Đề tài Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu trung ương 1

khá lớn đã ảnh hưởng đến tổng lợi tức của công ty. Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ bởi các cơ quan quản lý cấp trên như thanh tra của công ty dược Việt Nam, sở tài chính Hà Nội, cơ quan thuế. Đặc biệt việc quản lý tài chính hàng ngày được thực hiện bởi phòng tài vụ, thanh tra nhân dân do đại hội công mhâm viên chức bầu ra. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ điều kiện và trình độ quản lý, công ty dược liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, được phân chia thành các nhóm, các tổ. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dược liệu Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán ngân hàng Máy tính Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và BHXH, TSCĐ Kế toán các cửa hàng Kế toán các kho hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ Kế toán phân xưởng và tính giá thành sản phẩm s Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng người: +Trưởng phòng kế toán( kế toán trưởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. + Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. + Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân bổ cho các đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp. + Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng: ngân hàng công thương, ngân hàng ngoại thương... Căn cứ vào các uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật ký chung cho các tài khoản 112,311... + Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lên bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111. + Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi. Ngoài ra còn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các công nợ đối với từng khách hàng tránh sự nhầm lẫn. + Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ trách các phân xưởng, trực thuộc phòng tài vụ. Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xưởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành công xưởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân xưởng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều được ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tượng và theo trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên được sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. 2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty dược liệu TWI Công ty dược liệu TWI là công ty có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn và phức tạp. Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảo chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu. Công ty đã áp dụng chế độ kế toán sau: -Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung - Phương pháp kế toán tài sản cố định + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp giá đích danh + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo quy định của nhà nước Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chung Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng báo cáo tài chính Ghi hàng ngày ................... Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Về việc ban hành chế độ phát hành quản lý, sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng: Công ty sử dụng các loại chứng từ sau- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được( phiếu thu, chi, giấy báo nợ, các giấy nhập xuất hàng hoá, nguyên vật liệu...). Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào bảng kê, sổ chi tiết liên quan. - Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảng phân bổ. Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đã được vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Theo lĩnh vực được phân công các cán bộ nhân viên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái. Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tài khoản. Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau. Hiện nay công ty đã đưa hệ thống máy tính vào sử dụng. Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý được chặt chẽ và làm đáng kể khối lượng công việc 2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI 2.2.1 Hạch toán ban đầu Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm: - Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính. Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt ( kinh doanh thuốc các loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hoá nỹ phẩm...) nên công ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình chung. -Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ. Chất lượng của công tác kế toán( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu. Do đó kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty dược liệu TWI là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,: - Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn( liên 2). Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó người bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định: + Giá bán: chưa có thuế GTGT + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT) - Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT. - Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất. - Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên + Một liên giao cho kế toán kho + Một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331 Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người bán. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT được khấu trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê . - Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài( nhập khẩu hàng hoá). Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký. Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ. Tổ chức đưa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tương ứng. Bộ chứng từ mua hàng trong tháng Phiếu nhập kho Đơn vị: ………. Mã số: 01-VT Địa chỉ:………. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ……… số: ……….. Có: ……… Công ty Dược Liệu ngày…….tháng…….năm……… Km 6 - Đường Giải Phóng - Họ, tên người giao hàng:………… - Theo……..số……….ngày………tháng……..năm200……của…….. CTy Dược VTYT Lạng Sơn C/N HN Nhập tại kho: ………………. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) MMã số ĐĐơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Tổng 57132000 Thuế GTGT 2856600 Cộng: 59988600 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ) : năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Nhập: ngày………tháng………năm200….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng ) 02-B Ngày………..tháng………năm……. EC 083563 Đơn vị bán hàng: ………………………………………….. Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………. Điện thoại: ………………………..MS………………….. . Họ tên người mua hàng: …………………………………… Đơn vị: …………………………….Công ty Dược Liệu TWI Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………… Hình thức thanh toán: ……………..MS 0100108430 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Cộng tiền hàng: 57132000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 2856600 Tổng cộng tiền thanh toán 59988600 Số tiền viết bằng chữ: năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ……. Phiếu nhập kho Mã số: 01- VT Địa chỉ: ……. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ………..số……………. Có: ……………… Công ty Dược Liệu TWI: ngày……tháng……năm 200….. Km 6- Đường Giải Phóng - Họ, tên người giao hàng: TENAMYD CANADA - Theo: …….số……..ngày…….tháng…….năm 200…….của……….. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng) MMã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Elastic first aid with acrynol Hộp 20000 0.85 17000 USD Tỷ giá hạch toán 15570 Tỷ giá thực tế 15363 Tổng 17000 Thuế GTGT 1700 Cộng: 18700 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Nhập: ngày……..tháng………năm 200…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Commercial invoice (orriginal) Seller: societe immo asie INVOICE NO: SSP-0212121 (TENAMYD CANADA) DATE: DECEMBER 12, 2002 C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370 HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: NOVEMBER 14, 2002 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802 DECEMBER 15,2002 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: OCTOBER 16, 2002 BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85 TOTAL: 100CARTONS TOTAL: CIF HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM USD 17 000 000 PACKING EXPORT STANDARD PARKING, SAFR FOR TRANSPORTATION BY SEA LABEL: MNF: SINSIN PHARMA DIST: TENAMYD CANADA LEAFLET INFORMATION MUST BE PRINTED IN VIETNAMESE AND ENGLISH STICKER BEARING THE IMPORTER IS NAME AND ADDRESS MUST BE PASTED ON THE LABEL OF EACH BOX OF GOODS ME DIPLANTEX HA NOI GOODS NAME: ELASTIC FIRST AID BANDAGE BATCH NO: 3216 SIGNED BY CARTON NO: 1-100 SOCIETE IMMO ASIE EXP DATE : 11/2007 (TENAMYD CANADA) MADE IN KOREA Quá trình thanh toán tiền hàng của công ty được thực hiện như sau - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt + Thanh toán bằng séc chuyển khoản + Thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm chi Các chứng từ ban đầu đơn vị thường dùng để thanh toán - Phiếu chi tiền mặt - giấy uỷ nhiệm chi - Séc chuyển khoản - Lệnh chuyển tiền Một số chứng từ thường dùng để thực hiện việc thanh toán Ngân hàng công thương việt nam Chi nhánh: nhct khu vực đống đa Séc By 040443 Yêu cầu trả cho: CTY Dược VTYT Lạng Sơn Số CMT cấp ngày nơi cấp Phần dành cho NH ghi TK Nợ…………… TK Có……………. Địa chỉ: số 8 Ngọc Khánh Hà Nội Số hiệu TK Số tiền ( bằng chữ): mười triệu hai trăm Tám mươi nghìn đồng Người phát hành: CTY Dược Liệu TWI Địa chỉ: Km 6- Giải Phóng Hà Nội Số hiệu TK Bảo chi Ngày…tháng…năm ( Ký tên, đóng dấu) Ngày 5 tháng 7 năm 2002 Dấu Kế toán trưởng Người phát hành Công ty DL TWI Số 111C / 02 / 015 Phiếu chi Km 6- Đường Giải Phóng Ngày 8- 6- 2002 TK ghi nợ: 3316 VQ Số tiền 7500000 Người nhận: Trần Văn Nam Địa chỉ: 86 Trương Định- Hà Nội Về khoản: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 7500000 Bằng chữ: Bảy triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 8-6-2002 Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2.2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng Sau quá trình hạch toán ban đầu với việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ, để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt và tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp vói yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Có vận dụng được các tài khoản hợp lý thì hiệu quả công việc kế toán mới cao. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng công ty đã lựa chọn sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 156- Hàng hoá Theo đúng chế độ kế toán công ty sử dụng tài khoản để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá. TK 156 có 2 TK cấp 2 - TK 1561- Giá mua hàng hoá Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu ( đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561. TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào - TK 1562- Chi phí thu mua Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí( về vận chuyển, bốc xếp) sẽ được tập hợp vào bên nợ của TK 1562. Cuối kỳ căn cứ vào các bảng phân bổ, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ( tính vào giá vốn) . Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT. + Tài khoản 133- Thuế GTGT dược khấu trừ Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT được chặt chẽ, chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 được hạch toán chi tiết - TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ - TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ - TK 1333: Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, TK 1333 một cách phù hợp. + TK 331- Phải trả người bán Công ty là một đầu mối giao lưu buôn bán với nhiều các công ty, xí nghiệp, cửa hàng trên toàn quốc và nước ngoài. Chính vì vậy các nhà cung cấp của công ty là rất lớn và phức tạp. Để phản ánh một cách rõ ràng, chính xác và để theo dõi công nợ chặt chẽ hơn, công ty đã phân TK 331 thành các TK cấp 2 sau: - TK 3311: Phản ánh quan hệ cung cấp đối với các xí nghiệp liên hiệp. ( VD: Xí nghiệp liên hiệp Hậu Giang) - TK 3312: Phản ánh quá trình thanh toán với các công ty ( VD: Công ty Dược VTYT Lạng Sơn) - TK 3313: Theo dõi quá trình thanh toán với các xí nghiệp. ( VD: Xí nghiệp Dược Liệu TW2) - TK 3314: Theo dõi quá trình thanh toán với các hiệu thuốc ở các tỉnh, thành phố trong khu vực. - TK 3315: Theo dõi quá trình thanh toán với các cửa hàng bán lẻ. ( VD: Các cửa hàng vật tư hoá chất, cơ sở sản xuất đông dược) - TK 3316: Theo dõi quá trình thanh toán với các cá nhân. Do đặc thù của công ty là thu mua các nguyên liệu đông nam dược về để chế thuốc Nam- Bắc ( nhân trần, hoa hoè, quế…) tại các hộ nông dân, hợp tác xã.Đây là những sản phẩm nôg nghiệp và việc thu mua này cũng diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy công ty mở riêng tài khoản 3316 để theo dõi. - TK 3317: Theo dõi quá trình thanh toán với các hãng nước ngoài. Không chỉ kinh doanh trong nước, công ty thông thương với các hãng nước ngoài. Vì vậy công ty mở TK 3317 và chi tiết cho từng hãng để tiện việc theo dõi hơn. Trên TK 3317 công ty theo dõi cho cả ngoại tệ và nội tệ. Để thanh toán tiền hàng công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 111- Tiền mặt Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được hạch toán vào TK 111 nhưng chi tiết như sau: TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Tiền ngoại tệ + Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của công ty. Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: TK 1121- Tiền gửi là tiền Việt Nam TK 1122- Tiền gửi là tiền nước ngoài Công ty dược liệu TWI là công ty lớn được nhà nước cấp vốn. Nhưng trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công ty thường xuyên thiếu vốn. Vì vậy công ty phải vay vốn ngân hàng để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty sử dụng TK 311. + TK 311- Vay ngắn hạn TK này có 2 tài khoản cấp 2: TK 3111- Đối với vay ngắn hạn là tiền Việt Nam TK 3112- Tiền vay ngoại tệ dùng để thanh toán trong trường hợp xuất nhập khẩu. Ngoài ra trong nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài ( nhập khẩu) kế toán sử dụng những tài khoản sau: - Việc hạch toán hàng mua, chi phí thu mua vẫn trên TK 156 ( chi tiết TK 1561,1562) nnhưng trên TK 1561- giá mua hàng hoá phải có cả thuế nhập khẩu ( thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có). - TK 333 ( chi tiết 3333) hạch toán thuế xuất nhập khẩu. - TK 333 ( chi tiết 33312) hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu. Trong quá trình mua hàng từ nước ngoài công ty phải sử dụng ngoại tệ để mua hàng vì vậy phải sử dụng: + TK 413- Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. + TK 007- ngoại tệ cấp loại. 2.2.2.2 Trình tự hạch toán + Đối với hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty. Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho ( căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho và căn cứ vào hoá đơn GTGT để phản ánh mặt giá trị hàng hoá vào các sổ. Để hạch toán các nghiệp vụ mua hàng kế toán hạch toán ban đầu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 1561: 57 132 000 Nợ TK 1331: 2 856 600 Có TK 331: 59 988 600 Kế toán nhập số liệu vào máy, máy tự động chuyển các số liệu đó đến các sổ: - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS - Bảng kê số 4 Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho của bao bì kế toán ghi Nợ TK 1532: 1 969 100 Nợ TK 1331: 60 900 Có TK 331: 2 030 000 Số liệu được tập hợp vào các sổ: - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 - Bảng kê số 4 + Đối với hàng nhập khẩu: công ty ký hợp đồng ngoại thương với các nhà xuất khẩu nước ngoài. Trong hợp đồng có các điều khoản quy định về số lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán…Khi nhận được thông báo bằng fax của bên nước ngoài, công ty tiến hành làm thủ tục mở tờ khai hải quan ( trước khi mở tờ khai hải quan yêu cầu phải có invoice, parking list , C/O gốc, các giấy tờ cần thiết về lô hàng đó). Sau khi làm xong tờ khai hải quan, đại diện công ty cầm bộ chứng từ của lô hàng đó đến hải quan cửa khẩu ( cảng) mở tờ khai nhận hàng. Hải quan tại cửa khẩu ( cảng) đó tự kiểm hoá theo invoice, parking list và xác nhận vào tờ khai hàng nhập khẩu. Hàng sau khi kiểm hoá xong có thể giao ngay cho bên thứ ba hoặc chuyển về nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi Nợ TK 156 Hàng + thuế nhập khẩu Có TK 331 Nợ TK 1331 VAT của hàng nhập khẩu Có TK 33312 Khi nộp thuế nhập khẩu cho hải quan Nợ TK 3333 CóTK 121 Và lúc đó ghi Nợ TK 331 Có TK 3333 * Về quá trình thanh toán: Căn cứ vào bảng kê nộp séc, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán ghi Nợ TK 331 : 10 280 000 Có TK 112 : 10 280 000 Số liệu được chuyển vào các sổ: - Sổ nnhạt ký chung TK 112 - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS Căn cứ vào phiếu chi số 111C/02/05 kế toán thanh toán ghi Nợ TK 331 : 7 500 000 Có TK 111 : 7 500 000 Số liệu vào máy và tự động chuyển đến - Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 - Sổ nhật ký chung TK 111 Cuối tháng các số liệu từ các sổ kê công nợ chi tiết TK 3312 LS Sổ kê công nợ chi tiết TK 3316 được tập hợp vào sổ kê công nợ tổng hợp TK 331 Số liệu từ sổ nhật ký chung TK 156 chuyển về sổ cái TK 156 Số liệu từ sổ nhật ký chung TK 331 chuyển về sổ cái TK 331 + Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331 Giá mua hàng hoá nhập kho Hàng giảm giá, trả lại người bán Chi phí thu mua TK 1331 Thuế GTGT đầu vào TK 338 TK 138,334,635 Hàng hoá thừa phát hiện khi Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê kiểm kê 2.2.2.3 Sổ sách kế toán Các mẫu sổ, số liệu được thể hiện dưới đây: Công ty Dược liệu TW1 Phòng kế toán Sổ chi tiết công nợ CTDVTYT Lạng Sơn Tài khoản: 3312 LS Từ ngày 01-05-2002 đến ngày 31- 05 - 2002 Số Seri Dư đầu: Số chứng từ Số hóa đơn Ngày thanh toán Diễn giải TK đối ứng Số tiền Tiền VAT Tổng tiền nợ Tổng tiền có + Ngày 07-05-2002 155A/42/1 155A/47/1 02-B CV056990 02-B CV056992 07-05-2002 07-05-2002 Cty Dược VTYT Lạng Sơn Cty Dược VTYT Lạng Sơn 1561003 1561004 57 132 000 3 000 000 2 856 600 150 000 59 988 600 3 150 000 + Ngày 13-05-2002 155A/73/1 02-B CV056998 13-05-2002 Cty Dược VTYT Lạng Sơn 1561017 142 840 000 7 142 000 149 982 000 + Ngày 22-05-2002 111C/02/018 22-05-2002 CTy VTYT Lạng Sơn 1111000 168 130 200 168 130 200 + Ngày 23-05-2002 155A/197/1 02-B EC083563 23-05-2002 Cty Dược VTYT Lạng Sơn 1561003 14 284 000 Số phát sinh 168 130 200 213 120 600 Dư cuối ( có) Ngày tháng năm Lập biểu Kế toán trưởng Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Bảng kê số 4 Kho Đông Từ 01-05-2002 Đến 31-05-2002 Tồn đầu: Tên tài khoản Số tiền ( ghi nợ 156 ) Số tiền ( ghi có 156 ) + 1561003 Giá mua hàng hoá kho Đông 189 640 - 1561004 Giá mua hàng hoá Hải ( Cao đơn ) 20 196 676 - 1561010 Giá mua hàng hoá c/hg Bái 2 479 843 - 1561011 Giá mua hàng hoá c/hg Phi Nga 4 580 681 - 1561014 Giá mua hàng hoá c/hg Huế 3 077 510 - 331 Thanh toán với người bán 829 044 651 - 6302003 GV hàng bán kho Đông 1 296 277 2 323 593 219 - 6412014 PKD- T/ truyền, Q/ cáo, G/ thiệu sp 3 910 098 + 1561005 Giá mua hàng hoá Yến ( KSTP ) - 1561003 Giá mua hàng hoá kho Đông 1 335 268 374 + 1561006 Giá mua hàng hoá kho Tạm - 1561003 Giá mua hàng hoá kho Đông 765 165 237 Tổng công : Tồn cuối : Người lập Ký duyệt Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ cái tài khoản ( 3310000 Phải trả cho người bán ) Từ ngày 001-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 Số đầu kỳ : 16 361 833 298 