Đề tài Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt virasimex

, kế toán định khoản: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641- Chi phí bán hàng 8).Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc ít có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 142 (1422) " Chi phí chờ kết chuyển", kế toán định khoản: Nợ TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422) Có TK 641 - Chi phí bán hàng (9).Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ CPBH được kết chuyển vào TK 1422 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911. Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422). 4-Kế toán CPQLDN trong kinh doanh thương mại: 4.1- Tài khoản sử dụng. Để theo dõi và tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán sử dụng tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 642 tương tự như tài khoản 641. Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư. Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. - Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định , công cụ dụng cụ,… - Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý. - Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng. -Tài khoản 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ phí khác như qua cầu, phà,… -Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe đi phép dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả... 4.2- Phương pháp kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện ở sơ đồ số 2: Sơ đồ số 2 Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334;338 TK 642 TK 111;112 Tiền lương, BHXH Giảm chi phí (1) (8) TK 152; 153; 142 Trị giá vật liệu, CCDC (2) TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 (3) Kết chuyển, phân bổ TK 333 Chi phí QLDN cuối kỳ (9) Thuế TK 142 (4) TK 139; 159 Dự phòng (5) (10) (11) TK 335 Trích trước chi phí (6) TK 111;112;331 Chi phí khác (7) TK 133 Diễn GiảI: (1)- Khi tính lương, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo lương cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản : Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6421) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. (2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ (3) - Khi trích khấu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6424) Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (4) - Khi phát sinh các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài thu trên vốn, kế toán định khoản: Nợ TK 642 (6425) Có TK 333 (5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (6) - Khi tính trích trước lương nghỉ phép, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428) Có TK 335 - Chi phí phảI trả (7) - Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện, nước… phải trả, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427) Nợ TK 133 Có TK 331 Hoặc ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6427) Có TK 331 (8) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tùy nội dung cụ thể) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (9) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - “Xác định kết qủa kinh doanh”, kế toán định khoản: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ hoặc một phần CPQL theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển” Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL được kết chuyển vào TK 142 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911. Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) 5-Phương pháp kết chuyển CPBH và CPQLDN: Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh thu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển). Số chi phí kỳ này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ sau khi có doanh thu. 6-Phương pháp phân bổ CPBH và CPQLDN: +Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ. +Trong hoạt động thương mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì được tính để phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thì cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho. Trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá (nếu có). Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại được thực hiện theo công thức sau: CPBH cần phân CPBH cần phân bổ CPBH cần bổ còn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá Phân bổ cho = X hàng còn Hàng còn lại Trị giá hàng xuất Trị giá hàng còn cuối kỳ Trong kỳ + lại cuối kỳ (Trong đó: trị giá hàng phải được tính theo cùng một loại giá). Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau: CPBH phân bổ CPBH phân CPBH phân Cho hàng đã = bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng Bán trong kỳ cònlại đầu kỳ sinh trong kỳ còn lại cuối kỳ chương II Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt virasimex I- Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạtđộng kinh doanh của công ty Virasimex có ảnh hưởng đến kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Vài nét khái quát về Công ty Virasimex: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Sau khi hoà bình được lập lại ở Miền Bắc (20/7/1945) Đảng và Nhà nước chủ trương khôi phục lại kinh tế, trong đó có việc khôi phục lại hoạt động của các tuyến Đường sắt. Bộ phận quản lý ngành Đường sắt được hình thành trong đó có một bộ phận chuyên lo vật tư Đường sắt. Do yêu cầu nhiệm vụ ngày 6/4/1955 Thủ tướng chính phủ Phạm Văn Đồng ký quyết định QĐ505/TTG thành lập Tổng cục Đường sắt. Tổng cục Đường sắt bao gồm 13 cục, phòng, ban, ty trong đó có cục vật liệu. Đó là tiền thân của hệ vận tải Đường sắt ngày nay. Sau một thời gian