Đề tài Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại công ty cơ điện và phát triển nông thôn

Ch­¬ng I Sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 1. Sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn: TiÒn th©n cña c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«ng lµ x­ëng 250A – B¹ch Mai – Hµ Néi. X­ëng 250A ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 47Q§/BNN do Bé tr­ëng Bé N«ng nghiÖp ký ngµy 08/03/1956. §ång chÝ Tr­¬ng C«ng §ång ®­îc giao lµm gi¸m ®èc. NhiÖm vô cña x­ëng lµ phôc vô vµ söa ch÷a c¸c lo¹i m¸y kÐo phôc vô cho n«ng nghiÖp. Tõ ngµy thµnh lËp x­ëng, toµn bé c«ng nh©n viªn lµ tõ qu©n ®éi chuyÓn sang vµ chñ yÕu lµ lµm c¸c nghÒ c¬ khÝ, hµn tiÖn... Cho tíi nay x­ëng n»m ë ®Þa bµn ph­êng Ph­¬ng Mai - §èng §a – Hµ Néi víi tæng diÖn tÝch lµ 40.000m2. Do ®Æc thï c«ng viÖc, nªn n¨m 1977 Bé N«ng nghiÖp quyÕt ®Þnh ®æi tªn x­ëng 250A thµnh x­ëng ®¹i tu m¸y kÐo. NhiÖm vô lóc nµy lµ söa ch÷a tÊt c¶ m¸y kÐo cho phÝa B¾c. N¨m 1987 do ë phÝa B¾c thµnh lËp qu¸ nhiÒu c¸c ®¬n vÞ ®¹i tu m¸y kÐo nªn Bé N«ng nghiÖp quyÕt ®Þnh chuyÓn nhiÖm vô tõ ®¹i tu m¸y kÐo sang lµm c¸c c«ng viÖc c¬ khÝ víi nhiÖm vô lóc nµy lµ chuyÓn ®æi thiÕt kÕ c¸c phô tïng thay thÕ. Do trµo l­u chung cña ®Êt n­íc trong ®ã cã ngµnh n«ng nghiÖp ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý tõ quan liªu bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng (1986 – 1990), ®Ó phï hîp víi t×nh h×nh chung, n¨m 1993 x­ëng ®· chuyÓn tõ c¬ chÕ bao cÊp sang c¬ chÕ tù cung tù cÊp. Bé N«ng nghiÖp quyÕt ®Þnh ®æi tªn x­ëng 250A thµnh C«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn N«ng th«n nh­ hiÖn nay do ®ång chÝ Hoµng C«ng L¹i lµm gi¸m ®èc vµ trùc thuéc Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn N«ng th«n qu¶n lý. §©y lµ ®iÓm ghi nhËn b­íc chuyÓn biÕn míi cña c«ng ty. C«ng viÖc chñ yÕu cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt thiÕt bÞ phï tïng m¸y mãc N«ng nghiÖp, kinh doanh b¸n bu«n, b¸n lÎ, s¶n xuÊt c¸c thiÕt bÞ b¬m thuû lîi, s¶n xuÊt c¸c thiÕt bÞ ®iÖn, nhËn c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ së. Tr¶i qua gÇn 45 n¨m ho¹t ®éng, víi nh÷ng ­u thÕ vÒ c¬ chÕ qu¶n lý, ®æi míi c¸c thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ®æi míi c¸c c«ng nghÖ cò, vµ thay vµo ®ã lµ nh÷ng thiÕt bÞ víi c«ng nghÖ hiÖn ®¹i, víi ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n chñ chèt cã tr×nh ®é, tay nghÒ cao, c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n vÉn lu«n lµ doanh nghiÖp mòi nhän trong lÜnh vùc s¶n xuÊt phô tïng vµ söa ch÷a c¸c thiÕt bÞ cho ngµnh N«ng nghiÖp. Tíi nay c«ng ty ®­îc c¶ n­íc biÕt ®Õn víi tÝn nhiÖm cao. Vµo ngµy 21/04/1994 c«ng ty ®­îc nhµ n­íc tÆng th­ëng hu©n ch­¬ng h¹ng Ba. 2. HÖ thèng tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty. Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyÒn h¹n cao nhÊt. Gi¸m ®èc trùc tiÕp qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty cïng víi sù gióp ®ì cña c¸c phã gi¸m ®èc. Phã gi¸m ®èc tµi chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn tµi chinhs th«ng qua phßng tµi vô – kÕ to¸n. Phã gi¸m ®èc kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn khoa häc – kü thuËt, c«ng nghÖ, chÊt l­îng s¶n phÈm th«ng qua c¸c ph©n x­ëng vµ phßng kü thuËt. Phã gi¸m ®èc kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ c¸c nhiÖm vô nh­ Marketing, giao dÞch, t×m ®èi t¸c ®Ó t¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho c«ng nh©n. Phßng hµnh chÝnh lµ n¬i kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty vÒ mÆt hµnh chÝnh tæ chøc vµ lao ®éng tiÒn l­¬ng. Phßng y tÕ vµ phßng b¶o vÖ còng ®­îc coi lµ hai phßng chøc n¨ng gióp cho gi¸m ®èc trong c«ng viÖc ch¨m lo søc khoÎ cho c¸n bé vµ c«ng nh©n lao ®éng vµ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn an ninh cña c«ng ty. 3. C¬ cÊu nh©n lùc: - Gi¸m ®èc c«ng ty do Bé N«ng nghiÖp bæ nhiÖm vµ chÞu sù qu¶n lý cña Bé vµ chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn tr­íc c«ng ty vÒ nh©n viªn còng nh­ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty. - C¸c phã gi¸m ®èc, tr­ëng phßng do gi¸m ®èc ®Ò cö råi lÊy ý kiÕn cña c¸c c¸n bé b»ng bá phiÕu kÝn, sau ®ã ra quyÕt ®Þnh bæ nhiÖm. - VÒ sè l­îng: tÝnh ®Õn ngµy 31/12/2001 tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty lµ 310 ng­êi trong ®ã lao ®éng trùc tiÕp 273 ng­êi vµ lao ®éng gi¸n tiÕp lµ 37 ng­êi. 4. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty. gi¸m ®èc §¶ng uû Phã gi¸m ®èc Tµi chÝnh PG§ Khoa häc kü thuËt PG§ Kinh doanh th­¬ng m¹i C¸c phßng nghiÖp vô Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng khoa häc kü thuËt Phßng kinh doanh th­¬ng m¹i Phßng hµnh chÝnh X­ëng C¬ khÝ chÕ t¹o X­ëng M¸y n«ng nghiÖp X­ëng B¬m nhùa trõ s©u X­ëng C¬ khÝ söa ch÷a * C¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. HiÖn t¹i c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«ng cã 4 ®¬n vÞ thµnh viªn: - X­ëng c¬ khÝ chÕ t¹o - X­ëng m¸y n«ng nghiÖp - X­ën b¬m nhùa trõ s©u - X­ëng c¬ khÝ söa ch÷a. C¸c x­ëng nµy chÞu sù kiÓm tra, gi¸m s¸t cña c¸c phßng ban trong c«ng ty gióp cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh tiÕn hµnh thuËn lîi. 5. NhiÖm vô cña c«ng ty: Nh­ ®· ®¨ng ký víi Nhµ n­íc vµ Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n khi thµnh lËp vµ ®æi nhiÖm vô th× nhiÖm vô chñ yÕu cña c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ: - S¶n xuÊt c¸c m¸y phôc vô cho n«ng nghiÖp. - TËp trung nghiªn cøu chÕ t¹o ®éng c¬ c¸c lo¹i. - S¶n xuÊt vµ chÕ t¹o m¸y chÕ biÕn cµ phª, m¸y say s¸t lóa. - Tham gia ®Êu thÇu c¸c c«ng tr×nh thuû lîi, ®ª ®iÒu nhá. 6. Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c«ng ty ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn râ rÖt vÒ mÆt tæ chøc vµ qu¶n lý. Nh÷ng b­íc tiÕn ®ã ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng thèng kª s¶n xuÊt kinh doanh nh­ sau: TT C¸c chØ tiªu N¨m 1999 N¨m 2000 So s¸nh (N¨m 2000/1999) 1 Gi¸ trÞ TSL (1000.000 ®ång) 15.000 16.500 +10% 2 Doanh thu (1000.000 ®ång) 20.000 22.000 +10% 3 Nép ng©n s¸ch (1000 ®ång) 596.500 871.150 +46% 4 Lîi nhuËn (1000.000 ®ång) 10.0 15.0 +150% 5 Sè lao ®éng (Ng­êi) 210 300 +43% 6 Thu nhËp b×nh qu©n (ngh×n ®ång/ng­êi/th¸ng) 800 950 +19% 7. Dù ®Þnh trong t­¬ng lai - Tham gia viÖc di chuyÓn nhµ m¸y ®­êng Linh C¶m vµo Trµ Vinh. - §Èy m¹nh c¸c c«ng tr×nh phôc vô c¸c c«ng tr×nh thuû lîi. - §Èy m¹nh s¶n xuÊt m¸y chÕ biÕn cµ phª vµ m¸y xay s¸t lóa. - T¨ng s¶n l­îng kinh doanh th­¬ng m¹i nh­ viÖc cho thuª bÕn b·i do ®Êt réng ch­a sö dông ®Õn, nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ do ch­a tù