty Việt Hà đã tạo được một môi trường làm việc nghiêm túc và rất hợp lý. Các CBCNV trong Công ty đều hài lòng với điều kiện làm việc hiện tại của họ. 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà trong một vài năm gần đây Đơn vị : triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Lợi nhuận từ hoạt động tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận bất thường Tổng lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Lợi nhuận sau thuế 38.085,2 25.008,6 13.076,7 256,9 3.741,7 3.471,7 6.120,7 32,3 6.153,0 1.967,0 4.184,1 42.075,8 29.177,2 12.898,7 1.072,5 4.543,1 5.552,2 3.875,2 98,2 3.886,0 1.126,5 2.845,8 II. Thực trạng về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà 1. Tổ chức bộ máy của phòng kế hoạch kho vật tư Phòng kế hoạch -kho- vật tư của công ty là phòng chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến vật tư . Phòng gồm 5 người 1. Trưởng phòng : phụ trách các công việc chung và là người có quyền lực cao nhất trong phòng 1. Nhân viên phụ trách việc lập kế hoạch sản xuất của công ty 1. Nhân viên phụ trách kế hoạch cung ứng sử dụng vật tư 2. Thủ kho: 1 người phụ trách việc nhập xuất nguyên vật liệu 1 người phụ trách việc bảo quản kiểm kê nguyên vật liệu -Tổ chức bộ máy của phòng kế hoạch -kho -vật tư như vậy là phù hợp với bộ máy của toàn công ty bởi lẽ Về số lượng : 5 người ,mỗi người chịu trách nhiệm một phần việc khác nhau, nhưng có quan hệ mật thiết với nhau vì thế họ có thể giám sát nhau trong mọi công việc ,tránh được sự gian lận trong công tác Số lượng chỉ có 5 người nhưng vẫn đảm bảo được toàn bộ công việc của phòng ,điều đó làm giảm số lượng lao động ,giúp bộ máy không bị cồng kềnh,tiết kiệm được chi phí quản lý 2. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà a.Khái quát về NVL trong công ty Việt Hà Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu được tính hết 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm … Sản phẩm chủ yếu của Công ty Việt Hà là bia hơi, do vậy đối tượng nghiên cứu chủ yếu trong chuyên đề này là nguyên vật liệu để sản xuất bia hơi. Các loại nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất bia bao gồm: Malt : là loại lúa đại mạch nảy mầm được sấy kho và đóng vào từng bao 50kg. Loại nguyên liệu này được dùng để tạo đường trong quá trình nấu bia, đây chính là nguyên liệu tạo nên hương vị đặc trưng của bia. Loại cây này được trồng rộng rãi ở các nước phương Tây, Công ty bia Việt Hà thường nhập Malt từ Anh, Đan Mạch hay Australia. Hops (hay là hoa Hublon): là loại cây, lá cây Hops trồng ở Châu âu, Mỹ và Australia, dùng để tạo vị đắng của bia. Loại nguyên liệu này được nhập từ Đức. Gạo : được dùng để thay thế 1 phần cho Malt với mục đích giảm giá thành sản phẩm. Gạo dùng để nấu bia tại Công ty bia Việt Hà được mua trong nước nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu sau: có trên 95% tinh bột, độ ẩm chỉ 1-2%, phải là gạo mới và có mùi thơm của gạo. Các hợp chất nấu: H3PO4, CaCl2, CaSO4, Hexametylen… Men : loại men bia được Công ty sử dụng là Danbrew. Các vật liệu phụ và hợp chất tẩy rửa : bột trợ lọc ( để tạo màng lọc ), giấy lọc ( tạo mặt lọc), NaOH, P3Oxonia… Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong Công ty, nguyên vật liệu trong Công ty Việt Hà được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ, gạo nếp, đường, khí CO2, thuốc chống váng, men… - Vật liệu phụ: gồm các hoá chất như hoá chất nấu, hoá chất lọc, hoá chất rửa… - Nhiên liệu: gồm than đá, xăng dầu dùng để chạy lò nấu. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất như vòng bi, dây curoa, bulông… - Hàng quảng cáo - Phế liệu thu hồi - Nguyên vật liệu sản xuất mỹ phẩm b. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà Công tác xác định mức NVL trong doanh nghiệp Phòng kế hoạch - kho -vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm ,cấp phát ,sử dụng NVL trong công ty Cuối kỳ ,căn cứ vào kế hoạch sản xuất của kỳ tới ,căn cứ vào khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ tới phòng kế hoạch lập ra mức NVL cần dùng trong kỳ bảng định mức nvl quý IV năm 2004 Loại : NVL chính Từ ngày 01/10/04 Đến ngày 31/12/04 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1.000.000 (lít) bia hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 2 3 4 5 6 7 Malt Đan Mạch Gạo tẻ Hoa Hublon Hoa Hublon lá Khí CO2 Thuốc chống váng Men giống NO1 