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số dư Số phiếu Ngày Tiền có Tiền nợ Tiền nợ Tiền có 111C-01/341 111C-01/342 111C-01/343 5112-01/H03 5111-01/H01 151A-15VTB 155A-275/1 29-05-2002 29-05-2002 29-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 TTTM Dược mỹ phẩm TTPN CTCPDP Quận 10TT tiền hàng Nhà thuốc 55A QTGTT tiền TTTMD- MP bù trừ pn XNDPTW3 bù trừ tiền hàng CTY TNHHTM Ngọc Diệp VAT CTY cổ phần TRAPHACO Tổng 1111000 1111000 1111000 12 882 240 11 550 000 4 800 000 16 348 951 058 16 337 401 058 16 332 601 058 Cộng: 1311111 29 232 240 8 886 438 16 332 601 058 Cộng: 1311421 8 886 438 7 582 340 16 323 714 620 16 316 132 280 Cộng: 1331100 7 582 340 23 810 16 316 132 280 16 316 156 090 Cộng: 1561004 13 810 476200 16 316 156 090 16 316 632 290 Cộng: 476200 16 316 632 290 16 316 632 290 Số cuối kỳ: 16 316 632 290 Ngày…….tháng………năm…….. Ký duyệt Người lập biểu Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ nhật ký chung ( 1561 Giá mua HH c/hg huế ) Từ ngày 01-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 TK đối ứng Diễn giải Tiền nợ Tiền có Đầu kỳ 22 945 048 1561003 Giá mua hàng hoá kho Đông 4 580 681 1561004 Giá mua hàng hoá kho Hải ( cao đơn ) 8 735 050 632 Giá vốn hàng bán 10 000 9 519 511 Tổng 13 325 731 9 519 511 Dư nợ cuối kỳ 26 751 304 Ngày……..tháng……..năm……. Ký duyệt Người lập biểu Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ cái tài khoản 1561014 Giá mua HH c/hg Huế Từ ngày : 01-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 Số đầu kỳ nợ : 22 945 084 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số dư Số phiếu Ngày Tiền nợ Tiền có Tiền nợ Tiền có 156A-T1/1 156A-T2/1 156A-T/6 156A-H12/1 156A-H13/1 156A-H16/1 156A-H29/1 155A-01/01ĐC 251C-01/01 Huế 251C-02/01 Huế 20-05-2002 20-05-2002 27-05-2002 11-07-2002 11-05-2002 14-05-2002 24-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 31-05-2002 C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ C/hg Huế bán lẻ CH Hà nhập ĐC Xuất bán lẻ Xuất bán lẻ Tổng 1561003 1561003 1561003 726 456 2 469 733 1 384 492 23 671 540 26 141 273 27 525 765 Cộng: 1561004 1561004 1561004 1561004 4 580 681 2 140 595 1 681 811 682 303 1 381 235 27 525 765 29 666 360 31 348 171 32 030 474 33 411 709 Cộng: 6322014 6322014 6322014 5 686 944 10 000 1 155 614 1 079 102 33 411 709 33 421 709 32 266 095 31 166 993 Cộng: 10 000 2 234 716 31 166 993 10 272 625 2 234 716 31 166 993 Số cuối kỳ: Ngày……tháng…….năm 2002 Ký duyệt Người lập biểu Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ kê công nợ tổng hợp Tài khoản : 3310000 Phải trả người bán Từ ngày: 01-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 Dư đầu : 24 985 279 726 Diễn giải Dư cuối nợ Dư cuối có XNLHD Hậu Giang CT á Phi Việt Tín CTTNHHDP Bình Minh CTDP Bắc Ninh CTVTYT Bình Phước CTTNHH Minh Ngọc CT Dược Ninh Bình CT Đông dược Phúc Hưng CT Dược Phẩm TW Huế (HàngCND) CTDPTW3 Đà Nẵng CTTNHH Việt Hà TTThương Mại DP Mỹ phẩm Học viện Quân Y Hãng CADILA ( ấn độ) Xưởng hoá dược Mỹ Đình CTTNHHTM Việt Hải CT Dược phẩm Nam Hà CTTMTBYT Minh Thanh CTTNHHXNKTBVT Hải Hoàng 21 135 040 174 021 409 443 750 2 468 740 115 408 920 432 145 16 172 782 89 903 037 34 775 120 79 777 005 52 320 726 828 345 627 4 137 886 68 250 000 189 453 849 101 762 220 11 545 182 49 637 114 3 738 000 Dư cuối : Ngày…….tháng…….năm Xác nhận của khách hàng Kế toán theo dõi công nợ Kế toán trưởng Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ nhật ký chung (3310000 Phải trả cho người bán) Từ ngày : 01-05-2002 Đến ngày : 31-05-2002 TK ĐƯ Diễn giải Tiền nợ Tiền có Dư có đầu kỳ: 24 985 279 726 1111 Tiền mặt VNĐ 3 462 001 972 989 418 695 1121 Tiền gửi NH VNĐ 407 856 000 131 Phải thu người mua 60 452 087 13311 Thuế GTGT đầu vào 550 162 996 1520002 NLVL X Viên 12 596 626 1520003 NLVL X Mỹ Đình 5 076 490 1520004 NLVL tổ bào chế 78 838 400 1532 Bao bì luân chuuyển 232 1668 558 1561001 Giá mua HH kho thuốc nam, bắc 1 150 296 800 1561002 Giá mua HH(Ngà) hoá chất 5 633 141 625 1561003 Giá mua HH kho Đông 829 044 651 1561004 Giá mua HH kho Hải(Cao đơn) 191 440 867 1561005 Giá mua HH kho Yến KSTP 5 540 994 797 1561006 Giá mua HH kho Tạm 185 694 000 1561011 Giá mua HH CH Hân 94 518 443 1561012 Giá mua HH CH Tâm+ Bích 5 160 000 1561016 Giá mua HH kho Bằng 833 240 568 1561017 Giá mua HH kho Nghĩa 935 080 045 1561027 Giá mua HH kho Thảo 123 917 319 3111 Vay ngân hàng đồng Việt Nam 14 914 179 743 3112 Vay ngân hàng ngoại tệ 13 020 951 698 3331100 Thuế GTGT đầu ra 1 017 580 3333000 Thuế xuất nhập khẩu 468 972 708 413 Chênh lệch tỷ giá 1 752 677 360 600 51112 Dsố HHPKH 20 351 602 632 Giá vốn hàng bán 138 319 747 Tổng 32 543 230 067 24 118 886 340 Dư có cuối kỳ: 16 560 935 999 Ngày 31 tháng 5 năm 2002 Ký duyệt Người lập biểu Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ nhật ký chung ( 1111000 Tiền mặt Việt Nam ) Từ ngày 01-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 