chÕ t¹o ®­îc. + Cô thÓ nh­ sau: - Tham gia di chuyÓn nhµ m¸y ®­êng vµ Trµ Vinh bao gåm th¸o dì, l¾p ®Æt, cung øng thiÕt bÞ. - Ch­¬ng tr×nh phôc vô chÕ biÕn cµ phª bao gåm l¾p ®Æt d©y chuyÒn chÕ biÕn ­ít 4,5T cho NghÖ An, Yªn B¸i, Qu¶ng TrÞ, L©m §ång. - S¶n xuÊt m¸y xay s¸t vá cµ phª n¨ng suÊt 0,3T/h; 1T/h cho S¬n La, Thanh Ho¸, NghÖ An, Kh¸nh Hoµ. - Ch­¬ng tr×nh thuû lîi: Tham gia thi c«ng c¸c c«ng tr×nh: - Cèng Liªu M¹c - Tr¹m V¨n Thai A (B¾c Ninh) - Tr¹m C¶m Hµ 2 (S¬n S¬n) - Tr¹m Kim B«i 2 (B¾c Ninh) - Ch­¬ng tr×nh c¬ giíi ho¸ N«ng nghiÖp: Do nhu cÇu mua cña thÞ tr­êng gi¶m sót nªn c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty phôc vô ch­¬ng tr×nh c¬ giíi ho¸ (NN) cßn h¹n chÕ. C«ng ty chñ yÕu s¶n xuÊt vµ kh«i phôc phô tïng m¸y kÐo MTZ, DT75, nh­ trôc quay vßng MTZ, b¸n trôc, b¸nh ®Ò DT75, èng x¶ MTZ, trôc ®éng c¬, m¸y b¬m cao ¸p, nh­ l­ìi cµy 2 l­ìi, 3 l­ìi. - VÒ th«ng sè kü thuËt: TËp trung æn ®Þnh th«ng sè kü thuËt c¸c s¶n phÈm chÝnh cña c«ng ty nh­ m¸y chÕ biÕn cµ phª, thiÕt bÞ phôc vô thuû lîi, mÝa ®­êng... - Hoµn thiÖn viÖc chÕ t¹o ®Çu ph¸ thuû lùc: Dông cô th¸o nhanh kÌm theo ®Çu ph¸ thuû lùc cïng víi quy tr×nh sö dông. - X©y dùng, lùa chän chÕ t¹o d©y chuyÒn chÕ biÕn n«ng s¶n quy m« nhá 1T/h phôc vô cho quy m« côm gia ®×nh vïng s©u, vïng xa. - Dù kiÕn ®µo t¹o nh©n lùc: §µo t¹o 20 ng­êi, víi c¸c yªu cÇu chuyªn m«n kh¸c nhau, gåm: - ThiÕt kÕ trªn m¸y vi tÝnh: 10 ng­êi - LËp tr×nh: 6 ng­êi - VËn hµnh: 12 ng­êi - Hµn ®iÖn kü thuËt cao: 4 ng­êi. Qua 2 n¨m 1999 – 2000 tuy cã nhiÒu khã kh¨n xong c«ng ty ®· cè g»ng thay ®æi vµ bæ xung thªm mét sè thiÕt bÞ míi ®Ó n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cho c«ng nh©n vµ c¸c yÕu tè an toµn lao ®éng. Do ®ã c¸c chØ tiªu quan träng cña n¨m 2000 ®Òu t¨ng so víi n¨m 1999. Thªm vµo ®ã ®· t¹o ra nhiÒu s¶n phÈm míi phôc vô kÞp thêi cho nhu cÇu thÞ tr­êng. * §¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng ty. Qua nh÷ng g× c«ng ty ®¹t ®­îc cho ta thÊy c«ng ty lµ mét trong nh÷ng c«ng ty cã bé m¸y ho¹t ®éng t­¬ng ®èi tèt. Tõ Ban gi¸m ®èc cã tr×nh ®é häc vÊn cao cho ®Õn c¸ bé (CNV) ®Òu cã tay nghÒ v÷ng. §iÒu ®ã ®­îc thÓ hiÖn qua c«ng t¸c tuyÓn chän nh©n viªn rÊt chÆt chÏ vµ nghiªm tóc. 8. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng hµnh chÝnh: §©y lµ phßng ®Çu mèi truyÒn ®¹t mäi th«ng tin tõ l·nh ®¹o c«ng ty tíi c¸c phßng ban, ph©n x­ëng vµ ng­îc l¹i, ®©y còng lµ n¬i tæ chøc mäi c«ng t¸c hµnh chÝnh cña c«ng ty. * Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô: Tham m­u, gióp l·nh ®¹o c«ng ty vµ trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - X©y dùng tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, s¶n xuÊt, c«ng t¸c. - Qu¶n lý chÕ ®é, chÝnh s¸ch ®èi víi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®óng ph¸p luËt. - Thùc hiÖn ký kÕt hîp ®ång lao ®éng, ®iÒu ®éng, khen th­ëng, kû luËt, n©ng l­¬ng theo ®Þnh kú. - Tæ chøc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn thùc hiÖn nghÜa vô vÒ nghÜa vô qu©n sù, lao ®éng c«ng Ých... - LËp kÕ ho¹ch ®µo t¹o. - Qu¶n lý, b¶o vÖ, lËp kÕ ho¹ch söa ch÷a kho, x­ëng, m¸y mãc... - Gi¶i quyÕt thñ tôc hµnh chÝnh, in Ên, tiÕp kh¸ch, phôc vô héi nghÞ. - B¶o vÖ søc khoÎ, phßng chèng dÞch, bÖnh cho c¸n bé c«ng nh©n viªn 9. S¬ ®å tæ chøc phßng hµnh chÝnh: 1. Tr­ëng