NO2 NO3 NO4 NO5 NO6 NO7 Kg Kg Kg Kg Kg Kg ống 123.660 46.560 603 10 4.500 1 0.8 bảng định mức nvl quý IV năm 2004 Loại : NVL phụ Từ ngày 01/10/04 Đến ngày 31/12/04 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1.000.000 (lít) bia hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Số Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 43 Kizengua xanh Kizengua đỏ Zaven Khí NH3 Lưu huỳnh Cồn H3PO4 85% NaOH P3 reencone P3 oxonia Cereflo Termamyl CaSO4 Giấy lọc các loại Than hoạt tính Men rượu Mốc giống ........... Dầu máy phát VO1 VO2 VO9 VO8 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V20 V23 V48 V59 V60 V32 Kg Kg Lít Kg Kg lít lít kg kg kg kg kg kg tờ kg ống ống 672 672 192 20 16 51 104 1280 32 190 29 49 579 42 224 72 16 60 Nhận xét : Việc lập định mức tiêu hao NVL tại công ty Việt Hà như trên có một ý nghĩa quan trọng .Công tác lập định mức NVL tiêu hao một cách hợp lý không những giúp cho NVL lưu giữ trong kho không có những biến động bất thường mà còn không gây ứ đọng vốn .. Việc lập định mức NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL sao cho hợp lý để không nhiều quá gây ứ đọng vốn ,thiếu chỗ chứa ,làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL hoặc cũng không ít quá gây lãng phí chi phí kho tàng bảo quản ,không đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất . Đồng thời việc lập định mức tiêu hao NVL sẽ giúp cho nhà quản lý có căn cứ cho việc xuát NVLđể sản xuất sản phẩm . Tại công ty Việt Hà ,việc lập định mức tiêu hao NVL được tiến hành một cách trình tự khoa học ,hợp lý dưa trên kế hoạch sản xuất của công ty . Công tác xác định kế hoạch NVL tại công ty Việt Hà Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Việt Hà là sản xuất sản phẩm theo thời vụ ,mặt hàng chủ yếu là bia hơi được kinh doanh chủ yếu vào dịp hè (trong khoảng từ tháng 4 đến tháng 10). Hàng năm cứ vào khoảng cuối QII đầu QIII công suất sản xuất bia hơi đạt mức tối đa mà có khi hàng vẫn không đủ cung cấp cho thị trường .Còn những tháng còn lại của năm thì sản xuất cầm chừng vì mức tiêu thụ thấp ,công suất chỉ =1/3 những tháng cao điểm Nhận thức được vấn đề trên nên phòng kế hoạch kho vật tư của công ty Việt Hà vẫn thường xuyên và định kỳ lập kế hoạch sản xuất ,kế hoạch thu mua ,kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL một cách chi tiết sau đó trình giám đốc ký duyệt . Trong quý IV do nhu cầu tiêu thu giảm nên nhu cầu về NVL cũng giảm. Công ty dự kiến sản xuất 2.500.000 lít bia hơi ,NVL cần mua được phòng kế hoạch -kho-vật tư lập như sau : Bảng dự trù vật tư Loại : NVL chính Từ ngày 01/10/2004 Đến ngày 31/12/2004 Stt Tên NVL Mã VT Đơn vị tính Định mức vật tư Lượng NVL cần dùng Luợng NVL tồn đầu kỳ Lượng NVL cần mua trong kỳ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(6)-(7) 1 2 3 4 5 ... Malt Gạo tẻ Hoa Hublon Khí CO2 Men giống NO1 NO2 NO3 NO5 NO7 Kg Kg Kg Kg ống 123.660 46.560 603 4.500 2 309.150 116.400 1.507,5 11.250 2 16.041 9.890 0 560 0 293.109 106.510 1507.5 10.690 2 Cộng Tuy nhiên bảng dự trù vật tư trên chỉ là cơ sở ,là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho việc cung ứng NVL cho sản xuất được đủ về số lượng ,đảm bảo về chất lượng .Còn về thực tế công tác nhập mua NVL còn phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất ,kế hoạch sản xuất của công ty ,phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Công tác dự trữ NVL tại công ty Việt Hà Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, không bị thiếu sản phẩm hàng hoá để bán, đồng thời lại sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động. Do đặc điểm kinh doanh của đơn vị là kinh doanh theo thời vụ nên Công ty Việt Hà cũng tiến hành dự trữ nguyên vật liệu theo thời vụ. Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh tiến hành liên tục, đặc biệt đối với thời gian “ giáp hạt” về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ phải tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, đảm bảo kho tàng đáp ứng yêu cầu dự trữ. Có như vậy, mới đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu khi xuất dùng cho sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên công ty mới chỉ dùng lại ở việc xác định phương pháp dự trữ NVL là phương pháp dự trữ theo thời vụ chứ chưa phân tích cụ thể phương pháp này Nhu cầu NVL tại công ty Do tính chất thời vụ của quá trình sản xuất kinh doanh nên nhu cầu NVL của công ty cũng theo thời vụ .Trong quý IV lượng NVL cần dùng giảm so với quý III nhưng nhu cầu dự trữ NVL lại tăng ,điều đó là do những nguyên nhân sau : - Do quý IVkhông là những tháng cao điểm ,công ty phải mua NVL trước để tránh hiện tượng thiếu NVL cho sản xuất vào những tháng cao điểm - Để giảm việc lãng phí tiền mua NVL với giá quá cao trong thời kỳ cao điểm Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ NVL phòng kế hoạch -kho-vật tư của công ty tiến hành mua NVL. Công ty Việt Hà tiến hành mua NVL theo phương thức mua hàng trực tiếp .