Cục vật liệu Đường sắt được gọi là phòng vật tư Đường sắt, hoạt động liên tục từ năm 1955 đến đầu năm 1956 đổi thành Cục vận tải Đường sắt. Lúc đầu đóng tại trụ sở 53 Hàng Buồm, sau đó chuyển về 21D Hàng Bài. Khi giặc Mỹ đánh phá Miền Bắc, Cục sơ tán về thôn Chi Đông, xã Quang Minh, Đông Anh, Hà Nội. Đến năm 1970 chuyển về 132 Nam Bộ, hiện nay là đường Lê Duẩn, Hà Nội. Đầu năm 1983, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Cục vận tải, thành lập Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt. Đến năm 1985, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt, thành lập Ban vật tư thiết bị Đường sắt. Trong thời kỳ này có 3 Xí nghiệp cung ứng vật tư trực thuộc Tổng cục Đường sắt: Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt I - Đông Anh, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt II - Đà Nẵng, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt III - Sài Gòn. Tháng 7/1988, Tổng cục Đường sắt quyết định giải thể Ban vật tư thiết bị Đường sắt và Xí nghiệp cung ứng thiết bị Đường sắt I Đông Anh, thành lập lại Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt (Quản lý trực tiếp cả 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn). Tháng 4 năm 1989 chuyển giao 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn trực thuộc Xí nghiệp Liên hiệp vật tư Đường sắt khu vực I và II. Nhận thức được yêu cầu phục vụ ngành trong thời kỳ đổi mới từ tháng 9 năm 1989 Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt được Nhà nước, Bộ giao thông vận tải và ngành Đường sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất - nhập khẩu. Từ đó mang tên Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt (VIRASIMEX). Ngày nay Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh trực thuộc trải trên địa bàn Đường sắt cả nước với tên giao dịch quốc tế là: "Vietnam railway import- export and supply material equipment" viết tắt là VIRASIMEX, trực thuộc Liên hiệp Đường sắt Việt Nam, được thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT ngày 11/8/1993, giấy kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh XNK số 1031053/GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà- thành phố Hà Nội có 2 nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng vật tư thiết bị chuyên dùng cho ngành và làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu. Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thương và Ngân hàng Vietcombank, được sử dụng con dấu do Nhà nước qui định. Hình thức sở hữu vốn chủ yếu phần lớn thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước, một phần do quá trình hoạt động, Công ty đã bảo toàn và tăng cường vốn do tiết kiệm trong chi tiêu. Sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn tự có và khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty đã bắt kịp với những phương thức kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường đặc biệt được coi trọng. Công ty đã duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với các thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc,…Với phương châm đường lối ngoại giao kiên trì, mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ, cố tìm các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong và ngoài nước Công ty đã đứng vững và ngày càng phát triển. Thể hiện qua kết quả sau: - Tổng giá trị tài sản cố định : 11.538.685.501 VNĐ - Vốn lưu động thực tế : 18.430.425.848 VNĐ - Vốn cố định : 153.505.713.521 VNĐ - Doanh thu + Năm 1999 là 93.872.865.000 VNĐ, lợi nhuận là 682.330.094 VNĐ + Năm 2000 là 97.755.846.000 VNĐ, lợi nhuận là 805.549.394 VNĐ - Tổng số nhân viên : 855 nguời + Nhân viên quản lý : 144 người 1.2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty. a - Chức năng: Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất - nhập khẩu, chức năng đó được thể hiện qua các nội dung sau: Mặt hàng do Công ty tổ chức kinh doanh xuất - nhập khẩu rất đa dạng, nhiều chủng loại, có các nhóm kinh doanh chính như nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ, Tiệp, nhóm các loại vật tư, thiết bị Trung Quốc, ấn Độ, Nhật, Đức,…Mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây dựng, sửa chữa, tu bổ Đường sắt. Công ty cung cấp các mặt hàng trên cho các đơn vị về ngành Đường sắt trong toàn quốc như xí nghiệp đầu máy Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, Công ty du lịch vận tải Đường sắt,…Công ty nhập theo hình thức trực tiếp hoặc qua uỷ thác. -Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng: + Phụ tùng đầu máy Bỉ + Thép hợp kim + Đầu máy - Trực tiếp xuất bán các mặt hàng: + Phụ tùng Bỉ + Phụ tùng Tiệp + Máy móc b - Nhiệm vụ: Với chức năng chính là kinh doanh xuất - nhập khẩu, thương mại và dịch vụ, Liên doanh đầu tư trong nước và ngoài nước, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh, hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, được vay vốn tại các Ngân hàng. Công ty được giao và quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nguồn lực. Để sử dụng có hiệu quả khi đã ký kết các hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng từ đó mới đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn của người lao động để khuyến khích người lao động tăng cao năng suất. Nội dung hoạt động của Công ty bao gồm: - Xuất - nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp, xây dựng công trình và vận tải của ngành Đường sắt. - Sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt. - Tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá, kinh doanh hàng tiêu dùng và thực phẩm phục vụ hành khách. - Bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh và gia công lắp ráp. 2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty VIRASIMEX. 