phßng 1. Phã phßng 1. Nh©n viªn v¨n th­ - l­u tr÷ 1. Nh©n viªn y tÕ 2. Nh©n viªn phô tr¸ch tiÒn l­¬ng - L§ 1. B¶o vÖ 2. T¹p vô 1. L¸i xe Phßng hµnh chÝnh gåm cã 10 ng­êi trong ®ã: 1. §ång chÝ tr­ëng phßng phô tr¸ch chung 1. Phã phßng gióp viÖc cho tr­ëng phßng 1. Nh©n viªn v¨n th­ - l­u tr÷ 1. Nh©n viªn y tÕ 2. Nh©n viªn phô tr¸ch lao ®éng tiÒn l­¬ng 1. B¶o vÖ 2. Nh©n viªn t¹p vô 1. Nh©n viªn l¸i xe. Ch­¬ng II Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ t¹i c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. I. T¹i c«ng ty ®· cã c¸c néi quy quy ®Þnh vÒ c«ng t¾c v¨n th­ l­u tr÷ víi c¸c néi dung chÝnh lµ: * C«ng t¸c v¨n th­: NhiÖm vô cña nh©n viªn v¨n th­: NhËn vµ vµo sæ c«ng v¨n ®Õn + Tr×nh ®é l·nh ®¹o + Sau khi l·nh ®¹o phª duyÖt th× nh©n b¶n vµ ph©n phèi “C«ng v¨n ®Õn cho c¸c phßng ban xö lý theo lÖnh cña l·nh ®¹o”. + Theo dâi viÖc gi¶i quyÕt c«ng v¨n. + ®èi víi c«ng v¨n ®i: + KiÓm tra thÓ thøc c«ng v¨n xem cã ®Çy ®ñ: sè ký hiÖu, trÝch néi dung, n¬i göi, ngµy göi, sè l­îng b¶n ®i, ch÷ ký cña cÊp cã thÈm quyÒn. + §ãng dÊu. + Vµo sæ c«ng v¨n ®i. + LËp hå s¬ vµ nép hå s¬ l­u tr÷. * C«ng t¸c l­u tr÷: NhiÖm vô cña nh©n viªn v¨n th­: H­íng dÉn c¸c c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty lËp hå s¬, thu thËp hå s¬, tµi liÖu theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc. - XÕp hå s¬ tµi liÖu cña phßng tæ chøc hµnh chÝnh theo quy ®Þnh chung nh­: Thèng kª hå s¬ nhËn ®­îc, ph©n lo¹i hå s¬ vµ quy ®Þnh thêi h¹n b¶o qu¶n ®Ó tra cøu. - Phôc vô cña c¸c phßng ban, ph©n x­ëng: Nh÷ng tµi liÖu sau khi ®· ®­îc gi¶i quyÕt, xö lý c¸c c¸n bé chuyªn m«n cña c¸c phßng nghiÖp vô thèng kª, s¾p xÕp vµ lËp hå s¬ l­u tr÷ t¹i phßng m×nh. Sau ®ã ®­a tµi liÖu vµo phßng l­u tr÷ cña c«ng ty theo quy ®Þnh. * §¸nh gi¸ vµ tiªu huû hå s¬, tµi liÖu l­u tr÷: Nh÷ng c«ng v¨n giÊy tê sau khi hÕt h¹n b¶o qu¶n nÕu thÊy kh«ng cÇn ®Ó l¹i th× ph¶i ®¸nh gi¸ l¹i vµ tiªu huû. Qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ l¹i vµ tiªu huû tµi liÖu ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: - Thµnh lËp héi ®ång ®¸nh gi¸ vµ tiªu huû hå s¬, tµi liÖu gåm: + Gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc trong c«ng ty. + Tr­ëng phßng tæ chøc hµnh chÝnh. + Thanh tra c«ng nh©n. + C¸n bé phô tr¸ch ban hµnh ra v¨n b¶n ®ã. + C¸n bé qu¶n lý hå s¬ l­u tr÷. - Thèng kª sè l­îng hå s¬, tµi liÖu cÇn tiªu huû. - LËp biªn b¶n. - TiÕn hµnh huû. ViÖc tiÕn hµnh huû tµi liÖu, hå s¬ nµy th­êng diÔn ra vµo cuèi n¨m tøc lµ tÝnh theo 12 th¸ng. II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ t¹i c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. A. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th­. 1. C«ng t¸c ban hµnh v¨n b¶n vµ qu¶n lý v¨n b¶n, giÊy tê: Phßng hµnh chÝnh c«ng ty ®­îc giao cho nhiÖm vô lµ ®Çu mèi qu¶n lý c¸c lo¹i c«ng v¨n giÊy tê cña c¬ quan. C«ng v¨n giÊy tê cña c¬ quan ph©n theo tõng lo¹i “C«ng v¨n ®Õn” vµ “C«ng v¨n ®i” khèi l­îng c«ng v¨n ®­îc ph©n theo c¸c nguån nh­ sau: + C«ng v¨n ®Õn trong mét ngµy kho¶ng 10 ®Çu b¶n gåm: - V¨n b¶n cña chÝnh phñ, v¨n phßng chÝnh phñ. - V¨n b¶n cña Bé tµi chÝnh. - V¨n b¶n cña Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. - V¨n b¶n cña Chi côc thuÕ. - V¨n b¶n cña c¸c x­ëng thµnh viªn. - V¨n b¶n cña Bé th­¬ng maÞi. + C«ng v¨n ®i trong mét ngµy