Đối với những NVL có giá trị lớn thì công ty đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản , hoặc nợ .Đối với những NVL có giá trị không lớn thì nhân viên thu mua trả tiền sau đó mang hoá đơn và vật tư về công ty để thanh toán Hàng tháng công ty đề nghị các nhà cung cấp đưa ra bảng báo giá về các loại mặt hàng .Đó là nguyên tắc quản lý rất chặt chẽ quá trình thu mua NVL tại công ty Trong quý IV công ty mua về 867.235,3 Kg NVL chính với tổng giá trị là 144.877.501 đồng .Sau đây em xin trích 1 PNK của công ty : Đơn vị: Công ty Việt Hà Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2004 Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC) Họ và tên người giao hàng: Anh Thảo Theo:HĐ số 097 ngày 09 tháng 10 năm 2004 của Công ty Gạo miền Bắc Nhập tại kho : Kho 1 của Công ty Việt Hà Số: 069 Nợ : TK 152,133 Có : TK 112 Đơn vị tính: đồng Sốtt Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm,hhoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (.....đồng) Thành tiền ( ...đồng) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo tẻ NO2 Kg 109.350 109.350 3.177 340.843.950 Cộng tiền hàng : 340.843.950 Thuế suất thuế GTGT :10% Tiền thuế giá trị gia tăng : 34.084.395 Tổng cộng tiền thanh toán : 374.928.345 Viết bằng chữ: ba trăm bẩy tư triệu chín trăm hai mươi tám nghìn ba trăm bốn lăm đồng Nhập, ngày 10 tháng 10 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Người giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, đóng dấu) Công tác sử dụng cấp phát và bảo quản NVL tại công ty Việt Hà Đây là một công tác quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, vì vậy công tác này được công ty đặc biệt quan tâm,trú trọng. Tại phòng Kế hoach kho- vật tư của công ty "Quy chế cấp phát, sử dụng và bảo quản vật tư " được treo ở một vị trí trang trọng.và được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ.Nội dung của quy chế rất đầy đủ xoay quanh việc sử dụng vật tư sao cho tiết kiệm tránh lãng phí,cấp phát vật tư sao cho đúng trình tự mà vẫn đảm bảo kịp thời cho sản xuất,bảo quản vật tư sao cho tốt nhất tránh mất mát hư hỏng... - Công tác cấp phát và sử dung NVL Quy chế này được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ.Căn cứ vàn kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch -kho-vật tư, căn cứ vào định mức kế hoạch tiêu hao vật liệu và Giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, nhân viên thống kê phòng KH-K-VT lập Phiếu xuất kho . Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tra sử dụng định mức tiêu hao vật tư.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1 : lưu tại phòng kế hoạch - Liên 2 : giao cho thủ kho lập Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán - Liên 3 : do phân xưởng nhận vật tư giữ Tại kho, khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho vật liệu cho bộ phận sản xuất và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất trong Phiếu xuất kho. Vì doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền nên cuối quí cột đơn giá và thành tiền trong Phiếu xuất kho mới được kế toán vật tư thực hiện và ghi . Vấn đề sử dụng NVL có tác động trực tiếp tới chi phí sản suất làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm từ đó cho biết lợi nhuận của doanh nghiệp đã đạt mức tối ưu hay chưa NVL trong công ty Việt Hà được sử dụng trong một mức cho phép mà mức tiêu hao NVL đó đảm bảo không gây lãng phí. Chính vì vậy việc lập định mức tiêu hao NVL giúp cho NVL lưu giữ trong kho không gây biến động bất thường . Phòng kế hoạch -kho -vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL một cách chi tiết căn cứ vào hệ số đảm nhiệm NVL cho sản xuất để lập kế hoạch Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất = Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kì + Lượng nguyên