TKĐƯ Diễn giải Tiền nợ Tiền có Đầu kỳ 22 230 915 1121 131 13311 1368033 1388 141 153 1531 1541003 1541008 1562999 3111 3113001 331 334 3382 3383 3384 431 627 6351 641 642 Tiền gửi NHVNĐ Phải thu người mua Thuế GTGT đầu vào Chi nhánh buôn Mê Thuật Phải thu khác Tạm ứng Công cụ, dụng cụ, bao bì Công cụ, dụng cụ CPSXDD Mỹ Đình CPSXDD nghiên cứu xưởng viên Chi phí hàng nhập Vay ngân hàng đồng Việt Nam Huy động vốn khác Phải trả cho người bán Phải tả công nhân viên chức Kinh phí công đoàn Bảo hiểm XH Bảo hiểm Y Tế Quỹ khen thưởng, phúc lợi Chi phí sản xuất chung Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phú quản lý doanh nghiệp 650 000 000 6 676 112 218 70 000 000 2 000 000 53 433 810 10 560 000 1 450 000 000 3 194 106 989 418 695 13 015 175 9 531 875 24 067 906 500 29 253 105 13 842 735 306 200 000 123 637 500 5 850 000 14 738 500 5 903 956 686 880 000 3 432 748 867 313 380 691 20 834 000 742 000 2 250 000 62 390 181 83 033 295 138 031 856 203 690 606 Tổng 9 927 265 879 9 511 358 792 Dư nợ cuối kỳ: 438 138 002 Ngày 31 tháng 5 năm 2002 Ký duyệt Người lập biểu Công ty Dược Liệu TWI Phòng kế toán Sổ nhật ký chung ( 1121000 Tiền gửi Việt Nam ) Từ ngày 01-05-2002 Đến ngày 31-05-2002 TKĐƯ Diễn giải Tiền nợ Tiền có Đầu kỳ 5 260 242 340 1111 1121 1122 1131 131 13311 1368018 1368033 1368034 141 1562999 211 3111 3112 331 3331200 3333000 3383 341 5151000 627 6351000 641 642 Tiền mặt VNĐ Tiền gửi ngân hàng VNĐ Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Tiền đang chuyển Phải thu người mua Thuế GTGT đầu vào CHợp CNCTDLTWI Chi nhánh buôn Mê Thuật Chi nhánh Bắc Giang Tạm ứng Chi phí hàng nhập TS cố định hữu hình Vay ngân hàng đồng Việt Nam Vay ngân hàng ngoại tệ Phải trẩ người bán Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế xuất nhập khẩu Bảo hiểm XH Vay dài hạn Thu nhập tài chính Chi phí sản xuất chung Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp 4 067 906 500 5 250 000 000 141 173 500 4 196 401 312 3 048 572 778 600 000 000 140 000 000 45 000 000 5 017 858 3 315 939 58 443 000 650 000 000 5 250 000 000 7 716 500 21 347 691 46 222 422 76 541 628 6 111 847 082 6 990 243 982 407 856 000 885 762 937 468 972 708 85 000 000 9 683 838 608 353 650 105 186 633 74 700 165 Tổng 17 555 830 887 21 799 435 236 Dư nợ cuối kỳ: 1 016 637 991 Ngày 31- tháng 05 - năm 2002 Ký duyệt Người lập biểu Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI 3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty dược liệu TWI, được tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty như sau 3.1.1 Những ưu diểm Thứ nhất: trong điều kiện cơ chế quản lý mới, tương ứng với mô hình quản lý và đặc điểm tổ chức kinh doanh, hệ thống kế toán của công tyn dược tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình công ty chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện để kế toán có thể kiểm tra, giám sát các bộ phận, các cửa hàng và các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ. Thứ hai: các phần việc kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi tính toán, ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng phát hiện những sai xót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các phòng ban có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Thứ ba: về chứng từ và luân chuyển chứng từ công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo mẫu của bộ Tài Chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện xong công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về các con số, các chữ ký, các định khoản. Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp hay sổ chi tiết. Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và xử lý chứng từ như giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Thứ tư: hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Với quy mô hoạt động kinh doanh tương đối lớn, quan hệ với nhiều công ty xí nghiệp nên tài khoản 331 được chi tiết cho từng chủ nợ chẳng hạn như thanh toán với các công ty thì sử dụng TK 3311, thanh toán với cá nhân là TK 3316 sau đó lại chi tiết cho từng công ty, từng cá nhân. Thứ năm: công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, thường xuyên về tình trạng biến động của hàng hoá trên các mặt tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, tạo sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lượng và giá trị. Thứ sáu: hiện nay tất cả nhân viên trong phòng kế toán đều được trang bị máy tính do đó giúp cho công việc kế toán nhanh và chính xác. Khi cần thông tin kế toán sẽ được đáp ứng ngay, giảm được khối lượng công việc tính toán cho các kế toán viên. Giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng thuận lợi hơn. Thứ bảy: đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ, các chế định tài chính và thanh toán, có trình độ tin học và ngoại ngữ. Đặc biệt là kế toán trưởng là người luôn sắp xếp phân công