kho¶ng 5 ®Çu b¶n gåm c¸c giÊy tê, c«ng v¨n göi tíi: - C¸c x­ëng thµnh viªn. - Bé th­¬ng m¹i. - Bé tµi chÝnh. - Bé N«ng nghiÖp. - Thñ tr­ëng c¸c x­ëng thµnh viªn. - GiÊy mêi häp. - V¨n phßng chÝnh phñ. Trong 1 n¨m cã kho¶ng gÇn 5000 l­ît c«ng v¨n ®Õn vµ ®i cÇn gi¶i quyÕt. + C¸c v¨n b¶n nµy ®­îc tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý nh­ sau: TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu, b¸o chÝ, th­ tõ ®Õn c«ng ty ®Òu ®­îc nh©n viªn v¨n th­ vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, ®ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn, ngµy ®Õn theo mÉu sæ c«ng v¨n ®Õn. Ngµy ®Õn Sè ®Õn T¸c gi¶ Sè vµ kÝ hiÖu Ngµy th¸ng cña VB Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung §¬n vÞ ng­êi nhËn KÝ nhËn Ghi chó ... Sau ®ã, v¨n b¶n ®­îc nh©n viªn v¨n th­ chuyÓn cho tr­ëng phßng hµnh chÝnh ®Ó xem xÐt, xö lý. C¨n cø vµo yªu cÇu néi dung cÇn gi¶i quyÕt cña v¨n b¶n vµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phßng ban cô thÓ vµ tr¶ l¹i cho v¨n th­ ®Ó chuyÓn giao ®Õn c¸c c¸n bé cã tr¸ch nhiÖm xö lý ®Ó gi¶i quyÕt v¨n b¶n. Khi c¸c c¸n bé nhËn v¨n b¶n ph¶i kÝ nhËn vµo sæ c«ng v¨n ®Õn cña v¨n th­. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã liªn quan hoÆc cÇn phæ biÕn ®Õn nhiÒu c¸n bé sÏ ®­îc sao göi ®Õn tõng ng­êi cã liªn quan, b¶n chÝnh l­u l¹i v¨n th­. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n kh«ng thuéc thÈm quyÒn cña tr­ëng phßng hµnh chÝnh th× gi¸m ®èc c«ng ty sÏ trùc tiÕp xö lý vµ l­u tr÷. S¬ ®å ho¸ ®­êng ®i cña v¨n b¶n ®Õn. V¨n b¶n ®Õn Ph©n lo¹i s¬ bé Bãc b× Vµo sæ Sao L­u Tr×nh l·nh ®¹o xem xÐt, ph©n phèi §¬n vÞ, c¸n bé gi¶i quyÕt V¨n th­ * Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i. - L·nh ®¹o c«ng ty giao cho c¸c c¸n bé chuyªn m«n ë c¸c phßng ban so¹n th¶o v¨n b¶n theo néi dung yªu cÇu nhiÖm vô cña c¸c phßng ban. C¸c c¸n bé so¹n th¶o v¨n b¶n sÏ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung vµ kh©u so¹n th¶o ®Õn kh©u ban hµnh v¨n b¶n th× chuyÓn sang nh©n viªn v¨n th­. Nh©n viªn v¨n th­ sau khi tiÕp nhËn v¨n b¶n sÏ kiÓm tra l¹i thÓ thøc cña v¨n b¶n sau ®ã tr×nh gi¸m ®èc ký hoÆc tr­ëng phßng ký råi vµo sæ c«ng v¨n theo mÉu sau: Ngµy th¸ng cña VB Sè vµ kÝ hiÖu Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung Ng­êi kÝ N¬i nhËn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn b¶n l­u Sè l­îng b¶n Chi chó ... Sau khi ®· ®¨ng ký, c«ng v¨n sÏ ®­îc nh©n b¶n, vµo sæ c«ng v¨n ®i, ghi sè vµ ngµy th¸ng, ®ãng dÊu råi chuyÓn ®i. NÕu lµ v¨n b¶n th«ng th­êng th× v¨n th­ sÏ ®em v¨n b¶n göi ®i b­u ®iÖn. Cßn nÕu lµ v¨n b¶n khÈn hoÆc mËt sÏ ®­îc mét c¸n bé tÝn nhiÖm do l·nh ®¹o cö ®i ®­a ®Õn tËn n¬i. + Tæ chøc vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n néi bé: Nh÷ng v¨n b¶n giÊy tê, sæ s¸ch sö dông trong néi bé c«ng ty gäi lµ v¨n b¶n néi bé cña c«ng ty gåm: B¸o c¸o, giÊy giíi thiÖu, th«ng b¸o, quyÕt ®Þnh c¸c lo¹i v¨n b¶n néi bé trªn ®­îc ®¨ng ký ë mét sæ riªng vµ còng ®­îc ghi râ sè, kÝ hiÖu ngµy ban hµnh, ng­êi kú, trÝch yÕu néi dung, ng­êi nhËn, n¬i nhËn. C¸c v¨n b¶n nµy khi giao cho c¸n bé còng ®­îc ký nhËn ë sæ v¨n b¶n néi bé vµ ®­îc l­u b¶n chÝnh ë v¨n th­. 2. Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu rÊt quan träng v× con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ trôc trong quan hÖ giao dÞch gi÷a c¸c c¬ quan, tæ chøc. N¾m ®­îc tÇm quan träng cña con dÊu nªn l·nh ®¹o c«ng ty ®· giao nhiÖm vô b¶o qu¶n con dÊu cho nh©n viªn v¨n th­. Hµng ngµy nh©n viªn v¨n th­ sö dông con dÊu ®Ó ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n ®· ®­îc kiÓm tra thÓ thøc, néi dung, cã ®ñ ch÷ kü cña c¸c cÊp thÈm quyÒn. Khi hÕt giê lµm viÖc hay cã viÖc ®i ra ngoµi th× nh©n viªn v¨n th­ ph¶i cho vµo kÐt s¾t kho¸ l¹i cÈn thËn. 3. Trang thiÕt bÞ vµ ph­¬ng tiÖn trong c«ng t¸c v¨n th­. ViÖc tæ chøc vµ trang bÞ khoa häc chç lµm viÖc sÏ gãp phÇn n©ng cao n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ c«ng t¸c ®ång thêi gi¶m nhÑ søc lao ®éng cña nh©n viªn v¨n th­. N¾m râ ®­îc yªu cÇu ®ã cho nªn c«ng ty ®· bè trÝ hîp lý, thuËn tiÖn vµ phï hîp víi c«ng viÖc tõng ng­êi nh­ trang thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y fax, m¸y in, m¸y photocopy ®Ó n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña c¸n bé v¨n th­, gi¶m nhÑ søc lao ®éng cña nh©n viªn v¨n th­ vµ phôc vô nhanh chãng kÞp thêi mäi yªu cÇu cña c¸n bé l·nh ®¹o. B. Thùc tr¹ng c«ng t¸c l­u tr÷. C¸c v¨n b¶n, tµi liÖu ®i, ®Õn hay néi bé cña c«ng ty sau khi ®­îc nh©n viªn v¨n th­ t¹i phßng hµnh chÝnh vµo sæ ®Ó ®­a ®i gi¶i quyÕt cßn c¸c v¨n b¶n gèc sÏ ®­îc l­u ë c¸c phßng ban cô thÓ thuú theo yªu cÇu cña v¨n b¶n vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban ®ã. C¸c hå s¬ tµi liÖu nµy sÏ ®­îc ph©n lo¹i, ®­a vµo l­u tr÷ hay huû bá theo quy ®Þnh cña c¸c phßng ban. - Phßng hµnh chÝnh sÏ qu¶n lý c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh thµnh lËp vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty, c¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhµ n­íc liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty. C¸c v¨n b¶n giÊy tê nµy sÏ ®­îc nh©n viªn v¨n th­ ph©n lo¹i theo môc A, B, C ... trong tñ hå s¬ cña phßng hµnh chÝnh. Sau 01 n¨m th× nh÷ng hå s¬ ®ã sÏ ®­îc c¸n bé v¨n th­ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ ®Ó xem v¨n b¶n nµo sÏ ®­îc tiÕp tôc l­u tr÷ t¹i phßng l­u tr÷ cña c«ng ty, nh÷ng v¨n b¶n nµo sÏ bÞ lo¹i bá. - Phßng kÕ to¸n – tµi vô, phßng kÕ ho¹ch sÏ qu¶n lý c¸c v¨n b¶n giÊy tê thuéc nghiÖp vô kÕ to¸n tµi vô, tiÒn l­¬ng, b¸o c¸o dù ¸n... sÏ ®­a vµo l­u tr÷ theo quy ®Þnh cña tõng phßng vµ sÏ l­u tr÷ t¹i phßng l­u tr÷ cña c«ng ty. Nh×n chung th× c¸ch tæ chøc l­u tr÷ nh­ C«ng ty ®ang ¸p dông sÏ lµm gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho nh©n viªn v¨n th­, song nã l¹i n¶y sinh mét vÊn ®Ò lµ c¸c c¸n bé cña c¸c phßng kÕ to¸n tµi vô, kÕ ho¹ch nghiÖp vô kh«ng cã chuyªn m«n vÒ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ nh­ng l¹i ®­îc giao nhiÖm vô lËp hå s¬ vµ thèng kª tµi liÖu l­u tr÷ nªn nh÷ng c¸n bé nµy sÏ kh«ng ®¸nh gi¸ ®­îc hÕt gi¸ trÞ tµi liÖu cña tµi liÖu l­u tr÷ dÉn ®Õn viÖc lËp hå s¬ kh«ng khoa häc khã t×m khi cÇn vµ khi ®­a vµo l­u tr÷ cã thÓ sÏ nhÇm lÉn, thiÕu sãt tµi liÖu. Ch­¬ng III Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn mét b­íc c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ ®¸p øng yªu cÇu nhiÖm vô cña c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n I. §¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ t¹i c«ng ty. L·nh ®¹o c«ng ty ®· ®¸nh gi¸ ®óng vai trß cña c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ gióp cho viÖc ®iÒu hµnh qu¶n lý c«ng ty nªn ®· chó ý ®Õn viÖc tæ chøc tèt c«ng t¸c nµy. Cô thÓ lµ ®· bè trÝ mét c¸n bé v¨n th­ cã n¨ng lùc chuyªn m«n vµ ®· ®Çu t­ ®Çy ®ñ trang thiÕt bÞ nh­ m¸y mãc hiÖn ®¹i nh»m gi¶m bít khã kh¨n trong c«ng t¸c v¨n th­ n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. VÒ c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n ë c«ng ty ch­a ®­îc thèng nhÊt. Cô thÓ lµ v¨n b¶n l¹i do c¸c phßng ban tù so¹n th¶o riªng cho m×nh do ®ã thiÕu nhÊt qu¸n vÒ mÆt h×nh thøc vµ néi dung. Do ®ã ®· x¶y ra rÊt nhiÒu sai sãt kh«ng thÓ tr¸nh khái. MÆt kh¸c, c«ng ty míi chó träng tíi c«ng t¸c v¨n th­ cßn c«ng t¸c l­u tr÷ th× ch­a ®­îc quan t©m nhiÒu. C¸c c¸n bé thèng kª tµi liÖu l­u tr÷ ë c¸c phßng ban kh«ng ®­îc ®µo t¹o vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô v× thÕ hä kh«ng ®¸nh gi¸ ®­îc ®óng gi¸ trÞ cña tµi liÖu. Víi sù quan t©m cña l·nh ®¹o c«ng ty, trong thêi gian qua c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ cña c«ng ty ®· thùc hiÖn tèt mét sè mÆt nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn cßn mét sè vÊn ®Ò cÇn sím kh¾c phôc, ®ã lµ: - Sè l­îng v¨n b¶n ®i, ®Õn cña C«ng ty lµ rÊt lín, nh­ng chØ cã mét nh©n viªn v¨n th­ v× thÕ viÖc tiÕp nhËn, chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn tay ng­êi thùc hiÖn th­êng chËm. Nh­ng v¨n b¶n khi göi ®i råi th× kh«ng n¾m ®­îc t×nh h×nh triÓn khai. - Mét sè v¨n b¶n ®i cña C«ng ty vÉn cßn cã mét sè sai sãt vÒ mÆt thÓ thøc, nhÊt lµ ë mÆt sè ký hiÖu cña v¨n b¶n, vÝ dô nh­: + V¨n b¶n th«ng b¸o vÒ viÖc uû nhiÖm tr­ëng phßng hµnh chÝnh ®i c«ng t¸c. §¸ng lÏ ra cã sè vµ ký hiÖu nh­ sau: 25/CT-TB th× v¨n b¶n cña C«ng ty l¹i cã sè vµ ký hiÖu: 25/TB-G§ - C«ng t¸c lËp hå s¬ vµ l­u tr÷ ch­a thèng nhÊt gi÷a c¸c phßng ban. - Ch­a ®Çu t­ ®Çy ®ñ trang thiÕt bÞ cho c«ng t¸c l­u tr÷. Phßng l­u tr÷ th× chËt, nãng kh«ng cã ph­¬g tiÖn chèng mèi mät dÔ g©y h­ h¹i cho tµi liÖu. II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn mét b­íc c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷. Nh­ chóng ta ®· biÕt c«ng v¨n giÊy tê lµ ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt trong ho¹t ®éng cña mäi c¬ quan doanh nghiÖp. B»ng c«ng v¨n giÊy tê, c¸c c¬ 2quan, xÝ nghiÖp nãi lªn tiÕng nãi cña m×nh. V× vËy, viÖc gi¶i quyÕt c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c l­u tr÷ ®ãng mét vai trß hÕt søc quan träng. Kh«ng nh÷ng thÕ mµ tµi liÖu l­u tr÷ cßn lµ ph­¬ng tiÖn ghi l¹i c¸c ho¹t ®éng vÒ mäi mÆt cña c¬ quan, xÝ nghiÖp. Nã chøa ®ùng néi dung, gi¸ trÞ hiÖn t¹i vµ cßn lµm c¨n cø ®¸ng tin cËy ®Ó x©y dùng nh÷ng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ®Þnh h­íng cho sù ph¸t triÓn trong t­¬ng lai. Qua thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn N«ng th«n em nhËn thÊy C«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn N«ng th«n thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ t­¬ng ®èi tèt nh÷ng vÉn cßn mét sè h¹n chÕ. Sau ®©y, em xin ®­a ra mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn h¬n vÒ c«ng t¸c nµy: 1. VÒ c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n vµ ban hµnh v¨n b¶n. HiÖn nay c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n t¹i c«ng ty ®ang ®­îc giao cho c¸c c¸n bé ë c¸c phßng phô tr¸ch theo chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng. ViÖc lµm nµy còng tèt xong viÖc lµm nµy muèn cã hiÖu qu¶ cao th× c«ng ty nªn cã mét mÉu ho¸ v¨n b¶n phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña m×nh mµ vÉn ®¶m b¶o tu©n thñ theo quy ®Þnh, ph¸p chÕ cña Nhµ n­íc vÒ viÖc so¹n th¶o vµ thÓ thøc v¨n b¶n. Sau ®ã, ®¨ng ký mÉu lªn m¸y vi tÝnh vµ c¸c phßng ban trong c«ng ty cø thÕ mµ lµm theo mÉu nµy vµ chØ kh¸c vÒ mÆt néi dung cña v¨n b¶n. ViÖc lµm nµy sÏ gi¶m bít nh÷ng sai sãt vÒ tr×nh bµy v¨n b¶n cña c«ng ty. 2. VÒ c«ng t¸c v¨n th­. C«ng t¸c v¨n th­ lµ viÖc gi¶i quyÕt toµn bé v¨n b¶n ®i, ®Õn cña c«ng ty, mµ trong thùc tÕ sè l­îng v¨n b¶n ®i ®Õn trong mét ngµy lµ rÊt lín, kh«ng nh÷ng thÕ trong qu¸ tr×nh nµy cßn ph¸t sinh c¸c chi tiÕt c«ng viÖc ®ßi hái v¨n th­ gi¶i quyÕt nhanh chãng. V× vËy, ®Ó n©ng cao nhËn thøc vÒ tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th­ vµ ®¶m b¶o cho c«ng t¸c v¨n th­ ®­îc thùc hiÖn chÝnh x¸c, cã hiÖu qu¶ cao th× nh©n viªn v¨n th­ cÇn ®­îc ®µo t¹o chuyªn s©u vÒ nghiÖp vô. 3. VÒ c«ng t¸c l­u tr÷. HiÖn nay c«ng t¸c l­u tr÷ cña c«ng ty vÉn ch­a ®­îc quan t©m ®óng møc, thiÕu ph­¬ng tiÖn hiÖn ®¹i, phßng l­u tr÷ qu¸ nhá chØ cã 6m2 nãng bøc dÔ g©y h­ háng tµi liÖu, nÕu cã sù cè nh­ ho¶ ho¹n x¶y ra th× rÊt khã cøu lÊy tµi liÖu. Phßng l­u tr÷ ë tÇng 1 mµ l¹i kh«ng cã c¸c gi¸ ®ì mµ chØ cã 2 c¸i tñ lín rÊt nÆng nÕu x¶y ra lò lôt th× còng khã cã thÓ cøu vít tµi liÖu. V× vËy, em ®· ®Ò xuÊt c«ng ty nªn bè trÝ mét phßng to h¬n, tho¸ng h¬n vµ ®Çu t­ trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nh­ m¸y vi tÝnh, m¸y ®iÒu hoµ, c¸c gi¸ ®ì, ph­¬ng tiÖn phßng ch¸y nh­ b×nh ch÷a ch¸y ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu. 4. ViÖc cÇn lµm ngay lµ l·nh ®¹o c«ng ty cÇn nhËn thøc ®óng tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ kh«ng ph¶i chØ lµ viÖc ®¨ng ký, vµo sæ ®ãng dÊu c¸c tµi liÖu, c«ng v¨n, giÊy tê vµ chuyÓn chóng cho c¸c bé phËn gi¶i quyÕt mµ c«ng t¸c v¨n th­ bao gåm hµng lo¹t c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn nhiÖm vô so¹n th¶o, qu¶n lý vµ sö dông c¸c lo¹i v¨n b¶n. Nã gãp phÇn kh«ng nhá vµo thµnh tÝch ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Tõ ®ã, cã thÓ quan t©m nhiÒu h¬n ®Õn c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ nh­: - T¹o cho bé phËn v¨n th­ cã chç lµm viÖc khang trang, thuËn tiÖn, cã ®Çy ®ñ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc. - Cã chÕ ®é khuyÕn khÝch c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ (Quan t©m, khen th­ëng). - §µo t¹o vµ båi d­ìng sè c¸n bé trùc tiÕp theo dâi vµ thùc hiÖn c«ng v¨n th­ - l­u tr÷ trong c«ng ty. 5. Mét vÊn ®Ò n÷a mµ em rÊt quan t©m ®ã lµ hiÖn nay trong c«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷ l¹i kh«ng ph¶i lµ ng­êi cã ®óng chuyªn ngµnh cña m×nh (tèt nghiÖp khoa kÕ to¸n) mµ l¹i ®¶m nhËn c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷. MÆc dï c¸n bé v¨n th­ ®· cè g¾ng lµm tèt c«ng viÖc cña m×nh ®­îc giao, tuy vËy, theo em c«ng ty vÉn nªn ®µo t¹o hoÆc tuyÓn c¸n bé cã ®óng nghiÖp vô vÒ v¨n th­ l­u tr÷ nh»m ®¸p øng yªu cÇu tèt h¬n. C¸c ®Ò xuÊt trªn ®©y ®· ®­îc trao ®æi víi c¸c c¸n bé cã tr¸ch nhiÖm cña C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n vµ cã c¬ së thÊy cã thÓ chÊp nhËn ®­îc, sÏ cè g¾ng thùc hiÖn trong thêi gian tíi.