vật liệu nhập trong kì Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kì Ví dụ, trước khi vào mùa vụ kinh doanh thì phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình kinh doanh của năm trước lập kế hoạch sản xuất cụ thể. Dựa trên kế hoạch đó thì xúc tiến việc cung cấp nguyên vật liệu chuẩn bị trước ( mua trước về dự trữ trong kho hoặc đặt hàng trước ) để tránh tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu trên thị trường dẫn đến giá mua cao và giảm nhịp độ sản xuất của Công ty. Lấy ví dụ về kế hoạch tài chính năm 2003 của Công ty Việt Hà: Sản lượng sản xuất ước tiêu thụ: Bia hơi: 11.000.000 lít Nước khoáng Opal: Loại bình 5GL ( 18,9 lít ) : 30.000 bình Loại thùng ( 24 chai 0,5 lít/thùng ) : 15.000 thùng Tổng doanh thu ước thực hiện: Doanh thu sản xuất chính: 37.440.000.000 đ Doanh thu bia hơi: 36.000.000.000 đ Doanh thu nước khoáng Opal: 1.440.000.000 đ Doanh thu hoạt động kinh doanh - dịch vụ thương mại: 25.560.000.000 đ Để đánh giá việc hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL trong kỳ cần căn cứ vào tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về khối lượng nguyên vật liệu Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về khối lượng nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập trong kì Số lượng nguyên vật liệu cần mua trong kì Song song với việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu thì phòng kế hoạch cũng xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng thời vụ kinh doanh, từng bộ phận sản xuất để tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liệu một cách lãng phí, không kiểm soát. Ví dụ như vào những tháng doanh thu tiêu thụ bia hơi thì ít nhưng lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho nhà máy bia lại cao tương đương với những tháng cao điểm hoặc có những bộ phận sản xuất sử dụng lượng vật tư nhiều gấp đôi, ba lần các bộ phận khác…Tất cả những hiện tượng trên đều gây thất thoát cho đơn vị, do đó cần phải có sự quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và khoa học. Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành định kì trên các mặt: khối lượng nguyên vật liệu, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm . Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm = Khối lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm trong kì Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kì Sau đây là bảng phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà Bảng phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà Đơn vị tính :Kg S TT Chỉ tiêu Malt Đan Mạch Gạo tẻ Hoa Hublon Q III/2004 Q III/2004 Chênh lệch Q III/2004 QIV/2004 Chênh lệch QIII/2004 QIV/2004 Chênh lệch 1 2 3 4 5 6 7 8 Lượng NVL dự trữ đầu kỳ Lượng NVL nhập t rong kỳ Lượng NVL cần mua trong kỳ Khối lượng NVL xuất dùng Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất 5=(1+2)/3 Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch về NVL 6=2/3*100% Khối lượng sản phẩm hoàn thành Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất sản phẩm 8=4/7 145.911 221.700 220.000 351.650 1,67 100,77% 2950.000 0,107 16.041 415.509 410.000 309.150 1,05 100,34% 2.426.684 0,127 -129.950 +193.809 +190.000 -42.500 -0,62 +0,57% -523.316 +0,020 1.390 163.500 160.000 155.000 1,03 102,18% 2.950.000 0,052 9.890 109.350 100.000 116.400 1,19 103,50% 2.426.684 0,048 +8.500 -54.150 -60.000 -38.600 +0,16 +1,32% -523.316 -0,004 1.580 0 0 1580 0 2.950.000 0,00051 0 1507,3 1500 1507,3 1,0048 100,48% 2.426.684 0,00062 -1.508 +157,3 +1.500 -0.7 +1,0048 +100,48% -523.316 +0.00011 Từ bảng phân tích trên ta thấy công tác lập kế hoạch định mức NVL tại công ty Việt Hà rất sát với thực tế yêu cầu sử dụng trong kỳ thể hiện ở tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch trong kỳ xấp xỉ 100% . Với nhiều doanh nghiệp thì càng vượt kế hoạch đặt ra càng nhiều càng tốt nhưng với công ty Việt Hà thì không như vậy .Phương thức kinh doanh của công ty đặt yếu tố cẩn trọng và hạn chế những biến động lớn có thể xảy ra .Vì khi vượt mức kế hoạch nhập kho NVL quá lớn thì tất yếu sẽ phải tăng chi phí lưu kho ,gây ứ đọng vốn ,đồng thời sẽ làm cho công tác quản lý NVL gặp khó khăn ,đó là chưa kể đến việc quản lý NVL không cẩn thận gây thất thoát trong dự trữ và giảm chất lượng NVL.Ngoài ra phải kể đến yếu tố giắ NVL trên thị trường giảm mạnh khiến cho NVL trong kho của công ty