công việc hợp lý, đúng người, đúng việc, còn các cán bộ kế toán là những người có trách nhiệm với công việc. Thứ tám: việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có trình độ. Do đó các kế hoạch mua hàng luôn được hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty. 3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những thành tích đạt được, tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện Thứ nhất: Sử dụng tài khoản 151. Hàng mua đang đi đường Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đường dùng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá chưa về nhập kho doanh nghiệp. Trong công ty xảy ra trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về( nhất là hàng nhập khẩu) nhưng công ty không hạch toán mà đợi cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 như bình thường. Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhưng thực tế lại hạn chế tới việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty( đặc biệt là công ty có hàng hoá nhập khẩu) Thứ hai: công ty dược liệu TWI là công ty có quy mô kinh doanh lớn hàng ngày phải nhập, xuất một lượng hàng khá lớn với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Do vậy hiện tượng hàng hoá nhập kho bị thiếu, thừa hay không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký là không tránh khỏi. Vì vậy kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng" Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho" 3.2 Phương hướng và biên pháp hoàn thiện quá tình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI 3.2.1 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện Trong nền kinh tế thị trường với sự định hướng của nhà nước xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thường xuyên với sự biến động của môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện đặc biệt ở công ty dược liệu TWI. -Hoàn thiện đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của công ty đây là yêu cầu rất quan trọng, có xác định đúng thì mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hoàn thiện phương pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Mặc dù chế độ kế toán được ban hành thống nhất trong cả nước, song công ty với đặc điểm riêng về cơ cấu, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo số 1141 TC/QĐ/CKĐT ngày 1/11/1995. Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một cách dập khuôn máy móc mà họ vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế vẫn cao. Trong nền kinh tế thị trường mở cửa tự do cạnh tranh, kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, mà nó còn là công cụ đắc lực cho việc quản lý, đưa ra những quyết định thích hợp. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và ảnh hưởng lớn đến các quá trình sau của lưu chuyển hàng hoá. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể lệ hiện hành về kế toán của nhà nước. Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hướng dẫn của chế độ kế toán. Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý cảu doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững như các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lược của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. - Phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế tài chính và kế toán quản trị. Chức năng của hạch toán kế toán là thu thập , xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý. Trong nền kinh tế thị trường, người sử dụng thông tin kế toán bao gồm nhiều đối tượng khác nhau như chủ doanh nhgiệp, nhà cung cấp, nhà đầu tư, các nhà cung cấp tín dụng... Căn cứ vào đối tượng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán được phân định thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp, sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh . Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, các bên có quan hệ mua bán hàng hoá, cơ quan thuế... Mặc dù hiện nay ở Việt Nam kế toán quản trị là lĩnh vực còn mới mẻ, việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị trong nền kinh tế thị trường còn hạn chế và chưa thống nhất, hiện còn nhiều quan điểm khác nhau. Dù có nhiều quan điểm khác nhau, kế toán quản trị có những điểm giống và khác nhau nhưng kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai bộ phận của hệ thống kế toán phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong cùng bộ máy, trong cùng một quá trình xử lý thông tin trên một hệ thống tài khoản thống nhất. Để phục vụ yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả cao. Bất kỳ một phương án tổ chức kinh doanh hoặc một phương án tổ chức quản lý nào người ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá. Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp. Để thực hiện được yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ sở khoa học. 3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI Thông qua những suy nghĩ, nhận xét đánh giá về công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI ở trên, ta thấy những điểm nổi bật cũng như những vấn đề còn tồn tại cần được hoàn thiện trong công tác kế toán hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nhằm góp phần tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng. 3.2.2.1 Công ty nên sử dụng TK 151 hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về. Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng chưa về mặc dù thực tế có xảy ra trường hợp này. Như vậy kế toán sẽ không có được thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đường. Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đường. Trình tự hạch toán như sau: -Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ" hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường nhưng nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 như sau" + Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... + Sang tháng hàng về Nợ TK 156 Có TK 151 3.2.2.2 Về chứng từ ban đầu liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho. Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ. Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng từ nược ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đường một thời gian dài nên chất lượng hàng hoá mua về sẽ không được như ban đầu. Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất lượng, phẩm chất lên hàng đầu. Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập " Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Số: Căn cứ:...................số........................ngày..... tháng....... năm.......... Bản kiểm nhận gồm:.......................................................... Phó phòng nghiệp vụ:........................................................... Kế toán mua hàng:.............................................................. Thủ kho:......................................................................... Người giao nhận:.............................................................. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hànghoá) MMã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập A B C D E F G H Ngày.......... tháng........... năm Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họtên) Công ty dược liệu TWI là công ty lớn, hàng ngày thường xuyên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong tình hình như hiện nay, với trình độ trình môn, kinh nghiệm làm việc của các nhân viên kế toán, máy tính thay cho một số công việc thủ công. Công ty áp dụng hình thức" Nhật ký chung" là hợp lý. Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và TK 3381. Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu" biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho". Bảng kê này được mở cho từng tháng. Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thường xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lưu chuyển hàng hoá trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn. Cần tăng cường việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Mẫu: Bảng kê theo dõi Tk 3381( 1381) Từ ngày...............đến ngày.............tháng................ năm STT Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày.................. tháng................ năm Người lập biểu Kế toán trưởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý" TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết" Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi + Phát sinh hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381 Có TK 111,112,156,331 + khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu được trách nhiệm Nợ TK 1388,334,111: phần bắt cá nhân bồi thường Có TK 1381 Kết luận Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh được thì các doanh nghiệp thương mại phải có hàng hoá mà trước hết là thực hiện tốt qúa trình thu mua đầu vào. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán mua hàng một cách đúng đắn là điều cần thiết để quản lý tốt quá trình này và góp phần quyết định đến công tác kế toán. Tổ chức kế toán mua hàng gắn liền tình hình thanh toán với người bán sẽ đưa lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hoá. Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại phòng kế toán của công ty dược liệu TWI, em nhận thấy công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty có những điểm mạnh cũng nhưng cũng có những điểm hưa hoàn thiện. Vì vậy em đã chọn đề tài này để làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, trong chuyên đề này em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng nói chung, thực trạng tại công ty dược liệu nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty. Một lần nữa en xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Hải Long, cùng toàn thể các cô, các bác trong phòng kế toán của công ty dược liệu TWI đã tạo điều kiện giáp em hoàn thành đề tài này.