2.1-Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty bao gồm các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh: - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Đông Anh. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Hà Nội. - Xí nghiệp cơ khí Đường sắt Đông Anh. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Vĩnh Phú. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Thanh Hoá. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Vinh. Và các chi nhánh: Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP. Hồ Chí Minh, các Trung tâm (Xuất khẩu lao động và dịch vụ du lịch). Các đơn vị thành viên thực hiện chế độ kế toán phụ thuộc Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được kế toán chung toàn Công ty Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty XNVTĐS Đông Anh XNVTĐS Hà Nội XNCKĐS Đông Anh XNVTĐS Vĩnh Phú XNVTĐS Thanh Hoá XNVTĐS Vinh Trung tâm Xuất khẩu Chi nhánhLC, HP, LS, TP. HCM 2.2 - Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Với 855 nhân viên, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty phân thành các phòng ban quản lý và phòng ban nghiệp vụ kinh doanh. Giám đốc phụ trách chung còn trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm điều hành từng phòng ban của mình. Ngoài ra các bộ phận theo chức năng và theo lĩnh vực hoạt động còn có sự chỉ đạo đan chéo nhau. Ngoài ra Công ty còn có 6 xí nghiệp, 5 chi nhánh trực thuộc trong cả nước. Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Công ty thực hiện chế độ quản lý doanh nghiệp nhà nước theo các Điều lệ và Nghị định do Nhà nước ban hành, trong đó tuân thủ những nguyên tắc cơ bản là: Đảng lãnh đạo, thủ trưởng phụ trách, công nhân viên chức làm chủ tập thể thông qua tổ chức công đoàn và đại hội công nhân viên chức. Công tác quản lý nghiệp vụ chuyên môn của công ty . * Chức năng các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ chuyên môn - Tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về quá trình thực hiện nhiệm vụ và kết quả công tác quản lý nghiệp vụ chuyên môn. - Trực tiếp làm nhiệm vụ chuyên môn và tổ chức quản lý nghiệp vụ được giao. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ đối với các đơn vị thành viên, tổ chức phối hợp công tác nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp. Quan hệ với các cơ quan chuyên ngành cấp trên, các đối tượng ngoài doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước có liên quan. * Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ: - Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên môn được giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt. - Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của cơ sở và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận mình quản lý. - Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nước, các quy định của cấp trên, các địa phương. Tổ chức và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở. - Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lưu tài liệu nghiệp vụ. Giữ bí mật về kinh tế kỹ thuật, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp. Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải được Giám đốc Công ty cho phép. II-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty VIRASIMEX. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty VIRASIMEX tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nước. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa phân tán, vừa tập trung. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty vì các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa Công ty, phương tiện đi lại, liên lạc còn hạn chế, áp dụng hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ. Theo hình thức này, kế toán Công ty thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng Công ty để tổng hợp, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Hải phòng, Lào cai, Lạng sơn trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty. Hạch toán theo chế độ kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại Ngân hàng. Bộ máy quản lý của các Xí nghiệp, chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty gồm 6 Xí nghiệp và có những phòng kế toán riêng được quyền hạch toán đầy đủ và cuối mỗi quý nộp các báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn Công ty. Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu mà bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Phòng kế toán của công ty có 7 người được chia thành các bộ phận và có nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động tài chính, thu, chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ, vay vốn Ngân hàng… của toàn bộ Công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn Công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về Tài chính, Kế toán của Nhà nước vào điều kiện cụ thể của Công ty, xét thấy báo cáo kế toán của các dơn vị cơ sở và toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính Ngân hàng… Đồng thời tham mưu cho Giám đốc Công ty bố trí sắp xếp nhân sự cuả phòng Tài chính Kế toán. - Phó phòng Kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911. Cuối tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán. Đồng thời cùng với kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty – từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện. - Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở trên văn phòng Công