bị mất giá. Do vậy số liệu trên thể hiện đúng tinh thần của công tác quản lý và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà tuy vậy mức tiêu hao NVL quý IV lại tăng so với quý III (đối với NVL Malt,và hoahublon) điều đó chứng tỏ công ty cần phải xem xét lại để sử dụng lại hai nghuyên vật liệu này của công nhân sản xuất. Riêng đói với nguyên vật liệugạo tẻ, việc sử dung loại nguyên vật liệu này ở quý IV giảm so với quý III điều đó chứng tỏ công nhân sản xuất đã sử dụng loại NVL này tiết kiệm đây là điều cần phát huy. Khối lượng NVL xuất dùng quý IV giảm so với quý III ở cả ba loại NVL chính trên,làm cho khối lượng sản phẩm hoàn thành của quý IV là 523.316 kg. Đây cũng là điều hoàn toàn hợp lý với tính chất kinh doanh theo thời vụ của công ty .ở quý III là vào mùa hè thu lượng bia tiêu thụ cao hơn quý IV là vào mùa đông chính vì thế mà công tác dự trữ bảo quản và sử dụng NVL tại công ty có sự thay đổi rất hợp lý. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu điểm và nhược điểm của mình trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm. Sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu là nội dụng cơ bản của hạch toán kinh tế, là biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp Đơn vị: Công ty Việt Hà Phiếu Xuất kho Ngày 26 tháng 10 năm 2004 Mẫu số 02-VT (QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC) Họ và tên người nhận hàng: Anh Hàn phân xưởng bia Lý do xuất kho: xuất để sản xuất Xuất tại kho : Kho 1 của Công ty Việt Hà Số: 082 Nợ : TK 621 Có : TK 1521 Sốtt Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm,hhoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (.....đồng) Thành tiền ( ...đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Malt Đan Mạch Gạo tẻ Hoa Hublon CO2 Cộng NO1 NO2 NO3 NO4 Kg Kg KgKg 111.150 50.450 683,1 3.005 165288,1 111.150 50.450 683,1 3.005 165288,1 6.270 3.177 103.836,8 0 696.910.500 160.279.650 70.930.938 0 928.121.088 Cộng thành tiền (bằng chữ ) : Chín tăm hai mươi tám triệu, một trăm hai mươi mốt nghìn, không trăm tám mươi tám đồng Xuất , ngày 26 tháng 10 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (kí, đóng dấu) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Người nhận (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) - Công tác bảo quản NVL tại công ty Việt Hà. Toàn bộ NVL của công ty Việt Hà được chia và quản lý theo các kho: Kho1:là kho chứa các NVL chính,vật liệu phụ . Kho2:là kho chứa phụ tùng thay thế và các loại vật liệu khác. Hai kho trên đều được công ty bố trí những điệu kiện và chế độ bảo quản rất hợp lý,cho từng loại NVL . Kho được xây cao ráo, thoáng khí.có thuốc chống ẩm mốc Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượng hàng hoá,đảm bảo an toàn tuyệt đối ,chống mất mát ,hư hỏng xuống cấp ,đảm bảo kho không bị hư dột. Nếu phát hiện các dấu hiệu suy giảm chất lượng vật liệu thì báo cáo ngay cho phòng KH -kho - vật tư để có biện pháp ngăn chặn chuột bọ côn trùng.Khi có nguy cơ hoặc sự cố cháy nổ ,lập tức có biện pháp xử lý kịp thời hoặc tìm mọi cách hỗ trợ của người,phương tiện gần nhất nhanh chóng dập tắt nguy cơ,sự cố. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Trong quá trình bảo quản sử dụng ,NVL có thể bị hao hụt mất mát, hư hỏng,kém phẩm chất ,dôi thừa do những nguyên nhân khác nhau.Vì vậy cuối kỳ hạch toán kế toán và thủ kho trong công ty tiến hành kiểm kê để xác định số lượng ,chất lượng NVL tồn kho đối chiếu và sổ sách kế toán thủ kho .Tìm nguyên nhân từ đó có biện pháp xử lý kịp thời ,ngăn chặn tình trạng tham ô,lãng phí nguyên vật liệu có thể xảy ra.Do vậy công ty Việt Hà không lập định mức dôi hao tự nhiên nguyên vật liệu.Tất cả các hiện tượng thừa thiếu NVL đều được xác định rõ nguyên nhân từ đó đề ra biện pháp xử lý. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn qua các chỉ tiêu về NVL Yêu cầu đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất phải đảm bảo đủ về số lượng, nghĩa là nếu cung ứng với số lượng quá lớn sẽ dư thừa gây ra ứ đọng vốn .Còn với việc sử dụng NVL thì doanh nghiệp phải đảm bảo sử dụng tiết kiệm vật liệu khôn gây lãng phí dẫn đến thất thoát vốn .Cả hai điều trên đều dẫn đến hiêu quả sử dụng vốn không cao .Sau đay là bảng phân tích một số chỉ tiêu so sánh năm 2003 và 2004 : bảng phân tích hiệu quả sử dụng VLĐ qua các chỉ tiêu về NVL Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu 2003 2004 Chênh lệch 1 Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong kì 4.215.683.751 4.764.943.210 +549.259.459 2 Nguyên vật liệu tồn kho bình quân 915.634.572 1.017.552.219 +101.917.647 3 Số vòng luân chuyển (= 1/2 ) 4,6 4,7 +0,1 4 Số ngày dự trữ trung bình (=360 ngày/3) 78,3 76,6 -1,7 Qua bảng phân tích trên ,ta có thể thấy năm 2004 nguyên vật liệu được luân chuyển nhanh hơn dẫn đến không có sự ứ đọng vốn điều đó có thể tạo ra lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Trong hai năm 2003 và 2004 thì từ khi nhập kho đến khi đưa vào sử dụng nguyên vật liệu được dự trữ trong kho như vậy là tương đối hợp lí với thực tế tại Công ty. Bởi vì thông thường đối với việc sản xuất các mặt hàng ăn uống thì nguyên vật liệu không nên để tồn kho lâu hơn 3 tháng. Tuy nhiên, tại Công ty Việt Hà, thứ nhất là do ngoài nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm trong tổng giá trị nguyên vật liệu tồn kho đó còn có 1 lượng tương đối lớn các loại vật tư, phụ tùng thay thế…với những tư liệu này thì có thể để lâu tuỳ ý. Thứ hai do điều kiện bảo quản nguyên vật liệu tại các kho trong Công ty là rất tốt, đảm bảo đúng những yêu cầu chất lượng, kĩ thuật đặt ra nên có thể hoàn toàn tin tưởng vào chất lượng nguyên vật liệu khi xuất dùng. Thứ ba do đặc điểm kinh doanh theo thời vụ nên trong những tháng không phải là tháng cao điểm thì Công ty phải mua vật liệu trước để tránh hiện tượng thiếu nguyên vật liệu sản xuất khi vào những tháng cao điểm và đồng thời cũng không phải mua quá nhiều nguyên vật liệu với giá cao vào thời gian đó. Điều này làm cho số vòng luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty thấp nhưng nó lại thể hiện tính cẩn trọng trong kinh doanh của Ban giám đốc. Tuy nhiên, đơn vị cũng nên tìm cách để tăng tốc độ luân chuyển vật liệu được nhanh hơn để thu được lợi nhuận cao hơn nhưng vẫn đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu kịp thời. Doanh nghiệp có thể vẫn mua nguyên vật liệu dự trữ nhưng đầu tư cải tiến kĩ thuật để tăng công suất sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất, áp dụng các biện pháp marketing để tiêu thụ hàng nhiều hơn… thì khi đó vòng luân chuyển của nguyên vật liệu sẽ tăng lên. Nhìn chung, qua việc xem xét một số chỉ tiêu, ta có thể đánh giá việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu đã phần nào nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn trong Công ty . Phần III một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý nvl tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ việt hà I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà Trong tiến trình phát triển của toàn Công ty, mục tiêu đặt ra của Công ty Việt Hà là rất rõ ràng: trong thời gian sắp tới, nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ của tất cả các loại mặt hàng sản xuất, trở thành con chim đầu đàn trong lĩnh vực sản xuất bia hơi, chuyển mô hình của Công ty thành mô hình Công ty mẹ - công ty con, không ngừng mở rộng sản xuất, tìm kiếm thị trường mới…Với mục tiêu rõ rệt như vậy, Công ty không thể không xây dựng cho mình một kế hoạch phát triển. Vậy căn cứ nào giúp công ty lập được kế hoạch phát triển ? Đó chính là các thông tin kế toán. Đối với riêng Công ty Việt Hà mà nói, nguyên vật liệu là một bộ phận rất quan trọng, là yếu tố cốt yếu của quá trình sản xuất. Công tác quản lý nguyên vật liệu chiếm một khối lượng công việc lớn tại Công ty Việt Hà, do vậy nó tác động trực tiếp hay gián tiếp lên quyết định quản lý của Ban giám đốc. Những nhà quản trị sẽ đưa ra những quyết định quản lý không đúng đắn nếu không có những thông tin kế toán chuẩn xác. Đó cũng là lý do và sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty Việt Hà II. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Việt Hà 1. Ưu điểm Về việc lập định mức chi phí nguyên vật liệu Việc lập định mức trong Công ty Việt Hà rất được quan tâm. Hệ thống định mức sử dụng vật tư được xây dựng và điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế cho nhà máy cho nên đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và tính khoa học từ làm tăng hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu theo định mức. Nếu Công ty không tiến hành lập định mức sát với thực tế sản xuất thì dẫn đến sản xuất thiếu ( không đáp ứng được nhu cầu của thị trường và không sản xuất hết công suất của máy móc thiết bị dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn không cao ) hoặc sản xuất thừa ( gây ứ đọng sản phẩm dẫn đến thiệt hại lớn cho Công ty vì bia hơi là mặt hàng không thể để được lâu quá 3 ngày ). Do vậy công tác lập định mức chi phí nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với Công ty Việt Hà. Về việc cấp phát và sử dụng NVL NVL của công ty luôn được cung cấp kịp thờ cho quá trình sản xuất, việc sử dụng NVL của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng tương đối tiết kiệm . có được điều đó là do công ty đã có chính sách quản lý việc cấp phát và sử dụng NVL tốt. Về việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu Có thể đánh giá cơ sở vật chất kho tàng bảo quản nguyên vật liệu của Công ty Việt Hà là rất tốt và đảm bảo chất lượng. Phòng lạnh, kho bảo quản nguyên vật liệu chính luôn được tẩy rửa sạch sẽ bằng các hoá chất tốt nhất, không gây độc hại. Kho bảo quản gạo thì sạch sẽ, thoáng mát, không có mối mọt…Thủ kho và các cán bộ quản lý kho là những người có kinh nghiệm lâu năm và có trách nhiệm, tận tuỵ với công việc. Công tác nhập kho vật liệu Như đã trình bày ở trên, quá trình thu mua vật liệu được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời, giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không gián đoạn. Đáp ứng yêu cầu trên, phòng KH-K-VT tiến hành các thủ tục nhập, xuất kho đầy đủ với sự xét duyệt kĩ càng của giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của Công ty cũng như của Bộ Tài chính. Do đó các chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu luôn đảm bảo được tính kịp thời, hợp pháp. Nguyên vật liệu nhập kho được phòng KT-KCS kiểm nghiệm số lượng và chất lượng, sau đó lập bản kiểm nghiệm chất lượng nguyên vật liệu hoàn thiện bộ chứng từ nhập vật liệu. 2. Tồn tại Về việc quản lý vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu hiện nay ở công ty về mặt hiện vật còn lỏng lẻo, ở phòng kế toán không tổ chức theo dõi các nguyên vật liệu đã xuất dùng về mặt hiện vật mà giao cho nhà máy sử dụng nguyên vật liệu theo dõi. Như vậy, công ty không quản lý tình hình hiện có của nguyên vật liệu đang sử dụng. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mặc dù rất thận trọng trong việc kinh doanh nhưng Công ty Việt Hà lại không hề tiến hành lập bất cứ một khoản dự phòng nào, không phải chỉ với hàng tồn kho. Việc lập dự phòng là rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, nó giúp doanh nghiệp có bước chuẩn bị trước cho những rủi ro có thể xảy ra. Về việc lập định mức dự trữ NVL: Công ty không tiến hành phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong đơn vị mặc dù có xác định loại hình dự trữ là dự trữ theo thời vụ. Như đã trình bày ở trên, tồn kho dự trữ nguyên vật liệu là rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, III . Một số kiến nghị nhăm hoàn thiện công tác quản lý NVL Kiến nghị 1: Về việc quản lý nguyên vật liệu Để quản lý vật liệu được tốt hơn, kế toán có thể lập một sổ chi tiết về các vật liệu luân chuyển, đã xuất dùng, đặc biệt cần theo dõi lượng vật tư còn lại tại phân xưởng sản xuất nhưng cuối tháng chưa sử dụng. Đây là biện pháp để quản lý tốt hơn tài sản của Công ty, Công ty có thể quy định đối với nhà máy về việc quản lý vật liệu như lập phiếu báo hỏng, báo mất vật liệu…và các chứng từ liên quan khác khi hư hỏng mất mát vật liệu nhằm gắn chặt trách nhiệm của người sử dụng với công ty. Kiến nghị 2: Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Giá nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động thất thường, chi phí vật liệu lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá trị vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm .Vì vậy công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL để bù đắp chi phí NVL tăng đột ngột gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong kỳ Giá nguyên vật liệu có xu hướng giảm, giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có xu hướng giảm thì nhất thiết phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ. Mức dự phòng cần lập cho năm tới = Số vật liệu tồn kho cuối niên độ X Mức giảm giá vật liệu Trong đó: Mức giảm giá vật liệu = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường Kiến nghị 3:. Như đã trình bày ở trên, tồn kho dự trữ nguyên vật liệu là rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, do vậy, kế toán trưởng cần tiến hành phân tích thêm các chỉ tiêu về dự trữ nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho Ban giám đốc những thông tin đầy đủ hơn về tình hình nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Kế toán trưởng có thể sử dụng chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất 1 ngày đêm: m = M t Trong đó: m : mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong 1 ngày đêm M : dự trữ tuyệt đối: là khối lượng của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật, như tấn: tấn, kg, …Đại lượng này rất cần thiết cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. t : dự trữ tương đối: được tính bằng số ngày dự trữ. Đại lượng này chỉ cho thấy số lượng nguyên vật liệu dự trữ đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ nguyên vật liệu tương đối rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại nguyên vật liệu chủ yếu trong doanh nghiệp. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng nguyên vật liệu thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy, cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết. Nhưng nếu dự trữ quá thấp, thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục. Vì thế, mục tiêu của dự trữ nguyên vật liệu phải luôn kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo sản xuất, kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Kiến nghị 4: Tích cực xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch cần cân nhắc kỹ các đơn đặt hàng và ước tính số lượng hàng có thể tăng thêm trong kỳ, phối hợp với phòng kế toán để sớm xây dựng định mức dự trữ vật tư, tránh tình trạng dự trữ nhiều ở một vài loại như hiện nay. Từ đó điều phối hoạt động cung ứng, giảm thời gian tồn tại của tài sản lưu động trong suốt quá trình kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Kiến nghị 5: Tổ chức tốt công tác kiểm kê và xử lý tốt kết quả kiểm kê: Theo em, Công ty Việt Hà nên tổ chức kiểm kê kho thường xuyên hơn, ví dụ như 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư tồn kho, thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán với thủ kho. Ngoài ra, các quy định xử phạt các trường hợp mất mát, thiếu hụt nguyên vật liệu phải được tiến hành một cách nghiêm minh. Hạn chế để những vật tư tồn đọng lâu năm, nếu có nên tổ chức thanh lý, nhượng bán ngay để, giải phóng hệ thống kho tàng và thu hồi vốn lưu động để đầu tư vào những chương trình dự án khác. Kiến nghị 6 : Xây dựng chế độ thưởng phạt Công ty cần thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt ,tăng cường kỉ luật sản xuất với các công nhan vi phạm chế độ lao động làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm NVL ,nâng cao chất lượng sản phẩm . Kết luận Là một doanh nghiệp sản xuất ,công tác quản lý NVL tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà là một khâu quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty .Qua thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy công tác quản lý NVL về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty trong việc nâng cao hiêu quả sản xuất kinh doanh của công ty Báo cáo quản lý được viết dựa trên những kiến thức đã học kết hợp với tình hình thực tế tại công ty Việt Hà .Qua đợt thực tập đã giúp em hiểu một cách sâu sắc ,cụ thể hơn những kiến thức đã được học giúp em bước đầu vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn công tác quản lý NVL của một doanh nghiệp đó là công ty SXKD đầu tư và dịch vụ Việt Hà .Trong thời gian thực tập tại công ty bằng kiến thức của mình cùng sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của cô giáo Trương Thanh Thuỷ và các anh chị của phòng vật tư của công ty Việt Hà ,em đã hoàn thành đề tài : " Hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty SXKD đầu tư và dịch vụ Việt Hà " Mặc dù đã hết sức nỗ lực cố gắng nhưng do trình độ và thời gian khảo sát thực tế có hạn nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót ,em mong được sự bổ sung góp ý của cô giáo và các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn . Qua đây em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo Trương Thanh Thuỷ ,người đã chỉ bảo giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành báo cáo này . Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty Việt Hà cùng các anh chị phòng vật tư đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua . Mục lục