ty, chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ Kế toán phát sinh và tông rhợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc nhập chứng từ, kiểm soát các chứng từ, trên cơ sở đó, lập các báo cáo kế toán và phát hành kế toán phát sinh trên Công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của Công ty. - Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: Có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết chi phí ( đối với những khoản chi liên quan đến chi phí, đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán nợ phải thu và nợ phải trả trong và ngoài nước). - Bộ phận kế toán tiền gửi và công nợ nước ngoài: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản thu chi từ tiền gửi Ngân hàng, hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lãi tiền vay, tiền gửi, làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng. - Bộ phận thanh toán nội bộ: Do một người phụ trách kiêm thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi các khản phải thu, phải trả, tạm ứng và thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách đồng thời kiêm kế toán tài sản cố định và nguồn vốn các quỹ Xí nghiệp. - Bộ phận kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong Công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời hạch toán toàn bộ các Xí nghiệp có liên quan đến việc thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. Các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Số liệu ở bộ phận này sai sẽ dẫn đến số liệu ở bộ phận khác sai, có thể nói mối quan hệ ở đây là đối ứng và nhân quả. Các bộ phận phải cùng thực hiện nhiệm vụ của mình đồng thời đúng yêu cầu để cung cấp số liệu cho nhau, đối chiếu số liệu, cung cấp cho bộ phận kế toán tổng hợp để tính kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Với các bộ phận kế toán ở các đơn vị cơ sở, phòng kế toán của Công ty có quan hệ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng chế độ của nhà nước thống nhất trong toàn Công ty. 2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc kèm theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. Trong những năm trở về trước Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản. Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin càng nhanh và khi máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải thay đổi hình thức kế toán cho phù hợp. Chính vì vậy công ty đã thay đổi hình thức kế toán nhật ký chứng từ bằng hình thức Nhật ký chung nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với chương trình kế toán trên máy vi tính của Công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm các loại sổ: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái tài khoản 641, 642. - Các sổ thẻ kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . 2.3 III- Kế toán chi phí bán hàng tại công ty VIRASIMEX. 1- Tài khoản sử dụng. Để theo dõi và tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán Công ty sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng. Kết cấu của tài khoản này như đã trình bày ở phần I Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố Công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp 2 của TK 641 như sau: - Tài khoản 6412- Chi phí vật liệu bao bì. Gồm các khoản chi phí về vật liệu bao bì đóng gói, bao bì rách vỡ đóng lại,… - Tài khoản 6413- Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng. Tài khoản này phản ánh các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho khâu bán hàng như: Công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, hoá đơn biểu mẫu chứng từ,… - Tài khoản 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định. Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng. - Tài khoản 6415- Chi phí vận chuyển, bốc xếp. Phản ánh các chi phí bỏ ra để vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng. - Tài khoản 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài. Gồm các chi phí như trả hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác môi giới cho công ty, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định … - Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác. Tài khoản này phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí,… 2- Phương pháp kế toán: Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ hợp lệ của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết Phiếu chi thanh toán khoản phí trên. Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho thủ trưởng đơn vị (Giám đốc) duyệt. Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh toán để viết Phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để xuất tiền. Ví dụ : Ngày 24/02/2001phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -------------------------------------------------- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi ban giám đốc Công ty VIRASIEX phòng tài chính kế toán. Tên tôi là : Phạm Văn Công – nhân viên phòng xuất – nhập khẩu công ty, viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau: Ngày 24/02/2001 tôi có làm việc với đoàn xuất khẩu quặng sắt. Sau khi làm việc đã tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền 1.570.000đ ( một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Kính đề nghị ban lãnh đạo duyệt chi. Hà Nội, ngày 24/02/2001. Lãnh đạo duyệt Người đề nghị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc ký duyệt, kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và toán viết Phiếu chi. Đơn vị: Công ty XNK cung ứng thiết bị vật tư đường sắt VIRASIMEX. Mẫu số 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Phiếu chi tiền Ngày 24 tháng 02 năm 2001 Quyển số : 2 Họ tên người nhận tiền: Phạm Văn Công Số : 47 Địa chỉ: Phòng xuất- nhập khẩu Nợ : 6418 Lý do chi: Tiếp khách Có : 111 Số tiền: 1.570.000 (Bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc . Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Hà nội ngày 24/02/2001 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3 - Trình tự kế toán tại công ty: - Khi mua nguyên vật liệu dùng cho công tác bán hàng nhưng xuất dùng trực tiếp không qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6412) Có TK 111 Ví dụ: Chứng từ số 101 ngày 17/02/2001 Trương Thị Lan chi phí tiền bao bì đóng gói lập lách + ghi 43 với số tiền 1.729.400đ: Nợ TK 641 (6412) 1.729.400 Có TK 111 1.729.400 - Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cho công tác bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6413) Có TK 153 ( Trường hợp xuất qua kho) Có TK 111, 112 ( Trường hợp xuất trực tiếp không qua kho) + Đối với công cụ dụng cụ có giá trị cao, thời gian sử dụng lâu dài, theo chế độ, sẽ phân bổ 100% giá trị công cụ dụng cụ, kế toán ghi:  Nợ TK 142 (1421) Có TK 111, 112 * Cuối tháng, kế toán tính toán và phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 142 (1421) * Khi báo hỏng thì phân bổ nốt số còn lại, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 142 (1421) * Nếu thu hồi được phế liệu thì ghi giảm chi phí bán hàng: Nợ TK 111, 112 : Nếu bán phế liệu Nợ TK 152 : Nếu nhập phế liệu Có TK 641 + Đối với CCDCgiá trị thấp, hư hỏng ngay thì kế toán phân bổ luôn 100%. Ví dụ: Chứng từ số 98 ngày 6/02/2001 Phạm Văn Đáng mua một máy tính cá nhân với số tiền là 150.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6413) 150.000 Có TK 111 150.000 Hàng tháng, kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định, phân loại tài sản cố định, theo các phương pháp trích khấu hao tính ra số khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng phải trích trong quí. Sau đó cập nhật số liệu vào máy vi tính trên TK 6414, định khoản: Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 Ví dụ : Chứng từ số BK 03 phân bổ khấu hao tài sản cố định quí I tháng 02 năm 2001 cho chi phí bán hàng với giá trị là 99.264.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6414) 99.264.000 Có TK 214 99.264.000 Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển hàng đi bán: Nợ TK 641 (6415) Có TK liên quan: 111, 112 Ví dụ : Chứng từ số 112 ngày 31/02/2001 phí lưu thông bán ray P43x12,5, số tiền là 4.570.000đ. Nợ TK 641 (6415) 4.570.000 Có TK 111 4.570.000 - Đối với các khoản chi phí mua ngoài phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 641 (6417) Có TK 111, 112, 331,… Ví dụ1: Chứng từ số 87 ngày 19/02/2001 Vũ Thị Lâm chi hoa hồng bán hàng cho nhà ga xe lửa Gia Lâm với số tiền 2.200.000đ, kế toán ghi:  Nợ TK 641 (6417) 2.200.000 Có TK 111 2.200.000 - Đối với các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 641 (6418) Có TK 111, 112, 331,…. Ví dụ : Chứng từ số 95 ngày 25/02/2001 Phạm Văn Công tiếp khách xuất khẩu quặng sắt với số tiền 470.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6418) 470.000 Có TK 111 470.000 Cuối tháng căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng mà thực tế chi ra nhưng trong tương lai sẽ phải chi ra , kế toán lập các khoản dự chi CPBH: Nợ TK 641 (Chi tiết Nợ TK 6415: Chi phí vận chuyển TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác ) Có TK 335 (3353): Dự chi chi phí bán hàng - Với các khoản làm giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ các TK liên quan 111, 112, 138,… Có TK 641 (6418). - Trường hợp chi phí mua ngoài sửa chữa lớn tài sản cố định quá lớn thì Công ty sử dụng phương pháp trích trước chi phí. + Khi trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định và chi phí bán hàng: Nợ TK 641 (6417) Có TK 335 (3351: Trích khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ). + Khi chi phí sửa chữa lớn thực sự phát sinh , kế toán ghi: Nợ TK 241 (2413) Có TK liên quan 111, 112, 331 +Khi tài sản cố định hoàn thành, sửa chữa xong bàn giao: Nợ TK 335 (3351) Có TK 241 - Cuối tháng kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- xác định kế quả kinh doanh đối với từng TK chi tiết: Nợ TK 911: 525.843.000 Có TK 6412: 5.313.000 Có TK 6413: 3.470.000 Có TK 6414: 99.246.000 Có TK 6415: 100.405.000 Có TK 6417: 125.600.000 Có TK 6418: 191.791.000 IV- kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VIRASIMEX. 1- Tài khoản sử dụng: Để theo dõi và tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này tương tự như tài khoản 641. Công ty mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết theo từng yếu tố: - Tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý: Hàng tháng nhân viên phụ trách về lao động tiền lương căn cứ vào bảng chấm công, chấm nghỉ ốm để tính tiền lương, tiền thưởng và lập bảng thanh toán lương. là một doanh nghiệp nhà nước, công ty áp dụng phương pháp tính lươnh theo qui định về chế độ tiền lương do nhà nước ban hành. Do công ty chỉ có bộ phận lương gián tiếp và không có sản xuất kinh doanh phụ nên hàng tháng kế toán căn cứ trực tếp vào bảng thanh toán lươngđể chi, phát lương cho cán bộ công ty. Đồng thời chuyển cho kế toán máy vi tính để đưa số liệu vào cho tài khoản 111- Tiền mặt và tài khoản 334- Phải trả công nhân viên. Tại công ty VIRASIMEX kế toán chi phí không thực hiện việc phân bổ chi phí tiền lương cho chi phí bán hàng mà đưa hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp . Công ty làm như vậylà sai nguyên tắc. Phải phân bổ riêng cho CPBH và CPQL thì mới quản lý được chi phí, xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác. Kế toán phí của Công ty dựa trên phiếu kế toán này lập tiếp các phiếu kế toán khác để phân bổ chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ. Hàng tháng kế toán theo dõi tiền lương và các khoản bảo hiểm xã hộicăn cứ vào quỹ lương phân cho từng bộ phận để tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Cách tính như sau: + Trích nộp BHXH : 20% trên tổng quỹ lương. Trong doanh nghiệp chịu 15% trên tổng quỹ lương , công nhân chịu 5% khấu trừ vào lương. + Trích nộp BHYT: 3% trên tổng quỹ lương, trong đó doanh nghiệp 2% trên tổng quỹ lương và công nhân chịu 1% khấu trừ vào lương. + Kinh phí công đoàn: Hàng tháng kế toán trích nộp chi phí KPCĐ theo công văn của Bộ tài chính là 2% trên tổng quỹ lương. - TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý: Tài khoản này phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như giấy, bút mực, vật liệu sử dụngcho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ. - TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh toàn bộ dụng cụ đồ dùng phục vụ cho công tác quản lý như : chi phí về trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ quản lý, văn phòng phẩm, hóa đơn biểu mẫu chứng từ, sách báo tài liệu,… - TK 6424- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài khoản này phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như khấu hao tài sản cố định hữu hình, khấu hao sửa chữa lớn tài sản cố định. - TK 6425- Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thu tiền vốn, thuế nhà đất và các khoản phí và lệ phí khác như qua cầu, phà. - TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoàI: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài như chi phí điện thoại, điện, nước, quảng cáo, sửa chữa TSCĐ ở bộ phận quản lý, tiền sửa chữa máy tính, máy photocopy,… - TK 6428- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí khác phục vụ cho công tác quản lý ngoài các khoản chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, phòng cháy chữa cháy, chi phí nghỉ phép,… 2- Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Cũng giống như hạch toán chi phí bán hàng khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, nếu đúng thì lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi tiền mặt là chứng từ dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và sổ kế toán.Đây là chứng từ mang tính chất bắt buộc áp dụng cho các doanh nghiệp. Phiếu chi phải lập thành quyển và ghi số phiếu của từng Phiếu chi, số phiếu chi đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập Phiếu chi, ngày tháng năm chi tiền, ghi rõ tên, địa chỉ của người nhận phiếu. Phiếu chi được lập thành 2 liên, liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu, liên thứ 2 dùng để ghi sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán thanh toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán. Ví dụ: Ngày 30 tháng 02 năm 2001 phòng kế toán công ty nhận được giấy xin thanh toán tiền như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ------------------------------------------------- gIấY Đề NGHị THANH TOáN Kính gửi: - Ban giám đốc công ty VIRASIMEX. - Phòng kế toán công ty Tên tôi là: Trần Thị Thạch- Nhân viên phòng xuất- nhập khẩu Công ty viết giấy xin thanh toán tiền với nội dung sau: Do sử dụng lâu ngày, hộp mực trong máy in của phòng XNK đã hết mực. Phòng đã cho lấy hộp mực với giá 1.542.000 đồng (Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn đồng). Kính đề nghị ban lãnh đạo duyệt chi số tiền trên. Hà Nội ngày 30/02/2001. Lãnh đạo duyệt Phòng xuất nhập khẩu Người viết giấy (ký,họ tên) (ký, họ tên) Khi nhận được giấy trên, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và lập phiếu chi. Đơn vị: Công ty xuất- nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt VIRASIMEX Mẫu số 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 17 tháng 02 năm 2001 của Bộ tài chính PHIếU CHI Ngày 30 tháng 02 năm 2001. Quyển số:2 Họ tên người nhận tiền: Trần Thị Thạch Số : 50 Địa chỉ: Phòng xuất- nhập khẩu Nợ : 6422 Lý do: Chi mua vật liệu quản lý Có : 111 Số tiền: 1.542.000 (Bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn đồng) Ngày 17 tháng 02 năm 2001 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3-Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty: - Khi tính lương, phụ cấp lương và các khoản thanh toán khác với nhân viên quản lý của công ty, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6421) Có TK 334 Ví dụ: Chứng từ số BK 04 ngày 31/02/2001 phân bổ lương vào giá thành với số tiền 242.985.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6421) 242.985.000 Có TK 334 242.985.000 - Khi trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi: Nợ TK 642 (6421) Có TK 338 - Khi xuất CCDC ra dùng ở bộ phận quản lý: Nợ TK 642 (6423) Có TK 111, 112 (xuất dùng trực tiếp không qua kho). Đối với CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, kế toán tiến hành phân bổ giống như chi phí bán hàng. Ví dụ: Chứng từ số 94 ngày 10/02 Đỗ Xuân Thuỷ mua kính cản quang với số tiền 964.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6423) 964.000 Có TK 111: 964.000 - Khi mua nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động quản lý tại văn phòng công ty, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 111, 112, 331 Ví dụ: Chứng từ số 90 ngày 24/02 Lê Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422) 495.000 Có TK 111 495.000 - Hàng tháng, kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định, theo các phương pháp tính khấu hao tính ra chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trong tháng, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6424) Có TK 214 Ví dụ: Chứng từ số BK03 ngày 31/02 phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp là 42.548.000đ Nợ TK 642 (6424) 42.548.000 Có TK 214 42.548.000 - Khi tính ra các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6425) Có TK 333 Có TK 111, 112 Ví dụ: Chứng từ số 101 ngày 15/02 Lê Văn An chi phí vé cầu với số tiền 72.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6425) 72.000 Có TK 111 72.000 - Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, kế toán ghi: Ví dụ 1: chứng từ số 90 ngày 24/02 Lê Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6427) 495.000 Có TK 111, 112, 331 495.000 Ví dụ 2: Chứng từ số 96 ngày 20/02 Nguyễn Bảo Đồng chi phí trả tiền báo văn phòng 2 với số tiền 4.027.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6427) 4.027.000 Có TK 111 4.027.000 Ví dụ 3: Chứng từ số 84 ngày 08/02 Phạm Đức Quang công tác phí đi Thái Bình với số tiền 291.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6427) 291.000 Có TK 111 291.000 - Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các chi phí kể trên khi phát sinh: Nợ TK 642 (6428) Có TK 111, 112,… Ví dụ1: Chứng từ số 90 ngày 08/02 Trịnh Thị Làn đi xe tháng với số tiền 150.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6428) 150.000 Có TK 111 150.000 Ví dụ2: Chứng từ số 127 ngày 23/02/2001 phí giám định van phân phối số tiền 400.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6428) 400.000 Có TK 111 400.000 Ví dụ 3: Chứng từ số 85 ngày 09/02 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ kết công ty với số tiền là 4.007.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6428) 4.007.000 Có TK 111 4.007.000 - Trường hợp chi phí mua ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì kế toán công ty sử dụng phương pháp tính trước chi phí + Khi trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí quản lý ghi: Nợ TK 642 (6427) Có TK 335 (3351)-trích khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ. + Khi chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 214 (2143) Có TK 331 + Khi công việc hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 (3351) Có TK 241 (2413) - Với các khoản ghi giảm CPQL, khi phát sinh kế toán ghi: Nợ TK liên quan 111, 112, 138 Có TK 642 - Cuối tháng, cuối quý kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 991 - Xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: 898.233.720 Có TK 6421: 382.423.000 Có TK 6422: 18.419.000 Có TK 6423: 29.753.402 Có TK 6424: 42.548.000 Có TK 6425: 79.480.023 Có TK 6427: 189.760.000 Có TK 6428: 155.850.29 Chương III Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX. I- Đánh giá khái quát tình hình kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý tại công ty VIRASIMEX. Là một đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty VIRASIMEX cũng không tránh khỏi một số tồn tại nhất định trong hạch toán kinh tế nói chung, hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán của cvông ty, em xin nêu một số nhận xét chủ quan về tình hình thực hiện công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty. 1- Về ưu điểm. Nhìn chung tiến độ thực hiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý đã có nhiều tiến bộ so với trước đây. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, thuận lợi cho công tác tin học hoá kế toán, tập trung thông tin, giám sát được độ chính xác hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí. Giữa phòng kế toán tổng hợp, giám đốc và kế toán trưởng có hệ thống nối mạng máy vi tính nên việc truyền dữ liệu, thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý rất tiện lợi, nhanh chóng. Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rõ ràng, phù hợp với chế độ hạch toán và đặc điểm kinh doanh. Hạch toán chi tiết theo đối tượng thực hiện đảm bảo chính xác chi phí phát sinh ở bộ phận nào thì hạch toán vào bộ phận đó. Công việc lên cân đối, tổng hợp các báo cáo đơn giản, nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu quản lý. 2- Một số mặt tồn tại. Bên cạch những yêu điểm trên, công ty còn một số mặt hạn chế sau: - Việc hạch toán kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán mua của công ty tin học bên ngoài. Do vậy khi cần thiết phải sửa đổi bổ sung hệ thống sổ sách báo cáo kế toán gặp nhiều khó khăn, vì nó đòi hỏi sửa lại cả chương trình kế toán đã được lập sẵn. Chưa tôn trọng các nguyên tắc kiểm tra nội bộ về các vấn đề kinh tế tài chính nên xảy ra hiện tượng chi phí không đúng mục đích và lãng phí. Về việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết còn rất nhiều thiếu sót. Một số khoản chi phí như các khoản tiền thưởng phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí liên hoan, chi phí mua quà biếu tặng…Thực chất phải dùng quỹ xí nghiệp để bù đắp thì lại được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc sử dụng hệ thống chứng từ chưa được đồng bộ, không theo mẫu quy định mà còn nhiều chứng từ lập như giấy thanh toán tiền vận chuyển bốc vác, giấy xin tạm ứng tiền (viết tay). Do đó nó đã gây ảnh hưởng đến việc thanh tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ tồn đọng với khối lượng lớn làm cho việc ghi chép của kế toán dồn vào ngày cuối tháng dẫn đến việc lập và nộp báo cáo kế toán nhiều khi còn chậm, không đảm bảo được thông tin kinh tế kịp thời. Việc sử dụng chứng từ tự lập là không cần thiết mà còn gây phức tạp và làm tăng khối lượng chứng từ và ghi chép của kế toán lên mặt khác việc quản lý sổ sách cũng gặp nhiều khó khăn. ii- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty VIRASIMEX, em có một vài kiến nghị về công tác hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: 1- Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán. Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán là rất quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán nói chung và với công tác hạch toán ban đầu nói riêng. Các chứng từ kế toán ban đầu, điển hình như: " giấy đề nghị thanh toán" chưa được lập theo một mẫu thống nhất mà chủ yếu là viết tay. Và khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhiều khi kế toán thanh toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu thu, phiếu chi rồi chuyển thẳng cho kế toán máy vi tính mà không qua kế toán phí nên khó tránh khỏi sai sót. Bên cạnh đó theo qui địnhcủa phòng thì hàng tuần, kế toán máy vi tính phải tiến hành vào số liệu cho máy nhưng thường thì công việc này hàng tháng mới được thực hiện thực hiện một lần. Để khắc phục tình trạng trên, Công ty cần ban hành một số mẫu chứng từ sử dụng thống nhất trong toán đơn vị đồng thời cần thiết phải nâng cao hơn nữa trình độ cũng như tinh thần trách nhiệm của cán bộ trong công tác. Ngoài ra các chứng từ kế toán có liên quan đến phí phải được chuyển qua kế toán phí để định khoản và phân bổ rồi mới chuyển qua kế toán máy vi tính để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của số liệu. 2- Hoàn thiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.1- Kế toán yếu tố chi phí nhân viên. Hiện nay, Công ty không hạch toán yếu tố chi phí nhân viên bán hàng riêng mà phản ánh toàn bộ chi phí về tiền lương của tất cả nhân viên trong khối quản lý và bán hàng vào TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý. Điều này về cơ bản là sai nguyên tắc. Chi phí thuộc bộ phận nào phải phân bổ vào bộ phận đó chứ không được gộp như chi phí nhân viên bán hàng và chi phí nhân viên quản lý tại Công ty hiện nay. Hạch toán như thế sẽ dẫn đến chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên một lượng không nhỏ vì phải gánh luôn chi phí nhân viên bán hàng. Điều này gây khó khăn cho Công ty trong việc quản lý chi phí và phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. Ví dụ: Vũ Hồng Tuấn là nhân viên viết hóa đơn bán hàng, nhưng khi hạch toán kế toán Công ty ghi: Nợ TK 642 (6421): 460.104 Có TK 334 : 460.104 Vì vậy theo em Công ty nên hạch toán đúng là Nợ TK 641 (6411): 460.104 Có TK 334 : 460.104 2.2- Kế toán yếu tố chi phí dụng cụ, đồ dùng. Vẫn lại là vấn đề Công ty chưa bóc tách rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . Trong khoản mục chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng (phần II), anh Phạm Bảo Đồng mua hai bàn làm việc cho phòng hành chính với số tiền là 405.000đ, bộ phận kế toán hạch toán vào TK 6413 như sau: Nợ TK 641 (6413): 405.000 Có TK 111 : 405.000 Hạch toán như vậy là chưa hợp lý vì Anh Đồng mua dụng cụ đồ dùng cho phòng hành chính thì phải được hạch toán vào TK 6423- Chi phí dụng cụ đồ dùng ở bộ phận quản lý Vậy bộ phận kế toán nên hạch toán lại như sau: Nợ TK 642 (6423): 405.000 Có TK 111: 405.000 2.3- Kế toán yếu tố chi phí dự phòng: Trích lập chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho rất cần thiết khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Bởi vì do khoản dự phòng được tính trước vào các khoản chi phí hoạt động của năm báo cáo ghi nhận các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Tuy nó làm giảm lợi tức của năm báo cáo nhưng lại giúp cho doanh nghiệp có nguồn bù đắp những khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch và từ đó doanh nghiệp có đIều kiện để bảo toàn nguồn vốn kinh doanh. Hiện nay Công ty không trích lập khoản chi phí này. Theo em, Công ty nên kế toán yếu tố chi phí này để khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp vẫn không hề bị ảnh hưởng và hoạt động bình thường. Khi trích lập dự phòng nợ phảI thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán vào sổ theo định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6426) Có TK 139 - Dự phòng nợ phảI thu khó đòi Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.4- Hoàn thiện sổ sách kế toán: Lập thêm sổ nhật ký đặc biệt: Công ty nên lập sổ nhật ký đặc biệt để kế toán cho một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, làm đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái và có thể theo dõi được chi tiết một số nghiêpj vụ của công ty. b -Hoàn thiện sổ chi tiết: Theo qui định của chế độ kế toán hiện hành thì trên sổ chi tiết phải ghi rõ số hiệu và ngày tháng lập của chứng từ được dùng làm căn cứ để ghi sổ, ngày tháng ghi sổ nhưng thực tế tại Công ty thì trên sổ chi tiết lại chỉ có ngày tháng lập chứng từ làm như vậy là không đúng với chế độ qui định và do đó không đảm bảo quản lý các chứng từ gốc, đồng thời trong trường hợp có sai sót xảy ra việc kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ gốc với máy vi tính để tìm ra sai sót là rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Theo em, Công ty nên thực hiện theo đúng chế độ về lập sổ chi tiết. c -Hoàn thiện bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Về việc tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty sử dụng các bảng tính riêng cho từng khoản như vậy là chưa khoa học. Không cần thiết phải như vậy, làm như thế tốn nhiều thời gian. Theo em, Công ty nên áp dụng theo mẫu bảng phân bổ tiền lương và BHXH theo quy định hiện hành của Bộ tài chính: